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CODIGO/VERSION
PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS
PROCESO SGI
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CONTROL DE CAMBIOS

PÁGINA /
FECHA DE
VERSIO ITEM RESUMEN DE LA MODIFICACIÓN /
APROBACIO
N No. MODIFICACIO PROCESO QUE HACE EL CAMBIO
N
N
27/04/2015 1 DOC INICIAL DOCUMENTO INICIAL
PAG, 1
ENCABEZAD SE CAMBIO LA ESTRUCTURA DEL
2 O, DOCUMENTO, SE INCLUYE CONTROL DE
8/06/2015
CONTENIDO CAMBIOS, MARCA DE AGUA (COPIA
Y PIE DE CONTROLADA) Y CAMBIO DE LOGO
PAGINA

Elaboró: Revisó: Aprobó: Copia
APRENDICES SENA LUIS CARLOS LUIS CARLOS Controlada:

Cargo Cargo
Cargo
SUBGERENTE SUBGERENTE SI X
LIDER DE CALIDAD
Fecha: 8/06/2015 Fecha: 08/06/2015 Fecha: 08/06/2015
NO

DOCUMENTO PROPIEDAD DE LINEA VERDE EXPRESS S.A.S

4 COPIA NO CONTROLADA Duplicado de un documento original que quien lo emite no es responsable de suministrar la versión actualizada cuando se presenten cambios. OBJETO. En el caso de ser copia impresa se identifica con un sello que indica “COPIA CONTROLADA”. revisión. En el caso de ser copia impresa se identifica con un sello que indica “DOCUMENTO NO DOCUMENTO PROPIEDAD DE LINEA VERDE EXPRESS S. asociados a la estructura de la documentación de la empresa. 3. Este procedimiento es aplicable a todos los documentos tanto internos como externos que correspondan al Sistema de Gestión Integrado. edición.3 COPIA CONTROLADA Duplicado de un documento original que quien lo emite se compromete a suministrar la versión actualizada cuando se presenten cambios. DEFINICIONES 3. Actividad que consiste en verificar que lo que se hace es lo que está escrito en el documento objeto de la revisión. a saber: Manual de Calidad Nivel I: Procedimientos Nivel II: Documentos Nivel III: Formatos Nival IV: Doc externos 3. La estructura de la documentación cuenta con cuatro (3) niveles jerárquicos. modificación y anulación de los documentos de la empresa. aprobación.1 REVISION DE UN DOCUMENTO. Establecer los parámetros procedimentales que se deben aplicar para la elaboración.2 APROBACION DE UN DOCUMENTO. 3. uso.S . distribución. 3.A. ALCANCE. Actividad que consiste en verificar que lo que está escrito en el documento objeto de la aprobación es lo que debe hacerse.P06/02 CODIGO/VERSION PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS PROCESO SGI Página 2 de 11 1. 2.

pero que son utilizados para realizar una actividad. las copias de estos deben llevar el sello “DOCUMENTO CONTROLADO” y deben numerarse con el fin de mantener el control de estas.9 DOCUMENTOS INTERNOS Define a todos los documentos emitidos por funcionarios de la empresa. etc. 3. códigos de comercio.6 DOCUMENTO ANULADO Aquel que pierde vigencia o aplicabilidad y no requiere ser reemplazado.P06/02 CODIGO/VERSION PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS PROCESO SGI Página 3 de 11 CONTROLADO”.A. Las copias no controladas que se suministren a clientes. es decir que desaparece del sistema de gestión. 3.5 DOCUMENTO OBSOLETO Aquel que ha tenido una modificación y se ha reemplazado por uno nuevo.11 DOCUMENTO CONTROLADO Se define a aquellos documentos de empresa que en todas y cada una de sus hojas tiene estampado el sello de “ORIGINAL” o “COPIA CONTROLADA” o INFORMACION TECNICA PROPIEDAD DE LINEA VERDE.S. que son utilizados para realizar una actividad. catálogos.8 DOCUMENTOS EXTERNOS. Define a todos los documentos no emitidos por funcionarios de la empresa. cuando es copia magnética y el documento es visto por pantalla. que afectan o potencialmente pueden afectar su funcionamiento.A.7 DOCUMENTO DE EMPRESA Es el conjunto de referencias escritas que permiten unificar las actividades de una organización. 3. no aparece este texto.1 Todos los documentos incluidos en el Formato LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS son documentos Controlados. proveedores o personal ajeno a LINEA VERDEEXPRESS S. 3. Este documento es archivado e identificado con un sello “DOCUMENTO ANULADO” 3..S . 3. planos o documentos de proveedores o clientes.10 CONTROL DE DOCUMENTOS Se entiende a toda actividad documentada y dirigida a lograr que se utilice dentro de la organización solo documentos vigentes. Este documento es archivado e identificado con un sello que indica “DOCUMENTO OBSOLETO” con el fin de preservar el conocimiento y tener registros de modificación de los documentos. 3. deben ser DOCUMENTO PROPIEDAD DE LINEA VERDE EXPRESS S. como ejemplos se puede citar Normas nacionales o internacionales. 4 CONDICIONES GENERALES 4.

para este paso vamos a utilizar uno de los DOCUMENTO PROPIEDAD DE LINEA VERDE EXPRESS S.SEMA 4.P06/02 CODIGO/VERSION PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS PROCESO SGI Página 4 de 11 autorizadas por el lider del SGI. modificación o anulación de documentos se deben tramitar a través del diligenciamiento del formato “SOLICITUD DE ELABORACION. el medio por el cual se distribuye y la cantidad.3 Cualquier solicitud de elaboración. Se entiende por “modificación directa” aquellas realizadas en DOCUEMENTO.S . concluimos que se debe gestionar la documentación de los diferentes procesos de la organización ya que se detecto que no cuentan con documentación alguna que respalde las actividades de los procesos. Los documentos internos del sistema integrado se deben elaborar y codificar teniendo en cuenta la estructura de contenido expuesta en el Informe de estructura documental Línea Verde S. 4. métodos mecánicos o electrónicos para alterar el contenido de los documentos. 4. además no existen formatos para registrar la información que se solicita.5 Se prohíbe la modificación directa sobre LAS COPIAS CONTROLADAS por parte de los usuarios.S. Se prohíbe el fotocopiado de documentos del sistema de gestión que tengan el sello “DOCUMENTO CONTROLADO” por parte de los usuarios. Pero no existe ningún control sobre ellos. en el "LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS" correspondiente se indican los lugares en que se encuentra cada una de las copias de los documentos. deben llevar el sello “DOCUMENTO NO CONTROLADO” y no se registran en los listados maestros de documentos.6 Las funciones encargadas de revisar y aprobar documentos deben tener acceso a la información que sirve de soporte para la revisión y aprobación de estos.A.A. 4. MODIFICACION O ANULACION DE DOCUMENTOS”. En esta etapa de la propuesta como ya hemos determinado el estado de la organización frente a las normas. hojas. Los listados que se contemplan en el sistema de gestión.7 Con el fin de garantizar que la última edición de los documentos esté disponible en los sitios que son esenciales para el normal desempeño del Sistema de Gestión.4 Cualquier copia de un documento del sistema de gestión integrada se debe solicitar al departamento de SGI. con excepción de los formatos. todo esto se hace de una manera muy tradicional en cuadernos. 4. etc.2 La revisión y actualización de los documentos debe ser realizada por el responsable del proceso a la cual se aplica el documento y la aprobación por un cargo de nivel superior al que reviso. SST. se establecen respecto al sistema integrado con el código F15 y para el sistema de gestión integrado y para el sistema de Seguridad y salud en el trabajo. 4.

es decir realizaremos visitas a la organización y entrevistaremos a las personas que realizan estas actividades para que nos expliquen el paso a paso de cada proceso después de obtener esta información.  -Procedimiento de seguimiento y medición.  -Procedimiento para el control operacional.  -Procedimiento para la evaluación del cumplimiento legal. ♦ El nombre del documento. comenzaremos a realizar los diferentes procedimientos que no piden las normas como lo son: NTC-ISO 9001  -Procedimiento para control de documentos. formación y toma de conciencia. si es necesario.  -Procedimiento para la participación de los trabajadores. NTC-ISO 14001  -Procedimientos para identificar y determinar los aspectos ambientales.P06/02 CODIGO/VERSION PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS PROCESO SGI Página 5 de 11 métodos que nos brinda la guía técnica para la documentación de sistema de gestión de calidad 10013 que es la de entrevistar. ♦ La codificación del documento.  -Procedimiento para el control de registros.  -Procedimiento de preparación y respuesta ante emergencias. tendrá: ♦ El logo de la organización.  -Procedimiento de acciones preventivas. ♦ La vigencia del documento DOCUMENTO PROPIEDAD DE LINEA VERDE EXPRESS S.  -Procedimiento de competencia.  -Procedimiento de comunicación interna.  -Procedimiento identificar los requisitos legales con respecto a requisitos legales. NTC-OHSAS 18001  -Procedimiento para la identificación de peligros.A.  -Procedimiento para la investigación de incidentes Procedimientos para cada proceso con sus respectivos instructivos y formatos.  -Procedimiento para auditorías internas.  -Procedimiento para el control del producto no conforme. El formato en el cual se realizaran los documentos de la organización.S . ♦ El consecutivo de la trazabilidad del documento ♦ La versión del documento.  -Procedimiento de acciones correctivas.

8 Los cambios en los documentos se registran colocando el número de la Solicitud de Elaboración.P06/02 CODIGO/VERSION PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS PROCESO SGI Página 6 de 11 ♦ Las firmas que realizan. revisan y aprueban el documento.9 En el REGISTRO DE DISTRIBUCION DE COPIAS CONTROLADAS DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA INTEGRADO quien aprueba un documento define a quienes se entrega copia y si requiere divulgación a que cargos. para el caso de los documentos externos el Jefe de SGI define a quienes se debe divulgar.S .A. Se debe dejar registro de la divulgación. No aplica para cambio de versión en los formatos. Modificación ó Anulación de Documentos. 4. DOCUMENTO PROPIEDAD DE LINEA VERDE EXPRESS S. 4.

S .Marca de agua con copia controlada “ .Difusión . El lider de SGI verifica si existen modificaciones que puedan afectar los documentos del sistema de gestión e informa a las funciones que revisaron y aprobaron los documentos para que efectúen los cambios pertinentes. SGI hace una lista de verificación para asegurar la forma en que se dará respuesta a DOCUMENTO PROPIEDAD DE LINEA VERDE EXPRESS S. el responsable de cada área debe revisar toda la documentación relativa al sistema de calidad con excepción de aquellos documentos que hayan sido cambiados en el ultimo año. 4.11 En e1 mes de Marzo.12 Con el fin de asegurar la vigencia de los documentos externos (legislación técnica.A.4. decretos. Si se requiere hacer modificaciones a los documentos.. La revisión de los documentos del SGC se debe coordinar entre el lider de SGI y el responsable de cada proceso. .Listado Maestro . para el caso de normas extranjeras se consulta las páginas WEB de los organismos de Normalización a los que pertenecen o por otro medio equivalente. 4.Retiro de Obsoletos y entrega de nuevas versiones.S.PDF Para asegurar que la última versión vigente de estos documentos se encuentre disponible el Jefe de SGI verifica mensualmente en la página de internet del ICONTEC los documentos que se encuentran en consulta pública de las Normas Técnicas Colombianas incluidas en el LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS. o la inclusión de nueva legislación aplicable a LINEA VERDE EXPRESS S. que afecte el sistema de gestión.A. Los documentos del SGI se deben revisar mediante la generación semestral del listado de los documentos que no han tenido cambios en los últimos dos años para definir si requieren cambios o no. cada 2 años (Iniciando en el año 2002REVISION PERIODICA DE LOS DOCUMENTOS:).Anulaciones . Normas Técnicas). se procede dé acuerdo con el numeral 4. a fin de verificar que lo documentado es lo que se hace.P06/02 CODIGO/VERSION PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS PROCESO SGI Página 7 de 11 4. reglamento técnico o resoluciones).10 Para el control de documentos de origen externo solamente aplican las siguientes disposiciones: . el lider de SGI se reúnen para verificar esta información semestralmente y cuando se reciba un documento de origen externo (Resoluciones.

Una vez aprobado el documento escrito.A. El Jefe de SGI produce un archivo paralelo al documento aprobado para realizar la modificación solicitada sin afectar el contenido de la documentación divulgada en la red. 4.S . el texto nuevo ó modificado se debe subrayar con el fin de facilitar la identificación de los últimos cambios en cada versión. 4. También verifica que los documentos obsoletos tengan el sello “DOCUMENTO OBSOLETO” antes de que estos sean archivados. Se debe dejar registro en el formato REGISTRO DE DISTRIBUCION DE COPIAS CONTROLADAS DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE CALIDAD. verificando con los Listados Maestros de Documentos que todos los documentos estén incluidos o referenciados en el manual de calidad integrado con el fin de mantener la continuidad de la información de este.P06/02 CODIGO/VERSION PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS PROCESO SGI Página 8 de 11 los requisitos indicados en este documento dentro del sistema de gestión integrado. se crea el archivo y se mantiene sin publicar hasta tanto se apruebe el documento escrito por las funciones respectivas.17 Cuando se realicen modificaciones en el texto de los documentos. . Para el caso de un documento nuevo. son documentos controlados y están protegidos por claves para impedir cualquier modificación Sin autorización. el cual se convierte en el nuevo documento magnético vigente. 4. 4.16 Todos los archivos magnéticos publicados en la carpeta “LV” de la red.13 En los meses de Enero y Septiembre se hace una revisión y actualización del manual de calidad integrado.15 Los cambios realizados a los documentos mantenidos en sistemas computarizados (Red Interna). son realizados de la siguiente forma: . el archivo magnético publicado en la red a la fecha de aprobación se reemplaza por el archivo paralelo. DOCUMENTO PROPIEDAD DE LINEA VERDE EXPRESS S. modifique o anule un documento del Sistema de Calidad. Los cargos autorizados para conocer estas claves son el Jefe de SGI y Gerente General teniendo en cuenta que este último conserva en sobre sellado el listado de claves. 4.14 El líder de SGI verifica la actualización de los listados maestros cada vez que se cree. se verifica que lo indicado en el listado maestro de documentos coincida con lo indicado en el REGISTRO DE DISTRIBUCION DE COPIAS CONTROLADAS DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE CALIDAD y la distribución de copias para cada área.

Coloca sello “DOCUMENTO ANULADO” al documento original y lo archiva. P06/02 CODIGO/VERSION PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS PROCESO SGI Página 9 de 11 5 PROCEDIMIENTO INICIO JEFE DE AREA Ó SECCION Detecta la necesidad de creación. modificación ó anulación del documento.A.S Elabora el documento. diligencia el formato SOLICITUD DE ELABORACION. de acuerdo con la instrucción aplicable SOLICITANTE Requiere ajustes? SI Revisa el documento . MODIFICACION O ANULACION DE DOCUMENTOS y lo envía a Aseguramiento de Calidad CUALQUIER EMPLEADO Aplica el documento actualizado A SGI JEFE DE SGI Analiza la solicitud y si es necesario pide concepto a las áreas afectadas Aceptada? Anula el documento NO S B I SGI Recoge copias escritas del documento anulado y las destruye. Elimina el documento del listado maestro de documentos Anulación del documento? SI A NO SOLICITANTE FIN B DOCUMENTO PROPIEDAD DE LINEA VERDE EXPRESS S.

DE DISTRIBUCION de acuerdo con la instrucción N DE NSTRUCCIÓN COPIAS CONTROLADAS DE DOCUMENTOS PARA LA CODIFICACION DEL SISTEMA DE CALIDAD DE DOCUMENTOS NO O P06/02 SGI SI CODIGO/VERSION PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS PROCESO SGI RESPONSABLE DE LA DIVULGACION Cita a reunión de divulgación a las funciones indicadas en el REGISTRO DE DISTRIBUCION DE COPIAS CONTROLADAS DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE CALIDAD y deja registro Página 10 de 11 SGI Distribuye copias escritas o de forma magnética a las funciones respectivas. DOCUMENTO PROPIEDAD DE LINEA VERDE EXPRESS S.S . Recoge copias del documento obsoleto y las destruye (si las hay).(2) Actualiza ó hace la adición del documento al listado maestro de documentos NO (1) La aprobación de un documento es realizada por una persona con cargo de nivel superior a la que revisa el documento.A. FUNCION O CARGO CORRESPONDIENTE SIRequiere ajustes? Requiere Difusión? Aprueba el Asigna documento y diligencia código el formato al documento REGISTRO si es nuevo. coloca sello “DOCUMENTO OBSOLETO” al documento original y lo archiva. (2) Archivo en Carpeta de DOCUMENTOS OBSOLETOS ( SGI).

S .A.P06/02 CODIGO/VERSION PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS PROCESO SGI Página 11 de 11 DOCUMENTO PROPIEDAD DE LINEA VERDE EXPRESS S.