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Estructura Organizacional de Grupos y Convenciones

Director de grupos y
convenciones

Sub- Gerente de
convenciones

Gerente de Gerente de ventas Gerente de ventas Gerente de
Relaciones publicas de convenciones Grupales Mercadeo

Ejecutivo de ventas

Staf de
organizadores

Funciones

 Supervisar el trabajo que realice el Comité Organizador. desde la planificación inicial hasta el término del evento.  Desarrollar un sistema eficiente de coordinación y supervisión.Gerente de convenciones  Reclutar a los miembros del Comité Organizador  Definir el nombre del evento. logotipo y lema. . organizar.  Planificar.  Establecer objetivos y metas.Director de grupos y convenciones:  Prospección de nuevos clientes a nivel Corporativo  Responsable de incrementar el número de eventos y/o convenciones por hotel a nivel Nacional  Llevar a cabo todo el proceso comercial  Elaboración de reportes de venta y seguimiento de propuestas para la toma de decisiones  Responsable de crear indicadores que permitan efectuar un seguimiento constante de los clientes  Identificar oportunidades de negocio acorde a temporadas y necesidades del cliente  Manejo de Cotizaciones  Elaboración de presentaciones  Cierres de eventos  Servicio post venta Sub. para garantizar que todas las actividades que se lleven a cabo se hagan con un espíritu profesional y de calidad. dirigir y controlar la realización y desarrollo general.  Formar un equipo de trabajo que tenga experiencia y capacidad de entregarse de tiempo completo.  Organiza actos académicos tanto públicos como privados en donde intervenga alguna autoridad universitaria. Gerente de Relaciones publicas  Coordina los distintos programas de relaciones públicas a desarrollarse en la Institución.

 Brinda apoyo a las diversas unidades de la Institución en el desarrollo de talleres.  Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.  Atiende informa y orienta a visitantes dentro de la Institución. foros. conferencias. eventos deportivos.  Evalúa el personal a su cargo.  Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.  Atiende y acompaña visitantes especiales. en la Institución. exposiciones. alojamiento.  Asesora en materia de su competencia. establecidos por la organización. intercambio.  Establece políticas comunicacionales acordes con las actividades de la Institución.  Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo. . reportando cualquier anomalía.  Coordina lo relativo a ruedas de prensa y entrevistas de las autoridades universitarias en relación a la consecución y ejecución de convenios de cooperación entra e interinstitucional.  Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral.  Representa a la Institución en actos y/o eventos públicos y privados.  Opera el microcomputador para accesar información.  Coordina el apoyo logístico en la realización de eventos.  Divulga mediante programas permanentes o especiales. pasajes y otros.  Realiza diligencias ante instituciones públicas y privadas en cuanto a donaciones. las diversas actividades de la Institución a través de los medios de comunicación social. culturales y otros. transporte. Coordina y participa en la organización de jornadas de extensión. congresos. seminarios y otros.

Gerente de ventas Grupales Gerente de Mercadeo  Diseñar e implementar el Plan de Marketing de la organización. Gerente de ventas de convenciones  Identificar las necesidades de los clientes y coordinar con las áreas operativas y técnicas para proponer la solución más acorde y competitiva a fin de lograr el cierre de negocios con los clientes  Visitar nuevos clientes y prospectos para presentar los servicios de la empresa.  Gestionar al interior de la compañía los requerimientos de los clientes y/o contratantes para asegurar el cumplimiento de los procesos internos. . elaborar y gestionar el presupuesto del departamento.  Realizar la prospección de nuevos clientes a fin de lograr la meta de ventas establecida por la Dirección Comercial.  Vigilar el comportamiento de cada uno de sus clientes y de su cartera a través de estadísticas.  Analizar las acciones del departamento y evaluar y controlar los resultados de las mismas. bajo unos estándares de eficiencia y optimización de recursos.  Dar seguimiento a las cuentas y cartera asignada. así como de sus procesos de cotización y/o licitación correspondiente para asegurar el cumplimiento de los servicios solicitados por el cliente.  Definir las estrategias de marketing para la oferta de productos o servicios.  Planificar. métricas e indicadores.  Verificar con el área de finanzas el status de pagos de los clientes para cumplir a tiempo con el plan de pagos. seguimiento a cuentas y reconocimiento de nuevas necesidades para ampliar la cartera de clientes.

Ejecutivo de ventas Staf de organizadores .  Dirigir y liderar el equipo de trabajo.