You are on page 1of 18

nva n 15 minute

baza
organizrii timpului

Cristi Pavel
www.cristipavel.ro
Cuprins:
Cine sunt?...1
De ce s nvei?...2
Elementul de baz n time management...2
Pasul 1 Agenda i pix-ul...3
Pasul 2 Matricea de prioritizare...4
Pasul 3 Scrierea obiectivelor/activitilor...7
Pasul 4 Stabilirea ordinii/prioritizarea...10
Posibile probleme cu care te-ai putea confrunta +
soluii...13
Concluzie...15
Bibliografie (cri i cercetri tiinifice)...16

(timp de citire 10-15 minute)


Cine sunt?
Salutare!
nainte de toate s-i spun
cteva cuvinte despre
mine i ce m calific s-i
vorbesc despre time
management. Dup care, voi trece direct la treab.
M numesc Cristian Pavel i sunt psiholog, absolvent de
psihologie n cadrul Universitii Babe-Bolyai. Pasiunea
pentru time management a aprut nc din liceu cnd mi
doream s pot face ct mai multe lucruri pe lng
coal.
Aa c, ncetul cu ncetul am nceput s citesc tot mai
mult, s aplic tot mai mult, pn cnd am ajuns ca
inclusiv lucrarea de licen s reprezinte testarea unui
program de management al timpului pe un grup de
studeni de la facultatea de psihologie. Am consultat
cercetri din domeniu i am dezvoltat un program care s-
a dovedit a fi eficace n dezvoltarea comportamentelor
de management al timpului. Studiul tiinific l poi citi
aici. (pag 21-29 din pdf)
Totodat, sunt trainer acreditat de ANC i lucrez ca i
trainer la o firm de consultan i dezvoltare
organizaional din Cluj-Napoca.

1
De ce s nvei?
Timpul nu-l poi controla, sta e adevrul. Ce poi
controla este ceea ce faci, cnd faci sau ct faci, astfel
nct s obii ceea ce i doreti.
Scopul de baz al managementul timpului este acela de a
te ajuta s-i ndeplineti obiectivele, de a obine ceea
ce vrei i de a tri dup propriile valori.

Elementul de baz n time management


Voi ncepe prin a parafraza un rezultat dintr-o cercetare
derulat de ctre Macan (1994) (din punctul meu de
vedere, cercetator de baz n domeniul time
managementului) i anume c trainingul pe time
management a fost relaionat cu ct de des raportau
participanii setarea de obiective i prioriti.
Adic, elementele de baz ale managementul timpului, a
acestor comportamente care ne ajut s ne atingem
obiectivele, sunt setarea obiectivelor (scrierea
scopurilor/obiectivelor noastre) i prioritizarea
(stabilirea ordinii n care lucrm la ele).

2
Pasul 1 Agenda i pix-ul
Pentru a putea face zilnic un management ct mai
eficient al timpului ai nevoie de o agend mic
(preferabil una care s-i ncap n buzunar) i un pix.
Uite, aa arat agenda mea
(e deteriorat de la
folosin):

3
Pasul 2 Matricea de prioritizare
Dup cum arat studiul lui Macan citat mai sus, unul din
elementele de baz n organizarea timpului e
prioritizarea. Prioritizarea se refer la stabilirea ordinii
n care facem toate activitile noastre. De foarte multe
ori nu vom avea timp pentru toate, aa c e important s
ncepem cu cele care conteaz cel mai mult, cele mai
importante i s le lsm la urm pe cele mai puin
importante.
Ce trebuie s faci efectiv acum: s trasezi 4 cadrane
precum am fcut i eu n agenda mea. (fr numerele
romane)

4
Ce nseamn cadranul notat cu I?
Aici vom trecem acele activiti care sunt Urgente i
Importante. Sunt crizele, cele cu termen limit foarte
apropriat, care trebuie fcute de noi n cel mai scurt
timp. Ex. Terminat un raport pn mine, pregtit bagaj
dac disear merg n concediu, nvat pentru examenul
de mine, etc.
Ce nseamn cadranul notat cu II?
Aici vom trece activitile care sunt Importante dar nu i
Urgente. Sunt acele activiti care ne ajut s
economisim timp, s lucrm la scopurile noastre pe
termen lung, s prevenim crizele. Ex. S citesc zilnic n
domeniul meu, s fac sport, s pstrez curenia n cas,
s planific activitatea pe sptmna viitoare, etc.
Ce nseamn cadranul notat cu III?
Aici e locul activitilor care sunt Urgente dar nu i
Importante. Sunt acele activiti pe care le pot face i
alii n locul nostru (dac doresc) i care ar fi bine s fie
fcute curnd, chiar dac nu sunt cele mai importante.
Ex. S fie dus gunoiul, s se fac cumprturile, s duc
un pachet, etc.

5
Ce nseamn cadranul notat cu IV?
nseamn c aceste activiti nu sunt nici Urgente i nici
Importante. Sunt acele activiti care te ncurc n
atingerea obiectivelor tale. Ex. Stat la TV, pierdut timpul
dnd scoll la newsfeed pe facebook, uitat la clipuri fr
vreun scop anume pe youtube ore-n ir, etc.
La ce te ajut aceast matrice? (despre care se spune
c a fost folosit de ctre preedintele american
Eisenhower pentru a planifica anumite strategii n secret
n al doilea rzboi mondial)
i indic ordinea n care s faci fiecare activitate,
pornind de la cadranul I, continund cu cadranul II, apoi
cadranul III i ct mai puin cadranul IV.
Astfel, te asiguri c ncepi cu ceea ce e important i
urgent pentru tine i lai la urm ceea ce e mai puin
important.

6
Pasul 3 Scrierea obiectivelor/activitilor
Dup ce am trasat matricea de prioritizare, nu avem
altceva de fcut dect s ne setm obiectivele.

7
Cum setm obiectivele?
Scriem, n seara de dinainte (pentru ca a doua zi s ne
trezim cu ce urmeaz s facem n mod clar n minte), ce
ne propunem s facem n ziua sau sptmna care
urmeaz. Formulm ct mai specific aciunea propriu-
zis pe care o avem de fcut. Nu scriem n termen vagi,
ci n termeni ct mai explicii ca s nelegem ce avem
concret de fcut.
De ce? Pentru c s-ar putea s nu-mi amintesc ce am de
fcut atunci cnd m uit pe list sau s nu neleg exact
(mai ales dac ce-mi propun urmeaz s fac abia peste o
sptmn).
Totodat, notm i timpul pe care-l aproximm c ne va
lua fiecare activitate. Degeaba i propui s faci 10
lucruri de cte 2 ore ntr-o zi, c nu vei reui. De aceea e
bine s scrii cam ct aproximezi c-i va lua o activitate
pentru a tii cum s-i organizezi timpul i ct s-i
propui n mod realist pe acea zi (sau sptmn).
Aa da: Aa nu:

1. S citesc un articol tiinific 1. Citit


3h 2. Sport
2. S fac programul de sport de 3. Cabinet
1h 4. Masa
3. S programez edina la 5. Poz
cabinet 5
4. S gtesc pentru urmtoarele
zile 2h

8
Personal nu-i recomand s-i propui mai mult de 8 ore
de activiti productive ntr-o zi, pentru c e nevoie i de
pauz i de timp pentru du, timp petrecut pe drum,
timp petrecut la mas, etc.

Dar, nu vreau s te limitez eu i i propun s testezi


singur!

9
Pasul 4 Stabilirea ordinii/prioritizarea
Acum c am scris obiectivele/sarcinile/activitile pe
ziua/sptmna care urmeaz, e timpul s decid ordinea
n care le voi face.

10
Cum decid ordinea, cum prioritizez obiectivele?
Pur i simplu trec pe la fiecare obiectiv i m ntreb n ce
cadran ar intra.
E urgent i important? Da! cadranul I (cu cu el ncep) i
notez n cadranul I cifra corespunztoarea acelui
obiectiv.
Trec la urmtorul: E urgent i important? Nu. E important
dar nu urgent? Da! trec n cadranul II cifra
corespunztoare obiectivului i voi face aceast
activitate abia dup ce termin tot ce am avut de fcut n
cadranul I.
Ex.
1. S citesc un articol tiinific 3 ore urgent i
important? Da! cadranul I
2. S fac programul de sport 1 or urgent i important?
Nu. Important dar nu i urgent? Da! cadranul II
3. S programez edina la cabinet 5 minute urgent i
important? Da! cadranul I
4. S gtesc pentru urmtoarele zile 2 ore urgent i
important? Nu. Important dar nu i urgent? Da! cadranul
II
5. S editez poza pentru site 30 minute Urgent i
important? Nu. Important dar nu i urgent? Nu. Urgent
dar nu i important? Da cadranul III.

11
Asta e tot. Dup ce fac fiecare activitate, taie-o cu o
linie ca s marchezi finalizarea ei. Astfel vei vedea c
progresezi i te vei menine i mai motivat s continui.
Dup cum spun i cercettorii Nunes i Dreze ntr-un
studiu din 2006 c monitorizarea progresului (faptul c
observm prin acea tiere a unei activiti finalizate c
ne ndeplinim obiectivele) duce la progresul motivaiei
(adic vei deveni i mai motivat s continui dac vezi c
avansezi n direcia atingerii obiectivelor tale).

12
Posibile probleme cu care te-ai putea
confrunta + soluii
Nu gsesc agenda... De aceea i recomand o agend mic,
care-i ncape n buzunarul de la geac i un pix cu mecanism
(buton) ca s-l poi aga de agend.

Au aprut sarcini noi i nu tiu unde s le pun... scrie-le n


agend unde ai spaiu liber i cu o bulinu n fa (nu sunt
numerotate, deci nu sunt prioritizate nc)

13
Eu uit termenele limit... dac e o activitate/scop care
trebuie fcut pn la un anumit moment n timp, poi scrie la
sfritul lui 3 litere ddl (de la deadline, sau termen limit) i
notezi data pn la care s finalizezi acea activitate. Ex. S m
ntlnesc cu George ddl. 3.07

Nu tiu n ce cadran s pun o activitate... Adreseaz-i din


nou cele 4 ntrebri: E urgent i important? (cadran I), E
important dar nu i urgent? (cadran II), E urgent dar nu i
important? (cadran III), Nu e urgent, nici important? (cadran IV)

Nu am timp s-mi planific... ia cam 2-5 minute s faci asta.

14
Concluzie
Managementul timpului este un comportament prin care
ne organizm activitatea astfel nct s ne mrim ct
mai mult ansele de a ne atinge scopurile pe termen
lung.
El poate ajuta att n viaa profesional (s ne facem
toate sarcinile de munc) ct i n cea personal (s nu
uitm ce avem de fcut).
La final, i voi arta 2 rezultate din cercetri cu privire
la comportamentele de management al timpului:
Oamenii au o performan mai ridicat atunci cnd
percep c se afl n controlul timpului (arat
cercettorii Schriber i Gutek, ntr-un studiu din
1987, preluat dup Macan, 1994)
Comportamentele de management al timpului nu ne
fac mai fericii, dar ne reduc din emoiile negative
(am descoperit n studiul fcut mpreun cu un
cercettor de la Universitatea Babe-Bolyai, Pavel &
Vaida n 2014).
Ne vedem pe site, www.cristipavel.ro.
Iar dac ai orice fel de ntrebri, nelmuriri sau
propuneri scrie-mi fr ezitare un mail la
cristi@cristipavel.ro. Rspund la toate mailurile, ct pot
de repede.
15
De asemenea, dac te precup i partea de control al
fricii, al emoiilor sau gestionarea atacurilor de panic,
m gseti pe www.scapadefrica.ro

Bibliografie (cri i cercetri tiinifice)

Covey, S. R., & Blankenhagen, D. (1991). The 7 habits of highly


effective people. Performance+ Instruction, 30(10), 38-38.
Macan, T. H. (1994). Time management: Test of a process
model. Journal of applied psychology, 79(3), 381.
Nunes, J. C. and Dreze, X. (2006). The endowed progress effect:
how artificial advancement increases effort. Journal of
Consumer Research. 32, 504-512.
Pavel, C., & Vaida, S. (2014). Raising well-being through time
management intervention. International Research Journal for
Quality in Education, 1(4), 13-21.

16