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Universidad Privada Del Este

Facultad de Ciencias Contables y Administrativas

Sistemas de Informacin

Tema
Control Mediante el Sistema de Informacin
Administrativa

Solicitado por: Marizza Sosa

Integrantes:
Delsi Odarli Pino Salem
Hildegard Alburquerque
Karina Karajallo

5 ao Contable

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Introduccin
Es importante, para comprender mejor el objeto de este trabajo, discutir sobre lo
que significa la funcin de control. Por eso, en este punto se pretende presentar el
concepto de control, as como los elementos que integran este concepto. Se
expondrn las formas segn las cuales el control puede ser comprendido en sus
diferentes perspectivas y sus etapas bsicas. Estas consideraciones sern
importantes para que sea posible comprender la evolucin del concepto, que ser
expuesto a continuacin.
Podemos definir el control como un proceso administrativo a travs del cual
los administradores realizan un esfuerzo sistemtico orientado a comparar el
rendimiento con los estndares establecidos por las organizaciones, y estar en
capacidad de determinar si el desempeo es acorde con las normas. Este proceso
incluye, obviamente, asegurarse de que todos los recursos estn siendo utilizados
de la manera ms efectiva posible siempre en funcin del logro de los objetivos que
la organizacin ha propuesto.
La palabra control tiene muchas connotaciones y su significado depende del
rea en que se aplique; puede ser entendida como:
Las polticas, procedimientos, prcticas y estructuras organizacionales diseadas
para garantizar razonablemente que los objetivos del negocio sern alcanzados y
que eventos no deseables sern prevenidos o detectados y corregidos.
La funcin administrativa que hace parte del proceso administrativo, junto con la
planeacin, organizacin y direccin y lo que la precede.
Como la funcin restrictiva de un sistema para mantener a los participantes dentro
de los patrones deseados y evitar cualquier desvo.
Son muchas las definiciones que podemos agregar a lo que a control refiere y
ms aun a los beneficios que la misma puede acarrear con su implantacin como
podemos ver a continuacin.

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ndice

Control mediante el sistema de informacin administrativa 4

Definicin de control 5

Control de sistemas por la gerencia 6

Conceptos bsicos de control 7,8

Control y organizacin 9,10

Economa del sistema de informacin administrativa para el control 11

Aplicacin del control gerencial mediante el sistema de informacin administrativa


12,13

Tipos de control 13

Auditoria de operaciones 14,15

Control y auditorias contables 15,16

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Control mediante el Sistema de Informacin administrativa

El sistema de informacin debe ser controlado con el objetivo de garantizar


su correcto funcionamiento y asegurar el control del proceso de los diversos tipos de
transacciones.
La calidad del proceso de toma de decisiones en un organismo descansa
fuertemente en sus sistemas de informacin. Un sistema de informacin abarca
informacin cuantitativa, tal como los informes de desempeo que utilizan
indicadores, y cualitativa, tal como la as opiniones y comentarios.
El sistema deber contar con mecanismos de seguridad que alcancen a las
entradas, procesos, almacenamiento y salidas.
El sistema de informacin debe ser flexible y susceptible de modificaciones
rpidas que permitan hacer frente a necesidades cambiantes de la Direccin en un
entorno dinmico de operaciones y presentacin de informes. El sistema ayuda a
controlar todas las actividades del organismo, a registrar y supervisar transacciones
y eventos a medida que ocurren, y a mantener datos financieros
No puede haber planificacin ni control si no se dispone de la informacin
necesaria en tiempo y en forma. Es por ese motivo que las propuestas de
modernizacin estatal siempre incluyen el uso de tcnicas y mtodos para procesar
informacin en tiempo real. En general se busca articular las herramientas
informticas con la obtencin de datos primarios y la estructura organizacional.

Definicin de Control
El control puede ser definido como el proceso de monitorear las actividades
con el fin de asegurarse de que se realicen de acuerdo a lo planeado y para corregir
las desviaciones significativas. Para un gerente es muy importante tener un sistema
de control eficaz que garantice que las actividades se llevarn a cabo en formas
cuyo objetivo sea llegar al logro de las metas de la organizacin.
El proceso de Control
Son tres pasos separados y diferentes, pero muy importante que la
planificacin anteceda al control debido a que en una planeacin, se establecen los
estndares para el trabajo en un proyecto y el control se hace dependiendo de unos
estndares de rendimiento anteriormente especificadas por la empresa. Estos tres
pasos son:
Medicin: Se necesita tener informacin sobre el proyecto para
determinar el rendimiento real.
Los gerentes usan con frecuencia cuatro fuentes ordinarias de informacin
para medir el rendimiento real. Estos son: La observacin personal, los informes
estadsticos, los informes verbales y los informes escritos. El mtodo de observacin
personal provee informacin que no se ha filtrado por los dems, lo malo de la
observacin personal es que puede ser muy subjetiva .Los informes estadsticos
pueden hacerse por medio de computadores, de graficas, de barras,etc., lo malo
de los informes estadsticos es que dan una informacin limitada.

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Los informes verbales como conferencias, reuniones, dilogos o llamadas
telefnicas, lo malo es que esto no se puede documentar aunque ahora la
tecnologa lo puede llegar a lograr. Los informes escritos se hacen a mano o
escribiendo a computador, son lentos y ms formales.
Es muy importante decidir de una forma correcta y estructurada que
elementos se van a medir; muchas veces la mala escogencia de elementos de
medicin conlleva a fracasar en el control.
Comparacion: Se trata principalmente de comparar el grado de variacin
entre el rendimiento real y estndar. Es de vital importancia determinar un
lmite para que no vari ms el rendimiento real del estndar, es decir un
rango de variacin aceptable entre los dos tipos de rendimiento.
Si el grado de variacin es demasiado alto, el gerente tiene la obligacin de
buscar la forma para que el rendimiento que se est dando, llegue a ser parecido o
igual al rendimiento deseado y estandarizado.
Accin Administrativa: La tercera y ltima etapa del proceso de control
es poner en marcha una accin administrativa. Cuando el gerente vea que
tiene que tomar una accin, puede hacer tres cosas: No hacer nada,
corregir el rendimiento real o revisar los estndares.
El hecho de no hacer nada, no sera lo oportuno para un buen gerente, por lo
tanto estas tres acciones, se convierten en las otras dos. En la mayora de los casos
toca corregir el rendimiento real, es decir cambiar de estrategia para lograr los
objetivos. Si se quiere corregir el rendimiento real toca tomar acciones correctivas
inmediatas o a largo plazo para corregir los problemas que haya.
Si la accin es revisar estndares, toca buscar unos estndares ms realistas
que los anteriores para que puedan ser conseguidos los objetivos esperados.

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Herramientas y tcnicas de control:

Para realizar un buen control debe haber unas herramientas y unas tcnicas
que nos ayuden o permitan realizar esta funcin ms fcilmente. Entre los objetos
ms importantes para un gerente en el proceso de controlar es la informacin. La
informacin apropiada en el momento oportuno y en cantidad precisa puede ser la
clave para salir de un problema o de una situacin de riesgo.
Para controlar esta informacin en las empresas, existe el Sistema de
Informacin para la Gerencia (MIS) el cual es un sistema que proporciona a la
gerencia la informacin que necesita a intervalos peridicos. Lo que los gerentes
ms debemos tener en cuenta es que es muy diferente la informacin a
simplemente los datos.
Una empresa puede tener muchos datos, pero si esta no los tiene analizados
y no los usa para su control es como si no tuviera nada. Datos son hechos breves y
sin analizar, en cambio la informacin son hechos analizados y procesados. Pero no
basta con tener la informacin, hay que saber cmo usarla para el control. Para
comenzar, hay que saber que cuando se toma una dedicin hay que estar
consciente de la informacin que se va a necesitar, reunir las decisiones que
necesiten informacin similar o parecida y finalmente disear un buen proceso de
informacin.
Una vez que se tenga un buen proceso de informacin, hay que saber
implementarlo. Antes de la implementacin hay que hacerle una prueba al sistema,
si se encuentran fallas en estos ensayos, es necesario corregirlas y buscar una
solucin. Luego toca preparar al usuario con la capacitacin

Control de sistemas por la gerencia.


Donde se impone el control de la gerencia, funciona dentro del marco
establecido por la estrategia. Estos objetivos (estndares) se establecen
normalmente para los subsistemas importantes dentro de la organizacin, de
productos, de funciones, y de centros de la responsabilidad.
Las medidas de control tpicas de la gerencia incluyen, renta residual, coste,
calidad del producto, etctera. Estas medidas de control son esencialmente
adiciones de las medidas de control operacionales. La accin correctiva puede
implicar cambios muy de menor importancia o muy importantes en la estrategia.
Los sistemas de control operacionales se disean para asegurarse de que las
acciones cotidianas son constantes con planes y objetivos establecidos. Se centra
en acontecimientos en un perodo reciente. Los sistemas de control operacionales
se derivan de los requisitos del sistema de control de la gerencia.
Las diferencias entre el control estratgico y operacional son destacadas por
la referencia a una definicin general del control de la gerencia: el "control de la
gerencia es el sistema de medida, de anlisis, y de decisiones de la accin
requeridas para la gerencia oportuna de la operacin de continuacin de un
proceso".

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Una buena gerencia debe garantizar que sus funciones, objetivos
establecidos, planes De aqu entonces, que el control se asegura, vigilando el
rendimiento de los diferentes procesos y el cumplimiento de los diferentes planes.

El control se ejerce de acuerdo a indicadores que se establecen y son una


medida de lo que la organizacin hace en un determinado momento.
La gerencia al establecer sus controles debe tomar muy en cuenta las
condiciones del control de gestin, al respecto indica. El primer condicionante es el
entorno. Puede ser un entorno estable o dinmico, variable cclicamente o
completamente atpico. La adaptacin al entorno cambiante puede ser la clave del
desarrollo de la empresa.

Funcin de la Auditoria en la empresa

La profesin de auditora interna est vinculada a procesos de supervisin y


con objeto de tener garantas de que la actividad de la auditora interna se realiza
con criterios de eficacia los auditores se integran en el instituto de auditora interna,
cuya gnesis se produce en el ao 1941 en la ciudad de Nueva York.
Auditor interno es un profesional que trabaja en el mbito interno de la empresa y
entre los objetivos que persigue se encuentran el alcance del trabajo de la auditora.
El trabajo de auditora comprende el examen y evaluacin de la idoneidad y
efectividad del sistema de control interno y de su eficacia para alcanzar los objetivos
encomendados.
La funcin de la misma dentro del ente no solo se establece como un
requisito esencial tambin puede tomarse como una estrategia que puede ayudar a
detectar los errores que se generan durante la labor. El trabajo de auditoria como ya
se ha dicho puede generar algunos informes de bastante importancia para la
entidad.
Entre ellos citamos:
Fiabilidad e integridad de los informes
Los auditores internos deben revisar la fiabilidad e integridad de la informacin
financiera y operativa, y los medios utilizados para identificar, medir, dosificar y
divulgar dicha informacin
Cumplimiento de poltica, planes, procedimientos, normas y reglamentos: Los
auditores internos deben revisar los sistemas establecidos para verificar el
cumplimiento de lo indicado y pueden tener un impacto significativo en las
operaciones e informes y determinar si la organizacin los cumple.
Los auditores internos deben revisar los medios de salvaguarda de los activos y
en caso necesario verificar la existencia de dichos activos
Utilizacin econmica y eficiente de los recursos. Se trata de valorar la economa
y la eficiencia con la que se emplean los recursos
Cumplimiento de los objetivos y fines establecidos para las operaciones o
programas. Los auditores internos deben revisar las operaciones o programas para

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determinar si los resultados estn en consonancia con los objetivos y si las
operaciones o programas se estn llenando a efecto en la forma prevista.

Control y organizacin

Las organizaciones grandes y pequeas, utilizan el procedimiento de control


para asegurarse que estn avanzando satisfactoriamente, hacia sus metas y
objetivos ya trazados con anterioridad y verificar que lo hacen lo estn haciendo de
mejor manera posible, existen muchos indicadores que permitirn que las
organizaciones logren lo que se han propuesto, sus planes estn bien planteados y
estn siendo ejecutados, ahora en el proceso de control se centra en monitorear
que aquello se realice de una manera eficiente.
El control es el proceso por el cual los gerentes monitorean y reglamentan la
eficiencia y la eficacia con que una organizacin y sus miembros desempean las
actividades necesarias para alcanzar las metas organizacionales.
El control es una etapa primordial en la administracin, pues, aunque una
empresa cuente con magnficos planes, una estructura organizacional adecuada y
una direccin eficiente, el ejecutivo no podr verificar cul es la situacin real de la
organizacin y no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van
de acuerdo con los objetivos.

Para un gerente y para un grupo de empleados es importante decidir o estar


identificado con los objetivos que se van a alcanzar. El siguiente paso es
alcanzarlos. Esto origina las preguntas de que trabajo necesita hacerse Cundo y
cmo se har? Cules sern los necesarios componentes del trabajo, las
contribuciones y como lograrlos. En esencia, se formula un plan o un patrn
integrando predeterminando de las futuras actividades, esto requiere la facultad de
prever, de visualizar, del propsito de ver hacia delante.

Podemos decir que el control en el proceso administrativo es muy importante


en la organizacin porque de modo directo o indirecta interacta con la planeacin
en cuatro formas.

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En otras palabras el proceso administrativo y control se resume en:

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Economa del sistema de informacin administrativa para el control

Si el control se estudia como ltima etapa del proceso administrativo, esto no


significa que en la prctica suceda de la misma manera; el control es una etapa
primordial en la administracin, pues, aunque una empresa cuente con magnficos
planes, una estructura organizacional adecuada y una direccin eficiente, el
ejecutivo no podr verificar cul es la situacin real de la organizacin si no existe
un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los
objetivos.
Tradicionalmente, se ha concebido al control como una serie de
procedimientos complicados que se utilizan para corregir defectos o desviaciones en
la ejecucin de los planes, una vez que han sucedido. La anterior concepcin es por
dems equivocada, ya que el control bien aplicado es dinmico, promueve las
potencialidades de los individuos y, ms histrico, su carcter es pronstico, ya que
sirve para medir la temperatura presente y futura de la actuacin de todos los
recursos de la empresa, siendo su principal pronstico, prever y corregir errores, y
no simplemente registrarlos.
Econmicamente resulta factible el control dentro del ente ya que no
solamente registra los cambios administrativos tambin pueden evitarse ciertos
riesgos econmicos innecesarios y eso todo gracias al buen informe administrativo
que pueden ser brindados y ayudaran a su mejor direccin

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APLICACIN DEL CONTROL GERENCIAL MEDIANTE EL SISTEMA
DE INFORMACIN ADMINISTRATIVA

El control es un elemento del proceso administrativo que incluye todas las


actividades que se emprenden para garantizar que las operaciones reales
coincidan con las operaciones planificadas.
Que permite detectar errores a tiempo y corregir fallas en su debido momento,
aplicando as los mecanismos de control adecuado para cada caso.

El control como fase del proceso administrativo

A lo largo de nuestras vidas nos vemos envueltos en una serie


de organizaciones, ya sean formales o informales, que tienen como propsito
alcanzar una meta en comn, a travs de diversos planes establecidos y a travs de
los recursos que se posean.
La administracin en sentido formal, es aquella que se realiza en una
empresa. Posee cuatros funciones especficas que son: la planificacin, la
organizacin, la direccin y el control; estas en conjuntos se conocen
como proceso administrativo y se puede definir como las diversas funciones que
se deben realizar para que se logren los objetivos con la optima utilizacin de los
recursos.
Tipos De Control

Control preliminar: Este tipo de control tiene lugar antes de que principien las
operaciones e incluye la creacin de polticas, procedimientos y reglas diseadas
para asegurar que las actividades planeadas sern ejecutadas con propiedad. En
vez de esperar los resultados y compararlos con los objetivos es posible ejercer una
influencia controladora limitando las actividades por adelantado.

Control concurrente: Este tipo de control tiene lugar durante la fase de la accin de
ejecutar los planes e incluye la direccin, vigilancia y sincronizacin de las
actividades segn ocurran, en otras palabras, pueden ayudar a garantizar que el
plan ser llevado a cabo en el tiempo especfico y bajo las condiciones requeridas.
Control de retroalimentacin: Este tipo de control se enfoca sobre el uso de la
informacin de los resultados anteriores para corregir posibles desviaciones futuras
de estndar aceptable

El control de costo: Consiste en buscar la causa por la que se presentan


desviaciones en los costos estndar por unidad. El gerente puede hacerse
diferentes preguntas: Se han incrementado los precios de los materiales?, Se
utiliza la mano de obra de manera eficiente?, Necesitan los empleados
capacitacin adicional? La alta administracin debe identificar en qu puntos radica
el control.

Control de correspondencia: En toda empresa se redactan documentos legales


que, en algunos casos, van dirigidos a otras organizaciones nacionales e

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internacionales, mayormente redactado por el staff legal de la compaa. Este tipo
de control consiste en verificar cuidadosamente estos documentos, debido a que
estas declaraciones llevan consigo mucho prestigio y autoridad de la organizacin.

Esquema prctico de la aplicacin del control en la administracin.

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AUDITORIA DE OPERACIONES

Es una revisin y evaluacin parcial o total de las operaciones y


procedimientos adoptados en una empresa, con la finalidad principal de auxiliar a la
direccin a eliminar las deficiencias por medio de la recomendacin de medidas
correctivas. Comprende adems de la financiera, el examen y evaluacin de la
planeacin, organizacin, direccin y control interno administrativo; de la eficiencia,
eficacia y economa con que se han empleado los recursos humanos, materiales y
financieros; y de los resultados de las operaciones programadas para saber si se
han logrado o no los objetivos propuestos.
La auditora operacional es diferente a la auditora financiera, la auditora
financiera se centra en la medicin de la posicin financiera, de los resultados de
las operaciones y de los flujos de efectivos de una entidad, una auditora
operacional se centra en la eficacia, la eficiencia y la economa de las operaciones.
El auditor operacional evala los controles operativos de la administracin y de los
sistemas sobre actividades tan diversas como las compras, procesamiento de datos,
recepcin, envi, servicios de oficina, publicidad, entre otros.
Las auditoras operacionales con frecuencia son realizadas por auditores
internos para sus organizaciones. Los usuarios principales de los informes de
auditora operacional son los gerentes de distintos niveles, incluyendo el consejo de
administracin. La administracin de alto nivel requiere de informaciones en cuanto
a que todos los componentes de la organizacin estn trabajando para lograr las
metas de la misma.

Informacin que suministra la auditoria operacional

La auditora operacional podr informar a la gerencia de los siguientes


aspectos:

1- Evaluaciones del desempeo de la unidad con relacin a los objetivos u otros


criterios convenientes.

2- Opinin en cuanto a que los planes (segn se enuncian en declaraciones de


objetivos, programas, presupuestos y lineamientos) son integrales, consistentes y
atendidos en los niveles operativos.

3- Informacin objetiva con relacin a qu tan bien se estn llevando a cabo los
planes y polticas en todas las reas de operaciones y acerca de oportunidades para
el mejoramiento en cuanto a la eficacia, eficiencia y economa.

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4- Informacin acerca de las debilidades en los controles operativos, sobre todo a
posibles fuentes de dispendio.

5- Opinin reiterada en cuanto a que posible confiar en todos los informes de


operaciones como una base para la accin.

CONTROL Y AUDITORIAS CONTABLES

Henri Fayol defina el control como la verificacin de s todo ocurre en una


empresa conforme al programa adoptado, a las rdenes dadas y a los principios
admitidos El control requiere la existencia de un objetivo y la aplicacin de unas
medidas correctivas. Esta ha sido la filosofa del control por objetivos, ampliamente
desarrollada por Peter Drucker, y comnmente aceptada en la actualidad por las
empresas.

El control es considerado en la filosofa empresarial moderna como el anlisis


permanente de las desviaciones entre objetivos y realizaciones, y la adopcin de las
medidas correctoras que permitan el cumplimiento de los objetivos o bien su
adaptacin necesaria.
Se pueden dar varias definiciones de lo que es el control de empresas:
Es la verificacin de si todo ocurre en una empresa conforme al programa
adoptado, a las ordenes dadas y a los principios admitidos.
Es el anlisis permanente de las desviaciones entre objetivos y realizaciones y la
adopcin de las medidas correctoras que permitan el cumplimiento de los objetivos
o bien su adaptacin necesaria.
Las formas de control mas utilizadas corrientemente son:
Intervencin
Inspeccin
Control interno
Auditora externa: Es el examen de los estados financieros realizado de
acuerdo con ciertas normas por un profesional cualificado e independiente
con el fin de expresar su opinin sobre ellos.
Auditora interna: Es el examen de las actividades contables financieras y
de otro tipo, echo de la organizacin de la empresa, para ayudar a la
direccin general.
Ante esta gran diversidad de formas de control, en la actualidad se consideran
como las formas mas sustantivas de control, las siguientes:
1. Control de gestin: Funcin de sntesis realizada en el ms alto nivel
de la estructura.
2. Auditora interna: Labor de anlisis que completa en extensin y
profundidad la labor del control de gestin.

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3. Auditora externa: Labor de comprobacin posterior, realizada por
una persona u organismo externo a la empresa

La contabilidad tiene como misin la recogida, clasificacin, resumen y


comunicacin de las transacciones econmicas y financieras, y de ciertas
situaciones cuantificables en tanto afectan a la empresa.

La auditora, en cambio, no se preocupa de registrar, resumir, presentar o


comunicar; su objetivo fundamental es revisar la forma en la cual las transacciones y
situaciones econmico-financieras que afectan a la empresa han sido medidas y
comunicadas. Asimismo, es tarea de la auditora determinar la adecuacin y
fiabilidad de los sistemas de informacin y de las polticas y procedimientos
operativos existentes en las divisiones o departamentos de la empresa.

La auditora utiliza la contabilidad como el vehculo ms idneo para realizar la


revisin de la empresa. Sin embargo, la visin de la auditora debe dar la visin de
la empresa en su conjunto. Por lo que sacar el mximo provecho de la informacin
real y existente es uno de los objetivos prioritarios de esta materia. As pues, el
criterio contable o financiero para la evaluacin del potencial de una empresa es
insuficiente.

La auditora est orientada a presentar un juicio completo de la empresa, lo que


abarcara, adems del aspecto contable y financiero, la forma de dirigir la empresa,
la capacidad para crear y lanzar nuevos productos, as como la implantacin actual
y futura en los mercados.

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Conclusin
El avance tecnolgico ha contribuido en muchas medidas a la evolucin
administrativa de cualquier entidad. Mas por sobre todo las tcnicas aplicadas para
que la misma vaya prosperando son ms tiles que cualquier tecnologa
descubierta, ya que no hay mejor elemento que la buena implementacin de
habilidades para una prospera evolucin
Cuando hablamos de la labor administrativa, se nos hace obligatorio tocar el
tema del control. El control es una funcin administrativa, es decir es una labor
gerencial bsica, que puede ser considerada como una de las ms importantes para
una optima labor gerencial.
El control es un elemento del proceso administrativo que incluye todas las
actividades que se emprenden para garantizar que las operaciones reales coincidan
con las operaciones planificadas. Todos los gerentes de una organizacin tienen la
obligacin de controlar; Por ejemplo, tienen que realizar evaluaciones de los
resultados y tomar las medidas necesarias para minimizar las ineficiencias. De tal
manera, el control es un elemento clave en la administracin.
El control debe llevarse en cualquier nivel de la organizacin, garantizando
de esta forma que en la misma se cumplan los objetivos. Pero hay que aclarar que
el control no solo debe hacerse al final del proceso administrativo, sino que por el
contrario, debe ser realizado conjuntamente se lleven a cabo las actividades para
que, de esta forma, se solucionen de manera ms eficaz y en el menor tiempo
posible todas las desviaciones que se presenten.

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