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INTRODUCCION

La administracin y la empresa son dos conceptos ntegramente relacionados dentro del


mundo empresarial, un negocio ha de necesitar una buena administracin para su
desarrollo, as como la administracin ha de necesitar alguna forma de organizacin
para aplicar sus aptitudes de planificacin y direccin, como veras la administracin y la
empresa son una composicin muy comn en estos tiempos, donde los negocios
emergentes no solo buscan entrar al mercado sino tambin permanecer y crecer en el
tiempo.

La administracin es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar el uso


adecuado de los recursos y las actividades de trabajo con el objetivo de lograr las metas
establecidas por la empresa de manera eficiente y eficaz.

Para un mejor estudio de la Administracin, en el siguiente trabajo estudiaremos la


administracin desde cuatro reas, las cuales son llamados Procesos o funciones
Administrativas, las cuales no son independientes una de la otra sino que interacta en
conjunto para lograr que las organizaciones logren sus metas: planeacin, organizacin,
direccin y control
1. PLANEACION:
Es el diseo de un futuro deseado, en ella se discuten, analizan y se plantean reglas y
metas para lograr objetivos determinados. Es decir, es la fijacin de objetivos,
estrategias y polticas organizacionales que se dan en una empresa considerando las
fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas (Anlisis FODA) que posee nuestro
negocio.

En la Planificacin se analizan temas como las Metas, Objetivos, Estrategias Planes,


entre otros.

IMPORTANCIA DE LA PLANEACION.
La planeacion es necesaria para lograr metas u objetivos concretos
obtenidos. Es necesario planificar para ejercer el control sobre los pasos y
recursos que han de utilizarse en el desarrollo de las operaciones propias
de la empresa. Se planifica para ponderar los resultados en corto, mediado
y largo plazo, tambin para minimizar los riesgos, reducir los costos y lograr
un carcter de permanencia de la empresa, es decir carcter de durabilidad
en el tiempo.

PASOS DE LA PLANEACION.
Definicin de la oportunidad.
Establecimiento de objetivos.
Desarrollo de premisas.
identificacin de alternativas.
comparacin de alternativa a la luz de las metas deseada.
Eleccin de una alternativa.
Elaboracin de planes de apoyo.
Expresin numrica de los planes a travs del presupuesto.

TIPOS DE PLANES.
Objetivos: son los fines hacia los cuales se dirige una actividad.
Representa no solo el objetivo final de la planeacion sino tambin hacia el
que se encamina la organizacin, la integracin del personal, la direccin y
el control.
Polticas: las polticas tambin son planes en el sentido de que
constituyen declaraciones o interpelaciones generales que guan o causan
el pensamiento para la toma de decisiones, esta es esencial porque
conduce las actividades hacia los fines y objetivos.
Procedimientos: los procedimientos son planes que establecen un
mtodo obligatorio para realizar las actividades futuras, son series
cronolgicas de accin requerida.

VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LA PLANEACION.


Ventajas:
Requiere actividades con orden y propsito.
Seala la necesidad de cambios futuros.
Contestar a preguntas.
Proporcionar una base para el control.
Estimula la realizacin.
Obliga a la visualizacin del conjunto.
Desventajas:
La planeacion esta limitada por la exactitud de la informacin y
de los hechos futuros.
La planeacion cuesta mucho dinero.
La planeacion tiene barrera psicolgica.
La planeacion ahoga la iniciativa.
La planeacion demoras las acciones.

2. Organizacin:

Es la creacin de un sistema organizado para el logro de metas y objetivos, definiendo


dentro de ello responsabilidades y obligaciones. En otras palabras, es el arreglo
ordenado de los recursos y funciones que se estiman necesarias para cumplir nuestro
objetivo, es el establecimiento de la estructura necesaria para la sistematizacin racional
de los recursos, mediante la determinacin de jerarquas, disposicin, correlacin y
agrupacin de actividades, con el fin de poder realizar y simplificar las funciones de la
empresa.

En la Organizacin se analizan temas como la Estructura, Administracin de RRHH,


entre otros.

IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACION.
Es de carcter continuo; jams se puede decir que ha terminado, dado que
la empresa y sus recursos estn sujetos a cambios constantes, lo que
obviamente redunda en la necesidad de efectuar cambios en la
organizacin.

Es un medio a travs del cual se establece la mejor manera de


lograr los objetivos del grupo social.
Suministra los mtodos para que se puedan desempear las
actividades eficientemente con un mnimo esfuerzo.
Evitar la lentitud e eficiencia en las actividades, reduciendo los
costos e incremento de la productividad.
Reduce o elimina la duplicacin de esfuerzos. delimita funciones
y responsabilidades.
PROCESOS DE LA ORGANIZACIN.
En primer lugar, la estructura tiene que reflejar objetivos y planes, porque
de ellos se derivan actividades. En segundo lugar, debe reflejar la autoridad
de que dispone la administracin de una empresa. La autoridad en una
organizacin es el derecho socialmente determinado para ejercer juicio;
como tal esta sujeto a cambio.

En tercer lugar, la estructura de la organizacin, al igual que cualquier plan


debe reflejar su ambiente.

En cuarto lugar, puesto que la organizacin se integra de persona, los


agrupamientos de actividades y las relaciones de autoridad de una
estructura organizacional deben considerar las limitaciones y las
costumbres de las personas.

El proceso de organizacin consiste en los siguiente seis pasos:


1. Establecer los objetivos de la empresa.
2. Formular objetivos, polticas y planes de apoyo.
3. Identificar y clasificar las actividades necesarias para lograrlos.
4. Agrupar esta actividad de acuerdo con los recursos humanos y
materiales disponibles, y la mejor forma de
usarlos, segn las circunstancias.
5. Delegar en el jefe cada grupo la autoridad necesaria para
desempear las actividades.
6. Vincular los grupos en forma horizontal y vertical, mediante
relaciones de autoridad y flujos de
informacin.

3. DIRECCION:

Es la influencia o capacidad de persuasin ejercida por medio del liderazgo sobre los
individuos para la consecucin de los objetivos fijados; basado esto en la toma de
decisiones.
En la Direccin se analizan temas como la Motivacin, Liderazgo, Comunicacion,
Comportamiento individual y grupo, entre otros.

IMPORTANCIA DE LA DIRECCION.
La direccin es transcendental porque:

Pone en marcha a todos los lineamientos establecidos durante


la planeacion y la organizacin.
A travs de ella se logra las formas de conducta ms deseable
en los de la estructura organizacional.
La direccin eficiente es determinada en la moral de los
empleados y consecuentemente, en la
productibilidad.
Su calidad refleja el logro de los objetivos, la implementacin de
mtodos de organizacin y en la
eficacia de los sistemas de control.
A travs de ella se busca un mejor ambiente de trabajo para
lograr mejores resultados.
ELEMENTOS DE LA DIRECCION.
Motivacin al personal: La motivacin es la labor ms importante de la
direccin, a la vez que la ms compleja, pues a travs de ella se logra la
ejecucin del trabajo tendiente a la obtencin de los objetivos, de acuerdo
con los estndares o patrones esperados. Mltiples son las teoras que
existen en relacin con la motivacin, pero todas pueden agruparse en dos
grandes tendencias:
Teoras de contenido.
Teoras de aprendizaje o del enfoque externo.
Ambos tipos de teoras han sido de gran trascendencia en la explicacin de
la conducta organizacional, ya que a travs de ellas se describe la razn por
la cual los empleados son productivos, o lo que impulsa su conducta, a la
vez que se aportan datos valiosos para mejorar dicha conducta.

Teoras del contenido


Estas tratan de especificar lo que impulsa la conducta; tambin son
conocidas como teoras de explicacin interna; han sido las de mayor
difusin, por ello se les llama tambin teoras tradicionales; explican la
conducta con base en procesos internos.

Jerarqua de las necesidades, de Maslow. Establece que la naturaleza


humana posee, en orden de predominio, cuatro necesidades bsicas y una
de crecimiento que le son inherentes:

Bsicas
Fisiolgicas. Aquellas que surgen de la naturaleza fsica, como la
necesidad de alimento, reproduccin, etc.
De seguridad. La necesidad de no sentirse amenazado por las
circunstancias del medio. Amor o pertenencia. Los deseos de
relaciones afectivas con las dems personas.
De estimacin. La necesidad de confianza en si mismo, el deseo
de fuerza, logro, competencia y la necesidad de estimacin
ajena, que se manifiesta en forma de reputacin, prestigio,
reconocimiento, atencin, importancia, etc.
Teoras del enfoque externo
Llamadas tambin del aprendizaje o de la modificacin de la conducta
organizacional, parten del puesto de que la conducta observable en las
organizaciones, as como sus consecuencias, son la clave para explicar la
motivacin; relacionan los efectos que ejerce el ambiente sobre la conducta
de los individuos.

Utilizar un liderazgo efectivo: El liderazgo, o supervisin, es de gran


importancia para la empresa, ya que mediante el se imprime la dinmica
necesaria a los recursos humanos, para que logren los objetivos.
En esta funcin confluyen todas las etapas de direccin anteriormente
estudiadas, y su importancia radica en que de una supervisin efectiva
dependern:

La productividad del personal para lograr los objetivos.


La observancia de la comunicacin.
La relacin entre jefesubordinado.
La correccin de errores.
La observancia de la motivacin y del marco formal de
disciplina.
Por lo tanto, el liderazgo esta ligado con la supervisin y, de acuerdo con los
diversos estilos de liderazgo que existan en la empresa, variara el grado de
eficiencia y productividad dentro de la misma.

Mantener un excelente sistema de comunicacin: La


comunicacin es un aspecto clave en el proceso de direccin.
La comunicacin puede ser definida como el proceso a travs del cual se
transmite y recibe informacin en un grupo social.

El ejecutivo para poner en marcha sus planes, necesita sistemas de


comunicacin eficaces; cualquier informacin desvirtuada origina
confusiones y errores, que disminuyen el rendimiento del grupo y que van
en detrimento del logro de los objetivos.

La comunicacin consta de tres elementos bsicos:

Emisor, en donde se origina la informacin.


Transmisor, a travs del cual fluye la comunicacin.
Receptor, que recibe y debe entender la informacin.
Cualquier mnima falla en esta red de comunicacin implica la desvirtuaron
de la informacin. Con el fin de facilitar el entendimiento de la
comunicacin, se mencionara su clasificacin ms sencilla:
Formal. Aquella que se origina en la estructura formal de la
organizacin y fluye a travs de los canales organizacionales.
Informal. Surge de los grupos informales de la organizacin y
no sigue los canales formales, aunque se puede referir a la
organizacin.
Este tipo de comunicacin es de gran importancia, ya que por su carcter
no formal puede llegar a influir mas que la comunicacin formal e, inclusive,
ir en contra de esta; el administrador debe tratar de lograr que los canales
de comunicacin formal se apoyen en las redes informales.

Estos dos tipos de comunicacin a su vez pueden ser:

Vertical. Cuando fluye de un nivel administrativo superior, a


uno inferior, o viceversa: quejas, reportes, sugestiones, ordenes,
instrucciones.
Horizontal. Se da en niveles jerrquicos semejantes:
memorndum, circulares, juntas, etc. Verbal. Se transmite
oralmente.
Escrita. Mediante material escrito o grfico.
Requisitos de la comunicacin efectiva.

Una buena comunicacin implica la existencia de los siguientes requisitos:

Claridad. La comunicacin debe ser clara; para ello, el


lenguaje en que se exprese y la manera de transmitirla, debe ser
accesibles para quien va dirigida.
Integridad. La comunicacin debe servir como lazo integrador
entre los miembros de la empresa, para lograr el mantenimiento
de la cooperacin necesaria para la realizacin de los objetivos.
Aprovechamiento de la organizacin informal. La
comunicacin es ms efectiva cuando la administracin utiliza la
organizacin informal para suplir canales de informacin de la
organizacin formal.
Equilibrio. Todo plan de accin administrativo debe
acompaarse del plan de comunicacin para quienes resulten
afectados.
Moderacin. La comunicacin debe ser la estrictamente
necesaria y lo mas concisa posible, ya que el exceso de
informacin puede accionar burocracia e ineficiencia.
Difusin. Preferentemente, toda la comunicacin formal de la
empresa debe efectuarse por escrito y pasar solo a travs de los
canales estrictamente necesarios, evitando papeleo excesivo.
Evaluacin. Los sistemas y canales de comunicacin deben
revisarse y perfeccionarse peridicamente.
Estilos de Direccin

A la hora de dirigir un grupo de personas en una empresa u organizacin, es importante


identificar el estilo de direccin que se va a aplicar, en funcin del tipo de trabajo y de
la capacidad de los colaboradores.

Dicho estilo de direccin contribuir en gran medida a la consecucin de los objetivos y


al clima laboral de la empresa.

Estilo Autocrtico:

El jefe impone las normas y sus criterios, sin consultar con sus subordinados. Es el jefe
quien disea, planifica y asigna el trabajo. El grado de autoridad es muy elevado y suele
generar ambientes de trabajo tensos.

Estilo Paternalista:

Establece una actitud protectora con los subordinados, interesndose por sus problemas.

No obstante, es el jefe el que toma las decisiones y ejerce la mxima autoridad.

Estilo Laissez faire:

El jefe no interviene en las decisiones, no motiva, no da instrucciones de trabajo, deja


libertad de actuacin a los empleados, los cuales realizan libremente su trabajo,
tomando sus propias decisiones.

Este tipo de direccin conduce a un desconcierto generalizado, al no estar definidas las


pautas de trabajo.

Estilo Democrtico:

El directivo mantiene un equilibrio entre autoridad (dando orientaciones y marcando


pautas) y la libertad de los empleados, que participan en la toma de decisiones.

Contribuye a crear un clima agradable de trabajo, aunque no siempre es eficiente.

Estilo Burocrtico:

La organizacin establece una estructura jerrquica, con normas, pautas de actuacin


rgidas, de manera que todo se debe desarrollar conforme a las mismas.

Estilo Institucional:

El directivo se adapta a la situacin de trabajo. Es un buen comunicador, tolerante, con


confianza en sus colaboradores que procura fomentar la participacin y sabe
recompensar el trabajo realizado.
4. CONTROL:

Es la medicin del desempeo ejecutado que es comparando continuamente con los


objetivos y metas fijadas; al detectar errores o desvos se toman las medidas necesarias
para corregirlos, este es un proceso muy ligado a la Planeacin, el control es la fase a
travs del cual se evalan los resultados obtenidos en relacin con lo planeado, a fin de
corregir desviaciones y errores para mejorar continuamente.

En el Control se analizan temas como las Normas, Medidas, Acciones, entre otros.

PROCESO DE CONTROL.

El proceso bsico de control sin importar donde se encuentra ni lo que


controle, comprende tres pasos:

1) Establecimiento de estndares: debido a que los planes son los


puntos de referencia con respecto a los cuales los administradores
establecen los controles , el primera paso lgico en el proceso de control
seria elaborar planes.
Los estndares son simples criterios de desempeo, se trata de puntos
seleccionados en todo un programa de planeacion en lo que se realizan
mediciones del desempeo para que los administradores puedan conocer
como van las cosas, de tal forma que no necesiten supervisar cada paso de
ejecucin de los planes.

2) Medicin del desempeo: aunque este tipo de medicin no


siempre resulta practico , la medicin del desempeo con los estndares
debera hacerse , idealmente , en forma anticipada , con el fin de que las
desviaciones se detecten antes de que ocurra y se eviten mediante las
acciones apropiadas.
Si los estndares se establecen en forma apropiada y se encuentran con los
medios para determinar con exactitud que hacen los subordinados.

3) Correccin de las desviaciones: los estndares deben reflejar los


diversos puestos en la estructura organizacional. Si el desempeo se mide
de acuerdo con ello, es mas fcil corregir las desviaciones.
Los administradores sabes exactamente donde se tiene que aplicar las
medidas correctivas en la asignacin de las tareas individuales o de grupos.
La correccin de las desviaciones es el punto en el que el control se puede
ver como una parte del sistema completo de administracin y se puede
relacionar con las de ms funciones administrativas.

TIPOS DE CONTROL.
Control preliminar.
Control concurrente.
Control de retroalimentacin.
TECNICAS DE CONTROL.
Presupuesto
Estado Financiero
Punto de equilibrio
FACTORES A CONTROLAR.
Cantidad
Tiempo
Costo
Calidad
CONCLUSION

La administracin esta enfocada en lograr todos los objetivos establecidos y para


conseguir esto lo hace por medio de una estructura a travs del esfuerzo humano
coordinado y otros recursos. Se han establecido los procesos de administracin que
estn conformados por la planeacion, organizacin, direccin y control las cuales
simplifican el trabajo al establecer principios, mtodos y procedimientos para lograr
mayor rapidez y efectividad de la empresa.

Sin duda hemos descubierto que la administracin nos ayuda a lograr nuestros
objetivos, seamos cautelosos y lograremos el progreso de nuestra empresa.