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El Balanced Scorecard Aplicado a la Gestin

del Mantenimiento
May 19, 2016

Ing. Jos Contreras M.

INTRODUCCIN
Cuando se quiere llevar a cabo una Gestin Integral del Mantenimiento es necesario
planificar y controlar las actividades en los diferentes niveles jerrquicos de la
organizacin y relacionar todas las reas funcionales para tener una visin clara del
comportamiento tanto operacional como financiero de la empresa.
El Balanced ScoreCard (BSC) o Cuadro de Mando integral permitir desarrollar una
gerencia del mantenimiento estratgica, orientada permanentemente a la visin y
estrategia de la empresa, en la que la participacin del personal sea ms amplia e
interrelacionada cercanamente a los clientes internos y externos, con nfasis en alcanzar
la excelencia a nivel de procesos, que contribuya no solamente a lograr el resultado
tcnico deseado, sino mantener un mecanismo de control a travs de indicadores que
permitan reajustar el rumbo estratgico del mantenimiento en tiempo real.
El BSC es una herramienta muy til para la direccin de empresas en el corto y en el largo
plazo, porque combina indicadores financieros y no financieros, que permite observar
tendencias y poner en prctica una poltica estratgica proactiva. Tambin ofrece un
mtodo estructurado para seleccionar los indicadores apropiados para guiar a todos los
niveles a alcanzar los objetivos propuestos por la alta direccin. El BSC aplicado a la
Gestin del Mantenimiento nos ayudar a tener una visin integral de la estrategia de
mantenimiento, permitiendo su adecuacin a los requerimientos de los clientes internos,
la optimizacin de la administracin del trabajo diario, el monitoreo de las mejoras en la
eficiencia operativa y la comunicacin de los progresos a todos los involucrados.

QU ES EL BALANCED SCORECARD?
El BSC fue propuesto por Kaplan y Norton (1992). Es considerado como un modelo que
traduce la misin y la estrategia de una unidad de negocio en un conjunto de objetivos y
medidas cuantificables.
Para Howard Rohm del Balanced Scorecard Institute de EE.UU, el BSC es "un sistema de
administracin de desempeo que puede utilizarse en cualquier organizacin, grande o
pequea, para alinear la visin y misin con los requerimientos del cliente, las tareas
diarias, administrar las estrategias del negocio, monitorear las mejoras en la eficiencia de
las operaciones, crear capacidad organizacional, comunicando los progresos a todo el
personal". Otra definicin que nos puede ayudar a comprender un poco ms lo que es el
BSC: El Balanced Scorecard es una metodologa para traducir la Visin y Estrategia de
una Organizacin en un grupo de Indicadores numricos de desempeo que agrupan y
enlazan todos los niveles y funciones de esa Organizacin".
En una organizacin los objetivos corporativos estn determinados por su visin y la
estrategia corporativa consiste en cmo alcanzar esos objetivos. El BSC es parte de esa
estrategia corporativa, para medir el desempeo y compararlo con los objetivos. Se aplica
a las diferentes divisiones y departamentos.
El BSC es un enfoque holstico que agrupa indicadores financieros y no financieros para
medir el desempeo. Es un vehculo que traduce la misin de una unidad de negocio y la
estrategia en un conjunto de objetivos y medidas cuantificables construidas en torno a
cuatro puntos de vista:
1. Financiero (puntos de vista del inversor).
2. Cliente (los atributos de rendimiento valorados por los clientes).
3. Procesos internos (los medios a corto y largo plazo para alcanzar los objetivos
financieros y de los clientes).
4. Desarrollo (Aprendizaje) y crecimiento (capacidad para mejorar y crear valor).
Cada uno de esos puntos de vista constituyen las cuatro perspectivas, originalmente
propuestas por Kaplan y Norton, para las cuales es posible realizar la medicin y por lo
tanto la evaluacin continua de resultados de actuacin de la empresa. El BSC ayuda a
evaluar cmo se consiguieron los resultados pasados y a determinar si las expectativas
para el futuro estn en el buen camino.
En la figura 1 se esquematiza la Estructura del Balanced Scorecard. Para cada perspectiva
se debe definir los objetivos a lograr, los indicadores del nivel alcanzado en el logro de los
objetivos, las metas que representan cuantitativamente el grado en el que se debe
alcanzar los objetivos y las acciones a seguir para obtener los resultados deseados.

BALANCED SCORECARD Y LA GESTIN DEL MANTENIMIENTO

Tsang fue el que adopt el BSC para analizar el desempeo del mantenimiento y
actualmente es frecuentemente utilizado para agrupar los indicadores claves de
desempeo y mostrar las diferentes caras de la funcin mantenimiento.
Los indicadores de desempeo en mantenimiento son obtenidos a partir de las
perspectivas del BSC y aplicados desde las divisiones hasta los empleados. Los objetivos
de mantenimiento son relacionados con los factores claves de xito y el resultado ser los
indicadores claves de desempeo para mantenimiento que contribuirn al logro de los
objetivos.
Los indicadores deben ser formulados para los diferentes niveles jerrquicos de la
estructura organizacional. Para cada nivel, los indicadores tienen determinados propsitos
para usuarios especficos. Los usuarios al ms alto nivel gerencial se refieren al
rendimiento administrativo global, mientras que los que estn en los niveles funcionales
tienen que ver con la condicin fsica de los activos.
El uso de mltiples mtricas de desempeo en los niveles de sistemas y subsistemas
ayuda a resolver problemas. Si un indicador corporativo muestra un problema, entonces
los indicadores del nivel inferior deberan definir y clarificar la causa de la debilidad que
ha originado este problema. La relacin de los indicadores en distintos niveles jerrquicos
con las metas del negocio es vital para el xito de un programa de gestin de activos
fsicos.
Muchos autores sugieren la utilizacin del BSC para la formulacin de las estrategias de
mantenimiento. El BSC agrupa los indicadores y los jerarquiza, permitiendo relacionar la
estrategia de mantenimiento con la estrategia global del negocio y desarrollar indicadores
para mantenimiento que estn vinculados con el xito de la organizacin.
La perspectiva sistmica del BSC apoya a la Gerencia analizando las relaciones existentes
entre el subsistema Mantenimiento y otras reas del negocio para evitar que las
ganancias o prdidas debidas al desempeo de la gerencia de mantenimiento sean
atribuidas a los costos de otros departamentos.
Se desea relacionar aspectos econmicos tradicionales de control, como costos y
productividad, con otros no econmicos, como nivel de formacin y grado de satisfaccin
de usuarios. El BSC aporta la simbiosis entre indicadores financieros y no financieros en
contraste con un cuadro de mando tradicional que slo considera los resultados
financieros. Permite hacer aflorar aquellos conceptos de mantenimiento que
tradicionalmente quedan ocultos pero que estn relacionados con los puramente
econmicos por relaciones causa-efecto.
El xito del BSC en las empresas est perfectamente demostrado y la similitud del
mantenimiento con una empresa hace que tambin pueda ser aplicado a esta importante
funcin empresarial. Esta similitud se puede resumir en los siguientes aspectos:
Posee un objetivo principal dentro de cada mbito de accin en el que se mueve.
Produce un valor agregado por las actividades que desarrolla.
Tiene "clientes" variados.
Para su produccin utiliza recursos, que exigen el pago de un precio.
Aprende continuamente y perfecciona su actuacin entregando mejores resultados
con ms eficiencia a medida que transcurre el tiempo.
En el caso de aplicar esta herramienta al mantenimiento, se busca "obtener una exacta
comprensin de sus objetivos y de los mtodos que han de utilizarse para alcanzarlos".
Cuando el mantenimiento recibe este tipo de ayuda, es de esperar una gran mejora en su
rendimiento en general y, sobre todo, un mayor control sobre los recursos que involucra
en la consecucin de sus objetivos. La visin general y a la vez completa que entrega el
BSC posibilita una mejor perspectiva en la evaluacin del comportamiento del
mantenimiento en el desarrollo de sus actividades.
Para el departamento de mantenimiento, se puede aplicar el modelo a cuatro
perspectivas del mantenimiento de acuerdo a los siguientes criterios:

1. Perspectiva Financiera: Relacionada con los objetivos principales de la empresa.


Se aplica esta perspectiva a las metas principales del mantenimiento asociadas a
la satisfaccin de necesidades de produccin. Para satisfacer la perspectiva
financiera, mantenimiento debe generar la disponibilidad necesaria de las
instalaciones a fin de cumplir con los planes de produccin previstos, siempre
logrando optimizar la relacin entre la disponibilidad conseguida y los costes
generados en la actividad de mantenimiento de las instalaciones.
2. Perspectiva del Cliente: La empresa est dedicada a servir a un grupo de
clientes, entregando un cierto valor apreciado por esos clientes y a cambio del cual
recibe una compensacin financiera. El mantenimiento encaja en esta definicin,
entrega valor al proceso productivo (sus clientes). Se puede considerar que el
cliente directo de Mantenimiento es la produccin y operacin de la propia
empresa, que es la que hace uso de los elementos a ser mantenidos.

3. Perspectiva de Procesos Internos: Se refiere a los procesos relacionados con su


actividad principal que es necesario mejorar de forma permanente para que la
empresa pueda cumplir con su misin de forma eficiente.

Ejemplos de estos procesos pueden ser la orientacin a objetivos, una adecuada


planificacin y utilizacin de recursos, responsabilidad, buena disposicin, flexibilidad,
adaptabilidad. La perspectiva de procesos internos lgicamente ha de estar ligada a los
procesos propios de mantenimiento, como pueden ser:
Planificacin y programacin de los trabajos, como primer aspecto de los procesos
de mantenimiento.
Gestin de la confiabilidad, asegurando que por la va del mantenimiento se llega a
las necesidades de disponibilidad establecidas por la empresa.
Gestin del mantenimiento preventivo, como va de mejora en la optimizacin de
uso de recursos y forma de eliminacin de causas de fallas.
Gestin de inventarios, importante en cuanto a que son los recursos materiales de
mantenimiento y representan un elevado porcentaje de sus costos.
Gestin de los recursos humanos, considerando recursos propios y contratacin de
empresas para la realizacin de los trabajos.

4. Perspectiva de Aprendizaje y Crecimiento: Para crecer y alcanzar sus objetivos


cada vez ms ambiciosos, la empresa debe hacer un seguimiento
permanentemente esta perspectiva. El concepto es igualmente vlido cuando es
aplicado al mantenimiento. Anlogo a lo que se considera de esta perspectiva para
la empresa se puede considerar que para lograr los objetivos que deba cumplir
Mantenimiento ser necesario que el personal tenga la dimensin y el nivel de
calificacin, conocimientos y motivacin adecuados para mejorar los procesos
internos.

CONCLUSIN
El Balanced ScoreCard (BSC), es un sistema de medicin del desempeo que puede ser
de gran ayuda para afrontar una moderna gestin de mantenimiento donde, aparte de la
tradicional gestin de costos y presupuestos, se le pueda dar la importancia que
merece como parte integrante de nuestras empresas y alineada con los objetivos de las
mismas.

Jos Contreras Mrquez. Ingeniero con ms de 30 aos de experiencia en la industria y


capacitacin profesional. Actualmente se desempea como consultor para la Gestin
Eficiente del Mantenimiento y es instructor para Latinoamrica de la American Society of
Mechanical Engineers (ASME) e INGEMAN (www.ingeman.net). Imparte regularmente los
cursos:
1) Planificacin, Programacin y Costos de Mantenimiento. 2) Gestin y Optimizacin de
Inventarios en Mantenimiento.3) Gerencia de Proyectos de Mantenimiento. 4) Modelo para
integrar los indicadores tcnicos de mantenimiento con las
decisiones financieras en la gestin de activos.