You are on page 1of 16

MOA Consultant in Management

(Proiecte Speciale)

Definirea Definirea Activitatilor


Obiectivului de baza ale postului
Coordonarea Gestionare Conturi bancare
proiectelor private

Gestionare contracte de imprumut

Evidenta parti sociale

Coordonarea proiect Asigurare logistica


extern (Austria)

Intermediaza activitatea de aprovizionare

Ofera asistenta pentru activitatea de


proiectare
Asigura suport in procesul de facturare

Colaborarea cu alte Colaborarea cu departamentele: Resurse


departamente Umane, Aprovizionare, Proiectare,
Logistica, Juridic, Productie, IT, Conducere

Gestionarea relatiei Insusirea si asumarea obiectivelor pe post


cu superiorii
Analiza si raportarea rezultatelor

Realizarea de feedback loop

Dezvoltarea Autoevaluarea rezultatelor


personala continua
Dezvoltarea abilitatilor si competentelor

Gestionarea carierei

Etica si conduita in Gestionarea patrimoniului companiei


companie

Respectarea cadrului legislativ


Respectarea Imaginii Companiei

Gestionarea relatiilor cu tertii


Florin Diaconu

Definirea Sarcinilor si Responsabilitatilor

Urmareste modificarile pe conturile pe care le are de gestionat si


intocmeste o situatie zilnica astfel incat sa detina o imagine clara si
in timp real cu privire la urmatoarele:
1. extrasele de cont zilnice;
2. documentele fiecarei tranzactii;
3. registrul de op-uri

Urmareste modificarile in privinta contractelor de imprumut astfel


incat sa detina o imagine clara si in timp real cu privire la
urmatoarele:
1. numarul total de dosare existent;
2. gradul de completare al dosarelor;
3. termenul scadent al contractelor;
4. tranzactiile efetuate
5. relatia cu partile implicate

Mentine o situatie la zi cu privire la partile sociale ale companiilor


pentru a avea o situatie clara si in timp real referitoare la structura
companiilor

Urmareste activitatea transportului de materiale, prefabricate,


utilaje, echipamente si personal astfel incat sa se incadreze in
termenul stabilit de managerul de proiect si sa respecte directivele
europene cu privire la transportul rutier (Ordonana nr. 27/2011
privind transporturile rutiere)

Mentine legatura intre responsabilul cu intocmirea necesarului de


materiale din Austria si responsabilul de comenzi din departamentul
de Aprovizionare astfel incat sa asigure continuitatea procesului de
productie prin alocarea resurselor necesare desfasurarii proiectului

Acorda asistenta proiectantului din Romania in relatia sa cu


proiectantul din Austria astfel incat sa impiedice aparitia unor
blocaje care ar putea conduce la depasirea termenului de predare a
lucrarii
Efectueaza plati catre furnizorii din Austria astfel incat sa se evite
atragerea unor penalitati/intarzieri livrari

Intocmeste situatii cu tot ce s-a livrat (echipamente, materiale,


prefabricate) care sa cuprinda toate datele transportului astfel incat
persoana responsabila de facturare sa detina toate informatiile
legate de: 1. denumirea corecta si
completa a produselor 1. cost unitar;
2. cantitate.

Intretinerea relatiilor cu departamentele organizatiei astfel incat sa


se asigure atingerea obiectivelor strategice, dezvoltarea si
implementarea de proceduri menite sa faciliteze activitatea pe
proiectele in desfasurare

Isi insuseste si asuma MOA, fisa de post, fisa de alocare obiective,


fisa indicatori de performanta astfel incat sa indeplineasca
obiectivelor
Raporteaza, strategice
analizeazasisioperationale alocate
isi autoevalueaza de companie
rezultatele obtinute si le
compara cu obiectivele alocate astfel incat sa se determine gradul
de indeplinire al acestora
Solicita feedback intern (atat pe linie ierarhica verticala, cat si pe
linie de colaborare orizontala) si extern, astfel incat sa identifice
eventualele disfunctiuni si puncte forte in activitatea desfasurata si
actiunile realizate

Elaboreaza si aplica masuri corective astfel incat sa fie eliminate


disfunctiunile evidentiate
Intocmeste plan de promovare a actiunilor care duc la rezultate
pozitive pentru cresterea performantelor obtinute

Participa la programul de evaluare competente profesionale si


performante organizate in cadrul companiei astfel incat sa identifice
directia de dezvoltare personala si profesionala necesara

Analizeaza rezultatele obtinute la evaluarile organizate in companie


astfel incat sa determine nivelul de performanta realizat si nevoile
de pregatire profesionala pe post
Identifica impreuna cu superiorul direct (in baza dosarului de
evaluare) competentele profesionale si comportamentale care
necesita perfectionare si/sau corectare astfel incat sa realizeze
obiectivele alocate de companie

Isi stabileste directiile de dezvoltare personala si profesionala astfel


incat sa-si asigure promovarea profesionala si sociala dorita

Gestioneaza bunurile companiei, la locul sau de munca dar si din


zonele de utilizare comuna, astfel incat sa asigure utilizarea
eficienta si corecta a acestora si sa minimizeze costurile de
intretinere, reparare si inlocuire

Respecta intocmai prevederile legale in vigoare astfel incat sa-si


desfasoare activitatea la locul de munca in conditii de siguranta si
normalitate
Respecta si protejeaza imaginea companiei, astfel incat sa asigure
un climat de incredere, respect, apreciere si admiratie atat pentru
angajati, clienti, furnizori, parteneri cat si pentru institutiile de stat

Participa la evenimente care consolideaza imaginea companiei, cu


scopul de a atrage noi clienti, furnizori, angajati competenti si
motivati pentru companie
Analizeaza problemele ce pot aparea in derularea contractelor,
rezolva prompt plangerile si/sau reclamatiile, prin investigarea
problemelor si gasirea de solutii, pentru a preveni situatiile
conflictuale si nerealizarea obiectivelor alocate
Matricea Organizarii Activitatilor

Definirea Actiunilor Concrete


pentru fiecare sarcina
Preia extrasele din contul on-line, le indosariaza (tine
evidenta fizica) si le inregistreaza electronic.
Ataseaza documente justificative pentru fiecare operatiune in
parte
Asigura transferul de documente cu banca
Scrie si actualizeaza registrul de op-uri
Primeste si indosariaza contractele de imprumut
Completeaza dosarele cu documentele primite ulterior
Centralizeaza tranzactiile efectuate
Semnaleaza termenul de expirare a contractelor de
imprumut si intocmeste, impreuna cu departamentul juridic,
acte aditionale, acolo unde este cazul.
Mentine legatura cu partile implicate in contractele de
imprumut
Tine evidenta electronica pentru toate companiile grupului

Centralizeaza si indosariaza documentele juridice cu privinta


la transferul de parti sociale primite de la superiori

Intocmeste planul de transport si verifica veridicitatea


informatiilor inscrise in plan cu partile implicate.

Mentine legatura cu responsabilii de transport

Tine evidenta documentelor de transport per proiect si pe


datele de transport
-Tine legatura pe mail cu partile implicate;
- Primeste si redirectioaneaza comanda de materiale
persoanei responsabile de achizitia acestora
- Mentine actualizata situatia cu comenzile si livrarile
efectuate si o transmite celor doua parti ori de cate ori este
cazul;

Primeste documentatie pe mail de la proiectant cu


instructiuni referitoare la blocajele aparute.
Ia legatura cu personalul din Austria implicat in proiect
pentru a debloca situatia.
- Primeste un tabel cu facturi de plata de la personalul din
Austria.
- Verifica daca facturile au fost sau nu platite si daca
informatiile de pe factura sunt corecte/complete.
- Opereaza platile in platforma de online banking si preda
facturile catre departamentul Financiar.
- Trimite confirmarile de plata catre personalul din Austria.

- Urmareste zilnic/saptamanal/lunar transporturile efectuate.


- Intocmeste situatiile cu
echipamentele/materialele/prefabricatele transportate pe
fiecare proiect in parte in functie de data de transport.
- Transmite ori de cate ori este necesar aceasta situatie catre
persoanele responsabile de facturare.

Discutii periodice (cel putin o data pe luna) cu persoanele


implicate in proiect din fiecare departament cu scopul de
realiza/imbunatati proceduri de lucru necesare desfasurarii
proiectelor coform graficului stabilit

Participa la intocmirea designului postului sau, isi asuma


sarcinile, responsabilitatile si obiectivele alocate
Intocmeste si transmite sefului ierarhic rapoarte periodice de
analiza si evaluare a activitatii proprii desfasurate

Solicita feedback intern (de la superiori si colegi de pe acelasi


nivel ierarhic)
Solicita feedback extern (de la clienti, furnizori, si
colaboratori)
Analizeaza feedback-urile primite

Elaboreaza si implementeaza plan masuri corective.

Elaboreaza si implementeaza plan promovare actiuni pozitive

Realizeaza autoevaluarea performantelor profesionale


Participa la evaluarile organizate in
companie

Analizeaza rezultatele evaluarilor desfasurate


Stabileste planul de masuri necesar pentru imbunatatirea
performantelor si cresterea nivelului de pregatire
profesionala
Analizeaza impreuna su superiorul direct rezultatele
evaluarilor desfasurate
Stabileste impreuna cu superiorul direct planul
de masuri necesar pentru imbunatatirea performantelor si
cresterea nivelului de pregatire profesionala

Isi stabileste obiective proprii, personale si profesionale


Analizeaza stadiul existent si directia necesara atingerii
obiectivelor setate
Elaboreaza planul de dezvoltare personala si
profesionala propriu

Asigura paza si protectia bunurilor companiei, la locul de


munca, dar si din zonele de utilizare comuna, prin societate
specializata de paza, incuiere, sigilare;
Utilizeaza
echipamentele, instalatiile, sistemele si orice mijloace fixe,
obiecte de inventar si consumabile, etc. la locul de munca si
in zonele de utilizare comuna numai in scopul realizarii
obiectivelor companiei si respecta specificatiile tehnice de
utilizare a acestora

Urmareste respectarea obligaiilor legale ale companiei fa


de terti, de calitatea comportamentului cu acestia, atat in
interiorul, cat si in exteriorul companiei, pentru activitatile
alocate prin fisa de post si de catre seful ierarhic;
Se
informeaza permanent asupra prevederilor legale aplicabile
activitatilor locului sau de munca; Se
informeaza permanent asupra prevederilor regulamentelor,
normelor, procedurilor, regulilor interne ale companiei;
Promoveaza valorile si imaginea companiei in relatiile cu
tertii (clienti, furnizori, parteneri, institutii de stat), conform
politicilor companiei in acest sens;
Manifesta o conduita care include obligatoriu
politete, solicitudine, profesionalism, discretie, etica, respect
reciproc, integritate in relatiile cu toate persoanele din
interiorul sau din afara societatii, in indeplinirea atributiilor si
sarcinilor de serviciu;

Analizeaza problemele ce pot


aparea in derularea activitatii, rezolva promt plangerile si/sau
reclamatiile, prin investigarea problemelor si gasirea de
solutii; Nu are
dreptul sa transmita comunicate, prin orice forma, catre
massmedia sau orice alta institutie fara acordul scris al
Administratorului companiei;
Nu are dreptul sa aduca injurii companiei prin
disocierea de aceasta sau orice alte actiuni de natura sa
prejudicieze imaginea companiei.

Participa la actiuni de promovare a imaginii companiei


(sesiuni, workshop-uri, targuri de job-uri, etc), in functie de
specificul postului
Asigura selectia corespunzatoare a furnizorilor de servicii,
perfectarea corecta si completa a contractelor, comunicarea
profesionala
tilor

Parghiile de monitorizare si control


la nivel de actiune
Situatia pe fiecare cont in parte (fizica si electronica); existenta
evidentei clare in timp real

Existenta evidentei clare si corecte

Existenta evidentei clare si corecte

Livrarea la timp si in conditii optime a tuturor echipamentelor


transportate
Plan transport
Situatie comenzi
Situatie transporturi /proiect in functie de data de transport
IP - depasirea termenelor de livrare
IP - comenzi neonorate/neindeplinite

Flux neintrerupt
Necesare de materiale
IP - Necesare de materiale livrate la timp si in totalitate

Flux neintrerupt
Confirmari de plata trimise catre personalul din Austria
IP - erori facute in procesul de plata online

Situatie transporturi / proiect in functie de data de transport.


Transmitere documente pe mail.

Aprecieri/reclamatii

Evaluare respectare MOA/ fisa post / grad de realizare obiective.

Rapoarte de activitate

Analiza feedback

Plan masuri eliminare disfunctionalitati

Plan promovare actiuni pozitive

Prezenta la sesiunile de evaluare

Plan de masuri; Plan de cariera; Plan de training


Plan de masuri; Plan de cariera; Plan de training

Plan de cariera; Plan de training

Verificari prin sondaj sef ierarhic; Buget de venituri si cheltuieli

Sanctiuni contraventionale/penale primite; Reclamatii inregistrate;


Reclamatii inregistrate;
Prejudicii morale si/sau materiale create companiei.

Indicator de performanta al postului: participarea la evenimente


care consolideaza imaginea companiei

Numar de reclamatii inregistrate de la clienti/furnizori