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Microsoft Access 2007

Book May 2007

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3 authors:

Joo Vidal de Carvalho Ana Azevedo


Polytechnic Institute of Porto Polytechnic Institute of Porto
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Antnio Abreu
Instituto Superior de Contabilidade e Admini
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Reservados todos os direitos por Centro Atlntico, Lda.


Qualquer reproduo, incluindo fotocpia, s pode ser feita com autorizao expressa dos editores da obra.

Microsoft Access 2007


Coleco: Software Obrigatrio
Autores: Vidal de Carvalho, Ana Azevedo e Antnio Abreu
Direco grfica: Antnio Jos Pedro
Reviso final: Centro Atlntico
Capa: Antnio Jos Pedro

Centro Atlntico, Lda., 2007


Av. Dr. Carlos Bacelar, 968 Escr. 1-A 4764-901 V. N. Famalico
Rua da Misericrdia, 76 1200-273 Lisboa
Portugal
Tel. 808 20 22 21

geral@centroatlantico.pt
www.centroatlantico.pt

Impresso e acabamento: Inova


1. edio: Maio de 2007
ISBN: 978-989-615-044-0
Depsito legal: /07

Marcas registadas: todos os termos mencionados neste livro conhecidos como sendo marcas registadas de produtos e servios, foram apropria-
damente capitalizados. A utilizao de um termo neste livro no deve ser encarada como afectando a validade de alguma marca registada de
produto ou servio.
Microsoft Access e Microsoft Windows so marcas registadas pela Microsoft Corporation. Este livro uma publicao independente no filiada
na Microsoft Corporation.
O Editor e os Autores no se responsabilizam por possveis danos morais ou fsicos causados pelas instrues contidas no livro nem por endereos
Internet que no correspondam aos Websites pretendidos.
ndice

I. Introduo  5 VI. Construo de Tabelas Eficientes  33


1.1 O Microsoft Access  5 6.1 Opes para a criao de uma tabela  33
1.2 Caractersticas Gerais  5 6.2 Criao de uma tabela com base num modelo
1.3 O Microsoft Access 2007  6 pr-definido  34
6.3 Criao de uma tabela por Insero de Dados 34
II . Principais novidades do Microsoft 6.4 Criao de uma tabela na vista de estrutura 35
Access 2007  7 Escolher tipos de dados  36
2.1 Comear rapidamente a controlar as informaes  7 Propriedades dos campos  36
2.2 Partilhar informaes de forma controlada 11 Campo chave primria  42
2.3 Criar e adaptar relatrios para responder s 6.5 Relacionamentos entre tabelas 42
necessidades  12 Criao de relacionamentos  43
2.4 Gerir e auditar informaes confidenciais 15 Integridade Referencial  44
Tipos de relacionamentos  44
III. A interface do Microsoft Access 2007 16 Alterao da estrutura de relacionamentos 45
3.1 Interface de utilizador orientada a resultados 16 Navegao nos relacionamentos  46
3.2 O friso  17 6.6 Manipulao da Folha de Dados: ordenar, filtrar
Os separadores do friso  17 e procurar 47
Seces sensveis ao contexto  18 Navegao na Folha de Dados  48
3.3 O boto Microsoft Office  18 Formatao da Folha de Dados  49
3.4 A barra de ferramentas de Acesso Rpido 19 Rearranjar Colunas  49
3.5 O Painel de Navegao  20 Colunas escondidas  50
3.6 A Barra de Estado  20 Ordenao  50
Filtragem  51
IV. Noes Bsicas  21 Pesquisa  54
4.1 O que uma Base de Dados  21 Imprimir a Folha de Dados  55
4.2 O que uma Base de Dados Relacional  21 6.7 Importao e exportao de dados 55
Chave Primria  23 Importar dados  56
Chave Estrangeira  24 Exportar dados  57
Regras de Integridade  24 6.8 Exerccio Guiado  57
4.3 A linguagem SQL  24
VII. Manipulao de dados com Consultas 63
V. Criao de uma Base de Dados 25 7.1 Tipos de consultas com o Access  63
5.1 Compreender as Bases de Dados do Access 25 7.2 Criao de uma consulta simples com o
5.2 Iniciar o Access 2007  26 Assistente 64
5.3 Alternativas para a criao de uma Base de Dados 27 7.3 Criao de uma consulta com a Vista de Estrutura 65
Criar uma Base de Dados utilizando um Modelo 28 Descrio da janela para a criao de uma
Criar uma Base de Dados vazia  29 consulta 66
5.4 Gravar e Abrir Bases de Dados  30 Caracterizao da grelha da consulta  66
Fazer Cpias de Segurana  30 Insero de campos nas consultas  67
Gravar Bases de Dados num formato diferente 31 Visualizar a consulta atravs da Folha de Dados 68
Abrir uma Base de Dados  32 Especificar o tipo de ordenao  68
Valores superiores  69
7.4 Definio de critrios em consultas  69

ndice 
7.5 Criao de consultas com tabelas relacionadas 70 IX. Impresso de Relatrios  116
7.6 Consultas com parmetros  71 9.1 Aplicao de Relatrios  116
7.7 Criao de campos calculados  73 9.2 Modos de Criao de Relatrios  116
7.8 Consultas de Referncia Cruzada  77 9.3 Relatrio de Criao Rpida  117
Criao de uma Consulta de referncia cruzada 9.4 Relatrios usando o Assistente  118
com o Assistente  78 9.5 Relatrios em Branco  120
Criar uma Consulta de referncia cruzada com 9.6 Relatrios usando a Vista de Estrutura  121
a Vista de estrutura  80 Seces do relatrio  122
7.9 Exerccio Guiado  81 Controlos em Relatrios  123
9.7 Filtragem, Ordenao e Agrupamento  125
VIII. Construir uma interface com Filtragem de um Relatrio  125
Formulrios  85 Ordenao de dados  126
8.1 Aplicao de Formulrios  85 Agrupamento dos dados  127
8.2 Opes para a Criao de Formulrios  86 9.8 Etiquetas com Relatrios  129
8.3 Formulrio de Criao Rpida  86 9.9 Impresso de um relatrio  131
8.4 Formulrios usando o Assistente  88 9.10 Exportar Relatrios  131
Como criar um novo formulrio com o Assistente 88 9.11 Exerccio Guiado  133
8.5 Formulrios em Branco  89
8.6 Formulrios usando a Vista de Estrutura  90 X. Macros  137
Criar um formulrio com a Vista de Estrutura 90 10.1 Aces e Argumentos  137
8.7 Seces do formulrio  91 10.2 Criao de uma Macro  138
Accionar as seces do Formulrio  91 10.3 Execuo e Teste de uma Macro  139
Alterar o tamanho de uma seco  91 Executar uma Macro a partir do Painel de
Seleccionar as propriedades de uma seco ou Navegao  139
do prprio formulrio  92 Executar uma Macro com recurso a um boto
8.8 Controlos num Formulrio  92 de comando  140
Controlos dependentes, independentes e Testar uma Macro passo-a-passo  141
de clculo 92 10.4 Criao de Grupos de Macros  141
Inserir campos na rea do formulrio  93 10.5 Exerccio Guiado  142
Criar outros controlos  94
Criar controlos que calculem valores  94
Criar controlos tipo etiqueta  95
Alterar as propriedades de um controlo j
existente 96
Grupo de Opes  97
Caixa de Listagem e Caixa de Combinao 99
Subformulrios  101
Clculos num formulrio  103
Clculos num Subformulrio  104
Botes de comandos  105
Quebras de pgina  107
8.9 Sistema de Navegao  107
Construo do Painel de Navegao  107
Designao do Menu Principal como formulrio
de arranque da aplicao  108
8.10 Exerccio Guiado  109

 Microsoft Access 2007


Na seco Opes
4
da Aplicao
seleccionar o nome do
formulrio de arranque
na caixa Mostrar
Formulrio.

Dica

Cada vez que executamos uma tarefa na nossa aplicao devemos retornar ao menu principal de forma a continuar o
nosso trabalho. Para facilitar este processo, devemos adicionar em cada formulrio um boto que nos permita retornar
ao Menu Principal.

8.10 Exerccio Guiado

Dando continuidade ao desenvolvimento da nossa aplicao, vamos agora criar um conjunto alargado
de formulrios que representem tanto as tabelas como as nossas consultas. Assim sendo, vamos comear
por criar alguns formulrios simples, que sero feitos, cada qual, a partir de uma nica tabela.
Na nossa base de dados Editora, temos um conjunto de tabelas primrias em relao s quais podemos
criar formulrios simples, que nos permitiro no s visualizar os dados com uma melhor apresentao,
como tambm fazer sempre que necessrio a sua manipulao. Nesta perspectiva vamos criar vrios for-
mulrios com a mesma estrutura e com o mesmo aspecto grfico. Vamos exemplificar este procedimento
recorrendo ao assistente de formulrios para a tabela Autores.

Criao de formulrios com o assistente


Para criar o formulrio simples que apresente a informao dos Autores, teremos de seleccionar, no friso,
o separador Criar e, em seguida, premir o boto Mais Formulrios que se encontra na seco Formulrios.

VIII. Construir uma interface com Formulrios 109


No menu que aparece no ecr, seleccionamos a
opo Assistente de Formulrios.
Depois de arrancar com o assistente, selecciona-
mos a consulta Autores Nacionais que contm
os dados que sero apresentados no formulrio e,
posteriormente, inserimos todos os campos no for-
mulrio clicando em .

Alterao de formulrios atravs da vista de


estrutura
Para personalizar os formulrios criados atravs do
Assistente, temos ao dispor um conjunto bastante
alargado de procedimentos. A ttulo de exemplo,
No quadro seguinte, do assistente de formulrios,
podemos aumentar a rea de detalhe, para alterar
escolher o esquema de apresentao dos dados
a disposio dos campos da tabela.
em colunas. Depois, escolher o estilo de apresen-
tao grfica Escritrio que configura os dados
e o fundo do formulrio. Finalmente, introduzir o
nome, Autores, a dar ao formulrio.
Para as restantes tabelas primrias da nossa base
de dados, vamos utilizar exactamente os mes-
mos procedimentos adoptados na tabela Auto-
res exceptuando a escolha do esquema grfico,
que poder ser tipo Tabela, quando o nmero
de campos reduzido como o caso das tabelas
Revendedores, Nacionalidades e Coleco.

Podemos tambm seleccionar, mover, redimen-


sionar, alinhar e formatar os controlos que fazem
parte do formulrio.
Com o intuito de melhorar a aparncia dos for-
mulrios, o Access oferece 25 novos temas profis-
sionais que sero imediatamente aplicados depois

110 Microsoft Access 2007


de seleccionados. Para o efeito, seleccionamos a Depois de disponibilizar espao na rea Cabealho
Vista de Estrutura e, em seguida, clicamos numa do Formulrio, vamos seleccionar o controlo
das opes (ver imagem em baixo) apresentadas Rtulo (na seco Controlos do separador Estrutura
na seco Formatao Automtica do separador Dis- do friso) e accion-lo na referida rea com o objec-
por do friso. tivo de digitar o ttulo que identifique a informao
do nosso formulrio. Inserimos tambm o logtipo
da Editora com o recurso ao controlo Imagem.
Na perspectiva de uniformizar o aspecto dos for-
mulrios da nossa base de dados, devemos repe-
tir estes procedimentos para todos os formulrios
que criarmos.

Criao de formulrios a partir de vrias


tabelas
Os prximos formulrios que iremos criar tm o
objectivo de facilitar o acesso e manipulao das
Inserir cabealho
tabelas de ligao, ou seja, tabelas que resultam
A insero do cabealho nos formulrios ser feita
do desdobramento entre tabelas primrias com
na rea Cabealho do Formulrio. Como o processo
relaes de muitos-para-muitos.
de criao de um formulrio simples apresenta
Desta forma, pretendemos criar um formulrio que
esta rea fechada, a primeira tarefa ser a de uti-
nos apresente dados relativos s vendas da Editora.
lizar o rato para criar algum espao de forma a
As tabelas que pretendemos incluir so as Vendas,
inserir um ttulo.
Revendedores e Venda/Livro.

Depois de accionarmos a opo Assistente de For-


mulrios (na seco Formulrios do separador Criar
do friso), comeamos por seleccionar a tabela Ven-
das e todos os seus campos. Em seguida, na caixa
Tabelas/Consultas, seleccionamos individual-
mente as outras tabelas e os campos que preten-
demos incluir no formulrio.

VIII. Construir uma interface com Formulrios 111


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