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Las doce mejores prácticas para eficientizar tu Cadena de Suministro

Las doce mejores prácticas para eficientizar tu Cadena de Suministro Publicado el <a href=30 marzo, 2010 por Cadena de Suministro A lo largo de mi carrera profesional (mas de 18 años) en el área de Supply Chain, he tenido la fortuna de colaborar directa e indirectamente con diferentes organizaciones (la mayoría de ellas triple A), y en todas ellas he encontrado prácticas que han marcado diferenciadores muy importantes en la empresa y que le han dado ventajas competitivas para hace frente a los retos presentes y futuros. Hasta el momento no he encontrado la “receta mágica” que pueda solucionar los retos, las eventualidades y las situaciones cada vez más complejas a las que nos enfrentamos los que estamos al frente de la Cadena de Suministro, PERO, de lo que si estoy bien convencido y lo he probado de manera exitosa, es que la buena organización, la planeación precisa, la ejecución implacable y el estricto control de los elementos clave en la Cadena de Suministro, son indispensables para crear esas ventajas competitivas que la organización demanda en un mundo cada vez más globalizado y mas co-dependiente en sus procesos y economías. De esa experiencia adquirida, y de esas organizaciones en las que he colaborado, te presento lo que considero son “Las doce mejores prácticas para eficientizar tu Cadena de Suministro” PRIMERA. En toda empresa debe existir una bien definida y clara estrategia corporativa que derive en estrategias igual de claras en la Cadena de Suministro. Si desde la más alta esfera organizacional existe una definición contundente del camino que debe seguir la empresa, ya te imaginarás lo que sucederá hacia abajo, lo cual necesariamente tiene que traducirse en planes y programas que hagan que los objetivos interdepartamentales estén perfectamente alineados y sin que se contrapongan unos con los otros, la APO (Administración por Objetivos) es una herramienta muy eficiente para lograr esta alineación. SEGUNDA. Todas las empresas de clase mundial MIDEN su desempeño en la Cadena de Suministro. No se puede mejorar lo que no se puede " id="pdf-obj-0-9" src="pdf-obj-0-9.jpg">

A lo largo de mi carrera profesional (mas de 18 años) en el área de Supply Chain, he tenido la fortuna de colaborar directa e indirectamente con diferentes organizaciones (la mayoría de ellas triple A), y en todas ellas he encontrado prácticas que han marcado diferenciadores muy importantes en la empresa y que le han dado ventajas competitivas para hace frente a los retos presentes y futuros. Hasta el momento no he encontrado la “receta mágica” que pueda solucionar los retos, las eventualidades y las situaciones cada vez más complejas a las que nos enfrentamos los que estamos al frente de la Cadena de Suministro, PERO, de lo que si estoy bien convencido y lo he probado de manera exitosa, es que la buena organización, la planeación precisa, la ejecución implacable y el estricto control de los elementos clave en la Cadena de Suministro, son indispensables para crear esas ventajas competitivas que la organización demanda en un mundo cada vez más globalizado y mas co-dependiente en sus procesos y economías.

De esa experiencia adquirida, y de esas organizaciones en las que he colaborado, te presento lo que considero son “Las doce mejores prácticas para eficientizar tu Cadena de Suministro”

PRIMERA. En toda empresa debe existir una bien definida y clara estrategia corporativa que derive en estrategias igual de claras en la Cadena de Suministro. Si desde la más alta esfera organizacional existe una definición contundente del camino que debe seguir la empresa, ya te imaginarás lo que sucederá hacia abajo, lo cual necesariamente tiene que traducirse en planes y programas que hagan que los objetivos interdepartamentales estén perfectamente alineados y sin que se contrapongan unos con los otros, la APO (Administración por Objetivos) es una herramienta muy eficiente para lograr esta alineación. SEGUNDA. Todas las empresas de clase mundial MIDEN su desempeño en la Cadena de Suministro. No se puede mejorar lo que no se puede

medir. No medir es tanto como sentirse enfermo y no tomarse la temperatura para salir de dudas. Bien sea el Balance Score Card, los Indicadores de Eficiencia, Key Performance Indicators, como los llames en tu empresa, lo importante es tenerlos en el primer nivel de tu escritorio, asegúrate que reflejen el estado de salud de tu Cadena, no te engañes, no los maquilles, que sean una realidad de desempeño, no un sueño corporativo. Fíjate una meta para cada uno de ellos, convoca a tu equipo de trabajo a elaborar desde estrategias, planes, programas hasta tareas para mejorarlos y mantenerlos a un nivel donde el balance entre el costo de incrementarlos sea proporcional a los beneficios empresariales que puedas obtener. Si para subir de 98% a 99% tu nivel de servicio, necesitas subir tus niveles de inventario 30% evalúa que tanto vale la pena hacer el gasto financiero para elevar el nivel. TERCERA. La sincronización entre los equipos de venta y operaciones mediante el ciclo o proceso S&OP (Sales and Operation Planning). Una empresa donde existe un claro compromiso de seguimiento y liderazgo de la Alta Dirección, que tiene bien comunicados y organizados a sus equipos de Ventas, Mercadotecnia y Operaciones mediante reuniones semanales y mensuales de S&OP, donde se compartan la información, las tendencias, las estrategias de mercado, las oportunidades de mejoramiento, desde luego que tiene las mejores posibilidades de permanencia en el mercado y los más altos índices de rentabilidad financiera. CUARTA. El proceso de pronósticos o forecast. En las organizaciones que conozco, este proceso es elevado hasta el más alto nivel de la organización, con ello no quiero decir que el director general sea el responsable de esta tarea ni que sea directamente él el que lo controle, sino que al ser supervisado por los altos directivos, los responsables de su elaboración ponen más atención a su información, Son bien sabidos los efectos que un pronóstico errático trae a la empresa, provoca clientes insatisfechos si los pronósticos son bajos en comparación con la demanda del mercado o, por el contrario, sobre inventario en los almacenes si las proyecciones son muy elevadas con respecto a la demanda, ambos efectos, traen consecuencias financieras y de servicio muy importantes y a veces irreversibles en el desempeño de la organización. QUINTA. El control de los inventarios. El tener controlados los depósitos, almacenes, centros de distribución que alojan los productos terminados reviste una singular importancia, porque aquí es donde se genera uno de los costos más elevados de la organización y uno de los más altos índices de insatisfacción de los clientes. Por un lado se deben mantener las existencias físicas acorde a lo que los sistemas de inventarios reflejan en la pantalla de la computadora, ya que es esta la información que toma la gente de Servicio a Clientes para levantar y comprometer un pedido con un cliente, si la información es incorrecta, evidentemente que el pedido no se surtirá correctamente, y solo será cuestión de

minutos para que llegue la llamada del cliente para quejarse del servicio. Ahora, yo siempre he pensado que los almacenes está “vivos”, es más, hasta parece que respiran, todo el día están en movimiento, ya llegó Hugo y tomó 15 piezas, atrás del él llegó Paco y sacó 45 y al final Luis colocó en el anaquel 100, y cuando llega el de control de inventarios ¡Sorpresa! las existencias no coinciden, y el gerente del almacén busca, indaga, investiga y al final, la respuesta más encontrada es, ¡pues quien sabe quien fue! y si se surten 1,000 pedidos al día ya te imaginarás el caos que eso significa. Es por ello que la disciplina operativa, como yo la llamo, debe ser el elemento clave de control más importante en los almacenes, ya que un trabajador que no está disciplinado traerá más problemas de los que imaginas, quizás él sin darse cuenta (y pensando que actúa de buena fe) estará desordenando lo que debiera tener un orden. Así tengas los mejores procesos, todos ellos documentados, radio frecuencia, RFID y hasta GPS, servirá de muy poco si el trabajador no está disciplinado en hacer las cosas correctamente y de acuerdo a un proceso. SEXTA. El control de la demanda del mercado. Seguido del proceso de S&OP está la forma en la que la organización establece el control de la demanda. Hay empresas que en términos de demanda solo venden lo que tienen, porque son líderes del mercado, embarcan lo que producen y no lo que el mercado realmente está solicitando, aquí es donde crece la competencia, donde el líder no abastece y el mercado lo requiere. En otras empresas la conexión entre el área de Mercadotecnia, Ventas y Operaciones es tan pobre que la información y los números de demanda no evidencian la realidad del mercado y por lo tanto no se pueden aprovechar las oportunidades de negocio que hay afuera de la empresa. Un sistema de información bien organizado que refleje la realidad de la demanda que existe en el mercado es la mejor práctica que la empresa pueda tener, la comercialización y rentabilidad son la razón de ser de la empresa. ¿Porqué no tener datos confiables de demanda? SEPTIMA. Los perfiles de puesto de la gente que colabora en la Cadena de Suministro, desde la presidencia o vicepresidencia hasta el almacenista y el transportista que hará entrega del producto. Ocurre muchas veces que mandan al almacén al trabajador que en el área administrativa no funcionó o simplemente ya no lo querían tener en esa área, y de “castigo” lo mandan al almacén, pues total, ¡que puede tener de difícil surtir una orden o descargar un camión!, o contratan a auxiliares de almacén que reprobaron matemáticas en la escuela y tienen problemas para hacer sumas, restas y multiplicaciones, ¡y ya ni hablar de los quebrados! En uno de los almacenes en los que me tocó laborar, el trabajador tenía que ir al anaquel y tomar 83 piezas, solo que estas venían en presentaciones de 6, la sola operación aritmética de cuantos paquetes de 6 piezas debo tomar y cuantas piezas sueltas conforman el pedido, representaba para este trabajador todo un reto, porque no tenía el perfil ni la habilidad mínima necesaria para cumplir

con la tarea que se le había asignado. Y, me puedo pasar el resto del día escribiendo como en algunas empresas se selecciona al personal que labora en alguno de los eslabones de la cadena de Suministro sin tomar en consideración el perfil, la experiencia, el momento en el que la organización se encuentra y la visión del negocio. Contar con personal visionario, sumamente organizado, con liderazgo, inquieto y disciplinado son algunos de los atributos que a mi gusto busco con frecuencia cuando tengo que contratar personal para las funciones de la Cadena. OCTAVA. Outsourcing. La Cadena de Suministro es tan fuerte como su eslabón más débil ¿Qué significa esto? si la debilidad de la organización es el transporte y la inversión para fortalecerla es muy elevada, conviene mejor buscar un socio y hacer una alianza estratégica para dejar esta actividad a aquellas empresas cuya fortaleza sea nuestra debilidad. Hoy en día hay empresas que se especializan en tareas que para nosotros representan un gran dolor de cabeza. Recuerdo que para un cliente teníamos que etiquetar un producto con características especiales y nos tomamos casi una semana para hacer el puro diseño de la etiqueta, lo que representó pérdida de tiempo e insatisfacción en el cliente, no éramos buenos para el proceso de etiquetado, el siguiente requerimiento lo dimos en outosourcing con una empresa especializada, ¿el resultado?, clientes contentos y mejores costos operativos. NOVENA. Documentación de procesos. Ocurre muy a menudo que cuando el planeador, el especialista en importaciones, el gerente de almacén o el de transportes, deja la organización por la razón que sea, el resto de los que se quedaron se ven unos a los otros preguntándose ¿Y cómo le hacía fulano de tal para hacer ese proceso? y entonces hay que hacer uso de toda la creatividad del equipo para sacar adelante esa tarea, porque el que se fue no dejó ni el número telefónico del proveedor. Por ello, reviste vital importancia tener los procesos documentados a todos los niveles. La metodología que ofrecen las certificaciones de ISO 9000 son muy buenas para eso, y no necesariamente implica que haya de por medio una certificación. Una práctica de clase mundial es hacer la documentación de los procesos, las funciones, los puestos y de todo aquello que hace funcionar la cadena de forma adecuada y eficiente. DÉCIMA. Programas de calidad y mejora continua. La calidad no es un concepto propio de los productos terminados, la calidad es una actitud, es un hacer y un deber diario de todos los que tienen participación en la manufactura y entrega del producto al cliente, desde el que elabora las materias primas, el que procesa la orden del cliente, el que maneja el camión de reparto, el que cobra la factura, etc. todos ellos deben ejecutar su actividad con calidad. Las mejores empresas además de tener programas bien definidos de calidad y de tener políticas de calidad departamentales a todos los niveles de la organización, tienen asociados comprometidos con la calidad, tienen gente que no solo se sabe la

política de calidad de memoria, sino que la viven y la transforman en productos y servicios de clase mundial. UNDÉCIMA. Incorporación de tecnologías de información. Hoy en día la tecnología está prácticamente al alcance de toda la población. Los desarrollos tecnológicos se hacen presentes en casi todas las actividades de la vida humana, y han sido hechos para facilitar la vida y la toma de decisiones. Las empresas de clase mundial se aprovechan de la tecnología para facilitar el procesamiento de la información y tomar decisiones más asertivas. Software para planeación y pronósticos, para controlar almacenes, para transportes, prácticamente hay herramientas para controlar toda la Cadena y deben ser utilizadas diligentemente por la organización ya que pueden ofrecer ventajas competitivas que colaborarán en la supervivencia de la organización. Sin embargo, la Cadena es eficiente en la medida que sus procesos lo sean, un proceso complejo no es necesariamente sinónimo de eficiencia, lo simple en más de las ocasiones es lo más recomendable, por ello en un sentido diligente para usar la tecnología, resulta importante preguntarse ¿Estás automatizando el error? DUODÉCIMA. Las empresas de clase mundial desarrollan y capacitan al personal. He tenido la buena fortuna (y también he sido muy tenaz y visionario al exigir capacitación para mí y para mi personal) de estar en organizaciones donde la capacitación forma parte del desarrollo del asociado, la empresa valora y sabe del beneficio de tener capacitada a la gente. Las actividades y conceptos de la Cadena, siempre están en constante evolución y hoy más que nunca, se ofrecen múltiples programas de capacitación en escuelas de negocios, en empresas de consultoría, en instituciones públicas y privadas, hay cursos y clases presenciales, por internet, con pagos en efectivo, a plazos, etc. Hay más oferta educativa, lo que creo que se requiere es estar convencido de los beneficios que esto trae al asociado y a la empresa y motivar a la dirección a pagar por ese beneficio. Conozco gente que terminó sus estudios superiores y tiene más de diez o quince años y que no se ha parado en un aula educativa de nueva cuenta. Hay foros y expos para casi todas las disciplinas de la Cadena, los hay para logística, para pronósticos, para comercio exterior, para transporte, para servicio a clientes, en fin la variedad es bastante amplia. Insisto, se requiere estar convencido de que es necesario tomar participación activa en este tipo de actividades, porque lo único constante en esta vida es el cambio. Desde luego que pueden existir muchas otras mejores prácticas que seguramente no están contenidas en este artículo, pretendo transmitir algo de lo mejor que he vivido y experimentado, la combinación de todas estas prácticas es una nada fácil labor, requiere disciplina, participación personal, mucho, muchísimo trabajo en equipo, tendrás que sacar tu mejores talentos y habilidades de liderazgo para convencer a tus asociados, búscate en el diccionario lo que significa cabildear

porque lo vas a hacer todos los días para provocar que los resultados sean mejores día a día.

Te deseo la mejor de las suertes!!