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Plantilla 2.

1

MINISTERIO DE FINANZAS PÚBLICAS

MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD DEL
ESTADO

Guatemala, noviembre de 2016

Índice
Índice ___________________________________________________________________________ 2
Introducción _____________________________________________________________________ 6
Propósito del manual ______________________________________________________________ 6
1. GESTION ADMINISTRATIVA INTERNA _____________________________________________________7
Planificación registro y control de la ejecución del presupuesto __________________________________7
Elaboración, actualización y seguimiento del plan operativo anual y multianual _____________________________ 7
Elaboración del Plan Operativo Anual –POA- y Plan Operativo Multianual –POM- __________________________ 7
Actualización del Plan Operativo Anual –POA- y Plan Operativo Multianual –POM-_________________________ 8
Seguimiento del Plan Operativo Anual –POA- y Plan Operativo Multianual –POM- _________________________ 9
Elaboración del anteproyecto de presupuesto _______________________________________________________ 14
Programación indicativa anual ____________________________________________________________________ 20
Programación, reprogramación y ejecución de metas _________________________________________________ 22
Programación Cuatrimestral de Metas ___________________________________________________________ 22
Ejecución de Metas ___________________________________________________________________________ 23
Reprogramación de subproductos _________________________________________________________________ 28
Reprogramación de Subproductos que conlleva Modificación de Metas (Inicial y durante la Etapa de Ejecución) 28
Reprogramación de Subproductos (conlleva modificación presupuestaria y no conlleva modificación de metas) 29
Programación y reprogramación financiera __________________________________________________________ 32
Constitución, manejo, reposición y liquidación del Fondo Rotativo Interno ________________________________ 35
Constitución de Fondo Rotativo Interno __________________________________________________________ 37
Manejo del Fondo Rotativo Interno (Pago por Cheque) ______________________________________________ 37
Reposición del Fondo Rotativo Interno ___________________________________________________________ 38
Liquidación del Fondo Rotativo Interno ___________________________________________________________ 39
Ejecución por acreditamiento en cuenta ____________________________________________________________ 44
Etapa de Compromiso _________________________________________________________________________ 44
Etapa de Devengado __________________________________________________________________________ 45
Constitución, reposición y liquidación del fondo de caja chica ___________________________________________ 48
Constitución del Fondo de Caja Chica ____________________________________________________________ 50
Reposición del Fondo de Caja Chica ______________________________________________________________ 52
Liquidación del Fondo de Caja Chica _____________________________________________________________ 52
Elaboración de caja fiscal de unidad ejecutora _______________________________________________________ 57
Administración de Tiempo Extraordinario ___________________________________________________________ 61

Procedimientos de Planificación de Adquisiciones ___________________________________________ 67
Vinculación Plan Operativo Anual (POA) y Plan Anual de Compras y Contrataciones (PACC) ___________________ 67
Vinculación Plan Operativo Anual (POA) y Plan Anual de Compras y Contrataciones (PACC) En Etapa de
Planificación Y Formulación del Presupuesto ______________________________________________________ 67
Vinculación Plan Operativo Anual (POA) y Plan Anual de Compras y Contrataciones (PACC) En Etapa de Ejecución
del Presupuesto _____________________________________________________________________________ 69
Planificación y Seguimiento al Plan Anual de Compras y Contrataciones ___________________________________ 72
Planificación Anual de Compras y Contrataciones –PACC- ____________________________________________ 72
Seguimiento y Modificación al Plan Anual de Compras y Contrataciones –PACC- _________________________ 74

Procedimientos de Adquisiciones_________________________________________________________ 81
Procedimiento de Compras de Baja Cuantía / Compra Directa ___________________________________________ 81
Compra de Baja Cuantía o Compra Directa por Caja Chica ____________________________________________ 83

Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 2

Compra de Baja Cuantía o Compra Directa por medio de Cheque _____________________________________ 85
Compra por Contrato Abierto ____________________________________________________________________ 101
Compra por Cotización de Dependencias con Departamento de Servicios Administrativos Internos____________ 107
Compra por Licitación de Dependencias con Departamento de Servicios Administrativos Internos ____________ 131
Gestión interna para la precalificación de proveedores de bienes o servicios ______________________________ 155
Subasta Electrónica Inversa para dependencias con Departamento de Asuntos Administrativos Internos _______ 162
Adquisición y Uso de Combustible ________________________________________________________________ 186

Manejo de Activos Fijos y Bienes Fungibles ________________________________________________ 192
Normas para la administración de los activos fijos y bienes fungibles ____________________________________ 192
Realización de Inventario Contable y Físico _______________________________________________________ 193
Registro y asignación de inventario _______________________________________________________________ 196
Ingreso y Asignación de Activos Fijos por Compra _________________________________________________ 196
Ingreso y Asignación de Activos Fijos Por Traslado o Donación _______________________________________ 198
Ingreso y Registro de Activos Fijos por Reposición _________________________________________________ 201
Ingreso y Asignación de Bienes Fungibles por Compra ______________________________________________ 202
Ingreso y Asignación de Bienes Fungibles por Traslado o Donación ____________________________________ 203
Registro de Descargo y Reasignación de Activos Fijos y Bienes Fungibles _______________________________ 205
Egreso de inventario ___________________________________________________________________________ 221
Egreso de Activos Fijos por Traslado ____________________________________________________________ 221
Egreso de Activos Fijos por Baja Definitiva (Componentes metálicos o destructible) ______________________ 223
Egreso de Bienes Fungibles por Traslado _________________________________________________________ 225
Egreso de Bienes Fungibles por Baja Definitiva ____________________________________________________ 226

Manejo de Almacén __________________________________________________________________ 237
Normas para la administración de almacén _________________________________________________________ 237
Realización de Inventarios Físicos de Almacén ____________________________________________________ 240
Corrección de Información Registrada en el Sistema de Almacén _____________________________________ 241
Adquisición de Series de Forma 1-H y Tarjetas de Control ___________________________________________ 241
Ingreso de almacén ____________________________________________________________________________ 246
Ingreso a Almacén por Compra ________________________________________________________________ 246
Ingreso a Almacén por Traslado Interno _________________________________________________________ 247
Ingreso a Almacén por Donación o Traslado Externo _______________________________________________ 248
Reingreso de Insumos ________________________________________________________________________ 250
Egreso de almacén _____________________________________________________________________________ 259
Egreso de Almacén por Requisición _____________________________________________________________ 259
Egreso de Almacén por Traslado Interno o Externo ________________________________________________ 260
Egreso de Almacén por Baja Definitiva de Insumos ________________________________________________ 262

2. CORRESPONDENCIA ________________________________________________________________ 270
Recepción, Registro, Distribución de Expedientes y Correspondencia que Ingresan a la Dirección. _____________ 270
Evacuación de Correspondencia __________________________________________________________________ 272

3. ASESORÍAS Y NORMAS ______________________________________________________________ 274
Soporte a Entidades Públicas ____________________________________________________________________ 274
Resolución de Expedientes de Asesoría Contable, Presupuestaria y Guatenóminas _________________________ 276
Elaboración de Normas y Procedimientos en Materia Contable _________________________________________ 279
Análisis y Resolución de Expedientes Varios ________________________________________________________ 281

4. SISTEMAS ________________________________________________________________________ 285
Elaboración de Caso de Uso para Modificaciones o Nuevas Implementaciones en los Sistemas _______________ 285
Actualización y Parametrización de Catálogos y Clasificadores de los Sistemas SIAF ________________________ 288

Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 3

Creación de Usuarios y Roles en los Sistemas SIAF ___________________________________________________ 291
Análisis y Resolución de Expedientes de Administración de Sistemas ____________________________________ 294

5. REGISTRO CONTABLE _______________________________________________________________ 297
Análisis, Elaboración y Aprobación del Comprobante Único de Registro (CUR) Contable _____________________ 297
Registro, Aprobación y Solicitud de Pago de CUR Extrapresupuestario con Instrucción de Pago _______________ 300
Devolución de Retenciones en Exceso del Impuesto Sobre la Renta. _____________________________________ 303
Consolidación del Patrimonio de Instituciones del Sector Público (Gobierno Central, Entidades Descentralizadas y
Autónomas) __________________________________________________________________________________ 306
Cierre Contable de la Presidencia, Ministerios de Estado, Secretarías y Otras Dependencias del Ejecutivo ______ 310
Registro de los Ingresos y Devolución del 2% sobre Prima de Seguros y Cuota Anual de las Aseguradoras al Cuerpo
de Bomberos Voluntarios _______________________________________________________________________ 313

6. ANÁLISIS CONTABLE Y FINANCIERO ____________________________________________________ 319
Análisis y Revisión de las Cuentas Contables ________________________________________________________ 319
Ajustes y Reclasificación de Saldos Solicitados por las Instituciones ______________________________________ 321
Conciliación Bancaria de Cuentas en Moneda Nacional _______________________________________________ 324
Conciliación de Cuentas de Bancos Recaudadores ___________________________________________________ 329
Conciliación Bancaria de Cuentas en Moneda Extranjera ______________________________________________ 332
Análisis de Estados Financieros de Entidades Descentralizadas y Autónomas ______________________________ 337

7. NÓMINAS ________________________________________________________________________ 340
Análisis, Registro y Control de Pagos en Nómina Mensual para Pensionados de Clases Pasivas ________________ 340
Análisis, Registro y Control de Pagos en Nómina Adicional para Pensionados de Clases Pasivas _______________ 346
Liquidación y Autorización de Pagos de Asignaciones Mensuales a los Pensionados de Clases Pasivas __________ 349
Liquidación y Autorización de Pago de Asignaciones de Pensionados en Nómina Adicional de Clases Pasivas ____ 352
Carga de Cuentas Monetarias de Pensionados del Estado en el Banco de Desarrollo Rural -BANRURAL- ___ 355
Aprobación y Desbloqueo del Registro de Pensionados en el Sistema de Nómina de Clases Pasivas ____________ 358
Reintegros de Clases Pasivas Año Actual ___________________________________________________________ 360
Reintegros de Clases Pasivas Años Anteriores _______________________________________________________ 363
Elaboración de Formularios para Reintegros de Sueldos de Años Anteriores al 2000 ________________________ 366
Anotación en las Tarjetas de Control de Salarios de los Empleados Públicos de Períodos Anteriores al año 2000 _ 368
Análisis y Resolución de Expedientes de Clases Pasivas _______________________________________________ 371
Análisis y Resolución de Expedientes de Prestaciones Póstumas de Clases Pasivas _________________________ 373
Análisis y Resolución de Expedientes de Certificaciones de Tiempo de Servicio ____________________________ 376
Registro y Control de Actas de Supervivencias a través de la Página Web en las Gobernaciones y Municipalidades
del País ______________________________________________________________________________________ 378
Registro y Control de Actas de Supervivencias Notariales y Provenientes del Exterior _______________________ 382
Suspensión de Pago de Pensiones por Fallecimiento y Recuperación de Fondos ___________________________ 385
Certificaciones de Tiempo de Servicios ____________________________________________________________ 391
Solvencias de Pensionados de Clases Pasivas________________________________________________________ 394

8. IMPLEMENTACIÓN Y CAPACITACIÓN___________________________________________________ 397
Implementación del Módulo de Inventarios, Fondo Rotativo y Conciliación Bancaria en las Entidades del Sector
Público no Financiero __________________________________________________________________________ 397
Implementación del Sistema de Nómina y Registro de Personal -Guatenóminas- en las Entidades del Sector Público
no Financiero _________________________________________________________________________________ 400
Implementación del Sistema Informático de Gestión-Siges- y Sistema de Contabilidad Integrada -Sicoin- en las
entidades del Sector Público no Financiero _________________________________________________________ 403
Capacitación del Sistema Integrado de Administración Financiera en las Entidades del Sector Público no Financiero
____________________________________________________________________________________________ 406

Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 4

9. INFORMES PRESUPUESTARIOS Y CONTABLES ____________________________________________ 409
Informe Cuatrimestral de la Ejecución del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado _____________ 409
Consolidación de la Ejecución Presupuestaria de Municipalidades, Empresas Públicas, Descentralizadas y
Autónomas___________________________________________________________________________________ 412
Informe Anual de Ejecución del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado _____________________ 415

Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 5

Introducción
El presente manual de normas, procesos y procedimientos de la Dirección de Contabilidad de Estado del
Ministerio de Finanzas Públicas se elaboró considerando la importancia de definir y estandarizar los criterios y
procedimientos para gestionar los procesos, y dar cumplimiento a lo estipulado por las Normas Generales de
Control Interno Gubernamental y Ley de Acceso a la Información Pública.
Las autoridades de la dependencia son responsables de custodiar, divulgar, actualizar y capacitar a su personal
sobre el contenido de este manual, para su correcta aplicación en el ámbito de sus responsabilidades para el
logro eficiente y eficaz de los objetivos asignados, y de esta manera contribuir a los resultados institucionales
que buscan producir un impacto positivo en el desarrollo de Guatemala.

Propósito del manual
Ser un instrumento administrativo de orientación para el usuario, de utilidad para la gestión interna
institucional y el correcto desarrollo de las labores del personal de la Dirección de Contabilidad del Estado.
Asimismo, es una fuente de información oficial para los demás funcionarios de la institución y otras partes
interesadas, que detalla el propósito, las actividades y su secuencia, responsables y normatividad aplicable a
los procedimientos de la dependencia de acuerdo al marco legal que establece su competencia y funciones.

Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 6

1. GESTION ADMINISTRATIVA INTERNA
Planificación registro y control de la ejecución del presupuesto
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:

Planificación, registro y control de la ejecución del presupuesto 03 1 de 7
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

Elaboración, actualización y seguimiento del plan operativo anual y multianual
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO

Describir los criterios y actividades necesarias para la elaboración del Plan Operativo Anual (POA) y Plan Operativo
Multianual (POM) del Ministerio de Finanzas Públicas (MINFIN), con el objetivo de disponer de un instrumento de
planificación, que permita el seguimiento, medición y control de los resultados institucionales por medio de la
vinculación de plan-presupuesto.
Inicia: Recepción de lineamientos por parte de SEGEPLAN.
Finaliza: Traslado del POA aprobado a las Unidades Ejecutoras.
NORMATIVA APLICABLE:

a) Ley Orgánica del Presupuesto y su reglamento
b) Reformas a la Ley Orgánica del Presupuesto y su reglamento
c) Acuerdo Gubernativo que aprueba la Distribución Analítica de Presupuesto del año fiscal vigente
d) Normas de Control Interno Gubernamental de la Contraloría General de Cuentas
e) Directrices para la formulación plan-presupuesto anual y multianual vigente, en el marco de la gestión por
resultados, normas del Sistema Nacional de Inversión Pública (SNIP) para proyectos de inversión pública del
ejercicio fiscal, emitido por SEGEPLAN y otras disposiciones aplicables.
f) Acuerdo Gubernativo número 26-2014, Reglamento Orgánico Interno del MINFIN
DISPOSICIONES INTERNAS:

1. Autoridad Administrativa Superior dentro de los procedimientos, hace referencia al Director o Subdirector de la
dependencia según corresponda.
2. En las Unidades Ejecutoras que dentro de su estructura tengan el puesto de Sub-Jefe de DSAI este podrá realizar
funciones asignadas al Jefe según designación.

Elaboración del Plan Operativo Anual –POA- y Plan Operativo Multianual –POM-
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Recibe oficio de solicitud de preparación y presentación del POA y POM, realiza Autoridad Administrativa
1 convocatoria a Subdirector (es) de la dependencia y Jefe de DSAI. Superior de la dependencia
Analizan las directrices giradas por la Dirección de Planificación y Desarrollo Autoridad Administrativa
2 Institucional, para establecer los resultados en función del Plan Estratégico Superior/Sub-Directores/Jefe
Institucional. de DSAI

Solicita a los Departamentos que conforman la dependencia, que de acuerdo a
3 los resultados envíen los productos, subproductos y proyectos, para el ejercicio Jefe de DSAI
fiscal a programar, en los formatos establecidos por SEGEPLAN.

Elabora la planificación de acuerdo a los resultados, observando los Jefe de Departamento, Sección
4 lineamientos dados por la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional y o Área de la dependencia
envía la información solicitada.

5 Recibe y consolida la información generada en los formatos definidos. Jefe de DSAI

Elabora el POA y POM con la información proporcionada, llenando los formatos Jefe de DSAI
6
correspondientes, otorgados por SEGEPLAN.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 7

No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE

Presenta el POA y POM a la Autoridad Administrativa Superior de la Jefe de DSAI
7
dependencia.
En reunión revisan y analizan detalladamente el POA y POM, verificando que se
ajuste a las prioridades del MINFIN y los resultados de la dependencia para dar
respuesta a los Lineamientos Estratégicos Institucionales.
Autoridad Administrativa
¿Existen modificaciones? Superior /Sub-Director/Jefe de
8 DSAI y Jefes de Departamentos
No: La Autoridad Administrativa Superior de la dependencia aprueba el POA y de la dependencia
POM, envía a Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional.

Sí: Regresa a Jefe de DSAI para realizar correcciones.

Actualización del Plan Operativo Anual –POA- y Plan Operativo Multianual –POM-
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Aprobado el presupuesto del año vigente, o cuando se realicen modificaciones
a las metas o al presupuesto de la dependencia, realiza análisis tomando en
consideración los siguientes aspectos:
- Monto del presupuesto asignado para el ejercicio fiscal versus lo
1. programado en el Anteproyecto de Presupuesto Jefe de DSAI
- Productos, subproductos y metas físicas programadas en el Plan Operativo
Anual
- Lineamientos y/o restricciones de gasto incluidas en Ley anual de
presupuesto vigente
Si las asignaciones presupuestarias corresponden al requerimiento del POA se
confirma a la Autoridad Superior de la Dependencia sobre el financiamiento
del POA y la viabilidad del cumplimiento de las metas físicas.
Si las asignaciones presupuestarias no corresponden al requerimiento del
POA se notifica a la Autoridad Superior de la dependencia para que ésta realice Jefe de DSAI
2.
los ajustes a las metas físicas según las asignaciones presupuestarias

¿Necesita una ampliación presupuestaria?
Sí: Gestiona la solicitud ante las autoridades competentes.
No: Continúa en el paso 3.
Conoce la notificación de la aprobación del POA y si el mismo es financiado en
su totalidad notifica a los Jefes de Departamentos para que se ejecuten las
metas físicas según la planificación efectuada en el POA. Autoridad Administrativa
3. Superior de la dependencia
Si el POA no fuera financiado en su totalidad, notifica a los Jefes de
Departamentos para que ajusten las metas físicas a las asignaciones
presupuestarias vigentes.
Consolida ajustes al POA en coordinación con los Jefes de Departamento y Jefe de DSAI
4.
traslada a la Autoridad Superior de la dependencia.
Revisa y aprueba el POA con los ajustes efectuados y traslada al Director de Autoridad Administrativa
5. Planificación y Desarrollo Institucional para su conocimiento y ajustes al POA Superior de la dependencia
institucional.
Recibe Resolución correspondiente trasladada por la Dirección Planificación y Autoridad Administrativa
6. Superior de la dependencia
Desarrollo Institucional y traslada al Jefe de DSAI.
7. Recibe Resolución correspondiente y archiva. Jefe de DSAI

Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 8

y 2 Jefe de DSAI asigna personal para que consolide la información. verifica que la información sea correcta. Verifica Información y determina si corresponde ¿La información es correcta? 4 Sí: Firma el oficio de respuesta y traslada a la Autoridad Administrativa Superior Jefe de DSAI de la dependencia para visto bueno. No: Devuelve para correcciones Recibe oficio de respuesta e información. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE Recibe oficio de solicitud de información sobre el avance del POA y traslada a Autoridad Administrativa 1 Jefe de DSAI.Seguimiento del Plan Operativo Anual –POA.y Plan Operativo Multianual –POM- No. Recopila información solicitada. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 9 . Superior de la dependencia Recibe solicitud de información y herramientas para seguimiento al POA. ¿La información es correcta? Autoridad Administrativa 5 Superior de la dependencia Sí: Firma oficio y traslada a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional. elabora oficio de respuesta y envía al Jefe de 3 Persona asignada DSAI. No: Devuelve para correcciones Manual de Normas.

Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 10 . de acuerdo a acuerdo a los preparación y para establecer los resultados envíen los resultados.(1 de 1) Autoridad Autoridad Autoridad Jefe de Administrativa Administrativa Administrativa Departamento. en por la DIPLANDI formatos SEGEPLAN Recibe y consolida la información generada en los formatos definidos Elabora el POA y POM con la información proporcionada. actualización y seguimiento del plan operativo anual y multianual Elaboración del Plan Operativo Anual -POA. y envía a DIPLANDI Fin Manual de Normas. realiza del Plan Estratégico proyectos. para el ejercicio lineamientos dados convocatoria Institucional fiscal a programar. presentación del resultados en función productos. Superior/Sub-Director/ Superior/Sub. Jefe de DSAI Superior de la Sección o Área de la Jefe de DESAI y Jefes de Directores/Jefe de Dependencia dependencia Departamentos de la DSAI dependencia Inicio Solicita los Departamentos Elabora la Recibe oficio de Analizan las directrices que conforman la planificación de solicitud de giradas por la DIPLANDI. Regresa a Jefe de llenando los formatos DSAI para realizar correspondientes. correcciones otorgados por SEGEPLAN Sí Presenta el ¿Existen POA y POM modificaciones? No La Autoridad Administrativa Superior de la dependencia aprueba el POA POM.Diagramas de Flujo Elaboración. subproductos y observando los POA y POM.y Plan Operativo Multianual -POM. dependencia.

y Plan Operativo Multianual -POM. Sí Gestiona la solicitud ¿Es financiado ante las autoridades en su totalidad? competentes Sí No Consolida ajustes al POA en Notifica a los Jefes coordinación con Notifica a los jefes de Departamentos los Jefes de de departamentos para que se Departamento y para que se ajusten ejecuten las metas traslada a la las metas físicas físicas efectuado en Autoridad Superior el POA de la dependencia. Elaboración. o cuando se realicen modificaciones a las metas. 1 2 Manual de Normas. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 11 . realiza análisis tomando en ciertos aspectos Se notifica a la ¿Corresponden Autoridad Superior al de la dependencia No requerimiento para que ésta del POA? realice los ajustes a las metas físicas Sí Se confirma a la Autoridad Superior de la Dependencia sobre el financiamiento del POA y la viabilidad del cumplimiento de las metas físicas ¿Necesita una Conoce la ampliación No notificación de la presupuestaria? aprobación del POA. actualización y seguimiento del plan operativo anual y multianual Actualización del Plan operativo anual -POA.(1 de 2) Autoridad Administrativa Superior de la Jefe DSAI Dependencia Inicio Aprobado el presupuesto del año vigente.

Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 12 . actualización y seguimiento del plan operativo anual y multianual Actualización del Plan operativo anual -POA. Desarrollo Institucional. Recibe Resolución correspondiente trasladada por la Recibe Resolución Dirección correspondiente y Planificación y archiva. 1 Fin Manual de Normas.(2 de 2) Autoridad Administrativa Superior de Jefe DSAI la Dependencia 2 Revisa y aprueba el POA con los ajustes efectuados y traslada al Director de Planificación y Desarrollo Institucional para su conocimiento y ajustes al POA institucional. Elaboración.y Plan Operativo Multianual -POM.

Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 13 . actualización y seguimiento del plan operativo anual y multianual Seguimiento del Plan Operativo Anual -POA. elabora oficio de respuesta Firma el oficio de ¿La información respuesta y envía Sí es correcta? para visto bueno No ¿La información Devuelve para No es correcta? correcciones Devuelve para correcciones Sí Firma oficio y traslada a la A DIPLANDI Fin Manual de Normas.(1 de 1) Autoridad Administrativa Superior de Jefe de DSAI Persona asignada la dependencia Inicio Recibe oficio de Recibe solicitud de solicitud de información y información sobre herramientas para el avance del POA seguimiento al POA Recopila información A solicitada.y Plan Operativo Multianual -POM. Elaboración.

emitido por SEGEPLAN y otras disposiciones aplicables e) Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas DISPOSICIONES INTERNAS: 1. hace referencia al Director o Subdirector de la dependencia según corresponda. Jefe de DSAI Revisa POA y PACC. para consideración. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE Recibe oficio de instrucción de inicio del proceso de formulación en SIGES. Manual de Normas. Para las Unidades Ejecutoras que no cuentan con Departamento de Servicios Administrativos Internos (DSAI). Recibe directrices para la elaboración del Anteproyecto de Presupuesto. la dependencia para informar sobre la distribución presupuestaria y la dependencia lineamientos respectivos. NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página: Planificación. la dependencia Jefe de DSAI. 2. 4. en cumplimiento a la normativa legal aplicable. NORMATIVA APLICABLE: a) Ley Orgánica del Presupuesto y su reglamento b) Reformas a la Ley Orgánica del Presupuesto y su reglamento c) Normas de formulación presupuestaria anual d) Directrices para la formulación plan-presupuesto anual y multianual. Inicia: Solicitud para la elaboración y presentación de Anteproyecto de Presupuesto. registro y control de la ejecución del presupuesto 04 1 de 6 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Elaboración del anteproyecto de presupuesto PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO Establecer los criterios y actividades para la elaboración del Anteproyecto de Presupuesto del Ministerio de Finanzas Públicas (MINFIN). Anteproyecto de Presupuesto y traslada a la Autoridad Administrativa Jefe de DSAI Superior de la dependencia. Autoridad Administrativa Superior de 1. No. Convoca a reunión al personal responsable en los procesos sustantivos de Autoridad Administrativa Superior de 7. Jefe de DSAI para el ejercicio fiscal correspondiente. para analizar Productos y Sub productos planificados. Prepara propuesta de distribución presupuestaria para la elaboración del 5. Valida distribución presupuestaria de acuerdo a las necesidades de la Autoridad Administrativa Superior de 6. Finaliza: Consolida expediente de Anteproyecto Presupuestario de acuerdo a las normas establecidas. Dependencia e instruye a Jefe de DSAI para coordinar la elaboración del la dependencia Anteproyecto de Presupuesto. le corresponde al Enlace Administrativo Financiero realizar la coordinación a nivel interno y con la Dirección de Asuntos Administrativos. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 14 . que contiene la distribución de techos presupuestarios y normas para la la dependencia formulación del anteproyecto de presupuesto. con el objetivo de disponer de las asignaciones presupuestarias necesarias para el cumplimiento de los objetivos institucionales. Autoridad Administrativa Superior dentro de los procedimientos. 3. En las Unidades Ejecutoras que dentro de su estructura tengan el puesto de Sub-Jefe de DSAI este podrá realizar funciones asignadas al Jefe según designación. Traslada e instruye para la elaboración del Anteproyecto del Presupuesto al Autoridad Administrativa Superior de 2. 3.

Presupuesto del Sistema Financiero. Elabora informe narrativo y llena formularios DTP correspondientes. Jefe de DSAI 22. asignado. Traslada necesidades presupuestarias. la dependencia (es) y Jefes de Departamento. Responsable de Presupuesto 23. a Jefe de DSAI. Registra los datos en el módulo de Formulación del Anteproyecto de 18. Traslada Anteproyecto de Presupuesto a la Autoridad Administrativa Jefe de DSAI 15. Personal responsable en los procesos 9. 21. No: continúa con el procedimiento. según lineamientos. Analizan propuesta y establecen Anteproyecto de Presupuesto de la Autoridad Administrativa Superior de 13. Recibe de Dirección Financiera e instruye el envío al SICOIN. Responsable de Presupuesto. Recibe Anteproyecto de Presupuesto de la Dependencia. Presupuesto y traslada a la Autoridad Administrativa Superior de la Jefe de DSAI dependencia. observaciones. Envía al Sistema de Contabilidad Integrada -SICOIN-. Consolida la información. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 15 . la dependencia fiscal correspondiente y devuelve a Jefe de DSAI. Sí: coordina modificaciones con los Responsables de los procesos sustantivos. Recibe Anteproyecto de Presupuesto aprobado y traslada lineamientos a Jefe de DSAI 17. ¿Existen ajustes? Jefe de DSAI 14. Personal responsable en los procesos 8. solicita y opera en SIGES Verifica los datos ingresados y envía a Dirección Financiera para sus Jefe de DSAI 20. Superior de la dependencia.No. Responsable de Presupuesto Manual de Normas. Verifica que los datos ingresados coincidan con el techo Presupuestario Responsable de Presupuesto 19. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE Analiza las necesidades definidas en el Plan Operativo Anual y PACC. Autoriza Anteproyecto de Presupuesto de la Dependencia para el ejercicio Autoridad Administrativa Superior de 16. Recibe propuesta de Anteproyecto de Presupuesto y convoca a Subdirector Autoridad Administrativa Superior de 12. Integra propuesta de Anteproyecto de 11. actualiza en función de los lineamientos recibidos y la distribución sustantivos presupuestaria. la dependencia y personal convocado Dependencia para el ejercicio fiscal correspondiente. requisitos establecidos. sustantivos Revisa que la información presentada por cada área cumpla con los Jefe de DSAI 10. de acuerdo a los lineamientos Responsable de Presupuesto recibidos.

y traslada a Jefe de DSAI. firma documentos de Formulación. aprobación de la Autoridad Administrativa Superior de la dependencia. Imprime reporte de Formulación y traslada a Jefe de DSAI. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 16 . DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE 24. Responsable de Presupuesto Valida los datos en el módulo de Formulación y obtiene firma de Jefe de DSAI 25.No. Recibe documentos de Formulación y envía a Dirección Financiera. la dependencia 27. Aprueba. Jefe de DSAI Manual de Normas. Autoridad Administrativa Superior de 26.

que contiene la distribución de techos presupuestarios y normas Instruye para la Recibe directrices elaboración del para la elaboración Anteproyecto del del Anteproyecto de Presupuesto PResupuesto Revisa POA y PACC. para analizar Productos y Subproductos planificados Prepara propuesta Valida distribución de distribución presupuestaria de presupuestaria para acuerdo a las la elaboración del necesidades de la Anteproyecto de Dependencia Presupuesto Convoca a reunión al personal Analiza las responsable en los necesidades procesos definidas en el POA sustantivos de la y PACC. Envía necesidades presupuestarias. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 17 . actualiza en dependencia para función de los informar sobre la lineamientos distribución recibidos y la presupuestaria y distribución lineamientos presupuestaria respectivos. según lineamientos 1 Manual de Normas.Diagramas de Flujo Elaboración del anteproyecto de presupuesto (1 de 3) Autoridad Personal responsable en Administrativa Superior Jefe de DSAI los procesos sustantivos de la dependencia Inicio Recibe oficio de instrucción de inicio del proceso de formulación en SIGES.

Elaboración del anteproyecto de presupuesto (2 de 3) Personal Autoridad Autoridad responsable en los Administrativa Superior Jefe de DSAI Administrativa Superior procesos de la dependencia y de la dependencia sustantivos personal convocado 1 Revisa que la Traslada información necesidades presentada por presupuestarias. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 18 . cada área cumpla según lineamientos con los requisitos establecidos Analizan propuesta Recibe propuesta de Consolida la y establecen Anteproyecto de información. integra Anteproyecto de Presupuesto y propuesta de Presupuesto de la convoca a Anteproyecto de Dependencia para el Subdirector(es) y Presupuesto ejercicio fiscal Jefes correspondiente Coordina modificaciones ¿Existen Sí con jefes de ajustes? departamento No Autoriza Anteproyecto de Traslada Presupuesto de la Anteproyecto de Dependencia para el Presupuesto ejercicio fiscal correspondiente Recibe Anteproyecto de Presupuesto aprobado 2 Manual de Normas.

opera en SIGES Recibe de Dirección Envía al Sistema de Financiera e Contabilidad instruye el envío al Integrada -SICOIN-. Elaboración del anteproyecto de presupuesto (3 de 3) Autoridad Responsable de Jefe de DSAI Administrativa Superior Presupuesto de la dependencia 2 Verifica que los datos Verifica los datos ingresados coincidan ingresados y envía a con el techo Dirección Financiera Presupuestario para sus asignado. SICOIN. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 19 . obtiene firma de formulación aprobación Recibe documentos de formulación y envía a dirección financiera Fin Manual de Normas. Valida los datos en Imprime reporte de el módulo de Aprueba. solicita y observaciones. firma Formulación y formulación y documentos de traslada. Elabora informe narrativo y llena formularios DTP correspondientes.

Programación Indicativa Anual en etapa Devengado 8. 2.y traslada al Jefe de DSAI. Autoridad Administrativa 10. Inicia: Recibe de la Dirección Técnica del Presupuesto la Distribución Analítica del Presupuesto del ejercicio fiscal vigente a nivel de detalle. Jefe de DSAI 9. Autoridad Administrativa Superior dentro de los procedimientos. Valida la “Programación Indicativa Anual” y traslada a Responsable de Autoridad Administrativa 5. Superior de la dependencia Manual de Normas. Responsable de Presupuesto Revisa comprobantes. Finaliza: Envía oficio y comprobantes consolidados a la Dirección Técnica del Presupuesto. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 20 . No: traslada oficio firmado a la Autoridad Administrativa Superior de la dependencia. Firma comprobantes y oficio. Superior de la dependencia traslada al Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos –DSAI. ¿Requiere cambios? 4. Genera e imprime comprobantes : 7. Contabilidad Integrada –SICOIN. Superior de la dependencia Presupuesto. con el objetivo de garantizar la disponibilidad financiera durante todo el ejercicio fiscal de los recursos asignados. ¿Existen modificaciones? Sí: regresa al Responsable de Presupuesto. para formalizar el envío de los comprobantes a la Dirección Financiera. NORMATIVA APLICABLE: Ley Orgánica del Presupuesto y su reglamento DISPOSICIONES INTERNAS: 1. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE Recibe circular de solicitud de elaboración de la Programación Indicativa Anual y Autoridad Administrativa 1. Sí: devuelve al Responsable de Presupuesto para modificaciones. NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página: Planificación..Programación Indicativa Anual en etapa de Compromiso Responsable de Presupuesto . Traslada comprobantes a Jefe de DSAI. En las Unidades Ejecutoras que dentro de su estructura tengan el puesto de Sub-Jefe de DSAI este podrá realizar funciones asignadas al Jefe según designación. hace referencia al Director o Subdirector de la dependencia según corresponda. registro y control de la ejecución del presupuesto 03 1 de 2 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Programación indicativa anual PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO Descripción de los criterios y actividades necesarias para realizar la Programación Indicativa Anual Institucional del Ministerio de Finanzas Públicas (MINFIN). de acuerdo al “Plan Anual de Jefe de DSAI 2. de acuerdo a normativa legal vigente. Presupuesto del SICOIN. la “Programación Indicativa Anual”. . traslada a Dirección Financiera. Revisa la “Programación Indicativa Anual”. Llena los formatos de “Programación Indicativa Anual” según el Sistema de Responsable de Presupuesto 3. en forma conjunta con el Responsables de Presupuesto y Responsable de Compras. Jefe de DSAI No: firma de visto bueno en la programación y traslada a la Autoridad Administrativa Superior de la dependencia. Registra y solicita la “Programación Indicativa Anual” en el módulo de Responsable de Presupuesto 6. Compras y Contrataciones -PACC” en función de las Asignaciones Presupuestarias del ejercicio fiscal vigente. Define. No.

para comprobantes y formalizar el envío ¿Existen Traslada No oficio.Diagramas de Flujo Programación indicativa anual (1 de 1) Autoridad Responsable de Administrativa Superior Jefe de DSAI Presupuesto de la dependencia Inicio Define. traslada a de los modificaciones? comprobantes Dirección Financiera comprobantes a la dirección financiera Sí Regresa a la Fin persona A responsable Manual de Normas. la “programación Recibe circular de Indicativa Anual” de Llena los formatos solicitud de acuerdo al PACC en de “programación elaboración de la función de las indicativa anual” Programación asignaciones según el SICOIN Indicativa anual presupuestarias del ejercicio vigente Valida la Firma de visto ¿Requiere “Programación bueno en el la No cambios? Indicativa Anual” programación Sí Devuelve al responsable de presupuesto para modificaciones A Registra y solicita la “Programación indicativa Anual” en el módulo de presupuesto del SICOIN Genera e imprime comprobantes Traslada oficio Firma firmado. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 21 .

registro y control de la ejecución del presupuesto 03 1 de 6 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Programación. Elabora proyecto de oficio de entrega de la programación cuatrimestral de 6 Responsable de Presupuesto metas y traslada a Jefe de DSAI. Inicio: Recibe lineamientos para la programación cuatrimestral de metas Fin: Recibe ejecución mensual de metas aprobada NORMATIVA APLICABLE:  Ley Orgánica del Presupuesto y su reglamento  Reformas a la Ley Orgánica del Presupuesto y su reglamento  Acuerdo Gubernativo de aprobación de distribución analítica del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado del ejercicio fiscal vigente  Acuerdo Gubernativo número 26-2014. Programación Cuatrimestral de Metas No. Establece la programación de metas del Departamento y traslada la información Jefe de Departamento de la 3 a Jefe de DSAI de la dependencia. a fin de establecer oportunamente las necesidades de recursos financieros y el nivel de cumplimiento en la ejecución de los resultados. 2. Manual de Normas. En las Unidades Ejecutoras que dentro de su estructura tengan el puesto de Sub-Jefe de DSAI este podrá realizar funciones asignadas al Jefe según designación. adjuntado la programación correspondiente. Recibe lineamientos para la programación cuatrimestral de metas y solicita a los 2 departamentos o áreas de la dependencia la programación de metas Jefe de DSAI correspondientes. Reglamento Orgánico Interno del MINFIN DISPOSICIONES INTERNAS 1. NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página: Planificación. reprogramación y ejecución de metas. dependencia Verifica información y traslada programación cuatrimestral de metas a 4 Jefe de DSAI Responsable de Presupuesto. Registra la información de la programación cuatrimestral de metas en los formatos establecidos. 12 y 13 además deberá REGISTRAR y SOLICITAR la programación cuatrimestral de metas en el SIGES e imprimir comprobante. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE Recibe circular conteniendo los lineamientos para la programación cuatrimestral Autoridad Administrativa 1 de metas y traslada a Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Superior de la dependencia Internos (DSAI) para la programación cuatrimestral de metas. reprogramación y ejecución de metas PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO Definir los criterios y actividades para realizar la programación. 5 Responsable de Presupuesto Nota: Para las Unidad Ejecutoras de los programas 11. Autoridad Administrativa Superior dentro de los procedimientos. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 22 . hace referencia al Director o Subdirector de la dependencia según corresponda. en el marco de la normativa aplicable.

Registra la información de la reprogramación mensual de metas en los formatos internos establecidos. imprime comprobantes tanto de SIGES como de SICOIN. 12 y 13 además deberá REGISTRAR y SOLICITAR la reprogramación mensual de metas en el SIGES e imprimir comprobante. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 23 . 7 Jefe de DSAI Traslada programación cuatrimestral de metas a Autoridad Administrativa Superior de la dependencia. adjuntando proyecto de oficio y documentos de respaldo. Elabora proyecto de oficio de entrega de la reprogramación mensual de metas y 5 Responsable de Presupuesto traslada a Jefe de DSAI. Firma programación cuatrimestral de metas y devuelve a Jefe de DSAI de la Autoridad Administrativa 8 dependencia. Establece la ejecución de metas del Departamento en forma mensual y verifica nivel de cumplimiento con lo programado. para el cumplimiento del Jefe de DSAI mismo. imprime comprobantes tanto de SIGES como de SICOIN. 6 Jefe de DSAI Traslada reprogramación mensual de metas a Autoridad Administrativa Superior de la dependencia. en el formato establecido y continúa en paso No. Ejecución de Metas No. No. Firma reprogramación mensual de metas y cuando aplique además APRUEBA en SIGES. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE Recibe calendario de actividades relacionadas al proceso de planificación y 1 traslada a Jefes de Departamento de la dependencia. continúa procedimiento. ¿Cumple con lo programado? Jefe de Departamento de la 2 dependencia Sí: traslada la información a Jefe de DSAI. para Jefe de DSAI verificación. 10. adjuntado documentos de respaldo. Verifica información y traslada reprogramación mensual de metas al 3 Jefe de DSAI Responsable de Presupuesto. Manual de Normas. 4 Responsable de Presupuesto Nota: Para las Unidades Ejecutoras de los programas 11. No: solicita a Jefe de DSAI reprogramación de metas. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE Firma programación cuatrimestral de metas y cuando aplique además APRUEBA en SIGES. adjuntando proyecto de oficio y documentos de respaldo. Superior de la dependencia Recibe programación cuatrimestral de metas aprobada y envía los documentos 9 correspondientes a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional. monitoreo y seguimiento.

Responsable de Presupuesto Firma documentos de ejecución mensual de metas y cuando aplique además APRUEBA en SIGES. No. 12 y 13 además deberá REGISTRAR y SOLICITAR la ejecución mensual de metas en el SIGES e imprimir comprobante. Informa a los Jefes de Departamento de la dependencia y continua 9 Jefe de DSAI procedimiento. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE Firma documentos de reprogramación mensual de metas y devuelve a Jefe de Autoridad Administrativa 7 DSAI. Jefe de DSAI Registra la información de la ejecución mensual de metas en los formatos establecidos. adjuntando proyecto de oficio y documentos de respaldo. 11 Responsable de Presupuesto Nota: Para las Unidad Ejecutoras de los programas 11. adjuntado documentos de respaldo. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 24 . Elabora proyecto de oficio de entrega de la ejecución mensual de metas y 12 traslada a Jefe de DSAI. Superior de la dependencia Jefe de DSAI Unidad Recibe ejecución mensual de metas aprobada y envía los documentos Ejecutora/Enlace 15 correspondientes a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional. Superior de la dependencia Recibe reprogramación mensual de metas aprobada. imprime comprobantes tanto de SIGES como de SICOIN. monitoreo y seguimiento. Verifica información y traslada informe de ejecución mensual de metas al 10 Responsable de Presupuesto. para Jefe de DSAI verificación. 13 Jefe de DSAI Traslada ejecución mensual de metas a Autoridad Administrativa Superior de la dependencia. Administrativo Financiero de la dependencia Manual de Normas. envía los documentos 8 correspondientes a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional. Autoridad Administrativa 14 Firma documentos de ejecución mensual de metas y devuelve a Jefe de DSAI.

la programación cuatrimestral imprime comprobantes cuatrimestral de de metas tanto de SIGES como de metas SICOIN Recibe programación cuatrimestral de metas aprobada y envía los documentos correspondientes y envía a la DIPLANDI para verificación y monitoreo Fin Manual de Normas. reprogramación y ejecución de metas Programación cuatrimestral de metas (1 de 1) Autoridad Jefe de Departamento Responsable de Administrativa Superior Jefe de DSAI de la dependencia Presupuesto de la Dependencia Inicio Recibe lineamientos Recibe circular para la programación conteniendo los cuatrimestral de metas Establece la lineamientos para la y solicita a los programación de programación departamentos o metas del cuatrimestral de áreas de la Departamento metas dependencia la programación Verifica información de programación cuatrimestral de metas Registra la información de la programación cuatrimestral de metas en los formatos establecidos Firma programación cuatrimestral de metas y Elabora proyecto de Firma cuando aplique además oficio de entrega de programación APRUEBA en SIGES .Diagramas de Flujo Programación. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 25 .

imprime reprogramación comprobantes tanto mensual de metas de SIGES como de SICOIN Firma documentos de reprogramación mensual de metas 2 Manual de Normas. establecido para el cumplimiento del mismo No Verifica Solicita la información y reprogramación traslada de metas y reprogramación continúa mensual de procedimiento Registra la metas información de la reprogramación mensual de metas en los formatos internos establecidos Firma reprogramación mensual de metas y Elabora proyecto cuando aplique de oficio de además APRUEBA entrega de la en SIGES. en 1 planificación y traslada a Sí programado? el formato Jefes de dependencia. Programación. reprogramación y ejecución de metas Ejecución de metas (1 de 2) Autoridad Responsable de Jefe de DSAI Jefe de Departamento de la dependencia Administrativa Superior Presupuesto de la dependencia Inicio Recibe calendario de actividades relacionadas Traslada la al proceso de ¿Cumple con lo información. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 26 .

imprime mensual de metas y comprobantes tanto de SIGES como de SICOIN Recibe ejecución mensual de metas Firma documentos aprobada y envía los de ejecución documentos mensual de metas correspondientes a la DIPLANDI Fin Manual de Normas. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 27 . envía los documentos correspondientes a la DIPLANDI. reprogramación y ejecución de metas Ejecución de metas (2 de 2) Jefe de DSAI Unidad Autoridad Ejecutora/Enlace Responsable de Jefe de DSAI Administrativa Superior Administrativo Presupuesto de la dependencia Financiero de la dependencia 2 Recibe reprogramación mensual de metas aprobada. para verificación monitoreo y seguimiento Informa a los jefes de departamento de la dependencia y continua procedimiento Registra la información de la ejecución mensual Verifica información de metas en los formatos establecidos Firma documentos de ejecución mensual de metas y Elabora proyecto de cuando aplique oficio de entrega de además APRUEBA la ejecución en SIGES. Programación.

Manual de Normas. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE Recibe oficio de solicitud de análisis para determinar si es necesario realizar. En las Unidades Ejecutoras que dentro de su estructura tengan el puesto de Sub-Jefe de DSAI este podrá realizar funciones asignadas al Jefe según designación. hace referencia al Director o Subdirector de la dependencia según corresponda. para revisión de metas y asignaciones Superior de la dependencia presupuestarias aprobadas. reprogramación de metas. 2. registro y control de la ejecución del presupuesto 03 1 de 4 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Reprogramación de subproductos PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO Definir los criterios y actividades para realizar la reprogramación de subproductos. con el objeto de alinear el presupuesto a la gestión por resultados. Reglamento Orgánico Interno del MINFIN DISPOSICIONES INTERNAS: 1. reprogramación de metas. y de ser procedente. para revisión de metas y asignaciones presupuestarias aprobadas. Finaliza: Firma y devuelve a Jefe de DSAI Unidad Ejecutora e instruye para que se envíe expediente a Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional. Para las dependencias que no cuentan con Departamento de Servicios Administrativos Internos (DSAI). Instruye a Responsable de Presupuesto para que realice los registros respectivos Jefe de DSAI 3 en el SIGES. compatibilicen los planes operativos anuales de acuerdo a las asignaciones presupuestarias aprobadas y convoca a Jefes de Departamento. compatibilicen los planes Autoridad Administrativa 1 operativos anuales de acuerdo a las asignaciones presupuestarias aprobadas y convoca a Jefes de Departamento. y de ser procedente. le corresponde al Enlace Administrativo Financiero realizar la coordinación a nivel interno y con la Dirección de Asuntos Administrativos. NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página: Planificación. Departamento de Unidad Sí: Establecen necesidad de reprogramación de metas y/o modificaciones Ejecutora presupuestarias. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 28 . NORMATIVA APLICABLE: a) Ley Orgánica del Presupuesto y su reglamento b) Reformas a la Ley Orgánica del Presupuesto y su reglamento c) Acuerdo Gubernativo de aprobación de distribución analítica del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado del ejercicio fiscal vigente d) Acuerdo Gubernativo número 26-2014. Inicia: Recibe oficio de solicitud de análisis para determinar si es necesario realizar. de acuerdo a la normativa aplicable. Autoridad Administrativa Superior dentro de los procedimientos. ¿Se requiere modificación? Autoridad Administrativa Superior/Jefes de 2 No: Confirman metas. 3. Reprogramación de Subproductos que conlleva Modificación de Metas (Inicial y durante la Etapa de Ejecución) No. Analizan metas y asignaciones presupuestarias aprobadas.

elabora oficio 6 Responsable de Presupuesto de entrega de comprobantes y traslada a Jefe de DSAI Unidad Ejecutora. Firma oficio y traslada expediente que contiene la solicitud de actualización y/o Autoridad Administrativa 6 modificación de las metas a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 29 . Superior de la dependencia Reprogramación de Subproductos (conlleva modificación presupuestaria y no conlleva modificación de metas) No. imprime comprobante y elabora proyecto de oficio que incluye justificación de la reprogramación. 5 Opera en SIGES la Reprogramación de Subproductos y adjunta la justificación. Firma y devuelve a Jefe de DSAI Unidad Ejecutora e instruye para que se envíe Autoridad Administrativa 8 expediente a Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional. Firma y traslada a la Autoridad Administrativa Superior de la dependencia para 7 Jefe de DSAI visto bueno. No: Devuelve para correcciones. No. oficio de justificación Responsable de Presupuesto 3 correspondiente y traslada a Jefe de DSAI. Revisa expediente del procedimiento de reprogramación de Subproductos que 5 conlleva modificación de metas. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE Identifica la necesidad de modificar los saldos presupuestarios vigentes. Elabora propuesta de reprogramación de subproductos. según 1 la programación del Plan Anual de Compras y Contrataciones y las necesidades Responsable de Presupuesto emergentes. ¿Está de acuerdo? Jefe de DSAI 4 Sí: Continua el procedimiento. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE Realiza procedimiento de Reprogramación de Subproductos con modificación de metas en SIGES. Analiza los saldos vigentes de los renglones presupuestarios que se van a 2 disminuir y los que se van a incrementar y los subproductos que se van afectar. 4 Responsable de Presupuesto Conforma expediente y traslada al Jefe de DSAI Unidad Ejecutora. y traslada a Autoridad Administrativa Superior Jefe de DSAI de la dependencia. Superior de la dependencia Manual de Normas. Analiza propuesta de reprogramación de subproductos. Responsable de Presupuesto así como el o los centros de costo respectivos. Responsable de Presupuesto Imprime el Comprobante de la Reprogramación de Subproductos.

Fin A Manual de Normas. SIGES. y traslada. No conforma expediente. justificación de la reprogramación.. A Firma oficio y traslada expediente Revisa expediente que contiene la del procedimiento solicitud de de reprogramación actualización y/o de Subproductos modificación de las que conlleva metas a la Dirección modificación de de Planificación y metas. Desarrollo Institucional.Diagramas de Flujo Reprogramación de subproductos REPROGRAMACIÓN DE SUBPRODUCTOS QUE CONLLEVA MODIFICACIÓN DE METAS (INICIAL Y DURANTE LA ETAPA DE EJECUCIÓN) (1 de 1) Autoridad Administrativa Autoridad Administrativa Superior/Jefes de Responsable de Jefe de DSAI Superior de la Departamento de Unidad Ejecutora Presupuesto dependencia Inicio Recibe oficio de solicitud de análisis Analizan metas y para determinar si asignaciones es necesario presupuestarias realizar. necesidad de Presupuesto para imprime ¿Se requiere reprogramación de Sí que realice los comprobante y modificación? metas y/o registros elabora proyecto de modificaciones respectivos en el oficio que incluye presupuestarias. Confirman metas. Realiza aprobadas. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 30 . reprogramación de Reprogramación de metas Subproductos con Instruye a modificación de Establecen Responsable de metas en SIGES.

Administrativa expediente a elabora oficio de Superior de la Dirección de entrega de dependencia para Planificación y comprobantes y visto bueno. Analiza propuesta oficio de de reprogramación justificación de subproductos. Elabora propuesta de reprogramación de subproductos. Devuelve para ¿Está de No correcciones acuerdo? Opera en SIGES la Reprogramación de Subproductos y Sí adjunta la justificación Firma y devuelve a Imprime el Jefe de DSAI Unidad Comprobante de la Firma y traslada a la Ejecutora e instruye Reprogramación de Autoridad para que se envíe Subproductos. según la programación del Plan Anual de Compras y Contrataciones y las necesidades emergentes. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 31 . Reprogramación de subproductos REPROGRAMACIÓN DE SUBPRODUCTOS (conlleva modificación presupuestaria y no conlleva modificación de metas) (1 de 1) Autoridad Responsable de Administrativa Jefe de DSAI Presupuesto Superior de la dependencia Inicio Identifica la necesidad de modificar los saldos presupuestarios vigentes. correspondiente y traslada. Fin Manual de Normas. así como el o los centros de costo respectivos. Analiza los saldos vigentes de los renglones presupuestarios que se van a disminuir y los que se van a incrementar y los subproductos que se van afectar. Desarrollo traslada. Institucional.

¿Requiere modificaciones? Jefe de DSAI Sí: devuelve a Responsable de Presupuesto para correcciones. Las reprogramaciones financieras serán realizadas por el mismo procedimiento de acuerdo de la necesidad de la Unidad Ejecutora o solicitud de la Dirección Financiera. Elabora la programación de Cuotas Financieras Cuatrimestrales. Autoridad Administrativa Superior dentro de los procedimientos. Revisa programación de Cuotas Financieras Cuatrimestrales. de la dependencia Manual de Normas. hace referencia al Director o Subdirector de la dependencia según corresponda. para garantizar la disponibilidad financiera para atender las necesidades y compromisos del cuatrimestre. Jefe de DSAI Cuatrimestral e instruye al Responsable de Presupuesto. NORMATIVA APLICABLE: a) Ley Orgánica del Presupuesto y su reglamento b) Decreto Ley que aprueba el “Presupuesto de Ingresos y Egresos del Presupuesto General de la Nación” para el Ejercicio Fiscal vigente DISPOSICIONES INTERNAS: 1. a la información trasladada por el Responsable de Compras y Programación Responsable de Presupuesto Indicativa Anual. registro y control de la ejecución del presupuesto 03 1 de 3 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Programación y reprogramación financiera PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO Programar Cuatrimestralmente las asignaciones presupuestarias de las Unidades Ejecutoras del Ministerio de Finanzas Públicas (MINFIN). En las Unidades Ejecutoras que dentro de su estructura tengan el puesto de Sub-Jefe de DSAI este podrá realizar funciones asignadas al Jefe según designación. Jefe de DSAI. en cumplimiento a la normativa aplicable. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE Recibe y traslada lineamientos y calendario para la Programación de Cuota Autoridad Administrativa Superior 1. Traslada programación de Cuotas Financieras Cuatrimestrales a Jefe de 4. 2. 3. de la dependencia Recibe lineamientos y calendario para la Programación de Cuota Financiera 2. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 32 . No. NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página: Planificación. Responsable de Presupuesto DSAI. de acuerdo 3. Autoriza Programación de cuotas financieras cuatrimestrales y regresa a Autoridad Administrativa Superior 6. 5. Financiera Cuatrimestral a Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos (DSAI). Finaliza: Envío de la programación financiera cuatrimestral a la Dirección Financiera. No: traslada a Autoridad Administrativa Superior de la dependencia. Inicia: Recibe lineamientos y calendario para la Programación de Cuota Financiera Cuatrimestral.

Oficio de envío de expediente a Dirección Financiera. Responsable de Presupuesto SICOIN. Comprobantes de Programación de Cuotas Financieras 10. Registra y valida programación de Cuotas Financieras Cuatrimestrales en 8. Justificaciones aprobadas . incluyendo los documentos siguientes: . Conforma expediente de programación de Cuotas Financieras Cuatrimestrales. Jefe de DSAI y traslada a Responsable de Presupuesto. firmado por la Autoridad Administrativa Superior de la dependencia. cuatrimestrales en estado de solicitado Responsable de Presupuesto . Traslada expediente de Programación de Cuotas Financieras Responsable de Presupuesto 11. cuatrimestrales a Dirección Financiera. Firma el comprobante de programación de Cuotas Financieras 9.No. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 33 . Cuatrimestrales en estado recomendado y solicita la conformación de Jefe de DSAI expediente a Responsable de Presupuesto. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE Recibe aprobación de programación de Cuotas Financieras Cuatrimestrales 7. Manual de Normas. imprime y traslada a Jefe de DSAI.

Programación Internos (DSAI). Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 34 . Fin Manual de Normas. imprime y traslada traslada Firma el comprobante de programación de Cuotas Financieras Cuatrimestrales en estado recomendado y solicita la conformación de expediente Conforma expediente de programación de Cuotas Financieras Cuatrimestrales Traslada expediente de Programación de Cuotas Financieras cuatrimestrales a Dirección Financiera.Diagramas de Flujo Programación y reprogramación financiera (1 de 1) Autoridad Administrativa Responsable de Jefe de DSAI Superior de la Presupuesto dependencia Inicio Elabora la Recibe y traslada programación de lineamientos y Recibe lineamientos Cuotas Financieras calendario para la y calendario para la Cuatrimestrales. Revisa programación de Traslada Cuotas Financieras Cuatrimestrales. de Programación de Programación de acuerdo a la Cuota Financiera Cuota Financiera información Cuatrimestral a Jefe Cuatrimestral e trasladada por el de Departamento instruye al Responsable de de Servicios Responsable de Compras y Administrativos Presupuesto. Indicativa Anual. Autoriza Programación de ¿Requiere cuotas financieras No Sí Devuelve modificaciones? cuatrimestrales y devuelve Registra y valida Recibe aprobación programación de de programación de Cuotas Financieras Cuotas Financieras Cuatrimestrales en Cuatrimestrales y SICOIN.

reposición y liquidación correspondiente. 1. Los fondos de Caja Chica y Fondo Rotativo Interno solo pueden ser utilizados para el fin que fueron creados. 1. Finaliza: Archivo del expediente del Fondo Rotativo Interno liquidado. NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página: Planificación. Cualquier deficiencia determinada será comunicada a las Autoridades de la Dependencia. a efecto que se tomen las medidas correctivas correspondientes. No podrán cancelarse con cargo al presupuesto del Ministerio de Finanzas Públicas. DISPOSICIONES INTERNAS: 1. Las Autoridades Administrativas Superiores de las Dependencias y el personal del Departamento de Servicios Administrativos Internos o Financiero según corresponda.1. constitución. Los Responsables de Caja chica y Fondo Rotativo Interno no emitirán un nuevo vale sin que se haya liquidado el anterior Para el caso de la Dirección de Asuntos Administrativos.4. 1. serán las responsables de velar por la adecuada gestión de adquisiciones y la aplicación de la presente normativa. En caso de período de vacaciones y ausencias prolongadas.1. En los casos que se determinen excedentes de recursos deberá realizar el traslado inmediato a la cuenta del fondo común. debe ser personal contratado bajo el reglón presupuestario 011 o 022 y que esté sujeto al descuento de fianza de fidelidad. con el objeto de obtener los recursos financieros. 2. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 35 . NORMATIVA APLICABLE: a) Ley Orgánica del Presupuesto y su reglamento b) Ley de Presupuesto de Ingresos y Egresos del Estado vigente c) Normas de Ejecución Presupuestaria Cuatrimestral d) Normas de carácter técnico y de aplicación obligatoria. Sí existiese faltante de recursos estos deberán ser reintegrados de forma inmediata al fondo correspondiente. El Jefe del Departamento de Servicios Administrativos Internos o Financiero deberá realizar como mínimo dos (2) arqueos sorpresivos de Caja Chica y una (1) integración sorpresiva mensual al Fondo Rotativo Interno. manejo. así como la rendición de cuentas oportuna. y para el caso de la Dirección de Asuntos Administrativos cinco (5) días hábiles. Inicia: Solicitud de la constitución de fondos. a partir de la fecha de emisión. de los cuales dejará constancia escrita en la forma respectiva. Responsables 2. 2. e) Reglamento Orgánico Interno de Ministerio de Finanzas Públicas. para el uso de formularios.2. reposición y liquidación del Fondo Rotativo Interno PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO Establecer los criterios y actividades necesarias para la adecuada administración del Fondo Rotativo Interno. Generales 1. De no liquidarse en el tiempo establecido. se requerirá la liquidación del vale autorizado y el Responsable reportará dicha situación al Jefe del Departamento de Servicios Administrativos Internos o Financiero para la aplicación de las medidas administrativas que correspondan.2.3. registro y control de la ejecución del presupuesto 03 1 de 9 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Constitución. los gastos por concepto de infracciones de tránsito. Los vales de caja chica y Fondo Rotativo Interno deberán liquidarse dentro del plazo máximo de tres (3) días hábiles. control y rendición de cuentas. el Jefe del Departamento Financiero podrá autorizar la emisión de más de un vale a una misma persona y/o de una misma Dependencia. la persona que sustituya al Responsable del Fondo Rotativo Interno y/o Caja chica. en el marco legal establecido. talonarios y reportes para el registro. Las personas que tengan a su cargo la administración del Fondo Rotativo Manual de Normas.

registrará diariamente los cheques. deberá contener la información siguiente: fecha de registro. 3.4. Asimismo todos los gastos deben registrarse oportunamente para solicitar la reposición del Fondo Rotativo Interno por lo menos una vez al mes. debe colocarse sello con la frase PAGADO CON CHEQUE número y fecha. se repondrá periódicamente a su monto original. descripción detallada del producto o servicio.3. Naturaleza: Está constituido por la disponibilidad de giro monetario asignado a cada una de las Dependencias del Ministerio de Finanzas Públicas. 3. 2. número de factura. Grupos de gastos ejecutables 3. firma y sello de la persona responsable de su elaboración y del Jefe o Subjefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos o del.2. En las Unidades Ejecutoras que dentro de su estructura tengan el puesto de Sub-Jefe de DSAI este podrá realizar funciones asignadas al Jefe según designación. El importe del Fondo Rotativo Interno.5. El Responsable del Fondo Rotativo Interno es responsable de la guarda y custodia de los documentos bancarios y de legítimo abono. 8. cuyo monto es parte del Fondo Rotativo Interno Institucional. disposiciones y condiciones especiales que la misma establezca. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 36 . 3. 2. de documento. 06-98. nombre.1.5. por el personal que tiene asignados los perfiles en dichos sistemas.00). Control 3.3.1. Autorización y Monto: La constitución y ampliación del Fondo Rotativo Interno. Notas de Débito o Crédito. mediante Resolución Ministerial de acuerdo a las normas. la misma contendrá: cantidad. con el propósito de garantizar la disponibilidad de recursos. En casos especiales.6. La liquidación se realizará al finalizar el ejercicio fiscal correspondiente de conformidad con las disposiciones que emita la Dirección Financiera de este Ministerio y el procedimiento de “Constitución. Deberá elaborarse conciliación bancaria dentro de los cinco (5) días hábiles del mes siguiente al que corresponda.6. En los documentos de Legítimo abono. 3. 3. fecha del documento. 3. renglón. en el libro de Bancos correspondiente. número del documento de rendición del Fondo Rotativo Interno FR03. en la cantidad equivalente al total de desembolsos. 3.6. 06-98 y sus reformas. Los recursos asignados al Fondo Rotativo Interno.2. Dirección de Asuntos Administrativos.2.1. para lo cual tomará las medidas necesarias al respecto.3. Con cargo al Fondo Rotativo Interno autorizado.1. hace referencia al Director o Subdirector de la dependencia según corresponda. será autorizado. Comunicación Social y Taller Nacional de Grabados en Acero. debe. haber y saldo.5. a excepción de los Fondos Rotativos Internos asociados al presupuesto del Despacho Ministerial y Viceministeriales. 2. 3.6. Reposición y liquidación 3.serán firmados de acuerdo a los momentos de registro de la ejecución del presupuesto de egresos. que tendrán hasta un máximo de 15% del Fondo Rotativo Interno autorizado. La Autoridad Administrativa Superior de la Dependencia tiene la facultad para autorizar internamente luego del análisis pertinente a la justificación planteada por el Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos.5.6.6. Interno no deberán tener bajo su cargo la administración del fondo de Caja Chica.y Sistema de Contabilidad Integrada -SICOIN. 3. no previstos y debidamente justificados. podrán efectuarse gastos programados en el Presupuesto de Egresos de cada unidad ejecutora del Ministerio de Finanzas Públicas. 3. 3. con la siguiente información: fecha de elaboración.4.4. serán depositados y administrados en una cuenta bancaria Manual de Normas.4.3. El monto máximo a cubrir por gasto será de ocho mil quetzales exactos (Q.5. Objetivo: Contar con los recursos financieros para cubrir gastos urgentes de funcionamiento. número de identificación tributaria. 3. Los documentos derivados del registro y regularización en el Sistema de Gestión -SIGES. que por su naturaleza no puedan esperar el trámite normal de pago a través de acreditamiento en cuenta. Normas aplicables a la administración del Fondo Rotativo Interno 3. El Responsable del Fondo Rotativo Interno.2. No. El monto del Fondo Rotativo Interno será definido por las autoridades del Ministerio de Finanzas Públicas con base en el artículo 7 del Acuerdo Ministerial No.4. como responsable de la Supervisión.4. específicamente a los grupos y renglones que se indican en el Acuerdo Ministerial No. Autoridad Administrativa Superior dentro de los procedimientos.000. Beneficiario. en los cuales la Dependencia necesite realizar erogaciones mayores al monto y porcentaje máximo indicado. 3. reposición y liquidación del Fondo Rotativo Interno”. monto y proveedor a quien efectuará la compra o servicio.

Verifica las correcciones. firma oficio y traslada a la Dirección Financiera. la cual debe estar a nombre de la Dependencia. se deberá cancelar en forma inmediata la firma autorizada.6. así mismo. luego registrará la reposición de dicho fondo. 3. Jefe de DSAI Autoridad Administrativa Superior 3. excepto cuando se trate de reposiciones de caja chica. asignación de viáticos en el interior y exterior del País y de beneficios laborales autorizados. constituida en uno de los bancos del sistema. ¿La información es correcta? Autoridad Administrativa Superior 2. 3. de las cuales una debe corresponder a un funcionario de la Dependencia.9. Interno requisitos establecidos. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 37 . Cuando se produzca el retiro o traslado de cualquiera de las personas acreditadas legalmente ante el banco. con registro de tres (03) firmas autorizadas como mínimo. la designación de las personas autorizadas para firmar los cheques girados de la cuenta bancaria referida. Reposición y Liquidación del Fondo Rotativo Interno”. Manual de Normas. según la normativa que regula la administración del mismo. No deberán emitirse cheques a favor del personal del Ministerio.7.6.7.8. Manejo del Fondo Rotativo Interno (Pago por Cheque) No. 4 de la dependencia No: traslada a Jefe de DSAI para correcciones y continúa procedimiento. Notifica la resolución a las unidades ejecutoras. de depósitos monetarios. Del movimiento de autorización y cancelación del registro de firmas del personal indicado. Es responsabilidad del Director de la Dependencia. y documentos externos relacionados. En este oficio debe indicarse como mínimo:  Justificación del uso del fondo 1. El Responsable del Fondo Rotativo Interno antes de recibir la documentación de legítimo abono que respalde los cheques emitidos deberá verificar que ésta cumpla con los requisitos legales y administrativos. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE Elabora oficio mediante el cual solicita la constitución del Fondo Rotativo Interno. 3.6. de Administración Financiera Recibe notificación de la resolución y procede a la ejecución del Jefe de DSAI 5. se comunicará la sustitución respectiva. Constitución de Fondo Rotativo Interno No. Sí:Firma oficio y traslada a la Dirección Financiera y continua en paso No. Recibe y revisa oficio de solicitud de constitución del Fondo Rotativo. deberá informarse inmediatamente a Contraloría General de Cuentas.6. 3. 3. Formas: Se utilizarán las formas y hojas movibles que se describen en la presente normativa así como los descritos en el procedimiento de “Compra Directa. Realiza correcciones y devuelve a la Autoridad Administrativa Superior. presupuesto.  Monto solicitado Jefe de DSAI o persona asignada  Número de la cuenta bancaria que será utilizada para la administración del fondo  Giro mensual autorizado por el Banco de Guatemala Traslada oficio a la Autoridad Administrativa Superior de la dependencia.6. de la dependencia Analista de Tesorería de Departamento 4. con el propósito de actualizar la cuentadancia. Los cheques emitidos deben contener la frase NO NEGOCIABLE y no debe utilizarse facsímil para las firmas. Constitución. 3. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE Revisa el expediente de compra y determina si cumple con los Responsable de Fondo Rotativo 1. previa autorización de Tesorería Nacional.

Emite Cheque y voucher. con cheque) para la elaboración del listado de gastos FR-03 “Documento de Interno Rendición de Fondo Rotativo Interno”. Interno. Cuantía / Compra Directa” o “Procedimiento de Compras por contrato Interno Abierto”. expedientes de pago Responsable de Fondo Rotativo 1. de Fondo Rotativo Interno ha sido efectuada y solicita se presenten a de Administración Financiera recoger la nota de abono correspondiente. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE ¿Cumple con los requisitos? No: Devuelve el expediente al Responsable de Compras para que realice las correcciones necesarias o complemente información. Interno 3. cuando se ha pactado con el proveedor que la recepción del bien o servicio se Responsable de Fondo Rotativo 5. Aprueba en el Sistema el listado de gastos FR-03. Elabora listado de gastos FR-03 en etapa de registrado y solicita. Responsable de Fondo Rotativo 7. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 38 . FR-03 “Documento de 4. cuando se ha pactado con el proveedor la recepción del bien o insumo en las instalaciones del MINFIN y continúa con el procedimiento. traslada al Responsable de Fondo Rotativo Autoridad Administrativa Superior 4. traslada a Autoridad Administrativa Jefe de DSAI 3. Responsable de Fondo Rotativo 2. Continúa según procedimiento de “Procedimiento de Compras de Baja Responsable de Fondo Rotativo 6. Firma el Cheque y voucher. Interno realizará fuera de las instalaciones del MINFIN y continúa en procedimiento. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE Reúne toda la documentación (listado de caja chica. Manual de Normas. Superior de la Unidad Ejecutora. Responsable de Fondo Rotativo 2. traslada a Jefe de DSAI.No. firma el Cheque y voucher. b) Notifica al proveedor para la entrega del mismo. Jefe de DSAI Rendición de Fondo Rotativo Interno”. Jefe de DSAI Envía solicitud a Jefe de Sección de Tesorería de UDAF para la reposición de Fondo Rotativo Interno según listado de gastos. Informa a las Unidades Ejecutoras que la solicitud de reposición de recursos Analista de Tesorería de Departamento 5. Interno Fondo Rotativo Interno. imprime y obtiene firma de la Autoridad Administrativa Superior de la dependencia. Interno Revisa. Interno Archiva expediente en tanto se inicie el procedimiento de reposición del Responsable de Fondo Rotativo 8. Recibe documento de legítimo abono e integra a expediente de compra. Reposición del Fondo Rotativo Interno No. Sí: Determina el Régimen Tributario para elaborar la respectiva constancia de retención y emitir el cheque por el monto líquido. y procede según aplique: a) Emite vale a nombre del Responsable de realizar la compra. de la dependencia Recibe el cheque firmado y voucher.

Elabora integración final del Fondo Rotativo Interno. documento de integración del monto Responsable de Fondo Rotativo 5.No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE Recibe documento de la Dirección Financiera. Recibe la nota de abono de los recursos reintegrados. Jefe de DSAI Interno. autorizado por la Contraloría General de Cuentas por el monto de la Interno reposición. autorizado del Fondo Rotativo Interno. traslada e instruye al Responsable de Fondo Rotativo 2. conciliación bancaria y listado de gastos en estado solicitado. Interno Revisa y genera el FR03 liquidación final en estado “aprobado” en el SICOIN 4. Interno Emite y traslada el recibo de ingresos varios correspondiente (63-A2) o Responsable de Fondo Rotativo 7. Responsable de Fondo Rotativo 6. Liquidación del Fondo Rotativo Interno No. Gestiona firmas correspondientes y traslada a Dirección Financiera. acompañando Responsable de Fondo Rotativo 3. Interno Manual de Normas. adjunta boleta de depósito bancario Interno y elabora oficio de traslado de liquidación. (92A). Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 39 . y traslada al Jefe de DSAI. de la dependencia Recibe documento. liquidación del Fondo Rotativo Interno. Jefe de DSAI y devuelve expediente a Responsable de Fondo Rotativo Interno. indicando la fecha de Autoridad Administrativa Superior 1. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE Responsable de Fondo Rotativo 6. Elabora FR03 liquidación final.

Fin Manual de Normas. manejo. Recibe notificación de la resolución y procede a la ejecución del presupuesto. reposición y liquidación del Fondo Rotativo Interno CONSTITUCIÓN DE FONDO ROTATIVO INTERNO (1 de 1) Analista de Tesorería Autoridad Administrativa Superior de la de Departamento de Jefe de DSAI dependencia Administración Financiera Inicio Elabora oficio mediante el cual solicita la constitución del Recibe y revisa Fondo Rotativo oficio de solicitud Interno. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 40 . regula la administración del mismo Notifica la Firma oficio y ¿La información resolución a las Sí traslada a la es correcta? unidades Dirección Financiera ejecutoras. No Devuelve para correcciones. según la de constitución del normativa que Fondo Rotativo.Diagramas de Flujo Constitución.

Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 41 . traslada al Responsable de traslada a Autoridad voucher. Constitución. traslada a Responsable de Compras para que Administrativa Jefe de DSAI. necesarias Recibe el cheque firmado y voucher. reposición y liquidación del Fondo Rotativo Interno MANEJO DEL FONDO ROTATIVO INTERNO (PAGO POR CHEQUE) (1 de 1) Autoridad Administrativa Responsable de Fondo Rotativo Interno Jefe de DSAI Superior de la dependencia Inicio Revisa el expediente de compra y determina si cumple con los requisitos estableci dos. continua según corresponda a emitir vale o comunicarse con el proveedor para concertar entrega Continúa según procedimiento de “Procedimient o de Compras de Baja Cuantía / Compra Directa” o “Procedimient o de Compras por contrato Abierto”. Fondo Rotativo realice las Superiorde la Interno. Determina el Régimen Tributario para elaborar la ¿Cumple con los respectiva Sí requisitos? constancia de retención y emitir el cheque por el No monto líquido. Emite Cheque y voucher. correcciones Unidad Ejecutora. Recibe documento de legítimo abono e integra a expediente de compra. firma el Firma el Cheque y expediente al Cheque y voucher. manejo. Archiva expediente en tanto se inicie el procedimiento de reposición del Fondo Rotativo Interno. Fin Manual de Normas. Devuelve el Revisa.

reposición y liquidación del Fondo Rotativo Interno REPOSICIÓN DEL FONDO ROTATIVO INTERNO (1 de 1) Analista de Tesorería de Responsable de Fondo Jefe de DSAI Departamento de Rotativo Interno Administración Financiera Inicio Reúne toda la documentación para la elaboración del listado de gastos FR-03 Elabora listado de Aprueba en el gastos FR-03 en Sistema el listado de etapa de registrado gastos FR-03. Fin Manual de Normas. Envía solicitud a Informa a las Jefe de Sección de Unidades Ejecutoras Tesorería de UDAF que la solicitud de según listado de reposición de gastos. y solicita. autorizado por la Contraloría General de Cuentas por el monto de la reposición. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 42 . Emite y traslada el recibo de ingresos varios correspondiente (63-A2) o (92A). Constitución. FR-03 recursos de Fondo imprime y obtiene Rotativo Interno ha firma de la sido efectuada y Autoridad solicita se presenten Administrativa a recoger la nota de Superior de la abono dependencia correspondiente. manejo. Recibe la nota de abono de los recursos reintegrados.

Fin Manual de Normas. manejo. documento de Revisa y genera el integración del FR03 liquidación monto autorizado final en estado del Fondo Rotativo “aprobado” en el Interno. Constitución. traslada e instruye acompañando indicando la fecha al Responsable de conciliación de liquidación del Fondo Rotativo bancaria y listado Fondo Rotativo Interno. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 43 . reposición y liquidación del Fondo Rotativo Interno LIQUIDACIÓN DEL FONDO ROTATIVO INTERNO (1 de 1) Autoridad Administrativa Responsable de Fondo Jefe de DSAI Superior de la dependencia Rotativo Interno Inicio Elabora integración Recibe documento final del Fondo de la Dirección Recibe documento. Elabora FR03 liquidación final. bancario y elabora oficio de traslado de liquidación. adjunta SICOIN y devuelve boleta de depósito expediente. Rotativo Interno. solicitado. y traslada. Financiera. Gestiona firmas correspondientes y traslada a Dirección Financiera. de gastos en estado Interno.

NORMATIVA APLICABLE: a) Ley Orgánica del Presupuesto y su reglamento b) Ley de Contrataciones del Estado y su reglamento c) Ley del Impuesto Sobre la Renta d) Ley del Impuesto al Valor Agregado e) Código de Comercio de Guatemala DISPOSICIONES INTERNAS: 1. Responsables 2. En las Unidades Ejecutoras que dentro de su estructura tengan el puesto de Sub-Jefe de DSAI este podrá realizar funciones asignadas al Jefe según designación. 2. Autoridad Administrativa Superior dentro de los procedimientos. 2. Generales 1. No podrán cancelarse con cargo al presupuesto del Ministerio de Finanzas Públicas.y Sistema de Contabilidad Integrada -SICOIN. Las Autoridades de las Dependencias y el personal del Departamento de Servicios Administrativos Internos o Financiero según corresponda.serán firmados de acuerdo a los momentos de registro de la ejecución del presupuesto de egresos.2. Los documentos derivados del registro y regularización en el Sistema de Gestión -SIGES. registro y control de la ejecución del presupuesto 03 1 de 4 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Ejecución por acreditamiento en cuenta PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO Describir el procedimiento para el registro de la ejecución de fondos mediante la modalidad de acreditamiento en cuenta. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 44 . 2. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE Recibe y revisa expediente de compra conformado según procedimiento que corresponda por modalidad de compra.1. Traslada expediente de compra a Jefe de DSAI. Etapa de Compromiso No. por el personal que tiene asignados los perfiles en dichos sistemas. NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página: Planificación.3. Responsable de Presupuesto Manual de Normas.4. No: devuelve expediente a Responsable de Compras para que realice Responsable de Presupuesto correcciones o amplié información.2.1. Los fondos de Caja Chica y Fondo Rotativo Interno solo pueden ser utilizados para el fin que fueron creados. imprime y firma CUR en estatus “solicitado” en el Sistema de Gestión –SIGES. hace referencia al Director o Subdirector de la dependencia según corresponda. 2. Inicia: Recepción de expediente para pago por acreditamiento en cuenta. ¿Cumple con los requisitos? 1. Finaliza: Solicitud de pago a Tesorería Nacional. 1. los gastos por concepto de infracciones de tránsito. serán las responsables de velar por la adecuada gestión de adquisiciones y la aplicación de la presente normativa. Sí: solicita. 2.

DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE 3. imprime y firma CUR en estatus “solicitado” en el Sistema de Gestión –SIGES. Etapa de Devengado No. Responsable de Presupuesto o persona 5. para que continúe el procedimiento que corresponda por modalidad de compra. ¿Cumple con los requisitos? Responsable de Presupuesto o persona 1. Recibe solicitud. Sí: solicita. firma y traslada a 4. consolida el expediente y archiva. Responsable de Presupuesto adjuntando el CUR de Compromiso. designada Revisa el CUR de devengado “solicitado” en SIGES. No: Devuelve a Responsable de Compras para que realice correcciones o designada amplié información. Solicita pago por medio de correo electrónico a la Dirección Financiera. No: Firma y aprueba el CUR en SIGES. firma y aprueba el CUR de Compromiso. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE Recibe expediente de compra conformado según procedimiento que corresponda por modalidad de compra. ¿Existen correcciones? 3. Sí: Devuelve a Responsable de Presupuesto o persona designada para Jefe de DSAI correcciones. que incluya Liquidación. Notifica al Responsable de Compras que se encuentra finalizada la etapa de compromiso y archiva CUR de Compromiso. Responsable de Presupuesto o persona 2. revisa contra el SICOIN y solicita pago a Tesorería Nacional. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 45 . Revisa. Departamento de Administración Financiera Manual de Normas.No. y traslada el expediente 5. firma traslada a 4. Imprime CUR de Devengado en estado de “Aprobado”. Jefe de DSAI Responsable de Presupuesto. Traslada expediente de compra y CUR a Jefe de DSAI. designada Responsable de Tesorería de 6. Jefe de DSAI Imprime CUR de Compromiso en estado de “Aprobado”. Jefe de DSAI Responsable de Presupuesto.

y Responsable de traslada el Presupuesto. imprime y firma CUR en Revisa. expediente adjuntando el CUR de Compromiso. firma y ¿Cumple con los estatus “solicitado” Sí aprueba el CUR de requisitos? en el Sistema de Compromiso. Gestión –SIGES. traslada expediente No Devuelve expediente a Responsable de Compras para que Notifica al realice correcciones Responsable de o amplié Compras que se información Imprime CUR de encuentra finalizada Compromiso en la etapa de estado de compromiso y “Aprobado”. firma y archiva CUR de traslada a Compromiso.Diagramas de Flujo Ejecución por acreditamiento en cuenta ETAPA DE COMPROMISO (1 de 1) Responsable de Presupuesto Jefe de DSAI Inicio Recibe y revisa expediente de compra conformado según procedimiento que corresponda por modalidad de compra Solicita. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 46 . Fin Manual de Normas.

firma Financiera. No Devuelve expediente a Responsable de Compras para que ¿Existen realice correcciones Corrige. Recibe solicitud. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 47 . Gestión –SIGES. revisa contra el SICOIN y solicita pago a Tesorería Nacional Fin Manual de Normas. archiva. imprime y Revisa el CUR de firma CUR en ¿Cumple con los devengado Sí estatus “solicitado” requisitos? “solicitado” en en el Sistema de SIGES. que incluya Liquidación Solicita. traslada a consolida el Responsable de expediente y Presupuesto. Solicita pago por Imprime CUR de medio de correo Devengado en electrónico a la estado de Dirección “Aprobado”. Ejecución por acreditamiento en cuenta ETAPA DE DEVENGADO (1 de 1) Responsable de Tesorería de Responsable de Presupuesto Jefe de DSAI Departamento de Administración Financiera Inicio Recibe expediente de compra conformado según procedimiento que corresponda por modalidad de compra. Sí correcciones? o amplié información No Firma y aprueba el CUR en SIGES.

el Jefe del Departamento Financiero podrá autorizar la emisión de más de un vale a una misma persona y/o de una misma Dependencia.serán firmados de acuerdo a los momentos de registro de la ejecución del presupuesto de egresos. 2.4. debe ser personal contratado bajo el reglón presupuestario 011 o 022 y que esté sujeto al descuento de fianza de fidelidad. a efecto que se tomen las medidas correctivas correspondientes. Cualquier deficiencia determinada será comunicada a las Autoridades de la Dependencia. Los fondos de Caja Chica y Fondo Rotativo Interno solo pueden ser utilizados para el fin que fueron creados. Generales 1. NORMATIVA APLICABLE: Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas DISPOSICIONES INTERNAS: 1. Los vales de caja chica y Fondo Rotativo Interno deberán liquidarse dentro del plazo máximo de tres (3) días hábiles. Las personas que tengan a su cargo la administración del Fondo Rotativo Interno no deberán tener bajo su cargo la administración del fondo de Caja Chica. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 48 . y para el caso de la Dirección de Asuntos Administrativos cinco (5) días hábiles. se requerirá la liquidación del vale autorizado y el Responsable reportará dicha situación al Jefe del Departamento de Servicios Administrativos Internos o Financiero para la aplicación de las medidas administrativas que correspondan. De no liquidarse en el tiempo establecido. Los documentos derivados del registro y regularización en el Sistema de Gestión -SIGES. Finaliza: Registro en el libro de bancos el detalle del cheque. NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página: Planificación. Las Autoridades de las Dependencias y el personal del Departamento de Servicios Administrativos Internos o Financiero según corresponda. Responsables 2.1. En los casos que se determinen excedentes de recursos deberá realizar el traslado inmediato a la cuenta del fondo común. El Jefe del Departamento de Servicios Administrativos Internos o Financiero deberá realizar como mínimo dos (2) arqueos sorpresivos de Caja Chica y una (1) integración sorpresiva mensual al Fondo Rotativo Interno. serán las responsables de velar por la adecuada gestión de adquisiciones y la aplicación de la presente normativa.2. 1. Los Responsables de Caja chica y Fondo Rotativo Interno no emitirán un nuevo vale sin que se haya liquidado el anterior Para el caso de la Dirección de Asuntos Administrativos. No podrán cancelarse con cargo al presupuesto del Ministerio de Finanzas Públicas. a partir de la fecha de emisión. 1. reposición y liquidación del fondo de caja chica PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO Describir los criterios y actividades necesarias para constituir y reponer el fondo de Caja Chica.4. con el fin de tener disponibilidad de efectivo para realizar compras emergentes. 2. registro y control de la ejecución del presupuesto 02 1 de 7 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Constitución.1. por el personal que tiene asignados los perfiles en dichos sistemas.2. los gastos por concepto de infracciones de tránsito. 1. Sí existiese faltante de recursos estos deberán ser reintegrados de forma inmediata al fondo correspondiente. Autoridad Administrativa Superior dentro de los procedimientos. hace referencia al Director o Subdirector de la Manual de Normas. 2. Inicia: Solicitud de la autorización para la Constitución del Fondo de Caja Chica.y Sistema de Contabilidad Integrada -SICOIN.3. la persona que sustituya al Responsable del Fondo Rotativo Interno y/o Caja chica. 2. En caso de período de vacaciones y ausencias prolongadas.3. de los cuales dejará constancia escrita en la forma respectiva.

6. Se debe presentar reposición de caja chica por lo menos una vez al mes. específicamente de los renglones descritos en el Acuerdo Gubernativo 06-98 y sus reformas.000 20 40. particularmente para el pago de licencia de conducir de los pilotos y otros gastos asociados. quien es el único responsable de la administración del mismo. siempre y cuando este monto no supere los cinco mil quetzales exactos (Q. Las reposiciones de Caja Chica se registrarán conforme al procedimiento de “Constitución. 3. Para la reposición del fondo. 3.000 25 20. 3.1. Reposición y Liquidación del Fondo de Caja Chica”. El monto por gasto que puede cubrirse con fondos de caja chica no deberá superar los cinco mil quetzales exactos (Q.000.00).5.1. 200 “Materiales y Suministros”. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 49 . El cheque emitido.7. se girará el cheque a nombre del Responsable del Fondo de Caja Chica. Reposición y Liquidación del Fondo de Caja Chica”. se efectuará conforme a la Resolución emitida por la Autoridad Administrativa Superior de la dependencia. El valor a cubrir por gasto es hasta un máximo del 30% del monto asignado al Fondo de Caja Chica. el cual se entregará a través del “Vale de Fondo Rotativo Interno”. cuyo monto es parte del Fondo Rotativo Interno de cada dependencia o unidad ejecutora. Normas aplicables a la administración del fondo de Caja Chica 3.1. Naturaleza: Está constituido por la disponibilidad de efectivo. Manual de Normas. Monto: El Fondo de Caja Chica se constituirá de conformidad a un porcentaje máximo aplicado al monto del Fondo Rotativo Interno de acuerdo a la siguiente tabla: RANGO DE FONDO ROTATIVO INTERNO PORCENTAJE INTERNO EN QUETZALES MÁXIMO 0 a 20. 3. En las Unidades Ejecutoras que dentro de su estructura tengan el puesto de Sub-Jefe de DSAI este podrá realizar funciones asignadas al Jefe según designación.001 en adelante 10 3. con el propósito de garantizar la disponibilidad de recursos.7.3. debe hacerse efectivo de inmediato. 3.6. por un valor igual al total del gasto documentado. Reposición 3. dependencia según corresponda. Control 3.5. Constitución y liquidación de Caja Chica: La constitución del Fondo de Caja Chica. Grupos de gastos ejecutables: Únicamente se atenderán desembolsos para cubrir gastos con cargo de los grupos presupuestarios 100 “Servicios no personales”.00).7.001 a 80.001 a 40. 3.000 15 80.6.2.2.7. con el objeto de disponer de los recursos financieros para cubrir las necesidades que se presenten. 3.3.3.000. así mismo podrán pagarse gastos del renglón 419 “Otras transferencias a personas”.4.2.5. para el efecto.5. el cual se liquidará con la documentación de legítimo abono y el depósito efectuado a la cuenta del Fondo Rotativo Interno conforme las disposiciones que se establecen en el “Procedimiento de Constitución. que corresponde al reintegro de la reposición del Fondo de Caja Chica. 3. 3. Objetivo: Contar con disponibilidad inmediata de efectivo para cubrir gastos menores de la dependencia o unidad ejecutora que por su naturaleza no pueden esperar el trámite por medio de Fondo Rotativo Interno u Orden de Compra y que no ocasionen existencias de almacén excepto alimentos y productos perecederos 3. el Responsable del Fondo Rotativo Interno debe girar en forma oportuna un cheque a nombre del Responsable del Fondo de Caja Chica. 2.6.

según corresponda y en ausencia de ellos. A los documentos de legítimo abono que respaldan las reposiciones y/o liquidaciones de Caja Chica deberá colocarse sello que contenga la frase PAGADO CON CAJA CHICA. ¿Existen correcciones? Autoridad Administrativa Superior 2. mediante el cual se deja constancia de la entrega del Cheque consignando como mínimo: . Firma cheque y traslada conjuntamente con vale a Responsable de Fondo Autoridad Administrativa Superior 8. Traslada Vale y cheque a Jefe de DSAI. Notifica al Responsable de Caja Chica la Resolución Interna autorizada para la constitución de dicho fondo y solicita la elaboración del Vale Responsable de Fondo Rotativo 4. así como los descritos en el “Procedimiento de Compra Directa y Constitución. La autorización del “Vale de Caja Chica”. de la dependencia Sí: devuelve para modificaciones a Jefe de DSAI. Monto del Fondo de Caja Chica. podrá ser firmado por el Director o Subdirector de la Dependencia. Reposición y Liquidación del fondo de Caja Chica”. de la dependencia Rotativo Interno. Emite el cheque y elabora Vale al Responsable de Fondo de Caja Chica. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE Elabora proyecto de Resolución Interna para la Constitución del Fondo de Caja Chica. Constitución del Fondo de Caja Chica No. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 50 . Responsable de Fondo Rotativo 5. Interno correspondiente al Fondo Rotativo Interno por el monto autorizado según resolución. . .7. Dependencia. Interno Manual de Normas. 3.6. Número y Fecha de aprobación de Resolución Interna para la Constitución del Fondo de Caja Chica. traslada a Autoridad Administrativa Superior de la Jefe/Subjefe de DSAI 7.4. . Monto aprobado en la constitución del Fondo Rotativo Interno Jefe de DSAI o Persona designada 1. considerando lo siguiente: . Responsable de Fondo Rotativo 6. . Porcentaje establecido en la normativa según el monto autorizado. El fondo será resguardado con las medidas necesarias que garanticen su seguridad. 3. Interno . Recibe y entrega el cheque al Responsable del Fondo de Caja Chica.8.7. Firma y sello del responsable del Fondo de Caja Chica Traslada a Responsable de Fondo de Caja Chica. Interno Firma cheque y vale. Responsable del Fondo Rotativo 9. No: autoriza Resolución Interna para la Constitución de Caja Chica y traslada a Jefe de DSAI. Recibe Resolución autorizada y traslada al Responsable de Fondo Rotativo Jefe de DSAI 3. Fecha de solicitud. 3.7. . Interno. Nombres y apellidos completos del responsable del Fondo de Caja Chica.5. el número y fecha del cheque de reposición. Histórico de rotación del fondo de caja chica de la dependencia Revisa proyecto de Resolución Interna para la Constitución del Fondo de Caja Chica. corresponde únicamente al Jefe y/o Subjefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos o Jefe y/o Subjefe Administrativo. 3. Libros y Formas: Se utilizarán los libros y formas autorizadas que se describen en la presente normativa. número de listado de Caja Chica que corresponde.

Firma Vale. recibe y hace efectivo el Cheque. Responsable del Fondo de Caja Chica Manual de Normas. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 51 . DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE 10.No.

Liquidación del Fondo de Caja Chica No. emite cheque y traslada a Jefe de DSAI. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE Al haber ejecutado como máximo un cincuenta por ciento del total del monto autorizado de caja chica. traslada e instruye al Responsable de Fondo Rotativo 2. Coordina con el Responsable de Caja Chica las fechas de liquidación final Responsable de Fondo Rotativo 3. del Fondo de Caja Chica. Sí: devuelve al Responsable de Caja Chica para que efectúe las correcciones necesarias. Deposita el saldo en efectivo del Fondo de Caja Chica en la cuenta 5. depósito y el “Formulario de Liquidación y Reposición del Fondo de Caja Responsable de Caja Chica Chica” debidamente firmado. recursos financieros utilizados con la sustentación de los comprobantes de legítimo abono. Responsable de Caja Chica firma y traslada a revisión del Responsable de Fondo Rotativo Interno. Interno Registra en el libro de bancos el detalle del cheque y pasa a procedimiento Responsable de Fondo Rotativo 7. Llena el formulario “Liquidación y Reposición del Fondo de Caja Chica” en el 2. Interno No: autoriza la reposición mediante firma del formulario. Revisa según la normativa interna cada uno de los documentos de legítimo abono detallados en el formulario de “Liquidación y Reposición del Fondo de Caja Chica” ¿Existen correcciones? Responsable de Fondo Rotativo 3. Integra el monto autorizado del Fondo de Caja Chica. Responsable de Caja Chica final según formato de “Liquidación y Reposición de Caja Chica”. Manual de Normas. Responsable de Caja Chica Responsable de Fondo Rotativo Interno. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE Recibe notificación de la Dirección Financiera mediante la cual se establece Autoridad Administrativa Superior de 1. que se realiza el detalle de los documentos originales de legítimo abono.Reposición del Fondo de Caja Chica No. Interno de Manejo y Reposición de Fondo Rotativo Interno. Entrega cheque a Responsable de Caja Chica. puede solicitar la reposición de los Responsable de Caja Chica 1. Interno Elabora el listado de documentos de legítimo abono para la liquidación 4. Firma cheque y traslada a Responsable de Fondo Rotativo Interno. con la boleta de 6. Responsable de Caja Chica monetaria de Fondo Rotativo Interno. Recibe notificación. la dependencia Responsable de Fondo Rotativo 6. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 52 . la fecha de liquidación del Fondo Rotativo Interno y traslada al Jefe de la dependencia DSAI. firma cheque y traslada para firma de la Autoridad Administrativa Jefe/Subjefe de DSAI 4. Superior de la dependencia. Autoridad Administrativa Superior de 5. Entrega los documentos de legítimo abono y boleta de depósito al 7. Revisa. Jefe de DSAI Interno.

Entrega copia del vale liquidado al Responsable de Caja Chica para su Responsable de Fondo Rotativo 9.No. ¿Es correcta la información según la normativa interna? Responsable de Fondo Rotativo 8. Interno Diagramas de Flujo Manual de Normas. No: Devuelve a Responsable de Fondo de Caja Chica para correcciones. control y archivo. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 53 . Interno Sí: Liquida el vale de Constitución del Fondo de Caja Chica imprimiendo sello de liquidado. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE Verifica la liquidación del Fondo de Caja Chica.

para la constitución de dicho fondo y solicita la elaboración del Vale correspondiente al Fondo Rotativo Interno por el monto autorizado según resolución. traslada a Autoridad Traslada Vale y Administrativa cheque. Constitución. Interno. Interno. Superior de la Dependencia. Firma cheque y vale. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 54 . reposición y liquidación del fondo de caja chica Constitución del Fondo de Caja Chica (1 de 1) Autoridad Administrativa Jefe de DSAI o Persona Responsable de Fondo Responsable del Fondo de Superior de la designada Rotativo Interno Caja Chica dependencia Inicio Elabora proyecto de Revisa proyecto de Resolución Interna Resolución Interna para la Constitución para la Constitución del Fondo de Caja del Fondo de Caja Chica. mediante el cual se deja constancia de la entrega del Cheque. ¿Existen Sí correcciones? No Recibe Resolución Autoriza Resolución autorizada y Notifica al Interna para la traslada al Responsable de Caja Constitución de Caja Responsable de Chica la Resolución Chica y traslada a Fondo Rotativo Interna autorizada Jefe de DSAI. Firma cheque y Recibe y entrega el traslada cheque al Firma Vale. Emite el cheque y elabora Vale al Responsable de Fondo de Caja Chica. Chica. Fin Manual de Normas. recibe y conjuntamente con Responsable del hace efectivo el vale a Responsable Fondo de Caja Cheque. de Fondo Rotativo Chica.

puede solicitar la reposición de los recursos financieros utilizados Llena el formulario “Liquidación y Revisa según la Reposición del normativa interna Fondo de Caja cada uno de los Chica” en el que se documentos de realiza el detalle de legítimo abono los documentos detallados en el originales de formulario. Registra en el libro de bancos el detalle del cheque y pasa a Entrega cheque a procedimiento de Responsable de Caja Manejo y Chica. Constitución. formulario. Firma cheque y vale. traslada a Autoridad Administrativa Superior de la Dependencia. Reposición de Fondo Rotativo Interno. legítimo abono. firma y traslada ¿Existen Sí correcciones? No Revisa. Fin Manual de Normas. firma Autoriza la cheque y traslada reposición mediante para firma de la Firma cheque y firma del Autoridad traslada. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 55 . reposición y liquidación del fondo de caja chica Reposición del Fondo de Caja Chica (1 de 1) Autoridad Administrativa Responsable de Fondo Responsable de Caja Chica Jefe/Subjefe de DSAI Superior de la Rotativo Interno dependencia Inicio Al haber ejecutado como máximo un cincuenta por ciento del total del monto autorizado de caja chica. emite Administrativa cheque y traslada Superior de la dependencia.

firma Autoriza la cheque y traslada reposición mediante para firma de la firma del Autoridad formulario. reposición y liquidación del fondo de caja chica Liquidación del Fondo de Caja Chica (1 de 1) Autoridad Administrativa Responsable de Fondo Superior de la Responsable de Caja Chica Jefe/Subjefe de DSAI Rotativo Interno dependencia Inicio Al haber ejecutado como máximo un cincuenta por ciento del total del monto autorizado de caja chica. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 56 . Fin Manual de Normas. Registra en el libro de bancos el detalle del cheque y pasa a Entrega cheque a procedimiento de Responsable de Caja Manejo y Chica. Firma cheque y vale. Firma cheque y traslada. Constitución. traslada a Autoridad Administrativa Superior de la Dependencia. Reposición de Fondo Rotativo Interno. legítimo abono. emite Administrativa cheque y traslada Superior de la dependencia. firma y traslada ¿Existen Sí correcciones? No Revisa. puede solicitar la reposición de los recursos financieros utilizados Llena el formulario “Liquidación y Revisa según la Reposición del normativa interna Fondo de Caja cada uno de los Chica” en el que se documentos de realiza el detalle de legítimo abono los documentos detallados en el originales de formulario.

utilizadas Responsable de Fondo Rotativo 4. 5) Las Cajas Fiscales deberán quedar archivadas y resguardadas al finalizar el período fiscal. y Salarios. Responsable de Fondo Rotativo 2. el Saldo en el Banco y los Interno o persona designada documentos de legítimo abono. en la parte posterior de la Forma 200-A-3. 2) Los documentos de respaldo que deben de incluirse para la realización de la caja fiscal de DSAI son: o Recibos de Ingresos 63-A o 92A. Las copias deberán distribuirse de conformidad a lo indicado en la Forma 200-A-3. aunque no se hayan efectuado movimientos. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE Revisa. con el objetivo de cumplir con la rendición ante la Contraloría General de Cuentas. para el uso de formularios. Interno o persona designada Realiza Integración del monto autorizado del Fondo Rotativo Interno. NORMATIVA APLICABLE: a) Normas de ejecución del presupuesto b) Normativa de la Contralor c) Normas de carácter técnico y de aplicación obligatoria. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 57 . 3) Los responsables velarán porque la caja fiscal se presente dentro de los primeros cinco (5) días hábiles del mes siguiente al que corresponda. talonarios y reportes para el registro. para el pago del tiempo extraordinario (FR03 con todos los Interno o persona designada documentos de respaldo). Requiere información e integra las diversas Formas autorizadas por la Contraloría General de Cuentas (Formas de Almacén y Caja). registro y control de la ejecución del presupuesto 02 1 de 4 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Elaboración de caja fiscal de unidad ejecutora PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO Describir los pasos para realizar la elaboración de Caja Fiscal mensual de las Unidades Ejecutoras del Ministerio de Finanzas Públicas. Finaliza: Archivo de los documentos de respaldo y original de la caja fiscal. 6) Autoridad Administrativa Superior dentro de los procedimientos. indicando el saldo de efectivo en Caja Chica. 7) En las Unidades Ejecutoras que dentro de su estructura tengan el puesto de Sub-Jefe de DSAI este podrá realizar funciones asignadas al Jefe según designación. Manual de Normas. o Nóminas con su documentación de respaldo de conformidad con lo establecido en la normativa interna durante el mes anterior. hace referencia al Director o Subdirector de la dependencia según corresponda. durante el periodo de rendición de cuentas. Inicia: Integración de la documentación generada durante el periodo de todos los ingresos y egresos de recursos financieros. Elabora Caja Fiscal de Ingresos y Egresos. NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página: Planificación. Tesorero o Subtesorero. No. detallando el correlativo y el Interno o persona designada saldo de Formas existente. ordena e integra la documentación generada por Ingresos y Egresos de recursos financieros al Fondo Rotativo Interno y a la Cuenta de Sueldos Responsable de Fondo Rotativo 1. el Jefe de la Departamento de Servicios Administrativos Internos o y Director o Subdirector. Responsable de Fondo Rotativo 3. debe contener las firmas de la persona que la elabora. control y rendición de cuentas d) Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas DISPOSICIONES INTERNAS: 1) La Caja Fiscal debe de ser elaborada en los primeros dos días hábiles del mes. según corresponda. 4) El formulario 200-A-3.

Sub-Jefe de DSAI o persona designada No: Regresa Caja Fiscal al Responsable de Fondo Rotativo Interno o persona designada.No. Interno o persona designada Firma Caja Fiscal y traslada a la Autoridad Administrativa Superior de la 8. Nóminas de Tiempo extraordinario. adjuntando estado de cuenta Responsable de Fondo Rotativo 5. Firma Caja Fiscal y traslada a Responsable de Fondo Rotativo Interno. y Interno o persona designada documentación de Respaldo. Interno persona designada Responsable de Fondo Rotativo 12. Jefe de DSAI dependencia. Interno o persona designada El triplicado se adjunta en los documentos de respaldo de los FR-03 y Responsable de Fondo Rotativo 11. persona designada Manual de Normas. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 58 . Archiva original para resguardo. ¿Está correcta? 6. a Sub-Jefe de DSAI o persona designada. traslada a Jefe de DSAI. Sección de Formas y Talonarios. Contraloría (200-A-3) en original y dos copias. para su archivo. Autoridad Administrativa Superior de 9. Imprime la caja fiscal en el formulario Autorizado por parte de la Responsable de Fondo Rotativo 7. Interno. de Cuentas. Sí: Devuelve a Responsable de Fondo Rotativo Interno para impresión en el Formulario Autorizado por Contraloría (200-A-3) en original y dos copias. la dependencia Elabora conocimiento para trasladar el duplicado a la Contraloría General Responsable de Fondo Rotativo 10. para que efectúe las correcciones necesarias. Recibe y revisa Caja Fiscal de Ingresos y Egresos. para cotejar lo reportado en Caja Fiscal contra saldo bancario. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE Traslada Caja Fiscal de Ingresos y Egresos.

y documentación de Respaldo. 1 Manual de Normas. adjuntando estado de cuenta para cotejar lo reportado en Caja Fiscal contra saldo bancario. ordena e integra la documentación generada por Ingresos y Egresos de recursos financieros al Fondo Rotativo Interno y a 2 la Cuenta de Sueldos y Salarios.Diagramas de Flujo Elaboración de caja fiscal de unidad ejecutora (1 de 2) Responsable de Fondo Rotativo o Persona Designada Inicio Revisa. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 59 . a Sub-Jefe de DSAI o persona designada. indicando el saldo de efectivo en Caja Chica. Traslada Caja Fiscal de Ingresos y Egresos. Elabora Caja Fiscal de Ingresos y Egresos. para el pago del tiempo extraordinario (FR03 con todos los documentos de respaldo). detallando el correlativo y el saldo de Formas existente. utilizadas durante el periodo de rendición de cuentas. Requiere información e integra las diversas Formas autorizadas por la Contraloría General de Cuentas (Formas de Almacén y Caja). Realiza Integración del monto autorizado del Fondo Rotativo Interno. en la parte posterior de la Forma 200-A-3. el Saldo en el Banco y los documentos de legítimo abono.

Fin Manual de Normas. de Cuentas. para que trasladar el efectúe las duplicado a la correcciones Contraloría General necesarias. Contraloría (200-A. copias. para su archivo. Regresa Caja Fiscal al Responsable de Fondo Rotativo Elabora Interno o persona conocimiento para designada. Fondo Rotativo Autorizado por Superior de la 3) en original y dos Interno. copias. Sección de Formas y Talonarios. 2 El triplicado se adjunta en los documentos de respaldo de los FR- 03 y Nóminas de Tiempo extraordinario. Devuelve a Imprime la caja Responsable de fiscal en el Fondo Rotativo Firma Caja Fiscal y formulario Firma Caja Fiscal y Interno para traslada a la Autorizado por traslada a impresión en el Autoridad ¿Está correcta? Sí parte de la Responsable de Formulario Administrativa Contraloría (200-A. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 60 . dependencia. Elaboración de caja fiscal de unidad ejecutora (2 de 2) Responsable de Fondo Autoridad Administrativa Sub-Jefe de DSAI o persona designada Rotativo o Persona Jefe de DSAI Superior Designada 1 Recibe y revisa Caja Fiscal de Ingresos y Egresos. traslada a 3) en original y dos No Jefe de DSAI. Archiva original para resguardo.

al igual que el tiempo laborado durante los días de descanso. Código de Trabajo e. 6) Por las características propias de sus funciones. 2) La autorización para laborar tiempo extraordinario procede únicamente por necesidades en el servicio derivadas de actividades eventuales. Ley del Servicio Civil y su Reglamento c. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 61 . Ministro b. Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas f. Directores y Subdirectores d. 3) El tiempo laborado para subsanar errores. Inicia: El Jefe de Departamento de la Dependencia registra la programación de tiempo extraordinario en el Módulo de Gestión de Tiempo Extraordinario. NORMATIVA APLICABLE: a. proyectos. 5) El pago por tiempo extraordinario puede hacerse únicamente al personal nombrado bajo el renglón presupuestario 011 “Personal Permanente”. dichos empleados deben ser debidamente autorizados para laborar tiempo extraordinario. tampoco se reconocerá al personal que se encuentre designado en comisión oficial y le sea asignado el pago de viáticos. Manual de Funciones de la Dirección de Recursos Humanos DISPOSICIONES INTERNAS: 1) La jornada ordinaria de trabajo para los servidores públicos no podrá ser menor de cuarenta (40) horas. negligencia o ausencia injustificada. Constitución Política de la República de Guatemala b. Ley Orgánica del Presupuesto. ni exceder en ningún caso de cuarenta y cuatro (44) horas semanales. es improcedente el pago de salario por tiempo extraordinario a los ocupantes de los siguientes puestos: a. festivos. asuetos o permisos autorizados por autoridad competente. constituye jornada extraordinaria y debe ser remunerada como tal. Tesorero y Subtesorero Nacional e. NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página: 02 1 de 6 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Administración de Tiempo Extraordinario PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO Establecer los criterios y actividades necesarias para la planificación. actividades específicas o circunstancias de naturaleza excepcional. en todo caso. Ley Orgánica del Presupuesto d. 4) El tiempo extraordinario debe emplearse para la ejecución de las actividades para las cuales fue autorizado. en el marco de la normativa aplicable. no será reconocido como tiempo extraordinario. Secretario General f. Pacto Colectivo de Condiciones de Trabajo del Ministerio de Finanzas Públicas vigente g. Jefes y Subjefes de Departamento Manual de Normas. Viceministros c. ejecución y gestión de pago en concepto de tiempo extraordinario. contratado bajo renglón 022 “Personal por Contrato” y al personal de seguridad ejecutiva contratado por el renglón 021 “Personal Supernumerario”. por lo que todo trabajo autorizado y efectivamente realizado fuera de la jornada ordinaria. con carácter urgente y a lo dispuesto en el artículo 26 del Decreto número 101-97 del Congreso de la República de Guatemala. extremo que será verificado por los jefes inmediatos mediante una efectiva supervisión. Finaliza: El Analista y/o Asistente de Nómina liquida nómina de tiempo extraordinario.

debe registrar el ingreso y egreso de sus labores. como mínimo. y por necesidades en el servicio de carácter estrictamente temporal y urgente. 9) Las Autoridades Administrativas de cada Dependencia deberán de planificar el tiempo extraordinario de acuerdo con las necesidades institucionales y disponibilidad presupuestaria. esté imposibilitado de registrar su jornada laboral en el sistema de marcaje establecido. Excepcionalmente. 13) El personal autorizado para laborar tiempo extraordinario. 11) Las actividades genéricas que surjan y que no fueron consideradas en el Módulo de Gestión de Tiempo Extraordinario. con la debida justificación. 7) El tiempo extraordinario será conocido como tal. siempre que se trate de una hora continua de trabajo. a efecto de establecer la cifra decimal que servirá de base para la elaboración de la nómina de pago. es decir. Asesores del Despacho Ministerial y Viceministerial h. podrá autorizarse tiempo extraordinario adicional hasta un máximo de cuatro (4) horas diarias en días hábiles y de ocho (8) horas diarias en días inhábiles. El personal que por causas de fuerza mayor. dentro de los primero quince (15) días calendario del mes anterior a su ejecución. sin exceder de ciento cuarenta y cuatro (144) horas al mes. g. asueto o permiso autorizado por autoridad competente. si procede. exclusivamente en el sistema de marcaje autorizado por la Dirección de Recursos Humanos. conducción de vehículos. siempre que sea autorizado por la Autoridad Administrativa Superior de la dependencia o Autoridad Superior según corresponda. para estos casos se considerará su pago en la nómina del mes actual o en la del mes siguiente. 12) La programación de actividades de tiempo extraordinario podrá realizarse con las opciones: a) de ejecución detallada y b) sin ejecución detallada. 10) La programación mensual del tiempo extraordinario será autorizado por la Autoridad Administrativa Superior de cada Dependencia. el Módulo de Gestión de Tiempo Extraordinario. para su análisis y creación. Para la programación de actividades sin ejecución detallada. cantidad de horas y horarios establecidos desde la programación. Para las actividades que se programen con la opción de “ejecución detallada” el módulo de Gestión de Tiempo Extraordinario validará que todos los empleados incluidos en dicha programación deben realizar una solicitud por cada día que necesiten laborar tiempo extraordinario. validará de forma automática en el pago para cada empleado: las fechas. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 62 . El tiempo extraordinario no programado que derivó de circunstancias imprevistas de carácter urgente de un mes anterior y del mes actual. Las reprogramaciones serán autorizadas por la Autoridad Administrativa Superior de la dependencia. festivo. para su cómputo. ascensoristas y otras actividades que no ameriten ejecución detallada. después de la primera hora deberán totalizarse las horas y minutos efectivamente laborados y enmarcados en lo autorizado. 8) El tiempo extraordinario autorizado por empleado. Personal de Seguridad Operativa Excepcionalmente. no deben exceder de dos (2) horas diarias en días hábiles ni de cuatro (4) horas diarias en días inhábiles. deberá registrarla en los medios alternos autorizados por la Dirección de Recursos Humanos. días de descanso. y por necesidades en el servicio podrá pagarse tiempo extraordinario a los Jefes y Subjefes de Departamento. 14) La Dirección de Recursos Humanos en coordinación con la Dirección de Tecnologías de la Información. siempre que la Autoridad Administrativa Superior de la dependencia lo autorice. según la disponibilidad presupuestaria financiera. será gestionado como una programación eventual. a través de un oficio dirigido a la Dirección de Recursos Humanos. Manual de Normas. se deberá solicitar su incorporación al catálogo. cantidad de horas y fechas. según los parámetros y el formato establecido en el Módulo de Gestión de Tiempo Extraordinario. horarios. pudiendo reprogramar únicamente: empleados designados. asimismo elaborar su programación financiera mensual para poder cubrir este gasto. El pago de tiempo extraordinario será reconocido siempre y cuando cumpla con lo regulado en la presente normativa. debiendo convertir los minutos en horas y/o fracción de hora según corresponda. no debiendo exceder de setenta y dos (72) hora al mes. Esta modalidad de programación podrá incluir las siguientes actividades: seguridad ejecutiva.

DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE Solicita autorización por escrito a la Autoridad Administrativa Superior de la Jefe de Departamento de la 1. a la cual se aplicará los descuentos establecidos en la Ley. así dependencia Manual de Normas.05 bono 66-200) 20) El pago por tiempo extraordinario se hará con cargo a los renglones presupuestarios 041 “Servicios extraordinarios de personal permanente” y 042 “Servicios extraordinarios de personal temporal”. dependencia indicando el trabajo a realizar. tales renglones presupuestarios cambian de denominación. utilizará el Sistema de Nómina y Registro de Personal. En este proceso. Si en el futuro por consideraciones de carácter técnico o de políticas presupuestarias. fechas y horas efectivamente laboradas de cada empleado y solicitarles su firma a más tardar en los primeros dos (2) días hábiles del mes siguiente en que se laboró tiempo extraordinario. deberá generar del Módulo de Gestión de Tiempo Extraordinario el reporte que respalde las actividades realizadas. el Vice Despacho de Administración Interna y Desarrollo de Sistemas o el Despacho Ministerial. 22) El reintegro de los montos pagados en exceso por este concepto. administrará los usuarios y perfiles del Módulo de Gestión de Tiempo Extraordinario. modificación e inactivación de usuarios y perfiles.S. así mismo. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 63 . No.S.R. aplicándolo de la forma siguiente: 1 2 3 4 5 6 7 VALOR POR HORAS LÍQUIDO SUELDO NOMINAL I. en su orden por la Dirección de Recursos Humanos. diseñará y autorizará los formatos a utilizar. 21) La Dirección de Recursos Humanos es responsable de la liquidación de la nómina en el Sistema de Nómina y Registro de Personal o en el sistema que corresponda.03 columna 5 por columna 5 y 6 (excepto el lo autorizado 0. por la Dirección de Recursos Humanos conforme a las cargas realizadas por las distintas Dependencias. HORA LABORADAS Salario Base. 18) El tiempo extraordinario será reportado y pagado con cargo al presupuesto de la Dependencia donde el trabajador se encuentre ubicado funcionalmente o donde se le haya programado realizar las actividades. para lo cual las Dependencias deberán aprobar su Gestión de Pago en los primeros diez (10) días hábiles del mes siguiente en que se laboró el mismo. dicho reporte servirá de soporte para el pago de la nómina correspondiente. 16) Gestión de Pago de Tiempo Extraordinario. “Código de Trabajo”. Complemento Total de horas Columna 4 Columna 4 Personal al Columna 1 tabuladas y Columna 2 por Columna 4 menos menos Salario y Bonos por 0. 19) El pago por tiempo extraordinario será calculado de conformidad al artículo 121 del Decreto número 1441. 15) La persona designada en cada Dependencia. 23) Los casos no previstos serán resueltos. para el efecto. sus equivalentes absorberán el carácter cualitativo de las presentes disposiciones. I.G.00625 enmarcadas en columna 3 por 0. Posteriormente establecerá y definirá el monto que se ejecutará en la nómina correspondiente. Cada Dependencia es responsable de la aprobación del CUR y de realizar la solicitud de pago correspondiente. será gestionado por la Dirección de Recursos Humanos. 17) El pago de tiempo extraordinario se realizará dentro de los quince (15) días hábiles siguientes al mes en que fue laborado.S. la fecha en la que se realizará. o el que en el futuro corresponda. la persona designada en cada Dependencia deberá realizar la consolidación de fechas y marcajes de tiempo extraordinario laborados por aquellos empleados que realizaron los mismos en medios alternos autorizados y realizar la carga en el Módulo de Gestión de Tiempo Extraordinario dentro de los primeros cuatro (4) días hábiles del mes siguiente en que se laboró tiempo extraordinario. quedando bajo su responsabilidad la definición de los lineamientos para la creación.

Revisa y verifica que la programación de tiempo extraordinario responda a las necesidades en el servicio y a los objetivos institucionales para su autorización. ¿El tiempo reportado se respalda con marcajes? Persona designada de la 9. revisa y verifica si la cantidad de horas indicadas en el Reporte se encuentran respaldadas por el reporte del sistema de marcaje o medios alternos cuando corresponda. institucionales? Superior de la dependencia Sí: Autoriza programación y continúa procedimiento. 1. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 64 . Sí: Imprime los Reportes Individuales de Tiempo Extraordinario laborados dependencia durante el mes y solicita firma de cada empleado. Jefe de Departamento de la 7. Revisa y verifica que exista disponibilidad presupuestaria para la programación de tiempo extraordinario. Evalúa la solicitud. Manual de Normas. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE como el número de horas que se utilizarán. según procedimiento de pago 12. 2. ¿La programación responde a las necesidades en el servicio y objetivos Autoridad Administrativa 6. Administrativa Superior de la dependencia y continúa con el paso No. 2. Sí: Autoriza y continua procedimiento Superior de la dependencia No: Informa la no procedencia y finaliza procedimiento o solicita modificaciones y regresa al paso No. dependencia Genera Reporte Individual de Tiempo Extraordinario. Registra programación mensual de tiempo extraordinario en el Módulo de Gestión de Tiempo Extraordinario y envía al Jefe Administrativo o persona Jefe del Departamento de la 3. dependencia No: Gestiona modificación presupuestaria según procedimiento establecido y regresa al paso No. y determina si procede la autorización ¿Procede la autorización? Autoridad Administrativa 2. ¿Existe disponibilidad presupuestaria? Sí: Aprueba y envía programación de tiempo extraordinario a la Autoridad Jefe Administrativo o persona 4. Integra información. Superior de la dependencia Liquida nómina de tiempo extraordinario. dependencia Consolida reportes de marcajes en medios alternos y realiza carga en el Módulo Persona designada de la 8. No: Realiza ajustes al Reporte Individual de Tiempo Extraordinario del empleado. Sí: Modifica la programación según prioridades y regresa al paso No. No: Rechaza programación de tiempo extraordinario para modificaciones y regresa al paso No. Analista y/o Asistente de Nómina establecido. imprime y solicita firma de cada empleado. de Gestión de Tiempo Extraordinario.No. dependencia Autoridad Administrativa 11. 3. Autoriza el pago de la nómina de tiempo extraordinario de la dependencia. 6. Informa al personal a su cargo sobre el tiempo extraordinario autorizado. Analiza si puede readecuar la programación de tiempo extraordinario en función de las necesidades del Departamento y disponibilidad presupuestaria. designada de la Dependencia No: Rechaza programación de tiempo extraordinario y regresa a Jefe del Departamento para las modificaciones correspondientes y continúa procedimiento. ¿Puede realizar readecuación a la programación? Jefe del Departamento de la 5. designada de la Dependencia para la revisión presupuestaria y solicitud de Dependencia aprobación respectiva. realiza la Gestión de Pago y solicita su autorización a la Persona designada de la 10. Autoridad Administrativa Superior de la dependencia.

y Superior de la determina si dependencia procede la indicando el trabajo autorización a realizar. la fecha en la que se realizará. envía para la revisión presupuestaria y solicitud de aprobación Revisa y verifica que respectiva. así como el número de horas Informa la no que se utilizarán. exista disponibilidad presupuestaria para la programación de tiempo extraordinario. programación 1. Sí Aprueba y envía programación de tiempo ¿Puede realizar extraordinario a la Modifica la Autoridad readecuación a Sí programación según Administrativa la prioridades Superior de la programación? dependencia Gestiona modificación presupuestaria según procedimiento establecido A 1 Manual de Normas. procedencia y finaliza procedimiento o ¿Procede la No solicita autorización? modificaciones y Registra regresa al paso No. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 65 . Sí mensual de tiempo extraordinario en el Módulo de Gestión de Tiempo 2 Autoriza y continua Extraordinario y procedimiento. Analiza si puede readecuar la Rechaza programación de programación de tiempo tiempo ¿Existe extraordinario en extraordinario y No disponibilidad función de las regresa a Jefe del presupuestaria? necesidades del Departamento para Departamento y las modificaciones disponibilidad correspondientes presupuestaria.Diagramas de Flujo Administración de Tiempo Extraordinario (1 de 2) Jefe Administrativo o persona designada de la Jefe de Departamento de la dependencia Autoridad Administrativa Superior de la dependencia Dependencia Inicio A Solicita autorización por escrito a la Autoridad Administrativa Evalúa la solicitud.

Administración de Tiempo Extraordinario
(2 de 2)

Jefe de Departamento de Analista y/o Asistente de
Autoridad Administrativa Superior de la dependencia Persona designada de la dependencia
la dependencia Nómina

1

Revisa y verifica que
la programación de
tiempo
extraordinario
responda a las
necesidades en el
servicio y a los
objetivos 2
institucionales para
su autorización.

La programación Rechaza
responde a las
programación de
necesidades en el
No tiempo
servicio y
objetivos extraordinario para
institucionales? modificaciones


Consolida reportes
Informa al personal de marcajes en
Autoriza
a su cargo sobre el medios alternos y
programación y
tiempo realiza carga en el
continúa
extraordinario Módulo de Gestión
procedimiento
autorizado. de Tiempo
Extraordinario.

Genera Reporte
Individual de
Tiempo
Extraordinario,
revisa y verifica si la
cantidad de horas
indicadas en el
Reporte se
encuentran
respaldadas.

Realiza ajustes al
Reporte Individual
¿El tiempo
de Tiempo
reportado se
No Extraordinario del
respalda con
marcajes? empleado, imprime
y solicita firma de
cada empleado.

Imprime los
Reportes
Individuales de
Tiempo
Extraordinario
laborados durante
el mes y solicita
firma de cada
empleado

Integra información,
realiza la Gestión de
Autoriza el pago de
Pago y solicita su
la nómina de
autorización a la
tiempo
Autoridad
extraordinario de la
Administrativa
dependencia.
Superior de la
dependencia. Liquida nómina de
tiempo
extraordinario,
según
procedimiento de
pago establecido.

Fin

Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 66

Procedimientos de Planificación de Adquisiciones
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:

Planificación/Adquisiciones 01 1 de 5
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

Vinculación Plan Operativo Anual (POA) y Plan Anual de Compras y Contrataciones
(PACC)
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO

Describir las actividades y criterios que deben realizarse y aplicarse para la vinculación que debe existir entre
el Plan Operativo Anual (POA) y Plan Anual de Compras y Contrataciones (PACC).
Inicia: i) Solicitud de vinculación POA y PACC a las dependencias, ii) identificación de necesidades de
actualización POA y/o PACC.
Finaliza: i) Consolidación de información del POA y PACC, ii) Actualización del Plan Operativo Anual
institucional (POA).
NORMATIVA APLICABLE:

a) Ley de Contrataciones del Estado y su reglamento
b) Ley Orgánica del Presupuesto y su reglamento
c) Acuerdo Gubernativo que aprueba la Distribución Analítica de Presupuesto del año fiscal vigente
d) Normas de Control Interno Gubernamental de la Contraloría General de Cuentas
e) Directrices para la formulación plan-presupuesto anual y multianual vigente, en el marco de la
gestión por resultados, normas del Sistema Nacional de Inversión Pública (SNIP) para proyectos de
inversión pública del ejercicio fiscal, emitido por SEGEPLAN y otras disposiciones aplicables
f) Directrices para la ejecución del presupuesto del ejercicio fiscal vigente
g) Reglamento Orgánico Interno del MINFIN
DISPOSICIONES INTERNAS:

1. Es responsabilidad de la Autoridad Administrativa Superior de cada dependencia del Ministerio de
Finanzas Públicas velar por:
a) Mantener actualizado y vinculado el Plan Operativo Anual (POA) y Plan Anual de Compras y
Contrataciones (PACC) de la dependencia
b) Que todas las compras y contrataciones que se ejecuten durante el ejercicio fiscal estén incluidas en
el Plan Anual de Compras y Contrataciones aprobado; Se exceptúan de la obligación de incluir en el
Programa Anual de Adquisiciones Públicas, las que no superen el monto definido en la Ley para la
modalidad de Baja Cuantía
c) Enviar copia de las actualizaciones aprobadas del Plan Anual de Compras y Contrataciones que
impacten en el Plan Operativo Anual, a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional
(DIPLANDI) y Dirección Financiera
2. Todas las dependencias del MINFIN deberán enviar a la Dirección de Asuntos Administrativos (DAA) las
actualizaciones a su Plan Anual de Compras y Contrataciones para que se gestione la aprobación por
parte de la Autoridad Superior.
3. Autoridad Administrativa Superior dentro de los procedimientos, hace referencia al Director o
Subdirector de la dependencia según corresponda.

Vinculación Plan Operativo Anual (POA) y Plan Anual de Compras y Contrataciones (PACC) En Etapa de Planificación Y
Formulación del Presupuesto
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE

Envía oficio a la Autoridad Administrativa Superior de las dependencias,
solicitando la vinculación del Plan Operativo Anual (POA) y el Plan Anual Autoridad Administrativa
1. de Compras y Contrataciones (PACC), con los lineamientos Superior DIPLANDI
correspondientes.

2. Recibe oficio con lineamientos para la vinculación del POA y el PACC, e Autoridad Administrativa

Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 67

No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE

instruye al Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos Superior de la dependencia
para que coordine con los Jefes de Departamento la aplicación y
cumplimiento de los lineamientos recibidos por parte de la Dirección de
Planificación y Desarrollo Institucional.

En el caso de las dependencias adheridas a la Dirección de Asuntos
Administrativos, el Enlace Administrativo de la dependencia coordina con
Jefes de Departamento y con la Dirección de Asuntos Administrativos.

Coordina el proceso de vinculación del Plan Operativo Anual y el Plan
Jefe de Departamento de
Anual de Compras y Contrataciones, de acuerdo a los procedimientos
Servicios Administrativos
3. establecidos para la elaboración del POA y del PACC, y en función a los
Internos o Enlace
lineamientos recibidos por parte de la Dirección de Planificación y
Administrativo Financiero
Desarrollo Institucional.

Realizan las actividades correspondientes para la vinculación del Plan
Operativo Anual y el Plan Anual de Compras y Contrataciones, de acuerdo
Jefes de Departamento
4. a los lineamientos recibidos y traslada al Jefe de Departamento de
dependencias
Servicios Administrativos Internos o Enlace Administrativo Financiero,
según aplique.

Consolida el documento que vincula el Plan Operativo Anual y el Plan
Anual de Compras y Contrataciones de la Dependencia, verificando el
cumplimiento de los lineamientos recibidos.
Jefe de Departamento de
¿Cumple con los lineamientos establecidos? Servicios Administrativos
5. Internos o Enlace
Sí: traslada a la Autoridad Administrativa Superior de la dependencia y
continúa en paso número 6. Administrativo Financiero
No: devuelve información al Jefe de departamento, indicando las
observaciones correspondientes y regresa a paso número 4.

Recibe documento que vincula el POA y el PACC, verifica que responda a
las necesidades de la dependencia y que cumpla con los lineamientos
establecidos.
¿Está de acuerdo con el documento? Autoridad Administrativa
6. Superior de la dependencia
Sí: Envía a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional, para el
seguimiento respectivo y continúa en paso número 7.
No: Devuelve con observaciones para realizar modificaciones y regresa a
paso número 4.

Recibe documento que incluye vinculación del POA y PACC de la
Autoridad Administrativa
7. dependencia y traslada al área de Planificación de la DIPLANDI, para
Superior DIPLANDI
continuar el procedimiento respectivo.

Revisa información enviada por las dependencias y verifica cumplimiento
de lineamientos.
¿Cumple lineamientos?
Encargado del área de
8. Sí: consolida información del POA y PACC de acuerdo al procedimiento Planificación DIPLANDI
establecido.
No: devuelve información a la dependencia correspondiente, indicando
observaciones respectivas.

Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 68

Vinculación Plan Operativo Anual (POA) y Plan Anual de Compras y Contrataciones (PACC) En Etapa de Ejecución del
Presupuesto
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE

Identifica necesidad de actualización del Plan Operativo Anual (POA) y/o Autoridad Administrativa
1. del Plan Anual de Compras y Contrataciones (PACC). Superior de la dependencia

Instruye al Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos o
equivalente para coordinar la actualización del Plan Operativo Anual o Autoridad Administrativa
2. del Plan Anual de Compras y Contrataciones, para coordinar con los Jefes Superior de la dependencia
de Departamento involucrados.

Coordina el proceso de actualización del Plan Operativo Anual y/o Plan
Jefe de Departamento de
Anual de Compras y Contrataciones, de acuerdo a los procedimientos
3. Servicios Administrativos
establecidos para la actualización del POA y PACC, trasladando los
Internos
lineamientos correspondientes.

Realizan las actividades correspondientes para la actualización del POA
y/o PACC, de acuerdo a los procedimientos establecidos para
actualización y lineamientos recibidos. Jefe de departamento de la
4. dependencia
Traslada al Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos o
Enlace Administrativo Financiero, según aplique.

Consolida la información de la actualización del Plan Operativo Anual y/o
el Plan Anual de Compras y Contrataciones de la Dependencia,
verificando el cumplimiento de los lineamientos recibidos.
¿Cumple con los lineamientos establecidos? Jefe de Departamento de
Servicios Administrativos
5. Sí: coordina las actividades establecidas en los procedimientos para la Internos o Enlace
Actualización del Plan Operativo Anual y/o procedimiento para la Administrativo Financiero
actualización del Plan Anual de Compras y Contrataciones.
No: devuelve información al Jefe de departamento respectivo, indicando
las observaciones correspondientes y regresa a paso número 4.

De ser aprobada la actualización del Plan Operativo Anual y/o Plan Anual Jefe de Departamento de
de Compras y contrataciones, consolida la información en el documento Servicios Administrativos
6. de vinculación del POA y PACC de la dependencia y traslada a la Internos o Enlace
Autoridad Administrativa Superior de la dependencia. Administrativo Financiero

Recibe documento que actualiza la vinculación del POA y el PACC, verifica
cumplimiento de lineamientos establecidos.
¿Está de acuerdo con el documento? Autoridad Administrativa
7. Sí: Envía a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional, para el Superior de la dependencia
seguimiento respectivo y continúa en paso número 8.
No: Devuelve con observaciones para realizar modificaciones y regresa a
paso número 6.
Recibe documento que incluye actualización de la vinculación del POA y
Autoridad Administrativa
8. PACC de la dependencia y traslada al área de Planificación de la
Superior DIPLANDI
DIPLANDI, para continuar el procedimiento respectivo.

Revisa información enviada por las dependencias y verifica cumplimiento
de lineamientos.
¿Cumple lineamientos?
Encargado del área de
9. Sí: Actualiza Plan Operativo Anual institucional según procedimiento Planificación DIPLANDI
establecido y finaliza procedimiento.
No: devuelve información a la dependencia correspondiente, indicando
observaciones respectivas.

Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 69

Diagramas de Flujo

Procedimiento de Vinculación Plan Operativo Anual (POA) y Plan Anual de Compras y Contrataciones (PACC) (1 de 1)
Etapa: PLANIFICACIÓN Y FORMULACIÓN DEL PRESUPUESTO

Jefe de Departamento de
Autoridad Administrativa Autoridad Administrativa Superior de la Servicios Administrativos Jefes de Departamento
Internos o Enlace Encargado del área de Planificación DIPLANDI
Superior DIPLANDI dependencia dependencias
Administrativo Financiero

Inicio B

Coordina el proceso
Envía oficio
Recibe lineamientos de vinculación del
solicitando la
para la vinculación POA y el PACC, de
vinculación del POA
del POA y el PACC, e acuerdo a los
y PACC, con los
instruye para procedimientos y
lineamientos
coordinación. lineamientos
correspondientes.
establecidos.

Realizan las
Consolida el actividades
documento de correspondientes
vinculación POA- para la vinculación
PACC verificando el del POA y el PACC, A
cumplimiento de los de acuerdo a los
lineamientos procedimientos y
recibidos. lineamientos
establecidos.
Verifica que el
documento
responda a las
¿Cumple con los
necesidades de la
Sí lineamientos
dependencia y que establecidos?
cumpla con los
lineamientos
establecidos.
No
Recibe documento
que incluye
vinculación del POA
¿Está de acuerdo Devuelve con
y PACC de la
Sí con el observaciones para
dependencia y documento? realizar
traslada al área de
modificaciones.
Planificación de la
DIPLANDI. No

Devuelve con
observaciones para
A
realizar
modificaciones. Revisa información enviada
por las dependencias y
verifica cumplimiento de
lineamientos.

Devuelve
información a la
¿Está de acuerdo dependencia
con el No correspondiente,
documento? indicando
observaciones
respectivas.

Consolida información de
acuerdo al procedimiento
establecido, debiendo B
informar a la Dirección
Financiera y Dirección de
Asuntos Administrativos

Fin

Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 70

Procedimiento de Vinculación Plan Operativo Anual (POA) y Plan Anual de Compras y Contrataciones (PACC) (1 de 1)
Etapa: EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO

Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos o Jefes de Departamento Autoridad Administrativa
Autoridad Administrativa Superior de la dependencia Encargado del área de Planificación DIPLANDI
Enlace Administrativo Financiero dependencias Superior DIPLANDI

Inicio

Identifica necesidad de A
actualización POA y/o PACC

Realizan las actividades
Coordina proceso de
correspondientes para la
Instruye para coordinar actualización POA y/o PACC,
actualización del POA y/o
actualización del POA y/o de acuerdo a los
PACC, de acuerdo a los
PACC procedimientos y
procedimientos y
lineamientos establecidos
lineamientos establecidos

B Consolida la información de la
actualización del POA y/o
PACC, verificando
cumplimiento de
lineamientos

Devuelve
información,
¿Cumple con los
lineamientos?
No indicando las A
observaciones
correspondientes

Coordina las actividades
establecidas en los
procedimientos para la
actualización del POA y
el de actualización del
PACC

Recibe documento de
Consolida la información en
vinculación POA y PACC y
el documento de vinculación
verifica cumplimiento de
del POA y PACC
lineamientos

Envía documento de Recibe documento de Revisa información enviada
¿Está de acuerdo actualización de actualización de la por la dependencia y verifica
con el Sí
vinculación POA y PACC de vinculación del POA y PACC cumplimiento de
documento?
la dependencia de la dependencia lineamientos

No

Devuelve información a la
Devuelve documento con ¿cumple No dependencia, indicando
observaciones para realizar lineamientos? observaciones respectivas
modificaciones

Actualiza Plan
B
Operativo Anual
A Institucional, de
acuerdo a
procedimiento
establecido, debiendo
informar a la Dirección
Financiera y Dirección
de Asuntos
Adminisrativos

Fin

Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 71

NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:

Gestión de Adquisiciones 03 1 de 9
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

Planificación y Seguimiento al Plan Anual de Compras y Contrataciones
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO

Definir los criterios y actividades necesarias para la elaboración, modificación y seguimiento al Plan Anual de
Compras y Contrataciones -PACC-, con el objetivo de disponer de una planificación general de todas las
compras a ejecutar durante el ejercicio fiscal y disponer de los insumos de manera oportuna.
Inicia: Solicitud de programación de productos y subproductos.
Finaliza: Elaboración y programación de compras.
NORMATIVA APLICABLE:

a) Ley de Contrataciones del Estado, su Reglamento y reformas
b) Ley Orgánica del Presupuesto y su Reglamento.
c) Reglamento Orgánico del Ministerio de Finanzas Públicas.
DISPOSICIONES INTERNAS:

1) El procedimiento de elaboración del PACC debe iniciarse en la fase del proceso de Formulación del
Anteproyecto de Presupuesto.
2) La programación de negociaciones, debe contener la lista de bienes, obras y servicios que pretenden
adquirir durante el año fiscal siguiente para cumplir con los objetivos y resultados institucionales.
3) Se exceptúan de la obligación de incluir en el Programa Anual de Adquisiciones Públicas, las que no
superen el monto definido en la Ley para la modalidad de baja cuantía.
4) La presentación del Programa Anual de Adquisiciones Públicas o Plan Anual de Compras y
Contrataciones no obliga a las entidades afectas a efectuar los procesos de adquisición que en él se
enumeren. Sin embargo, si es obligatorio actualizar el mismo cuando se generen modificaciones
presupuestarias, varíen las necesidades de contratación de bienes, obras o servicios, así como
modificación de la modalidad de compras y cronograma de inicio del proceso para lo cual deberá
emitirse la resolución de la Autoridad Superior debidamente justificada.
5) Autoridad Administrativa Superior dentro del procedimiento, hace referencia al Director o Subdirector
de la dependencia según corresponda.

Planificación Anual de Compras y Contrataciones –PACC-
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Solicita a los Jefes de Departamento de su Dependencia la Programación
de Productos y Sub-productos (metas físicas) de forma anual, según Plan
1. Operativo Anual o Plan de Trabajo de la Dependencia, mismo que debe Autoridad Superior de la
contener el detalle de insumos, bienes y/o servicios necesarios, según Dependencia
formato “Plan Anual de Compras y Contrataciones -PACC-“.
Elabora la programación de productos y subproductos solicitada con base a
necesidades reales y considerando los reportes del Sistema de Almacén, Jefes de Departamentos
2.
presentándola en los términos y lineamientos establecidos para el ejercicio
fiscal vigente.
Recibe información, analiza y verifica que los productos y sub-productos Autoridad Superior de la
3. (metas físicas) programados estén alineados con los objetivos y metas de la Dependencia
Dependencia.
Convoca a reunión a los Jefes de Departamento, para analizar de manera
particular cada una de las programaciones y el detalle de los insumos.
Si tiene correcciones u observaciones al documento, solicita se realicen las Autoridad Superior de la
4. Dependencia
mismas.

Con las correcciones efectuadas, traslada a Jefe de Departamento de

Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 72

No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Servicios Administrativos Internos -DSAI- o su equivalente, para que
consolide la Programación de Productos y Sub-productos de la
Dependencia.
Responsable de
Consolida información en formato “Plan Anual de Compras y compras/Jefe DSAI o su
5.
Contrataciones –PACC- equivalente

Genera reportes necesarios en el sistema informático de almacén para Responsable de
6. consultar los saldos existentes, demanda mensual y tiempo de Almacén/Jefe DSAI o su
abastecimiento por insumos. equivalente

Analiza información, establece los periodos de abastecimiento y en función
de las cantidades requeridas en la Programación de Productos y Sub- Jefe DSAI o su equivalente
7.
productos (metas físicas), elabora el PACC de la Dependencia y traslada a
la Autoridad Superior de la dependencia para su consideración.
Autoridad Superior de la
8. Recibe y analiza el PACC. Dependencia

Si tiene observaciones, solicita a Jefe de Departamento de Servicios
Administrativos Internos o su equivalente, que realice modificaciones. Autoridad Superior de la
9. Si no tiene observaciones, aprueba el PACC, mediante firma y sello, y Dependencia
traslada a la Dirección de Asuntos Administrativos -DAA-, para gestionar la
autorización mediante Resolución Ministerial.
Recibe el PACC de las Dependencias a cargo de Asuntos Administrativos
para su consolidación respectiva como una sola Unidad Ejecutora y de las Autoridad Superior DAA
10.
Direcciones desconcentradas para que formen el expediente respectivo y
traslada al Jefe de Departamento de Gestión de Adquisiciones.
Traslada información a la Sección de Normas y Programación de Jefe de Departamento de
11. Gestión de Adquisiciones
Adquisiciones.
Consolida el “Plan Anual de Compras y Contrataciones” diferenciado por
Dependencias de las asignadas a la Dirección de Asuntos Administrativos,
Analiza si se pueden realizar eventos de adquisición conjuntos para las
modalidades de cotización, licitación o Subasta electrónica inversa. Asistente de Sección de
Gestiona con las dependencias las modificaciones correspondientes en Normas y Programación
12.
función del análisis. de Adquisiciones
Conforma el expediente con los PACC de las Direcciones desconcentradas
separados por Dirección, para su autorización respectiva.
Gestiona la elaboración del proyecto de Resolución Ministerial con el
Coordinador de Sección de Eventos de Adquisiciones.
Coordinador de Sección
Elabora proyecto de Resolución Ministerial y traslada a Jefe de de Eventos de
13.
Departamento de Gestión de Adquisiciones. Adquisiciones

Revisa información, y con el visto bueno de la Autoridad Superior de la
Dirección de Asuntos Administrativos, traslada al Despacho del Jefe de Departamento de
14.
Viceministro de Administración Interna y Desarrollo de Sistemas para su Gestión de Adquisiciones
consideración.
Recibe y revisa el PACC.
¿Está de acuerdo con la información?
Sí: traslada para aprobación del Ministro y continúa el procedimiento en Viceministro de
15. paso No. 18. Administración Interna y
No: remite a la Dirección de Asuntos Administrativos para que curse la Desarrollo de Sistemas
atención según correspondan a cada dependencia y continua
procedimiento.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 73

Jefe DSAI o equivalente  Lineamientos y/o restricciones de gasto incluidas en Ley anual de presupuesto vigente. Actualiza el PACC con base a las confirmaciones y/o modificaciones Asistente de Sección de Manual de Normas. confirma a la Autoridad Superior de la dependencia sobre el financiamiento del PACC. Gestiona modificaciones al PACC con las Dependencias correspondientes. En función de las prioridades definidas o de la disponibilidad 3. Normas y Programación de Adquisiciones Elabora modificaciones solicitadas por Despacho Superior y reenvía a DAA Jefe de DSAI o su 17. notifica a la Autoridad Superior de la dependencia para que se gestione la solicitud de ampliación presupuestaria según procedimiento “Modificaciones Presupuestarias” o determine si es factible realizar ajustes al PACC en función de los montos asignados. 6.  Lineamientos recibidos.  Otras variables externas aplicables al caso. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE Asistente de Sección de 16. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE Realiza análisis del PACC tomando en consideración los siguientes aspectos:  Monto del “Plan Anual de Compras y Contrataciones –PACC-“. Gestión de Adquisiciones Adquisiciones. Revisa y aprueba el PACC con los ajustes efectuados. Jefe DSAI o su equivalente Recibe PACC autorizado por Resolución Ministerial y procede a registrar en de las Direcciones 20. Superior de la DAA.No. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 74 . versus el monto del presupuesto aprobado para su Unidad Ejecutora. Envía copia a las diferentes Dependencias y al ente rector del Sistema de adquisiciones. presupuestaria. el PACC de la Dirección de Asuntos Administrativos. registra en el Sistema de GUATECOMPRAS. desconcentradas Seguimiento y Modificación al Plan Anual de Compras y Contrataciones –PACC- No. equivalente para las gestiones correspondientes y regresa al paso No. Recibe información y traslada a la Sección de Normas y Programación de Jefe de Departamento de 5. Si la asignación presupuestaria no corresponde al requerimiento del Jefe DSAI o equivalente 2. Firma Resolución Ministerial y devuelve a la Autoridad Administrativa Ministro 18. el Sistema de GUATECOMPRAS. en caso de no existir fichas o tener menos de tres de Adquisiciones proveedores precalificados debe de proceder al “Procedimiento de Gestión Interna para la Precalificación de Proveedores”. debe de verificar la Asistente de Sección de existencia de fichas técnicas de insumos y/o servicios y proveedores Normas y Programación 19. precalificados. notifica a la Dirección Autoridad Superior de la 4. Si la asignación presupuestaria corresponde al requerimiento del PACC. asignaciones por renglón de gasto.  Las compras y contrataciones incluidas en el PACC versus las 1. Si existen fichas y proveedores puede proceder al procedimiento de “Subasta Electrónica Inversa” en caso corresponda. Para el caso de las Subastas Electrónicas Inversas. 12. de Asuntos Administrativos la confirmación o modificación del PACC Dependencia presentado anteriormente. Recibe PACC. realiza ajustes al PACC en coordinación con los Jefes de Jefe DSAI o equivalente departamento y traslada a la Autoridad Superior de la Dependencia. PACC.

Gestiona modificaciones al PACC con las dependencias correspondientes. para su ejecución. Recibe PACC. precalificados. Si existen fichas y proveedores puede proceder al procedimiento de “Subasta Electrónica Inversa” en caso corresponda. registra en el Sistema de GUATECOMPRAS. Envía copia a las diferentes Dependencias y al ente rector del Sistema de adquisiciones. Manual de Normas. procedimiento en paso No. el PACC de la Dirección de Asuntos Administrativos. equivalente gestiones correspondientes y regresa al paso No. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 75 . debe de verificar la Asistente de Sección de existencia de fichas técnicas de insumos y/o servicios y proveedores Normas y Programación 13. Normas y Programación de Adquisiciones Elabora modificaciones solicitadas por Despacho y reenvía a DAA para las Jefe de DSAI o su 11. Dirección de Asuntos Administrativo envía PACC actualizado al Viceministro Gestión de Adquisiciones de Administración Interna y Desarrollo de Sistemas. Coordinador de Sección Elabora proyecto de Resolución Ministerial y traslada a Jefe de de Eventos de 7. 13. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE presentadas por las diferentes Dependencias. Departamento de Gestión de Adquisiciones. ¿Está de acuerdo con la información? Sí: firma y traslada para aprobación del Ministro y continúa el Viceministro de 9. Administración Interna y No: remite a la Dirección de Asuntos Administrativos para que curse la Desarrollo de Sistemas atención según correspondan a cada dependencia y continua procedimiento. Recibe y revisa el PACC. Adquisiciones Revisa información. con visto bueno de la Autoridad Superior de la Jefe de Departamento de 8. Normas y Programación de Adquisiciones de Gestiona la elaboración del proyecto de Resolución Ministerial con el Adquisiciones Coordinador de Sección de Eventos de Adquisiciones. Superior de la DAA. 7. Para el caso de las Subastas Electrónicas Inversas. en caso de no existir fichas o tener menos de tres de Adquisiciones proveedores precalificados debe de proceder al “Procedimiento de Gestión Interna para la Precalificación de Proveedores”. Firma Resolución Ministerial y devuelve a la Autoridad Administrativa Ministro 12. Recibe PACC autorizado y actualiza en el Sistema de GUATECOMPRAS. 14. Coordina según instrucción de la Autoridad Administrativa Superior Jefe DSAI o su equivalente programación de compras y traslada al Responsable de Compras o Puesto equivalente. Asistente de Sección de 10.No.

tiempo de Sí abastecimiento por insumos. Contrataciones – demanda mensual y PACC. Solicita correcciones. Recibe información. Convoca a reunión a los Jefes de Departamento. traslada a la Autoridad Superior de la dependencia para su consideración.(1 de 3) Autoridad Superior de la Responsable de compras/ Responsable de Almacén/ Jefes de Departamentos Dependencia Jefe DSAI o su equivalente Jefe DSAI o su equivalente A Inicio Elabora la Solicita a los Jefes programación de de Departamento la productos y Programación de subproductos Productos y Sub. establece los periodos de abastecimiento. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 76 . para analizar cada una de las programaciones y el detalle de los insumos. elabora el PACC de Recibe y analiza el la Dependencia y PACC. A Analiza información. según POA o lineamientos Plan de Trabajo de establecidos para el la Dependencia.Diagramas de Flujo Planificación y Seguimiento al Plan Anual de Compras y Contrataciones Etapa: PLANIFICACIÓN ANUAL DE COMPRAS Y CONTRATACIONES –PACC. analiza y verifica que los productos y sub-productos (metas físicas) programados estén alineados con los objetivos y metas de la Dependencia. ejercicio fiscal vigente. solicitada productos (metas presentándola en físicas) de forma los términos y anual. 1 Manual de Normas. Genera reportes necesarios en el Consolida sistema informático información en de almacén para ¿Tiene formato “Plan Anual consultar los saldos No modificaciones? de Compras y existentes.

Analiza si se pueden realizar eventos de adquisición conjuntos para las modalidades de cotización. -DAA-. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 77 . y traslada a la para que formen el Administrativos. Planificación y Seguimiento al Plan Anual de Compras y Contrataciones Etapa: PLANIFICACIÓN ANUAL DE COMPRAS Y CONTRATACIONES –PACC. respectiva.(2 de 3) Asistente de Sección de Coordinador de Sección de Autoridad Superior de la Jefe de Departamento de Autoridad Superior DAA Normas y Programación de Dependencia Gestión de Adquisiciones Eventos de Adquisiciones Adquisiciones 1 3 Recibe el PACC de Si tiene las Dependencias a Consolida el “Plan observaciones. cargo de DAA para Anual de Compras y solicita que realice su consolidación Traslada Contrataciones” modificaciones. 2 Manual de Normas. Revisa información. Ejecutora y de las y Programación de asignadas a la aprueba el PACC. y con el visto bueno de la Autoridad Superior de la Dirección de Asuntos Administrativos. Si respectiva como información a la diferenciado por no tiene una sola Unidad Sección de Normas Dependencias de las observaciones. para su Gestión de autorización Adquisiciones. Direcciones Adquisiciones. expediente. traslada al Despacho del Viceministro. Conforma el expediente con los Elabora proyecto de PACC de las Resolución Direcciones Ministerial y desconcentradas traslada a Jefe de separados por Departamento de Dirección. Dirección de mediante firma y desconcentradas Asuntos sello. licitación o Subasta electrónica inversa.

(3 de 3) Asistente de Sección de Viceministro de Administración Interna y Jefe de DSAI o su Asistente de Sección de Normas y Normas y Programación Ministro Desarrollo de Sistemas equivalente Programación de Adquisiciones de Adquisiciones 2 3 Recibe y revisa el PACC. Adquisiciones. Remite a la Firma Resolución Recibe PACC Elabora Dirección de Ministerial y autorizado y Gestiona modificaciones Asuntos devuelve a la traslada al ¿Esta de modificaciones al solicitadas por Administrativos Autoridad Departamento de acuerdo? No PACC con las Despacho Superior y para que curse la Administrativa Gestión de Dependencias reenvía a DAA para atención según Superior de la DAA. Planificación y Seguimiento al Plan Anual de Compras y Contrataciones Etapa: PLANIFICACIÓN ANUAL DE COMPRAS Y CONTRATACIONES –PACC. No “Procedimiento de Gestión Interna para la Fin Precalificación de Proveedores”. Sí Recibe PACC. correspondientes. Para el caso de las Subastas Electrónicas Inversas. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 78 . el PACC de la DAA. las gestiones correspondan a correspondientes. y procede a registrar en el Sistema de GUATECOMPRAS. ente rector del Sistema de adquisiciones. Manual de Normas. envía copia a las Firma y traslada diferentes para aprobación del dependencias y al Ministro. debe de verificar la existencia de fichas técnicas de insumos y/o servicios y Al menos tres proveedores precalificados Recibe PACC autorizado por Si corresponde ¿No hay fichas Resolución inicia “Subasta técnicas o Ministerial y Sí Electrónica proveedores procede a registrar en el Sistema de Inversa” precalificados? GUATECOMPRAS. cada dependencia.

Sección de Eventos Gestión de y con el visto bueno de Adquisiciones. Planificación y Seguimiento al Plan Anual de Compras y Contrataciones Etapa: SEGUIMIENTO Y MODIFICACIÓN AL PLAN ANUAL DE COMPRAS Y CONTRATACIONES –PACC. Adquisiciones. modificación del Dependencias. departamento y PACC presentado traslada a la anteriormente. notifica presupuestaria. Gestiona la Elabora proyecto de elaboración del Resolución proyecto de Ministerial y Resolución traslada a Jefe de Ministerial con el Departamento de Coordinador de Revisa información. de la Autoridad Superior de la Dirección de Asuntos Administrativos. Recibe información con base a las a la Dirección de realiza ajustes al y traslada a la confirmaciones y/o Asuntos PACC en Sección de Normas modificaciones Administrativos la coordinación con y Programación de presentadas por las confirmación o diferentes los Jefes de Adquisiciones. 1 Manual de Normas. Confirma a la Autoridad Superior ¿Corresponde al de la dependencia requerimiento Sí sobre el del PACC? financiamiento del PACC No Notifica a la Autoridad Superior de la dependencia para que se gestione la solicitud de ampliación presupuestaria. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 79 . Autoridad Superior de la Dependencia. 2 En función de las prioridades Revisa y aprueba el definidas o de la PACC con los ajustes disponibilidad Actualiza el PACC efectuados.( 1 de 2 ) Asistente de Sección de Autoridad Superior de la Jefe de Departamento de Normas y Programación Coordinador de Sección de Jefe DSAI o equivalente de Adquisiciones de Dependencia Gestión de Adquisiciones Eventos de Adquisiciones Adquisiciones Inicio Realiza análisis del PACC tomando en consideración los diferentes aspectos asociados al procedimiento Determina si la asignación presupuestaria corresponde al requerimiento del PACC. traslada al Despacho del Viceministro.

No “Procedimiento de Gestión Interna para la Fin Precalificación de Proveedores”. Remite a la Firma Resolución Recibe PACC Elabora Dirección de Ministerial y autorizado y Gestiona modificaciones Asuntos devuelve a la traslada al ¿Esta de modificaciones al solicitadas por Administrativos Autoridad Departamento de acuerdo? No PACC con las Despacho Superior y para que curse la Administrativa Gestión de Dependencias reenvía a DAA para atención según Superior de la DAA.( 2 de 2 ) Asistente de Sección de Viceministro de Administración Interna y Jefe de DSAI o su Asistente de Sección de Normas y Normas y Programación Ministro Desarrollo de Sistemas equivalente Programación de Adquisiciones de Adquisiciones 1 2 Recibe y revisa el PACC. las gestiones correspondan a correspondientes. y procede a registrar en el Sistema de GUATECOMPRAS. ente rector del Sistema de adquisiciones. el PACC de la DAA. Sí Recibe PACC. Planificación y Seguimiento al Plan Anual de Compras y Contrataciones Etapa: SEGUIMIENTO Y MODIFICACIÓN AL PLAN ANUAL DE COMPRAS Y CONTRATACIONES –PACC. Procede a coordinar Inversa” precalificados? la elaboración de la programación de compras. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 80 . Adquisiciones. correspondientes. debe de verificar la existencia de fichas técnicas de insumos y/o servicios y Al menos tres proveedores precalificados Recibe PACC autorizado por Resolución Ministerial y Si corresponde ¿No hay fichas procede a registrar inicia “Subasta técnicas o en el Sistema de Sí Electrónica proveedores GUATECOMPRAS. Para el caso de las Subastas Electrónicas Inversas. cada dependencia. envía copia a las Firma y traslada diferentes para aprobación del dependencias y al Ministro. Manual de Normas.

en un plazo no mayor de cinco días. podrá firmar el Director de Asuntos Administrativos el listado que ampare la reunión de trabajo. Se exceptúa la firma de los participantes en los eventos requeridos por el Despacho Superior y de los Viceministerios. Ley de Contrataciones del Estado y Reformas. NORMATIVA APLICABLE: a) Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento. Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado. DISPOSICIONES INTERNAS: 1) Para la compra de equipos o servicios técnicos especializados requerir informe técnico para realizar la compra. Inicia: Elaboración de solicitud de compra. con su firma e identificando el evento. Ley Contra la Corrupción. a que área de trabajo debe asignarse los mismos. debe adjuntarse listado de los participantes. debe especificarse en la sección de Justificación del formato “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio” o cuando aplique “Solicitud electrónica de Compra por Caja Chica”. y artículo 28 del Acuerdo Gubernativo 122-2016. 9) Se exceptúan de concurso público de ofertas los casos de la compra de boletos aéreos y las publicaciones en medios de comunicación que no excedan el monto para baja cuantía según lo establecido en la Ley de Contrataciones del Estado. 7) Cuando por motivos no previstos o situaciones emergentes deban realizarse compras menores. d) Lineamientos y directrices institucionales. Fondo Rotativo Interno y mediante Comprobante Único de Registro -CUR-. 2) En el caso de los insumos susceptibles de merma. 4) En el caso de eventos que requieran consumo de alimentos. c) Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para el Ejercicio Fiscal vigente. cuando se traten de reuniones oficiales con autoridades Ministeriales y de otras instituciones que por su naturaleza estén a cargo de la Dirección de Asuntos Administrativos. Finaliza: Notificación al interesado de la realización de la compra. y agregar un anexo adjunto si no lo dijera la justificación de dicha solicitud el personal a quien se le cargara dichos bienes. según leyes y normativas aplicables. g) Normas de Control Interno de la Contraloría General de Cuentas h) Guía de Sistema de Gestión y Pre-orden de Compra. adjuntando listado de personas firmado por el Director de Comunicación Social. b) Ley Orgánica del Presupuesto y su Reglamento. Asimismo.Procedimientos de Adquisiciones NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página: Proceso de Adquisiciones 03 1 de 19 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Procedimiento de Compras de Baja Cuantía / Compra Directa PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO Definir las actividades a realizar para las modalidades de compra de baja cuantía y Compra Directa a través de Caja Chica. e) Normas para el uso del Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado GUATECOMPRAS. se debe aplicar lo establecido en los artículos 43 literal c) Del Decreto 57-92. 5) Para las compras de comida preparada. 3) Dentro de los requisitos pactados con el proveedor debe contemplarse garantía cuando corresponda. En el caso de publicaciones los elementos para Manual de Normas. los reintegros solicitados deben requerirse por medio del formato “Solicitud de Reintegro” y en los casos de compra de materiales y suministros además adjuntar el “vale de caja chica” para efectos de ingreso al almacén. se excluye consignar la verificación de almacén en la Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicios. 6) En las compras de activos fijos y bienes fungibles. 8) En el caso de proveedores únicos. debe requerirse al proveedor certificado de especificaciones técnicas y condiciones de almacenamiento. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 81 . f) Decreto 31-2012. alimentos perecederos y repuestos de vehículos.

podrá ser firmado por el Director o Subdirector de la Dependencia. serán las responsables de velar por la adecuada gestión de adquisiciones y la aplicación de la presente normativa. Departamento de Gestión de Adquisiciones.5. justificación y autorización del Jefe de Departamento quien requirió el servicio. 13) Para el mantenimiento y reparación de vehículos menores al monto máximo establecido para baja cuantía según la Ley de Contrataciones del Estado se deberá observar las “Normas para el mantenimiento de vehículos automotores”. y cuando sean superiores a dicho monto deberá gestionarse la adquisición de acuerdo a los procedimientos de “Compra de Baja Cuantía o Compra Directa por medio de Cheque” o “Compra de Baja Cuantía o Compra Directa por medio de Acreditamiento en Cuenta”.000. a partir de la fecha de emisión. 10) Los formularios “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicios”. así como los descritos en el procedimiento. corresponde únicamente al Jefe y/o Subjefe del Departamento de Servicios Administrativos Internos o Jefe y/o Subjefe Administrativo Financiero. y el Encargado reportará dicha situación al Jefe del Departamento de Servicios Administrativos Internos. seleccionar el proveedor se realizarán con base a la naturaleza de la publicación y criterios técnicos de la Dirección de Comunicación Social. 16) Se requerirá la liquidación del vale autorizado cuando no se liquide en el tiempo establecido. según corresponda. caso contrario no se dará trámite a la Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 82 . 18) Se utilizarán los libros y formas autorizadas que se describen en la presente normativa. 14) Todos los gastos realizados por concepto de adquisiciones o contratación de servicios mediante baja cuantía o compra directa. multas. Las personas nombradas para llevar la administración del fondo de Caja Chica y Fondo Rotativo Interno no emitirán un nuevo vale sin que se haya liquidado el anterior. que reúnan los requisitos legales respectivos. según corresponda. y para el caso del Taller Nacional de Grabados en Acero y la Dirección de Asuntos Administrativos de cinco (5) días hábiles. o Departamento Administrativo Financiero o Departamento de Gestión de Adquisiciones. conforme las funciones y los procedimientos establecidos. 24) La Autoridad Administrativa Superior de la Dependencia o a quien expresamente se le delegue esta Manual de Normas. 20) Los vales de caja chica y fondo rotativo deberán liquidarse dentro del plazo máximo de tres (3) días hábiles. pasajes de trasporte público urbano y otros gastos de baja cuantía se deberá elaborar una planilla con el detalle de dichos gastos. Departamento de Gestión Interna o Departamento Administrativo Financiero para la aplicación de las medidas administrativas que correspondan. “Solicitud electrónica de Compra por Caja Chica”. su reglamento y reformas. deben ser llenados con toda la información requerida.00). siempre y cuando no pertenezcan a la misma dependencia 21) Las Autoridades de las Dependencias y el personal del Departamento de Servicios Administrativos Internos. según corresponda y en ausencia de ellos. así como las firmas correspondientes. 17) No podrán cancelarse bajo ningún precepto los gastos por concepto de infracciones de tránsito. debiendo evaluar la necesidad y el destino de lo solicitado. respaldados mediante documentos de legítimo abono. superiores al monto establecido para las adquisiciones de baja cuantía en la Ley de Contrataciones del Estado deberán obtenerse las ofertas electrónicas a través del portal de GUATECOMPRAS con el objeto de adjudicar al proveedor que cumpla los requerimientos y favorezca a los intereses del Estado. 23) La autorización de la forma “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio” corresponde únicamente a la Autoridad Administrativa Superior de la Dependencia. bienes o servicios de baja cuantía o compra directa por medio de caja chica cuando el monto no exceda los cinco mil quetzales exactos (Q. deberán realizarse atendiendo las disposiciones contenidas en la Ley de Contrataciones del Estado. 19) La autorización del “Vale de Caja Chica”. a excepción de la Dirección de Asuntos Administrativos en donde un mismo Responsable de Compras podrá tener hasta un máximo de tres vales a su cargo. moras o intereses. Departamento Administrativo Financiero. 11) Para las adquisiciones del mismo bien o servicio. o a quien este delegue esta función será la responsable de la autorización del gasto. y Departamento de Gestión Interna según corresponda. 15) En los casos de parquímetros. 12) Únicamente podrán realizarse adquisiciones de insumos. y del jefe del Departamento de Servicios Administrativos Internos. 22) El cumplimiento de las obligaciones tributarias será responsabilidad del personal correspondiente.

26) Autoridad Administrativa Superior dentro del procedimiento. envía al Responsable de Compras o Responsable de la compra. rechaza y/o requiere correcciones. Responsable de la compra Concepto: detalle de lo adquirido. Totalizada: en números y letras. Cuando corresponda. Nombre: Dependencia que gestiona la adquisición. sello de Jefe y/o Subjefe del Departamento de Servicios Administrativos Caja Chica Internos o Jefe de Departamento Administrativo Financiero. Revisa la información de la “Solicitud electrónica de compra por Caja Chica”. disponibilidad en almacén. 25) En el caso de la Dirección de Asuntos Administrativos el formulario “Liquidación y reposición del fondo de caja chica” será firmado por el Director o Subdirector Administrativo Financiero de esta dependencia. Régimen Tributario: La factura debe indicar el régimen tributario que le Manual de Normas. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 83 . de tal manera que permita verificar las operaciones aritméticas para constatar el total del gasto. Responsable de Compras/ 6. llenando la información requerida. realiza verificación de código de insumo si Financiero/ Responsable 2. Si existe información incorrecta. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE Elabora “Solicitud electrónica de compra por Caja Chica”. Asigna número correlativo a la “Solicitud electrónica de Compra por Caja Responsable de la 3. Recibe efectivo y realiza la(s) compra(s). solicita firma y Responsable de fondo de 4. b) con la firma en el formulario “Liquidación y reposición del fondo de caja chica” para los gastos ejecutados a través de dicho fondo. disponibilidad en almacén y requiere al Responsable de de la compra/ Presupuesto verificación presupuestaria y especificación de centro de Responsable de compras costo. código de insumo. Chica” y requiere al responsable de la administración del fondo de Caja compra/ Responsable de Chica el efectivo para realizar la(s) compra(s). Responsable de Compras/ 7. Solicitante o Responsable 1. solicitará la creación del código de insumo ante la Dirección Técnica de Presupuesto. el cual se concretará: a) con la firma correspondiente en el “Cuadro Comparativo de Ofertas” o en la cotización del proveedor. asigna correlativo y firma “Vale de Caja Chica”. Compra de Baja Cuantía o Compra Directa por Caja Chica No. que no cuenten con cuadro comparativo de ofertas. hace referencia al Director o Subdirector de la dependencia según corresponda. de la Compra producto y subproducto. Caja Chica de Compras o responsable de la(s) compra(s). Dirección: Dirección fiscal vigente. función es la responsable de la autorización del gasto. Responsable de la compra Verifica que la(s) factura(s) cumpla(n) con la siguiente información: Fecha: Emisión de Factura. Entrega efectivo solicitado y copia del “Vale de Caja Chica” al Responsable Responsable de fondo de 5. corresponde. NIT: Dependencia que gestiona la adquisición. compras Elabora. Enlace Administrativo Si la información es correcta.

Devuelve inmediatamente la factura al proveedor si ésta no cumple con la información requerida. firma y sella. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 84 . Responsable de Almacén 11. Revisa la documentación de legítimo abono. Una vez recibido el bien o servicio. Anota en el reverso de la factura u hoja adjunta membretada: ampliación del concepto de la compra. y bienes. factura(s) original(es) y “Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario. Gestiona firma y sello del Jefe del Departamento. Si la factura cumple con la información requerida procede al Responsable de la compra siguiente paso. cuando la descripción no sea lo suficientemente clara. Reposición del Fondo de Caja Chica”. deberán publicar en GUATECOMPRAS la documentación de respaldo (Solicitud electrónica de Compra y Factura). a excepción de facturas electrónicas o de cajas registradoras Nota: Si la factura es cambiaria debe traer recibo de caja. Forma 1-H”. en el caso de insumos Responsable de Compras/ 10. Realiza liquidación del vale. documentos necesarios Responsable de la compra para el ingreso al almacén. para que emita nueva factura con la información Responsable de Compras/ 8. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE corresponde al proveedor para verificar si es afecto a retención. Sello de Cancelado.No. Responsable de la compra fondo de Caja Chica. 14. Manual de Normas. entregando la documentación de respaldo. Traslada factura original al Responsable de Almacén. Responsable de la compra En el caso de servicios el solicitante debe firmar de recibido conforme en el reverso de la factura. Responsable de Compras/ 12. correcta. adjuntando copia del Vale de Caja Chica. Realiza ingreso de acuerdo a procedimiento “Ingreso a Almacén” y devuelve al Responsable de Compras o Responsable de la(s) Compra(s). conforme al expediente administrativo que ampara la negociación Responsable de la compra realizada. Vigencia de la Factura: Que la factura esté vigente. misma que formará parte del expediente. Responsable de Compras/ 9. . y procede a imprimir la constancia de la publicación. Solicita liquidación del vale ante el responsable de la administración del Responsable de Compras/ 13. Recibe expediente y continúa según procedimiento “Constitución y Responsable de Caja Chica 15. colocando sello de “liquidado” y entrega copia al Responsable de Compras Responsable de Caja Chica o responsable de la(s) compra(s).

/ puesto equivalente Si no está(n) adjudicado(s) en Contrato Abierto o no cumple(n) con las especificaciones de la dependencia y dentro del marco legal es factible realizar la compra fuera de esa modalidad. Traslada expediente al Responsable de Presupuesto. Verifica que la compra solicitada se encuentre dentro del Plan Anual de Compras y Contrataciones -PACC-. y supera la modalidad de baja cuantía continua en el paso 5. Jefe DSAI o equivalente 4. Si procede gestiona una modificación al PACC a través de Resolución Ministerial debidamente justificada. adjuntando el dictamen técnico que contenga las especificaciones del bien o servicio cuando corresponda. llenando la información requerida y traslada al Responsable de Compras. revisa la información y verifica con el responsable del centro de costos código(s) de insumo(s). DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE Elabora “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio”. de Compras/ puesto Si existe información incorrecta rechaza el formulario y requiere equivalente correcciones o elaboración de uno nuevo según corresponda. para la modalidad de baja cuantía. Responsable de Compras 6. Enlace Administrativo Si la compra no se encuentra contemplada dentro del PACC y supera la Financiero/ 3. Solicitante 1. Financiero/ Responsable 2. Manual de Normas. producto y subproducto. realiza como mínimo dos cotizaciones. debiendo dejar evidencia de las invitaciones realizadas a cotizar. Verifica si el/los bien(es) y/o insumo(s) o servicio(s) se encuentra(n) adjudicado(s) en Contrato Abierto. “Procedimiento de Compra por Contrato Abierto”. y Enlace Administrativo requiere al Responsable de Presupuesto verificación presupuestaria. Elabora “Cuadro Comparativo de Ofertas” con la información de las cotizaciones recibidas.Compra de Baja Cuantía o Compra Directa por medio de Cheque No. Recibe “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio”. Si la información es correcta procede al siguiente paso.o equivalente y continúa el puesto equivalente procedimiento. Si no procede finaliza el proceso. / puesto equivalente Cuando se considere conveniente podrá elaborar Anexo Comparativo de Ofertas para documentar la evaluación del cumplimiento de las especificaciones. disponibilidad en almacén. Si la compra se encuentra contemplada dentro del plan. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 85 . Si está(n) adjudicado(s) en Contrato Abierto y cumple con las especificaciones requeridas por la dependencia. Evalúa la solicitud de compra en el orden de la importancia y necesidad y somete a consideración de la Autoridad Administrativa Superior de la Dependencia. referirse al Responsable de Compras 5. de la dependencia cuando la compra supera la modalidad de baja cuantía. modalidad de baja cuantía traslada al Jefe de Departamento de Servicios Responsable de Compras/ Administrativos Internos -DSAI. excepto cuando sea proveedor único o se reciba solo una oferta.

DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE Recibe y verifica expediente. traslada copia de la “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio”. en el caso de servicios notifica al receptor puesto equivalente del mismo. Recibe expediente y traslada a la Autoridad Administrativa Superior de la Responsable de Compras/ 10. finaliza el proceso. logística de ingreso de visitas. 19. entrega mediante vale el cheque respectivo al Responsable de Compras o responsable de realizar la compra y procede en el paso No. y cuando corresponda complementa la siguiente información de “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio” Jefe de Sección de  Renglón Presupuestario Presupuesto o 7. Traslada expediente sin el cheque al Responsable de Compras. Superior de la 11. Recibe expediente. No. gestiona cheque de pago obteniendo las firmas registradas según procedimiento “Manejo y Reposición de Fondo Rotativo”. Responsable de Almacén Si el/los bien(es) es/son adquirido(s) en las instalaciones del proveedor. Dependencia Traslada expediente al Responsable de Compras. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 86 . Responsable de Fondo 13. Si no autoriza el gasto. Manual de Normas. insumo Responsable de Compras/ 12. Recibe expediente. Jefe DSAI o equivalente Si la documentación es correcta. analiza y autoriza el gasto. Realiza la recepción según procedimiento “Ingreso a Almacén” cuando se trate de bienes o insumos. Si la documentación es incorrecta. Formaliza la(s) compra(s) y/o contratación de servicios notificando al proveedor e indicando el lugar. puesto equivalente Dependencia correspondiente. firma y sella solicitud de compras. Rotativo Interno En caso que el bien y/o insumo por su naturaleza no puede ser entregado en los almacenes o que el proveedor no realiza entrega a domicilio. mediante firma en el Autoridad Administrativa Cuadro comparativo. devuelve al Responsable de Compras 9. Traslada expediente al Responsable de Compras. fecha y hora de entrega del bien. Luego traslada expediente al Responsable 15.  Producto y subproducto Responsable de  Verificación de disponibilidad presupuestaria Presupuesto Traslada expediente al Responsable de Compras. para que realice las correcciones correspondientes. de Compras.  Cuadro Comparativo de Ofertas y anexo cuando aplique puesto equivalente  Ofertas recibidas  Constancia de la publicación en GUATECOMPRAS cuando aplique Revisa “Cuadro Comparativo de Ofertas” y “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio”. Traslada expediente de compras que contenga:  Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio Responsable de Compras/ 8. Recibe el expediente original y cuando sean bienes o insumos notifica al Responsable de Almacén la fecha y hora de recepción y coordina la Responsable de Compras/ 14. puesto equivalente y/o prestación del servicio y traslada expediente al responsable de la administración del Fondo Rotativo Interno.

Vigencia de la Factura: Que la factura esté vigente. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE la recepción la realiza el Responsable de Compras o responsable de realizar la compra. puesto equivalente que ampara la negociación realizada. Traslada expediente al Responsable de Fondo Rotativo Interno para realizar pago y regularización del gasto en el módulo de Fondo Rotativo Interno según procedimiento “Manejo y Reposición del Fondo Rotativo”. Concepto: detalle de lo adquirido. conforme al expediente administrativo Responsable de Compras/ 18. y cuando el monto sea mayor a Q. quien debe entregar al Responsable de Almacén los mismos para su registro. Una vez recibido el bien o servicio. o Jefe de Sección de Compras Directas en la DAA. Anota en el reverso de la factura u hoja adjunta membretada: ampliación del concepto de la compra cuando la descripción no sea lo suficientemente clara y firma en la misma. Si para realizar la compra se hubiera emitido vale de entrega de Cheque. No.000. Responsable de Compras/ 17. Régimen Tributario: La factura debe indicar el régimen tributario que le corresponde al proveedor para verificar si es afecto a retención. obtiene firmas del Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos. Sello de Cancelado.00 el solicitante debe firmar de “recibido conforme” en el reverso de la factura. puesto equivalente el Responsable de Compras o responsable asignado deberá realizar la liquidación correspondiente ante el Responsable de Fondo Rotativo Interno. 20.5. deberán publicar en GUATECOMPRAS la documentación de respaldo. Responsable de Compras/ 16. Nombre: Dependencia que gestiona la adquisición. o Gestión Interna. Notifica al interesado que la compra fue realizada. Nota: Si la factura es cambiaria debe traer recibo de caja. según normativa vigente. de tal manera que permita verificar las operaciones aritméticas para constatar el total del gasto. Cuando corresponda realiza publicación en GUATECOMPRAS.5.00 en lugar de firmar la factura debe llenar el formato “Constancia de Recepción de Conformidad de Servicio”. NIT: Dependencia que gestiona la adquisición. Responsable de Compras/ 19. puesto equivalente Totalizada: en números y letras. En el caso de servicios puesto equivalente cuyo monto de contratación sea menor o igual a Q. a excepción de facturas electrónicas o de cajas registradoras. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 87 .000. Verifica que la factura cumpla con la siguiente información: Fecha: Emisión de Factura. Responsable de Almacén Manual de Normas. Dirección: Dirección fiscal vigente. y procede a imprimir la constancia de la publicación misma que formará parte del expediente.

de la dependencia y disponibilidad en almacén. elabora pre-orden de compra en el SIGES y Responsable de Centro de 6. Solicitante Nota: Cuando la gestión provenga de expedientes anteriormente formalizados y pactados con entregas o servicios parciales (compromisos pendientes de devengar) deberá remitirse al paso No. Realiza consolidación de pre órdenes de compra. a través del portal de equivalente GUATECOMPRAS. Verifica si el/los bien(es) y/o insumo(s) o servicio(s) se encuentra(n) adjudicado(s) en Contrato Abierto. traslada al Jefe de Departamento de Responsable 3. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE Elabora “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio”. de Compras/ Puesto equivalente Cuando no se encuentra(n) adjudicado(s) o no cumple(n) con las especificaciones de la dependencia y es factible dentro del marco legal realizar la compra fuera de esa modalidad. llenando la información requerida y traslada al Responsable de Compras. excepto cuando sea proveedor Manual de Normas. y elabora “Cuadro Comparativo de Ofertas” con la información de las cotizaciones realizadas. 1. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 88 . equivalente Si la información es correcta. de Compras/ Puesto equivalente Realiza como mínimo dos cotizaciones cuando el monto de la negociación menor o al monto establecido para las adquisiciones de baja cuantía en la Ley de Contrataciones del Estado si el monto supera dicho monto de baja Responsable 8. cuantía establecido en la ley de Contrataciones del Estado las ofertas de Compras/ Puesto deberán de obtener en forma electrónica. Recibe solicitud de compra. Enlace Administrativo Si existe información incorrecta rechaza el formulario y requiere Financiero/ Responsable 2. Responsable 7. referirse al Procedimiento de Compra por Responsable 5. producto y subproducto. Verifica que se encuentre dentro del Plan Anual de Compras y Contrataciones -PACC. Contrato Abierto. Cuando se encuentra(n) adjudicado(s) y cumple(n) con las especificaciones requeridas por la dependencia. Servicios Administrativos Internos o equivalente y continúa en paso 4. Costos o su equivalente traslada al Responsable de Compras. Enlace Administrativo Si la compra supera el monto de baja cuantía y no se encuentra Financiero/ contemplada dentro del PACC. Recibe “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio”. continua con el paso 3. continua en el paso 5. de Compras/ Puesto equivalente Si la compra se encuentra contemplada dentro del PACC. revisa la información y verifica código(s) de insumo(s). correcciones o elaboración de nuevo formulario según corresponda o de Compras/ Puesto solicitud de creación de insumo a donde corresponda. traslada a Responsable de Centro de Costos.Compra de Baja Cuantía o Compra Directa por Medio de Acreditamiento en Cuenta No. 20 de este procedimiento. adjuntando el dictamen técnico que contenga las especificaciones del bien o servicio cuando corresponda. Evalúa la solicitud de compra en el orden de la importancia y necesidad y somete a consideración de la Autoridad Administrativa Superior de la Jefe DSAI o equivalente 4. Dependencia para gestionar una modificación al PACC a través de Resolución Ministerial debidamente justificada.

Superior de la 12. equivalente Elabora Constancia de Disponibilidad Presupuestaria –CDP cuando Responsable de 14. Traslada expediente al Responsable de Compras para gestionar su aprobación. Entrega copia electrónica de la orden de compra (si Responsable 17. Si la documentación es incorrecta. Manual de Normas.  Renglón Presupuestario Presupuesto/ Puesto  Producto o Subproducto equivalente  Verificación de disponibilidad presupuestaria Traslada expediente a Responsable de Compras. Dependencia Traslada expediente al Responsable de Compras. Traslada expediente a Responsable de Presupuesto. para que realice las correcciones correspondientes. debiendo dejar evidencia de la invitación a cotizar. de la Constancia de Disponibilidad Presupuestaria -CDP-. Responsable Adjudica en GUATECOMPRAS. devuelve al Responsable de Compras 11. compra en SIGES. el expediente de compras que contenga: Responsable  Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio de Compras/ Puesto 10. Recibe expediente. y cuando corresponda complementa la siguiente información de “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio” Responsable de 9. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 89 . insumo y/o prestación del servicio. Jefe DSAI o equivalente Si la documentación es correcta. Recibe y verifica expediente. Aprueba adjudicación de compra en SIGES.No. Presupuesto corresponda y traslada al Responsable de Compras. equivalente 16.  Cuadro Comparativo de Ofertas y anexo cuando aplique equivalente  Ofertas recibidas  Constancia de la publicación en GUATECOMPRAS cuando aplique Revisa “Cuadro Comparativo de Ofertas” y “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio”. Jefe DSAI o equivalente Imprime Orden de Compra. aplica) y traslada al Responsable de Presupuesto para que continúe con el de Compras/ Puesto procedimiento “Ejecución por Acreditamiento en Cuenta” y cuando equivalente corresponda gestiona la elaboración de la Constancia de Disponibilidad Financiera –CDF-. Traslada al Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos o equivalente. Cuando se considere conveniente podrá elaborar Anexo Comparativo de Ofertas para documentar la evaluación del cumplimiento de las especificaciones. fecha y hora de entrega del bien. registra adjudicación de de Compras/ Puesto 15. gestiona cuando corresponda la elaboración de Compras/ Puesto 13. y notifica al proveedor indicando el lugar. Responsable Recibe expediente del área de presupuesto. gestiona firmas correspondientes. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE único o se reciba solo una oferta. firma y sella solicitud de compra. analiza y autoriza el gasto mediante firma en el Cuadro Autoridad Administrativa Comparativo y Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicios.

Responsable de Almacén Si el/los insumo(s) es/son adquirido(s) en las instalaciones del proveedor. servicios notifica al receptor. aprueba y traslada a Jefe DSAI o equivalente 20.  Fotocopia certificada de Acta o Contrato Administrativo con su equivalente resolución de aprobación. de Compras/ Puesto Totalizada: En números y letras. equivalente Cuando corresponda publica en GUATECOMPRAS la información respectiva Responsable 19. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 90 . NIT: Dependencia que gestiona la adquisición. Deberá integrar el expediente cuando la gestión provenga de expedientes anteriormente formalizados y pactados con entregas o servicios parciales (compromisos pendientes de devengar). Vigencia de la Factura: Que la factura esté vigente. a excepción de facturas electrónicas o de cajas registradoras. según normativa vigente. equivalente Régimen Tributario: La factura debe indicar el régimen tributario que le corresponde al proveedor para verificar si es afecto a retención. 24. Concepto: Detalle de lo adquirido. Responsable de Compras. Verifica que la factura cumpla con la siguiente información: Fecha: Emisión de Factura. 23. Sello de Cancelado. Dirección: Dirección fiscal vigente. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE Responsable Elabora Constancia de Disponibilidad Financiera –CDF cuando corresponda de Presupuesto/ Puesto 18.  Impresión CUR de compromiso. En el caso de de Compras/ Puesto 22. de tal manera que permita verificar las Responsable operaciones aritméticas para constatar el total del gasto. la recepción la realiza el Responsable de Compras o responsable de realizar la compra. según procedimiento “Ingreso a Almacén” y traslada expediente de compra al Responsable de Compras. quien debe entregar al Responsable de Almacén los mismos para su registro. Nombre: Dependencia que gestiona la adquisición. equivalente Recibe expediente con CUR de compromiso. de Compras/ Puesto 21.No. con la siguiente documentación:  Fotocopia certificada de la “Solicitud de Compra y/o Contratación Responsable de Servicio” inicial. de Compras/ Puesto Traslada a Jefe de DSAI. Nota: Si la factura es cambiaria debe traer recibo de caja. Realiza la recepción en el caso de bienes e insumos. trasladando copia de la Solicitud de Compra equivalente y/o Contratación de Servicio y la orden de compra correspondiente.  Fotocopia certificada del Cuadro Comparativo de Ofertas  Fotocopia de Impresión de la Orden de Compra. Notifica al Responsable de Almacén la fecha y hora de recepción de los Responsable productos adquiridos en el caso de bienes y/o suministros. Manual de Normas. y traslada a Responsable de Compras.

de Compras/ Puesto equivalente Jefe DSAI o equivalente.5. Aprueba liquidación en SIGES. Registra liquidación de la adjudicación en el SIGES.00 el solicitante debe firmar de “recibido conforme” en el reverso de la factura. o Jefe de Sección de Compras Directas en la DAA. Responsable 28. En el caso de servicios cuyo monto de contratación sea menor o igual a Q. o Gestión Interna. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE Anota en el reverso de la factura u hoja adjunta membretada: ampliación del concepto de la compra cuando la descripción no sea lo suficientemente clara y firma en la misma. Notifica al solicitante que los insumos solicitados fueron adquiridos. y cuando el monto sea mayor a Q. Jefe de Sección de Compras Directas DAA Imprime anexo de Orden de Compra (liquidación de la adjudicación). gestiona firmas correspondientes y las adjunta al expediente. “Constancia de Recepción de Conformidad de Servicio”.000. o 27.No. Responsable 26. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 91 .000.00 en lugar de firmar la factura debe llenar el formato Responsable 25. y proceder según corresponda. obtiene firmas del Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos. Responsable de Almacén Manual de Normas. Traslada expediente al Responsable de Presupuesto para la realización del de Compras/ Puesto procedimiento “Ejecución por Acreditamiento en Cuenta” en etapa de equivalente Devengado. de Compras/ Puesto equivalente En el caso de contratación de servicios técnicos y profesionales contratados bajo el renglón 029 debe proceder según el procedimiento “Contrataciones de Servicios Técnicos o Profesionales con Cargo al Renglón 029” En caso de contrataciones de servicios técnicos y profesionales bajo el subgrupo 18 debe verificar la aplicabilidad del procedimiento de “Contratación de Otros Estudios y/o Servicios con cargo al subgrupo 18”.5. 29.

¿Es correcta la Corrige No información? Elabora. Devuelve inmediatamente la factura al proveedor si ésta no cumple con la información requerida. asigna Sí correlativo y firma Realiza verificación “Vale de Caja A de código de Chica”. Chica”. para que emita nueva factura con la información correcta. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 92 . Chica” al realiza la(s) Responsable de compra(s). Compras o responsable de la(s) compra(s). 1 Manual de Normas. llenando la electrónica de información compra por Caja requerida. Verifica que la(s) factura(s) cumpla(n) con la información correspondiente. firma y sello de Jefe correlativo a la disponibilidad en y/o Subjefe del Solicitud y requiere almacén y requiere Departamento de el efectivo para verificación Servicios presupuestaria y realizar la(s) Administrativos especificación de compra(s) Internos o Jefe de centro de costo.Diagramas de Flujo Compras de Baja Cuantía / Compra Directa COMPRA DE BAJA CUANTÍA O COMPRA DIRECTA POR CAJA CHICA (1 de 2) Enlace Administrativo Responsable de la Solicitante o Responsable Financiero/ Responsable Responsable de fondo de compra/ Responsable de de la Compra de la compra/ Caja Chica compras Responsable de compras Inicio A Elabora “Solicitud Revisa la electrónica de información de la compra por Caja “Solicitud Chica”. solicita Asigna número insumo. si cumple continua. Departamento Administrativo Financiero Entrega efectivo solicitado y copia del “Vale de Caja Recibe efectivo.

colocando administración del sello de “liquidado” fondo de Caja Chica. ingreso al almacén. Compras de Baja Cuantía / Compra Directa COMPRA DE BAJA CUANTÍA O COMPRA DIRECTA POR CAJA CHICA (2 de 2) Responsable de Compras/ Responsable de Almacén Responsable de Caja Chica Responsable de la compra 1 Anota en el reverso de la factura u hoja adjunta membretada: ampliación del concepto. Recibe expediente y continúa según procedimiento “Constitución y Reposición del Fondo de Caja Chica”. Una vez recibido el bien o servicio. Traslada factura original al Realiza ingreso Responsable de de acuerdo a Almacén. deberán publicar en GUATECOMPRAS la documentación de respaldo. En caso de servicios firma de recibido conforme el solicitante. Fin Manual de Normas. y entrega copia al entregando la Responsable de documentación de Compras o respaldo. Firma y sella. responsable de la(s) compra(s). del vale ante el Realiza liquidación responsable de la del vale. en el caso procedimiento de insumos y “Ingreso a bienes. imprime constancia de operación e integra al expediente Revisa la documentación de Solicita liquidación legítimo abono. adjuntando Almacén” copia del Vale de Devuelve el Caja Chica. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 93 . expediente’ documentos incluyendo necesarios para el forma 1-H.

Manual de Normas. de compra en el orden de la importancia y necesidad y somete Sí a consideración de la Autoridad Administrativa Refiere al Superior de la ¿Esta en “Procedimient Dependencia. dictamen técnico cuando corresponda. llenando Compra y/o la información Contratación de requerida y Servicio”. de la dependencia cuando la compra superen la modalidad de baja cuantía. y requiere B verificación presupuestaria. revisa la adjuntando el información. No 2 ¿Procede la Elabora “Cuadro 2 No adquisición? Comparativo de Ofertas” con la información de las Sí cotizaciones recibidas. contrato Sí o de Compra abierto? por Contrato Abierto”. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 94 . Compras de Baja Cuantía / Compra Directa COMPRA DE BAJA CUANTÍA O COMPRA DIRECTA POR MEDIO DE CHEQUE (1 de 3) Enlace Administrativo Solicitante Financiero/ Responsable de Jefe DSAI o equivalente Responsable de Compras / puesto equivalente Compras/ puesto equivalente Inicio A Elabora “Solicitud de Compra y/o Contratación de Recibe “Solicitud de Servicio”. Verifica si el/los bien(es) y/o ¿Supera la baja insumo(s) o cuantía y no No servicio(s) se esta en el PACC? encuentra(n) adjudicado(s) en Evalúa la solicitud Contrato Abierto. Gestiona una modificación al PACC a través de B Resolución Ministerial 1 debidamente justificada. ¿La información Corrige. No es correcta? Sí Verifica se A encuentre dentro del PACC-.

2 ¿Autoriza el No gasto? Formaliza la(s) compra(s) y/o Sí contratación de servicios notificando Autoriza el gasto. analiza. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 95 . Dependencia correspondiente Recibe expediente. al proveedor e mediante firma en indicando el lugar. insumo y/o prestación del servicio. entrega del bien. Compras de Baja Cuantía / Compra Directa COMPRA DE BAJA CUANTÍA O COMPRA DIRECTA POR MEDIO DE CHEQUE (2 de 3) Jefe de Sección de Autoridad Administrativa Presupuesto o Responsable Responsable de Compras/ Jefe DSAI o equivalente Superior de la puesto equivalente de Presupuesto Dependencia 1 Recibe y verifica expediente. y Revisa “Cuadro cuando corresponda Comparativo de complementa la Ofertas” y Traslada expediente información de “Solicitud de de compras “Solicitud de Compra y/o Compra y/o Contratación de Contratación de Servicio” Servicio” ¿La Corrige No documentación es correcta? Sí Recibe expediente y traslada a la Autoridad Firma y sella el Administrativa documento Superior de la correspondeinte. el Cuadro fecha y hora de comparativo. 3 Manual de Normas.

Una vez recibido el bien o servicio. “Manejo y Reposición del Fondo Rotativo”. en el caso de trate de bienes servicios notifica al o insumos receptor del mismo. 2 Fin Manual de Normas. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 96 . y procede a imprimir la constancia de la publicación. gestiona cheque de pago según procedimiento “Manejo y Reposición de Fondo Rotativo”. Traslada expediente al Responsable de Fondo Rotativo Notifica al Interno para interesado que la realizar compra fue procedimiento realizada. anota en el reverso de la factura u hoja adjunta membretada: ampliación del concepto de la compra. Compras de Baja Cuantía / Compra Directa COMPRA DE BAJA CUANTÍA O COMPRA DIRECTA POR MEDIO DE CHEQUE (3 de 3) Jefe de Sección de Presupuesto o Responsable Responsable de Compras/ Responsable de Almacén puesto equivalente de Presupuesto 3 Recibe expediente. Verifica la factura. deberán publicar en GUATECOMPRAS la documentación de respaldo que ampara la negociación realizada. firma en la misma y obtiene firmas. Notifica al Realiza la Responsable de recepción Almacén la fecha y según Traslada expediente hora de recepción procedimiento sin el cheque al en caso de bienes y “Ingreso a Responsable de coordina la logística Almacén” Compras de ingreso de cuando se visitas.

Verifica si el/los bien(es) y/o ¿Supera la baja insumo(s) o cuantía y no No servicio(s) se esta en el PACC? encuentra(n) adjudicado(s) en Evalúa la solicitud Contrato Abierto. llenando Compra y/o la información Contratación de requerida y Servicio”. ¿La información Corrige. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 97 . No es correcta? Sí Verifica se A encuentre dentro del PACC-. de compra en el orden de la importancia y necesidad y somete Sí a consideración de la Autoridad Administrativa Refiere al Superior de la ¿Esta en “Procedimient Dependencia. No 2 ¿Procede la 2 No adquisición? Traslada al Responsable de Centro de Costo Sí Gestiona una modificación al PACC a través de B Resolución Ministerial 1 debidamente justificada. revisa la adjuntando el información. contrato Sí o de Compra abierto? por Contrato Abierto”. Manual de Normas. dictamen técnico cuando corresponda.Compras de Baja Cuantía / Compra Directa COMPRA DE BAJA CUANTIA O COMPRA DIRECTA POR MEDIO DE ACREDITAMIENTO EN CUENTA (1 de 4) Enlace Administrativo Solicitante Financiero/ Responsable de Jefe DSAI o equivalente Responsable de Compras / puesto equivalente Compras/ puesto equivalente Inicio A Elabora “Solicitud de Compra y/o Contratación de Recibe “Solicitud de Servicio”. y requiere B verificación presupuestaria. de la dependencia cuando la compra superen la modalidad de baja cuantía.

Dependencia correspondiente Recibe expediente. Responsable de Compras. gestiona cuando Autoriza el gasto. 3 Manual de Normas. elabora Realiza pre-orden de consolidación de compra en el SIGES pre órdenes de y traslada al compra. Servicio” Revisa “Cuadro Comparativo de Traslada expediente Ofertas” y de adquisición a “Solicitud de Jefe de DSAI. y Ofertas” excepto cuando corresponda cuando sea complementa la proveedor único o información de se reciba solo una “Solicitud de oferta. debiendo Compra y/o dejar evidencia de la Contratación de invitación a cotizar. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 98 . corresponda la mediante firma en elaboración de la el Cuadro Constancia de comparativo. Disponibilidad Presupuestaria - CDP-. Realiza como mínimo dos cotizaciones cuando el monto es de baja cuantía si es mayor obtiene cotizaciones en GUATECOMPRAS Elabora un “Cuadro Recibe y verifica Comparativo de expediente. Compra y/o Contratación de Servicio” ¿La Corrige No documentación es correcta? Sí Recibe expediente y traslada a la Autoridad Firma y sella el Administrativa documento Superior de la correspondeinte. Compras de Baja Cuantía / Compra Directa COMPRA DE BAJA CUANTIA O COMPRA DIRECTA POR MEDIO DE ACREDITAMIENTO EN CUENTA (2 de 3) Responsable de Responsable de Centro de Responsable de Compras/ Autoridad Administrativa Presupuesto/ Puesto Jefe DSAI o equivalente Costos o su equivalente Puesto equivalente Superior de la Dependencia equivalente 1 Recibe solicitud de compra. analiza. 2 ¿Autoriza el No gasto? Adjudica en Sí GUATECOMPRAS.

respectiva según normativa vigente 4 Manual de Normas. Cuando corresponda debe Recibe expediente publicar en con CUR de GUATECOMPRAS la compromiso. Entrega copia electrónica de la Elabora con el orden de compra (si aplica) y cuando procedimiento corresponda “Ejecución por gestiona la Acreditamiento elaboración de la en Cuenta”. y notifica al proveedor. Recibe expediente. información aprueba. compra en SIGES. adjudicación de corresponda. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 99 . Constancia de Disponibilidad Financiera –CDF-. formaliza la compra Elabora Constancia notificando al de Disponibilidad proveedor Financiera –CDF mediante copia cuando corresponda electrónica de la Orden de Compra. Presupuestaria – adjudicación de registra CDP cuando compra en SIGES. Compras de Baja Cuantía / Compra Directa COMPRA DE BAJA CUANTIA O COMPRA DIRECTA POR MEDIO DE ACREDITAMIENTO EN CUENTA (3 de 4) Responsable de Responsable de Compras/ Presupuesto/ Puesto Jefe DSAI o equivalente Puesto equivalente equivalente 3 Recibe expediente Elabora Constancia del área de de Disponibilidad Aprueba presupuesto. Imprime Orden de Compra. gestiona firmas correspondientes.

Compras de Baja Cuantía / Compra Directa COMPRA DE BAJA CUANTIA O COMPRA DIRECTA POR MEDIO DE ACREDITAMIENTO EN CUENTA (4 de 4) Responsable de Compras/ Responsable de Almacén/ Jefe DSAI o equivalente Puesto equivalente Puesto equivalente 4 Deberá integrar el expediente cuando la gestión provenga de expedientes anteriormente formalizados y pactados con entregas o servicios parciales. Notifica al Responsable de Almacén la fecha y hora de recepción de los productos adquiridos en el caso de bienes y/o suministros. 2 Fin Manual de Normas. gestiona firmas correspondientes y las adjunta al expediente. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 100 . Registra liquidación Aprueba liquidación de la adjudicación en SIGES. Imprime anexo de Orden de Compra (liquidación de la adjudicación). Traslada expediente al Responsable de Presupuesto para la Notifica al realización del solicitante que los procedimiento insumos solicitados “Ejecución por fueron adquiridos Acreditamiento en Cuenta” en etapa de Devengado. firma en la misma y obtiene firmas. en el SIGES. Realiza la recepción según Verifica que la procedimiento factura tenga toda “Ingreso a la información Almacén” correcta. cuando se trate de bienes o insumos Anota en el reverso de la factura u hoja adjunta membretada: ampliación del concepto de la compra.

traslada al Jefe de Departamento de Servicios Responsable de Compras/ Puesto 3. Si la información es correcta. Inicia: Elaboración de solicitud de compra y/o contratación de servicio. Manual de Normas. Compra información requerida y traslada al Responsable de Compras. Responsable de Compras/ Puesto 2. NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página: ADQUISICIONES 02 1 de 6 NOMBRE DEL DOCUMENTO Compra por Contrato Abierto PROPÓSITO DEL DOCUMENTO Definir los criterios y actividades necesarios para realizar adquisiciones de insumos y contratación de servicios bajo la modalidad de Compra por Contrato Abierto. para gestionar la modificación al PACC.o Jefe de Sección de Adquisiciones para las dependencias concentradas en la –DAA-. continúa en el trámite. continúa con el procedimiento. equivalente Administrativos Internos -DSAI. Si no procede finaliza el proceso. Jefe DSAI o equivalente 4. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 101 . llenando la Solicitante o Responsable de la 1. No. Autoridad Administrativa Superior dentro del procedimiento. hace referencia al Director o Subdirector de la dependencia según corresponda. Recibe “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio” y revisa la información. su Reglamento y reformas Ley Orgánica del Presupuesto y su Reglamento c) Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para el Ejercicio Fiscal vigente d) Normas para el uso del Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado GUATECOMPRAS e) Ley Contra la Corrupción f) Reglamento Orgánico Interno del MINFIN g) Guía de Sistema de Gestión y Preorden de Compra DISPOSICIONES INTERNAS: 1. Finaliza: Notificación de la compra. Verifica que la compra solicitada se encuentre dentro del Plan Anual de Compras y Contrataciones -PACC. NORMATIVA APLICABLE: a) Constitución Política de la República de Guatemala b) Ley de Contrataciones del Estado. Evalúa la solicitud de compra en el orden de la importancia y necesidad y somete a consideración de la Autoridad Administrativa Superior de la Dependencia. Si procede gestiona una modificación al PACC a través de Resolución Ministerial debidamente justificada. Si existe información incorrecta rechaza el formulario y requiere equivalente correcciones o elaboración de uno nuevo según corresponda.de la dependencia. en el marco de las leyes y normativa aplicable. Si la compra no se encuentra contemplada dentro del PACC y supera el monto de baja cuantía. si esta supera el monto de baja cuantía. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE Elabora “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio”. Si la compra se encuentra contemplada dentro del plan.

Responsable de Presupuesto  Verificación de disponibilidad presupuestaria Traslada al Responsable de Compras o Puesto equivalente. Realiza consolidación de pre órdenes de compra. Imprime el listado. notifica al Responsable de Almacén la fecha y hora de recepción de los mismos. aprueba y traslada a Jefe DSAI 17. equivalente No: Continua en paso No. Traslada al Responsable de Presupuesto Complementa la siguiente información de “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio”  Renglón Presupuestario 8. Elabora Constancia de Disponibilidad Presupuestaria y traslada al Responsable de Presupuesto 13. Entrega copia electrónica de la orden de equivalente compra (si aplica). Compras Directas Imprime orden de compra. Responsable de Compras/ Puesto 10. Recibe expediente con CUR de compromiso. equivalente expediente. el cual puede ser por acreditamiento en cuenta o fondo rotativo. traslada al Encargado de Presupuesto para gestionar cheque de pago obteniendo las firmas registradas según procedimiento “Manejo y Reposición de Fondo Rotativo”. lo ubica dentro del listado de Responsable de Compras/ Puesto 5. fecha y hora de entrega del bien. gestiona firmas correspondientes. y continúa el procedimiento. insumo y/o prestación del servicio. ¿La compra requirió pre-orden? Responsable de Compras/ Puesto 14. equivalente Responsable de Presupuesto la elaboración del CDP. identifica los proveedores que tienen equivalente adjudicado el bien o insumo solicitado. En el caso que sea por acreditamiento en cuenta debe de consultar los equivalente precios de referencia al INE y dejar constancia de la consulta. Responsable de Compras o responsable de la compra. Responsable de Compras/ Puesto 18. adjunta al Responsable de Compras/ Puesto 16. Define la forma de pago. Recibe solicitud de compra. Manual de Normas. Jefe DSAI o Jefe de Sección de 15. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE Según la naturaleza del bien o insumo. Contrato Abierto correspondiente. 18. subraya el renglón y proveedor seleccionado. traslada al Responsable de Compras o Responsable de la compra. equivalente Compra y/o Contratación de Servicio” y copia de la orden de compra entregada al proveedor (si aplica). En caso de pago por Acreditamiento en cuenta. No. imprime Responsable de Compras/ Puesto 6. Gestiona con el Responsable de Compras/ Puesto 12.18 . Responsable de Compras/ Puesto 7. En el caso de bienes y/o suministros. Gestiona firmas del Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Responsable de Compras/ Puesto 9. Responsable de Compras. carátula del concurso publicado en GUATECOMPRAS y adjunta a la solicitud equivalente de compra. Sí: Registra adjudicación en SIGES. traslada solicitud al Responsable de Centro de Costos. Jefe de Gestión de Adquisiciones. continúa en el paso No. equivalente Cheque. traslada copia de la “Solicitud de Responsable de Compras/ Puesto 19. Administrativo Financiero y equivalente Autoridad Superior de la Dependencia. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 102 . Internos. Aprueba adjudicación de compra en SIGES y genera orden de compra. elabora pre-orden de compra en el SIGES y Responsable de Centro de Costos 11. Notifica al proveedor indicando el lugar.

Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 103 . 26. Nombre: Dependencia. continúa en paso No. Responsable de Compras/ Puesto 25. 27. 24. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE Realiza la recepción de insumos según procedimiento “Ingreso a Almacén”. Notifica al interesado que la compra fue realizada. Sello de Cancelado. Vigencia de la Factura: Que la factura esté vigente. de tal manera que permita verificar las operaciones aritméticas para constatar el total del gasto. Concepto: detalle de lo adquirido. la recepción la Responsable de Almacén 20. Totalizada: en números y letras. realiza el Responsable de Compras. Responsable de Almacén Manual de Normas. registra liquidación de la adjudicación en el SIGES. obtiene firmas equivalente del Jefe de la DSAI o Departamento Administrativo. Verifica que la factura cumpla con la siguiente información: Fecha: Emisión de Factura. traslada expediente de compra a donde corresponda para realizar el pago según procedimiento establecido Responsable de Compras/ Puesto 26. Nota: Si la factura es cambiaria debe traer recibo de caja. Dependiendo de la modalidad de pago. ¿Compra requiere liquidación en SIGES? No requiere liquidación en SIGES. Si el insumo es adquirido en las instalaciones del proveedor. NIT: Dependencia. equivalente Si requiere liquidación en SIGES. equivalente gestiona las firmas correspondientes y adjunta al expediente. Responsable de Compras/ Puesto 21. concepto de la compra cuando aplique y firma en la misma. a excepción de facturas electrónicas o de cajas registradoras. Jefe DSAI Imprime anexo de Orden de Compra (liquidación de la adjudicación). equivalente Régimen Tributario: La factura debe indicar el régimen tributario que le corresponde al proveedor para verificar si es afecto a retención. Aprueba liquidación en SIGES. equivalente “Manejo y Reposición del Fondo Rotativo o Ejecución por Acreditamiento en Cuenta”. quien debe entregar al Responsable de Almacén los mismos para su registro. No. Responsable de Compras/ Puesto 23. Anota en el reverso de la factura u hoja adjunta membretada: ampliación del Responsable de Compras/ Puesto 22.

lo ubica dentro del ¿Supera la baja listado de Contrato cuantía y no No Abierto esta en el PACC? correspondiente. En el caso que sea por acreditamiento en Gestiona una cuenta debe de modificación al consultar los precios PACC a través de de referencia al INE B Resolución y dejar constancia. Dependencia. de la dependencia cuando la compra superen la modalidad de baja cuantía. llenando Servicio”. Evalúa la solicitud de compra en el orden de la importancia y necesidad y somete Sí Imprime el listado. a consideración de la Autoridad subraya el renglón y Administrativa proveedor Superior de la seleccionado. No es correcta? Sí A Verifica se encuentre dentro del PACC-. 1 Manual de Normas. revisa la la información información.Diagramas de Flujo Compra por Contrato Abierto (1 de 3) Enlace Administrativo Solicitante Financiero/ Responsable de Jefe DSAI o equivalente Responsable de Compras / puesto equivalente Compras/ puesto equivalente Inicio A Elabora “Solicitud Recibe “Solicitud de de Compra y/o Compra y/o Contratación de Contratación de Servicio”. imprime carátula del concurso publicado en GUATECOMPRAS y adjunta a la solicitud de compra. 2 ¿Procede la No adquisición? Define la forma de Sí pago. Ministerial debidamente justificada. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 104 . Según la naturaleza del bien o insumo. identifica los proveedores. requerida. y requiere B verificación presupuestaria. ¿La información Corrige.

“Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio”. Elabora Constancia Realiza de Disponibilidad consolidación de Presupuestaria – pre órdenes de CDP cuando compra. compra. 3 Manual de Normas. gestiona aprueba y traslada a firmas Responsable de correspondientes. elabora Traslada solicitud al pre-orden de Responsable de compra en el SIGES Centro de Costos. genera orden de compra. CDP. Notifica al proveedor. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 105 . ¿Requirió pre- A No orden de compra? Sí Aprueba Registra adjudicación de adjudicación en compra en SIGES y SIGES. y cuando corresponda complementa la Gestiona firmas del información de correspondientes. Notifica al Responsable de Almacén la fecha y hora de recepción de los mismos. Entrega A copia electrónica de la orden de compra (si aplica). Compra por Contrato Abierto (2 de 3) Responsable de Responsable de Compras/ Presupuesto/ Puesto Jefe DSAI o equivalente Puesto equivalente equivalente 1 Recibe y verifica expediente. Sí Recibe solicitud de A compra. y traslada al Responsable de Compras. Recibe expediente con CUR de Imprime orden de compromiso. Gestiona el corresponda. Gestiona cheque de pago según ¿Es procedimiento No acreditamiento “Manejo y en cuenta? Reposición de Fondo Rotativo”. Compras o responsable de la compra.

firma en la misma y obtiene firmas. Imprime anexo de Orden de Compra (liquidación de la adjudicación). en el SIGES. Notifica al solicitante que los insumos solicitados fueron adquiridos 2 Fin Manual de Normas. traslada expediente de compra a donde corresponda para realizar el pago según A procedimiento establecido “Manejo y Reposición del Fondo Rotativo o Ejecución por Acreditamiento en Cuenta”. ¿Compra requiere A No liquidación en SIGES? Sí Registra liquidación Aprueba liquidación de la adjudicación en SIGES. gestiona firmas correspondientes y las adjunta al expediente. cuando se trate de bienes o insumos Anota en el reverso de la factura u hoja adjunta membretada: ampliación del concepto de la compra. Dependiendo de la modalidad de pago. Compra por Contrato Abierto (3 de 3) Responsable de Almacén/ Responsable de Compras/ Jefe DSAI o equivalente Puesto equivalente Puesto equivalente 3 Realiza la recepción según Verifica que la procedimiento factura tenga toda “Ingreso a la información Almacén” correcta. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 106 .

Asimismo. Puesto equivalente Coordina con el solicitante la revisión de las especificaciones técnicas en el caso de equipos. Manual de Normas. debe adjuntar como anexo a la solicitud de compra las Solicitante 4. corroborar el código de insumo. Finaliza: Archivo y custodia del expediente. Contrataciones -PACC-vigente y autorizado. Puesto equivalente Si no existe el código. f. Inicia: Inicia proceso de cotización con base al Plan Anual de Compras y Contrataciones -PACC-y a la programación de compras que se derive del mismo. No. Normas para el uso del Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado GUATECOMPRAS. “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio”. en el marco de las leyes y normativas aplicables. la programación de entregas en los casos de recepciones parciales. Elabora “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio”. Coordina con los solicitantes para que procedan con la elaboración de la Responsable de Compras/ 3. Acuerdo A-038-2016. y a la programación de Responsable de Compras/ compras que se derive del mismo. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE Inicia proceso de cotización con base al Plan Anual de Compras y Jefe Administrativo y/o 1. NORMATIVA APLICABLE: a. Este procedimiento es aplicable a las dependencias que realizan sus adquisiciones de forma desconcentrada. Guía de Sistema de Gestión y Preorden de Compra i. Acuerdo de la Contraloría General de Cuentas para envío digital de Contratos DISPOSICIONES INTERNAS: 1. e. Constitución Política de la República de Guatemala. Autoridad Administrativa Superior dentro del procedimiento. Reglamento Orgánico Interno del MINFIN h. criterios de calificación. y la programación Puesto equivalente de entregas en los casos de recepciones parciales. especificaciones técnicas. NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página: Proceso de Adquisiciones 03 1 de 22 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Compra por Cotización de Dependencias con Departamento de Servicios Administrativos Internos PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO Definir los criterios y actividades necesarias para realizar adquisiciones de insumos y contratación de servicios bajo la modalidad de compra por cotización. llenando la información requerida. Ley Orgánica del Presupuesto y su Reglamento d. Ley Contra la Corrupción. b. suministros y/o servicios especializados para Responsable de Compras/ 2. Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para el Ejercicio Fiscal vigente. hace referencia al Director o Subdirector de la dependencia según corresponda. procede a gestionar la creación del mismo. g. planos. diagramas u otros que fueran necesarios. Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento c. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 107 .

 Oficios de solicitud de nombramientos del personal para integrar Junta de Cotización y sus respectivos suplentes velando para que se cumpla con lo establecido en la Ley de Contrataciones del Estado. Internos o equivalente Traslada expediente de compra debidamente foliado (Solicitud de Responsable de Compras/ 7. requisitos fundamentales. autoriza y coordina la publicación del proyecto de 9. Si la información no cumple.No. especificaciones técnicas. del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado y traslada a Servicios Administrativos Responsable de Compras. o que adjunte documentos pendientes. de conformidad con la normativa legal vigente:  Proyecto de Bases de Cotización de acuerdo a los requisitos Responsable de Compras/ 5. Jefe de Departamento de 8. Puesto equivalente  Consolida especificaciones técnicas y solicita dictamen técnico según corresponda. Gestión de Adquisiciones Traslada expediente a la dependencia interesada con las observaciones correspondientes. proyecto de bases de cotización) y Puesto equivalente oficio a la Dirección de Asuntos Administrativos. Traslada “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio” y documentos anexos al Responsable de Compras o Responsable de la Compra. Coordina el análisis del expediente de compra. Emite dictamen presupuestario según lo indicado en el artículo No. bases en el Sistema de Información y Contrataciones del Estado – Jefe DSAI GUATECOMPRAS- Manual de Normas. establecidos en la Ley de Contrataciones y Reglamento. Recibe solicitud de “Compra y/o Contratación de Servicio” y documentos anexos y revisa la información que forma parte del expediente. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 108 . Si la información es correcta elabora los documentos y actividades siguientes. rechaza y requiere al solicitante que realice correcciones o elabore un nuevo formulario. 15 Jefe de Departamento de 6. no fundamentales y verifica que los criterios de calificación y ponderación estén correctamente formulados. Compra.  Proyecto de contrato administrativo. Nota: Deben utilizarse los modelos establecidos para la elaboración de los documentos en los casos que aplique. Gestiona la elaboración del Dictamen Presupuestario. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE Gestiona aprobación de la Solicitud por la Autoridad Administrativa Superior. Recibe expediente. verificando que el proyecto de bases de cotización cumpla con los aspectos legales.

Proyecto de Contrato Puesto equivalente 4. en un plazo no mayor de tres días hábiles de concluida 15. Puesto equivalente Si se requiere consultar a área especializada externa traslada al área correspondiente con visto bueno de la Autoridad Administrativa Superior. Puesto equivalente Si no hay comentarios o sugerencias continúa en el paso No. Superior Dirección Interesada Recibe la respuesta y analiza conjuntamente con el Jefe DSAI para su Responsable de Compras/ 14. Recibe comentarios o sugerencias. Integra observaciones recibidas que procedan al Proyecto de Bases de Responsable de Compras/ 16. Puesto equivalente Integra el expediente para solicitud de opinión jurídica con la siguiente información: 1. Responsable de Compras/ 10.No. Proyecto de Bases de Cotización 2. respuesta a la persona correspondiente y continúa en el paso No. técnico. 3. se realizan las consultas correspondientes (administrativo. la Compra. Analiza y da respuesta al comentario o sugerencia y traslada a Autoridad 12. Dictamen Técnico 5. el cual debe permanecer publicado por un plazo no menor de tres días para la recepción de comentarios o sugerencias que permita mejorar su contenido. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 109 . imprime constancia Compras/ Puesto equivalente generada y adjunta al expediente. y en función de la complejidad determina si la respuesta puede ser resuelta de forma interna por la Dependencia o área especializada externa. Área especializada externa Autoridad Administrativa Recibe respuesta y traslada al Responsable de Compras o Responsable de 13. la fase de consulta pública del proyecto de bases. Puesto equivalente Coordina la publicación de la respuesta aclaratoria a través del sistema Jefe DSAI y Responsable de GUATECOMPRAS. Administrativa Superior de la Dirección interesada. Dictamen Presupuestario Elabora oficio y obtiene firmas correspondientes para su traslado a la Manual de Normas. imprime constancia que genera el sistema GUATECOMPRAS e integra al expediente. 19 del procedimiento. otros). visto bueno. Cotización. Si la respuesta puede ser resuelta dentro de la Dependencia traslada Responsable de Compras/ 11. legal. 12. Si hay comentarios o sugerencias. Proyecto de Formulario de Presentación de Oferta Responsable de Compras/ 17. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE Recibe expediente y publica el proyecto de bases en el sistema GUATECOMPRAS.

Devuelve expediente a Superior Dependencia Responsable de Compras o Puesto equivalente.No.Opinión Jurídica 7. parte de la Junta de cotización. Revisa y firma oficio de solicitud de aprobación de documentos. el “Formulario de Presentación de Oferta”. nombramiento de la Junta de Cotización y traslada a la Autoridad Puesto equivalente Administrativa Superior de la dependencia.Constancia de respuestas aclaratorias (si aplica) 10. Especificaciones Técnicas y Responsable de Compras/ 24. en el ámbito de aplicación y adjunte historial laboral Adicional a la información anterior el expediente debe contener todos los documentos generados desde su inicio. Respuesta al oficio de solicitud de propuestas para la Junta de Cotización en que se haga constatar la idoneidad. Redacta oficio de solicitud de aprobación de Formulario de Presentación de Oferta. Oficios de solicitud de propuestas para la integración de la Junta de Cotización 12. Analiza expediente de compra.Especificaciones técnicas 4. así como Autoridad Administrativa 25.Dictamen Presupuestario 6. Recibe expediente de compra.Modelo de Contrato Administrativo 8. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE Dirección de Asesoría Jurídica. Puesto equivalente Manual de Normas. Constancias generadas por el sistema GUATECOMPRAS 11. Bases de Cotización.Dictamen técnico 5. Traslada expediente debidamente foliado a la Dirección de Asuntos Responsable de Compras/ 26.Formulario de Presentación de Oferta Responsable de Compras/ 23. Puesto equivalente 9. Junta de Cotización y traslada al Responsable de Compras o puesto Superior de la Dirección equivalente. Administrativos. oficios de respuesta de nombramiento de Autoridad Administrativa 20. Asesoría Jurídica y continúa con el trámite. Autoridad Administrativa Superior de la Dirección Interesada.Solicitud(es) de Compra y/o Contratación de Servicio 2. siendo la autoridad Superior de la Dirección competente la responsable de verificar la idoneidad de los servidores interesada. titulares y suplentes. Jurídica Solicita a las diferentes Direcciones que integran el Ministerio de Finanzas Públicas. emite opinión jurídica y traslada a Dirección de Asesoría 18. públicos nombrados. Puesto equivalente Elabora “Formulario de Presentación de Oferta” y obtiene firma de la Responsable de Compras/ 22. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 110 . la designación de los servidores públicos que formarán Autoridad Administrativa 19.Bases de Cotización 3. Puesto equivalente Integra expediente con los documentos siguientes: 1. Interesada Coordina modificaciones u observaciones propuestas por la Dirección de Responsable de Compras/ 21. Autoridad Administrativa Superior de la dependencia.

Gestión de Adquisiciones Revisa expediente. trasladar a firma. elabora “Informe Ejecutivo” y traslada al Despacho Ministerial con visto bueno de la Autoridad Administrativa Superior de la Dirección de Asuntos Administrativos. Coordinador de la Sección 28. Proyecto de Contrato Administrativo 6. de Eventos de Adquisición Si no cumple con los requisitos. Coordina la notificación a los integrantes de la Junta de Cotización la resolución de nombramiento. Jurídica Coordina con el Departamento de Gestión de Adquisiciones para el cumplimiento de requisitos. redacta proyecto de Resolución Ministerial de aprobación de Bases de Cotización y Resolución Ministerial de nombramiento de Junta de Cotización. del evento. Firma y sella resoluciones ministeriales y traslada a la Dirección de 31. traslada expediente a la Dirección Solicitante para que realice las correcciones o adicione los documentos faltantes. Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio Jefe DSAI y Responsable de 34. Coordinador de la Sección 32. Recibe expediente y traslada a la Sección de Eventos de Adquisiciones. de Eventos de Adquisición Integra al expediente las cédulas de notificación y certificaciones de las resoluciones para el envío del mismo a la Dirección Solicitante. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 111 . coordina con la Secretaría General la asignación del número correlativo a las Resoluciones Ministeriales. de Eventos de Adquisición Si la providencia indica que las resoluciones proceden a firma. fecha.No. debe de ingresar el Número de Identificación Tributaria (NIT) en los documentos que aplique: 1. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE Jefe de Departamento de 27. 2. Publica evento y anexos en el sistema GUATECOMPRAS. número de operación en GUATECOMPRAS -NOG-. Actualiza cronograma de actividades en las Bases de Cotización. Formulario de Presentación de Oferta 7. Dictamen técnico la Compra 4. Elabora proyecto de providencia y traslada a la Dirección de Asesoría Jurídica. analiza la documentación y si cumple con los requisitos. si la providencia indica que las resoluciones no proceden a firma Coordinador de la Sección 30. Nota de convocatoria a cotizar Manual de Normas. realiza correcciones a las resoluciones si hubiere. Opinión Jurídica 5. utilizando los modelos establecidos. Ministro Recibe expediente. Puesto equivalente lugar y hora de recepción de ofertas y solicita firma de Autoridad Administrativa Superior de la Dependencia. Revisa proyecto de resoluciones y en providencia indica si proceden o no Dirección de Asesoría 29. Asuntos Administrativos. redacta nota de convocatoria de invitación a cotizar la cual debe incluir: nombre Responsable de Compras/ 33. Bases de Cotización y especificaciones técnicas Compras o Responsable de 3.

establecidos. Recibe expediente y ofertas en el tiempo establecido según cronograma. Certifica el acta de adjudicación y coordina la publicación de la misma y la resolución de la junta en el sistema GUATECOMPRAS respetando los 39. Continúa procedimiento. Cotización. Coordina elaboración de oficio y notificación a los miembros de la Junta de Cotización nombrados sobre la fecha. para que analicen y respondan dentro de los plazos 40. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE 8. identificando al oferente. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 112 . notifica electrónicamente a los miembros de la Junta de Cotización. especificaciones técnicas. Entrega constancia de recepción de oferta a los proveedores. Manual de Normas. procede a imprimir y entregar a la Junta de Cotización.No. GUATECOMPRAS a más tardar dos días hábiles después de la apertura de Puesto equivalente ofertas. seguro de caución de sostenimiento de oferta con su respectiva certificación de autenticidad y otros datos que la Junta de Cotización considere necesarios. Jefe DSAI Si no se presentan inconformidades. ofertas económicas. ofertas. e imprime constancia de la operación. Jefe DSAI Imprime constancia de la operación y adjunta al expediente. Suscribe acta de recepción de ofertas y 36. dentro del plazo establecido en ley. plazos legales establecidos. 44. resolución de la junta y traslada copia al Jefe DSAI. y listado de oferentes. lugar y hora de recepción de Responsable de Compras/ 35. Califica las ofertas verificando aspectos legales de acuerdo a las Bases de 38. la adjunta al expediente. publica en sistema Responsable de Compras/ 37. suscribe acta Junta de Cotización de adjudicación. Ingresa los criterios de evaluación del evento. monto de la oferta. Continúa en paso No. Monitorea el sistema GUATECOMPRAS para atender inconformidades. Coordina la emisión de la certificación de acta de apertura de plicas o copia certificada. En ausencia de ofertas se levanta acta para hacer del conocimiento de las autoridades y se procederá según lo establecido en la Ley de Contrataciones del Estado. apertura de plicas y traslada copia al Responsable de Compras o Junta de Cotización Responsable de la Compra para su publicación. Si se presentan inconformidades. Recibe inconformidades por parte de los oferentes participantes en el sistema GUATECOMPRAS. Puesto equivalente para que consulte el evento y las bases. así como el número de operación en GUATECOMPRAS -NOG. que no ha sido presentada ninguna inconformidad. Apertura plicas en presencia de los oferentes. Junta de Cotización 41. Resolución Ministerial de aprobación de documentos de Cotización 9. Criterio de Calificación Imprime constancia de operación realizada.

Adquisiciones Verifica. Si no se presentan inconformidades. coordina con la Secretaría General la asignación del número correlativo y fecha a la Resolución Ministerial. Revisa expediente. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 113 . Informa por escrito sobre sus actuaciones. traslada a la Dirección de Asesoría Jurídica. adjunta al expediente informe 43. de Eventos de Adquisiciones Si no cumple con los requisitos coordina con la Junta de Cotización correspondiente para subsanar los mismos. si está de acuerdo aprueba lo actuado por la Junta de Cotización. Dirección de Asesoría 45. redacta proyecto de Resolución Ministerial de adjudicación. firma y sella resolución ministerial. En ambos casos se traslada el expediente a la Dirección de Asuntos Administrativos. al Despacho Ministerial. GUATECOMPRAS. imprime constancia de operación en el sistema y Puesto equivalente traslada a la Junta de Cotización. elabora informe ejecutivo y traslada Coordinador de la Sección 46. Manual de Normas. días hábiles siguientes a la fecha de emisión de la resolución de Puesto equivalente adjudicación. devuelve el 47. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE Si se presentan inconformidades. Coordinador de la Sección 48. debe resolver las mismas dentro del plazo establecido y requiere coordinación de la publicación en el sistema GUATECOMPRAS. por medio de oficio firmado por la Autoridad de Eventos de Administrativa Superior de la Dirección de Asuntos Administrativos.No. 44. Coordina la publicación de respuestas a inconformidades en el sistema Responsable de Compras/ 42. Recibe expediente. de Eventos de Adquisición Traslada el expediente a la dependencia interesada en la compra. según modelo establecido. imprime constancia de operación en el sistema. Revisa proyecto de resolución y en providencia indica que proceda a firma realizando las correcciones requeridas. expediente para continuar con el proceso según lo que establece la Ley Ministro de Contrataciones. Jurídica Traslada expediente a la Sección de Eventos de Adquisiciones de la Dirección de Asuntos Administrativos. y constancia de respuesta de inconformidades y traslada a la Dirección Junta de Cotización de Asuntos Administrativos. analiza la documentación y si cumple con los requisitos. Si imprueba lo actuado por la Junta de Cotización. continúa en el paso No. Coordina la publicación en el sistema GUATECOMPRAS dentro de los dos Responsable de Compras/ 49. Coordinador de la Sección 44. Realiza correcciones a la resolución.

Si la resolución establece que no puede continuarse con el evento. Si no existe interposición de recursos administrativos. continúa en el paso No. debe emitir informe circunstanciado o la remisión del expediente administrativo. Recibe informe circunstanciado o expediente. Revisa contrato administrativo y mediante providencia indica si proceden Dirección de Asesoría Manual de Normas. Responsable de Compras/ 52. Recibe y gestiona con el Departamento de Gestión de Adquisiciones la revisión del expediente y contrato administrativo y si cumple con los requisitos. gestiona la Constancia de Disponibilidad Presupuestaria -CDP-. 54. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE Espera el plazo establecido en ley para interposición de recursos administrativos. Si recibe notificación de la Secretaría General sobre la existencia de interposición de recurso administrativo. procede con lo que establezca la misma. imprime y coordina su revisión y suscripción. Puesto equivalente Cuando corresponda. 50. una vez cumplido con el plazo para la interposición de recursos y/o resuelto el recurso interpuesto si lo hubiere con las publicaciones Responsable de Compras/ 51. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 114 . resolución y notificación correspondiente a los miembros de la Junta de Cotización y oferentes. se 50.No. Secretaría General Si la resolución establece que puede continuar con el evento. Recibe expediente y complementa información en el(los) proyecto(s) de contrato(s) administrativo(s) con base a las notificaciones de la(s) resolución(es) respectiva(s). correspondientes en el sistema GUATECOMPRAS. Redacta oficio de solicitud para firma de contrato administrativo del Viceministro correspondiente. realiza el trámite. Autoridad Administrativa 53. traslada el expediente a la Autoridad Administrativa Superior de la Dependencia interesada. Superior DAA Si no cumple con los requisitos traslada a la dependencia encargada de la compra para el cumplimiento de los mismos. Puesto equivalente Traslada expediente a la Autoridad Administrativa Superior de la Dirección de Asuntos Administrativos. mediante providencia traslada a la Dirección de Asesoría Jurídica.

Dirección de Asuntos Administrativos. características legales. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 115 . Recibe expediente y elabora el “Informe Ejecutivo” y traslada al Departamento de Gestión 58. y traslada a la Viceministro 59. expediente y traslada expediente a la Dirección de Asuntos Puesto equivalente Administrativos. Recibe expediente y traslada al Departamento de Gestión de Autoridad Administrativa 55. quien coordina la elaboración de la providencia para Superior DAA remitir el expediente a la dependencia responsable de la compra. Recibe expediente y traslada a la dependencia responsable de la compra. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE o no trasladar a firma y devuelve expediente. Proveedor adjudicado Integra Seguro de Caución de cumplimiento de contrato y certificación al Responsable de Compras/ 63. de Adquisiciones Revisa Acuerdo Ministerial de aprobación de contrato administrativo y Dirección de Asesoría 65. contrato. y de Eventos de Adquisición traslada a la Autoridad Superior del Ministerio. Puesto equivalente Gestiona la firma del contrato administrativo del proveedor. Refrenda y sella el Acuerdo Ministerial y traslada al Despacho Ministerial. 67. Responsable de Compras/ 57. Viceministro Manual de Normas. Viceministerio correspondiente. Puesto equivalente Traslada el expediente mediante oficio a la Dirección de Asuntos Administrativos. Adquisiciones.No. Recibe expediente y elabora el Acuerdo Ministerial de aprobación de Departamento de Gestión 64. de Adquisiciones Firma y sella contrato administrativo si está de acuerdo. solicita Seguro de Caución de cumplimiento de contrato debidamente Puesto equivalente certificado. de Adquisiciones Recibe expediente. Solicita el número de contrato e imprime en el papel que cumple con las Responsable de Compras/ 56. Jurídica Si no procede a firma. la dependencia responsable de la compra. y traslada a la Dirección de Asesoría Jurídica. correspondiente Departamento de Gestión 60. elabora informe ejecutivo con visto bueno de la Autoridad Coordinador de la Sección 66. Realiza las correcciones correspondientes si existen observaciones en el acuerdo. certifica copia de contrato administrativo y entrega al proveedor adjudicado la copia certificada de contrato administrativo y Responsable de Compras/ 61. en providencia traslada a la Dirección de Asuntos Administrativos para Jurídica que lo remita a la Sección de Eventos de Adquisición. se remite expediente con providencia a la Dirección de Asuntos Administrativos para que el Departamento de Gestión de Adquisiciones proceda con lo solicitado. Administrativa Superior de la Dirección de Asuntos Administrativos. Entrega Seguro de Caución de cumplimiento de contrato y certificación a 62.

realiza de Adquisiciones correcciones requeridas cuando aplique. y si los integrantes propuestos cumplen con los requisitos. de Adquisiciones Traslada a la dependencia responsable de la compra. Si la providencia indica que la resolución procede a firma. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE correspondiente Firma y sella Acuerdo Ministerial de aprobación de contrato 68. Acuerdo Ministerial de aprobación y Seguro de Caución en los plazos Responsable de Compras/ 71.No. nombramientos. Departamento de Gestión 75. administrativo. redacta proyecto de Resolución Ministerial de nombramiento de Comisión Receptora y Liquidadora. Dirección de Asesoría Jurídica. Puesto equivalente  Contrato administrativo  Seguro de Caución de Cumplimiento de Contrato Imprime constancia de aprobación del contrato. Ministro Recibe expediente y gestiona la asignación de número. Revisa proyecto de resolución y en providencia indica si procede o no Dirección de Asesoría 74. Coordina designación de miembros de la Comisión Receptora y Liquidadora y supervisor cuando aplique. Jurídica Recibe el proyecto de resolución y providencia de la Dirección de Asesoría Jurídica. elabora oficio de solicitud de Responsable de Compras/ 72. adjuntando copia de:  Acuerdo Ministerial de aprobación de contrato Responsable de Compras/ 70. Publica en el sistema GUATECOMPRAS constancia de aprobación del contrato de la Contraloría General de Cuentas. remite a la Dirección de Asuntos Administrativos. traslada a la Departamento de Gestión 73. establecidos en ley. fecha y certificación del Acuerdo Ministerial con la Secretaría General. Puesto equivalente Imprime constancia de operación en el sistema y adjunta al expediente. Ingresa al Portal de CGC Online. Traslada a la Dirección de Asuntos Administrativos Recibe expediente y revisa oficios. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 116 . obtiene firma de la Autoridad Administrativa Superior Puesto equivalente de la dependencia responsable de la compra. Manual de Normas. contrato administrativo. mediante oficio con visto bueno de la de Adquisiciones Autoridad Administrativa Superior de la Dirección de Asuntos Administrativos. para registrar el Contrato de acuerdo a lo establecido en la normativa. elabora “Informe Ejecutivo” y traslada al Despacho Ministerial con visto bueno de la Autoridad Administrativa Superior de la Dirección de Asuntos Administrativos. Departamento de Gestión 69. trasladar a firma.

traslada a la Dirección de Asesoría Departamento de Gestión 82. analiza la documentación y si cumple con los requisitos. la integración de los documentos faltantes. Coordina el pago correspondiente al proveedor. insumo o servicio y la factura. integra los documentos de soporte al expediente según procedimiento “Ejecución por 80. rechaza el bien. Firma y sella Resolución Ministerial e instruye su traslado a la Dirección 76. y certificación de la Resolución con la Secretaría General. Verifica los documentos de soporte de pago. de Adquisiciones Notifica a los integrantes de la Comisión Receptora y Liquidadora la resolución de nombramiento. suscribe acta de recepción. Traslada expediente a la dependencia responsable de la compra. atiende lo indicado. si están completos los documentos suscribe acta de liquidación y elabora informe dirigido a la Autoridad Superior del Ministerio sobre la recepción y liquidación del bien. Coordina con la Comisión Receptora y Liquidadora la entrega del Responsable de Compras/ 78. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 117 . Liquidadora Si no está conforme. insumo o servicio.No. Si no están completos solicita a la dependencia Comisión Receptora y 81. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE Si la providencia indica que la resolución no procede a firma. Acreditamiento en Cuenta” y cuando proceda la finalización del contrato Jefe DSAI traslada a la Comisión Receptora y Liquidadora. de Adquisiciones Si no cumple con los requisitos devuelve el expediente a la dependencia Manual de Normas. Jurídica. Traslada expediente mediante oficio al Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos de la Dependencia Solicitante. Recibe y revisa expediente. Departamento de Gestión 77. expediente para la recepción y liquidación del contrato. Liquidadora Traslada expediente de liquidación a la Dirección de Asuntos Administrativos. coordina la elaboración de la Resolución Ministerial de aprobación de recepción y liquidación. En el caso de los bienes y/o insumos realiza suscripción de acta según procedimiento “Ingreso a almacén”. si está conforme recibe el bien. insumo o servicio y suscribe acta especificando el motivo del rechazo y a criterio de la comisión según sea el caso resuelve. Ministro Recibe expediente y gestiona la asignación de número. insumo o servicio conforme las especificaciones establecidas en el contrato administrativo. de Asuntos Administrativos. fecha. Puesto equivalente Verifica el bien. Comisión Receptora y 79.

Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 118 . DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE responsable de la compra para que lo traslade a la comisión Receptora y Liquidadora con el fin de realizar las correcciones o adicionar los documentos faltantes.No. coordina la elaboración del “Informe de Adquisiciones Ejecutivo” y traslada al Despacho Ministerial. Departamento de Gestión 86. fecha. Jurídica Recibe expediente y realiza correcciones señaladas por la Dirección de Departamento de Gestión 84. Revisa resolución y en providencia traslada a la Dirección de Asuntos Dirección de Asesoría 83. Responsable de Compras/ 87. Puesto equivalente Manual de Normas. Traslada expediente a la dependencia responsable de la compra. Administrativos. Notifica a los integrantes de la Comisión Receptora y Liquidadora y de Adquisiciones proveedor sobre la resolución. Ministro Recibe y gestiona la asignación de número. Administrativos. y certificación de la Resolución Ministerial en coordinación con la Secretaría General. Recibe el expediente para archivo y custodia. Asesoría Jurídica si las hubiera. Firma y sella Resolución Ministerial y traslada a la Dirección de Asuntos 85.

solicita dictamen técnico. adjunta contratación de especificaciones servicios y cuando técnicas y otros proceda la anexos que programación de correspondan entregas Gestiona Recibe solicitud y aprobación de la documentos solicitud ante A anexos. de no tener gestiona creación Coordina con los solicitantes para Elabora solicitud de que elaboren la compra y/o solicitud de contratación de compras y/o servicios. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 119 .Diagramas de Flujo Compra por Cotización de Dependencias con Departamento de Servicios Administrativos Internos (1 de 12) Jefe de Departamento de Responsable de Compras/Puesto equivalente Solicitante Servicios Administrativos Internos o equivalente INICIO Coordina con el solicitante la revisión de las especificaciones. consolida A especificaciones técnicas. según corresponda Elabora proyecto de contrato administrativo y oficio de solicitud de nombramientos para integrar Junta de Cotización Gestiona la elaboración del Emite dictamen dictamen presupuestario presupuestario 1 Manual de Normas. revisa la Autoridad informaciòn Administrativa Superior ¿Cumple requisitos? No Rechaza y requiere Realiza o gestiona correcciones o modificaciones y/o Sí documentación documentación adicional adicional Elabora proyecto de bases. cuando aplique corrobora código de insumo.

con las autoriza y coordina observaciones la publicación del correspondientes proyecto de bases Publica proyecto de bases en GUATECOMPRAS Imprime constancia que genera GUATECOMPRAS e integra al expediente y revisa si existen comentarios ¿Existen comentarios o 2 No sugerencias en el sistema? Sì Recibe comentarios o sugerencias y determina si la respuesta es resuelta a nivel interno o externo Traslada al área correspondiente Analiza y da Respuesta de la con visto bueno de respuesta al Nivel externo consulta la Autoridad comentario o Administrativa sugerencia Superior Nivel interno Gestiona respuesta a nivel interno. con el personal correspondiente 3 Manual de Normas. Compra por Cotización de Dependencias con Departamento de Servicios Administrativos Internos (2 de 12 ) Jefe de Departamento de Jefe de Departamento de Responsable de Compras/Puesto equivalente Gestión de Adquisiciones Servicios Administrativos Área especializada externa DAA Internos 1 Coordina el análisis del expediente de Traslada expediente compra. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 120 . verifica de compra foliado y proyecto de bases y oficio criterios de calificación y ponderación Traslada expediente Recibe expediente.

Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 121 . emite 2 gestiona las firmas opinión jurídica y correspondientes traslada Solicita a las diferentes Direcciones del MINFIN la designación para formar parte de la Junta de Cotización Coordina Recibe expediente modificaciones u de compra. oficios observaciones de respuesta de propuestas por la nombramiento de Dirección de Junta de Cotización Asesoría Jurídica 4 Manual de Normas. Compra por Cotización de Dependencias con Departamento de Servicios Administrativos Internos (3 de 12) Autoridad Administrativa Superior Responsable de Compras/puesto Dirección de Asesoría Jurídica Dirección interesada equivalente 3 Recibe respuesta y analiza Recibe respuesta y conjuntamente con traslada el Jefe de DESAI. para solicitud de opinión jurídica Analiza expediente Elabora oficio y de compra. para visto bueno Coordina con Jefe de DESAI la publicación de la respuesta aclaratoria en GUATECOMPRAS Imprime constancia generada y adjunta expediente Integra observaciones recibidas que procedan al Proyecto de Bases de Cotización Integra el expediente con información según procedimiento.

como el formulario especificaciones de presentación de técnicas y oferta nombramiento de la Junta Traslada expediente foliado a la Dirección de Asuntos Administrativos Revisa expediente. así cotización. analiza documentación y si cumple redacta proyecto de Recibe expediente y resolución traslada a la Sección ministerial de de Eventos de aprobación de Adquisiciones Bases de Cotización y Resolución Ministerial de nombramiento de Junta de Cotización Elabora proyecto de providencia y traslada a la Dirección de Asesoría Jurídica 5 Manual de Normas. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 122 . Compra por Cotización de Dependencias con Departamento de Servicios Administrativos Internos (4 de 12) Responsable de Compras/puesto Autoridad Administrativa Jefe de Departamento de Coordinador de la Sección de equivalente Superior de la Dependencia Gestión de Adquisiciones Eventos de Adquisición 4 Elabora “formulario de presentación de oferta” y gestiona firma de la Autoridad Administrativa Superior Integra expediente con los documentos según procedimiento Elabora oficio de aprobación de Revisa y firma oficio formulario de de solicitud de presentación de aprobación de oferta. bases de documentos.

Compra por Cotización de Dependencias con Departamento de Servicios Administrativos Internos (5 de 12) Coordinador de la Sección de Responsable de Compras/Puesto Dirección de Asesoría Jurídica Ministro Eventos de Adquisición equivalente 5 Realiza correcciones a las resoluciones si Revisa proyecto de hubiere. publica evento y anexos en GUATECOMPRAS Imprime constancia de operación realizada y adjunta al expediente Coordina elaboración de oficio y notificación a los miembros de la Junta de Cotización 6 Manual de Normas. redacta nota de convocatoria de invitación a cotizar y gestiona firma de Autoridad Administrativa Superior de la Dependencia En coordinación con Jefe de DESAI. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 123 . elabora Firma y sella resoluciones y en informe ejecutivo y resoluciones providencia indica si traslada con visto ministeriales y proceden o no bueno de la traslada a la DAA trasladar a firma Autoridad Administrativa Superior de la DAA Recibe expediente y coordina con la Secretaría General la asignación del correlativo a las resoluciones Coordina la notificación de la resolución de nombramiento a los integrantes de la Junta de Cotización Integra al expediente las células de notificación y certificaciones de Actualiza las resoluciones cronograma de para enviarlas a la actividades en las Dirección solicitante Bases de Cotización.

Compra por Cotización de Dependencias con Departamento de Servicios Administrativos Internos (6 de 12)

Responsable de Compras,
Junta de Cotización Jefe Departamento de Servicios Administrativos Internos
puesto equivalente

6

Recibe expediente y
ofertas en el tiempo
establecido,
apertura plicas en
presencia de los
oferentes

Entrega constancia
de recepción de
oferta a los
proveedores

Coordina la emisión
suscribe acta de de la certificación
recepción de ofertas de acta de apertura
y apertura de plicas, de plicas o copia
traslada copia certificada y listado
de oferentes

Califica las ofertas,
suscribe acta de Publica en
adjudicación, GUATECOMPRAS e
resolución de la imprime constancia
Junta y traslada de la operación
Certifica el acta de
copia
adjudicación y
coordina la
publicación de la
misma y resolución
de la Junta en
GUATECOMPRAS

Ingresa los criterios
de evaluación del
evento, imprime
constancia de la
operación y adjunta
al expediente

Monitorea el
sistema de
GUATECOMPRAS,
para atender
inconformidades

¿Se presentan
inconformidades?

Recibe Sí
inconformidades y
Imprime las
resuelve las mismas
inconformidades y
en el plazo según
entrega a la Junta
Ley y requiere No
de Cotización, para
coordinación de la
atenderlas
publicación en
GUATECOMPRAS

Notifica
electrónicamente a
7 8 los miembros de la
Junta de Cotización
que no existen
inconformidades

Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 124

Compra por Cotización de Dependencias con Departamento de Servicios Administrativos Internos (7 de 12)

Responsable de Compras/ Coordinador de la Sección de Dirección de Asesoría
Junta de Cotización Ministro
Puesto equivalente Eventos de Adquisiciones Jurídica

7 8

Informa por escrito
Coordina la Revisa expediente, Revisa proyecto de
sobre sus
publicación de analiza la resolución, emite
actuaciones,
respuestas a documentación y si providencia
adjunta al
inconformidades en cumple redacta indicando que
expediente el
GUATECOMPRAS, e proyecto de procede firma,
informe y
imprime constancia resolución cuando proceda
constancia de
de la operación y ministerial de requiere
respuesta de
traslada adjudicación correcciones
inconformidades

Realiza correcciones
cuando proceda,
elabora informe
ejecutivo y traslada
por medio de oficio
firmado por la
Autoridad
Administrativa de la
DAA Aprueba lo actuado
por la Junta de
Cotización, firma y
sella la resolución
Coordina la ministerial, o
publicación en imprueba
GUATECOMPRAS, Coordina con la
imprime constancia Secretaría General
de la operación y la asignación del
espera el plazo correlativo y fecha a
establecido en ley la resolución
para interposición ministerial
de recursos
administrativos

¿Existe
interposición de
recursos?

Recibe notificación
de la Secretaría
General y emite
informe
No circunstanciado o la
remisión del
expediente
administrativo

9

Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 125

Compra por Cotización de Dependencias con Departamento de Servicios Administrativos Internos (8 de 12)

Responsable de Compras/ Autoridad Administrativa
Secretaría General Dirección de Asesoría Jurídica
puesto equivalente Superior DAA

9

Recibe informe
circunstanciado o
expediente, realiza Recibe expediente y
el trámite, complementa
resolución y información en el
notificación proyecto de
correspondiente a contrato
los miembros de la administrativo
Junta de Cotización
y oferentes
Imprime y coordina
su revisión y
suscripción una vez
cumplido el plazo
de ley y/o resuelto
el recurso
interpuesto si lo
hubiere con las
publicaciones en
GUATECOMPRAS

Cuando
corresponda,
gestiona la
constancia de
disponibilidad
presupuestaria -
CDP-

Gestiona con el
Redacta oficio de Departamento de
solicitud para firma Gestión de
de contrato Adquisiciones la
administrativo del revisión del
Viceministro expediente y
correspondiente contrato
administrativo

Traslada mediante
providencia a la
Dirección de Revisa contrato
Asesoría Jurídica. Si administrativo y
no cumple, traslada mediante
a dependencia providencia indica si
encargada de la proceden o no
compra para el trasladar a firma
cumplimiento
respectivo

Recibe expediente y
traslada al
Solicita número de Departamento de
contrato e imprime Gestión de
en el papel con las Adquisiciones,
características quien coordina la
legales elaboración de la
providencia para
remitir expediente

10

Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 126

Compra por Cotización de Dependencias con Departamento de Servicios Administrativos Internos (9 de 12)

Responsable de Compras/ Departamento de Gestión
Viceministro correspondiente Dirección de Asesoría Jurídica
Puesto equivalente de Adquisiciones

10

Gestiona la firma
del contrato Firma y sella
Recibe expediente y
administrativo del contrato
elabora el informe
proveedor; traslada administrativo y
ejecutivo y traslada
mediante oficio a la traslada a la DAA
DAA

Certifica copia de
contrato
administrativo y
entrega al Recibe expediente y
proveedor traslada a la
adjudicado la copia dependencia
certificada y solicita responsable de la
seguro de caución compra
de cumplimiento,
debidamente
certificado

Integra seguro de
caución de
cumplimiento de
contrato y
certificación, al
expediente cuando
el proveedor haga
entrega del mismo y
traslada a la DAA
Revisa acuerdo
Elabora el Acuerdo ministerial de
Ministerial de aprobación de
aprobación de contrato y con
contrato, traslada providencia traslada
a la DAA

11

Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 127

Compra por Cotización de Dependencias con Departamento de Servicios Administrativos Internos (10 de 12)

Coordinador de la Sección de Viceministro Departamento de Gestión de Responsable de compra/puesto
Ministro
Eventos de Adquisición correspondiente Adquisiciones equivalente

11

Realiza las
correcciones
correspondientes Ingresa al portal de
Recibe expediente y
en el acuerdo CGC online, registra
Firma y sella gestiona la
cuando existan contrato según
acuerdo ministerial asignación de
observaciones, Refrenda y sella el normativa,
de aprobación de número, fecha y
elabora informe Acuerdo Ministerial adjuntando copia de
contrato certificación del
ejecutivo con visto y traslada Acuerdo Ministerial,
administrativo, Acuerdo Ministerial
bueno de la Contrato
remite a la DAA con la Secretaría
Autoridad Administrativo y
General
Administrativa Seguro de Caución
Superior de la DAA y
traslada
Imprime constancia
de aprobación del
contrato

Publica constancia
de aprobación del
contrato de la
Contraloría General
de Cuentas,
contrato
administrativo,
acuerdo ministerial
de aprobación y
seguro de caución
en GUATECOMPRAS

Imprime constancia
de operación en el
sistema y adjunta al
expediente

Coordina
designación de
miembros de la
comisión receptora
y liquidadora y
supervisor cuando
aplique
Recibe expediente y
revisa oficios,
Elabora oficio de
redacta proyecto de
solicitud de
resolución
nombramientos,
ministerial de
obtiene firma de la
nombramiento de
Autoridad
comisión receptora
Administrativa
y liquidadora.
Superior de la
Coordina con el Jefe
dependencia
de DESAI para los
responsable de la
registros
compra
presupuestarios
correspondientes

Traslada a la
Dirección de
Asesoría Jurídica
mediante oficio con
visto bueno de la
Autoridad
Administrativa
Superior de la DAA

12

Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 128

Compra por Cotización de Dependencias con Departamento de Servicios Administrativos Internos (11 de 12)

Dirección de Asesoría Departamento de Gestión de Responsable de Compras/ Comisión Receptora y
Ministro
Jurídica Adquisiciones Puesto equivalente Liquidadora

12
Recibe el proyecto
de resolución y
providencia, realiza
correcciones
Revisa proyecto de cuando proceda, Firma y sella
resolución y en elabora informe resolución
providencia indica si ejecutivo y traslada ministerial e
procede o no al Despacho instruye traslado a
trasladar a firma Ministerial con visto la DAA
bueno de la
Autoridad
Administrativa
Superior de la DAA

Gestiona la
asignación de
número, fecha y
certificación de la
resolución con la
Secretaria General

Notifica a los
Verifica el bien,
integrantes de la Coordina con la
insumo o servicio
Comisión Receptora Comisión Receptora
conforme las
y Liquidadora la y Liquidadora la
especificaciones en
resolución de entrega del
el contrato
nombramiento y expediente
administrativo
traslada expediente

Si está conforme
recibe el bien,
insumo o servicio y
la factura, suscribe
acta de recepción.
En caso no esté
conforme rechaza el
bien, insumo o
servicio y suscribe
acta especificando
motivo de rechazo

En el caso de los
bienes y/o insumos
realiza suscripción
de acta según
procedimiento
“Ingreso a Almacén”

Traslada expediente
mediante oficio a la
dependencia
responsable de la
compra

13

Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 129

Compra por Cotización de Dependencias con Departamento de Servicios Administrativos Internos (12 de 12)

Jefe Departamento de
Comisión Receptora y Departamento de Gestión de Dirección de Asesoría
Servicios Administrativos Ministro
Liquidadora Adquisiciones Jurídica
Internos

13

Coordina el pago Verifica los
correspondiente al documentos de
proveedor, integra soporte de pago, si
los documentos de están completos
soporte al suscribe acta de
expediente según liquidación y
procedimiento elabora informe
“Ejecución por dirigido a la
Acreditamiento en Autoridad Superior
Cuenta”, cuando del Ministerio.
proceda la Cuando proceda,
finalización del solicita la
contrato traslada a integración de los
Revisa y analiza la
la Comisión documentos
documentación del
Receptora faltantes
expediente,
coordina la
elaboración de la
resolución
Traslada expediente Revisa resolución y
ministerial de
de liquidación a la en providencia
aprobación de
DAA traslada a la DAA
recepción y
liquidación. Si no
cumple devuelve
expediente para
completar los
requisitos

Recibe expediente,
realiza correcciones
señaladas si las
hubiera, coordina la
elaboración del
Informe Ejecutivo
Firma y sella
resolución
ministerial y
traslada a la DAA
Gestiona la
asignación de
número, fecha y
certificación de la
resolución
ministerial en
coordinación con la
Secretaría General

Notifica a los
Recibe y traslada
integrantes de la
expediente al
Comisión Receptora
Responsable de
y Liquidadora y
Compras/Puesto
proveedor sobre la
Equivalente, para
resolución, traslada
archivo y custodia
expediente

FIN

Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 130

NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:

Proceso de Adquisiciones 03 1 de 22
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

Compra por Licitación de Dependencias con Departamento de Servicios Administrativos
Internos
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO

Definir los criterios y actividades necesarias para realizar adquisiciones de insumos y contratación de
servicios bajo la modalidad de compra por licitación, en el marco de las leyes y normativas aplicables.
Inicia: Inicia proceso de licitación con base al Plan Anual de Compras y Contrataciones -PACC-vigente y
autorizado, y a la programación de compras que se derive del mismo.
Finaliza: Archivo y custodia del expediente.
NORMATIVA APLICABLE:

a. Constitución Política de la República de Guatemala
b. Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento
c. Ley Orgánica del Presupuesto y su Reglamento
d. Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para el Ejercicio Fiscal vigente
e. Normas para el uso del Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado
GUATECOMPRAS
f. Ley Contra la Corrupción
g. Reglamento Orgánico Interno del MINFIN
h. Guía de Sistema de Gestión y Preorden de Compra
i. Acuerdo A-038-2016, Acuerdo de la Contraloría General de Cuentas para envío digital de Contratos
DISPOSICIONES INTERNAS:

1. Autoridad Administrativa Superior dentro del procedimiento, hace referencia al Director o Subdirector
de la dependencia según corresponda.

No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE

Inicia proceso de licitación con base al Plan Anual de Compras y Jefe Administrativo y/o
1. Contrataciones -PACC-vigente y autorizado, y a la programación de Responsable de Compras/
compras que se derive del mismo. Puesto equivalente

Coordina con el solicitante la revisión de las especificaciones técnicas en
el caso de equipos, suministros y/o servicios especializados para
Responsable de Compras/
2. corroborar el código de insumo.
Puesto equivalente
Si no existe el código, procede a gestionar la creación del mismo.

Coordina con los solicitantes para que procedan con la elaboración de la
Responsable de Compras/
3. “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio”, y la programación
Puesto equivalente
de entregas en los casos de recepciones parciales.

Elabora “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio”, llenando
la información requerida.

4. Asimismo, debe adjuntar como anexo a la solicitud de compra las Solicitante
especificaciones técnicas, planos, diagramas u otros que fueran
necesarios, la programación de entregas en los casos de recepciones
parciales, criterios de calificación.
Gestiona la aprobación de la solicitud por la Autoridad Administrativa
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 131

Emite dictamen presupuestario según lo indicado en el artículo No. Recibe solicitud de “Compra y/o Contratación de Servicio” y documentos anexos y revisa la información que forma parte del expediente. bases en el Sistema de Información y Contrataciones del Estado – Jefe DSAI GUATECOMPRAS-. establecidos en la Ley de Contrataciones y Reglamento. Recibe expediente y publica el proyecto de bases en el sistema Responsable de Compras/ Manual de Normas. Gestiona la elaboración del Dictamen Presupuestario. Compra. especificaciones técnicas. Coordina el análisis del expediente de compra. Gestión de Adquisiciones Traslada expediente a la dependencia interesada con las observaciones correspondientes. revisa oficios de Jefe de Departamento de 8. Si la información es correcta elabora los documentos y actividades siguientes. de conformidad con la normativa legal vigente:  Proyecto de Bases de Licitación de acuerdo a los requisitos Responsable de Compras/ 5. no fundamentales y verifica que los criterios de calificación y ponderación estén correctamente formulados de acuerdo lo indicado por la Ley de Contrataciones del Estado. Si no cumple. Traslada “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio” y documentos anexos al Responsable de Compras o Responsable de la Compra. equivalente Internos Traslada expediente de compra debidamente foliado (Solicitud de Responsable de Compras/ 7. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE Superior. verificando que el proyecto de bases de licitación cumpla con los requisitos fundamentales. solicitud de nombramiento de Junta de Licitación.  Oficios de solicitud de nombramientos del personal para integrar Junta de Licitación y sus respectivos suplentes velando para que se cumpla con lo establecido en la Ley de Contrataciones del Estado. Nota: Deben utilizarse los modelos establecidos para la elaboración de los documentos. 10. Puesto equivalente  Consolida especificaciones técnicas y solicita dictamen técnico según corresponda. del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado y traslada a Servicios Administrativos o Responsable de Compras. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 132 . rechaza y requiere al solicitante que realice correcciones o elabore un nuevo formulario. autoriza y coordina la publicación del proyecto de 9. 15 Jefe de Departamento de 6. proyecto de bases de licitación) y Puesto equivalente oficio a la Dirección de Asuntos Administrativos.  Proyecto de contrato administrativo. Recibe expediente. No. o que adjunte documentos pendientes.

Si no hay comentarios o sugerencias continúa en el paso No. Si hay comentarios o sugerencias. No. legal. Analiza y da respuesta al comentario o sugerencia y traslada a Autoridad 12. 21 del procedimiento. Recibe comentarios o sugerencias. visto bueno. Licitación. Superior Dirección Interesada Recibe la respuesta y analiza conjuntamente con el Jefe DSAI para su Responsable de Compras/ 14. y en función de la complejidad determina si la respuesta puede ser resuelta de forma interna por la Dependencia o área especializada externa. Si la respuesta puede ser resuelta dentro de la Dependencia traslada Responsable de Compras/ 11. concluida la fase de consulta pública del proyecto de bases. Puesto equivalente Integra el expediente para solicitud de dictamen jurídico con la siguiente información: 1. Puesto equivalente Si se requiere consultar a área especializada externa traslada al área correspondiente con visto bueno de la Autoridad Administrativa Superior de la dependencia. Integra observaciones recibidas que procedan al Proyecto de Bases de Responsable de Compras/ 16. imprime constancia que genera el sistema GUATECOMPRAS e integra al expediente. 13. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE GUATECOMPRAS. se realizan las consultas correspondientes (administrativo. Proyecto de Formulario de Presentación de Oferta 3. respuesta a la persona correspondiente y continúa en el paso No. Administrativa Superior de la Dirección interesada. otros). Proyecto de Bases de Licitación 2. el cual debe permanecer publicado por un plazo no Puesto equivalente menor de tres días para la recepción de comentarios o sugerencias que permita mejorar su contenido. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 133 . Dictamen Técnico Puesto equivalente 5. Dictamen Presupuestario Elabora oficio y obtiene firmas correspondientes para su traslado a la Dirección de Asesoría Jurídica. 4. en un plazo no mayor de tres días hábiles de 15. Manual de Normas. Proyecto de Contrato Responsable de Compras/ 17. Área especializada externa Autoridad Administrativa Recibe respuesta y traslada al Responsable de Compras o Responsable 13. de la Compra. imprime Compras o Responsable de la Compra constancia generada y adjunta al expediente. técnico. Puesto equivalente Coordina la publicación de la respuesta aclaratoria a través del sistema Jefe DSAI y Responsable de GUATECOMPRAS.

Puesto equivalente Elabora “Formulario de Presentación de Oferta” y obtiene firma de la Responsable de Compras/ 22. siendo la Superior de la Dirección autoridad competente la responsable de verificar la idoneidad de los interesada servidores públicos nombrados. Formulario de Presentación de Oferta Responsable de Compras/ 23. Bases de Licitación 3. Modelo de Contrato Administrativo 8. Respuesta al oficio de solicitud de propuestas para la Junta de Licitación en que se haga constatar la idoneidad. Solicitud(es) de Compra y/o Contratación de Servicio 2. No. Dictamen técnico 5. Recibe y traslada expediente foliado al Departamento de Gestión de Responsable de Compras/ 26. Revisa y firma oficio de solicitud de aprobación de documentos. nombramiento de la Junta de Licitación y traslada a la Autoridad Puesto equivalente Administrativa Superior de la dependencia. Oficios de solicitud de propuestas para la integración de la Junta de Licitación 12. 9. como el “Formulario de Presentación de Oferta”. Interesada Coordina modificaciones u observaciones propuestas por la Dirección de Responsable de Compras/ 21. Especificaciones técnicas 4. formarán parte de la Junta de Licitación. Adquisición. oficios de respuesta de nombramiento Autoridad Administrativa 20. Recibe expediente de compra. Asesoría Jurídica y continúa con el trámite. en el ámbito de aplicación y adjunte historial laboral Adicional a la información anterior el expediente debe contener todos los documentos generados desde su inicio. de Junta de Licitación y traslada al Responsable de Compras o Superior de la Dirección Responsable de la Compra. así Autoridad Administrativa 25. Autoridad Administrativa Superior de la dependencia. titular y suplente. Devuelve expediente Superior Dependencia a Responsable de Compras. Jurídica Solicita a las diferentes Direcciones que integran el Ministerio de Finanzas Públicas. Dictamen Presupuestario 6. Constancia de respuestas aclaratorias (si aplica) Puesto equivalente 10. Bases de Licitación. la designación de los servidores públicos que Autoridad Administrativa 19. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE Analiza expediente de compra. Opinión Jurídica 7. Puesto equivalente Recibe expediente y traslada al Coordinador de la Sección de Eventos de 27. Puesto equivalente Integra expediente con los documentos siguientes: 1. Autoridad Administrativa Superior de la Dirección Interesada. Manual de Normas. Especificaciones Técnicas y Responsable de Compras/ 24. emite opinión jurídica y traslada a Dirección de Asesoría 18. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 134 . Adquisiciones. Redacta oficio de solicitud de aprobación de Formulario de Presentación de Oferta. Constancias generadas por el sistema GUATECOMPRAS 11.

Manual de Normas. Ministro Recibe expediente. redacta nota de convocatoria de invitación a licitar la cual debe incluir: nombre Responsable de Compras/ 33. de Eventos de Adquisición Integra al expediente las cédulas de notificación y certificaciones de las resoluciones para el envío del mismo a la Dirección Solicitante. Coordinador de la Sección 30. analiza la documentación y si cumple con los requisitos. Coordinador de la Sección 32. Firma y sella resoluciones ministeriales y traslada a la Dirección de 31. No. Elabora proyecto de providencia y traslada a la Dirección de Asesoría Jurídica. utilizando los modelos establecidos. número de operación en GUATECOMPRAS -NOG-. si la providencia indica que las resoluciones no proceden a firma. traslada expediente a la Dirección Solicitante para que realice las correcciones o adicione los documentos faltantes. del evento. elabora “Informe Ejecutivo” y traslada al Despacho Ministerial con visto bueno de la Autoridad Administrativa Superior de la Dirección de Asuntos Administrativos. Jurídica Coordina con el Departamento de Gestión de Adquisiciones para el cumplimiento de requisitos. fecha. Coordinador de la Sección 28. redacta proyecto de Resolución Ministerial de aprobación de Bases de Licitación y Resolución Ministerial de nombramiento de Junta de Licitación. de Eventos de Adquisición Si la providencia indica que las resoluciones proceden a firma. Actualiza cronograma de actividades en las Bases de Licitación. de Eventos de Adquisición Si no cumple con los requisitos. Coordina la notificación a los integrantes de la Junta de Licitación la resolución de nombramiento. coordina con la Secretaría General la asignación del número correlativo a las Resoluciones Ministeriales. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE Revisa expediente. Asuntos Administrativos. Revisa proyecto de resoluciones y en providencia indica si proceden o Dirección de Asesoría 29. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 135 . realiza correcciones a las resoluciones si hubiere. Puesto equivalente lugar y hora de recepción de ofertas y solicita firma de Autoridad Administrativa Superior de la Dependencia. no trasladar a firma.

Jefe DSAI Manual de Normas. y listado de oferentes. Bases de Licitación y especificaciones técnicas 3. Emite certificación de acta de adjudicación o copia certificada. GUATECOMPRAS a más tardar dos días hábiles después de la apertura Puesto equivalente de ofertas. monto de la oferta. Recibe expediente y ofertas en el tiempo establecido según cronograma. Nota de convocatoria a licitar 9. Coordina la emisión de la certificación de acta de apertura de plicas o copia certificada. Entrega constancia de recepción de oferta a los proveedores Suscribe acta de 36. Dictamen técnico 4. así como el número de operación en GUATECOMPRAS -NOG. Opinión Jurídica Compras/ Puesto 6. Imprime constancia de la operación y adjunta al expediente. de Licitación. Coordina elaboración de oficio y notificación a los miembros de la Junta de Licitación nombrados sobre la fecha. Califica las ofertas verificando aspectos legales de acuerdo a las Bases 38. identificando al oferente. 40. recepción de ofertas y apertura de plicas y traslada copia al Responsable Junta de Licitación de Compras o Responsable de la Compra para su publicación. Criterio de Calificación Imprime constancia de operación realizada. lugar y hora de recepción de Responsable de Compras/ 35. e imprime constancia de la operación. Monitorea el sistema GUATECOMPRAS para atender inconformidades. Formulario de Presentación de Oferta 8. Apertura plicas en presencia de los oferentes. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 136 . Resolución Ministerial de aprobación de documentos de Licitación 10. 5. especificaciones técnicas. ingresa los criterios de evaluación del Jefe DSAI evento. la adjunta al expediente y coordina con la Dirección de Comunicación Social la publicación en el Diario de Centroamérica. y coordina la publicación en el sistema GUATECOMPRAS respetando los 39. Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio 2. ofertas económicas. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE Publica evento y anexos en el sistema GUATECOMPRAS debe de ingresar el Número de Identificación Tributaria (NIT) en los documentos que aplique: 1. No. Dictamen Presupuestario Jefe DSAI y Responsable de 34. suscribe Junta de Licitación acta de adjudicación y traslada copia al Jefe DSAI. Puesto equivalente para que consulte el evento y las bases. publica en sistema Responsable de Compras/ 37. seguro de caución de sostenimiento de oferta con su respectiva certificación de autenticidad y otros datos que la Junta de Licitación considere necesarios. Proyecto de Contrato Administrativo equivalente 7. ofertas. En ausencia de ofertas se levanta acta para hacer del conocimiento de las autoridades y se procederá según lo establecido en la Ley de Contrataciones del Estado. plazos legales establecidos.

GUATECOMPRAS. Si no existen. Ministro Si imprueba lo actuado por la Junta de Licitación. 43. Si no se presentan inconformidades. dentro del plazo establecido en ley. debe resolver las mismas dentro del 41. Jurídica Traslada expediente a la Sección de Eventos de Adquisiciones de la Dirección de Asuntos Administrativos. continúa en el paso No. devuelve el expediente para continuar con el proceso según lo que establece la Ley de Contrataciones. redacta proyecto de Resolución Ministerial de adjudicación. que no ha sido presentada ninguna inconformidad. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 137 . Coordinador de la Sección 44. 47. Revisa proyecto de resolución y en providencia indica que proceda a firma realizando las correcciones requeridas. adjunta al expediente 43. Coordina la publicación de respuestas a inconformidades en el sistema Responsable de Compras/ 42. Informa por escrito sobre sus actuaciones. de Eventos de Adquisiciones Si no cumple con los requisitos coordina con la Junta de Licitación correspondiente para subsanar los mismos. firma y sella resolución ministerial. analiza la documentación y si cumple con los requisitos. Realiza correcciones a la resolución. No. Revisa expediente. Dirección de Asesoría 45. notifica electrónicamente a los miembros de la Junta de Licitación. imprime constancia de operación en el sistema y Puesto equivalente traslada a la Junta de Licitación. aprueba lo actuado por la Junta de Licitación. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE Si existen. Autoridad Administrativa Superior de la Dirección de Asuntos de Eventos de Adquisiciones Administrativos. si está de acuerdo. traslada a la Dirección de Asesoría Jurídica. Si se presentan inconformidades. Verifica. por medio de oficio firmado por la Coordinador de la Sección 46. según modelo establecido. Recibe inconformidades por parte de los oferentes participantes en el sistema GUATECOMPRAS. informe y constancia de respuesta de inconformidades y traslada a la Junta de Licitación Dirección de Asuntos Administrativos. para que analicen y respondan. Manual de Normas. procede a imprimir y entregar a la Junta de Licitación. elabora informe ejecutivo y traslada al Despacho Ministerial. plazo establecido y requiere publicación en el sistema GUATECOMPRAS Junta de Licitación al Jefe DSAI.

No. Responsable de Compras/ 52. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE En ambos casos se traslada el expediente a la Dirección de Asuntos Administrativos. realiza el trámite. Si la resolución establece que no puede continuarse con el evento. se 50. Espera el plazo establecido en ley para la interposición de recursos administrativos. coordina con la Secretaría General la asignación del número correlativo y fecha a la Resolución Ministerial. Redacta oficio de solicitud para firma de contrato administrativo del Viceministro correspondiente. traslada el expediente a la Autoridad Administrativa Superior de la Dependencia interesada. resolución y notificación correspondiente a los miembros de la Junta de Licitación y oferentes. Coordina la publicación en el sistema GUATECOMPRAS dentro de los dos días hábiles siguientes a la fecha de emisión de la resolución de adjudicación. imprime constancia de operación en el sistema. Recibe informe circunstanciado o expediente. continúa en el paso No. Si no existe interposición de recursos administrativos. Recibe expediente. 49. gestiona la Constancia de Disponibilidad Presupuestaria -CDP-. Puesto equivalente Manual de Normas. Coordinador de la Sección 48. de Eventos de Adquisición Traslada el expediente a la dependencia encargada de la compra. procede con lo que establezca la misma. Puesto equivalente Cuando corresponda. imprime y coordina su suscripción. en el sistema GUATECOMPRAS. Puesto equivalente Si recibe notificación de la Secretaría General sobre la existencia de interposición de recurso administrativo. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 138 . una vez cumplido con el plazo para la interposición de recursos y/o resuelto el recurso interpuesto si lo hubiere con las publicaciones correspondientes Responsable de Compras/ 51. Recibe expediente y complementa información en el(los) proyecto(s) de contrato(s) administrativo(s) con base a las notificaciones de la(s) resolución(es) respectiva(s). Responsable de Compras/ 49. debe emitir informe circunstanciado o la remisión del expediente administrativo. Secretaría General Si la resolución establece que puede continuar con el evento.

y traslada a la Viceministro 59. Viceministerio correspondiente. Jurídica Si no procede a firma. compra. Gestiona la firma del contrato administrativo del proveedor. mediante providencia traslada a la Dirección de Asesoría Jurídica. Entrega Seguro de Caución de cumplimiento de contrato y certificación 62. Responsable de Compras/ 57. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE Traslada expediente a la Autoridad Administrativa Superior de la Dirección de Asuntos Administrativos. Solicita el número de contrato e imprime en el papel que cumple con Responsable de Compras/ 56. Manual de Normas. Dirección de Asesoría 54. Superior DAA Si no cumple con los requisitos traslada a la dependencia encargada de la compra para el cumplimiento de los mismos. Recibe y gestiona con el Departamento de Gestión de Adquisiciones la revisión del expediente y contrato administrativo y si cumple con los requisitos. quien coordina la elaboración de la providencia para Superior DAA remitir el expediente a la dependencia responsable de la compra. al expediente y traslada expediente a la Dirección de Asuntos Puesto equivalente Administrativos. Adquisiciones. Proveedor adjudicado Integra Seguro de Caución de cumplimiento de contrato y certificación Responsable de Compras/ 63. se remite expediente con providencia a la Dirección de Asuntos Administrativos para que el Departamento de Gestión de Adquisiciones proceda con lo solicitado Recibe expediente y traslada al Departamento de Gestión de Autoridad Administrativa 55. y solicita Seguro de Caución de cumplimiento de contrato y Puesto equivalente certificación. las características legales y traslada al Coordinador de la Sección de Puesto equivalente Eventos de Adquisiciones. Autoridad Administrativa 53. Recibe expediente y elabora el “Informe Ejecutivo” y traslada al Departamento de Gestión 58. certifica copia de contrato administrativo y entrega al proveedor adjudicado la copia certificada de contrato administrativo Responsable de Compras/ 61. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 139 . de Adquisiciones Recibe expediente. Dirección de Asuntos Administrativos. Puesto equivalente Traslada el expediente mediante oficio a la Dirección de Asuntos Administrativos. correspondiente Recibe expediente y traslada a la dependencia responsable de la Departamento de Gestión 60. de Adquisiciones Firma y sella contrato administrativo si está de acuerdo. a la dependencia responsable de la compra. Revisa contrato administrativo y mediante providencia indica si proceden o no trasladar a firma y devuelve expediente. No.

Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 140 . Puesto equivalente Imprime constancia de operación en el sistema y adjunta al expediente. y de Eventos de Adquisición traslada a la Autoridad Superior del Ministerio. de la dependencia responsable de la compra. de Adquisiciones Revisa Acuerdo Ministerial de aprobación de contrato administrativo y Dirección de Asesoría 65. Jurídica Realiza las correcciones correspondientes si existen observaciones en el acuerdo. contrato administrativo. Acuerdo Ministerial de aprobación y Seguro de Caución en los plazos Responsable de Compras/ 71. Puesto equivalente  Contrato administrativo  Seguro de Caución de Cumplimiento de Contrato Imprime constancia de aprobación Publica en el sistema GUATECOMPRAS constancia de aprobación del contrato de la Contraloría General de Cuentas. elabora informe ejecutivo con visto bueno de la Autoridad Coordinador de la Sección 66. administrativo. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE Recibe expediente y elabora el Acuerdo Ministerial de aprobación de Departamento de Gestión 64. correspondiente Firma y sella Acuerdo Ministerial de aprobación de contrato 68. Traslada a la Dirección de Puesto equivalente Asuntos Administrativos. Recibe expediente y revisa oficios. para registrar el Contrato de acuerdo a lo establecido en la normativa. Ingresa al Portal de CGC Online. Coordina designación de miembros de la Comisión Receptora y Liquidadora y supervisor cuando aplique. traslada a la de Adquisiciones Dirección de Asesoría Jurídica. elabora oficio de solicitud de nombramientos. de nombramiento de Comisión Receptora y Liquidadora. Ministro Recibe expediente y gestiona la asignación de número. redacta proyecto de Resolución Ministerial Departamento de Gestión 73. obtiene firma de la Autoridad Administrativa Superior Responsable de Compras/ 72. Ministerial. en providencia traslada a la Dirección de Asuntos Administrativos. adjuntando copia de:  Acuerdo Ministerial de aprobación de contrato Responsable de Compras/ 70. Refrenda y sella el Acuerdo Ministerial y traslada al Despacho Viceministro 67. establecidos en ley. Administrativa Superior de la Dirección de Asuntos Administrativos. y si los integrantes propuestos cumplen con los requisitos. No. mediante oficio con visto bueno de la Autoridad Administrativa Superior de la Dirección de Asuntos Manual de Normas. fecha y certificación del Acuerdo Ministerial con la Secretaría General. de Adquisiciones Traslada a la dependencia responsable de la compra. contrato. Departamento de Gestión 69. remite a la Dirección de Asuntos Administrativos. y traslada a la Dirección de Asesoría Jurídica.

Coordina con el Jefe de DSAI para los registros presupuestarios correspondientes. No. suscribe acta de recepción. Coordina el pago correspondiente al proveedor. Firma y sella Resolución Ministerial e instruye su traslado a la Dirección 76. si está conforme recibe el bien. traslada al Despacho Ministerial con visto bueno de la Autoridad de Eventos de Adquisición Administrativa Superior de la Dirección de Asuntos Administrativos. Traslada expediente a la dependencia responsable de la compra. expediente para la recepción y liquidación del contrato. Notifica a los integrantes de la Comisión Receptora y Liquidadora la de Adquisiciones resolución de nombramiento. de Asuntos Administrativos. Si la providencia indica que la resolución no procede a firma. En el caso de los bienes y/o insumos se realiza suscripción de acta según procedimiento “Ingreso a almacén”. Coordina con la Comisión Receptora y Liquidadora la entrega del Responsable de Compras/ 78. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE Administrativos. insumo o servicio y la factura. trasladar a firma. rechaza el bien. fecha. realiza correcciones requeridas cuando aplique. de soporte al expediente según procedimiento “Ejecución por Jefe DSAI Acreditamiento en Cuenta” y cuando proceda la finalización del Manual de Normas. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 141 . Ministro Recibe expediente y gestiona la asignación de número. Puesto equivalente Verifica el bien. Si no está conforme. insumo o servicio y suscribe acta Liquidadora especificando el motivo del rechazo y a criterio de la comisión según sea el caso resuelve. Jurídica Recibe el proyecto de resolución y providencia de la Dirección de Asesoría Jurídica. Traslada expediente mediante oficio al Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos de la Dependencia Solicitante. integra los documentos 80. atiende lo indicado. Revisa proyecto de resolución y en providencia indica si procede o no Dirección de Asesoría 74. y certificación de la Resolución con la Secretaría General. insumo o servicio conforme las especificaciones establecidas en el contrato administrativo. Comisión Receptora y 79. Departamento de Gestión 77. Si la providencia indica que la resolución procede a firma. elabora “Informe Ejecutivo” y Coordinador de la Sección 75.

Recibe el expediente para archivo y custodia. Verifica los documentos de soporte de pago. Liquidadora Traslada expediente de liquidación a la Dirección de Asuntos Administrativos. No. Jurídica Recibe expediente y realiza correcciones señaladas por la Dirección de Departamento de Gestión 84. insumo o servicio. Asesoría Jurídica si las hubiera. Notifica a los integrantes de la Comisión Receptora y Liquidadora y de Adquisiciones proveedor sobre la resolución. Puesto equivalente Manual de Normas. Administrativos. de Adquisiciones Si no cumple con los requisitos devuelve el expediente a la dependencia responsable de la compra para que lo traslade a la comisión Receptora y Liquidadora con el fin de realizar las correcciones o adicionar los documentos faltantes. de Asuntos Administrativos. la integración de los documentos faltantes. Ministro Recibe y gestiona la asignación de número. y certificación de la Resolución Ministerial en coordinación con la Secretaría General. fecha. traslada a la Dirección de Asesoría Jurídica. Departamento de Gestión 82. Traslada expediente a la dependencia responsable de la compra. Firma y sella Resolución Ministerial y traslada a la Dirección de Asuntos 85. Departamento de Gestión 86. si están completos los documentos suscribe acta de liquidación y elabora informe dirigido a la Autoridad Superior del Ministerio sobre la recepción y liquidación del bien. Responsable de Compras/ 87. Recibe y revisa expediente. analiza de la documentación y si cumple con los requisitos. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 142 . Si no están completos solicita a la dependencia Comisión Receptora y 81. coordina la elaboración del “Informe de Adquisiciones Ejecutivo” y traslada al Despacho Ministerial. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE contrato traslada a la Comisión Receptora y Liquidadora. Revisa proyecto de resolución y en providencia traslada a la Dirección Dirección de Asesoría 83. coordina la elaboración de la Resolución Ministerial de aprobación de recepción y liquidación.

según corresponda Elabora proyecto de contrato administrativo y oficio de solicitud de nombramientos para integrar Junta de Licitación Gestiona la elaboración del Emite dictamen dictamen presupuestario presupuestario 1 Manual de Normas. revisa la Autoridad informaciòn Administrativa Superior ¿Cumple requisitos? No Rechaza y requiere Realiza o gestiona Sí correcciones o modificaciones y/o documentación documentación adicional adicional Elabora proyecto de bases.Diagramas de Flujo Compra por Licitación de Dependencias con Departamento de Servicios Administrativos Internos (1 de 12) Jefe de Departamento de Responsable de Compras/Puesto equivalente Solicitante Servicios Administrativos Internos o equivalente INICIO Coordina con el solicitante la revisión de las especificaciones. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 143 . consolida A especificaciones técnicas. de no tener gestiona creación Coordina con los solicitantes para Elabora solicitud de que elaboren la compra y/o solicitud de contratación de compras y/o servicios. cuando aplique corrobora código de insumo. adjunta contratación de especificaciones servicios y cuando técnicas y otros proceda la anexos que programación de correspondan entregas Gestiona Recibe solicitud y aprobación de la documentos solicitud ante A anexos. solicita dictamen técnico.

con el personal correspondiente 3 Manual de Normas. verifica de compra foliado y proyecto de bases y oficio criterios de calificación y ponderación Traslada expediente Recibe expediente. Compra por Licitación de Dependencias con Departamento de Servicios Administrativos Internos (2 de 12 ) Jefe de Departamento de Jefe de Departamento de Responsable de Compras/Puesto equivalente Gestión de Adquisiciones Servicios Administrativos Área especializada externa DAA Internos 1 Coordina el análisis del expediente de Traslada expediente compra. con las autoriza y coordina observaciones la publicación del correspondientes proyecto de bases Publica proyecto de bases en GUATECOMPRAS Imprime constancia que genera GUATECOMPRAS e integra al expediente y revisa si existen comentarios ¿Existen comentarios o 2 No sugerencias en el sistema? Sì Recibe comentarios o sugerencias y determina si la respuesta es resuelta a nivel interno o externo Traslada al área correspondiente Analiza y da Respuesta de la con visto bueno de respuesta al Nivel externo consulta la Autoridad comentario o Administrativa sugerencia Superior Nivel interno Gestiona respuesta a nivel interno. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 144 .

para visto bueno Coordina con Jefe de DSAI la publicación de la respuesta aclaratoria en GUATECOMPRAS Imprime constancia generada y adjunta expediente Integra observaciones recibidas que procedan al Proyecto de Bases de Licitación Integra el expediente con información según procedimiento. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 145 . oficios observaciones de respuesta de propuestas por la nombramiento de Dirección de Junta de Licitación Asesoría Jurídica 4 Manual de Normas. emite 2 gestiona las firmas opinión jurídica y correspondientes traslada Solicita a las diferentes Direcciones del MINFIN la designación para formar parte de la Junta de Licitación Coordina Recibe expediente modificaciones u de compra. Compra por Licitación de Dependencias con Departamento de Servicios Administrativos Internos (3 de 12) Autoridad Administrativa Superior Responsable de Compras/puesto Dirección de Asesoría Jurídica Dirección interesada equivalente 3 Recibe respuesta y analiza Recibe respuesta y conjuntamente con traslada el Jefe de DSAI. para solicitud de opinión jurídica Analiza expediente Elabora oficio y de compra.

bases de documentos. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 146 . así Licitación. como el formulario especificaciones de presentación de técnicas y oferta nombramiento de la Junta Traslada expediente foliado a la Dirección de Asuntos Administrativos Revisa expediente. analiza documentación y si cumple redacta proyecto de Recibe expediente y resolución traslada a la Sección ministerial de de Eventos de aprobación de Adquisiciones Bases de Licitación y Resolución Ministerial de nombramiento de Junta de Licitación Elabora proyecto de providencia y traslada a la Dirección de Asesoría Jurídica 5 Manual de Normas. Compra por Licitación de Dependencias con Departamento de Servicios Administrativos Internos (4 de 12) Responsable de Compras/puesto Autoridad Administrativa Jefe de Departamento de Coordinador de la Sección de equivalente Superior de la Dependencia Gestión de Adquisiciones Eventos de Adquisición 4 Elabora “formulario de presentación de oferta” y gestiona firma de la Autoridad Administrativa Superior Integra expediente con los documentos según procedimiento Redacta oficio de aprobación de Revisa y firma oficio formulario de de solicitud de presentación de aprobación de oferta.

Compra por Licitación de Dependencias con Departamento de Servicios Administrativos Internos (5 de 12) Coordinador de la Sección de Responsable de Compras/Puesto Dirección de Asesoría Jurídica Ministro Eventos de Adquisición equivalente 5 Realiza correcciones a las resoluciones si Revisa proyecto de hubiere. publica evento y anexos en GUATECOMPRAS Imprime constancia de operación realizada y adjunta al expediente Coordina con la Dirección de Comunicación Social la publicación en el Diario de Centroamérica Coordina elaboración de oficio y notificación a los miembros de la Junta de Licitación 6 Manual de Normas. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 147 . redacta nota de convocatoria de invitación a cotizar y gestiona firma de Autoridad Administrativa Superior de la Dependencia En coordinación con Jefe de DSAI. elabora Firma y sella resoluciones y en informe ejecutivo y resoluciones providencia indica si traslada con visto ministeriales y proceden o no bueno de la traslada a la DAA trasladar a firma Autoridad Administrativa Superior de la DAA Recibe expediente y coordina con la Secretaría General la asignación del correlativo a las resoluciones Coordina la notificación de la resolución de nombramiento a los integrantes de la Junta de Licitación Integra al expediente las células de notificación y certificaciones de Actualiza las resoluciones cronograma de para enviarlas a la actividades en las Dirección solicitante Bases de Licitación.

para atender inconformidades ¿Se presentan inconformidades? Recibe Sí inconformidades y Imprime las resuelve las mismas inconformidades y en el plazo según entrega a la Junta No Ley y requiere de Cotización. Junta de Licitación Jefe Departamento de Servicios Administrativos Internos puesto equivalente 6 Recibe expediente y ofertas en el tiempo establecido. para coordinación de la atenderlas publicación en GUATECOMPRAS Notifica electrónicamente a 8 los miembros de la Junta de Cotización 7 que no existen inconformidades Manual de Normas. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 148 . apertura plicas en presencia de los oferentes Entrega constancia de recepción de oferta a los proveedores Coordina la emisión suscribe acta de de la certificación recepción de ofertas de acta de apertura y apertura de plicas. GUATECOMPRAS e resolución de la imprime constancia Junta y traslada de la operación Certifica el acta de copia adjudicación y coordina la publicación de la misma y resolución de la Junta en GUATECOMPRAS Ingresa los criterios de evaluación del evento. suscribe acta de Publica en adjudicación. Compra por Licitación de Dependencias con Departamento de Servicios Administrativos Internos (6 de 12) Responsable de Compras. de plicas o copia traslada copia certificada y listado de oferentes Califica las ofertas. imprime constancia de la operación y adjunta al expediente Monitorea el sistema de GUATECOMPRAS.

elabora informe ejecutivo y traslada por medio de oficio firmado por la Autoridad Administrativa de la DAA Aprueba lo actuado por la Junta de Licitación. e proyecto de procede firma. firma y sella la resolución Coordina la ministerial. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 149 . respuestas a documentación y si providencia adjunta al inconformidades en cumple redacta indicando que expediente el GUATECOMPRAS. Coordina con la imprime constancia Secretaría General de la operación y la asignación del espera el plazo correlativo y fecha a establecido en ley la resolución para interposición ministerial de recursos administrativos ¿Existe interposición de recursos? Sí Recibe notificación de la Secretaría General y emite informe No circunstanciado o la remisión del expediente administrativo 9 Manual de Normas. informe y imprime constancia resolución cuando proceda constancia de de la operación y ministerial de requiere respuesta de traslada adjudicación correcciones inconformidades Realiza correcciones cuando proceda. o publicación en imprueba GUATECOMPRAS. emite actuaciones. Compra por Licitación de Dependencias con Departamento de Servicios Administrativos Internos (7 de 12) Responsable de Compras/ Coordinador de la Sección de Dirección de Asesoría Junta de Licitación Ministro Puesto equivalente Eventos de Adquisiciones Jurídica 8 7 Informa por escrito Coordina la Revisa expediente. Revisa proyecto de sobre sus publicación de analiza la resolución.

gestiona la constancia de disponibilidad presupuestaria - CDP- Gestiona con el Redacta oficio de Departamento de solicitud para firma Gestión de de contrato Adquisiciones la administrativo del revisión del Viceministro expediente y correspondiente contrato administrativo Traslada mediante providencia a la Dirección de Revisa contrato Asesoría Jurídica. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 150 . realiza Recibe expediente y el trámite. Compra por Licitación de Dependencias con Departamento de Servicios Administrativos Internos (8 de 12) Responsable de Compras/ Autoridad Administrativa Secretaría General Dirección de Asesoría Jurídica puesto equivalente Superior DAA 9 Recibe informe circunstanciado o expediente. características quien coordina la legales elaboración de la providencia para remitir expediente 10 Manual de Normas. traslada mediante a dependencia providencia indica si encargada de la proceden o no compra para el trasladar a firma cumplimiento respectivo Recibe expediente y traslada al Solicita número de Departamento de contrato e imprime Gestión de en el papel con las Adquisiciones. complementa resolución y información en el notificación proyecto de correspondiente a contrato los miembros de la administrativo Junta de Licitación y oferentes Imprime y coordina su revisión y suscripción una vez cumplido el plazo de ley y/o resuelto el recurso interpuesto si lo hubiere con las publicaciones en GUATECOMPRAS Cuando corresponda. Si administrativo y no cumple.

Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 151 . Compra por Licitación de Dependencias con Departamento de Servicios Administrativos Internos (9 de 12) Responsable de Compras/ Departamento de Gestión Viceministro correspondiente Proveedor adjudicado Dirección de Asesoría Jurídica Puesto equivalente de Adquisiciones 10 Gestiona la firma del contrato Firma y sella Recibe expediente y administrativo del contrato elabora el informe proveedor. debidamente certificado Entrega seguro de caución de cumplimiento de contrato y certificación a la dependencia responsable de la Integra seguro de compra caución de cumplimiento de contrato y certificación. traslada administrativo y ejecutivo y traslada mediante oficio a la traslada a la DAA DAA Certifica copia de contrato administrativo y entrega al Recibe expediente y proveedor traslada a la adjudicado la copia dependencia certificada y solicita responsable de la seguro de caución compra de cumplimiento. al expediente y traslada a la DAA Revisa acuerdo Elabora el Acuerdo ministerial de Ministerial de aprobación de aprobación de contrato y con contrato. traslada providencia traslada a la DAA 11 Manual de Normas.

Compra por Licitación de Dependencias con Departamento de Servicios Administrativos Internos (10 de 12) Coordinador de la Sección de Viceministro Departamento de Gestión de Responsable de compra/puesto Ministro Eventos de Adquisición correspondiente Adquisiciones equivalente 11 Realiza las correcciones correspondientes Ingresa al portal de Recibe expediente y en el acuerdo CGC online. ministerial de obtiene firma de la nombramiento de Autoridad comisión receptora Administrativa y liquidadora. contrato administrativo. registra Firma y sella gestiona la cuando existan contrato según acuerdo ministerial asignación de observaciones. administrativo. Refrenda y sella el normativa. Acuerdo Ministerial bueno de la Contrato remite a la DAA con la Secretaría Autoridad Administrativo y General Administrativa Seguro de Caución Superior de la DAA y traslada Imprime constancia de aprobación del contrato Publica constancia de aprobación del contrato de la Contraloría General de Cuentas. Elabora oficio de redacta proyecto de solicitud de resolución nombramientos. de aprobación de número. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 152 . acuerdo ministerial de aprobación y seguro de caución en GUATECOMPRAS Imprime constancia de operación en el sistema y adjunta al expediente Coordina designación de miembros de la comisión receptora y liquidadora y supervisor cuando aplique Recibe expediente y revisa oficios. Superior de la Coordina con el Jefe dependencia de DSAI para los responsable de la registros compra presupuestarios correspondientes Traslada a la Dirección de Asesoría Jurídica mediante oficio con visto bueno de la Autoridad Administrativa Superior de la DAA 12 Manual de Normas. fecha y elabora informe Acuerdo Ministerial adjuntando copia de contrato certificación del ejecutivo con visto y traslada Acuerdo Ministerial.

integrantes de la Coordina con la insumo o servicio Comisión Receptora Comisión Receptora conforme las y Liquidadora la y Liquidadora la especificaciones en resolución de entrega del el contrato nombramiento y expediente administrativo traslada expediente Si está conforme recibe el bien. suscribe acta de recepción. En caso no esté conforme rechaza el bien. insumo o servicio y suscribe acta especificando motivo de rechazo En el caso de los bienes y/o insumos realiza suscripción de acta según procedimiento “Ingreso a Almacén” Traslada expediente mediante oficio a la dependencia responsable de la compra 13 Manual de Normas. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 153 . insumo o servicio y la factura. Compra por Licitación de Dependencias con Departamento de Servicios Administrativos Internos (11 de 12) Dirección de Asesoría Departamento de Gestión de Responsable de Compras/ Comisión Receptora y Ministro Jurídica Adquisiciones Puesto equivalente Liquidadora 12 Recibe el proyecto de resolución y providencia. Firma y sella resolución y en elabora informe resolución providencia indica si ejecutivo y traslada ministerial e procede o no al Despacho instruye traslado a trasladar a firma Ministerial con visto la DAA bueno de la Autoridad Administrativa Superior de la DAA Gestiona la asignación de número. realiza correcciones Revisa proyecto de cuando proceda. fecha y certificación de la resolución con la Secretaria General Notifica a los Verifica el bien.

para resolución. Compra por Licitación de Dependencias con Departamento de Servicios Administrativos Internos (12 de 12) Jefe Departamento de Comisión Receptora y Departamento de Gestión de Dirección de Asesoría Servicios Administrativos Ministro Liquidadora Adquisiciones Jurídica Internos 13 Coordina el pago Verifica los correspondiente al documentos de proveedor. coordina la elaboración del Informe Ejecutivo Firma y sella resolución ministerial y traslada a la DAA Gestiona la asignación de número. coordina la elaboración de la resolución Revisa Proyecto de Traslada expediente ministerial de resolución y en de liquidación a la aprobación de providencia traslada DAA recepción y a la DAA liquidación. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 154 . Si no cumple devuelve expediente para completar los requisitos Recibe expediente. integra soporte de pago. si los documentos de están completos soporte al suscribe acta de expediente según liquidación y procedimiento elabora informe “Ejecución por dirigido a la Acreditamiento en Autoridad Superior Cuenta”. proceda la Cuando proceda. traslada archivo y custodia expediente FIN Manual de Normas. cuando del Ministerio. realiza correcciones señaladas si las hubiera. fecha y certificación de la resolución ministerial en coordinación con la Secretaría General Notifica a los Recibe y traslada integrantes de la expediente al Comisión Receptora Responsable de y Liquidadora y Compras/Puesto proveedor sobre la Equivalente. finalización del solicita la contrato traslada a integración de los Revisa y analiza la la Comisión documentos documentación del Receptora faltantes expediente.

Revisa el PACC. g) Reglamento Orgánico Interno del MINFIN h) Guía de Sistema de Gestión y Preorden de Compra i) Acuerdo Ministerial 260-2016 DISPOSICIONES INTERNAS: 1. b) Ley de Contrataciones del Estado. e) Normas para el uso del Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado GUATECOMPRAS. Inicia: Revisa el PACC. Sí: Continua el procedimiento. Determina si es una adquisición por Subasta Electrónica Inversa Asistente de identificada en el PACC. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 155 . 3. Programación de Manual de Normas. Autoridad Administrativa Superior dentro de los procedimientos. Finaliza: Coordina la publicación en el sistema GUATECOMPRAS dentro de los dos días hábiles siguientes a la fecha de emisión de la resolución de Calificación de Proveedores NORMATIVA APLICABLE: a) Constitución Política de la República de Guatemala. f) Ley Contra la Corrupción. Determina si los productos que pertenecen al PACC o las solicitudes cuentan con “Ficha Técnica de Insumo o Servicio”. NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página: Proceso de Adquisiciones 01 1 de 7 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Gestión interna para la precalificación de proveedores de bienes o servicios PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO Definir los criterios y actividades necesarias para realizar la precalificación de los proveedores de bienes o servicios que formarán parte de la base de datos. identifica las adquisiciones que tienen modalidad de compras por Subasta electrónica inversa o recibe solicitudes para la realización de la precalificación de proveedores de: Asistente de Programación de  Dependencias del Ministerio de Finanzas Públicas firmadas por Adquisiciones DAA la Autoridad Administrativa Superior  Proveedores interesados en participar de Subastas electrónicas inversas 2. en el marco de las leyes y normativas aplicables. su Reglamento y sus reformas c) Ley Orgánica del Presupuesto y su Reglamento d) Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para el Ejercicio Fiscal vigente. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE 1. identifica las adquisiciones que tienen modalidad de compras por Subasta electrónica inversa o recibe solicitud de precalificación de proveedores de las dependencias interesadas del Ministerio de Finanzas Públicas o solicitud de proveedores para poder precalificarse. GESTIÓN INTERNA PARA LA PRECALIFICACIÓN DE PROVEEDORES No. 5. Asistente de ¿Existe “Ficha de Técnica de Insumo o Servicio”? Programación de Adquisiciones DAA No: Informa al Jefe de Departamento Gestión de Adquisiciones y continua en el paso No. los cuales podrán participar en la modalidad de compra de Subasta electrónica inversa. hace referencia al Director o Subdirector de la dependencia según corresponda.

Elaboran los siguientes documentos: Coordinador de Sección de Normas y Programación de  Ficha Técnica de Insumos o Servicios Adquisiciones  Solicitud de precio de referencia al INE DAA/dependencia  Proyecto de Bases de Precalificación de proveedores de bienes o involucrada servicios 7. 5. analiza y elabora los siguientes documentos:  Proyectos de resolución interna de aprobación de bases de Precalificación y Fichas Técnicas. Revisa proyectos de resolución y en providencia establece que proceda a firma realizando las correcciones requeridas. de Normas y Programación de Adquisiciones DAA Traslada a Sección de Eventos de Adquisición. Verifica si existen tres o más proveedores precalificados. Gestiona la designación de los miembros titulares y suplentes que integrarán la comisión de precalificación de proveedores de bienes o Coordinador de Sección servicios.  Proyecto de resolución interna para nombrar miembros de la Coordinador de Sección Comisión de precalificación de proveedores de bienes o de Eventos de Adquisición servicios. Programación de Adquisiciones DAA 8. Programación de Adquisiciones DAA 6. 10. No: Continua procedimiento. continúa procedimiento. Coordina la elaboración de la Ficha Técnica de Insumo o Servicio y Coordinador de Sección documentos obligatorios. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE ¿Es una adquisición por subasta electrónica inversa identificada en el Adquisiciones DAA PACC? Sí: Solicita la verificación de proveedores a la Sección de Normas y Programación de Adquisiciones DAA. con las dependencias o áreas con la especialidad según de Normas y el tipo de bien o servicio. Gestiona la elaboración Estudio de mercado y Dictamen técnico de las Coordinador de Sección Fichas Técnicas. 5. Revisa. 9. No: Continua en el paso No. Dirección de Asesoría Jurídica Traslada expediente a la Sección de Eventos de Adquisiciones de la Manual de Normas. conjuntamente con las Dependencias de Normas y involucradas. Elabora providencia de traslado a la Dirección de Asesoría Jurídica y gestiona firmas de la Autoridad Administrativa Superior. para el caso de eventos identificados en el PACC.No. para iniciar “Procedimiento de Subasta Electrónica Inversa” en caso que corresponda. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 156 . Coordinador de Sección ¿Existen tres o más proveedores precalificados”? de Normas y Programación de Sí: Traslada información a Asistente de Programación de Adquisiciones Adquisiciones DAA DAA. 4. de conformidad con la ley de Contrataciones del Estado.

16. suscribe acta de Calificación de Proveedores Servicios de Bienes o Servicios. Servicios En ausencia de solicitudes se elaborará acta para hacer del conocimiento de las autoridades. Elabora acta de recepción de expedientes de proveedores interesados Comisión de en precalificarse. Proveedores de Bienes o especificaciones técnicas. gestiona firma de la Autoridad Coordinador de la Sección Administrativa Superior de la Dirección de Asuntos Administrativos. Comisión de Califica expedientes verificando aspectos legales de acuerdo a las Bases Precalificación de de precalificación de proveedores de bienes o servicios. Coordina publicación del acta en sistema GUATECOMPRAS a más tardar Coordinador de la Sección dos días hábiles después de la recepción de solicitudes de proveedores de Normas y para precalificación.No. Realiza correcciones a las resoluciones. e imprime constancia de la operación. Elabora anuncio de convocatoria de precalificación y coordina la Publicación en el Sistema de GUATECOMPRAS. entrega constancia de recepción de expedientes a las entidades a precalificar. Imprime constancia de la operación y adjunta al Programación de expediente. de Eventos de Adquisiciones 12. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE Dirección de Asuntos Administrativos. Precalificación de Traslada a la Sección de Normas y Programación de Adquisiciones para Proveedores de Bienes o coordinación de publicación. Recibe expediente de los proveedores interesados en precalificarse. incluyendo los siguientes documentos:  Bases Técnicas de Precalificación de proveedores de bienes o servicios  Dictamen técnico Coordinador de la Sección  Anuncio de Convocatoria de Precalificación de proveedores de de Normas y bienes o servicios Programación de  Opinión Jurídica Adquisiciones  Fichas Técnicas  Resolución de Aprobación de Fichas Técnicas y Bases de Precalificación de proveedores de bienes o servicios  Acuerdo Ministerial 260-2016  Documento de “Procedimiento para la precalificación de proveedores de bienes o servicios” 14. 11. y Programación de certificación del acta con el Jefe del Departamento de Gestión de Adquisiciones Adquisiciones. Analiza y solicita documentación complementaria de ser necesaria. 17. 13. y traslada acta a la Sección de Normas y Programación de Adquisiciones. Coordina la notificación mediante “cédula de notificación” a los Coordinador de la Sección miembros de la Comisión de precalificación de proveedores de bienes o de Eventos de servicios y traslada a la Sección de Normas y Programación de Adquisiciones Adquisiciones. Coordina la publicación del acta en GUATECOMPRAS y certificación con Coordinador de la Sección el Jefe de Departamento de Adquisiciones respetando los plazos legales de Normas y establecidos. Adquisiciones Manual de Normas. 15. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 157 .

dentro del plazo establecido en ley y resuelve las mismas dentro del plazo establecido y requiere coordinación de la Comisión de Precalificación publicación en el sistema GUATECOMPRAS. notifica el resultado de la precalificación de proveedores. 24. GUATECOMPRAS DAA Si no existen. Coordina la publicación de respuestas a inconformidades en el sistema Coordinador de la Sección GUATECOMPRAS. Coordinador de la Sección de Normas y Programación de Nota: En el caso de solicitud de precalificación por parte de Adquisiciones dependencias del Ministerio de Finanzas. de Proveedores 20. notifica electrónicamente a los miembros de la Comisión de Precalificación de Proveedores de bienes o servicios. Si existen. de Normas y Programación de Adquisiciones 23. Recibe informe de lo actuado por parte de la Comisión de Precalificación Coordinador de la Sección de Proveedores e integra al expediente. Recibe inconformidades por parte de los proveedores participantes en el sistema GUATECOMPRAS.No. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 158 . que no ha sido presentada ninguna inconformidad y continúa en paso No. Proveedores de bienes o servicios 22. 19. de la Dirección de Asuntos Administrativos Manual de Normas. 23. Adquisiciones 21. imprime constancia de operación en el sistema y de Normas y traslada a la Comisión de Precalificación de Proveedores de Bienes o Programación de Servicios. procede a imprimir y entregar a la Comisión de Precalificación de Proveedores de bienes o servicios. Sección de Contabilidad Archivo expediente original y muestras en caso de ser requeridas. Informa por escrito sobre sus actuaciones. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE 18. Traslada expediente del proceso de Precalificación de Proveedores a la Sección de Contabilidad de la Dirección de Asuntos Administrativos. Monitorea el sistema GUATECOMPRAS para atender inconformidades. adjunta al expediente Comisión de informe y constancia de respuesta de inconformidades y traslada a la Precalificación de Sección de Normas y Programación de Adquisiciones de la DAA. para que analicen y respondan Técnico de dentro de los plazos establecidos.

Determina si es una ¿Existe ficha adquisición por técnica de Sí Subasta Electrónica insumo o Inversa identificada servicio? en PACC No Informa al Departamento de ¿Es identificada No Gestión de en el PACC? Adquisiciones Sí Verifica la existencia A de al menos 3 A Solicita la proveedores verificación de precalificados para proveedores el evento identificado Coordina la elaboración de la Ficha Técnica de ¿Existen al Insumo o Servicio y menos 3 No documentos proveedores precalificados? obligatorios. o recibe solicitud para realización de precalificación de proveedores Determina si los productos que pertenecen al PACC o las solicitudes cuentan con “Ficha Técnica de Insumo o Servicio”. solicitud de Electrónica proveedores precio de referencia INE. identifica las adquisiciones con modalidad de Subasta Electrónica Inversa. proyecto de Inversa precalificados bases de precalificación de proveedores Gestiona la 1 elaboración de 2 estudio de mercado y dictamen técnico de las fichas técnicas Manual de Normas. conjuntamente con las Dependencias Sí involucradas. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 159 .Diagramas de Flujo Gestión Interna para la Precalificación de Proveedores de Bienes o Servicios (1 de 3 ) Asistente de Programación de Coordinador de Sección de Normas y Dependencia Adquisiciones DAA Programación de Adquisiciones DAA involucrada INICIO Revisa PACC. Traslada Inicia información de la procedimiento existencia de al Elaboran los documentos: Ficha Técnica de Subasta menos 3 de Insumos o Servicio.

de Gestión documentación de Adquisiciones complementaria de ser necesaria. gestiona firma de la Autoridad Administrativa Superior de la DAA Elabora anuncio de Coordina la convocatoria de notificación precalificación y mediante “Célula de coordina la Notificación” a los publicación en miembros de la GUATECOMPRAS. suscribe acta de calificación de proveedores y traslada 3 Manual de Normas. procedimiento entrega constancia de recepción de expedientes. Autoridad realizando las Administrativa correcciones Superior DAA respectivas Realiza correcciones a las resoluciones. Gestión Interna para la Precalificación de Proveedores de Bienes o Servicios (2 de 3) Coordinador de Sección de Coordinador de Sección de Dirección de Asesoría Comisión de Precalificación Normas y Programación de Eventos de Adquisición Jurídica de Proveedores Adquisiciones DAA 2 Revisa. integrarán la proyecto de comisión de resolución interna precalificación de para nombrar proveedores miembros de la comisión de precalificación de proveedores Elabora providencia Revisa proyectos de de traslado a la resolución y en Dirección de providencia Asesoría Jurídica y establece que gestiona firma de proceda a firma. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 160 . elabora acta de Coordina recepción de publicación del acta expedientes en GUATECOMPRAS proveedores e imprime constancia de la operación. Comisión de Recibe expediente incluyendo los Precalificación de de los proveedores anexos según Proveedores interesados. analiza y elabora proyectos de resolución Gestiona la interna de designación de los aprobación de bases miembros titulares de precalificación y y suplentes que fichas técnicas. y certificación del acta con el Jefe del Analiza y solicita Depto. califica expedientes.

inconformidades. adjunta al expediente informe y constancia de respuesta de Recibe informe de inconformidades y lo actuado por parte traslada de la Comisión de Precalificación de Proveedores e integra al expediente En caso de solicitud de precalificación por parte de las dependencias del MINFIN. imprime constancia cuando las hubiera de la operación y Notifica adjunta al electrónicamente a expediente los miembros de la ¿Existen Comisión de inconformidades No Precalificación de ? Proveedores. notifica el resultado de la precalificación de proveedores Traslada expediente original del proceso de precalificación de proveedores a la Sección de A Contabilidad DAA para archivo. para en el sistema que analicen y GUATECOMPRAS Coordina la respondan en el publicación de plazo establecido respuesta a inconformidades en el sistema GUATECOMPRAS. que no existen Sí inconformidades Imprime las inconformidades y entrega a la A Resuelve Comisión de inconformidades y Precalificación de requiere publicación Proveedores. Departamento de para atender Adquisiciones. imprime constancia Informa por escrito de operación y sobre sus tralada actuaciones. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 161 . así como muestras en caso de ser requeridas FIN Manual de Normas. Gestión Interna para la Precalificación de Proveedores de Bienes o Servicios (3 de 3) Coordinador de Sección de Normas y Comisión de Precalificación Técnico de GUATECOMPRAS DAA Programación de Adquisiciones DAA de Proveedores 3 Coordina la publicación del acta en GUATECOMPRAS Monitorea el y certificación con el sistema Jefe de GUATECOMPRAS.

DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE Inicia proceso de Subasta electrónica inversa con base al Plan Anual de Jefe de DSAI/ Responsable 1. de Compras ¿Existen tres o más proveedores? Sí: Continua el procedimiento. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 162 . NORMATIVA APLICABLE: a) Constitución Política de la República de Guatemala. Jefe de DSAI/ Responsable 3. 2. de Compras Identifica si existen tres o más proveedores precalificados para los insumos/servicios a adquirir. Inicia: Inicia proceso de Subasta electrónica inversa con base al Plan Anual de Compras y Contrataciones -PACC-vigente y autorizado. hace referencia al Director o Subdirector de la dependencia según corresponda. b) Ley de Contrataciones del Estado. f) Ley Contra la Corrupción. g) Reglamento Orgánico Interno del MINFIN h) Guía de Sistema de Gestión y Preorden de Compra i) Acuerdo A-038-2016 de la Contraloría General de Cuentas para el envío electrónico de Contratos. Compras y Contrataciones -PACC-vigente y autorizado. en el marco de las leyes y normativas aplicables. de Subasta electrónica inversa. Finaliza: Archivo y custodia del expediente. c) Que el criterio de adjudicación sea cuantificable económicamente. Identifica las fichas técnicas de los productos a adquirir por la modalidad Jefe de DSAI/ Responsable 2. j) Acuerdo Ministerial 260-2016 DISPOSICIONES INTERNAS: 1. La entidad contratante podrá entablar un procedimiento de contratación bajo la modalidad de Subasta Electrónica Inversa cuando se cumplan las siguientes condiciones: a) Que la entidad contratante pueda formular una descripción detallada de bienes y servicios estandarizados u homologados no importando le monto de la contratación. la programación de Compras de compras que se derive del mismo. e) Normas para el uso del Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado GUATECOMPRAS. su Reglamento y sus reformas c) Ley Orgánica del Presupuesto y su Reglamento d) Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para el Ejercicio Fiscal vigente. Autoridad Administrativa Superior dentro de los procedimientos. NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página: Proceso de Adquisiciones 01 1 de 22 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Subasta Electrónica Inversa para dependencias con Departamento de Asuntos Administrativos Internos PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO Definir los criterios y actividades necesarias para realizar adquisiciones de insumos y/o contratación de servicios bajo la modalidad de Subasta electrónica inversa. b) Que exista un mercado competitivo de proveedores o contratistas previsiblemente calificados para participar en la subasta electrónica inversa. de forma que se asegure que esa subasta será competitiva. la programación de compras que se derive del mismo. Manual de Normas. No.

No. Si la respuesta puede ser resuelta dentro de la Dependencia traslada Manual de Normas. Traslada expediente de compra debidamente foliado (Solicitud de Compra. autoriza y coordina la publicación del Proyecto de 8. Nota: Deben utilizarse los modelos establecidos para la elaboración de los documentos. Responsable de Compras/ 5. la programación de entregas en los casos de recepciones parciales. Puesto equivalente Si la información es correcta elabora Proyecto de Bases de Contratación para la Subasta Electrónica Inversa. Si no cumple. verificando que el Proyecto de Bases de Contratación para la Subasta Electrónica Inversa cumpla con los aspectos legales. Bases de Contratación para la Subasta Electrónica Inversa en el Jefe de DSAI Sistema de Información y Contrataciones del Estado –GUATECOMPRAS- Recibe expediente y publica el Proyecto de Bases de Contratación para la Subasta Electrónica Inversa en GUATECOMPRAS. Solicitante técnicas. rechaza y requiere al solicitante que realice correcciones o elabore un nuevo formulario. Coordina el análisis del expediente de compra. las fichas 4. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE No: Elabora solicitud de Precalificación de Proveedores y traslada a la Dirección de Asuntos Administrativos para que inicie procedimiento de “Gestión interna para la Precalificación de Proveedores”. debe adjuntar como anexo a la solicitud de compra. Puesto equivalente contenido. Recibe solicitud de “Compra y/o Contratación de Servicio” y documentos anexos y revisa la información que forma parte del expediente. de acuerdo a los requisitos establecidos en la Ley de Contrataciones y Reglamento. Traslada “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio” y documentos anexos al Responsable de Compras/ Puesto equivalente. Proyecto de Bases de Contratación Responsable de Compras/ 6. Gestión de Adquisiciones Traslada expediente a la dependencia interesada con las observaciones correspondientes. Jefe de Departamento de 7. imprime constancia que genera el sistema GUATECOMPRAS e integra al expediente. especificaciones técnicas. Elabora “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio”. para la Subasta Electrónica Inversa) y oficio a la Dirección de Asuntos Puesto equivalente Administrativos. Asimismo. llenando la información requerida. o que adjunte documentos pendientes. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 163 . el cual debe permanecer publicado por un plazo no menor de tres días para la recepción de comentarios o sugerencias que permita mejorar su Responsable de Compras/ 9. Gestiona la firma de la Autoridad Administrativa Superior. Recibe expediente.

Gestionan la elaboración del Dictamen Presupuestario Emite dictamen presupuestario según lo indicado en el artículo 15 del Jefe de Departamento de 14. la designación de los Autoridad Administrativa servidores públicos que formarán parte de la Junta de Calificación de la 17. Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado y traslada a Servicios Administrativos Responsable de Compras. Subasta electrónica inversa. Puesto equivalente 3. Jurídica La Autoridad Administrativa Superior. Analiza y da respuesta al comentario o sugerencia y traslada a Autoridad 10. Contratación para la Subasta electrónica inversa. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 164 . solicita a las diferentes Direcciones que integran el Ministerio de Finanzas Públicas. en un plazo no mayor 11. Puesto equivalente Elabora los siguientes documentos  Proyecto de contrato administrativo. Dictamen Presupuestario Elabora oficio y obtiene firmas correspondientes para su traslado a la Dirección de Asesoría Jurídica. imprime constancia generada y adjunta al expediente. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE respuesta a la persona correspondiente y continúa en el paso No. Área especializada externa Administrativa Superior de la Dirección interesada. titulares y suplentes. oficios de respuesta de nombramiento de Autoridad Administrativa 18. Autoridad Administrativa Superior de la Dirección Interesada.No. Recibe expediente de compra.  Oficios de solicitud de nombramientos de los miembros para Responsable de Compras/ 13. emite opinión jurídica y traslada a Dirección de Asesoría 16. Si se requiere consultar a área especializada externa traslada al área correspondiente con visto bueno de la Autoridad Administrativa Superior. 8. Analiza expediente de compra. Internos o equivalente Integra el expediente para solicitud de opinión jurídica con la siguiente información: 1. Integra observaciones recibidas que procedan al Proyecto de Bases de Responsable de Compras/ 12. Bases de Contratación para la Subasta electrónica inversa 2. Compras/ Puesto de tres días hábiles de concluida la fase de consulta pública del proyecto equivalente de bases. Proyecto de Contrato Responsable de Compras/ 15. siendo la autoridad Superior de la Dirección competente la responsable de verificar la idoneidad de los servidores Interesada públicos nombrados. Coordina modificaciones u observaciones propuestas por la Dirección de Jefe de DSAI o equivalente Manual de Normas. Junta de Calificación de la Subasta electrónica inversa y traslada al Jefe Superior de la Dirección de DSAI Interesada 19. Analizan conjuntamente y coordina la publicación de la respuesta Jefe DSAI y Responsable de aclaratoria a través del sistema GUATECOMPRAS. Puesto equivalente integrar Junta de Calificación de Subasta Electrónica Inversa y sus respectivos suplentes velando para que se cumpla con lo establecido en la Ley de Contrataciones del Estado.

Redacta oficio de solicitud de aprobación de Bases de Contratación para la Subasta electrónica inversa. Opinión Jurídica 6. realiza correcciones a las resoluciones si hubiere. Jurídica Coordina con la Dependencia solicitante para el cumplimiento de requisitos. si la providencia indica que las resoluciones no proceden a firma Coordinador de la Sección de 25. Manual de Normas. Integra expediente con los documentos siguientes: 1. Proyecto de Contrato Administrativo 7. Superior Dependencia Revisa expediente. Adicional a la información anterior el expediente debe contener todos los documentos generados desde su inicio. Traslada Autoridad Administrativa 22. expediente a la Dirección de Asuntos Administrativos. para que realice las correcciones o adicione los documentos faltantes. Bases de Contratación para la Subasta electrónica inversa 3. Evidencia de la idoneidad de los integrantes de la Junta Calificadora de Subasta Electrónica Inversa. y nombramiento de la Junta de Responsable de Compras/ 21. traslada expediente a la Dependencia solicitante. analiza la documentación y si cumple con los requisitos. 8. Fichas técnicas 4. Oficios de solicitud y respuestas de nombramiento de los miembros de la Junta de Calificadora de Subasta Electrónica Inversa. trasladar a firma. Calificación de la Subasta electrónica inversa y traslada a la Autoridad Puesto equivalente Administrativa Superior de la dependencia. Dictamen Presupuestario 5. Firma y sella resoluciones ministeriales y traslada a la Dirección de 26. redacta proyecto de Resolución Ministerial de aprobación de Bases de Contratación para la Subasta electrónica inversa y Resolución Ministerial de nombramiento de Junta de Calificación de Subasta electrónica inversa. 10. Eventos de Adquisición Si la providencia indica que las resoluciones proceden a firma. Constancias generadas por el sistema GUATECOMPRAS Puesto equivalente 9. Ministro Asuntos Administrativos.No. Revisa proyecto de resoluciones y en providencia indica si proceden o no Dirección de Asesoría 24. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 165 . Elabora Coordinador de la Sección de 23. proyecto de providencia y traslada a la Dirección de Asesoría Jurídica. Constancia de respuestas aclaratorias (si aplica) Responsable de Compras/ 20. utilizando los modelos establecidos. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE Asesoría Jurídica y continúa con el trámite. elabora “Informe Ejecutivo” y traslada al Despacho Ministerial con visto bueno de la Autoridad Administrativa Superior de la Dirección de Asuntos Administrativos. Revisa y firma oficio de solicitud de aprobación de documentos. Eventos de Adquisición Si no cumple con los requisitos. Solicitud(es) de Compra y/o Contratación de Servicio 2.

Opinión Jurídica Responsable de Compras/ 29. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE Recibe expediente. Coordina la notificación a los miembros de la Junta de Calificación de la Subasta electrónica inversa nombrados sobre la fecha. Identificación Tributaria (NIT) en los documentos que aplique: 1. Publica evento y anexos en el sistema GUATECOMPRAS. fecha y hora de Puja Inversa. Ingresa al sistema y verifica la disponibilidad del mismo en todo momento. Imprime constancia de operación realizada. Proyecto de Contrato Administrativo Puesto equivalente 5. debe de ingresar el Número de. Eventos de Adquisición Integra al expediente las cédulas de notificación y certificaciones de las resoluciones para el envío a la Dependencia Solicitante. ¿Hay tres o más postores autenticados habilitados? Junta de Calificación de la 33. Ingresa a GUATECOMPRAS para confirmar su participación y validar que puede utilizar el modulo respectivo. como mínimo dos horas antes de 32. No: Procede a suscribir el acta de cancelación del proceso. número de operación en GUATECOMPRAS -NOG-. lugar y hora del Responsable de Compras/ 30. Nota: En caso que no existan tres proveedores habilitados autenticados Puesto equivalente en el Sistema procede a informar a la Junta de Calificación de la Subasta electrónica inversa. coordina con la Secretaría General la asignación del número correlativo a las Resoluciones Ministeriales. proceso de puja inversa. Manual de Normas. proveedor en la Subasta electrónica inversa. así como el número de operación en Puesto equivalente GUATECOMPRAS -NOG. 6. la resolución de nombramiento. la cual debe incluir: nombre Puesto equivalente del evento. verifica con el Responsable de Compras/ Puesto equivalente la disponibilidad del Sistema y la cantidad de Postores Autenticados Habilitados. Responsable de Compras/ 31. iniciar la puja electrónica. Postor Habilitado Se reúne. Actualiza cronograma de actividades en las Bases de Subasta electrónica inversa. Bases de Contratación para la Subasta electrónica inversa 3.No. la adjunta al expediente. Coordinador de la Sección de 27. 4. según los plazos establecidos en el reglamento. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 166 . Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio 2. redacta nota de convocatoria de invitación a participar como Responsable de Compras/ 28. Subasta electrónica inversa Sí: Continúa el Procedimiento. Nota de convocatoria a participar en la Subasta electrónica inversa. Resolución Ministerial de aprobación de documentos de Subasta electrónica inversa.para que consulte el evento y las bases. Coordina la notificación a los integrantes de la Junta de Calificación de la Subasta Electrónica Inversa.

Certifica el acta de adjudicación de la negociación y coordina la publicación de la misma en el sistema GUATECOMPRAS respetando los 37. 39. notifica electrónicamente a los miembros de la Junta de Subasta electrónica inversa. de la puja inversa una vez concluido el plazo estipulado. y traslada copia a la Dependencia solicitante. ¿Cumple con los criterios? Junta de Calificación de 36. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 167 . Procederá a verificar la documentación disponible y el cumplimiento de los criterios y condiciones exigidos en las bases por el postor que haya obtenido el primer lugar en el orden de prelación. No: Suscribe acta donde hace constarla descalificación del proveedor y notifica a donde corresponda. continúa en el paso No. procede a imprimir y entregar a la Junta de Calificación de Subasta electrónica inversa. Coordina impresión de constancia de la operación y adjunta al expediente. Si se presentan inconformidades. Coordina la publicación de respuestas a inconformidades en el sistema Responsable de Compras/ 40. que no ha sido presentada ninguna inconformidad. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE Puja de acuerdo a los parámetros establecidos en las bases y durante el tiempo establecido en la invitación. Habilitado Nota: En caso el postor autenticado habilitado coloque una oferta fuera de los parámetros establecidos el sistema le indicará mensaje de error. imprime constancia de operación en el sistema y Puesto equivalente traslada a la Junta de Calificación de Subasta electrónica inversa. Monitorea el sistema GUATECOMPRAS para atender inconformidades. debe resolver las mismas dentro del Junta de Calificación de 39. Puesto equivalente Si no existen. Recibe inconformidades por parte de los participantes en el sistema GUATECOMPRAS. Postor Autenticado 34. plazos establecidos. Subasta electrónica inversa Nota: GUATECOMPRAS publicará automáticamente dicho informe. Si no se presentan inconformidades. GUATECOMPRAS. Informa por escrito sobre sus actuaciones. Monitorea la puja inversa y recibe información sobre el resultado de la misma. Generando en el sistema el informe automático sobre resultados Junta de Calificación de la 35. dentro del plazo establecido en ley. plazo establecido y requiere coordinación de la publicación en el sistema Subasta electrónica inversa GUATECOMPRAS. Subasta electrónica inversa Sí: Suscribe acta de adjudicación de la negociación. El Sistema le informa la posición de su oferta y los resultados al finalizar la puja. para que analicen y respondan dentro de los Responsable de Compras/ 38. adjunta al expediente informe Junta de Calificación de 41.No. Jefe DSAI plazos legales establecidos. Si existen. Subasta electrónica inversa y constancia de respuesta de inconformidades y traslada al coordinador Manual de Normas.

firma y sella resolución ministerial. Coordinador de la Sección de 42. Eventos de Adquisiciones Si no cumple con los requisitos coordina con la Junta de Calificación de Subasta electrónica inversa correspondiente para subsanar los mismos. Coordinador de la Sección de 46. Si no existe interposición de recursos administrativos. Puesto equivalente Si recibe notificación de la Secretaría General sobre la existencia de interposición de recurso administrativo. devuelve el expediente para continuar con el proceso según lo que establece la Ley de Contrataciones del Estado. Revisa expediente. según modelo establecido. Jurídica Traslada expediente a la Sección de Eventos de Adquisiciones de la Dirección de Asuntos Administrativos. Responsable de Compras/ 47. imprime constancia de operación en el sistema. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 168 . Espera el plazo establecido en ley para interposición de recursos administrativos. continúa en el paso No. Recibe expediente. Dirección de Asesoría 43. Coordina la publicación en el sistema GUATECOMPRAS dentro de los dos días hábiles siguientes a la fecha de emisión de la resolución de adjudicación. redacta proyecto de Resolución Ministerial de adjudicación. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE de la Sección de Eventos de Adquisiciones.No. En ambos casos se traslada el expediente a la Dirección de Asuntos Administrativos. coordina con la Secretaría General la asignación del número correlativo y fecha a la Resolución Ministerial. elabora informe ejecutivo y traslada Coordinador de la Sección de 44. Eventos de Adquisición Traslada el expediente al Responsable de Compras/ Puesto equivalente. Realiza correcciones a la resolución. Revisa proyecto de resolución y en providencia indica que proceda a firma realizando las correcciones requeridas. por medio de oficio firmado por la Autoridad Eventos de Adquisiciones Administrativa Superior de la Dirección de Asuntos Administrativos. Ministro electrónica inversa. Verifica. 47. traslada a la Dirección de Asesoría Jurídica. Si imprueba lo actuado por la Junta de Calificación de Subasta 45. si está de acuerdo aprueba lo actuado por la Junta de Calificación de Subasta electrónica inversa. al Despacho Ministerial. analiza la documentación y si cumple con los requisitos. Manual de Normas. debe emitir informe circunstanciado o la remisión del expediente administrativo.

gestiona la Constancia de Disponibilidad Presupuestaria -CDP-. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE Recibe informe circunstanciado o expediente. Departamento de Gestión de 51. mediante providencia traslada a la Dirección de Asesoría Jurídica. Secretaría General procede con lo que establezca la misma. Viceministerio correspondiente. Si la resolución establece que puede continuar con el evento. Eventos de Adquisiciones Manual de Normas. Puesto equivalente Cuando corresponda. Superior DAA Asigna número de contrato imprime en el papel correspondiente. quien coordina la elaboración de la providencia. resolución y notificación correspondiente a los miembros de la Junta de Calificación de Subasta electrónica inversa y oferentes. Responsable de Compras/ 50. Imprime y coordina su revisión. Recibe y gestiona con el Departamento de Gestión de Adquisiciones la revisión del expediente y contrato administrativo y si cumple con los requisitos. Dirección de Asesoría 51. Recibe expediente y complementa información en el(los) proyecto(s) de contrato(s) administrativo(s) con base a las notificaciones de la(s) resolución(es) respectiva(s). Si la resolución establece que no puede continuarse con el evento. Jurídica Si no procede a firma. Responsable de Compras/ 53. Adquisiciones. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 169 . realiza el trámite. Adquisiciones Si no cumple con los requisitos traslada a la dependencia encargada de la compra para el cumplimiento de los mismos. se remite expediente con providencia a la Dirección de Asuntos Administrativos para que el Departamento de Gestión de Adquisiciones proceda con lo solicitado Recibe expediente y traslada al Departamento de Gestión de Autoridad Administrativa 52. Recibe expediente y elabora el “Informe Ejecutivo” y traslada al Coordinador de Sección de 54.No. se 48. Puesto equivalente Traslada el expediente a Sección de Eventos de Adquisiciones. Redacta oficio de solicitud para firma de contrato administrativo del Viceministro correspondiente. en el sistema GUATECOMPRAS. Revisa contrato administrativo y mediante providencia indica si proceden o no trasladar a firma y devuelve expediente. y gestiona la firma del contrato administrativo del proveedor. Puesto equivalente Traslada expediente a la Autoridad Administrativa Superior de DAA. traslada el expediente a la Autoridad Administrativa Superior de la Dependencia solicitante. una vez cumplido con el plazo para la interposición de recursos y/o resuelto el recurso interpuesto si lo hubiere con las publicaciones correspondientes Responsable de Compras/ 49.

adjuntando copia de:  Acuerdo Ministerial de aprobación de contrato Responsable de Compras/ 65. y traslada a la Dirección de Asesoría Jurídica. Eventos de Adquisiciones Traslada a Responsable de Compras/ Puesto equivalente de la Dirección solicitante. Entrega Seguro de Caución de cumplimiento de contrato y certificación 58. Adquisiciones Revisa Acuerdo Ministerial de aprobación de contrato administrativo y Dirección de Asesoría 61. contrato administrativo.  Contrato administrativo Puesto equivalente  Seguro de Caución de Cumplimiento de Contrato Imprime constancia de aprobación del contrato. contrato. Puesto equivalente Imprime constancia de operación en el sistema y adjunta al expediente. establecidos en ley. certifica copia de contrato administrativo y entrega al proveedor adjudicado la copia certificada de contrato administrativo y Responsable de Compras/ 57. Liquidadora y supervisor cuando aplique. Firma y sella Acuerdo Ministerial de aprobación de contrato 63. Recibe expediente y elabora el Acuerdo Ministerial de aprobación de Sección de Eventos de 60. adquisición. solicita Seguro de Caución de cumplimiento de contrato y certificación Puesto equivalente correspondiente. Administrativa Superior de la Dirección de Asuntos Administrativos. Ingresa al Portal de Registro de Contratos de Contraloría General de Cuentas.No. y Eventos de Adquisición traslada a la Autoridad Superior del Ministerio. remite a la Dirección de Asuntos Administrativos. Dirección de Asuntos Administrativos. en providencia traslada a la Dirección de Asuntos Administrativos para Jurídica que lo remita a la Sección de Eventos de Adquisición. Integra Seguro de Caución de cumplimiento de contrato y certificación al Responsable de Compras/ 59. y traslada a la Viceministro 55. Publica en el sistema GUATECOMPRAS constancia de aprobación del contrato de la Contraloría General de Cuentas. Acuerdo Ministerial de aprobación y Seguro de Caución en los plazos Responsable de Compras/ 66. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE Firma y sella contrato administrativo si está de acuerdo. Adquisiciones Recibe expediente. Realiza las correcciones correspondientes si existen observaciones en el acuerdo. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 170 . obtiene firma de la Autoridad Administrativa Superior Manual de Normas. Ministro administrativo. correspondiente Recibe expediente y traslada a la Dependencia responsable de la Departamento de Gestión de 56. elabora informe ejecutivo con visto bueno de la Autoridad Coordinador de la Sección de 62. Contratista a Responsable de Compras/ Puesto equivalente. Coordina designación de miembros de la Comisión Receptora y Responsable de Compras/ 67. Coordinador de la Sección de 64. expediente y traslada expediente a la Dirección de Asuntos Puesto equivalente Administrativos. Recibe expediente y gestiona la asignación de número. elabora oficio de solicitud de Puesto equivalente nombramientos. fecha y certificación del Acuerdo Ministerial con la Secretaría General.

Manual de Normas. suscribe acta de recepción. si está conforme recibe el bien.No. Recibe expediente y revisa oficios. Si no está conforme. expediente para la recepción y liquidación del contrato. atiende lo indicado. traslada al Despacho Ministerial con visto bueno de la Autoridad Adquisiciones Administrativa Superior de la Dirección de Asuntos Administrativos. fecha. realiza correcciones requeridas cuando aplique. mediante oficio con visto bueno de la Adquisiciones Autoridad Administrativa Superior de la Dirección de Asuntos Administrativos. Firma y sella Resolución Ministerial e instruye su traslado a la Dirección 71. Ministro de Asuntos Administrativos. elabora “Informe Ejecutivo” y Sección de Eventos de 70. Si la providencia indica que la resolución procede a firma. Si la providencia indica que la resolución no procede a firma. insumo o servicio conforme las especificaciones establecidas en el contrato administrativo. Traslada expediente mediante oficio al Jefe DSAI de la dependencia interesada. trasladar a firma. y si los integrantes propuestos cumplen con los requisitos. redacta proyecto de Resolución Ministerial de nombramiento de Comisión Receptora y Liquidadora. insumo o servicio y la factura. Adquisiciones Traslada expediente a Responsable de Compras/ Puesto equivalente Coordina con la Comisión Receptora y Liquidadora la entrega del Responsable de Compras/ 73. Revisa proyecto de resolución y en providencia indica si procede o no Dirección de Asesoría 69. traslada a la Sección de Eventos de 68. y certificación de la Resolución con la Secretaría General. En el caso de los bienes y/o insumos realiza suscripción de acta según procedimiento “Ingreso a almacén”. insumo o servicio y suscribe acta Liquidadora especificando el motivo del rechazo y a criterio de la comisión según sea el caso resuelve. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE de la Dirección de Asuntos Administrativos. Sección de Normas y 72. Puesto equivalente Verifica el bien. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 171 . rechaza el bien. Comisión Receptora y 74. Recibe expediente y gestiona la asignación de número. Notifica a los integrantes de la Comisión Receptora y Liquidadora la Programación de resolución de nombramiento. Dirección de Asesoría Jurídica. Jurídica Recibe el proyecto de resolución y providencia de la Dirección de Asesoría Jurídica.

si están completos los documentos suscribe acta de liquidación y elabora informe dirigido a la Autoridad Superior del Ministerio sobre la recepción y liquidación del bien. Si no están completos solicita a la DAA la Comisión Receptora y 76. Administrativos. Recibe y revisa expediente. Jurídica Recibe expediente y realiza correcciones señaladas por la Dirección de Coordinador de Sección de 79. traslada a la Dirección de Asesoría Jurídica. Verifica los documentos de soporte de pago. fecha. Jefe DSAI Acreditamiento en Cuenta” y cuando proceda la finalización del contrato traslada a la Comisión Receptora y Liquidadora. Recibe y gestiona la asignación de número. Notifica a los integrantes de la Comisión Receptora y Liquidadora y Adquisiciones proveedor sobre la resolución. Puesto equivalente Manual de Normas. insumo o servicio. coordina la elaboración del “Informe Eventos de Adquisiciones Ejecutivo” y traslada al Despacho Ministerial. Eventos de Adquisiciones Si no cumple con los requisitos devuelve el expediente a la comisión Receptora y Liquidadora con el fin de realizar las correcciones o adicionar los documentos faltantes. Traslada a la Dependencia solicitante. Coordinador de Sección de 77. integración de los documentos faltantes. Ministro Administrativos. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE Coordina el pago correspondiente al proveedor. Liquidadora Traslada expediente de liquidación a la Sección de Eventos de Adquisiciones.No. analiza la documentación y si cumple con los requisitos. Revisa resolución y en providencia traslada a la Dirección de Asuntos Dirección de Asesoría 78. Recibe el expediente para archivo y custodia. integra los documentos de soporte al expediente según procedimiento “Ejecución por 75. Sección de Eventos de 81. Firma y sella Resolución Ministerial y traslada a la Dirección de Asuntos 80. Responsable de Compras/ 82. Asesoría Jurídica si las hubiera. y certificación de la Resolución Ministerial en coordinación con la Secretaría General. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 172 . coordina la elaboración de la Resolución Ministerial de aprobación de recepción y liquidación.

Dirección de Estado – Asuntos GUATECOMPRAS- Administrativos. 2 Manual de Normas. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 173 . Precalificación programación de de entregas si aplica y Proveedores” traslada 1 Recibe documentos y revisa la información ¿Información es correcta? No Rechaza y requiere realizar Sí correcciones o adjuntar documentos Elabora Proyecto de Bases de Contratación para la Subasta Electrónica Inversa Traslada expediente de compra Recibe expediente. Proyecto para la Subasta Bases de de Bases de Electrónica Inversa Contratación para la Contratación para la en el Sistema de Subasta Electrónica Subasta Electrónica Información y Inversa cumpla con Inversa) y oficio a la Contrataciones del los aspectos legales. debidamente autoriza y coordina Coordina el análisis foliado (Solicitud de la publicación del del expediente de Compra. verificando especificaciones de Contratación que el Proyecto de técnicas. Proyecto de Bases compra.Diagramas de Flujo Subasta Electrónica Inversa para dependencias con Departamento de Asuntos Administrativos Internos (1 de 13) Jefe de DSAI/ Responsable Jefe de Departamento de Solicitante Jefe de DSAI de Compras Gestión de Adquisiciones INICIO Inicia proceso con base al PACC vigente y autorizado Identifica las fichas técnicas de los productos a adquirir Identifica si existen tres o más proveedores precalificados Elabora “Solicitud ¿Existen 3 o más de Compra y/o Sí proveedores? Contratación de Servicio” No Inicia “Gestión Adjunta fichas interna para la técnicas.

Subasta Electrónica Inversa para dependencias con Departamento de Asuntos Administrativos Internos (2 de 13) Jefe DSAI y Responsable de Responsable de Compras/ Compras/ Puesto Dirección de Asesoría Puesto equivalente Jurídica equivalente 2 Recibe expediente y publica proyecto de bases en GUATECOMPRAS ¿Hay comentarios o sugerencias? Sí Analiza las respuesta y Realiza las consultas coordina la correspondientes publicación en GUATECOMPRAS Integra No observaciones recibidas que procedan al Proyecto de Bases de Contratación para la Subasta electrónica inversa. firmas emite opinión correspondientes jurídica y traslada para solicitud de opinión jurídica 2 Manual de Normas. Elabora proyecto de contrato administrativo y oficios de solicitud de nombramiento de miembros de Junta de Calificación de Subasta Electrónica Inversa Gestiona emisión de dictamen presupuestario por el Jefe de DSAI o equivalente Integra expediente y elabora oficio con Analiza expediente. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 174 .

solicitud y firma. nombramiento de la Junta de Calificación de Subasta Electrónica Inversa y traslada Revisa expediente y analiza la documentación Traslada expediente ¿Cumple con No para realizar requisitos? correcciones A Sí Redacta proyecto de Resoluciones Revisa proyecto de Ministeriales de resoluciones e aprobación. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 175 . traslada. caso existan Redacta oficio de solicitud de aprobación de Bases de Revisa oficio de Contratación. Coordina Integra expediente oficios de respuesta modificaciones u según de nombramiento y observaciones en procedimiento. elabora “informe Ejecutivo” y traslada con visto 4 bueno de la Autoridad Administrativa Superior de la DAA Manual de Normas. elabora indica si procede o providencia y no a firma traslada ¿Procede a firma? No Coordina para el cumplimiento de Sí requisitos Realiza correcciones si hubiere. Subasta Electrónica Inversa para dependencias con Departamento de Asuntos Administrativos Internos (3 de 13) Autoridad Administrativa Responsable de Compras/ Coordinador de la Sección de Eventos de Dirección de Asesoría Superior de la Dependencia Jefe de DSAI o equivalente Puesto equivalente Adquisición Jurídica interesada 3 Solicita a las Direcciones la designación de los servidores públicos para integrar la A Junta Recibe expediente.

Subasta Electrónica Inversa para dependencias con Departamento de Asuntos Administrativos Internos (4 de 13) Coordinador de la Sección de Responsable de Compras o Ministro Técnico de GUATECOMPRAS Eventos de Adquisición equivalente 4 Recibe expediente y Firma y sella coordina la resoluciones asignación de ministeriales y número correlativo traslada de las resoluciones ministeriales Coordina notificación de resolución de nombramiento a los integrantes de la Junta de Calificación Integra al expediente las Actualiza cédulas de cronograma de notificación y actividades en las certificaciones de Bases de Subasta las resoluciones y Electrónica Inversa traslada Redacta nota de convocatoria para los proveedores precalificados Publica evento y anexos en GUATECOMPRAS. imprime constancia de operación realizada y adjunta al expediente Coordina notificación a miembros de la Junta de Calificación sobre datos del proceso de puja inversa Ingresa al sistema y verifica la disponibilidad del mismo 5 Manual de Normas. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 176 .

Subasta Electrónica Inversa para dependencias con Departamento de Asuntos Administrativos Internos (5 de 13) Junta de Calificación de la Responsable de Compras/ Postor Habilitado Jefe de DSAI Subasta Electrónica Inversa Puesto Equivalente 5 Ingresa a Verifica la GUATENOMINAS disponibilidad del para confirmar su Sistema y la participación y cantidad de validar uso del postores habilitados módulo autenticados ¿Hay ≥ 3 postores habiltados? No Suscribe acta de Sí cancelación del proceso Cuando ya esta habilitado autenticado puja de Continúa el acuerdo a los procedimiento parámetros y tiempo establecido Monitorea la puja inversa y genera en el sistema el informe de resultados Verifica el cumplimiento de criterios del postor que haya obtenido el primer lugar en el orden de prelación ¿Cumple con los criterios? No Suscribe acta donde hace constar la descalificación del Sí proveedor y notifica a donde corresponda Coordina Suscribe acta de Monitorea certificación de acta adjudicación de la GUATECOMPRAS de adjudicación y negociación y para atender publicación en traslada copia inconformidades GUATECOMPRAS 6 Manual de Normas. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 177 .

en Ministerial de providencia indica adjudicación y lo procedente y traslada traslada Realiza correcciones a la resolución y elabora informe ejecutivo Traslada expediente por medio de oficio firmado por la 7 Autoridad Administrativa Superior de la DAA Manual de Normas. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 178 . Subasta Electrónica Inversa para dependencias con Departamento de Asuntos Administrativos Internos (6 de 13) Coordinador de Sección de Responsable de Compras o Junta de Calificación de la Dirección de Asesoría Normas y Programación de puesto equivalente Subasta Electrónica Inversa Jurídica Adquisiciones 6 ¿Existen inconformidades ? Sí Resuelve las mismas dentro del plazo Imprime establecido y inconformidades y coordina entrega publicación en GUATENOMINAS No Coordina publicación en GUATECOMPRAS de respuestas a inconformidades y traslada expediente Informe por escrito sobre sus Notifica actuaciones. Revisa expediente y electrónicamente adjunta al analiza que no existen expediente documentación inconformidades documentos generados y traslada ¿Cumple No requisitos? Coordina para subsanar Sí cumplimiento de requisitos Redacta proyecto Revisa proyecto de de Resolución resolución.

firma y coordina la publicación en sella resolución asignación de GUATECOMPRAS de ministerial y número correlativo la resolución e traslada expediente de la resolución imprime constancia ministerial de operación ¿Existen recursos administrativos? Sí Recibe informe circunstanciado o Recibe notificación expediente. Subasta Electrónica Inversa para dependencias con Departamento de Asuntos Administrativos Internos (7 de 13) Coordinador de la Sección de Responsable de Compras/ Ministro Secretaría General Eventos de Adquisición Puesto equivalente 7 Verifica lo actuado por la Junta de Calificación de Subasta Electrónica Inversa Si imprueba lo actuado. realiza y emite informe trámite. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 179 . traslada expediente a la DAA Manual de Normas. devuelve para lo correspondiente según ley de Contrataciones del Estado Recibe expediente y Coordina Si aprueba. resolución circunstanciado o y notificación remite el correspondiente a No expediente los miembros de la Junta de Calificación y oferentes Si la resolución establece que no puede continuar con el evento se procede según establezca la misma Si la resolución 8 establece que procede.

Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 180 . imprime. Recibe expediente y providencia traslada elabora providencia traslada y traslada ¿Procede a firma? No Sí Corrige. A Asigna número a contrato. Elabora “Informe 9 gestiona firma de Ejecutivo” y traslada proveedor y traslada Manual de Normas. Subasta Electrónica Inversa para dependencias con Departamento de Asuntos Administrativos Internos (8 de 13) Responsable de Compras / Departamento de Gestión de Dirección de Asesoría Autoridad Administrativa Puesto equivalente Adquisiciones Jurídica Superior DAA 8 Complementa información en proyecto(s) de contrato(s) administrativo(s). imprime y coordina su revisión Cuando corresponda gestiona emisión de Constancia de Disponibilidad Presupuestaria DCP Redacta oficio de solicitud de firma de contrato Revisa expediente y Traslada expediente contrato administrativo ¿Cumple requisitos? No Gestiona Traslada para cumplimiento de gestionar requisitos y traslada cumplimiento de expediente requisitos Sí Revisa contrato A Mediante administrativo.

elabora oficio y traslada Revisa Acuerdo Ministerial de Elabora Acuerdo aprobación de Ministerial de contrato aprobación de administrativo. contrato y traslada elabora providencia y traslada Realiza las correcciones correspondientes si existen observaciones Elabora informe ejecutivo con visto bueno de la Autoridad Administrativa Superior de la DAA y traslada 10 Manual de Normas. y traslada contrato expediente a través administrativo y de la DAA para entrega a proveedor remitir a Dirección adjudicado interesada Solicita seguro de caución de Entrega seguro de cumplimiento de caución y contrato y certificación certificación correspondiente Integra documentos al expediente. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 181 . Subasta Electrónica Inversa para dependencias con Departamento de Asuntos Administrativos Internos (9 de 13) Responsable de Coordinador de Sección Viceministro Dirección de Asesoría Compras/ Puesto Contratista de Eventos de correspondiente Jurídica equivalente Adquisiciones 9 Firma y sella Certifica copia de contrato.

y de supervisor cuando aplique Revisa oficios. fecha y adjunta de aprobación de certificación del documentos contrato y traslada Acuerdo Ministerial requeridos. imprime y traslada constancia Publica en GUATECOMPRAS contrato administrativo. elabora providencia y traslada Recibe proyecto de resolución y providencia 11 Manual de Normas. Subasta Electrónica Inversa para dependencias con Departamento de Asuntos Administrativos Internos (10 de 13) Coordinador de Sección de Responsable de Compras / Dirección de Asesoría Ministro Eventos de Adquisiciones Puesto equivalente Jurídica 10 Ingresa al portal de Gestiona la Registro de Firma y sella asignación de Contratos de CGC y Acuerdo Ministerial número. redacta proyecto de Elabora oficio de Resolución solicitud de Ministerial de nombramiento con nombramiento de firma Comisión Receptora correspondiente y y Liquidadora y traslada expediente traslada Revisa proyecto de resolución. seguro de caución y constancia de aprobación de contrato Imprime constancia de operación en GUATECOMPRAS y adjunta al expediente Coordina designación de miembros de Comisión Receptora y Liquidadora. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 182 .

recibe el bien. insumo o servicio y suscribe acta especificando el motivo del rechazo y a criterio de la comisión según sea el caso resuelve. Resolución de número. rechaza el bien. fecha y elabora Informe Ministerial e certificación de Ejecutivo y traslada instruye traslado de Resolución con visto bueno expediente Ministerial Notifica a los integrantes de la Comisión Receptora y Liquidadora la Verifica el bien. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 183 . Subasta Electrónica Inversa para dependencias con Departamento de Asuntos Administrativos Internos (11 de 13) Coordinador de Sección de Coordinador de Sección de Comisión Receptora y Ministro Normas y Programación de Eventos de Adquisiciones Liquidadora Adquisiciones 11 ¿Resolución procede a firma? No Atiende lo indicado Sí en la providencia Realiza correcciones Firma y sella Gestiona asignación cuando aplique. 12 insumo o servicio y la factura. resolución de insumo o servicio nombramiento y conforme las traslada expediente especificaciones para la coordinación establecidas del Responsable de Compras y la Junta de liquidación Si no está conforme. suscribe acta de recepción Manual de Normas. Si esta conforme.

Subasta Electrónica Inversa para dependencias con Departamento de Asuntos Administrativos Internos (12 de 13) Comisión Receptora y Coordinador de Sección de Dirección de Asesoría Jefe de DSAI Liquidadora Eventos de Adquisiciones Jurídica 12 Coordina pago al proveedor según Verifica los procedimiento documentos de “Ejecución por soporte de pago Acreditamiento en Cuenta” ¿Están completos? No Solicita integración de documentos faltantes Sí Suscribe acta de liquidación y elabora informe Recibe y revisa sobre la recepción y expediente. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 184 . analiza liquidación del bien. documentación insumo o servicio. traslada expediente ¿Cumple requisitos? No Devuelve expediente para realizar correcciones o Sí adicionar documentos Elabora Resolución Ministerial de Revisa resolución y aprobación de en providencia recepción y traslada a DAA liquidación. traslada expediente 13 Manual de Normas.

traslada expediente 1 FIN Manual de Normas. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 185 . fecha y certificación de Resolución Ministerial Notifica a los integrantes de la Comisión Receptora Recibe expediente y Liquidadora y al para archivo y proveedor sobre la custodia resolución. Subasta Electrónica Inversa para dependencias con Departamento de Asuntos Administrativos Internos (13 de 13) Coordinador de Sección de Responsable de Compras o Ministro Eventos de Adquisiciones Puesto Equivalente 13 Realiza correcciones a resolución ministerial. si las hubiera Coordina la Firma y sella elaboración del Resolución “Informe Ejecutivo” Ministerial y y traslada traslada expediente expediente Gestiona asignación de número.

Servicios Administrativos Manual de Normas. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 186 . para la compra de Asistente de Almacén cupones y traslada al Técnico de Compras para su gestión. al Jefe del Departamento de Servicios Administrativos Técnico de Compras Internos. Internos 6. Elabora Orden de Compra en Sistema de Gestión (Siges) Técnico de Compras con base a cotización. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE 1. Técnico de Compras garantía porte. 3. 7. firma el requerimiento y traslada al Director o Jefe de Departamento de 5. 8. Inicia: verificación de existencias de cupones de combustible. Revisa. Codifica los gastos mediante el Manual de Clasificaciones Técnico de Compras Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala. No. precio. se formaliza la compra. REGISTRO Y CONTROL DE LA EJECUCIÓN DEL 02 1 de 6 PRESUPUESTO NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Adquisición y Uso de Combustible PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO Llevar un mejor control de los cupones autorizados para la compra de combustible autorizado para esta Dirección. NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página: . programación cuatrimestral o anual. NORMATIVA APLICABLE: a) Acuerdo Ministerial 03-2006. PLANIFICACIÓN. DISPOSICIONES INTERNAS: 1) No existen disposiciones internas para este procedimiento. Asistente de Almacén Realiza el requerimiento con base a existencias y a la 2. Servicios Administrativos Subdirector para la autorización. Autoriza requerimientos y traslada a Técnico de Compras Director o Subdirector Solicita cotización y mediante análisis de calidad. Ministerio de Finanzas Públicas. Verifica la existencia de cupones para uso del combustible. tiempo de entrega. Revisa y autoriza la Orden de Compra en Sistema de Jefe de Departamento de Gestión. 9. Finaliza: recarga de combustible en el vehículo. Verifica disponibilidad presupuestaria y financiera traslada 4.

firma ingreso de almacén y factura y traslada a 14. Internos 20. ratificar los cupones en el Almacén. firma y traslada al Jefe de Departamento. Jefe de Departamento de Firma de visto bueno el CUR de devengado y devuelve al 19. revisa. Técnico de Compras 11. Técnico de Compras Presupuesto para que proceda a realizar la gestión de pago Registra en el Sistema de Gestión el devengado. Piloto Dirección. Técnico de Compras bueno a Dirección. de los cupones. a la UDAF del Ministerio. para Asistente de Caja Chica 22. verifica la cantidad y la numeración 12. en el Sistema de Almacén. lo solicita. firma documentos de soporte de compras y 16. mismos que servirán para el consumo de los vehículos de la Dirección en comisiones oficiales. Asistente de Almacén autorizada. Asistente de Presupuesto imprime. 18. Revisa la Orden de Compra y firma. Solicita el pago en el sistema. elabora Forma 1-H ingreso a Almacén. Recibe factura. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE Internos 10. Director o Subdirector devuelve a Técnico de Compras. Técnico de Compras Jefe de Departamento de Revisa. Entrega cupones conforme requisición debidamente 23. Notifica adjudicación de proveedor y coordina el Técnico de Compras despacho. Revisa y firma la factura de compra. Servicios Administrativos Asistente de Presupuesto. Solicita combustible para el uso de los vehículos de la 25. Archiva los documentos. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 187 . No. Internos Traslada documentos soporte de la compra para visto 15. Asistente de Presupuesto Elabora requisición y obtiene el visto bueno del Jefe del Departamento de Servicios Administrativos Internos. Manual de Normas. Asistente de Almacén registra el Sistema de Almacén y razona factura con sus respectivos sellos. Recibe los cupones de almacén y los registra en el libro de Asistente de Caja Chica 24. Asistente de Presupuesto 21. Traslada los documentos de soporte a Asistente de 17. control interno autorizado por la Contraloría General de Cuentas. 13. Revisa. Servicios Administrativos Técnico de Compras.

Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 188 . Asistente de Caja Chica registrar su salida en el libro correspondiente. Firma de recibido y recibe cupones. No. Piloto Manual de Normas. Recarga el vehículo. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE Procede a completar la información en los cupones y a 26. 27. Piloto 28.

tiempo de entrega. Sector Público de para la compra de Guatemala. garantía porte. financiera. Adquisición y Uso de Combustible (1 de 3) Asistente de Almacén Técnico de Compras Jefe DSAI Director o Subdirector Inicio Verifica la existencia de cupones para uso del combustible. 1 Manual de Normas. Elabora Orden de Compra en Sistema de Gestión (Siges) con base a cotización. Autoriza requerimientos. Verifica disponibilidad Revisa y firma el presupuestaria y requerimiento. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 189 . Revisa la Orden de Compra y firma. Solicita cotización y mediante análisis de calidad. Revisa y autoriza la Orden de Compra en Sistema de Gestión. cupones. Realiza el Codifica los gastos requerimiento con base mediante el Manual de a existencias y a la Clasificaciones programación Presupuestarias para el cuatrimestral o anual. se formaliza la compra. precio. Notifica adjudicación de proveedor y coordina el despacho.

verifica la cantidad y la numeración de los cupones. firma ingreso de elabora Forma 1-H . registra de compra almacén y factura. para que proceda a imprime y firma. 2 Manual de Normas. Traslada documentos soporte de la compra para visto bueno. de devengado. Adquisición y Uso de Combustible (2 de 3) Asistente de Asistente de Almacén Técnico de Compras Director o Subdirector Jefe DSAI Presupuesto 1 Recibe factura. Solicita el pago en el sistema. a la UDAF del Ministerio. revisa. en el Sistema de Almacén y razona factura con sus respectivos sellos. lo solicita. Registra en el Sistema Traslada los de Gestión el documentos de soporte devengado. Revisa y firma documentos de soporte de compras. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 190 . Archiva los documentos. realizar la gestión de Firma de visto bueno el CUR pago. Revisa y firma la factura Revisa.

para ratificar los cupones en el almacén. Adquisición y Uso de Combustible (3 de 3) Asistente de Almacén Asistente de Caja Chica Piloto 2 Elabora requisición y obtiene visto bueno del Jefe de DSAI. Recarga el vehículo. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 191 . en el Sistema de Almacén. Entrega cupones conforme requisición debidamente autorizada. Procede a completar la información en los cupones y a registrar su salida en el libro correspondiente. Solicita combustible para el uso de los vehículos de la Dirección. Fin Manual de Normas. Recibe los cupones de almacén y los registra en el libro de control interno autorizado por la Contraloría General de Cuentas. Firma de recibido y recibe cupones.

d) Si la dependencia tiene bienes en calidad de préstamo. 3. el registro y control de éstos debe realizarse en el formato “Tarjeta de Responsabilidad Individual de Bienes que tiene esta entidad en calidad de préstamo”. (Ver Anexo). Si el préstamo del bien es superior a cuatro meses. el cual debe corresponder al ejercicio fiscal anual. suspensiones. la vigencia del vale corresponderá al período autorizado. NORMAS PARA CORRECCIONES a) En el caso de error en operación de valores o montos. dejando evidencia a través del formato “Verificación de Registros de Inventario”. 2. c) Si se trata de préstamos temporales entre dependencias. debe suscribirse acta administrativa. NORMAS PARA LA ACTUALIZACIÓN DE INVENTARIO a) El Responsable de Inventarios debe realizar el inventario físico de bienes fungibles y activos fijos por lo menos una vez al año. e) Se prohíbe a los empleados o dependencias que posean bienes en calidad de préstamo cederlos a terceros. deben realizarse las gestiones para el traslado según procedimiento “Egreso y Registro de Activos Fijos por Traslado”. b) El Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos o equivalente. procederá a realizar la corrección mediante razonamiento respectivo.Manejo de Activos Fijos y Bienes Fungibles NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página: Manejo de activos fijos y bienes fungibles 01 1 de 4 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Normas para la administración de los activos fijos y bienes fungibles PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO Establecer lineamientos para la administración del inventario de activos fijos y bienes fungibles. debe realizar muestreo de registros en Tarjetas de Responsabilidad Individual. Si el préstamo del activo fijo o bien fungible para un empleado en funciones es por un período superior de 1 mes. la cual debe especificar la información detallada por bien y Unidad Administrativa que corresponda. debe realizarse la corrección a través de la reversión contable de la operación. para determinar el grado de actualización de registros. b) En el caso de errores subsanables. En el caso de vacaciones. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 192 . que permitan el resguardo del patrimonio del Ministerio de Finanzas Públicas. b) Circular 3-57 de la Dirección de Contabilidad del Estado – Departamento de Contabilidad DISPOSICIONES INTERNAS: 1. NORMAS PARA PRÉSTAMO DE BIENES FIJOS a) Únicamente se podrá dar en préstamo temporal los bienes que cumplan con el registro establecido en los procedimientos de “Ingreso y Registro de Activos Fijos” o “Ingreso y Registro de Bienes Fungibles”. c) Las tarjetas de responsabilidad que deban anularse y que aún no posea las firmas correspondientes. licencias y otros. b) Si se trata de préstamos temporales dentro de la dependencia. debe elaborarse “Vale de Tenencia Temporal de Activos Fijos o Bienes Fungibles”. NORMATIVA APLICABLE: a) Reglamento de Inventarios de los Bienes Muebles de la Administración Pública. debe Manual de Normas. deben realizarse las gestiones para el registro correspondiente al responsable de acuerdo al procedimiento “Registro y Asignación de Inventario”.

5. b) Para los accesorios adquiridos debe realizarse el ingreso y registro correspondiente. deberá notificarse a la persona responsable de los bienes asignados. quien deberá firmar la nueva tarjeta. el cual debe realizarse al menos una vez al año. así como en el “Resguardo de Bienes” según aplique. Responsable de Inventario bienes. Cuando se trate de la anulación de tarjetas de responsabilidad.  En las Unidades Ejecutoras que dentro de su estructura tengan el puesto de Sub-Jefe de DSAI este podrá realizar funciones asignadas al Jefe según designación. faltantes y cualquier otra circunstancia. se procederá a suscribir acta administrativa correspondiente en la cual se haga constar lo sucedido. traslada directrices al 1. Jefe de DSAI o persona asignada Responsable de Inventario y comunica al resto de personal para que esté disponible al momento de la verificación. ya que únicamente aplica los numerales de Corrección anteriores. En casos de relativa gravedad o impacto. verificando los bienes asignados a la persona responsable con base en las respectivas “Tarjetas de Responsabilidad Individual de Activos Fijos y de Bienes Fungibles”. 4. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE Programa la realización de inventario físico de bienes fungibles y activos fijos. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 193 . así como el 2. Procede a realizar el inventario físico de acuerdo a la programación a través del formato “Realización de Inventario Físico”. realizarse mediante razonamiento en la misma tarjeta. debe anotar adicionalmente la descripción del bien y observaciones al respecto. sello y firma de la persona que lo operó. Manual de Normas. 6. se realizará razonamiento en la cual debe comparecer el Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos o equivalente y Responsable de Inventario. NORMAS PARA TRATAMIENTO DE ACTIVOS FIJOS DEFECTUOSOS a) En el caso que los activos fijos adquiridos por compra resulten defectuosos y los cubra la garantía. Responsable de Inventario Si existe diferencia entre lo físico y los registros. NORMAS PARA SOLVENCIAS Las solvencias de inventario deben extenderse cuando la persona solicitante haya entregado los activos fijos y bienes fungibles al Responsable de Inventario y este a su vez haya realizado los descargos correspondientes en las “Tarjetas de Responsabilidad Individual de Activos Fijos y de Bienes Fungibles”. anotando fecha. debe suscribirse acta administrativa y realizar los registros correspondientes haciendo la observación de cambio por garantía. Realización de Inventario Contable y Físico No. b) Si el proveedor cambia el activo fijo. realizados todos los descargos deben reportar saldo cero. registro de “Resguardo de Bienes del SICOIN”. NORMAS PARA TRATAMIENTO DE LOS REPUESTOS a) Los repuestos adquiridos no son objeto de registro y control de inventario de activos fijos y bienes fungibles. d) Cuando el documento de registro contable sufra daño que imposibilite su uso o que por otro motivo requiera anularse el registro. Elabora informe del inventario físico realizando clasificación por estado de los 3. notifica por escrito al Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos o equivalente para que accione a donde corresponda. e) En ningún caso los errores en registros contables pueden corregirse por testado.

Recibe y archiva los registros. “Registro y Control de Inventarios” correspondiente. Responsable de Inventario Si existen instrucciones específicas para el tratamiento de los bienes. Traslada al Responsable de Inventario Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos o equivalente. Firma y sella. devuelve al Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Autoridad Administrativa Superior 6. Internos o equivalente. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE Realiza registro de inventario físico de bienes fungibles y activos fijos en el libro 4. Jefe de DSAI o persona asignada Traslada libro “Registro y Control de Inventarios” a la Autoridad Administrativa Superior de la dependencia. firma y sella. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 194 . Firma.No. Jefe de DSAI o persona asignada a seguir. sella y determina las acciones que procedan. 8. Revisa el registro del inventario anual e informe respectivo. traslada e instruye al Responsable de Inventario respecto a las acciones 7. 5. Manual de Normas. éstas deben realizarse en base a los procedimientos establecidos o demás acciones correspondientes. de la dependencia Recibe.

debe realizarse al verificando los bienes menos una vez al año asignados la persona para que esté responsable.Diagramas de Flujo Normas para la administración de los activos fijos y bienes fungibles Realización de Inventario Contable y Físico (1 de 1) Autoridad Superior de la Jefe de DSAI o persona asignada Responsable de Inventario Dependencia Inicio Procede a realizar el Realiza inventario de inventario a través del bienes fungibles y formato “Realización de activos fijos. traslada e para el tratamiento de los instruye respecto a bienes. el cual Inventario Físico”. firma y procedan sella Firma y sella Recibe y archiva los registros. faltantes y cualquier otra circunstancia Revisa el registro del Realiza registro de inventario anual e inventario físico de informe respectivo. Si existen instrucciones específicas Recibe . bienes fungibles y Firma. como el disponible al momento “Resguardo de Bienes del de la verificación SICOIN” Elabora informe del inventario físico realizando clasificación por estado de los bienes. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 195 . sella y activos fijos en el libro determina las “Registro y Control de acciones que Inventarios”. éstas deben las acciones a seguir realizarse en base a los procedimientos establecidos o demás acciones correspondientes Fin Manual de Normas.

7) En las Unidades Ejecutoras que dentro de su estructura tengan el puesto de Sub-Jefe de DSAI este podrá realizar funciones asignadas al Jefe según designación. deben iniciarse las acciones jurídicas administrativas que correspondan. especificando el motivo del rechazo para que Responsable de Inventario realice las gestiones correspondientes. Inicia: Recepción de documento que ampara la adquisición. donados u obtenidos por promoción de compras que no tengan consignado valor. Verifica las características físicas del activo fijo con las especificaciones de Responsable de Inventario / 2. Si el resultado de la verificación es insatisfactorio. 2) La Autoridad Administrativa Superior de la dependencia debe definir a quién se le asignarán los bienes de uso común. procede a realizar el alza Responsable de Inventario 4. Manual de Normas. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE Recibe expediente del Responsable de Almacén. con el visto bueno del Jefe inmediato de la persona que cede los bienes. 6) Para la realización de traslado de bienes de una persona hacia otra persona específica. resguardo de bienes y documentación de soporte. Instrucciones que rigen la preparación. en ambos casos se suscribe acta administrativa para realizar el ingreso correspondiente. 5) En caso de extravío de un bien por una acción delictiva. al activo fijo. si no hubiera respuesta se sondeará el precio de mercado en base a tres cotizaciones. “Ingreso a Almacén”. NORMATIVA APLICABLE: a) Reglamento de Inventarios de los Bienes Muebles de la Administración Pública b) Circular 3-57 de la Dirección de Contabilidad del Estado – Departamento de Contabilidad. debe procederse de acuerdo a la normativa correspondiente y cuando se considere necesario solicitar opinión a la Dirección de Asesoría Jurídica del MINFIN. Finaliza: Archivo de tarjetas de responsabilidad individual. devuelve el expediente 3. según procedimiento Responsable de Inventario 1. entidad o persona que proporciona o manufactura el activo fijo o bien fungible el valor de los mismos. los bienes no pueden entregarse hasta que se haya notificado al Responsable de Inventario e iniciado la actualización de los registros correspondientes. traslado o donación. 3) Para la realización de la verificación de activos fijos y bienes fungibles al momento del ingreso y en caso sea necesario. debe marcarse en el formato “Movimiento de Activos Fijos y Bienes Fungibles” la opción tres del tipo de traslado. se requiere por escrito al proveedor. NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página: Manejo de activos fijos y bienes fungibles 02 1 de 25 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Registro y asignación de inventario PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO Definir las actividades a realizar para el ingreso. 4) Cuando se detecten faltantes y la persona rehúse reponer o pagar el bien. Ingreso y Asignación de Activos Fijos por Compra No. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 196 . anotarse el nombre y firma de la persona destinataria. de acuerdo a la normativa vigente. se coordinará la participación de técnico experto para la verificación de los mismos. Responsable de Almacén la factura. Si el resultado de la verificación es satisfactorio. al Responsable de Compras. verificación y rendición de los inventarios DISPOSICIONES INTERNAS: 1) Para los activos fijos y bienes fungibles manufacturados. registro y asignación de los activos fijos y bienes fungibles adquiridos por compra.

llenando los campos correspondientes según el sistema para Responsable de Inventario generar el número del bien. SICOIN-. Notifica de la adquisición del activo fijo conforme a registro de inventario.o equivalente a través del sistema. Realiza requerimiento según procedimiento “Egreso de Almacén por 16. Responsable de Inventario Complementa información en la “Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario Forma 1-H”. Verifica información en Sistema en base a la factura y “Constancia de Responsable de Inventario 6. Forma 1-H”. firma y sella. 11. Si la información ingresada en el estado “Registrado” es correcta guarda en el sistema. Reciben del Responsable de Compras copia de los siguientes documentos para su archivo:  “Copia de factura” Responsable de Inventario 13. realiza las modificaciones Responsable de Inventario 7. Si detecta alguna irregularidad en el ingreso. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE Ingresa en el módulo de Inventarios del Sistema de Contabilidad Integrada - 5. Adjunta al expediente “Constancia de Bienes en Inventario” y traslada al 12. correspondientes. a 15. 9. imprime y firma reporte de bienes en estado “Ingresado” y Responsable de Inventario 8. registro en SICOIN. aprueba en el sistema. según Responsable de Inventario 14.  “Copia de la Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio”  “Copia de Constancia de Bienes (firmada por el Jefe de la DSAI o Departamento Administrativo)” Rotula el activo fijo con el número del bien que le corresponde. la Dirección de Contabilidad del Estado. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 197 . para que gestione las firmas correspondientes Responsable de Inventario según procedimientos de Adquisiciones respectivo. Si la información ingresada es incorrecta. 10. notifica al Responsable de Jefe de DSAI o persona asignada Inventarios el error para su corrección. Persona responsable del activo fijo Manual de Normas. mediante oficio con visto bueno de Responsable de Inventario la Autoridad Administrativa Superior de la dependencia. Requisición”. Responsable de Compras. Revisa los datos ingresados del activo fijo en el módulo de Inventarios del SICOIN. solicita aprobación al Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos -DSAI. Si el ingreso es correcto. Ingreso a Almacén y a Inventario. Imprime “Constancia de Bienes en Inventario” generada por el SICOIN. Responsable de Inventario Registra en el libro “Registro y Control de Inventario de Activos Fijos” u hojas movibles la partida contable correspondiente con la información requerida.No.

firma y sella. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE Realiza egreso de activo fijo según procedimiento “Egreso de Almacén por Requisición” y entrega copia de “Requisición y Entrega de Insumos” al Responsable de Inventario para identificar a la persona a quién se le asignará el (los) activo(s) fijo(s). Responsable de Inventario Firma y sella en la tarjeta (cuando elabora por primera vez) y requiere firmas de la persona responsable. Traslada oficio y listado a la Autoridad Administrativa Superior de la Jefe de DSAI o persona asignada 5. Registra en “Tarjetas de Responsabilidad Individual de Activos Fijos” el activo(s) fijo(s) asignado(s). formalizar el requerimiento. imprime. Manual de Normas. el cual tendrá que estar identificado con el número de requisición que le corresponde. Procede a la asignación de los activos fijos a la persona responsable 18. elabora oficio para Jefe de DSAI o persona asignada 4. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE Recibe notificación o identifica activos fijos sujetos a traslado o donación e Autoridad Administrativa Superior 1. activos fijos e instruye para el envío del oficio. ingresando al módulo de Inventarios del SICOIN y genera el “Resguardo de Responsable de Inventario Bienes”. anota o verifica la información requerida. Revisa listado. Instruye al Responsable de Inventario para que verifique los activos fijos. debe adjuntarse a la requisición listado de las personas a quienes se les asignará el activo fijo. al Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos o dependencia Solicitante equivalente. Archiva “Resguardo de Bienes” y “Tarjeta de Responsabilidad Individual Responsable de Inventario 21. Jefe de DSAI o persona asignada Verifica el estado de los activos fijos y entrega listado propuesto a solicitar Responsable de Inventario 3. devuelve oficio para realizar las modificaciones correspondientes. Firma “Resguardo de Bienes” y “Tarjeta de Responsabilidad Individual de 20. Ingreso y Asignación de Activos Fijos Por Traslado o Donación No. Si está conforme. firma y sella oficio de solicitud de traslado o donación de Autoridad Administrativa Superior 6. instruye al Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos o dependencia solicitante equivalente. dependencia solicitante Si no está conforme.No. Responsable de Almacén Si en la requisición se especifican activos fijos destinados a varias personas y si fuera necesario. Verifica listado y selecciona los activos fijos a solicitar. Activos fijos” (firma por cada uno de los activos fijos registrados en la Persona responsable del activo fijo tarjeta). 2. de Activos fijos”. 19. dependencia. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 198 . 17.

En el caso de donaciones. si es positiva instruye al Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos o equivalente para que coordine la Autoridad Administrativa Superior 8. Responsable de Almacén dependencia 12. el cual tendrá que estar identificado con el número de requisición que le corresponde.  Unidad de medida donante  Cantidad  Valor Unitario y Total por bien o insumo  Estado de los mismos  Monto Total  Y otra información que se considere necesaria Si se trata de activos fijos sin registro contable en el Estado previamente. 13. Dependencia que traslada o entidad 10. Si se trata de activos fijos que se encuentran en Almacén. la dependencia que traslada o entidad donante Si la respuesta a la solicitud es negativa finaliza el procedimiento. la dependencia que traslada suscribe acta administrativa de entrega y recepción de activos fijos y envía certificación de acta o copia certifica a la dependencia solicitante. Solicitante Si en la requisición se especifican activos fijos destinados a varias personas y si fuera necesario. en la cual deben comparecer los Responsables de Inventario. Realiza egreso del activo fijo según procedimiento “Egreso de Almacén por Requisición” y entrega copia de “Requisición y Entrega de Insumos” al Responsable de Inventario para identificar a la persona a quién se le asignará el activo fijo y continúa en el paso No. realiza requerimiento al Responsable de Almacén y continúa en el paso No.No. realiza requerimiento al Responsable de Inventario previo visto bueno del jefe inmediato y Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos o equivalente según formato “Movimiento interno de Activos Fijos y Bienes Fungibles” y continúa en el paso No. Persona Responsable del Activo Fijo 11. continúa con el procedimiento. especificando la siguiente información:  Descripción de las características de los activos fijos. Manual de Normas. quien realizará registro según procedimiento “Ingreso a Almacén por Traslado o Ingreso a Almacén por Donación” según corresponda. dependencia solicitante acuerdo a lo solicitado. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 199 . Realiza verificación física de las características de los activos fijos de Responsable de Inventario 9. dependencia solicitante recepción de los activos fijos con el Responsable de Inventario y si aplica Responsable de Almacén. Recibe respuesta. Si la respuesta a la solicitud es positiva. En el caso de traslado. la entidad donante debe entregar documento en el cual haga constar la donación realizada. 15. Autoridad Administrativa Superior de 7. 12. Jefes de Departamentos de Servicios Administrativos Internos o equivalentes y Autoridades Administrativas Superiores de las dependencias involucradas. en el acto debe comparecer el Responsable de Almacén. debe adjuntarse a la requisición listado de las personas a quienes se les asignará el activo fijo. Si se trata de activos fijos que se encuentran en bodega de Inventario. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE Remite respuesta a la solicitud.

dependencia solicitante del SICOIN. activo fijo mediante oficio firmado por la Autoridad Administrativa Superior dependencia solicitante de la dependencia. Jefe de DSAI o persona asignada 16. dependencia Solicitante Contraloría General de Cuentas.No. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 200 . ingresando al módulo de Inventarios Responsable de Inventario 20. Recibe documentación y traslada al Responsable de Inventario. dependencia solicitante Procede a operar el alza de activos fijos en el módulo de inventarios del Responsable de Inventario 17. entrega al Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos o dependencia solicitante equivalente. Gestiona ante la Dirección de Bienes del Estado la emisión de Resolución de traslado de activos fijos y entrega a la dependencia Solicitante la siguiente documentación:  Oficio que indique que proceda a operar el alza en el SICOIN  Copia de la resolución emitida por la Dirección de Bienes del Dependencia que traslada 14. anotando la información requerida. Registra en el libro “Registro de Inventario de Activos Fijos” u hojas Responsable de Inventario 18. Firma “Resguardo de Bienes” y “Tarjeta de Responsabilidad de Activos Persona responsable del activo fijo 22. Registra en “Tarjetas de Responsabilidad Individual de Activos Fijos” el activo(s) fijo(s) asignado. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE Entrega de forma provisional el activo fijo a la persona responsable del mismo por medio del Libro de Conocimientos o Actas autorizado por Responsable de Inventario 13. Estado  Certificación de inventario  Reporte de traslado de SICOIN  Certificación de acta o copia certificada de acta de entrega de activos fijos Recibe de la dependencia que trasladó los activos fijos la documentación y Autoridad Administrativa Superior 15. Formaliza la asignación del activo fijo. Archiva “Resguardo de Bienes” y “Tarjeta de Responsabilidad de Activos Responsable de Inventario 23. Manual de Normas. fijos” (firma por cada uno de los activos fijos registrados en tarjeta). archiva expediente de traslado o donación con la documentación de dependencia solicitante respaldo. Responsable de Inventario 21. fijos”. Notifica a la Dirección de Contabilidad del Estado de la adquisición del Responsable de Inventario 19. SICOIN con base a la resolución emitida por la Dirección Bienes del Estado dependencia solicitante para traslados. o acta administrativa de recepción para donaciones. en tanto se emite resolución para los registros contables. imprime. movibles la partida contable correspondiente anotando la información dependencia solicitante requerida. firma y sella. dependencia solicitante Firma y sella en la tarjeta (cuando elabora por primera vez) y requiere firmas de la persona responsable. genera el “Resguardo de Bienes”.

la dependencia Superior de la dependencia. Revisa características del activo fijo. Responsable de Inventario Elabora oficio de solicitud de resolución de baja y si aplica el alza del activo fijo. correspondiente en caso aplique.Ingreso y Registro de Activos Fijos por Reposición No. factura a nombre de la persona Persona responsable del activo fijo 5. boleta de depósito al Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos o equivalente. continúa en el paso No. Suscribe acta administrativa especificando lo relacionado al caso y cuando corresponda requiriendo la reposición o pago del mismo según normativa vigente aplicable. el cual debe contener:  Informe técnico (si aplica)  Boleta de depósito al Fondo Común (si aplica)  Copia de Factura endosada (si aplica)  Certificación de acta o copia certificada  Certificación de inventario del bien faltante  Certificación del alza del bien que se está reponiendo 9. En el acta debe comparecer la Autoridad Administrativa Autoridad Administrativa Superior de 2. Responsable de Inventario Continúa en el paso No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE Identifica o recibe notificación de faltante de activo fijo y da aviso a la Responsable de Inventario 1. continúa en el paso No. Realiza depósito en la cuenta bancaria de Fondo Común en el banco correspondiente por el valor en libros del activo fijo extraviado y traslada Persona responsable del activo fijo 8. Adquiere el bien y gestiona dictamen técnico con la dependencia Persona responsable del activo fijo 4. Entrega activo fijo de iguales o mejores características con el dictamen técnico correspondiente del activo fijo extraviado. 4. Si realiza la reposición del activo fijo. Responsable de Inventario y persona responsable del activo fijo. éste debe emitir informe técnico de ratificación donde haga constar la revisión de las características. si es necesario solicita apoyo de personal técnico para su ratificación. 8. SICOIN. Responsable de Inventario 6. Realiza alza del bien repuesto en el libro de Inventarios correspondiente y en 7. responsable y endosa a favor de dependencia en la cual conste la descripción del mismo. Conforma expediente. 9. Manual de Normas. 3. Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos o equivalente. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 201 . Si interviene personal técnico. Persona responsable del activo fijo Si realiza el pago del activo fijo. a Contraloría General de Cuentas. Traslada expediente al Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos o equivalente. Autoridad Administrativa Superior de la dependencia.

Aprueba la operación en el SICOIN y notifica a la dependencia interesada. Ingresa número de bien fungible y número de folio en la “Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario. Firma oficio y envía a la Dirección de Contabilidad del Estado con la Autoridad Administrativa Superior de 16. bien fungible. Recibe el expediente e instruye al Responsable de Inventario. para su corrección. Responsable de Inventario expediente al Responsable de Compras para continuar con el procedimiento de Adquisiciones respectivo. procede a realizar el alza del 4. traslada al Jefe de Departamento de la dependencia Servicios Administrativos Internos o equivalente. a Almacén”. Responsable de Inventarios Ingreso y Asignación de Bienes Fungibles por Compra No. Responsable de Almacén factura. Dirección de Contabilidad del Estado 18. Jefe de DSAI o persona asignada Si el expediente está correcto. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE Revisa expediente. adjuntando fotocopia de la resolución y reporte de operaciones efectuadas en el SICOIN. registrando la información requerida en el libro “Registro y Responsable de Inventario Control de Inventario de Bienes Fungibles”. Archiva expediente. Forma 1-H”. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE Recibe expediente del Responsable de Almacén. Si no está completo o contiene errores. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 202 . según procedimiento “Ingreso Responsable de Inventario 1. Recibe de Contraloría General de Cuentas expediente y resolución de Autoridad Administrativa Superior de 12. Imprime reporte de las operaciones Responsable de Inventarios efectuadas en el sistema. Verifica las características físicas del bien fungible con las especificaciones de la Responsable de Inventario / 2. firma. Si el resultado de la verificación es insatisfactorio devuelve el expediente al 3. correspondiente la baja del activo fijo. Jefe de DSAI o persona asignada Registra en el módulo de inventario del SICOIN y en el libro de inventarios 14. aprobación de baja del activo fijo. Firma oficio y envía a Contraloría General de Cuentas –CGC. adjuntando Autoridad Administrativa Superior de 11. Manual de Normas. sella y traslada 5. 17. traslada para firma a la Autoridad Administrativa Superior de la dependencia.No. especificando el motivo del rechazo para que realice Responsable de Inventario las gestiones correspondientes. la dependencia expediente. Elabora oficio para la Dirección de Contabilidad del Estado notificando el alza y baja de activos fijos. la dependencia documentación de soporte. 13. Si el resultado de la verificación es satisfactorio. traslada a Autoridad Administrativa Superior de la Responsable de Inventarios 15. devuelve al Responsable de Inventario 10. dependencia. Responsable de Compras.

donación e instruye al Jefe de Departamento de Servicios Administrativos dependencia Solicitante Internos o equivalente. Registra información requerida en la “Tarjeta de Responsabilidad Individual de Bienes Fungibles” correspondiente. Responsable de Almacén Si en la requisición se especifican bienes fungibles destinados a varias personas y si fuera necesario. Autoridad Administrativa Superior de 6. Forma 1-H  Copia de factura Realiza requerimiento según procedimiento “Egreso de Almacén por 7. Si está conforme. Verifica listado y selecciona los bienes fungibles a solicitar. la dependencia Solicitante Si no está conforme. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE Recibe notificación o identifica bienes fungibles sujetos a traslado o Autoridad Administrativa Superior 1. el cual tendrá que estar identificado con el número de requisición que le corresponde. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 203 . Verifica el estado de los bienes fungibles y entrega listado propuesto a Responsable de Inventario 3. Ingreso y Asignación de Bienes Fungibles por Traslado o Donación No. de respaldo. Jefe de DSAI o persona asignada 2. devuelve oficio para realizar las modificaciones correspondientes. Persona responsable del bien fungible Requisición”. Autoridad Administrativa Superior de 5. cada uno de los bienes fungibles registrados en la tarjeta). dependencia Solicitante En caso que sea necesario se coordinará la participación de técnico experto para la verificación de los bienes fungibles. Realiza egreso del bien(s) fungible(s) según procedimiento de “Egreso de Almacén por Requisición” y entrega copia de “Requisición y Entrega de Insumos” al Responsable de Inventario para identificar a la persona a quién se le asignará el bien(s) fungible(s). Archiva “Tarjeta de Responsabilidad de Bienes Fungibles” y documentación Responsable de Inventario 11. Remite respuesta a la solicitud. Firma “Tarjeta de Responsabilidad Individual de Bienes Fungibles” (firma por Persona responsable del bien fungible 10.No. la dependencia que traslada Manual de Normas. debe adjuntarse a la requisición listado de las personas a quienes se les asignará el bien fungible. para formalizar el requerimiento y traslada a la Autoridad Administrativa dependencia Solicitante Superior de la dependencia. Responsable de Inventario  Copia de Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario. solicitar al Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos o dependencia Solicitante equivalente. 9. Responsable de Inventario Firma y sella la tarjeta (cuando elabora por primera vez) y requiere firma de la persona responsable. Instruye al Responsable de Inventario para que verifique los bienes fungibles. firma y sella oficio de solicitud de traslado o donación de bienes fungibles e instruye el envío del oficio. 8. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE Recibe del Responsable de Compras copia de la siguiente documentación: 6. elabora oficio Jefe de DSAI o persona asignada 4.

Manual de Normas. especificando la siguiente información:  Descripción de las características de los activos fijos. Si se trata de bienes fungibles disponibles en la bodega de inventario. la entidad donante debe entregar documento en el cual haga constar la donación realizada. 12. Dependencia que traslada o entidad 9. Si se trata de bienes fungibles disponibles en almacén. Realiza verificación física de las características de los bienes fungibles de Responsable de Inventario 8. quien realizará registro según procedimiento “Ingreso a Almacén por Traslado o Ingreso a Almacén por Donación” según corresponda. dependencia Solicitante acuerdo a lo solicitado. Responsable de Almacén dependencia 12. la dependencia Solicitante de Servicios Administrativos Internos o equivalente para que coordine la recepción de los bienes fungibles con el Responsable de Inventario y si aplica Responsable de Almacén. en el acto debe comparecer el Responsable de Almacén. dependencia Solicitante “Registro y Control de Inventario de Bienes Fungibles”. Solicitante Si en la requisición se especifican bienes fungibles destinados a varias personas y si fuera necesario. Jefes de Departamentos de Servicios Administrativos Internos o equivalentes y Autoridades Administrativas Superiores de las dependencias involucradas.  Unidad de medida donante  Cantidad  Valor Unitario y Total por bien o insumo  Estado de los mismos  Monto Total  Y otra información que se considere necesaria Si se trata de activos fijos sin registro contable en el Estado previamente. realiza requerimiento al Responsable de Almacén y continúa en el paso No. En base al acta administrativa registra la información requerida en el libro Responsable de Inventario 10. realiza requerimiento al Responsable de Inventario previo visto bueno del jefe inmediato y Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos o equivalente según formato “Movimiento interno de Activos Fijos y Bienes Fungibles” y continúa en el paso No. el cual tendrá que estar identificado con el número de requisición que le corresponde. En el caso de donaciones. 13. Persona responsable del bien fungible 11. en la cual deben comparecer los Responsables de Inventario. debe adjuntarse a la requisición listado de las personas a quienes se les asignará el bien fungible. la dependencia que traslada suscribe acta administrativa de entrega y recepción de activos fijos y envía certificación de acta o copia certifica a la dependencia solicitante.No. Si la respuesta a la solicitud es positiva. Realiza egreso del bien(s) fungible(s) según procedimiento “Egreso de Almacén por requisición” y entrega copia de “Requisición y Entrega de Insumos” al Responsable de Inventario para identificar a la persona a quién se le asignará el bien(s) fungible(s). En el caso de traslado. instruye al Jefe de Departamento Autoridad Administrativa Superior de 7. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE Si la respuesta a la solicitud es negativa finaliza el procedimiento. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 204 .

Firma tarjetas de responsabilidad correspondiente y cuando aplique Nueva persona responsable del activo 9. Firma “Tarjeta de Responsabilidad individual de Bienes Fungibles” (firma Persona responsable del bien fungible 14.y requiere Responsable de Inventario firma de la persona responsable.para el Responsable de Inventario nuevo responsable y requiere firma. reasignación del activo fijo o bien fungible. Firma tarjeta(s) de responsabilidad correspondiente(s) y cuando aplique Persona responsable del activo fijo o 4. fijo o bien fungible “Resguardo de Bienes”. continúa con el procedimiento. por los descargos realizados. cuando aplique en el Sistema de Contabilidad Integrada -SICOIN. 7. Responsable de Inventario Requiere activo fijo o bien fungible según formato “Movimiento de Activos Nueva persona responsable 6. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE Registra información requerida en la “Tarjeta de Responsabilidad Individual de Bienes Fungibles” correspondiente. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 205 . Verifica el estado del Activo Fijo y/o Bien fungible. bien fungible “Resguardo de Bienes”. Almacena los activos fijos y/o bienes fungibles en bodega o lugar asignado. por cada uno de los bienes fungibles registrados en la tarjeta). DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE Solicita ante el Responsable de Inventario el descargo de activo(s) fijo(s) o Persona responsable del activo fijo o 1. Archiva “Tarjeta de Responsabilidad individual de Bienes Fungibles” y Responsable de Inventario 15. Responsable de Inventario Opera asignación en tarjeta(s) de responsabilidad correspondiente y 8. Si se encuentra en mal estado. Archiva documentos de respaldo del descargo y cuando aplique la Responsable de Inventario 10. inicia el procedimiento de egreso de Responsable de Inventario 2. dependencia Solicitante Firma y sella la tarjeta (cuando elabora por primera vez) y requiere firma de la persona responsable. cuando aplique en el Sistema de Contabilidad Integrada -SICOIN. Recibe solicitud y entrega el activo fijo o bien fungible. 5. bien(es) fungible(s) mediante el formato “Movimiento Interno de Activos bien fungible Fijos y Bienes Fungibles”. Fijos y Bienes Fungibles”. Registro de Descargo y Reasignación de Activos Fijos y Bienes Fungibles No. Se encuentra en buen estado. Responsable de Inventario 13. dependencia Solicitante documentación de respaldo. inventario correspondiente. Manual de Normas.No. Opera descargos en tarjeta(s) de responsabilidad correspondiente(s) y 3.

Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 206 . Forma 1-H 1 Manual de Normas.Diagramas de Flujo Registro y asignación de inventario Ingreso y asignación de Activos Fijos por Compra (1 de 4) Responsable de Responsable Inventario/ Inventario Responsable de Almacén Inicio Verifica las Recibe expediente. características según físicas del activo fijo procedimiento con las “Ingreso a Almacén” especificaciones de la factura ¿Es satisfactorio el resultado? No Sí Devuelve el expediente especificando el motivo del rechazo Procede a realizar el para que realice las alza al activo fijo gestiones correspondientes Ingresa en el módulo del SICOIN llenando los campos correspondientes según el sistema para generar el numero del bien Verifica información en Sistema en base a la factura y “Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario.

imprime y Realiza las firma reporte de modificaciones bienes en estado correspondientes “Ingresado” y solicita aprobación Revisa los datos ingresados del activo fijo en el módulo de Inventarios del SICOIN ¿Detecta No errores en el ingreso? Sí Aprueba en el Notifica el error sistema para su corrección Imprime “Constancia de Bienes en Inventario” generada por el SICOIN Registra en el libro u hojas movibles la partida contable correspondiente con la información requerida. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 207 . Complementa información en la constancia firma y sella 2 Manual de Normas. Registro y asignación de inventario Ingreso y asignación de Activos Fijos por Compra (2 de 4) Jefe de DSAI o persona Responsable de Inventario asignada 1 ¿Es correcta la Si información No Guarda en el sistema.

“Egreso de Almacén por entrega copia de con visto bueno de la Requisición” “Requisición y Entrega Autoridad Superior de la de Insumos” Dependencia 3 Manual de Normas. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 208 . según registro en SICOIN Notifica la adquisición del Realiza egreso de activo fijo conforme registro Realiza requerimiento activo fijo del de inventario. a la Dirección según procedimiento procedimiento y de Contabilidad del Estado. Registro y asignación de inventario Ingreso y asignación de Activos Fijos por Compra (3 de 4) Persona responsable del Responsable de Inventario Responsable de Almacén activo fijo 2 Adjunta al expediente “Constancia de Bienes en Inventario” y envía para gestionar las firmas correspondientes según procedimientos de Adquisiciones respectivo Recibe del Responsable de Compras documentos para su archivo Rotula el activo fijo con el número del bien que le corresponde.

imprime. Registro y asignación de inventario Ingreso y asignación de Activos Fijos por Compra (4 de 4) Persona responsable del Responsable de Inventario activo fijo 3 Asigna los activos fijos a la persona responsable ingresando módulo de inventarios SICOIN y genera el “Resguardo de bienes”. firma y sella Registra en “Tarjetas Firma “Resguardo de Responsabilidad de Bienes “ y Individual de Activos “Tarjeta de Fijos”. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 209 . Firma y sella Activos Fijos” en al tarjeta Archiva “Resguardo de Bienes” y “Tarjeta de Responsabilidad Individual de Activos Fijos” Fin Manual de Normas. anota o verifica Responsabilidad la información individual de requerida.

Registro y asignación de inventario Ingreso y Asignación de Activos Fijos por Traslado o Donación (1 de 4) Autoridad Superior Responsable de Jefe de DSAI o Dependencia Inventario Dependencia persona asignada Solicitante Solicitante Inicio Recibe notificación Verifica el estado de Instruye para que o identifica activos los activos fijos y verifique los activos fijos sujetos a entrega listado fijos traslado o donación propuesto a solicitar Verifica listado y selecciona los activos fijos a A solicitar. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 210 . elabora oficio para formalizar el requerimiento Traslada oficio y Revisa listado listado ¿Debe estar No conforme? SÍ Firma y sella oficio Devuelve oficio para de solicitud de realizar las traslado o donación modificaciones de activos fijos e correspondientes instruye para el envío del oficio A 1 Manual de Normas.

debe entregar aplica Responsable documento que haga constar lo de Almacén 2 realizado 3 Manual de Normas. en caso de inventarios y si solicitado donaciones. Jefes y Autoridades activos fijos con el los activos fijos de Superiores de dependencias responsable de acuerdo a los involucradas. procedimiento coordinar la física de las en el cual compadece los recepción de los características de Encargados. y envía Finaliza el instruye para Realiza verificación certificación de acta al solicitante. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 211 . Registro y asignación de inventario Ingreso y Asignación de Activos Fijos por Traslado o Donación (2 de 4) Autoridad Superior de la Autoridad Superior Dependencia que Responsable de Inventario Dependencia que traslada o Dependencia traslada o entidad Dependencia Solicitante entidad donante Solicitante donante 1 ¿Remite una Continúa con el Sí respuesta? procedimiento No Suscribe acta de entrega y Recibe respuesta recepcion de activos fijos.

se fijos DSAI o equivalente remite resolución para los registros contables Sí Realiza egreso del activo fijo y entrega Recibe de la Realiza copia para dependencia que requerimiento al identificar a la trasladó de los Encargado de persona a quién se activos fijos la Almacén le asignará el activo documentación fijo 4 Manual de Normas. Registro y asignación de inventario Ingreso y Asignación de Activos Fijos por Traslado o Donación (3 de 4) Responsable de Responsable de Autoridad Superior Almacén Inventario Dependencia que Persona Responsable del Activo Fijo Dependencia Dependencia Dependencia traslada Solicitante Solicitante Solicitante 3 Entrega de forma Realiza provisional el activo fijo Gestiona ante la requerimiento al a la persona responsable ¿Se trata de Dirección de Bienes Encargado de por medio del Libro de activos fijos que del Estado la emisión No Inventario previo Conocimientos o Actas se encuentran en de Resolución de visto bueno del jefe por la contraloría Almacén? traslado de activos inmediato y Jefe de General de Cuentas. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 212 .

firma y sella Registra en tarjetas Firma “Resguardo de responsabilidad de bienes”y “Tarjeta anotando la de Responsabilidad información de Activos fijos” requerida Archiva expediente de traslado o donación con la documentación de respaldo Fin Manual de Normas. ingresando al módulo de inventarios del SICOIN. imprime. Registro y asignación de inventario Ingreso y Asignación de Activos Fijos por Traslado o Donación (4 de 4) Jefe DESAI o Persona Responsable de Persona responsable del designada Dependencia Inventario Dependencia activo fijo Solicitante Solicitante 4 Opera el alza de activos fijos en el módulo de Recibe inventarios del SICOIN. documentación resolución emitida por la Dirección Bienes del Estado para traslados Registra en el libro “Registro de Inventario de Activos Fijos” la partida contable anotando la información requerida Notifica a la Dirección de Contabilidad del Estado de la adquisición del activo fijo mediante oficio firmado por la Autoridad Superior de la Dependencia Formaliza la asignación del activo fijo. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 213 . genera “Resguardo de Bienes”.

faltante de activo Jefe de Departamento de fijo Servicios Administrativos Internos o personal correspondiente ¿Se realiza la 2 A No reposición del activo fijo? Sí Entrega activo fijo de Revisa iguales o mejores características del características al activo fijo. elabora oficio de solicitud de baja y si aplica el alza del activo fijo a Contraloría General de Cuentas 1 Manual de Normas. Registro y asignación de inventario Ingreso y Registro de Activos Fijos por Reposición (1 de 2) Responsable de Autoridad Superior de la Persona responsable Inventario Dependencia del activo fijo Inicio Suscribe acta especifica lo relacionado al caso. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 214 . y debe Identifica o recibe comparecer la Autoridad notificación de Superior de la Dependencia. si es activo fijo extraviado necesario solicita y factura de la apoyo de personal dependencia de la técnico descripción del mismo Realiza depósito en la cuenta bancaria de fondo común del A BANGUAT por el valor en libros del activo extraviado Conforma expediente.

Registro y asignación de inventario Ingreso y Registro de Activos Fijos por Reposición (2 de 2) Dirección de Autoridad Superior Responsable de Jefe DSAI o Persona asignada Contabilidad del de la Dependencia Inventario Estado 1 Revisa Expediente Firma oficio y envía ¿Contiene Traslada para No a CGC adjuntando Errores? firma expediente Sí Recibe de CGC Devuelve para su expediente y Recibe el corrección resolución de expediente aprobación de baja y alza del activo fijo Registra en el módulo de inventario del 2 SICOIN y en el libro “Registro y Control de inventario” la baja y alza del activo fijo Firma oficio y envía Elabora oficio para a la Dirección de la Dirección de Contabilidad del Contabilidad del Estado con la Estado notificando documentación de el alza y baja de soporte activo fijos Aprueba la operación en el SICOIN y notifica a la dependencia interesada Archiva expediente Fin Manual de Normas. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 215 .

según fungible con las procedimiento especificaciones de “Ingreso a Almacén” la factura ¿El resultado es satisfactorio? No Sí Procede a realizar el alza del bien fungible. Devuelve el registrando la expediente información especificando el requerida en el libro motivo del rechazo “Registro y Control para realizar las de Inventario de gestiones Bienes Fungibles” correspondientes Ingresa número de bien fungible y número de folio en “Constancia de Ingreso a almacén y a inventario forma 1-H” firma y sella Realiza Recibe del requerimiento Responsable de según Compras copia de la procedimiento documentación “Egreso de Almacén por Requisición” 1 Manual de Normas. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 216 . Registro y asignación de inventario Ingreso y Asignación de Bienes Fungibles por Compra (1 de 2) Responsable de Responsable de Inventario/ Persona responsable del Inventario Encargado de Almacén bien Fungible Inicio Verifica las Recibe expediente características del Responsable de físicas del bien Almacén.

Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 217 . requerida en la “Tarjeta Firma por cada uno y entrega copia al de Responsabilidad de los bienes Responsable para Individual de Bienes fungibles identificar a la Fungibles” registrados en la persona a quién se correspondiente. Registro y asignación de inventario Ingreso y Asignación de Bienes Fungibles por Compra (2 de 2) Responsable de Responsable de Persona responsable del Almacén Inventario bien fungible 1 Realiza egreso del bien fungible según Registra información los procedimientos. firma y tarjeta le asignará el bien sella fungible Archiva “Tarjeta de Responsabilidad de Bienes Fungibles” y documentación de respaldo Fin Manual de Normas.

elabora oficio para formalizar el requerimiento ¿Está conforme? No Sí Firma y sella oficio de solicitud de Devuelve oficio para traslado o donación realizar las de bienes fungible e modificaciones instruye el envío del correspondientes oficio Remite respuesta a la solicitud Realiza verificación Instruye para que física de las ¿Es negativa la coordine la características de No respuesta? recepción de los los bienes fungibles bienes fungibles de acuerdo a lo solicitado Sí Finaliza procedimiento 1 2 Manual de Normas. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 218 . Registro y asignación de inventario Ingreso y Asignación de Bienes Fungibles por Traslado o Donación (1 de 2) Jefe DSAI o Persona Responsable de Autoridad Superior Dependencia asignada Dependencia Inventario Dependencia Solicitante Solicitante Solicitante Inicio Se coordinará la Recibe notificación participación de técnico Verifica el estado de o identifica bienes experto para la los bienes fungibles fungibles sujetos a verificación de los y entrega listado traslado o donación bienes fungibles Verifica listado y selecciona los bienes fungibles a solicitar.

registra la jefes y Autoridades que información estén involucrados. Registro y asignación de inventario Ingreso y Asignación de Bienes Fungibles por Traslado o Donación (2 de 2) Responsable de Dependencia que traslada Responsable de Inventario Persona responsable del Almacén Dependencia o entidad donante Dependencia Solicitante bien fungible Solicitante 2 Traslada y suscribe acta En base al acta administrativa en el cual administrativa comparece los Encargados. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 219 . En de requerida en el libro donaciones debe entregar “Registro y Control de documento en el cual haga Inventario de Bienes constar la donación Fungibles” realizada ¿Se trata de bienes fungibles No disponibles en almacén? Sí Realiza egreso del bien fungible según Realiza requerimiento procedimiento y al encargado y jefe Realiza entrega de copia al correspondiente para requerimiento Responsable para visto bueno identificar a la persona a quién se le asignará el bien fungible Registra Firma por cada uno información de los bienes requerida en la fungibles tarjeta registrados en la correspondiente tarjeta firma y sella Archiva “Tarjeta de Responsabilidad individual de Bienes Fungibles y documentación de respaldo 1 Fin Manual de Normas.

Registro y asignación de inventario Registro de Descargo y Reasignación de Activos Fijos y Bienes Fungibles (1 de 1) Nueva persona Persona responsable Nueva persona responsable del del activo fijo o bien Responsable de Inventario responsable activo fijo o bien fungible fungible Inicio Solicita ante el Verifica el estado descargo de activo del Activo Fijo y/o fijo o bien fungible bien fungible Inicia procedimiento ¿Se encuentra de egreso de Sí en mal estado? inventario correspondiente No Continúa con el procedimiento Firma tarjera de Opera descargos en responsabilidad y tarjetas de cuando aplique responsabilidad y “Resguardo de cuando aplique en el bienes” por los SICOIN requiere firma de descargos realizados la persona responsable Requiere activo fijo Almacena los o bien fungible activos fijos y/o según formato bienes fungibles en “Movimiento de bodega o lugar activos fijos y bienes asignado fungibles” Recibe solicitud y entrega el activo fijo o bien fungible Opera asignación en Firma tarjetas de tarjeta de responsabilidad responsabilidad y correspondiente y cuando aplique en el cuando aplique SICOIN para el nuevo “resguardo de responsable y firma Bienes” Archiva documentos de respaldo del descargo y cuando aplique la reasignación del activo fijo o bien fungible Fin Manual de Normas. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 220 .

Finaliza: Archivo de documentación de soporte. NORMATIVA APLICABLE: a) Reglamento de Inventarios de los Bienes Muebles de la Administración Pública. envía oficio solicitando los activos fijos y continúa con el procedimiento. NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página: Manejo de activos fijos y bienes fungibles 02 1 de 16 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Egreso de inventario PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO Definir las actividades a realizar para el egreso de los activos fijos y bienes fungibles para las diferentes modalidades. para autorización. Traslada listado autorizado a dependencias internas de forma escrita (físico Responsable de Inventario 5. Autoridad Administrativa Superior de 4. dependencia(s) interna(s) 6. se inicia traslado hacia la Dirección de Bienes del Estado. la dependencia que traslada Si autoriza el egreso de activos fijos. continúa en el paso No. o electrónico). 8. Manual de Normas. b) Circular 3-57 de la Dirección de Contabilidad del Estado – Departamento de Contabilidad. Inicia: Identificación de activos fijos o bienes fungibles sujetos a egreso por traslado o baja definitiva. la dependencia que traslada Administrativos Internos o equivalente para continuar el trámite. Instrucciones que rigen la preparación. DISPOSICIONES INTERNAS: a) En las Unidades Ejecutoras que dentro de su estructura tengan el puesto de Sub-Jefe de DSAI este podrá realizar funciones asignadas al Jefe según designación. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE Identifica activos fijos en buen estado y sin utilidad dentro de la 1. verificación y rendición de los inventarios. interesada(s) Si no existe interés por dependencias internas. dependencia y notifica al Jefe de Departamento de Servicios Responsable de Inventario Administrativos Internos o equivalente. 2. Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 221 . Si no autoriza el egreso finaliza el procedimiento. Administrativa Superior de la dependencia. Recibe requerimientos e instruye a Jefe de Departamento de Servicios Autoridad Administrativa Superior de 7. 12. Si existe interés por dependencia(s) interna(s). solicitante. Verifica la información y evalúa físicamente el estado de los activos fijos. traslada listado a Responsable de Inventario y continúa con el procedimiento. de acuerdo a la normativa vigente. Jefe de DSAI o persona asignada Valida listado de activos fijos sujetos a ser traslados y remite a la Autoridad Jefe de DSAI o persona asignada 3. Recibe instrucciones y traslada al Responsable de Inventario.