You are on page 1of 15

1.

Pengantar
1.1 Latar Belakang
Pesatnya perkembangan dunia usaha menyebabkan kegiatan dalam organisasi
perusahaan semakin rumit dan kompleks. perusahaan dituntut untuk dapat
bertahan dengan mengikuti perubahan-perubahan yang ada di masyarakat dan
mengembangkan usahanya dalam iklim persaingan yang semakin keras, maka
setiap perusahaan dituntut untuk berlomba mempertahankan keberadaannya
dengan cara melakukan sistem dan prosedur pembelian barang agar dapat
mempertahankan kelangsungan hidup perusahaan.
“Sistem Akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang
dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang
dibutuhkan oleh konsumen yang dibutuhkan oleh manajemen guna
memudahkan pengelolaan perusahaan”.
Dengan adanya system akuntansi yang terencana dengan matang maka dapat
dihasilkan produk yang sesuai dengan kualifikasi yang diinginkan.
Pembelian merupakan salah satu bagian yang penting dalam berhasilnya
operasi suatu perusahaan sebab pembelian merupakan aktivitas awal dari
operasional perusahaan. Untuk menciptakan sistem akuntansi pembelian yang
baik diperlukan kerjasama dan komunikasi yang baik antara pimpinan,
karyawan dan bagian-bagian yang terkait. KOPEGTEL Malang, tempat penulis
mengadakan penelitian, transaksi pembeliannya masih menggunakan sistem
akuntansi yang belum sempurna sebab semua sistem pengendalian masih
dilakukan secara manual.
Dengan latar belakang sistem akuntansi pembelian barang KOPEGTEL Malang,
kami dalam penelitian kali ini tertarik untuk mengambil judul “ RANCANGAN
SISTEM PEMBELIAN BARANG PADA KOPEGTEL MALANG”

1.1 Rumusan Masalah
Dalam penyusunan Tugas UAS ini ada bebarapa macam tujuan yang hendak
dicapai, adapun tujuan tersebut adalah :
a. Untuk mengetahui lebih jelas mengenai mekanismne sistem pembelian
barang di KOPEGTEL Malang.
b. Untuk mengetahui sistem pengendalian intern pada sistem akuntansi
pembelian barang pada KOPEGTEL Malang

Pemanfaatan Data Yaitu. tanggal 20 Februari 2012 dengan nama Koperasi Pegawai PT. Metode pengumpulan data dalam penyusunan Laporan ini dilakukan dengan cara : a.2. pengumpulan data dengan cara memanfaatkan data yang telah diperoleh dari pihak perusahaan.112/2012. dengan manajemen yang profesional dengan pelaksanaan bisnis yang efektif. dalam menjalankan kegiatan usahanya didasari oleh semangat koperasi yaitu : kerjasama. 3. dan kompetetif. Interview yaitu . kekeluargaan serta gotong royong.73. Pada tanggal 9 Januari 2012 dilakukan perubahan terakhir dengan akta no. b. Adapun visi. Visi KOPEGTEL Malang Menjadi koperasi yang berprestasi dan unggul. dengan cara melakukan wawancara atau tanya jawab dengan pihak yang terkait dalam perusahaan. 5538/BH/II/1983 tanggal 7 Oktober 1983 dengan nama Koperasi Karyawan Perusahaan Umum Telekomunikasi Malang (KOKATEL).Yani 11 Malang. dan tujuan operasi adalah: a. Misi . Latar Belakang Perusahaan Koperasi Pegawai Telkom Malang (KOPEGTEL) merupakan koperasi primer yang berkedudukan di JL. SH disahkan Walikota Malang No. b. efisien.A. misi. KOPEGTEL malang dengan badan hukum No. Lingkup Proyek dan Prosedur Pengambilan Data Ruang Lingkup Agar dalam menyusun Laporan tugas UAS ini tidak menyimpang dari permasalahan maka ruang lingkup pembahasan hanya terbatas pada rancangan program sistim pembelian barang yang dilakukan oleh KOPEGTEL Malang. (Persero) Telekomunikasi Malang (KOPEGTEL Malang).4 dihadapan notaris endang Meruwati. Sistem Operasi Saat ini A. 518 /3/35.

 Memberikan pelayanan yang prima. karyawan dan Stake Holder c. terpercaya. Struktur Organisasi Kopegtel Malang .  Meningkatkan kualitas sumber daya manusia yang mampu memberikan pelayanan kepada anggota maupun non anggota. dengan harga yang kompetetif kepada anggota kastemer  Meningkatkan kesejahteraan anggota. Tujuan  Meningkatkan pertumbuhan SHU (Sisa Hasil Usaha)  Meningkatkan kesejahteraan anggota melalui peningkatan pendapatan finansil. kemudahan dan pemberian saran atau fasilitas. melakukan inovasi dan diversifikasi usaha untuk mencapai sustionable frowth revenue dan sisa hasil usaha. mendukung pertumbuhan kopegtel yang dilandasi profesionalisme.  Melakukan pengembangan usaha secara profesional.  Mengembangkan dan meningkatkan kualitas pengelolaan operasional dengan lebih inovatif yang berkaitan dengan anggota maupun non anggota melalui peningkatan sistem pengelolaan kopegtel yang berkualitas. serta meningkatkan kemampuan memberikan nilai kualitas kemitraan dengan PT. Telkom Malang khususnya dan mitra usaha lain pada umumnya.

yang terkait dalam prosedur ini adalah bagian pembelian. Pengawas Kopegtel B. DESKRIPSI SISTIM Prosedur pembelian dilaksanakan melalui beberapa bagian dalam unit KOPEGTEL Malang. penerimaan barang. hutang dan gudang. Transaksi pembelian meliputi prosedur berikut ini : .

Kemudian unit bisnis pengadaan melakukan pencatatan permintaan pengadaan barang secara manual dengan program Microsoft Excell atau Word.  Fungsi pembelian meminta penawaran harga dari berbagai pemasok  Fungsi pembelian menerima penawaran harga dari berbagai pemasok dan melakukan pemilihan pemasok. kemudian dirapatkan dengan general manager. Hasil dari rapat akan memutuskan permintaan pengadaan barang tersebut disetujui atau tidak.  Fungsi penerimaan melaporkan penerimaan kepada fungsi akuntansi. Diagram Alir Data Proses Pembelian Barang Gudang Bag Pembelian Supplier Bag Penerimaan (Pemasok) . Jika transaksi telah terlaksana selanjutnya unit bisnis pengadaan membuat laporan untuk dilaporkan kepada unit bagian keuangan dan general manager.  Pada saat persediaan bahan menunjukkan batas minimal fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian untuk menambah persediaan kembali ke fungsi pembelian.  Fungsi akuntansi menerima faktur tagihan dari pemasok dan atas dasar faktor dari pemasok tersebut fungsi akuntansi mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian. dengan setiap pihak yang memerlukan barang harus mengajukan permintaan pembelian barang ke unit bisnis pengadaan.  Fungsi pembelian membuat order pembelian kepada pemasok yang dipilih.. C.  Permintaan pembelian barang dari anggota …. Catatan permintaan pengadaan barang tersebut selanjutnya dilaporkan kepada kepala bagian unit keuangan untuk melihat dana yang tersedia ada atau tidak dan dilakukan validasi.  Fungsi penerimaan menyerahkan barang yang diterima kepada fungsi gudang untuk disimpan.  Fungsi penerimaan memeriksa dan menerima barang yang dikirim oleh pemasok. Pada KOPEGTEL Malang ini memiliki sistem inventaris pengadaan barang. maka unit bisnis pengadaan melakukan transaksi kegiatan pengadaan barang.. dimana saat ada yang membutuhkan data inventaris tersebut maka dapat langsung dicari. Jika permintaan pengadaan barang disetujui.

Mula i Form A B D Permintaan Barang Melakukan Pengechekan SPPH (Srt Surat Surat Permintaan order penerima Penawaran pembelian an Barang Mem-buat Harga) (SPB) SPPH (SOP) Mencari Membuat SPH harga (Surat Penawaran Form Barang Harga) Pengecekan barang Permintaan yg dikirim Barang E SPPH (Srt 1 Permintaan Penawaran SPH (Surat Harga) Penawaran Laporan Laporan Harga) Penerimaan Penerimaan Form Barang Barang (LPB) Permintaan (LPB) Barang 2 A 3 E 5 Memasukkan Data ke kartu Gudang SPH (Surat C Penawaran Harga) Surat order Kartu Gudang pembelian Mencari (SOP) harga yg cocok Me-ngirim Selesai Membuat surat Barang order pembelian Membuat srt penerimaan Barang Surat order Pembelian (SOP) Srt penerimaan E E 1 Barang (SPB) D .

Jenis persediaan yang telah mencapai titik pemesanan kembali (reorderpoint) 2. Order pembelian yang telah dikirim kepada pemasok 3. manajemen membutuhkan informasi yaitu : 1.Tambahan kuantitas dan harga pokok persediaan dari pembelian . Maka demikian diperlukan suatu sistem Inventaris terkomputerisasi guna menunjang kegiatan yang dilaksanakan agar pencatatan yang dilakukan akan lebih efetif dan efisien serta informasi yang dibutuhkan akan lebih tepat dan akurat yang baik agar bisa meningkatkan knerja inventarisasi. sehingga memberikan kekurangan seperti menyebabkan kesulitan jika data tersebut diperlukan seperti melakukan validasi atau melapor ke bagian lain harus membuat suatu hardcopi untuk dilaporkan kepada pihak lain atau dengan cara lain seperti mengirim email. Informasi keuangan dalam suatu perusahaan sangatlah penting dan dibutuhkan oleh berbagai pihak terutama oleh manajemen sebagai salah satu pihak intern perusahaan yang berkepentingan dalam hal tersebut guna mengambil keputusan dan kebijakan untuk langkah yang selanjutnya. misalnya saja jika General Manager ingin meihat laporan yang ada dan juga berkas sekarang berada diposisi mana akan sulit untuk ditemukan. Saldo utang dagang kepada pemasok tertentu 6. Juga karena kurang terintegrasinya sistem tersebut membuat sulit untuk melacak berkas. Order pembelian yang telah dipenuhi oleh pemasok 4. Masalah dan kebutuhan pengguna Pada sistem kegiatan pengadaan barang sistimnya belum terintegrasi dan tidak sistimatis. tetapi dengan cara ini akan membuang banyak waktu karena juga harus menemui bagian yang memerlukan. Total saldo utang dagang pada tanggal tertentu 5. Untuk mengetahui kegiatan sistem pembelian tersebut.D.

6. Proses pengadaan barang Untuk memenuhi permintaan pengadaan barang dari pihak yang memerlukan. 4. Misal jika ada keperluan untuk memvalidasi data maka setiap bagian dapat memvalidasi secara langsung di sistem tersebut tanpa perlu mengirim email atau menunggu laporan nya tersedia. Laporan Unit bisnis keuangan membuat laporan terkait dengan kegiatan inventaris. karena seuma sudah tersedia dalam satu sitem yang terintegrasi. Proses penerimaan barang Jika proses pengadaan barang telah selesai dan barang telah diterima maka unit bisnis pengadaan melakukan pendataan dari proses transaksi 5.4. 2. Proses Inventaris barang Setiap pihak yang memerlukan permintaan pengadaan barang harus mendata inventaris yang sudah ada sebelumnya yang nanti akan dijadikan laporan persedian inventaris yang ada untuk unit bisnis pengadaan. dan mutasi barang. Proses permintaan barang Setiap pihak yang membutuhkan permintaan pengadaan barang akan mengisi form permintaan barang untuk mengajukan nya kepada unit bisnis pengadaan 3. pengadaan. unit bisnis pengadaan akan meminta persetujuan pengajuan pengadaan barang kepada unit bisnis keuangan dan general manager. Maka usulan saya adalah dengan melakukan sistem inventaris secara terkomputerisasi berbasis web/itranet karena dengan sistem tersebut akan lebih memberikan sistem inventaris pengadaan barang yang lebih terintegrasi dengan setiap bagian dari srtuktur organisasi yang ada. Sistem ini membuat kita untuk menggunakan software sendiri untuk koperasi ini dengan itu maka setiap bagian dapat melakukan proses pengadaan barang dengan lebih cepat. Mutasi barang Unit bisnis keuangan mendata proses mutasi barang kepada pihak yang memerlukan. . Maka dari itu dibutuhkan beberapa analisis untuk mengembang sistem software ini sebagai berikut: 1. Sekilas Sistem Dengan adanya kekurangan dari proses inventaris secara manual pada KOPEGTEL Telkom ini. SISITIM YANG DIUSULKAN A.

Proses Keterangan SIIPB Gmbr. daftra penerima barang. validasi ke 1 6. isi form permintaan 2. daftar pengadaan barang 7. isiform pengadaan barang. Login.Hak akses 11. Login 10. Hak akses. isi form penerimaan barang. daftar perminaan 3. Login. validasi ke 2 8. Login. Hak akses.Hak akses. isi form mutasi barang 4. isi form penerimaan barang 12. login. daftar pengadaan barang. permintaan barang dan mengordinir pengadaan barang dari tiap-tiap user. daftar pengadaan barang. daftar mutasi barang 5. daftra penerima barang Penjelasan secara ringkas: Pihak user sebelum mengadakan proses inventaris pengadaan barang harus mendata aset barang yang sudah ada sebelumnya guna untuk memberikan keterangan persediaan barang. daftar aset. Setelah itu Unit Keuangan bisa bisa melihat laporan-laporan yang tersedia secara . isiform pengadaan barang.Isi form aset. Unit Bisnis Pegadaan dapat mengetahui dan melaporkan aset barang. Hak akses.B. dan selanjutnya mengajukan permintaan barang dengan mengisi form. DFD Usulan Sistem Informasi Inventaris Pengadaan Barang berbasis web Keterangan setiap no: 1. daftar pengadaan barang 9.Login. Hak akses.

General Manager Penjelasan Login: Setiap yang ingin masuk ke program harus melakukan input ID dan password dan akan masuk ke akunya masing-masing User . pengolahan master aset barang. General Manager juga dapat melihat laporan-laporan secara langsung dari tiap-tiap bagian. Sedangkan Administrator melakukan pengolahan bagian bagian.langsung untuk melihat persediaan keuangan dan harus memvalidasi proses pengadaaan barang yang selanjutnya akan divalidasi lagi oleh General Manager. dan juga mengelola laporan-laporan dari semua user.

Unit Bisnis Pengadaan Penjelasan Unit Bisnis Keuangan: Jika masuk sebagai Unit Bisnis Pengadaan maka akan diberi beberpa pilihan menu sebagai berikut:  Laporan aset barang. dimana bisa dilakukan edit aset dengan mengisi form atau menghapus aset dan langsung bisa mencetak laporan  Laporan penerimaan barang dimana bisa dilhat laporan secara langsung dan mencetaknya .Penjelasan User: Jika kamu masuk sebagai user maka kamu akan diberikan pada beberapa 2 menu sebagai berikut  Input asset barang dengan cara mengisi form isi aset dan menyimpanya  Permintaan barang dimana kamu diberi 2 pilihan menu lagi Input & Edit atau menghapus.

 Pengadaan barang. dimana terdapat 2 menu lagi yaitu input/edit harus mengisi form dulu lalu dilakukan penyimpanan. untuk detil proses nya akan dijelaskan di Flowcart bagian Penerimaan Barang dan Mutasi Barang tidak General Manager Penjelasan Unit Keuangan Jika masuk sebagai Unit Keuangan akan diberikan 5 pilihan menu: . dan juga menu menghapus pengadaan barang  2 menu terakhir yaitu penerimaan dan mutasi barang.

laporang permintaan barang. pengadaan barang. dan mutasi barang.  Penerimaan barang dan Mutasi barang.  Pengadaan barang. dimana Unit Keuangan dapat memvalidasi permintaan pengadaan barang dan juga mencetak laporannya.  Pada menu laporan aset barang dan laporan permintaan barang dapat melihat semua laporan tersebut disana dan bisa lang mencetak laporan tersebut. dapat melihat laporan yang tersedia dan langsung mencetaknya Penjelasan General Manager Jika masuk sebagai General Manager Akan diberikan 5 pilihan menu yaitu Laporan aset barang. penerimaan barang. Dimana pada setiap menu dapat melihat semua laporang yang telah ada atau tersedia dan langsung mencetaknya Administrator Penjelasan Administrator: Jika masuk sebagai administrator akan diberikan 7 pilihan menu .

permintaan. dan penerimaan barang akan dijelaskan pada Flowchart masing2 Mutasi barang Penjelasan menu penerimaan barang dan mutasi barang: Pada menu Penerimaan Barang dan Mutasi Barang semua proses nya sama seperti sebelumnya yaitu menu menginput/mengedit dengan cara mengisi form terlebih dahulu (note:menu edit hanya untuk Penerimaan Barang) dan juga menu menghapus data yang sudah ada. pada menu ini bisa dilakua penginputan / pengeditan dan juga penghapusan data barang  Pada menu aset. juaga ada menu mencetak laporan . pengadaan. pada menu ini dapat dilakukan menginput atau mengedit dan juga menghapus bagian  Barang.  Bagian.

tidak Penjelasan menu pengadaan. dan aset barang: Ketiga menu ini prosesnya sama semua mulai dari penginputan/pengeditan dengan cara mengisi form masing-masing dan juga menu menghapus data yang sudah ada. permintaan. .