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Manual de usuario

para docentes del


Sistema Acadmico
Dpto. de Sistemas
En este manual se explicar las funcionalidades que tiene el
Sistema Acadmico de la Universidad Tecnolgica Boliviana,
tales como: Cargado de Syllabus, Registro de Notas, poder
visualizar el calendario acadmico entre otros.

Universidad Tecnolgica
Boliviana S.A.

La Paz Calle Colombia


Nro.154

2180808
Tabla de contenido
1. INGRESO AL SISTEMA ........................................................................................................................ 1
2. SALIR DEL SISTEMA ........................................................................................................................... 4
3. MENU OPCIONES .............................................................................................................................. 5
3.1. CALENDARIO ACADEMICO ............................................................................................................ 5
3.2. FORMULARIO 22 ........................................................................................................................... 6
3.3. ASISTENCIA BIOMTRICO.............................................................................................................. 8
3.4. DETALLE DE ASISTENCIA ............................................................................................................... 9
3.5. CORRECCIN ENTRADA/SALIDA ................................................................................................. 11
3.6. SOLICITUD DE CORRECCIN........................................................................................................ 12
3.7. SOLICITAR DATA SHOW .............................................................................................................. 12
3.8. CURRICULUM .............................................................................................................................. 14
3.9. SUBIR FOTOGRAFIA ..................................................................................................................... 16
3.10. MANUALES .................................................................................................................................. 17
4. MENU PERFIL .................................................................................................................................. 17
4.1. INFORMACIN PERSONAL .......................................................................................................... 18
4.2. CAMBIO DE CONTRASEA .......................................................................................................... 18
4.3. SALIR ........................................................................................................................................... 18
5. LISTADO DE MATERIAS, MATERIAS Y SUS OPCIONES ..................................................................... 19
5.1. MATERIAS Y SUS OPCIONES ........................................................................................................ 19
5.2. LISTA DE ESTUDIANTES ............................................................................................................... 20
5.3. NOTAS EN LINEA ......................................................................................................................... 22
5.4. NOTAS EN EXCEL ......................................................................................................................... 24
5.5. SILLABUS EN EXCEL ........................................................................ Error! Marcador no definido.
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MANUAL DE USUARIO
En este manual se explicar como usted podr utilizar las funcionalidades que tiene la nueva interfaz del
Sistema Acadmico para Docentes. Desde su ingreso y salida, cargar notas, subir su plan de trabajo, ver
su reporte de marcados, su planilla y otros.

1. INGRESO AL SISTEMA
Para poder ingresar al Sistema Acadmico deber de ir a la direccin www.utb.edu.bo/sia y le aparecer
la siguiente interfaz de ingreso al sistema.

En esta pantalla deber de ingresar su cdigo de usuario y contrasea (los cuales se les explica el formato
de los mismos al momento de que usted viene a realizar su registro biomtrico para el marcado antes y
despus de sus clases), si tuviese algn problema acrquese al departamento de sistemas con su carnet
de identidad para que solucionemos su problema.

Una vez que ingrese sus datos y sean validados correctamente por el sistema usted ver la siguiente
pantalla.
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Donde la nueva interfaz tiene los siguientes elementos

Periodo activo. Indicara que periodo es el que est activo para que vea sus materias y sus opciones.
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Nombre del docente. Nombre del docente que est en sesin.

Explicacin de los smbolos utilizados. En el listado de materias se utilizan con indicadores de que, si subi
o no su plan de trabajo, si subi o no su formulario de Control de Avance de Contenidos o si subi o no
sus parciales.

Listado de materias. Es el listado de materias que el docente tiene asignado en el periodo activo, donde:

Y en la parte inferior tendr la fecha de su prximo parcial, fecha que es definida por su director de carrera.

Enlaces a redes sociales. Enlace directo a las redes sociales de la universidad tanto en twitter como en
Facebook.

Men de opciones. Son las siguientes opciones:

- Inicio -> siempre que presione este botn volver al listado de materias.
- Opciones ->
o Calendario acadmico -> calendario por periodo de las actividades de la universidad
(fechas de exmenes, pagos, etc.)
o Formulario 22 -> Sin retencin de impuestos y con retencin de impuestos
o Asistencia Biomtrico. -> En base a un rango de fechas muestra todos los marcados
realizados por su persona
o Detalle de Asistencia -> En base a los cortes y su asistencia le muestra su planilla de pago.
o Correccin Entrada/Salida -> Podr corregir los malos marcados que pudo realizar.
o Solicitud de Correccin -> En base a los cortes y a la fecha podr solicitar la correccin.
o Solicitar Data Show -> En base a la materia, paralelo, turno y semestre.
o Curriculum -> Actualizara los datos de su hoja de vida
o Subir fotografa -> Introducir o cambiar su fotografa al sistema
o Manuales -> Podr descargar el manual de usuario del sistema acadmico.
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- Perfil ->
o Informacin personal -> Datos bsicos de su persona (si quiere modificar algo informe al
depto. de sistemas)
o Cambio de contrasea -> Cambiar la contrasea asignada por otra de su consideracin
o Salir del sistema -> Eligiendo esta opcin usted saldr correctamente del sistema.

2. SALIR DEL SISTEMA


Para salir correctamente del sistema deber ir al men de perfil y elegir la opcin Salir

Y una vez que salga le saldr la siguiente pantalla de sesin terminada del sistema.
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3. MENU OPCIONES
Tal como se mencion en el anterior apartado el men Opciones posee las siguientes opciones:

- Opciones ->
o Calendario acadmico
o Formulario 22
o Asistencia Biomtrico
o Detalle de Asistencia.
o Correccin Entrada/Salida
o Solicitud de Correccin
o Solicitar Data Show
o Curriculum
o Subir fotografa
o Manuales

Las cuales se irn describiendo en el siguiente apartado

3.1. CALENDARIO ACADEMICO


En este formulario usted ver el calendario acadmico de la universidad. Esto depender de los semestres
y turnos que las materias que usted tiene a su cargo, por ejemplo, si usted tiene a su cargo solo materias
de primer semestre le aparecer ese calendario, si usted tiene materias de segundo semestre usted tendr
los dos calendarios habilitados, en donde estarn de forma separada las fechas de exmenes, adems de
sus fechas de presentacin de actas, facturacin, etc.
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3.2. FORMULARIO 22
Una vez que ingrese a este formulario usted vera la informacin referente a impuestos, sin retencin de
impuestos y con retencin de impuestos.

Sin retencin de impuestos: usted deber colocar el nmero de cuenta bancaria BCP, nmero telfono,
nmero celular y la informacin para facturacin NIT y razn social.

Para imprimir su formulario debe presionar en la opcin Guardar posteriormente le generara la


siguiente ventana.
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Con retencin de Impuestos: usted deber colocar la cuenta bancaria BCP, telfono, celular y seleccionar
la informacin para la retencin de impuestos.

Para imprimir su formulario debe presionar en la opcin Imprimir posteriormente le generara la


siguiente ventana.
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3.3. ASISTENCIA BIOMTRICO
En este formulario podr ver el registro de marcados que usted realizo tanto en su entrada y salida de sus
clases. El formulario que usted ver es el siguiente.

Usted deber colocar las fechas Desde y Hasta, que son los rangos de fechas que se tomaran para
generar este reporte y luego presionar el botn Generar.
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Para imprimir este reporte presione el icono en forma de impresora de la esquina superior izquierda del

reporte, y cuando salga la siguiente ventana

Simplemente presione el botn Aceptar para que le aparezca el reporte en formato pdf.

3.4. DETALLE DE ASISTENCIA


En este reporte usted podr ver el reporte de marcados por materia, carga horaria acumulada (tomando
en cuenta faltas, retraso, etc.) y cuanto usted debera facturar.

Para esto seleccione el corte que le corresponde, y automticamente las de corte se completaran,
indicndole de que fecha a que fecha se est tomando ese corte para su factura.
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Los cortes para nuevos y antiguos varan dependiendo a la materia que usted est dictando, por ejemplo,
si usted dicta solo materias de primer semestre, deber seleccionar el primer corte nuevos, para su primer
monto a facturar. Si dicta tanto materias de segundo semestre como de primer semestre, los montos a
facturar se dividirn en 2, uno para el corte antiguos y otro para el corte nuevos.
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Si tuviese algn reclamo en su monto a facturar y tiene marcados no considerados u observados u otro
caso, deber enviar una carta al encargado de control y seguimiento de la unidad donde tiene la
observacin indicando el horario que quiere corregir, para que el encargado lo verifique y/o lo corrige si
corresponde.

La impresin de este reporte se lo realiza de la misma manera que en el anterior apartado.

3.5. CORRECCIN ENTRADA/SALIDA


Si tuviese marcados del tipo OBSERVADOS, que son casos de marcado invertido, es decir, haber marcado
Salida en lugar de entrada o viceversa, ac usted podr corregirlos. El formulario que usted ver ser el
siguiente.

Donde en la parte Superior tendr las fechas de inicio de semestre a la actual (que pueden ser cambiadas
para una bsqueda ms exacta si es necesario).

En la parte inferior tendr todos los horarios OBSERVADOS en ese rango de fechas.

Para corregir estos malos marcados deber presionar el botn Corregir, y le saldr el siguiente mensaje
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Si tiene un marcado errneo registrado ser corregido automticamente y ser mostrado en el listado de
la parte inferior, de los horarios Corregidos

Si no tuviese un marcado errneo para corregir le saldr el siguiente mensaje

No se encontr ningn marcado para correccin para la planilla del Docente

3.6. SOLICITUD DE CORRECCION


Si tuviese marcados del tipo OBSERVADOS, que son casos de marcado invertido, es decir, haber marcado
Salida en lugar de entrada o viceversa, ac usted podr solicitar la correccin de acuerdo a su justificacin.
El formulario que usted ver ser el siguiente.

3.7. SOLICITAR DATA SHOW


En este formulario usted visualizar los Data Shows disponibles.
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Este formulario podr ingresar los datos correspondientes, una vez ingresados los datos le saldr un
mensaje DATO AADIDO CON EXITO.

Para imprimir su formulario debe presionar en la opcin Imprimir Boleta posteriormente le generara la
siguiente ventana.
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3.8. CURRICULUM
Este formulario permitir al docente actualizar su hoja de vida que servir de informacin para su Director
de Carrera, el formulario que vera al ingresar a esta opcin es el siguiente.
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Este formulario se compone en dos partes: Datos Personales, Estudios Realizados y Experiencia Laboral.

Datos Personales: tiene los datos bsicos del docente, los cuales podrn ser actualizados una vez que llene
los campos de datos solicitados (Donde los datos con marcados con *, son datos obligatorios) y
presionando el botn Guardar Datos de la parte inferior. Y una vez que realiza esta accin le saldr el
mensaje de Sus datos fueron introducidos correctamente, puede continuar con su registro,
indicndole que la accin fue correctamente ejecutada.

Estudios Realizados y Experiencia Laboral: Este formulario se encuentra en la parte inferior de este
formulario

Y tiene los sub formularios que ve en la imagen superior, para ir a cada uno de estos sub formularios solo
tiene que hacer un clic sobre el enlace, por ejemplo, se har un clic sobre Estudios realizados con grado
acadmico, y nos llevara a la siguiente pantalla.
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Para agregar un nuevo registro de sus estudios, usted tiene que llenar los campos de datos del formulario
(Grado acadmico, rea disciplina, etc.) y presionar el botn Insertar.

Si cometi algn error en sus datos, usted podr editar el mismo en la tabla inferior presionando el botn
Editar, para que se habiliten los campos de datos, usted modifica el dato errneo y luego presiona el
botn Actualizar, como se ve en la imagen inferior.

Tambin podr usted presionar el botn Eliminar como otra alternativa, y volver a insertar nuevamente
los datos, si es pertinente.

Para volver nuevamente al formulario de Actualizacin de Curriculum, tiene dos opciones, seleccionar
nuevamente esta opcin en el men superior o presionar el botn Volver atrs, de la parte superior del
formulario.

Y una vez que est en el formulario de Actualizacin, podr ingresar a cualquiera de los otros sub
formularios.

Donde todos ellos tienen las mismas caractersticas de insercin, edicin y eliminacin de datos, que
vimos hace un instante.

3.9. SUBIR FOTOGRAFIA


Este formulario le permitir cambiar su fotografa en el sistema. Para cambiar la fotografa se tiene que ir
al Men Opciones y elegir Subir Fotografa, y le aparecer el siguiente formulario.
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Para subir su foto presione primero el botn Examinar, luego seleccione su fotografa una vez
seleccionada presione el botn Subir.

De esta manera cambiar su fotografa que aparecer en el sistema, hay que mencionar que los formatos
que se aceptan son .jpg, .png

3.10. MANUALES
En este formulario usted podr realizar la descarga del manual de usuario del sistema acadmico.

4. MENU PERFIL
Tal como se mencion en el anterior apartado el men perfil posee las siguientes opciones:

- Perfil ->
o Informacin Personal
o Cambio de Contrasea
o Salir del sistema

Dichas opciones se irn explicando a continuacin.


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4.1. INFORMACIN PERSONAL
Una vez que ingrese a este formulario usted vera la informacin bsica de su cuenta de usuario, si tiene
alguna modificacin deber acercarse a su direccin de carrera para actualizar los mismos.

4.2. CAMBIO DE CONTRASEA


Ingresando a este formulario usted podr cambiar la contrasea predeterminada por otra de su
consideracin, para esto usted deber ingresar su contrasea y colocar su contrasea nueva de forma
repetida para confirmar y presionar el botn Cambiar contrasea, si todo est bien le saldr un mensaje
de confirmacin del mismo.

4.3. SALIR
Esta opcin ya se explic en el apartado nmero 2. De este manual
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5. LISTADO DE MATERIAS, MATERIAS Y SUS OPCIONES
El listado de materias del docente es lo primero con lo que nos encontramos al momento de ingresar al
sistema, este a su vez tiene algunas caractersticas que le ayudarn a administrar su materia, como son:

Si subi su parcial o no, si presento su plan de trabajo o no y fecha del prximo examen, estas opciones
las poseen cada una de las materias.

5.1. MATERIAS Y SUS OPCIONES


Una vez que ve el resumen de los datos de su materia y para poder subir su plan de trabajo, control de
avance de Contenidos, subir las notas de sus parciales, etc. Deber realizar un clic sobre el nombre de la
materia para poder ir las opciones de la materia.

Una vez hecho esto le aparecer la siguiente pantalla.


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En la parte superior izquierda aparecer el nombre de la materia seleccionada, debajo de la misma un
enlace que nos permitir retornar al listado de materias.

Y en la parte inferior de estas aparecern las opciones que usted tiene para gestionar su materia, como
son:

- Lista de estudiantes.
- Notas en lnea.
- Notas en Excel.
- Syllabus en Excel.

5.2. LISTA DE ESTUDIANTES


El Listado de estudiantes es el primer formulario que tiene usted al momento de seleccionar una materia,
y se encuentra debajo de las opciones de gestin de la materia.

En el listado de estudiantes tendr los datos bsicos de sus estudiantes adems de que podr descargar
dicho listado en formato pdf presionando el botn Ver la versin para imprimir que est debajo del
nombre del formulario.

Una vez hecha esta accin le aparecer en la parte inferior de su explorador (si est usando Internet
Explorer 9 o superior) opciones de descarga o apertura del archivo.
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Seleccione Guardar como, y guarde el archivo (puede ser en su escritorio o en mis documentos) y abra
el archivo.
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Tendr un listado con el nmero de estudiantes inscritos.

El modo de descarga del archivo puede variar dependiendo al explorador que est utilizando (Internet
Explorer, Firefox, Google Chrome, etc.).

5.3. NOTAS EN LINEA


Esta opcin nos llevara al formulario para que podamos cargar las notas en lnea de los estudiantes de la
materia. Una vez que seleccionemos esta opcin nos aparecer el siguiente formulario.

En la parte superior del formulario estn las instrucciones para el cargado de notas donde se menciona
que de los estudiantes que no hayan impreso sus hojas del sistema acadmico no podrn subirse sus
notas El cual usted tiene que tomarlo en cuenta en caso de que cargue la nota de un estudiante y este
no sea aceptado por el sistema.

Tambin tiene la opcin de Descargar la ficha de exmenes, el cual deber de imprimirlo y llenarlo y
presentarlo al Dpto. de Informacin Acadmica con sus hojas de exmenes (Para mayor informacin
consultar este asunto a ese departamento).
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Tambin tiene un mensaje que le indica que parcial tiene habilitado en ese momento. Y en caso de que
usted llene sus notas o ya este fuera de rango de fechas para el cargado le saldr un mensaje indicando
que No tiene ningn parcial habilitado.

Y en la parte inferior tiene el Acta virtual, el cual tiene el listado de los estudiantes de esa materia y sus
notas el cul se actualizar automticamente despus de que usted suba sus notas.

Para poder modificar las notas en lnea usted deber de presionar el botn Modificar las notas y esta
opcin le llevar a otro formulario que es el siguiente.

Llene los datos que correspondan al parcial habilitado (solo llene Asistencia, Prcticas y Examen en el caso
de Primer y Segundo Parcial y automticamente se sumara el total y en el caso del final solo la nota final)
y presione el botn Guardar Cambios, y le saldr el siguiente mensaje La informacin se guard
correctamente.
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En caso del primer parcial y segundo, las notas se debern evaluar de la siguiente manera: Asistencia
tendr un valor mximo de 5 pts., Prcticas de 10 pts. y Examen 20 pts. La nota final tiene un valor de 30
pts. y si para que un estudiante entre al segundo turno tendr que tener una nota final mayor 40 pts. y en
el campo de nota si aprobase el examen de 2T deber colocar como nota solo 51. No deber colocar
decimales o dejar los campos vacos solo tendr que colocar nmeros enteros.

Una vez que retorne al formulario principal de Notas en lnea, vera las notas en el acta virtual de la parte
inferior.

Y deber de imprimir el acta virtual, que es esa acta la que debe de presentar al depto. de Informacin
acadmica, tambin debe fijarse que no tiene ningn parcial habilitado y as que no podr editar las notas
ya introducidas.

5.4. NOTAS EN EXCEL


Esta opcin nos llevara a la otra opcin que se tiene para llenar las notas de los estudiantes, esta es la
recomendada en caso de que tenga muchos estudiantes, ya que el tiempo de inactividad en el sistema es
de 20 minutos, y si tarda mucho tiempo en el formulario de notas en lnea, cuando presione Guardar
Datos, no se guarden las notas del estudiante. Una vez que seleccionemos esta opcin nos aparecer el
siguiente formulario.
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En la parte superior del formulario estn las instrucciones para el cargado de notas donde se menciona
que de los estudiantes que no hayan impreso sus hojas del sistema acadmico no podrn subirse sus
notas (por parciales) El cual usted tiene que tomarlo en cuenta en caso de que cargue la nota de un
estudiante y este no sea aceptado por el sistema.

Tambin tiene la opcin de Descargar la ficha de exmenes, el cual deber de imprimirlo y llenarlo y
presentarlo al Dpto. de Informacin Acadmica con sus hojas de exmenes (Para mayor informacin
consultar este asunto a ese departamento).

Tambin tiene un mensaje que le indica que parcial tiene habilitado en ese momento. Y en caso de que
usted llene sus notas o ya este fuera de rango de fechas para el cargado le saldr un mensaje indicando
que No tiene ningn parcial habilitado.

Y en la parte inferior tiene el Acta virtual, el cual tiene el listado de los estudiantes de esa materia y sus
notas el cul se actualizar automticamente despus de que usted suba sus notas.

Para poder descargar el acta virtual en un archivo en Excel deber de seleccionar el formato (como se
muestra en la imagen) y presionar el botn Exportar.
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Luego guarde el archivo en su mquina y bralo, el archivo que tenga tiene que ser similar al siguiente:

Llene los datos que correspondan al parcial habilitado (solo llene Asistencia, Prcticas y Examen en el caso
de Primer y Segundo Parcial y automticamente se sumara el total y en el caso del final solo la nota final).

En caso del primer parcial y segundo, las notas se debern evaluar de la siguiente manera: Asistencia
tendr un valor mximo de 5 pts., Prcticas de 10 pts. y Examen 20 pts. La nota final tiene un valor de 30
pts. y si para que un estudiante entre al segundo turno tendr que tener una nota final mayor 40 pts. y en
el campo de nota si aprobase el examen de 2T deber colocar como nota solo 51. No deber colocar
decimales o dejar los campos vacos solo tendr que colocar nmeros enteros.

Luego guarde el archivo y vuelva al sistema nuevamente.


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Presione el botn Examinar para buscar el archivo en Excel, seleccinelo

Y luego presione el botn Subir notas, se cargarn las notas al sistema, y podr verlas en el acta virtual
de la parte inferior.
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Una vez que retorne al formulario principal de Notas en lnea, vera las notas en el acta virtual de la parte
inferior.

Y deber de imprimir el acta virtual, que es esa acta la que debe de presentar al depto. de Informacin
acadmica, tambin debe fijarse que no tiene ningn parcial habilitado y as que no podr editar las notas
ya introducidas.
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5.5. SYLLABUS EN EXCEL
Una vez que usted acceda a esta opcin usted vera el siguiente formulario.

En la parte superior existe un mensaje que le indicar si la materia es comn o no, si la materia no es
comn, o es comn padre usted podr subir su plan de trabajo sin inconvenientes y automticamente se
replicar en la materia comn o materias comunes hijas.

Para descargar el formulario deber de presionar el botn Descargar Formulario tal como se muestra
en la anterior imagen, la plantilla se encuentra en Excel, modifique el archivo y gurdelo.

Una vez que usted llene su formulario, usted deber de subir su formulario al sistema, el cual estar
disponible para todos sus alumnos. Usted podr subirlo de la siguiente manera, siguiendo estos pasos.

Paso 1. Presione el botn Examinar.


Paso 2. Seleccione el archivo que tiene el Plan de Trabajo.
Paso 3. Presione el botn Abrir.
Paso 4. Una vez que ya tiene el archivo seleccionado simplemente presione el botn Subir
Archivo.

Los pasos que se indicaron, se muestra en la siguiente figura.


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Una vez que el archivo se haya subido correctamente al sistema acadmico le aparecer la siguiente
pantalla.

Y para descargar y verificar su plan de trabajo simplemente presione el botn Descargar archivo
cargado.