You are on page 1of 18

CHƯƠNG 6.

MỘT SỐ CHỨC NĂNG THÔNG DỤNG

6.1. THƯ TÍN
6.1.1. Trộn thư bằng Mail Merge Wizard
Nếu bạn muốn gửi một tài liệu có cùng nội dung đến nhiều người như giấy
mời, thông báo, … với họ tên, địa chỉ, số điện thoại ứng với từng người, thì
bạn có thể sử dụng chức năng Mail Merge trong Microsoft Word, chức năng
này cho phép kết hợp một tài liệu tĩnh (bức thư) với một nguồn dữ liệu động
bên ngoài (danh sách tên, địa chỉ, số điện thoại, …)
Bạn có thể tạo và mở một bức thư trước, rồi dùng lệnh Mailings  Start
Mail Merge  Step by Step Mail Merge Wizard, gồm 6 bước:
Bước 1: Chọn kiểu tài liệu sẽ làm việc

(a) Trong khung Select document type, chọn một kiểu tài liệu: Letters
(thư tín), E-mail messages (thông điệp điện tử), Envelopes (phong bì),
Labels (nhãn), Directory (danh mục).

 Start from a template: dùng tài-liệu-mẫu. chọn:  Use the current document: dùng tài liệu hiện hành (đang hiển thị). rồi một mẫu có sẵn trong thẻ đó. Bước 3: Chọn người nhận thư .  Nhấp  Next: Select recipients: để chọn người nhận thư. (b) Trong khung Step 1 of 6. Chọn kiểu tài liệu nào thì khung bên dưới sẽ có hướng dẫn về kiểu tài liệu đó.  Nhấp  Previous: Select document type: để trở lại bước 1 lựa chọn lại kiểu tài liệu. nhấp  Next: Starting document để khởi đầu tài liệu. (b) Trong khung Step 2 of 6. Ta chọn Letters. Nhấp vào Select template… trong khung bên dưới. hộp thoại Select Template xuất hiện. Nếu chưa có bức thư nào đang mở thì dùng một trong hai cách sau. Nhấp nút Open để xác định đường dẫn của tài liệu muốn chọn. chọn một thẻ.  Start from existing document: dùng tài liệu đã tồn tại trên đĩa. Bước 2: Chọn sự khởi đầu tài liệu (chọn bức thư sẽ trộn) (a) Trong khung Select starting document.

+ Nhấp Select a different list: để chọn một danh sách khác. nếu chấp nhận các trường này. bạn có thể gõ các thông tin vào (các Entry) + Nút New Entry: để nhập mẩu tin mới. + Nút Find: để tìm kiếm mẩu tin + Nút  cạnh tên trường: để lọc các mẩu tin thỏa các điều kiện hoặc sắp xếp các mẩu tin theo khóa sắp xếp nào đó. . + Nút Delete Entry: để xóa mẩu tin đang hiển thị.  Select from Outlook contacts: chọn danh sách trong thư mục những người đã liên hệ  Type a new list: để tạo một danh sách mới Nhấp Create: hộp thoại New Address List xuất hiện: + Mẩu tin trắng đầu tiên trong danh sách được trình bày với các trường mà Word đề nghị. + Nhấp Edit recipient list: để sửa chữa danh sách. + Nhấp Browse: để xác định tập tin danh sách.(a) Trong khung Select recipients  Use an existing list: dùng một danh sách đã có.

 Nút Delete: để xóa trường đang chọn. để thiết lập các trường của danh sách theo ý của bạn.+ Nếu không chấp nhận các trường mà Word đã đề nghị. . nhấp nút Customize Columns: hộp thoại Customize Address List xuất hiện  Nút Add: để tạo một trường mới.  Nút Rename: để đặt lại tên của trường đang chọn.

mdb chẳng hạn Trong khung Use an existing list:  Select a different list: để chọn một danh sách khác .  Nút Move Up và Move Down: để di chuyển trường đang chọn lên hay xuống. bạn lưu danh sách này lên đĩa với tên DSHS Lop2. nghĩa là sắp xếp lại thứ tự các trường của danh sách. Giả sử bạn tạo ra một danh sách có các trường như sau: Nhấp nút OK. rồi nhập vào danh sách như sau: Nhấp OK.

chọn lọc các mẩu tin trong danh sách DSHS Lop2.  More items: hộp thoại Insert Merge Field xuất hiện (chọn mục này) + Trong mục Insert : chọn Database Fields (các trường của .  Greeting line: để chèn vào dòng văn bản chào hỏi đã định dạng.mdb (b) Trong khung Step 3 of 6. Để thêm thông tin của người nhận vào thư.  Nhấp  Next: Write your letter: sang bước 4.  Nhấp  Previous: Starting document: để trở lại bước 2 chọn lại sự khởi đầu tài liệu. bạn đặt con trỏ ở vị trí thích hợp trong thư và nhấp vào một trong các mục sau:  Address block: để chèn vào tên họ. để viết thư. Bước 4: Viết thư (a) Trong khung Write your lettter Hãy gõ thư hoặc chỉnh sửa nội dung thư nếu bạn chưa viết xong. địa chỉ đã định dạng.  Edit recipient list: để chỉnh sửa.

cơ sở dữ liệu).  Nhấp  Next: Preview your letters: sang bước 5.  Nhấp  Previous: Select recipients: để trở lại bước 3 chọn lại người nhận thư. Để xem các bức thư khác. trường này gọi là trường trộn (Merge Field). nhấp vào nút hay nút . sau đó lại đến trường khác: (b) Trong khung Step 4 of 6. rồi nhấp nút Close. Bước 5: Xem trước các bức thư (a) Trong khung Preview your letters : hiển thị một trong các bức thư đã trộn. rồi nhấp nút Insert. để chèn trường này vào thư. + Trong hộp Fields: chọn một trường.

chọn trường trong danh sách trường chứa giá trị tìm kiếm. Bước 6: Hoàn tất việc trộn thư . hộp thoại Find Entry xuất hiện  Hộp Find: gõ vào giá trị tìm kiếm. (b) Trong khung Make changes: thay đổi danh sách người nhận  Nhấp mục Edit recipient list để chỉnh sửa nội dung danh sách.  Nhấp  Next: Complete the merge: sang bước 6. + This Field: nhấp nút  trong list box.  Nhấp  Previous: Write your letter: để trở lại bước 4.  Mục Look in: + All fields: tìm kiếm giá trị đó trong mọi trường. Nhấp vào mục Find a recipient để tìm kiếm các bức thư theo một tiêu chuẩn cho trước. (c) Trong khung Step 5 of 6.  Nút Exclude this recipient : để loại bỏ bức thư đang hiển thị ra khỏi danh sách các bức thư.

(a) Trong khung Merge:  Nhấp mục Print : hộp thoại Merge to Printer xuất hiện. (một phạm vi các mẩu tin).. Nhấp nút OK. To .. tương tự như trên.2. Nhấp nút OK. bạn trở về tài liệu ban đầu. (b) Trong khung Step 6 of 6. có 6 bước thực hiện: Bước 1: Chọn kiểu tài liệu . Current record (mẩu tin hiện hành). hộp thoại Print xuất hiện.. mỗi bức thư là một section. bạn xác định các tùy chọn và tiến hành in. 6. From .  Nhấp mục Edit individual letters : hộp thoại Merge to New Document xuất hiện.. một tài liệu có tên Letters1 được mở ra chứa tất cả các bức thư bạn muốn in. Bạn có thể chỉnh sửa nội dung của từng bức thư. bạn có thể chọn in: All (tất cả các mẩu tin).1. hoặc để chỉnh sửa cho tất cả các bức thư. Trộn thư bằng cách dùng lệnh Tương tự như trên.  Nhấp  Previous: Preview your letter: để trở lại bước 5.

1. 2. Lệnh Mailings  Start Mail Merge  Edit Recipient List để chỉnh sửa. Bước 4: Xem trước các bức thư Tương tự như bước 5 trong 6.Lệnh Mailings  Start Mail Merge  Start Mail Merge  <kiểu tài liệu>. xuất hiện danh sách các kiểu tài liệu (Letters. bạn chọn trường mong muốn. xuất hiện danh sách các trường hợp (Type New List. rồi nhấp OK. Chọn kiểu tài liệu là Letters. Lệnh Mailings  Write & Insert Merge Field  Highlight merge Fields tô sáng các trường trộn trong phong bì. Directory). Lệnh Mailings  Write & Insert Merge Field  Address Block để thêm thông tin bằng cách nhấp nút Match Fields. Lệnh Mailings  Write & Insert Merge Field  Insert Merge Field để chèn các trường trộn vào phong bì. bạn có thể tạo và mở một bức thư trước hoặc tạo bức thư sau trong các bước 1. Select from Outlook Contacts) Chọn một trường hợp và thực hiện tương tự như Bước 3 của 6. Bước 2: Chọn danh sách người nhận Lệnh Mailings  Start Mail Merge  Select Recipients  <trường hợp>.1. chọn lọc các mẩu tin trong danh sách.1.1. Bước 3: Thêm thông tin người nhận vào thư Tương tự như bước 4 trong 6. Use Existing List. hay 3. Lệnh Mailings  Write & Insert Merge Field  Greeting Line để chèn vào dòng văn bản chào hỏi đã định dạng. Envelopes.1.1. xuất hiện hộp thoại Match Fields.1. Lệnh Mailings  Finish  Finish & Merge  <trường hợp> Chọn một trong các trường hợp sau: .1. Lệnh Mailings  Preview Results  Preview Results Bước 5: Trộn thư và chấm dứt Tương tự như bước 6 trong 6. Email Messages. Labels.

chọn Envelopes (phong bì).  Edit Individual Documents: trộn thư và đưa vào một tài liệu có tên mặc định là Labels1. (b) Trong khung Step 1 of 6 : Nhấp mục  Next: Starting document để chuyển sang bước 2.  Mục Start from existing document: bắt đầu với một tài liệu đã có. . Bước 2: Khởi đầu tài liệu. ta chọn mục này.3.  Print Documents: trộn thư và đưa ra máy in  Send E-mail Messages: trộn thư và đưa ra e-mail 6. ở đây là phong bì. Trộn phong bì bằng Mail Merge Wizard Dùng lệnh Mailings  Start Mail Merge  Step by Step Mail Merge Wizard.  Mục Use the current document: dùng tài liệu hiện hành (đang là tài liệu trắng Document3). (a) Trong khung Select starting document.1.  Mục Change document layout: thay đổi cách bố trí của tài liệu. gồm 6 bước: Bước 1: Chọn kiểu tài liệu sẽ làm việc (a) Trong khung Select document type.

và khai báo chiều rộng và chiều cao của phong bì trong hộp thoại Envelope Size. Tương tự như trên.  Ngăn Envelope Options: ấn định các tùy chọn về phong bì: + Hộp Envelope size: để chọn một phong bì có kích thước cho trước. bạn chọn mục Custom size ở cuối danh sách phong bì. Hai hộp From left và hộp From top để ấn định khoảng cách từ vùng địa chỉ người nhận đến mép trái và mép trên của phong bì. + Khung Return address: về địa chỉ người gửi. nhấp mục Envelope options. + Khung Delivery address: về địa chỉ người nhận. . Nút Font: để chọn Font chữ cho địa chỉ người nhận. hộp thoại Envelope Options xuất hiện. nếu muốn xử dụng phong bì không có sẵn.(b) Trong khung Change document layout.

Tray 1: phong bì lấy từ ngăn mặc định. được ấn định bằng lệnh File  Print  Printer + Khung Feed method: phương pháp đưa phong bì vào máy in. + Mục Printer: máy in.  Ngăn Printing Options: ấn định các tùy chọn về việc in ấn. Bước 3: Chọn danh sách người nhận . + Khung Feed from: phong bì được đưa vào từ: Automatically Select: máy in tự động lấy phong bì trong ngăn ưu tiên hoặc ngăn mặc định. nhấp mục  Next: Select recipients: để chuyển sang bước 3. Manual Feed in Tray 1: đưa phong bì vào bằng tay từ ngăn mặc định. Chọn một trong 18 phương pháp. (c) Trong khung Step 2 of 6.

 Gõ địa chỉ người nhận (Delivery address): trong khung Arrange your envelope. (a) Trong khung Select recipients:  Mục Use an existing list: dùng danh sách đã có.  Mục Type a new list: tạo một danh sách mới (b) Trong khung Use an existing list: nhấp mục Browse để xác định tập tin dùng làm danh sách. (a) Công việc sắp xếp trên phong bì gồm:  Gõ địa chỉ người gửi (Return address). (c) Trong khung Step 3 of 6: nhấp mục  Next: Arrange your envelope: để chuyển sang bước 4. nhấp mục More items để đưa các trường trộn (Merge fields) vào phong bì. ta chọn mục này. như HoTenCha. HoTenMe. Address. Bước 4: Sắp xếp phong bì.  Mục Select from Outlook contacts: chọn các người nhận thư thông qua danh sách những người đã từng liên hệ cho bởi Outlook. . Bạn cũng có thể thay đổi kích thước vùng địa chỉ người nhận bằng các nút  chỉnh sửa.

1. (b) Trong khung Step 5 of 6: nhấp mục  Next: Complete the merge: để chuyển sang bước 6. Bước 6: Hoàn tất việc trộn phong bì . (b) Trong khung Step 4 of 6: nhấp mục  Next: Preview your envelope: để chuyển sang bước 5. Bước 5: Xem trước các phong bì (a) Tương tự như bước 5 của 6.1.

Lệnh Mailings  Write & Insert Merge Field  Address Block để thêm thông tin bằng cách nhấp nút Match Fields.1.4.  Nhấp mục Edit individual envelopes: tương tự như phần này trong bước 6 của 6.1. xuất hiện danh sách các trường hợp (Type New List.1.2. .1.1. bạn chọn trường mong muốn.1.1. thay vì Letters1. hộp thoại Envelope Options xuất hiện. chọn lọc các mẩu tin trong danh sách. Trộn phong bì bằng cách dùng lệnh Bước 1: Chọn kiểu tài liệu Lệnh Mailings  Start Mail Merge  Start Mail Merge  Envelopes.1. Trong khung Merge:  Nhấp mục Print: tương tự như phần này trong bước 6 của 6. Use Existing List. xuất hiện hộp thoại Match Fields. 6. Thực hiện tương tự như bước 2 trong 6. rồi nhấp OK. Bước 3: Thêm thông tin người nhận vào phong bì Tương tự như bước 4 trong 6.1. Nhưng tài liệu được mở sẽ có tên là Envelopes1. Select from Outlook Contacts) Chọn một trường hợp và thực hiện tương tự như Bước 3 của 6. Lệnh Mailings  Start Mail Merge  Edit Recipient List để chỉnh sửa. Bước 2: Chọn danh sách người nhận Lệnh Mailings  Start Mail Merge  Select Recipients  <trường hợp>.1.

1.1.  Khung Feed: nhấp để mở ngăn Printing Options của hộp thoại Envelope Options.1. Omit: chọn (không chọn) để in (không in) địa chỉ người gửi  Khung Preview: nhấp để mở ngăn Envelope Options của hộp thoại Envelope Options.  Khung Return address: để gõ địa chỉ người gửi.1. chọn ngăn Labels để tạo nhãn.5. Lệnh Mailings  Write & Insert Merge Field  Insert Merge Field để chèn các trường trộn vào phong bì. Lệnh Mailings  Write & Insert Merge Field  Highlight merge Fields tô sáng các trường trộn trong phong bì. Bước 4: Xem trước các phong bì Tương tự như bước 5 trong 6. .  Print Documents: trộn phong bì và đưa ra máy in  Send E-mail Messages: trộn phong bì và đưa ra e-mail 6. Lệnh Mailings  Preview Results  Preview Results Bước 5: Trộn phong bì và chấm dứt Tương tự như bước 6 trong 6.Lệnh Mailings  Write & Insert Merge Field  Greeting Line để chèn vào dòng văn bản chào hỏi đã định dạng. Tạo phong bì Lệnh Mailings  Create  Envelopes Hộp thoại Envelopes and Labels xuất hiện.  Nút Print: để in trực tiếp ra máy in.1. ngăn Envelopes để tạo phong bì  Khung Delivery address: để gõ địa chỉ người nhận. Lệnh Mailings  Finish  Finish & Merge  <trường hợp> Chọn một trong các trường hợp sau:  Edit Individual Documents: trộn phong bì và đưa vào một tài liệu có tên mặc định là Envelopes1.

.  Nút Add to Document: chèn phong bì vào tài liệu.  Nút Options: để mở hộp thoại Envelope Options. bạn chọn một trong hai thẻ Envelope Options và Printing Options. xem và hiệu chỉnh.