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DEFINICIÓN DE CONTROL

El concepto de Control puede ser muy general y empleársele como punto central para el Sistema Administrativo.
Por ejemplo, la planeación puede ser imaginada, como medio para lograr el control del comportamiento individual u
organizacional. En forma similar, la tarea de organización puede ser, constituida de manera que proporcione un medio
para el control de las actividades.

La palabra "Control" tiene varios significados y, más específicamente, varios sentidos, que son significativos para el
análisis, por ejemplo, significa:

 Verificar.
 Regular.
 Comparar con una norma.
 Ejercer autoridad sobre (dirigir y ordenar).
 Limitar o restringir. Todas son significativas para la teoría y la práctica administrativa. Sin embargo, daremos
algunas definiciones:

La palabra "control", es un galicismo que indica la acción o efecto de controlar. Controlar es un verbo activo que
significa: "Examinar y censurar con autoridad suficiente, formando juicio, aprobando o corrigiendo lo que no estuviera en
forma o modo debido".

Otra acepción dice: "Es la función administrativa que consiste en asegurar, la medición y la corrección de la
eficiencia hacia los objetivos fijados".

Otra definición dice: "Es el conjunto de actividades que se emprenden, para medir y examinar los resultados
obtenidos en el periodo, para evaluarlos y para decidir las medidas correctivas que sean necesarias".

El control es, en consecuencia, una función que no se desarrolla en el vacío, sino que se inserta dentro del proceso
de administración, y presenta características perfectamente diferenciadas, según el nivel de decisión en el que opere.

Burt K. Scanlan. El control tiene como objeto cerciorarse de que los hechos vayan de acuerdo con los planes
establecidos.

Robert Eckles, Ronald Carmichael y Bernard Sarchet. Es la regulación de las actividades, de conformidad con un
plan creado para alcanzar ciertos objetivos.

George R. Terry. El proceso para determinar lo que se está llevando a cabo, valorizándolo y, si es necesario,
aplicando medidas correctivas, de manera que la ejecución se desarrolle de acuerdo con lo planeado.

Henry Fayol. Consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el plan adoptado, con las instrucciones
emitidas y con los principios establecidos. Tiene como fin señalar las debilidades y errores a fin de rectificarlos e impedir
que se produzcan nuevamente.

ELEMENTOS DEL CONTROL

Del estudio de las anteriores definiciones, es posible obtener sus elementos coincidentes:

1) Relación con lo planeado: El control siempre existe para verificar el logro de los objetivos que se establecen en la
planeación. Como se dejó entrever, muchas de las técnicas de planeación, lo son también de control.
2) Medición: Para controlar es imprescindible medir y cuantificar los resultados.
3) Detectar desviaciones: Una de las funciones inherentes al control, es descubrir las diferencias que se presentan
entre la ejecución y la planeación.
4) Establecer medidas correctivas: El objeto del control es prever y corregir los errores. Con base en estos elementos,
se puede definir al control como: La evaluación y medición de la ejecución de los planes, con el fin de detectar y
prever desviaciones, para establecer las medidas correctivas necesarias.

IMPORTANCIA DEL CONTROL

Ningún control será válido si no se fundamenta en los objetivos y si. Un control. de tal manera que sea posible conocer las causas que las originaron. 4) Las desviaciones: Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en relación con los planes deben ser analizadas detalladamente. 4) Localiza a los sectores responsables de la administración. necesita ser oportuno. 5) De excepción: . sino un medio para alcanzar los objetivos preestablecidos. al delegar autoridad es necesario establecer los mecanismos suficientes para verificar que se está cumpliendo con la responsabilidad conferida. el control no es un fin. desde el momento en que se establecen medidas correctivas.El control es de vital importancia dado que: 1) Establece medidas para corregir las actividades. es decir. para que no se vuelvan a presentar en el futuro. no se evalúa el logro de los mismos. De la misma manera que la autoridad se delega y la responsabilidad se comparte. cuando no es oportuno. 5) A través del control. Es inútil detectar desviaciones si no se hace el análisis de las mismas y si no se establecen. para que sea eficaz. que los jefes están obligados a mantener. 4) Permite. a través de él. evitando errores y. 7) Su aplicación incide directamente en la racionalización de la administración y consecuentemente. 5) Proporciona información acerca de la situación de la ejecución de los planes. pérdidas de tiempo y de dinero. a las personas. sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de planeación. y que la autoridad delegada está siendo debidamente ejercida. 2) Revela los más mínimos incidentes o irregularidades ocurridos en el desarrollo de una actividad. obviamente. es decir. Por lo tanto. 2) Se aplica a todo: a las cosas. VENTAJAS DEL CONTROL 1) Permite descubrir y localizar las fallas y los errores a tiempo. con anticipación. los altos funcionarios o directivos se mantienen permanentemente informados de todo lo que acontece en la institución. carece de validez y. debe aplicarse antes de que se efectúe el error. 3) De la oportunidad: El control. a fin de tomar las medidas necesarias para evitarlas en el futuro. consecuentemente. y a los actos. de tal forma que se alcancen los planes exitosamente. Los estándares permiten la ejecución de los planes dentro de ciertos límites. 2) De los objetivos: Se refiere a que el control existe en función de los objetivos. PRINCIPIOS DE CONTROL La aplicación racional del control debe fundamentarse en los siguientes principios: 1) Del equilibrio: A cada grupo de delegación conferido debe proporcionarse el grado de control correspondiente. 3) Ayuda a mantener la disciplina de los subordinados. o estándares. medidas preventivas y correctivas. La efectividad del control está en relación directa con la precisión de los estándares. de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas. 6) Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores. es imprescindible establecer medidas específicas de actuación. a los jefes inmediatos. 3) Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar desviaciones. en el logro de la productividad de todos los recursos de la empresa. mismas que se determinan con base en los objetivos. estar al tanto de las actividades que desarrollan sus subalternos. que sirvan de patrón para la evaluación de lo establecido. reduce la consecución de los objetivos al mínimo.

se dice que el control preventivo siempre es interno. De esta forma. ya que en dicha evaluación pueden intervenir aspectos de carácter personal. TIPOS DE CONTROL Atendiendo al momento de su aplicación. Ya que los administradores de cada empresa son responsables de asegurar que el control preventivo esté integrado dentro de los sistemas administrativos y financieros. estadísticos o aleatorios. equipos y suministros requieren dinero. y puede corregir las situaciones problemáticas a medida que aparezcan. los sistemas computarizados pueden ser programados para brindar al operador una respuesta inmediata si comete un error. ya que señala que la persona o la función que realiza el control no debe estar involucrada con la actividad a controlar. porque la adquisición de empleados. programas y presupuestos. ya que pierde efectividad el control. o si se ha procesado una información equivocada. Una aplicación clara de este principio se puede encontrar en el siguiente ejemplo: el control que elabora los estados financieros de una empresa no será la persona más idónea para auditarlos o determinar si son verídicos o no. en las auditorias contables. Por tal razón. La programación es otro tipo importante de control preventivo. y sea efectuado por el personal interno responsable de realizar dicha labor. 6) De la función controlada: La función controladora por ningún motivo debe comprender a la función controlada. FUENTES DE CONTROL Según Don Hellriegel. Por ejemplo. 1) El control de los grupos interesados: . se determinan las causas de cualquier desviación del plan original. y finalmente su conformidad con los planes. contabilidad. un supervisor observa las actividades de los trabajadores. 2) Controles concurrentes: Son los que se realizan mientras se desarrolla una actividad. Así. En la actualidad. pues estas actividades preliminares también requieren que se invierta bastante tiempo. materiales y financieros que se necesitarán. y los resultados se aplican a actividades futuras similares. las fuentes de control básicas son cuatro: grupos interesados. El control preventivo es de responsabilidad exclusiva de cada organización como parte integrante de sus propios sistemas de control interno. tenemos los siguientes tipos de control organizacional: 1) Controles preventivos o preliminares: Son el conjunto de mecanismos y procedimientos que se utilizan para analizar las operaciones que se han proyectado realizar. con el propósito de determinar la veracidad y legalidad de dichas operaciones. etc. Los presupuestos financieros son el tipo más común de control preventivo a la acción. antes de su autorización o antes de que esté en marcha. Estos controles garantizan que antes de comenzar una acción se haya hecho el presupuesto de los recursos humanos. los controles concurrentes del sistema rechazarán la orden y le dirán dónde se encuentra el error. El control debe aplicarse. 3) Controles posteriores: Son los que se llevan a cabo después de la acción. preferentemente. estadística. a las actividades excepcionales o representativas. La forma más conocida de este tipo de control es la supervisión directa. Este principio se auxilia de métodos probabilísticos. delimitando adecuadamente cuáles funciones estratégicas requieren de control. Este principio es básico. a fin de reducir costos y tiempo. los grupos y los individuos. la organización misma.

Ejemplos de este tipo de fuentes son los sindicatos. Si la desviación es mayor. El control de retroalimentación ofrece esta información. la retroalimentación es sólo un tipo viable de control disponible. El control de retroalimentación puede mejorar la motivación de los empleados. . La llamada ética profesional constituye un punto de partida muy importante para el autocontrol individual. en relación con lo pre-establecido. ya que a través de ella. el administrador puede utilizar esta información cuando formule nuevos planes para hacerlos más eficientes. No importa cuál sea la profesión. las personas desean información sobre la manera en que se han desempeñado. Ejemplos de este tipo de controles pueden citarse reglas. la retroalimentación es básica en el proceso de control. 4) El autocontrol individual: Consiste en los mecanismos orientadores que operan en un individuo o persona. el daño ya está hecho. Son ejemplos. normas. ya que. presupuestos. ya sea preventivo o correctivo de desviaciones de los planes y el cumplimiento de los objetivos deseados. Su objetivo es suministrar información para comparar los resultados obtenidos. en el momento en que el administrador tiene la información. basándose en normas éticas y morales de su respectiva profesión. De la calidad de la información. habilidades específicas y actitudes y formas de conducta básicas. ya sea en forma consciente o inconsciente. El control se impone después de que se ha llevado a cabo una acción. auditorias y otros. EL CONTROL COMO SISTEMA DE RETROALIMENTACIÓN El establecimiento de las medidas correctivas da lugar a la retroalimentación. proveedores. Como por ejemplo retirar voz y voto a un miembro del grupo. normas. Debemos señalar que la retroalimentación tiene dos ventajas: La retroalimentación ofrece a los administradores información significativa sobre la efectividad de su esfuerzo de planeación. Se refiere a las presiones externas que recibe la empresa para que modifique ciertas conductas. No obstante. los informes o reportes que el supervisor entrega periódicamente a su superior. la información obtenida se ajusta al sistema administrativo al correr el tiempo. es aquí en donde se encuentra la relación más estrecha entre la planeación y el control. accionistas y otros. etc. las auditorias. Es análogo al proverbio que dice que “cierren la puerta del establo después de que el caballo ha sido robado”. elegirlo representante ante otros grupos. en muchas actividades. políticas. organismos gubernamentales. Por ello. valores que comparten los miembros de un grupo y mantienen mediante premios y castigos. Cuando el supervisor realiza la retroalimentación para dar a conocer al empleado los resultados de la evaluación semestral lo está haciendo. 2) El control organizacional: Se refiere a las reglas y procedimientos formales. se espera que ejerza el autocontrol individual en la realización de su labor. dependerá el grado y rapidez con que se retroalimente el sistema. Si la retroalimentación señala poca variación entre el desempeño planeado y el real. Para ser un profesional exitoso es necesario adquirir conocimientos detallados. 3) El control grupal: Se refiere a las reglas. es evidencia que la planeación en general estaba sobre el objetivo. El principal inconveniente de este tipo de control es que. clientes.

la disminución de los costos de no-calidad). en adaptaciones que pueden lograrse sin cambios de fondo. generalmente de 2 (dos) a 5 (cinco) años. así como ésta queda encuadrada en una estrategia.  El nivel táctico se inscribe dentro de una estrategia. La Producción se ocupa directamente del lado de los suministros de cualquier negocio. comunicación. generalmente el semestre. o en base al manejo de los costos fijos y variables. que no pueden modificarse sin cambios organizacionales o de infraestructura importante. credibilidad. es la administración de los recursos directos necesarios para producir los bienes y servicios que ofrece una Organización. y se inscribe dentro de una táctica. en el área de producción los objetivos estratégicos fundamentales son siempre los mismos:  La reducción de los costos por medio de una mayor eficiencia y productividad. ya sea de insumos (inputs) como de productos-servicios terminados (outputs). por ejemplo.  Por tanto puede inferirse que la Administración de la Producción trabaja y articula varios niveles de resolución de las situaciones y sus correspondientes horizontes temporales. y trabaja en un nivel temporal de largo plazo. se refiere a la adecuación de los objetivos a las cambiantes circunstancias del mercado. mano de obra. seguridad. todo basado en un amplio conocimiento del cliente. productos. etc. con inversiones medianas o menores.  El cumplimiento en tiempo y forma de los plazos. cortesía.ADMINISTRACIÓN DE LA PRODUCCIÓN Y OPERACIONES La administración de la producción es el desarrollo y administración (o manejo) de las actividades necesarias para la transformación de distintos recursos (o insumos) en bienes terminados (productos y/o servicios). habilidad. por medio de la vigencia efectiva de los atributos de una buena calidad de servicio: confianza. etc. . procesos. de un día para otro. el año calendario o hasta 2 (dos) años. las tendencias consolidadas. equipamientos. las entregas.  La mejora en el servicio a los clientes. Objetivos de la administración de la producción Con mayor o menor diversificación funcional. El nivel operativo es esencialmente un nivel de ejecución fáctica pero también entraña cierta dosis de planeamiento y previsión.  La mejora de la calidad (o lo que es lo mismo.  El nivel operativo se refiere al manejo de las tareas en el muy corto plazo. que suelen implicar inversiones significativas. sensibilidad. En otras palabras. o semanal o quincenal. accesibilidad. y trabaja en un nivel temporal de mediano plazo. en el día a día de la organización.  El aumento de la flexibilidad en suministros.  El nivel estratégico se refiere a los objetivos permanentes.

empeño y capacidad de ejecutar los planes futuros para la misma.  Los niveles temporales mencionados se refieren a situaciones económico . Auditorias El término auditoria va ligado a la detección de fraudes. desde validar la honradez y justicia de los estados financieros. porque tomar decisiones con base en información obsoleta es una garantía de fracaso 2) Requisitos para establecer un control de calidad eficaz Llevar a cabo un control de manera eficaz en una empresa u organización requiere de muchos sacrificios. hasta proporcionar una base crítica para decisiones gerenciales. Entre estas técnicas encontramos los datos estadísticos. Adaptación de los controles a los planes b. por ejemplo. Tiene la flexibilidad suficiente para permitir que los gerentes reaccionen debidamente a los eventos inesperados. CONTROL EFICAZ Los sistemas de control son sistemas formales de fijación de metas. c. programas de auditoría. Asegurarse de la flexibilidad de los controles f.políticas relativamente estables. Los sistemas de control efectivos alertan a los gerentes cuando las cosas van mal y les dan tiempo para reaccionar ante las oportunidades y amenazas. o de crisis políticas) cambia mucho la idea de lo que es largo. 1) Características de un sistema de control eficaz Un sistema de control eficaz posee tres características: a. Seguridad de que los controles señalen excepciones en puntos críticos d. evaluación y retroalimentación cuya información señala a los gerentes si la estrategia y estructura de la organización están funcionando en forma eficiente y eficaz. Se revisan los activos y los pasivos. etc. reportes o análisis especiales. b. Tipos de Auditorías:  Auditorías Externas: Es un proceso de verificación que implica la evaluación independiente de las cuentas y los estados financieros de la organización. monitoreo. Adaptación del sistema de control a la cultura organizacional g. Las auditorias tienen muchas aplicaciones importantes. Adaptación de los planes a cada administrador c. Un control eficaz tiene que basarse en: a. Aporta información oportuna a los gerentes. Aporta información precisa y brinda a los gerentes una imagen real de desempeño organizacional. observación directa. Búsqueda de la objetividad de los controles e. el punto de equilibrio. Son recursos adicionales de control que se emplean frecuentemente en cualquier empresa. mediano y corto plazo. así como también los informes . Establecimiento de controles dirigidos a una acción correctiva TÉCNICAS DE CONTROL Los administradores disponen de una serie de recursos para controlar las operaciones de una empresa LAS TÉCNICAS NO PRESUPUESTALES. En otros tipos de situaciones (de inflación. Logro de controles más económicos h. Existen dos tipos de auditorías: las externas y las internas.

los planes. el administrador puede con mayor libertad delegar autoridad para cumplir el plan dentro de los límites de presupuesto. presupuestos de insumos y materiales. El presupuesto también explica cuánto dinero gana la empresa en términos de ventas. Una lista amplia de control administrativo. financieros con el objetivo de verificar si están completos y exactos. mediante la definición de cada fuente de ingresos. programas y objetivos se encuentran plasmados en términos cuantitativos. presupuestos de egresos. El alcance de las auditorias también puede variar.  Auditorías internas: Son realizadas por miembros d la organización. ya que sirve como un activo para la empresa. En estas. Como tales. Determinar todos los aspectos. Su labor consiste en verificar si la empresa. se ha ajustado a los principios contables generalmente aceptados y si los ha aplicado debidamente.  Auditoría Administrativa: El propósito de ésta no es la evaluación individual de los administradores. sino el análisis del sistema de administración de una empresa en su totalidad. Los presupuestos Los presupuestos son la elaboración de planes en términos numéricos para determinado periodo futuro. Mediante este instrumento el ejecutivo puede hacer un análisis objetivo y crítico de su compañía. En otras palabras. El presupuesto pone de relieve los costes de las materias primas. tiene aproximadamente la mitad de la información del presupuesto de flujo de caja. Reducir los planes a números definidos. Esto es tanto en términos de ingresos por ventas e inversiones. al preparar sus estados financieros y evaluar sus activos y pasivos. los presupuestos son presentaciones anticipadas de los resultados que se esperan en términos financieros o en términos no financieros. Tipos de Presupuestos:  Presupuestos del Flujo de Caja: Este rastrea todo el dinero destinado al negocio y el dinero en efectivo dejando el negocio. Los ejecutivos de la compañía utilizan el presupuesto de flujo de caja para planificar el futuro para hacer grandes compras o pagar los préstamos. Se trata de un presupuesto específico y detallado que explica de dónde proviene el ingreso. costos de mano de obra y el trabajo subcontratado ocasional. insumos. Los presupuestos son capaces de: . presupuesto de mano de obra. Ejemplos de este tipo de presupuestos son: los presupuestos de ingresos. y gastos en términos de compras y gastos. ingresos o unidades físicas de entrada o salida implicarán los planes. maquinaria.  Presupuestos de Producción: Un presupuesto de producción explica la cantidad de dinero que cuesta producir el producto o servicio que la compañía está vendiendo. . El presupuesto de producción también puede incluir una estimación del valor total de las existencias o inventarios. y que gastos. Además sirve a los directivos para evaluar la eficiencia de las operaciones de la organización y el desempeño de los sistemas de control.  Presupuesto de Ventas o Ingresos: Registra la cantidad de fondos que entran en el negocio. se impone cierta clase de orden que permite a los administradores observar con claridad qué capital gastará quién y dónde. Su propósito es identificar cómo la empresa gestiona su dinero y revelar si la empresa gasta más de lo que invierte sobre una base mensual. LAS TÉCNICAS PRESUPUESTALES. herramientas. La auditoría es realizada por personal contable empleado por un despacho externo de contadores o por contadores contratados al efecto. lo que facilita en gran manera la comparación de lo realizado con relación a lo planificado. Su propósito es ofrecer garantía razonable de que los activos de la organización están debidamente protegidos y de que los registros financieros son llevados con la precisión y la confiabilidad suficiente para preparar los estados financieros. etc. La auditoría externa se efectúa cuando el período de operaciones de la organización ha concluido y los estados financieros están terminados. es útil en este aspecto. y la cantidad que queda en ingresos y beneficios. medibles. dependiendo del tamaño y las políticas de la empresa. .

También proporciona un equilibrio entre los presupuestos. para efectos de control presupuestal. colectivo que aborda todos los otros presupuestos. mientras que otro tiene sobre todos los números negativos. incluyendo las nuevas máquinas para el equipo de producción. ya sea en los gastos fijos o flexibles. Realiza un seguimiento del dinero gastado en sus actividades. no hay ni beneficios ni pérdidas. en que los ingresos cubren exactamente los costos y por tanto. Lo más importante es la oportunidad adecuada y el control de gastos es cosa secundaria. ya que también se ocupa de los activos y pasivos. Se ofrece una amplia visión de la empresa como un todo. las ventas totales de una empresa igualan los costos totales de la misma. Costeo Directo y la Investigación de Operaciones. es decir. sobre todo si se presenta un presupuesto de cifras positivas. entre otras. se evalúa la probabilidad de terminar un proyecto para una fecha determinada Aunque inicialmente esta técnica fue creada para controlar y evaluar la duración de proyectos. TÉCNICAS MODERNAS DE CONTROL. Aunque el tiempo oportuno entre un periodo presupuestal y el siguiente se toma en consideración. incluyendo alquiler. Los ingresos y los gastos son la fuente que abastece los presupuestos financieros. la empresa no gana ni pierde. para maximizar las utilidades a través de las ventas planificadas. relacionados al total de costos fijos y variables más convenientes para la organización. Este análisis permite a los administradores contar con datos precisos. 2 Grafica de Gantt Uno de los elementos más importantes de controlar es el desarrollo de la realización de actividades tanto al tiempo que cada una de ellas implica. la sincronización del trabajo es un aspecto secundario de los presupuestos. Este tipo de presupuesto se utiliza para controlar el gasto para satisfacer los objetivos financieros de la empresa. PERT desempeña un papel diferente en el sistema de control total. El presupuesto de Compras/Ventas: Rastrea el dinero dejando el negocio. . El Punto de Equilibrio. como en la relación que deben aguantar entre sí en cada momento. cuando todas ellas concurren al mismo fin. por lo que se conoció como PERT/tiempo. dando lugar al sistema PERT/costo.  Presupuesto Maestro: Un presupuesto maestro es un gran presupuesto. posteriormente se ha introducido en ella los costos de las actividades. y mediante la estimación de tres tiempos. En consecuencia. servicios públicos y suministros de oficina. y aun para estudiar el tiempo mínimo compatible con el menor costo posible.  Se le conoce así a la situación en la cual. que traducido al español significa Técnica de Evaluación y Revisión de Programas.  El punto de equilibrio se establece a través de un gráfico que muestra la relación de los beneficios con los diferentes volúmenes de ventas. Gráfico de Gantt o Cronograma de Actividades. El presupuesto maestro proporcionará a los ejecutivos el valor neto total de la empresa. En cambio. Entre éstas técnicas podemos encontrar la Técnica de Revisión y Evaluación de Programas (PERT por sus siglas en inglés). situación en la cual. Entre las diferentes técnicas de control modernas se pueden mencionar las siguientes: 1 Técnica PERT Recibe su nombre de las siglas Program Evaluation and Revió Technique. Consiste en un instrumento con bases en una red de actividades y eventos. El presupuesto de compra también hace un seguimiento de las compras realizadas para mantener el negocio en funcionamiento. en el sistema PERT el hincapié se hace a la inversa.

indica en meses. es continuamente definido y mejorado. Henry I. cualquiera que sea el volumen de producción. y su simultaneidad con las otras actividades relacionadas con ella. sistema o persona) que le confieren aptitud para satisfacer las necesidades establecidas o implícitas. semanas. sección. para que la producción alcance estas especificaciones. organismo. Gantt. Suelen indicarse también a veces la persona. . Se puede determinar gráficamente y algebraicamente basándose en datos de cualquier año. por su cruce con niveles o líneas verticales. de manera de eliminar los problemas antes de que estos aparezcan. La función del control de calidad existe primordialmente como una organización de servicio. Cada proceso sea operacional. ampliando los límites de análisis. Esto comprende la inspección. 3 Control de calidad El control de la calidad se podría definir como las técnicas usadas para estandarizar algo. encargada de cada una de dichas actividades. Esto incluye a todos con quien interactúa la empresa dentro y fuera de la organización. entre otros. administración de la calidad total) es la prevención. Los costos fijos permanecen constantes. Los costos variables guardan relación directa con el nivel de producción. esto hace que a veces las salidas superen las expectativas que tienen los clientes de una organización. entre otros. días. Para calcular el punto de equilibrio. inventó para este efecto las cartas o gráficas que toman su nombre y que consisten en representar cada actividad por una barra horizontal la que. es necesario descomponer los costos en fijos y variables. Administración de la calidad total Una característica del llamado TQM (por sus siglas en ingles Total Quality management. administrativo o interdepartamental. Se trata de crear un medio ambiente en la empresa que responda rápidamente a las necesidades y requerimientos del cliente. (American Society for Quality Control) y la bastante similar norma planteada en la norma internacional ISO9000 que indica que “la calidad es la totalidad de las características de una entidad (proceso. recomendándose trabajar con datos de un año. la función consiste en la colección y análisis de grandes cantidades de datos que después se presentan a diferentes departamentos para iniciar una acción correctiva adecuada. ADMINISTRACIÓN DE LA CALIDAD TOTAL Definición de calidad Se puede definir como “la totalidad de los rasgos de y características de un proyecto o servicio que se sustenta en su habilidad para satisfacer las necesidades establecidas o implícitas”. Como tal. Es un conjunto de técnicas aplicadas a los procesos de producción con el fin de mantener en todas sus etapas la calidad dentro de los valores establecidos. El período para realizar el análisis del punto de equilibrio debe ser especificado. para conocer las especificaciones establecidas por la ingeniería del producto y proporcionar asistencia al departamento de fabricación. análisis y acción. producto. Por eso es que todos los integrantes de la organización deben conocer la manera de crear valor y cuál es su rol en este proceso. La administración de calidad total se focaliza en las necesidades del cliente y en la mejora continua de los procesos. el momento de su iniciación y terminación.

 Foco en el cliente: Las mejoras en la calidad deberían mejorar la satisfacción del cliente. Su objetivo es asegurar la cobertura de todas las fases o etapas que comprende el ejercicio de una auditoría administrativa.  Mejora continua: Las empresas deben trabajar constantemente para mejorar la manufactura y los procedimientos de calidad. Para sustentar la aplicación de sus pruebas de auditoría utiliza técnicas:  Entrevistas  Observaciones de campo  Obtención de evidencia documental  Cuestionarios Preparación de papeles de trabajo Los papeles de trabajo que documentan la auditoría deben ser preparados por el auditor y revisados por el responsable del departamento de auditoría interna.  Metodología y herramientas: El uso de metodologías y herramientas aseguran que los no cumplimientos de calidad son identificados.  Toma de decisiones: Las decisiones para la calidad deben ser tomadas en base a mediciones.  Cultura organizacional: La cultura de la empresa debería estar enfocada en desarrollar la habilidad de los empleados para trabajar juntos para así mejorar la calidad. metódica. actividad o función sujeta a su intervención para estudiar y evaluar su comportamiento y desempeño. Verificación de información . con el propósito de precisar su nivel de desempeño y oportunidades de mejora. AUDITORIA ADMINISTRATIVA E INTERNA Es la revisión objetiva. los que incluyen:  Executive Management: La administración principal debe actuar como el conductor principal de (TQM ) y crear un ambiente que asegure su éxito. Levantamiento de información Son las actividades que lleva a cabo el auditor administrativo para allegarse de elementos base para conocer la unidad administrativa. en cuanto a su estructura y la participación individual de los integrantes de la institución. es el contar con una guía que oriente para una adecuada cobertura de revisión.Principios de la Administración de Calidad Total Muchos principios pueden ser identificados. con base a los niveles jerárquicos de la empresa. Estos papeles contendrán la información recopilada y los análisis y bases que soportan los hallazgos y recomendaciones a reportar.  Empleados involucrados: Los empleados deben ser motivados a ser proactivos en identificar y ocuparse de los problemas relacionados a la calidad.  Entrenamiento: Los empleados deben recibir entrenamiento regular en los métodos y conceptos de calidad. parcial o integral de la satisfacción de los objetivos institucionales. PROCEDIMIENTOS Metodología Es la identificación de un nuevo marco de referencia para la ejecución y práctica sistemática y ordenada de la auditoría administrativa. medidos y respondidos.

así como sus apreciaciones personales serán los determinantes para que el auditor haga una justa evaluación de las situaciones y problemas investigados. 4. Evaluación Los datos contenidos en los informes. CONSIDERACIONES La planeación de la auditoria es la función donde se define el desarrollo secuencial de las actividades encaminadas dentro de los programas. La presentación del informe debe estar redactado en forma sencilla. 2. los elementos necesarios para su desarrollo. Un seguimiento adecuado y oportuno es básico para completar el proceso de auditoría ya que en caso de no efectuarse podría minimizarse de manera seria el valor de las auditorias. 5. Requisito que deben llenar suficientemente a fin de considerar los problemas importantes y que merecen mayor atención para una correcta solución. acuerdos tomados o resultados de su trabajo. La selección de personal tendrá que ser en base a su capacidad. Objetivo de la auditoria. Permite confirmar materialmente las informaciones obtenidas por la aplicación de otras técnicas y sirve para comprobar la efectividad de datos y cifras consignados en documentos que estudia. el auditor debe considerar lo subsiguiente: 1. gráficas. clara y precisa con limpieza. Estas se ajustarán a las características particulares del objetivo y van a servir para coadyuvar el desarrollo de los trabajos y cumplir con el tiempo programado. dentro de los límites de tiempo fijados. Determinación de las técnicas que se utilizarán. y adecuadamente las observaciones de auditoría. Seguimiento Los auditores deberán hacer un seguimiento sobre los hallazgos reportados que requieren alguna acción para asegurarse que la administración ha solucionado oportuna. así como la determinación del tiempo requerido para el desarrollo de cada una de sus etapas. En virtud de que los trabajos por ejecutar deberán seguir un ordenamiento que permita su desarrollo normal. Constituye el punto medular para desarrollar adecuadamente un plan y determinar. . de acuerdo a las circunstancias existentes. bajo esta óptica. así como a su competencia laboral. instructivos y las conclusiones deben ser apreciaciones personales con carácter de consejo y estar apoyadas con argumentos convincentes motivando la acción. A fin de que la planeación de los trabajos se ajuste a ella y puedan así obtener resultados satisfactorios. Diagnostico o informe Es la narración escrita o verbal sobre los resultados que se obtienen de un encargado. 3. Secuencia de su desarrollo. Los informes rendidos por el auditor deben hacerse por escrito ya que en esta forma queda constancia en su labor. El informe escrito es una prueba de sugerencias. Características particulares de la empresa. así mismo se precisa la fecha de iniciación y terminación de los mismos. Determinación del personal que interviene. conocimiento y experiencia.

. Determinación de medios y apoyo del organismo social.6. El desarrollo de las actividades se hará de común acuerdo con la empresa y en función al desarrollo. la empresa proporcionará los medios materiales y la colaboración del personal.