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Instituto Dominicano de las Telecomunicaciones

INDOTEL

Procesador de
Texto
Manual de usuario
Salas Digitales
3
Versin 1.0

2013
Procesador de Texto Versin 1.0 1

Recopilacin
Departamento de Contenidos y Aplicaciones.

Revisin
Unidad de Capacitacin.

Colaboracin y Apoyo.
Claudio Fras.
Eyerson Valera
Evelyn Dominguez.
Ramn Rodrguez
Johanna Lpez

Instituto Dominicano de las Telecomunicaciones. (INDOTEL), 2013.


Gerencia del Fondo de Desarrollo para las Telecomunicaciones (GFDT).
Departamentos de Contenidos y Aplicaciones (CCAA).
Procesador de Texto Versin 1.0 2

Tabla de contenidos

Contenidos Pgs.

Introduccin ................................................................................................................ 4
1. Introduccin a Microsoft Word................................................................................ 6
1.1. Caractersticas............................................................................................... 7
1.2. Entrada y salida............................................................................................. 10
1.3. Men/barras de herramientas...................................................................... 12
1.3.1. Cinta de opciones................................................................................ 13
2. Manejo de documentos........................................................................................... 20
2.1. Concepto de documentos............................................................................ 20
2.2. Creacin de documentos............................................................................... 20
2.3. Desplazamiento dentro del documento........................................................ 21
2.3.1. Desplazamiento dentro de una misma pantalla.................................... 21
2.3.2. Desplazamiento a la largo de todo el documento................................. 21
2.3.3. Mediante barra de desplazamiento...................................................... 22
2.3.4. Mapa del documento............................................................................ 22
2.3.5. Las barras de desplazamiento horizontal.............................................. 22
2.4. Abrir y cerrar................................................................................................... 23
2.5 Guardar............................................................................................................ 24
3. Edicin de documentos............................................................................................ 28
3.1. Seleccin del texto......................................................................................... 28
3.2. Copiar, cortar y pegar..................................................................................... 29
3.3. Buscar y reemplazar........................................................................................ 30
3.4. Salto de pgina............................................................................................... 32
3.5. Tipo de letras y tamao.................................................................................. 32
3.6. Negritas y subrayado...................................................................................... 33
3.7. Cambio de mayscula a minscula y viceversa. ............................................ 34
3.8. Niveles de ndices y/o tablas de contenidos................................................... 34
3.9. Insercin de smbolos, caracteres especiales fechas y horas......................... 44
3.10. Prrafos......................................................................................................... 48
3.10.1. Vietas y numeracin........................................................................ 48
3.10.2. Sangra. ............................................................................................. 52
3.10.3. Marco, bordes y sombreado.............................................................. 52
3.10.4. Espacio interlineado.......................................................................... 53
4. Manejo de ortografa y gramtica de documentos.................................................. 57
4.1. Acentos y teclas especiales............................................................................ 57
4.2. Cambio de idioma.......................................................................................... 60
4.3. Sinnimos....................................................................................................... 61
4.4. Ortografa...................................................................................................... 62
4.5. Diccionario..................................................................................................... 64
5. Configuracin de pgina.......................................................................................... 69
5.1. Visualizacin previa........................................................................................ 77
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Contenidos Pgs.

5.2. Seleccin de impresora................................................................................... 80


6. Imprimir documentos.............................................................................................. 85
7. Creacin de tablas.................................................................................................... 91
7.1. Insertar, eliminar y unir filas y columnas......................................................... 91
7.2. Modificar tablas............................................................................................... 95
7.3. Bordes y autoformatos de tablas..................................................................... 95
7.4. Dibujar tablas................................................................................................... 97
7.5. Salto entres columnas..................................................................................... 98
8. Combinar documentos............................................................................................. 105
8.1. Combinacin de correspondencia para crear e imprimir 105
cartas y otros documentos ..............................................................................
8.1.1. Configurar el documento principal......................................................... 107
8.1.2. Conectar el documento a un origen de datos........................................ 108
8.1.3. Acortar la lista de destinatarios o de elementos ................................... 112
8.1.4. Qu ocurre al realizar la combinacin? ............................................... 114
8.2. Ejecutar la combinacin de correspondencia................................................... 116
8.2.1. Aplicar formato a los datos combinados ............................................... 118
8.2.2. Finalizar la combinacin ........................................................................ 119
9. Manejo de herramienta para manejo grfico ......................................................... 124
9.1. Insercin de grfico.......................................................................................... 124
9.2. Importacin de grfico..................................................................................... 125
9.3. Mover grfico................................................................................................... 126
9.4. Modificar grfico.............................................................................................. 127
9.6. Word Art .......................................................................................................... 128
9.7. Fondos.............................................................................................................. 131
9.8. Insertar imgenes............................................................................................. 133
Bibliografa 139
Agradecimientos . 140
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Introduccin.

Este manual de Procesador de Texto, tiene por propsito apoyar el programa de clases
impartido en nuestras Salas Digitales en esta materia.

Es una gua en cuyos contenidos se encontrarn las orientaciones de lugar para que
nuestros facilitadores puedan:

Operar,
Comprender,
Interpretar. Y,
Sobre todo transmitir,

Una serie de conocimientos, habilidades y destrezas, referentes a las funciones esenciales


del procesador de texto y en particular el Microsoft Word.

PROYECTO:

Estandarizacin de Manuales y de Metodologa de Enseanza de las Salas Digitales.

Objetivo General:
Garantizar niveles ptimos de calidad de los cursos-talleres que se imparten en las salas
digitales auspiciadas por el INDOTEL. Y, con los mismos, lograr un mayor impacto
acadmico, econmico y social en las poblaciones que reciben dichos entrenamientos.

Objetivos especficos:
Este entrenamiento tiene tres propsitos:
1. Nivelar los conocimientos bsicos requeridos en el rea de la computacin
de los facilitadores que laboran en salas digitales auspiciadas por el
INDOTEL.
2. Mejorar los niveles de calidad de los contenidos de los cursos que se
imparten en las salas digitales. Esto, mediante la entrega de cinco manuales
estandarizados de los cursos bsicos y medios que se imparten todas las
salas. Y,
3. Perfeccionar la metodologa de enseanza que utilizan los facilitadores en
las salas digitales auspiciadas por el INDOTEL.
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Competencias esperadas.

Cuando haya completado es estudio de este manual, ser capaz de:

Realizar tareas bsicas en un procesador de textos.


Crear un documento con una plantilla.
Editar un texto y darle formato.
Trabajar con tablas e imgenes.
Corregir un documento.
Crear un nuevo documento en lnea.
Identificar los beneficios de la autoedicin.
Identificar los principales componentes de la interfaz grfica de usuario (GUI) de un
programa de productividad.
Utilizar el puntero para navegar en un programa.
Identificar las fichas, los grupos y los comandos de la Cinta.
Usar los botones de las barras de herramientas para realizar diversas tareas.
Escribir texto y caracteres en un programa con el teclado.
Aplicar el uso de los mtodos abreviados del teclado y combinaciones de teclas.
Realizar comunicaciones con correspondencias mezcladas.
Manejar elementos bsicos de ambientacin grfica.
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1. Introduccin a Microsoft Word.

Un procesador de texto es una aplicacin informtica destinada a la creacin o


modificacin de documentos escritos por medio de una computadora. Representa una
alternativa moderna a la antigua mquina de escribir, siendo mucho ms potente y
verstil que sta.

Microsoft Word es un software destinado al procesamiento de textos. Fue creado por la


empresa Microsoft, y actualmente viene integrado en la suite ofimtica Microsoft Office.

Microsoft Office 2007 integra las slidas funciones de las versiones anteriores a un
renovado diseo de interfaz de mayor usabilidad. Las innovaciones de diseo en Office
2007 pueden ser un poco inquietantes. En vez de depender de los mens de texto en
cascada y delgadas barras de tareas, la nueva Office distribuye la mayora de las acciones
que se pueden tomar en una banda gruesa o cinta. Colocada donde solan estar las
barras de tareas, la cinta muestra grficamente caractersticas que cambian segn usted
va pulsando las pestaas o fichas en la barra de mens.

En la actualidad, la mayora de las empresas e instituciones educativas estn cambiando


de Word 2003 a Word 2007 para realizar el procesamiento de informacin y texto.

La transicin de Word 2003 a Word 2007 ha sido una bien significativa para los
estudiantes, profesores y profesionales de oficina. En la actualidad, vemos una
revolucin de este tipo de productos, que se ha est enfatizando su uso desde la Nube.

Hay tres factores que evidencian las diferencias que existen entre uno y otro. A
continuacin las mismas:

Se reemplaza el uso de mens y toolbars por lo que se conoce como el Ribbon.

La nueva forma de guardar (Save) los documentos no es compatible con ninguna


otra versin de Word. (.docx) (las versiones anteriores era .doc)

El formato de default cambi significativamente.


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1.1. Caractersticas.
Dedicar ms tiempo a escribir y menos tiempo a aplicar formato.

La interfaz de usuario de office fluent presenta las herramientas que necesita en el


momento preciso, facilitando y agilizando la aplicacin de formato a sus documentos.
Ahora puede encontrar en Office Word 2007 las caractersticas apropiadas para que el
poder de comunicacin de sus documentos sea ms eficaz. Mediante las caractersticas
estilos rpidos y temas del documento, se puede modificar con rapidez el aspecto del
texto, las tablas y los grficos de todo el documento para que coincida con el estilo o la
combinacin de colores que desee.

Comunicar de forma ms efectiva con las nuevas


herramientas de creacin de grficos y los diagramas Los diagramas SmartArt y el
SmartArt. nuevo motor de grficos
son muy tiles para crear
contenido de magnfico
aspecto con formas
tridimensionales,
transparencia, sombras y
otros efectos.

Guardar como PDF o XPS directamente desde Office Word


2007. Office Word 2007 le ofrece
la opcin de compartir
documentos con otras
personas. Puede convertir
sus documentos de Word a
formato PDF (Portable
Document Format) o XPS
(XML Paper Specification)
sin utilizar herramientas de
otros fabricantes; esto le
permitir mantener una
amplia comunicacin con
usuarios de cualquier
plataforma.
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Montar rpidamente documentos mediante el uso de los bloques de creacin.

Los bloques de creacin de Office Word 2007 se pueden utilizar para montar documentos
a partir de contenido predefinido o de uso frecuente como texto de renuncia, citas, barras
laterales, portadas y otros tipos de contenido. Todo esto le ayudar a ahorrar el tiempo
que empleara en crear nuevo contenido o copiar y pegar entre documentos; tambin le
servir para garantizar la coherencia de todos los documentos creados en su organizacin.

Publicar y mantener blogs directamente desde Ahora puede publicar blogs


Office Word 2007. directamente desde Office Word
2007. Puede configurar Office
Word 2007 de modo que exista
un vnculo directo con su sitio de
blogs, y utilizar la excelente
experiencia de Word para crear
blogs con imgenes, tablas y
caractersticas avanzadas de
formato de texto.
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Agilizar los procesos de revisin de documentos con Con los servicios de flujo de
Office Word 2007 y Microsoft Office SharePoint trabajo integrados de Office
Server 2007. SharePoint Server 2007 puede
iniciar y controlar los procesos de
aprobacin y revisin de
documentos desde Office Word
2007; esto le permitir acelerar
los ciclos de revisin en su
organizacin sin que el personal
tenga que aprender nuevas
herramientas.

Conectar los documentos a la informacin Cree documentos inteligentes


empresarial. dinmicos que se actualicen al
conectarse con sistemas de
servidor mediante los controles
de documentos y los enlaces de
datos nuevos. Mediante el uso de
las nuevas funciones de
integracin de XML, las
organizaciones pueden
implementar plantillas
inteligentes que faciliten al
personal el proceso de creacin
de documentos perfectamente
estructurados.

Quitar las marcas de revisin, los comentarios y el Detecte y quite comentarios no


texto oculto de los documentos. deseados, texto oculto o
informacin personal utilizando el
Inspector de documento; de este
modo evitar que se escape
informacin confidencial cuando
se publiquen sus documentos.
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Usar el panel de revisin formado por tres Office Word 2007 facilita la bsqueda de los
paneles para comparar y combinar cambios que se han realizado en un
documentos. documento. El nuevo panel de revisin
formado por tres paneles le ayudar a ver
ambas versiones de un documento con el
texto eliminado, insertado y movido
marcado de forma clara.

Reducir el tamao de sus archivos y Los nuevos formatos XML abiertos de Office
mejorar la recuperacin de archivos conformes con Ecma permiten una
daados. reduccin significativa en el tamao de los
archivos y una mejora en la recuperacin de
los archivos daados. Estos nuevos
formatos suponen un ahorro enorme en los
requisitos de almacenamiento y ancho de
banda.

1.2. Entrada y salida.


Para usar Word, busque el icono de Word en el men Inicio y haga clic en l.
Siguiendo estos pasos.

1. Despliegue el men Inicio. Haga clic en (botn Inicio).


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2. Buscar la opcin de todos los programas.

3. Elija Todos los programas.

A continuacin, elija Microsoft Office y


haga clic en Microsoft Office Word 2007.

4. Aparece la pantalla de inicio y se abre


Word.
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Para salir de Word podemos seguir los siguiente pasos:

Haga clic en el botn en el extremo


superior derecho de la ventana de Word.

Si ha creado un documento nuevo o realiza algn cambio, por insignificante que sea, en
un documento ya creado, al hacer clic en el botn , aparece un cuadro de mensaje
similar al siguiente.

Para guardar los cambios, haga clic en S. Para salir sin guardar los cambios, haga clic en
No. Si ha hecho clic por error en el botn , haga clic en Cancelar
1.3. Men/barras de herramientas.
Al iniciar Word aparece una pantalla como esta, para que conozcas los nombres de los
diferentes elementos los hemos sealado con lneas y texto en color rojo.
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La cinta/banda de opciones. Desde las pestaas de esta barra se pueden ejecutar todos
los comandos de Word2007.

En Word2007 la banda de opciones tiene un comportamiento "inteligente", que consiste,


bsicamente, en mostrar slo los comandos ms importantes y los que el usuario va
utilizando

1.3.1. Cinta de Opciones

La pestaa Inicio contiene las operaciones ms comunes sobre copiar, cortar y pegar,
adems de las operaciones de Fuente, Prrafo, Estilo y Edicin.

En Word2007 la pestaa Inicio se encuentra dividida en 5 secciones que contienen las


operaciones correspondientes al:

Portapapeles,
Fuente (tamao de letra, tipo de letra, etc.)
Prrafo (alineacin de texto, separacin entre lneas, sangra, etc.)
Estilo y Edicin (buscar texto, reemplazar, etc.)

Cada una de las secciones, se ha creado con botones de acceso rpido a la tarea que se
desea realizar. Una forma ms fcil e intuitiva de utilizar las herramientas.
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Lo que antes sola llamarse el men Insertar, ahora es una pestaa que contiene grupos
de herramientas de acceso rpido.

Para la pestaa Insertar, ubicamos los grupos de herramientas correspondientes a:


Pginas
Tabla
Ilustraciones
Vnculos
Encabezado y pie de pgina
Texto
Smbolos

Tambin se puede acceder a sus opciones presionando Alt + (letra o conjunto de letras).
En la siguiente ventana se muestran las letras que se acompaan para cada opcin.

Para la pestaa Diseo de pgina, ubicamos las herramientas correspondientes a temas,


configurar pginas, fondo de pgina, parrado, organizar, entre otras.
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La pestaa de referencias nos permitir incorporar citas y contenidos bibliogrficos, as


como tambin, notas y tablas de contenidos (ndices).

Desde la pestaa de correspondencia podremos administrar nuestros documentos de


correspondencia, y automatizar el envo de cartas genricas.

En la pestaa revisar adems de encontrar la administracin de traduccin y correccin


ortogrfica, en este lugar podemos comparar contenido, e inclusive habilitar la utilidad
Control de Cambios, que nos permite revisar documentos entre varios editores/autores.

La pestaa de vista nos da las opciones para elegir cmo queremos ver el rea de trabajo.
Ya que Word permite guardar el documento como pgina Web, una de las vistas permite
apreciar cmo quedara como tal, tambin permite ver las estructuras de un documento
cuando los ttulos y subttulos son indicados.
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La barra de herramientas de acceso rpido


contiene iconos para ejecutar de forma
inmediata algunos de los comandos ms
habituales, como: Guardar, Deshacer,
Ortografa y Gramtica.
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APUNTES
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Procesador de Texto Versin 1.0 19
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2. Manejo de documentos.

La funcin de Microsoft Word es facilitar al usuario en la creacin de documentos,


permitindonos darle un aspecto profesional. Con este manual aprenderemos lo
necesario para editar documentos, desplazarnos, seleccionar, eliminar, copiar, pegar y
deshacer.

Tambin veremos cmo buscar y reemplazar palabras; y diferentes formas de ver un


mismo documento

2.1. Concepto de documentos.

Un documento es un testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de


sus funciones por instituciones o personas fsicas, jurdicas, pblicas o privadas,
registrado en una unidad de informacin en cualquier tipo de soporte (papel, cintas,
discos magnticos, fotografas, etc.) en lengua natural o convencional.

Es el testimonio de una actividad humana fijada en un soporte, dando lugar a una fuente
archivstica, arqueolgica, audiovisual, etc.

2.2. Creacin de documentos.

Para la creacin de un documento nuevo Haga clic en el botn de Microsoft


debe seguir el procedimiento en Microsoft
Office Word 2007: Office y, a continuacin, en Nuevo.
En Plantillas, aparecen las opciones que
puede utilizar para crear:
Un documento, libro o presentacin
en blanco.
Un documento, libro o presentacin
desde una plantilla.
Un nuevo documento, libro o
presentacin desde un archivo
existente.
Si est conectado a Internet,
tambin aparecen plantillas
disponibles desde Microsoft Office
Online.
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2.3. Desplazamiento dentro del documento.

Una de las ventajas que han aportado los procesadores de texto es la facilidad para
modificar y corregir. El primer paso en ese proceso es colocarnos en el lugar donde
vamos a efectuar la modificacin.

Por otra parte, cuando estamos viendo un documento Word que no cabe en una pantalla,
necesitaremos movernos por el documento para colocarnos en la parte que nos interese.
Tanto en un caso como en otro ser interesante conocer todas las formas que existen
para desplazarse por el documento, y as poder elegir la ms til en cada momento.

Recordar que el elemento que define la posicin dentro de un documento Word es

el punto de insercin , que es una lnea vertical parpadeante y nos indica dnde se va a
escribir la prxima letra que tecleemos.
2.3.1. Desplazamientos cortos dentro de una misma pantalla:
Con el ratn/mouse, desplazar el cursor hasta el punto Combinacin de teclas.
elegido y hacer clic, el punto de insercin se colocar en
ese lugar. Para Presione las
desplazarse teclas
Con las teclas de direccin. Las teclas izquierda/derecha el Una palabra a la Crtl + flecha
punto de izquierda/derecha desplazan el punto de izquierda izquierda
insercin una posicin a la izquierda/derecha, y las teclas Una palabra a la Crtl + flecha
arriba/abajo desplazan el punto de insercin una lnea derecha derecha
arriba/abajo. Un prrafo Crtl + flecha
arriba arriba
La tecla Fin nos lleva al final de la lnea y la tecla Inicio al Un prrafo Crtl + flecha
principio de la lnea. abajo abajo

2.3.2. Desplazamientos a lo largo de todo el documento:

Teclas AvPg y RePg. Estas teclas avanzan y retroceden Combinacin de teclas.


una pantalla completa. Observad que no es lo mismo una Para Presione las
pantalla que una pgina. El tamao de la pantalla lo limita desplazarse teclas
el monitor mientras que la longitud de la pgina la Una pgina
Crtl + AvPg.
definimos nosotros. adelante
Una pgina
Crtl + RePg.
atrs
Al principio del
Crtl + Inicio
documento
Al final del
Crtl + Fin
documento
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2.3.3. Mediante las Barras de desplazamiento.

Las barras de desplazamiento permiten movernos a lo largo y ancho del


documento de forma grfica. La longitud de barra de desplazamiento
vertical representa la longitud del documento y el cuadrado pequeo que
hay en su interior representa la posicin actual del punto de insercin.
Podemos desplazarnos de las siguientes formas:
Haciendo clic en cualquier posicin por encima/debajo del cuadro
nos desplazaremos una pantalla hacia arriba/debajo del documento.
Arrastrando el cuadro nos desplazaremos proporcionalmente a la
posicin en la que lo movamos, por ejemplo, en un documento de 20
pginas si arrastramos el cuadro hacia la mitad de la barra nos
colocaremos en la pgina 10 aproximadamente.
Mediante las flechas. Si hacemos clic en la fecha o tringulo de la
parte superior/inferior nos desplazaremos una lnea hacia
arriba/abajo. Si mantenemos pulsada la flecha nos desplazaremos
lnea a lnea de forma rpida hasta que la soltemos.
Mediante objetos de bsqueda. Las dobles flechas de la parte
inferior de la barra de desplazamiento nos permiten desplazarnos de
acuerdo con el objeto que hayamos seleccionado, este objeto por
defecto es la pgina, de forma que al hacer clic en la doble
flecha superior/inferior nos desplazaremos una pgina
arriba/abajo.
Haciendo clic en el botn central del crculo podemos cambiar el
objeto pgina por otros, como por ejemplo, notas al pie,
comentarios, palabras, etc.

2.3.4. Mapa del documento.

En el men Vista tenemos la opcin Mapa del


documento que nos muestra una especie de
ndice en la parte izquierda de la pgina.
Haciendo clic en las lneas de ese ndice nos
desplazaremos a la parte del documento que
contiene dicha lnea.

2.3.5. Las barras de desplazamiento horizontal.

Permiten movernos de forma similar a como acabamos de ver con la barra vertical pero
en sentido horizontal, es decir, permiten desplazar el documento hacia la derecha y hacia
la izquierda. Se utilizan menos porque es menos frecuente que el documento sea ms
ancho de lo que cabe en una pantalla.
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2.4. Abrir y cerrar.


Para utilizar un documento que
tenemos guardado, primero, hemos de
abrirlo. Para ello hacer clic en el icono

del Botn Office y luego


seleccionar la opcin Abrir, aparecer
una ventana similar a la que vemos
aqu.

Para abrir un documento de los que se muestran en la ventana basta


seleccionarlo haciendo clic sobre l (veremos como su nombre cambia de color) y luego
pulsar en el botn Abrir. Otra forma ms rpida de abrir el documento es haciendo doble
clic sobre l. Inmediatamente el documento aparecer en nuestra pantalla.

En esta ventana se ven todos los documentos que estn dentro de la carpeta que aparece
en el campo Buscar en: Dentro de una carpeta hay documentos pero tambin puede
haber otras carpetas, las carpetas se reconocen porque tienen delante un icono amarillo.

Despus de guardar un documento, ste


contina en nuestra pantalla y podemos
seguir trabajando con l. Una vez que
hemos acabado de trabajar con un
documento debemos cerrarlo; al cerrarlo
no lo borramos del disco, simplemente
dejamos de utilizarlo y liberamos la
memoria que estaba utilizando.
Para cerrar un documento hacer clic en

el Botn Office , y luego hacer clic


en Cerrar. (Si hemos hecho alguna
modificacin en el documento desde la
ltima vez que lo guardamos, nos
preguntar si queremos guardar los
cambios; contestar que S). Al cerrar el
documento veremos cmo ste
desaparece de la pantalla.
Al cerrar Word tambin se cierran los
documentos que tengamos abiertos.
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2.5. Guardar.

Esta opcin permite al usuario guardar en la memoria del computador el archivo que
hemos trabajado. En la barra de acceso rpido ubica el icono o tambin puedes utilizar

los comandos: Guardar y Guardar como... del Botn Office.

Guardar como, Word


mostrar un cuadro
de dialogo para
cambiar el nombre
del archivo, el tipo y la
carpeta que lo
contiene.
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APUNTES
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Procesador de Texto Versin 1.0 27
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3. Edicin de documentos.

La edicin de un archivo puede hacerse a nivel texto con un procesador de textos. Si el


archivo tiene un formato especfico, lo usual es editarlo con alguna aplicacin que pueda
manejar ese tipo de formato. Esas aplicaciones se pueden categorizar dependiendo del
tipo de formato que manejan, por ejemplo, editor de audio, editor de video, editor
grfico, etc. En general, estos editores tienen herramientas apropiadas para crear y
modificar archivos de su tipo, y algunos son ms poderosos que otros.

3.1. Seleccin del texto.

Para realizar muchas operaciones (copiar, cambiar el formato, etc.), previamente hay que
decirle a Word sobre qu parte de texto tiene que actuar, en esto consiste seleccionar.

El texto seleccionado se identifica claramente porque est en vdeo inverso, es decir, el


fondo negro y los caracteres en blanco. Se puede seleccionar con el ratn y con el teclado.

Para hacer la seleccin mediante el ratn/mouse hay dos mtodos:

1. Haciendo clic y doble clic. Colocar el cursor en una palabra y hacer doble clic, la palabra
completa quedar seleccionada. Colocar el cursor justo al inicio de la lnea, veremos que el
cursor cambia de forma y se convierte en una flecha , hacer clic y la lnea completa
quedar seleccionada; si hacemos doble clic, el prrafo completo quedar seleccionado.

- Para seleccionar un grfico o una imagen basta con hacer clic encima, el grfico
quedar enmarcado por un recuadro negro.

2. Arrastrando. Colocar el cursor al principio de la seleccin, presionar el botn izquierdo


y, sin soltar el botn, mover el cursor hasta el final de la seleccin. Observaremos cmo lo
seleccionado aparece en vdeo inverso.

Para hacer la seleccin mediante el teclado:

Para seleccionar Presione las teclas


Un carcter a la derecha Mays. + flecha derecha
Un carcter a la izquierda Mays. + flecha izquierda
Palabra a la derecha Ctrl + Mays.+ flecha derecha
Palabra a la izquierda Ctrl + Mays.+ flecha izquierda
Hasta el final de la lnea. Mays. + Fin
Hasta el principio de la lnea. Mays. + Inicio
Una lnea abajo Mays. + flecha abajo
Una lnea arriba Mays. + flecha arriba
Hasta el final del prrafo Ctrl + Mays. + flecha abajo
Procesador de Texto Versin 1.0 29

Hasta el principio del prrafo Ctrl + Mays. + flecha arriba


Una pantalla abajo Mays. + AvPg
Una pantalla arriba Mays. + RePg
Hasta el final del documento Ctrl + E
3.2. Copiar, cortar y pegar

Cuando hablamos de copiar nos referimos a colocar


una copia en otro lugar; mientras que cuando
hablamos de cortar queremos decir quitar algo de un
lugar para llevarlo a otro lugar. Se pueden utilizar
varios mtodos.

Mediante el ratn/mouse y los iconos en la barra de herramientas Portapapeles, que se


encuentra en la pestaa Inicio.
Seleccionar el elemento ( carcter,
palabra, prrafo,..) a copiar o
cortar, hacer clic en el icono copiar
o cortar, , colocar el cursor en
el punto de destino y hacer clic en
el icono pegar.

Normal. Seleccionar con doble clic, presionar el


botn derecho, elegir copiar o cortar, en el men
contextual ir a la posicin donde vamos a copiar o
pegar, presionar botn derecho y elegir pegar.

Rpido. Seleccionar con doble clic,


presionar el botn derecho,
cuando aparezca un pequeo
cuadrado debajo del cursor, sin
soltar, ir a la posicin donde vamos
a copiar, soltar el botn y
aparecer un men: elegir la
opcin copiar aqu.
Procesador de Texto Versin 1.0 30

Mediante el teclado

Primero, seleccionar el texto: con MAY + flechas,


seleccionamos letras, (con MAY + Ctrl + flechas,
seleccionamos palabras).

Segundo, copiar con Ctrl + C. Y por ltimo, ir a la


posicin donde vamos a pegar, pulsar Ctrl + V.

Es aconsejable practicar todos los mtodos y elegir el


que nos sea ms cmodo. Tener en cuenta que el
mtodo Slo con el teclado, no requiere coger el
ratn y, aunque parece engorroso, para las personas
que teclean rpido, puede ser muy eficaz

Cuando copiamos o cortamos, Word2007 se lo


guarda en el portapapeles, de esta forma
disponemos de las ltimas 24 "cosas" que hemos
copiado y en cualquier momento podemos volver a
copiar una de ellas. Si quieres ver ms sobre el
manejo del portapapeles, puedes verlo aqu.

3.3. Buscar y reemplazar.

Mediante el botn Buscar podemos buscar texto


en el documento

Podemos ejecutarlo desde la pestaa Inicio en el


grupo de herramientas Buscar o con la combinacin
de teclas Ctrl + B.

Si antes de llamar a este comando,


seleccionamos la palabra o frase a
buscar, esta aparecer en el
campo Buscar, si no lo hacemos
tendremos que teclearla. Pulsar el
botn Buscar siguiente y cuando
Word encuentre la palabra, nos
llevar a esa posicin y la palabra
encontrada se pondr en vdeo
inverso. Si queremos buscar otra
ocurrencia de la palabra pulsar de
nuevo el botn Buscar siguiente.
Procesador de Texto Versin 1.0 31

Cuando Word llegue al final del documento aparecer un mensaje indicndolo y


preguntado si queremos seguir buscando desde el principio del documento.

Si necesitamos refinar nuestra bsqueda tenemos ms opciones disponibles con el


botn Ms, puedes verlas aqu.

Si queremos reemplazar una palabra por otra tenemos el botn Reemplazar .


Podemos ejecutarlo desde el grupo de herramientas Buscar que se encuentra en la
pestaa Inicio, o con la combinacin de teclas Ctrl + L.

En el campo Buscar pondremos la palabra o frase a buscar y en el campo Reemplazar


con pondremos la palabra o frase que queremos que sustituya a la palabra buscada.
Ahora podemos elegir una de las tres acciones que nos permiten los tres botones
disponibles:

- Buscar siguiente. Busca la siguiente ocurrencia de la palabra a


buscar.
- Reemplazar. Reemplaza la palabra encontrada y busca la siguiente
ocurrencia.
- Reemplazar todos. Reemplaza todas las ocurrencias que encuentre
automticamente, sin preguntar cada vez. Al acabar nos informa del
nmero de ocurrencias que ha reemplazado

Nota: Despus de realizar una bsqueda, las doble flechas de la barra de desplazamiento
vertical, que normalmente tienen la funcin de avanzar y retroceder una pgina y son de
color negro, cambian a color azul y al pulsarlas se repite la bsqueda. Para activar otra vez
su funcin habitual (avanzar pgina) abrir Buscar y en la pestaa Ir a, y elegir Pgina.
Procesador de Texto Versin 1.0 32

3.4. Salto de pgina.

Word 2007 inserta automticamente los saltos de pgina cuando llega al final de la
pgina. Tambin se pueden insertar saltos de pgina manualmente desde la
pestaa Insertar, haciendo

clic en el botn , como veremos en el punto correspondiente.

Al insertar un salto de pgina automticamente puede ocurrir que un prrafo quede


dividido entre dos pginas, normalmente esto no supone ningn problema, pero en
determinadas ocasiones puede interesarnos que un prrafo no sea partido por un salto de
pgina.

Para conseguir esto debemos activar la casilla Conservar lneas juntas que se encuentra
en el iniciador del cuadro de dilogo Prrafo, pestaa Lneas y saltos de pgina. Tambin
hay otras opciones relacionadas con este tema que puedes ver aqu.

3.5. Tipo de letras y tamao.

Un apartado a elegir con cuidado es la fuente del texto ya que determinar en gran
medida el aspecto del texto. Para cambiar el tipo de letra o fuente lo primero que
tenemos que hacer es seleccionar los caracteres, palabras o lneas sobre los que
queremos realizar el cambio.

A continuacin hacer clic sobre el pequeo tringulo que hay al lado de la fuente
actual, esto har que se abra una ventana con las fuentes disponibles.

Observa que el propio nombre de la fuente est


representado en ese tipo de fuente, de forma que
podemos ver el aspecto que tiene antes de aplicarlo.

El men despegable tiene dos zonas separadas por


una doble lnea horizontal, en la parte superior estn
las ltimas fuentes utilizadas y en la parte inferior
todas las disponibles.

Podemos hacer clic en las flechas arriba y abajo de la


barra de desplazamiento de la derecha para que
vayan apareciendo todos los tipos de letra
disponibles, tambin podemos desplazar el botn
central para movernos ms rpidamente.
Procesador de Texto Versin 1.0 33

Una vez hemos encontrado la fuente que buscamos basta con hacer clic sobre ella para
aplicarla.

En lugar de desplazarnos por el men despegable para buscar la fuente podemos, si


conocemos el nombre, hacer clic sobre el recuadro y teclearlo directamente.

Las fuentes TrueType aparecen con una doble T delante. Este tipo de fuente se ver igual
en la pantalla que en la impresora.

Tamao

De forma parecida podemos cambiar el tamao de la


fuente. Seleccionar el texto y hacer clic en
el tringulo para buscar el tamao que deseemos,
o escribirlo directamente.

La unidad de medida es el punto (72 puntos = 1


pulgada = 2,54 cm), los tamaos ms utilizados son 10
y 12 puntos.

3.6. Negritas y subrayado.

Una vez fijada la fuente y el tamao podemos cambiar el estilo a uno de los tres
disponibles: negrita, cursiva y subrayado . Basta seleccionar el texto y hacer
clic en el botn correspondiente.

Observar como al aplicar un estilo, el botn correspondiente queda presionado (se ve en


un tono anaranjado). Para quitar un estilo que hemos aplicado previamente,
seleccionar el texto y volver a hacer clic sobre el estilo.

Tambin se pueden aplicar varios estilos a la vez, por ejemplo, negrita y


cursiva. Simplemente hay que aplicar los estilos consecutivamente.

Mediante las opciones de la pestaa Inicio, Fuente se pueden manejar las opciones que
acabamos de ver y otras ms como el color de los caracteres, subrayado, subndices, etc.
Procesador de Texto Versin 1.0 34

3.7. Cambio de mayscula a minscula y viceversa.

En la pestaa Inicio, dentro del grupo de


herramientas Fuente, se encuentra la
opcin Cambiar a maysculas y
minsculas... , nos ofrece cinco
posibilidades para cambiar las maysculas
del texto seleccionado:

- Tipo oracin: La primera letra despus de cada punto en maysculas el resto en


minsculas.

- Minsculas: Todas las letras en minsculas.

- MAYSCULAS: Todas la letras en maysculas.

- Poner en maysculas cada palabra: La primera letra de cada palabra en mayscula


y el resto de la palabra en minsculas.

- Alternar MAY/min: Cambia las maysculas por minsculas y viceversa.

Tambin podemos manejar las maysculas mediante el teclado presionando Maysculas +


F3, las palabras del texto seleccionado cambian alternativamente a las tres formas,
siguientes:

MAYSCULAS.
minsculas.
Tipo oracin.

3.8. Niveles de ndices y/o tablas de contenidos.

Los ndices y tablas de contenidos sirven para ayudar al lector a encontrar lo que est
buscando. Word llama tabla de contenido a lo que en Espaa conocemos simplemente
como ndice y Word llama ndice a lo que nosotros llamamos ndice alfabtico. En el punto
siguiente aclararemos ms las diferencias entre ndice y tabla de contenido.

Los ndices y tablas de contenidos son muy tiles cuando estamos trabajando
con documentos extensos. De un documento bien planificado y estructurado podemos
extraer una tabla de contenidos que facilite enormemente la localizacin rpida de algn
punto importante del documento.
Procesador de Texto Versin 1.0 35

Al crear los ndices debemos intentar reflejar la estructura del documento y colocar todos
los trminos importantes del documento, para que posteriormente los lectores puedan
encontrarlos.

En esta unidad tambin veremos cmo crear tablas de ilustraciones, grficos y tablas,
que nos permitirn organizar estos elementos en tablas que facilitarn su bsqueda y
consulta por parte de los lectores.

ndice: Un ndice es una lista de palabras y


el nmero de pgina donde se encuentra
dicha palabra. El ndice est ordenado
alfabticamente. Como ya dijimos, Word
llama a ndice lo que normalmente
nosotros llamamos ndice alfabtico,
Utilizaremos la misma nomenclatura que
Word. El ndice se suele colocar al final de
un libro para encontrar trminos
importantes de manera rpida y sencilla.
En la imagen de la derecha podemos ver un
trozo de un ndice

Tabla de contenido: Una tabla de contenido es un reflejo de la estructura de un


documento y contiene los ttulos de los temas y subtemas que forman el documento. Una
tabla de contenidos puede contener o no el nmero de pgina y puede establecerse un
enlace directo a los puntos contenidos en la tabla. La tabla de contenido suele figurar al
principio de un libro y es lo primero que miramos cuando queremos saber de qu temas
trata el libro.
Procesador de Texto Versin 1.0 36

Si hemos dado a los ttulos del documento un formato que incluya los niveles de esquema
(Ver Unidad 15) casi tendremos construida la tabla de contenido. En la imagen de la
derecha podemos ver un trozo de una tabla de contenido.

Podemos comprobar que se parece mucho a los Esquemas vistos en la unidad anterior,
pero si vamos a imprimir el documento necesitaremos insertarle una tabla de contenido
ya que no dispondremos de la posibilidad de pasar a la vista Esquema.

Insertar marcas de ndice.

Para crear un ndice debemos revisar el documento y crear todas aquellas entradas que
deseemos que posteriormente aparezcan en nuestro ndice.

Existen 2 formas de marcar las entradas del ndice:

Forma automtica:

Para crear una entrada de marcas de ndice automticamente debemos crearnos un


nuevo documento donde tendremos todas las marcas de ndice.

El nuevo documento debe tener las siguientes caractersticas:

- Una tabla de 2 columnas y tantas filas como trminos tenga el ndice.


- En la primera columna debemos tener las entradas del documento original que
queremos tener en el ndice. Las frases o palabras de las entradas debern ser
exactas, por ejemplo si el ttulo en el documento es "Captulo 2. Tipos de
vehculos" en la columna tendremos que escribir ese texto idnticamente, si
escribiramos" captulo 2. Tipos de vehculos" no sera correcto ya que la "c" est
en minscula y la "i" no est acentuada y por tanto la tomara como otra frase.

- En la segunda columna debemos introducir el texto que deseemos que aparezca


en el ndice.
- Tambin podemos definir subndices en el ndice, por ejemplo podemos querer
tener dentro del Captulo 2 una subentrada llamada "Vehculos de motor"
entonces en la segunda columna pondremos "Captulo 2. Tipos de vehculos:
Vehculos de motor", los dos puntos ":" indican que es un subndice de Captulo 2.
- Deberemos hacer estos pasos por cada entrada que queramos que aparezca en el
ndice.
- Una vez confeccionada la tabla guardaremos el documento de forma normal.

Nota: Para tener los 2 documentos abiertos a la vez y poder copiar texto de uno a otro
podemos utilizar la opcin de la pestaa Vista - Ver en paralelo.
Procesador de Texto Versin 1.0 37

Cuando tengamos el documento de entradas creado podemos marcar las entradas del
documento automticamente.

- Abrimos el documento a marcar.


- Vamos a la pestaa Referencias y hacemos clic en el botn Insertar ndice .

Aparece el dilogo de ndice.

- Hacemos clic en el botn Automarcar.7

Aparece un dilogo para seleccionar el fichero donde tenemos el listado.

- Seleccionamos el fichero que hemos creado y pulsamos Abrir.

El cuadro de dilogo se cerrar y observaremos cmo Word a incluido unas marcas en


nuestro texto.

Una vez tenemos el texto marcado, slo hace falte crear el ndice como veremos en el
siguiente apartado.
Procesador de Texto Versin 1.0 38

Forma Manual:

Para crear las marcas de forma manual debemos seguir los siguientes pasos:

- Comenzando desde el principio del documento selecciona las frases o palabras


que vayas a aadir al ndice o sitate en el punto donde vayas a insertar una
marca.

- Accede a la pestaa Referencias y haz clic en el botn Marcar entrada o presiona


la combinacin de teclas Alt + Shift + X.

- Aparece el dilogo Marcar entrada de ndice, si habamos seleccionado el texto,


en el recuadro Entrada estar ya escrito ese texto, en caso contrario debemos
introducir el texto ahora. Este recuadro Entrada es el que posteriormente
aparecer en el ndice.

Podemos crear Subentradas de la Entrada


principal, las subentradas aparecern
debajo de la entrada principal y sangrada a
la derecha. Las subentradas se utilizan
cuando una entrada principal tiene
trminos estrechamente relacionados con
ella que tambin aparecen en el
documento.

Por defecto el marcador se refiere a la pgina actual, podemos crear una referencia
cruzada (se estudiar en la siguiente Unidad) o hacer referencia a un intervalo de pginas.

Podemos hacer que el nmero de pgina tenga el formato de negrita y cursiva.


Pulsamos Marcar para que se lleve a cabo el marcado.
Para continuar con el resto de marcas no es necesario cerrar este dilogo.

Hacemos clic sobre el documento y nos desplazamos hasta la siguiente frase o palabra
que deseemos marcar. La seleccionamos y nos vamos al dilogo de Marcar entrada de
ndice, en el momento en que est activo el dilogo la frase de entrada se actualiza,
pulsamos en Marcar y as con todas las marcas.

Cuando terminemos presionamos sobre el botn Cerrar.


Procesador de Texto Versin 1.0 39

Insertar ndice.
Una vez tenemos todas las marcas ya
definidas bien haya sido manual o
automticamente podemos crear el ndice.

Para insertar el ndice debemos situarnos en


el lugar donde lo queramos situar, al inicio
del documento, al final o donde deseemos.
Tradicionalmente se suele poner al final del
documento.

Accedemos a la pestaa Referencias y


hacemos clic en el botn Insertar ndice,
aparecer un cuadro de dilogo ndice como
el que vemos en la imagen.

Si tenemos sub entradas podemos


elegir Tipo, Con sangra, si queremos que
aparezcan debajo de la entrada principal
o Continuo si preferimos que las
subentradas aparezcan a la derecha.
En formatos podemos seleccionar el estilo que tendr el
ndice.

Una vez definidas las opciones del cuadro de dilogo


pulsamos Aceptar y se generar el ndice.

Un ejemplo de cmo sera un ndice lo tenemos en la


imagen de abajo.
Procesador de Texto Versin 1.0 40

Desde el dilogo de ndice podemos acceder


a modificar el estilo del ndice presionando
sobre el botn Modificar nos aparece un
dilogo como el que vemos en la imagen
donde podemos modificar cada uno de los
niveles.

Como podemos ver en la imagen existen


hasta 9 niveles. Podemos modificar el
formato cada uno de ellos seleccionndolo y
presionando sobre Modificar...

Tablas de contenido.

Al igual que ocurra con los ndices, para crear una tabla de contenidos debemos seguir
dos pasos:

1- Preparar la tabla de contenidos, es decir, marcar los ttulos que deseamos que
aparezcan en la tabla de contenidos.

2- Generar la tabla de contenidos (TDC o TOC).

Veamos tres mtodos para preparar una tabla de contenidos.

1. Mediante los estilos de ttulos predefinidos por Word.

Vimos en la unidad 15 (Esquemas) que Word dispone de estilos de ttulos predefinidos


que incluyen niveles de esquema. Bien pues si en nuestro documento utilizamos estos
estilos de ttulos (recuerda que hay desde Titulo 1 a Titulo 9) al crear la tabla de
contenidos Word se fija en estos ttulos y crea la TDC a partir de ellos.

Una tabla de contenidos hemos dicho al inicio de la unidad que est formada por los
ttulos de los apartados que aparecen en el documento.
Procesador de Texto Versin 1.0 41

2. Crear el documento en vista esquema.

Si construimos el documento en vista esquema, podemos crear, aumentar o disminuir los


niveles de esquema de los ttulos del documento. De este modo Word aplicar
automticamente el estilo de ttulo apropiado.

Podemos entrar en el modo vista esquema desde la pestaa Vista - Esquema.

3. Crear estilos de ttulos personalizados.

Podemos crear estilos de ttulos personalizados y posteriormente hacer que Word los
tenga en cuenta cuando generemos la TDC.

Si hemos redactado un documento y le hemos aplicado ttulos personalizados una vez


estemos en la pestaa de Tabla de contenido en el dilogo Tabla de contenido (que
veremos a continuacin) debemos pulsar sobre el botn Opciones...

Nos aparece el dilogo como el que vemos en la imagen, donde debemos seleccionar los
estilos personalizados que hayamos creado y asignarles el Nivel de TDC. Por ejemplo si nos
hemos creado los estilos Ttulo 1, Ttulo 2, etc. lo lgico es que le asignemos a Ttulo 1 el
Nivel de TDC 1, a Ttulo 2 el Nivel de TDC 2 y as sucesivamente.
Procesador de Texto Versin 1.0 42

Generar la tabla de contenidos.

Cuando tengamos preparado el


documento en niveles segn hemos visto
anteriormente y por lo tanto ya estn
definidos los elementos que formarn la
tabla de contenido slo nos queda generar
dicha tabla.

Debemos colocarnos en el lugar donde


queramos insertar la tabla de contenidos
(Normalmente una tabla de contenidos
suele colocarse al inicio del documento) e ir
a la pestaa Referencias, desplegar el
men Tabla de contenido.

Word dispone de dos modelos de Tablas


automticas. Eligiendo uno de ellos se
generar una tabla de contenidos de
forma instantnea, con el estilo que tiene
predefinido.

Eligiendo Tabla manual, se generar una


tabla con datos de muestra, que
deberemos sustituir, pero aprovechando
la estructura que nos ofrece.

Si preferimos crear la tabla a nuestro


gusto, podemos seleccionar la
opcin Insertar tabla de contenido...,
donde aparecer el siguiente cuadro de
dilogo.
Procesador de Texto Versin 1.0 43

En Formatos podemos escoger diversos


estilos y en vista preliminar podemos ir
viendo la presentacin que tendr el estilo
seleccionado.

Adems podemos seleccionar entre varias


opciones como Mostrar nmeros de
pgina, Alinear nmeros de pgina a la
derecha y si queremos sustituir los
nmeros de pgina por hiperenlaces
marcaremos la opcin Usar hipervnculos
en lugar de nmero de pgina.

Si pulsamos sobre el
botn Opciones... nos aparece un
dilogo como el que vemos en la imagen
donde podemos establecer la relacin
entre estilos y el nivel de la TDC. Los
valores por defecto son los que aparecen
en la imagen, pero podemos cambiarlos a
nuestro gusto. Por ejemplo, si queremos
que nuestra TDC slo tenga 3 niveles
podemos asignar el nivel 3 a los estilos
Ttulo 3, Titulo 4, etc.

Si hemos modificado los valores por


defecto y queremos dejarlo como estaba
podemos pulsar sobre Restablecer.

Para generar la tabla, slo nos queda pulsar en Aceptar.

Una vez creada nuestra tabla, podemos seleccionarla y volver a desplegar el


men Tabla de contenido.

Si pulsamos en Quitar tabla de contenido, como su nombre indica, la tabla se eliminar;


pero pulsando en Guardar seleccin en galera de tablas de contenido... podremos
guardar el estilo de nuestra tabla, y se aadir al desplegable para que podamos elegirla
en ocasiones futuras.
Procesador de Texto Versin 1.0 44

Actualizar la TDC.

Una de las mayores ventajas de crear una TDC es que podemos actualizarla
automticamente. Si una vez creada la TDC modificamos el documento aadiendo o
eliminando ttulos, podemos actualizar la TDC con un par de clics de ratn de una manera
fcil y cmoda.

Tenemos dos opciones posibles para actualizar la TDC:

- Desde la pestaa Referencias disponemos del botn .

- Haciendo clic con el botn derecho sobre la TDC disponemos de un men


emergente donde tenemos la opcin Actualizar campos.

Tras acceder a actualizar la TDC por


cualquiera de estas dos opciones nos
aparece el dilogo Actualizar la tabla de
contenido que vemos en la imagen de
abajo para seleccionar si deseamos
actualizar solo los nmeros de pgina o
toda la tabla.

3.9. Insercin de smbolos, carcter especial, fechas y horas.

Puede utilizar el cuadro de dilogo Smbolo para insertar smbolos como, por ejemplo,
y , o caracteres especiales, como un guion corto () o puntos suspensivos () que no
aparecen en el teclado, as como caracteres Unicode.

Los tipos de smbolos y caracteres que se pueden insertar dependen de las fuentes que
elegidas. Por ejemplo, algunas fuentes pueden incluir fracciones (), caracteres
internacionales (, ) y smbolos de moneda internacionales (, ). La fuente integrada
Symbol incluye flechas, vietas y smbolos cientficos. Tambin puede tener fuentes de
smbolos adicionales, como Wingdings, que incluye smbolos decorativos.

NOTA: El tamao del cuadro de dilogo Smbolo se puede aumentar o reducir. Lleve el
puntero hasta la esquina inferior derecha del cuadro de dilogo hasta que se convierta en
una flecha de dos puntas y, a continuacin, arrastre hasta que obtenga el tamao
deseado.
Procesador de Texto Versin 1.0 45

Para insertar un smbolo

1. Haga clic en el lugar donde desee insertar el smbolo.


2. En el grupo Smbolos de la ficha Insertar, haga clic en Smbolo.

Siga uno de estos procedimientos:

Haga clic en el smbolo que desee en la lista desplegable.


Si el smbolo que desea insertar no aparece en la lista, haga clic en Ms
smbolos. En el cuadro Fuente, haga clic en la fuente deseada, elija el
smbolo que desea insertar y, por ltimo, haga clic en Insertar.

NOTA Si est utilizando una fuente ampliada, como Arial o Times New Roman, aparecer
la lista Subconjunto. Utilcela para elegir entre una lista ampliada de caracteres de
idiomas, incluido el griego y el ruso (cirlico), si estn disponibles.

4. Haga clic en Cerrar.

Insertar un carcter especial

1. Haga clic en el lugar donde desee insertar el carcter especial.


2. En el grupo Smbolos de la ficha Insertar, haga clic en Smbolo y despus en Ms
smbolos.
3. Haga clic en la ficha Caracteres especiales.
4. Haga clic en el carcter que desea insertar y haga clic en Insertar.
5. Haga clic en Cerrar.
Procesador de Texto Versin 1.0 46

Insertar un carcter Unicode

Puede insertar un carcter Unicode en un documento seleccionando un carcter en el


cuadro de dilogo Smbolo o escribiendo el cdigo del carcter directamente en el
documento.

Seleccionar un carcter Unicode en el cuadro de dilogo Smbolo

Al seleccionar un carcter Unicode en el cuadro de dilogo Smbolo, el cdigo de carcter


aparece en el cuadro Cdigo de carcter.

1. Haga clic en el lugar donde desee insertar el carcter Unicode.


2. En el grupo Smbolos de la ficha Insertar, haga clic en Smbolo y despus en Ms
smbolos.
3. En la ficha Smbolos, en el cuadro Fuente, haga clic en la fuente que desea usar.
4. En el cuadro De, haga clic en Unicode (hex).
5. Si est disponible el cuadro Subconjunto, haga clic en un subconjunto de
caracteres.
6. Haga clic en el smbolo que desea insertar y, a continuacin, haga clic en Insertar.
7. Haga clic en Cerrar.

Utilizar el teclado para insertar un cdigo de carcter Unicode en un documento

Si conoce el cdigo de carcter, puede escribirlo en el documento y despus presionar


ALT+X para convertirlo en un carcter. Por ejemplo, presione 002A y despus ALT+X para
insertar el carcter *. El procedimiento tambin funciona a la inversa. Para mostrar el
cdigo de carcter Unicode de un carcter que ya se encuentra en el documento, coloque
el punto de insercin directamente a continuacin del carcter y presione ALT+X.

Buscar un cdigo de carcter Unicode

Al seleccionar un carcter Unicode en el cuadro de dilogo Smbolo, el cdigo de carcter


aparece en el cuadro Cdigo de carcter.

1. En el grupo Smbolos de la ficha Insertar, haga clic en Smbolo y despus en Ms


smbolos.
2. En la ficha Smbolos, en el cuadro Fuente, haga clic en la fuente que desea usar.
3. En el cuadro De, haga clic en Unicode (hex).
4. En el cuadro Cdigo de carcter se muestra el cdigo de carcter Unicode.
Procesador de Texto Versin 1.0 47

Fecha y Hora

Insertar la fecha y la hora actuales

1. Haga clic en el lugar en que desee


insertar la fecha u hora.
2. En el men Insertar, haga clic
en Fecha y hora.
3. Si desea inserta la fecha o la hora en
un formato de idioma diferente,
haga clic en el idioma en el cuadro
Idioma.

El cuadro Idioma contiene una lista de los idiomas de edicin habilitados. Dependiendo
del idioma que seleccione, podrn aparecer otras opciones de fecha y hora.

1. En el cuadro Formatos disponibles, haga clic en un formato de fecha u hora.


2. Seleccione si desea que los datos se actualicen automticamente o se conserven
tal como fueron insertados originalmente. Siga uno de estos procedimientos:
a. Para insertar la fecha y la hora como un campo, de forma que se actualice
automticamente al abrir o imprimir el documento, active la casilla de
verificacin Actualizar automticamente.
b. Para conservar la fecha y la hora originales como texto esttico, desactive
la casilla de verificacin Actualizar automticamente.

Para insertar la fecha y la hora de creacin, de la ltima impresin o de la ltima vez


que se guard un documento.

1. Haga clic en el lugar en que desee insertar la fecha o la hora.


2. En el grupo Texto de la ficha Insertar, haga clic en Elementos rpidos.

3. Haga clic en Campo.


4. En el cuadro Categoras, haga clic en Fecha y hora.
5. En el cuadro Nombres de campo, haga clic en CreateDate, PrintDate o SaveDate.
6. En el cuadro Formatos de fecha, haga clic en el formato de fecha y hora que desee
utilizar, por ejemplo, 12/2/2008 9:45 p.m. o 12 de febrero de 2008.
Procesador de Texto Versin 1.0 48

3.10. Prrafos

En Word2007, un prrafo es el texto comprendido entre dos marcas de prrafo ,


normalmente las marcas de prrafo no se ven, para hacerlas visibles, hacer clic en el
icono marca de prrafo de la pestaa Inicio.

Se inserta una marca de prrafo cuando se pulsa la tecla de retorno de carro o INTRO.
Cuando estamos introduciendo texto y llegamos al final de la lnea automticamente el
texto contina en la siguiente lnea, pero no se inserta marca de prrafo.

Al insertar un prrafo, este toma las mismas caractersticas de formato del prrafo
anterior. Para cambiar las caractersticas de formato de un prrafo, basta con seleccionar
su marca de prrafo y modificar las caractersticas que queramos.

Los prrafos son unidades dentro del documento Word que tienen sus propias
caractersticas de formato, pudiendo ser diferentes de un prrafo a otro. Otras unidades
ms amplias son las secciones, que veremos ms adelante.

Las marcas de prrafo contienen los cdigos que definen el formato del prrafo en el que
se encuentran. Manipular una marca de prrafo tiene consecuencias sobre el formato de
ese prrafo. Antes de borrar texto, es conveniente hacer visibles las marcas de prrafo
para evitar borrar una marca de prrafo accidentalmente. Si queremos borrar todo el
prrafo tambin debemos borrar su marca de prrafo.

Las caractersticas ms importantes de


formato de prrafo son la alineacin y
la sangra, ambas estn disponibles en la
pestaa Inicio.

3.10.1. Vietas y numeracin.


La funcin Vietas en Word es muy til, pues nos ayuda a crear listas de una manera muy
rpida y fcil. Tambin para identificar y puntualizar ideas o comentarios que deseamos
estructurar.

Si por ejemplo tenemos el siguiente texto:


Procesador de Texto Versin 1.0 49

Y deseamos puntualizar en los elementos de la planificacin e identificarlos a travs de


vietitas que apoye la visualizacin. Seguimos el procedimiento a continuacin:

1. Sombreamos las frases o prrafos del texto que deseamos identificar con vietas.

2. Pulsamos el botn Vietas de la barra de herramientas.

3. Y ya tendremos nuestro texto punteado como lo queramos.

Si deseramos cambiar el estilo de la


vieta de punto a otro que nos guste ms.

a) Desplegamos la ventana de
opciones pulsando sobre la flechita del
cono
Procesador de Texto Versin 1.0 50

b) Seleccionamos para el ejemplo una


vieta estilo "cheque"

c) Ya nuestro texto tendr este tipo de


vieta para la presentacin.

Si en lugar de vietas, queremos crear una lista numerada de los elementos del proceso
administrativo.
1. Sombreamos el texto que queremos listar

2.Pulsamos el botn Numeracin de la barra de herramientas

3. Ya tendremos nuestro texto debidamente numerado


Procesador de Texto Versin 1.0 51

Si quisiramos cambiar el estilo de la


numeracin, desplegamos al ventana de
opciones de Numeracin y seleccionamos
el formato que deseamos.

En este ejemplo seleccionaremos literales


en parntesis.

Ya tendremos nuestro numerado en este


nuevo formato.
Procesador de Texto Versin 1.0 52

3.10.2. Sangra.

Aplicar una sangra a un prrafo es desplazar un poco el prrafo hacia la derecha o


izquierda. Se realiza seleccionando el prrafo y haciendo clic en uno de estos
botones de la pestaa Inicio en el grupo de herramientas Prrafo, segn
queramos desplazar hacia la izquierda o hacia la derecha.

As desplazamos el prrafo 1,25 cm. cada vez que hacemos clic en el botn, pero tambin
se puede desplazar otro valor que deseemos. Puedes ver cmo se hace, junto con otras
opciones de la pestaa Inicio, como la forma de variar el espacio que separa los prrafos,
y el espacio que separa las lneas o interlineado.

3.10.3. Marco, bordes y sombreado.

Desde el cuadro de dilogo de Bordes y sombreado, se pueden agregar lneas, recuadros


y sombras a prrafos, grficos, celdas o pginas completas. Es cuadro de dilogo lo
obtenemos a partir del icono , del grupo de opciones Prrafo, dentro de la ficha
de Inicio.

Sin embargo, desde las opciones de la ficha de inicio referentes a Bordes y sombreados
realizaremos, las mismas operaciones que desde el cuadro de dilogo de Bordes y
sombreados, teniendo acceso a algunas de estas opciones, de manera ms gil, a travs
de los botones que la aplicacin pone a nuestra disposicin en la cinta de opciones, entre
ellos tenemos los siguientes.

Bordes , desde este icono de la ficha


de Inicio, en el grupo de opciones de
Prrafo, vamos poder establecer el borde
de los prrafos seleccionados, podemos
determinar dnde queremos colocar los
bordes, y nos permite acceder al cuadro de
dilogo Bordes y Sombreados para poder
dar un formato ms avanzado a dichos
bordes.
Procesador de Texto Versin 1.0 53

Sombreado , con este comando vamos


a poder elegir el color que queremos
aplicar al sombreado de nuestros textos.

3.10.4. Espacio interlineado.

Puede cambiar el interlineado o el espacio anterior o posterior a cada prrafo, dando los
siguientes pasos:

1. Seleccione el texto que desea modificar.

2. En la barra de herramientas Formato, seale a Interlineado y siga uno de


estos procedimientos:
a. Para aplicar un nuevo parmetro, hacer clic en la fila y seleccione el
nmero total que desea.
b. Para aplicar el parmetro utilizado ms reciente, haga clic en el botn.
c. Para definir medidas ms precisas, haga clic en la fila, despus en Ms y, a
continuacin, seleccione las opciones que desee en Interlineado.
NOTA Si selecciona Exactamente o Como mnimo para el interlineado, seleccione la
cantidad de espacio que desea en el cuadro En. Si selecciona Mltiple, escriba el
nmero de lneas en el cuadro En

Cambiar el espacio anterior o posterior de los prrafos

a. Seleccione los prrafos a los que desea cambiar el espaciado.

b. En el men Formato, haga clic en el men Prrafo y despus en la ficha Sangra y


espacio.

c. Debajo de Espaciado, introduzca el espacio que desea que aparezca en el


cuadro Antes de o Despus de.
Procesador de Texto Versin 1.0 54

APUNTES
Procesador de Texto Versin 1.0 55
Procesador de Texto Versin 1.0 56
Procesador de Texto Versin 1.0 57

4. Manejo de ortografa y gramtica de documentos.


La revisin ortogrfica y gramatical es otra de las grandes aportaciones de los procesadores
de texto. Word2007 dispone de potentes herramientas en este campo que han sido
mejoradas notablemente desde las primeras versiones.

Evitar que haya errores en nuestros textos es ahora mucho ms fcil. No obstante conviene
saber que revisar un documento y que Word no encuentre ningn error no quiere decir que,
necesariamente, sea as. Ya que hay errores que Word no puede detectar puesto que
dependen del contexto.

La forma que tiene Word para detectar las palabras errneas es comprobar si las palabras de
nuestro documento existen en el diccionario que lleva incorporado, junto con algunas reglas
gramaticales. Lo que no es capaz de hacer Word, por el momento, es discernir el significado
de las palabras en cada contexto.

Por ejemplo, si escribimos la bibliografa del gran escritor Miguel Delibes es muy
basta y Vasta ya de gritar!. Word no detectar ningn error puesto que tanto "basta" como
"vasta" son palabras correctas que existen en el diccionario, aunque en el primer caso la
palabra correcta es "vasta" y en el segundo caso "basta".

La revisin ortogrfica consiste en comprobar que las palabras de nuestro texto no son
errneas y la revisin gramatical trata de que las frases no contengan errores gramaticales
como por ejemplo "Los libros son buenas"; donde no concuerdan el gnero del sujeto y del
adjetivo.

Con Word podemos realizar una revisin ortogrfica o unas revisiones gramaticales o ambas
a la vez, como veremos a continuacin.

4.1. Acentos y teclas especiales.


Existen mltiples formas para acentuar las palabras desde Word2007 aqu veremos las ms
usadas como son:

A travs del teclado cuando este es en espaol, solo tenemos que pulsar primero la

tecla que lleva el acento y luego pulsar la vocal que necesita ser acentuada.
Otra opcin es asesando por la opcin de insertar, luego ir a la seleccionar smbolos,
ir a ms smbolos y luego buscar la vocal que necesitas.
O a travs del uso del cdigo ASCII como sigue a continuacin.
Vocales acentuadas en Minscula Vocales acentuadas en Maysculas
ALT + 160 = ALT + 181 =
ALT + 130 = ALT + 214 =
ALT + 161 = ALT + 144 =
ALT + 162 = ALT + 224 =
ALT + 163 = ALT + 233 =
Procesador de Texto Versin 1.0 58

Teclas de Funcin en Word 2007


Teclas y Combinaciones Descripciones
F1 Obtener ayuda o ingresar a Microsoft Office
Online
F2 Mover texto o graficas
F4 Repetir la ltima accin
F5 Elegir el comando de Ir a
F6 Ir al siguiente marco
F7 Correr el correcto de ortografa
F8 Extender una seleccin
F9 Actualizar los campos seleccionados
F10 Mostrar lenguetas de atajos
F11 Ir al siguiente campo
F12 Guardar como
CTRL + B Hacer letras negritas
CTRL + I Hacer letras en cursiva.
CTRL + U Subrayado de las letras.
CTRL + DEL Eliminar la palabra a la derecha del cursor.
CTRL + BACKSPACE Eliminar la palabra a la izquierda del cursor.
CTRL + SHIFT + barra espaciadora Borra todo el texto.
CTRL+ C Copia el texto seleccionado u objeto.
CTRL+ X Corta el texto seleccionado o objeto.
CTRL+ V Pega el texto seleccionado o objeto.
CTRL+ ALT + V Pegado especial.
CTRL+SHIFT + < Reduce el tamao de la fuente en un punto.
CTRL+SHIFT+> Incrementa el tamao de la fuente en un punto.
CTRL+[ Reduce el tamao de la fuente en un punto.
CTRL+] Incrementa el tamao de la fuente en un punto.
CTRL+HYPHEN Borra todo el texto.
CTRL + barra espaciadora Borra el prrafo o el formato del carcter.
CTRL+SHIFT+V Pega el formato solo
CTRL+Z Deshace la ltima accin.
CTRL+Y Rehace la ltima accin.
CTRL+SHIFT+G Abre la caja de dialogo del contador de palabras.
CTRL+L Alinea la seleccin o el prrafo a la izquierda de la
pantalla.
CTRL+E Alinea la seleccin o el prrafo al centro de la
pantalla.
CTRL+M Aplica sangra al prrafo o texto seleccionado.
CTRL +1 Espaciado simple en las lneas seleccionadas.
CTRL +2 Espaciado doble en las lneas seleccionadas.
CTRL +5 Espaciado de 1.5 en las lneas seleccionadas.
SHIFT+F7 Usa el buscador de sinnimos.
Procesador de Texto Versin 1.0 59

CTRL+SPACE Cambiar Autocorreccin.


CTRL+SHIFT+8 Muestra los caracteres ocultos como marca de
espacio, retornos de carro, etc.
Ctrl + A Abrir
Ctrl + B Buscar
Ctrl + C Copiar
Ctrl + L Reemplaza
Ctrl + G Guardar
Ctrl + P Imprimir
Ctrl + V Pegar
Ctrl + X Cortar
Ctrl + E Seleccionar todo
Ctrl + Maysculas + C Copiar Formato
Ctrl + Maysculas + F Seleccionar fuente
Ctrl + Maysculas + M Tamao de fuente
Ctrl + > Agrandar tamao fuente
Ctrl + < Disminuir tamao fuente
Ctrl + N Negrita
Ctrl + K Cursiva
Ctrl + S Subrayado
Ctrl + = Subndice
Ctrl + + Superndice
Ctrl + ( Mostrar marcas de prrafo ocultas
Ctrl + Q Alinear texto a la izquierda
Ctrl + T Alinear texto al centro
Ctrl + D Alinear texto a la derecha
Ctrl + J Justificar mrgenes
Ctrl + Entrar Salto de Pgina
Alt + Ctrl + K Insertar hipervnculo
Alt + = Insertar ecuacin matemtica
Alt + Ctrl + L Insertar nota a pie de pagina
Alt + Maysculas + X Incluir texto seleccionado en ndice
Ctrl + Maysculas + E Control de cambios en documento
Alt + F8 Ver macros
Ctrl + Z Paso atrs
Ctrl + Y Volver a paso desecho
Procesador de Texto Versin 1.0 60

4.2. Cambio de idioma.

La biblioteca de administracin de traducciones est disponible en un sitio de Microsoft


Office SharePoint Server 2007 y est diseada especficamente para almacenar los
documentos de Microsoft Office Word 2007 y sus traducciones. La biblioteca realiza el
seguimiento de las relaciones entre un documento de origen (una versin original de un
documento) y sus traducciones, y agrupa todos estos documentos para facilitar su
bsqueda.

La primera vez que guarda un documento en una biblioteca de administracin de


traducciones en Office Word 2007, se le pide que especifique un valor obligatorio para la
propiedad Idioma en el panel de informacin del documento. Este panel se muestra en
Office Word 2007 y contiene campos para los metadatos del documento. Puede usar el
panel para escribir metadatos importantes acerca de un archivo siempre que lo desee, sin
tener que dejar Office Word 2007.

El flujo de trabajo de administracin de traduccin usa el valor que especifique para la


propiedad Idioma con el fin de asignar una tarea al corrector correcto de la lista de
traductores. Es importante entender que la propiedad Idioma se corresponde con los
metadatos que slo se usan en el flujo de trabajo de administracin de traduccin y que es
diferente de la propiedad base del propio documento que determina qu corrector
ortogrfico y diccionario se utilizan.

IMPORTANTE: La integracin de la biblioteca de administracin de traducciones


con Office Word 2007 slo est disponible en Microsoft Office Professional Plus
2007, Microsoft Office Enterprise 2007 y Microsoft Office Ultimate 2007, y en las
versiones independientes de Office Word 2007.
Procesador de Texto Versin 1.0 61

Con el panel de informacin del documento


puede establecer las propiedades de los
documentos en cualquier momento desde
Office Word 2007.
1. Haga clic en el botn de Microsoft
Office .

2. Elija Preparar y haga clic


en Propiedades.
3. Si es necesario, en el Panel de
informacin del documento, haga
clic en Propiedades de Documento
de traduccin - Servidor.
4. En la lista Idioma, haga clic en el
idioma del documento.
4.3. Sinnimos

Otra herramienta que nos facilita la escritura


apropiada sin recurrir a las mismas palabras en todo
momento. Es la funcin Sinnimos, que como su
nombre indica, ayuda a identificar y sugerir palabras
con un significado similar a la que se ha seleccionado.
Para usar esta funcin, deberemos de ubicarnos
siempre en la seccin Revisin de la barra de
herramientas.
Nos posicionamos en la palabra que deseamos buscar
y encontrar sinnimos. En el ejemplo, ver que el
cursor est en la palabra "correctivas"; por tanto esto
indica que se buscaran palabras con significados
similares.

Pulsamos el cono Sinnimos de la barra de


herramientas

Se abrir en la parte derecha de la pantalla una


ventana que presenta las diferentes opciones
encontradas en el diccionario como sinnimos de la
palabra "correctivas".
Procesador de Texto Versin 1.0 62

Seleccionamos de estas mltiples opciones la que ms


se adecue a nuestro texto. En este caso tomaremos la
sugerencia de la palabra "correctoras". Nos ubicamos
en esta palabra y veremos que han una flechita que
indica la existencia de una ventana.

Al pulsar y desplegar esta ventanita, se mostrarn las


alternativas que tenemos y en este caso elegiremos
Insertar.

Ya en nuestra hoja de trabajo y en el documento, la


palabra "correctivas" se habr cambiado por la palabra
"correctoras" utilizada como sinnimo.
4.4. Ortografa.

Una parte muy importante cuando estamos escribiendo o editando un documento es


cuidar la ortografa, evitar que se vayan errores de ortografa en el texto que hemos
trabajado.

Word posee una herramienta fcil de utilizar e increblemente til: Ortografa y gramtica,
con la cual podrs revisar ambas cosas a la vez.
5.

Para ello nos ubicamos en la vieta Revisar


de la barra de herramientas.

Ubicamos la seccin destinada para la


revisin.

Pulsamos el cono Ortografa y gramtica.


Procesador de Texto Versin 1.0 63

Si se identificaran errores en el
documento, se abrir un ventana
que dar a conocer todos los
errores que se tienen, a medida
automticamente se va dando la
revisin.

Lo primero que debers de


cuidar para tener una adecuada
revisin es asegurarte que el
idioma del diccionario es el
requerido. Por ejemplo en la
imagen posterior vemos que
Idioma del diccionario es ingls
(Estados Unidos), por ello no
reconoce la palabra
internacional, lo cual no debera
de mostrar.

Cambiamos el idioma, abriendo la ventanita de opciones y seleccionando. En este caso ser


Espaol (alfab. internacional)

Si comienza la revisin debidamente del


documento. Poco a poco se irn mostrando
los problemas identificados. Recordar que
esta herramienta necesita siempre de tu
decisin y utilizacin.

Por ejemplo en la imagen vemos que la


revisin ha identificado la palabra "pases"
(marcada en rojo) como no encontrada en el
diccionario. Esta es la indicacin de que
puede haber un error.
Procesador de Texto Versin 1.0 64

Si deseamos seguir la sugerencia y arreglar el


error en la escritura, pulsamos Cambiar y ya en
nuestro documento se habr corregido la
palabra.

De esta forma, automticamente Word


ira leyendo y revisando el documento y
mostrando las palabras o frases en las
que identifica un posible error, que tu
debers decidir si cambiar o no por la
sugerencia.

Una vez Word haya terminado de revisar


la ortografa y estructura gramatical del
documento. Aparecer una ventanita
como se muestra en la figura a
continuacin, como alerta de haber
terminado este proceso.

4.5. Diccionario.

Microsoft Word puede utilizar varios diccionarios personalizados para revisar la ortografa
de los documentos. Un diccionario personalizado le permite complementar el diccionario
principal con palabras adicionales, tales como nombres, trminos tcnicos especializados,
palabras extranjeras o alternativa ortogrfica de algunas palabras.

Para agregar un diccionario personalizado en Word2007, utilice uno de los mtodos


siguientes.

1. Inicie Word.
2. En Microsoft Office Word 2007, haga clic en el Botn de Microsoft Office y, a
continuacin, haga clic en Opciones de Word.
En Word 2007 haga clic en Correccin, a continuacin, haga clic en Diccionarios
personalizados bajo Al corregir la ortografa en los programas de Microsoft Office.
3. Haga clic en Nuevo Para crear un nuevo diccionario personalizado.
4. En el Nombre de archivo Escriba un nombre para el nuevo diccionario personalizado
y, a continuacin, haga clic en Guardar.
5. El diccionario personalizado se agrega a la lista Diccionario.
6. En el Diccionarios personalizados cuadro de dilogo, haga clic en ACEPTAR y, a
continuacin, haga clic en ACEPTAR en el Opciones de cuadro de dilogo.
Procesador de Texto Versin 1.0 65

Para cambiar el diccionario predeterminado, solo tiene que hacer clic en Agregar al
diccionario cuando se ejecuta el corrector ortogrfico en el documento, Word agrega la
nueva palabra en el valor predeterminado personalizado diccionario. Para cambiar el
diccionario predeterminado a la que se ha agregado, siga estos pasos:
1.
Haga clic en el Botn de Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Opciones de
Word.
2.
Luego haga clic en Correccin y, a continuacin, haga clic en Diccionarios
personalizados, al corregir la ortografa en los programas de Microsoft Office.
3.
4. Haga clic en el nombre del diccionario que desea establecer como el valor
predeterminado y, a continuacin, haga clic en Cambiar de forma predeterminada.

Nota El diccionario predeterminado se sita en el parte superior de la lista. Adems,


su nombre aparece en caracteres en negrita. Haga clic en ACEPTAR dos veces.
Procesador de Texto Versin 1.0 66

APUNTES
Procesador de Texto Versin 1.0 67
Procesador de Texto Versin 1.0 68
Procesador de Texto Versin 1.0 69

5. Configuracin de pgina.

Cuando estamos escribiendo en un documento Word es como si lo hiciramos en una hoja


de papel que luego puede ser impresa. Por lo tanto, existe un rea en la cual podemos
escribir y unos mrgenes los cuales no podemos sobrepasar.

Estos mrgenes se definen en la


pestaa Diseo de pgina, en el grupo de
herramientas Configurar pgina, se nos
muestra las herramientas con las que se
puede modificar mrgenes, orientacin,
Saltos de pginas, tamao, nmero de
lnea, columnas y guiones.

Al hacer clic sobre el botn Mrgenes,


aparecen unos mrgenes
predeterminados que se pueden utilizar
para agilizar la tarea. Si ninguno de esos
mrgenes es correcto para el documento
que est realizando, entonces se puede
personalizar haciendo clic en la
opcin Mrgenes Personalizados.

Tambin se puede modificar el tamao de la


hoja, en la cual saldr impreso el documento.
Al hacer clic en el botn Tamao, se abre una
lista de Tamaos predeterminados. Pero, al
igual que en los mrgenes, aqu tambin se
puede personalizar el tamao de la hoja,
haciendo clic en la opcin Ms tamaos de
papel.
Procesador de Texto Versin 1.0 70

En el cuadro de dilogo de la pestaa Mrgenes podemos fijar los mrgenes tecleando


los cm. deseados en cada campo.

Superior: debemos indicar la distancia entre el borde superior de la pgina y la


primera lnea del documento.
Inferior: indicaremos la distancia entre la ltima lnea del documento y el borde
inferior de la pgina.
Izquierdo: introduciremos la distancia entre el borde izquierdo de la pgina y el
principio de las lneas del documento.
Derecho: indicaremos la distancia entre el borde derecho de la pgina y el final de
las lneas del documento.
Encuadernacin. Es un espacio adicional para cuando vamos a utilizar las pginas
para encuadernar un libro.
Posicin del margen interno. Posicin del margen interno, normalmente se refiere
al margen de encuadernacin.
Orientacin. Aqu indicamos si la pgina tiene orientacin vertical (la ms usual)
o horizontal (tambin llamada apaisada).
Pginas. Podemos establecer varias pginas, en ese caso tenemos varias
opciones: Mrgenes simtricos, Dos pginas por hoja o Libro plegado. Al
establecer cada una de estas opciones la vista previa te mostrar claramente en
qu consisten
En la parte derecha de la pantalla tenemos la Vista previa que nos dar una idea
bastante aproximada de cmo afectan los cambios que hemos introducido al
diseo de la pgina.
Si pulsamos el botn Predeterminar, los valores actuales sern los que se utilicen
en los nuevos documentos que creemos
Procesador de Texto Versin 1.0 71

En la pestaa Papel determinaremos el tipo de papel a utilizar para la impresora, A4, Carta,
etc. y tambin la bandeja de la que tomar el papel la impresora, en caso de que tenga
ms de una.

En la pestaa Diseo fijaremos la posicin de Encabezados y pies de pgina. Hemos dicho


que fuera de los mrgenes no se puede escribir, pero hay una excepcin, los encabezados
y pies de pgina se escriben en la zona de los mrgenes. Si vamos a utilizar encabezados o
pies de pgina, debemos tenerlo en cuenta a la hora de fijar la amplitud de los mrgenes.

Los encabezados y pies de pgina son un texto, generalmente de una o dos lneas, que se
repite en todas las pginas, donde se suele indicar cosas como el ttulo del documento, el
autor, etc. Los veremos con detalle en el punto correspondiente de esta unidad. Si vamos
a utilizar encabezados o pies de pgina deberemos ir a la pestaa Diseo y en ese cuadro
de dilogo rellenaremos los campos correspondientes:

Encabezado: indicaremos los cm. que deseamos que haya entre el borde superior del
papel y la primera lnea del encabezado.

Pie de pgina: diremos los cm. que deben quedar entre la ltima lnea del pie de pgina y
el borde inferior de la pgina.

Una vez fijados todos los parmetros que acabamos de ver para apreciar el efecto
global de los mrgenes en nuestro documento debemos pasar a vista de Diseo de
impresin.

Esta imagen es un ejemplo de vista Diseo


de impresin de una pgina con
encabezado y pie de pgina.

Podemos observar como en las reglas


horizontal y vertical hay una zona ms
oscura que indica el tamao de los
mrgenes.
Procesador de Texto Versin 1.0 72

Tambin se puede ver como la lnea del encabezado queda dentro de la zona del margen
superior, y la lnea del pie de pgina queda dentro del margen inferior.

Desde esta vista tambin se pueden modificar los mrgenes. Para modificar el
margen superior basta colocar el cursor en la regla vertical justo donde acaba la
zona ms oscura que identifica el margen, y cuando el cursor tome la forma de una
doble flecha, hacer clic y arrastrar hasta la nueva posicin del margen.

Para el resto de los mrgenes repetir la operacin, pero


poner especial cuidado en el margen izquierdo para no
mover los iconos de sangras que estn tambin en la
misma zona.

Encabezados y pies de pgina

Un encabezado es un texto que se insertar automticamente al principio de cada


pgina. Esto es til para escribir textos como, por ejemplo, el ttulo del trabajo que se est
escribiendo, el autor, la fecha, etc.

El pie de pgina tiene la misma funcionalidad, pero se imprime al final de la pgina, y


suele contener los nmeros de pgina.

Para modificarlos vamos a la pestaa Insertar y hacemos clic en alguno de los dos botones
(Pie de pgina o Encabezado) y seleccionamos la opcin Editar.

Observa cmo ha aparecido una lnea


punteada con el rtulo Encabezado, el cursor
se ha situado dentro, y tambin se ha abierto la
pestaa Herramientas para encabezado y pie
de pgina, que contiene los iconos con todas
las opciones disponibles.
Procesador de Texto Versin 1.0 73

Ahora podemos teclear el encabezado arriba del cuadro


punteado y, si lo creemos conveniente, insertar nmeros
de pgina, fecha, etc., mediante los iconos de la barra de
herramientas, como vamos a ver a continuacin. Una vez
hayamos acabado de editar el encabezado o pie de pgina
finalizaremos haciendo clic en el botn Cerrar encabezado
y pie de pgina, a la derecha de la ventana.

Mediante estos botones podemos pasar del encabezado al pie y viceversa.

Veamos ms botones de esta barra.

Insertar Propiedades. Al hacer clic en Elementos rpidos y luego en Propiedad, se


abre una lista despegable con los autotextos disponibles. Elegir uno de ellos
haciendo clic sobre l. En ocasiones esta opcin ahorra tiempo ya que permite, por
ejemplo, insertar con un slo clic el autor, la pgina y la fecha.
Procesador de Texto Versin 1.0 74

Insertar una imagen guardada en el disco (foto).

Insertar imgenes prediseadas.

Inserta la fecha y/o la hora en el formato que se


seleccione.

En la pestaa Diseo tambin encontraremos el siguiente grupo de opciones:

Primera pgina diferente. Si marcamos esta casilla podemos definir un encabezado y pie
diferente para la primera pgina. Esta opcin est pensada por ejemplo, para cuando la
primera pgina es la portada del documento y no conviene que aparezca el mismo
encabezado o pie con el nmero de la pgina.

Pginas pares e impares diferentes. Si marcamos esta casilla podemos definir un


encabezado y pie diferente para las pginas pares e impares. Por ejemplo para imprimir el
nmero de pgina se imprime a la izquierda en las pginas impares y en las pginas pares
imprimirlo a la derecha.

Nmeros de pgina

Cuando creamos un documento, Word numera correlativamente las pginas para poder
referenciarlas, ese nmero es el que aparece en la parte izquierda de la barra de estado,
pero este nmero de pgina no aparece en el documento
Procesador de Texto Versin 1.0 75

Si queremos que los nmeros de pgina aparezcan en nuestro documento cuando lo


imprimamos deberemos insertarlos desde la pestaa Insertar, desplegando la
opcin Nmero de pgina y eligiendo dnde queremos que aparezca el nmero.

Al seleccionar una ubicacin se despliega una lista de formatos prediseados para que
elijamos el que ms nos guste.

Tambin podemos insertar el nmero de pgina editando el encabezado o pie (segn


dnde queremos colocar el nmero de pgina) y seleccionar la opcin Nmero de
pgina de la pestaa Diseo:

Y seguir los mismos pasos que antes, para seleccionar la ubicacin y formato del nmero
de pgina.

Existe una gran cantidad de formatos prediseados asociados a cada ubicacin, estos
estn organizados por secciones para facilitarnos la localizacin del formato que
buscamos.
Procesador de Texto Versin 1.0 76

En la seccin Simple tenemos nmeros simples con diferentes alineaciones. En la


seccin Con formas, los nmeros se escriben dentro de una forma, por ejemplo con

cinta: .

En la seccin Nmero sin formato, tenemos los nmeros de pgina a los cuales se les

aplica algn tipo de formato .

En la seccin Pgina X, el nmero de pgina viene acompaado de la palabra Pgina o

Pg., por ejemplo .

En la seccin Pagina X de Y, se aade adems el nmero total de pginas del documento,

por ejemplo .

Los formatos predeterminados que aparecen en la


lista desplegable asociada a cada ubicacin pueden
variar de una ubicacin a otra, la ubicacin Final de
pgina dispone de ms formatos.

Para ver los encabezados y pies de pgina en la


pantalla de nuestro ordenador tenemos que estar
en modo vista Diseo de Impresin donde se ven
en un tono ms claro que el texto normal.

Una vez insertado el nmero de


pgina podemos variar su formato
con la opcin Formato del nmero
de pgina.

Al seleccionarla, se abre una ventana


como la que se encuentra a
continuacin.
Procesador de Texto Versin 1.0 77

Al hacer clic sobre el tringulo del campo Formato de nmero se despliega una lista con
posibles formatos predeterminados para que seleccionemos el formato que ms nos
guste.

Tenemos dos alternativas para indicar en qu nmero empezar la numeracin de las


pginas:

1.- Continuar desde la seccin anterior (o empezar desde uno, si sta es la primera
seccin).

2.- Iniciar en el nmero que especifiquemos en la opcin Iniciar en:

Si tenemos estructurado nuestro documento en captulos, tambin podemos incluir el


nmero del captulo junto con el de la pgina, marcando la casilla Incluir nmero de
captulo y seleccionando un formato.

5.1. Visualizacin previa.

Antes de imprimir un documento podemos ver cmo quedar en el papel, esto podemos
hacerlo de dos formas.

Primero por la vista de diseo de impresin.

Un documento se puede ver desde


diferentes vistas utilizando los botones de
impresin.

El primer botn es la vista Diseo de


impresin que permite visualizar la pgina
tal y como se imprimir, con grficos,
imgenes, encabezados y pies de pgina,
etc.

En la mayor parte de la ocasiones ser


suficiente utilizar esta vista antes de
imprimir pero en ocasiones podemos
necesitar algunas funciones ms, en ese
caso podemos utilizar la Vista preliminar.
Procesador de Texto Versin 1.0 78

Vista preliminar.

La vista preliminar permite visualizar la pgina tal y como se imprimir, con grficos,
imgenes, encabezados y pies de pgina, etc. pero adems permite ver varias pginas a la
vez, aumentar y reducir el tamao, y algunas cosas ms que vamos a ver ahora.

Para desplegar la vista preliminar ir al Botn Office y desplegar la opcin Imprimir y


elegir Vista preliminar.
Procesador de Texto Versin 1.0 79

Al arrancar la vista preliminar veremos una pantalla similar a la que muestra la siguiente
imagen.

Como puedes ver la vista preliminar nos permite hacernos una idea exacta de cmo va a
quedar el documento impreso ya que muestra elemento que no se ven en la
vista Normal como son los grficos, cabeceras y pies de pgina, as como los mrgenes,
tambin permite ver la pgina completa.

En esta vista, al colocar el cursor en el documento toma la forma de una lupa con el signo
ms o el signo menos y hace que el documento aumente o disminuya el tamao.

La vista preliminar tiene su propia pestaa para realizar unas funciones adicionales que
vamos a ver a continuacin.

Vamos a explicar uno a uno los iconos de esta barra.

Imprimir. Manda a la impresora el documento.

Una pgina. Hace que en la pantalla se vea una sola pgina.

Dos pginas. Hace que en la pantalla se vea dos pginas.

Ajustar. Al hacer clic en este icono se ajusta la pgina al ancho de la


pantalla.

Zoom. Permite fijar diferentes tamaos del documento.

Tamao real. Permite mostrar la hoja a un zoom del 100%.

Muestra u oculta las reglas (horizontales y verticales)...


Procesador de Texto Versin 1.0 80

Word intentar reducir en uno el nmero de pginas de un


documento para evitar que unas pocas lneas ocupen la ltima
pgina.

Cerrar. Sirve para cerrar la vista preliminar.

Como has visto hay varias posibilidades de ver el documento, la vista preliminar es
realmente til y puede ahorrarnos desperdiciar algunas hojas de papel.

Por ejemplo, con la vista preliminar nos daremos cuenta si se va a imprimir una pgina con
una sola lnea y as poder corregirlo. Al ver la pgina completa tambin podemos ver que
el texto o los grficos quedan mal centrado, etc.

Si estamos utilizando la vista diseo de impresin y slo tenemos una pgina no har falta
pasar a la vista preliminar ya que no veremos prcticamente nada nuevo.

5.2. Seleccin de impresora.

Para imprimir un documento, seguimos los pasos a continuacin descritos:


1. Pulsamos el botn Office

2. Se desplegar la ventana con las principales funciones.


Seleccionamos Imprimir

3. Se abrir la ventana
de controles de la
funcin Imprimir
Procesador de Texto Versin 1.0 81

4. Seleccionar la impresora de las opciones que se presentan. Para ello recordar que
previamente se deber haber instalado la impresora correspondiente

5. Otra seccin de este cuadro de controles es la


identificacin del Intervalo de pginas que vamos a
imprimir. Podemos obtener la impresin de Todo
el documento, de la Pgina actual (en la cual nos
encontramos con el cursor al momento de
imprimir), o bien Pginas determinadas.

Si quisiramos un grupo de pginas determinado,


seleccionamos Pginas y escribimos de donde a
donde deseamos la impresin. Fijarse que
dependiendo de los caracteres "coma" o "guion",
as ser la seleccin.
6.
Si usamos el guion, seleccionaremos todas las
pginas entre 1 y 4

Si usamos la coma, estaremos seleccionando solo


la pgina 1 y 4

7. Otra seccin importante es determinar el


nmero de copias que deseamos, esto se realiza en
la seccin Copias.

8. Finalmente pulsamos Aceptar y no nos queda


ms que esperar a que la impresin este lista.
Procesador de Texto Versin 1.0 82

APUNTES
Procesador de Texto Versin 1.0 83
Procesador de Texto Versin 1.0 84
Procesador de Texto Versin 1.0 85

7. Imprimir documentos.
Descripcin de la ventana Imprimir

Vamos a ver las diferentes opciones que ofrece cada elemento de este cuadro de dilogo:

Impresora. En el recuadro Impresora, podemos elegir la impresora por la que


queremos que salga la impresin. Se utiliza cuando tenemos ms de una impresora
conectadas a nuestro ordenador, bien sea directamente o por red. Pinchando en el
botn Propiedades podemos cambiar algunos parmetros como el tipo de papel, la
orientacin del papel, si queremos impresin en color o blanco/negro, etc...

Intervalo de pginas. En este recuadro indicamos las pginas que queremos


imprimir, basta con pinchar en la opcin deseada:

- Todo. Imprime todo el documento.

- Pgina actual. Imprime la pgina en la que se encuentra situado el punto


de insercin en ese momento.

- Seleccin. Si tenemos seleccionada alguna parte del documento, podemos


pinchar en esta opcin para que nos imprima nicamente el texto
seleccionado.

- Pginas. Permite indicar qu pginas queremos que nos imprima. Si


queremos pginas salteadas, poner los nmeros de pgina separados por
coma, por ejemplo: 2,8,10 imprimira las pginas 2, 8 y 10 Para indicar un
intervalo, poner la pgina inicial y la pgina final separadas por un guion,
por ejemplo: 4-7 imprimira las pginas 4,5,6 y 7. Se puede indicar un
intervalo sin pgina inicial para indicar 'hasta', por ejemplo: -3 imprimira
las pginas 1,2 y 3 (hasta la pgina 3); o bien sin pgina final para indicar
'desde', por ejemplo 12- imprimira las pginas desde la pgina 12 hasta la
ltima ambas inclusive. Tambin podemos combinar cualquiera de las
formas anteriores, por ejemplo: 2,3,10-imprimira las pginas
2,3,10,11...hasta la ltima

Copias. En el recuadro Copias se indica el nmero de copias que queremos, es


decir nos imprime lo que le hemos indicado en el recuadro Intervalo de pginas,
tantas veces como indicamos en Nmero de copias.
Procesador de Texto Versin 1.0 86

Si la opcin Intercalar no est activada, imprime una copia entera y despus otra copia,
mientras que si activamos Intercalar imprime todas las copias de cada pgina juntas.

Zoom. En el recuadro Zoom tenemos dos opciones.


Pginas por hoja. Permite elegir cuntas pginas por hoja deseamos, por ejemplo
4 imprimira 4 pginas en una sola hoja de papel. De este modo podemos ahorrar
mucho papel si queremos tener impresas las versiones provisionales de nuestros
documentos
Escalar al tamao del papel. Permite indicar el papel que tenemos en nuestra
impresora, por ejemplo A4.
Valores recomendables. Podemos elegir desde 1 a 16 Pginas por hoja, en Escalar
al tamao del papel el men despegable nos ofrece varios valores (A3, A4,
Carta,...) y tambin el valor Sin escala. Este ltimo valor puede producir resultados
un tanto inesperados en algunos casos, lo recomendable es poner el tamao del
papel que estemos usando, usualmente A4, para este tamao se pueden imprimir
de forma legible hasta 4 Pginas por hoja.

Se puede imprimir de dos formas:

a) Desde la opcin de men Impresin rpida que se encuentra dentro del

men Imprimir del Botn Office.

Se utiliza cuando no queremos cambiar ninguna caracterstica de impresin.

b) Desde la opcin de men Imprimir (CTRL+P) que se encuentra en el Botn Office.

Cuando queremos cambiar alguna caracterstica de impresin. Por ejemplo, el nmero de


copias, imprimir slo alguna pgina del documento, etc...
Procesador de Texto Versin 1.0 87

Rellenamos las opciones deseadas y pulsamos el botn Aceptar

Haciendo clic en el botn Opciones, se abre otra ventana en la que podemos seleccionar
varias opciones, entre otras la de Imprimir colores e imgenes de fondo muy til cuando
queremos que los temas que vienen acompaados de soporte visual se reflejen del mismo
modo en el papel que en pantalla.
Procesador de Texto Versin 1.0 88

APUNTES
Procesador de Texto Versin 1.0 89
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8. Creacin de tablas.

La organizacin de informacin en un documento a travs de Tablas, es una utilidad que


facilita mucho el trabajo al usuario de Word 2007, pues le permitir manejar esa
informacin mediante filas y columnas que podr distribuir a su gusto. A su vez podr
tratar el contenido de dichas filas y columnas por separado, lo que har que ese
documento adquiera el aspecto que necesite.

Esta forma de tratar los datos de tu documento, es mucho ms potente que hacindolo
mediante tabulaciones, adems de que te permite dotar tus trabajos de un mejor aspecto.

7.1. Insertar tabla, eliminar y unir filas y columnas.


Insertar tablas.

Hay tres formas distintas de insertar una tabla en


MS Word, que son las siguientes:

Automticamente se crear la tabla: Para ello,


nos colocamos en el lugar del documento donde
queremos insertarla y nos vamos a la opcin Tabla
de la pestaa Insertar.

Indicando las filas y columnas que queremos


que tenga la Tabla.

Para esto vamos a la pestaa insertar y


escogemos la opcin tabla.

Luego hacemos clic en insertar tablas


y especificamos cuantas columnas y
filas, deseamos tener en la tabla.

Y por ltimo clic en aceptar.


Procesador de Texto Versin 1.0 92

Eliminar Tablas.

Hay diferentes formas de eliminar tablas, en los cuales podemos eliminar solo la tabla, y
dejar el contenido o eliminar tanto la tabla como el contenido.

Para borrar toda la tabla seguimos los siguientes pasos:

1. Pasa tu cursor por la tabla hasta que aparezca la palanca de movimiento. Esta se ve
como una cruz hecha con dos flechas dobles.

2. Haz clic en la palanca de movimiento para seleccionar toda la tabla.

3. Luego haz clic derecho encima de la tabla y haz clic en eliminar tabla.
Procesador de Texto Versin 1.0 93

Para eliminar solo la tabla y que el contenido siga intacto seguimos los siguientes pasos:

1. Seleccionamos la tabla como lo hicimos en el ejemplo pasado.

2. En herramienta de tablas, escogemos la opcin presentacin.

3. Luego en la pestaa datos escogemos la opcin convertir a texto.

4. Por ultimo aceptar y solo quedara el texto sin ningn tipo de borde.

Unir filas y columnas.

Si necesitamos agregar nuevas filas y columnas a nuestra tabla, porque la que


especificamos al momento de introducir las tablas, no fueron suficientes, tenemos varias
opciones.
Procesador de Texto Versin 1.0 94

Agregar una fila encima o debajo.

Haga clic en la celda encima o debajo de la cual desea agregar una fila.

En Herramientas de tabla, en la ficha Presentacin, siga uno de estos procedimientos:

Para agregar una fila encima de la celda,


haga clic en Insertar arriba, dentro del
grupo Filas y columnas.

Si desea agregar una fila debajo de la celda,


haga clic en Insertar debajo dentro del
grupo Filas y columnas.

Agregar Columnas a la izquierda y derecha

Haga clic en la celda a la izquierda o a la


derecha de la cual desea agregar una
columna.

En Herramientas de tabla, en la
ficha Presentacin, siga uno de estos
procedimientos:

Para agregar una columna a la izquierda de


la celda, haga clic en Insertar a la
izquierda dentro del grupo Filas y columnas.

Si desea agregar una columna a la derecha


de la celda, haga clic en Insertar a la
derecha en el grupo Filas y columnas.
Procesador de Texto Versin 1.0 95

7.2. Modificar Tablas.

Las opciones que permiten al usuario modificar la estructura de una tabla, (nmero de
filas, columnas, disposicin de las celdas), una vez ya est insertada. Todas estas
operaciones se pueden realizar mediante los comandos que aparecen en el grupo de
opciones Filas y columnas de la ficha Presentacin de Herramientas de Tabla.

7.3. Bordes y autoformatos de tablas.

En el Procesador de Texto Word, al igual


que en Excel, podemos modificar los bordes
de la tablas, poniendo colores, dndole un
tamao mayor al borde o utilizando
diferentes tipos de borde disponibles por
defectos en el Procesador de Texto; si
queremos modificar los bordes de nuestra
tabla debemos seguir los siguientes pasos:

1. Hacemos clic sobre la tabla.

2. Dentro de la ficha Diseo, en


Herramienta de Tablas, escogemos
la opcin de bordes .

3. Podemos seleccionar el tipo de bode


que deseamos, de los
predeterminados.

4. En la opcin Bordes y Sombreado y


se desplegara el siguiente men.
Procesador de Texto Versin 1.0 96

Podemos seleccionar el grosor de las lneas


del borde, desplegando el men de la
opcin ancho.

Para darle color a las lneas seleccionamos


la opcin color, la cual nos dar los
diferentes colores a elegir.

Autoformato de tablas.

Word posee diferentes estilos predeterminado de estilos de tablas, los cuales se aplican
automticamente, haciendo clic sobre el estilo deseado.
Procesador de Texto Versin 1.0 97

Tambin se puede contar con la opcin de crear nuestro propio estilo de tablas, haciendo
clic en la opcin nuevo estilo de tabla.

7.4. Dibujar tablas.

Word te permite dibujar una tabla compleja; por ejemplo, una con celdas de diferente
alto o que tenga un nmero variable de columnas por fila, para esto siga los siguientes
pasos:

Haga clic en el lugar en que desee dibujar la tabla y en el grupo


tablas de la ficha Insertar, haga clic en Tabla.

Haga clic en Dibujar tabla; el puntero se convierte en un lpiz.


Luego para definir los lmites exteriores de la tabla, dibuje un
rectngulo y dibuje las lneas de las columnas y de las filas dentro
del rectngulo.

Para borrar una lnea o bloque de lneas, bajo Herramientas de tabla, en la

ficha Diseo, dentro del grupo Dibujar bordes, haga clic en Borrador .
Haga clic en la lnea que desea borrar. Cuando haya terminado, haga clic en Dibujar
tabla para continuar dibujando la tabla.
Una vez dibujada la tabla, haga clic en una celda y comience a escribir o inserte un
grfico.
Procesador de Texto Versin 1.0 98

7.5. Salto entre columnas.

Para cambiar el diseo o el formato de una o varias pginas del documento se pueden
utilizar saltos de seccin. Por ejemplo, se puede disear parte de una pgina que slo
tiene una columna para que tenga dos. Los captulos de los documentos se pueden
separar de modo que la numeracin de las pginas de cada captulo comience por 1.
Asimismo se pueden crear encabezados o pies de pgina distintos para una seccin del
documento.

Seccin con formato de una sola columna

Seccin con formato de dos columnas

Tipos de saltos de seccin que se pueden insertar

Los saltos de seccin se utilizan para realizar cambios de diseo o de formato en una parte
de un documento. Se pueden cambiar los formatos siguientes en secciones concretas:

Mrgenes
Tamao u orientacin del papel
Origen del papel de una impresora
Bordes de pgina
Alineacin vertical del texto de las pginas
Encabezados y pies de pgina
Columnas
Numeracin de pginas
Numeracin de lneas
Notas al pie y notas al final

Los saltos de seccin controlan el formato de la seccin del texto que los precede. Cuando
se elimina un salto de seccin, tambin se elimina el formato de seccin del texto situado
antes de dicho salto. Ese texto entra a formar parte de la seccin siguiente y recibe el
formato usado en esa seccin. Por ejemplo, si se separan los captulos de un documento
utilizando saltos de seccin y se elimina el salto de seccin situado al principio de captulo
2, los captulos 1 y 2 estarn en la misma seccin y se les aplicar el formato que
previamente se utilizaba en el captulo 2.

El salto de seccin que controla el formato de la ltima parte del documento no se


muestra como parte del mismo. Para cambiar el formato del documento, haga clic en el
ltimo prrafo del mismo.
Procesador de Texto Versin 1.0 99

En los ejemplos siguientes se muestran los tipos de saltos de seccin que se pueden
insertar; la lnea punteada doble representa un salto de seccin en cada ilustracin.

El comando Pgina siguiente inserta un salto de seccin


e inicia la nueva seccin en la pgina siguiente. Este tipo
de salto de seccin es especialmente til para iniciar los
nuevos captulos de un documento.

El comando Continuo inserta un salto de seccin e inicia


la seccin nueva en la misma pgina. Los saltos de
seccin continuos son apropiados para crear un cambio
de formato, como un nmero diferente de columnas en
una pgina.

Los comandos Pgina par o Pgina impar insertan un


salto de seccin e inician la nueva seccin en la
siguiente pgina par o impar, respectivamente. Si desea
que los captulos del documento siempre comiencen en
una pgina impar o en una pgina par, utilice las
opciones de salto de seccin Pgina impar o Pgina par.

Cambiar el diseo o el formato del documento

Primero haga clic en el punto donde desee


realizar un cambio de formato.

Quizs desee seleccionar una parte del


documento alrededor de la que insertar un
par de saltos de seccin.

En el grupo Configurar pgina de la


ficha Diseo de pgina, haga clic en Saltos.

En el grupo Saltos de seccin, haga clic en el tipo de salto de seccin apropiado para el
cambio de formato que desea realizar.
Procesador de Texto Versin 1.0 100

Por ejemplo, si est dividiendo un documento en captulos, es posible que desee que cada
captulo empiece en una pgina impar. Haga clic en la opcin Pgina impar en el
grupo Saltos de seccin.

Quitar cambios del diseo del documento.

Los saltos de seccin definen dnde se producen los cambios de formato en el


documento. Cuando se elimina un salto de seccin, tambin se elimina el formato del
texto situado antes del salto. Dicho texto entra a formar parte de la seccin siguiente y
recibe el formato usado en esa seccin.

Asegrese de que est en la vista Borrador para poder ver la lnea punteada doble del
salto de seccin.

1. Seleccione el salto de seccin que desee eliminar.


2. Presione la tecla SUPRIMIR.
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APUNTES
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8. Combinar documentos.

En Word es posible desde la versin 2007, comparar documentos iguales pero de


distintas versiones y combinar las revisiones que de un mismo documento han realizado
distintas personas. Esto resulta de una gran utilidad si trabajas desde casa como freelance,
por ejemplo y compartes documentos y contratos con otras personas, las cuales pueden
realizar modificaciones en los mismos.

Te imaginas que envas un documento para su firma y aprobacin mutua y este tiene
cuarenta pginas? Sera fcil que la otra persona modificase algunos apartados del mismo
y despus de haberlo firmado las dos partes, ya no podremos reclamar. Damos por
sentado que no debemos firmar nada sin haberlo ledo y reledo mil veces, pero para
mayor tranquilidad y rapidez, esta herramienta de Office te indica de inmediato cules son
las diferencias entre ambos documentos.

Si trabajas en un proyecto conjunto y sobre algn tema generas un documento y lo pasas


a los dems colaboradores con el objeto de que corrijan y den su opinin, puedes
conseguir mezclar y extraer de una manera rpida todas las revisiones que ellos han
realizado en tu documento.

Esta segunda opcin se realiza de la manera


siguiente: en Word y con el documento original
abierto, pulsa sobre la pestaa Revisar.

Despus localiza el apartado Comparar y


plsalo. Aparecen dos opciones, a la derecha
nos da la posibilidad de elegir los modos en que
podemos visualizar los documentos. Para elegir
pulsa sobre Mostrar documentos de origen y
elige entre la posibilidad de mantener abierto
el documento original, una de las versiones
revisadas o ambos documentos.

En cualquier caso, a la izquierda de los documentos que se abran, se desplegar una


ventana anclada con los cambios y comentarios realizados sobre el documento principal.

Los cambios realizados sobre el mismo, pueden ser de diversa ndole, por un lado se
pueden detectar las inserciones de texto, el texto que se ha eliminado, el que se ha
movido de sitio, los cambios de formato y los comentarios que se hayan aadido. La
insercin de texto manuscrito a travs de lpiz y Tablet PC, tambin son detectadas.
Procesador de Texto Versin 1.0 105

Una vez elegido el modo de representacin


que deseas, vuelve a pulsar sobre el
botn Comparar a la derecha, otra vez
en Comparar. Aparecen la posibilidades de
comparar los documentos y de combinarlos.

Para nuestro caso, elige Combinar y en la ventana que aparece, elige el documento
original y la primera de las revisiones para combinarlos. Puedes configurar la comparacin
entre diversos modos como hemos dicho antes, y tambin en las zonas del documento
donde estos se han podido producir, como tablas, encabezados, notas, cuadros y campos
de datos. Puedes elegir entre mostrar los cambios en nivel de carcter o de palabra y en
qu documento mostrarlos.

Por ltimo, puedes etiquetar los cambios para que a medida que vayas combinando
documentos, puedas detectar quin los ha producido. Cuando hayas combinado el primer
documento, debes guardarlo y repetir el proceso para la segunda revisin. Debes repetir
este proceso tantas veces como revisiones se hayan realizado sobre el documento.

La otra opcin que nos aporta esta herramienta es la de comparar dos versiones
diferentes de un mismo documento. De la misma manera que en el caso anterior, ahora
puedes realizar la comparacin de las dos versiones pulsando en la opcin Comparar con
la opcin Estilo jurdico en vez de la opcin Combinar. Bsicamente funcionan de la misma
manera y tienen las mismas ventanas de configuracin, pero con esta opcin se comparan
dos documentos mostrando solamente las diferencias entre ellos en un tercer
documento. Los documentos originales que se estn comparando no se pueden modificar
durante la comparacin y slo es efectivo cuando se comparan dos documentos.

Si lo que se desea es juntar los datos de dos o ms documentos, debes utilizar la opcin
combinar ya que, bsicamente, comparar slo extrae las diferencias entre ambos
documentos.

8.1. Combinacin de correspondencia para crear e imprimir cartas y otros


documentos

Puede utilizar la combinacin de correspondencia cuando desee crear un conjunto de


documentos, como una carta modelo que se debe enviar a muchos clientes o una hoja de
etiquetas de direccin. Cada carta o etiqueta contiene el mismo tipo de informacin,
aunque su contenido es nico.

Por ejemplo, en las cartas que enve a sus clientes, cada carta se puede personalizar con el
nombre de la persona a la que vaya dirigida. La informacin nica de cada carta o etiqueta
procede de las entradas contenidas en un origen de datos.
Procesador de Texto Versin 1.0 106

El proceso de combinacin de correspondencia implica los siguientes pasos generales:

1. Configurar el documento principal. El documento principal contiene el texto y los


grficos que son iguales para cada versin del documento combinado. Por
ejemplo, en el caso de una carta modelo, el remite o el saludo.

2. Conectar el documento a un origen de datos. Un origen de datos es un archivo que


contiene la informacin que se debe combinar en un documento. Por ejemplo, los
nombres y direcciones de los destinatarios de una carta.

3. Acotar la lista de destinatarios o de elementos. Microsoft Office Word genera una


copia del documento principal por cada elemento, o registro, de su archivo de
datos. Si su archivo de datos es una lista de correo, es probable que esos
elementos sean destinatarios de la correspondencia. Si desea generar copias slo
para determinados elementos del archivo de datos, puede elegir qu elementos
(registros) incluir.

4. Agregar marcadores de posicin, llamados campos de combinacin de


correspondencia, a los documento. Cuando realice la combinacin de
correspondencia, los campos se rellenan con informacin contenida en el archivo
de datos.

5. Obtener una vista previa de la combinacin de correspondencia y finalizarla. Puede


obtener una vista previa de cada copia del documento antes de imprimir todo el
conjunto.

Utilice los comandos de la ficha a Correspondencia para combinar correspondencia.

SUGERENCIA Tambin puede realizar una


combinacin de correspondencia utilizando el
panel de tareas Combinar correspondencia,
que le dirigir paso a paso a lo largo del
proceso. Para utilizar el panel de tareas, en el
grupo Iniciar Combinar correspondencia de la
ficha Correspondencia, haga clic en Iniciar
Combinar correspondencia y, a continuacin,
haga clic en Paso a paso por el Asistente para
combinar correspondencia.
Procesador de Texto Versin 1.0 107

8.1.1. Configurar el documento principal.

Inicie Word de manera predeterminada se


abre un documento en blanco. Djelo
abierto. Si lo cierra, no estarn disponibles
los comandos del paso siguiente.

En el grupo Iniciar Combinar correspondencia de la ficha Correspondencia, haga clic


en Iniciar Combinar correspondencia.

Haga clic en el tipo de documento que desea crear.


Por ejemplo, puede crear:

1. Un conjunto de sobres El remite es el mismo en todos los sobres, pero la


direccin de destino es nica para cada uno de ellos. Haga clic en Sobres y
especifique sus preferencias para el tamao del sobre y el formato del texto en la
ficha Opciones de sobre del cuadro de dilogo Opciones de sobre.

2. Un conjunto de etiquetas de direccin Cada etiqueta muestra el nombre y la


direccin de una persona, pero el nombre y la direccin de cada etiqueta son
nicos. Haga clic en Etiquetas y especifique sus preferencias para el tipo de
etiqueta en el cuadro de dilogo Opciones para etiquetas.

3. Un conjunto de cartas modelo o mensajes de correo electrnico El contenido


bsico es el mismo en todas las cartas o mensajes, pero cada uno contiene
informacin especfica para cada destinatario, como su nombre, direccin o
cualquier otra informacin. Haga clic en Cartas o en Mensajes de correo
electrnico para crear esos tipos de documentos.

4. Un catlogo o directorio Para cada elemento se indica el mismo tipo de


informacin, como su nombre o su descripcin, pero el nombre y la descripcin de
cada uno es nico. Haga clic en Directorio para crear este tipo de documento.

8.1.2. Conectar el documento a un origen de datos.

Para combinar informacin en el documento principal, debe conectarlo a un origen de


datos, tambin llamado archivo de datos. Si no dispone previamente de un origen de
datos, puede crearlo durante el proceso de combinacin de correspondencia.
Procesador de Texto Versin 1.0 108

Elegir un archivo de datos:

En el grupo Iniciar combinacin de correo de


la ficha Correspondencia, haga clic
en Seleccionar destinatarios.

Siga uno de estos procedimientos:

Si desea utilizar la lista Contactos de Outlook, haga clic en Seleccionar de los contactos de
Outlook.

Puede que sea necesario activar la propiedad Mostrar la carpeta como libreta de
direcciones de correo electrnico en Outlook, o bien, cambiar su perfil de usuario de
Outlook.

Activar la propiedad Mostrar la carpeta como libreta de direcciones de correo electrnico


en Microsoft Office Outlook, en el men Ir, haga clic en Contactos, luego haga clic con el
botn secundario del mouse (ratn) en la carpeta Contactos que contiene la informacin
que desea usar para la combinacin de correspondencia y haga clic en Propiedades.

En la ficha Libreta de direcciones de


Outlook, asegrese de que la casilla de
verificacin Mostrar la carpeta como
libreta de direcciones de correo
electrnico est activada y haga clic
en Aceptar.
Procesador de Texto Versin 1.0 109

El perfil de un usuario de Outlook es un grupo de cuentas de correo electrnico y libretas


de direcciones. Normalmente slo es necesario usar uno, pero si comparte su equipo con
otras personas o usa distintas libretas de direcciones para usos diferentes, puede
configurar ms de un perfil. Si, al iniciar la combinacin de correspondencia, est usando
un perfil que no incluye la carpeta Contactos que desea usar, esa carpeta no estar
disponible.

Para cambiar a otro perfil de usuario, reinicie Outlook. Cuando se le pida que seleccione
un perfil, elija el que incluya la carpeta Contactos que desee utilizar en la combinacin de
correspondencia.

Si no se le pide que elija ningn perfil y sabe que tiene varios, quizs desee configurar
Outlook de forma que s se le pida. Para ello:

1. Cierre Outlook.
2. En el Panel de control, cambie a Vista clsica y, a continuacin, haga clic en Correo.
3. Haga clic en Mostrar perfiles.
4. Para que se le pida que seleccione un perfil cada vez que inicie Outlook, haga clic
en Solicitar un perfil y, a continuacin, en Aceptar.

Aparecen mensajes de error relacionados con los clientes de correo y las tablas si intenta
conectar con su carpeta Contactos durante una combinacin de correspondencia de Word
y Outlook no est configurado como el programa de correo electrnico predeterminado
en Windows Internet Explorer, recibir un mensaje de error que dice:

"No hay ningn cliente de correo predeterminado o el cliente o el cliente actual no puede
procesar la solicitud de mensajera. Ejecute Microsoft Office Outlook y establzcalo como
el cliente predeterminado".

Para evitar la aparicin de este mensaje durante la combinacin de correspondencia, siga


este procedimiento:

1. Salga de Word.
2. En el men Herramientas de Internet Explorer, elija Opciones de Internet y, a
continuacin, haga clic en la ficha Programas.
3. En Correo electrnico, haga clic en Microsoft Office Outlook y, a continuacin, en
Aceptar.
Procesador de Texto Versin 1.0 110

Inicie Word de nuevo, abra el documento de combinacin de correspondencia y conecte


con la carpeta Contactos de Outlook.

No puedo establecer conexin con una carpeta de contactos de Outlook almacenada en


las Carpetas pblicas.

Si inicia una combinacin de correspondencia en Word e intenta conectar con una carpeta
Contactos de Outlook almacenada en las Carpetas pblicas, recibe un mensaje de error
que dice lo siguiente:

"No se puede completar la operacin. Error en el motor de la base de datos o del cuadro
de dilogo. Intntelo de nuevo ms tarde".

Si lo intenta ms adelante, recibe el mismo mensaje de error.

Para utilizar una carpeta Contactos situada en las Carpetas pblicas como archivo de datos
para la combinacin de correspondencia, debe empezar la combinacin de
correspondencia de Outlook.

Deseo usar la libreta de direcciones de Outlook Express como mi carpeta Contactos.

No se puede conectar directamente con este tipo de libreta de direcciones durante una
combinacin de correspondencia. En vez de eso, exporte su libreta de direcciones de
Outlook Express a un archivo de texto .csv y despus conecte con dicho archivo.

Si tiene una hoja de clculo de Microsoft Office Excel, una base de datos de Microsoft
Office Access u otro tipo de archivo de datos, haga clic en Usar lista existente y busque el
archivo en el cuadro de dilogo Seleccionar origen de datos.

En el caso de Excel, puede seleccionar datos desde cualquier hoja de clculo o rango con
nombre de un libro. En el caso de Access, puede seleccionar datos desde cualquier tabla
o consulta definida en la base de datos. Para cualquier otro tipo de archivo de datos,
seleccione el archivo en el cuadro de dilogo Seleccionar origen de datos. Si no aparece el
archivo en la lista, seleccione el tipo de archivo apropiado o elija Todos los archivos en el
cuadro Tipo de archivo.
Procesador de Texto Versin 1.0 111

En una combinacin de correspondencia se pueden utilizar los siguientes tipos de archivos


de datos:

- Archivos de programas de base de datos basados en archivos y de fila nica, para


los que tenga instalado un proveedor de OLE DB o un controlador ODBC. Con
Microsoft Office se incluyen varios controladores de este tipo.

- Un archivo HTML que incluya una sola tabla. La primera fila de la tabla debe
contener nombres de columna y las dems filas deben contener datos.

- Libretas de direcciones electrnicas (Direcciones de Microsoft Outlook y lista de


contactos de Microsoft Schedule+ 7.0)

- Cualquier lista similar creada con un sistema de correo compatible


con MAPI como, por ejemplo, Microsoft Outlook.

- Un documento de Microsoft Word. El documento debe incluir una sola tabla. La


primera fila de la tabla debe contener ttulos y las dems filas, los registros que
desee combinar. Tambin puede utilizar un origen de encabezado como origen de
datos.

- Cualquier archivo de texto que contenga campos de datos separados o delimitados


por marcas de tabulacin o comas, y registros de datos separados por marcas de
prrafo.

Si el archivo de datos es una hoja de clculo de Excel que incluye porcentajes, valores de
moneda o cdigos postales, puede conservar el formato numrico de los datos mediante
la opcin Intercambio dinmico de datos para conectar con el libro de Excel desde Word.
Por ejemplo, puede asegurarse de que un cdigo postal de cinco dgitos como 07865
contenido en el archivo de datos no se muestre como el nmero 7865 (sin el cero a la
izquierda).

Antes de conectar con la hoja de clculo, siga estos pasos en Word:


- Haga clic en el botn de Microsoft Office y, a continuacin, haga clic
en Opciones de Word.

- Haga clic en Avanzadas.

- Desplcese hasta la seccin General y active la casilla de verificacin Confirmar


conversiones del formato de archivo al abrir.
- Haga clic en Aceptar.
Procesador de Texto Versin 1.0 112

- Con el documento principal de la combinacin de correspondencia abierto, en el


grupo Iniciar Combinar correspondencia de la ficha Correspondencia, haga clic
en Seleccionar destinatarios y, a continuacin, haga clic en Usar lista existente.

- Busque la hoja de clculo de Excel en el cuadro de dilogo Seleccionar origen de


datos y haga doble clic en ella.

- En el cuadro de dilogo Confirmar origen de datos, haga clic en Hojas de clculo


de MS Excel con DDE (*.xls) y en Aceptar.

En el cuadro de dilogo Microsoft Office Excel, seleccione en Nombre o rango de celdas el


rango de celdas o la hoja de clculo que contiene la informacin que desea combinar y
haga clic en Aceptar.

Si todava no tiene un archivo de datos, haga clic en Escribir una nueva lista y utilice
entonces el formulario que se abrir para crear su lista. La lista se guarda como archivo de
base de datos (.mdb) que se puede utilizar posteriormente.

8.1.3. Acotar la lista de destinatarios o de elementos

Cuando conecte con un determinado archivo de datos, puede que no desee combinar en
el documento principal la informacin contenida en todos los registros de ese archivo de
datos.

Para acotar la lista de destinatarios o


utilizar un subconjunto de los elementos
contenidos en el archivo de datos, siga este
procedimiento:

En el grupo Iniciar combinacin de


correo de la ficha Correspondencia, haga
clic en Editar lista de destinatarios.

En el cuadro de dilogo Destinatarios de la combinacin de correspondencia, siga uno de


estos procedimientos:

- Seleccionar registros individuales Este mtodo resulta muy til si la lista es


breve. Active las casillas de verificacin junto a los destinatarios que desee incluir y
desactive las que aparecen junto a los destinatarios que desee excluir.
Procesador de Texto Versin 1.0 113

Si sabe que desea incluir slo unos cuantos registros en la combinacin, puede desactivar
la casilla de verificacin de la fila de encabezado y seleccionar slo aquellos que desee
usar. De manera similar, si desea incluir la mayor parte de la lista, active la casilla de
verificacin de la fila de encabezado y despus desactive las casillas de verificacin de los
registros que no desee incluir.

Ordenar registros Haga clic en el ttulo de columna del elemento por el que desee
ordenar. La lista se ordena en orden alfabtico ascendente (de A a Z). Haga clic en el
encabezado de columna otra vez para ordenar la lista en orden alfabtico descendente
(de Z a A).

Si desea ordenar los datos de una manera ms compleja, haga clic


en Ordenar bajo Restringir lista de destinatarios y elija sus preferencias de clasificacin
en la ficha Ordenar registros del cuadro de dilogo Filtrar y ordenar. Por ejemplo, puede
usar este tipo de ordenacin si desea que las direcciones de los destinatarios se dispongan
en orden alfabtico por los apellidos y los cdigos postales por orden numrico.

Filtrar registros Esta funcin resulta til si la lista contiene registros que no desee ver o
incluir en la combinacin. Una vez filtrada la lista, puede utilizar las casillas de verificacin
para incluir y excluir registros.

Para filtrar los registros, siga este procedimiento:

1. En Restringir lista de destinatarios, haga clic en Filtrar.

2. En la ficha Filtrar registros del cuadro de dilogo Filtrar y ordenar, elija los criterios
que desea utilizar para el filtro.

3. Para restringir an ms el filtro, haga clic en Y o en O y especifique ms criterios.

Agregar marcadores de posicin, llamados campos de combinacin de correspondencia, a


los documento.

Una vez conectado el documento principal a un archivo de datos, estar listo para escribir
el texto del documento y agregar marcadores de posicin que indiquen dnde aparecer
la informacin nica en cada copia del documento.

Los marcadores de posicin, como los de direcciones y saludos, se denominan campos de


combinacin de correspondencia. Los campos de Word se corresponden a los
encabezados de columna del archivo de datos que seleccione.
Procesador de Texto Versin 1.0 114

Las columnas de un archivo de datos


representan categoras de informacin.
Los campos agregados al documento
principal son marcadores de posicin
para estas categoras.

Las filas de un archivo de datos


representan registros de informacin. Al
realizar una combinacin de
correspondencia, Word genera una copia
del documento principal por cada
registro.

Colocando un campo en el documento


principal, indica que desea que en esa
ubicacin aparezca una determinada
categora de informacin, como un campo o
una direccin.

NOTA Cuando se inserta un campo de combinacin de correspondencia en el


documento principal, el nombre del campo siempre se indica entre comillas de
combinacin ( ). Estas comillas no aparecen en los documentos combinados.
Simplemente ayudan a distinguir el texto normal de los campos en el documento
principal.

8.1.4. Qu ocurre al realizar la combinacin?

Al combinar, la informacin contenida en la


primera fila del archivo de datos reemplaza
los campos del documento principal para
crear el primer documento combinado. La
informacin de la segunda fila del archivo
de datos reemplaza los campos para crear
un segundo sobre, y as sucesivamente.
Procesador de Texto Versin 1.0 115

Por ejemplo, para crear una direccin,


puede colocar los campos en el documento
principal de esta manera:

Nombre Apellidos
Direccin
Cdigo postal Ciudad, Estado o
provincia

Puede agregar cualquier encabezado de columna de su archivo de datos al documento


principal como campo, lo que ofrece gran flexibilidad al disear cartas modelo, etiquetas,
mensajes de correo electrnico y otros documentos combinados.

Asignar los campos de combinacin de correspondencia al archivo de datos.

Para asegurarse de que Word encontrar una columna del archivo de datos que
corresponda a todos los elementos de direccin o de saludo, puede que sea necesario
asignar los campos de combinacin de correspondencia de Word a las columnas del
archivo de datos.

Para asignar los campos, haga clic


en Asignar campos en el grupo Escribir e
insertar campos de la ficha
Correspondencia.

Se abrir el cuadro de dilogo Asignar


campos.
Procesador de Texto Versin 1.0 116

Los elementos de la direccin y el saludo se colocan a la izquierda, mientras que los


encabezados de columna del archivo de datos aparecen a la derecha.

Word busca la columna que coincide con cada elemento. En la ilustracin, Word hizo
coincidir automticamente la columna Apellidos del campo de datos con la
columna Apellidos. Pero Word no pudo hacer coincidir los dems elementos. En este
archivo de datos, por ejemplo, Word no puede asignar el campo Nombre.

En la lista de la derecha, puede seleccionar


la columna de su archivo de datos que
corresponde con el elemento de la
izquierda. En la ilustracin, la
columna Nombre coincide ahora con el
campo Apellido. No es problema que los
campos Tratamiento de
cortesa, Identificador nico y Segundo
nombre no estn asignados. No es
necesario que el documento de la
combinacin de correspondencia utilice
todos los campos. Si agrega desde su
archivo de datos un campo que no contiene
datos, en el documento combinado este
campo aparecer como marcador de
posicin vaco, normalmente una lnea en
campo o un campo oculto.

Escribir el contenido y agregar campos

- En el documento principal, haga clic


donde desee insertar el campo.

- Utilice el grupo Escribir e insertar


campos de la ficha
Correspondencia.

8.2. Ejecutar la combinacin de correspondencia.

En el men Herramientas, haga clic en Combinar correspondencia.

Si ha seleccionado contactos individuales para incluirlos en la combinacin de


correspondencia, haga clic en Slo los seleccionados. Si desea incluir todos los contactos
visibles en ese momento en la vista, haga clic en Todos los de la vista actual.
Procesador de Texto Versin 1.0 117

Si ha configurado la vista Lista de telfonos para que muestre exactamente los campos
que desea utilizar en la combinacin de correspondencia, haga clic en Slo los de la vista
actual. En caso contrario, haga clic en Todos los campos de Contacto para que todos los
campos de contacto estn disponibles en la combinacin.

Si desea generar un nuevo documento principal a partir de la combinacin de


correspondencia, haga clic en Nuevo documento. De lo contrario, haga clic en Documento
existente y, a continuacin, en Examinar para buscar el documento que se debe utilizar
como documento principal.

Si desea guardar los contactos y los campos que ha seleccionado de manera que puedan
volver a utilizarse, active la casilla de verificacin Archivo permanente y, a continuacin,
haga clic en Examinar para guardar el archivo. Los datos se guardan en un documento de
Word con formato de datos separados por puntos y coma.

Seleccione las opciones de combinacin que desee usar.

- Cartas modelo Preparar un lote de cartas para realizar un envo masivo de


correo.
- Etiquetas postales Configurar etiquetas postales para realizar un envo
masivo de correo.
- Sobres Configurar sobres para un envo masivo de correo.
- Catlogo Crear un nico documento que contenga un catlogo o una lista de
direcciones.
- Nuevo documento Generar documentos combinados que pueda editar por
separado en Word.
- Impresora Enviar los documentos combinados directamente a la impresora
predeterminada.
- Correo electrnico Generar documentos combinados diseados para ser
usados como mensajes de correo electrnico. Cuando est listo para completar
la combinacin en Word, en la ficha Correspondencia del grupo Finalizar, haga
clic en Finalizar y combinar y, a continuacin, haga clic en Enviar mensajes de
correo electrnico.

Haga clic en Aceptar. Cuando se abra el documento en Word, en la


ficha Correspondencia, dentro del grupo Escribir e insertar campos, haga clic en la flecha
que aparece junto a Insertar campo de combinacin y, a continuacin, en los campos que
desee agregar al documento.
Procesador de Texto Versin 1.0 118

Si los campos de combinacin aparecen entre llaves, como { MERGEFIELD Ciudad }, eso
significa que Microsoft Word muestra cdigos de campo en lugar de los resultados de los
campos. Esto no afecta a la combinacin, pero si desea mostrar los resultados, haga clic
con el botn secundario del mouse en el cdigo de campo y, a continuacin, haga clic
en Activar o desactivar cdigos de campo en el men contextual.

8.2.1. Aplicar formato a los datos combinados.

Los programas de bases de datos y hojas de clculo, como por ejemplo Microsoft Office
Access y Microsoft Office Excel, almacenan como datos sin formato la informacin escrita
en las celdas. El formato que se aplique en Access o Excel, como las fuentes o los colores,
no se almacena junto con los datos sin formato. Cuando se combina la informacin de un
archivo de datos en un documento de Word, se combinan los datos sin el formato que
tienen aplicado.

Para aplicar formato a los datos del documento, seleccione el campo de combinacin de
correspondencia y aplquele el formato que desee, de la misma manera que lo hara con
cualquier otro texto. Asegrese de que la seleccin incluye las comillas de combinacin (
) que rodean el campo.

Obtener una vista previa de la combinacin de correspondencia y finalizarla una vez


agregados los campos al documento principal, estar listo para obtener una vista previa
de los resultados de la combinacin. Cuando est satisfecho con la vista previa, puede
completar la combinacin de correspondencia.

Puede obtener una vista previa de los documentos combinados y realizar los cambios
antes de completar efectivamente la combinacin.

Para obtener la vista previa, siga uno de


estos procedimientos en el grupo Vista
previa de resultados de la
ficha Correspondencia:

Haga clic en Vista previa de resultados.

Hojee cada documento combinado utilizando los botones Prximo registro y Registro
anterior del grupo Vista previa de resultados.

Obtenga una vista previa de un documento especfico haciendo clic en Buscar


destinatario.
Procesador de Texto Versin 1.0 119

Haga clic en Editar lista de destinatarios en


el grupo Iniciar Combinar
correspondencia de la
ficha Correspondencia para abrir el cuadro
de dilogo Destinatarios de combinar
correspondencia, en el que puede filtrar la
lista o borrar destinatarios si ve registros
que no desea incluir.

8.2.2. Finalizar la combinacin

Puede imprimir los documentos combinados o modificarlos individualmente, as como


imprimir o cambiar todos los documentos o slo un subconjunto de ellos.

Imprimir los documentos combinados.

En el grupo Finalizar de la
ficha Correspondencia, haga clic
en Finalizar y combinar y, a continuacin,
en Imprimir documentos.

Decida si desea imprimir todo el conjunto de documentos, slo la copia que est visible en
cada momento, o bien un subconjunto del total de los documentos, que se especifica
mediante los nmeros de registro.

Cambiar copias individuales del documento

En el grupo Finalizar de la
ficha Correspondencia, haga clic
en Finalizar y combinar y, a continuacin,
en Editar documentos individuales.

Elija si desea editar todo el conjunto de documentos, slo la copia que est visible en cada
momento, o bien un subconjunto del total de los documentos, que se especifica mediante
los nmeros de registro. Word guarda las copias que desea editar en un solo archivo, con
un salto de pgina entre cada copia del documento.
Procesador de Texto Versin 1.0 120

Guardar el documento principal

Recuerde que los documentos combinados que guarde son independientes del
documento principal. Es conveniente guardar el propio documento principal si desea
utilizarlo para otra combinacin de correspondencia.

Cuando guarde el documento principal, tambin puede guardar su conexin con el archivo
de datos. La siguiente vez que abra el documento principal, se le pedir que indique si
desea volver a combinar la informacin del archivo de datos en el documento principal.
Si hace clic en S, se abre el documento con la informacin del primer registro ya
combinada.

Si hace clic en No, se rompe la conexin entre el documento principal y el archivo de


datos. El documento principal se convierte en un documento normal de Word y los
campos se reemplazan con la informacin del primer registro, exclusivamente.
Procesador de Texto Versin 1.0 121

APUNTES
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Procesador de Texto Versin 1.0 123
Procesador de Texto Versin 1.0 124

9. Manejo de Herramienta para Grficos Estadsticos.


9.1. Insercin de Grfico.

Para insertar grficos en Word, debemos seguir los siguientes pasos:

Hacemos clic en el lugar donde deseamos insertar el grafico.


En la pestaa insertar, hacemos clic en grficos

En el cuadro de dilogo que aparece, podremos elegir el tipo de grfico que deseemos; en
la parte izquierda los tienes agrupados por categoras tales como "Columna", "Lnea",
"Circular", o bien de "Barra" y otros muchos.
Procesador de Texto Versin 1.0 125

Puedes ver que el grfico queda ya insertado en nuestro documento Word (quizs es muy
grande, pero veremos cmo solucionar eso). Automticamente se abrir una "hoja de
clculo" con unos datos de ejemplo para el grfico.

Tendremos ahora que insertar los datos que queremos aparezca en nuestro grfico. Es tan
simple como movernos por las diferentes casillas (bien picando dentro de cada una, o
desplazndonos entre ellas con las teclas de direccin); en cada casilla tecleamos los datos
que nos interesan como puedes ver en la imagen de abajo:

Simplemente con que cierres ahora la hoja (una vez introducidos los datos), estos pasarn
automticamente a nuestro documento, y en el grfico se visualizaran los cambios.

9.2. Importacin de Grfico.

Al importar datos de Excel a Word adems de lo visto anteriormente podemos hacer que
los datos queden vinculados, es decir que adems de copiar los datos de Excel en un
documento de Word si realizamos algn cambio en la hoja de Excel, este cambio queda
reflejado en el documento de Word.

Para realizar este proceso:


Seleccionamos la informacin a copiar de la hoja de Excel.
Copiamos los datos seleccionados pulsando desde la pestaa Inicio y haciendo
clic en el botn Copiar.
Nos vamos a Word y pulsamos sobre desde la pestaa Inicio y haciendo clic en
el botn Pegar.
Procesador de Texto Versin 1.0 126

Despus de pegar los datos en Word


nos aparece un indicador de
pegado donde podemos ver las
distintas opciones.

Por defecto nos conserva el mismo formato que tena en la hoja de Excel.

Si lo queremos insertar en una tabla podemos escoger la opcin Hacer coincidir estilo de
tabla de destino.

Y si queremos vincular los datos de Excel para que se actualicen en Word podemos
escoger la opcin Conservar formato de origen y vincular a Excel.

9.3. Mover Grfico.

Un grfico que hayamos colocado en nuestro documento de Word 2007, puede ser
movido sin dificultad y colocado en otra parte de nuestro documento; tan solo es
necesario "arrastrar y soltar".

Solo hay que parar el cursor arriba de una de las esquinas del grfico,
inmediatamente salga la flecha de movimiento , podemos desplazar el
grafico, al lugar deseado.
Procesador de Texto Versin 1.0 127

9.4. Modificar Grficos.

Nuestro grfico admite mltiples cambios en su estilo, muy necesario para poder
adaptarlo a nuestros documentos como los siguientes:

Podemos cambiar el color de fondo.

Tambin se puede cambiar el color del borde en el grfico:


Procesador de Texto Versin 1.0 128

E incluso se puede cambiar el estilo de forma desde las opciones que te indico en la
imagen:

9.5. Word Art

Esta funcin, permite crear textos estilizados con varios efectos especiales, tales como
texturas, contornos, y otras manipulaciones que no estn disponibles a travs del formato
de fuente estndar. Por ejemplo, uno puede crear sombras, rotar, doblar, anchar, cambiar
de color y estirar la forma del texto. WordArt est disponible en 30 diferentes estilos
predefinidos en Microsoft Word, sin embargo, es completamente personalizable
utilizando las herramientas disponibles en la barra de herramientas WordArt y barra de
herramientas Dibujo, o en la pestaa de herramientas WordArt en Office 2007.

Los pasos para agregar texto en este formato son los siguientes:

Clic en la pestaa Insertar


Procesador de Texto Versin 1.0 129

1. Clic en el botn WordArt

2. Elegir el diseo que ms nos guste y darle clic


Procesador de Texto Versin 1.0 130

3. Escribir el texto en el cuadro que sale; y

4. Clic fuera del cuadro del texto.

Girar elemento en WordArt.

1. Seleccione el objeto de WordArt que desee girar.

2. Realice una de las siguientes acciones:

o Para girar en cualquier ngulo:

a. Arrastre el controlador de giro en el objeto en la direccin que desee


girarlo.

Controlador de Giro.
Procesador de Texto Versin 1.0 131

b. Haga clic fuera del objeto para establecer el giro.

o Para Girar 90 grados hacia la izquierda o 90 grados a la derecha, en


Herramienta de Dibujo, en la seccin Organizar, hacemos clic , y se

despliega el siguiente men, y escogemos el grado de


giro deseado.

9.6. Fondos.

Hay diferentes tipos de fondos los cuales se ponen a una hoja de Word en especfico,
como son marca de agua, fondo de pginas y diseo de pginas.

Agregar una marca de agua de texto a un documento.

Las marcas de agua slo se pueden ver en las vistas Diseo de impresin y Lectura a
pantalla completa, adems de en las pginas impresas.

Puede insertar marcas de agua prediseadas desde una galera de texto para
marcas de agua, o bien insertar una marca de agua de texto personalizado.

En el grupo Fondo de pgina de la


ficha Diseo de pgina, haga clic en Marca
de agua.
Procesador de Texto Versin 1.0 132

Haga clic en una marca de agua prediseada,


por ejemplo en Confidencial o en Urgente,
en la galera de marcas de agua.

Agregar un color de fondo o una textura a una pgina Web o a un documento en


pantalla.

En el grupo Fondo de pgina de la ficha Diseo de pgina,


haga clic en Color de pgina.

Haga clic en el color deseado en Colores del tema o en Colores estndar.

Haga clic en Efectos de relleno para cambiar o agregar efectos especiales como, por
ejemplo, degradados, texturas o tramas.

Agregar Bordes a una pgina.

Haga clic en el color y tipo de borde deseado en Borde de


pginas.

Haga clic en el tipo de borde que desee, elija el tipo de color y el sombreado del borde.
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9.7. Insertar Imgenes.

En los documentos se pueden insertar o copiar fotografas e imgenes prediseadas


procedentes de muchos orgenes distintos, incluidas las descargadas de un sitio Web que
provea imgenes prediseadas, las copiadas de una pgina Web o las insertadas desde un
archivo donde guarde imgenes.

Insertar imgenes prediseadas.

En el grupo Ilustraciones de la
ficha Insertar, haga clic
en Imgenes prediseadas.

En el panel de tareas Imgenes prediseadas, en el cuadro de texto Buscar, escriba


una palabra o frase que describa la imagen que desea, o bien, escriba todo el
nombre del archivo de la imagen o parte de l.

Para acotar la bsqueda, siga uno de los procedimientos siguientes o ambos:

o Para limitar los resultados de la bsqueda a una coleccin de imgenes


prediseadas especfica, en el cuadro Buscar en, haga clic en la flecha y
seleccione la coleccin en la que desea buscar.
o Para limitar a imgenes prediseadas los resultados de la bsqueda, haga
clic en la flecha del cuadro Los resultados deben ser y active la casilla de
verificacin que aparece junto a Imgenes prediseadas.
Procesador de Texto Versin 1.0 134

En el panel de tareas Imgenes prediseadas,


tambin puede buscar fotografas, pelculas y
sonidos. Si desea incluir cualquiera de esos tipos de
medios, active las casillas de verificacin
correspondientes a los mismos.

Haga clic en Buscar.

En la lista de resultados, haga clic en la imagen prediseada para insertarla

Insertar una imagen desde un archivo.


Haga clic en el lugar en que desee
insertar la imagen.

En el grupo Ilustraciones de la
ficha Insertar, haga clic
en Imagen.

Busque la imagen que desee insertar.

Haga doble clic en la imagen que desee insertar.


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Procesador de Texto Versin 1.0 136

APUNTES
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Procesador de Texto Versin 1.0 138
Procesador de Texto Versin 1.0 139

Bibliografa

Centro de Capacitacin en Informtica (CCI), Los Cajuiles de Cevicos (SF). Biblioteca


Lucio Bienvenido Salvador Herrera.
Cooperativa de Ahorro y Crditos Maimn, Inc. (SF). Curso de Informtica Bsica.
Maimn. Repblica Dominicana.
Espinal, Tarsis y Rosario, Mateo (SF). Manual Prctico. Maimn. Repblica
Dominicana.
http://bibliotecavirtualeive.files.wordpress.com/2008/08/manual-de-word-
2007.pdf
http://es.wikipedia.org/wiki/Computadora
http://infotarget.com/2012/08/08/como-detectar-problemas-en-tu-memoria-
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http://office.microsoft.com/es-es/word-help/agregar-o-eliminar-wordart-
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keyboard=windows-7
http://www.adrformacion.com/cursos/worda2007/leccion2/tutorial1.html
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http://www.liceosannicolas.cl/portal/attachments/article/1314/Biblia%20de%20
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Iniciacin en Informtica. (2010). INFOTEP. Santo Domingo. Repblica Dominicana.
Ministerio de Educacin de la Repblica Dominicana. Direccin General del
Informtica. (SF). El Computador. Santo Domingo. Repblica Dominicana.
Secretara de Estado de Educacin. Direccin General de Informtica Educativa.
(SF). Santo Domingo. Repblica Dominicana.
Procesador de Texto Versin 1.0 140

Nuestros agradecimientos a la colaboracin de:

Centro Comunidad
Centro de Capacitacin en Informtica (CCI) Ayuntamiento del Distrito Nacional, Parque Las
Canquias
Centro Modelo de Capacitacin en Informtica CMCI - Caminantes Proyecto Educativo, Monte
Rey
Centro de Capacitacin en Informtica (CCI) Centro Comunal de Las Palmas, Inc.
Junta de Vecinos de Guayabillo. Paraje Guayabillo, Distrito Municipal de San
Vctor, Provincia Espaillat
Direccin General de las Telecomunicaciones (DGT). Asociacin para el Desarrollo de la Provincia
Espaillat, Municipio de Moca
Centro de Capacitacin En Informtica (CCI) El Limn. Saman
Direccin General de las Telecomunicaciones (DGT). Congregacin Hermanas Dominicas de Nuestra
Centro de Capacitacin en Informtica (CCI). Seora de Ftima, Provincia Snchez Ramirez,
Municipio de Cevicos
Centro de Desarrollo Integral Teodora Castro (CEDITEC).
Centro Modelo de Capacitacin en Informtica Ayuntamiento Municipal de San Vctor, Provincia
(CMCI) Espaillat
Centro de Madres Nuestra Seora de Ftima Seccin Ceiba de Madera, Municipio de San
Vctor, Provincia Espaillat
Centro de Capacitacin en Informtica (CCI) Padres las Casas
Parroquia Santa rosa de Lima - UNDEMUR Provincia San Francisco de Macors
Centro Modelo de Capacitacin en Informtica Junta Municipal de San Vctor, Provincia Espaillat
(CMCI).
Escuela Palo Alto de los Pozos Seccin Puesto Grande, Villa Cafetalera,
Municipio de San Vctor, Provincia Espaillat
Centro Modelo de Capacitacin en Informtica Ayuntamiento Municipal de Moca Centro
(CMCI) Winston Arnaud, Provincia Espaillat
Escuela Vocacional de las Fuerzas Armadas y la Municipio Pimentel, Provincia Duarte
Polica Nacional.
Franlis Guerrero
Centro Modelo de Capacitacin en Informtica Fundacin Fiel, Los Trinitarios
Centro Modelo de Capacitacin en Informtica Club Onsimo Polanco, Carretera Moca San
Vctor, La Ermita
Ing. Jos Rafael Estrella
Instituto Nacional de Bienestar Magisterial. Ministerio de Educacin de la Repblica
Dominicana (INABIMA), Barahona
Jos Rafael Snchez Castillo
Centro Comunal Bienvenido Salvador Herrera Los Cajuiles, Municipio Cevicos, Provincia Snchez
Ramirez
Oficina Senatorial Duarte Municipio San Francisco de Macors, Provincia
Duarte
Rosa Pea de Pea