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APOYO A LA COORDINACION DEL TALENTO HUMANO

PORTAFOLIO DE EVIDENCIAS

ESTRUCTURA CURRICULAR.

ASISTENCIA
ADMINISTRATIVA

INSTRUCTORA.
VICTORIA PINO.

ALUMNA EN FORMACION
YURIZAN CAMPAA S.
YURIZAN CAMPAA SANTACRUZ

ZZ
APOYO A LA COORDINACION DEL TALENTO HUMANO

APOYO A LA YURIZAN CAMPAA SANTACRUZ

COORDINACION
DEL TALENTO
HUMANO
APOYO A LA COORDINACION DEL TALENTO HUMANO

GUIA DE APRENDIZAJE YURIZAN CAMPAA SANTACRUZ

#1
Dentro de la elaboracin o diseo del Manual de Funciones se suelen
presentar algunas dificultades; menciona alguna de ellas.

MANUAL DE
FUNCIONES
Y
PROCEDIMIENTOS.
APOYO A LA COORDINACION DEL TALENTO HUMANO

Elabora un cuestionario de 10 preguntas que considere relevantes acerca de los


manuales de funciones y procedimientos.

1. Desde tu punto de vista, cmo definiras el Manual de Funciones y cual


consideraras el objetivo del mismo?

R/ Un manual de funciones es un documento que se prepara en una empresa con el


fin de delimitar las responsabilidades y las funciones de los empleados de una
compaa.

El objetivo primordial del manual es describir con claridad todas las actividades de una
empresa y distribuir las responsabilidades en cada uno de los cargos de la
organizacin.

2. Para proceder a la implementacin de un Manual de Funciones se cuentan con


una seria de elementos los cuales ayudan a la complementacin del manual;
mencinalos y describe cada uno de ellos.

R/
A. Manual de funciones y responsabilidades.
B. Manual de procedimientos y diligenciamiento de formatos.
C. Estructura orgnica de la Empresa.
D. Manual de normas administrativas.
E. Delineamientos o directrices de contratacin de Personal.
F. Reglamento laboral.

A. MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES:

Este corresponde a un documento que se divide en los siguientes aspectos:

DESCRIPCIN BSICA DEL CARGO:

El formato se encabeza describiendo el nombre del cargo, dependencia a la que


pertenece y el cargo de su jefe inmediato.

OBJETIVO ESTRATGICO DEL CARGO:

Este tem se refiere a la actividad genrica que define el grupo de funciones,


actividades y responsabilidades por lo cual se hace necesario la existencia de dicho
cargo en la estructura de la empresa.
En este punto se debe recalcar que la definicin del objetivo debe ser concreta y que
globalice en pocas palabras el grupo de funciones y responsabilidades del cargo.

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FUNCIONES BSICA:

En este numeral se deben incluir brevemente cada una de las funciones y


responsabilidades bsicas que describa adecuadamente los lmites y la esencia del
cargo.
Se debe tener en cuenta que en la descripcin de las funciones bsicas no se debe
entrar en los detalles de "el como hacer para cumplir con las funciones", ya que este
es un tema tratado al detalle en el manual de procedimientos y formatos

PERSONAL RELACIONADO CON EL CARGO:

En este tem se parte de la ubicacin del cargo dentro del organigrama de la empresa
para determinar con que empleados o secciones debe interactuar para dar
cumplimiento a sus funciones y responsabilidades asignadas.
Esta parte del formato tambin le permite al trabajador conocer la compaa y le da un
panorama global del movimiento de la empresa entre sus diferentes secciones.

PERFIL DEL CARGO:

En este punto de la descripcin del cargo, se refiere a cul sera el perfil ptimo o ideal
del funcionario que debe ocupar un cargo.

Se debe aclarar con respecto a la descripcin del perfil de cargo que este se requiere
para poder realizar una adecuada seleccin de personal. Si bien es cierto que es muy
difcil encontrar un empleado que cumpla a cabalidad con el perfil ptimo establecido
para un cargo, esto si nos puede servir de base para seleccionar el aspirante ms
adecuado en el proceso de seleccin.

B. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y DILIGENCIAMIENTO DE FORMATOS

El manual de procedimientos y diligenciamiento de formatos se orientan a


especificar ciertos detalles de las actividades que normalmente se ejecutan en una
empresa con el fin de unificar criterios al interior de la empresa, a recuperar la
informacin de la forma ms adecuada asegurando su calidad y por ltimo agilizar
la circulacin de la informacin para que esta llegue oportunamente a las
secciones que la requieren.

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C. ESTRUCTURA ORGNICA DE LA EMPRESA

En este numeral se debe presentar el organigrama real de la empresa y con sus


diferentes cargos. Este documento debe ser de conocimiento general de todos los
empleados de la empresa. Su cabal conocimiento permite que cualquier funcionario
tenga con claridad con quien o con quienes debe contactarse para lograr los objetivos
de su cargo.
Tambin es importante el conocimiento de la estructura orgnica de la empresa para
que los empleados sigan adecuadamente el conducto regular y tambin para saber a
dnde acudir cuando el funcionario requerido no se encuentre en el momento de ser
solicitado.

D. MANUAL DE NORMAS ADMINISTRATIVAS

El manual de normas administrativas corresponde a un documento donde se


especifican una serie de normas y procedimientos relacionados bsicamente con las
novedades de personal tanto en lo relacionado con nmina, bonificaciones, incentivos
de ndole interno y extralegal, vacaciones, permisos, etc.

E. DELINEAMIENTO O DIRECTRICES DE CONTRATACIN DE PERSONA

Este documento describe inicialmente las polticas de la compaa en materia de


seleccin, contratacin y evaluacin del personal. Luego se detallan los
procedimientos que se deben seguir en cada uno de los aspectos (seleccin,
contratacin y la evaluacin del personal.

F. REGLAMENTO LABORAL

Este documento tambin se conoce como "el reglamento interno de trabajo" y el cual
rene un grupo de normas que de una u otra manera delimita la normal convivencia
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laboral dentro de la empresa. Esta normatividad incluye las prohibiciones en el
comportamiento dentro de la empresa, comportamiento fuera de la empresa que
afecten la imagen o los intereses de la empresa, el nivel de gravedad de las faltas y
las posibles repercusiones de las acciones ndole disciplinaria que tomara la empresa
en cada caso.

3. Dentro de la elaboracin o diseo del Manual de Funciones se suelen presentar


algunas dificultades; menciona alguna de ellas.
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R/ Algunas de las dificultades que se suelen presentar dentro de la elaboracin del


manual de funciones es el SINDROME DE GOLIAT, Cuando se presentan este tipo de
problemas es muy comn que se generen procedimientos, normas y formatos propios
de cada seccin y la informacin que se requiere rescatar se encuentra parcializada,
dispersa, duplicada y obviamente de muy mala calidad, ya que se tiende a generar
cada seccin su propia base de datos.

4. Quien o quienes crees t que serian las personas adecuadas para la elaboracin o
el diseo de un Manual de Funciones?

R/ Para el diseo del manual de procedimientos y formatos se debe conformar un


grupo de trabajo compuesto por profesionales de buen conocimiento en el tema y los
jefes de grupo o de rea. Es responsabilidad de los jefes que en cada grupo de trabajo
se le de la importancia necesaria a cada uno de los procesos para que se vuelvan
parte de la cotidianidad y la cultura de la empresa.

5. Menciona dos aspectos relevantes que se deban tener en cuenta una


organizacin, una vez diseado y aprobado el Manual de Funciones.

R/ El manual de funciones y responsabilidades es algo crtico y por lo tanto no debe


dar espera su puesta en marcha. Este manual es muy importante implementarlo
debido a dos aspectos principales:

Proporciona a cada empleado de la empresa un panorama general de su cargo y


como moverse dentro de la compaa para lograr sus objetivos.

Le permite a la empresa tener una claridad de cmo fluyen los procesos de la


compaa, como se complementan las actividades y los cargos de una manera
organizada

6. El MDF consigna las funciones, las responsabilidades y los requisitos de los cargos
que conforman la planta de personal de las entidades; describe cuales serian los
objetivos para que este se logre.

Permita la colocacin y contratacin de individuos adecuados en cada puesto de


trabajo en la organizacin.

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Da a conocer las funciones, las responsabilidades y los requisitos de los cargos


que conforman la planta de personal de las entidades.

Determina las necesidades de entrenamiento en la organizacin.

7. El Manual de Funciones se contextualiza dentro de dos marcos; mencinalos y


explique cada uno de ellos.

R/ MARCO JURIDICO: Son las normas que regulan la existencia y la actuacin


de la empresa, tanto en lo interno como externo y, por lo tanto, en las que se ha de
sostener el MFD, en el documento no se extiende en explicaciones sino que apenas
cita la norma.

MARCO ADMINISTRATIVO: Esta seccin recoge el pensamiento de los


directivos, especficamente, el plan estratgico para la vigencia respectiva y las
polticas administrativas generales.

Es una manera de mostrar no solo la brjula sino tambin el mapa por donde se
espera transitar hacia las metas empresariales.

8. La descripcin de cargos, describe de forma detallada cada uno de los cargos que
compone la empresa u organizacin, por tanto este se convierte en un canal de
comunicacin; dentro del Manual de Funciones como seria la descripcin de
estos cargos?

R/ Dentro del MDF la descripcin se hara de la siguiente forma:

Identificacin

Funcin

Actividades

9. El sistema del control interno dentro de una organizacin, aparte de ser una
politica de gerencia se constituye como una herramienta de apoyo para las
directivas de cualquier empresa, por lo tanto cuenta con un componente El
Manual de Funciones de forma detallada describe para que esta creado.

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R/ MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

El Manual de Procedimientos se crea para obtener una informacin detallada,


ordenada, sistemtica e integral que contiene todas las instrucciones,
responsabilidades e informacin sobre polticas, funciones, sistemas y procedimientos
de las distintas operaciones o actividades que se realizan en una organizacin.

Las empresas en todo el proceso de disear e implementar el sistema de control


interno, tiene que preparar los procedimientos integrales de los procedimientos, los
cuales son los que forman el pilar para poder desarrollar adecuadamente sus
actividades, estableciendo responsabilidades a los encargados de todas las reas,
generando informacin til y necesaria, estableciendo medidas de seguridad, control y
autocontrol y objetivos que participen en el cumplimiento con la funcin empresarial.

10. Los manuales de procedimientos, se desarrollan para cada una de las actividades
u operaciones que tengan que ver con los procesos administrativos y operativos,
de acuerdo con los lineamientos y exigencias establecidas por la ley; para tal
efecto se debe cumplir con un contenido y algunos pasos; Mencinalos.

R/ Contenido del Manual de Procedimientos:

1. Titulo y cdigo del procedimiento.


2. Introduccin: Explicacin corta del procedimiento.
3. Organizacin: Estructura micro y macro de la entidad.
4. Descripcin del procedimiento.

4.1 Objetivos del procedimiento.


4.2 Normas aplicables al procedimiento.
4.3 Requisitos, documentos y archivos.
4.4 Descripcin de la operacin y sus participantes.
4.5 Grafico o diagrama de flujo del procedimiento.

5. Responsabilidad: Autoridad o delegacin de funciones dentro del proceso.


6. Medidas de Seguridad y Autocontrol: Aplicables al procedimiento.
7. Informes: econmicos, financieros, estadsticos y recomendaciones.
8. Supervisin, Evaluacin y Examen: Entidades de control y gestin de autocontrol.

Los pasos anteriores hacen parte de la justificacin del contenido del manual de
procedimientos frente al control interno.

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GUIA DE APRENDIZAJE YURIZAN CAMPAA SANTACRUZ

#2
Dentro de la elaboracin o diseo del Manual de Funciones se suelen
presentar algunas dificultades; menciona alguna de ellas.

LA IMPORTANCIA DEL
ANALISIS DE
TAREAS EN LA
ORGANIZACIN.
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EVIDENCIA DE APRENDIZAJE Y DESEMPEO INDIVIDUAL.

1. Identificar conceptos bsicos: Actividad, Funcin y Tarea.


2. Establezca las diferencias entre Actividad, Funcin y Tareas.
3. Establezca la importancia del uso y aplicacin de estndares de calidad en la
organizacin.
4. Elabore una agenda de actividades para la empresa en la que est realizando su
etapa productiva.

1. ACTIVIDAD: se conoce como el conjunto de operaciones o tareas propias de una


persona o entidad.

FUNCION: corresponde a realizar algo determinado ya sea a una entidad o


institucin

TAREA: se considera como el trabajo que debe hacerse en un tiempo determinado

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2. Dentro del marco legal del latn espaol las palabras (actividad, funcin y tarea)
guardan una gran similitud dado a que las 3 vocablos hacen referencia a la forma
de como una persona o una entidad debe realizar una determinada labor
independientemente del campo en el que se encuentre.

3. Durante mucho tiempo el control de calidad se entendi como la


verificacin de algunas caractersticas bsicas a los productos
terminados y listos para el empaque y/o despacho.

La situacin actual del mercado, en todos los campos, ha obligado a los


productores a fabricar artculos y productos de mejor calidad con iguales
o menores costos; como nica alternativa para sobrevivir y permanecer
en l.
Para ello han recurrido al uso de materias primas cuya calidad est
acorde a las exigencias del proceso y el producto; al control minucioso
de todas las etapas del proceso, dentro de parmetros especficos que
garanticen excelentes resultados en cada una de ellas; al contacto
permanente con los consumidores actuales y los potenciales, para
conservar los primeros y ganarse el favor de los segundos; a medir la
eficiencia de las etapas y del proceso en general, para detectar
oportunidades de mejoramiento y a establecer planes de contingencia
para solucionar las situaciones anmalas que se presenten.
En resumen, se trata de hacer las cosas bien para evitar re-procesos de materiales
y productos dentro o al final del proceso, evitar los reclamos, devoluciones y
prdidas de clientes; por consiguiente dentro de una organizacin se considera de
suma importancia que se implemente la aplicacin de los estandares de calidad
por que por medio de este estandar se logra un mejoramiento continuo de los
procesos y procedimientos que permiten ofrecer productos y servicios de mayor
calidad, con costos competitivos y por ende una satisfaccion a los clientes y
colaboradores.

4. Como estudiante Sena en la especialidad de TECNICO PROFESIONAL EN


ASISTENCIA ADMINISTRATIVA me encuentro realizando mi etapa practica en el
Ingenio RIOPAILA-CASTILLA S.A en el rea de Desarrollo integral en donde tengo
como responsabilidad ejecutar algunas funciones; a continuacin se especificaran
de modo detallado.

Registrar en la base de datos la Asistencia del personal que asiste a las


capacitaciones (Calidad, Ambiental, Basc, BPM, Induccin Empresarial, Alpeinco,
Salud Ocupacional, Capacitaciones Complementarias y Certificaciones de los
Empleados) que se les proporciona a todo el personal de la empresa

Sacar por mes en nmero de horas hombre capacitacin de los diferentes


sistemas de gestin (Calidad, Ambiental, Basc, BPM, Inducciones Empresarial,
Alpeinco, Salud Ocupacional y Capacitaciones Complementarias)

Apoyar la logstica para la ejecucin de las capacitaciones.

Inscribir en el sistema el personal para las capacitaciones o curso que se vaya a


dictar.

Coordinar con algunos instructores del Sena las capacitaciones que deben tener
los trabajadores y hacer que se lleven a cabo.

Verificar que las fichas de matrcula de las personas que van a recibir una
capacitacin se llene correctamente para evitar errores en el momento de la
certificacin.
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Entregar a los empleados los certificados de capacitaciones y anexar las copias en


los flderes de cada uno.

Realizar la contratacin y ubicacin en las diferentes reas de la empresa los


estudiantes de colegio con convenio sin remuneracin para pagar las horas de
labor social.

Llevar el listado de espera de personas para patrocinio Sena y Universitarios.

Escoger a los estudiantes que requieran patrocinio Sena Universitario


dependiendo del requerimiento de cada rea y realizar el proceso de vinculacin
que consiste en :

Solicitud de los requisitos necesarios


Programacin de la visita domiciliaria
Diligenciamiento del formato de Requisicin.
Apoyar el proceso para la Remisin medica y vinculacin a la empresa
Diligenciamiento para el carn y transporte.
Solicitud de la dotacin en caso que el estudiante la necesite
Ubicacin del estudiante en el rea a desarrollar su practica

Llevar el cuadro de los estudiantes Sena _ Universitarios al da por mes para


cumplir con la cuota de estudiantes establecida por la ley.

Realizar cada semana el reporte de tiempo de los estudiantes.

Realizar la actualizacin de las hojas de vida acadmica del personal de los


sistemas de gestin ( Calidad, Ambiental y Basc)

Manejo del proyecto del archivo

Manejo del proyecto de proveedores.

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AGENDA DE ACTIVIDADES.

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