Fungsi PKG

FUNGSI PKG DAN TUGAS POKOK PENGURUS PKG

1. Fungsi PKG
Penggunaan PKG akan bervariasi tergantung dari kebutuhan dan kemampuan (termasuk
kemampuan teknologi) dari gugus dimana PKG berada dan kedua hal ini tidak dapat
dipisahkan dari kegiatan belajar mengajar yang berlangsung di sekolah-sekolah gugus
tersebut.

Pada dasarnya, ada empat fungsi PKG yang dapat mendukung kegiatan belajar mengajar
di sekolah dan gugus:

a). Pertemuan. PKG berfungsi sebagai tempat pertemuan bagi guru, kepala sekolah serta
komunitas pendidik lainnya untuk mendiskusikan segala hal mengenai pembelajaran
termasuk isi dan materi pelatihan serta penerapan dan inovasi-inovasi yang dapat dilakukan
di dalam kelas. Pertemuan rutin KKG (Kelompok Kerja Guru), KKKS (Kelompok Kerja
Kepala Sekolah), dan KKPS (Kelompok Kerja Pengawas) digunakan sebagai ajang untuk
bekerja sama dalam menyiapkan materi pengajaran dan juga mengembangkan rencana
pembelajaran.

b. Pengembangan Profesi. PKG juga digunakan sebagai tempat kegiatan pengembangan

profesi bagi para guru, kepala sekolah dan komunitas pendidikan lainnya pada
suatu gugus sekolah. Pelatihan, lokakarya, seminar, simulasi pengajaran, dan peer
teaching merupakan kegiatan yang dapat membantu meningkatkan profesionalisme
guru. Selain pelatihan bagi guru dalam mata pelajaran/bidang tertentu, guru-guru juga
diberikan pelatihan mengenai penggunaan TIK dalam pembelajaran serta cara-cara
mengakses berbagai sumber belajar lewat jaringan koneksi internet.

c. Informasi. PKG juga menjadi tempat dimana komunitas pendidikan pada gugus
sekolah mendapatkan akses kepada informasi mengenai pendidikan secara umum,
dan belajar-mengajar secara khusus. Sumber belajar, baik dalam bentuk cetak dan non-
cetak, yang tersedia di PKG dapat digunakan dan dipinjam. Guru serta komunitas
pendidikan pada gugus bersangkutan bisa mendapatkan dan berbagi beragam informasi
mengenai peluang pengembangan profesi dan program secara online dimana PKG dapat
berfungsi sebagai portal internet.

PKG juga menjadi pusat dimana guru dari sekolah-sekolah lain di dalam gugus datang dan
menerima informasi mengenai bagaimana mereka dapat mengajukan permintaan atau
mendapatkan manfaat dari bantuan program GUGUS dan bantuan dari proyek lainnya.
Sebagai suatu perpustakaan, PKG juga menjadi pusat penyimpanan, distribusi dan
peminjaman materi pengajaran dan pembelajaran baik dalam bentuk cetak atau non-cetak
termasuk alat bantu belajar mengajar serta perangkat keras dan perangkat lunak.

d. Produksi.PKG juga menjadi tempat dimana para guru dapat merancang,

mengembangkan dan memproduksi berbagai materi belajar-mengajar, khususnya yang
menggunakan bahan yang murah dan sederhana yang tersedia di lingkungan mereka.
PKG yang sudah dilengkapi teknologi tinggi dapat menyediakan fasilitas bagi guru yang
dapat digunakan untuk mengembangkan materi-materi pengajaran yang menggunakan
Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) misalnya presentasi dengan power point, dan
CD/VCD pembelajaran.

2.2 Kegiatan di PKG

Berdasarkan fungsi PKG dan ketersediaan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK)
serta infrastruktur yang memadai, kegiatan berikut dapat dilakukan dalam ruang lingkup
PKG :

Pertemuan KKG, KKKS, KKPS, komite sekolah, orang tua dan guru. Pertemuan mingguan
antara guru dan kepala sekolah yang selama ini telah dilakukan dapat diselenggarakan
secara rutin di PKG ;
 Mengakses semua materi pengajaran yang tersedia, misalnya sumber belajar (buku,
lembar kerja, soal ujian/permainan/penilaian, VCD, CD, dan DVD), brosur/poster informasi,
perangkat elektronik (VCD player, Laptop, MP3 Player, audio cassette player, LCD projector,
dll) dan perpustakaan digital setelah akses internet di PKG sudah terpasang;

Pembuatan sumber belajar guru (alat peraga murah, materi yang dilaminasi, lembar/buku
kerja, poster yang digunakan di ruangan kelas, materi pengajaran, VCD, sumber belajar
yang didapatkan dari web, rencana kerja dan materi terkait lainnya);

Pembuatan materi promosi PKG (selebaran, poster, brosur, buletin, dsb) dan juga proposal
untuk diberikan kepada pemangku kepentingan di tingkat gugus dan kabupaten/provinsi
(perwakilan pemerintah Indonesia dari Dinas, DepAg, LPMP, dsb) untuk mendukung
kegiatan diPKG ;

Persiapan dan dukungan bagi lokakarya guru di sekolah, misalnya pembuatan dokumen,
pembagian lembaran materi serta formulir, mempersiapkan presentasi dalam bentuk power
point, memantau kemajuan para guru, pembuatan video atau presentasi gambar-gambar;

Sesi demonstrasi/pelatihan dengan para siswa mungkin dapat diselenggarakan di PKG ,

contohnya dengan menggunakan klub sekolah dimana guru dapat melakukan pengamatan
dan mencoba cara pengajaran baru dengan melakukan demonstrasi langusung dalam suatu
lingkungan yang lebih terbuka atau melakukan mentoring/tutorial (pendampingan) dengan
individu atau kelompok kecil untuk mencoba tehnik pengajaran baru dan memahami proses
cara belajar siswa secara langsung.

Pelatihan/lokakarya/seminar, dll untuk mendukung para guru mengembangkan profesi

mereka (misalnya pelatihan mengenai pembuatan alat peraga murah, CD/video,
penggunaan TIK untuk mendukung pembelajaran aktif, aplikasi pembelajaran aktif di ruang
kelas, dll);

Pengembangan profesi guru untuk jangka panjang (portofolio untuk memantau kemajuan
guru, pembuatan sertifikat dan praktek langsung);

Memanfaatkan teknologi yang ada, guru juga dapat mengadakan lokakarya di PKG baik
untuk kelompok besar misalnya presentasi di kelas, maupun kelompok kecil melakukan
suatu proyek atau riset dengan menggunakan stasiun kerja ganda (multiple
workstation) dengan 4-5 kursi dan berbagi akses internet,printer dan penyimpanan file.

2. Organisasi dan Pengelolaan PKG

Sebuah PKG dianggap berfungsi dan berjalan baik serta aktif apabila:
Dikelola secara profesional (misalnya, dibuka selama jam kerja yang telah
ditetapkan, bahan/peralatan yang disediakan memang digunakan, ada log book(untuk
memantau siapa dan jumlah pengunjung dan jenis sumber belajar yang digunakan) yang
terus diperbarui, ada kegiatan yang berkaitan dengan belajar mengajar yang rutin
diselenggarakan di tempat tersebut, dll);
Melaksanakan keempat fungsi-fungsi dasar PKG (tempat bertemu, pengembangan
profesi, sumber informasi dan produksi bahan pelajaran/pengajaran) sesuai dengan rencana
kerjanya;
Mendukung kegiatan belajar mengajar khususnya di gugus dimana PKG berada, dan
jika memungkinkan, kegiatan di gugus lainnya;
Secara penuh digunakan oleh kelompok sasaran penerima manfaat;
Dilengkapi dengan sumber belajar yang memenuhi kebutuhan warga gugus dan
mampu mendukung kegiatan yang dijalankan di gugus tersebut;
Dimiliki oleh komunitas pendidikan/sekolah-sekolah di gugus bersangkutan;
Terus tumbuh dan berkembang
Mampu bertahan dan tumbuh secara berkelanjutan
 Kesuksesan PKG tidak ditentukan oleh nilai harga yang mahal dari peralatan/perangkat
yang digunakan, kebersihannya, atau teknologinya, tetapi bergantung kepada
pengelolaannya, jenis serta pelaksanaan program kegiatan yang diadakan, dan
pemanfaatan fasilitas serta sumber belajar yang ada secara maksimal oleh penerima
manfaat dengan tujuan untuk peningkatan kualitas belajar mengajar.

2.1 Struktur Organisasi PKG

Dalam menjalankan fungsinya, setiap PKG perlu mempunyai pengurus yang terdiri dari
orang-orang (guru dan/atau kepala sekolah) dari sekolah di mana PKG berada atau
gabungan dari sekolah-sekolah yang ada di dalam gugus. Pengurus PKG mempunyai
peran dan tanggungjawab yang berbeda namun mereka bekerja sama bagi kepentingan
PKG /gugus tersebut. Agar program kerja PKG dapat dilaksanakan sesuai dengan
kesepakatan bersama, adalah sangat pentinguntuk mendiskusikan dan
menyepakati bersama cakupan pekerjaan dari masing-masing pengurus sebelum suatu
PKG mulai melaksanakan kegiatannya. Hal ini menjadikanPKG dapat memusatkan
perhatian pada tujuan pencapaian yang ingin diraih bersama.

Struktur organisasi dari setiap PKG dapat bervariasi tergantung dari kebutuhan serta jenis
kegiatan yang akan diselenggarakan di PKG /gugus tersebut. Namun demikian, pengurus
PKG minimalterdiri dari beberapa pengurus inti sebagai berikut:

Pembina/Penasihat
Ketua PKG dan/atau Manajer PKG
Sekretaris
Bendahara
Koordinator Divisi Informasi
Koordinator Divisi Produksi
Koordinator Divisi Pengembangan Profesi
Koordinator Divisi Pertemuan
Jika dimungkinkan, untuk ditambah dengan Divisi Teknologi Informasi dan Teknologi (TIK)
 Pembina/Penasihat
Sekretaris
Bendahara

Divisi
Pengemb.
Profesi
Divisi Pertemuan
Divisi Produksi
Divisi Informasi
Ketua PSBG
Manajer PSBG
Walaupun masing-masing PKG dapat menentukan sendiri model struktur organisasi yang
terbaik bagi mereka, namun demikian, mengingat pengelolaan dan perawatan sumber
belajar (termasuk perangkat TIK yang cukup mahal) harus dilakukan secara efektif dan juga
untuk menjamin keberlangsungan kegiatan di PKG maka ada baiknya jika PKG juga
mempunyai divisi atau menunjuk seseorang yang yang memiliki minat dan ketrampilan
dalam masalah TIK untukmelaksanakan tugas-tugas perbaikan ringan/pemecahan masalah
teknis dan perawatan perangkat TIK.

Orang-orang yang ditunjuk untuk duduk dalam kepengurusan akan menjadi tim operasional
PKG . Mengingat PKG adalah milik dari sekolah-sekolah di gugus dan bukan dimiliki oleh
satu sekolah dimana PKG berada, maka pengurusPKG sebaiknya merupakan perwakilan
dari sekolah-sekolah di gugus tersebut. Namun demikian, jika tidak dimungkinkan untuk
dilakukan demikian, maka pengurus PKG bisa berasal dari sekolah di mana PKG berada
tetapi hal ini harus disepakati bersama oleh sekolah-sekolah yang ada di gugus. Keputusan
mengenai berapa jumlah orang, jenis jabatan, dan cakupan pekerjaan dari masing-masing
pengurus PKG serta sumber dana yang akan digunakan untuk melaksanakan kegiatan di
PKG harus berdasarkan kesepakatan bersama dari komunitas pendidikan yang ada di
gugus tersebut. Kunci utama suksesnya kepengurusan PKG terletak pada penunjukan
orang-orang yang tepat, dalam arti mereka mempunyai kemampuan, integritas, komitmen
serta waktu untuk melaksanakan tugas dan tanggungjawabnya masing-masing.

2.2 Peran dan Tanggungjawab PengurusPKG

Masing-masing anggota pengurus PKG memiliki tugas dan tanggungjawab tersendiri yang
penting untuk mereka pahami dan sepakati untuk dilaksanakan. Tergantung dari fungsi dan
kegiatan yang akan diadakan di PKG , pada dasarnya peran dan tanggungjawab dari
pengurus PKG adalah sebagai berikut:

NO POSISI TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB

1 Penasihat/Pembina Memberikan arahan, saran serta masukan kepada PKG
Memantau pemanfaatan PKG

2 Ketua PKG Membuat struktur organisasi (bersama dengan pemangku

kepentingan lainnya di gugus)
Bertanggungjawab atas keseluruhan operasional PKG
Menciptakan kerjasama yang baik secara internal dan
eksternal
Membina hubungan kerja dengan berbagai pihak (pihak
pemangku kepentingan di gugus maupun pihak eksternal
lainnya)
Menggali sumber dana bagi PKG

3 Manajer PKG Menyepakati dengan Ketua PKG dan anngota pengurus

lainnya dalam menyusun strategi dan rencana kerja untuk
pemasukan dana bagi PKG
Memastikan adanya kinerja dan komitmen yang baik dari
pengurus PKG
Memimpin anggota pengurus PKG lainnya dalam
menyusun Program Kerja PKG
Melakukan pemantauan dan evaluasi secara berkala atas
Program Kerja PKG
Memastikan adanya koordinasi yang baik antara divisi-
divisi pertemuan, pengembangan profesi, informasi dan
produksi untuk memastikan pelaksanaan program kerja
masing-masing divisi
Menggerakkan anggota pengurus PKG dalam pelaksanaan
 peran serta tanggungjawab sesuai dengan tugas masing-
masing
Menyusun Rencana Anggaran Belanja (RAB) kegiatan
PKG
Menyetujui rencana kerja untuk pemasyarakatan PKG
Memberikan presentasi tentang PKG
Membuat keputusan atas segala permasalahan di PKG
Menyusun dan membuat laporan bulanan

4 Sekretaris Menjaga kebersihan dan kenyamanan ruangan PKG

Menyusun dan mengirim surat undangan untuk segala
kegiatan (pertemuan, pelatihan, dsb)
Membuat notulen rapat/kegiatan
Memberikan label sumber belajar
Menginventaris semua barang sumber belajar
Mengelola logbook untuk kunjungan
danpenggunaan/peminjaman sumber belajar
Melakukan pembelian barang-barang habis pakai
Berkoordinasi dengan divisi-divisi terkait,
bertanggungjawab atas perawatan dan perbaikan sumber
belajar

5 Bendahara Bekerjasama dengan Ketua/Manajer PKG dalam

menyusun Rencana Anggaran Belanja (RAB)PKG
Mengelola keuangan PKG (pemasukan dan pengeluaran)

6 Divisi Informasi Membuat dokumentasi atas segala kegiatan PKG

Mengatur dan menyusun berita-berita yang dimasukkan
dalam papan informasi serta pajangan dinding lainnya
Berkoordinasi dengan sekretaris dalam menginventaris dan
pencatatan sumber belajar yang ada di PKG
Membantu pengunjung dalam mencari sumber informasi
dari internet
Menyiapkan pameran
Membuat brosur/leaflet/poster serta buletin PKG
Bekerjasama dengan Ketua/Manajer PKG dalam
mensosialisasikan PKG
Membuat dan menyerahkan laporan secara berkala kepada
Ketua/Manajer PKG atas kegiatan-kegiatan Divisi
Informasi yang sudah/belum terlaksana berdasarkan
Program Kerja PKG

7 Divisi Produksi Bekerjasama dengan PBS, membuat Alat Peraga Murah

(APM) untuk setiap mapel
Bekerjasama dengan PBS dalam pembuatan modul-modul
pembelajaran
Membuat video/cd materi pembelajaran
Bekerjasama dengan Divisi TIK, membuat katalog dan
panduan-panduan untuk penggunaan TIK
Membuat dan menyerahkan laporan secara berkala kepada
Ketua/Manajer PKG atas kegiatan-kegiatan Divisi
Produksi yang sudah/belum terlaksana berdasarkan
Program Kerja PKG
 8 Divisi Pengembangan
Profesi
Bekerjasama dengan Ketua/Manajer PKG dalam
melakukan analisa kebutuhan pelatihan bagi warga gugus
Membantu para guru untuk pengembangan bidang studi
tertentu
Mengidentifikasi dan menyusun program
pelatihan/lokakarya/seminar untuk pengembangan profesi
guru
Memastikan ketersediaan dan menyusun peralatan sumber
belajar pada saat pelatihan/lokakarya/seminar
Melaksanakan program pelatihan/lokakarya/seminar
Mendayagunakan perangkat TIK untuk kegiatan
pengembangan profesi
Membuat dan menyerahkan laporan secara berkala kepada
Ketua/Manajer PKG atas kegiatan-kegiatan Divisi
Pengembangan Profesi yang sudah/belum terlaksana
berdasarkan Program Kerja PKG

9 Divisi Pertemuan Membuat agenda pertemuan dan menentukan topik-topik

yang menjadi bahan diskusi untuk pertemuan
Menjadwalkan pemakaian/pemanfaatan ruangan
PKG khususnya untuk kegiatan KKG dan KKKS
Mensosialisasikan hasil pertemuan kepada guru, kepala
sekolah dan pengawas sekolah
Menginformasikan kepada Ketua/Manajer PKG untuk
rencana tindak lanjut

2.3.3 Fungsi PengelolaanPKG

Manajer PKG (atau Ketua PKG - jika tidak ada Manajer PKG ) memiliki peran amat penting
dalam mengelola dan memastikan lancarnya semua kegiatan diPKG . Untuk tujuan tersebut,
sangat penting bagi seorang Manajer PKG /KetuaPKG untukmemahami dan menjalankan
fungsi-fungsi manajerial sebagai berikut:

Perencanaan. Perencanaan menjadi fungsi dasar dari pengelolaan suatu PKG .

Kesuksesan PKG sangat bergantung pada kualitas perencanaan. Seorang Manajer
PKG akan bertanggungjawab dalam memformulasikan misi dan visi suatu PKG ,
mengidentifikasi kegiatan yang akan dilaksanakan di PKG dengan menggunakan
sumberdaya yang tersedia, dan memastikan bahwa pencapaian tujuan yang SMART:
spesifik, terukur, dapat tercapai, realistisdan berdasarkan waktu yang sudah ditentukan).

Pengorganisasian. Seorang Manajer/KetuaPKG juga akan bertanggungjawab

dalam menciptakan struktur organisasi yang terdiri dari divisi-divisi kerja yang terintegrasi
dengan baik, melakukan pembagian dan pendistribusian kegiatan berdasarkan jenis
kegiatannya, mengkoordinasikan dan mengontrol pelaksanaan kegiatan, serta memastikan
terjaganya komunikasi yang baik di dalam organisasi tersebut.

Penempatan Orang yang Tepat. Sangatlah penting bahwa seorang

Manajer/KetuaPKG dapat mengidentifikasi fungsi serta sifat dari kegiatan yang akan
dilaksanakan oleh PKG dan menempatkan orang yang tepat di tempat yang tepat. Manajer
PKG /KetuaPKG bertanggungjawab untuk memastikan agar jumlah pengurus yang tersedia
di PKG sesuai dengan semua fungsi dan kegiatan yang mereka rencanakan, menentukan
dan mengangkat pengurus PKG yang diperlukan untuk pelaksanaan program kegiatan,
serta bertanggungjawab atas kegiatan-kegiatan tersebut.

Pengarahan. Seorang Manajer/KetuaPKG harus mampu mempengaruhi orang lain

dalam organisasi tersebut melalui komunikasi, motivasi, kepemimpinan yang kuat, serta
disiplin kerja. Tujuannya adalah untuk mengarahkan kegiatan para pengurus PKG tersebut
ke arah pencapaian tujuanPKG .
 Pengontrolan dan Pengawasan. Seorang Manajer/Ketua PKG juga
bertanggungjawab atas pengendalian pelaksanaan kegiatan-kegiatan di PKG : melakukan
pengecekan atas pelaksanaan kegiatan berdasarkan rencana yang sudah disusun, evaluasi
hasil yang dicapai, pelaporan kinerja PKG dan membuat perbaikan-perbaikan sejauh
diperlukan.

2.3 Persyaratan Manajer/Ketua PKG

Agar mampu menjalankan peran dan tanggungjawab sebagaimana disebutkan diatas, maka
sangatlah penting bagi seorang Manajer PKG untuk dapat memenuhi persyaratan sebagai
berikut:
Memiliki ketrampilan organisasional, manajerial dan adminsitratif;
Dapat dipercaya, jujur, mau bekerja keras dan memiliki komitmen yang tinggi;
Mampu melayani dan bekerjasama dengan orang lain;
Memiliki sifat yang berorientasi kepada pencapaian tujuan;
Paham mengenai masalah-masalah pendidikan atau memiliki keterkaitan dengan
sekolah, atau terlibat dengan dunia pendidikan secara langsung khususnya yang punya
pengalaman mengajar di kelas

Seorang Manajer/KetuaPKG yang baik adalah yang telah memiliki pengalaman kerja,
pengetahuan, dan ketrampilan yang tepat untuk dapat memimpin, mengorganisir,
mengelola, mengontrol dan mengembangkan kegiatan-kegiatan di PKG agar tujuan yang
diinginkan bersama bisa tercapai. Untuk mencapai kesuksesan tersebut, maka seorang
Manajer/Ketua PKG yang baik perlu memiliki kemampuan-kemampuan sebagai berikut:

Ketrampilan Konseptual: kemampuan untuk melihat organisasi PKG ini sebagai suatu
keseluruhan: mampu membuat konsep, ide serta gagasan yang tepat dan menuangkannya
ke dalam rencana kerjaPKG , dan memimpin PKG tersebut menuju kesuksesan.

Ketrampilan Hubungan Interpersonal/Kemanusiaan: Ketrampilan berkomunikasi dan

berhubungan dengan orang lain: berkomunikasi dan berinteraksi dengan para pengurus
PKG guna mempengaruhi serta mendorong mereka untuk menjalankan tugas dan
tanggungjawab mereka masing-masing, demi suksesnya PKG .

Ketrampilan Teknis: Keterampilan untuk menggunakan alat, teknik dan pengetahuan

khusus untuk menerapkan suatu metode, proses atau prosedur tertentu yang berkaitan
dengan kegiatan di PKG .

2.3.5 Visi dan Misi PKG

PKG perlu memiliki visi dan misi yang menjelaskan peranan PKG , dan maksud serta tujuan
PKG dalam mendukung kegiatan pembelajaran di gugus khususnya dan peningkatan mutu
pendidikan dasar pada umumnya. Visi dan misi PKG harus jelas dan yang terpenting harus
dimengerti oleh pemangku kepentingan yang terlibat di gugus.
Untuk kepentingan tersebut, pengorganisasian dan pengelolaan PKG harus baik dan efektif
yang mana hal ini didukung oleh:

2.3.6 Program Kerja PKG

Pelaksanaan kegiatan-kegiatan di PKG berdasarkan suatu program kerja yang dibuat pada
awal tahun pelajaran. Program kerja berupa rencana segala kegiatan yang mewakili
keempat fungsi PKG (pertemuan, pengembangan profesi, informasi dan produksi) yang
akan dilaksanakan di PKG harus didiskusikan dan disepakati bersama antara pihak-pihak-
pihak terkait (pengurus PKG , komite sekolah, dan komunitas pendidikan lainnya di dalam
gugus). Program kerja yang baik haruslah menjelaskan secara rinci mengenai:

Jenis dan sifat kegiatan yang akan diselenggarakan di PKG ;

Tujuan kegiatan dan sasaran yang ingin dicapai;
Tanggal dan jangka waktu pelaksanaan;
Siapa yang akan bertanggungjawab untuk pelaksanaan kegiatan-kegiatan tersebut;
Program kerja dibuat per tahun dan dievaluasi pelaksanaannya setiap tiga bulan untuk
melihat tingkat keberhasilan/kegagalan, bagian mana yang berjalan baik dan mana yang
tidak, serta kendala-kendala yang muncul selama pelaksanaan kegiatan.Evaluasi yang
dilakukan harus menghasilkan revisi yang merefleksikan langkah-langkah perbaikan.Revisi
yang dibuat harus disetujui bersama di antara para warga gugus tersebut dan
ditindaklanjuti. .

Sebagai acuan, tabel berikut ini mungkin dapat membantu sebagai format standar suatu
Program Kerja: