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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS 1 de 32

UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR DIRECCIÓN DE FINANZAS
Fecha:
SECRETARÍA
DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE INFORMACIÓN
DEPARTAMENTO DE T ESORERÍA 30/10/02

Procedimiento:
"CUENTAS POR COBRAR”

OBJETIVO DEL MANUAL

Establecer los lineamientos metodológicos para el manejo de las Cuentas por
Cobrar de la Universidad Simón Bolívar. Este constituye un instrumento
idóneo para suministrar información de los procedimientos involucrados en el
registro y control de dichas cuentas, generadas por las distintas Unidades que
conforman la Institución y centralizando su cobro en la Sección de Cuentas
por Cobrar.

UNIDADES QUE INTERVIENEN

- Vicerrectorado Administrativo
- Unidades Responsables del Ingreso.
- Dirección de Finanzas.
§ Departamento de Tesorería. Sección de Caja.
§ Sección de Cuentas por Cobrar.
§ Archivo Central.
- Asesoría Jurídica.
- Departamento de Teléfonos.

DOCUMENTOS UTILIZADOS

- Relación de Cobros.
- Facturas.
- Contratos o Convenios.

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SECRETARÍA
DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE INFORMACIÓN
DEPARTAMENTO DE T ESORERÍA 30/10/02

Procedimiento:
"CUENTAS POR COBRAR”

- Ticket de Caja.
- Estados de Cuentas de Teléfonos.
- Relación de Pagos de Teléfonos.
- Informe de Gestión de Cobro.

FORMULARIOS UTILIZADOS

- Cronograma de Cobros Forma 405-06.
- Hoja de Gestión de Cobro Forma 405-11.

REPORTES GENERADOS

- Reporte “Diario de Cobros”.

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Fecha:
SECRETARÍA
DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE INFORMACIÓN
DEPARTAMENTO DE T ESORERÍA 30/10/02

Procedimiento:
"CUENTAS POR COBRAR”

NORMAS

1. Se entiende por Cuentas por Cobrar todos aquellos derechos adquiridos por la
institución, a través de sus Unidades Administrativas, por la prestación de un
servicio, arrendamiento, suministro o venta de material.

2. Es responsabilidad del Administrador de Cuentas por Cobrar realizar el
“Cronograma de Cobros”, de acuerdo a las fechas establecidas en cada uno de
los documentos que generan la misma.

3. El Administrador de Cuentas por Cobrar mantendrá actualizado el Libro Auxiliar
de Cuentas por Cobrar.

4. El Administrador de Cuentas por Cobrar indicará al deudor que los pagos deben
enterarse en la Caja Principal de la Universidad Simón Bolívar.

5. Todo pago realizado a través de depósito bancario deberá ser cancelado en
efectivo y a nombre de la Universidad Simón Bolívar.

6. Las Cuentas por Cobrar vencidas se mantendrán en la Sección de Cuentas por
Cobrar por noventa (90) días, después de este lapso y previa verificación de su
imposibilidad de cobro por parte de la Sección, será enviada a Asesoría Jurídica,
quien procederá de acuerdo al caso.

En los casos de pagos de teléfonos. El Administrador de Cuentas por Cobrar deberá suministrarle mensualmente al Departamento de Contabilidad la situación de los deudores de la Universidad para su respectiva conciliación. Páginas: MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS 4 de 32 UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR DIRECCIÓN DE FINANZAS Fecha: SECRETARÍA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE INFORMACIÓN DEPARTAMENTO DE T ESORERÍA 30/10/02 Procedimiento: "CUENTAS POR COBRAR” 7. Es responsabilidad de las Unidades Involucradas en el procedimiento. 9. 8. . Las Normas y Procedimientos establecidos en este manual estarán sujetos al Control Posterior de la Unidad de Auditoría Interna y al Control Previo por parte de las Unidades Involucradas. asignar a la persona encargada de realizar el Control Previo correspondiente a su Unidad. es responsabilidad del Administrador de Cuentas por Cobrar generar un listado de los deudores con antigüedad mayor a treinta (30) días luego de la fecha de pago y remitirlos al Jefe del Departamento de Tesorería para su aprobación y copia al Departamento de Teléfonos. El Administrador de Cuentas por Cobrar será responsable de emitir mensualmente: Estados de Cuentas detallados de las Cuentas por Cobrar y enviarlos a las Unidades Responsables del Ingreso y el resumen conciliado de las Cuentas por Cobrar al Departamento de Tesorería. 11. 10.

El Administrador de Cuentas por Cobrar enviará a la Unidad correspondiente un listado de los cheques devueltos. junto con el físico de los mismos. 13. . El Administrador de Cuentas por Cobrar se encargará del control de los cheques devueltos y los enviará al Registrador para que lo incluya como una Cuenta por Cobrar en el Sistema Financiero. El Administrador de Cuentas por Cobrar deberá mantener al día en el Libro Auxiliar de las Cuentas por Cobrar los Fondos de Trabajo otorgados a las Unidades. 14. para que se realicen las Gestiones de Cobros pertinentes. Páginas: MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS 5 de 32 UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR DIRECCIÓN DE FINANZAS Fecha: SECRETARÍA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE INFORMACIÓN DEPARTAMENTO DE T ESORERÍA 30/10/02 Procedimiento: "CUENTAS POR COBRAR” CHEQUES DEVUELTOS 12. El Administrador de Cuentas por Cobrar solicitará quincenalmente un Informe de las Gestiones de Cobros de los cheques devueltos realizados por las Unidades Responsables. FONDOS DE TRABAJO 16. en tal sentido deberá recibir la copia del formato “Transferencia a Unidad” del Operador de Pagos. 15. El Administrador de Cuentas por Cobrar ingresará en el Libro Auxiliar de Cuentas por Cobrar los cheques devueltos por el banco para su gestión y control.

Al rescindirse un contrato el Administrador de Cuentas por Cobrar deberá actualizar el Libro Auxiliar de Cuentas por Cobrar hasta la fecha de la rescisión. El Administrador de Cuentas por Cobrar emitirá mensualmente los Estados de Cuentas de los Fondos de Trabajo y los entregará a la Sección de Cuentas por Pagar. RESCISIÓN DE CONTRATOS 19. Asesoría Jurídica deberá informar a la Sección de Cuentas por Cobrar en el momento que se realice efectivamente la rescisión de un contrato. El Administrador de Cuentas por Cobrar será el responsable de recibir y controlar los expedientes de Rendición de Cuentas. Páginas: MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS 6 de 32 UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR DIRECCIÓN DE FINANZAS Fecha: SECRETARÍA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE INFORMACIÓN DEPARTAMENTO DE T ESORERÍA 30/10/02 Procedimiento: "CUENTAS POR COBRAR” 17. 18. 20. .

Páginas: MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS 7 de 32 UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR DIRECCIÓN DE FINANZAS Fecha: SECRETARÍA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE INFORMACIÓN DEPARTAMENTO DE T ESORERÍA 30/10/02 Procedimiento: "CUENTAS POR COBRAR” PROCEDIMIENTO: CUENTAS POR COBRAR RESPONSABLE ACCIÓN Unidades Responsables 1. arrendamiento o venta y establece canon y fecha de cobro. al Administrador de Cuentas por Cobrar. . Envía copia del contrato. Recibe copia del documento y registra la cuenta por Cobrar en el Libro Auxiliar de Cuentas por Cobrar. 5. Determina la fecha o fechas en que se debe realizar el cobro y lo registra en el “Cronograma de Cobros”. Realiza contrato o convenio por prestación de del Ingreso servicio. Archiva contrato o documento en la carpeta correspondiente. por tipo de cuenta hasta gestionar su cobro. de acuerdo al tipo de contrato. En caso de cobro de teléfono recibe Estados de Cuentas mensualmente del Departamento de Teléfonos. Sección de Cuentas 3. 2. convenio o documento que respalde el compromiso. Forma 405-06. 4.

Elabora Relación de Cobros a realizar en el por Cobrar mes y lo remite al Registrador en el Departamento de Tesorería para su ingreso en el Sistema Financiero. (Ver paso 9). Páginas: MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS 8 de 32 UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR DIRECCIÓN DE FINANZAS Fecha: SECRETARÍA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE INFORMACIÓN DEPARTAMENTO DE T ESORERÍA 30/10/02 Procedimiento: "CUENTAS POR COBRAR” PROCEDIMIENTO: CUENTAS POR COBRAR RESPONSABLE ACCIÓN Sección de Cuentas 6. Elabora las Facturas en original y dos copias de acuerdo al “Cronograma de Cobros” del mes correspondiente. 8. (Ver paso11) Registrador 9. envía segunda copia de la Factura al deudor. Recibe Relación de Cobros y registra en el Sistema Financiero generando la Cuenta por Cobrar. (viene del paso 6). Cinco (5) días hábiles antes de la fecha de pago. lo envía a la Unidad Responsable del Ingreso (para que lo remita al deudor). . 7. En caso de no ubicar al deudor.

Lo envía al Archivo Central de la Dirección de Finanzas para su archivo como Registros Diarios. Emite Comprobante de Diario y le anexa la Relación de Cobros. Entrega al deudor original de la Factura sellada como cancelada y del Ticket de Caja. Sección de Caja 12. (viene del paso 8). 13. 14. Realiza Procedimiento de “Recepción de Ingresos”. . para su control. Recibe de la Sección de Cuentas por Cobrar o de la Unidad Responsable del Ingreso copia de la Factura y se dirige a la Sección de Caja para cancelar la deuda. 15. (ver paso 22) Deudor 11. Recibe al deudor y le ubica original y primera copia de la Factura con el Administrador de Cuentas por Cobrar. Páginas: MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS 9 de 32 UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR DIRECCIÓN DE FINANZAS Fecha: SECRETARÍA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE INFORMACIÓN DEPARTAMENTO DE T ESORERÍA 30/10/02 Procedimiento: "CUENTAS POR COBRAR” PROCEDIMIENTO: CUENTAS POR COBRAR RESPONSABLE ACCIÓN Registrador 10. Recibe original de la Factura con sello de Deudor cancelada y original del Ticket de Caja.

Sección de Cuentas por 17. con primera copia del Ticket de Caja anexo. mensualmente emite Relación de Pagos de Teléfonos y lo envía al Departamento de Teléfonos con copia al Vicerrector Administrativo. 18. Verifica información contenida en el Reporte “Diario de Cobros“ y en las copias de los Tickets de Caja. Actualiza en el Libro Auxiliar de Cuentas por Cobrar con los cobros realizados. 20. Archiva Reporte “Diario de Cobros” y anexa primera copia de los Tickets de Caja en la carpeta del cliente correspondiente para su control por el período fiscal. Al Administrador de Cuentas por Cobrar. En caso de pagos de teléfonos. Entrega copia del Reporte “Diario de Cobros”. 19. Recibe copia del Reporte “Diario de Cobros” y Cobrar primera copia del Ticket de Caja anexo. . Páginas: MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS 10 de 32 UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR DIRECCIÓN DE FINANZAS Fecha: SECRETARÍA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE INFORMACIÓN DEPARTAMENTO DE T ESORERÍA 30/10/02 Procedimiento: "CUENTAS POR COBRAR” PROCEDIMIENTO: CUENTAS POR COBRAR RESPONSABLE ACCIÓN Sección de Caja 16.

Páginas: MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS 11 de 32 UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR DIRECCIÓN DE FINANZAS Fecha: SECRETARÍA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE INFORMACIÓN DEPARTAMENTO DE T ESORERÍA 30/10/02 Procedimiento: "CUENTAS POR COBRAR” PROCEDIMIENTO: CUENTAS POR COBRAR RESPONSABLE ACCIÓN Sección de Cuentas 21. Al transcurrir el período fiscal envía Auxiliar de por Cobrar Cuentas por Cobrar y soportes anexos. (Viene del paso 10) . Recibe documentos y los archiva por Auxiliar Dirección de Finanzas de Cuentas por Cobrar. al Archivo Central de la Dirección de Finanzas. En caso de Comprobante de Diario lo archiva como Registros Diarios. Archivo Central de la 22.

Ubica cuentas con antigüedad mayores o igual a noventa (90) días en el Libro Auxiliar de Cuentas por Cobrar o en el “Cronograma de Cobros”. 4. 2. las fechas. Elabora Informe de Gestión (tomando en cuenta el número de intentos de cobros realizados. . 3. realiza nuevos intentos de gestión de cobros dentro de un lapso de noventa (90) días. formas de comunicación y resultados) y anexa soportes correspondientes. Realiza gestión de cobro de acuerdo al Cobrar “Cronograma de Cobros” establecidos. Páginas: MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS 12 de 32 UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR DIRECCIÓN DE FINANZAS Fecha: SECRETARÍA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE INFORMACIÓN DEPARTAMENTO DE T ESORERÍA 30/10/02 Procedimiento: "CUENTAS POR COBRAR” PROCEDIMIENTO: CUENTAS DE DUDOSO COBRO RESPONSABLE ACCIÓN Sección de Cuentas por 1. Si el deudor no cancela la deuda en la fecha establecida. en conjunto con la Unidad Responsable del Ingreso y registra en la “Hoja de Gestión de Cobro” el resultado de los mismos.

Recibe documentos. Remite el Informe de Gestión con copia de los Cobrar soportes correspondientes al Jefe del Departamento de Tesorería para su revisión y aprobación y una copia al Jefe de Contabilidad para su información. Remite documentos de Cuentas por Cobrar en Litigio a la Unidad de Asesoría Jurídica. Sección de Cuentas por 8. Jefe del Departamento 6. Páginas: MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS 13 de 32 UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR DIRECCIÓN DE FINANZAS Fecha: SECRETARÍA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE INFORMACIÓN DEPARTAMENTO DE T ESORERÍA 30/10/02 Procedimiento: "CUENTAS POR COBRAR” PROCEDIMIENTO: CUENTAS DE DUDOSO COBRO RESPONSABLE ACCIÓN Sección de Cuentas por 5. Recibe documentos. 9. 7. verifica información y de Tesorería solicita firma a la Dirección de Finanzas e informa a la Unidad Responsable del Ingreso. . Una vez firmado por la Dirección de Finanzas. remite documentos al Administrador de Cuentas por Cobrar para su actualización en el Libro Auxiliar de Cuentas por Cobrar. actualiza el Libro Auxiliar Cobrar de Cuentas por Cobrar y lo registra como Cuenta por Cobrar en Litigio.

Continúa con el procedimiento de “Cuentas de Cobrar Dudoso Cobro gestionada por Asesoría Jurídica”. Páginas: MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS 14 de 32 UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR DIRECCIÓN DE FINANZAS Fecha: SECRETARÍA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE INFORMACIÓN DEPARTAMENTO DE T ESORERÍA 30/10/02 Procedimiento: "CUENTAS POR COBRAR” PROCEDIMIENTO: CUENTAS DE DUDOSO COBRO RESPONSABLE ACCIÓN Sección de Cuentas por 10. .

Verifica información y establece proceso legal a realizar de acuerdo al tipo de cuenta a ser gestionada y el monto de la misma. 2. Si no logra contactar al deudor registra el resultado de la gestión. en la “Hoja de Gestión de Cobro” forma 405-011 y continúa con el Procedimiento de “Cuentas Incobrables”. Efectúa gestiones legales de cobro por un tiempo no mayor a cinto ochenta (180) días en conjunto con la Unidad Responsable del Ingreso. Páginas: MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS 15 de 32 UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR DIRECCIÓN DE FINANZAS Fecha: SECRETARÍA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE INFORMACIÓN DEPARTAMENTO DE T ESORERÍA 30/10/02 Procedimiento: "CUENTAS POR COBRAR” PROCEDIMIENTO: CUENTAS DE DUDOSO COBRO GESTIONADAS POR ASESORÍA JURÍDICA RESPONSABLE ACCIÓN Asesoría Jurídica 1. . 4. 3. Recibe del Departamento de Tesorería los documentos de Cuentas por Cobrar en litigio.

Si logra contactar al deudor registra el resultado de la gestión. en la “Hoja de Gestión de Cobro” y verifica si el deudor va a cancelar la deuda. Si el deudor está dispuesto a cancelar. 6. realiza gestiones legales de cobros al Jefe de Tesorería y a la Unidad Responsable de la situación del mismo. Páginas: MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS 16 de 32 UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR DIRECCIÓN DE FINANZAS Fecha: SECRETARÍA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE INFORMACIÓN DEPARTAMENTO DE T ESORERÍA 30/10/02 Procedimiento: "CUENTAS POR COBRAR” PROCEDIMIENTO: CUENTAS DE DUDOSO COBRO GESTIONADAS POR ASESORÍA JURÍDICA RESPONSABLE ACCIÓN Asesoría Jurídica 5. sobre el acuerdo con el deudor. Si el deudor no está dispuesto a cancelar la deuda. decide si se continúa con la gestión legal. Informa a la Sección de Cuentas por Cobrar. realiza convenio de pago con el deudor y se le informa el procedimiento a seguir para la realización del pago. 7. En caso de continuar con la gestión legal. 8. Si no va ha continuar con la gestión legal continúa con el procedimiento de “Cuentas Incobrables”. .

Asesoría Jurídica 11. Páginas: MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS 17 de 32 UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR DIRECCIÓN DE FINANZAS Fecha: SECRETARÍA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE INFORMACIÓN DEPARTAMENTO DE T ESORERÍA 30/10/02 Procedimiento: "CUENTAS POR COBRAR” PROCEDIMIENTO: CUENTAS DE DUDOSO COBRO GESTIONADAS POR ASESORÍA JURÍDICA RESPONSABLE ACCIÓN Sección de Cuentas 8. Recibe Información y está atento de la por Cobrar cancelación de la deuda. Recibe información. Al presentarse el deudor realiza procedimiento de “Recepción de Ingresos”. Cancelada la deuda por el deudor informa a Asesoría Jurídica. 9. 10. archiva y cierra el caso. .

e informa a la Dirección de Finanzas. Jefe del Departamento 4. Archiva copia de los documentos como soportes. Elabora memo dirigido al Jefe de Tesorería informándole de la incobrabilidad de la cuenta. Páginas: MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS 18 de 32 UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR DIRECCIÓN DE FINANZAS Fecha: SECRETARÍA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE INFORMACIÓN DEPARTAMENTO DE T ESORERÍA 30/10/02 Procedimiento: "CUENTAS POR COBRAR” PROCEDIMIENTO: CUENTAS INCOBRABLES (ASESORÍA JURÍDICA) RESPONSABLE ACCIÓN Asesoría Jurídica 1. . 5. Determinada la incobrabilidad de la cuenta. Recibe memo en original e “Informe de Gestión” de Tesorería y documentos anexos. Remite documentos al Administrador de Cuentas por Cobrar para que actualice el Libro Auxiliar de Cuentas por Cobrar. anexa Informe de Gestión y soportes correspondientes al Jefe del Departamento de Tesorería para su proceso. 3. 2. Envía original del memo. realiza informe de la gestión (tomando en cuentas las acciones legales y los resultados obtenidos).

Cuentas por Cobrar 7. Envía documentos al Archivo Central de la Dirección de Finanzas. Envía documentos al Departamento de Contabilidad para que registre la pérdida por Cuenta Incobrable en el Sistema Financiero. Páginas: MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS 19 de 32 UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR DIRECCIÓN DE FINANZAS Fecha: SECRETARÍA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE INFORMACIÓN DEPARTAMENTO DE T ESORERÍA 30/10/02 Procedimiento: "CUENTAS POR COBRAR” PROCEDIMIENTO: CUENTAS INCOBRABLES (ASESORÍA JURÍDICA) RESPONSABLE ACCIÓN Sección de 6. Departamento de 9. Recibe documentos del Jefe de Tesorería. Asienta en el Libro Auxiliar de Cuentas por Cobrar la incobrabilidad de la cuenta. Archivo Central de la 10. Recibe documentos y registra en el Sistema Contabilidad Financiero. 8. . Recibe documentos y archiva por Auxiliar de Dirección de Finanzas Cuentas por Cobrar.

Páginas: MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS 20 de 32 UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR DIRECCIÓN DE FINANZAS Fecha: SECRETARÍA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE INFORMACIÓN DEPARTAMENTO DE T ESORERÍA 30/10/02 Procedimiento: "CUENTAS POR COBRAR” FLUJOGRAMAS .

Lo ubicar al deudor se lo envía a envía al Archivo Central de la Unidad Responsable del Ingreso para que lo remita al la Dirección de Finanzas. correspondiente. . DE TESORERÍA (REGISTRADOR) Recibe copia del documento y Elabora las Facturas en Recibe Relación de Cobros INICIO registra la cuenta en el Libro original y dos copias de y registra en el Sistema Auxiliar de Cuentas por acuerdo al “Cronograma de Financiero generando la Cobrar. de en que se debe realizar el fecha de pago. Registros Diarios. por tipo de cuenta hasta Envía copia del contrato. envía cobro y lo registra en el Emite Comprobante de acuerdo a l tipo de segunda copia de la Factura “Cronograma de Cobros” Diario y le anexa la contrato. gestionar su cobro. arrendamiento o venta. Cobros” del mes Cuenta por Cobrar. al deudor. para su archivo como deudor. En caso de 1 cobro de teléfono recibe Elabora Relación de Cobros a Estados de Cuentas realizar en el mes y lo remite mensualmente del al Registrador en el Departamento de Departamento de Tesorería Teléfonos. para su ingreso en el Sistema Financiero. Realiza contrato o convenio por prestación de servicio. 2 convenio o documento que respalde el compromiso al Administrador de Cuentas por Cobrar. En caso de no Relación de Cobros. Establece canon Determina la fecha o fechas 5 días hábiles antes de la y fecha de cobro. Páginas 21 de 32 Universidad Simón Bolívar MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Fecha Secretaría Dirección de Ingeniería de 05/03//02 Información Flujograma: CUENTAS POR COBRAR UNIDADES RESPONSABLES DEL INGRESO SECCIÓN DE CUENTAS POR COBRAR DPTO. Archiva contrato o documento en la carpeta correspondiente.

“Diario de Cobros” y en Al transcurrir un período “Recepción de las copias de los Tickets fiscal envía Auxiliar de Ingresos”. Actualiza en el Libro Recibe original de la Entrega al deudor Auxiliar de Cuentas por Factura con sello de original de la Factura Cobrar los cobros cancelada y el original sellada como cancelada realizados. 2 1 Recibe al deudor y Recibe copia del Archiva Reporte “ Diario de ubica original y primera “Reporte Diario de Cobros” y anexa primera copia de la Factura con Cobros” y primera copia copia de los Tickets de el Administrador de del Ticket de Caja Caja en la carpeta del Cuentas por Cobrar. de Caja.F. mensualmente emite Relación de Pagos de Teléfonos y lo envía al Departam ento de Teléfonos con copia al FIN Entrega copia del Vicerrector Reporte “Diario de Administrativo. por el Auxiliar de Cuentas Sección de Caja para período fiscal. de Comprobante de Verifica información Diario lo archiva Realiza contenida en el Reporte como Registros Procedimiento de Diarios. pagos de teléfonos. su control. En caso cancelar la deuda. Páginas 22 de 32 Universidad Simón Bolívar MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Fecha Secretaría Dirección de Ingeniería de 05/03//02 Información Flujograma: CUENTAS POR COBRAR DEUDOR SECCIÓN DE CAJA SECCIÓN DE CUENTAS POR COBRAR ARCHIVO CENTRAL D. . anexo. Recibe documentos y Recibe copia de la cliente correspondiente los archiva por Factura y se dirige a la para su control. Cuentas por Cobrar y soportes anexos al Archivo Central de la Dirección de FIN Finanzas. por Cobrar. Cobros” con primera copia del Ticket de Caja anexo al Administrador de Cuentas por Cobrar. En caso de del Ticket de Caja para y Ticket de Caja.

las “Cuentas de Dudoso fechas. resultados de los mismos. los Cobrar. y una copia al Jefe de Responsable del Ingreso. Contabilidad para su información. Si el deudor no cancela la deuda en la fecha establecida. en conjunto con la el Libro Auxiliar de Cuentas de Cuentas por Cobrar para Unidad Responsable del por Cobrar y lo registra como su actualización en el Libro Ingreso y registra en la “Hoja Auxiliar de Cuentas por Cuenta por Cobrar en Litigio. Jurídica. formas de Cobro Gestionadas por comunicación y resultados) Asesoría Jurídica”. (tomando en Continúa con el cuenta el número de intentos Procedimiento de de cobros realizados. remite cobros dentro de un lapso de Recibe documentos. verifica correspondientes al Jefe del información y solicita firma a Realiza gestión de cobro de Departamento de Tesorería acuerdo al “Cronograma de la Dirección de Finanzas e para su revisión y aprobación informa a la Unidad Cobros” establecido. . realiza nuevos Una vez firmado por la intentos de gestión de Dirección de Finanzas. Elabora “Informe de Gestión”. actualiza documentos al Administrador 90 días. Páginas 23 de 32 Universidad Simón Bolívar MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Fecha Secretaría Dirección de Ingeniería de 05/03//02 Información Flujograma: CUENTAS DE DUDOSO COBRO JEFE DEL DEPARTAMENTO DE TESORERÍA SECCIÓN DE CUENTAS POR COBRAR INICIO Remite el Informe de Gestión con copia de los soportes Recibe documentos. y anexa soportes correspondientes. de Gestión de Cobro”. Ubica cuentas con antigüedad mayores o igual Remite documentos de a 90 días en el Libro Auxiliar Cuentas por Cobrar en Litigio de Cuentas por Cobrar o en a la Unidad de Asesoría el “Cronograma de Cobros”.

Páginas 24 de 32 Universidad Simón Bolívar MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Fecha Secretaría Dirección de Ingeniería de 05/03//02 Información Flujograma: CUENTAS DE DUDOSO COBRO GESTIONADAS POR ASESORÍA J URÍDICA ASESORÍA JURÍDICA SECCIÓN DE CUENTAS POR COBRAR INICIO Registra el resultado de la gestión. gestión Cancelada la deuda por Responsable del Ingreso. el deudor informa a la SI Unidad de Asesoría Realiza gestiones legales de Jurídica. SI El deudor 1 Continúa con el va a Procedimiento de NO “Cuentas Incobrables” . al deudor? NO Una vez finalizada la Registra el resultado de la gestión legal se determina FIN gestión. Efectua gestiones legales de cobro NO sobre el acuerdo con el por un tiempo no mayor a 180 días en conjunto con la Unidad Continúa deudor. cobros e informa al Jefe de archiva y cierra el caso SI Tesorería y a la Unidad Logro Responsable del Ingreso. “Recepción de Informa a la Sección de Cuentas por Cobrar. SI con el deudor y se le Va a informa el procedimiento cancelar a seguir para la Verifica información y establece Al presentarse el proceso legal a realizar de acuerdo realización del pago. Gestión de Cobro”. en la “Hoja de si el deudor va a cancelar. Decide si se continúa con procedimiento de la gestión legal. Realiza convenio de pago de la deuda. Ingresos”. en la “Hoja de 1 Gestión de Cobro” y verifica si Recibe del Departamento de el deudor va a cancelar la Recibe información y e stà Tesorería los documentos de deuda. NO deudor a cancelar al tipo de cuenta a ser gestionada realiza y el monto de la misma. atento de la cancelación Cuentas por Cobrar en Litigio. Recibe información. de Contactar la situación del mismo.

Remite documentos al Administrador de Elabora memo dirigido al Cuentas por Cobrar Jefe de Tesorería para que actualice el Envía documentos al informandole de la Libro Auxiliar de Departamento de incobrabilidad de la cuenta. Páginas 25 de 32 Universidad Simó n Bolívar MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Fecha Secretaría Dirección de Ingeniería de 05/03//02 Información Flujograma: CUENTAS INCOBRABLES (ASESORÍA JURÍDICA) ASESORÍA JURÍDICA JEFE DEL DEPARTAMENTO DE TESORERÍA SECCIÓN DE CUENTAS POR COBRAR INICIO Recibe documentos del Jefe de Tesorería. anexa “Informe de Gestión” y soportes correspondientes al Jefe del Departamento de Tesorería para su proceso. Recibe memo original e “Informe de Gestión” y realiza informe de la gestión documentos anexos e (tomando en cuenta las informa a la Dirección acciones legales y los de Finanzas. Sistema Financiero. Contabilidad para que registre la pérdida por Cuenta Incobrable en el Envía original del memo. Archiva copia de los documentos como soportes. Asienta en el Libro resultados obtenidos). 1 . Cuentas por Cobrar. Determinada la incobrabilidad de la cuenta. Auxiliar de Cuentas por Cobrar la incobrabilidad de la cuenta.

Páginas 26 de 32 Universidad Simón Bolívar MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Fecha Secretaría Dirección de Ingeniería de 05/03//02 Información Flujograma: CUENTAS INCOBRABLES (ASESORÍA J URÍDICA) DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD ARCHIVO CENTRAL DE LA DIRECCIÓN DE FINANZ AS Recibe documentos y Recibe documentos registra en el Sistema y archiva por Financiero. FIN . Envía Auxiliar de Cuentas 1 documentos al Archivo por Cobrar. Central de la Dirección de Finanzas.

Páginas: MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS 27 de 32 UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR DIRECCIÓN DE FINANZAS Fecha: SECRETARÍA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE INFORMACIÓN DEPARTAMENTO DE T ESORERÍA 30/10/02 Procedimiento: "CUENTAS POR COBRAR” FORMULARIOS .

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UNIDAD REPONSABLE 4. MESES Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic FORMULARIO 405-06 DII 10/02 . MONTO A A CANCELAR 5. Año: VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO DIRECCIÓN DE FINANZAS CRONOGRAMA DE COBROS 2. NOMBRE DEL DEUDOR 3. UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR 1.

5. Jul. No. Marque con una equis (X) el mes Mar.1 Meses del año (Ene. Abr. Nombre Contenido 1 Año Período Fiscal. Feb. May. Nov. ELABORADO: En computadora. Oct. Páginas: MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS 29 de 32 UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR DIRECCIÓN DE FINANZAS Fecha: SECRETARÍA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE INFORMACIÓN DEPARTAMENTO DE T ESORERÍA 30/10/02 Procedimiento: "CUENTAS POR COBRAR” FORMULARIO: Cronograma de Cobros CÓDIGO: 405-06 USO: Controlar los cobros a ser efectuados en cada período. cancelado por el deudor. 3 Unidad Responsable Nombre de la Unidad Organizativa Responsable del Ingreso. . Jun. 2 Nombre del Deudor Identificación del Deudor. 4 Monto a Cancelar Monto total a cancelar por el deudor. Dic) Distribución: Original: Sección de Cuentas por Cobrar. Ago. 5 Meses Se explica por sí solo. Sep.

PERSONA CONTACTADA / / SI NO Escrita Telef Personal 10. LOGRO COMUNICACIÓN 8. UNIDAD RESPONSABLE DEL INGRESO 1. PERSONA CONTACTADA / / SI NO Escrita Telef Personal 10. HORA 7. DUEDOR: 3. PERSONA CONTACTADA / / SI NO Escrita Telef Personal 10. FECHA 6. HORA 7. COMUNICACIÓN 9. COMUNICACIÓN 9. LOGRO COMUNICACIÓN 8. DEUDA TOTAL GESTIONES REALIZADAS 5. LOGRO COMUNICACIÓN 8. FECHA 6. RESULTADOS: 11. RESULTADOS: 5. CANON MENSUAL 4. RESULTADOS: 5. OBSERVACIONES: FORMULARIO 405-11 DII 10/02 . COMUNICACIÓN 9. UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR HOJA DE GESTIÓN DE COBRO VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO DIRECCIÓN DE FINANZAS 1. FECHA 6. HORA 7.

9 Persona Contactada Nombre de la persona contactada. 4 Deuda Total Monto total de la deuda a ser cancelada por el deudor. 2 Deudor Nombre de la persona natural o jurídica. . que posee la cuenta por cobrar. Páginas: MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS 31 de 32 UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR DIRECCIÓN DE FINANZAS Fecha: SECRETARÍA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE INFORMACIÓN DEPARTAMENTO DE T ESORERÍA 30/10/02 Procedimiento: "CUENTAS POR COBRAR” FORMULARIO: Hoja de Gestión de Cobro CÓDIGO: 405-10 USO: Permite llevar el registro de las gestiones realizadas y los resultados obtenidos. 10 Resultados Respuesta obtenida de la comunicación. Nombre Contenido 1 Unidad Responsable del Nombre de la Unidad Organizativa Ingreso Responsable del Ingreso. 6 Hora Hora en que se realizó la comunicación. ELABORADO: Manuscrito No. 3 Canon Mensual Monto mensual a cancelar por el deudor. mes y año cuando se realizó la gestión. 7 Logro comunicación Una equis (x) indicará si se logró o no la comunicación. 5 Fecha Día. 8 Comunicación Una equis (x) indicará el tipo de comunicación.

. Distribución: Original: Informe de Gestión. Duplicado: Carpeta del deudor. Páginas: MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS 32 de 32 UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR DIRECCIÓN DE FINANZAS Fecha: SECRETARÍA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE INFORMACIÓN DEPARTAMENTO DE T ESORERÍA 30/10/02 Procedimiento: "CUENTAS POR COBRAR” 11 Observaciones Cualquier información adicional referente a la gestión.