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PRESENTACIÓN

La Organización Documental es un proceso que busca mejorar la calidad dentro
de las empresas. Por ende, se encuentra inmersa tanto la comunicación interna
como la externa, siendo éstas una parte fundamental para llegar a generar
información elemental en la competitividad de la institución.
Por consiguiente, la Organización Documental es el principal centro de
eficiencia y mejora continua en los procesos y funciones de las organizaciones
que habitualmente realizan trámites con documentos, ya que permite
replantear acciones y estrategias en el uso de los sistemas de información, con
el fin de obtener resultados óptimos en los problemas organizacionales.
Por lo tanto, durante esta semana de estudio se presentarán los conceptos
fundamentales como: clases de archivo, características y clasificación de
documentos, según los principios archivísticos establecidos por la ley, y así
llevar acabo la Organización Documental para acceder a la información de
manera oportuna y eficiente en las empresas.
Resultado de Aprendizaje:
Clasificar los documentos de archivo aplicando los principios archivísticos y la
legislación vigente.
TABLA DE CONTENIDO
1. DEFINICIÓN DE
ORGANIZACIÓN ............................................................................. 5
2. IMPORTANCIA DE LOS CONCEPTOS ARCHIVÍSTICOS EN LA ORGANIZACIÓN
DOCUMENTAL .......................................................................................................
........ 5
2.1.
Archivo .................................................................................................................
.6
2.2. Patrimonio
Documental ......................................................................................... 7
3. CLASIFICACIÓN Y ORDENACIÓN DE DOCUMENTOS .........................................
8
3.1. Clasificación de Documentos en la Organización
Documental ............................. 8
3.2. Clasificación de documentos de
archivo ............................................................. 10
3.2.1. Documentos de
archivo ................................................................................ 10

....................3............................ 9 1..................2.................................................................................................. PRINCIPIOS ARCHIVÍSTICOS ........ 30 TABLA DE FIGURAS Figura 1.......... Clases de Archivo en la Organización Documental ... 13 3..... 24 BIBLIOGRAFÍA ................................................................................. 21 5.................. DEFINICIÓN DE ORGANIZACIÓN ...2. ............... 18 3...... Clasificación de Documentos de Apoyo .............. Documento de apoyo ......................... Ordenación Documental ......................................................................................1.................... 11 3............................. 27 IMÁGENES .................................. 28 CRÉDITOS ........3............................................... 12 3..........................................................................2........................ 20 5.................. 19 4... 22 GLOSARIO ..............1....................................................................................................................................................... Foliación .................................................... DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL ........................................ ...................................................... Principio de Orden Original ...........................2................. .......................................4....... 18 3..................3.....................2................... Ordenar los documentos de apoyo en asuntos o temas ................ 7 Figura 2......... Clasificación de documentos en la Organización Documental ........................................... 21 5........................... Principio de Procedencia ... 26 WEB GRAFÍA ................4.................... Ordenar los documentos de archivo en series y subseries .............................4........................................................... .

los cuales son almacenados por una persona natural en una entidad pública o privada. se definen los diferentes conceptos utilizados en el lenguaje archivístico. Patrimonio Documental Es la acumulación y unión de documentos almacenados. 2.1. . que. a partir del momento en que son fundados o recibidos. IMPORTANCIA DE LOS CONCEPTOS ARCHIVÍSTICOS EN LA ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL Según lo establecido en la Ley 594 de 2000 o Ley General de Archivos y el acuerdo No. sea pública o privada. De esta manera. Archivo Es la acumulación y unión de documentos de cualquier fecha.2. 042 del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación del 31 de Octubre de 2002. tiene como esencia la localización vertiginosa y segura de la información buscada. con el objetivo de conservarlos para el uso de la información en un momento dado. dicho proceso permite la integración de la gestión documental. a partir del orden preliminarmente establecido.Se puede entender por organización como el proceso donde se desarrolla un conjunto de gestiones orientadas hacia la clasificación y descripción de documentos en una empresa o institución. En la Organización Documental existen diferentes tipos de archivo según la entidad a la que pertenecen. Por consiguiente. 3. ya que es la herramienta que orienta el desarrollo de los procedimientos para la organización documental. por su valor histórico o cultural. la cual se encarga de ubicar de manera física los documentos según las relativas series y subseries. la sociedad cuenta con memorias de todo tipo de documentos históricos y culturales. siendo éste el eje fundamental de los métodos archivísticos. 2. CLASIFICACIÓN Y ORDENACIÓN DE DOCUMENTOS La organización de los documentos. 2. los cuales son esenciales para establecer las actividades y reglas prácticas en el proceso de organización de archivos en diferentes estancias de la administración pública interesada. Es por eso que es importante conocer y aplicar los siguientes conceptos archivísticos. de acuerdo a la normatividad vigente. así como la conservación de los documentos. permitiendo conservar la información a través del tiempo. los cuales se explican a continuación. forma y soporte material. representa una gran importancia en la evolución y registro de la información.

dentro de una estructura jerárquica y lógica.2. 3. a la sección y subsección. subasuntos.  Actualización de los inventarios documentales con cada transferencia. la cual es asociada a la gestión de las organizaciones. Documentos de archivo . la importancia de la clasificación se basa en saber agrupar los documentos de un fondo.  Implementación de Tablas de Retención.Es por eso que en la Organización Documental se llevan a cabo dos procesos importantes como lo es la Clasificación. Las acciones que se realizan dentro de la clasificación documental son las siguientes:  Reconocimiento de elementos administrativos y procesos (según el manual de funciones y procedimientos y el organigrama institucional). Es entonces que en este proceso se fijan y se reconocen las series que se ajustan al fondo. 3. series o subseries de cada área.  Determinar el sistema de ordenamiento. Clasificación de Documentos de Archivo La clasificación de documentos de archivo consiste en la identificación de los archivos por series documentales. la cual consiste en agrupar los documentos bajo conceptos que reflejan las funciones generales y las actividades concretas de las organizaciones.2. según los principios de procedencia y de orden original. en cumplimiento de un procedimiento administrativo. Sin embargo.1.  Separación de los documentos de apoyo. dicha agrupación no es física como tal sino puede ser solo intelectual.  Foliación. según la estructura y el nivel jerárquico en las funciones de la organización.  Reconocimiento de tipos documentales de las series. Por ende. de tal forma que se encuentren documentos de lo más amplio a lo más específico. agrupándolos en grandes conjuntos. Clasificación de Documentos en la Organización Documental La clasificación consiste en dar una distribución intelectual y jerárquica a los documentos. en donde se refleja la empresa productora de los documentos y a la dependencia o división de donde son originarios. Y el otro es el proceso de ordenación que es el que establece un orden a los documentos.1.  Conformación de asuntos. Por lo que se pueden clasificar mediante los siguientes procedimientos: 3.

3. será el documento de la fecha más reciente. Ordenar los documentos de archivo en series y subseries En este proceso se realiza el reconocimiento y organización de carpetas de todos los tipos documentales concernientes a cada una de las series y subseries encaminadas en la Tabla de Retención Documental del área o unidad. que deben ser objeto de protección y conservación de documentos. legajo o carpetas. jurídico (ej: derechos u obligaciones legales o jurídicas). basándose en la fecha del diligenciamiento o de trámite y conservando la distribución que adquirió durante el servicio eficiente. 3.2. Foliación Es el proceso de marcar o enumerar cada uno de los documentos de las series y subseries documentales. El orden en la carpeta según el primer documento que debe aparecer al momento de abrirla. subseries y tipos documentales). 3. De cada serie surge un tipo de ordenación detallada. paquetes. Ordenación Documental La ordenación establece un bosquejo sobre la secuencia de los documentos. teniendo en cuenta los siguientes principios: Por ende. según el proceso en el tiempo.  A los documentos dentro de cada expediente.2. histórico (ej.3. Las acciones que se realizan en la ordenación documental son las siguientes:  Revisar las relaciones entre las unidades documentales (series.  Conformar y abrir expedientes  Reconocer los expedientes . después de la debida clasificación. a partir de las series establecidas. mediante unidades de instalación como son las cajas. sirven de antecedente y fundamento en la gestión administrativa. contables (ej: documentos de operaciones financieras y contables). los documentos de archivo son registros de información originada o recogida por una persona o entidad en función de sus actividades o razón de ser de la empresa. Este procedimiento finaliza con el espacio físico de los documentos. La Ordenación de documentos en sus expedientes o folios.En principio. los cuales son de valor administrativo (ej: procesos y actividades administrativas). Documento de fuente primaria para la historia). legal (ej: testimonios ante la ley). será el de la fecha más antigua y el último. 3.2. advirtiendo para ello la numeración de los folios en la parte superior derecha. el proceso de ordenación se aplica:  A los documentos y expedientes dentro de cada serie documental.

Ordenación Cronológica: Su principal función se fundamenta en la fecha de los documentos. entre otros. 3. el encargado del área los elimina. Es decir. las cuales se explicarán a continuación. diarios. resoluciones. Ordenación Alfabética: Se utiliza para los expedientes o documentos relativos a personas y a entidades públicas y privadas. podrían surgir algunos documentos que no se logran colocar dentro de las series y subseries. pero no forman parte de las series documentales de las instituciones ni se trasladan al Archivo Central. leyes. Documentos de apoyo Algunos ejemplos de este tipo de documentos son los decretos. por ejemplo. incide en el desempeño de funciones específicas de las tareas administrativas. dejando constancia soportada. 3. entre otras.2. asuntos. Para el desarrollo de este sistema se debe elaborar una base de datos complementaria de las personas. registros de entrada. Los documentos de apoyo se organizan en orden alfabético y luego de efectuar su función. ubicando los expedientes en el orden respectivo. . temático. empezando con el año. Estos son los que forman los documentos de apoyo de forma general.1. instructivos. correspondencia. series como expedientes personales. Se clasifican en: 3. entre otros. cronológica y numérica.4. apoyado por personal delegado. por ser de carácter externo. actas. Su desempeño puede ser secuencial o jerárquico.4. presupuestos. memorias.4. manuales. de tal manera que se tenga acceso a su localización al momento de la búsqueda de los documentos. Clasificación de Documentos de Apoyo La clasificación de documentos de archivo consiste en la identificación de los documentos que se deben conservar o generar en las instituciones para el apoyo a las gestiones administrativas y por su grado de importancia en la información que contienen. que por la información que reside. Éstos pueden ser creados por la misma entidad o de otra.  Foliación El proceso de ordenación se puede realizar de tres maneras: alfabética. Este procedimiento se aplica para documentos financieros o en los que se debe vigilar plazos como. Aplicar el sistema de ordenamiento acordado. el cual busca servir de elemento localizador. luego mes y día. entidades públicas y privadas o lugares. Ordenación Numérica: Se trata de adjuntar a cada expediente o documento un número de manera consecutiva. Ordenar los documentos de apoyo en asuntos o temas Aunque los documentos son organizados por áreas. teniendo como finalidad de servir de soporte a la gestión.

Principio de Orden Original Es la ordenación interna de un fondo documental.2. Imagen 16. debe apoyarse en la implementación del principio de orden original y de procedencia para reconocer las categorías y grupos que evidencia la estructura jerárquica del fondo. así como el reconocimiento de las funciones delegadas a las oficinas y los asuntos que éstas tramitan. se debe respetar y conservar el documento. delimitación y recuperación. La importancia del Principio de procedencia de documentos hace que la estructura funcional de una empresa sea eficiente. GLOSARIO . es decir. el Estado está encargado de la creación. Las acciones que se realizan para la descripción documental son las siguientes:  Análisis de información y extracción de contenido. organización y control de los documentos y registros.4. en la conformación de carácter fundamental de los archivos públicos y privados. para algún trámite posterior. es decir. que debe aplicarse en conjunto con la norma nacional. 5. Principio de Procedencia Es la preservación de los documentos dentro del fondo documental al que consecuentemente pertenecen.  Diseño de instrumentos de recuperación como guías. Para Colombia se homologa por el Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación (ICONTEC). que conserva la organización que ha desarrollado durante la prestación del servicio activo. la cual constituye la elaboración a nivel general de descripciones archivísticas. según los principios de procedencia. Dicho proceso se hace con la ayuda de la normatividad que rige la Descripción Documental que es ISAD-G (Norma Internacional general de Descripción Archivística). mediante la NTC 4095. Por lo tanto.1. una clasificación perfectamente fundamentada. DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL Es el proceso de investigación y estudio de los documentos de archivo para realizar su identificación. 5.  Actualización permanente de instrumentos. inventarios. catálogos e índices. PRINCIPIOS ARCHIVÍSTICOS Según lo establecido por la Ley General de Archivo. según la actividad que lo generó y la dependencia responsable de su producción. orden original y normatividad archivística. preservación. los documentos deben conservarse en un orden secuencial y cronológico. 5.

) Guía para la Organización de los Archivos de Gestión. desarrollar y finalizar una gestión. Cuadro de Clasificación: Es el esquema que refleja la estructura intelectual de los documentos que forman un archivo o un fondo documental. Ley General de Archivos. BIBLIOGRAFÍA Congreso Nacional de la República de Colombia. También se conoce como Archivo General. Gestión Documental: Es el conglomerado de normas y técnicas que permiten a la empresa gestionar su flujo de documentos a lo largo del ciclo de vida del mismo. Clasificación y Ordenación. (2011). (s. permitiendo determinar el periodo de duración en cada fase del ciclo vital de los documentos.co/archivosUsuarios/12/archivo_central/3. Serie: Se encuentra constituida por documentos derivados de la reiteración de los procesos y prácticas administrativas o técnicos en las oficinas. (2000). Tomado de http://www.edu. WEB GRAFÍA Universidad Surcolombiana. con el fin de comenzar.usco. Inventario Documental: Es obligación de las entidades de la Administración Pública elaborar inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones. custodia y conserva la documentación administrativa originaria de los archivos de gestión o de oficina.Archivo Central: Recoge.a. J. de manera que se asegure el control de los documentos en sus diferentes fases.%20GUIA %20PARA%20LA%20ORGANIZACION%20DE%20LOS%20ARCHIVOS%20DE %20GESTION. Universidad de Extremadura. Documentos de Archivo: Son registros de información originada o recogida por una persona o entidad en función de sus actividades o razón de ser de la empresa.pdf . Facultad de Biblioteconomía y Documentación. organiza. Subserie: Es el grupo de unidades documentales que conforman parte de una serie y se jerarquizan y reconocen en forma separada del grupo de la serie por los tipos documentales que cambian de acuerdo con el trámite de cada asunto Tablas de Retención Documental: Relación de series con sus apropiados tipos documentales. L. una vez sucedido el periodo de permanencia en los mismos. Bonal Zazo. Expedientes: Unidad documental constituida por un conjunto de documentos generados y/o recogidos en una oficina por una persona física o moral.

Archivo General de la Nación (2013. .gov.co/index. 15 de marzo) Acuerdo 005 de 2013.archivogeneral. Tomado de http://www.php?idcategoria=8261#.