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Captação para
cursos
10
táticas indispensáveis para
conquistar mais alunos

Introdução 3 6 Seja um treinador e
motivador de pessoas
18

1
Persona e público-alvo
7
Passe uma boa
Como identificar 4 primeira impressão
21
os clientes ideais

2 Preparar,
apontar, captar!
8
8 Controle seus
resultados
24

3
Defina uma estratégia
de captação e faça
propaganda!
11
9 Crie metas
de melhoria
27

4 Faça perguntas 13
10 Ande a
milha extra
30

5 Seja organizado 16 Quem somos 3

2

Introdução
Todo período de matrículas é uma correria: os pais e responsáveis
querem encontrar os cursos ideais para se matricular ou
matricular os filhos e começa a busca pelas instituições mais
adequadas para garantir o sucesso acadêmico, profissional
e pessoal dos estudantes. Do outro lado dessa equação estão
os cursos, que querem se destacar dos concorrentes, captar
matrículas e trazer mais alunos para suas classes.

A princípio, essa relação de oferta e procura deveria ser simples,
mas essa busca exige muito tempo, disposição e esforço
de ambas as partes. Aos responsáveis, cabe procurar, avaliar,
visitar, escolher a melhor Instituição de Ensino para seus filhos
e garantir que ela caiba no orçamento da família.

Já para os cursos, a missão é: garantir que os responsáveis
encontrem a sua instituição quando buscarem uma opção, alocar
o profissional adequado para atender e conversar com a família
e disponibilizar todas as informações necessárias sobre o método
de ensino, valor de mensalidade, espaços físicos, corpo docente
e tudo mais que for importante para que seus futuros parceiros
se sintam confiantes e seguros para escolher a instituição.

Neste material, vamos esclarecer alguns pontos importantes que
você deve levar em consideração antes do período de matrículas e
onde você deve concentrar seus esforços na hora da captação para
conseguir manter suas salas de aula cheias.

Boa leitura!

3

1 Persona e público-alvo Como identificar os clientes ideais para seu curso .

você pode ir mais além e definir Como uma abordagem quem são as personas que representam inicial você pode definir: alunos com potencial para se matricular em seu curso. Afinal. Definir o público-alvo é um dos passos mais importantes para o sucesso de qualquer empreendimento. Gênero Uma persona é. como o nome sugere e de uma maneira simplista. aquele focar seus principais esforços. não é verdade? Por isso. pense no seu cliente ideal. um personagem criado para ajudar seu Região onde mora curso a compreender melhor quem é o cliente e do que ele precisa. Depois. só é possível montar uma estratégia eficiente para atingir os clientes em potencial se você souber quem são eles. a primeira dica para aumentar Ou seja. as informações gerais dos o número de matrículas no seu curso é prospects. vamos explicar o que Faixa etária é e como você pode definir a persona que melhor representa seus clientes. $ Faixa salarial Instrução 5 . não se preocupe. Isso a ser trabalhado e no qual valerá a pena mesmo. Se você ainda não está familiarizado com o conceito de persona. informações e identificando o que será mais vantajoso para seu negócio. Delimite um grupo específico definir para quem você quer vender. cruzando que seu curso atende perfeitamente.

• Quais são suas principais responsabilidades? • Quais são seus principais objetivos? • Para você.¹ Veja as perguntas que separamos para você começar: Trabalho e estudo • Qual sua ocupação? • Como é a sua rotina de trabalho ou estudo? • Quais as ferramentas que você mais usa diariamente? • Objetivos pessoais e profissionais. o que é ser bem sucedido? Desafios • Quais são seus maiores desafios? • Quais problemas você encontra para atingir seus objetivos? Informação • Como você aprende novas habilidades para sua formação? • Quais são as principais publicações ou blogs que você consome? • De quais redes sociais você faz parte e com qual frequência as utiliza para aprender algo novo? ¹ Fonte: http://marketingdeconteudo.Você pode começar a montar sua persona fazendo perguntas para seus próprios clientes.com/personas/ 6 .

Hábitos de consumo • Você faz mais compras online ou em lojas físicas? • Com qual frequência você realiza compras online? • Você costuma realizar pesquisas antes de fazer compras? • Pense na sua última compra. • Conte um pouco sobre sua trajetória como profissional. Onde foi. as personas são mais 3 perfis diferentes de específicas e mais próximas do real aluno persona para Instituições que você deseja alcançar. Uma das razões de Ensino neste post. Informações pessoais • Fale um pouco sobre você: Idade.w. estado civil. família. que é uma abordagem ampla de quem você Você também pode conferir quer alcançar. 7 .você pesquisou preço? w.w Diferentemente de público-alvo. • Fale um pouco sobre seu histórico educacional. criar uma persona é uma estratégia vital para conhecer seu cliente ideal e ter sucesso na hora de transformar os interessados em seu curso em alunos efetivos. o que te levou a fazer a compra. filhos e etc. Com o Marketing Digital cada vez mais em alta. pessoal e direta. para criá-las é para serem utilizadas para tornar a comunicação mais personalizada.

captar! . apontar. 2 Preparar.

9 . suporte que precisam para superar os organize-se para conseguir cumprir tudo outros competidores e vencer as provas. Por isso. A concorrência é acirrada e qualquer mudança positiva faz toda diferença nos resultados. se mantém focados no objetivo instituição. Eles cenário educacional esse fator é decisivo definem uma rotina de treino. alimentos que dão energia para se manterem firmes até o final da prova e uma série de outros acessórios que fazem toda a diferença para seu sucesso durante as competições. tênis que diminuem impacto e aumentam a explosão na largada. fazem dietas para o sucesso ou o fracasso da sua especiais. o que prometeu no período de captação e não deixar que eles saiam logo após ingressarem nas turmas.Quando pensam em participar de Se. Esses atletas contam ainda com roupas que diminuem a resistência do ar. antes de pensar em e contam com sua equipe para dar o trazer mais alunos para suas salas de aula. corredores de alta e contar com as ferramentas certas pode performance começam a se preparar garantir a vitória em uma competição. no muito antes do período de disputa. no âmbito dos esportes. planejar-se qualquer competição.

Como por exemplo: w.w • Atualize as informações das fichas de matrícula Na pesquisa TechTrends para Instituições de • Organize as informações Ensino. você pode conferir pedagógicas e acadêmicas quais são os perfis de dos alunos ferramentas mais usadas no mercado educacional • Tenha um bom controle e saber como elas financeiro podem ajudar no dia a dia de sua instituição. espaço para achismos e erros. emissão de carteirinha. sem de pais para matrícula. • Facilite a comunicação com os alunos e responsáveis • Monitore a taxa de inadimplência • Atualize a política de descontos e bolsas de estudo 10 . por isso a captação automatizadas. rematrícula. A tecnologia já faz parte do nosso dia a dia e contar com ela garante uma economia enorme de energia e esforço que podem Organize todas as áreas ser direcionados para tarefas mais da instituição e atualize importantes na instituição. como o atendimento deve ser um investimento certeiro.w.Lembre-se de que trazer um aluno novo Outra dica valiosa é não tomar tempo custa até 20 vezes mais caro do que reter da equipe com tarefas que podem ser os já matriculados. tudo o que for necessário. pagamento de mensalidades e materiais. poupando • Facilite o pagamento das tempo e potencializando mensalidades e materiais os resultados. etc.

3 Defina uma estratégia de captação e faça propaganda! .

A segunda dica e a mais Isso mesmo. É aquela velha máxima: quem não é visto não é lembrado e agora que você já sabe quem é seu público-alvo. Imagine para focar na captação a expectativa dos responsáveis ou alunos e busque adequá-las • Defina qual linguagem será ao que sua instituição pode oferecer. desenvolvemos um material completo e que você pode baixar gratuitamente aqui: 12 . A primeira benefícios. São os benefícios que ajudarão você na captação de novos • Defina os melhores períodos alunos. você deve fazer com que dica antes de colocar o bloco na rua é: os alunos encontrem sua instituição. eles estão mais interessados em saber como ela pode ajudá-los a atingir seu • Defina os melhores canais objetivo do que saber detalhes técnicos para divulgar suas informações sobre sua infraestrutura.w Exitem diversos outros fatores que você pode levar em consideração para montar uma campanha de captação que realmente funcione. saber o que é importante para ele e transformar w. tenha isso em mente. desenhou sua persona e já organizou a casa. Quando alunos ou importante é: monte seu responsáveis procuram uma instituição planejamento de marketing. Para te ajudar a montar um planejamento de Marketing Digital efetivo para seu curso. está muito mais fácil saber onde deve concentrar seus esforços para que seus alunos te encontrem.w. transforme as características do seu curso em benefícios. concorda? O próximo passo então é definir sua as características do seu curso em estratégia de captação. utilizada na abordagem dos futuros alunos Depois de conhecer seu público.

4 Faça perguntas .

A partir daí. Como ficou sabendo do curso Nome e contatos da pessoa Fazer essa pergunta é muito importante que está ligando para saber quais canais de comunicação estão funcionando melhor e dando mais Parece trivial. ao escolherem o seu curso. você A partir dessa informação você poderá trabalhar sua abordagem de forma pode definir o tom de sua abordagem que os alunos em potencial entendam e quais os melhores argumentos que. eles para cada faixa etária. Invista naqueles que têm maior a dia da instituição. mas os estudantes não conseguem chegar a tempo para as aulas porque ele fica longe do centro? Talvez seja a hora de Quando algum interessado pensar em se mudar ou abrir uma franquia entrar em contato com sua em um outro local! instituição. O objetivo ao buscar essa informação é entender o Idade que motiva as pessoas a procurarem uma instituição como a sua. mas na correria do dia retorno. em uma conversa mais informal. ensino. 14 . mais fácil será entender o que esperam da sua instituição e maiores as chances de torná-las suas parceiras. fazer Essa informação é relevante para saber perguntas é a forma mais eficaz de se a localização atual da sua instituição é conhecer e se conectar com seus futuros um ponto forte ou fraco para a captação parceiros e ainda te dá pontos extras de alunos. muitas vezes a equipe visibilidade e aproveite seus Leads! de atendimento esquece de pegar os dados dos contatos e essa informação é extremamente importante para Por que buscou o curso a instituição poder entrar em contato Essa pergunta deve ser feita de forma sutil. Para aumentar seu estoque de informações Região em que mora e enriquecer sua abordagem a dica é: faça perguntas. conseguirão alcançar seus objetivos. não se esqueça de levantar as seguintes informações. Informação é uma moeda que está sempre em alta e a regra para utilizá-la para converter interesse em matrículas é simples: quanto mais você conhecer as pessoas que buscam por seu curso. Exatamente. com seus prospects. Seu curso é referência em na corrida da captação.

A consulta de débitos em aberto pode ser feita diretamente nos serviços de proteção ao crédito. conhecer seu público-alvo é tenha vagas no horário que ele buscou fundamental para melhorar seu processo inicialmente. dos interessados. mesmo que você não Além disso.Qual a disponibilidade de horário Essas informações são muito úteis para você entender melhor quais são Essa pergunta é uma carta na manga! os critérios de escolha e o processo de Ao perguntar a disponibilidade de horário compra dos seus clientes em potencial. 15 . poderá propôr novas turmas. sua instituição melhorar ainda mais! Está inadimplente em alguma outra instituição Essa pergunta não deve ser feita ao aluno ou responsável. de captação e buscar novas soluções para horários e cursos que podem interessá-lo. mas é muito importante na hora de definir os interessados para os quais você dará prioridade no momento da captação.

5 Seja organizado .

qual o nome daquele contato que ligou ontem mesmo? Ele queria saber sobre mensalidade. discursos robotizados e abordagens generalistas. perguntar o valor da mensalidade. não era? Não. fugindo daquele script padrão que eles conhecem bem. no primeiro contato O consumidor de hoje pesquisa bastante e se sua equipe for desorganizada. telefone. pense nisso! w. se preparou. O mercado está mudando muito e rapidamente e não há mais espaço para falas engessadas. fez uma boa propaganda. o mercado está competitivo e seus clientes sabem disso. Baixe grátis aqui: 17 . • Data em que entrará em contato com ele novamente Com as informações ao lado em mãos. Para fazer a diferença. chorar • Informações que você levantou preço e querer saber como tudo funciona. instituição depois de pesquisar bastante. e-mail. você precisa ser diferente.w Desenvolvemos uma planilha de controle para te ajudar a organizar essas informações e não deixar nenhuma oportunidade passar. idade…) Eles vão procurar outras instituições. • Se o aluno já citou alguma objeção você e sua equipe conseguirão trabalhar para não ingressar no curso cada interessado de forma personalizada. é hora de parar e pensar melhor Então anote aí o que sua na forma como organiza as informações dos seus contatos! equipe não pode deixar de controlar: Ganhar dinheiro está difícil. Então eles só vão escolher a sua • Ficha do interessado (nome.w. Você já definiu a persona. fez as perguntas certas. com • Registro do que foi conversado certeza você vai perder muita matrícula para os concorrentes. acho que era sobre horários… Se você se identificou com essa situação. mas.

6 Seja um treinador e motivador de pessoas .

consequentemente. as desenvolvido pessoas são capazes de desenvolver grandes feitos! • Crie metas claras e objetivas • Crie uma cultura de cooperação • Esteja disponível para tirar dúvidas e ajudar • Informe sobre o que está trazendo resultados • Parabenize sua equipe pelos acertos • Trabalhe junto para corrigir os erros • Aplique feedbacks construtivos 19 . Seus colaboradores são os maiores multiplicadores da sua instituição e o sucesso de tudo o que você fizer depende deles. os colaboradores colaboradores o sentimento de segurança da nova geração buscam instituições e contribuir para que eles se sintam nas quais acreditam. assim Um bom líder deve despertar em seus como os consumidores. a presença de uma liderança capaz responsáveis pelos projetos dos quais de analisar situações e compartilhar fazem parte. Por isso. parte do negócio e. Os tempos estão mudando e. Veja algumas dicas práticas de como se tornar um grande incentivador de pessoas: Quando inseridas em um • Faça reuniões e apresente os resultados do trabalho ambiente favorável. esta análise com seu time é essencial para a eficácia do trabalho educacional e para a conquista de resultados positivos para a organização. você precisa treiná-los e motivá-los constantemente para que todos se mantenham alinhados com a proposta e com a cultura do seu negócio. Nesse novo cenário.

Criar a transformar sua equipe expectativas e se deparar com profissionais hoje mesmo: despreparados é frustante e afasta os alunos.Outro fator crucial para ter bons resultados na hora de captar alunos é garantir que a equipe esteja sempre Confira algumas munida com as informações de que atividades para colocar precisa e treinada com a abordagem já na agenda e começar certa para cada tipo de situação. Não permita de maneira nenhuma que isso aconteça na sua instituição! • Treinar a equipe para trabalhar as objeções de pais e alunos Essas táticas simples de motivação. garanta que não falte tempo na sua agenda • Mapear os pontos fracos para implementá-las na sua equipe. como líder. • Treinar a equipe sobre os são muito eficazes e já contribuíram para processos internos da instituição mudar o cenário de organizações de diferentes segmentos ao redor do mundo. dos colaboradores e ajudá-los a se desenvolver • Motivar a equipe de vendas • Desenvolver a inteligência emocional e a empatia dos colaboradores • Apresentar os resultados das ações e comparar com períodos anteriores 20 . criadas por especialistas em comportamento. você tem a resolver os problemas grandes responsabilidades. Por isso. • Ouvir a equipe e ajudá-lá Lembre-se de que.

7 Passe uma boa primeira impressão .

busque evoluir na negociação. você deve mostrar que consegue suprir essa necessidade. Afinal. passar em um concurso o aluno mostrando que ele conseguirá ou se especializar na sua área de formação. Nos contatos por telefone. w.w As campanhas de Marketing Digital são essenciais para garantir que seu curso tenha uma boa visibilidade. mas essa prática sozinha não faz milagres. quando estão pesquisando e entrando em contato com as Instituições de Ensino. por isso as informações e o tratamento que eles receberão da gestão e de sua equipe fará toda a diferença em sua escolha. As visitas presenciais devem ser ainda garanta que eles tenham uma excelente mais criteriosas e envolvem toda a equipe. estão buscando seu curso querem alcançar acomodações. os pais e/ou alunos ainda não conhecem seu curso. Pense Tenha em mente que todas as pessoas que em tudo: organização da secretaria. é claro. algum objetivo.w. mostre disponibilidade para sanar as dúvidas e. em matrículas. experiência com a sua instituição. atendimento. seja se tornar fluente em Quanto mais você conseguir envolver um outro idioma. garanta que sua equipe de atendimento seja cordial. alcançar seus objetivos. Para converter esse interesse taxa de conversão em matrículas. maior será sua por exemplo. 22 . Seja por telefone ou presencialmente. propondo que eles façam uma visita para conhecer a instituição. professores.

• Garanta que esse profissional esteja bem informado e treinado. • Evite marcar a visita em dias com grande fluxo na secretaria ou recepção • Evite agendar em horários de grande movimento como entrada e saída das turmas • Procure mostrar e destacar os diferenciais da instituição • Apresente resultados e cases de sucesso • Mostre as salas de aula. com seus futuros alunos. apresente os professores e converse com os alunos já matriculados 23 . Se possível.w Fique atento aos seguintes pontos: Faça o interessado imergir na experiência de ser um aluno da sua instituição • Marque um horário tranquilo e boa captação! Também para a visita confira a palestra Marketing Digital para Comunicação • Tenha um profissional e Relacionamento em responsável por recebê-lo e Instituições de Ensino passar todas as informações para auxiliar na abordagem necessárias. w. o coordenador do curso.w.

8 Controle seus resultados .

Tire a calculadora da gaveta e mãos à obra! Veja alguns dados que você precisa levantar: ÷ Taxa de inadimplência número total de alunos >< -+ número de alunos inadimplentes Qual seu posicionamento Quantos ÷ em relação à alunos ativos Taxa de cancelamento concorrência você possui número de alunos inscritos no período % = número de cancelamentos no período Teve ÷ Taxa de captação crescimento em relação ao último ano? Total de número de interessados no período Qual a alunos número de inscritos no período porcentagem? bolsistas 25 . por isso você precisa conhecer o cenário real da sua instituição para entender os principais pontos de dor e saber onde atacar primeiro. O que não é medido não pode ser gerenciado. Mapear e controlar os indicadores permite identificar os erros e acertos da instituição e direcionar corretamente os esforços necessários para que ela possa crescer e melhorar cada vez mais a qualidade do ensino.

Assumir que nem sempre fizemos as escolhas certas para nosso negócio não é uma tarefa fácil e pode ser dolorosa.w. evolução desde que você abriu seu negócio até hoje. w. mas Faça um histórico de acredite.w Baixe grátis aqui um e-book e saiba todos os indicadores que você precisa controlar na sua instituição 26 . todos os líderes de sucesso já passaram por isso. ele vai te ajudar Descobrir o que fizemos errado no passado é o primeiro passo para acertar os rumos a mapear informações para o futuro e é essa experiência que te importantes sobre a dará a maturidade que seu negócio precisa história de sua instituição! e espera de você.

9 Crie metas de melhoria .

Já para definir onde quer chegar. estou perdida.” Gato: “para quem não sabe para onde vai. médio feitas pela internet e longo prazo. Alice no País das Maravilhas O Gato de Alice no País das maravilhas estava certo. Alice: “Você pode me ajudar” Gato: “Sim. ele deve usar toda a sua intuição • Dobrar o número de alunos e expertise para identificar as demandas ativos nos próximos 2 anos do mercado e aproveitar as oportunidades para expandir seu negócio. • Reduzir em 10% a taxa de inadimplência da instituição • Melhorar a efetividade de vendas. aumentando a taxa de captação em 15% • Disponibilizar professores e horários diferenciados para aulas particulares • Abrir novas turmas de acordo com as demandas identificadas durante a captação • Oferecer cursos a distância ou semipresenciais para atender alunos de outras regiões 28 . o primeiro passo após levantar as de metas de melhoria informações sobre o cenário atual da sua que você pode definir instituição é saber onde você quer chegar.” Alice: “Eu não sei. para sua instituição: Para definir seu ponto de partida.” Lewis Carol. qualquer caminho serve. pois não. se você não sabe para onde ir. qualquer caminho serve. Por Veja alguns exemplos isso. o gestor deve usar todas as informações • Aparecer mais do que um que possui e projetar quais melhorias concorrente nas pesquisas ele deseja para o curso em curto.

• Contar com uma ferramenta poderosa de Marketing Digital para otimizar as campanhas pela internet • Investir em um Sistema de Gestão Escolar eficiente para controlar as mensalidades em aberto • Selecionar os professores que ficarão responsáveis por ministrar as aulas particulares • Conferir a disponibilidade de salas e professores para a abertura de novas turmas • Contratar uma plataforma de ensino a distância para hospedar os cursos online • Investir em outros formatos que servem tanto para o Marketing Digital quanto para diferenciar seus conteúdos pedagógicos. mas não tenha alcançar as metas que citamos anteriormente. 29 . por exemplo. medo de pensar grande. podemos listar. como o Microlearning. as seguintes ações: Quanto mais você se planejar para ser grande. Para trabalhoso.Também é necessário definir o que precisa ser feito para atingir Planejar-se para o futuro é cada um desses objetivos. mais sua instituição terá potencial para crescer.

10 Ande a milha extra .

espaço físico e estrutura pedagógica da instituição Considerar o deslocamento dos professores até a instituição na hora de montar o quadro de horários do curso Fazer parcerias com outras instituições de ensino 31 . Celebrating Excellence Publishing Veja algumas dicas que preparamos para você manter sua instituição no mais alto nível de atendimento e ensino. parabéns! Você já está um passo a frente de muitos gestores A diferença que atuam no seu segmento. ” dos líderes escolares e de sua equipe. Se preocupar com a qualidade do ensino. Commitment to Excellence. Se você chegou até aqui e está “ disposto a colocar todas essas dicas em prática. relação dos alunos com os demais. entre o ordinário e o extraordinário Mas alcançar uma gestão de excelência é aquele depende de um esforço constante pequeno extra.

preste atenção nessas dicas.Controlar se a procura pelos cursos oferecidos aumentou ou diminuiu ao longo dos anos Mapear se alguma ação realizada fez com que houvesse um maior ou menor interesse dos pais e alunos pela instituição Mostrar para a equipe responsável pelo atendimento a importância das matrículas e como o bom trabalho realizado por eles vai contribuir para o crescimento instituição Mapear a concorrência e pensar em ações que garantam um diferencial estratégico para sua instituição Se sua instituição não quer perder mais matriculas. precisando de ajuda. pode contar com a gente! 32 . coloque-as em prática e.

Quem somos .

gestão financeira completa. permitindo que os gestores tenham uma visão gerencial e operacional de todas as unidades.SISTEMA DE GESTÃO PARA CURSOS www. controle de inadimplências.br Sobre nós O WPensar é um software de gestão para cursos que integra os setores acadêmico. Assim como análises de situações acadêmicas. organização dos processos administrativos da secretaria. pedagógico e financeiro da seu curso. captação.wpensar. Peça um diagnóstico do seu curso. entre outras funcionalidades. retenção e seleção de novos alunos.com. fale com nossos consultores! 34 .

Recomendo a todos que desejam ” o sucesso para suas instituições! Santiago Blazeck | Diretor Geral Aprimore sua captação e renovação de matrículas Converse com um especialista do Appoia 35 . Contamos com profissionais com sólida experiência em gestão educacional e oferecemos apoio especializado para melhoria de processos e resultados de captação de escolas Privadas e Cursos Livres que buscam desenvolver ou reorganizar suas áreas de gestão para alcançar resultados extraordinários. Com profissionais altamente qualificados e dedicados. Horácio. Ensino Inteligente.SP “ O Appoia foi uma experiência fantástica. de baixo custo e fácil implementação. Appoia Apoio à gestão com foco na captação de matrículas O Appoia é a primeira plataforma de apoio à gestão educacional do Brasil e seu programa de captação de matrículas já ajudou gestores de todo o país a melhorar os resultados acadêmico-comerciais de suas instituições. Sorocaba . nossos pontos fracos na captação de alunos foram rapidamente identificados e as soluções propostas foram práticas.

Veja aqui alguns dos nossos cases de Educação e perceba na prática como o Marketing pode ser aplicado na realidade! Quero conhecer Conheça mais materiais educativos da RD Links úteis Blog da Resultados Site do Nosso Digitais RDStation Facebook 36 . Sobre a Resultados Digitais A Resultados Digitais tem como objetivo ajudar Instituições de Ensino a entenderem e aproveitarem os benefícios do Marketing Digital. conseguindo assim resultados reais e permanentes.