You are on page 1of 23

3/21/2017 Configure and Customize SAP Automatic Credit Management | SAP Blogs

Get Started
 
Solutions  Support Training Community  Developer  Partner 

About 

Community  /  Blogs

Configure and Customize SAP
Automatic Credit Management
September 7, 2013   |  3,890 Views  |
Sandeep Agarwal
more by this author

FIN (Finance)
SAP ERP |  enterprise resource planning | sap erp financials

0 share
0 tweet share



Credit management is the management of credit facility granted to customers
as credit exposure allowed. Credit facility is just like telling our customers that
they  need  not  pay  immediately,  they  can  pay  at  a  future  point  of  time  after
receiving  the  goods  or  services.  But,  this  payment  at  a  future  point  of  time
involves risk. So, according to the risk foreseen, the amount and time of credit
(Credit  Exposure)  granted  changes.  For  some  customers,  the  risk  perceived
may be high such that we may demand payment in advance.­and­customize­sap­automatic­credit­management/ 1/23

3/21/2017 Configure and Customize SAP Automatic Credit Management | SAP Blogs

This  credit  management  comes  partially  under  preview  of  Sales  and
Distribution (SD) and partially of Account Receivables (AR).

Key challenge: Reducing credit risk without hampering the supply chain.

Dealing with Bad Debt: Before getting involved, ask yourself:
How do I react to a bad debt?
Do I block orders from important customers, or do I grab a phone?
What is the volume of blocked orders my F&A department can handle?
Can I afford to block customers (small customer base)?
What do I save?
What is the cost in terms of damage?

Credit Management in SAP

Assuming that we already have SD and AR implemented, credit management
can be broadly used to:
Assign credit limit to customers
Facilities like the credit master sheet or early warning list help you
monitor the customer’s credit situation
Automatic credit limit checks as well as to specify the points at which
they have to be carried out

Automatically  alert  the  credit  representative  of  a  customer’s  critical  credit
situation  as  soon  as  order  processing  starts  and  he  may  be  able  to  check  a
customer’s credit situation quickly and reliably, and, in line with the appropriate
credit policy, to decide whether the customer should be granted credit.

Credit Check

Every customer is having a certain credit limit, which is measured and
maintained by Finance people. Credit check is done for each and every
order/SD documents generated.
Credit check is performed at the following stages of Sales order cycle, Credit
check settings present in each SD document is responsible for interacting with
FI module.­and­customize­sap­automatic­credit­management/ 2/23

3/21/2017 Configure and Customize SAP Automatic Credit Management | SAP Blogs Figure 1:Stages of Credit Check Configuration Setting Define Risk Category SPRO > Financial Accounting > Account Receivable and Accounts Payable > Credit Management > Credit Control Account > Define Risk Categories Figure 2:Define Risk Category Define Credit Control Area SPRO > Enterprise Structure > Definition > Financial Accounting > Define Credit Control Area­and­customize­sap­automatic­credit­management/ 3/23 .

 the SD documents are ignored and only open receivables and open special G/L items are used for calculating credit­and­customize­sap­automatic­credit­management/ 4/23 . the open delivery value is added to exposure. When billing posts to accounting. On billing the delivery.3/21/2017 Configure and Customize SAP Automatic Credit Management | SAP Blogs Figure 3:Define Credit Control Area Figure 4:Define Credit Control Area – Details The  type  of  update  chosen  controls  when  the  values  of  open  sales  orders. One of the following update groups can be chosen as available in standard SAP Blank – If the field is left blank. the open billing value is subtracted and the open A/R value added to the deliveries  and  billing  documents  are  updated  depending  upon  the  type  of document being generated. 000015 – Calculates exposure without considering open sales order value. open delivery value is subtracted and the open billing value is added to the exposure. When the order is delivered. The exposure is finally reduced when the cash is applied against open A/R. the open order value is subtracted and the open delivery value added to the exposure. The exposure is finally reduced when the cash is applied against open A/R. 000012 – When a new order is created. open delivery value is subtracted and the open billing value is added to the exposure. the open order value is added to the credit exposure. the open billing value is subtracted and the open A/R value added to the exposure. https://blogs. On billing the delivery. When billing posts to accounting. When the order is delivered.

When billing posts to accounting. Centralized credit management Multiple company codes are clubbed under the same credit control area.  each  company  code  has  the independence to make its own decisions. the open billing value is subtracted and the open A/R value added to the exposure. the open delivery value is subtracted and the open billing added to the exposure. the credit management can be categorized as: Decentralized credit management Every  company  code  has  its  own  credit  control  area.  This  method  delivers  benefits  such  as  the  local payment  cultures  can  be­and­customize­sap­automatic­credit­management/ 5/23 . if the customer transacts with company codes which are under  the  same  credit  control  area. Centralized credit management has benefits such as easier analysis of credit policy and modifications If the currencies of these company codes are different from that of the credit control area.  Hence.3/21/2017 Configure and Customize SAP Automatic Credit Management | SAP Blogs 00018 – This is relevant for non­delivery­relevant orders only.  we can  define  credit  limits  for  a  customer  separately  for  each company  code. https://blogs.  the  limit  is  set  for  all  the company codes combined together. When a new order is created. When the order is billed. Depending on the relationship between credit control area and company code. So. the open delivery value is added to the credit exposure. Note: SAP recommends the use of update group 000012 Organizational Unit in Credit Management The organizational unit used in credit management is Credit Control Area. the focus is shifted to other important areas such as bad debt reductions and improved customer relations as there is only a central credit team that needs to be consulted irrespective of the geography etc. The exposure is finally reduced when the cash is applied against open A/R. It represents the area where customer credit limits are specified and monitored. the receivables are converted to the credit control area currency to check with the credit limit set.

com/2013/09/07/configure­and­customize­sap­automatic­credit­management/ 6/23 .3/21/2017 Configure and Customize SAP Automatic Credit Management | SAP Blogs Figure 5: Organisational Unit in Credit Management   Assigning Company Codes to a Credit Control Area SPRO > Enterprise Structure > Assignment > Financial Accounting > Assign Company Code to Credit Control Area Figure 6: Company Codes to Credit Control Area Assigning Sales Area to a Credit Control Area SPRO > Enterprise Structure > Assignment > Sales and Distribution > Assign Sales Area to Credit Control Area

You can use the default credit groups or create new­and­customize­sap­automatic­credit­management/ 7/23 . if the credit limits are exceeded. Figure 8: Define Credit Groups  Assigning Sales Documents and Delivery Documents to Credit Group SPRO > Sales and Distribution > Basic Functions > Credit Management/Risk Management  >  Credit  Management  >  Assign  Sales  Documents  and  Delivery Documents  >  Credit  Limit  Check  for  Order  Types  >  Credit  Limit  Check  for Delivery Types The credit group specifies which subsequent transaction can be blocked for processing.3/21/2017 Configure and Customize SAP Automatic Credit Management | SAP Blogs Figure 7: Sales Area to Credit Control Area  Define Credit Groups SPRO > Sales & Distribution > Basic Functions > Credit Management and Risk Management > Credit Management > Define Credit Groups.

3/21/2017 Configure and Customize SAP Automatic Credit Management | SAP Blogs Figure 9: Credit Limit Check for Order Type Figure 10: Credit Limit check for Delivery Type Simple Credit Check Vs Automatic Credit Check a. High­volume. with as little personal handling as possible (refuse orders as much as possible) Low­­and­customize­sap­automatic­credit­management/ 8/23 . high­value requires individualization with emphasis on reporting and blocked orders or deliveries that can be checked and unblocked. https://blogs. low­value requires automation and efficient handling through grouping.

com/2013/09/07/configure­and­customize­sap­automatic­credit­management/ 9/23 .3/21/2017 Configure and Customize SAP Automatic Credit Management | SAP Blogs Figure 11: Simple Credit Check Vs Automatic Credit Check Simple Credit Check The simple credit check compares the payer customer master record’s credit limit to the net document value plus the value of all open items. Automatic Credit Check Variations & Recommended Use Automatic Credit Check – Gives extra parameters to define credit checks like Credit Control Area. Risk Category and… https://blogs. In case the value of the document and open items is more than the credit limit: System may respond with a warning message in the sales order [OR] Warning message and a delivery block [OR] Error message. which will cause the document not to be

Recommended Use: If the business is always likely to have fast moving items leaving no chances of Open Orders.g. For high volume and very low risk customers (e. 3 Months. Open Delivery 3. 3 & 4 values for beyond 3 months. This prevents a level of check. DYNAMIC CREDIT CHECK:  1) 2) 3) 4) Above Mentioned                   5) Horizon Period : Eg. Open Deliveries etc for long https://blogs. Open Receivables Recommended Use: This is seen to be safer to use as compared to Dynamic Credit Check as it covers all documents due to varying business needs.3/21/2017 Configure and Customize SAP Automatic Credit Management | SAP Blogs Figure 12: Automatic Credit Check Maintenance  STATIC CREDIT LIMIT DETERMINATION: 1. Here the System will not consider the Open items 1. Open Sales Orders + Sales Order Value­and­customize­sap­automatic­credit­management/ 10/23 . Open Billing 4. Risk Category 001). it is good practice to put deliveries on block and leave the orders untouched.

 One such example is terms of payment. Critical Fields: This Credit check is initiated by document changes done in credit sensitive fields. a check is done on the data in sales order against the data in the customer master. Recommended Use: Use it for Credit Group 01 (Orders) in conjunction with Static Credit Check for slightly higher risk category customers. There can be other business considerations to include only Open items within certain period Maximum Document Value The sales order or delivery value may not exceed a specific value which is defined in the credit check. Overdue Open Items The relation between open items which are more than a certain number of days overdue and the customer balance may not exceed a certain­and­customize­sap­automatic­credit­management/ 11/23 . If you process a sales order after a customer’s next review date has already gone by. These values are defined in the customizing for automatic credit control. It may also be used for prepaid or one­time customer with Max doc Recommended Use: Use it for Credit Group 01 (Orders) and high risk category customers which you always want to review beyond a particular value. Date of Next Review System uses the date of the next credit review as a trigger for an automatic credit check. When this field changes. Recommended Use: Use it for any Credit Group 01 or 02 (Orders or deliveries) in conjunction with Static Credit Check for slightly Low­Medium risk https://blogs. Oldest Open Item The oldest open item may not be more than a specified number of days overdue. This check is useful if the credit limit has not yet been defined for a new customer. where you don’t want to have more than a certain % of open items. The values may be reduced with increase in risk category values.3/21/2017 Configure and Customize SAP Automatic Credit Management | SAP Blogs time period. It is initiated by a risk category which is defined specifically for new customers. this is good to use. the system automatically carries out a credit check. The value is stored in the currency of the credit control area. In addition. a central credit limit can also be specified for all the credit control areas under which the customer exists. Credit Management at work For each customer. FD32 (FI T code)  is used to set credit limit and credit risk category for the customer. User­Defined Checks­ For e. Then. percentage of credit limit used and horizon (as applicable in dynamic credit check) are presented as https://blogs. credit exposure. If the customer exists in multiple credit control areas. Maximum Number of Dunning Levels Allowed The customer’s dunning level may only reach a specified maximum value exceeding which the item may be blocked if so configured. then subsequent orders may get blocked.3/21/2017 Configure and Customize SAP Automatic Credit Management | SAP Blogs category customers. individual limit can be specified for each credit control area. Figure 13: Credit Limit for Customer Overview Screen It gives an overview of credit settings of the customer. the total of the credit limits for each credit control area should not exceed the central credit­and­customize­sap­automatic­credit­management/ 12/23 . Customer‘s credit limit. credit limits are specified in the particular credit master record. Cheque received from a customer bounced.

 the outstanding receivables in sales days Dunning data consists of dunning area for the­and­customize­sap­automatic­credit­management/ 13/23 . Figure 14: Overview Screen Central Data Screen It gives an overview of central credit limit settings of the customer. the payment history classification. The maximum permitted credit limit as a total of limits across all credit control areas to which the customer is assigned The maximum permitted individual credit limit that a customer can have under any one credit control area https://blogs. date of the last check on customer credit limit. the credit representative group responsible for the customer. if the customer is blocked for credit management business transactions. when he was last dunned and the dunning level reached during the last dunning run Control contains the credit risk category of the customer.3/21/2017 Configure and Customize SAP Automatic Credit Management | SAP Blogs status Payment history along with the average number of days taken for payment is shown Payment data contains details such as authorized cash discount and unauthorized cash discount that was available for cleared the financial standing of the customer and date when the credit check of the customer was carried out last.

 the percentage of credit the­and­customize­sap­automatic­credit­management/ 14/23 . credit account if the limit is to be specified for a group of customers. This is because we can enter the central data in any currency of choice. independently of the currencies of the control areas The currently exhausted credit limit as a total (percentage) across all credit control areas to which the customer is assigned (should be less than or equal to max limit) The currently assigned largest credit limit across all credit control areas to which the customer is assigned (should be less than or equal to max limit) Date on which the most recent general information about the customer was obtained Figure 15: Central Data Screen Status Screen Shows  the  customer’s  actual  individual  details  according  to  particular credit control area The credit limit for the credit control area. horizon date to be taken into consideration. special G\L transactions and the order value not yet transferred to FI used for the credit exposure calculation as well as the amount of secured receivables is shown under credit limit data https://blogs.3/21/2017 Configure and Customize SAP Automatic Credit Management | SAP Blogs The currency in which the two maximum limits are specified.

 the reference data for customer credit review. if the customer is blocked for credit management business Configure and Customize SAP Automatic Credit Management | SAP Blogs The credit risk category. the last and next internal review date for the customer credit limit as applicable to the particular credit control area are shown under Internal data The date of last external review. the credit information number as applicable to external agency. customer credit group and customer group used mainly for sorting or reporting. credit representative­and­customize­sap­automatic­credit­management/ 15/23 . the classification of payment history of the customer as well as the financial standing is shown under external data Figure 16: Status Screen Credit Check at work in Sales Order creation When sales order is created (SD). system verifies the credit limit used by the customer by communicating with values set in FD32 (FI) https://blogs.

 VKM1. VKM3 and VKM5 are key T codes used to release Sales and Delivery documents from Credit This enables to give priority to and release several documents with a low document value until their credit limit is completely used up. the following options are available: Grant the credit and release the document Reject the credit and cancel the document Forward the blocked document to another processor Recheck the blocked document Reassign the blocked document and specify a new sequence of documents.3/21/2017 Configure and Customize SAP Automatic Credit Management | SAP Blogs Figure 17: Credit Check  Release Sales Documents from Credit Block Block will be released if the Agent discussed with Customer and / or payment is received from Customer. instead doing so for a single document with a high document value that has already exceeded its credit limit. For the document­and­customize­sap­automatic­credit­management/ 16/23 . Figure 18: Release Credit Block https://blogs.

sap.3/21/2017 Configure and Customize SAP Automatic Credit Management | SAP Blogs Reports RFDKLI10 – Customers with missing credit data RFDKLI20 – Reorganization of credit limit for customers in credit control areas RFDKLI30 – Central and credit control area related data for customer (short overview) RFDKLI40 – Overview credit limit (extensive) RFDKLI41 – Credit master sheet RFDKLI42 – Early warning list RFDKLI43 – Master data list especially for printing customer cards along with data from external systems RFDKLI50 – Mass change for master data in credit management RFDKLIAB – Display changes for credit management data RVKRED06­ Checking blocked credit documents RVKRED08 – Checking sales documents which reach the dynamic credit check horizon (periodic report) RVKRED09 – Checking the credit documents from credit view (released documents are checked only if the validity period for the release is up) RVKRED77 – Reorganization of open credit. subhash pandit September 11. 2013 at 10:55 am https://blogs. delivery and billing document values especially when update errors occur RVKRED88 – Simulation reorganization credit data SD Alert Moderator 20 Comments You must be Logged on to comment or reply to a­and­customize­sap­automatic­credit­management/ 17/23 .

. Regards Subhash P. thanks for detail explanation !! Lakshmi Kumari Sama June 12.3/21/2017 Configure and Customize SAP Automatic Credit Management | SAP Blogs Dear Sandeep. Good job here! Regards Gulshan Advait Kulkarni September 11.Thanks for sharing Advait Karteek k June 11. 2013 at 2:54 pm Very thorough and well researched Sandeep. Gulshan Batra September­and­customize­sap­automatic­credit­management/ 18/23 . 2014 at 6:56 am Nice document. 2013 at 3:06 pm This is really helpful Sandeep. It is too useful for me. 2014 at 6:20 am Hello Sandeep. Thanks for your knowledge sharing.

 If system found credit blocked from ‘Document value’ and ‘Open items’ . Lakshmi S Jurairat Damrongtham June 20. Regards. Jurairat D. Thanks for sharing your knowledge and keep sharing. How SAP display credit blocked message? Message come from ‘Document value’ or ‘Open items’? Thank you in advance.3/21/2017 Configure and Customize SAP Automatic Credit Management | SAP Blogs Nice explanation and it is really­and­customize­sap­automatic­credit­management/ 19/23 . If I set at 3 options as follow: – Dynamic – Document value – Open items 1. This is a ready reference document for credit management  Thanks. 2014 at 10:36 am Dear Sandeep. After SAP have checked and display credit blocked message. 2014 at 11:14 am Thanks Sandeep. V V G Lakshmipathi https://blogs. How the system work? SAP will check from Dynamic ­> Document value ­> Open items or Open items ­> Document value ­> Dynamic? 2. I would like to ask more about dynamic credit check. Vinod Vemuru June

I dont know why moderator approved this again even after my alert…   Phanikumar  Jose Antonio Martinez June 20. G. 2014 at 11:30 am A comprehensive blog on Credit Management. Lakshmipathi Phanikumar Valiveti June 21. 2014 at 12:42 pm Sandeep: Thanks for share this info. Regards Antonio Martinez Phanikumar Valiveti June 20. 2014 at 3:03 pm Good work–i appreciate being an FI guy your presentation including SD is very nice… Sorry to tell you that there a mistake in your document while sharing about dynamic credit check about Horizon period.will get correct information.3/21/2017 Configure and Customize SAP Automatic Credit Management | SAP Blogs June 20. 2014 at 3:59 am Sir—in document” Configure and Customize SAP Automatic Credit Management”.com/2013/09/07/configure­and­customize­sap­automatic­credit­management/ 20/23 .sap.. Very useful   . as per you– https://blogs.—please correct the flaw as mentioned in my comment–thereby the people who follows this .  Good work done.

 2014 at 4:30 pm Hi Sandeep. Regards . 3 Months.4 as two parts—2.3/21/2017 Configure and Customize SAP Automatic Credit Management | SAP Blogs “”“””5) Horizon Period : Eg. 2014 at 5:45 am Sandeep Agarwal Please check Phanikumar V­and­customize­sap­automatic­credit­management/ 21/23 .sap.3.2. Lakshmipathi                  Sreekanta Marikeri https://blogs.3. 3 & 4 values for beyond 3 months“”””   No— here­actually system will divides this 1. Sada Bandla G Lakshmipathi June 21. retest the scenario and change your blog if necessary. 2.4 will be taken in credit calculations if lying beyond 3 months) the only difference is whether open sales order(with confirmed delivery schedule lines)–has to be considered in credit calculations or not(if lies in these 3 months–then this open sales order value will be added in credit calculations–otherwise no)   See F1 at dynamic credit check in OVA8–you will get more clarity.3.4 will be fixed called as static part and the the first option 1 will be called as dynamic part(open sales orders) (2. G.   Please change this flaw in your presentation–once after confirming…  Phanikumar Sada Bandla June 20. Good document thank you for sharing knowledge. Here the System will not consider the Open items 1.

 2014 at 8:32 pm Very helpful document. during an Audit review with a client i came accross with the next question: Reviewing this process with a client I verified that when the Customer excided the credit limit assigned in SAP.thanks for posting Kundan Kumar July 13. 2014 at 10:38 am nice document… R MG November 5. Once she had the authorization sheet signed the clerk manually released the PR. the system automatically blocked the purchase Ashok J S July 11. very usefull. I wonder if it is possible to configure a SAP work flow in order to release credit block as when the control is manually performed it could be easily override. 2014 at 5:08 pm Hello.3/21/2017 Configure and Customize SAP Automatic Credit Management | SAP Blogs July 7. 2014 at 2:13 pm Many thanks for sharing valuable document….com/2013/09/07/configure­and­customize­sap­automatic­credit­management/ 22/23 . Thanks in advance Regards https://blogs. Thanks for the document. the Clerk needed the Management authorization and this was done manually and outside SAP.. In order to release it the Credit.

Regards Karthi Nilima Choudhari September 13.3/21/2017 Configure and Customize SAP Automatic Credit Management | SAP Blogs Venkata Seshagiri Rao Mullapudi July 6. Karteek k May 6. 2016 at 7:37 am­and­customize­sap­automatic­credit­management/ 23/23 . Nice document. Good job. 2016 at 8:45 am Good job!! Share & Follow                Privacy  Terms of Use  Legal Disclosure  Copyright  Trademark  Sitemap  Newsletter 2015 at 2:11 pm Nice doc of great value.