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 ORGANIZATE CON EFICIENCIA
Y EFICACIA
Introduccin
La capacidad de nuestra mente se viene a menos cuando la sobrecargamos de trabajo; y esta merma de
nuestra capacidad mental redunda en una menor productividad tanto en lo personal como en lo
profesional.
As pues, para evitar saturar nuestra capacidad mental, debemos vaciar nuestra mente de elementos
superfluos y emplearla en asuntos que realmente exigen de todas nuestras facultadas y capacidades.
En el presente texto, el autor nos brinda un mtodo para vaciar nuestra mente, organizar nuestros
proyectos, determinar el prximo paso que debemos dar en cada uno y, de este modo, aprovechar toda
nuestra capacidad mental en asuntos realmente importantes y liberar nuestras vidas del estrs que la falta
de mtodo nos produce.

El arte de realizar cosas

realizar cosas

Nuestra productividad aumenta en la medida en que tengamos la mente clara y libre de la preocupacin
de olvidar cosas importantes.
Para sentirnos en control, necesitamos dos cosas:
1. Un sistema lgico que nos permita capturar todo aquello por lo que nos sintamos responsables.
2. Un plan flexible que nos permita saber cul es el siguiente paso correcto en cada uno de los
asuntos de nuestro sistema.
Lo importante no es tanto gerenciar el tiempo, la informacin y las prioridades, sino hacerlo a travs de
un sistema confiable.
Si nuestra mente est pendiente de no olvidar algo, seremos menos efectivos al pensar en el asunto que
nos ocupa. Hay varias razones por las que un asunto puede aparecer en nuestra mente mientras estamos
tratando de pensar en otra:
1. No hemos clarificado bien los resultados que estamos buscando en dicha rea.
2. No hemos determinado cal es el mejor prximo paso.
3. Carecemos de un sistema que nos indique las acciones y los resultados que debemos buscar.
Estos factores obligan a la mente a asumir inconscientemente la responsabilidad de recordarnos sobre el
asunto. Pero si se ponen en marcha muchos de estos recordatorios, pronto nos sentiremos abrumados.
Sentiremos que no podemos asumir nada nuevo, pues nuestra mente enviar la seal de que ya hay mucho
por hacer.
Por tanto, la clave para la productividad es vaciar nuestra mente de todas las cosas que queremos hacer e
implementar un sistema que controle nuestras tareas. Un buen sistema de gerencia de tareas:
1. Administra el tiempo desde abajo hacia arriba: normalmente, la gente piensa que el tiempo debe ser
administrado de arriba hacia abajo, es decir, primero se define una misin de vida, unos objetivos
fundamentales y finalmente los detalles de implementacin. Pero, en la prctica, la gente est tan inmersa
en el da a da que el panorama general se vuelve confuso. As pues, una mejor aproximacin es
administrar el tiempo de abajo hacia arriba, es decir, tratar de controlar todo lo que tenemos que hacer a
diario de modo que tengamos tiempo para hacer otras actividades.
2. Posee elementos de control tanto verticales como horizontales: los compromisos, las tareas y los
proyectos deben ser controlados tanto vertical como horizontalmente. El control horizontal significa
mantener el sentido en cada rea de nuestras vidas. El control vertical significa pensar de arriba hacia
abajo en un proyecto o asunto para definir los detalles involucrados.
3. Maneja y organiza 100% de nuestros asuntos: nuestros asuntos son cualquier cosa que nos interese y
que no sepamos an cmo lograr ni qu paso dar a continuacin. Para que haya un buen grado de control,
debe haber un medio racional de transformar nuestros asuntos en objetivos y acciones.
4. Reduce el estrs progresivamente y finalmente lo elimina: nuestra mente deja de preocuparse por
recordarnos lo que tenemos pendiente, y as comenzamos a pensar en los asuntos importantes.

Productividad horizontal

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Recolectar, o reunir las cosas
Nuestra mente dejar de lado las tareas de poca importancia si est segura de que hay un sistema que se
ocupar de todos los asuntos futuros. As pues, debemos reunir:
1. Posesiones fsicas.
2. Notas escritas.
3. Mensajes electrnicos.
4. Mensajes de voz.
5. Material escrito o publicado.
Pero es muy importante que recolectemos todo, pues de lo contrario nuestra mente se sentir en la
obligacin de recordar ciertos asuntos. Esta fase de recoleccin funciona mejor si:
1. Logramos reunir nuestras cosas en el menor nmero posible de cajones: de lo contrario el sistema
ser inaplicable.
2. Vaciamos regularmente cada cajn: los cajones sirven para recolectar no para almacenar. En otras
palabras, no es conveniente que nada permanezca durante mucho tiempo en los cajones. Cada asunto
debe ser procesado regularmente con nuestro sistema de procesamiento. Demasiadas cosas en un cajn
generan estrs y nada de resultados.
3. Todo ha sido tomado en cuenta: slo dejaremos de perocuparnos cuando estemos seguros de que los
cajones estn recolectando todo lo que debe ser recolectado. Llenarlos debe formar parte de nuestras
vidas. Esto quiere decir que necesitaremos cajones que puedan contener de todo:
3.1. Utensilios que utilicemos a diario.
3.2. Material de referencia, de utilidad en el futuro.
3.3. Fotografas y recuerdos.
3.4. Correo, memos y notas escritas.
3.5. Mensajes telefnicos, tarjetas de presentacin y manuales.
3.6. Mensajes de voz y otros materiales auditivos.
3.7. Videos y materiales similares.
3.8. Correos electrnicos.
Procesar, o vaciar los cajones
Una vez que hemos reunido todo, debemos vaciar los cajones.
La nica forma de hacer esto es determinar qu debemos hacer en el futuro con respecto a cada item
contenido en ellos.
Para tal fin, hay tres reglas:
1. Procesar primero el item que est arriba: asegrese de que cada item sea tratado individualmente sin
tomar en cuenta su importancia relativa. De este modo, nos veremos obligados a vaciar los cajones
completamente, independientemente de la importancia de cada asunto.
2. Procesar un item a la vez: procure tomar una decisin definitiva sobre cada asunto.
3. No devolver nada al cajn: los cajones son puntos de recoleccin para empezar el procesamiento,
no depsitos en los que yacern eternamente los asuntos. Hgase a la idea de que todo debe ser procesado
y nada debe ser diferido.
Ahora bien, cmo procesar lo que hay en los cajones? El proceso es muy sencillo y consiste en
formular tres preguntas:
1. Puedo llevar a cabo, o resolver, este item?
1.1. Si la respuesta es no, entonces hay tres cosas que podemos hacer con dicho artculo:
1.1.1. Archivo de espera: aqu pondremos los asuntos que deben madurar ms para poder ser llevados a
cabo.
1.1.2. Archivo de referencia: aqu almacenaremos informacin relevante para el futuro.
1.1.3. A la basura: bote tanto como sea posible.
1.2. Si la respuesta es si, pase a la prxima pregunta.
2. Es esta una tarea nica o aislada?
2.1. Si la respuesta es no, pasar al rea de trabajo junto a los proyectos relacionados.
2.2. Si la respuesta es si, pase a la prxima pregunta.
3. Esta tarea podr ser hecha en dos minutos o menos?
3.1. Si la respuesta es no, entonces hay tres cosas que podemos hacer con dicho artculo:
3.1.1. Archivo de tareas delegadas: tareas que delegamos en otras personas mejor preparadas para
hacerlas.
3.1.2. Archivo de calendario: si necesitamos un lapso de tiempo para realizar esta tarea, disponga de un
calendario en el que reserve el tiempo necesario.
3.1.3. Lista de prximas tareas: este es un archivo que debemos mantener a mano. Cuando gozamos de
un tiempo libre que no estbamos esperando, podemos aprovecharlo y dedicarnos a este archivo.
3.2. Si la respuesta es si, lleve a cabo la tarea inmediatamente.

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Ni se preocupe de aadirla al sistema. Termnela y ya.