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Gestin de las

Comunicaciones del Proyecto

1
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Prohibida su reproducci
reproduccin parcial o total.
Agenda
Introduccin a la gestin de las comunicaciones
Identificar a los Interesados
Planificar las Comunicaciones
Distribuir de la Informacin
Dirigir a los Interesados
Informar el Desempeo

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Prohibida su reproducci
reproduccin parcial o total.
Introduccin

Incluye las actividades y


comportamiento por medio de los
cuales la informacin y las ideas son
transferidas entre los individuos
involucrados en un proyecto

Al usar sus habilidades de


comunicacin, los gerentes de
proyectos ayudan a: Planificar,
dirigir, controlar y coordinar las
actividades

Es crucial para el xito de un proyecto. El


gerente de proyecto utiliza
aproximadamente el 90% de su tiempo
para comunicarse

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Identificar las necesidades de comunicacin de los
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Prohibida su reproducci
reproduccin parcial o total. interesados es clave para la gestin de las comunicaciones
Introduccin

Interna Externa Formal Informal

Vertical Horizontal Oficial No oficial

Oral Escrita Verbal No verbal

Dimensiones de la Comunicacin

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Introduccin
Dimensiones de la comunicacin
Comunicacin formal e informal
Dimensin de Cundo usarla?
comunicacin
Escrita y formal Para resolver problemas complejos, para elaborar los
planes de gestin del proyecto y el acta de constitucin del
proyecto y para comunicacin entre diferentes culturas.
Verbal y formal Para presentaciones y conferencias.

Escrita e informal Memos, e-mail y notas.

Verbal e informal Reuniones y conversaciones.

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Herramientas y tcnicas
Dimensiones de la comunicacin
Comunicacin vertical (hacia arriba)
Informacin que la alta gerencia necesita para
evaluar el desempeo del proyecto
La alta gerencia establece prioridades y efecta
cambios para alcanzar las metas y objetivos
del proyecto.

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Herramientas y tcnicas
Dimensiones de la comunicacin
Comunicacin vertical (hacia abajo)
Con los miembros del equipo de proyecto
Qu acciones (definicin y alcance)
Qu estndar (calidad)
Cundo (cronograma)
Cmo (implementacin)
Cmo se medir el avance (evaluacin y
feedback).

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Herramientas y tcnicas
Dimensiones de la comunicacin
Comunicacin horizontal
Con sus colegas
Negociacin de recursos, cronogramas,
presupuestos.
Coordinacin de actividades entre s y con
terceros.
Plan para operaciones futuras.

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Introduccin
Dimensiones de la comunicacin
Oral y escrita
Mtodo de comunicacin
Propsito de la
Nivel de efectividad
comunicacin
Oral Escrita Mixta
Visin general Media Media Alta
Accin inmediata Media Baja Alta
Accin futura Baja Alta Media
Directiva, orden Baja Media Alta
Informe de avance Baja Media Alta
Reconocimiento Baja Baja Alta
Reprimenda Alta Baja Media
9
Disputa
Este material es de propiedad exclusiva de PM Certifica. Alta Baja Media
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Introduccin
Dimensiones de la comunicacin
Comunicacin escrita
El objetivo principal es que debe ser entendida
claramente al ser leda rpidamente.
El mensaje debe ser:
Bien planeado
Simple
Claro
Directo.

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Introduccin
Dimensiones de la comunicacin
Comunicacin verbal
Intercambio de informacin oportuno
Rpido feedback
Cierre oportuno.
Comunicacin no verbal
Incluye:
Gestos
Tonos vocales
Expresiones faciales
Lenguaje del cuerpo.

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Introduccin
Dimensiones de la comunicacin
Comunicacin no verbal
Lenguaje del cuerpo Interpretacin
Sealar Agresividad

Suspirar Impaciencia, aburrimiento, pena

Rascarse (cabeza o cara) Incertidumbre o riesgo


Inclinarse (hacia delante) Inters
Recostarse (manos detrs de Superioridad, confianza
la cabeza)
Cerrar puos Actitud defensiva
Cruzar brazos
Sobarse (las manos) Expectativa 12
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Introduccin
Dimensiones de la comunicacin
Impacto del mensaje
Palabras 7% +
Tonos vocales 38% +
Expresiones faciales
y corporales 55%

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Introduccin
Informar
InformarelelDesempeo
Desempeo

Gestionar
Gestionarlas
lasExpectativas
Expectativasde
delos
losInteresados
Interesados

Distribuir
DistribuirlalaInformacin
Informacin

Planificar
Planificarlas
lasComunicaciones
Comunicaciones

Identificar
Identificaraalos
los
interesados
interesados

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10.1 Identificar a los
Interesados

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Identificar a los interesados

Identificar a todas las personas u


organizaciones impactadas por el proyecto
Documentar informacin relevante en
relacin a sus intereses
Se debe elaborar una estrategia para
abordar a cada interesado

Deben ser clasificados segn su experiencia,


inters, experiencia y participacin en el
proyecto

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Identificar a los Interesados
Juicio de
expertos

Anlisis de los
interesados
Acta de
constitucin del Documentos de
proyecto adquisicin

Factores
ambientales de
la empresa Activos de los
procesos de la
organizacin
Registro de Estrategia de
interesados gestin de los
interesados

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Identificar a los Interesados

Grfico extrado del PMBOK cuarta edicin


Flujo de Datos del Proceso Identificar a los Interesados

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Identificar a los Interesados

Herramientas y tcnicas
Recopilar y analizar de manera sistemtica las
informaciones cuantitativas y cualitativas a
fin de determinar que intereses deben tenerse
en cuenta
Permite identificar los intereses, las
expectativas y la influencia de los interesados

Anlisis de los Ayuda a identificar las relaciones con


interesados que pueden aprovecharse
interesados
para crear alianzas y acuerdo potenciales

Identificar a Identificar el Evaluar el modo en


todos los impacto o apoyo que los interesados
potenciales potencial que pueden reaccionar
interesados cada interesado en diferentes
podra generar situaciones
Paso 1 Paso 2 Paso 3

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Identificar a los Interesados

Herramientas y tcnicas
Poder = Nivel de Autoridad,
Inters = Nivel de preocupacin

Grfico extrado del PMBOK Influencia = Participacin Activa,


Impacto = Capacidad de Efectuar
cambios al proyecto

Tambin pueden utilizarse


matrices de poder/influencia y
poder/impacto

Matriz de Poder/Inters de los interesados

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Identificar a los Interesados

Herramientas y tcnicas

Poder = Capacidad de imponer


su voluntad
Urgencia = Necesidad de
atencin inmediata
Legitimidad = Su participacin es
apropiada

Modelo de Prominencia

Interesados latentes: 1,2 y 3


Interesados expectantes: 4,5 y 6
Interesado definitivos: 7

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Identificar a los Interesados

Resultados
Informacin de identificacin (nombre,
puesto ubicacin, rol e informacin de
contacto)
Informacin de evaluacin (principales
Registro de requisitos y expectativas, influencia
potencial en el proyecto)
interesados
Clasificacin de los interesados
(interno/externo, partidario/neutral/opositor)

Los interesados claves pueden impactar


significativamente el proyecto

El nivel de participacin deseado en el


proyecto, para cada interesado
Estrategia de identificado
gestin de los
Los grupos interesados y su gestin como
interesados grupo
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10.2 Planificar las
Comunicaciones

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Planificar las Comunicaciones

Quin necesita la informacin?

Para cuando la necesita?

Cmo le ser enviada la


informacin?

Quin es responsable de enviar


la informacin?

Factores
ambientales de
la empresa

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Planificar las Comunicaciones
N = n (n-1)
2
Anlisis de
requisitos de las Tecnologa de las
Registro de Estrategia de comunicaciones comunicaciones
interesados gestin de los
interesados

Modelos de Mtodos de
comunicacin comunicacin

Factores
ambientales de
la empresa Activos de los
procesos de la
organizacin

Plan de gestin
de las
comunicaciones

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Planificar las Comunicaciones

Grfico extrado del PMBOK cuarta edicin


Flujo de Datos del Proceso Planificar las Comunicaciones

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Planificar las Comunicaciones

Herramientas y tcnicas
N: Nmero de canales de comunicacin Organigramas
n: Nmero de interesados

Relaciones entre las responsabilidades de


N = n (n-1) la organizacin del proyecto y los
interesados
2
Disciplinas, departamentos y
Anlisis de especialidades involucradas en el
proyecto
requisitos de las
comunicaciones Logstica

Necesidades de informacin de los


interesados

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Planificar las Comunicaciones

Herramientas y tcnicas
Urgencia de la necesidad de
informacin

Disponibilidad de la tecnologa

Personal previsto para el proyecto

Tecnologa de las
comunicaciones
Duracin del proyecto

Entorno del proyecto

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Planificar las Comunicaciones

Herramientas y tcnicas

Modelo Bsico de Comunicacin

Grfico extrado de PMBOK

Recordar este modelo para el


examen y la responsabilidad del
receptor y del emisor
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Planificar las Comunicaciones

Herramientas y tcnicas
Comunicacin interactiva

Comunicacin de tipo push (empujar)


Mtodos de
comunicacin
Comunicacin de tipo pull (jalar)

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Planificar las Comunicaciones

Resultados
Requisitos de las comunicaciones

Informacin que ser comunicada

Persona responsable, destinatarios


Plan de gestin
las Mtodos para transmitir la informacin
comunicaciones
Frecuencia de distribucin

Glosario de terminologa comn

Mtodos para actualizar el plan

Diagramas de flujo de la
informacin

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10.3 Distribuir la
Informacin

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Distribuir la Informacin
Implica poner a disposicin la Modelo emisor-receptor
informacin de manera oportuna
Eleccin del medio
Implementa el plan de gestin de
las comunicaciones Estilo de redaccin

Responder a las solicitudes Tcnicas de gestin de reuniones


inesperadas
Tcnicas de presentacin

Tcnicas de facilitacin

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Distribuir la Informacin

Plan de
direccin del
proyecto Herramientas para
Mtodos de distribucin de la
comunicacin informacin

Informes de
desempeo

ACTUALIZA

Activos de los
procesos de la
organizacin
Activos de los
procesos de la
organizacin

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Distribuir la Informacin

Grfico extrado del PMBOK cuarta edicin


Flujo de Datos del Proceso Distribuir la Informacin

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Distribuir la Informacin

Herramientas y tcnicas
Reuniones del proyecto, distribucin de
documentos impresos, sistemas
manuales de archivo y bases de datos
electrnicas de acceso compartido

Herramientas electrnicas de
Herramientas para la comunicacin y conferencias tales como
distribucin de la correo electrnico, faz, correo de voz,
informacin telfono, videoconferencias, sitios Web.

Herramientas para la direccin de


proyectos tales como interfases Web,
oficinas virtuales, y herramientas
colaborativas de gestin del trabajo

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Distribuir la Informacin

Resultados
Documentacin sobre lecciones
aprendidas

Registros, informes y presentaciones del


proyecto

Actualizacin de Retroalimentacin y notificacin a los


los activos de los interesados
procesos de la
organizacin

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reproduccin parcial o total.
10.4 Gestionar las
Expectativas de los
Interesados

38
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Gestionar las Expectativas de los
Interesados
Gestionar activamente las expectativas
de los interesados para aumentar la
probabilidad de aceptacin del proyecto

Abordar inquietudes que an no


representan incidentes (anticipacin de
futuros problemas)

Aclarar y resolver los incidentes


identificados

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Gestionar las Expectativas de los
Interesados
Mtodos de
comunicacin Habilidades Habilidades de
interpersonales gestin
Registro de Estrategia de
interesados gestin de los
interesados

Plan de
Registro de
direccin del
incidentes Solicitudes de
proyecto
cambio
ACTUALIZA Documentos del
proyecto

Registro de
cambios Activos de los
procesos de la
organizacin
Activos de los
Plan de gestin
procesos de la 40
del proyecto
Este material es de propiedad exclusiva de PM Certifica. organizacin
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Gestionar las Expectativas de los
Interesados

Grfico extrado del PMBOK cuarta edicin

Flujo de Datos del Proceso Gestionar las Expectativas de


los Interesados 41
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reproduccin parcial o total.
Gestionar las Expectativas de los Interesados

Herramientas y tcnicas
Generar confianza

Resolver conflictos

Escuchar de manera activa


Habilidades
interpersonales Superar la resistencia al cambio

Habilidades de presentacin y oratoria

Habilidades de negociacin

Habilidades de
gestin
Habilidades de redaccin

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reproduccin parcial o total.
Gestionar las Expectativas de los Interesados

Herramientas y tcnicas
Habilidades Interpersonales - Escucha Activa
Comportamiento verbal que denota escucha:
Preguntar para aclarar u obtener mayor informacin
Parafrasear para aclarar la terminologa
Resumir para confirmar que se ha entendido
Pedir ejemplos
Feedback tctico.

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Gestionar las Expectativas de los Interesados

Herramientas y tcnicas
Habilidades Interpersonales - Escucha Activa
Comportamiento no verbal que denota escucha:
Contacto visual: Indica honestidad y apertura
Expresividad: Mostrarse alerta e interesado
Acercamiento: Establece una comunicacin ms amigable
y constructiva
Captar la intencin: Algunas veces el mensaje real no es
lo que se dice sino cmo se dice.

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Gestionar las Expectativas de los Interesados

Herramientas y tcnicas
Habilidades Interpersonales - Escucha Activa
Mal escuchador Buen escuchador
Siempre interrumpe No interrumpe
Es impaciente Espera y pregunta
Juzga apresuradamente Pide aclaracin
Muestra desinters Presta mucha atencin
No trata de entender Verifica su comprensin
No responde Da feedback: sonre, asiente, frunce el
ceo
Prepara mentalmente un Evita la discusin y su efecto negativo en
argumento para ganar la relacin
Reacciona, pierde el humor Responde a la idea no a la persona
Es inquieto Deja a un lado las distracciones
Se sale del tema Se concentra en las palabras y los
sentimientos detrs
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Gestionar las Expectativas de los Interesados

Herramientas y tcnicas
Habilidades de Gestin Presentacin
Etapa Buenas prcticas
Antes de la Practicar para asegurar que la presentacin le es familiar
presentacin Comprobar que el equipo necesario para la presentacin esta
listo
Comprobar que el ambiente de la sala es el adecuado
Asegurar que sus notas de apoyo estn disponibles.
Durante la Tener agua o algo similar a disposicin
presentacin Medir su tiempo.

Buenas prcticas para presentaciones efectivas

La regla nmero uno de toda


presentacin es ser uno mismo

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Informar el desempeo

Herramientas y tcnicas
Habilidades de Gestin - Presentacin
Etapa Objetivos y recomendaciones
Introduccin Lograr la atencin e inters de la audiencia
Dile lo que Presentarse, introducir su idea y el objetivo de la presentacin
le vas a Mostrar la agenda
decir
Cuerpo Desarrollar su idea de forma lgica
Dselo Indicarle a su audiencia como su idea se relaciona con ellos
Use un lenguaje que su audiencia entienda
Sea breve
Use ayudas visuales
Estimule las preguntas y comentarios.
Resumen Sintetice sus ideas
Dile lo que Vuelva a exponer su idea, recuerde como este beneficia o afecta a su
le dijiste audiencia
Solicite preguntas y responda a dichas preguntas
Sea especfico 47
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Prohibida su reproducci
reproduccin parcial oObjetivos
total. y recomendaciones para presentaciones efectivas
Gestionar las Expectativas de los Interesados

Resultados

Documentos del
proyecto Solicitudes de
cambio Plan de direccin
del proyecto
ACTUALIZA
ACTUALIZA

ACTUALIZA

Gestionar a los
interesados Activos de los
procesos de la
organizacin

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10.5 Informar el
desempeo

49
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reproduccin parcial o total.
Informar el Desempeo

Anlisis del desempeo pasado

Estado actual de los riesgos e


incidentes

Trabajo completado durante el


periodo y trabajo por completar a
continuacin

Resumen de los cambios


aprobados en el periodo

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Informar el Desempeo
Anlisis de
variacin Mtodos de
proyeccin
Informacin sobre
el desempeo del
trabajo
Time
$
EV, PV, AC, SV, Mtodos de
CV, SPI, CPI comunicacin Sistemas de
informes
EAC, ETC
Plan de
direccin del
proyecto

ACTUALIZA
Informes de
Activos de los
desempeo
procesos de la
organizacin

Solicitud de Activos de los


cambios procesos de la
organizacin
51
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reproduccin parcial o total.
Informar el Desempeo

Grfico extrado del PMBOK cuarta edicin

Flujo de Datos del Proceso Informar el Desempeo 52


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reproduccin parcial o total.
Informar el Desempeo

Herramientas y tcnicas
Verificar la calidad recopilada a fin de
asegurarse que este completa y sea
coherente

Determinar variaciones mediante la


Anlisis de comparacin de la informacin real con
variacin la lnea base del proyecto EVM

Determinar el impacto de las variaciones


en el costo, el cronograma y otras reas
del proyecto

Reuniones de revisin de estado de la


Mtodos de situacin
comunicacin

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Prohibida su reproducci
reproduccin parcial oObjetivos
total. y recomendaciones para presentaciones efectivas
Informar el Desempeo

Herramientas y tcnicas
Mtodos de serie de tiempo: EVM,
promedio mvil, extrapolacin,
prediccin lineal, estimacin de
tendencias y curva de crecimiento

Mtodos de Mtodos causales/economtricos:


proyeccin Anlisis de regresin, promedio mvil
autorregresivos y econometra

Mtodos del juicio: Proyecciones


compuestas, encuestas, tcnica Delphi,
elaboracin de escenarios, proyeccin
tecnolgica y proyeccin por analoga

Otros mtodos: Simulacin,


proyecciones probabilsticas, y
proyecciones combinadas (Ensemble)

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Prohibida su reproducci
reproduccin parcial o total.
Informar el Desempeo

Herramientas y tcnicas
Informes mediante cuadros
Time
$

Anlisis de hojas de clculo


Sistemas de
informes
Presentaciones

55
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Prohibida su reproducci
reproduccin parcial oObjetivos
total. y recomendaciones para presentaciones efectivas
Informar el Desempeo

Resultados
Organizan y resumen la informacin
recogida, y presentan los resultados de
cualquier anlisis en comparacin con la
lnea base para la medicin del
Informes de desempeo
desempeo

ACTUALIZA

Lecciones aprendidas, incluidas las


causas de los incidentes y el razonamiento
subyacente a la accin correctiva elegida
Actualizacin de
los activos del
procesos de la
organizacin
56
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