MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

ADMINISTRATIVOS Y OPERATIVOS DE
TESORERÍA

CARLOS BERNATE LEÓN

BUCARAMANGA, ENERO DEL 2000

Página 2 de 42

TABLA DE CONTENIDO
PRESENTACIÓN 4
1. NORMAS GENERALES 6
1.1. CHEQUES 6
1.2. COMPROBANTE DE EGRESO 7
1.3. DEVOLUCION DE CHEQUES 7
1.3.1. Por consignación 7
1.3.2. Análisis de la Devolución 8
1.3.3. Cheques Devueltos sin consignar recibidos de Empresas Adscritas. 8
1.4. CHEQUES POST-FECHADOS 8
1.5. CHEQUES DE OTRAS PLAZAS 9
2. PROCEDIMIENTO PARA PAGOS, GIRO DE CHEQUES COMPROBANTE DE EGRESO.
10
2.1. PAGO DE SERVICIO PÚBLICO 10
2.2. PAGO DE IMPUESTOS 11
2.2.1. Renta. 11
2.2.2. Industria y Comercio. 11
2.2.3. Otros impuestos. 12
2.3. RETENCION SOBRE SALARIOS 12
2.4. RETENCION SOBRE HONORARIOS PROFESIONALES Y COMISIONES 12
2.5. RETENCION SOBRE SERVICIOS 12
2.6. RETENCION SOBRE COMPRAS 13
2.7. DECLARACION MENSUAL DE RETENCIONES EN LA FUENTE 13
2.8. SUPCRIPCIONES A PERIODICOS Y REVISTAS 13
2.9. APORTES 14
2.10. PRESTAMOS 14
2.11. PAGO DE HONORARIOS MÉDICOS 15
3. PROCEDIMIENTO PARA EL PAGO DE NOMINA 16
3.1. LIQUIDACION DE PAGO 16
3.2. LIQUIDACION Y PAGO DE PRESTACIONES 16
3.3. TABLA DE PROVISIONES SOBRE LAS PRESTACIONES SOCIALES 20
4. PROCEDIMIENTO PARA EL PAGO DE PROVEEDORES 21
4.1. NORMAS GENERALES 21
4.2. RUTA CRÍTICA 21
5. PROCEDIMIENTO PARA LA CONSIGNACION 23
5.1. CANJE 23
5.2. REMESAS 23
5.3. ELABORACION DE LA CONSIGNACION 23
5.4. RECONSIGNACION 24
5.6. REPORTES DE BANCOS 24
6. MANEJO DE CAJAS MENORES 26
6.1. NORMAS GENERALES 26
6.2 OBJETIVOS 26
6.3 DEPENDENCIAS 26
6.4. CONCEPTO DE GASTOS 27
7. MANEJO DE LA CAJA GENERAL 29
7.1. NORMA GENERALES 29
Carlos Bernate León, MBA
Cra. 25 No 36 – 67 Of. 505 Telefax: 7 6327643 Cel: 3156377663
E mail. cbernate@gmail.com
Bucaramanga - Colombia

Página 3 de 42

7.2 RUTA CRÍTICA 30
7.3. ARQUEO DE CAJA 32
7.4. INFORME DOBRE ESTADO DE CUENTA 33
8. FORMULARIOS UTILIZADOS EN EL PROCESO 34
8.1 RECIBOS DE CAJA 34
8.2 COMPROBANTE DE EGRESO 35
8.3. COMPROBANTE DE PAGO DE HONORARIOS 36
8.4 INFORME DIARIO DE SALDOS BANCARIOS 37
8.5 CONTROL DE CHEQUES DEVUELTOS 39
8.6 CONTROL DE CAMBIO DE CHEQUES 40
8.7 INFORME SOBRE ESTADO DE CUENTA 40
8.8 FORMULARIO DE CAJA MENOR 41

Carlos Bernate León, MBA
Cra. 25 No 36 – 67 Of. 505 Telefax: 7 6327643 Cel: 3156377663
E mail. cbernate@gmail.com
Bucaramanga - Colombia

Página 4 de 42

PRESENTACIÓN

Este manual es el resultado de nuestra ya larga experiencia en la tarea de racionalizar y
modernizar el trabajo en las organizaciones de salud. Nuestro objetivo no es otro que compartir
con el mundo de la salud todo lo que contribuya a mejorar los procedimientos de trabajo y a
conferirle seguridad a sus resultados. No entregamos un producto acabado, sino una serie de
sugerencias que servirán de papeles de trabajo a los gerentes de pequeñas y medianas
Instituciones de salud públicas y privadas y a los ejecutivos encargados de las tareas de
planeación y de organizaci6n y métodos, para que unos y otros hagan las adaptaciones del caso
y puedan implantar, dentro de sus organizaciones, normas que regulen las actividades de los
puntos críticos de cada organizaci6n.

Si algo debemos subrayar en la propuesta que ofrecemos, es su eficiencia comprobada por años
de utilización y búsqueda de mecanismos prácticos, económicos, eficientes y cómodos. El
modelo fue sometido a enumerables pruebas en IPS de primer orden a nivel nacional. Este
modelo pretende actuar sobre centros, vitales del hospital u clínica: Firmas autorizadas con su
correspondiente jerarquía.

El manual incluyen los formularios utilizados en el respectivo proceso, de suerte que pueden ser
asumidos como una propuesta organizativa adicional. Esperamos que este material enriquezca
la gesti6n empresarial en el sector salud y mejore el servicio y la gestión de estos puntos críticos
en el día, día de las instituciones hospitalarias.

Atentamente,

Carlos Bernate León 1 , MBA

1
Carlos Bernate León, es un consultor independiente especializado en gestión de procesos (process management).
Su trabajo consiste en identificar, mapear, caracterizar, controlar, mejorar, los procesos críticos de creación de valor
en sus empresas clientes. Es un graduado de la UNAB, con título en Administración de Empresas, posee entre otros
una especialización en Alta Gerencia y un MBA del TEC de Monterrey.

Carlos Bernate León, MBA
Cra. 25 No 36 – 67 Of. 505 Telefax: 7 6327643 Cel: 3156377663
E mail. cbernate@gmail.com
Bucaramanga - Colombia

25 No 36 – 67 Of.com Bucaramanga . Página 5 de 42 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y OPERATIVOS DE TESORERÍA PAGOS. GIROS.Colombia . 505 Telefax: 7 6327643 Cel: 3156377663 E mail. LABORATORIOS. CAJA PRINCIPAL. cbernate@gmail. RAYOS X ESTABLECIDO POR: VIGENCIA DESDE PARA DISTRIBUIR A: Carlos Bernate León. MBA Cra. CAJAS MENORES. NOMINA.

000. NORMAS GENERALES 1. los de cuantía inferior a 7 SMLDV. El valor del cheque . Todo cheque ira siempre acompañado de un comprobante de egreso. exceptuándose los de la nomina. los cheques deberán llevar tres firmas autorizadas. No del cheque. La fecha . CHEQUES ™ Todo cheque llevara como mínimo dos firmas autorizadas. Carlos Bernate León. Página 6 de 42 1.000. El número del comprobante de egreso . Presidente . En el talonario de cada cheque se debe escribir: . Tesorero ™ Todo cheque llevara el protector y sello de cruzado y/o pago al primer beneficiario. . Nunca se giraran cheques sobre un documento o soporte que no sean originales. . fecha. 25 No 36 – 67 Of. Por principio todo cheque debe llevar la firma del Vicepresidente Operativo y financiero. Nit o cédula del beneficiario y número del comprobante de egreso. . Usando el monto del cheque sea mayor de $ 1. MBA Cra. . cbernate@gmail. El nombre del beneficiario . Todos los documentos que soportan una emisión de cheque debe ir con el sello de cancelado. Todo cheque girado a proveedores se le anotara al dorso el número de las facturas correspondientes al valor pagado. Los cargos autorizados para firmar cheques son: .com Bucaramanga . .1.Colombia . Vicepresidente Operativo . los pagos al personal. . 505 Telefax: 7 6327643 Cel: 3156377663 E mail.

en forma consecutiva. cbernate@gmail. Todo comprobante de egreso debe estar aprobado por Dirección Administrativa y Contable y él tesorero. Para recibirse exclusivamente efectivo o cheque de gerencia. número de la papeleta. Carlos Bernate León. El original del comprobante de egreso se debe archivar con sus soportes. 505 Telefax: 7 6327643 Cel: 3156377663 E mail. . 25 No 36 – 67 Of.3.Colombia .com Bucaramanga . Para el manejo de los cheques devueltos procede así: Retire diariamente de cada cheque la nota débito y el original “Devolución de Cheques”. El original del comprobante de egreso debe estar firmado por el beneficiario con su respectiva cédula Nit con su sello.1. Un cheque devuelto puede reconsignarse máximo dos veces en caso de ser devuelto por segunda vez. Posteriormente archiva el original y la primera copia junto con el cheque en el fuelle asignado. Por consignación . Las copias de los comprobantes de egreso se deben archivar diariamente y en forma consecutiva para el movimiento contable. . Si el cheque registra una segunda devolución envía la primera copia a contabilidad y el original junto con el cheque a dirección administrativa. en original y dos copias. Toda gestión de cobro de un cheque devuelto no debe morar más de 30 días pues de este plazo deberá iniciarse su cobro judicial. DEVOLUCION DE CHEQUES .3. 1. . Página 7 de 42 1. 1. COMPROBANTE DE EGRESO . Registrar los siguientes datos en el libro control de cheques devueltos: Fecha de recibo del cheque del Banco. . . La segunda copia remite a contabilidad acompañada de la nota débito y el original. . Todo comprobante de egreso se debe elaborar en original y copia. Elaborar la papeleta “Control de Cheques devueltos”. MBA Cra. nombre del girador y valor del cheque. Tesorería debe tener una secuencia numérica para las papeletas de los cheques devueltos que pueden ser reconsignados o enviados para su recuperación. debe recibirse únicamente efectivo o cheque de gerencia para cancelar su valor. Una vez que el beneficiario retire el cheque.2.

etc. .com Bucaramanga . 1. 505 Telefax: 7 6327643 Cel: 3156377663 E mail. La caja exigirá al beneficiario del servicio que cancele con cheque post-fechado: ƒ Firma de la cuenta de cobro en original y dos copias con las siguiente distribución: Original de la cuenta de cobro junto con el cheque a cartera para que esta sección coloque los documentos en el archivador de fuelle en el día anterior en que se hace efectivo. cuenta saldada. ƒ Si el cheque fue devuelto por: cuenta cancelada. La cuenta mínima de cheques post-fechados es de 0.50 SMLMV . Análisis de la Devolución Dirección Administrativa/Financiera analiza los motivos de la devolución con base en el delantal “Devolución de cheques” y procede así: ƒ Si el cheque fue devuelto por: mal remitido.4. Todo cheque post-fechado recibido requiere la aprobación previa de dirección Administrativa y/o gerencia general por escrito. CHEQUES POST-FECHADOS . MBA Cra. enmendado.2.3. 25 No 36 – 67 Of. La segunda copia junto con la tarjeta de salida para el beneficiario del crédito. falta de sello de canje y fondos insuficientes lo entrega a tesorería para que proceda a elaborar la consignación y papeleta de control. librado con chequera ajena o tiene orden de no pago ordena la elaboración de la papeleta y procede a tramitar su cobro.3. por otros conceptos no contemplados en este capitulo. el Vicepresidente Operativo determinara el trámite a seguir. Cheques Devueltos sin consignar recibidos de Empresas Adscritas 2 . Página 8 de 42 1. La primera copia de la cuenta para contabilidad. 1.3. cbernate@gmail. 2 A este tipo de cheques corresponden aquellos que antes de ser ingresados a caja determina un error en su elaboración. (Ejemplo VR Diferente en No y letras. Carlos Bernate León. En este caso loa cajera devuelve el cheque a cartera junto con una nota de respaldo de n la que indica el motivo del rechazo para que esta dependencia solicite su reposición por intermedio del cobrador. saldo embargado.). ƒ Si hay devolución de cheques.Colombia .

La autorización de prorrogas para cheques post-fechados será de un máximo de siete días calendario o criterio del Vicepresidente Operativo. Página 9 de 42 . Diariamente se relaciona los cheques post-fechados con los siguientes datos: Fecha de registro. Para recibir cheques de plaza diferente a Bucaramanga se requiere aprobación escrita de: ƒ _______________________________________ ƒ ________________________________________ ƒ ________________________________________ . nombre del cliente. número del cheque. . Caja general exigirá al responsable de la cuenta letra de cambio y carta de garantía.Colombia . número de la cuenta de cobro. MBA Cra.5.com Bucaramanga . 505 Telefax: 7 6327643 Cel: 3156377663 E mail. fecha de prorroga y observaciones. Los plazos adicionales a estas prorrogas lo determinara Dirección Administrativa. .60 SMLMV y su comisión es del ____% del cheque exigida en efectivo. La cuantía mínima de cheques de otras plazas es de 0. 1. fecha de consignación. siguiendo el procedimiento normal. cbernate@gmail. . En caso de presentarse una nueva devolución debe recibirse exclusivamente efectivo o cheque de gerencia. . . 25 No 36 – 67 Of. CHEQUES DE OTRAS PLAZAS . Carlos Bernate León. número del banco. Cheques devueltos de otras plazas por concepto de fondos insuficientes solo se reconsignaran una vez. La cartera revisa el archivador y entrega en la fecha de consignación a la cajeta los cheques para que este proceda a elaborar los correspondientes recibos oficiales de caja.

se debe enviar un memorando autorizando las llamadas a tesorería. Dirección administrativa firma los cheques y coloca su inicial en la casilla “Aprobado” sobre los comprobantes y solicita a gerencia general o subgerencia general la segunda firma sobre los documentos. Posteriormente elabora los comprobantes de egreso en original y copia. Contabilidad verifica los comprobantes contra recibos y cheques y coloca su inicial en la casilla “Revisado” y remiten los documentos para su aprobación a dirección administrativa. ƒ Las copias de los comprobantes de egreso los remite a contabilidad. 505 Telefax: 7 6327643 Cel: 3156377663 E mail.Colombia . 2. Carlos Bernate León. 25 No 36 – 67 Of. GIRO DE CHEQUES COMPROBANTE DE EGRESO. cbernate@gmail. Elabora cheque por el valor de los recibos incluyendo el valor del impuesto a las ventas. Página 10 de 42 2. Con los recibos de los servicios de luz y agua procede de la misma manera. Luego de que se efectúe el pago dirección administrativa distribuye los recibos y comprobantes para su archivo así: ƒ Los comprobantes de egreso originales los archiva en el consecutivo. personales de los funcionarios. por cada concepto y remite los documentos a contabilidad para su revisión. PROCEDIMIENTO PARA PAGOS. Posteriormente los envía al Banco exigiéndole a la institución financiera el sello de pagado sobre los comprobantes y recibos.com Bucaramanga . MBA Cra. que se contabiliza a parte. ƒ Los recibos de servicios los archiva en el fólder de servicios. PAGO DE SERVICIO PÚBLICO Tesorería recibe y suma el valor de los recibos de las cuentas telefónicas excluyendo el valor del impuesto a las ventas.1. Cuando se presenten llamadas a larga distancia.

Renta. MBA Cra. así como las fechas establecidas por la administración de Impuestos. 2. Posteriormente envía el comprobante de egreso y l forma de impuestos al Banco para su cancelación. Contabilidad verifica. coloca su inicial en la casilla “Revisado” y remite comprobantes y cheques a dirección administrativa. imputaciones y valores y remite los documentos a dirección administrativa. Envía al mensajero tesorería para que cancele el impuesto y posteriormente distribuye documento así: Original del comprobante y soportes para tesorería. 505 Telefax: 7 6327643 Cel: 3156377663 E mail. 25 No 36 – 67 Of. el dato sobre el valor de las cuotas y anticipos que se deben cancelar durante el año. Página 11 de 42 2. Carlos Bernate León. A su vez elabora el comprobante de Impuestos establecidos por el Banco en original y dos copias y envían los documentos a revisión a contabilidad. cbernate@gmail. una vez presentada la Declaración de renta. Luego de que se efectúe el pago distribuye documentos así: ƒ Comprobante de egreso y recibo de pago al consecutivo. Con base en el valor y la fecha de cancelación tesorería elabora cheque a favor de Tesorería Municipal y el comprobante de egreso en original y copia. Dirección Administrativa firma el cheque y pone sobre el comprobante su inicial “Aprobado” y solicita la segunda firma sobre el cheque.2.2. Contabilidad verifica imputaciones y valores. Una vez presentada la declaración de Industria y Comercio Tesorería recibe de contabilidad el valor del Impuesto a cancelar.2. Industria y Comercio. Tesorería elabora el cheque a favor de a administración de impuestos y el comprobante de egreso en original y copia. Dirección administrativa firma el cheque y comprobantes y solicita la segunda firma del cheque a gerencia y/o subgerencia general.1.2. Tesorería recibe de contabilidad.Colombia . ƒ Copia del comprobante a contabilidad para su archivo consecutivo en e movimiento.com Bucaramanga . PAGO DE IMPUESTOS 2.

3. 2. los intereses a la cesantía y la prima mínima legal. directa o indirectamente en el respectivo mes.2. 2. en nombre propio pero por cuenta ajena. La base mínima de retención es de $ ___________o superior. Para el pago de impuestos predial y Cámara de Comercio se procede en forma similar. la base de retención esta constituida por la totalidad de los pagos gravables efectuados al trabajador. cbernate@gmail.4. la base de la retención esta conformada por la totalidad de los pagos gravables efectuados al trabajador. 25 No 36 – 67 Of. el % fijo de retención semestral que le corresponde al trabajador.5. 2. MBA Cra. RETENCION SOBRE HONORARIOS PROFESIONALES Y COMISIONES Se entiende por honorarios la remuneración al trabajo intelectual prestado sin subordinación.Colombia .3. con excepción de la cesantía. Sobre esta base el valor a retener mensualmente es el que resulte de aplicarle a ella. sobre transporte de carga el_____% y sobre servicios temporales y servicios de vigilancia y aseo será del ____%. 505 Telefax: 7 6327643 Cel: 3156377663 E mail. Carlos Bernate León. RETENCION SOBRE SERVICIOS La Retención en la Fuente por concepto de servicios en general será del ____%. RETENCION SOBRE SALARIOS Para determinar la suma que se debe retener la ley 75 de 1986 ha consagrados dos procedimientos y una tabla de retención en la fuente. será la establecida por la DIAN para los diferentes conceptos. directa o indirectamente. quincena o periodo gravable. La Retención en la Fuente por concepto de honorarios y comisiones. en el respectivo mes. Otros impuestos. Página 12 de 42 Copia del comprobante a contabilidad. En el procedimiento número uno. Sobre esta base e valor a retener mensualmente es el indicado frente al intervalo de la tabla. con excepción de la cesantía y de los intereses a la cesantía. El procedimiento número dos.com Bucaramanga . 2. Se entiende por comisiones las retribuciones que reciben las personas que se dedican a la ejecución de uno o varios negocios.

Carlos Bernate León. el valor total de la retención en el mes. Página 13 de 42 2. ƒ La firma y sello del contador. 25 No 36 – 67 Of. Con base a este dato tesorería procederá a elaborar el formulario para la declaración mensual de retención en la fuente. RETENCION SOBRE COMPRAS La Retención en la Fuente sobre pagos o abonos a proveedores es del __% sobre compras mayores de $ _______ y del_______% tratándose de combustibles. MBA Cra. 2.6. DECLARACION MENSUAL DE RETENCIONES EN LA FUENTE Contabilidad entregara a tesorería.7.8. 505 Telefax: 7 6327643 Cel: 3156377663 E mail. SUPCRIPCIONES A PERIODICOS Y REVISTAS Dirección Administrativa/financiera entrega a tesorería el recibo con que se deben cancelar las suscripciones y su tiempo de duración. Los cheques se elaboraran a favor de cada una de las publicaciones y los comprobantes de egreso se elaboraran con la copia adicional para archivar en el fólder de suscripciones. cbernate@gmail.Colombia . 2. Este formulario deberá incluir: ƒ Identificación y ubicación del agente retener. dentro de los cinco primeros días del mes siguiente de efectuada la retención una relación con el nombre del contribuyente. ƒ La discriminación de los valores retenidos por cada uno de los conceptos sometidos a retención en la fuente durante el respectivo mes y la liquidación de las sanciones cuando fuere el caso. ƒ La firma y sello del pagador o retener. Igualmente tesorería elabora el cheque a favor del Banco en donde se efectuara el pago y el comprobante de egreso en original y copia. concepto de la retención.com Bucaramanga .

Esta relación se elaborara en el “Informe de Novedades EPS” y incluirá: Nombre del afiliado.10. se archiva el desprendiere del recibo en el fólder de servicios públicos. cancelado los aportes al sena y confenalco. Con base en el personal elaborar el cheque y el comprobante de egreso en original y copia y/o traslado de fondos.CAJA DE COMPENSACION FAMILIAR Personal mensualmente elabora cheque a favor del Banco autorizado.9. 505 Telefax: 7 6327643 Cel: 3156377663 E mail. SENA . promedio devengado por los empleados en original y copia. salario promedio devengado en el periodo analizado.Colombia . No. PRESTAMOS El comité de Relaciones Industriales define en que clase se puede hacer préstamos a los empleados. de cada reunión elabora un acta. Las tarjetas EPS se entregan al personal para el reparto posterior al personal. tomando el valor del 6% de la nomina y prepara igualmente el respectivo comprobante de egreso. Las copias de la consignación las archiva personal en el fólder de aportes. carné EPS No. APORTES EPS La EPS envía mensualmente los recibos con los valores a cancelar. Página 14 de 42 2. tomando el valor del ___% de la nomina así como el correspondiente comprobante de egreso. 2. MBA Cra. 25 No 36 – 67 Of. Carlos Bernate León. cancelando el aporte al ICBF. En el caso dado en que se hayan afectado incapacidades durante el mes se escribirá el número de la nota crédito de cancelado el aporte. Trimestralmente personal prepara una relación del salario.com Bucaramanga . cbernate@gmail. categoría EPS según tabla. cédula. Personal mensualmente prepara cheque a favor del Banco autorizado. ICBF. Personal recibe una copia del acta y con base en ellas prepara los cheques y comprobantes de egreso respectivos.

25 No 36 – 67 Of. El pago de honorarios médicos se llevara. el No. los comprobantes de pago de honorarios aprobados. MBA Cra. Posteriormente pasa el libro a dirección administrativa quien autoriza el pago de los honorarios con base en la fecha de los pagos de las cuentas y criterio propio. A medida que los médicos retiran los cheques. Tesorería con base el libro de honorarios médicos elaboran el cheque con su respectivo comprobante de pago de honorarios en original y dos copias.com Bucaramanga .11. Página 15 de 42 2.Colombia . cbernate@gmail. nombre completo del usuario. 505 Telefax: 7 6327643 Cel: 3156377663 E mail. A cabo los días___________________________ Carlos Bernate León. Seguidamente archiva los comprobantes de pago de honorarios en el fólder honorarios por entregar y el archivador de fuelle incluye los cheques anotando en el dorso de cada cheque el número de comprobante de pago. consultando las disponibilidades de recursos. tesorería en la fecha acordada con contabilidad remite a esta dependencia los comprobantes de pago firmados y controla el retiro de los cheques pendientes de entrega. Dirección administrativa entrega el libro de honorarios médicos a tesorería para que esta proceda en conformidad. PAGO DE HONORARIOS MÉDICOS Tesorería recibe de cartera la relación de honorarios cancelados y asienta esta información en el libro de honorarios. empresa que cancela los honorarios y el valor. los cheques firmados y el comprobante de egreso relaciona en el libro de honorarios la fecha. Del comprobante de egreso y los números de los comprobantes de pago de honorarios y remite la copia del comprobante de egreso a contabilidad y archiva el original en el consecutivo de comprobantes de egreso. En el espacio “Detalle” incluye: fecha de egreso del paciente. Posteriormente elabora un comprobante de egreso por el total de honorarios cancelados en original y copia. Una vez que reciba de dirección administrativa/financiera.

El salario base de liquidación es el ultimo salario si no ha variado en los últimos tres meses en el caso contrario y en el de los salarios variables se tomara como base el promedio mensual de lo devengado en el ultimo año de servicios o en todo el tiempo servido si fuere menor de un año Carlos Bernate León. Dirección Administrativa/ financiera revisa las nominas y remite los formularios a personal. consecutivo y se coloca en una caja que periódicamente se entrega a la sección de archivos. Realizado el pago y firmado la nomina se archiva en orden. los cheques firmados y los recibos de pago remite el original del comprobante a tesorería junto con la copia de la declaración. 25 No 36 – 67 Of. 249 del I:S:T).financiera los formularios de liquidación de pagos revisados procede a preparar los cheques y recibos de pago en original y copia igualmente prepara el comprobante de egreso y una relación de las nominas en original y copia.Colombia . LIQUIDACION DE PAGO En los cinco primeros cinco días de cada quincena personal envía a cada dependencia los formularios de liquidación de pagos de nomina para que cada sección relacione en las casillas. En la medida en que los empleados retiran los cheques les solicita la firma sobre la copia del recibo de pagos constancia de recibo. El jefe de cada sección debe entregar a personal las autorizaciones de trabajo suplementario que se autorizaron junto con los formularios de liquidación de pagos. Página 16 de 42 3. Cada sección debe remitir los formularios correctamente diligenciados a más tardar los días 10 y 25 de cada mes. 505 Telefax: 7 6327643 Cel: 3156377663 E mail. igualmente envía la copia del comprobante de egreso a contabilidad junto con el original de la relación de nomina. Una vez que reciba de Dirección Administrativa el comprobante de egreso aprobado. cbernate@gmail. Con base a esta información personal liquida los turnos de trabajo confrontando la información condensada en cada formulario contra las tarjetas del reloj. Personal luego de recibir de dirección administrativa .2.1. correspondientes el turno de trabajo realizado. 3. LIQUIDACION Y PAGO DE PRESTACIONES Todo patrono esta obligado a pagar sus trabajadores al terminar el contrato o a los herederos de estos si el caso un mes de salario por cada año de servicios y proporcionalmente por tracciones del año (Art. MBA Cra. PROCEDIMIENTO PARA EL PAGO DE NOMINA 3.com Bucaramanga .

se elabora un solo cheque y en el comprobante de egreso se relacionan los intereses a la cesantía. Debe pagar a sus trabajadores un interés sobre las mismas. Personal una vez obtenido el visto bueno de contabilidad. Si la liquidación es parcial. cédula No. Posteriormente obtiene la aprobación de los comprobantes y las firmas de autorización de los cheques. equivalente al 12% anual. Personal luego de obtener el visto bueno de contabilidad elabora cheques y comprobantes de egresos. cbernate@gmail. Esta última adelanta las gestiones de autorización ante el Ministerio de Trabajo.S.T. INTERESES SOBRE LAS CESANTIAS Todo patrono según la ley este obligado a pagar cesantías. 505 Telefax: 7 6327643 Cel: 3156377663 E mail. Salario base de liquidación. Personal entrega las liquidaciones de cesantías a contabilidad para su visto bueno. saldo de cesantías acumuladas y el valor de los intereses a pagar. MBA Cra. Realizando el pago se archivan los comprobantes en orden consecutivo y se colocan en una caja que se remite al archivo general. con base en el saldo de las cesantías que cada empleado tuviere a su favor en 31 de diciembre del año inmediatamente anterior prepara una relación en original y copia que incluye: nombre del trabajador. Cada empleado en la medida que retira sus cheques firma la copia del comprobante de pago y coloca su número de cédula. personal elabora la liquidación y la pasa a contabilidad para su visto bueno y contabilidad a dirección administrativa/financiera. El comprobante de egreso debe discriminar el valor de la liquidación parcial y el de los intereses. Personal entrega la relación de liquidación de intereses a las cesantías para su visto bueno. Los intereses a las cesantías se deben cancelar al personal de la institución antes del 1 de febrero de cada año electivo. PRIMA DE SERVICIO Carlos Bernate León.com Bucaramanga .). Página 17 de 42 (Art. 253 C. procede a preparar los cheques y comprobantes de egreso. Cuando llegue la resolución.Colombia . Personal durante los 10 primeros días de cada año. 25 No 36 – 67 Of. para adquisición o mejora de vivienda. Cuando se trate de una liquidación definitiva se elabora un solo cheque por el valor de la liquidación.

Obtiene la aprobación requerida y la firma de autorización de los cheques. El salario base para liquidar la prima de servicios es el promedio de lo devengado dentro del respectivo semestre o en el periodo trabajado. El auxilio de transporte también debe computarse para el cálculo del salario base de liquidación. 505 Telefax: 7 6327643 Cel: 3156377663 E mail. Este salario ordinario esta formado por todo lo que recibe el trabajador como remuneración de sus servicios excepto de horas extras y el valor del trabajo en días de descanso obligatorios. Página 18 de 42 Toda empresa de carácter permanente debe pagar a sus trabajadores. Posteriormente obtiene el visto bueno de contabilidad. Personal en base a las hojas de registro elabora un cuadro de liquidación de prima de servicios en el que incluye: Nombre del empleado. A los empleados que no hayan laborado el semestre completo se les paga proporcionalmente el tiempo servido. PRIMA DE VACACIONES Todo patrón esta obligado a conceder a sus trabajadores por cada año de servicios 15 días hábiles consecutivos de vacaciones remuneradas. firma la copia de la planilla y coloca su número de cédula.HE. exento los ocasionales 15 días de salario por semestre su capital es superior. donde van incluidos sueldos. auxilio de transporte y salario promedio. Personal entrega a contabilidad los borradores de liquidación aprobados por dirección Administrativa/financiera. etc. cbernate@gmail.N. salario básico. Realizando el pago se archivan los comprobantes en orden consecutivo. MBA Cra. 25 No 36 – 67 Of. Cada empleado en la medida que retire su cheque. R.HD.com Bucaramanga . Cada empleado al retirar el cheque firma la copia del recibo y coloca su número de cédula. Carlos Bernate León. A $ ________________. La prima de los servicios debe cancelarse el 30 de junio y dentro de los primeros 20 días de diciembre. Ningún empleado podrá tomar menos de 10 días hábiles consecutivos de vacaciones y deberá completar los cinco restantes durante el año electivo. El salario base para su liquidación es el salario ordinario que este devengando el trabajador el ida que comience A disfrutarlas.HF. Personal en la base a los borradores de liquidación aprobados se procede a elaborar los cheques de vacaciones y sus respectivos recibos de pago de prima. Días a disfrutar.Colombia . y procede a elaborar las “Planillas de primas de Servicio” y los cheques respectivos. siempre que este haya sido cuando menos de 3 meses.

com Bucaramanga . ƒ _____________________________________________________. 25 No 36 – 67 Of. El comité de relaciones industriales estará conformado por: ƒ ____________________________________________________ ƒ _____________________________________________________. Carlos Bernate León. MBA Cra. ƒ _____________________________________________________ ƒ ____________________________________________________. 505 Telefax: 7 6327643 Cel: 3156377663 E mail. cbernate@gmail. Su pago se incluye dentro del pago al trabajador durante la primera quincena del mes. Se establece a favor de los empleados cuya remuneración mensual sea hasta dos veces el salario mínimo legal. AUXILIO DE TRANSPORTE Están obligados al pago de este auxilio todos los patrones o empresas sin consideración del capital. Página 19 de 42 Durante el mes de enero de cada año se reunirá el comité de relaciones Industriales para fijar el programa de vacaciones.Colombia .

33 8.99 5. 25 No 36 – 67 Of.00 8. MBA Cra.99 3.33 8. 505 Telefax: 7 6327643 Cel: 3156377663 E mail. TABLA DE PROVISIONES SOBRE LAS PRESTACIONES SOCIALES A continuación presentamos una tabla que facilita el cálculo de las prestaciones y sus proyecciones AÑO 1% 2% 3% 4% 5% 6% CONCEPTO Prima de Servicios 8.17 ICBF.17 4.17 4.17 4.33 8.33 8.00 8.3.00 8.99 Vacaciones 4.00 8. cbernate@gmail.Colombia .00 8.17 4.com Bucaramanga .33 8.33 Cesantías 8. Confenalco y Sena 8.33 8.33 8.33 8. Página 20 de 42 3.17 4.99 2.99 1.00 PERSONAS APORTES SALVO 12 12 12 12 12 12 TOTAL Carlos Bernate León.99 4.33 Intereses a las cesantías 0.33 8.33 8.

nombre del proveedor.1. y el número del comprobante lo escribe en la relación de órdenes de compra. PROCEDIMIENTO PARA EL PAGO DE PROVEEDORES 4. Los valores de la nota crédito y de la factura se discriminan en el comprobante de egreso. El pago a proveedores se llevara a cabo los días______________ y _________________ en las horas de la __________________ . NORMAS GENERALES Compras elabora en original y dos copias una relación de órdenes de compra. por el excedente. MBA Cra. se entregan a tesorería.com Bucaramanga . La gerencia financiera autoriza las facturas. Las órdenes de compra deben tener como soporte la entrada del almacén y la factura. Ninguna orden de compra. el número de la factura. entrada de almacén y facturas deben presentar tachones. Página 21 de 42 4. fecha de vencimiento. RUTA CRÍTICA Contabilidad recibe de almacén general y/o economato las facturas y verifica precios y descuentos. Los datos que deben contener la relación son: número de orden de compra. borrones o enmendaduras 4. valor total y Nit. fecha de la factura. plazos de pago. debe traer anexa una nota crédito. Por cada orden de compra aprobada. cbernate@gmail. Carlos Bernate León. tesorería elabora cheque con su respectivo comprobante de egreso. el nombre del proveedor. 25 No 36 – 67 Of.2. número de la entrada y del almacén.Colombia . Cuando las facturas vengan con descuentos. e valor de estos deben quedar descritos en el comprobante de egreso. esta firma la relación en acuse de lo recibido y coloca la fecha de recibo. Cuando la factura a cancelar vine por mayor valor del estipulado en la orden de compra. Dirección administrativa financiera entrega una copia a tesorería. si carece de ella debe exigirse al proveedor. 505 Telefax: 7 6327643 Cel: 3156377663 E mail. sellos y si no encuentra diferencias contra la orden de compra y entrada de almacén registra las facturas de acuerdo a la fecha de recibo en el libro de “vencimientos de Proveedores” indicando en este el número de la orden de compra. Las cantidades descritas en las facturas y en la entrada del almacén deben ser iguales. el descuento por pronto pago y la fecha de vencimiento. numerándolas consecutivamente y entrega a Dirección Administrativa/financiera para su aprobación.

Colombia . Posteriormente archiva las órdenes de compra y coloca al dorso de cada cheque el número del comprobante de egreso a contabilidad para su archivo en el movimiento del día. En la medida que los proveedores retiran los cheques van marcando en e l libro de vencimientos de proveedores el número de comprobante de egreso y la fecha de retiro con el fin de controlar el retiro de los cheques y los pendientes. 25 No 36 – 67 Of.com Bucaramanga . coloca sellos de contabilidad y remite los documentos a dirección. Elabora la relación de pagos en original y copia. Tesorería con dos días de anterioridad a la fecha de pago fijada para proveedores extrae las facturas del archivador de fuelle y elabora los cheques y comprobantes de egreso. 505 Telefax: 7 6327643 Cel: 3156377663 E mail. MBA Cra. Página 22 de 42 Carga las facturas a compra contra proveedores. Tesorería incluye las facturas en el archivador de fuelle de acuerdo al nombre del proveedor y fecha de pago. así como las firmas de autorización sobre los cheques. administrativa y financiera. original y copia. cbernate@gmail. a excepción de una copia de cada factura que archiva en el movimiento. Tesorería pone sello de cancelado sobre las facturas y órdenes de compra y coloca el sello de cruzado sobre los cheques. Dirección Administrativa/Financiera revisa sellos y firmas de aprobación. escoge fecha y valor a pagar y remite los documentos a tesorería. Carlos Bernate León. obtiene las firmas del revisado y aprobación sobre los comprobantes de egreso.

Página 23 de 42 5.Colombia . ƒ Que este a favor de ____________________________. MBA Cra. 505 Telefax: 7 6327643 Cel: 3156377663 E mail. suma de valores y el total lo compara contra el valor de la planilla.3. Posteriormente compara el número del cheque. PROCEDIMIENTO PARA LA CONSIGNACION 5. Tesorería prepara la consignación. ELABORACION DE LA CONSIGNACION La tesorería toma los cheques registrados en la planilla diaria de ingreso.com Bucaramanga . Carlos Bernate León. efectivo y tarjetas de crédito para que elabore la consignación correspondiente. cbernate@gmail. revisando que los cheques tengan los siguientes datos: ƒ Firma del girador. Cantidad en número sea igual a la cantidad en letras. 25 No 36 – 67 Of. 5. 5. ƒ Si el valor del Recap es mayor al cupo asignado a la institución lleve el código de autorización. ƒ Que no sea de otras plazas.1. el nombre del Banco y el valor contra la información registrada en la planilla. ƒ La fecha del cheque sea igual a la del día de consignación para no incluir post-fechados. exceptuando que se deben consignar únicamente cheques de plaza diferente a Bucaramanga. En las tiras de Crédito revisar: ƒ Que el Recap este debidamente diligenciado. Posteriormente coloca sello de páguese al primer beneficiario y al dorso de cada cheque el número de la cuenta a consignar.2. REMESAS Con las consignaciones de remesas se siguen los mismos pasos del canje. CANJE Tesorería recibe diariamente de caja la planilla de ingreso acompañada de los cheques.

La copia la devuelve al Banco con el sello de recibido. y saldo actual. con base en la nota que emitió EL Banco por dicho concepto. ƒ Segunda copia de la relación para Dirección Administrativa. MBA Cra. 5. 25 No 36 – 67 Of. valor notas créditos. notas débito concepto. Con base el Carlos Bernate León. Página 24 de 42 Halla los subtotales por línea de servicio.4. 505 Telefax: 7 6327643 Cel: 3156377663 E mail. Tesorera adicionalmente prepara la relación de consignación en original y tres copias. ƒ Tercera copia de la relación para el archivo de tesorería. 5. la tesorería hace el asiento en el libro de Bancos.6. cbernate@gmail. concepto. REPORTES DE BANCOS Tesorería asienta en el libro de Bancos el movimiento diario debe llevar un libro por cada Banco. nombre a quien fue girado el cheque.com Bucaramanga . remesas y tarjetas de crédito. Las cartas deben ser firmadas por el _____________________ y el __________________________________ Tesorería firma la copia en constancia de lo recibido y la archiva en el fólder “Solicitud de Chequera”. anotando el número de cheques. La información a registrar es la siguiente: Fecha de registro. y en la chequera. La carta se envía en original y copia con el volante de solicitud de chequera anexo. canjes. RECONSIGNACION Tesorería debe elaborar carta a cada uno de los Bancos solicitando el envío de las chequeras necesarias para girar contra el número de cuenta de la institución. Una vez el volante de consignación ha sido registrado en el Banco. Luego elabora los volantes de consignación de acuerdo a las instrucciones recibidas de dirección administrativa. Tesorería finalmente distribuye documentos así: ƒ Volante de consignación y original de la relación para contabilidad. Tesorería asienta el valor de las chequeras en el libro de Bancos. el total debe ser igual al valor de lo registrado en la planilla. Posteriormente remite las notas a contabilidad. valor consignación (Canje) y consignación (Remesas) fecha a consignación.Colombia . luego para cuadrar la consignación suma el valor del efectivo. número del cheque.

cbernate@gmail.com Bucaramanga . 25 No 36 – 67 Of. Posteriormente lo entrega a dirección Administrativa/Financiera para su revisión e información Carlos Bernate León. Página 25 de 42 movimiento diario de Bancos elabora el informe diario de saldos Bancarios. 505 Telefax: 7 6327643 Cel: 3156377663 E mail. MBA Cra.Colombia .

Las compras que se realicen por este medio deberán estar respaldadas invariablemente por la factura o comprobante correspondiente. Página 26 de 42 6. 505 Telefax: 7 6327643 Cel: 3156377663 E mail. Con base a este dato tesorería elabora cheques y comprobantes de egreso. 6. 6.1. MANEJO DE CAJAS MENORES 6. 25 No 36 – 67 Of. MBA Cra. nombre del Banco. tesorería les coloca el sello de pagado y los siguientes datos: Número del cheque. fecha de elaboración del cheque y número del comprobante de egreso.com Bucaramanga . NORMAS GENERALES El responsable de una caja menor debe solicitar su reembolso cuando la disponibilidad de fondos llegue a 50%.3 DEPENDENCIAS Se establecen en la empresa las siguientes cajas menores: AREA CUANTIA ____________________________ $ ___________________ ____________________________ $ ____________________ ___________________________ $ ____________________ ___________________________ $ _________________ Carlos Bernate León. Contabilidad entrega aprobada a tesorería la relación de recibos de caja menor con el valor a rembolsar.2 OBJETIVOS Efectuar compras de elementos de necesidad inmediata y de menor. cbernate@gmail.Colombia . Los cheques para el reembolso de las cajas menores los verifica el ________________. A la relación de reembolso y soportes. dentro de los topes o cuantías establecidas. El cheque se elabora a favor del responsable de la respectiva Caja Menor.

. . . Transporte 2. MBA Cra. . Atenciones. Bonificaciones NUTRICION Y SERVICIOS GENERALES 1. . Mantenimiento y repuestos. 25 No 36 – 67 Of.Colombia . 7. Refrescos 4. . 5. . Drogas urgentes Carlos Bernate León. . . . Compra de elementos que se requieran de urgencia. . . etc.4. 3. . Útiles de aseo FARMACIA 1.). Transporte 2. Transporte 2. Gastos Bancarios (Compra de cheques de Gerencia. Página 27 de 42 6.com Bucaramanga . Combustible 6. timbres en administración de Impuestos.). 505 Telefax: 7 6327643 Cel: 3156377663 E mail. cbernate@gmail. etc. Tesorería. Alimentos de una cuantía menor a $ ______________ 3. Fotocopias 9. 4. . 8. CONCEPTO DE GASTOS Los conceptos de gastos de las compras o servicios que se utilizaran en las cajas menores serán: DIRECCION ADMINISTRATIVA/FINANCIERA 1. Aspectos legales (Gastos notariales. .

2.Colombia . . . MBA Cra. . 25 No 36 – 67 Of. Fletes 6. Para mantenimiento de equipos de oficina y reparaciones locativas. Página 28 de 42 3.com Bucaramanga .Medicamentos cuya cuantía sea inferior a $____________ y no exceda a la semana de $ ______________ COMPRAS 1. 3. . Transporte 5. 505 Telefax: 7 6327643 Cel: 3156377663 E mail. . 4. Transporte de Mercancía Carlos Bernate León. . . Para útiles y papelería que no son de stock. Para compras de una cuantía menor a $ _________ que no generen orden de compra. cbernate@gmail.

Cualquier duda sobre liquidación se consultara inmediatamente se consultara inmediatamente con la división de cartera. 25 No 36 – 67 Of. En los días festivos farmacia custodiara esta segunda llave. La caja mantendrá diariamente una disponibilidad de efectivo de $ _________________. 505 Telefax: 7 6327643 Cel: 3156377663 E mail. Ningún documento preparado o recibido en caja tendrá borrones. las normas establecidas. La clave de la caja de seguridad se cambiara semanalmente. registradora.O. Durante la jornada de trabajo siempre permanecerá uno de los responsables de la sección. Solo se cambiaran cheques por efectivo mediante el uso de la forma “Cambios de cheques” y el cumplimiento de las normas establecidas. Todo pago por concepto de enfermera especial debe cancelarlo directamente al paciente.1. En los días festivos. El personal de caja deberá poseer un conocimiento básico de las tarifas y manual de empresas para hospitalizados y ambulatorios. dentro del área. Bajo ningún motivo se finalizara el día sin cuadrar la caja. farmacia efectuara la revisión y arqueo. Diariamente se prepara la planilla de control de pacientes por saldo y cama.Colombia . Para devoluciones de efectivo se diligenciara la forma P. Página 29 de 42 7. Al cierre del día se introducirá en una caja auxiliar las llaves de la registradora y esta a su vez en la Caja fuerte de la sección. MANEJO DE LA CAJA GENERAL 7. cbernate@gmail.com Bucaramanga . Carlos Bernate León. La puerta exterior de la sección tendrá doble llave una que guardara la cajera y otra la Supervisora. Para el manejo de ventas de contado se seguirán al mínimo. MBA Cra. NORMA GENERALES Las instalaciones de caja se mantendrán siempre en perfecto orden y aseo. Dirección administrativa regularmente establecerá evaluaciones sobre conocimientos operativos y procesos. Cada vez que se efectúe un registro incorrecto se diligenciara la forma corrección registradora y se solicitara el visto respectivo. la llave de la caja menor la custodiara farmacia. tachones o correcciones.

Todo cheque recibido en caja se le colocara al dorso el sello de “Control” anotando en las casillas la información solicitada. 6.2 RUTA CRÍTICA 1. 2. Dirección administrativa podrá modificar cuando lo considere conveniente esta programación siempre que lo informe al personal con una antelación igual o superior a 15 días. . Remitir a Dirección Administrativa/Financiera al cierre de Caja del último día calendario de cada mes la tira “ZZ”. 5. Carga la droga y demás valores anexos en la historia. Programa la salida de pacientes de acuerdo a las horas de llegada de las historias clínicas. cbernate@gmail. laboratorio y cartera para que le envíen los documentos de los procesos practicados en la noche anterior. 4. El personal de caja y tesorería no podrá poseer cuantas corrientes o de ahorros en las Instituciones Financieras que maneje la Empresa. . . MBA Cra. confronta el efectivo (Cheques y papel moneda) contra los valores y firmar la planilla como constancia de revisión. 25 No 36 – 67 Of. Dirección administrativa programara a su criterio trimestralmente la programación de turnos de caja par los días festivos y dominicales. Solicitar a farmacia la planilla de Ingresos y los depósitos de pacientes junto con sus recibos. rayos x. Carga en cada cuenta los ítems. Dirección administrativa custodiara los duplicados de las llaves de registradora y exteriores. Carlos Bernate León. 7. Ningún paciente se le dará salida si el médico tratante no firma alguno de las siguientes firmas algunas de los siguientes documentos: orden de salida. recibidos de las diferentes dependencias y archiva los documentos en el fólder de cada paciente. Caja se abstendrá de recibir cheques posfechados. El supervisor de caja responderá ante _______________ y ____________________ por el manejo de la “Planilla de diferencia”. . . cheques de otras plazas y letra de garantía sin el lleno de los procedimientos establecidos. Honorarios médicos o resumen historia clínica.Colombia . Página 30 de 42 Caja ofrecerá siempre al publico un trato “excelente” y una presentación personal acorde con las exigencias del cargo.com Bucaramanga . Recibir diariamente al iniciar el día de recepción la planilla diaria de hospitalizados y él informe de novedades. 3. Llamar a cirugía. 505 Telefax: 7 6327643 Cel: 3156377663 E mail. .

Incluye en cada sobre los “Honorarios” junto con la copia de la forma autorización de salida . Página 31 de 42 7. 8. Ordena el archivador de pacientes verificando que cada documento pertenezca al paciente correspondiente. b.). Solicita firma y cedula sobre los documentos que así lo requieran (cuenta de cobro. Descuenta el valor de los excedentes del ultimo saldo de la etiqueta y : • Recibe el valor de los excedentes. sella el sobre y lo archiva en la papelera “Documentos con destino a cartera”. para que la entregue a portería.honorarios médicos. 12. 505 Telefax: 7 6327643 Cel: 3156377663 E mail. . . . 9. 11. b. . c. hoja resumen. confronta los soportes contra el ultimo saldo de la etiqueta. sella y marca el sobre. Introduce la copia de la etiqueta y soportes sujetos. con un gancho mariposa a un sobre de manila. d. Recibe el pago del servicio y entrega los soportes al beneficiario junto con el original de la etiqueta. 3 Los colores se citan como ejemplo. d. Si el paciente es particular : a. exámenes clínicos. 25 No 36 – 67 Of. Firma la boleta de salida y se le entrega al paciente. revisa la relación y firma la copia como constancia de recibido. sella el sobre y lo introduce en la caja de custodia de honorarios. honorarios médicos y fórmulas de cirugía. . Carlos Bernate León. Si el paciente es hospitalizado por cuenta de una entidad adscrita : a. cbernate@gmail.) c. . Descuenta el deposito del ultimo saldo de la etiqueta. ( en lo posible solicita dos cheques por lo menos). Recibe de los departamentos de laboratorio Clínico y Rayos X. etc. etc. Informa al paciente que se acerque a cancelar la cuenta. Prepara los sobres de honorarios médicos. e. . 10.com Bucaramanga . . Etiqueta verde 3 y copia de cada una de los soportes los incluye en un sobre que sella y archiva en la papelera “Documentos con destino Contabilidad”. MBA Cra. . la relación de servios prestados acompañada de los recibos correspondientes. Incluye en un sobre de manila la etiqueta blanca y soportes originales (cuenta de cobro. recibos de servicios. . . • Lleva a crédito el valor a cobrar a la empresa.Colombia .

Caja registra las cuentas de servicios de urgencias utilizando una etiqueta por cuenta y distribuye así : • Etiqueta blanca. 14. El arqueo incluye: • Confrontación en la planilla de estado de caja contra tira registradora. 7. Procede la tarifa “x” y “verifica que los valores registrados corresponden a cada departamento. los introduce al sobre con destino a cartera. MBA Cra. Página 32 de 42 13. 25 No 36 – 67 Of. . . . . 22. . si no existen diferencias genera la tira Z. La asistente de caja verifica que cada cuenta incluya los soportes requeridos. 23. 16. Elabora la planilla de estado caja en original y dos copias. etc) y pone “sello de cargado sobre los documentos. 15. Registra el pensionado por pisos junto con los servicios (cirugía. Recibe de farmacia la relación de cuentas por servicios de urgencias y firma la copia de recibido. laboratorio clínico. Cuadra caja y ordena en efectivo. . cuenta de cobro y soportes de cada paciente. Registra ambulatorios de rayos X. • Etiqueta verde y copia de la cuenta de cobro a un sobre con destino a contabilidad. . rayos X.3. 21. ARQUEO DE CAJA La supervisora de caja bajara diariamente a las instalaciones en la hora establecida a efectuar el correspondiente arqueo. Pone en cero la registradora y cambia la fecha. cbernate@gmail. 20.Colombia . . Carlos Bernate León. Elabora la planilla de hospitalizados por saldo y pasa. 17. cheques y tarjetas de crédito. 505 Telefax: 7 6327643 Cel: 3156377663 E mail. . Genera la tira de lectura. . . • Revisión de los documentos con destino a contabilidad y cartera. 19. 18. laboratorio clínico.com Bucaramanga . • Revisión al detalle de archivador de pacientes.

Página 33 de 42 • Confrontar el detalle de existencias señalando en la planilla estado de caja contra la existencia real. nombre del paciente. 7.4.com Bucaramanga . Caja solicitara un nuevo deposito cuando el saldo a pagar por el beneficiario sea igual o superior a $ __________________. • Verificar que todo cheque recibido contenga al respaldo el “sello de control”. cbernate@gmail.Colombia . • Análisis de los recibos de caja. INFORME DOBRE ESTADO DE CUENTA Con base en la planilla de hospitalizados por cama y saldo el reporte de consumos de droga por paciente se establece. 25 No 36 – 67 Of. Carlos Bernate León. ( las etiquetas con destino a contabilidad y cartera incluirán además el número de la cuenta de cobro. y la empresa a cargo si es el caso. 505 Telefax: 7 6327643 Cel: 3156377663 E mail. caja elaborara la planilla de diferencias y procede a sacar los cajeros. cama No. • Examinara que cada etiqueta indique : Fecha de ingreso. • Verificar que todo cambio de cheques por efectivo cumpla con los establecidos. El depósito adicional se debe ser equivalente al 50% del saldo del paciente a la fecha luego de descontar el depósito inicial. • Verifica que todo ajuste de registradora posea su respectivo soporte. si es pertinente solicitar al paciente un deposito adicional. Posteriormente firmara la planilla de “estado”. hora. • Confrontar el libro de honorarios contra existencias. MBA Cra.

Página 34 de 42 8. dirección y teléfono del beneficiario del servicio CHEQUE No Número del cheque con que se cancela o abona el servicio.com Bucaramanga . La información que contiene el formulario es la siguiente: CAMPO DESCRIPCION No.1 RECIBOS DE CAJA El recibo de caja se diligencia en original y dos copias con la siguiente distribución: ORIGINAL: Para el beneficiario del servicio (EPS. VALOR Costo del servicio. MBA Cra. COPIA: Para contabilidad. cbernate@gmail. CAJA Firma y sello del cajero. 2a. PACIENTE. CIUDAD Nombre de la ciudad. ARS. mes. COPIA: Para el área que genera el proceso (caja o farmacia. BANCO Nombre ó código de la institución Financiera. CÓDIGO Anota el número según catalogo de cuenta. 25 No 36 – 67 Of. ETC) 1a.Colombia . Carlos Bernate León. FECHA Día. PARA CANCELAR O ABONAR LO SIGUIENTE Servicios a cancelar. VALOR $ Valor del cheque. año en que se elabora el recibo. 505 Telefax: 7 6327643 Cel: 3156377663 E mail. GIRADO POR Nombre del titular de la cuenta. FORMULARIOS UTILIZADOS EN EL PROCESO 8. Aparece prenumerada la forma de orden consecutivo. RECIBIMOS DE Nombre.).

2 COMPROBANTE DE EGRESO El comprobante de egreso se elabora como mínimo en original y copia con la siguiente distribución: ORIGINAL: Para tesorería una vez el beneficiario haya retirado el cheque y firmado el comprobante. 25 No 36 – 67 Of. año de elaboración del comprobante. Carlos Bernate León. MBA Cra. REVISADO Firma de quien revisa el comprobante. IMPUTACION Nombre de la cuenta según catalogo CODIGO Número de la cuenta según codificación. mes. COPIA: Para contabilidad. FECHA Día.com Bucaramanga .Colombia . Aparece prenumerada la forma. cbernate@gmail. LA CANTIDAD DE Valor en letras BANCO Nombre del Banco CHEQUE No Número del cheque RAZON Relación de los diferentes conceptos que originaron el pago PARCIAL Costo unitario TOTAL Costo total. DEBITOS . El informe que contiene el comprobante es la siguiente: CAMPO DESCRIPCION No. Página 35 de 42 8.CREDITOS Espacios contables HECHO POR Firma de quien preparo el comprobante de tesorería. 505 Telefax: 7 6327643 Cel: 3156377663 E mail. PAGAMOS A Nombre o razón social del beneficiario.

mes. 2a. La información que contiene el comprobante de pago de honorarios es la siguiente: CAMPO DESCRIPCION No. COPIA: Para el médico. 505 Telefax: 7 6327643 Cel: 3156377663 E mail. cbernate@gmail. 25 No 36 – 67 Of.Colombia .3. año de elaboración del comprobante. mes. MBA Cra. 8. Página 36 de 42 APROBADO Firma ______________ y firma de __________________ aprobando el pago. RECIBI Firma de la persona que retira el cheque y sello de la entidad a la cual va dirigida el pago. COMPROBANTE DE PAGO DE HONORARIOS El comprobante de pago de honorarios se elabora en original y dos copias con la siguiente distribución: ORIGINAL: Para tesorería una vez el médico haya retirado el cheque y firmado comprobante 1a COPIA: Para contabilidad. LA CANTIDAD DE Valor cancelado en letras BANCO Nombre del Banco CHEQUE No Número del cheque FECHA Día. Aparece prenumerada la forma.com Bucaramanga . Carlos Bernate León. año del proceso quirúrgico o egreso del paciente PARCIAL Costo unitario TOTAL Costo total. PAGAMOS A Nombre del médico o razón social. FECHA Día. CC o NIT El número de la cedula o del Nit del beneficiario.

ARS) CAMPO Descripción C. RECIBI Firma del médico que retira el cheque y sello si va dirigido a una persona jurídica. VALOR Costo del Proceso. DEBITOS . IMPUTACIONES Casillas pre . Página 37 de 42 IMPUTACION Nombre de la cuenta según catalogo CODIGO Número de la cuenta según codificación.CREDITOS Espacios contables PACIENTE Nombre completo del beneficiario.C . 8. 25 No 36 – 67 Of. 505 Telefax: 7 6327643 Cel: 3156377663 E mail. NIT El número de la cédula o del Nit del médico.escritas que señalan el nombre de la cuenta afectada CODIGO Número asignada a la cuenta según catalogo de cuentas DEPOSITO CREDITOS Espacios contables. cbernate@gmail. EMPRESA Nombre de la entidad que cancelo los honorarios. REVISADO Firma de quien revisa el comprobante. APROBADO Firma de quienes aprueban el pago.Colombia . (EPS. MBA Cra.4 INFORME DIARIO DE SALDOS BANCARIOS El informe diario de saldos Bancarios es diligenciado en original y copia y se entrega al _________________________________________. HECHO POR Firma de quien preparo el comprobante.com Bucaramanga . NIT El número de la cédula o del Nit del beneficiario. La formación que contiene este formulario es la siguiente: CAMPO DESCRIPCION Carlos Bernate León. PARTICULAR Marque con una x si es particular.

consignaciones y notas cerdito menos los valores de las columnas saldo actual y cheques girados entregados. 25 No 36 – 67 Of. Carlos Bernate León. SALDO ANTERIOR Se toma el saldo actual del informe inmediatamente anterior.BANCO Saldo efectivo reportado por el banco. 505 Telefax: 7 6327643 Cel: 3156377663 E mail. CHEQUES GIRADOS Valor de los cheques girados el día anterior.Colombia . SALDO REAL La suma de los valores: saldo nuevo y por consignar POR GIRAR Pagos autorizados a los cuales no se les ha elaborado cheque (órdenes de compras.com Bucaramanga . SALDO ACTUAL Es el resultado de la sumatoria de las columnas: saldo anterior. Página 38 de 42 BANCO Nombre del Banco CHEQUE No Nombre de las instituciones financieras en las que se tiene las cuentas corrientes DISPONIBLE . MBA Cra. POR CONSIGNAR Dinero en tesorería que no alcanzaron a ser consignados. TOTALES Es el resultado de la suma vertical de cada una de las columnas OBSERVACIONES Comentarios que se quieran hacer al respecto. NUEVO SALDO La resta de los valores: saldo real y por girar. SALDO NUEVO Es el resultado de la suma vertical de la columna saldo nuevo. CONSIGNACIONES Valor de las consignaciones registradas. cbernate@gmail. NOTA CREDITO Valor de las notas crédito. recibidas del Banco. NOTA DEBITO Valor de las notas débito recibidas del banco. facturas y honorarios).

La información que contiene el formulario es la siguiente: CAMPO DESCRIPCION CHEQUE No. MBA Cra. CUENTA No. número de cuenta. COPIA: Para contabilidad. nombre del Banco y el valor. OBSERVACIONES Comentario que se quieran hacer al respecto. DEVUELTO POR Concepto de la devolución. Carlos Bernate León. TELEFONO PRIMERA CONSIGNACION Fecha primera consignación. 25 No 36 – 67 Of.com Bucaramanga . cbernate@gmail. CIUDAD. GIRADOR Nombre del titular de la cuenta. 505 Telefax: 7 6327643 Cel: 3156377663 E mail. Página 39 de 42 8. 1a.Colombia . COPIA: Para contabilidad 2a.5 CONTROL DE CHEQUES DEVUELTOS La papeleta control de cheques devueltos se diligencia en original y dos copias en la siguiente distribución: ORIGINAL: Para tesorería. Del girador. El número del cheque. DIRECCION. CONTROL Nombre del empleado que recibe el cheque y fecha. DEVUELTO POR Concepto de la devolución SEGUNDA CONSIGNACION Fecha segunda consignación.

COPIA: Para contabilidad. FIRMA Nombre del funcionario que aprueba el cambio.7 INFORME SOBRE ESTADO DE CUENTA Este formulario se diligencia en original y copia con la siguiente distribución: ORIGINAL: Para el paciente junto con el original del nuevo recibo de caja.6 CONTROL DE CAMBIO DE CHEQUES La papeleta control de cambio de cheques se diligencia en original y copia con la siguiente distribución: ORIGINAL: Para tesorería. MBA Cra. COPIA: Para contabilidad. Página 40 de 42 8. La información que contiene la papeleta es la siguiente: CAMPO DESCRIPCION BENEFICIARIO Nombre del beneficiario del servicio. 505 Telefax: 7 6327643 Cel: 3156377663 E mail. DIRECCION. CAJA FIRMA Nombre del cajero que efectúa el cambio. Este documento incluye la siguiente información.com Bucaramanga . Carlos Bernate León.Colombia . CIUDAD Del girador Y TELEFONO CHEQUE No. CAMPO DESCRIPCION FECHA Elaboración del informe. y valor. OBSERVACIONES Detalle del cambio. BANCO Y El numeró del cheque nombre del VALOR banco. 8. 25 No 36 – 67 Of. cbernate@gmail.

8. 505 Telefax: 7 6327643 Cel: 3156377663 E mail. CODIGO Número asignado en él catalogo de cuentas.com Bucaramanga . SALDO ACTUAL A SU CARGO Es el resultado de restar el valor total a la fecha la sumatoria obtenida de sumar el depósito inicial y el valor reconocido por la empresa. CAJERO Firma del cajero en turno. OBSERVACIONES Comentarios que se quieren hacer al respecto. DETALLE Relación de los diferentes conceptos que originaron el pago.8 FORMULARIO DE CAJA MENOR Esta forma registra las compras que se realizan sin el uso de la forma orden de compra e incluye la siguiente información: CAMPO DESCRIPCION PAGAMOS A Nombre o razón social del beneficiario. FECHA Elaboración comprobante. PACIENTE Nombre del paciente. LA CANTIDAD DE Valor en letra. Carlos Bernate León.Colombia . 25 No 36 – 67 Of. VALOR TOTAL A LA FECHA Valor acumulado a la fecha. MENOS DEPOSITO Valor depositado inicial. VALOR Costo de las unidades adquiridas. Página 41 de 42 CAMA No El número de la cama del beneficiario. cbernate@gmail. MENOS VALOR RECONOCIDO Suma reconocida por la entidad que responde por la cuenta. RESPONSABLE Nombre o razón social de quien responde por la cuenta. MBA Cra.

o NIT El número de la cédula o del Nit del beneficiario. 25 No 36 – 67 Of. Carlos Bernate León.com Bucaramanga . C. 505 Telefax: 7 6327643 Cel: 3156377663 E mail.C.Colombia . RECIBI Firma de la persona que recibe el pago. MBA Cra. Página 42 de 42 CAJERO Firma del funcionario responsable de la caja menor. REVISADO Firma de quien revisa el comprobante. cbernate@gmail.