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PROCESO GESTION DOCUMENTAL CDIGO A-GDO-MA-001

SUBPROCESO GESTION DE DOCUMENTOS VERSIN 02


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MANUAL GESTION DOCUMENTAL
VIGENTE DESDE 21/04/2014

INSTITUTO PARA LA
PROTECCION DELA
NIEZ Y LA JUVENTUD

IDIPRON
2014

MANUAL DE GESTIN
DOCUMENTAL

Cra. 27A No. 63B 07


Tel. 3100411
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Contenido
1. OBJETO ......................................................................................................................................... 4
2. ALCANCE ...................................................................................................................................... 4
3. GLOSARIO .................................................................................................................................... 4
4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA ............................................................................................. 8
5. CONDICIONES GENERALES ..................................................................................................... 8
6. MARCO NORMATIVO................................................................................................................. 9
7. LA GESTIN DOCUMENTAL EN LA PRODUCCIN DE ACTOS ADMINISTRATIVOS Y COMUNICACIONES
OFICIALES................................................................................................................................... 14
7.1 PRODUCCIN DOCUMENTAL ................................................................................................ 15
7.1.1 CREACIN Y DISEO DOCUMENTOS .................................................................................................. 16
7.1.2 NORMALIZACIN DE LA PRODUCCIN DOCUMENTAL................................................................. 16
7.1.3 PRESENTACIN Y ESTILO DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES ............................................. 17
7.1.4 ESTRUCTURA DE LA NOTA INTERNA .................................................................................................. 19
7.1.5 RESOLUCIONES........................................................................................................................................ 20
7.1.6 DIRECTIVAS Y CIRCULARES ................................................................................................................. 23
7.1.7 ACTA ........................................................................................................................................................... 24
7.1.8 OFICIOS Y CARTAS .................................................................................................................................. 26
7.1.9 MEMORANDO ........................................................................................................................................... 29
8. RECEPCIN DE DOCUMENTOS ............................................................................................. 34
8.1 POLITICAS DE OPERACIN.................................................................................................... 34
8.2 ACTIVIDADES ............................................................................................................................ 34
8.3 RADICACIN DE DOCUMENTOS ........................................................................................... 36
8.3.1 COMUNICACIONES OFICIALES ENVIADAS........................................................................................ 36
8.3.2 REGISTRO DE DOCUMENTOS.......................................................................................................................... 36
9. DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS ........................................................................................ 37
9.1 DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS EXTERNOS................................................................................... 37
9.2 PROGRAMACIN DE RECORRIDOS ..................................................................................... 37
9.2.1 MENSAJERA INTERNA .................................................................................................................................. 37
9.2.2 MENSAJERA EXTERNA ................................................................................................................................. 37
10. TRMITE DE DOCUMENTOS .................................................................................................. 37
10.1 TRMITE DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES ....................................................... 37
11. ORGANIZACIN DE LOS DOCUMENTOS ARCHIVO DE GESTIN ................................. 38

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12. PRESTAMO Y CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS ............................................................ 40


13. CONSERVACIN DE DOCUMENTOS ..................................................................................... 41
13.1 DESTINACIN DE ESPACIOS ............................................................................................. 41
13.2 MOBILIARIO........................................................................................................................... 41
13.3 MOBILIARIO PARA DOCUMENTOS EN OTROS FORMATOS ....................................... 42
13.4 CONDICIONES AMBIENTALES PARA MATERIAL DOCUMENTAL ............................. 42
14. DISPOSICIN FINAL DE LOS DOCUMENTOS...................................................................... 43
14.1 ELIMINACIN ........................................................................................................................ 43
15. REDUCCIN DE PAPEL............................................................................................................ 44

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1. OBJETO
El Instituto para la Proteccin de la Niez y la Juventud IDIPRON elabora el presente manual con el
fin de dar alcance a la poltica de gestin documental reglamentada mediante acto administrativo y para
profundizar lineamientos y tcnicas pertinentes para el manejo del Archivo Total1concepto que hace
referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital donde comprende aspectos tales como
produccin, recepcin, distribucin, trmite, organizacin, consulta, conservacin y disposicin final de
los documentos.

As mismo el manual fija polticas que permiten normalizar y racionalizar la produccin logrando
regularizar el flujo de los documentos, adems suministra las pautas necesarias para la adecuada gestin
de los documentos producidos y recibidos, en cumplimiento de sus funciones y garantizando la
conservacin del acervo documental del IDIPRON.

2. ALCANCE
Este manual se conceptualiza en un programa de gestin documental y se determinan los procesos que
estarn interrelacionados entre s y se desarrollarn en las unidades de correspondencia y durante las
etapas del ciclo vital del documento (Archivo de Gestin, Archivo Central y Archivo Histrico).

3. GLOSARIO

Acceso a los Archivos. Derecho de los ciudadanos a consulta la informacin que conservan los
archivos, en los trminos consagrados por la Ley.

Administracin de Archivo. Operaciones Administrativas y tcnicas relacionadas con la


planeacin, direccin, organizacin, control, evaluacin, conservacin, preservacin y servicios
de todos los archivos de la institucin.

Almacenamiento de Documentos. Depsito de los documentos en estantera, cajas, archivadores,


legajos, para su conservacin fsica y con el fin de ser extrados posteriormente para su
utilizacin.

Archivo Central. En l se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestin
de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y
son objeto de consulta.

1
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN DE COLOMBIA, Ley 594 de 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos
y se dictan otras disposiciones.

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Archivo de Gestin. Comprende toda la documentacin producida o recibida por una oficina o
dependencia, que es sometida a continua utilizacin y consulta administrativa por las oficinas
productoras u otras oficinas que la soliciten. Su circulacin o trmite se realiza para dar respuesta
o solucin a los asuntos iniciados.

Archivo Histrico. Es aquel al que se transfieren desde el Archivo Central los documentos de
conservacin permanente, para facilitar la consulta y el apoyo a la investigacin acadmica.

Archivo privado de inters pblico. Aquel que por su valor para la historia, la investigacin, la
ciencia o la cultura es de inters pblico y declarado como tal por el legislador.

Archivo pblico. Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se


deriven de la prestacin de un servicio pblico por entidades privadas.

Archivo total. Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo
vital.

Archivo. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados
en un proceso natural por una persona o entidad pblica o privada, en el transcurso de su gestin,
conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e informacin a la persona o
institucin que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.

Comit de Archivo. Grupo asesor de la alta direccin, responsable de definir las polticas, los
programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y tcnicos de los
archivos.

Ciclo Vital del documento. Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su
produccin o recepcin en la oficina y su conservacin temporal, hasta su eliminacin o
integracin a un archivo permanente.

Comit de Archivo. Grupo asesor de la alta direccin, responsable de definir las polticas, los
programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y tcnicos de los
archivos.

Conservacin de Documentos. Conjunto de medidas tomadas para garantizar el buen estado de


los documentos. Puede ser preventiva o de intervencin directa.

Consulta de Documentos. Derecho de los usuarios de la entidad productora de documentos y de


los ciudadanos en general a consultar la informacin contenida en los documentos de archivo y
obtener una copia de los mismos.

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Disposicin final de los documentos. Seleccin de los documentos en cualquiera de sus tres
etapas, con miras a su conservacin, temporal, permanente o a su eliminacin.

Documento de archivo. Registro de informacin producida o recibida por una entidad pblica o
privada en razn de sus actividades o funciones.

Documento original. Es la fuente primaria de informacin con todos los rasgos y caractersticas
que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

Entrepao. Cada una de las tablas horizontales de una estantera.

Estante. Mueble con anaqueles y entrepaos para colocar documentos en sus respectivas
unidades de conservacin.

Expediente. Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados y recibidos


orgnica y funcionalmente por una oficina productora en la resolucin de un mismo asunto.

Folio. Hoja de libro, de cuaderno o de expediente.

Funcin archivstica. Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivstico, que
comprende desde la elaboracin del documento hasta su eliminacin o conservacin permanente.

Gestin documental. Conjunto de actividades administrativas y tcnicas tendientes a la


planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por las entidades,
desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin.

Instrumento de consulta. Documento sobre cualquier soporte, publicado o no, que relaciona o
describe un conjunto de unidades documentales con el fin de establecer control fsico,
administrativo o intelectual de los mismos, que permita su adecuada localizacin y recuperacin.
Dependiendo de la fase de tratamiento archivstico de los documentos de la que deriven los
instrumentos. Se pueden distinguir instrumentos de control (fases de identificacin y valoracin)
e instrumentos de referencia (fase de descripcin y difusin).

Instrumento de Control. Es aquel que se elabora en las fases de identificacin y valoracin. Por
lo tanto, pueden ser instrumentos de control, entre otros en la fase de identificacin, lo siguientes.
Ficheros de organismos, ficheros de tipos documentales, reportorio de series, cuadros de
clasificacin, registros topogrficos; y en la fase de valoracin, tabla de retencin documental,
registro de entrada y salida, relaciones y actas de eliminacin.

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Inventario. Es el instrumento que describe la relacin sistemtica y detallada de las unidades de


un fondo, siguiendo la organizacin de las series documentales: Puede ser esquemtico, general,
analtico y preliminar.

Ordenacin documental. Ubicacin fsica de los documentos de acuerdo al as series


documentales en el orden previamente acordado.

Ordenacin. Operacin de unir elementos o unidades de un conjunto relacionadas unos con otros,
de acuerdo con una unidad-orden establecida de antemano. En el caso de los archivos, estos sern
los documentos o las unidades archivsticas dentro de las series.

Organizacin de documentos. Proceso archivstico que consiste en el desarrollo de un conjunto


de acciones orientadas a clasificar, ordenar y signar los documentos de la entidad.

Patrimonio documental. Conjunto de documentos conservados por su valor histrico o cultural.

Retencin de documentos. En el plazo en trminos de tiempo en que los documentos deben


permanecer en el archivo de gestin, archivo central tal como lo consigna la tabla de retencin
documental.

Serie documental. Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogneos,


emanados de un mimo rgano o sujeto productor como consecuencia de sus funciones especficas
ejemplo: Historias Laborales, Contratos, Actas, Informes entre otros.

Servidor Pblico. Son las personas que prestan sus servicios al Estado o a la administracin
pblica. El trmino de servidor pblico se utiliza desde la Constitucin de 1991, en donde se
afirma que stos son empleados al servicio del Estado y de la comunidad.

Soporte documental. Medios en los cuales se contiene la informacin, segn los materiales
empleados. Adems de los archivos en papel existente los archivos audiovisuales, fotogrficos,
flmicos, informticos, orales y sonoros.

Subserie documental. Conjunto de unidades documentales que conforman parte de la serie y se


jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto por los tipos documentales que varan
de acuerdo al trmite o asunto.

Tabla de retencin documental. Listado de series con sus correspondientes tipos documentales,
a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

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Tipologa documental. Estudio de las diferentes clases de documentos que pueden distinguirse
segn su origen y caractersticas diplomticas.

Transferencias Documentales. Remisin de los documentos de archivo de gestin al central y de


este al histrico de conformidad a las tablas adoptadas.

Valoracin documental. Proceso por el cual se determinan los valores primarios y secundarios de
los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo.

4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Dentro del marco de documentacin e implementacin del Subsistema Interno de Gestin Documental y
Archivos (SIGA), se han generado un conjunto de criterios de estandarizacin para la elaboracin y
presentacin de documentos, segn en el Acuerdo 060 de 2001 del Archivo General de la Nacin (AGN),
y le elaboracin de documentos desde la norma ICONTEC ( NTC 3393 Gua para la elaboracin de
cartas, NTC 3397 Gua para la elaboracin de memorandos, NTC 3393 Gua para la elaboracin de
circulares), en concordancia a otras normas que reglamentan la materia como las emitidas por la Real
Academia de la Lengua Espaola, y el Decreto 213 de 24 de Mayo de 2007 emitido por la Alcalda
Mayor de Bogot.

Ley 594 de 2000 expedida por el Congreso de la Repblica y por medio de la cual se dicta la Ley
General de Archivos y otras disposiciones.

Gua para la implementacin de un Programa de Gestin Documental, elaborado por el Archivo


General de la Nacin en el cual se busca dotar a las entidades pblicas y privadas que presten
servicios pblicos de un instrumento que describe los procesos y procedimientos de un Programa de
Gestin Documental (PGD).

El proceso de gestin documental garantizar la atencin oportuna en la recepcin de documentos y un


excelente tiempo de respuesta en su distribucin, asegurando la confidencialidad de la informacin.

5. CONDICIONES GENERALES
Los archivos son un componente bsico del proceso de modernizacin de IDIPRON y desde el punto de
vista de la informacin son la base para el logro de los objetivos. De aqu depende la necesidad de
instaurar normas que reglamenten la elaboracin y manejo de los documentos como algo exclusivo a la

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administracin pblica, vigilando por su mantenimiento, clasificacin y ordenamiento que permita hacer
seguimiento a las funciones de IDIPRON.

Por tanto lo tanto es de vital importancia que el Instituto y la Gestin documental se realicen mediante
la observancia de las siguientes polticas:

Cada una de las reas, oficinas, dependencias, grupos de trabajo y Unidades de Proteccin Integral,
debe realizar y actualizar el inventario de documentos que respaldan la gestin de la misma y de
acuerdo a la tabla de retencin documental y al plan de transferencias realizar el envo de sus
documentos al archivo central.

Los funcionarios de IDIPRON al desvincularse de la entidad o a la terminacin del contrato o al ser


trasladados de reas de trabajo, debern hacer entrega con el lleno de los requisitos establecidos en
el presente manual de los documentos producidos y recibidos y relacionados en las TRD en
desarrollo de sus labores.

Cada rea debe revisar las Series, Subseries y Tipos Documentales que forman su Tabla de
Retencin Documental TRD; al requerir ajustes, deben presentar en la solicitud al rea de
Administracin Documental para realizar la respectiva propuesta para ser aprobada por el Comit
de Archivo.

De acuerdo al plan de Transferencias definido por el rea de Administracin Documental y


aprobado por el Comit de Archivo, cada dependencia debe hacer transferencia al Archivo Central.

El Comit de Archivo es el nico rgano competente para autorizar la eliminacin de documentos.

El Comit de Archivo se reunir con la periodicidad establecida en la resolucin 237 de 2002

Todas las comunicaciones producidas por la Entidad y que tengan el carcter oficinal deben cumplir
con lo establecido en el presente manual.

6. MARCO NORMATIVO
Para que la Gestin Documental pueda ser gestionada de manera adecuada, es necesario que IDIPRON
responda y cumpla con las diferentes normas proferidas por la entidad, por el Archivo General de la
Nacin as como las dems normas2 aplicables a la entidad. A continuacin se sealan las normas de
carcter general relacionadas con la gestin documental:

2
ARCHIVO GENERAL DE LA NACINSISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS; Gua para la Implementacin de un Programa de Gestin Documental Bogot2005 pg. 9-
11

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Constitucin Poltica de Colombia.

Artculo 8. Es obligacin del Estado y de las personas proteger las riquezas culturales y naturales de la
Nacin.

Artculo 15. Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre,
y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y
rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de
entidades pblicas y privadas.

En la recoleccin, tratamiento y circulacin de datos se respetarn la libertad y dems garantas


consagradas en la Constitucin.

La correspondencia y dems formas de comunicacin privada son inviolables. Slo pueden ser
interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la
ley.

Con el fin de prevenir la comisin de actos terroristas, una ley estatutaria reglamentar la forma y
condiciones en que las autoridades que ella seale, con fundamento en serios motivos, puedan interceptar
o registrar la correspondencia y dems formas de comunicacin privada, sin previa orden judicial, con
aviso inmediato a la Procuradura General de la Nacin y control judicial posterior dentro de las treinta
y seis (36) horas siguientes. Al iniciar cada periodo de sesiones el gobierno rendir informe al Congreso
sobre el uso que ha hecho de esta facultad. Los funcionarios que abusen de las medidas a que se refiere
este artculo incurrirn en falta gravsima, sin perjuicio de las dems responsabilidades a que hubiere
lugar. (Reforma Acto Legislativo 02 de 2003).

Artculo 20. Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones,
la de informar y recibir informacin veraz e imparcial, y la de fundar medios masivos de comunicacin.
Estos son libres y tienen responsabilidad social. Se garantiza el derecho a la rectificacin en condiciones
de equidad. No habr censura.

Artculo 23. Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por
motivos de inters general o particular y a obtener pronta resolucin. El legislador podr reglamentar su
ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechos fundamentales.

Artculo 27. El Estado garantiza las libertades de enseanza, aprendizaje, investigacin y ctedra.

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Artculo 63. Los bienes de uso pblico, los parques naturales, las tierras comunales de grupos tnicos,
las tierras de resguardo, el patrimonio arqueolgico de la Nacin y los dems bienes que determine la
ley, son inalienables, imprescriptibles e inembargables.

Artculo 70. El Estado tiene el deber de promover y fomentar el acceso a la cultura de todos los
colombianos en igualdad de oportunidades, por medio de la educacin permanente y la enseanza
cientfica, tcnica, artstica y profesional en todas las etapas del proceso de creacin de la identidad
nacional.

Artculo 71. La bsqueda del conocimiento y la expresin artstica son libres. Los planes de desarrollo
econmico y social incluirn el fomento a las ciencias y, en general, a la cultura....

Artculo 72. El patrimonio cultural de la Nacin est bajo la proteccin del Estado. El patrimonio
arqueolgico y otros bienes culturales que conforman la identidad nacional, pertenecen a la Nacin y son
inalienables, inembargables e imprescriptibles. La ley establecer los mecanismos para readquirirlos
cuando se encuentren en manos de particulares y reglamentar los derechos especiales que pudieran tener
los grupos tnicos asentados en territorios de riqueza arqueolgica.

Artculo 74. Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos pblicos salvo los casos que
establezca la ley.

Artculo 94. La enunciacin de los derechos y garantas contenidos en la Constitucin y en los


convenios internacionales vigentes, no debe entenderse como negacin de otros que, siendo inherentes a
la persona humana, no figuren expresamente en ellos.

Artculo 95. La calidad de colombiano enaltece a todos los miembros de la comunidad nacional. Todos
estn en el deber de engrandecerla y dignificarla. El ejercicio de los derechos y libertades reconocidos
en esta Constitucin implica responsabilidades. Toda persona est obligada a cumplir la Constitucin y
las leyes.
Son deberes de la persona y del ciudadano:

1. Respetar los derechos ajenos y no abusar de los propios;


2. Obrar conforme al principio de solidaridad social, respondiendo con acciones humanitarias ante
situaciones que pongan en peligro la vida o la salud de las personas;
3. Respetar y apoyar a las autoridades democrticas legtimamente constituidas para mantener la
independencia y la integridad nacionales;
4. Defender y difundir los derechos humanos como fundamento de la convivencia pacfica;
5. Participar en la vida poltica, cvica y comunitaria del pas;
6. Propender al logro y mantenimiento de la paz;
7. Colaborar para el buen funcionamiento de la administracin de la justicia;

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8. Proteger los recursos culturales y naturales del pas y velar por la conservacin de un ambiente
sano;
9. Contribuir al financiamiento de los gastos e inversiones del Estado dentro de conceptos de justicia
y equidad.

Artculo 112. Los partidos y movimientos polticos que no participen en el Gobierno podrn ejercer
libremente la funcin crtica frente a ste y plantear y desarrollar alternativas polticas. Para estos efectos,
salvo las restricciones legales, se les garantizan los siguientes derechos: de acceso a la informacin y a
la documentacin oficiales; de uso de los medios de comunicacin social del Estado de acuerdo con la
representacin obtenida en las elecciones para Congreso inmediatamente anteriores; de rplica en los
medios de comunicacin del Estado frente a tergiversaciones graves y evidentes o ataques pblicos
proferidos por altos funcionarios oficiales, y de participacin en los organismos electorales...

Artculo 113. Son Ramas del Poder Pblico, la legislativa, la ejecutiva y la judicial. Adems de los
rganos que las integran existen otros, autnomos e independientes, para el cumplimiento de las dems
funciones del Estado. Los diferentes rganos del Estado tienen funciones separadas pero colaboran
armnicamente para la realizacin de sus fines.

Ley 23 de 1981. Por la cual se dictan normas en materia de tica mdica. Artculos Nos. 33, 34, 35.
Regula archivos de las historias clnicas.

Ley 23 de 1982.
Artculo 2. Sobre derechos de autor (Reglamentada Dec. 1369/89 y Dec. 2145/85)

Ley 80 de 1989. Por la cual se crea el Archivo General de la Nacin, se establece el Sistema Nacional
de Archivos y se dictan otras disposiciones.

Ley 31de 1992.


Artculos 54 y 55. Publicidad, reserva y conservacin de documentos del Banco de la Repblica.

Ley 44 de 1993. Por la cual se modifica y adiciona la Ley 23 de 1982.

Ley 23 de 1995.
Artculo 37. Factura electrnica.

Ley 190 de 1995. Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la administracin
pblica y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupcin administrativa.
Artculos 27 y 79. Faltas y delitos en archivos.

Ley 270 de 1996. Estatutaria de la administracin de justicia.

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Artculo 95. Sobre el uso de la tecnologa, medios tcnicos, electrnicos, informticos y telemticos en
la administracin de justicia. Los documentos emitidos por los citados medios, cualquiera que sea su
soporte, gozarn de la validez y eficacia de un documento original siempre que quede garantizada su
autenticidad, integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales.

Ley 527 de 1999.


Artculos 6 al 13. Se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio
electrnico y las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificacin y se dictan otras
disposiciones.

Ley 594 de 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras
disposiciones.

Ley 734 de 2002. Cdigo Disciplinario nico


Artculo 341. DEBERES. No. 1. Cumplir y hacer que se cumplan los deberes contenidos en la
Constitucin, los tratados de Derecho Internacional Humanitario, los dems ratificados por el Congreso,
las leyes, los decretos, las ordenanzas, los acuerdos distritales y municipales, los estatutos de la entidad,
los reglamentos y los manuales de funciones, las decisiones judiciales y disciplinarias, las convenciones
colectivas, los contratos de trabajo y las rdenes superiores emitidas por funcionario competente. No.5.
Custodiar y cuidar la documentacin e informacin que por razn de su empleo, cargo o funcin conserve
bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la sustraccin, destruccin, ocultamiento o
utilizacin indebidos. No.22. Responder por la conservacin de los tiles, equipos, muebles y bienes
confiados a su guarda o administracin y rendir cuenta oportuna de su utilizacin.
Artculo 35. PROHIBICIONES. A todo servidor pblico le est prohibido. No. 8. Omitir, retardar o no
suministrar debida y oportuna respuesta a las peticiones respetuosas de los particulares o a solicitudes de
las autoridades, as como retenerlas o enviarlas a destinatario diferente de aquel a quien corresponda su
conocimiento. No. 13. Ocasionar dao o dar lugar a la prdida de bienes, elementos, expedientes o
documentos que hayan llegado a su poder por razn de sus funciones. No. 21. Dar lugar al acceso o
exhibir expedientes, documentos o archivos a personas no autorizadas.

Ley 795 de 2003. Ajusta algunas normas del Estatuto Orgnico del Sistema Financiera.
Artculo 22. Sobre administracin y conservacin de los archivos de las entidades financieras pblicas
en liquidacin.

Ley 951 de 2005. Por la cual se crea el Acta de Informe de Gestin

Ley 962 de 2005 Ley antitrmites

Decreto 624 de 1989. Por el cual se expide el Estatuto Tributario de los impuestos administrados por la
Direccin General de Impuesto Nacionales.

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Artculo 633. Informacin en medios magnticos. Para efectos del envo de la informacin que deba
suministrarse en medios magnticos, la Direccin General de Impuestos Nacionales prescribir las
especificaciones tcnicas que deban cumplirse.

Decreto 663 de 1993. Por medio del cual se actualiza el Estatuto Orgnico del Sistema Financiero y se
modifica su titulacin y numeracin.
Artculo 93. Red de oficinas.

Decreto 1748 de 1995. Por el cual se dictan normas para la emisin, clculo, redencin y dems
condiciones de los bonos pensinales y se reglamentan los Decretos Leyes 656, 1299 y 1314 de 1994, y
los artculos 115, siguientes y concordantes de la Ley 100 de 1993.
Artculo 47.Archivos laborales informticos.

Decretos 1094 de 1996; 1165 de 1996; 1001 de 1997. Sobre uso de la factura electrnica.

Decreto 1052 de 1998. Sobre la expedicin de licencias de construccin y urbanismo.

Decreto 147 de 2000. Reglamenta la Ley 527 de 1999.

Decreto 4124 de 2004. Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se dictan otras
disposiciones relativas a los Archivos Privados.

Circular AGN No. 1 de 1997. Exhortacin al cumplimiento de la legislacin bsica sobre archivos en
Colombia.

Circular AGN No. 2 de 1997. Parmetros a tener en cuenta para implementacin de nuevas tecnologas
en los archivos pblicos.

Decreto 2578 de 2012. Por el cual se reglamenta el sistema nacional de Archivos.

Resolucin Interna 184 de 2012 Por la cual se establecen lineamientos de gestin documental en el
Instituto para la Proteccin de la Niez y la Juventud IDIPRON

7. LA GESTIN DOCUMENTAL EN LA PRODUCCIN DE ACTOS


ADMINISTRATIVOS Y COMUNICACIONES OFICIALES
PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL

Se entiende por el proceso archivstico que se deriva del anlisis y procesamiento de la informacin
contenida en cada uno de los documentos y se enmarca en el conjunto de actividades administrativas y

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tcnicas diseccionadas al adecuado manejo de la informacin producida o recibida por el Instituto para
la Proteccin de la Niez y la Juventud en ejercicio de sus funciones.

1. PRODUCCIN Recepcin Distribucin Tramite

Clasificacin Fsica de la Documentacin

Seleccin y Eliminacin de la Documentacin

2. ORGANIZACIN
Ordenacin Documentacin

Valoracin Documental

Inventario Documental

3. CONSULTA
Descripcin Documental

4. CONSERVACIN 5. DISPOSICIN FINAL

Seleccin
Microfilmacin/
Digitalizacin
Conservacin Total
Eliminacin

7.1 PRODUCCIN DOCUMENTAL


La produccin documental es un factor importante dentro del ciclo de vida de los documentos debido a que
en ella se establecen los elementos relevantes que determinan la organizacin y conservacin de actos
administrativos y dems comunicaciones oficiales en las entidades.

La produccin documental, como proceso comprende aspectos de origen, creacin y diseo de actos
administrativos y comunicaciones oficiales paralelo al desarrollo de las entidades Distritales, aqu se orienta
sobre los formatos de uso comn a la administracin que sern adoptados por el Instituto para la proteccin
de la Niez y La Juventud.

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7.1.1 CREACIN Y DISEO DOCUMENTOS

Determinacin de uso y finalidad


Medios y tcnicas de produccin y de impresin (procesadores de texto).
Determinacin y seleccin de soportes documentales (Cintas magnticas, CD ROM, discos
pticos, discos duros, Microfilmes, video etc.).
Determinacin de tamaos, calidad y tipos de soportes, gramaje, tintas.
Instructivos para el diligenciamiento de formularios.
Establecer criterios para la asignacin de consecutivos y la produccin de copias.
Diplomtica en trminos de formalidad, imagen corporativa o logo de la entidad, caractersticas
internas y externas, tipo de letra, firmas autorizadas.

7.1.2 NORMALIZACIN DE LA PRODUCCIN DOCUMENTAL

Identificacin de dependencias productoras: acorde con el organigrama de IDIPRON las reas


productoras de documentos son las siguientes con la respectiva codificacin del sistema de
informacin CORDIS. La codificacin de las reas productoras se registra en el numeral 7.1.9 del
presente manual de gestin documental.

Definicin de tipologas documentales: conforme a los formatos y formularios regulados en los


manuales de procesos y procedimientos identificados en el listado de maestro de documentos y la
Tabla de Retencin Documental vigente en la Entidad.

Directrices relacionadas con el nmero de copias: copias controladas (control de cambios y


modificaciones de los documentos producidos por la entidad: cdigo, versin, fecha de aprobacin,
as mismo N de originales de un mismo documento).

Control de produccin de nuevos documentos: los nuevos documentos que se produzcan en


IDIPRON, deben estar registrados en el control de registros y en listado maestro de documentos
una vez revisados y aprobados por el responsable de cada proceso.

Es necesario que el documento sea producido bajo especificaciones tcnicas dadas por su funcin, su
valor administrativo e histrico y la vigencia de consulta con el fin de contrarrestar factores de
deterioro para garantizar la permanencia de los documentos y por ende, de la informacin.

Los documentos que se producen tienen un carcter de esenciales y se definen en uno de los siguientes
ciclos:

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Los que se producen y permanecen en el archivo de gestin: son documentos de apoyo y son
eliminados en esta etapa; por ejemplo las planillas de reparto de correspondencia, copias normas
o procedimientos que consulta la dependencia etc.

Los que se producen o se transfieren del Archivo de Gestin al Archivo Central: son
considerados de conservacin temporal y son eliminados una vez agotados los valores primarios
(Administrativos, legales, fiscales, contables) por ejemplo los informes de gestin, los documentos
contables, etc.

Los que se elaboran en los archivos de Gestin, se transfieren al central y posteriormente


pasan al Archivo e Histrico: son de conservacin permanente como los decretos, resoluciones
y las actas de juntas directivas.

7.1.3 PRESENTACIN Y ESTILO DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES

Para mantener la uniformidad, el estilo y la buena presentacin de los actos administrativos y las
comunicaciones oficiales se deben seguir las recomendaciones de carcter tipogrfico, gramatical y de
estilo, (puntuacin, fuentes, mrgenes, titulaciones) que se presentan a continuacin:

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7.1.4 ESTRUCTURA DE LA NOTA INTERNA


Es un formato preimpreso de carcter interno, que se diligencia a mano, cuyo objetivo es delegar tramites
PARA COMUNICACIONES OFICIALES que han sido radicadas previamente en el sistema de
informacin CORDIS entre las dependencias de IDIPRON y funcionarios.

FECHA: Registrar fecha de envo as: da, mes y ao.


PARA: Nombre del funcionario a quien va dirigida la nota.
DE: Nombre de la dependencia que remite la nota.
CUADRO DE OPCIONES: Seleccionar y marcar con (X) donde corresponda.
OBSERVACIONES: Describa brevemente las observaciones que considere pertinente.
FIRMA: Slo podr ser firmada, por el funcionario autorizado para tal fin, segn lo regulado en
manual de procedimientos de la respectiva entidad.
DATOS DE RECIBO: Consignar los datos del funcionario que recibe la misma.

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7.1.5 RESOLUCIONES

Son actos administrativos que definen o resuelven situaciones de carcter particular y concreto. Se
radicaran y conservaran originales en el rea de Administracin Documental.

1. Estilo

Las resoluciones se presentaran en estilo de bloque justificado o marginados a la izquierda, a


excepcin del encabezado.
Las facultades legales y las palabras CONSIDERANDO y RESUELVE irn centrados y en
maysculas sostenida.
El interlineado ser siempre sencillo; la fuente o tipo de letra Times New Roman, tamao 12 puntos.
Los prrafos van separados por una (1) interlnea y no llevan sangra.
Formato carta (21.5 x 28)

2. Partes

Logotipo: centrado en los mrgenes superiores se inserta el escudo de IDIPRON, como lo establece
el manual de identidad Visual o las directrices que para el efecto haya establecido La Administracin
Distrital.
Nota: La circular N 005 de 30 de enero de 2004 del Secretario General de la Alcalda Mayor de
Bogot D.C., adopt el manual de identidad visual de la administracin 2004-2008. Por lo que es la
nica imagen corporativa que se debe aplicar en las comunicaciones.
Por lo tanto, no se deben agregar, suprimir o modificar los textos e imgenes adoptados por la actual
administracin.

Denominacin del documento, nmero y fecha: Encabeza la pgina: RESOLUCION N XXX


DE XXXX, escrita en maysculas, negrita, centrada y a dos interlineas del logotipo, dejando
espacio suficiente despus de la abreviatura de nmero (N) para estampar el numero respectivo,
por el rea de Administracin Documental.

Encabezado: constituido por el epgrafe, la descripcin del cargo del funcionario que firma la
indicacin de las facultades legales del firmante para la expedicin de la resolucin. Se consideran
las siguientes directrices:

Ejemplo:
El Director General del Instituto Distrital para la Proteccin de la Niez y la Juventud IDIPRON, en
uso de sus facultades legales conferidas mediante el Artculo 7 del Acuerdo 80 de 1967 y el Artculo 59
del Decreto Ley 1421 de 1993

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Contenido: hacen parte del contenido los considerando y la parte resolutiva, se tendrn en cuenta las
siguientes directrices:

La palabra considerando se escribe a dos (2) espacios o interlneas de las facultades legales,
centrada, en mayscula sostenida y sin negrita, seguida del signo dos puntos (:)
(CONSIDERANDO:).
La palabra resuelve o decreta se escribe a dos (2) espacios o interlineas del ltimo prrafo de
los considerandos, centrada, en mayscula sostenida y sin negrilla seguida del signo dos puntos
(:) (RESULEVE: DECRETA:); aplica igualmente si se utiliza la palabra captulo y frases tales
como ttulos que indiquen reas temticas al interior de la norma por expedir.
La palabra artculo que precede cada uno de los prrafos de la parte resolutiva se escribe con
mayscula inicial, sin negrilla y a dos (2) espacios de la palabra RESUELVE. Despus del
nmero del artculo se aconseja colocar una palabra o frase que resuma el contenido del artculo.
Los artculos van separados entre s por (1) interlnea o espacio.

El encabezado se ubica a 2.5 cm del borde superior. Las cornisas o el texto del encabezado que se repite
en todas las pginas, a un tamao de fuente 11, est constituido por la frase RESOLUCIN N DE
y a continuacin la indicacin de la pgina actual y el nmero total de pginas de la resolucin,
as; hoja de dos espacios o interlineas, y despus coloca la frase, como lo muestra el siguiente
ejemplo:

RESOLUCIN N XXX DE XXXX Hoja N 5 de 10

Continuacin de la resolucin
Por la cual se adjudica el concurso por Mritos Sistema Abierto N 003 de 2009, cuyo objeto es
CONSULTORA DEL ANLISIS Y DISEO, DESARROLLO, IMPLEMENTACIN,CARGUE
DE INFORMACIN, PRUEBA Y PUESTA EN MARCHA DEL PORTAL INSTITUCIONAL DEL
IDIPRON

Vigencia y Derogatorias
Cuando la vigencia sea de carcter general, debern indicarse, en el ltimo artculo de la resolucin, las
disposiciones que sean derogadas, subrogadas, modificadas, adicionadas o sustituidas, si alguno de estos
efectos se produce con la expedicin del acto. Igualmente, deber indicarse a partir de cundo rige la
norma expedida. A dos (2) interlneas del ltimo prrafo del ltimo artculo se escribe en mayscula
sostenida, sobre la margen izquierda y en negrilla la frase Publquese, Comunquese y Cmplase, o se
coloca la parte en la misma que aplique al acto expedido. En la lnea siguiente y con margen a la izquierda
y sin negrilla se indica la ciudad y la fecha de expedicin as:

Dado en Bogot, D.C., a los (fecha espacio blanco para estampar por el rea de Administracin
Documental)

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Firma
A cinco (5) interlneas o espacios verticales de la ciudad y fecha de expedicin, se escribe el nombre del
servidor (a) que firma la resolucin, en mayscula sostenida, centrado y en negrilla. En la lnea siguiente,
el cargo con mayscula inicial.

Inciales y nombres de redaccin y transcripcin y revisin


A dos (2) interlneas del cargo y de la firma, sobre el margen izquierdo, se anotarn quien proyecta,
Revisin Tcnica y Revisin Jurdica dado el caso por ejemplo:

Nombre y Apellido
Proyect:
Cargo XxxxxxxXxxxx
Nombre y Apellido
Revisin Tcnica:
Cargo XxxxxxxxXxxx
Nombre y Apellido
Revisin Jurdica: Cargo XxxxxxXxxxx

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7.1.6 DIRECTIVAS Y CIRCULARES

Directiva: Son aquellos actos que determinan o establecen lineamientos o directrices que impliquen
polticas de gobierno en la Entidad. Se radicaran y conservaran originales en el rea de Administracin
Documental.

Circular: Es toda aquella informacin de inters general cuyo contenido es importante o trascendente
para la Administracin distrital; tambin se utiliza como medio para requerir una misma informacin a
cada uno de los organismo o a las entidades de la Administracin distrital. Se radicaran y conservaran
originales en el rea de Administracin Documental.

1. ESTILO

1. La directiva y la circular se presentarn en estilo bloque justificado donde todas las lneas parten
del margen izquierdo, a excepcin del encabezado que ir centrado sobre los mrgenes izquierdo
y derecho.
2. El interlineado ser siempre sencillo, y se sugiere el uso de la letra Times New Roman. 12 puntos.
3. Los prrafos van separados por dos (2) interlneas.

2. PARTES

Logotipo: Centrado en los mrgenes se inserta el escudo de IDIPRON, como lo establece el Manual
de Identidad Visual.

Encabezado:

1. Denominacin del documento, el nmero y ao: encabeza la hoja la frase DIRECTIVA N. _


DE 200_, escrita con maysculas, centrada y a dos (2) interlneas del logotipo, dejando un
espacio suficiente despus de la palabra para estampar el nmero respectivo una vez que haya
sido firmada. A una interlnea de la anterior frase se colocan dos corchetes suficientemente
espaciados para estampar la fecha (mes y da) en que se firma la directiva.
2. Destinatario: se escribe la palabra PARA: sobre el margen izquierdo, en maysculas sostenida,
seguida de dos puntos y a tres lneas de la fecha. La circular no tiene un destinatario identificado,
sino una referencia genrica que abarca a varias o a muchas personas; la directiva s. Se escriben
los cargos o las personas indeterminadas a las cuales va dirigido, en mayscula inciales.
3. Remitente: se escribe la palabra DE: en el margen izquierdo, en mayscula sostenida, seguida
de dos puntos y a dos interlneas del destinatario. En el dato de remitente se coloca el cargo del
funcionario que emite la circular o la dependencia.
4. Asunto: se describe la palabra ASUNTO: en el margen izquierdo, en mayscula sostenida,
seguida de dos puntos y a dos interlineas del remitente. En este espacio se coloca de forma clara
y resumida el contenido de la directiva.
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Cuerpo o contenido

Tanto la directiva como la circular contienen informacin de inters general, de importancia o


trascendencia para la Administracin Distrital; en ella se determinan o establecen lineamientos o
directrices que impliquen polticas de gobierno. El texto de la directiva se inicia tres o cuatro interlneas
del asunto, y se dejan dos espacios entre prrafos. Debe redactarse en primera persona singular o
plural (yo, nosotros) y de forma breve, clara, sencilla y corts.

Despedida: a dos interlneas de la ltima lnea de texto, de la misma forma que en el oficio.
Firma: tanto la directiva como la circular contienen informacin de inters general, de importancia
o trascendencia para la Administracin Distrital; en ella se determinan o establecen lineamientos o
directrices que impliquen polticas de gobierno. El texto de la directiva se inicia a tres o cuatro
interlneas del asunto, y se dejan dos espacios entre prrafos. (yo, nosotros) y de forma breve, clara,
sencilla y corts. A dos interlneas de la ltima lnea del texto, de la misma forma que en el oficio.
A cuatro o seis espacios de la despedida, centrado, en mayscula y en negrita. Comprende el
nombre, cargo y firma del funcionario autorizado.

7.1.7 ACTA

Es un documento en el que consta de sucedido, tratado y acordado en las reuniones celebradas por las
comisiones o los comits su archivo y radicacin se realizarn en el rea productora que diligencia un
acta como soporte a una reunin de trabajo.

1. ASPECTOS GENERALES DE LAS ACTAS

Toda acta expresa lo tratado en una reunin sin describir detalles intrascendentes.
Los prrafos deben se concisos, claros, y deben hacer nfasis en las determinaciones tomadas.
Con la firma del presidente y el secretario se entiende aprobado lo consignado en el acta.
Se indica el nombre de la persona que presenta una mocin, pero no es necesario anotar el nombre
de quienes la adhieren a ella.
Cuando sea necesario mencionar la intervencin de uno de los asistentes se hace con su nombre
completo.
Cuando haya lugar a votaciones se indica el nmero de votos emitidos a favor, en contra y en
blanco. En caso de nombramientos, se registran los resultados y los nombres completos.
En caso de acta registrada se escribe el nombre de la persona que, de acuerdo con los estatutos,
debe presidir la reunin, as como el de la persona que acta en calidad de secretario.
Anexos: Cuando en una reunin se presentan documentos que sustentan una informacin, stos
se detallan en el desarrollo y se adjuntan al acta. A dos interlneas de los firmantes, contra el
margen izquierdo se escribe la palabra o seguida de dos puntos (:) y con maysculas inicial. A
dos espacios, la cantidad; de preferencia, clarificar el nmero de hojas.

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Transcriptor: Si se desea establecer la responsabilidad del transcriptor, su identificacin se


escribe contra el margen izquierdo, a dos interlneas de las firmas o del anunciado de anexos, si
los hay. Las primeras inciales en maysculas corresponden a las del nombre y apellido de la
persona que lo proyect; si es la misma que lo firma se omiten. Las segundas, en minscula,
corresponde a la persona que transcribe el acta.

2. ESTILOS

Escriba siempre en el encabezado el nombre del grupo que se rene. Aclare si se trata de reunin ordinaria
o extraordinaria.
Numere el orden del da y el desarrollo, en forma consecutiva y sin interrupcin. Las actas administrativas
se redactan en pasado. Ningn prrafo se inicia con gerundio. No se debe redactar en lenguaje telegrfico;
tampoco debe presentar errores tcnicos, ortogrficos, gramaticales no de puntacin.

3. PARTES

Encabezado: Se sita a 2.5 cm. del borde superior, contra el margen izquierdo y con maysculas
inicial. Se identifica el documento con el nombre de la reunin (asamblea, junta, comit) y el
nmero correspondiente separado por un guin.
Identificacin del documento y nmero: Despus del ttulo, a una interlnea, se ubica la palabra
ACTA en mayscula sostenida, centrada y, a continuacin, el nmero consecutivo que le
corresponde. No se escribe el smbolo nmero (#) ni su abreviatura (N.).
Fecha: Contra el margen izquierdo, a tres interlneas de la denominacin del documento, se
escribe la palabra FECHA, en mayscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente se anota
la ciudad donde fue realizada la reunin y la fecha completa (das, mes, ao), separado por coma
(,).
Hora: en la casilla siguiente, se digita la palabra HORA en mayscula sostenida y seguida de dos
puntos (:). Al frente se anota la hora de inicio y de finalizacin de la reunin.
Lugar: En la casilla siguiente de la hora se digita la palabra LUGAR en mayscula sostenida y
seguida de dos puntos (:). Al frente se anota el sitio de la reunin.
Reunin convocada por: en mayscula sostenida, y en el cuadro siguiente se escribe el rea y
persona que convoca la reunin
Convocados: en el cuadro se escribe CONVOCADOS en mayscula sostenida y seguida de dos
puntos (:). Al frente se escribe la relacin de nombres, con mayscula inicial, el cargo que
desempea cada una de las personas en la reunin se separa del nombre con coma (,), y se sigue
el orden jerrquico establecido para la reunin. En caso de que haya dos persona de igual
jerarqua, se ordenarn sus nombres en orden alfabtico por apellidos. Cuando el nmero de
asistentes para de 15, se elabora una lista aparte que se incluyen como primer anexo en el acta y
se especifica as: ASISTENTES: lista adjunta (120 personas).
Temas: el nombre y con mayscula sostenida, se escribe la palabra ORDEN DEL DA seguida
de dos puntos (:). De 1.5 a 2 interlneas y contra el margen izquierdo se enumeran los temas que
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fueron motivo de la reunin, con mayscula inicial, identificndolos con nmeros arbigo. Si el
tema requiere de dos o ms renglones, el segundo y subsiguientes se escriben contra el margen
izquierdo a interlineacin sencilla. Entre tema y tema se dejan 1.5 a 2 interlneas.
Conclusiones: de manera precisa y concisa se mencionan las conclusiones de los temas tratados.
Compromisos: se registran los compromisos adquiridos dentro de conversatorio del evento con
nombre del responsable en ejecutar o gestionar el compromiso estipulando el plazo mximo para
cumplir con el compromiso.
Prxima Reunin: Si se programa una nueva reunin, se escribe la palabra PROXIMA
REUNIN contra el margen izquierdo, con mayscula sostenida seguida de punto (.) A
continuacin se anotan la fecha y hora de la prxima reunin. En caso de cambio de sede se indica
el lugar.
Nombre, cargo y Firma: El nombre completo de los firmantes responsables se escribe con
mayscula inicial, de cuatro a seis renglones a partir de la ltima lnea del acta. El cargo se anota
debajo del nombre, a espacio sencillo, con mayscula inicial y sin centrar.
Los nombres y cargos se reparten de manera tal que el de mayor jerarqua quede contra el margen
izquierdo, y que le sigue, en el mismo regln a la derecha. En caso de varios firmantes, sus
nombres se escriben de cuatro a seis interlneas uno del otro, distribuidos por pares. Cuando el
nmero de asistentes es impar, el ltimo nombre va centrado. En la pgina donde terminan el
desarrollo de los temas, deben quedar como mnimo dos firmas.

7.1.8 OFICIOS

Los oficios son las comunicaciones externas que se producen en cualquier dependencia de las entidades
distritales, y en las privadas que cumplen funciones pblicas, las cuales se envan a otras entidades
pblicas, privadas o a personas naturales o jurdicas.

1. PARTES

Una carta u oficio se compone de encabezado, cuerpo y pie.


Encabezado:

Cdigo: Consignar el marquen izquierdo los nmeros que identifican la dependencia


productora seguida de guin (-). A continuacin el nmero de radicado de la comunicacin u
oficio el cual asigna el rea de correspondencia.
La datacin: Se escribe en este orden: ciudad, da, mes, ao (los ltimos tres datos deben
venir en blanco ya que estos son radicados por el rea de correspondencia de IDIPRON.

Bogot, D.C.; 26 de Abril de 2005


Evite dirigirse a la entidad (Seores EPM), cuando se puede a la persona (Doctora Lorena
Cifuentes / Gerente Agenda Cultural / IDCT).

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Datos del destinatario: Siempre que sea posible, los oficios se dirigirn en forma
personalizada.
Nombre completo del destinatario: En la segunda lnea, en mayscula sostenida o con
mayscula inicial. Se escribe nombre y en lo posible los dos apellidos.
Cargo: Se escribe con mayscula inicial. Cuando el cargo, oficio o profesin lo ejerce una
mujer, se escribe en femenino.
Entidad: Se escribe con mayscula inicial, cuando es una sigla compuesta por la letra inicial
de cada palabra, se escribe con mayscula sostenida; cuando es acrnimo (que no corresponde
exactamente a la primera letra de cada palabra), se escribe con mayscula inicial.
Direccin o apartado: Las palabras: calle, carrera, transversal, diagonal, deben escribirse
completas; a dos espacios se escribe el nmero procedido de la abreviatura N. , separado por
un guin intermedio.
Ciudad de destino: Se identifica la ciudad por su nombre, aun tratndose de correspondencia
local.
El Asunto: Debe resumir en mximo 4 palabras el contenido de la carta. Redctelo como
titular de noticia (Aprobado solicitud de norma) y evite decir lo obvio (Carta para ciudadano
1-2005-37569).
Escriba la referencia o el nmero de solicitud o expedicin que responde. Si es ms de uno
no repita; si es una referencia nueva debe escribirla completa. 3-200545389.
Escriba siempre un saludo (Apreciada seora Carolina) (Respetado doctor Augusto).
Agregue el nombre o apellido despus del antenombre (seor, doctor, licenciado, ingeniera).
No escriba Apreciado doctor, sino apreciado doctor Rodrguez.

Cuerpo

Se escribe a dos interlneas del saludo, a una interlnea entre reglones y a dos entre prrafos.
Para facilitar su comprensin, todo prrafo no debe ser mayor de diez interlneas o renglones.
Si hay varios asuntos, dedique un prrafo a cada uno. Deje espacios blancos: lneas y media
o dos lneas entre prrafo y prrafo.
No use negrilla ni mayscula fija para destacar conceptos, ideas, datos o nombres; pues eso
equivale a un grito disonante en la comunicacin.
Tampoco use comillas para destacar. Las comillas deben usarse solamente para encerrar citas
textuales.
Si su carta ocupa ms de una pgina, numere las hojas.
Use una cara de cada hoja.

Pie
Antes de la firma agregue una pequea despedida (Cordialmente, Atentamente.)
No use frmulas anticuadas. Su atento y seguro servidor, Dios guarde a usted

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Su firma debe ir escrita a mano, salvo que razones tcnicas del equip con que se elabora la
carta o del volumen de la correspondencia que usted expide hagan imposible tal
procedimiento.
Despida: a dos interlineas del ltimo prrafo del cuerpo del oficio.
Datos del remitente: En los datos del remitente se debe tener en cuenta la utilizacin de la
direccin del correo electrnico. De ahora en adelante ser imprescindible su colocacin.

Por ejemplo

MARTHA YANERH SANDOVAL SALZAR


Jefe Oficina Asesora de Planeacin
e-mail: oficinasesoradeplaneacin@idipron.gov.co

Anexos: a dos o tres interlneas del remitente de se colocar la palabra o seguida de dos puntos y
a continuacin se especifica en nmeros la cantidad y tipo de anexos.
Copias extras: a dos o tres interlneas del remitente si no lleva anexos; si los lleva, a dos espacios
del anexo.
Se puede escribir la palabra Copia o la indicacin c.c., seguida de dos puntos y a continuacin los
destinatarios, as: tratamiento de cortesa, nombre cargo y la entidad. Si se dirige a un funcionario
de IDIPRON, se omite la entidad.
Aprobacin, redaccin y/o transcripcin: se escribe a dos interlneas del ltimo rengln escrito.
Se anotarn quien Proyecto: con Nombre completo, Reviso / Aprob. Nombre completo. Esta se
puede ajustar en letra Times New Roman fuente 7.

Ejemplo

Proyecto: Diana Naranjo


Aprob: Juan Sebastin Pineda

1. Recomendaciones

Fuente Times New Romas, entre 11 y 12 puntos (segn la extensin del texto)
En la segunda hoja no pueden ir solamente las firmas del remitente, en ese caso se acomodan las
mrgenes para que aparezcan en una sola hoja.
Los oficios no llevaran visto bueno en ningn caso, excepto por lo dispuesto en la Resolucin
0012/97 y dems normatividad que la modifique.
Si el oficio lleva dos o ms firmas, stas aparecern en el orden jerrquico correspondiente. EN
ORDEN DESCENDENTE U HORIZONTAL DEJANDO EL DE MS ALTO NIVEL A LA
MARGEN IZQUIERDA.

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7.1.9 MEMORANDO

En un acto administrativo de carcter general e interno destinado a transmitir informacin, orientaciones,


pautas y recordatorios que agilizan la gestin de la entidad. Es una comunicacin empresarial o
institucional dirigida a una sola persona para transmitir una sola idea. No se debe entender la palabra
memorado con sancin o regao. Un memorando puede transmitir tambin un elogio, una felicitacin,
un estmulo o, simplemente, dar una informacin.

7.1.9.1 ESTILO

Procure que destinatario y receptor del memorando estn identificados como personas (jefe de
sistemas, revisora fiscal) y no como antes del organigrama (jefatura de sistemas, subdireccin
administrativa).
Escriba el asunto en mximo 4 palabras que resumen el contenido, al estilo de un titular de
noticias: nuevos formatos de contratacin y no Mensaje de la subdireccin administrativa y
financiera. Este ltimo no informa nada.
Memorando con el mismo contenido para diferentes destinatarios: se elabora el contenido del
memorando dejando en blanco la lnea de destinatario que debe llenar individualmente mediante
la herramienta combinacin de correspondencia.

En el caso que se exceda a ms de 5 destinatarios se deber dirigir al rea responsable.

No deje de escribir una despedida breve, un cordialmente, antes de la firma.


Se utilizan las mismas especficas tcnicas que para el oficio.

7.1.9.2 PARTES DEL MEMORANDO

Encabezado: debe ir identificado con el logo de IDIPRON y en pie de pgina con el logo de
Bogot positiva.

Memorando: se coloca con mayscula sostenida, centrado y sin negrilla MEMORANDO.

Cdigo: despus de dos tabulaciones, consignar los nmeros que identifican la dependencia
productora seguida de guin (-), se coloca el nmero de radicado el cual es asignado por el rea
de correspondencia de IDIPRON.

Ciudad y fecha: seguido de dos tabulaciones, anotar el nombre de la ciudad y la fecha (este
ltimo dato debe venir en blanco para ser radicado por el rea de correspondencia de IDIPRON.)

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Datos del destinatario: despus de dos tabulaciones, se debe escribir en maysculas sostenidas
el nombre del funcionario a quien va dirigido el memorando. En la lnea siguiente escribir el
cargo.

De: seguido de dos tabulaciones, consignar en maysculas el nombre de la dependencia


productora.

Asunto: constituye la sntesis del tema del memorando, a continuacin de dos tabulaciones,
debe expresarse el mximo 6 palabras, con mayscula inicial y sin subrayar.

Texto: se escribe a una lnea entre renglones y a dos prrafos, se debe redactar el texto en forma
clara, breve, directa, sencilla y corts; omitiendo temas personales y tratando slo un asunto por
memorando.

Despedida: expresin de cortesa que puede ser breve seguida de coma (,) (atentamente,) o frase
de cortesa terminada en punto (.) (agradecemos su gentil colaboracin.).

Datos de remitente: nombres y apellidos en maysculas sostenidas, no utilizar negrilla,


subrayar o centrar, el cargo se anota en lnea siguiente con mayscula inicial. El remitente es el
jefe de dependencia (oficina, divisin, grupo de trabajo, unidad, presidente o secretario de
comit) segn lo autorizado en manuales de mtodos y procedimientos de la respectiva
dependencia.

Anexos: (cuando aplique) consignar la cantidad de hojas o el tipo de anexo.

Datos del transcriptor: quien proyecta, revisa y aprob.

De acuerdo con la estructura orgnica y al Mapa de Procesos de IDIPRON se establece la siguiente


codificacin, el cual comprende de un total de 3 dgitos en la escala decimal para cada una de las
dependencias, la cual se requiere para la produccin y distribucin de comunicaciones oficiales y para la
codificacin de las Tablas de Retencin Documental.

La codificacin de las reas productoras se ha estructurado as:

CODIGO AREA PRODUCTORA


1000 Direccin General
1001 rea Comunicaciones
1002 Masivo (comunicacin a ms de cinco destinatarios)
2000 Oficina Asesora de Planeacin
2100 rea de trabajo Armemos Parche
3000 Oficina Asesora Jurdica

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3100 rea de trabajo de contratacin


3200 rea de trabajo de asesora jurdica y representacin legal
3300 rea Territorio
4000 Oficina Asesora de Control Interno
4001 rea Control Disciplinario
4006 Bodega la Favorita
4021 Generacin oportunidades juventud
5000 Subdireccin Tcnica Administrativa y Financiera
5100 rea Administracin Documental
5200 rea Almacn e Inventarios
5300 rea Contabilidad
5400 rea Presupuesto
5500 rea Servicios Generales
5600 rea sistemas
5700 rea Tesorera
5800 rea de vigilancia
6000 Subdireccin Tcnica de Desarrollo Humano
6100 rea carrera administrativa
6300 rea de trabajo social calle 15
6400 rea nmina y liquidaciones
6500 rea servicio mdico asistidos
6600 Lder componente emprendimiento y empleabilidad
6700 rea de pedagoga centro educativo san Juan Bosco
6800 rea socio legal
6900 rea de familia

CODIGO AREA PRODUCTORA


7000 Subdireccin Tcnica de Mtodos Educativos y Operativos
7055 rea de investigacin
7100 Centro de acopio San Blas
7101 Unidad proteccin integral vichada
7102 Unidad proteccin integral Arborizadora alta
7103 Unidad proteccin integral arcadia
7104 Unidad proteccin integral Beln
7105 Unidad proteccin integral Bosa
7106 Unidad proteccin integral el Cuja
7107 Unidad proteccin integral el Edn
7108 Unidad proteccin integral la 12
7109 Unidad proteccin integral la 27
7110 Unidad proteccin integral la 32

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7111 Unidad proteccin integral la Florida


7112 Unidad proteccin integral la Vega
7113 Unidad proteccin integral Liberia
7114 Unidad proteccin integral el Oasis
7115 Unidad proteccin integral Perdomo
7117 Unidad proteccin integral san Francisco
7118 Unidad proteccin integral Santa Lucia
7119 Unidad proteccin integral Servita
7120 Unidad proteccin integral la Favorita
7121 Unidad proteccin integral la Rioja
7122 Unidad proteccin integral Luna Park
7123 Unidad proteccin integral Perdomo kfw
7124 Unidad proteccin integral Preflorida
7125 Unidad proteccin integral Oasis II
7126 Unidad proteccin integral Carmen Apicala
7194 Atencin Alimenticia
7200 rea artes
7243 Servicio apoyo operativo y seguridad UPIS
7300 Comedores institucionales
7301 Comedor comunitario San Blas
7302 Comedor comunitario Perdomo
7304 Comedor comunitario la Rioja
7305 Comedor comunitario Arborizadora
7306 Comedor comunitario San Cristbal

CODIGO AREA PRODUCTORA


7307 Comedor comunitario Usme
7308 Comedor comunitario Bosa
7400 Bsqueda activa calle trapecista
7500 rea de salud
7510 Componente recreacin y deporte
7600 rea trabajo gestin ambiental
7700 rea tcnica de calidad en alimentacin y nutricin
7800 rea de transportes
7900 rea trabajo calle
8000 Proyectos de inversin
8100 Proyecto atencin directa a la poblacin
8101 Proyecto 198
8102 Proyecto 722

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8103 Proyecto 548


8104 Proyecto 550
8105 Proyecto 724
8106 Proyecto 7055
8107 Proyecto 7194
8200 Proyecto SITP
8201 Proyecto 640
8202 Proyecto 959 Infraestructuras
8203 Proyecto 959 Componente fortalecimiento institucional
8204 Proyecto 969 Atencin integral y preventiva adolescentes
en conflicto con la Ley
8205 Proyecto 968 Misin Bogot Humana
8206 Proyecto 960 ESCNNA

El sistema permite la activacin y desactivacin de usuarios para trminos de consulta de documentos


radicados es la razn por la cual puede existir rea que no estn prestando servicios en el Instituto.

7.1.9.3 COMPETENCIA QUIEN FIRMA LA COMUNICACIN

Todas las oficinas elaborarn comunicaciones de acuerdo con las funciones asignadas y las podrn firmar
los subdirectores, jefes de oficinas asesoras, responsables de rea, responsables de UPIS, administradores
de proyectos de inversin. Para los casos de directrices generales y respuestas externas solo firmaran
los subdirectores y jefes de oficina. Sin embargo, puede requerirse elaborar comunicaciones que no tienen
que ver con la funcin asignada.
En estos casos se elaborarn las comunicaciones para la firma del competente y se registrar el cdigo
de la oficina que la produjo, an cuando el jefe y/o responsable del rea que proyect no sea quien la
firme. Deber consignarse en el final del oficio el nombre de la persona y el cargo que proyecta el
documento.

7.1.9.4 ESTABLECER NMERO DE COPIAS

Se elaborarn en original y mximo dos copias, excepto en los casos en los cuales se anuncien copias
para otros destinatarios. El original para el destinatario, la primera copia para el consecutivo de
administracin documental y la segunda copia para la serie documental de la oficina productora.

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8. RECEPCIN DE DOCUMENTOS
Conjunto de operaciones de verificacin y control que una institucin debe realizar para la admisin de
los documentos que son remitidos por una persona natural o jurdica.

8.1 POLITICAS DE OPERACIN

Todos los documentos que ingresen a IDIPRON debern radicarse obligatoriamente en la ventanilla
nica de radicacin en el sistema de informacin CORDIS.
Slo el nmero y hora de radicacin generada por el sistema de gestin documental CORDIS, dar
validez para todos los efectos, a los documentos que ingresen a la entidad.
El funcionario que reciba documentos directamente en las oficinas, ser responsable Disciplinariamente
de las implicaciones que ello acarree.

8.2 ACTIVIDADES

Recepcin de documentos: se debe verificar que estn completos, que estn dirigidos a funcionarios
vinculados a la Entidad que correspondan a lo anunciado y sean competencia del Instituto para efectos
de su radicacin y registr con el propsito de dar inicio a los trmites correspondientes.

El funcionario a cargo de la Unidad de Correspondencia recibir los documentos producidos para radicar
(comunicaciones oficiales y otros envos) por entrega personal por parte de la Oficina Productora o a
travs de las valijas, bolsas o sobres de recorrido a dependencias.

En las reas que cuenten con el aparato y servicio de fax, deber asignar un funcionario responsable de
su recepcin, organizacin y envo al rea de Administracin Documental para su radicacin,
distribucin y se encargar de llevar los controles necesarios. Dicho funcionario responder por las
implicaciones del mal trmite dado a alguno de estos documentos. Documento que no se tramite por el
rea de Administracin Documental no ser considerado como una comunicacin oficial.

Cuando se reciben oficios en sobre sellado tramitados por empresas de mensajera se remitirn al rea
competente para su apertura y posterior radicacin en el sistema de informacin CORDIS.

Como constancia de recepcin de correspondencia externa el Instituto podr registrar con el sello o reloj
radicado en la copia del documento a quien la presente, pero el funcionario de la ventanilla de
correspondencia proceder a radicarlo inmediatamente en el sistema de informacin CORDIS, la fecha
y hora oficial del radicado ser la del sistema de informacin en mencin.

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Cuando una comunicacin no est firmada ni presente el nombre del responsable o responsables de su
contenido, se considerar ANNIMA y deber ser radicada y remitida a la oficina de su competencia,
donde se determinarn las acciones a seguir (Acuerdo 060 de 2001 Artculo Dcimo Pargrafo).
Toda correspondencia recibida con caractersticas de Derecho de Peticin, Tutelas, Peticiones, Quejas y
reclamos se coloca el sello con la siguiente informacin:

RESPUESTA
Plazo: ____________________
N:______________________
Fecha Lmite: ______________

Y se clasifica en:

Tiempo de respuesta
Tipo de derecho de peticin
(das hbiles)
Peticiones de informacin 10
Derechos de Peticin de Inters general o particular 15
Quejas y reclamos 15
Solicitudes o consultas en materia de ejecucin Contractual3 3 meses
Consultas 30
Otras comunicaciones4 20
Organismos de control, entidades jurisdiccionales y
5
representantes de los medios de comunicacin5
Solicitud oficiosa por parte de las entidades pblicas6 10

El no cumplimiento de los lineamientos de la normatividad en mencin, generaran consecuencias de


carcter disciplinario segn lo estipulado en el Cdigo Disciplinario nico (Ley 734 de 2002) y dems
normatividad vigente en la materia.

3
En relacin con los derechos de peticin en materia de ejecucin contractual, stos se encuentran regulados en el numeral 16 del artculo 25 de la Ley 80 de 1993 y en el artculo
15 del Decreto 679 de 1994, normas que establecen un plazo de 3 meses para su obtencin.
4
Las dos ltimas categoras se incluyen a fin de estandarizar los tiempos para todos los documentos que ingresan al Instituto. En caso de comunicaciones provenientes de organismos
de control y entidades jurisdiccionales, si stas no incluyen un trmino de respuesta determinado, el Instituto deber dar respuesta
en 3 das hbiles.
5
Ibi
6
Cuando las entidades de la Administracin Pblica requieran comprobar la existencia de alguna circunstancia necesaria para la solucin de un procedimiento o peticin de los
particulares, que obre en otra entidad pblica, procedern a solicitar a la entidad el envo de dicha informacin.

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8.3 RADICACIN DE DOCUMENTOS

8.3.1 COMUNICACIONES OFICIALES ENVIADAS

El consecutivo ser asignado por el sistema de informacin CORDIS se deber reiniciar cada ao y estar
constituido por un nmero de cinco dgitos, desde el 00001 hasta n, nmero de radicacin asignado el
ltimo da hbil del ao.
Las comunicaciones oficiales enviadas, se elaborarn en original y mximo dos copias, remitindose el
original al destinatario, la primera copia a la serie respectiva de la oficina que genera el documento,
teniendo en cuenta los anexos correspondientes y la segunda copia reposar en el consecutivo de la
unidad de correspondencia.
En los casos en los cuales haya varios destinatarios, se elaborarn igual cantidad de copias adicionales,
para las comunicaciones internas se anexara el formato Copias Comunicados Internos (A-GDO-FT-
019). Ver anexos.

Todos los anexos deben presentarse foliados en su totalidad y enunciados o relacionados en la carta
remitente.

Toda comunicacin oficial deber registrar en el asunto el nmero de radicado al que da respuesta
y la referencia.

Comunicaciones internas enviadas Asunto: Respuesta memorando 2014IE002 anulacin


CDP
Comunicaciones externas enviadas Asunto: Respuesta oficio 2014ER005 solicitud
informacin Contralora de Bogot.

El encargado de correspondencia revisar que las comunicaciones cumplan con las Normas ICONTEC
adoptadas por IDIPRON para su elaboracin y con las recomendaciones generales.
Adems, revisar que estn acompaadas de sus antecedentes y anexos, as como de las copias que se
anuncian y de los sobres correspondientes para su envo.
Si la comunicacin no se ajusta a los modelos y a los requerimientos establecidos el funcionario a cargo
de la radicacin devolver la comunicacin a la oficina productora para que se efecte la correccin
respectiva y as, poder continuar con su trmite.

8.3.2 Registro de documentos

Una vez se haga la respectiva radicacin de consecutivo se procede a registrar en el en el sistema de


informacin CORDIS los datos como: Fecha, hora, N de registro, Dependencia Destinataria, remitente,
anexos. En el caso de los documentos recibidos externos se imprimir un rotulo con los datos antes
mencionados
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9. DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS
9.1 DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS EXTERNOS

Una vez registrada la informacin en el sistema de informacin CORDIS, el funcionario encargado del
proceso de radicacin proceder a distribuir en cada uno de los casilleros7 las comunicaciones y otros
envos de acuerdo con sus destinatarios: dependencias del Instituto y/o personas naturales o jurdicas.

9.2 PROGRAMACIN DE RECORRIDOS

9.2.1 Mensajera Interna

El rea de Administracin Documental programar como mnimo dos recorridos para todas las
dependencias administrativas, que se encuentren ubicadas en la misma sede, el funcionario encargado
del recorrido registrara en el formato control de correspondencia cdigo A-GDO-FT-003 como respaldo
de la entrega en cada rea productora.
Uno en la maana de 8 a 10 am. y otro en la tarde de 2 a 4 pm., para tal efecto se utilizara carpetas de
color azul y rojo, identificadas con el cdigo y nombre de cada dependencia.
Se entregar en cada dependencia la carpeta, junto con el comprobante de entrega para que el encargado
de su recibo confronte los documentos relacionados en el formato de entrega y firme el recibido a
satisfaccin o deje constancia de las observaciones que sean necesarias, en el formato mencionado.

9.2.2 Mensajera Externa

El rea de Administracin Documental programara sus servicios de mensajera externa, de acuerdo con
las solicitudes oficiales recibidas de las distintas dependencias y as se proceder a entregar a la empresa
de mensajera especializada la planilla de control de entrega para su revisin y firma de acuerdo con los
documentos que contienen cada una de las comunicaciones.

10. TRMITE DE DOCUMENTOS


10.1TRMITE DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES

En este proceso se sealan las actividades de:

7
En el rea de Administracin Documental hay un clasificador de madera con las dependencia destinataria las
comunicaciones oficiales u otros envos postales

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1. Recepcin de solicitud o trmite

Confrontacin y diligenciamiento de planilla de control y ruta del trmite.


Identificacin del trmite.
Determinacin de competencia, segn funciones de las dependencias.
Definicin de los periodos de vigencia y tiempos de respuesta.

2. Respuesta

Anlisis de antecedentes y compilacin de informacin.


Proyeccin y preparacin de respuesta.
Trmites a que haya lugar con la produccin de documentos hasta la culminacin del asunto.

Los documentos que se asignen de una dependencia a otra debe hacer el respectivo pase por el rea de
administracin documental, para hacer el respectivo seguimiento hasta la culminacin del asunto.

11. ORGANIZACIN DE LOS DOCUMENTOS ARCHIVO DE


GESTIN
Establecer la metodologa para la organizacin en los Archivos de gestin conformado por cada uno de
los documentos que se encuentran en trmite en cada puesto de trabajo de los servidores pblicos y estos
documentos deben ser organizados conforme a los parmetros establecidos por la Ley y la Tabla de
Retencin Documental (T.R.D) vigente en el IDIPRON.

Los servidores y funcionarios de IDIPRON son responsables de la organizacin, uso, manejo de los
documentos y tienen la obligacin de velar por la integridad, veracidad y fidelidad de la informacin.

Cualquier novedad que se genere en la Tablas de Retencin Documental debe ser informada al
responsable del rea de Administracin Documental o en su defecto al Comit Interno de Archivo de
IDIPRON.

Las siguientes actividades se deben tener en cuenta:

1. Clasificacin Documental: Proceso archivstico mediante el cual se identifican y establecen


las series, subseries que componen cada agrupacin documental (fondo, seccin y
subseccin), de acuerdo con la estructura de la entidad.
2. Ordenacin:Los tipos documentales se ordenaran de manera que respete el principio de orden
original es decir que se pueda evidenciar el desarrollo de los trmites. El documento con la
fecha ms antigua de produccin ser el primer documento que se encontrar al abrir la
carpeta y la fecha ms reciente se encontrar al final de la misma.

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3. Identificacin: Las carpetas se deben identificar, marcar y rotular de tal forma que permita
su ubicacin y recuperacin. Dicha informacin general ser:

Si varias carpetas contienen la misma pieza documental, en virtud de su volumen, deben llevar el
mismo ttulo pero con la designacin, del nmero de orden que le corresponde en el total. En el
caso de tener tres (3) carpetas a la primera se le coloca (1 de 3), a la segunda (2 de 3) y a la tercera
(3 de 3).Igualmente, la etiqueta debe contener las fechas extremas de la documentacin legajada.

Por seguridad, los documentos contenidos en las carpetas deben ser foliados (Ver Anexo
Instructivo Foliacin), Si los documentos estn acompaados por soportes (los cuales deben
seguir el consecutivo de folios), no se deben separar cuando se abra otra carpeta del mismo tema.
En tal caso es preferible pasarse de los doscientos (200) folios o bien dejar menos de los
doscientos (200) folios.

4. Consulta de documentos: La consulta de documentos en los archivos de gestin, por parte de


otras dependencias o de los ciudadanos, deber efectuarse permitiendo el acceso a los documentos
cualquiera que sea su soporte. Si el interesado desea que se le expidan copias o fotocopias, estas
debern ser autorizadas por el jefe de la respectiva oficina o del funcionario en quien se haya
delegado esa facultad y slo se permitir cuando la informacin no tenga carcter de reservado
conforme a la Constitucin o a las leyes. En la correspondiente oficina se llevar el registro de
prstamo.

5. Prstamo de documentos para trmites internos. En el evento que se requiera trasladar un


expediente a otra dependencia en calidad de prstamo, la dependencia productora deber llevar
un registro en el formato prstamo de documentos (A-GDO-FT-014). Vencido el plazo, el
responsable de la dependencia productora deber hacer exigible su devolucin inmediata.

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6. Inventario Documental:Para asegurar el control de los documentos en sus diferentes fases, todas
las dependencias debern elaborar los inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio
de sus funciones

La actualizacin peridica del formato de inventario documental evitar tener que utilizar varias
jornadas para efectuar las transferencias o hacer entrega de la documentacin en caso de retiro
temporal o definitivo de sus cargos y facilitar el control y consulta constante de la
documentacin.

En cumplimiento de lo establecido por la Ley 594/2000 en su artculo 15 en el sentido de la


obligacin que tienen los servidores pblicos de entregar al momento de su desvinculacin los
documentos y archivos a su cargo debidamente inventariados, se establece como norma que los
funcionarios y contratistas del Instituto para la Proteccin de la Niez y La Juventud debern al
momento de retirarse de la entidad, ser trasladados a otra dependencia o salir a vacaciones, hacer
entrega de los documentos a su cargo a quien designe su jefe inmediato o interventor,
diligenciando el formato Inventario nico Documental (A-GDO-FT-018).

12. PRESTAMO Y CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS


La metodologa para el prstamo, trmite y devolucin de documentos solicitados al archivo central inicia
con la solicitud de Prstamo de Documentos, su registro en libro de prstamos y termina con la descarga
de devolucin del libro en mencin.

Una vez sean transferidos los documentos al Archivo Central de la Florida, la responsabilidad y manejo
de los documentos est a cargo del personal del archivo y solo a travs de ellos se efectan consultas.

Las consultas solamente se realizaran dentro de las instalaciones de IDIPRON.

No se permite el retiro parcial o total de los documentos de las unidades de conservacin (Carpetas-
Tapas).

Los usuarios podrn solicitar fotocopias de uno o varios folios de una unidad de conservacin
dependiendo el nivel de autorizacin para dicho trmite.

La salida de documentos originales del rea de Administracin Documental est restringida. En caso de
ser Autorizado el prstamo de un documento el plazo mximo de devolucin es de (5) cinco das.

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13. CONSERVACIN DE DOCUMENTOS


13.1 DESTINACIN DE ESPACIOS

Los locales y espacios que destine el IDIPRON como sedes de archivo central debern cumplir con las
condiciones de edificacin, almacenamiento, medio ambiental, de seguridad y de mantenimiento que
garanticen la adecuada conservacin de los acervos documentales.

Se debe prever que el local que se destine no tenga problemas de humedad, riesgo de incendio o de
estabilidad y que cuenta con el espacio suficiente para albergar la documentacin acumulada y su natural
incremento. Deben acondicionarse con temperatura, humedad y ventilacin adecuadas que permitan
proteger los documentos contra daos producidos por roedores, polillas y otros insectos.

13.2 MOBILIARIO

Acorde con las dimensiones de las unidades que contendr, evitando bordes o aristas que produzcan
daos sobre los documentos y quienes los manipulan.
Deben estar construidos en lminas metlicas slidas, resistentes y estables con tratamiento
anticorrosivo y recubrimiento horneado qumicamente estable, con una altura de 2.20 mts y cada
bandeja soportar un pesos de 100kg/mt lineal.
La estantera total no deber tener ms de 100 mts de longitud.
Si se disponen mdulos compuestos por dos cuerpos de estanteras, se deben utilizar los parales y
tapas laterales para proporcionar mayor estabilidad. En todo caso se debern anclar los estantes con
sistemas de fijacin a piso.
La balda superior debe estar a un mximo de 180 cms, para facilitar la manipulacin y el acceso del
operario a la documentacin.
La balda inferior debe estar por lo menos a 10 cms del piso.
Las baldas deben ofrecer la posibilidad de distribuirse a diferentes alturas, para posibilitar el
almacenamiento de diversos formatos, permitiendo una graduacin cada 7 cm. o menos.
Los acabados en los bordes y ensambles de piezas deben ser redondeados para evitar desgarres en la
documentacin.
El cerramiento superior no debe ser utilizado como lugar de almacenamiento de documentos ni de
ningn otro material.
La estantera no ir recostada sobre los muros y se debe dejar un espacio mnimo de 20 cm., entre
stos y la estantera.
El espacio de circulacin entre cada mdulo de estantes debe tener un mnimo de 70 cm., y un
corredor central mnimo de 120 cm.
La estantera deber tener un sistema de identificacin visual de la documentacin acorde con la
signatura topogrfica.

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Para unidades de conservacin como libros, legajos o carpetas se recomienda el empleo de


separadores metlicos con el fin de evitar el deslizamiento y la deformacin de la documentacin
almacenada.

13.3 MOBILIARIO PARA DOCUMENTOS EN OTROS FORMATOS

Para la documentacin de imagen anloga como microfilmacin, cintas fonogrficas, cintas de video,
rollos cinematogrficos o fotografa entre otros o digital como disquetes o CDs, se deben contemplar
sistemas de almacenamiento especiales con diseos desarrollados acordes con las dimensiones y tipo de
soporte a almacenar y los recubrimientos antioxidantes y antiestticos a que haya lugar.

13.4 CONDICIONES AMBIENTALES PARA MATERIAL DOCUMENTAL

1. Soporte Papel

Temperatura de 15 a20 C con una fluctuacin diaria de 4 C.


Humedad relativa entre 45% y 60% con fluctuacin diaria del 5 C.

2. Ventilacin

El caudal debe garantizar la renovacin continua y permanente del aire de una a dos veces por hora.
Esto se debe establecer de acuerdo con las condiciones ambientales internas que se quieren mantener
y al espacio.
La disposicin de las unidades de conservacin en los estantes deber permitir una adecuada
ventilacin a travs de ellos.

3. Disponer De Equipos para Atencin de Desastres

Extintores de CO2, Solfaclan o Multipropsito y extractores de agua de acuerdo con el material a


conservar. Evitar el empleo de polvo qumico y de agua.
Las especificaciones tcnicas de los extintores y el nmero de unidades deber estar acorde con las
dimensiones del depsito y la capacidad de almacenamiento.
Implementar sistemas de alarma contra incendio y robo.
Proveer la sealizacin necesaria que permita ubicar con rapidez los diferentes equipos para la
atencin de desastres y las rutas de evacuacin y rescate de las unidades documentales.

4. Mantenimiento

Garantizar la limpieza de instalaciones y estantera con un producto que no incremente la humedad


ambiental.

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Las unidades de conservacin requieren de un programa de limpieza en seco y para el efecto se deben
emplear aspiradoras.

As mismo debe tenerse en cuenta los protocolos de limpieza y lineamientos de bioseguridad y salud
ocupacional para manipulacin de documentos (Ver Anexos)

14. DISPOSICIN FINAL DE LOS DOCUMENTOS


En este proceso, la conservacin total se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es
decir, los que lo tienen por disposicin legal o los que por su contenido informan sobre el origen,
desarrollo, estructura, procedimientos y polticas de la entidad productora, convirtindose en testimonio
de su actividad y trascendencia. As mismo, son patrimonio documental de la sociedad que los produce,
utiliza y conserva para la investigacin, la ciencia y la cultura.(Mini- manual tabla de retencin y
trasferencias documentales: versin actualizada, AGN, 2001. p.88).

Aplica para todo los documentos definidos en la tabla de retencin documental de IDIPRON.

La seleccin, descarte y eliminacin es un proceso tcnico mediante el cual se destruyen los documentos
que hayan cumplido con su tiempo de retencin y no son relevantes a nivel histrico de la entidad, de
acuerdo a la disposicin final establecidas en las TRD.

No se podrn efectuar ninguna eliminacin sin la autorizacin previa del comit de Archivo de IDIPRON.

Cuando los documentos entregados presentan un soporte diferente del papel, deben cumplir con
determinadas normas de calidad que garanticen su conservacin permanente. Es el caso de microfilmes,
bandas sonoras y video grficas, cintas magnticas y otros ms.

14.1ELIMINACIN

Actividad resultante de la disposicin final sealada en las tablas de retencin o de valoracin


documental, para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio
de conservar su informacin en otros soportes.8
La decisin de eliminar documentos, si no est establecida por ley o reglamento, es responsabilidad del
Comit de Archivo de cada entidad9.

8
Archivo General de la Nacin. Gua para la Implementacin de un Programa de Gestin Documental, Bogot 2005
9
Archivo General de la Nacin. Gua para la Implementacin de un Programa de Gestin Documental, Bogot, 2005
9
Mini- manual tabla de retencin y trasferencias documentales: versin actualizada, AGN, 2001. p.28-29.) (Acta de
Eliminacin Formato AGN-FTR135)

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Un principio que debe observarse es aquel segn el cual los documentos que deben eliminarse
corresponden a lo sealado en las tablas de retencin documental o en los asuntos de las tablas de
valoracin documental.

Ninguna serie documental puede ser destruida sin estar previamente registrada en la correspondiente
tabla de retencin. La eliminacin deber realizarse atendiendo lo estipulado al respecto.

Las eliminaciones deben formar parte del proceso de preparacin de las transferencias primarias y
secundarias, es decir, cuando los archivos de gestin transfieren al central y este al histrico. En todos
los casos deber levantarse un acta (Ver anexos) acompaada de su respectivo inventario.10

15. REDUCCIN DE PAPEL


En atencin a la expedicin de la Directiva Presidencial 04 de 2012 Estrategia de cero papel en la
Administracin Pblica, determinada en el Plan Nacional de Desarrollo 2010-2014, que busca
incrementar la eficiencia administrativa, por medio de la articulacin de las acciones establecidas para la
gestin documental con el aporte tecnolgico en las entidades pblicas, y con el fin de alcanzar
reducciones significativas en los recursos en este caso especfico el papel, en las actividades
administrativas, por medio de varias estrategias orientadas en cinco fases (organizacional, cultural, de
procesos, financiero y tecnolgico), de la cual la ltima consistir en un objetivo de largo plazo con el
uso exclusivo de documentos electrnicos, mediante la aplicacin de tecnologa, que lleve a la reduccin
sistemtica y sustitucin de los flujos documentales en papel por soportes y medios electrnicos.

Por otra parte, el Acuerdo 489 de 2012 por el cual se adopta el Plan de Desarrollo Econmico, Social,
Ambiental y de Obras Pblicas para Bogot D.C., 2012-2016 Bogot Humana, en el captulo III eje 2
un territorio que enfrenta el cambio climtico y se ordena alrededor del agua, se busca reducir en forma
permanente y creciente la generacin de residuos en todas las actividades, reciclar y revalorizar, por
medio del Programa Basura Cero, como responsabilidad en la produccin y manejo de residuos de los
generadores.
El Director General de la entidad adopta para su aplicacin dentro de la entidad las siguientes prcticas
para reducir el uso de papel:

Fotocopiar e imprimir a doble cara segn el caso.


Reutilizar el papel usado por una cara, para el caso de los documentos internos.
Reducir el tamao de los documentos al imprimir o fotocopiar al mnimo posible.
Revisar y ajustar los formatos - integrar varios documentos o formatos en uno solo.

10
(Mini- manual tabla de retencin y trasferencias documentales: versin actualizada, AGN, 2001. p.28.)

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Lectura y correccin en pantalla- utilizar el computador para hacer la revisin en pantalla, utilizar
correctores ortogrficos y gramaticales antes de dar la orden de impresin, de esta manera solo se
imprime la versin final del documento para su firma o radicacin.
Evitar copias e impresiones innecesarias y de temas no institucionales.
Uso de la Intranet.
Uso del correo electrnico.

Para este fin se debe garantizar la autenticidad, fiabilidad, inalterabilidad y disponibilidad de los
documentos segn lo establecido en las Leyes 527 de 1999, 594 de 2000, 1437 de 2011, la Resolucin
Interna 184 del 27 de julio de 2012 y las normas que las regulen o modifiquen en materia de gestin
documental y directrices especificas externas.

16 CONTROL DE CAMBIOS

FECHA
VERSIN DESCRIPCIN DE CAMBIOS ELABORO
(DD/MM/AO)
Se genera el manual con las indicaciones respecto
a produccin, recepcin, distribucin, trmite, JOSE DARIO GUERRERO
1 28/07/2011
organizacin, consulta, conservacin y disposicin FIGUEROA
final de los documentos.
Actualizacin normatividad vigente aplicable al
sistema nacional de archivos y normatividad
interna en cuanto a lineamientos de gestin FIRMA EN ORIGINAL
documental, inclusin de criterios para JOSE DARIO GUERRERO
2 codificacin de reas productoras segn 09/01/2014 FIGUEROA
codificacin CORDIS, inclusin de parmetros de Profesional Universitario Responsable
gestin documental en fases de produccin, rea Gestin Documental
contestacin de comunicaciones oficiales y
reduccin de uso de papel.

17 REVISIN Y APROBACIN

NOMBRE CARGO FECHA FIRMA

PROFESIONAL
FIRMA EN
REVIS YULI VIVIANA MELO MORENO UNIVERSITARIO 21/04/2014
ORIGINAL
OAP

SUBDIRECTOR FIRMA EN
APROB ROBERTO ANTONIO CONTRERAS 21/04/2014
ADMINISTRATIVO ORIGINAL

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