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REPUBLICA DE COLOMBIA

MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCIN SOCIAL

RESOLUCIN NMERCI cc 83 9 DE 2017


( 23 MAR )2017

Por la cual se modifica la Resolucin 1995 de 1999 y se dictan otras disposiciones

EL MINISTRO DE SALUD Y PROTECCIN SOCIAL Y


LA MINISTRA DE CULTURA

En ejercicio de sus facultades legales, en especial, de las conferidas por el numeral 3 del
articulo 173 de la Ley 100 de 1993 y el artculo 25 de la Ley 594 de 2000, y

CONSIDERANDO

Que el numeral 3 del artculo 173 de la Ley 100 de 1993, en concordancia con el numeral
30 del artculo 2 del Decreto Ley 4107 de 2011, facultan al Ministerio de Salud y Proteccin
Social para expedir las normas administrativas de obligatorio cumplimiento por parte de los
actores del Sistema General de Seguridad Social en Salud SGSSS.

Que bajo el marco normativo vigente para la poca, el entonces Ministerio de Salud, hoy
Ministerio de Salud y Proteccin Social, expidi la Resolucin 1995 de 1999, mediante la
que se dictaron normas para el manejo de la historia clnica.

Que con posterioridad, la Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos, estableci en su
artculo 25, la necesidad de reglamentar lo relativo a los tiempos de retencin documental,
organizacin y conservacin de las historias clnicas, en labor conjunta del sector
correspondiente y del Ministerio de Cultura, a travs del Archivo General de la Nacin,
incluidos los documentos producidos por las entidades privadas que presten servicios
pblicos, como lo es el de salud.

Que el Decreto Ley 019 de 2012, en su artculo 110, contempl algunas disposiciones en
relacin con el procedimiento que ha de seguirse para la custodia y conservacin de la
historia clnica en caso de liquidacin de entidades del SGSSS, previendo el deber de la
correspondiente Entidad Promotora de Salud EPS, de proceder a su recibo, custodia y
conservacin hasta por el trmino normativamente previsto.

Que, de otro lado, mediante la Ley 1712 de 2014 se adopt la norma de Transparencia y del
Derecho de Acceso a la Informacin Pblica Nacional, cuyo objeto, segn su artculo 1, es
regular el derecho de acceso a la informacin pblica, los procedimientos para el ejercicio y
garanta del derecho y las excepciones a la publicidad de informacin.

Que conforme con lo establecido en el literal c) del artculo 5 ibdem, las disposiciones
contenidas en dicha ley se aplican a las personas naturales y jurdicas, pblicas o privadas
que presten servicios pblicos, respecto de la informacin directamente relacionada con la
prestacin de tales servicios, como lo es el servicio pblico de salud.

Que el artculo 16 de la Ley 1712 de 2014 prev el deber para los sujetos obligados de
asegurar que existan procedimientos claros para la creacin, gestin, organizacin y
conservacin de sus archivos, conforme con los lineamientos que expida para el efecto el
Archivo General de la Nacin.

Que la precitada ley fue reglamentada mediante los artculos 44 a 50 del Decreto 103 de
2015, compilados en los artculos 2.1.1.5.4.1 al 2.1.1.5.4.7 del Decreto 1081 de 2015,
_CU o el n MAR 2017
RESOLUCIN NUMetta 0 o DE2 /017 HOJA N2 de 7

Cntinuacin de la resolucin "Por la cual se modifica la Resolucin 1995 de 1999 y se dictan


otras disposiciones"

Reglamentario nico del Sector de la Presidencia de la Repblica, en los que se desarrolla


lo correspondiente al "Programa de Gestin Documental" entendido, segn lo all estatuido,
como "el plan elaborado por cada sujeto obligado para facilitar la identificacin, gestin,
clasificacin, organizacin, conservacin y disposicin de la informacin pblica, desde su
creacin hasta su disposicin final, con fines de conservacin permanente o eliminacin".

Que el artculo 45 del Decreto 103 de 2015, compilado en el artculo 2.1.1.5.4.2 del Decreto
1081 de 2015, prev el deber para los sujetos obligados de contar con polticas de
eliminacin segura y permanente de la informacin, una vez cumplidos los tiempos de
conservacin establecidos entre otros, en las tablas de retencin documental y conforme
con las normas expedidas por el Archivo General de la Nacin, disposiciones todas estas
concordantes con el artculo 25 de la Ley 594 de 2000.

Que conforme con lo precedente, se hace necesario adoptar disposiciones en relacin con
el manejo, custodia, tiempos de retencin y conservacin de las historias clnicas, as como
con su disposicin final.

En mrito de lo expuesto,

RESUELVE

CAPTULO I
DISPOSICIONES GENERALES

Artculo 1. Objeto. La presente resolucin tiene por objeto establecer el manejo, custodia,
tiempo de retencin, conservacin y disposicin final de los expedientes de las historias
clnicas, as como reglamentar el procedimiento que deben adelantar las entidades del
SGSSS-, para el manejo de estas en caso de liquidacin.

Artculo 2. mbito de aplicacin. Las disposiciones de la presente resolucin se aplicarn


a las entidades que integran el SGSSS, a las entidades con regmenes especiales y de
excepcin y dems personas naturales o jurdicas, que se relacionan con la atencin en
salud. As mismo, se aplicar a las entidades pertenecientes al SGSSS que se encuentren
en proceso de liquidacin o se liquiden con posterioridad a la entrada en vigencia de la
presente resolucin, a los profesionales independientes que decidan no continuar con la
prestacin del servicio de salud y a los mandatarios y Patrimonios Autnomos de
Remanentes que hayan recibido y tengan bajo su custodia historias clnicas como
consecuencia de procesos de liquidacin o cierre definitivo de servicios de salud.

CAPTULO II
PROCESO DE GESTIN DOCUMENTAL DE LA HISTORIA CLNICA

Artculo 3. Retencin y tiempos de conservacin documental del expediente de la


historia clnica. La historia clnica debe retenerse y conservarse por el responsable de su
custodia, por un periodo mnimo de quince (15) aos, contados a partir de la fecha de la
ltima atencin. Los cinco (5) primeros aos dicha retencin y conservacin se har en el
archivo de gestin y los diez (10) aos siguientes en el archivo central. Para las historias
clnicas de vctimas de violaciones de derechos humanos o infracciones graves al Derecho
Internacional Humanitario, los trminos de retencin y conservacin documental se
duplicarn. Si al momento de tener en custodia una historia clnica, esta llegare a formar
parte de un proceso relacionado con delitos de lesa humanidad, la conservacin ser
permanente, lo cual deber garantizar la entidad a cuyo cargo se encuentre la custodia,
utilizando para tal fin los medios que considere necesarios.

n n% MAR 2017
RESOLUCIN NNIEFCCe 83 9 DE 2017 HOJA N3 del

Cdntinuacin de la resolucin "Por la cual se modifica la Resolucin 1995 de 1999 y se dictan


otras disposiciones"

Cumplidos dichos trminos, con miras a propender por la entrega de la historia clnica al
usuario, su representante legal o apoderado responsable de su custodia, de forma previa al
proceso de disposicin final de que trata el artculo siguiente, se publicarn como mnimo
dos (2) avisos en un diario de amplia circulacin nacional, definidos por la entidad
responsable de dicha publicacin, con un intervalo de ocho (8) das entre el primer aviso y
el segundo, en los que indicar el plazo y las condiciones para la citada entrega, plazo que
podr extenderse hasta por dos (2) meses ms, contados a partir de la publicacin del ltimo
aviso.

Pargrafo. Las entidades pertenecientes al SGSSS que a la entrada en vigencia de la


presente resolucin se encuentren en proceso de liquidacin y hayan efectuado la
publicacin de los avisos a que refiere este artculo, no debern realizar una nueva
publicacin para efectos de adelantar el proceso de disposicin final del expediente de
historia clnica de que trata el artculo 4 de esta resolucin. Tampoco debern efectuarla las
entidades, mandatarios y Patrimonios Autnomos de Remanentes que, para el mismo
momento, hayan recibido y tengan bajo su custodia historias clnicas como consecuencia de
procesos de liquidacin o cierre definitivo de servicios de salud. Lo anterior sin perjuicio de
que, si lo estiman pertinente y en aras de proceder a la entrega de las historias clnicas a los
usuarios, realicen nuevamente la publicacin de que trata este artculo.

Artculo 4. Disposicin final del expediente de historia clnica. La disposicin final y la


consecuente eliminacin de historias clnicas, proceder por parte del responsable de su
custodia, siempre que concurran las siguientes condiciones:

4.1 Que se haya cumplido el tiempo de retencin y conservacin documental de que trata
el artculo anterior.

4.2 Que se haya adelantado el procedimiento de publicacin a que refiere el artculo 3


de la presente resolucin, salvo lo previsto para las entidades a que refiere el
pargrafo de dicho artculo.

4.3 Que se haya adelantado la valoracin correspondiente, orientada a determinar si la


informacin contenida en las historias a eliminar posee o no valor secundario
(cientfico, histrico o cultural), en los trminos establecidos por el Archivo General
de la Nacin, de lo cual se dejar constancia en un acta, que ser firmada por el
representante legal de la entidad y por el revisor fiscal cuando a ello haya lugar,
acompaada del respectivo inventario en el que se identifique la valoracin realizada
a cada una de aquellas. En el caso de profesionales independientes, una vez
realizado el proceso de valoracin, el acta ser suscrita nicamente por dicho
profesional.

Para las entidades pertenecientes al SGSSS que se encuentren en proceso de liquidacin


o se liquiden con posterioridad a la entrada en vigencia de la presente resolucin, el acta
que contenga el anlisis sobre valor secundario, ser firmada por el responsable de la
liquidacin. En el caso de las entidades que como consecuencia de procesos de liquidacin
o cierre definitivo de servicios, hayan recibido y tengan bajo su custodia historias clnicas,
las referidas actas sern firmadas por el representante legal de la entidad que recibi dichas
historias o por quien este delegue. Tratndose de Patrimonios Autnomos de Remanentes,
dichas actas sern firmadas por el correspondiente vocero o administrador del Patrimonio
Autnomo de Remanentes. En caso de mandato, las actas debern ser suscritas por el
mandatario.

Pargrafo. Cuando de la valoracin a que refiere el numeral 4.3 del presente artculo, se
identifiquen historias clnicas con valor secundario, estas debern ser conservadas de forma
permanente y su transferencia deber realizarse en los trminos que definan el Archivo
General de la Nacin y el Ministerio de Salud y Proteccin Social.
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RESOLUCIN NMFK 83 O
%IDE 2D17 HOJA N 4 de 7

Co. ntinuacin de la resolucin "Por la cual se modifica la Resolucin 1995 de 1999 y se dictan
otras disposiciones"

Artculo 5. Procedimiento de eliminacin de historias clnicas. Cumplidas las


condiciones de que trata el artculo anterior, se proceder a la eliminacin de las historias
clnicas, as:

5.1. Las entidades pblicas seguirn el procedimiento contemplado en el artculo 15


del Acuerdo 004 de 2013 expedido por el Consejo Directivo del Archivo General
de la Nacin o las normas que lo modifiquen o sustituyan.

5.2. Las entidades privadas adelantarn el siguiente procedimiento:


5.2.1 Identificarn cada una de las historias clnicas que se vayan a eliminar, de
lo cual levantarn un acta denominada "acta de eliminacin", indicando la
fecha y el nmero de expedientes a eliminar, que ser firmada por el
representante legal de la entidad, por el responsable del archivo de historias
clnicas y por el revisor fiscal cuando normativamente deba tenerlo. Dicha
acta, adicionalmente deber contener el sealamiento expreso de que se ha
cumplido con los tiempos de retencin y conservacin establecidos en el
artculo 3 de esta resolucin, a la cual deber anexarse el acta que contenga
el anlisis sobre el valor secundario de las historias clnicas.

5.2.2 Elaborarn el inventario documental, de conformidad con el Formato nico


de Inventario Documental y su instructivo, reglamentado por el Archivo
General de la Nacin, el cual debern publicar en medio de amplia difusin
o en su pgina de internet.

5.2.3 La eliminacin de historias clnicas deber estar respaldada en las tablas de


retencin o las tablas de valoracin documental. Este ltimo instrumento
archivistico se elaborar y aplicar cuando posean fondos documentales
acumulados, todo acorde a la debida sustentacin tcnica, legal o
administrativa, y consignada en conceptos tcnicos emitidos por el Comit
de Historias Clnicas.

5.3. Los profesionales independientes adelantarn el siguiente procedimiento:


5.3.1 Identificarn cada una de las historias clnicas a eliminar, de lo cual
levantarn un acta denominada "acta de eliminacin", indicando la fecha y
el nmero de expedientes a eliminar, que ser firmada por el profesional
independiente que tenga la custodia, posesin o control de las historias
clnicas. Dicha acta, adicionalmente deber contener el sealamiento
expreso de que se ha cumplido con los tiempos de retencin y
conservacin establecidos en el artculo 3 de esta resolucin, a la cual,
deber anexarse el acta que contenga el anlisis sobre el valor secundario
de las historias clnicas.

5.3.2 Elaborarn el inventario documental, de conformidad con el Formato nico


de Inventario Documental y su instructivo, reglamentado por el Archivo
General de la Nacin, que debern publicar en medio de amplia difusin o
en su pgina de internet.

5.4 Las Entidades en Liquidacin o a liquidar y otras entidades aqu indicadas,


adelantarn el siguiente procedimiento: Las entidades pertenecientes al
SGSSS que se encuentren en proceso de liquidacin o se liquiden con
posterioridad a la entrada en vigencia de la presente resolucin y las entidades,
los mandatos y Patrimonios Autnomos de Remanentes que como consecuencia
de procesos de liquidacin o cierre definitivo de servicios, hayan recibido y tengan
bajo su custodia historias clnicas, debern:
5.4.1 Identificar cada una de las historias clnicas a eliminar, de lo cual levantarn
un acta denominada "acta de eliminacin", indicando la fecha y el nmero

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RESOLUCIN NI:lidfa 83 9 DE 2017 HOJA N 5 de 7

Cntinuacin de la resolucin "Por la cual se modifica la Resolucin 1995 de 1999 y se dictan


otras disposiciones"

de expedientes a eliminar, que ser firmada por el liquidador, el


representante legal de la entidad que haya recibido las historias clnicas o
quien ste delegue, por el mandatario o por el vocero del Patrimonio
Autnomo de Remanentes, segn corresponda. Dicha acta, adicionalmente
deber contener el sealamiento expreso de que se ha cumplido con los
tiempos de retencin y conservacin establecidos en el artculo 3 de esta
resolucin, a la cual deber anexarse el acta que contenga el anlisis sobre
el valor secundario de las historias clnicas.

5.4.2 Elaborar el inventario documental, de conformidad con el Formato nico


de Inventario Documental y su instructivo, reglamentado por el Archivo
General de la Nacin, que debern publicar en medio de amplia difusin
o en su pgina de internet.

5.4.3 La eliminacin de historias clnicas deber estar respaldada en las tablas


de retencin documental o las tablas de valoracin documental. Este
ltimo instrumento archivstico se elaborar y aplicar cuando posean
fondos documentales acumulados, todo acorde a la debida sustentacin
tcnica, legal o administrativa, consignada en los correspondientes
conceptos tcnicos.

Tratndose de entidades que recibieron historias clnicas como


consecuencia del cierre de un proceso de liquidacin y que no dispongan
de tablas de retencin documental y/o tabla de valoracin documental,
debern elaborarlas, aprobarlas y obtener convalidacin conforme a la
normatividad expedida por el Archivo General de la Nacin.

Pargrafo 1. Copia del "acta de eliminacin" y sus anexos, sern remitidos a la entidad
departamental o distrital de salud del domicilio de la entidad o sus sedes o del domicilio del
profesional independiente que est adelantando el proceso de eliminacin y a la
Superintendencia Nacional de Salud, quienes la conservarn con el fin de brindar la
respectiva informacin al usuario o a la autoridad que lo solicite. Adicionalmente, las
Entidades con regmenes especiales y de excepcin, debern remitir copia del "acta de
eliminacin", a las entidades y dependencias, que al interior de su estructura, consideren
pertinente.

Pargrafo 2. La eliminacin se deber llevar a cabo por series y subseries documentales y


no por tipos documentales. Por ningn motivo se podrn eliminar documentos individuales
de una historia clnica o una serie, excepto que se trate de copias idnticas o duplicados.

CAPTULO III
CUSTODIA, CONSERVACIN Y DISPOSICIN FINAL DE LOS EXPEDIENTES DE LAS
HISTORIAS CLNICAS ANTE LA LIQUIDACIN DE UNA ENTIDAD O EL CIERRE
DEFINITIVO DEL SERVICIO

Artculo 6. Manejo de los expedientes de las historias clnicas en el proceso de


liquidacin de una entidad o ante el cierre definitivo del servicio. Las entidades
pertenecientes al SGSSS que se encuentren en proceso de liquidacin o se liquiden con
posterioridad a la entrada en vigencia de la presente resolucin, as como los profesionales
independientes que decidan no continuar con la prestacin del servicio de salud, en el marco
de sus responsabilidades sobre la custodia y conservacin de las historias clnicas, debern
proceder a entregarlas a los respectivos usuarios, representantes legales o apoderados de
aquellos, antes del cierre de la liquidacin o del servicio, esto ltimo para el caso del
profesional independiente, de lo cual dejarn constancia teniendo como referente el formato
de inventario documental regulado por el artculo sptimo del Acuerdo 042 de 2002,

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4ravine
23 MAR 2017
RESOLUCIN NMeee 83 9DE 2017 HOJA N 6 de 7
Continuacin de la resolucin "Por la cual se modifica la Resolucin 1995 de 1999 y se dictan
otras disposiciones"

expedido por el Consejo Directivo del Archivo General de la Nacin o las normas que lo
modifiquen o sustituyan.

Para efecto de dicha entrega, publicarn como mnimo dos (2) avisos en un diario de amplia
circulacin nacional con un intervalo de ocho (8) das, en los que indicarn el plazo y las
condiciones para la entrega, plazo que podr extenderse hasta por dos (2) meses ms,
contados a partir de la publicacin del ltimo aviso.

De no ser posible la entrega de la historia clnica al usuario o a su representante legal o


apoderado, el liquidador de la empresa o el profesional independiente, levantar un acta con
los datos de quienes no las recogieron y proceder a remitirla junto con las historias clnicas,
a la Entidad Promotora de Salud a la que se encuentre afiliado el usuario. Copia del acta se
remitir a la Superintendencia Nacional de Salud para lo de su competencia. Igualmente se
remitir copia de dicha acta a la entidad departamental o distrital de salud correspondiente,
quien deber conservarla en su archivo a fin de informar al usuario o a la autoridad
competente, bajo la custodia de qu Entidad Promotora de Salud se encuentra la historia
clnica. Las actas debern ir acompaadas de un inventario documental, en los trminos del
artculo 7 del Acuerdo 042 de 2002 o las normas que lo modifiquen o sustituyan.

Pargrafo. La Entidad Promotora de Salud que reciba la historia clnica deber conservarla
hasta por el trmino contemplado en el artculo 3 de la presente resolucin.

Artculo 7. Expedientes de historias clnicas de personas sin afiliacin. Cuando en


cumplimiento de lo dispuesto en el artculo 6 de la presente resolucin, se encuentren
historias clnicas de personas sin afiliacin a una Entidad Promotora de Salud, estas sern
entregadas a la entidad departamental o distrital de salud del domicilio y sede donde se les
haya prestado el servicio por parte de la entidad liquidada o en liquidacin. En caso del
profesional independiente que decida cerrar en forma definitiva el servicio, la historia clnica
se entregar en la entidad departamental o distrital de salud del domicilio y sedes donde
haya prestado el servicio. La entrega se realizar mediante acta, la cual deber ir
acompaada de un inventario documental, en los trminos del artculo 7 del Acuerdo 042
de 2002 o las normas que lo modifiquen o sustituyan.

Artculo 8. Expedientes de historias clnicas en custodia de profesionales


independientes que fallezcan. Cuando el profesional independiente fallezca, sus
herederos entregarn las historias clnicas a la entidad departamental o distrital de salud del
domicilio donde aqul vena prestando sus servicios al momento del fallecimiento o a la
entidad departamental o distrital de salud, donde estn ubicadas las sedes en las cuales se
prest el servicio, en el caso de que estas se encuentren en otro departamento o distrito. De
este hecho se dejar constancia teniendo como referente el formato de inventario
documental regulado por el artculo sptimo del Acuerdo 042 de 2002 o las normas que lo
modifiquen o sustituyan, expedido por el Consejo Directivo del Archivo General de la Nacin.

Artculo 9. Manejo de historias clnicas por parte de la entidad distrital o departamental


de salud para los casos de los artculos 7 y 8 de la presente resolucin. La entidad
distrital o departamental de salud que reciba historias clnicas en aplicacin de los artculos
7 y 8 de esta resolucin, deber adelantar el procedimiento establecido en el inciso 2 del
artculo 6 de la presente resolucin, para entregar al usuario, su representante legal o
apoderado, la correspondiente historia clnica. De dicha entrega se dejar constancia
teniendo como referente el formato de inventario documental regulado por el artculo 7 del
Acuerdo 042 de 2002, o la norma que lo modifique o sustituya.

Ante la imposibilidad de su entrega, la entidad departamental o distrital de salud deber


revisar si el usuario tiene afiliacin al SGSSS y, de ser as, proceder a remitir la
correspondiente historia clnica a la Entidad Promotora de Salud donde se encuentre dicha
afiliacin. Para tal fin, levantar un acta que deber ir acompaada de un inventario

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23 IVAR 2017
RESOLUCIN Nmffirce 839 DE 2017 HOJA N 7 de 7

Continuacin de la resolucin "Por la cual se' modifica la Resolucin 1995 de 1999 y se dictan
otras disposiciones"

documental, en los trminos del artculo 7 del Acuerdo 042 de 2002 o la norma que lo
modifique o sustituya.

De no ser posible la entrega de la historia clnica al usuario, o su representante legal o


apoderado o a la Entidad Promotora de Salud a la que el usuario se encuentre afiliado, la
entidad distrital o departamental de salud deber asumir la custodia y conservacin de
aquella, hasta por el trmino previsto en el artculo 3 de la presente resolucin.

Pargrafo. Para el cumplimiento de estas actividades, la entidad departamental de salud


contar con el apoyo de las entidades territoriales de salud de orden municipal o quienes
hagan sus veces, del domicilio donde est ubicado el usuario.

Artculo 10. Continuidad en la prestacin de servicios de salud. Cuando en las


instalaciones de una institucin prestadora de servicios de salud que ha sido objeto de
liquidacin, se continen prestando servicios de salud, quien asuma su prestacin deber
recibir las historias clnicas de la entidad objeto de liquidacin, en el estado en que se
encuentren, custodiarlas y llevar a cabo los procesos de gestin documental que estas
requieran, para garantizar la continuidad de la prestacin de servicios a la comunidad.

CAPTULO IV
DISPOSICIONES FINALES

Artculo 11. Proteccin de datos personales. El uso, manejo, recoleccin, tratamiento de


la informacin y disposicin final de las historias clnicas, deber observar lo correspondiente
a la proteccin de datos personales, de que trata la Ley 1581 de 2012, sus normas
reglamentarias y las disposiciones que las modifiquen o sustituyan.

Artculo 12. Normativa aplicable en el caso de personas naturales o jurdicas que


custodian y manejan historias clnicas. Las personas naturales o jurdicas que pese a no
tener la calidad de prestadores de servicios de salud, contraten profesionales de la salud para
prestar servicios en sus sedes e instalaciones y que como tal, custodien y conserven
expedientes de historias clnicas, se sujetarn a lo dispuesto en la presente resolucin.

Artculo 13. Sanciones. Los prestadores de servicios de salud y dems destinatarios que
incumplan lo establecido en esta resolucin, incurrirn en las sanciones aplicables de
conformidad con las disposiciones legales vigentes.

Artculo 14. Vigencia y derogatorias. La presente resolucin rige a partir de la fecha de su


publicacin y modifica en lo pertinente la Resolucin 1995 de 1999.

PUBLQUESE Y CMPLASE
Dada en Bogot D.C. a los
23 MAR 2017

GAVIRIA URIBE
d y Proteccin Socik

MARIANA GARCS CRDOBA


Ministra de Cultura

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