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Muchas empresas medianas emplean más tiempo del necesario en la contabilidad

,
simplemente porque hacen manualmente lo que su software de administración
financiera podría hacer con suma facilidad.

Aunque a menudo los ejecutivos no son conscientes de ello, las modernas soluciones de
contabilidad pueden automatizar una amplia gama de tareas que requieren mucho trabajo,
lo que liberaría al personal del departamento financiero para realizar un trabajo más
productivo.

En resumen:


Configure el sistema de contabilidad para distribuir informes periódicos y realizar pagos
periódicos de forma automática.


Use alertas para notificar a los administradores con antelación los presupuestos en
descubierto, los límites de crédito sobrepasados y otros problemas financieros.


Descargue datos de hojas de cálculo mediante la función de importación del software de
contabilidad en lugar de introducirlos manualmente.

"La mayoría de las empresas aprovechan sólo una pequeña parte de la funcionalidad que
ofrece su sistema de contabilidad", apunta J. Carlton Collins, presidente de Accounting
Software Advisor LLC, empresa de consultoría con sede en Norcross, Georgia (EE.UU.).

Aquí se muestran algunas de las características de automatización más eficaces pero menos
usadas que normalmente están disponibles en los paquetes de contabilidad actuales, según
Collins y otros expertos en software de contabilidad.

1. Preparación y distribución de informes automáticamente

En la mayoría de las empresas, los administradores confían en un conjunto estándar de
informes financieros diarios, semanales y mensuales. En lugar de que los miembros del
personal del departamento de contabilidad tengan que preparar y distribuir esos informes,
puede configurar varias aplicaciones de administración financiera para que los generen
automáticamente a intervalos programados y, a continuación, los envíen por correo
electrónico a una lista preestablecida de destinatarios. En el sistema de contabilidad de
Microsoft Dynamics, la característica que controla dichas tareas se conoce con nombres
diversos, como servidor de procesos, servidor de aplicaciones o servidor de procesos por
lotes.

2. gráficos y datos financieros de diversos sistemas con diseños cuidadosamente preparados. puede usar la funcionalidad de importación disponible en la mayoría de los paquetes de contabilidad para descargar datos financieros de hojas de cálculo. incluso a la página principal de una intranet. consultor de Accounting Technology Resource Network LLC. 4. Transferencia electrónica de datos de hojas de cálculo Las hojas de cálculo desempeñan una función vital en la creación de presupuestos y otros procesos financieros.) y Microsoft Gold Certified Partner. Microsoft FRx Report Manager.).27 KB). Michigan (EE. 635. puede procesar las cuentas a pagar periódicas automáticamente. Washington (EE.UU. Mediante la tecnología de alertas disponible en muchos sistemas de contabilidad. ICAN Software. por ejemplo. Mediante FRx Report Manager o una utilidad de informes similar. puede enviar alertas a la bandeja de entrada de correo electrónico o al escritorio de un empleado. usó recientemente la característica de administrador de integración (archivo PDF. Con las soluciones de Microsoft Dynamics. lo que puede resultar lento y poco preciso.Las herramientas de elaboración de informes como. o bien que informe a los responsables de proyecto de que corren el riesgo de superar su presupuesto. Pero si el sistema financiero admite el pago de facturas en línea. 3. permiten crear automáticamente informes trimestrales o anuales complejos. Microsoft Dynamics GP es uno de los distintos sistemas de contabilidad que proporcionan funcionalidad de banca electrónica. "Todo lo que tiene que recordar es que debe haber suficiente dinero en la cuenta para cubrir el pago". comenta Brent Goodfellow.66 KB) de Microsoft Dynamics GP para automatizar un proceso de nóminas para uno de sus clientes. Con el fin de ahorrar tiempo y evitar errores. Por ejemplo. Obtenga más información sobre la funcionalidad de banca electrónica en Microsoft Dynamics GP descargando este archivo PDF (619. Pero muchos administradores transfieren los datos de las hojas de cálculo a su software de contabilidad de forma manual. Recepción de avisos automáticos de problemas inminentes El mejor momento de saber que puede producirse un problema financiero es antes de que surja. Por ejemplo. grupo asesor de software de contabilidad con sede en Ann Arbor.UU. tiene la posibilidad de indicar al software financiero que avise al administrador de crédito cada vez que un cliente llegue al 2 por ciento de su límite de crédito. . Realización de pagos periódicos en línea El pago de seguros médicos o de la factura telefónica todos los meses es una tarea que requiere bastante tiempo. proveedor de soluciones con sede en Tacoma. puede avisar a los administradores que corresponda de posibles problemas. puede lograr que el sistema de contabilidad reúna y organice rápidamente esos componentes por usted de acuerdo con formatos preexistentes que haya definido. Dichos informes suelen combinar texto.

como reposiciones de depósitos y cantidades de cheques alteradas. Con el tiempo. Conciliación automática de libros mayores y estados de cuentas "La conciliación de los informes de contabilidad general es un trabajo tan pesado que algunos negocios cometen la imprudencia de descuidarlo". donde un auxiliar administrativo introducía manualmente los datos en el sistema de contabilidad. "Hemos constatado cómo los clientes acortan el proceso de elaboración del presupuesto anual de un mes y medio de duro esfuerzo a sólo una semana gracias a una solución automatizada de generación de presupuestos y previsiones".UU. sino que también comprueba que no haya códigos de puestos de trabajo ni pagos incorrectos. presidenta de Edison. dejar que gran parte de dicha capacidad no se use. 5. a medida que dichas personas pasan a ocupar nuevas funciones o se jubilan. las sucursales usan una interfaz basada en Web para enviar hojas de cálculo de nóminas electrónicamente a Microsoft Dynamics GP. explica Victoria Yudin. proveedor Microsoft Gold Certified de soluciones flexibles de Dynamics con sede en Nueva Jersey (EE. Después de todo. sería una pena equipar a la empresa con toda la capacidad de ahorro de tiempo de un moderno sistema de contabilidad y. las empresas pueden experimentar lo que Higginbotham denomina "deterioro de conocimientos".Anteriormente. controla incluso la generación de informes de excepciones para entradas de los extractos de cuenta sin equivalentes en los registros financieros. Los mejores antídotos son la documentación esmerada y un aprendizaje continuo. a continuación.). comenta. sólo un grupo reducido de personas de la organización entienden cómo funciona un proceso automatizado. Muy a menudo. los administradores de las distintas ubicaciones del cliente enviaban por fax las hojas de cálculo de nóminas a la oficina central. por ejemplo. Ahora. Microsoft Forecaster proporciona herramientas de planeamiento y flujo de trabajo para simplificar el proceso de creación de presupuestos e integrarse con los productos de contabilidad de Microsoft Dynamics. Para ahorrar aún más tiempo. afirma Tom Higginbotham. Yudin usa la funcionalidad de Microsoft Dynamics GP para ayudar a sus clientes a identificar automáticamente las discrepancias entre sublibros y libros mayores. Ventajas y desventajas de la contabilidad computarizada Escrito por Lisa Magloff | Traducido por CP Mérida . Por ejemplo. considere la posibilidad de reemplazar las hojas de cálculo que usa por productos de software especializados. El módulo administrador de integración no sólo importa los datos. El módulo de conciliación bancaria (archivo PDF.02 KB) de Microsoft Dynamics GP. técnico especialista en Microsoft Dynamics. Para todo lo que automatice con el software de contabilidad. Si su banco y su software de contabilidad admiten la conciliación en línea. Sin embargo. asegúrese de registrar los detalles por escrito y de compartirlos ampliamente. 516. puede conciliar automáticamente los extractos bancarios.

dependerá de tus necesidades específicas. Ventajas que pueden ahorrar dinero El sistema de contabilidad por computadora ofrece varias ventajas para las pequeñas empresas. Donde las funciones de contabilidad fueron realizadas a mano por profesionales capacitados. Optar por utilizar a un contador para realizar la contabilidad manualmente o utilizar un sistema informático. Estos programas les permiten a los administradores ver la situación financiera de la .La buena práctica de la contabilidad puede salvar el dinero de tu empresa. Hay dos tipos de sistemas de contabilidad: manual y automatizada. grandes o pequeñas. la contabilidad computarizada  Las desventajas de usar un software de contabilidad  Ventajas y desventajas de utilizar la tecnología informática en la toma de decisiones La contabilidad es una función crucial para todas las empresas. Los sistemas para pequeñas y medianas empresas pueden adquirirse a bajo costo. Artículos relacionados  Ventajas y desventajas de los sistemas de contabilidad manual  Las ventajas de la contabilidad manual vs. hoy hay una amplia variedad de software de contabilidad disponible para ayudar a mantener los registros contables necesarios.

ahorrar tiempo y mejor el flujo de efectivo. y.empresa en "tiempo real" y hacer ajustes a la estrategia de negocio según sea necesario. con cierto entrenamiento. planillas y análisis de ventas. También debes asegurarte de que han sido introducidos correctamente los datos en el sistema. particularmente la información de los clientes. Debido a su eficacia y facilidad de uso. ahorrando tiempo en la actualización. las transacciones necesitan ser ingresadas una sola vez. cualquiera en la empresa puede hacer los ingresos. una vez más. como la necesidad de protegerte contra la pérdida de datos a través de apagones o virus y el peligro de los piratas que roban la información. Además. Si hay una brecha de seguridad y robaran los datos. órdenes de compra y nómina para ser cotejadas e impresos con rapidez y precisión. permitiendo rápidos ajustes en la estrategia de tu negocio. Los sistemas computarizados también pueden proporcionar reportes instantáneos sobre la evaluación de existencias. Debido a que los sistemas computarizados actualizan automáticamente algunos registros. tus registros de cuenta estarán siempre al día. la gerencia puede ser responsable por la pérdida de información. cuentas de clientes. Desventajas El utilizar un sistema computarizado de contabilidad viene con su propio conjunto de problemas. y necesitas investigar un sistema de controles para quién pueda tener acceso a la información. pérdidas y ganancias. ya que un error en el ingreso de datos puede arrojar información incorrecta. . Ventajas que pueden ahorrar tiempo Utilizando un sistema de contabilidad computarizado puedes ahorrar tiempo. los sistemas de contabilidad computadorizada también permiten mejorar el control de inventario y la cobranza. El fraude informático es también una preocupación. El software de contabilidad permite la entrada de datos más rápidamente que la contabilidad manual y documentos tales como facturas.