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Notas debito y crdito

Las notas debito y crdito son documentos o comprobantes que las empresas hacen
para realizar un ajuste a una cuenta de terceros, ya sea por errores o por el cambio de
condiciones que generan un mayor o menor valor de la respectivo cuenta.

Nota debito: Es un comprobante que una empresa enva a su cliente, en la que se le


notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el
concepto que se indica en la misma nota. Este documento incrementa el valor de la
deuda o saldo de la cuenta, ya sea por un error en la facturacin, inters por mora en el
pago, o cualquier otra circunstancia que signifique el incremento del saldo de una
cuenta.

Nota crdito: Es el comprobante que una empresa enva a su cliente a su cliente, con el
objeto de informar la acreditacin en su cuenta un valor determinado, por el concepto
que se indica en la misma nota. Algunos casos en que se emplea la nota crdito pueden
ser por: avera de productos vendidos, rebajas o disminucin de precios, devoluciones o
descuentos especiales, o corregir errores por exceso en la facturacin. La nota crdito
disminuye la deuda o el saldo de la respectiva cuenta.

Desde el punto de vista de la empresa, la nota debito significa un ingreso para sta, y la
nota crdito significa una erogacin.

Por ejemplo, si se le cobran intereses a un cliente por incurrir en mora en el pago de sus
obligaciones, la empresa emite una nota debito por el valor de los intereses, intereses
que son un ingreso financiero para la empresa. En este caso, para el cliente la nota
debito se convierte en un egreso puesto que con ella se le esta causando un cobro de
intereses.

Caso contrario, si por error, al cliente se le cobr por las mercancas que se le vendieron,
un valor mayor al real, la empresa emite una nota crdito mediante la cual disminuye la
deuda del cliente por el valor cobrado en exceso. Esta nota crdito es una erogacin para
la empresa puesto que se debe disminuir el valor que inicialmente se registr como
venta. Desde el punto de vista del cliente, como su obligacin se disminuye con la nota
crdito, sta se convierte en un ingreso en la medida en que disminuye el valor de las
mercancas que adquiri inicialmente a un mayor valor.

En la Conciliacin bancaria, es comn confundirse con el concepto de la nota debito y


crdito, puesto que el banco enva a al empresa propietaria de una cuenta de ahorros o
corriente, una nota debito y la confundimos como un ingreso para la empresa, pero en
realidad lo que el banco ha hecho con esa nota debito es disminuir el saldo de la cuenta
bancaria por conceptos como la cuota de manejo, que es un ingreso para el banco
(Recordemos que la nota debito es un ingreso slo para quien la emite, para el que la
recibe es un egreso).

En el caso de las cuentas bancarias, la nota crdito que emite el banco, s es un ingreso
para la empresa, puesto que con sta el banco ha consignado en la cuenta valores como
por ejemplo los intereses ganados por el dinero depositado en la cuenta. (Caso contrario
a la nota debito, la nota crdito es un egreso para quien la emite y un ingreso para quien
la recibe

CONCILIACION BANCARIA
La conciliacin bancaria es un proceso que permite confrontar y conciliar los
valores que la empresa tiene registrados, de una cuenta de ahorros o corriente, con
los valores que el banco suministra por medio del extracto bancario.

Las empresas tiene un libro auxiliar de bancos en el cual registra cada uno de los
movimientos hechos en una cuenta bancaria, como son el giro de cheques,
consignaciones, notas debito, notas crdito, anulacin de cheques y consignaciones,
etc.

La entidad financiera donde se encuentra la respectiva cuenta, hace lo suyo llevando


un registro completo de cada movimiento que el cliente (la empresa), hace en su
cuenta.

Mensualmente, el banco enva a la empresa un extracto en el que se muestran todos


esos movimientos que concluyen en un saldo de la cuenta al ltimo da del respectivo
mes.

Por lo general, el saldo del extracto bancario nunca coincide con el saldo que la
empresa tiene en sus libros auxiliares, por lo que es preciso identificar las diferencias
y las causas por las que esos valores no coinciden.

El proceso de verificacin y confrontacin, es el que conocemos como conciliacin


bancaria, proceso que consiste en revisar y confrontar cada uno de los movimientos
registrados en los auxiliares, con los valores contenidos en el extracto bancario para
determinar cual es la causa de la diferencia.

Entre las causas ms comunes que conllevan a que los valores de los libros auxiliares
y el extracto bancario no coincidan, tenemos:

- Cheques girados por la empresa y que no han sido cobrados por el beneficiario del
cheque.

- Consignaciones registradas en los libros auxiliares pero que el banco aun no las ha
abonado a la cuenta de la empresa.

- Notas debito que el banco ha cargado a la cuenta bancaria y que la empresa no ha


registrado en su auxiliar.

- Notas crdito que el banco ha abonado a la cuenta de la empresa y que sta aun no
las ha registrado en sus auxiliares.

- Errores de la empresa al memento de registrar los conceptos y valores en el libro


auxiliar.
- Errores del banco al liquidar determinados conceptos.

Para realizar la conciliacin, lo ms cmodo y seguro, es iniciar tomando como


base o punto de partida, el saldo presente en el extracto bancario, pues es el que
oficialmente emite el banco, el cual contiene los movimientos y estado de la cuenta,
valores que pueden ser ms confiables que los que tiene la empresa.

En este orden de ideas, la estructura de la conciliacin bancaria podra ser:

Saldo del extracto bancario: XXX

(-) Cheques pendientes de cobro: XXX

(-) Notas crdito no registradas XXX

(+) Consignaciones pendientes XXX

(+) Notas debito no registradas XXX

() Errores en el auxiliar XXX

= Saldo en libros. XXX

Recordemos que en este caso, las notas debito significan una erogacin para la
empresa, puesto que una nota debito significa un ingreso para quien la emite, que en
este caso es el banco, quien bien la puede emitir por el cobro de la cuota de manejo
de la cuenta, por la chequera, etc.

Las notas crdito significan un ingreso para la empresa, puesto que una nota
crdito significa un egreso para quien la emite, es decir el banco, el cual la puede
emitir por pago de intereses, por ejemplo.

En el caso de los errores, se restan los que disminuyen en los auxiliares, y se suman
aquellos que suman en los auxiliares, de esta forma, partiendo del saldo del extracto,
se llega al saldo que figura en el auxiliar.

Una ves identificados los conceptos y valores que causan la diferencia, se procede a
realizar los respectivos ajustes, con el objetivo de corregir las inconsistencias y los
errores encontrados.

En le eventualidad que el error sea del banco (algo que no es comn), se debe hacer
la respectiva reclamacin, y si se trata de un valor considerable, entonces se debe
proceder a contabilizar esta reclamacin que es un derecho a favor de la empresa, y
como tal se debe contabilizar.

La conciliacin no busca que ningn momento legalizar los errores; la


conciliacin bancaria es un mecanismo que permite identificar las diferencias y sus
causas, para luego proceder a realizar los respectivos ajustes y correcciones.
CONCILIACION BANCARIA
Al finalizar cada mes, los bancos envan a sus clientes el extracto de la cuenta
corriente, donde se detallan todas las operaciones realizadas durante el perodo
mensual.
La conciliacin bancaria consiste en poner de acuerdo el saldo del libro auxiliar de
bancos con el saldo del extracto bancario, mediante el siguiente procedimiento de
identificacin de los valores y registro tanto en libros como en el extracto:
1. Para la elaboracin de la conciliacin bancaria, debe tener los siguientes
elementos.
CONCILIACIN ANTERIOR LIBRO AUXILIAR DE BANCOS

EXTRACTO BANCARIO

CONCILIACIN BANCARIA
La conciliacin anterior es necesaria porque ella puede tener cheques en mano que
fueron cobrados en el banco en el presente mes, remeses en trnsito que tambin
pueden aparecer en el extracto.
2. El proceso de verificacin es para encontrar las siguientes situaciones:
Conceptos Libro Extracto
Giro de cheques a la vista x x Coinciden
Consignaciones bancarias x x Coinciden
Giro cheques posfechados x Cheques en mano
Consignacin nacional x Remesas trnsito
Consignacin local cheques x Remesas trnsito
Rendimientos bancarios x Ingresos financieros
Chequeras x Gastos financieros
Prstamos bancarios x Prstamos
Servicio de la deuda inters x Gastos financieros
Servicio de la deuda cuota x Pago obligaciones
Comisiones bancarias x Gastos
Cuota de manejo x Gastos
Cheques devueltos x Cuentas por cobrar
Impuesto del 4%0 x Gastos
Giro de cheques a la vista, acreditados en el libro de bancos y debitadas en el
extracto bancario, las cuales coinciden y no se realiza ninguna operacin de ajuste.
Consignaciones en el libro auxiliar con las anotadas en el extracto.
Giro de cheques posfechados acreditados en el libro de bancos, pero el banco no
los conoce o han sido presentados para su pago. Esta situacin se presenta en la
conciliacin disminuyendo el saldo del libro.
Consignaciones nacionales conocidas por la empresa mediante Fax y que no han
sido efectivas por el banco. La mejor forma de presentarla es en la cuenta 111505
de remesas en trnsito.
Los rendimientos bancarios como estn registrados por el banco en Nota Crdito
por los conceptos de CDT, Devolucin de intereses, rendimientos de fondos de
inversin no estn contabilizados por la empresa, por consiguiente requiere de un
asiento contable de ajuste,
Los gastos vienen soportados por notas dbito bancarias por concepto de
chequeras, intereses por prstamos, sobregiros, pago de obligaciones bancarias,
hipotecarias, comisiones de remesas de otras plazas, intereses por sobregiro
bancario, cheques devueltos que el banco si registro, se debe llevar en una nota
de contabilidad de ajuste al gasto de la empresa contra la cuenta de bancos.
Los ingresos varios soportados por nota crdito bancario por concepto de ingresos
por giros de terceros consignados en la cuenta corriente, consignaciones de
terceros por pleitos pendientes no contabilizados por la empresa, se reconocen en
nota de contabilidad para debitar la cuenta auxiliar de bancos contra una cuenta
de ingresos.
Cualquier otra diferencia que contenga de ms el extracto o viceversa, son objeto
de ajuste contables, hasta demostrar el saldo del extracto bancario certificado.
Los valores determinados en el extracto no contabilizados en los libros auxiliares
requieran ajustes contables mediante notas de contabilidad en el perodo contable en
que se detectan porque se busca la objetividad de la informacin.
La conciliacin del perodo anterior es fundamental en el seguimiento de los valores
conciliados, los cuales no aparecen en el libro auxiliar:
En la conciliacin anterior aparecen los cheques pendientes de cobro (o cheques en
mano) los cuales se les hace seguimiento en el extracto actual, sino aparecen
seguirn para la siguiente conciliacin.
Las remesas en trnsito no registradas en el auxiliar durante el mes pero que
aparecen al inicio del extracto.
Con el uso del programa de contabilidad se tendr la oportunidad de editar el
libro auxiliar de bancos para conciliar el extracto bancario.

Existen una clase de conciliacin ms comun: individual , la cual requiere para su


elaboracin del extracto de cuenta corriente y el reporte del libro auxiliar de bancos y
la conciliacin anterior.
Con el extracto bancario de Bancaf y el reporte del libro auxiliar de bancos, se
procede a realizar la conciliacin individual, que por su importancia es la
recomendada en todo tipo de empresa.
Ejemplo .

BANCO COLOMBIA
BARRANQUILLA PAG. 1
CUENTA NO CLINICA DE MOTOS
077-05500-3 Cra. 9 5-92
EXTRACTO EN 077-05500-3
NOV/30/2011 Neiva, ZONA POSTAL
Informar sus reparos o inquietudes directamente a su oficina, en su defecto a la
contralora del banco: apartado areo 241609, Bogot.
CHEQUES CHEQUES CONSIGNA DIA SALDO
No Valor No Valor CIONES
Saldo a oct.31/07 1.200.000
5.000.000 01 6.200.000
6239 2.000.000 3.000.000 05 7.200.000
2.000.000 10 9.200.000
CR-TC 3.000 CB 3.000.000 15 12.197.000
6240 4.197.000 15 8.000.000
CB 1.000.000 22 9.000.000
6241 3.000.000 22 6.000.000
CR-TC 6.000 25 5.994.000
6242 3.500.000 30 2.494.000
CREDITOS: DBITOS: PROMEDIO:
6 12.706.000 5 14.000.000 2.447.000
CR-TC Tarjeta de crdito. CD Cheque devuelto. CB Credibanco.
El estudiante debe conseguir un extracto bancario, para conocer todas las
especificaciones y convenciones de cada transaccin.
El procedimiento de la conciliacin es comparar los dbitos y los crditos del
extracto con los dbitos y crditos realizados en el libro auxiliar de bancos, si
lo
1110 Bancos
111005 Moneda nacional
11100505 Libro Auxiliar de Banco Colombia No. 077-05500-3
2011 DBITOS: CRDITOS: SALDOS:
01-11 Saldo Inicial 1.200.000
01-11 Consignacin 5.000.000 6.200.000
05-11 Ch 6239 Julio Celis 2.000.000 4.200.000
05-11 Consignacin 3.000.000 7.200.000
10-11 Consignacin 2.000.000 9.200.000
15-11 Ch 6240 Pedro Martnez 4.197.000 5.003.000
15-11 Consignacin 3.000.000 8.003.000
22-11 Ch 6241 Fernando A Fierro 3.000.000 5.003.000
22-11 Consignacin 1.000.000 6.003.000
30-11 Ch 6242 Nmina Noviembre 3.500.000 2.503.000
30-11 Ch 6243 Reembolso caja menor 300.000 2.203.000
Saldo que pasan: 14.000.000 12.997.000

prefiere puede resaltar o sealar los datos concordantes:


Conciliaci Individual: consiste en colocar de acuerdo el saldo del libro auxiliar de
bancos con el saldo mostrado en el extracto bancario, mediante los ajustes contables
que sean necesarios para actualizar el saldo del libro auxiliar.
El mtodo consiste en observar las operaciones que realiz el banco y las
operaciones que registr la empresa durante el ejercicio y otras que haban sido
contabilizadas en el anterior perodo que se observan en la conciliacin anterior, para
llevar las diferencias en la conciliacin bancaria, en notas de contabilidad, luego al
comprobante de contabilidad de ajustes y registrarlas en el libro de bancos y otros
libros principales.
La validez del libro auxiliar de bancos se comprueba cuando contiene todas las
operaciones realizadas durante el ejercicio contable del mes demostradas y
verificadas en el extracto bancario.
CLNICA DE MOTOS
CONCILIACIN BANCARIA
BANCO CAFETERO CUENTA No. 287-05500-3
SALDO SEGN LIBRO 30/11/11 $2.2003.000

(+) Cheques girados por la cia y no cobrado 300.000


Cheque 6243 Martha Prez
(- ) Notas dbito Bancarias: (9.000)
Retenciones en la fuente
SALDO SEGN EXTRACTO $2.494.000
Gastos chequera: si por alguna razn se olvido registrar el valor de la chequera por
el valor de $150.000 se procede en consecuencia:
Cdigos Cuentas Dbitos Crditos
530505 Gastos bancarios 150.000
111005 Moneda nacional 150.000
Registra el gasto por concepto de chequeras
22. Comisiones bancarias: se pueden dar por mltiples conceptos, por
consignaciones de otras plazas, cobro de cheques, para el presente caso el extracto
reporta $20.000.
Cdigos Cuentas Dbitos Crditos
530515 Comisiones 20.000
111005 Moneda nacional 20.000
Registra el gasto por concepto de comisiones bancarias
23. Cuota de manejo: cuando el banco le vende todo el paquete a las empresa, por
ejemplo: chequera, tarjeta dbito para los directores, tarjetas crdito, etc., estos
servicios tienen una cuota de manejo, que se lleva a las cuentas:
Cdigos Cuentas Dbitos Crditos
530515 Comisiones 20.000
111005 Moneda nacional 20.000
Registra el gasto por concepto de manejo de cuota
24. Cheques devueltos: si el banco devolvi un cheque por $300.000 y la empresa
no conoce de tal situacin se debe generar el siguiente registro de ajuste.
Cdigos Cuentas Dbitos Crditos
530515 Comisiones 20.000
111005 Moneda nacional 20.000
Registra el gasto por concepto de cheques devueltos
25. Ingresos bancarios: se pueden dar por conceptos de rendimientos, por otros
valores recaudados a favor de la empresa, si corresponden a ingresos se registra.
Cdigos Cuentas Dbitos Crditos
111005 Moneda nacional 50.000
421005 Intereses 20.000
421045 Descuentos bancarios 30.000
Registra el ingreso por concepto de intereses y descuentos bancarios
26. Servicio de la deuda: es posible que el banco descont de la cuenta el servicio
de la deuda compuesta por $1250.000 cuota de capital y $200.000 por concepto de
intereses, en este caso se registra.
Cdigos Cuentas Dbitos Crditos
210510 Pagars 1.250.000
530505 Financieros 200.000
111005 Moneda nacional 1.450.000
Registra el pago del servicio de la deuda de capital e intereses
27. Retenciones practicadas por el banco: del caso anterior en particular
resultaron las retenciones en la fuente hechas por el banco sobre las consignaciones
de tarjetas de crdito por la suma de $9.000 ($3.000+6.000) y que no haban sido
tenidas en cuenta por la empresa, asimismo el banco no haba registrado un cheque
porque no haba sido cobrado por el beneficiario, situaciones que fueron conciliadas.
El nico ajuste contable que resulta de esta conciliacin es la nota de contabilidad por
las retenciones practicadas por el banco por concepto de credibancos.
Cdigos Cuentas Dbitos Crditos
530505 Gastos bancarios 9.000
111005 Moneda nacional 9.000
Registra pago de retenciones por concepto de consignaciones de tarjeta
28. Impuesto del 4 por 1000: en Colombia a partir del 1 de enero de 2004 se
implement el impuesto del 3X1000 y ahora se aplica el 41000 por cada retiro que
se haga de las cuentas bancarias: ahorros, tarjeta dbito o cuenta corriente. El valor
inicialmente se consider como una contribucin, pero el legislador le dio carcter de
impuesto agregndose a la carga tributaria del impuesto de renta.
El impuesto se detalla en los extractos bancarios al finalizar cada mes y se lleva a la
cuenta 521595 Otros: Contribuciones. Ejemplo por retiros de $200.000.000 durante el
mes genera un impuesto de $800.000.
Cdigos Cuentas Dbitos Crditos
521595 Contribuciones 800.000
111005 Moneda nacional 800.000
Registra el descuento del 4 por 1000 sobre retiros de cuenta corriente

Qu valores se suma y se restan en la conciliacin? los valores que se suman o


restan de los saldos, depende de la metodologa de conciliacin:
Conciliacin individual
Saldo del libro auxiliar Saldo del extracto bancario
Se suman:
Cheques en mano
Notas crdito bancario
Se restan:
Consignaciones en trnsito
Notas dbito bancario

CONCILIACION BANCARIA
DEL MES DE ABRIL DEL 2007
BANCO SANTANDER
CTA.CTE.

SALDO EN LIBROS 2.076.944,00


MAS: (CHEQUES GIRADOS
PERO NO COBRADOS 877.256,00
MENOS. Consig. No figuran en extracto -695.700,00
MAS: Error Registro Consig.
Cheque 2.700,00
MENOS: CHEQUE DEVUELTO -674.500,00
SALDO DEL EXTRACTO 1.586.700,00

) ABONAMOS NO CARGAN (CHEQUES GIRADOS PERO NO COBRADOS


FECHA DETALLE No.CHEQ/DCTO VALOR
2 de Abril de 2007 CARLOS SANCHEZ 123 195.000,00
6 de Abril de 2007 PIZZA 1969 127 346.800,00
28 de Abril de 2007 ZAZ LTDA 131 212.000,00
30 de Abril de 2007 ABC BEER 135 123.456,00
877.256,00

CARGAMOS NO ABONAN
FECHA DETALLE No.CHEQ/DCTO VALOR
29 de Abril de 2007 Consig. No figuran en extracto 230.000,00
30 de Abril de 2007 Consig. No figuran en extracto 465.700,00
695.700,00

ABONAN NO CARGAMOS
FECHA DETALLE No.CHEQ/DCTO VALOR
18 de Abril de 2007 Error Registro Consig. Cheque 2.700,00

2.700,00

CARGAN NO ABONAMOS
FECHA DETALLE No.CHEQ/DCTO VALOR
Cheque devuelto-Santodomingo y
28 de Abril de 2007 Salamanca 674.500.00

674.500,00

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