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EN ACCIN
Gua para proyectos eficaces
La misin de Rotary
La misin de Rotary International, asociacin mundial de clubes rotarios, es servir
a los dems, promover la integridad y fomentar la comprensin, la buena voluntad
y la paz mediante las actividades de compaerismo de los lderes empresariales,
profesionales y cvicos.
ndice
Introduccin 1
Evaluacin de las necesidades 3
Seleccin del proyecto 5
Elaboracin de un plan 7
Alianzas de cooperacin 9
Recaudacin de fondos 11
Gestin del proyecto 13
Evaluacin de los logros 15
Lista de verificacin 17
INTRODUCCIN
Los clubes rotarios participan en proyectos de servicio en miles Por qu se prepar esta gua?
de comunidades alrededor del mundo. Este diverso grupo de Comunidades en accin: Gua para el desarrollo de proyectos eficaces
socios trabaja unido en torno a un propsito comn: fomentar se prepar para proporcionar a los clubes rotarios los recursos
la comprensin internacional, la buena voluntad y la paz a necesarios para planificar, implementar y evaluar proyectos de
travs del servicio. servicio eficaces. Los mtodos descritos en esta gua se seleccio-
naron de entre una gama de tcnicas utilizadas por los clubes
Como miembros activos de sus respectivas comunidades, los rotarios y los expertos en desarrollo de la comunidad de todo el
rotarios conocen las necesidades, prioridades, cultura y recursos mundo. Los clubes rotarios podrn adaptar dichos mtodos a las
locales, factores que contribuyen al logro de proyectos de servi- circunstancias locales especficas.
cio eficaces, para lo cual se requieren otros elementos, adems
de la comprensin cabal de la comunidad. Sin embargo, los Al utilizar esta gua junto con Recursos para evaluar las necesidades
proyectos eficaces van ms all del conocimiento de la comuni- de la comunidad, (605C-ES) los clubes podrn implementar pro-
dad. El club deber tener la capacidad de evaluar eficazmente yectos ms eficaces. La informacin y datos adicionales, incluidas
las necesidades de la comunidad, planificar proyectos relevantes las publicaciones mencionadas en esta gua, estn disponibles en
y administrar los recursos disponibles. www.rotary.org/es.
Gnero: Idea concebida por la sociedad y moldeada cultural- Los proyectos de servicio eficaces brindan muchos beneficios
mente, mediante la cual se establecen roles, conductas y rela- permanentes, no solamente una solucin rpida a los pro-
ciones entre hombres y mujeres, y entre nias y nios. blemas. Generalmente, los proyectos de servicio ms eficaces
de Rotary:
Participantes y beneficiarios del proyecto: Individuos, gru- Abordan problemas reales de la comunidad.
pos u organizaciones que patrocinan un proyecto o que po-
Mejoran las condiciones de vida de los residentes de la
dran resultar afectados por el resultado de un proyecto.
comunidad.
Servicio: En sentido amplio, toda accin de una o varias per- Incorporan las habilidades de los beneficiarios.
sonas que beneficia a otra(s) persona(s). Rotary ha establecido
Reconocen que las contribuciones de todos los
cinco Avenidas de Servicio:
participantes son importantes y necesarias.
El Servicio en el Club procura afianzar el compaerismo y
Se basan en una evaluacin realista de los recursos
asegurar el buen funcionamiento del club.
disponibles.
El Servicio a travs de la Ocupacin estimula a los rotarios
a servir a sus semejantes a travs de su labor profesional o Establecen metas y objetivos especficos con resultados
empresarial y promueve la puesta en prctica de elevadas mensurables.
normas de tica. Generan redes de contacto valiosas.
El Servicio en la Comunidad abarca los proyectos y Potencian personas y comunidades.
actividades que el club emprende a fin de mejorar la calidad
de vida de la comunidad.
El Servicio Internacional abarca todas las acciones rotarias
emprendidas para ampliar el alcance de Rotary en todo el
mundo y fomentar la comprensin y la paz en el mbito
internacional.
El Servicio a las Nuevas Generaciones reconoce los cambios
positivos implementados por los jvenes y los adultos
jvenes a travs de actividades para el desarrollo del
liderazgo, la participacin en proyectos de servicio en la
comunidad e internacional y programas de intercambio.
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EVALUACIN DE LAS NECESIDADES
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SELECCIN DEL PROYECTO
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ELABORACIN DE UN PLAN
Una vez seleccionado el proyecto, la prxima etapa es trazar un social, la recaudacin de fondos y las actividades de imagen
plan. Un plan eficaz ayudar al club a administrar los recursos pblica. Consulte el Manual del Comit de Proyectos de Servicio
con ms eficacia, prever posibles problemas o dificultades y del Club (226D-ES).
evaluar cun exitoso fue el proyecto.
Fijacin de metas y objetivos del
Comit de Proyectos de Servicio proyecto
El Comit de Proyectos de Servicio es uno de los cinco comi-
ts permanentes del club que se recomiendan en la publicacin Una de las tareas ms importantes del Comit de Proyectos de
Cmo ser un club dinmico: plan de liderazgo (245-ES). Los Servicio del club es la fijacin de metas y objetivos eficaces para
integrantes de dicho comit supervisan el proyecto desde el co- el proyecto. Las metas son una descripcin general del prop-
mienzo hasta el final y son responsables de motivar a los socios sito del proyecto mientras que los objetivos son aspiraciones
del club y encontrar nuevas oportunidades para el servicio. Las concretas basadas en tales metas. Las metas son importantes
tareas del comit tambin estn vinculadas con la planificacin para organizar, definir el alcance y medir el xito del proyecto.
estratgica del club, la captacin y conservacin del cuadro
Estimulantes son ambiciosas y deben superar Anteriormente organizbamos colectas de alimentos durante los feriados prin-
los logros realizados por el club en aos ante- cipales, pero nos hemos propuesto ahora establecer un banco de alimentos
riores. permanente en la comunidad.
Alcanzables se establecen teniendo en cuenta Ya contamos con patrocinadores para el proyecto (empresas locales que su-
los recursos y tiempo disponibles. ministrarn los alimentos y el almacenaje) y con beneficiarios (organizaciones
locales de caridad y centros de apoyo) que distribuirn la comida a las perso-
nas necesitadas. Nuestros socios, en colaboracin con los clubes Interact y
Rotaract y el Grupo de Rotary para Fomento de la Comunidad que patrocina-
mos, participarn como voluntarios.
Mensurables tienen un fin tangible y cuantifi- Una vez en funcionamiento, el banco distribuir 5 kilos de alimentos no pere-
cable. cederos por semana a 100 familias.
Tienen un plazo especfico siguen un plazo o El banco de alimentos estar en funcionamiento en 12 meses, bajo la gestin
cronograma para la conclusin del proyecto. de una organizacin de caridad local. Nuestros socios seguirn apoyando al
banco a travs de campaas de promocin, recaudacin de fondos y trabajo
voluntario.
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ALIANZAS DE COOPERACIN
Organizaciones externas
Antes de colaborar en un proyecto conjunto con una organi-
zacin externa, la entidad sea reconocida y compatible con las
metas de su proyecto.
Averige:
Cul es la misin de la organizacin?
Es dicha misin compatible con los objetivos del club?
Cules son los antecedentes y reputacin de la
organizacin?
Tiene disponible la organizacin informes financieros
disponibles?
Est la entidad dispuesta a colaborar con los rotarios y
compartir las oportunidades de relaciones pblicas que se
presenten?
Qu entidad de servicio tendran los socios del club al
colaborar con la organizacin?
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RECAUDACIN DE FONDOS
Las grandes ideas y el entusiasmo ilimitado son recursos mag- 9. Brindar reconocimiento a los voluntarios y donantes
nficos, pero el proyecto no ser eficaz si usted no cuenta con el (segn las costumbres locales).
dinero necesario para que sea viable. La recaudacin de fondos 10. Informar a la comunidad de los resultados a travs de
requiere un plan en el cual se detallen los propsitos del pro- medios de comunicacin.
yecto y de qu manera usted espera reunir el dinero necesario
para que funcione. Su club bien podra financiar enteramente 11. Evaluar la actividad con el comit de recaudacin de fon-
un proyecto a travs de cenas de beneficencia, subastas, cami- dos, el presidente y otros lderes del club.
natas, venta de artesanas o pasteles, o lavado de vehculos. No 12. Revisar los resultados de la campaa con los funcionarios
obstante, en otras ocasiones deber recurrir a fuentes externas de club entrantes o el tesorero para garantizar la continui-
de financiacin. dad de futuras campaas.
Donantes
Negocios Cooperacin con los donantes
Fundaciones (incluida La Fundacin Rotaria) Antes de solicitar fondos, infrmese sobre los donantes para
Organizaciones no gubernamentales o sin fines de lucro determinar el monto adecuado que su club podra solicitar. De
esta manera tendr mayores posibilidades de recibir la suma so-
Dependencias gubernamentales
licitada (o una cifra aproximada) puesto que los donantes res-
Otros clubes rotarios pondern mejor a una solicitud razonable que a una cifra am-
bigua o arbitraria. Al solicitar fondos, destaque los beneficios y
Elaboracin del plan de no las necesidades. Puesto que la mayora de donantes aportan
para marcar una diferencia, explqueles en trminos cuantifi-
recaudacin de fondos cables cul ser su retorno en la inversin, especificando clara-
La mayora de las campaas exitosas son detenidamente plani- mente quines sern los beneficiarios de su generosidad.
ficadas e implementadas. El Comit de Proyectos de Servicio
deber coordinar las actividades de recaudacin de fondos con Organice un sistema para registrar todas las contribuciones
el tesorero o el Comit de la Fundacin del club. Analice qu y donaciones para el proyecto. Estos registros lo ayudarn a
tipos de eventos se adecuan mejor a las circunstancias de su determinar el tipo de contribucin que el donante estara dis-
comunidad y prepare un mensaje claro y conciso en el cual se puesto a efectuar en el futuro y a no solicitar aportaciones a las
les comunique a los posibles donantes las metas de servicio y mismas personas o instituciones con demasiada frecuencia.
los planes del club. Asegrese de que el plan cumpla con las
Una estrecha relacin de trabajo con los donantes podra signi-
normas y leyes locales.
ficar un aumento de fondos para proyectos futuros. Suministre
Proceso general para la elaboracin de un plan de recaudacin a los donantes informes peridicos sobre el uso de los fondos,
de fondos: no solo porque a stos les interesa estar al tanto del destino de
sus aportaciones sino porque, a la larga, beneficiar a su club al
1. Determinar las necesidades econmicas. utilizar dichos fondos con mxima transparencia y responsabi-
2. Establecer un presupuesto. lidad. Tambin es recomendable mantenerlos informados sobre
el avance del proyecto, e invitarlos a concurrir a celebraciones y
3. Determinar los recursos disponibles.
eventos relacionados con el proyecto.
4. Establecer los arreglos logsticos de la campaa.
5. Organizar a los voluntarios. Recomendamos, adems, agradecer a los donantes. Por lo
general una nota de agradecimiento es lo adecuado para una
6. Publicitar el evento. donacin pequea, mientras que algunos clubes reconocen las
7. Implementar la campaa de recaudacin de fondos. contribuciones considerables a su manera.
8. Administrar los fondos segn las prcticas comerciales.
Fundaciones
Consulte los registros pblicos para averiguar qu fundaciones
ofrecen recursos y financiamiento. Una vez identificada la po-
sible fuente de financiacin, designe a un socio del club como
contacto principal para cultivar la relacin con la organizacin
en cuestin. Por lo general, se le pedir que presente una soli-
citud de fondos. Las propuestas deben ser de buena calidad ya
que las solicitudes incompletas o deficientemente redactadas
tienen menos probabilidades de ser aprobadas.
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GESTIN DEL PROYECTO
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EVALUCIN DE LOS LOGROS
Encuesta
Para obtener resultados que puedan cuantificarse con facilidad,
una encuesta podra detectar ciertos niveles de cambio. Ejem-
plo: una encuesta para evaluar la incidencia de SIDA en una
comunidad dada, efectuada antes y despus de un proyecto
de concienciacin sobre dicha enfermedad desarrollado por el
club rotario local.
Estudio de casos
Un estudio de casos registra los efectos de un proyecto en un
nmero limitado de personas. El establecimiento de un Grupo
de Rotary para Fomento de la Comunidad (GRFC), por ejem-
plo, podra ejercer una profunda influencia en un pequeo
sector de la comunidad. Un estudio de aquellas personas cuya
vida se ha visto afectada podra ofrecer un panorama ms claro
sobre el nivel de los cambios que han tenido lugar despus de
comenzada la labor del GRFC. Asimismo, podran efectuarse
entrevistas detalladas a los participantes, a efectos de tener
constancia del aprendizaje registrado a travs del proyecto.
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LISTA DE VERIFICACIN
Consulte esta lista para asegurarse de que su club est siguien- Prepare un plan de trabajo y un presupuesto (pgina 8).
do las mejores prcticas mencionadas en esta gua. Refirase a Ha identificado tareas especficas para lograr
los nmeros de pginas en parntesis para revisar pasos espec- las metas y objetivos de su proyecto y preparado
ficos. cronogramas para finalizarlo?
Conteste esta preguntas previa a la evaluacin Ha identificado los recursos financieros y materiales
(pginas 3-4): necesarios para realizar estas tareas?
Qu tipo de informacin desea obtener sobre su Cuenta con un plan para asegurar la transparencia
comunidad? y la responsabilidad?
Cmo planea incluir en su evaluacin a todos los Tiene un plan para abordar casos de responsabili-
sectores de la comunidad? dad y proteccin legal?
Describa los recursos que utilizar para evaluar las Identifique a los posibles colaboradores (pginas 9-10).
necesidades de la comunidad?
Indique las organizaciones del exterior que
Efecte una evaluacin de las necesidades de una colaborarn con su club.
comunidad (pgina 4). Indique otros grupos rotarios que colaborarn con
Relate las necesidades y puntos positivos revelados su club.
por su evaluacin.
Elabore un plan de recaudacin de fondos (pgina 11).
Describa los proyectos realizados por su club
ltimamente. Comunquese con posibles donantes y solicite
Mencione los proyectos que interesan a los subvenciones (pginas 11-12).
miembros del club.
Designe a un coordinador voluntario y haga que los
Seleccione un proyecto (pginas 5-6). voluntarios participen activamente (pginas 13-14).
Indique los compromisos de tiempo y financieros Facilite la comunicacin entre las personas involucradas
que se espera de su club. en el proyecto (pgina 14).
Indique la duracin del proyecto.
Participe en actividades de relaciones pblicas durante y
Ser sostenible el proyecto? despus de concluido el proyecto (pgina 14).
Nombre a un Comit de Proyectos de Servicio Efecte una evaluacin (pginas 15-16).
(pgina 7).
Las metas y objetivos del proyecto se lograron?
Fije las metas y objetivos del proyecto (pgina 7). Por qu s o no?