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PASSO A PASSO

Como Blindar
Sua Empresa
Contra Multas
Sobre o Caixa
ndice Remissivo
Copyright 3

Introduo 4

Passo 1 - No confundir o patrimnio da empresa ... 5

Passo 2 Jamais efetuar pagamento ou recebimento ... 8

Passo 3 Controle interno de Caixa e Bancos e ... 10

Passo 4 Conciliar as informaes internas da ... 12

Passo 5 Manter a documentao organizada para ... 13

Concluso 16

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Copyright
Autores
Renata Lamounier e Adriano Fonseca
Editor
Grupo Suprema
Copyright 2016

Primeira publicao, 2016

Este livro pode ser adquirido por educao, negcios, vendas ou uso
promocional. Para mais informaes, contacte o nosso departamento de
vendas corporativas / institucionais: www.gruposuprema.cnt.br

Reprodues de contedo sero permitidas somente com a devida


citao da fonte e devidamente autorizadas.

Embora toda precauo tenha sido tomada na preparao deste livro, a


editora e os autores no assumem nenhuma responsabilidade por erros
ou omisses, ou por danos resultantes da utilizao das informaes
aqui contidas.

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Introduo
Nos dias de hoje, dois fatores se destacam quando o assunto multa
nas empresas industriais.
O Caixa e Estoques registrados e controlados de maneira indevida.

Muitas vezes a empresa paga seus tributos da maneira correta, mas


ainda assim, por descuidos acaba sendo autuada por no se atentar a
esses dois fatores.

Nesse e-book vamos tratar sobre o assunto Caixa da Empresa, no


falaremos sobre o Controle de Estoques que ser tema de um prximo
trabalho.

Vamos mostrar um passo a passo para que voc possa blindar a sua
empresa contra esse tipo de autuao, anal, em tempos de crise,
perder dinheiro por simples descuido est fora de cogitao, no
mesmo?

Os tpicos que sero abordados nesse trabalhos sero:


No confundir o patrimnio da empresa com o patrimnio dos scios,
O DINHEIRO DA EMPRESA, NO SEU!!!

Jamais efetuar pagamento ou recebimento de contas da empresa em


contas particulares de scios ou de terceiros
Controle interno de Caixa e Bancos e Conciliaes Bancrias.

Conciliar as informaes internas da empresa com as informaes da


contabilidade

Manter a documentao organizada para o caso de uma eventual


fiscalizao
Boa leitura e mos a obra!

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Passo 1 - No confundir o
patrimnio da empresa com o
patrimnio dos scios, O
DINHEIRO DA EMPRESA, NO
SEU!!!
Antes de comear a falar sobre o passo um, gostaria de te fazer algumas
perguntas para voc empresrio.

Voc j usou um cheque da empresa para pagar a escola do seu lho


ou outra conta particular?

Sexta feira a tarde, precisa de dinheiro para o m de semana, tem


dinheiro no caixa da empresa, voc pega esse dinheiro do caixa ou vai
ao banco para sacar de sua conta particular? Se pegou, devolveu depois?

Voc no determina um salrio para voc, e sempre que precisa pagar


alguma conta sua recorre ao caixa da empresa? Se voc faz isso, voc
sabe dizer exatamente o quanto voc, pessoa fsica gasta ou pode gastar
por ms?

Voc j usou o nome e/ou CNPJ da empresa para comprar bens


particulares?
Se voc tem o hbito de praticar alguma das situaes acima, cuidado!
Sua empresa corre perigo. Tais prticas so comuns em micro e
pequenas empresas, principalmente nas empresas familiares. O que
muitas vezes o empresrio no sabe que fazendo isso, ele corre srios
riscos, no s de multas, que o que trataremos aqui, mas de levar a
prpria empresa a falncia por falta de controle sobre gastos e
projees de caixa.
Mas como essa prtica pode fazer voc ser multado?

Dentro das normas contbeis, existe um princpio chamado Princpio


Contbil da Entidade, a voc me pergunta, eu sou empresrio, quem
tem que saber disso no o meu contador? Como isso vai ajudar a
evitar que eu tenha multas sobre o caixa?
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O CUSTO DO NO SABER PODE LEVAR SUA EMPRESA A FALNCIA
Veja o que dene esse princpio: dene a entidade contbil (empresa),
dando-lhe vida e personalidade prprias, no deve se confundir com a
riqueza patrimonial de seus scios ou acionistas, ou proprietrio
individual e nem sofrer os reflexos das variaes nela verificadas.
Ou seja, o dinheiro da empresa, da empresa, e no deve ser
confundido como sendo dinheiro dos scios.
O que se v so muitos empresrios usando indevidamente o dinheiro
que no dele, da empresa, sem sequer se dar conta. O resultado
que ao se mudar essas prticas, alm de evitar autuaes
desnecessrias, voc ter uma informao muito mais precisa sobre a
sade nanceira da sua empresa, assim poder ser mais assertivo na
tomada de decises.
Sobre penalidades tributrias, as consequncias podem ser de
desconsiderao da personalidade jurdica da empresa, se isso
acontece, a separao patrimonial entre a sociedade e seus scios deixa
de existir, de modo que os bens particulares podem ser atingidos por
dvidas exclusivas da sociedade empresarial.
Outra dor de cabea que tais prticas trazem que se o scio no tem
formalizado exatamente quanto retira da empresa, ter complicaes
para justicar os seus bens na pessoa fsica na hora de declarar seu
imposto de renda, e com os cruzamentos feitos pelo sco entre carto
de crdito, aquisies de bens mveis e imveis, e movimentaes
bancrias, voc poder ser convidado a prestar esclarecimentos sobre
como conseguiu fazer tais movimentaes.
Segue um passo a passo do que fazer para no cair nessa tentadora
armadilha:
As contas bancrias da empresa, bem como o Caixa Fsico somente
devem ser utilizadas para pagamentos de contas da empresa, em
benefcio da mesma;
A razo social e CNPJ da empresa devem ser utilizados somente para
aquisies para a empresa, em benefcio da mesma;
Assim como os seus funcionrios, voc deve ter um salrio mensal
determinado, isso resolve os problemas com o imposto de renda da

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pessoa fsica e suas projees financeiras sero mais assertivas.
As despesas do empresrio devem ser pagas com seus prprios
recursos, e devem ser limitadas retirada que eles efetuam da empresa;
No cotidiano empresarial, os administradores devem atentar ao
prossionalismo, a m de no voltar a cometer os erros no que diz
respeito ao princpio da entidade, no confundindo o patrimnio
pessoal, familiar e empresarial;
A tomada de decises deve levar em conta a continuidade da empresa,
e nunca deve ter inuncia pessoal de seus gestores, uma emergncia
particular dos scios, deve ser tratada, por exemplo, como uma
emergncia de um funcionrio da empresa, ou seja, precisou adiantar
algum dinheiro da empresa para voc, faa um vale, desde que no
prejudique a sade da empresa, e depois DEVOLVA.
Os bens da empresa devem atender as necessidades da empresa, e
no de seus donos.
O pr-labore do scio (salrio) dever ser formalizado de acordo com a
realidade, e caso o scio retire dinheiro a mais da empresa, dever
reembols-la.
A mais importante e valiosa dica desse passo que se voc no
observar, vale uma multa que pode ser milionria : JAMAIS RECEBA EM
CONTAS DA EMPRESA VALORES QUE NO SE TEM COMO JUSTIFICAR A
ORIGEM! Exemplo, seu cunhado comprou um carro que seu, no da
empresa, a ele precisa fazer para voc o depsito do valor do veculo
que foi de R$ 60.000,00. Ele deposita esse dinheiro na conta da empresa.
Sabe o que o scal vai entender quando vir esse depsito?
Primeiramente tentaro vincular esse depsito a um direito da empresa,
o que claro, voc no ter como comprovar, anal nenhuma nota de
venda foi emitida pela empresa dando a ela o direito de receber esses
R$ 60.000,00, certo? O scal ir entender que esse dinheiro de um
possvel caixa dois, ou seja, sonegao, a com certeza voc ser
multado! Sendo assim, SOMENTE RECEBA EM NOME DA EMPRESA,
AQUILO QUE VOC PODE PROVAR COM DOCUMENTOS FISCAIS IDNEOS
QUE A EMPRESA TEM O DIREITO DE RECEBER, ok? Faa isso e voc evitar
multas altssimas e na maioria dos casos impagveis que pode levar sua
empresa falncia.

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Passo 2 Jamais efetuar
pagamento ou recebimento de
contas da empresa em contas
particulares de scios ou de
terceiros
Como vimos no passo anterior, pegar dinheiro da empresa ou receber
em nome da empresa valores inidneos pode trazer srias
consequncias a sade nanceira da empresa alm de poder gerar
multas e a desconsiderao da personalidade jurdica. Problemas ainda
maiores acontecem quando efetuamos pagamentos ou recebimentos
que so referentes a empresa em contas desconhecidas de seu
contador, vamos assim chamar, aquelas que esto no nome do
empresrio ou de terceiros e que podem estar sendo usadas para
receber ou pagar contas da entidade.

Um exemplo clssico desse tipo de situao, quando o scio pega um


cheque particular seu e paga o aluguel da empresa para o Jos das
Couves dono do imvel que a empresa usa como sede para trabalhar.
Vamos pensar com a cabea do fiscal que vai seguir o rastro do dinheiro,
o aluguel uma despesa da empresa Indstria de Calados P de
Moleque, foi feito um pagamento de R$ 3.500,00 referente ao aluguel da
empresa, porm o recibo e/ou cheque utilizados para pagamento esto
em nome de Joo da Silva que o dono da empresa. Logo, essa conta
utilizada pelo Joo da Silva no pertence a ele e sim a Indstria de
Calados P de Moleque. Resumindo, tudo que passar pela conta do
Joo da Silva ser considerado como sendo da Indstria de Calados P
de Moleque, e se ele tiver recebido, por exemplo nessa conta os R$
60.0000 de um carro que ele vendeu, ser considerado caixa dois da
empresa, ou seja, multa!
O mesmo acontece quando se paga via internet ou em caixas rpidos
contas da empresa e no comprovante de pagamento est citado como
titular algum que no seja a Indstria de Calados P de Moleque.

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Nesses casos tambm ocorre uma despersonicao da entidade
contbil da empresa.

Ento ca a dica: Despesas da empresa so pagas em contas vinculadas


a empresa e de conhecimento do contador!

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Passo 3 Controle interno de
Caixa e Bancos e suas devidas
Conciliaes
Comeamos o passo trs com uma frase de William Edwards Deming: O
que no medido no gerenciado.

No h boa gesto que passe por controles internos, existem vrios que
so essenciais a boa gesto de toda empresa, aqui vamos tratar apenas
dos controles de caixa e bancrios, que so o tema de estudo deste e-
book.

Tudo bem que voc manda todos os seus documentos para sua
contabilidade fazer os registros devidos de caixa e bancos, mas como
voc tem a certeza que os controles do contador condizem 100% com o
que de fato aconteceu?

Tais controles no devem servir apenas para atender obrigaes


tributrias e acessrias do sco, mas para gesto da empresa tambm!
No vamos entrar em detalhes sobre as utilidades desses controles na
gesto pois no o tema do nosso estudo, mas para ns scais, o
empresrio tem que ter em mente que tais registros tm que estar
completamente sem falhas, e a nica forma de se saber se os registros
contbeis esto corretos ou no a empresa ter esse controle
internamente e confrontar com o de seu contador.

Pode acontecer, por exemplo, de ter se extraviado um comprovante de


pagamento que foi feito no caixa a um fornecedor da empresa e isso
no vai para o contador, se no vai para ele, como o mesmo vai fazer o
registro? A empresa tendo esse controle atravs de seu sistema de
informao, obviamente, se a voc lanou esse pagamento e o contador
no, os saldos no vo bater, e se no batem, algo est errado (seja no
controle da empresa ou nos registros do contador) e deve ser vericado
e corrigido. Isso somente possvel se voc possui o controle interno
dentro da empresa, se no tem, como medir e avaliar?

Ento, a dica que ca desse passo trs : Tenha sempre como medir e
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confrontar suas movimentaes nanceiras! Isso te ajudar a evitar
fraudes internas e tambm multas desnecessrias.

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Passo 4 Conciliar as
informaes internas da
empresa com as informaes da
contabilidade
Como vimos no passo anterior, a empresa deve manter controles
internos para uma boa gesto das informaes nanceiras. Mas, s isso
basta para evitar multas sobre o caixa? A resposta NO.

Se voc tem um controle interno, e essa informao no condiz em 100%


com a informao que o contador vai entregar ao sco (sim, o contador
tem que informar ao sco cada centavo que sua empresa movimentou
em suas contas bancrias e caixa fsico!!) e pior ainda, com o que o
banco tambm informa (sim, mesmo que seu contador desconhea
alguma conta da empresa, o banco informa tudo!!) o resultado certeiro
MULTA!

Ento, no basta ter bons controles internos se os mesmos no forem


medidos e justados com a informao a qual o fisco tem acesso.

A dica que damos para voc : Converse com seu contador! Tenha entre
vocs a rotina de, por exemplo, sempre ao fechamento do ms, voc
envia para sua contabilidade seus controles internos e conciliaes e
havendo divergncia de saldos, seu contador te comunica e vocs juntos
fazem as devidas correes antes que o ms seguinte se encerre. O
contador deve ser seu parceiro chave na empresa!
Tenha em mente que seu contador no o cara chato que s te manda
impostos para pagar no m do ms, o bom relacionamento entre as
duas partes, um fator determinante para evitar multas para voc
empresrio! Sendo assim, pea orientaes, converse, e principalmente
SIGA AS ORIENTAO PASSADAS POR ELE. Ele tem a funo de fazer com
que sua empresa se desenvolva de forma sustentvel e no caia em
armadilhas bobas que podem gerar multas astronmicas que podem
fechar as portas do seu negcio.

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Passo 5 Manter a
documentao organizada para
o caso de uma eventual
fiscalizao
Em nosso ltimo passo a palavra da vez ORGANIZAO.
Aqui no nosso escritrio, sempre buscamos passar aos clientes um certo
padro de organizao para entrega dos documentos contbeis, e o que
as vezes acabamos escutando de algumas secretrias quanto a isso :
Eu estou fazendo o trabalho da contabilidade mandando tudo
mastigado para eles carem toa. Tal colocao se deve muitas vezes
ao fato de a pessoa responsvel por essa organizao dos documentos
no entender muito bem qual o verdadeiro papel do contador.

Vamos imaginar a seguinte situao em uma fbrica de calados, por


exemplo. Para produzir um determinado produto, vamos chamar aqui de
Sandlia Feminina em Salto de TR voc precisa de sete fornecedores de
matria prima. Cada um te fornece um componente que quando unidos
e trabalhados se transformam na Sandlia Feminina em Salto de TR de
alta qualidade, pois, cada fornecedor te entregou as matrias primas
devidamente identicadas, no prazo correto, e todos os seus
funcionrios puderam trabalhar de maneira organizada a produzir seu
produto nal e assim entregar a mercadoria ao cliente, certo? Para isso,
tudo passou por um PROCESSO PRODUTIVO SEQUENCIAL E
ORGANIZADO.
Agora imagine a seguinte situao em sua fbrica de calados, seus sete
fornecedores resolvem que vo fazer o seguinte, vo pegar todas as
matrias primas, juntar tudo em um caminho para te entregar sem
embalagem para separao de cada matria prima. Sem identicar o
que cada uma, vo te entregar tudo misturado e no prazo em que bem
entenderem. Qual seria o resultado nal? Imagine o desespero de seus
funcionrios ao ter que separar isso tudo? Com certeza se correria o
risco de identicar alguma matria prima errada. Imagine o tempo que

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vo gastar s para poder separar o que o que e de qual fornecedor
veio. Imagine ainda o seguinte, vieram todas as matrias primas mas
faltou o solado que um fornecedor esqueceu de pr no caminho
antes de enviar para voc. Ai o que acontece que voc vai car com
seu calado parado sem poder acabar e enviar para o cliente. E quando
estiver acabado, provavelmente a qualidade do produto nal estar
comprometida.
isso que acontece quando a empresa simplesmente junta todos os
documentos do ms e manda para a contabilidade de qualquer jeito. O
trabalho do contador, no o de separar baguna da empresa. A
empresa fornecedora de informao para que o contador registre da
maneira adequada e assim oriente a empresa cliente quanto a
processos, tributos, planejamento tributrio e financeiro entre outros.
Quando a documentao no segue um padro organizacional, o risco
que se corre em relao a multas o de erro tanto do contador, que
recebeu tudo bagunado e teve que se virar para identicar o que era o
que e acaba registrando errado, no por incapacidade dele, mas por
desorganizao da prpria empresa. E outro fator que SEM
ORGANIZAO INTERNA, NENHUM DOS PASSOS ACIMA POSSVEL DE
SER EXECUTADO.

Vou dar aqui uma sugesto sobre como organizar esses documentos,
at mesmo para que em uma eventual scalizao a empresa no passe
por sufoco na hora de apresentar esses documentos para o fiscal.

No vamos entrar em muitos detalhes aqui o passo a passo de como


organizar e separar tais documentos por ser um assunto muito extenso,
mas temos um curso que fala somente sobre isso, caso a empresa
queira se organizar.
Separar por Banco Nada impede que a empresa tenha conta em vrios
bancos, mas na hora de organizar, tem que ser separada toda a
documentao do perodo por conta bancria, isso evita que o contador
lance pagamento do Bradesco na Caixa Fsico, por exemplo.
Separar por tipo de operao Dentro de um mesmo banco, pode
acontecer vrios tipos de operao distintas como Recebimento de
Duplicatas, Depsitos Recebidos, Cheques Emitidos, Pagamentos Online,
entre outros. Cada tipo de operao, dentro de um mesmo banco, deve

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ser separada.
Separar por ordem cronolgica Dentro da separao por tipo de
operao, separar por ordem cronolgica, assim as conferncias tanto
da empresa, quanto do contador e do sco, cam mais claras e menos
suscetveis a erros de interpretao.
Uma dica interessante, que aplicamos aqui em nosso escritrio junto a
nossos clientes de transformar o mximo de informaes possveis em
informaes digitais, isso facilita buscas, e gera economia de tempo de
todas as partes envolvidas e de dinheiro tambm, que o mais
importante!

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Concluso
Esperamos que esse e-book tenha podido te ajudar a entender melhor o
que faz sua empresa ter multas vinculadas ao caixa, e fica aqui nosso
convite a mudana, afinal, correr riscos por falta de conhecimento das
informaes no mais desculpa!

Sabemos que mudar coisas que se vm fazendo a anos no fcil, mas


necessrio para evoluir como empresa, e tenho certeza que se voc leu
esse material, por que quer que sua empresa cresa de forma saudvel
sem ter que se preocupar com multas que podem te levar a ter srios
transtornos financeiros.

At o prxima!

Renata Lamounier e Adriano Fonseca

Contadores e scios da empresa Grupo Suprema

www.gruposuprema.cnt.br

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