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Comunidades

EN ACCIN
Gua para proyectos eficaces
La misin de Rotary
La misin de Rotary International, asociacin mundial de clubes rotarios, es servir
a los dems, promover la integridad y fomentar la comprensin, la buena voluntad
y la paz mediante las actividades de compaerismo de los lderes empresariales,
profesionales y cvicos.
ndice
Introduccin 1
Evaluacin de las necesidades 3
Seleccin del proyecto 5
Elaboracin de un plan 7
Alianzas de cooperacin 9
Recaudacin de fondos 11
Gestin del proyecto 13
Evaluacin de los logros 15
Lista de verificacin 17
INTRODUCCIN

Los clubes rotarios participan en proyectos de servicio en miles Por qu se prepar esta gua?
de comunidades alrededor del mundo. Este diverso grupo de Comunidades en accin: Gua para el desarrollo de proyectos eficaces
socios trabaja unido en torno a un propsito comn: fomentar se prepar para proporcionar a los clubes rotarios los recursos
la comprensin internacional, la buena voluntad y la paz a necesarios para planificar, implementar y evaluar proyectos de
travs del servicio. servicio eficaces. Los mtodos descritos en esta gua se seleccio-
naron de entre una gama de tcnicas utilizadas por los clubes
Como miembros activos de sus respectivas comunidades, los rotarios y los expertos en desarrollo de la comunidad de todo el
rotarios conocen las necesidades, prioridades, cultura y recursos mundo. Los clubes rotarios podrn adaptar dichos mtodos a las
locales, factores que contribuyen al logro de proyectos de servi- circunstancias locales especficas.
cio eficaces, para lo cual se requieren otros elementos, adems
de la comprensin cabal de la comunidad. Sin embargo, los Al utilizar esta gua junto con Recursos para evaluar las necesidades
proyectos eficaces van ms all del conocimiento de la comuni- de la comunidad, (605C-ES) los clubes podrn implementar pro-
dad. El club deber tener la capacidad de evaluar eficazmente yectos ms eficaces. La informacin y datos adicionales, incluidas
las necesidades de la comunidad, planificar proyectos relevantes las publicaciones mencionadas en esta gua, estn disponibles en
y administrar los recursos disponibles. www.rotary.org/es.

Gua para proyectos eficaces 1


Un idioma comn Qu elementos se incluyen en esta gua?
La interpretacin de conceptos como comunidad, gnero y ser- Esta gua abarca todas las fases de un proyecto de servicio
vicio est profundamente relacionada con el idioma, el bagaje eficaz: seleccin, planificacin, implementacin y evaluacin.
cultural, la formacin acadmica y las experiencias personales. Tambin incluye informacin sobre varios de los recursos que
Para evitar confusin, definimos varios de los trminos clave Rotary International pone a disposicin los clubes rotarios. Al
que se utilizan en esta gua: final encontrar una lista de verificacin de los pasos clave de
cada fase de un proyecto de servicio eficaz. Utilice la lista para
Activo: Todo elemento que contribuye al xito de un proyecto revisar los conceptos ms importantes que aprendi y para
de servicio, por ejemplo: conocimientos, experiencia, redes de garantizar que su club aplique estas mejores prcticas al
colaboracin y lugares de reunin. emprender un nuevo proyecto de servicio.

Comunidad: Grupo de personas con intereses comunes. A


veces, la definicin de comunidad responde a elementos muy
tangibles, tales como un rea geogrfica o un gobierno espec-
Cules son las caractersticas de un
fico; en otras ocasiones, se define segn las creencias comunes,
como las costumbres sociales o las tradiciones culturales. proyecto eficaz?

Gnero: Idea concebida por la sociedad y moldeada cultural- Los proyectos de servicio eficaces brindan muchos beneficios
mente, mediante la cual se establecen roles, conductas y rela- permanentes, no solamente una solucin rpida a los pro-
ciones entre hombres y mujeres, y entre nias y nios. blemas. Generalmente, los proyectos de servicio ms eficaces
de Rotary:
Participantes y beneficiarios del proyecto: Individuos, gru- Abordan problemas reales de la comunidad.
pos u organizaciones que patrocinan un proyecto o que po-
Mejoran las condiciones de vida de los residentes de la
dran resultar afectados por el resultado de un proyecto.
comunidad.
Servicio: En sentido amplio, toda accin de una o varias per- Incorporan las habilidades de los beneficiarios.
sonas que beneficia a otra(s) persona(s). Rotary ha establecido
Reconocen que las contribuciones de todos los
cinco Avenidas de Servicio:
participantes son importantes y necesarias.
El Servicio en el Club procura afianzar el compaerismo y
Se basan en una evaluacin realista de los recursos
asegurar el buen funcionamiento del club.
disponibles.
El Servicio a travs de la Ocupacin estimula a los rotarios
a servir a sus semejantes a travs de su labor profesional o Establecen metas y objetivos especficos con resultados
empresarial y promueve la puesta en prctica de elevadas mensurables.
normas de tica. Generan redes de contacto valiosas.
El Servicio en la Comunidad abarca los proyectos y Potencian personas y comunidades.
actividades que el club emprende a fin de mejorar la calidad
de vida de la comunidad.
El Servicio Internacional abarca todas las acciones rotarias
emprendidas para ampliar el alcance de Rotary en todo el
mundo y fomentar la comprensin y la paz en el mbito
internacional.
El Servicio a las Nuevas Generaciones reconoce los cambios
positivos implementados por los jvenes y los adultos
jvenes a travs de actividades para el desarrollo del
liderazgo, la participacin en proyectos de servicio en la
comunidad e internacional y programas de intercambio.

Sostenibilidad: Capacidad de un proyecto o programa para


continuar operando sin apoyo ni intervencin exterior. Se usa
frecuentemente como parmetro para evaluar la eficacia a largo
plazo de un proyecto.

2 Comunidades en accin
EVALUACIN DE LAS NECESIDADES

La evaluacin de los aspectos positivos y negativos de la comu-


nidad constituye el primer paso importante en la planificacin Tipos de activos
de un proyecto de servicio eficaz. Si el club estudia detenida- En general, toda comunidad cuenta con cuatro categoras
mente los problemas de la comunidad, podr descubrir nuevas principales de activos: humanos, organizativos, fsicos y el club
oportunidades para emprender iniciativas de servicio y evitar la rotario local.
duplicacin de esfuerzos.
Activos humanos
Las evaluaciones formales de la comunidad pueden hacerse a Uno de los ms importantes activos de una comunidad son sus
travs de encuestas en lnea, entrevistas telefnicas y grupos de residentes. Todos tienen habilidades, conocimientos y expe-
opinin. Las evaluaciones informales pueden ser tan sencillas riencia singulares que pueden contribuir al xito del proyecto,
como una charla en una cafetera, leer el peridico local o dis- a veces de modo no previsto. A menudo, el xito o el fracaso de
cutir asuntos en una reunin comunitaria. Una manera eficaz un proyecto dependen de la manera cmo se involucra y po-
y econmica de estudiar una comunidad es usar una combina- tencia a la comunidad. La evaluacin examinar detenidamen-
cin de evaluaciones formales e informales. te los diferentes roles de los miembros de la comunidad, inclui-
dos los sectores marginados como mujeres, jvenes, integrantes
Las evaluaciones eficaces no solo proporcionan un cuadro pre- de grupos minoritarios y personas de bajos recursos.
ciso de los aspectos positivos y negativos de la comunidad, sino
que incrementan el apoyo y la buena voluntad de los residentes Activos organizativos
hacia las iniciativas de servicio. Adems, deben ser sistemticas Tanto las organizaciones formales como las agrupaciones
y procurar la participacin significativa de una amplia gama de informales proporcionan recursos esenciales para el xito de
miembros de la comunidad. un proyecto de servicio. Normalmente, las organizaciones
formales (dependencias gubernamentales, organizaciones no
Propsito de la evaluacin y gubernamentales y sin fines de lucro, instituciones religiosas,
escuelas y empresas) disponen de recursos econmicos, expe-
participantes riencia tcnica e informacin que pueden ser tiles para todo
La evaluacin lo ayudar a comprender mejor la dinmica de proyecto de servicio. Es posible que las agrupaciones informa-
su comunidad y a obtener la informacin que necesita para ha- les (equipos deportivos, asociaciones vecinales, cooperativas de
cer decisiones que contribuirn al desarrollo de la comunidad mujeres, grupo de amigos que se rene regularmente en una
a largo plazo. Una evaluacin eficaz revelar informacin de la cafetera) no sean tan notorias pero pueden desempear un
cual usted no tena conocimiento. papel primordial respecto al apoyo y la promocin de los pro-
yectos de servicio.
Una evaluacin eficaz incluir a una amplia representacin de
las partes interesadas de la comunidad, especialmente a aque- Activos materiales
llos sectores a los que suele marginarse, como mujeres, jvenes, Incluyen todo tipo de infraestructura que podra usarse para
adultos mayores y grupos de minoras tnicas o religiosas. apoyar el proyecto: edificios, parques, servicios de transporte
La inclusin de una amplia muestra representativa de tales pblico, centros de atencin de la salud, instalaciones de sumi-
sectores es fundamental para captar una gama ms diversa de nistro de agua potable y desage, centros de reciclaje y vertede-
perspectivas dentro de la comunidad e identificar recursos y ros, bibliotecas, teatros y salones de reuniones. La informacin
problemas que, de otro modo, hubieran pasado desapercibidos. que compile sobre los activos fsicos de una comunidad tam-
bin le ayudar a encontrar ideas para proyectos que podran
mejorar la infraestructura existente en la comunidad.

Gua para proyectos eficaces 3


Activos del club rotario Anlisis e informe de los resultados
La experiencia y capacidad profesional de los socios del club
Despus de concluida la evaluacin tendr que presentar los
constituyen recursos esenciales para los proyectos de servicio.
resultados. Mediante un anlisis exhaustivo de la evaluacin de
Un examen detallado de los recursos econmicos y humanos
la comunidad, podr seleccionar el mejor proyecto de servicio
del club ayudar a determinar los tipos de proyectos que puede
y determinar si ser eficaz.
administrar con xito. Los clubes que disponen de recursos eco-
nmicos significativos, por ejemplo, es posible que no necesiten
recaudar muchos fondos para un proyecto, mientras que otros Proceso de evaluacin
clubes podran seleccionar actividades o proyectos que deman- La mayora de las evaluaciones de las necesidades de la comu-
den una inversin mnima de fondos. Generalmente, a los clubes nidad siguen un ciclo similar al descrito a continuacin.
rotarios que gozan de respeto en la comunidad les resulta ms
fcil implementar iniciativas de servicio de mayor magnitud. 1. Nombrar un comit que supervise la labor de evaluacin.
(Dicho comit tendr a su cargo los pasos restantes del
proceso)
Mtodos eficaces para la 2. Establecer el propsito y los objetivos de la evaluacin.
evaluacin de necesidades 3. Decidir qu mtodos de evaluacin se usarn, en base a
Uno de los riesgos de toda evaluacin de necesidades es la ten- los recursos disponibles del club.
dencia a examinar solamente los problemas o las deficiencias 4. Identificar a las partes interesadas de la comunidad que
de la comunidad, ya que stas suelen desviar la atencin de los participarn, incluidos docentes, funcionarios guberna-
recursos y soluciones que podra haber en la comunidad y a mentales, agentes policiales, administradores de hospita-
menudo resultan en proyectos que dependen del apoyo exterior. les, trabajadores sociales, lderes de organizaciones cvicas
Una evaluacin enfocada en las caractersticas positivas de la y estudiantes. Cerciorarse de incluir a los sectores que
comunidad contribuir a que el club aproveche recursos para suelen marginarse de este tipo de evaluaciones.
proyectos ms sostenibles y que las partes interesadas aporten los
mejores recursos disponibles en la comunidad. En este tipo de 5. Fijar un calendario con plazos especficos para completar
evaluaciones se formulan las siguientes preguntas: y revisar la evaluacin, as como para difundir los resulta-
dos entre los socios del club, y todos los grupos y personas
Cules son las mejores cualidades de nuestra comunidad?
que participaron en dicha evaluacin.
Por qu?
6. Llevar a cabo la evaluacin.
Qu proyectos se han llevado a cabo con buenos resultados?
7. Examinar los resultados de la evaluacin. Determinar qu
Por qu? problemas fueron detectados con mayor frecuencia y qu
problemas abordan otros clubes y organizaciones comu-
El xito de proyectos exitosos anteriores infunde confianza en
nitarias. Existe una duplicacin de esfuerzos? Al llegar a
los miembros de la comunidad y los motiva a emprender nuevos
este punto, sera conveniente reunirse con un grupo redu-
actividades e iniciativas.
cido de lderes de la comunidad a efectos de analizar los
resultados.
Recursos para la evaluacin 8. Redactar un breve informe con sus conclusiones para
compartirlo con el club y las partes interesadas que
Las siguientes opciones de evaluacin son eficaces y de bajo participaron.
costo que cada club rotario podr adaptar a las circunstancias
especficas de la comunidad En la publicacin Recursos para
evaluar las necesidades de la comunidad (605C-ES) podr en-
contrar descripciones detalladas de cada uno de estos mtodos
y modelos de planes para las sesiones.
Encuesta

Inventario de los activos de la comunidad


Mapeo de la comunidad
Actividades diarias en la comunidad
Calendario de actividades estacionales
Reunin informal en el caf o restaurante del barrio
Grupo de opinin
Panel de discusin

4 Comunidades en accin
SELECCIN DEL PROYECTO

Despus de que el club rotario haya completado la evaluacin,


Las reas de inters de Rotary
deber seleccionar un proyecto de servicio, sobre la base de los
problemas relevantes de la comunidad, los recursos disponibles
Rotary International y La Fundacin Rotaria han adoptado como
y los intereses de servicio de los socios del club, los cuales se
prioridades organizativas seis reas de inters:
determinaron en la evaluacin.
Fomento de la paz, prevencin y resolucin de conflictos
La seleccin de un proyecto puede ser difcil. No es posible que Prevencin y tratamiento de enfermedades
un proyecto aborde todos los problemas o carencias de la co-
munidad, y los clubes debern decidir qu proyecto posibilitar Suministro de agua y saneamiento
que la labor rotaria ejerza la mayor influencia posible. Algunos Salud materno-infantil
seleccionan por consenso el proyecto que se implementarn,
Alfabetizacin y educacin bsica
otros clubes debaten y votan sobre el tipo de problema o caren-
cia que se abordar, y en otros clubes, la tarea queda a cargo de Desarrollo econmico y cvico
los comits de servicio. Independientemente del mtodo que Los clubes rotarios tienen a su disposicin un sinnmero de
se utilice para tomar tal decisin, los clubes debern tener en opciones para abordar estos asuntos tanto en el mbito local
cuenta los desafos comunes antes de seleccionar un proyecto. como el internacional, y la publicacin reas de inters de
Rotary (965-ES) es un excelente recurso.

Gua para proyectos eficaces 5


Participacin y apoyo de la Ayuda para casos de desastre
comunidad Los rotarios cuentan con un largo historial de ayuda a vctimas
El desarrollo de una slida red de apoyo y participacin de la de desastres. A travs de los esfuerzos realizados por los clu-
comunidad en los proyectos de servicio del club redunda en bes y distritos, los rotarios donan a fondos de socorro, envan
numerosos beneficios, tales como el acceso a recursos locales alimentos, ropa y medicinas, trabajan con organizaciones
y el fomento de amistades y de buena voluntad. Adems, au- locales de ayuda humanitaria y participan en proyectos de
menta las posibilidades de que el proyecto resulte exitoso y que reconstruccin a largo plazo.
satisfaga las necesidades de la comunidad. Recuerde que un
proyecto exitoso requiere el respaldo de todos los participantes. A fin de brindar ayuda inmediata tras un desastre, se insta a
los clubes a cooperar con organizaciones internacionales de
ayuda reconocidas, las cuales estn equipadas para distribuir
Trayectoria de servicio las donaciones rpida y eficazmente.
Los clubes debern considerar detenidamente el tipo de pro-
yectos que implementaron exitosamente y las razones de dicho
xito. Prefieren los socios participar activamente en la imple-
mentacin del proyecto o concentrarse en recaudar y donar
fondos a proyectos comunitarios existentes? Al reflexionar Sostenibilidad
sobre estas preguntas, el club tendr una idea ms clara de sus
Los proyectos sostenibles aumentan la capacidad de la comuni-
fortalezas y debilidades en cuanto a servicio para seleccionar
dad para abordar problemas o carencias sin depender de apoyo
el proyecto ms adecuado. Pero los antecedentes histricos
externo. Al seleccionar un proyecto, piense detenidamente
tampoco debern limitar las opciones del club. Para asegurarse
sobre la influencia que ste ejercer a corto y largo plazo. Por
de que un proyecto tenga xito, seleccione uno que capte el
ejemplo, la instalacin moderna de un pozo y una bomba de
inters del club.
agua en un vecindario sin acceso al agua potable puede resolver
los problemas inmediatos de la comunidad, pero si sta no tie-
Tiempo, recursos y duracin del ne la capacidad para efectuar el mantenimiento de dichas ins-
proyecto talaciones, los problemas resurgirn rpidamente. Los mismos
parmetros pueden aplicarse a un proyecto de embellecimiento
En vista de que los recursos del club y el tiempo que los so- de la comunidad. El club puede construir un parque, realizar
cios pueden dedicar a un proyecto son limitados, los clubes tareas de limpieza o cubrir con pintura los grafitti en un ve-
deben seleccionar con detenimiento los proyectos en base a cindario pobre. Sin embargo, si los vecinos no colaboran con
los recursos disponibles. El xito de un proyecto no siempre el proyecto, seguramente el grafitti y la basura reaparecern. A
lo determina su duracin. Los proyectos a largo plazo general- travs de los proyectos sostenibles se abordan estos factores y se
mente requieren ms planificacin y una mayor participacin brindan soluciones a largo plazo para los problemas crnicos.
de los socios del club, por lo que es importante determinar
anticipadamente el tiempo que los socios van a dedicar a la
implementacin del mismo. El establecimiento de metas realis-
tas contribuir al xito del proyecto.

6 Comunidades en accin
ELABORACIN DE UN PLAN

Una vez seleccionado el proyecto, la prxima etapa es trazar un social, la recaudacin de fondos y las actividades de imagen
plan. Un plan eficaz ayudar al club a administrar los recursos pblica. Consulte el Manual del Comit de Proyectos de Servicio
con ms eficacia, prever posibles problemas o dificultades y del Club (226D-ES).
evaluar cun exitoso fue el proyecto.
Fijacin de metas y objetivos del
Comit de Proyectos de Servicio proyecto
El Comit de Proyectos de Servicio es uno de los cinco comi-
ts permanentes del club que se recomiendan en la publicacin Una de las tareas ms importantes del Comit de Proyectos de
Cmo ser un club dinmico: plan de liderazgo (245-ES). Los Servicio del club es la fijacin de metas y objetivos eficaces para
integrantes de dicho comit supervisan el proyecto desde el co- el proyecto. Las metas son una descripcin general del prop-
mienzo hasta el final y son responsables de motivar a los socios sito del proyecto mientras que los objetivos son aspiraciones
del club y encontrar nuevas oportunidades para el servicio. Las concretas basadas en tales metas. Las metas son importantes
tareas del comit tambin estn vinculadas con la planificacin para organizar, definir el alcance y medir el xito del proyecto.
estratgica del club, la captacin y conservacin del cuadro

Caractersticas de las metas eficaces Ejemplos


Compartidas representan las aspiraciones de El plan de nuestro club de establecer un banco de alimentos fue el resultado
todos los participantes. de una reunin con actores de la comunidad como empresarios locales, orga-
nizaciones benficas, agencias cvicas y con las familias de escasos recursos
que se beneficiarn de este servicio.

Estimulantes son ambiciosas y deben superar Anteriormente organizbamos colectas de alimentos durante los feriados prin-
los logros realizados por el club en aos ante- cipales, pero nos hemos propuesto ahora establecer un banco de alimentos
riores. permanente en la comunidad.

Alcanzables se establecen teniendo en cuenta Ya contamos con patrocinadores para el proyecto (empresas locales que su-
los recursos y tiempo disponibles. ministrarn los alimentos y el almacenaje) y con beneficiarios (organizaciones
locales de caridad y centros de apoyo) que distribuirn la comida a las perso-
nas necesitadas. Nuestros socios, en colaboracin con los clubes Interact y
Rotaract y el Grupo de Rotary para Fomento de la Comunidad que patrocina-
mos, participarn como voluntarios.

Mensurables tienen un fin tangible y cuantifi- Una vez en funcionamiento, el banco distribuir 5 kilos de alimentos no pere-
cable. cederos por semana a 100 familias.

Tienen un plazo especfico siguen un plazo o El banco de alimentos estar en funcionamiento en 12 meses, bajo la gestin
cronograma para la conclusin del proyecto. de una organizacin de caridad local. Nuestros socios seguirn apoyando al
banco a travs de campaas de promocin, recaudacin de fondos y trabajo
voluntario.

Gua para proyectos eficaces 7


Preparacin del plan de trabajo Conserve los comprobantes de todos los gastos relacionados
con el proyecto, y entregue recibos a todo donante de
Teniendo en cuenta las metas, prepare un plan de trabajo, es fondos o materiales para el proyecto.
decir un cronograma sencillo y fcil de comprender que docu-
Reconcilie peridicamente los recibos con las cuentas
mente cada una de las tareas necesarias para lograr los objetivos
financieras.
del proyecto. El plan deber incluir:
Establezca un sistema para facilitar la auditora de las
Tareas especficas.
finanzas del proyecto a cargo de una firma independiente
Responsabilidades individuales reconocida.
Presupuesto para recursos Enve informes peridicos a las partes interesadas del
Cronograma y plazos del proyecto proyecto y la comunidad, incluido un desglose de gastos e
Resultados previstos ingresos.

El club podr tambin nombrar a una persona o un subcomit


para monitorear el progreso del plan, enviar recordatorios, y
Responsabilidad civil y proteccin
alentar y recompensar a las personas que toman parte en cada Cuenta el club con un plan para casos de accidentes o urgen-
tarea. cias? Cuenta usted con proteccin legal? Al planificar un pro-
yecto de servicio, tenga en cuenta estas preguntas y las medidas
indicadas a continuacin a fin de que todas las partes involu-
Preparacin del presupuesto cradas estn debidamente protegidas en caso de accidente u
Para evitar gastos imprevistos durante el proyecto deber ela- otra situacin de urgencia.
borarse un presupuesto detallado con expectativas financieras Despus de consultar con el cuerpo de polica, bomberos,
realistas y en base al plan de trabajo. Determine anticipada- paramdicos y otros expertos locales en seguridad, elabore
mente los gastos e ingresos, por ejemplo: un plan de accin para casos de accidente, lesiones o daos
a la propiedad.
Gastos
Lleve un telfono mvil y un botiqun de primeros auxilios
Impresin de materiales promocionales a la sede del proyecto.
Franqueo de materiales promocionales Obtenga de los participantes los datos del contacto para
Transporte para los voluntarios casos de emergencia.
Refrigerios para los voluntarios Busque asesoramiento legal sobre responsabilidad civil y
Materiales y suministros riesgos asociados con la implementacin de proyectos y
actividades del club.
Ingresos Si lo permite las leyes locales, obtenga personera jurdica
Bienes y servicios donados para el club o el proyecto, si se tratase de una actividad
Fondos recaudados para el proyecto de envergadura, para contar con mayor proteccin de
responsabilidad civil.
Subvenciones
La escritura de constitucin en sociedad del club o del proyec-
Transparencia y rendicin de to no debe contravenir las disposiciones de los Estatutos ni del
Reglamento de RI, e incluir una clusula al respecto. Remita la
cuentas escritura constitutiva a su representante de Apoyo a los Clubes
Un presupuesto bien elaborado no solo ayuda al club a admi- y Distritos, quien podr suministrarle mayor informacin
nistrar eficazmente los recursos del proyecto, sino que fomenta sobre la normativa de RI en materia de personera jurdica.
el apoyo de la comunidad, evita el uso inadecuado de los
recursos y facilita la planificacin de proyectos futuros. Gene-
ralmente, los donantes, organizaciones y fundaciones solicitan
la presentacin de un informe financiero detallado antes de
emitir fondos a un proyecto. Al establecer un sistema
transparente de contabilidad, considere las siguientes
recomendaciones:
Familiarcese con las leyes y ordenanzas locales que pudiera
regir para el proyecto.
Redacte una declaracin de custodia de fondos y rendicin
de cuentas.
Abra una cuenta bancaria para los fondos del proyecto.

8 Comunidades en accin
ALIANZAS DE COOPERACIN

La cooperacin con otros grupos u organizaciones, dentro y


fuera de Rotary, realza los proyectos de servicio del club. El uso
Grupos de Rotary para Fomento de
de los recursos existentes de la comunidad y la participacin la Comunidad
grupos comunitarios o empresas generan en los residentes de Los Grupos de Rotary para Fomento de la Comunidad
la comunidad un sentido de pertenencia y propician cambios (GRFC)estn integrados por hombres y mujeres queno per-
tangibles y significativos. Ms informacin y sugerencias sobre tenecen a un club rotario, pero que comparten los valores y la
cmo colaborar con otras organizaciones en www.rotary.org/ consagracin al servicio de Rotary. Graciasalapoyo y orien-
colabore. Consulte la publicacin Introduccin al Servicio a las tacin brindada por sus clubes rotarios patrocinadores,stos
Nuevas Generaciones (735-ES) para trabajar con los jvenes. planifican e implementan proyectos queabordan los problemas
de sus comunidades. Los grupos tambin pueden apoyar los
Grupos de Accin Rotaria proyectos de servicio del club rotario. El patrocinio de los
Los Grupos de Accin Rotaria participan directamente en GRFC es una manera eficaz de involucrar a los miembros de la
proyectos de servicio internacional que promueven el objetivo comunidad en la planificacin e implementacin de proyectos
de Rotary. Son agrupaciones autnomas de carcter interna- y garantizar la sostenibilidad de los mismos. Ms informacin
cionalcompuestas por rotarios, cnyuges de rotarios y rota- en www.rotary.org/grfc.
ractianos con amplios conocimientos y pasin por un tipo de
servicio determinado. Ms en www.rotary.org/es.

Gua para proyectos eficaces 9


Otros clubes rotarios Departamento de Servicio de Rotary
Comunquese con colaboradores potenciales:
Requiere su club ayuda para encontrar un club, distrito u
Planee un Intercambio Rotario de Amistad una visita
otra entidad rotaria para colaborar en un proyecto de servicio?
recproca entre su club y un club de otro pas.
Comunquese con el Departamento de Servicio de Rotary en
Establezca un hermanamiento con un club en el exterior. rotary.service@rotary.org y entrese sobre los recursos a su
Participe en una feria de proyectos para encontrar a un disposicin.
colaborador para un proyecto de servicio internacional.

Ms sugerencias sobre cmo conectarse con otros clubes en


www.rotary.org/conexiones.

Organizaciones externas
Antes de colaborar en un proyecto conjunto con una organi-
zacin externa, la entidad sea reconocida y compatible con las
metas de su proyecto.

Averige:
Cul es la misin de la organizacin?
Es dicha misin compatible con los objetivos del club?
Cules son los antecedentes y reputacin de la
organizacin?
Tiene disponible la organizacin informes financieros
disponibles?
Est la entidad dispuesta a colaborar con los rotarios y
compartir las oportunidades de relaciones pblicas que se
presenten?
Qu entidad de servicio tendran los socios del club al
colaborar con la organizacin?

10 Comunidades en accin
RECAUDACIN DE FONDOS

Las grandes ideas y el entusiasmo ilimitado son recursos mag- 9. Brindar reconocimiento a los voluntarios y donantes
nficos, pero el proyecto no ser eficaz si usted no cuenta con el (segn las costumbres locales).
dinero necesario para que sea viable. La recaudacin de fondos 10. Informar a la comunidad de los resultados a travs de
requiere un plan en el cual se detallen los propsitos del pro- medios de comunicacin.
yecto y de qu manera usted espera reunir el dinero necesario
para que funcione. Su club bien podra financiar enteramente 11. Evaluar la actividad con el comit de recaudacin de fon-
un proyecto a travs de cenas de beneficencia, subastas, cami- dos, el presidente y otros lderes del club.
natas, venta de artesanas o pasteles, o lavado de vehculos. No 12. Revisar los resultados de la campaa con los funcionarios
obstante, en otras ocasiones deber recurrir a fuentes externas de club entrantes o el tesorero para garantizar la continui-
de financiacin. dad de futuras campaas.
Donantes
Negocios Cooperacin con los donantes
Fundaciones (incluida La Fundacin Rotaria) Antes de solicitar fondos, infrmese sobre los donantes para
Organizaciones no gubernamentales o sin fines de lucro determinar el monto adecuado que su club podra solicitar. De
esta manera tendr mayores posibilidades de recibir la suma so-
Dependencias gubernamentales
licitada (o una cifra aproximada) puesto que los donantes res-
Otros clubes rotarios pondern mejor a una solicitud razonable que a una cifra am-
bigua o arbitraria. Al solicitar fondos, destaque los beneficios y
Elaboracin del plan de no las necesidades. Puesto que la mayora de donantes aportan
para marcar una diferencia, explqueles en trminos cuantifi-
recaudacin de fondos cables cul ser su retorno en la inversin, especificando clara-
La mayora de las campaas exitosas son detenidamente plani- mente quines sern los beneficiarios de su generosidad.
ficadas e implementadas. El Comit de Proyectos de Servicio
deber coordinar las actividades de recaudacin de fondos con Organice un sistema para registrar todas las contribuciones
el tesorero o el Comit de la Fundacin del club. Analice qu y donaciones para el proyecto. Estos registros lo ayudarn a
tipos de eventos se adecuan mejor a las circunstancias de su determinar el tipo de contribucin que el donante estara dis-
comunidad y prepare un mensaje claro y conciso en el cual se puesto a efectuar en el futuro y a no solicitar aportaciones a las
les comunique a los posibles donantes las metas de servicio y mismas personas o instituciones con demasiada frecuencia.
los planes del club. Asegrese de que el plan cumpla con las
Una estrecha relacin de trabajo con los donantes podra signi-
normas y leyes locales.
ficar un aumento de fondos para proyectos futuros. Suministre
Proceso general para la elaboracin de un plan de recaudacin a los donantes informes peridicos sobre el uso de los fondos,
de fondos: no solo porque a stos les interesa estar al tanto del destino de
sus aportaciones sino porque, a la larga, beneficiar a su club al
1. Determinar las necesidades econmicas. utilizar dichos fondos con mxima transparencia y responsabi-
2. Establecer un presupuesto. lidad. Tambin es recomendable mantenerlos informados sobre
el avance del proyecto, e invitarlos a concurrir a celebraciones y
3. Determinar los recursos disponibles.
eventos relacionados con el proyecto.
4. Establecer los arreglos logsticos de la campaa.
5. Organizar a los voluntarios. Recomendamos, adems, agradecer a los donantes. Por lo
general una nota de agradecimiento es lo adecuado para una
6. Publicitar el evento. donacin pequea, mientras que algunos clubes reconocen las
7. Implementar la campaa de recaudacin de fondos. contribuciones considerables a su manera.
8. Administrar los fondos segn las prcticas comerciales.

Gua para proyectos eficaces 11


Donantes particulares Organizaciones no gubernamentales y sin fines
Al solicitar aportaciones a un donante particular, no baje sus de lucro
expectativas, pida un monto elevado pero que sea razonable y En general, podr aplicar la misma metodologa utilizada con
realista. Ofrezca al posible donante una idea clara de la cifra las fundaciones y empresas con las entidades sin fines de lucro,
que debe recaudarse, del papel que jugar en la campaa y la tambin conocidas como organizaciones no gubernamentales
cantidad de dinero que podra aportar. Al hacer la solicitud, (ONG). Una diferencia es que las ONG por lo general propor-
sea considerado y corts, y deje que el propio donante decida cionan asistencia tcnica, capacitacin o donaciones en especie
el monto de la donacin. Averige, adems, si la empresa del para potenciar la capacidad de una comunidad. Si una ONG
posible donante otorga fondos paralelos a los aportados por los no otorga subvenciones o subsidios a otras organizaciones,
empleados. averige si suministra algn tipo de asistencia tcnica para pro-
yectos comunitarios.
Empresas
Consulte los registros pblicos para determinar el historial Agencias gubernamentales
de contribuciones de una empresa en particular y obtener los Los gobiernos municipales, regionales y nacionales a menu-
datos de la persona de contacto. Recalque las ventajas que do otorgan fondos. Contacte con la oficina gubernamental
les reportar auspiciar el proyecto, especialmente en cuanto para averiguar sobre los recursos disponibles. Muchos pases
a publicidad. El presupuesto de marketing de las empresas cuentan con agencias de desarrollo internacional mediante las
generalmente es mayor que el destinado a causas sociales; por cuales brindan asistencia a otras naciones. La mayora de las
tal motivo, si la empresa considera que al auspiciar el proyecto agencias tienen requisitos especficos para el otorgamiento de
recibir ms publicidad, es ms probable que asignen fondos fondos como la presentacin de solicitudes detalladas, similares
de la partida de marketing a dicho propsito.
a las solicitudes de subvenciones o subsidios de una fundacin.
Si una empresa est interesada en la labor del club pero no
el patrocinio de un proyecto, sugiera otro tipo de aportacin
como mano de obra, equipo o suministros. La aportacin de
servicio voluntario o donaciones en especie contribuir a la
imagen positiva de la empresa, lo que sera mucho ms difcil
de lograr con publicidad.

Fundaciones
Consulte los registros pblicos para averiguar qu fundaciones
ofrecen recursos y financiamiento. Una vez identificada la po-
sible fuente de financiacin, designe a un socio del club como
contacto principal para cultivar la relacin con la organizacin
en cuestin. Por lo general, se le pedir que presente una soli-
citud de fondos. Las propuestas deben ser de buena calidad ya
que las solicitudes incompletas o deficientemente redactadas
tienen menos probabilidades de ser aprobadas.

Si su solicitud es aprobada, remita una carta de agradecimiento


y averige sobre los informes que debe presentar, puesto que
es posible que la fundacin desee llevar un control del avance
del proyecto. Si la solicitud no es aprobada, averige por qu.
Asimismo, procure determinar si el club podra ser tenido en
cuenta para recibir fondos para proyectos futuros. De ser as,
sera una ocasin para establecer vnculos con dicha
organizacin.

Financiacin a travs de La Fundacin Rotaria

La Fundacin Rotaria ofrece varias subvenciones para finan-


ciar proyectos de servicio a nivel del club y distrito. Para ms
informacin sobre estas oportunidades, comunquese con el
presidente del Comit Distrital de La Fundacin Rotaria. La pu-
blicacin La Fundacin Rotaria: Gua de consulta rpida
(219-ES) contiene datos generales sobre las subvenciones u
otros recursos.

12 Comunidades en accin
GESTIN DEL PROYECTO

Si bien la implementacin de un proyecto vara de un proyecto


al otro, el uso de estas mejores prcticas garantizar que su
Voluntarios
proyecto funcione eficazmente. Invite a los voluntarios a participar en los proyectos de servicio
de su club. Cuando ellos se comprometen a apoyar al proyecto,
su xito est prcticamente garantizado. A fin de sostener el tipo
Uso de donaciones en especie de accin eficaz que requiere un proyecto para tener xito, los
Los materiales donados a proyectos comunitarios podrn tener participantes tienen que sentirse motivados, no solo al comienzo
un gran impacto. Pero acurdese que los proyectos debern sino durante toda la duracin del proyecto. Una experiencia
centrarse en abordar necesidades y no en proporcionar mate- positiva inicial suele animar a la gente a intervenir en otras acti-
riales. Cuando su club descubre la necesidad por un suministro vidades de servicio.
especfico, primero deber tratar de satisfacer dicha necesidad
con la ayuda de la comunidad local. A menudo es menos
costoso comprar los suministros en la comunidad local que
transportarlos de otro lugar y, adems, comprarlos localmente
ayuda a la economa de esa zona. Si decide aceptar suminis-
tros de un patrocinador del exterior, asegrese de que todos
los participantes en el proyecto comprendan que tendrn que
tratar con aduanas, con requisitos de procedimiento y con el
costo de transporte.

Gua para proyectos eficaces 13


Sugerencias para motivar a los voluntarios Mantenga contacto con los voluntarios. Al final del
proyecto, siga dndoles a los voluntarios informacin
Asigne a los participantes tareas adecuadas a sus aptitudes,
actualizada sobre el proyecto y sobre nuevas oportunidades
intereses o experiencia.
de servir como voluntario.
Ofrezca una visin de las consecuencias positivas que tendr
el proyecto.
Ponga de relieve la significancia de la funcin que cumple
Comunicaciones peridicas
cada persona. La comunicacin durante todo el desarrollo del proyecto es
fundamental para la motivacin de los socios del club y de to-
Delegue responsabilidades.
das las partes interesadas directa o indirectamente en el proyec-
Estructure equipos eficaces. to. No se debern guardar secretos sobre el proyecto. Todos los
participantes debern recibir regularmente noticias sobre ste.
Una de las maneras ms eficaces de mantener la motivacin y Algunos recursos para mantener informados a los rotarios:
dedicacin de los voluntarios es hacer que las actividades sean
entretenidas y dinmicas, en las cuales se incluya la capacidad Difusin de informacin actualizada en las reuniones del
y participacin directa de todos. Sera conveniente nombrar un club.
coordinador de voluntarios, que servir de persona de contacto Celebracin de logros importantes.
para aquellos voluntarios que deseen formular preguntas o Otorgamiento de reconocimiento a los socios del club y
comentarios. otras personas a medida que se desarrolla el proyecto.

Sugerencias para los coordinadores Visitas de representantes de organizaciones colaboradoras.


Eventos del club en la sede del proyecto.
de voluntarios
Prepare las tareas de los voluntarios con antelacin. Al
efectuar ciertos preparativos antes de iniciar el proyecto (por Relaciones pblicas
ejemplo, crear una lista de actividades y pedir a los socios Para garantizar el xito del proyecto de su club, tiene que
del club que firmen al lado de la tarea que prefieren realizar) contar con el apoyo de la comunidad local. El desarrollo de
el coordinador se asegurar de que cada etapa del proyecto un plan de relaciones pblicas le dar la mejor oportunidad
cuente con el apoyo de voluntarios. de difundir el proyecto y de lograr el apoyo de la comunidad.
Brinde informacin a los voluntarios. Informe a los Y al mismo tiempo estar realzando la imagen de Rotary en la
voluntarios de los elementos que debern llevar al lugar comunidad. Vea la publicacin Relaciones pblicas eficaces: Gua
donde se realizar la actividad, a fin de ayudarlos a para los clubes rotarios (257-ES), y visite www.rotary.org/es,
prepararse para la jornada de trabajo. Efecte una sencilla donde encontrar:
presentacin acerca de la actividad que realizarn y Informacin sobre cmo redactar un comunicado de prensa
pregnteles sobre sus expectativas y necesidades. eficaz
Preprese para los imprevistos. Como es imposible prever Maneras de colaborar con los medios de comunicacin
todas las circunstancias, se recomienda contar con un Anuncios y materiales multimedios para descargar
plan para contingencias. Si las actividades del proyecto se
Imgenes para descargar
realizarn al aire libre, prepare un plan en caso de que surjan
condiciones climticas desfavorables, en el cual se indique Informacin sobre cmo conectarse con las redes sociales
a los voluntarios adnde dirigirse y qu hacer. Adems, de RI
siempre es posible que ocurra un accidente. Cercirese de
que los voluntarios sepan con quin contactar y qu hacer si
sufren un accidente, se pierden o necesitan atencin mdica.
Uso de las marcas registradas de
Motive la reflexin. Una manera de hacer que el servicio Rotary
voluntario sea ms significativo es reflexionar despus de El uso del nombre Rotary, el emblema de Rotary y otras mar-
completar una actividad de servicio. Puede tratarse de una cas registradas de propiedad de RI (conocidas como las marcas
actividad muy sencilla, como una discusin de las impresiones de Rotary) en su proyecto permitir promover eficazmente la
y las actividades preferidas de los voluntarios, o pedirles a los misin de Rotary. Asegrese de que en los materiales publicita-
voluntarios que anoten su opinin en un diario personal o rios se indique claramente el nombre del club o distrito rotario
completen formularios de evaluacin del proyecto. que planific e implement el proyecto.
Brinde reconocimiento a las contribuciones de los
Antes de preparar los materiales promocionales, consulte las
voluntarios. Cuando las personas sienten que se valora su
pautas de RI para el uso correcto de las marcas de Rotary, las
trabajo y que han contribuido positivamente a un proyecto,
cuales se describen en el Manual de identidad visual de RI
se animan a intervenir en otras actividades. Al concluir una
(547-ES). Para mayor informacin, contacte con su represen-
actividad de servicio, agradezca a todos los participantes.
tante de Apoyo a Clubes y Distritos o con la Seccin de Trami-
Reconozca el servicio brindado por los voluntarios a ttulo
tacin de Licencias en la Sede de RI.
individual durante las reuniones del club o pida a los
rotarios que participaron que relaten sus experiencias.

14 Comunidades en accin
EVALUCIN DE LOS LOGROS

La evaluacin es clave para la implementacin de los proyectos Informacin necesaria


de servicio. Hay que saber cules aspectos del proyecto resulta- Fuentes de informacin
ron adecuados y cules no. El proceso de evaluacin no tiene
Mtodo ms eficaz para recolectar informacin
por qu ser costoso ni prolongado. Gran parte de la labor ya
est cumplida cuando usted establece las metas y los objetivos Fecha en que se debe presentar la evaluacin
durante la fase de planificacin. La finalizacin de la evalua- Recursos disponibles para recolectar informacin
cin no significa ms que reunir los datos relacionados con Mtodo para informar de los resultados
cada uno de los objetivos del proyecto y determinar si stos se
lograron o no.

Seleccin del mtodo de


evaluacin
Para comenzar, defina los siguientes parmetros:
Propsito de la evaluacin
Sector del pblico (socios del club, patrocinadores, medios
de difusin, etc.)

Gua para proyectos eficaces 15


Existen varios mtodos para evaluar un proyecto. A continua-
cin, se indican los ms usuales:
Comparta su proyecto con RI
Rotary International acepta historias de proyectos que han
Anlisis de datos tenido xito para luego ofrecerlos como proyectos modelo para
El anlisis de datos consiste en una comparacin de estadsticas inspirar e instruir a los dems clubes rotarios. Contacte al De-
anteriores y posteriores al proyecto. Un proyecto de alfabetiza- partamento de Servicio de Rotary en rotary.service@rotary.org
cin para adultos podra incluir una prueba que los alumnos para compartir informacin sobre su proyecto. Es posible que
deban superar a comienzos y a finales del curso para compro- utilicemos datos sobre su proyecto en el sitio web de RI u otras
bar su avance. publicaciones rotarias.

Encuesta
Para obtener resultados que puedan cuantificarse con facilidad,
una encuesta podra detectar ciertos niveles de cambio. Ejem-
plo: una encuesta para evaluar la incidencia de SIDA en una
comunidad dada, efectuada antes y despus de un proyecto
de concienciacin sobre dicha enfermedad desarrollado por el
club rotario local.

Estudio de casos
Un estudio de casos registra los efectos de un proyecto en un
nmero limitado de personas. El establecimiento de un Grupo
de Rotary para Fomento de la Comunidad (GRFC), por ejem-
plo, podra ejercer una profunda influencia en un pequeo
sector de la comunidad. Un estudio de aquellas personas cuya
vida se ha visto afectada podra ofrecer un panorama ms claro
sobre el nivel de los cambios que han tenido lugar despus de
comenzada la labor del GRFC. Asimismo, podran efectuarse
entrevistas detalladas a los participantes, a efectos de tener
constancia del aprendizaje registrado a travs del proyecto.

Para efectuar una evaluacin con el mayor nivel posible de


amplitud y eficacia, se recomienda combinar varios mtodos.
Por ejemplo, al constatar la influencia positiva de un fondo
rotatorio de prstamos en una comunidad dada, se podra
indicar que el nmero de personas con ingresos inferiores a
500 dlares mensuales disminuy en un 20%, que aument la
cantidad de residentes que tienen una cuenta de ahorro, y que
la calidad de vida de dos mujeres ha mejorado (indican que
confan ms en ellas mismas y que sus familias disfrutan de
una mejor situacin).

Redaccin del informe


de evaluacin
El informe deber ser conciso, atractivo, til y fcil de com-
prender. Tenga presente las siguientes sugerencias:
El informe deber ser breve.
Realce el impacto del informe recurriendo a la voz activa y
el tiempo presente.
Incluya los aspectos ms importantes al principio y
destaque los puntos clave.
Incluya citas, ancdotas, grficas y fotografas.
Recomiende medidas especficas que pueden
implementarse en otros proyectos e incluya sugerencias
sobre procedimientos distintos a los que usted ha utilizado.

16 Comunidades en accin
LISTA DE VERIFICACIN

Consulte esta lista para asegurarse de que su club est siguien- Prepare un plan de trabajo y un presupuesto (pgina 8).
do las mejores prcticas mencionadas en esta gua. Refirase a Ha identificado tareas especficas para lograr
los nmeros de pginas en parntesis para revisar pasos espec- las metas y objetivos de su proyecto y preparado
ficos. cronogramas para finalizarlo?
Conteste esta preguntas previa a la evaluacin Ha identificado los recursos financieros y materiales
(pginas 3-4): necesarios para realizar estas tareas?
Qu tipo de informacin desea obtener sobre su Cuenta con un plan para asegurar la transparencia
comunidad? y la responsabilidad?
Cmo planea incluir en su evaluacin a todos los Tiene un plan para abordar casos de responsabili-
sectores de la comunidad? dad y proteccin legal?
Describa los recursos que utilizar para evaluar las Identifique a los posibles colaboradores (pginas 9-10).
necesidades de la comunidad?
Indique las organizaciones del exterior que
Efecte una evaluacin de las necesidades de una colaborarn con su club.
comunidad (pgina 4). Indique otros grupos rotarios que colaborarn con
Relate las necesidades y puntos positivos revelados su club.
por su evaluacin.
Elabore un plan de recaudacin de fondos (pgina 11).
Describa los proyectos realizados por su club
ltimamente. Comunquese con posibles donantes y solicite
Mencione los proyectos que interesan a los subvenciones (pginas 11-12).
miembros del club.
Designe a un coordinador voluntario y haga que los
Seleccione un proyecto (pginas 5-6). voluntarios participen activamente (pginas 13-14).
Indique los compromisos de tiempo y financieros Facilite la comunicacin entre las personas involucradas
que se espera de su club. en el proyecto (pgina 14).
Indique la duracin del proyecto.
Participe en actividades de relaciones pblicas durante y
Ser sostenible el proyecto? despus de concluido el proyecto (pgina 14).
Nombre a un Comit de Proyectos de Servicio Efecte una evaluacin (pginas 15-16).
(pgina 7).
Las metas y objetivos del proyecto se lograron?
Fije las metas y objetivos del proyecto (pgina 7). Por qu s o no?

Son metas compartidas, estimulantes, alcanzables, Qu ha aprendido su club de este proyecto?


mensurables y capaces de lograrse dentro de un
plazo especfico?

Gua para proyectos eficaces 17


One Rotary Center
1560 Sherman Avenue
Evanston, IL 60201-3698 EE.UU.
www.rotary.org 605A-ES(112)

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