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CONTROL INTERNO

1. DEFINICIONES
a. Comprende el plan de organizacin y todos los mtodos y procedimientos que en forma
coordinada son adaptadas por una entidad para salvaguardar sus activos, verificar la
razonabilidad y confiabilidad de su informacin financiera y la complementaria
administrativa y operacional, promover la eficiencia operativa y estimular la adhesin a las
polticas prescritas por la administracin.

b. Comprende el plan de organizacin y la coordinacin de todos los mtodos y medidas


adoptadas por una empresa para proteger sus activos, verificar la exactitud y confiabilidad
de sus datos contables, promover la eficiencia operativa y estimular la adhesin a las
polticas administrativas prescritas por la gerencia.

c. El control interno segn las Normas y Procedimientos de Auditora en su glosario tcnico lo


define como: un proceso ejecutado por el consejo de directores, la administracin y todo el
personal de una empresa, diseado para proporcionar una seguridad razonable con miras a
la consecucin de objetivos en las siguientes reas:

Efectividad y eficiencia en las operaciones.


Confiabilidad en la informacin financiera.
Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.

2. CLASIFICACIN DEL CONTROL INTERNO


a. Control Contable
Comprende el plan de organizacin y todos los mtodos y procedimientos cuya misin es
salvaguardar los activos y la fiabilidad de los registros financieros.

Funcin que corresponde a la gerencia financiera y a los departamentos que estn bajo su
mando y comprende cualquier actividad de vigilancia o supervisin de la correcta
utilizacin de los procedimientos, mtodos, manuales, sistemas, documentos y principios
contables creados previamente por la gerencia.

b. Control Administrativo
Est orientado a las polticas administrativas de las organizaciones y a todos los mtodos y
procedimientos que estn relacionados, en primer lugar, con el debido acatamiento de las
disposiciones legales, reglamentarias y la adhesin a las polticas de los niveles de
direccin y administracin y, en segundo lugar, con la eficiencia de las operaciones.

Las medidas correctivas que se pueden dar en el control interno operativo son:

Cambios o rotacin de puestos


Contratacin y entrenamiento del personal
Creacin de nuevas plazas y/o departamentos
Despido de empleados
Capacitacin de personal existente
Modificaciones en los reglamentos internos
Entre otras

3. OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO


El diseo, el desarrollo, la revisin permanente y el fortalecimiento del Control Interno es
fundamental para el logro de los siguientes objetivos:
a. Proteger los recursos de la organizacin, buscando su adecuada administracin ante
riesgos potenciales y reales que los puedan afectar (control interno contable).

b. Garantizar la eficacia, eficiencia y economa en todas las operaciones de la organizacin,


promoviendo y facilitando la correcta ejecucin de las funciones y actividades establecidas
(control interno administrativo).

c. Velar porque todas las actividades y recursos de la organizacin estn dirigidos al


cumplimiento de los objetivos previstos (control interno administrativos).

d. Garantizar la correcta y oportuna evaluacin y seguimiento de la gestin de la organizacin


(control interno administrativo).

e. Asegurar la oportunidad, claridad, utilidad y confiabilidad de la informacin y los registros


que respaldan la gestin de la organizacin (control interno contable).

f. Definir y aplicar medidas para corregir y prevenir los riesgos, detectar y corregir las
desviaciones que se presentan en la organizacin y que puedan comprometer el logro de
los objetivos programados (control interno administrativo).

g. Garantizar que el Control Interno disponga de sus propios mecanismos de verificacin y


evaluacin, de los cuales hace parte la auditora interna (control interno administrativo).

h. Velar porque la organizacin disponga de instrumentos y mecanismos d planeacin y para


el diseo y desarrollo organizacional de acuerdo con su naturaleza, estructura,
caractersticas y funciones (control interno administrativo).

4. APLICACIN DEL CONTROL INTERNO

5. CARACTERSTICAS DEL CONTROL INTERNO


Las principales caractersticas son las siguientes:
a. Est conformado por los sistemas contables, financieros, de planeacin, verificacin,
informacin y operacionales de la respectiva organizacin.

b. Corresponde a la mxima autoridad de la organizacin la responsabilidad de establecer,


mantener y perfeccionar el Sistema de Control Interno, que debe adecuarse a la
naturaleza, la estructura, las caractersticas y la misin de la organizacin.
c. La auditora interna, o a quien designe la mxima autoridad, es la encargada de evaluar de
forma independiente la eficiencia, efectividad, aplicabilidad y actualidad del Sistema de
Control Interno de la organizacin y proponer a la mxima autoridad de la empresa las
recomendaciones para mejorarlo o actualizarlo.

d. El control interno es inherente al desarrollo de las actividades de la organizacin (como la


sal en la preparacin de las comidas).

e. Debe disearse para prevenir errores y fraudes.

f. Los mecanismos de control se deben encontrar en la redaccin de todas las normas de la


organizacin.

g. La ausencia del control interno es una de las causas de las desorientaciones en las
organizaciones.

6. PRINCIPIOS DEL CONTROL INTERNO


El control interno implica que ste se debe disear tomando en cuenta los siguientes
principios:

a. El principio de igualdad: consiste en que el Sistema de Control Interno debe velar porque
las actividades de la organizacin estn orientadas efectivamente hacia el inters general,
sin otorgar privilegios a grupos especiales.

b. El principio de moralidad: todas las operaciones se deben realizar no slo acatando las
normas aplicables a la organizacin, sino los principios ticos y morales que rigen la
sociedad. Los valores morales surgen primordialmente en el individuo por influjo y en el
seno de la familia, y son valores como el respeto, la tolerancia, la honestidad, la lealtad, el
trabajo, la responsabilidad, etc. Los valores morales perfeccionan al hombre en lo ms
ntimamente humano, hacindolo ms humano, con mayor calidad como persona.

c. El principio de eficiencia: vela porque, en igualdad de condiciones de calidad y oportunidad,


la provisin de bienes y/o servicios se haga al mnimo costo, con la mxima eficiencia y el
mejor uso de los recursos disponibles.

d. El principio de economa: vigila que la asignacin de los recursos sea la ms adecuada en


funcin de los objetivos y las metas de la organizacin.

e. El principio de celeridad: consiste en que uno de los principales aspectos sujetos a control
debe ser la capacidad de respuesta oportuna, por parte de la organizacin, a las
necesidades que ataen a su mbito de competencia.

7. OTROS TIPOS DE CONTROL INTERNO


a. Control gerencial
Est orientado a las personas con el objetivo de influir en los individuos para que sus
acciones y comportamientos sean consistentes con los objetivos de la organizacin. Los
elementos propios del control gerencial interno son:

Definicin clara y precisa de metas, objetivos y valores.


Sistemas de administracin participativa.
Comunicaciones abiertas.
Motivacin.

La gerencia de la organizacin es responsable de este tipo de controles.


b. Control Operativo de Gestin
Se trata de procedimientos diseados para tener un control permanente sobre los procesos
con el fin de velar por el mantenimiento de ciertos estndares de desempeo y calidad que
sirvan como base de comparacin con lo presupuestado.

Es el conjunto de planes, polticas, procedimientos y mtodos que posee una organizacin


necesaria para alcanzar sus objetivos.

El control de gestin debe incluir el fomento de los principios de economa, eficiencia y


eficacia en todas las actividades para producir el mximo de utilidades.

Los elementos del control operativo de gestin son:

Fijacin de estndares de trabajo de acuerdo con la actividad.

Fijacin de indicadores de gestin.

Un sistema de evaluacin de resultados y de anlisis de desviaciones.

Definicin clara y precisa de procedimientos, normas y polticas.

Planificacin estratgica de elementos funcionales de la organizacin mediante un


sistema que provea mecanismos de control de las operaciones a corto, mediano y largo
plazo.

Estudios de productividad y eficiencia operacionales y administrativas.

Normas de calidad y rendimiento claramente definidas y comunicadas a los


funcionarios.

Un sistema de informes para los niveles de la administracin y los niveles de operacin,


basado en los datos de los registros y documentos contables y presupuestarios,
diseados para presentar un resumen informativo de las operaciones, as como para
informar a la administracin los factores favorables y adversos.

c. Control Presupuestario
Es una herramienta tcnica en la que se apoya el control de gestin, basado en la direccin
por objetivos. Como uno de los objetivos prioritarios de las empresas es alcanzar
determinada rentabilidad, la eficiencia de la gestin, en relacin con las desviaciones hacia
esa rentabilidad se puede controlar recurriendo al control presupuestario.

Este control consiste en confrontar peridicamente el presupuesto frente a los resultados


reales del periodo, rubro por rubro, con el fin de poner en evidencia las desviaciones y
adoptar las medidas correctivas que corresponden.

Los elementos del control presupuestario son:

Un presupuesto.
Una constatacin de las realizaciones.
Un aviso de las desviaciones producidas y las recomendaciones de las medidas
correctivas que se deban adoptar.

d. Control de Informtica
Est orientado a lograr el uso apropiado de la tecnologa y la informtica como
instrumentos de control; su objetivo ser mantener controles automatizados, efectivos y
oportunos sobre las operaciones. Los elementos del control de informtica son:
Definicin clara y precisa de las transacciones que se han de sistematizar y de los
niveles de personal que podrn realizarlos.
Fijacin de diferentes niveles de acceso a la informacin.
Medidas de seguridad en las transacciones.

8. TIPOS DE CONTROLES
a. Preventivos
Diseados para prevenir fraudes y errores. Ejemplo: formularios prenumerados

b. Detectarios
Aquellos que sirven para establecer errores que no se pudieron prevenir. Ejemplo: arqueos
sorpresivos.

c. Correctivos
Sirven para dar seguimiento y corregir aquello detectado. Seguimiento a diferencias en
conciliaciones.

9. ESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNO


Consiste en las polticas y procedimientos que proporcionan seguridad razonable de poder
lograr los objetivos de la institucin.

10.ESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNO


a. Ambiente de Control
El primer elemento de la estructura del Control Interno es el Ambiente de Control y
representa: La combinacin de factores que afectan las polticas y procedimientos de una
entidad fortaleciendo o debilitando sus controles.

Algunos de los factores a considerar como integrantes del Ambiente de Control:


Actitud de la Administracin hacia el Control Interno
Estructura de organizacin de la Entidad
Funcionamiento del Consejo de Administracin y sus Comits
Mtodos para asignar autoridad y responsabilidad
Mtodos de control para supervisar y dar seguimiento (incluyendo auditoria interna)
Polticas y prcticas de personal
Influencias externas.

b. Evaluacin de Riesgos
El segundo elemento de la estructura del Control Interno es la Evaluacin de Riesgos. La
Evaluacin de Riesgos en una Empresa considera todos aquellos riesgos relevantes que
pueden afectar su funcionamiento y operacin. El auditor estar ms interesado en la
Evaluacin de Riesgos de una Entidad relacionados con la Informacin Financiera.

El proceso de la Evaluacin de Riesgos relacionados con la informacin financiera,


considera:

La Identificacin, Anlisis y Administracin de Riesgos Relevantes en la preparacin de


Estados Financieros que pudieran evitar que estos estn razonablemente presentados de
acuerdo con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados o la base de
contabilidad aceptada definida por la Empresa.

Los Riesgos Relevantes a la informacin financiera, incluyen eventos o circunstancias


externas o internas que pueden ocurrir y afectar la habilidad de la entidad en el Registro,
Procesamiento, Agrupacin o Reporte de Informacin.
Algunos de los riesgos relevantes que pueden presentarse en una Empresa, y sobre los
cuales el auditor debe poner especial inters por el efecto que pueden tener en la
informacin financiera son:
Cambios en el ambiente operativo
Nuevo personal
Sistemas de informacin nuevos o rediseados
Crecimientos acelerados
Nuevas tecnologas
Nuevas lneas, productos o actividades
Reestructuraciones Corporativas
Cambio en pronunciamientos contables
Personal con mucha antigedad
Operaciones en el extranjero

La Evaluacin de Riesgos que realiza la entidad difiere de la consideracin de riesgos de


auditoria que realiza el auditor en una auditoria de estados financieros cuyo enfoque es
identificar aquellas situaciones o riesgos que pueden estar afectando los estados
financieros de la Empresa.

c. Sistema de Informacin y Comunicacin


El tercer elemento de la estructura de Control Interno son los Sistemas de Informacin y
Comunicacin. Los Sistemas de Informacin y Comunicacin en la empresa relacionados
con los estados financieros, incluyen el Sistema de Contabilidad de la misma y consisten en
los mtodos y registros establecidos para Identificar, Reunir, Analizar, Clasificar, Registrar y
Producir Informacin Cuantitativa de las operaciones que realiza una Entidad Econmica.

La calidad de los sistemas generadores de Informacin afecta la habilidad de la Gerencia


en tomar las decisiones apropiadas para controlar las actividades de la entidad y preparar
reportes financieros confiables y oportunos.

Para que un sistema contable sea til y confiable debe contar con mtodos y registros que:
Identifiquen y registren las transacciones reales
Describan oportunamente todas las transacciones con el detalle que permita su
clasificacin
Cuantifiquen el valor de las operaciones
Registren las transacciones en el periodo correspondiente
Presenten y revelen adecuadamente dichas transacciones en los Estados Financieros

Los sistemas de comunicacin incluyen la forma en que se dan a conocer las funciones y
responsabilidades relativas al control interno de los reportes financieros.

d. Procedimientos de Control
El cuarto elemento de la estructura de Control Interno son los Procedimientos de Control.
Las polticas y procedimientos que establece la Administracin y que proporcionan una
seguridad razonable de que se van a lograr en forma eficaz y eficientemente los objetivos
especficos de control de la Entidad constituyen los procedimientos de control.

Una de las situaciones frecuentes con las que se enfrenta el auditor es la falta de
formalizacin de los procedimientos de control. El auditor debe estar ms interesado en
evaluar el funcionamiento efectivo de los procedimientos de control que en su
formalizacin dentro de la empresa.

Los procedimientos de control pueden tener el carcter preventivo, detectivo o correctivo


de acuerdo a su diseo destinado a evitar errores o a identificarlas y corregirlas.
Los procedimientos de control estn orientados al cumplimiento con los Objetivos
Especficos de Control, los cuales son:
Autorizacin
Segregacin de funciones y responsabilidad
Correcto registro de operaciones (diseo y uso de documentos y registros apropiados)
Proteccin de los activos
Adecuada valuacin y verificacin independiente.

e. Vigilancia
El quinto elemento de la estructura de Control Interno es la Vigilancia. La vigilancia es un
proceso que:
Asegura la eficiencia del control interno a travs del tiempo
Incluye la evaluacin del diseo y operacin de procedimientos de control en forma
oportuna
Aplica medidas correctivas cuando sea necesario

El proceso de vigilancia se lleva a cabo:


Sobre actividades en marcha
Evaluaciones separadas o,
La combinacin de ambas

El proceso de Vigilancia debe incluir el uso de informacin o comunicaciones de externos


como son:
Quejas de clientes o usuarios
Registros de comentarios o sugerencias de usuarios
Comunicaciones de auditores externos.

11.MTODOS DE EVALUACIN DE CONTROL INTERNO


Los mtodos alternativos para evaluar la estructura y los elementos del control interno pueden
ser:

a. Descriptivo
Consiste en explicar por escrito las rutinas establecidas en la ejecucin de las operaciones
o aspectos especficos del control interno. Es la formulacin de MEMORANDA donde se
transcribe en forma fluida los pasos de un aspecto operativo.

b. Cuestionarios
Es la relacin de preguntas elaboradas previamente sobre aspectos bsicos a investigar y
luego cuestionar e investigar para obtener las respuestas a tales preguntas. Generalmente
una respuesta negativa manifiesta debilidad. Tambin es necesario incluir explicaciones
amplias en alguna respuesta.

c. Grfico
Esquematiza las operaciones mediante el empleo de dibujos (flechas, cuadros, figuras
geomtricas varias), en los cuales se representan departamentos, formas, archivos, entre
otros y por ellos se explican los flujos de las operaciones. En la prctica se logran
resultados ms completos con el empleo mixto de los tres mtodos.
12.ELEMENTOS DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO
a. Organizacin
Elemento esencial de un sistema de control interno, cuando mejor est organizada una
empresa ms eficiente y funcional es el sistema de control interno.

La forma organizacional adecuada o idnea para el buen funcionamiento del sistema de


control interno es la organizacin de tipo funcional o staff ya que esta forma de
organizacin permite fijar claramente las funciones y responsabilidades de los empleados y
de los departamentos a los cuales perteneces.

El elemento organizacin incluye entre otras cosas

Forma escrita que contenga la filosofa y forma de operacin de la gerencia esto es la


finalidad bsica, la necesidad, la directriz o estatuto, y la autoridad y capacidad para su
ejercicio.

Un plan de organizacin y de accin.

Comunicacin escrita de propsitos y consecuencias de las metas que se persiguen.

Reglamentos que contengan normas internas de trabajo redactados en un documento.

Organigrama de los departamentos que conforman los distintos niveles de jerarqua


dentro de la entidad y de la identificacin de las actividades que deben llevarse a cabo
en cada uno de ellos.

Comunicacin escrita de las funciones y responsabilidades de cada puesto de trabajo.

b. Personal
El elemento humano es indispensable para lograr que el sistema de control interno sea
eficiente y funcional y se refiere a la cantidad y calidad de las personas que son empleados
dentro de la empresa.

Un personal adecuado lo constituye:

Empleados calificados para realizar labores manuales e intelectuales.


Empleados con estudios superiores y universitarios.
Empleados especializados en distintas reas.
Empleados entrenados.
Empleados con capacitacin permanente.
Nmero adecuado de empleados en cada departamento.

Existen acciones que conducen a la obtencin de un personal eficiente tales como:


Rotacin del personal en distintos departamentos y puestos; otorgar vacaciones e
incentivos para los empleados; proveer condiciones de trabajo satisfactorias (ambiente,
sueldos, entre otras).

c. Equipo
El uso de equipo adecuado aumente la posibilidad de alcanzar la eficiencia del control
interno. La utilizacin de los equipos modernos hoy en da proporcionan para las empresas
que los adquieren varias ventajas, tales como: trabajos de calidad, ahorro de tiempo,
esfuerzo y dinero, obtencin de informacin casi confiable y oportuna.

El equipo adecuado lo constituyen entre otros:

Mobiliario en general en buenas condiciones.


Mquinas de escribir, protectoras de cheques, registradoras en buenas condiciones.
Calculadoras, computadoras, impresoras, fax, fotocopiadoras modernas.
Maquinaria y herramientas.
Redes de comunicacin radiofnicas, telefnicas o internet.
El equipo por s solo y por muy moderno que sea no hace nada, necesita ser operado por
personas capaces de manejarlos, es por eso que en un sistema de control interno debe
existir personal adecuado para el equipo adecuado.

d. Sistema Contable
Es el elemento esencial de un sistema de control interno, el cual cuando es adecuado
proporciona informacin contable completa, confiable, oportuna y sobre todo til para los
gerentes en la toma de decisiones.

Un sistema contable lo constituye:

Procedimientos de control contables


Conjunto de tcnicas establecidas por la gerencia para identificar, analizar, registras e
informar las operaciones de la empresa, as como mantener el control sobre sus activos
y pasivos.

Mtodos de contabilidad
Mtodos seleccionados por la gerencia para el registro contable y que se ajustan a las
necesidades de la empresa.

Manuales de contabilidad
Folletos o libros que contienen instrucciones generales para la contabilizacin y registro
de transacciones y el plan de cuentas o catlogo de cuentas el cual contiene una
relacin detallada del propsito y contenido de cada una de las cuentas, as tambin de
cuando se cargan y cuando se abonan.

Documentos de registro contable


Documentos o formas impresas que describen con detalle las transacciones realizadas
en orden o numeracin correlativa y que proporcionen datos importantes que
constituyen soporte contable de las anotaciones en los libros de contabilidad, tales
como: facturas, envos, notas de crdito, notas de dbito, rdenes de compra, recibos
de caja, requisiciones, entre otros.

Libros y registros contables


Son libros de contabilidad, los cuales cuando se llevan de forma manual deben ser
foliados y encuadernados y cuando se lleven de forma computarizada debern ser
funcionales y estar protegidos con cdigos de seguridad para que solo la persona
responsable tenga acceso a ellos.

e. Procedimientos de Control
Son polticas y procedimientos adicionales a los procedimientos del sistema contable,
establecidos por la gerencia para proporcionan una seguridad razonable de poder lograr los
objetivos especficos de la entidad.

Por lo general podrn catalogarse como procedimientos de control los siguientes:

Los que hacen separacin de funciones, asignando a diferentes personas y en distintos


niveles las responsabilidades de autorizar, ejecutar y registrar las transacciones y
actividades.

Los que proporcionen medidas de seguridad que se deben adoptar para el accesos y
uso de los activos y registros.

13.RIESGOS DE CONTROL INTERNO


a. Riesgo inherente
Representa la susceptibilidad de una aseveracin a una declaracin incorrecta material, en
el supuesto que no existen procedimientos y polticas de estructura relacionados.

b. Riesgo de control
Los que no pueden evitar ni detectar oportunamente una declaracin incorrecta relevante.

c. Riesgo de deteccin
Al planificar y aplicar los procedimientos no se detecta una declaracin incorrecta en los
estados financieros.

14.FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL CONTROL INTERNO


Todos los miembros de la organizacin son responsables de adherirse a un sistema de control
interno, en donde cada uno debe considerar lo siguiente:

a. La Direccin
El director general o gerente general, es el responsable ltimo y debera asumir la
titularidad del sistema. Este fija las pautas en las esferas ms altas de la empresa,
influye en la integridad, la tica y los dems factores para la consecucin de un entorno de
control favorable. Los directores designan al responsable de cada funcin dentro de su
unidad y establecen polticas y procedimientos de control interno ms especficos.

b. El Consejo de Administracin
Debe ofrecer orientacin, pautas de actuacin y una visin global del negocio. Un miembro
eficaz del consejo debe ser objetivo, capaz y curioso. Debe conocer las actividades de la
empresa y su entorno y dedicar el tiempo necesario al cumplimiento de sus
responsabilidades.

c. Auditores internos
Desempean un papel importante en la evaluacin de la eficacia de los sistemas de control
y ayudan a mantenerla a lo largo del tiempo.

d. Otros empleados
El control interno es responsabilidad de todos los miembros de la organizacin y, por lo
tanto, debe ser una parte explcita o implcita de la descripcin del puesto de trabajo de
cada empleado. En conclusin, todo el personal debe ser responsable de comunicar al nivel
superior los problemas surgidos en el transcurso de las operaciones.