You are on page 1of 13

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Pengelolaan Inventaris di SMA Negeri 7
Yogyakarta

Untuk memenuhi tugas dari:
Bapak Lutfi Harris., M.Ak., Ak

Disusun oleh:
Muhammad Subkhan Syaukani Albahaj
145020301111085

UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
JURUSAN AKUNTANSI
2016

1 Latar Belakang Pada saat ini proses inventari alat / barang dilakukan secara manual. 1.3 Rumusan Masalah Berdasarkan uraian diatas. Diharapkan dengan dibuatnya sistem informasi ini dapat memberikan suatu informasi secara detail tentang inventaris di SMAN 7 Yogyakarta. BAB I Pendahuluan 1. Keadaan ini kurang efektif sehingga dibutuhkan sebuah sistem yang mampu mengatasi keadaan tersebut. Sebagian besar instansi pendidikan di negara kita tidak memiliki sistem yang menyediakan informasi inventarisasi alat/barang. . Dibutuhkan sebuah sistem. maka permasalahan yang timbul dalam pengerjaan proyek akhir ini Berdasarkan uraian diatas. diperoleh dari bantuan atau insidental bisa menggunakan metode ini. Sehingga ketika pengguna ingin mengecek apa saja alat/bahan yang sudah masuk. sehingga memerlukan waktu yang lama untuk proses penulisan dengan tangan. Sistem ini memanfaatkan web yang rencananya akan diterapkan satu web terpusat oleh pemerintah daerah atau dinas sebagai media akses. Masih terdapatnya pengelolaan barang/inventaris di SMAN 7 Yogyakarta yang menggunakan buku besar yang menyebabkan data-data tidak tersimpan dengan baik.2 Tujuan dan Sasaran Pembuatan proyek akhir ini bertujuan untuk membuat suatu sistem yang dapat membantu proses menganalisa dan memonitoring keadaan inventarisasi alat/bahan secara berkala di SMAN 7 Yogyakarta. Excel sebagai media penampung database. maka permasalahan yang timbul dalam pengerjaan proyek akhir ini adalah bagaimana membangun sebuah Sistem Informasi Inventarisasi Alat/Barang di SMAN 7 Yogyakarta yang bisa memberikan informasi tentang keadaan alat dan barang secara akurat. Dalam proyek akhir ini penulis akan membuat “Sistem Informasi Inventarisasi Alat/Barang Di SMAN 7 Yogyakarta”. Proyek ini juga bertujuan sebagai sarana dokumentasi data inventaris barang di AN 7 Yogyakarta yang tersaji dalam bentuk software. dan dengan Ms. bagaimana kondisi. 1. dikarenakan : 1.

2. yaitu tidak dapat mengelola database 3. BAB II . Microsoft Excel sebagai sistem aplikasi yang ada saat ini memiliki keterbatasan. Belum adanya pembuatan laporan stock barang/inventaris SMAN 7 Yogyakarta serta belum adanya aplikasi untuk mengolah data tersebut.

2 Prosedur Pengumpulan Data Pada tahap ini dilakukan pencarian data khususnya data alat dan barang di SMAN 7 Yogyakarta dengan langsung ke tempat. penghapusan inventaris sehingga tidak membahas laporan lainnya. 2. Data inventaris yang dimaksud adalah data di SMAN 7 Yogyakarta 2. Metode pengumpulan data dalam penyusunan Laporan ini dilakukan dengan cara : a. pengumpulan data dengan cara memanfaatkan data yang telah diperoleh dari pihak Sekolah. BAB III . Wawancara yaitu .1 Proyek Lingkup Batasan masalah pada tugas akhir ini adalah : 1. Pemanfaatan Data Yaitu. cara peroleh baik membeli ataupun hibah. dengan cara melakukan tanya jawab dengan pihak yang terkait dalam sekolah. dalam hal ini Sarana dan Prasarana. Report yang ditampilan meliputi. Lingkup dan Prosedur Pengumpulan Data 2. b.

tulisan agar ilmu pengetahuan tersebar luas 3. Pena merupakan lambang pendidikan.1 Latar Belakang SMAN 7 Yogyakarta Berdasar SK Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI No. Suprayitno yang juga bertugas sebagai guru bahasa Indonesia di SMA N 7 Yogyakarta.langkah yang sudah di tetapkan oleh pemerintah. Lambang SMA Negeri 7 Yogyakarta merupakan karya dari Drs. Buku terbuka melambangkan sumber pengetahuan. Mulyono (Alm.2 Analisis Sistem yang Digunakan Setelah penulis mengadakan penelitian di SMAN 7 Yogyakarta serta melihat langsung kegiatan yang berhubungan dengan proses pengendalian barang/inventaris dan pembuatan- pembuatan laporan yang dibutuhkan. Operasi Sistem yang Digunakan Sekarang 3.0473/0/1983 yang menetapkan dibukanya SMA baru. Tujuh nyala lilin melambangkan urutan SMA yang ada di Kota Yogyakarta pada tahun 1983. maka terhitung mulai tanggal 1 Juli 1983 SMA Negeri 7 Yogyakarta berdiri. maksudnya buku tersebut harus dibaca karena ilmu pengetahuan terutama tersimpan di dalam buku dan tersebar luas.) dengan menempati gedung SMA Negeri 1 Yogyakartamasuk siang. Peringkat Akreditasi: A dengan tanggal penetapan: 12 Oktober 2009. Pada awal tahun ajaran 1983/1984 pengelolaan dan pembinaan SMA Negeri 7 Yogyakarta diserahkan kepada SMA Negeri 1 Yogyakarta dengan Kepala Sekolah dirangkap oleh Drs. Bentuk bingkai bersegi lima melambangkan dasar SMA N 7 Yogyakarta adalah Pancasila. 2 Berikut adalah prosedure atau langkah. analisis sistem yang sedang berjalan adalah sebagai berikut : 1 Untuk mendapat atau membeli sebuah barang ataupun kendaraan di SMAN 7 Yogyakarta memiliki prosedur atau langkah. Selain itu nyala lilin melambangkan pengorbanan tanpa pamrih.langkah yang harus di lakukan oleh SMAN 7 Yogyakarta dalam pengadaan suatu barang atau kendaraan: . Hal ini sesuai dengan dasar negara Republik Indonesia. pena digunakan untuk menulis atau membuat karangan.

Bagian sarana dan prasarana akan mencatat setiap barang yang dibeli atau masuk menjadi inventaris SMAN 7 Yogyakarta e. a. 3. Bagian Bendahara melakukan pembelian barang atau kendaraan yang diajukan oleh bagian sarana dan prasarana atas pengesahan dari kepala sekolah d. b. c. Bagian pengadaan membuat surat usulan pengadaan barang yang akan di setujui oleh Kepala sekolah. b. Bagian Sarana dan Prasarana akan membuat laporan yang berasal dari dokumen data Inventaris untuk dijadikan arsip. c. Barang yang sudah dibeli akan di cek oleh bagian Sarana dan Prasarana e. Bagian sarana dan prasarana membuat laporan data barang atau kendaraan sebanyak dua rangkap rangkap kesatu akan dijadikan arsip dibagian pengadaan dan rangkap kedua yang akan diberikan kepada Kepala sekolah SMAN 7 Yogyakarta. d. Surat ajuan pengadaan barang atau kendaraan ini akan di sah kan oleh kepala sekolah SMAN 7 Yogyakarta. Surat usulan yang telah mendapat persetujuan dari kepala Sekolah akan diserahkan ke bagian bendahara untuk melakukan pembelian.1 Analisis Prosedur Pembelian yang Berjalan Untuk membeli atau mengadakan suatu barang di SMAN 7 Yogyakarta tidak dapat langsung melakukan pembelian begitu saja akan tetapi harus melewati bebearapa prosedur yang telah ditetapkan oleh peraturan pemerintah untuk instansi pemerintahan.2. Langkah- langkah kerja atau prosedur yang harus di lakukan yaitu sebagai berikut: a. Bagian Sarana dan Prasarana membuat surat ajuan pengadaan barang atau kendaraan. Bendahara melakukan pembelian. .

Visio Prosedur Penghapusan Barang Inventaris Prosedur Inventaris dari Hibah . Flow Map created : Ms.

Pengelolaan barang/inventaris SMAN 7 Yogyakarta yang masih dicatat secara manual sehingga membutuhkan waktu yang cukup lama dan menyebabkan keterlambatan. Kurang terkontrolnya data-data barang/inventaris yang masih ada.3 Evaluasi Sistem yang berjalan Setelah mengetahui sistem yang ada saat ini.4 Kebutuhan Pengguna . 3. karena masih menggunakan buku besar yang menyebabkan data-data tidak tersimpan dengan baik. kondisi baik maupun dalam kondisi rusak serta hilang atau di kembalikan ke dinas. b. Berikut ini beberapa kelemahan-kelemahan dari sistem yang sedang berjalan: a. penulis menyimpulkan bahwa ada beberapa proses yang masih manual dan sering kali menghambat waktu dan kinerja pegawai.3.

Dapat mempermudah pegawai SMAN 7 Yogyakarta dalam pembuatan laporan. yang dapat berupa penggambaran. perancangan. baik itu laporan barang/inventaris masuk. ditambah. semua data-data dapat di inputkan. mempercepat dan meningkatkan kualitas kinerja pegawai. diedit maupun dihapus dengan sangat mudah dan cepat. laporan barang keluar dan laporan keadaan barang/inventaris dengan cepat dan tepat waktu BAB IV Sistem yang Diusulkan 4. Dengan pembuatan konsep yang lebih efisien serta aplikasi Pengelolaan Barang/inventaris di SMAN 7 Yogyakarta. Solusi yang ditawarkan Penulis dari evaluasi yang telah dilakukan .1 Sekilas Sistem Perancangan sistem adalah tahapan setelah menganalisis dari siklus sistem yang didefinisikan dari kebutuhan-kebutuhan funsional dan persiapan untuk rancang bangun implementasi yang menggambarkan bagaimana suatu sistem di bentuk. c. serta dapat memudahkan pegawai SMAN 7 Yogyakarta untuk mengetahui informasi barang/inventaris setiap saat dengan cepat dan tepat waktu sehingga dapat mengefektifkan waktu sebaik mungkin. b. yaitu : a. dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen . Dapat melakukan pencarian data barang sesuai dengan katagori barang.

yang terpisah kedalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi juga menyangkut konfigurasi dari komponen-komponen perangkat keras (hadware) dan perangkat lunak (software) dari suatu sistem. f. c. Bagian Sarana dan prasarana melakukan pendataan Inventaris yang telah dibeli. . Bagian pengadaan membuat laporan data Inventaris yang diperoleh dari dokumen data Inventaris sebanyak dua rangkap.2 Flow Map yang diusulkan Flowmap yang diusulkan adalah pengubahan prosedur pengelolaan barang/inventaris di SMAN 7 Yogyakarta yang lama dengan proses yang masih manual ke dalam prosedur yang telah dikomputerisasikan. Bagian pengadaan memberikan surat usulan pengadaan barang yang akan ditanda tangani atau disetujui oleh kepala Sekolah SMAN 7 Yogyakarta. Bagian Bendahara melakukan pembelian d. Rangkap pertama untuk diberikan kepada Kepala sekolah dan rangkap kedua disimpan bagian pengadaan sebagai arsip. Adapun perancangan yang diusulkan merupakan langkah untuk lebih mengefektifkan dan mengefisienkan sistem yang lama dengan menggunakan sistem komputerasi 4. e. Bagian pengadaan membuat laporan data Inventaris hilang/ dikembalikan ke dinas yang diperoleh dari dokumen data inventaris hilang/dikembalikan ke dinas sebanyak dua rangkap. a. g. Rangkap pertama untuk diberikan kepada Kepala Sekolah dan rangkap kedua disimpan bagian pengadaan sebagai arsip. b. Dengan demikian pembuatan program ini diharapkan dapat membantu mengatasi keurangan-kekurangan yang ada dan dapat mengahasilkan informasi serta laporan-laporan dengan cepat dan tepat waktu. Bagian pengadaan akan memberikan surat usulan yang telah ditanda tangani atau disetujui oleh kepala Sekolah kepada Bendahara. Bagian pengadaan melakukan cek Inventaris yang hilang atau dikembalikan ke dinas yang kemudian dibuat menjadi dokumen Inventaris hilang/ dikembalikan ke dinas. Tujuan perancangan pembuatan program atau sistem aplikasi ini adalah untuk memberikan penjelasan atau mendefinisikan kepada pemakai program. Berikut ini menjelaskan pengelolaan barang/ kendaraan yang ada di SMAN 7 Yogyakarta.

3 Spesifikasi Data Data ada pada Lampiran luar dengan nama “Database inventaris april 2016. Arsi Arsi p p created : Ms. Visio 4.xlsx” .

1 Kesimpulan Berdasarkan perancangan serta analisa yang dibuat untuk pengelolaan barang/inventaris tersebut dapat diambil beberapa kesimpulan sebagai berikut : a. Dapat melakukan pencarian data barang sesuai dengan katagori barang. laporan barang di kembalikan ke dinas dan laporan keadaan barang/inventaris dengan cepat dan tepat waktu. baik itu laporan barang/inventaris masuk. . Dengan konsep yang dibuat diharapakan dapat mempermudah pemakai dalam mengontrol stok barang/inventaris dan data-data akan tersimpan dengan baik. serta dapat memudahkan pegawai SMAN 7 Yogyakarta untuk mengetahui informasi keadaan stok barang setiap saat dengan cepat dan tepat waktu sehingga dapat mengefektifkan waktu sebaik mungkin. mempercepat dan meningkatkan kualitas kinerja pegawai. c. Dapat mempermudah pegawai sarana dan prasarana yang ada disekolah dalam pembuatan laporan. BAB V Kesimpulan dan Saran 5. laporan barang hilang. b.

. sehingga data dapat terupdate langsung dari semua Bagian didalam SMAN 7 Yogyakarta serta dinas supaya data barang/inventaris bisa terkontrol oleh semua Pihak yang bersangkutan. Dalam hal ini penulis dakan memberikan saran yang ditujuakan untuk pengembangan konsep. Adapun saran-saran yang disampaikan adalah Pengembangan konsep ini sebaiknya di gabungkan dengan menggunakan aplikasi online sehingga mudah untuk dinas memantau serta mudah untuk di akses. maka ada beberapa saran yang akan disampaikan.2 Saran Setelah mengambil beberapa kesimpulan di atas.5.