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UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA

FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS

CONTROL INTERNO EN EL REA DE ACTIVOS FIJOS DE UNA


FEDERACIN DEPORTIVA NACIONAL

TESIS

PRESENTADA A LA HONORABLE JUNTA DIRECTIVA


DE LA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS

POR

HILMAR RAL DE JESS OSORIO ALVIZURES

PREVIO A CONFERRSELE EL TTULO DE

CONTADOR PBLICO Y AUDITOR

EN EL GRADO ACADMICO DE

LICENCIADO

Guatemala, Septiembre 2013


MIEMBROS DE LA JUNTA DIRECTIVA DE LA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS

Decano: Lic. Jos Rolando Secaida Morales


Secretario: Lic. Carlos Roberto Cabrera Morales
Vocal Primero: Lic. Luis Antonio Surez Roldn
Vocal Segundo: Lic. Carlos Alberto Hernndez Glvez
Vocal Tercero: Lic. Juan Antonio Gmez Monterroso
Vocal Cuarto: P.C. Oliver Augusto Carrera Leal
Vocal Quinto: P.C. Walter Obdulio Chigichn Boror

EXONERADO DE EXMENES DE REAS PRCTICAS BSICAS

De conformidad con los requisitos establecidos en el captulo III, artculos 15 y


16 del Reglamento para Evaluacin Final de Exmenes de reas Prcticas
Bsicas y Examen Privado de Tesis y al inciso 6.4 subinciso 6.4.1 del punto
Sexto, del Acta 20-2012 de la sesin celebrada por Junta Directiva el 6 de
noviembre de 2012.

PROFESIONALES QUE REALIZARON EL EXAMEN PRIVADO DE TESIS

Presidente: Lic. Jorge Alberto Trujillo Corzo


Secretario: Lic. Olivio Adolfo Cifuentes Morales
Examinador: Lic. Nelton Estuardo Mrida
TESIS QUE DEDICO

Ser Supremo, origen de amor, que me dio la vida y


A DIOS: la sabidura y entendimiento para lograr una meta
ms en mi vida.

Ral de Jess Osorio Pineda (Q.E.P.D.) y Luz


A MIS PADRES: Amparo Alvizures Pineda, por transmitirme su
experiencia de la vida, por su amor, esfuerzo y
apoyo.

A MIS TOS: Principalmente Jos Flix Alvizures Pineda y Mara


Elena Alvizures Pineda, sin su apoyo no hubiera
culminado sta fase tan importante en mi vida.

A MI HERMANO: Eduardo Luis Osorio Alvizures, por sus nimos


para seguir adelante.

A MI NOVIA: Delia Carolina Montenegro Prez, por su


comprensin, apoyo y amor incondicional, que
siempre me impuls para no darme por vencido.
A MI ASESOR: Por sus consejos y apoyo para la realizacin de la
presente tesis.

A LA ESCUELA De la Facultad de Ciencias Econmicas, por


DE CONTADURA brindarme la oportunidad de prepararme como
PBLICA Y profesional.
AUDITORA:

A MI Mi querida tricentenaria Universidad de San Carlos


UNIVERSIDAD: de Guatemala, a quien amo y respeto.
NDICE

Pgina

Introduccin. I

CAPTULO I
FEDERACIN DEPORTIVA NACIONAL
1.1. Sector Pblico. 1
1.1.1. Antecedentes del Sector Pblico. 1
1.1.2. Definicin de Sector Pblico. 2
1.1.3. Integracin de las instituciones que forman el
Sector Pblico. 4
1.1.4. Integracin de las instituciones autnomas no
empresariales del Sector Pblico. 5
1.2. Confederacin Deportiva Autnoma de Guatemala..... 6
1.2.1. Antecedentes de la Confederacin Deportiva
Autnoma de Guatemala.. 6
1.2.2. Definicin de Confederacin Deportiva
Autnoma de Guatemala. 6
1.2.3. Deporte Federado. 7
1.2.4. Atribuciones de la Confederacin Deportiva
Autnoma de Guatemala (CDAG).. 7
1.2.5. Integracin de la Confederacin Deportiva
Autnoma de Guatemala (CDAG).. 9
1.2.6. rganos de la Confederacin Deportiva
Autnoma de Guatemala (CDAG)... 11
1.3. Federaciones Deportivas Nacionales.. 11
1.3.1. rganos de una Federacin Deportiva Nacional.. 12
1.4. Federacin Nacional de Ajedrez de Guatemala.... 14
1.4.1. Antecedentes.. 14
1.4.2. Misin... 16
1.4.3. Visin.... 16
1.5. Marco Legal. 16
1.5.1. Decreto 4-2012 Libro II, Reformas a la Ley del Impuesto
al Valor Agregado... 16
1.5.2. Ley y Reglamento de Timbres Fiscales y
de Papel Sellado... 17
1.5.3. Ley de Actualizacin Tributaria 17
1.5.4. Ley de Contrataciones del Estado... 17
1.5.5. Ley Orgnica del Presupuesto. 19

CAPTULO II
ACTIVOS FIJOS
2.1. Definicin. 20
2.2. Clasificacin. 21
2.2.1. Clasificacin contable del rubro de
propiedad, planta y equipo... 21
2.2.2. Clasificacin presupuestaria por objeto del gasto. 23
2.3. Costos de los activos fijos. 26
2.4. Depreciacin de los activos fijos.. 26
2.4.1. Mtodo de depreciacin de lnea recta... 28
2.5. Adquisicin de los activos fijos 30
2.6. Procedimiento para dar de baja activos fijos
por una institucin estatal. 32
2.6.1. Por traslado a otra dependencia.. 32
2.6.2. Por obsolescencia de bienes imposible de reparacin 32
2.6.3. En caso de prdida, faltante o extravo.. 33
2.6.4. Por terremoto, incendios fortuitos o inundaciones 33
2.6.5. Por atentado terrorista, incendio provocado u
otro hecho similar 33
2.6.6. Por venta y/o permuta de bienes que contengan metal... 34
2.6.7. Por muerte de animales. 35
2.6.8. Por sustitucin de bienes deteriorados por nuevos,
traslado y venta en embajadas y consulados 35
2.6.9. Por bienes fungibles registrados indebidamente.. 36
2.6.10. Baja de bienes inmuebles. 36

CAPTULO III
CONTROL INTERNO GUBERNAMENTAL
3.1. Definicin. 41
3.2. Objetivos.. 42
3.3. Alcance. 43
3.4. Tipos de control interno. 44
3.5. Principios del control interno. 46
3.5.1. Aplicables a la estructura orgnica.. 46
3.5.2. Aplicables a los sistemas contables integrados 47
3.5.3. Aplicables a la administracin del personal 48
3.6. Elementos del control interno... 49
3.6.1. El ambiente de control... 50
3.6.2. Evaluacin de riesgos 52
3.6.3. Los sistemas integrados contables y de informacin... 53
3.6.4. Las actividades de control. 55
3.6.5. Supervisin y seguimiento del ambiente y estructura
de control. 57
3.7. Normas Generales de Control Interno Gubernamental... 58
3.7.1. Normas de Aplicacin General. 58
3.7.2. Normas aplicables a los Sistemas de Administracin
General.... 60
3.7.3. Normas Aplicables a la Administracin del Personal 61
3.7.4. Normas Aplicables al Sistema de Contabilidad
Integrada Gubernamental. 61
3.8. Mtodos para evaluar el Sistema de Control Interno 61
3.9. Normas de Auditora Gubernamental.. 68
3.9.1. Objetivos de las Normas de Auditora Gubernamental.... 68
3.9.2. Caractersticas de las Normas de Auditora
Gubernamental 69
3.9.3. Normas Personales 70
3.9.4. Normas para la Planificacin de la Auditora
Gubernamental 70
3.9.5. Nomas Ejecucin de la Auditora Gubernamental 70
3.9.6. Normas para la Comunicacin de Resultados.. 71
3.9.7. Normas para el Aseguramiento de la Calidad... 72
3.10. Auditora Interna Gubernamental. 72
3.10.1. Definicin de Auditora Interna. 72
3.10.2. Proceso de Auditora en el Sector Gubernamental...... 73
3.11. Control de Inventarios en las Instituciones
Gubernamentales... 74
3.11.1. Libro de Inventarios 74
3.11.2. Tarjetas de Responsabilidad 75
3.11.3. Codificacin de bienes.. 76
3.11.4. Presentacin de informacin anual. 77
CAPTULO IV (CASO PRCTICO)
CONTROL INTERNO EN EL REA DE ACTIVOS FIJOS
DE UNA FEDERACIN DEPORTIVA NACIONAL

4.1. Etapa de Planificacin de la Evaluacin del Control


Interno en el rea de Activos Fijos de la Federacin
Nacional de Ajedrez de Guatemala.... 78
4.1.1. Planificacin Especfica a la Federacin Nacional de
Ajedrez de Guatemala... 78
4.2. Etapa de Ejecucin del Trabajo en la Federacin Nacional
de Ajedrez de Guatemala.. 82
4.3. Presentacin del Informe de Auditora 130
CONCLUSIONES... 150
RECOMENDACIONES. 151
REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS... 152
INTRODUCCIN

Las Federaciones Deportivas Nacionales son la autoridad mxima en la rama de


su deporte en el sistema federado, estas instituciones forman parte del sector
pblico, por lo cual sus activos fijos, son adquiridos con fondos pblicos, con el
objetivo de utilizarlos en la realizacin de los servicios pblicos que presta.

Una de las dificultades que presenta ste rubro es el uso de los activos para
fines distintos a los que motivaron su adquisicin, as mismo su correcta
administracin, esto debido a que las instituciones estatales se rigen por
procesos establecidos, tanto para la adquisicin como para las bajas de activos
correspondientes. Para el registro y control de los activos fijos las instituciones
estatales deben seguir los lineamientos establecidos por la Contralora General
de Cuentas. El control interno en las instituciones estatales es un proceso
efectuado por el cuerpo colegiado ms alto como el Consejo de Administracin
y/o el Directorio, sin embargo, la gerencia y el personal de una entidad,
participan en el cumplimiento del mismo, ste es un proceso diseado para dar
una seguridad razonable del cumplimiento de los objetivos institucionales.

La importancia del monitoreo del control interno de los activos fijos en


instituciones del estado como las Federaciones Deportivas Nacionales, radica en
que esto ayudar a que se aprovechen al mximo para los fines que fueron
adquiridos, a la vez que evita que a estos se les utilice para algo indebido,
adems, como propiedad del estado, debe velarse por hacer ms eficiente las
capacidades y calidades de los activos fijos, para bien de los usuarios directos
as como de los indirectos.

Por lo expuesto en los prrafos anteriores, es necesario que la eficacia y


eficiencia de los sistemas de control implantados dentro de una institucin

I
estatal sean evaluados por un departamento de auditora interna con personal
altamente profesional, independiente y objetivo, que deber establecer una
metodologa que permita la correcta evaluacin del control interno establecido.

Los objetivos que se lograron con la investigacin son: indicar las leyes, normas
y procedimientos que aplican al rea de activos fijos, indicar todos los registros
que se deben llevar en el rea, dar a conocer los elementos del Control Interno
Gubernamental aplicables al rea, elaborar la planeacin de la auditora, evaluar
el control interno existente en la entidad, elaborar un informe con hallazgos y
proponer las recomendaciones correspondientes.

En el primer captulo se muestra al Sector Pblico en general, la Confederacin


Deportiva Autnoma de Guatemala, las Federaciones Deportivas Nacionales, la
Federacin Nacional de Ajedrez como unidad de anlisis en el caso prctico y el
marco legal aplicable a sta institucin.

En el segundo captulo se presenta las generalidades ms significativas de los


activos fijos, como su definicin, clasificacin, integrantes de su costo,
depreciacin adquisicin y baja.

En el tercer captulo se presenta el Control Interno Gubernamental, las Normas


Generales de Control Interno Gubernamental, los mtodos para evaluar el
Control Interno Gubernamental, las Normas de Auditora Gubernamental, la
Auditora Interna Gubernamental, el Control de Inventarios en las instituciones
estatales.

El cuarto captulo est enfocado a la realizacin del caso prctico mediante la


evaluacin del control interno en la Federacin Nacional de Ajedrez, realizando

II
la respectiva planeacin y ejecucin del trabajo as como el informe de auditora
correspondiente.

Por ltimo, sobre la base de la investigacin realizada, se presentan las


conclusiones, recomendaciones y referencias bibliogrficas consultadas. Por lo
tanto se espera que el documento sirva para futuras investigaciones y un modelo
para ejecutar auditoras internas.

III
CAPTULO I

FEDERACIN DEPORTIVA NACIONAL

1.1. Sector Pblico

1.1.1. Antecedentes del Sector Pblico

El sector pblico se inicia dentro de las distintas fases a lo largo de la historia,


luego de la invasin y conquista de los territorios americanos por lo espaoles,
estos fundaron ciudades implantando formas de gobierno, constituidas en:
ayuntamiento, municipalidad o cabildo. La primera entidad gubernamental de lo
que hoy es la Repblica de Guatemala, fue el Cabildo en Santiago de los
Caballeros de Guatemala, (hoy Tecpn), bajo la direccin de Pedro de Alvarado.

La forma de organizacin en aquella poca, fue mediante nombramiento de los


primeros funcionarios pblicos, unos para operar la contabilidad y otros para
determinar cunto se deba tributar a la Corona Espaola, mientras tanto el
control externo estuvo a cargo de la Real Hacienda y esta por el Real Tribunal
de Cuentas con sede en la Nueva Espaa (Mxico).

El presupuesto de ese gobierno colonial se reduca indudablemente a los


salarios de los funcionarios pblicos, pues no haba egresos por activos fijos ya
que todo ello se obtuvo con trabajo forzado. En la poca independiente, la
administracin pblica se desarrollo y se formaron dos sectores pblicos: la
administracin pblica federal con jurisdiccin en todo el territorio de la
Repblica Federal de Centroamrica, y la administracin pblica propia de cada
Estado o provincia de la federacin.

1.1.2. Definicin de Sector Pblico

Sector pblico es el conjunto de unidades de gobierno general y empresas


pblicas que desarrollan actividades y funciones que son competencia del
Estado, o que son asumidos por ste. (20:16)

Tambin puede afirmarse que el sector pblico es el conjunto de organismos


institucionalizados, a quienes compete la implementacin y ejecucin de las
decisiones de la instancia poltica, es decir, de las entidades gubernamentales.

El sector pblico tiene un objetivo de cantidad y uno de calidad; el primero se


refiere a cumplir eficazmente las metas de produccin de los servicios
establecidos en los planes de gobierno concretados en los planes operativos
anuales y reflejados en el Presupuesto General de Ingresos y Egresos del
Estado y los presupuestos de las entidades descentralizadas y autnomas.

El segundo consiste en combinar los recursos, generando ptimas relaciones


insumos productos para atender las necesidades de la poblacin al menor costo
posible y con los resultados esperados. Las instituciones del estado son para
beneficio pblico.(22:8)

El estado de Guatemala se organiza para proteger a la persona y a la familia,


su fin supremo es la realizacin del bien comn. (1)

2
Con el fin de cumplir con el artculo 1 de la Constitucin Poltica de la Repblica
de Guatemala mencionado anteriormente, se crean las instituciones estatales,
de manera que se puedan cubrir las necesidades de la poblacin.

Como deber principal del estado est el garantizarle a los habitantes de la


Repblica la vida, la libertad, la justicia, la seguridad, la paz y el desarrollo
integral de la persona; cuando se habla de los habitantes, se refiere a que todos
los seres humanos son libres e iguales en dignidad y derechos. El hombre y
mujer, cualquiera que sea su estado civil, tiene iguales oportunidades y
responsabilidades. (1)

Una de las formas en que el estado vela por el desarrollo integral de la persona
es fomentando el deporte, esto ayuda a desarrollar las capacidades fsicas y
mentales de las personas a la vez que se disminuye la delincuencia.

El artculo 91 de nuestra Constitucin Poltica establece el deber del estado para


fomentar y promocionar la educacin fsica y el deporte. Para ste efecto, el
gobierno destina una asignacin privativa no menor del tres por ciento del
Presupuesto General de Ingresos Ordinarios del Estado. De tal asignacin el
cincuenta por ciento se destina al sector del deporte federado a travs de sus
organismos rectores, el veinticinco por ciento a educacin fsica, recreacin y
deportes escolares, y el veinticinco por ciento restante al deporte no federado.

El deporte federado se integra por la Confederacin Deportiva Autnoma de


Guatemala con sus federaciones y asociaciones; y el Comit Olmpico
Guatemalteco.

3
1.1.3. Integracin de las instituciones que forman el Sector Pblico

El sector pblico se divide en: Sector Pblico No Financiero y Sector Pblico


Financiero.

a. Sector Pblico No Financiero

Este sector lo integra el gobierno central, entidades descentralizadas, entidades


autnomas, instituciones de seguridad social, gobiernos locales y empresas
pblicas.

b. Sector Pblico Financiero

Este sector se encuentra integrado por las instituciones pblicas financieras


bancarias y no bancarias del gobierno central y las instituciones municipales
bancarias y no bancarias.

4
1.1.4. Integracin de las instituciones autnomas no empresariales del
Sector Pblico

Academia de Lenguas Mayas de


Guatemala

Universidad de San Carlos de


Guatemala

Consejo Nacional para la


Atencin de las Personas con
Discapacidad

Entidades Autnomas No
Consejo Nacional de Adopciones
Empresariales

Registro Nacional de las


Personas

Escuela Nacional Central de


Agricultura

Comit Olmpico Guatemalteco

Confederacin Deportiva
Autnoma de Guatemala

Fuente: Oficina Nacional de Servicio Civil, Guatemala, abril del 2010

5
1.2. Confederacin Deportiva Autnoma de Guatemala

1.2.1. Antecedentes de la Confederacin Deportiva Autnoma de


Guatemala

La Confederacin Deportiva Autnoma de Guatemala, la cual se abrevia CDAG,


fue fundada el 7 de diciembre de 1945, por el acuerdo 211 del Congreso de la
Repblica de Guatemala, sin embargo, la primera Ley Orgnica del Deporte fue
creada en 1969, mediante el Decreto 48-69.

Durante 30 aos, la CDAG subsisti en base a un aporte gubernamental, que no


llegaba a cubrir los gastos de funcionamiento, en 1977, ante tal situacin, varios
dirigentes implantan el Plan Nacional de Desarrollo del Deporte y Recreacin,
que les servira de base para la posterior aprobacin por el Congreso de la
Repblica de Guatemala el impuesto al tabaco, al licor y a la cerveza, cuyo
fondo estara designado para el deporte, el Decreto fue el 16-80 y se aprob el
10 de octubre de 1979. Actualmente, adems de los impuestos antes descritos,
el tres por ciento del presupuesto de la nacin es para el fomento de la actividad
deportiva y se le asigna a la CDAG.

1.2.2. Definicin de Confederacin Deportiva Autnoma de Guatemala

Es el organismo rector y jerrquicamente superior del deporte federado en el


orden nacional. Tiene personalidad jurdica y patrimonio propio. (5)

Su autonoma la establece la Constitucin Poltica de la Repblica de Guatemala


en su artculo 92 Se reconoce y garantiza la autonoma del deporte federado a
travs de sus organismos rectores, Confederacin Deportiva Autnoma de
Guatemala y Comit Olmpico Guatemalteco, que tienen personalidad jurdica y

6
patrimonio propio, quedando exonerados de toda clase de impuestos y
atributos. (1)

Su domicilio se encuentra en la ciudad de Guatemala, la entidad es totalmente


apoltica y no se permite en el seno de la misma ninguna discriminacin por
motivo de etnia, color, sexo, religin, filiacin poltica, posicin econmica o
social.

Se encuentra integrada por el conjunto de Federaciones y Asociaciones


Deportivas Nacionales organizadas y reconocidas, la Ley Nacional para el
Desarrollo de la Cultura Fsica y el Deporte, reconocindose nicamente como
una Federacin o Asociacin Deportiva Nacional cuando est debidamente
afiliada a su respectiva Federacin Internacional y sta a la vez deber ser
miembro de la Asociacin General de Federaciones Deportivas Internacionales.

1.2.3. Deporte Federado

La Ley Nacional para el Desarrollo de la Cultura Fsica y el Deporte, en su


artculo 89 lo define como: aquel que se prctica bajo las normas y reglamentos
avalados por la Federacin Deportiva Internacional correspondiente y que, en el
mbito nacional se prctica bajo el control y la supervisin de la federacin
deportiva nacional de su respectivo deporte. (5)

1.2.4. Atribuciones de la Confederacin Deportiva Autnoma de


Guatemala (CDAG)

a. Participar y contribuir interinstitucionalmente en la eficacia de las polticas


emanadas del Consejo Nacional del Deporte, Educacin Fsica y
Recreacin.

7
b. Autorizar y organizar la celebracin de competencias internacionales en el
pas y la participacin del deporte federado fuera del mismo, cuando no
se trate de actividades, eventos o programas auspiciados y avalados por
el Movimiento Olmpico.

c. Coordinar de acuerdo a las polticas emanadas del Consejo Nacional del


Deporte, Educacin Fsica y Recreacin, con el deporte escolar y no
federado para el desenvolvimiento y masificacin de los mismos,
coordinando los programas de competicin para el uso de las
instalaciones deportivas a efecto de que su utilizacin signifique el lgico
aprovechamiento de la inversin pblica en la obra de infraestructura.

d. Llevar estadsticas y registros actualizados de deportistas, equipos,


clubes, ligas, federaciones, asociaciones que contengan el historial
completo del trabajo desarrollado por cada uno con el fin de poder evaluar
el potencial deportivo del pas y obtener parmetros para su mejor u
oportuna planificacin.

e. Fiscalizar el normal y correcto funcionamiento de las federaciones


deportivas nacionales, asociaciones deportivas nacionales,
departamentales y municipales, tanto en lo administrativo como en lo
econmico y tcnico deportivo.

f. Mantener relaciones con instituciones similares de otros pases y afiliarse


a las de carcter internacional que considere conveniente.

g. Velar porque el deporte se practique conforme las reglas internacionales


adoptadas para cada modalidad.

8
h. Establecer dentro de su jurisdiccin los objetivos y las metas para el
deporte federado y coadyuvar en su realizacin.

i. Promover y mantener la investigacin en las reas tcnicas y


complementarias del deporte federado.

j. Organizar el desarrollo de los juegos municipales, departamentales,


regionales y nacionales. (5)

1.2.5. Integracin de la Confederacin Deportiva Autnoma de


Guatemala (CDAG)

Actualmente se encuentra formada por las siguientes federaciones y


asociaciones:

a. Federaciones

Federacin Nacional de Ajedrez de Guatemala.


Federacin Nacional de Andinismo de Guatemala.
Federacin Nacional de Atletismo de Guatemala.
Federacin Nacional de Bdminton de Guatemala.
Federacin Nacional de Baloncesto de Guatemala.
Federacin Nacional de Balonmano de Guatemala.
Federacin Nacional de Bisbol de Guatemala.
Federacin Nacional de Boliche de Guatemala.
Federacin Nacional de Boxeo de Guatemala.
Federacin Nacional de Ciclismo de Guatemala.
Federacin Nacional de Esgrima de Guatemala.
Federacin Nacional de Fisicoculturismo de Guatemala.

9
Federacin Nacional de Ftbol de Guatemala.
Federacin Nacional de Gimnasia de Guatemala.
Federacin Nacional de Judo de Guatemala.
Federacin Nacional de Karate Do de Guatemala.
Federacin Nacional de Levantamiento de Pesas de Guatemala.
Federacin Nacional de Levantamiento de Potencia de Guatemala.
Federacin Nacional de Luchas de Guatemala.
Federacin Nacional de Motociclismo de Guatemala.
Federacin Nacional de Natacin, Clavados, Nado Sincronizado, Polo
Acutico de Guatemala.
Federacin Nacional de Patinaje sobre Ruedas de Guatemala.
Federacin Nacional de Remo y Canotaje de Guatemala.
Federacin Nacional de Taekwondo Do de Guatemala.
Federacin Nacional de Tenis de Campo de Guatemala.
Federacin Nacional de Tenis de Mesa de Guatemala.
Federacin Nacional de Tiro Deportivo de Guatemala.
Federacin Nacional de Triatln de Guatemala.
Federacin Nacional de Voleibol de Guatemala. (17)

b. Asociaciones

Asociacin Nacional de Atletismo.


Asociacin Nacional de Billar.
Asociacin Nacional de Ecuestres.
Asociacin Nacional de Golf.
Asociacin Nacional de Navegacin a Vela.
Asociacin Nacional de Paracaidismo.
Asociacin Nacional de Pentatln Moderno.

10
Asociacin Nacional de Pesca Deportiva.
Asociacin Nacional de Polo.
Asociacin Nacional de Raquetbol.
Asociacin Nacional de Softbol.
Asociacin Nacional de Squash.
Asociacin Nacional de Surf.
Asociacin Nacional de Tae Kwon Do.
Asociacin Nacional de Tiro con Arco.
Asociacin Nacional de Tiro con Armas de Caza.
Asociacin Nacional de Vuelo Libre. (17)

1.2.6. rganos de la Confederacin Deportiva Autnoma de Guatemala


(CDAG)

La CDAG, cuenta con los siguientes rganos:

a. Asamblea General
b. Comit Ejecutivo
c. Gerencia
d. Comisin de Fiscalizacin Administrativo Contable
e. Tribunal de Honor
f. Tribunal Electoral

1.3. Federaciones Deportivas Nacionales

Las federaciones deportivas nacionales son la autoridad mxima de su deporte


en el sector federado y estn constituidas por la agrupacin de las asociaciones
deportivas departamentales del mismo deporte y las ligas, los clubes, equipos o
deportistas individuales, que practiquen la misma actividad deportiva. Tienen

11
personalidad jurdica, patrimonio propio, su domicilio en el departamento de
Guatemala, y su sede en la ciudad capital, stas ejercen su autoridad en toda la
Repblica, en forma directa o por delegacin hecha a las asociaciones
deportivas departamentales o asociaciones deportivas municipales de su
deporte. (5)

1.3.1. rganos de una Federacin Deportiva Nacional

Una Federacin Deportiva Nacional cuenta con los siguientes rganos:

a. Asamblea General

Es la mxima autoridad conformada, con representacin de todos los sectores


que integren la Federacin o la asociacin deportiva nacional respectiva y tendr
a su cargo la eleccin de los miembros del Comit Ejecutivo, rgano
Disciplinario y Comisin Tcnico-Deportiva, con el voto que por lo menos la
mitad ms uno de los votos vlidos emitidos por los miembros presente en la
Asamblea General. (17)

b. Comit Ejecutivo

Es el rgano rector que, por delegacin de su Asamblea General, ejerce la


representacin legal de la Federacin o la Asociacin respectiva dentro de su
competencia. (17).

El Comit Ejecutivo se conforma con los siguientes miembros:

Presidente
Secretario

12
Tesorero
Vocal Primero
Vocal Segundo

c. rgano Disciplinario

Es el facultado para conocer las faltas en las que incurran sus afiliados y se
conforma con los siguientes miembros: (17)

Presidente
Secretario
Vocal
Vocal Suplente

d. Comisin Tcnico-Deportiva

Es la instancia a cargo de la asesora, programacin fiscalizacin y apoyo en


materia tcnica en la rama deportiva especfica. Se integra con tres miembros de
reconocida capacidad y experiencia en la materia deportiva de que se trate.(17)

Es importante mencionar que los miembros de los Comits Ejecutivos, rganos


Disciplinarios y Comisiones Tcnico-Deportivas, tanto de federaciones como de
asociaciones deportivas nacionales desempean sus cargos de forma ad-
honorem y duran en el ejercicio de los mismos un perodo de cuatro aos, estos
miembros pueden ser reelectos nicamente por un perodo adicional
consecutivo.

13
Organigrama de una Federacin Deportiva Nacional

ASAMBLEA GENERAL

Comisin
rgano
COMIT EJECUTIVO Tcnico
Diciplinario
Deportiva

Gerencia

Coordinacin de
Contabilidad Direccin Tcnica Asociaciones y
Divulgacin

1.4. Federacin Nacional de Ajedrez de Guatemala

1.4.1. Antecedentes

En el presente siglo, la prctica del ajedrez se fue extendiendo en Guatemala, y


en el ao 1923 se organiz el Primer Campeonato Nacional. Como no haba
ningn club de ajedrez, se encarg de la organizacin de este primer
campeonato a la Sociedad de Auxilios Mutuos del Comercio de Guatemala,
importante institucin que posea edificio propio y en cuyos salones se reunan
personas distinguidas del pas, especialmente de la capital.

Este campeonato lo gan el seor Charles W. Morales, originario de Belice, a


partir de este momento se jug todos los aos el Campeonato Nacional,

14
organizado por la mencionada Sociedad y por el Club Guatemala, centro de las
clases altas de la sociedad guatemalteca.

El 25 de abril de 1927 se fund el Centro Ajedrecista de Guatemala, primera


entidad oficial consagrada exclusivamente al juego de ajedrez. Desde esa fecha,
las actividades se han mantenido regulares y constantes, al Campeonato
Nacional se sumaron otros eventos:

Campeonato del Centro Ajedrecista.


Campeonato de la Ciudad (Capitalino). Y,
Campeonato Navideo.

En noviembre de 1930 por primera vez se jug un Match Internacional entre dos
pases de Centro Amrica: Guatemala vrs. El Salvador y fue ganado por
Guatemala con el resultado de 17.5 puntos contra 7.5 puntos.

En el ao de 1939 el Centro Ajedrecista ampli sus horizontes y se afili a la


FIDE (Federacin Internacional de Ajedrez) y ese mismo ao Guatemala
particip en IX Olimpiada de Ajedrez o Torneo de las Naciones, en Buenos
Aires, Repblica de Argentina.

Durante la Segunda Guerra Mundial, Guatemala perdi contacto con la FIDE, y


luego de concluida la guerra, el ajedrez guatemalteco quedo limitado a sus
actividades internas, sin intercambio internacional, sin embargo el 2 de mayo de
1966 el Centro Ajedrecista de Guatemala se transform en la Federacin
Nacional de Ajedrez y nuevamente se afilio a la FIDE, desde entonces se
mantiene en contacto con la FIDE y ha participado en los diversos eventos
internacionales que ella organiza.

15
1.4.2. Misin

La Federacin Nacional de Ajedrez de Guatemala tiene por finalidad, formar


ajedrecistas profesionales de diferentes edades y departamentos; a travs de un
proceso sistemtico para formar ajedrecistas competitivos a nivel nacional e
internacional. (17)

1.4.3. Visin

Masificar el ajedrez a nivel nacional para encontrar nuevos talentos y obtener


de esta manera ajedrecistas de alto rendimiento. (17)

1.5. Marco Legal

Adems de las leyes ya mencionadas las Federaciones Deportivas Nacionales


como entidades estatales tambin se encuentra sujeta a las leyes que se
describen a continuacin:

1.5.1. Decreto 4-2012 Libro II Reformas a la ley del Impuesto al Valor


Agregado

La Federacin Nacional de Ajedrez como parte de la CDAG se encuentra exenta


de soportar el impuesto al valor agregado, sin embargo en el decreto 4-2012 que
reforma esta ley indica que esta entidad debe recibir de quin les venda o les
preste un servicio, la factura que corresponda, pero no pagarn el monto del
impuesto consignado en el documento, si no que entregarn a los mismos la
constancia de exencin debidamente autorizada por la Administracin
Tributaria. (2)

16
1.5.2. Ley y Reglamento de Timbres Fiscales y de Papel Sellado

Como lo indica el artculo 10, numeral 1; el estado y sus entidades


descentralizadas y autnomas se encuentran exentas del pago del impuesto
cuando ste les corresponda. (3)

1.5.3. Ley de Actualizacin Tributaria

El artculo 8 inciso a) del libro primero establece que las rentas que obtengan
los organismos del Estado y sus entidades descentralizadas, autnomas (8) se
encuentran exentas de dicho impuesto. Estas entidades deben de inscribirse
como contribuyentes en calidad de exentos y para cumplir con las obligaciones
que como responsables tengan ante la Administracin Tributaria.

1.5.4. Ley de Contrataciones del Estado

En el artculo 1 de esta ley establece que toda compra, venta y contratacin de


bienes, suministros, obra y servicios que requieran los organismos del Estado,
sus entidades descentralizadas, y autnomas, unidades ejecutoras, las
municipalidades y las empresas pblicas estatales o municipales, se sujetan a
la ley de Contrataciones del Estado. (4)

La adquisicin de bienes se puede realizar por medio de tres procesos distintos


que son:

a. Compra Directa

Cuando una entidad adquiere bienes y una solo persona puede cubrir dichos
bienes, siempre y cuando stos no excedan el valor de Q. 90,000.00 se realiza

17
por medio de compra directa, sin embargo debe publicar en el Sistema de
Informacin de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, denominado
GUATECOMPRAS que es un sistema que se utiliza para publicar ofertas e
invitacin a ofertar por parte de las entidades del estado, en el caso de la
compra directa debe de publicarse como mnimo el detalle del bien o servicio
contratado, el nombre o razn social del proveedor adjudicado, y el monto
adjudicado.

Si la compra es menor a Q.10, 000.00 las entidades no estn obligadas a


realizar la publicacin en el sistema GUATECOMPRAS.

b. Proceso de Cotizacin

La cotizacin se da cuando el precio de los bienes sobrepase los Q. 90,000.00 y


no sobre pase la cantidad de Q.900,000.00; El proceso de cotizacin consiste en
solicitar, mediante concurso pblico a travs de GUATECOMPRAS, ofertas
firmes a proveedores legalmente establecidos para el efecto, y que estn en
condiciones de vender o contratar los bienes requeridos.

c. Proceso de Licitacin

Cuando el precio de los bienes exceda de Q.900, 000.00 se realiza por medio de
Licitacin Pblica, es este caso la entidad debe elaborar los siguientes
documentos: bases de licitacin, especificaciones generales, especificaciones
tcnicas, disposiciones especiales y planos de construccin cuando se trate de
obras.

Las publicaciones de ste proceso tambin se realiza por medio del sistema de
GUATECOMPRAS, y una vez en el diario oficial.

18
En los tres casos anteriores las entidades del Estado podrn solicitar ofertas
an si no cuentan con las asignaciones presupuestarias que permitan cubrir los
pagos. Para la adjudicacin definitiva y firma del contrato, si requerirn la
existencia de partida y crditos presupuestarios que garanticen los recursos
necesarios para realizar los pagos por los avances de ejecucin a ser realizados
en el ejercicio fiscal correspondiente. (4)

1.5.5. Ley Orgnica del Presupuesto

La evaluacin presupuestaria comprende bsicamente la medicin de los


resultados fsicos y financieros obtenidos y los efectos producidos, el anlisis de
las variaciones observadas, con la determinacin de las causas y la
recomendacin de medidas correctivas. (6)

El ejercicio fiscal del presupuesto dura del 1 de enero al 31 de diciembre de


cada ao, posteriormente a la fecha de cierre los ingresos y egresos deben
corresponder al siguiente perodo.

19
CAPTULO II
ACTIVOS FIJOS

2.1. Definicin

El activo fijo se compone de bienes tangibles que se emplean en las


operaciones de una empresa. Estos bienes tienen una vida til o de servicio de
ms de un ao, se emplean (directa o indirectamente) para producir unos
ingresos y no estn destinados a la reventa en el curso normal de los negocios.
(16:622)

Los activos fijos son bienes tangibles que tienen por objeto:

El uso o usufructo de los mismos en beneficio de la empresa o entidad.

La produccin de artculos para su venta o para el uso de la propia


entidad.

La prestacin de servicios a la entidad, a su clientela o al pblico en


general.

En el sector gubernamental los activos fijos se encuentran conformados por


todos los bienes con que cuenta una entidad del estado para uso y mediante los
cuales logra el fin principal del estado que es el bien comn.

Estos bienes varan dependiendo de la naturaleza de los servicios prestados por


las instituciones estatales, por ejemplo el Ministerio de Comunicaciones cuenta
con maquinaria pesada para la realizacin de su actividad; sin embargo, de una
manera muy general podramos mencionar: edificios, mobiliario y equipo de
oficina, herramientas, maquinaria, vehculos, armas, terrenos.

Para considerar un activo fijo, ste debe de durar ms de un ao, deben


contribuir directa o indirectamente al logro de los fines de la entidad; los activos
fijos se consumen durante el tiempo que dure su vida til en la produccin de
servicios, en las entidades privadas el costo de los activos fijos se recupera
mediante los ingresos por las ventas que se realicen, sin embargo, en la
inversin de activos fijos en una entidad estatal difcilmente se recupera su
costo, debido a que no se aplica directamente la depreciacin quedando
nicamente los artculos inservibles al final de su vida til.

2.2. Clasificacin

Como se vio anteriormente en el caso de la clasificacin de activos fijos puede


variar dependiendo la naturaleza de las actividades que realice la institucin o
los servicios que stas presten.

La clasificacin contenida en la nomenclatura del Sistema de Contabilidad


Integrada Gubernamental vigente se describe a continuacin.

2.2.1. Clasificacin contable del rubro de propiedad, planta y equipo

Las instituciones del Estado clasifican contablemente los rubros que integran la
propiedad planta y equipo para su correspondiente registro, en el libro de
inventarios de la entidad, a continuacin se muestra la clasificacin de ste
rubro.

21
NOMENCLATURA CONTABLE DE ACTIVOS QUE INTEGRAN EL REA DE
PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO PARA LAS INSTITUCIONES DEL ESTADO
MAYOR Subcuenta Subcuenta DESCRIPCIN
1 2
123 00 00 PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO
1231 00 00 Propiedad planta y equipo en
operacin
1231 01 00 Edificios e Instalaciones
1232 00 00 Maquinaria y Equipo
1232 01 00 De Produccin
1232 02 00 Maquinaria y Equipo de Construccin
1232 03 00 De oficina y muebles
1232 04 00 Medico-Sanitario y de laboratorio
1232 05 00 Educacional, Cultural y Recreativo
1232 06 00 De Transporte, Traccin y Elevacin
1232 07 00 De comunicaciones
1232 08 00 Herramientas
1233 00 00 Tierras y Terrenos
1234 00 00 Construcciones en proceso
1234 01 00 Construcciones en proceso de uso
comn
1234 02 00 Construcciones en proceso de uso no
comn
1234 03 00 Construcciones Militares
1235 00 00 Equipo militar y de seguridad
1236 00 00 Animales
1237 00 00 Otros Activos Fijos
Fuente: Catlogo bsico de cuentas de la Contabilidad Gubernamental.

22
2.2.2. Clasificacin presupuestaria por objeto del gasto

La clasificacin por objeto del gasto constituye una ordenacin sistemtica y


homognea de los bienes y servicios, las transferencias y las variaciones de
activos y pasivos que el sector pblico aplica en el desarrollo de su proceso
productivo. (20:143)

Entre las finalidades de sta clasificacin puede mencionarse:

Permite identificar con claridad y transparencia los bienes y servicios que


se adquieren, las transferencias que se realizan y las aplicaciones
financieras previstas.

Posibilita el desarrollo de la contabilidad presupuestaria.

Permite ejercer el control interno y externo de las transacciones del sector


pblico.

Brinda informacin sobre los requerimientos de bienes y servicios que


demanda el sector pblico para su gestin.

La estructura de la clasificacin presupuestaria consta de tres niveles: el primer


dgito corresponde al Grupo de Gasto, el segundo dgito para el Subgrupo y el
tercer dgito para el Rengln.

El grupo 3 corresponde al rubro de PROPIEDAD, PLANTA, EQUIPO E


INTANGIBLES. Este grupo se refiere a egresos por compra o construccin de
bienes de capital que aumentan el activo de las entidades del Sector Pblico en
un perodo dado, siendo stos los bienes fsicos, construcciones y/o equipos que

23
sirven para producir otros bienes o servicios, no se agotan en el primer uso que
de ellos se hace, tienen una duracin superior a un ao y estn sujetos a
depreciacin. Incluye asimismo, las adiciones y reparaciones extraordinarias
realizadas por contrato y la adquisicin de activos intangibles. (20:180)

Las adiciones comprenden: las adiciones propiamente dichas, las mejoras a los
equipos que aumentan notablemente su valor corriente, las reparaciones
extraordinarias, que aumentan el valor corriente de los equipos y prolongan
notablemente su duracin prevista (considerando su mantenimiento y
reparaciones menores adecuadas), tal como en el caso de reposicin de piezas
importantes de mquinas, motores, etc., equivalentes a una reconstruccin
parcial. Las pequeas reparaciones y adiciones no se consideran en este grupo.

Clasificacin presupuestaria del rubro de propiedad, planta y equipo de


acuerdo al objeto del gasto.

GRUPO SUBGRUPO RENGLN CONCEPTO


PROPIEDAD, PLANTA, EQUIPO E
3 INTANGIBLES
31 Bienes Preexistentes
311 Tierras y terrenos
312 Edificios e instalaciones
313 Otros bienes muebles preexistentes
314 Edificios e instalaciones militares
315 Adquisicin de bienes de uso comn
32 Maquinaria y Equipo
321 Maquinaria y equipo de produccin

322 Equipo de oficina

24
GRUPO SUBGRUPO RENGLN CONCEPTO
323 Equipo mdico-sanitario y de laboratorio
324 Equipo educacional, cultural y recreativo
325 Equipo de transporte
326 Equipo para comunicaciones
Maquinaria y equipo para la
327 construccin
328 Equipo de cmputo
329 Otras maquinarias y equipos
33 Construcciones por Contrato
Construcciones de bienes nacionales de
331 uso comn
Construcciones de bienes nacionales de
332 uso no comn
333 Construcciones militares
34 Equipo Militar y de Seguridad
341 Equipo militar y de seguridad
Libros, Revistas y Otros Elementos
35 Coleccionables
Libros, revistas y otros elementos
351 coleccionables
36 Obras de Arte
361 Obras de arte
37 Animales
371 Animales
38 Activos Intangibles
381 Activos intangibles
Fuente: Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Pblico de
Guatemala.

25
2.3. Costos de los activos fijos

El costo de un activo fijo es la suma del precio de adquisicin, todas las


cantidades erogadas para instalarlo y dejarlo listo para usarse, y cualquier costo
directamente atribuible.

Ejemplo de costos directamente atribuibles:

a. Costo de preparacin del lugar fsico.


b. Los costos de entrega inicial y maniobras.
c. Costos de instalacin.
d. Aranceles profesionales tales como arquitectos e ingenieros.
e. El costo estimado de desmantelamiento del activo y la restauracin del
lugar fsico.

2.4. Depreciacin de los activos fijos

Conforme pasa el tiempo los activos pierden su valor, debido al uso que se les
da, esto puede ser por deterioro natural u obsolescencia tcnica, a la vez que
contablemente debe de reducirse su valor en libros o registros contables en la
misma medida que su desgaste, a este registro se le llama depreciacin.

Los bienes del estado no escapan al agotamiento fsico conocido como


depreciacin, a estos deben de aplicrseles el ndice de depreciacin segn sea
el caso atendiendo al principio de uniformidad, los porcentajes deben ser
aprobados por el Ministerio de Finanzas Pblicas.

26
Es necesario que las entidades del Sector Pblico No Financiero de Guatemala
registren en las cuentas apropiadas, bajo los criterios tcnicamente definidos y
uniformes, las depreciaciones y amortizaciones de los activos a manera de
reflejar en los Estados Financieros Estatales, los valores razonables de los
activos, de conformidad con la vida til de los mismos. (19:1)

Las entidades del Sector Pblico No Financiero deben solicitar al Ministerio de


Finanzas Pblicas los porcentajes de depreciacin o amortizacin de sus
respectivos activos depreciables o amortizables, quin los autorizar por medio
de la Direccin de Contabilidad del Estado, mediante resoluciones internas de
dicha Direccin. (19:1)

La Direccin de Contabilidad del Estado, es la encargada de determinar los


porcentajes de depreciacin o amortizacin de los activos fijos, atendiendo
principalmente a la vida til de los mismos, para que esto se lleve a cabo, las
entidades del Sector Pbico No Financiero, deben determinar sobre bases
tcnicas, la vida til de sus activos y remitir a la Direccin de Contabilidad del
Estado dicha informacin.

El registro de las depreciaciones son nicamente contables, por lo tanto dichas


operaciones no deben afectar el presupuesto; por consiguiente las entidades
deben utilizar el comprobante contable que, para dichas operaciones, est
definido en el Sistema de Contabilidad Integrada (SICOIN).

El objetivo principal de la depreciacin es reflejar en la informacin financiera,


los valores razonables de los activos, de conformidad con la vida til de los
mismos.

27
Para determinar su vida til, deben considerarse los factores siguientes:

El uso que la entidad espera realizar del activo;


El desgate fsico esperado;
La obsolescencia tcnica que surge de los cambios y mejoras en la
produccin;
Las limitaciones legales o similares sobre el uso del activo;

2.4.1. Mtodo de depreciacin de lnea recta

Para efectos de clculo de la depreciacin, es importante deducir el valor


residual o de desecho, que no es ms que el monto o porcentaje que no ser
sujeto de depreciacin y representar el valor mnimo que tendr el activo al ser
totalmente depreciado, al finalizar su vida til.

Algunas instituciones estatales aplican en mtodo de depreciacin de lnea recta


el cual consiste en aplicar sobre el valor de adquisicin o produccin del bien a
depreciar, el porcentaje fijo y constante que corresponda.(8)

La ley de Actualizacin Tributaria, Decreto 10-2012 libro primero del Impuesto


Sobre la Renta en sus artculos 26, 27, 28 y 29, establece los porcentajes de
depreciacin, tal determinacin puede ser el marco de referencia y adaptarlo a
las instituciones del sector pblico gubernamental que a la presente fecha no
aplican depreciaciones al rubro de Propiedad Planta y Equipo, con la diferencia
que estos porcentajes sean menores de acuerdo al tipo de activos que se trate.

Sin embargo, le corresponde a la Direccin de Contabilidad del Estado, como


ente rector del Sistema de Contabilidad Integrada Gubernamental, emitir
polticas y criterios de aplicacin de depreciacin de los activos. Para tal efecto,

28
las entidades del Sector Pblico han solicitado a dicha Direccin autorizacin de
porcentajes de depreciacin, de acuerdo a bases tcnicas aplicados a sus
activos. Esta Direccin ha autorizado porcentajes de depreciacin as:

Porcentajes de depreciacin para las entidades estatales autorizados por


la Direccin de Contabilidad del Estado

DESCRIPCIN Porcentaje de
depreciacin anual
Edificios e Instalaciones
Edificios 5
Instalaciones 5
Maquinaria y Equipo
De produccin 15
De Construccin 15
De Oficinas y Muebles 20
Mdico-Sanitario y de Laboratorio 10
Educacional, Cultural y recreativo 10
De transporte, Traccin y Elevacin 20
De comunicaciones 20
Herramientas
Equipo de Alojamiento 20
Equipo de Ingeniera, Topogrfico y Dibujo 20
Mobiliario y Equipo Domstico 20
Equipo Elctrico y de iluminacin 20
Equipo de Mantenimiento y Aseo 20
Equipo de Servicio 20
Equipo Contra Incendio 20
Equipo de Salvamento 20

29
DESCRIPCIN Porcentaje de
depreciacin anual
Equipo de Almacenes 20
Equipo de Bodega 20
Equipo de Proteccin 20
Libros, Revistas y Otros Elementos Coleccionables 20
Equipo de Manipulacin 15
Equipo Militar y de Seguridad 10
Equipo de Computo 25
Otros Activos 20

Fuente: Fotocopia proporcionada por la Direccin de Contabilidad del Estado.


El mtodo de depreciacin es el de lnea recta, menos el valor residual de
Q.1.00.

2.5. Adquisicin de los activos fijos

Las instituciones estatales para poder cumplir con sus objetivos tienen la
necesidad de adquirir activos fijos los cuales contribuirn directa o
indirectamente al cumplimiento de los mismos. Dependiendo de la entidad, as
son los procesos que llevan a cabo para adquirir sus bienes, sin embargo,
generalmente las instituciones siguen el siguiente proceso:

a. Inicia con la solicitud de compra, dirigida a la mxima autoridad de la


dependencia para su autorizacin.

b. El departamento de compras efecta el proceso de cotizacin licitacin


correspondiente dependiendo del monto del activo que se quiere adquirir.

30
c. La mxima autoridad de la dependencia, autoriza la compra mediante
revisin de la documentacin que respalde la cotizacin licitacin
realizada.

d. Se notifica a contabilidad para efectos de trmites de pago, esto con el fin


de crear las disponibilidades presupuestarias para la realizacin de los
pagos correspondientes.

e. Se notifica al proveedor la adjudicacin de la compra.

f. El Proveedor hace entrega de los bienes solicitados directamente al


almacn de la institucin, as mismo hace entrega de la documentacin
contable correspondiente.

Para el registro contable correspondiente en el libro de inventarios de una


entidad estatal, se desarrollan los siguientes pasos:

a. El encargado de inventarios recibe una providencia u oficio, en el cual se


le notifica la adquisicin del bien, as como la orden de registro del mismo.

b. El encargado de inventario obtiene los datos que identifican al bien, para


registrar todas las caractersticas que lo identifican en la pliza contable.

c. Luego de ingresado, se carga el bien en una tarjeta de responsabilidad de


la persona que lo utilizara.

31
2.6. Procedimiento para dar de baja activos fijos por una institucin
estatal

Las instituciones estatales se encuentran sujetas a las siguientes normas para la


realizacin del procedimiento de baja de activos, las cuales se puede dar por los
siguientes casos:

2.6.1. Por traslado a otra dependencia

Los traslados de bienes se pueden efectuar solamente entre dependencias del


Estado, entidades autnomas, semiautnomas y descentralizadas (no as
instituciones por cooperativa o privadas), mediante orden escrita de jefatura
competente, con autorizacin del Organismo o Ministerio del que dependa, y se
perfeccionan a travs de las operaciones de disminucin o adicin en los
inventarios de las involucradas, segn corresponda, hasta que reciben la
respectiva resolucin por parte de la Direccin General de Bienes del Estado.
(21)

2.6.2. Por obsolescencia de bienes de imposible reparacin

Para los casos de baja, por destruccin de bienes inservibles, que no sea
posible reparar o utilizar, se deber suscribir acta describindolos, separando
aquellos que tengan componentes de metal e indicndose su valor registrado.
Con certificaciones del acta y del ingreso al inventario, se deber solicitar a la
autoridad superior correspondiente, que autorice la continuacin del trmite.
Obtenida la misma, se enviar lo actuado a la Direccin de Bienes del Estado y
Licitaciones del Ministerio de Finanzas Pblicas, para que designe un delegado
y solicite la intervencin de un auditor de la Contralora General de Cuentas,
para que procedan a la verificacin, luego de lo cual, se ordenar la destruccin

32
o incineracin de los mismos, suscribindose acta y compulsando copias
certificadas a las dependencias relacionadas. (21)

2.6.3. En caso de prdida, faltante o extravo

En este caso, el jefe de la oficina debe suscribir acta haciendo constar los
hechos, identificando con sus caractersticas y valores los bienes perdidos,
faltantes o extraviados, haciendo constar los nombres y apellidos y cargo que
ocupa el funcionario o empleado, bajo cuya responsabilidad directa se
encontraban de acuerdo a la hoja de resguardo. Si se tratase de armas de
fuego, el pago debe realizarse conforme los precios del mercado internacional y
si se opta por la reposicin, debe ser con una de similares caractersticas y
calidad (21) (entindase marca, calibre, alcance efectivo de fuego).

2.6.4. Por terremoto, incendios fortuitos o inundaciones

Cuando con ocasin de un incendio, terremoto, inundacin, atentado o


cualquier otra accin natural o humana, se registre la destruccin, dao o
desaparicin de bienes, el jefe de la dependencia deber suscribir acta en la que
se haga constar lo acontecido, detallando pormenorizadamente los bienes
afectados. Con certificacin de dicha acta, presentar la denuncia ante la
autoridad policaca ms cercana o ante tribunal competente. Posteriormente,
remitir las actuaciones a la Contralora General de Cuentas para la
continuacin y conclusin del trmite de baja respectivo. (21)

2.6.5. Por atentado terrorista, incendio provocado u otro hecho similar

En este caso se procede de manera idntica que el caso anterior y sern las
autoridades judiciales quienes lo dilucidarn o archivarn. En todo caso, el jefe

33
de la oficina donde deben darse las bajas en el inventario, solicitar al tribunal,
certificacin de los autos judiciales y enviarlos al Contralor General de Cuentas,
solicitando las bajas respectivas, adjuntando certificacin del asiento de
inventario. (21)

2.6.6. Por venta y/o permuta de bienes que contengan metal

En este caso el jefe de la oficina solicita la intervencin de la autoridad superior


de la misma, a efecto que la Contralora General de Cuentas verifique los bienes
en referencia; esta emitir resolucin para que se entreguen los bienes a la
comisin estipulado en el artculo 2 del Acuerdo Gubernativo 779-98. De dicha
entrega se suscribir acta y se proceder a informar a la Contralora General de
Cuentas la que emitir resolucin ordenando la baja. (El destino final de los
bienes lo decide la comisin).

Se autoriza al Organismo Ejecutivo para que proceda a la venta o permuta,


estn o no inventariados del (100%) de toda las piezas metlicas, materiales y
deshechos de hierro, acero, bronce, aluminio y otros metales, propiedad del
Estado, que estn en poder de las distintas dependencias gubernativas y de las
entidades estatales descentralizadas y autnomas a excepcin de las
Municipalidades y la Universidad de San Carlos. (7)

Previo a realizar la cotizacin, la entidad vendedora debe contratar los servicios


de un valuador autorizado, ste debe regirse por los precios del mercado
internacional, la venta no puede ser realizada a un precio menor que el valuado,
el monto que se obtenga por la venta de stos bienes ingresarn al fondo
comn, con carcter de ingreso extraordinario, estos ingresos se destinarn
especficamente para programas de salud y educacin.

34
2.6.7. Por muerte de animales

Cuando se trate de semovientes o de otras especies animales que hayan


muerto, bajo la responsabilidad del Jefe en el lugar, debern incinerarse los
restos en forma inmediata, suscribindose acta en la que deber intervenir
adems del Jefe, el Gobernador Departamental o su representante y un
delegado de la Contralora General de Cuentas. Igual procedimiento se seguir
cuando estando los animales vivos sea imprescindible sacrificarlos por su
estado. En ambos casos, posteriormente se compulsar certificacin del acta e
ingreso al inventario y con el expediente que se forme se remitir a la
Contralora, para la prosecucin del trmite de baja respectivo. (21)

2.6.8. Por sustitucin de bienes deteriorados por nuevos, traslado y


venta en embajadas y consulados

En el caso que las embajadas y consulados necesiten proceder con respecto de


este apartado, debern proceder a realizarlo previa autorizacin de la cancillera.
Al darse la autorizacin se procede a la negociacin y se opera el ingreso al
inventario, pero la baja queda sujeta a la autorizacin de la Contralora General
de Cuentas la cual es solicitada por el Ministerio de Relaciones Exteriores. En
caso de cierre de Embajadas o Consulados de Guatemala, en el exterior, el jefe
de la misin, bajo su estricta responsabilidad, y con la aprobacin previa del
Ministerio de Relaciones Exteriores, deber vender los bienes inventariados, en
pblica subasta o al mejor postor, observando las disposiciones legales del pas
en donde se encuentre la sede diplomtica. Si existe la oportunidad y
conveniencia de que los bienes sean trados a territorio guatemalteco, as
deber hacerse, sin perjuicio de que puedan ser trasladados a otra
representacin nacional. (21)

35
2.6.9. Por bienes fungibles registrados indebidamente

Los bienes fungibles son el conjunto de herramientas que sirven al servidor


pblico para el desarrollo de sus funciones, como por ejemplo, engrapadoras,
dispensadores de tape, sellos de hule, reglas, archivadores, almohadillas, otros
tiles de escritorio, que por su naturaleza y corta vida til no deben inventariarse.

Sin embargo, por error o impericia, se hallan registrados dentro del Inventario de
Activos, y para operar la baja debe procederse siguiendo el siguiente orden:

a. Suscribir acta haciendo constar las circunstancias y que por su calidad de


bien fungible, debe operarse la baja;

b. Certificacin del acta;

c. Certificacin del asiento de inventario;

d. Autorizacin del ministerio u organismo del que dependa la oficina;

e. Solicitud de autorizacin de baja a la Contralora General de Cuentas.

2.6.10. Baja de bienes inmuebles

En este caso debe conformarse el expediente con el siguiente orden:

a. Acta en la que consten los pormenores (demolicin por el peligro que


representa el mal estado o bien por motivo de una nueva construccin),
incluyendo el dictamen de ingeniero o arquitecto colegiado activo, como
experto en la materia;

36
b. Certificacin del acta;

c. Si es por siniestro natural o intencional debe presentarse denuncia ante


las autoridades competentes. Se solicita certificacin de la fase en que se
encuentre el proceso;

d. Autorizacin de la autoridad de que dependa la oficina interesada en la


baja;

e. Resolucin de la Direccin de Bienes del Estado; y

f. Solicitud de autorizacin de baja a la Contralora General de Cuentas.

Para realizar los procedimientos de baja, la Direccin de Bienes del Estado,


contempla los siguientes procesos como trmite administrativo por parte de la
Direccin:

37
LEGALIZACIN DE TRASLADOS Y TRANSFERENCIAS DE BIENES MUEBLES

OBJETO DEL PROCESO: Legalizar los traslados de bienes muebles entre instituciones
del Sector Pblico, incluyendo embajadas y consulados de Guatemala en el extranjero, por
medio de resoluciones.

BASE LEGAL: Artculo 2 del Acuerdo Gubernativo No. 217-94 Reglamento de Inventario
de los Bienes Muebles de la Administracin Pblica, 2 y 9 del Decreto 57-92 Ley de
Contrataciones del Estado y 1 literal a) del Acuerdo Gubernativo 1,056-92 Reglamento
de la Ley de Contrataciones del Estado.

UNIDAD RESPONSABLE: DIRECCIN DE BIENES DEL ESTADO.

Requisitos:
a. Solicitud dirigida a la Direccin de Bienes del Estado.

b. Certificacin de acta donde conste la entrega-recepcin de bienes muebles.

c. Certificacin del registro de inventario, indicando libro y folio autorizados por la


Contralora General de Cuentas.

d. Fotocopia de la Tarjeta de Circulacin (si hubiera vehculos).

e. En caso de transferencia entre Dependencias de los organismos y entidades a que


artculo 2 de la Ley de Contrataciones del Estado (cuando el monto de la transferencia
excede de Q.900, 000.00), agregar visto bueno de la mxima autoridad segn los
establece el artculo 1. Literal a del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado.

PROCEDIMIENTO:
DESCRIPCIN DE LA
RESPONSABLE No. TIEMPO
ACTIVIDAD

Centro de Atencin al Usuario Recibe el expediente y lo


1 1 da
CAU- traslada a Direccin.
Recibe y traslada al Jefe del
Direccin 2 1 da
Departamento.

Jefe de Depto. Bienes Muebles 3 Asigna el expediente al analista. 1 da

Analiza y emite resolucin de


Analista 4 legalizacin de transferencia o 15 das
traslado.

Jefe Depto. Bienes Muebles 5 Traslada expediente a Direccin. 1 das

Aprueba resolucin y notifica a


entidades relacionadas para
Direccin 6 operen alzas y bajas 3 das
respectivamente, de sus libros de
inventarios.

Fuente: Informacin proporcionada por la Direccin de Bienes del Estado.

38
BAJA DE BIENES MUEBLES DE CONSISTENCIA DESTRUCTIBLE E
INCINERABLE EN MAL ESTADO
OBJETO DEL PROCESO: Emitir resoluciones para autorizar la coordinacin para
llevar a cabo la destruccin de bienes muebles en mal estado de consistencia
destructible e incinerable en el interior de la repblica y en el departamento de
Guatemala, de las entidades centralizadas, descentralizadas, autnomas que cuenten
con una normativa para el efecto.

BASE LEGAL: Artculos 4 y 5 del Acuerdo Gubernativo No. 217-94 Reglamento de


Inventario de los Bienes Muebles de la Administracin Pblica.
RESPONSABLE: CONTRALORA GENERAL DE CUENTAS Y DIRECCIN DE
BIENES DEL ESTADO.
REQUISITOS:
a. Solicitud dirigida a la Direccin de Bienes del Estado con visto bueno de la
autoridad superior.
b. Certificacin de Acta Administrativa en la cual consta el mal estado y detalle de los
bienes objeto de baja.
c. Certificacin del Registro de Inventario.
d. Si se trata de baja de equipo de cmputo agregar informe de un tcnico en
informtica que justifique el mal estado de los mismos.
PROCEDIMIENTO:
RESPONSABLE No. DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO
Recibe expediente de la entidad
Centro de Atencin al
1 interesada en la baja y ste lo traslada a 1 da
Usuario CAU-
Direccin.
Recibe expediente y lo traslada al Jefe
Direccin 2 1 da
del Departamento.
Jefe de Depto. Bienes Conoce y asigna el expediente al
3 1 da
Muebles analista.
Emite resolucin de coordinacin para
Analista 4 1 da
la baja de bienes destructibles.

Coordina con Contralora General, la


Jefe de Depto. Bienes
5 programacin para verificacin y *
Muebles
destruccin de los bienes.

Traslada expediente a la Contralora


General de Cuentas, para que se
Direccin 6 2 das
coordine la comisin para la verificacin
y destruccin fsica de los bienes.
Designa a un auditor gubernamental
para llevar a cabo la comisin
conjuntamente con un delegado de la
Contralora General de Direccin de Bienes del Estado, en el
7 8 das
Cuentas departamento de Guatemala y en el
interior lo realiza el auditor con el
Gobernador Departamental o su
delegado.
Contralora General de
Realizan la verificacin y destruccin de
Cuentas y Direccin de 8 2 da
bienes, dejando constancia en acta.
Bienes del Estado
Contralora General de
9 Emite resolucin de baja contable. 5 das
Cuentas

39
Fuente: Informacin proporcionada por la Direccin de Bienes del Estado.
BAJA DE BIENES MUEBLES DE CONSISTENCIA FERROSA EN MAL ESTADO

OBJETO DEL PROCESO: Recepcin de bienes muebles de metal en mal estado


de las Dependencias del Estado y entidades autnomas y descentralizadas.

BASE LEGAL: Decretos Nos. 103-97 y 57-92, ambos del Congreso de la Repblica
de Guatemala. Acuerdo Gubernativo No. 779-98 y sus modificaciones contenidas en
el Acuerdo Gubernativo No.226-2004.

RESPONSABLE: CONTRALORA GENERAL DE CUENTAS Y DIRECCIN DE


BIENES DEL ESTADO.
REQUISITOS:
a. Solicitud dirigida a la Contralora General de Cuentas avalada por la mxima
autoridad de la institucin.
b. Certificacin de Acta Administrativa en la cual consta el mal estado y detalle de
los bienes objeto de baja.
c. Certificacin del Registro de Inventario, si los bienes estuviesen inventariados.
PROCEDIMIENTO:
RESPONSABLE No. DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO
Recibe expediente de la Contralora
Centro de Atencin
1 General de Cuentas y ste lo traslada a 1 da
al Usuario CAU-
Direccin.
Recibe expediente y lo traslada al Jefe del
Direccin 2 1 da
Departamento.

Jefe de Depto. Conoce y asigna el expediente a la


3 1 da
Bienes Muebles Seccin de Bienes en Trnsito y Subastas.
Coordina con Contralora General, la
Jefe de Depto.
4 programacin para recepcin de material *
Bienes Muebles
ferroso.
Jefe Depto. Bienes
5 Nombra a un analista para recepcin. 1 da
Muebles
Recibe los bienes muebles en mal estado
Delegado/Analista 6 en el predio de la zona 6, por medio de 10 das
acta que suscribir.
Certifica el acta de recepcin, remite
Jefe Depto. Bienes
7 expediente al Despacho de la Direccin de 2 das
Muebles
Bienes del Estado.
Traslada expediente a la Contralora
Direccin 8 General de Cuentas, para se emita la 2 das
resolucin de baja contable.

Fuente: Informacin proporcionada por la Direccin de Bienes del Estado.

40
CAPTULO III
CONTROL INTERNO GUBERNAMENTAL

El Control Interno Gubernamental es evaluado apegndose a la Normas


Generales de Control Interno Gubernamental y a las Normas de Auditora
Gubernamental, las cuales fueron creadas por la Contralora General de
Cuentas como lineamientos para evaluar el Control Interno operante en las
entidades del estado en cuanto al buen funcionamiento de ste.

3.1. Definicin

Es un proceso efectuado por el cuerpo colegiado ms alto (Consejo de


administracin, Directorio, etctera), la gerencia y por el personal de una
entidad, diseado para dar una seguridad razonable del cumplimiento de los
objetivos institucionales, comprendidos en uno o ms de los siguientes grupos:
Efectividad y eficiencia de las operaciones, confiabilidad de la informacin
financiera y administrativa, observancia de las leyes y reglamentos aplicables.
(12:3)

El control interno de una institucin incluye el plan de organizacin, el conjunto


de mtodos as como medidas que se adoptan para asegurar que se logren los
objetivos, funciones y tareas relacionadas con la previsin, el seguimiento y
control de las actividades tanto econmicas como administrativas, la proteccin
y conservacin de los recursos naturales en un ente pblico; medible tanto en lo
relativo a los hechos o acontecimientos propiamente dichos, como en los actos
de los funcionarios que intervienen en la realizacin de las actividades indicadas .
El control interno permite:

a. El uso eficiente de los recursos humanos, materiales y financieros,


asegurando su integridad, custodia as mismo su registro oportuno, con
base en sistemas integrados de administracin y finanzas.

b. Contar con la informacin tanto administrativa como financiera oportuna,


correcta y confiable para la toma de decisiones as como para la rendicin
de cuentas de la gestin de los funcionarios pblicos.

c. Detectar los riesgos de errores e irregularidades como base para


identificar sus causas para promover acciones que elimine las debilidades
de control existentes.

d. Promover un grado razonable de efectividad, eficiencia y economa, en la


administracin y uso de los recursos pblicos.

e. Promover el cumplimiento de las polticas dictadas por la mxima


autoridad, as como las leyes y reglamentos aplicables, para alcanzar las
metas y objetivos programados. (12:3)

3.2. Objetivos

Los objetivos del control interno estn orientados a controlar y mejorar las
operaciones en las distintas etapas de su proceso que se relacionan con:

a. La eficiencia de las operaciones en la captacin as mismo en el uso de


los recursos pblicos.

42
b. La utilidad y conveniencia de los sistemas integrados de administracin y
finanzas, diseados para el control e informacin de los resultados de las
operaciones.

c. La utilidad, oportunidad, confiabilidad y razonabilidad de la informacin


que se genere sobre el manejo, uso y control de los bienes del Estado.

d. Los procedimientos para que toda autoridad, ejecutivo y funcionario,


rindan cuenta oportuna de los resultados de su gestin.

e. La capacidad administrativa para impedir, identificar y comprobar el


manejo inadecuado de los recursos del Estado. (12:3)

3.3. Alcance

El control interno se aplica a toda la institucin y es diseado en for ma


especfica de acuerdo a su naturaleza. Abarca toda la estructura organizacional,
los sistemas integrados generales y especficos, y todas las operaciones de los
entes que conforman el sector pblico, independientemente de dnde stas se
realicen y de quienes intervengan. (12:4)

Para que el control interno funcione adecuadamente es necesario que se


establezca en forma sistemtica en funcin de la naturaleza de la institucin que
se trate, se le dote de la tecnologa y de los elementos, humanos, materiales y
financieros necesarios, as mismo que se oriente a objetivos definidos de
manera que los resultados, como efecto de las acciones, puedan ser evaluados.

43
Al realizar el diseo e implementacin de controles deben planificarse
adecuadamente, si no puede convertirse en un riesgo que genere costos
adicionales, disminuya la eficiencia y efectividad de las operaciones; es
necesario tener presente que el exceso de controles no garantiza que los errores
e irregularidades se eviten, por lo que hay que definir el costo frente al benef icio
de implantarlos, la abundancia de estos, al igual que la insuficiencia de los
mismos, genera serios indicios de ineficiencia operativa, con efectos
perjudiciales para el usuario de los servicios del Estado.

3.4. Tipos de Control Interno

Aunque el control interno es uno solo dentro de las instituciones, ste puede
dividirse de acuerdo a la naturaleza del mismo. El Marco Conceptual de Control
Interno Gubernamental, emitido por la Contralora General de Cuentas, lo
clasifica en:

a. Controles de legalidad

Estos ayudan a que solo se autoricen e inicien operaciones legtimas y


apropiadas.

b. Controles de oportunidad

En estos controles se vela porque las transacciones autorizadas se ejecuten y


se registren oportunamente como fueron autorizadas.

44
c. Controles preventivos

Los controles preventivos ayudan a que se evite la colusin para cometer delitos
contra la administracin pblica.

d. Controles gerenciales

Por medio de stos se evala y mide la eficiencia, efectividad y economa de los


indicadores de gestin en los distintos niveles operacionales, as como el costo
frente al beneficio de los controles.

e. Controles detectivos

Ayudan a que se detecten a tiempo los riesgos de errores e irregularidades en la


ejecucin o registro de las operaciones, y sirvan como base de acciones
correctivas para minimizar el efecto de esos riesgos.

f. Controles prcticos

Estos controles se encargan que slo se diseen e implanten medidas de control


que obedezcan a un anlisis del costo frente al beneficio, evitando la abundancia
de controles pero sin disminuir la calidad de los mismos.

g. Controles funcionales

Su funcin es que las medidas tomadas no debiliten o compliquen los procesos


ya existentes, sino que ms bien, sean complementarios y giles.

45
h. Controles generales

Por medio de stos se estandarizan controles que cubran todos los


departamentos, funciones y personas que se quieren controlar, de acuerdo a las
necesidades.

i. Controles especficos

Son aquellos diseados en el detalle necesario, para cubrir todos los ngulos de
la operacin que se quiere controlar. (12:5)

3.5. Principios del Control Interno

Los principios de control interno son indicadores fundamentales que sirven de


base para el desarrollo de la estructura y procedimientos de control interno en
cada rea de funcionamiento institucional. (12:5)

Los controles internos por su aplicacin, se dividen en tres grandes grupos, que
son:

a. Aplicables a la estructura orgnica.


b. Aplicables a los sistemas contables integrados.
c. Aplicables a la administracin de personal.

3.5.1. Aplicables a la estructura orgnica

En la estructura orgnica es necesario plantar las bases firmes en cuanto al


control interno, realizando actividades como:

46
La separacin de funciones, asegura que un mismo servidor no realice
todas las etapas de una operacin, dentro de un mismo proceso, por lo
que se debe separar la autorizacin, el registro y la custodia dentro de las
operaciones administrativas y financieras, segn sea el caso.

La asignacin de autoridad y responsabilidad, permite fijar con


claridad el campo de accin de cada funcionario y la autoridad especfica
para que pueda actuar dentro del mbito de su competencia.

La realizacin de instrucciones por escrito, garantiza que sean


entendidas y cumplidas, por todos los servidores gubernamentales, las
rdenes y las polticas tanto generales como especficas, dictadas por los
distintos niveles jerrquicos, as como los procedimientos para ponerlos
en funcionamiento, conforme fueron diseados. (12:6)

3.5.2. Aplicables a los sistemas contables integrados

Todos los sistemas sean o no integrados, debe ser diseados tomando en


cuenta que el control es para salvaguardar los recursos del ente pblico.

En este tipo de controles se encuentran:

La aplicacin de pruebas continas de exactitud,


independientemente de que estn incorporadas a los sistemas integrados
o no, permiten que los errores cometidos por otros funcionarios sean
detectados oportunamente, y se tomen medidas para corregirlos.

El uso de numeracin consecutiva, para cada uno de los distintos


formatos diseados para el control y registro de las operaciones, sea o no

47
generados por el propio sistema integrado de administracin financiera,
permite el control suficiente sobre la emisin y uso de los mismos;
adems, sirven de respaldo de la operacin, as como para el
seguimiento de los resultados de las operaciones ejecutadas.

El uso de cuentas de control de los sistemas integrados de


contabilidad, debe ser lo suficientemente amplio para facilitar el control
de los distintos momentos de las operaciones, as como de aquellos datos
que, por sus caractersticas, no formen parte del sistema en s; por
ejemplo: control de activos fijos, responsable de los activos fijos, etc., se
deben disear los registros auxiliares que sean necesarios para controlar
e informar al nivel de detalle que la operacin requiera. (12:6)

3.5.3. Aplicables a la administracin del personal

La administracin del personal requiere de criterios bsicos para fijar


tcnicamente sus responsabilidades, para lo cual se aplicarn los siguientes
principios de control interno:

La seleccin de personal capacitado permite que cada puesto de


trabajo disponga del servidor idneo, seleccionado bajo criterios
tcnicos que se relacionen con su especializacin, el perfil del puesto y su
respectiva jerarqua.

Todo ente pblico deber programar la capacitacin de su personal


en los distintos campos y sistemas integrados que funcionen en su
interior, para fortalecer el conocimiento y garantizar eficiencia en los
servicios que brinda. Los entes pblicos debern coordinar con los entes
rectores del Sistema Integrado de Administracin Financiera y Control

48
(SIAF-SAG), Ministerio de Finanzas Pblicas y la Contralora General de
Cuentas, para la programacin de la capacitacin de su personal, en
forma permanente, as como el seguimiento de la aplicacin de lo
aprendido.

Las vacaciones y rotacin de personal, generan la especializacin de


otros servidores y motiva el descanso anual de aquellos que hacen uso
de este derecho; adems permite el descubrimiento de nuevas ideas de
trabajo y eventuales malos manejos.

Todos los entes pblicos, a travs de las unidades administrativas


respectivas, deben planificar anualmente el uso de vacaciones de todos
los servidores, as como el reemplazo temporal de cada uno de ellos,
para evitar el entorpecimiento de las operaciones.

Promover el uso de cauciones o plizas de seguro contra siniestros,


especialmente en las reas que tienen que ver con el manejo custodia de
valores y bienes del Estado, de tal manera que se eviten prdidas
innecesarias. (12:8)

3.6. Elementos del Control Interno

La estructura de Control Interno Gubernamental es global a toda la estructura de


la entidad, sin embargo, sus elementos son identificables y se relacionan con los
siguientes aspectos:

49
3.6.1. El ambiente de control

El ambiente institucional es uno de los elementos del control interno que,


bsicamente, tiene que ver con la imagen institucional y abarca la estructura del
ente pblico, sus polticas, su planificacin estratgica, el conjunto de
operaciones, el personal, sus recursos y obligaciones, etctera; sus
componentes son los siguientes:

a. Filosofa de control interno

La administracin debe plantear la filosofa de control interno, los valores ticos


de sus servidores, los valores corporativos, las polticas y estrategias para su
desarrollo, implantacin as mismo para su actualizacin permanente.

b. Integridad y valores ticos

Representa a las polticas, criterios y mecanismos que marcan las pautas que
establecen los valores ticos institucionales que regulan la conducta de todo el
personal de la organizacin.

c. Competencia del personal

El personal debe poseer los perfiles y requerimientos acerca de los


conocimientos y habilidades para cumplir adecuadamente sus tareas.

d. Filosofa administrativa y estilo de operacin

Deben existir criterios tcnicos y cientficos que regulen el proceso de las


operaciones.

50
e. Estructura organizacional

La organizacin tiene que ver con una adecuada separacin de funciones de


carcter incompatible, tomando en cuenta los objetivos institucionales y de
servicio que sta brinda en el sector al que pertenece.

f. Funcionamiento de la alta direccin

La alta direccin debe de velar en las decisiones y conduccin de las


operaciones, es fundamental, as como la creacin de comits que ejecuten
control en reas especficas, dentro del proceso tanto administrativo como
operacional.

g. Mtodos para fijar funciones y autoridad

Las polticas y estrategias permiten definir los mtodos que faciliten la


asignacin de responsabilidades especficas y el establecimiento de la autoridad
requerida para la ejecucin de las actividades de cada servidor, stas polticas y
procedimientos, deben establecerse en un manual de organizacin y funciones.

h. Mtodo de control gerencial

Es indispensable definir tanto la responsabilidad como la autoridad de quienes


utilicen las distintas herramientas gerenciales para que realicen la supervisin de
la ejecucin de las operaciones, as como para la evaluacin del control interno,
las operaciones y sus resultados.

51
i. Influencias externas

Los mecanismos de informacin gerencial deben proveer de los datos


necesarios sobre eventos producidos por los cambios que se relacionan con la
legislacin, crecimiento institucional, leyes gubernamentales, normas
internacionales, etc., que afecten las operaciones y la prctica del ente pblico, y
que deben ser incorporados a los sistemas integrados y procedimientos, para
garantizar la actualizacin permanente. (12:9)

3.6.2. Evaluacin de riesgos

La evaluacin de riesgos involucra identificar y analizar los riesgos relevantes,


como base para determinar la forma cmo tales riesgos deben ser manejados;
dicha evaluacin es responsabilidad de todos los niveles que estn involucrados
en el logro de objetivos y metas operacionales.

Para evaluar los riesgos es necesario establecer los siguientes aspectos:

a. Objetivos de control

Estos representan la orientacin bsica de todos los recursos y esfuerzos;


proporcionan una base slida para un control interno efectivo, los objetivos de
control abarcan los siguientes campos:

Objetivos de operacin.
Objetivos de informacin financiera, y
Objetivos de cumplimiento de la legislacin.

52
b. Evaluacin de riesgos

Es necesario implantar un adecuado sistema de evaluacin de riesgos que


permita identificar, analizar, y manejar los tipos de riesgos, forman parte de un
buen ambiente y estructura de control interno.

c. Manejo de cambios

Es importante identificar los cambios que pueden influir en la efectividad de los


controles internos, debido a que ciertos controles, diseados bajo ciertas
condiciones, pueden no funcionar favorablemente en otras. (12:11)

3.6.3. Los sistemas integrados contables y de informacin

La integracin de los sistemas tanto contables como de informacin es de


mucha importancia en el control interno, debido a que integran informacin de
otros subsistemas, y, a travs de stos, se pueden integrar, procesar, resumir,
consolidar e informar de las operaciones tanto financieras como patrimoniales,
as como para realizar evaluaciones especficas. (12:11)

Sus componentes pueden ser:

a. Polticas Contables

stas deben reflejar con claridad, cuando se reconocen los ingresos y egresos,
as como los compromisos del ente pblico, con relacin a los presupuestos
asignados, tomando como base los criterios desarrollados en el Sistema
Integrado de Administracin Financiera.

53
b. Aplicacin de principios contables

El proceso de las operaciones debe contemplar los principios, normas de


contabilidad, as como los procedimientos que los organismos rectores del
SIAF-SAG, han desarrollado para el sector pblico, y aquellos de origen
internacional que sean aplicables a cada ente pblico, segn sus necesidades.

c. Adecuacin a las leyes

El proceso de realizar las operaciones debe estar enmarcado en la legislacin


general para el sector pblico y aquella que particularmente rige a la institucin,
adems de aquellas que norman el Sistema Integrado de Administracin
Financiera.

d. Registros contables

El registro contable de las operaciones debe responder a las necesidades de


control e informacin dentro del contexto institucional y los distintos niveles de
consolidacin sectorial y nacional, bajo los criterios tcnicos del Sistema
Integrado de Administracin Financiera.

e. Informacin peridica

La produccin de informacin tanto interna como externa debe ser oportuna y


guardar relacin con las necesidades de los diferentes niveles ejecutivos, su
campo de accin y la autoridad asignada, as como para el control y agregacin,
integracin y consolidacin que realicen otros organismos.

54
f. Comunicacin

Deben existir canales de informacin internos como externos los cuales deben
informar de los aspectos relevantes a todos los niveles necesarios para apoyar
la toma de decisiones oportunas y confiables, y la evaluacin de la gestin en
todos los niveles institucionales, sectoriales y nacionales. (12:11)

3.6.4. Las actividades de control

Es otro elemento del control interno, que garantiza que las operaciones se
controlen e informen con base en las necesidades generales y especficas que
se desprenden del contexto del ente pblico y sus sistemas integrados de
administracin y finanzas. (12:13)

Las actividades de control involucran los siguientes aspectos:

a. Necesidad de controlar

Los datos producidos en las diferentes etapas del proceso, debe documentar
adecuadamente el ingreso o egreso de los recursos del Estado.

b. Necesidad de informar

Est basada en las necesidades que tienen los distintos sectores o niveles
jerrquicos tanto de informar as como de tomar decisiones oportunas con la
informacin proporcionada.

55
c. Sistema integrados de informacin

Todos los sistemas que se utilizan en el ente pblico se encuentran


entrelazados, por lo que la informacin debe de ser oportuna y relevante.

d. Necesidad de integrar, descentralizar o desconcentrar

En medida de las necesidades y realidades institucionales en cada ente pblico,


se debe procurar que se integren actividades, informacin, procesos, etc. a la
vez que se descentralizan procesos, funciones, controles, autoridad, etc. Se
deben desconcentrar informes, supervisin, control, especialmente la autoridad.

e. Fijacin de lmites de actuacin

En las grandes actividades operativas de una institucin, deben quedar bien


establecidas para que se pueda especificar los lmites de actuacin en lo que se
refiere a la autorizacin, al registro y a la custodia de los bienes.

f. Apoyo a la toma de decisiones

Todo esfuerzo de control e informacin, deben constituirse en un respaldo para


el ejecutivo en las decisiones que ste tome, y en el proceso de rendicin de
cuentas establecido para todos los niveles.

g. Generar historia operacional

Los criterios de conservacin de la documentacin, deben formar parte de las


medidas de control interno, de manera de documentar todas las transacciones
realizadas. (12:13)

56
3.6.5. Supervisin y seguimiento del ambiente y estructura de control

La gerencia es la responsable de realizar la supervisin y evaluacin


sistemtica de los componentes y elementos que forman parte del ambiente y
estructura de control interno, la evaluacin debe conducir a la identificacin de
los controles dbiles, insuficientes o necesarios, para promover el apoyo de la
gerencia para su reforzamiento y actualizacin. (12:14)

a. Actividades de supervisin

Las actividades de supervisin permiten observar si, efectivamente, los


objetivos de control se estn cumpliendo y si los riesgos se estn controlando
efectivamente.

b. Evaluaciones independientes

Las evaluaciones deben de realizarse tanto por personal interno como por
personal externo independiente a manera de tener una claridad de la forma en
que los controles se encuentran funcionando.

c. Informe de deficiencias

El resultado de las evaluaciones debe ser dirigido, a quienes posean la autoridad


sobre las operaciones, esto con el fin de que tomen las decisiones para mejorar
las debilidades de control interno.(12:15)

57
3.7. Normas Generales de Control Interno Gubernamental

Las Normas Generales de Control Interno Gubernamental son el elemento


bsico que fija los criterios tcnicos y metodolgicos para disear, desarrollar e
implementar los procedimientos para el control, registro, direccin, ejecucin e
informacin de las operaciones financieras, tcnicas y administrativas del sector
pblico. (14:2)

Estas normas constituyen un medio tcnico para fortalecer as mismo


estandarizar la estructura y ambiente de control institucional, stas son de
carcter obligatorio para todos los entes pblicos.

Entre las Normas Generales de Control Interno Gubernamental tenemos:

1. Normas de Aplicacin General.


2. Normas Aplicables a los Sistemas de Administracin General.
3. Normas Aplicables a la Administracin de Personal.
4. Normas Aplicables al Sistema de Contabilidad Integrada Gubernamental.

3.7.1. Normas de Aplicacin General

Estas normas se refieren a los criterios tcnicos y metodolgicos aplicables a


cualquier institucin sujeta a la fiscalizacin de la Contralora General de
Cuentas, independientemente de su magnitud y de los sistemas en
funcionamiento.

Las normas de aplicacin general se refieren a: filosofa de control interno,


estructura de control interno, rectora del control interno, funcionamiento de los

58
sistemas, separacin de funciones, tipos de controles, evaluacin del control
interno y archivos.

a. La filosofa de control interno

Debe nacer de de la misin y visin institucionales, as como de los estndares


o valores corporativos, que rigen el ambiente de control interno y el
comportamiento de los funcionarios y de los servidores pblicos.

Cada entidad debe establecer por escrito la filosofa de control interno, y la


estrategia para su desarrollo, implementacin, seguimiento y actualizacin.

b. Estructura de control interno

El diseo e implementacin de una estructura efectiva de control interno, es


responsabilidad de la mxima autoridad de cada entidad pblica.

c. Rectora de control interno

La Contralora General de Cuentas es el rgano rector del control


gubernamental y responsable de establecer las Normas Generales de Control
Interno las cuales son de observancia obligatoria para cada entidad pblica.

d. Funcionamiento de los sistemas

Emitir los reglamentos o normas especficas que regirn el funcionamiento de


los sistemas operativos, de administracin y finanzas es responsabilidad de la
mxima autoridad de cada entidad.

59
e. Separacin de funciones

La mxima autoridad de la entidad es la encargada de velar por la separacin de


funciones de manera que se garantice independencia entre los procesos de:
autorizacin, ejecucin, registro, recepcin, custodia de valores y bienes y el
control de las operaciones.

f. Evaluacin de control interno

Las entidades cuentan con una Unidad de Auditora Interna la cual evala el
ambiente y estructura del control interno de manera continua, y la Contralora
General de Cuentas a su vez evaluar a sta unidad.

Las autoridades superiores de la entidad son las responsables de velar porque


las Unidades de Auditora Interna se fortalezcan tcnica y operacionalmente,
para darle sostenibilidad a la funcin de control, procurando que las Unidades de
Auditora Interna cuenten con los recursos financieros, humanos, materiales y
tecnolgicos, para llevar a cabo su gestin. (14:2)

3.7.2. Normas aplicables a los Sistemas de Administracin General

Se refieren a los criterios tcnicos y metodolgicos aplicables a cualquier


institucin, para que los sistemas de administracin se definan y ajusten en
funcin de los objetivos institucionales, de tal manera que se evite la duplicidad
de funciones y atribuciones mediante la adecuacin y fusin o supresin de
unidades administrativas, para alcanzar eficiencia, efectividad y economa en las
operaciones. (14:6)

60
Los sistemas de administracin general se fundamentan en los conceptos de
centralizacin normativa y descentralizacin operativa, para lo cual la definicin
de las polticas, las normas y procedimientos, se centralizar en la alta direccin
de cada entidad pblica, mientras que la toma de decisiones de la gestin se
realizar lo ms cerca posible de donde se realizan los procesos de produccin
de bienes y servicios.

3.7.3. Normas Aplicables a la Administracin del Personal

Se refieren a los criterios legales, tcnicos y metodolgicos aplicables a


cualquier institucin pblica, para que el sistema de administracin de personal
se defina y ajuste en funcin de los objetivos institucionales, para alcanzar
eficiencia, efectividad, economa y equidad en las operaciones. (14:11)

3.7.4. Normas Aplicables al Sistema de Contabilidad Integrada


Gubernamental

El rgano encargado de emitir las polticas y la normativa para el registro


contable de todas las operaciones que realicen los entes del Sector Pblico No
Financiero, es el Ministerio de Finanzas Pblicas por medio de la Direccin de
Contabilidad del Estado.

3.8. Mtodos para evaluar el Sistema de Control Interno

Para realizar una correcta evaluacin del control interno existen mtodos, estos
ayudan a interpretar lo resultados obtenidos de las pruebas realizadas, las
cuales tienen como finalidad verificar si se aplican las polticas y procedimientos
establecidos por la administracin de la entidad, para salvaguardar sus activos y

61
para desarrollar sus operaciones con eficiencia, por lo que la evaluacin del
control interno, puede ser desarrollada por los siguientes mtodos:

a. Mtodo descriptivo

Este mtodo es conocido tambin como narrativo, es posiblemente el mtodo


ms sencillo para evaluar el control interno, porque permite redactarlo de
acuerdo a las necesidades de cada institucin.

Este medio de evaluacin, consiste en explicar por escrito los procedimientos


que se llevan a cabo en las operaciones que sern sometidas a revisin. (15:4)

A continuacin un ejemplo de una narrativa que corresponde al rea de


almacn:

P.T. CI 1
FEDERACIN NACIONAL DE AJEDREZ H.P. H.O. FECHA:07-01-2013
UNIDAD DE AUDITORA INTERNA
R.P. O.R. FECHA: 08-01-2013

EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO


NARRATIVA

ENTIDAD: Federacin Nacional de Ajedrez


TIPO DE AUDITORA: Gubernamental
REA: Activos Fijos
PERODO A EXAMINAR: Del 1 de enero al 31 de diciembre del 2012

Se entrevist al seor Ronaldo Lpez, Contador General de la Federacin Nacional de


Ajedrz, quin nos manifest que en relacin al rea de almacn el control de ingresos y
salidas se realiza por medio de tarjetas krdex, adems de este control realiza inventarios
en forma semanal para verificar existencias y asi determinar que el krdex sea correcto.

Fuente: Elaboracin propia.

62
En el caso anterior el auditor puede comparar las narraciones del personal con
las pruebas aplicadas posteriormente con la finalidad de corroborar la
informacin proporcionada en la entrevista.

b. Mtodo de Cuestionario

Este mtodo El cuestionario de control interno es un listado de preguntas


lgicamente ordenadas y clasificadas, relacionadas con un hecho general o
particular a evaluar que tiende a determinar la situacin real del mismo. (15:3)

La utilizacin de cuestionarios debe de manejarse con mucho cuidado, por los


siguientes factores:

a. Las personas pueden oponerse a responder cuestionarios largos,


tediosos y que les hacen perder tiempo.

b. Es difcil disear cuestionarios que garanticen la obtencin, en forma


certera, de la informacin requerida.

c. Es relativamente lento.

Para solucionar los problemas anteriores en el caso de evaluacin de control


interno se realizan cuestionarios con respuesta cerradas, en el cual, la persona
solo debe responder con un S o un No y se marca con una X en la casilla de
acuerdo a su respuesta, a continuacin un ejemplo de cuestionario de control
interno en el rea de activos fijos:

63
FEDERACIN NACIONAL DE AJEDREZ P.T. CI 1
H.P. H.O. FECHA:07-01-2013
UNIDAD DE AUDITORA INTERNA
R.P. V.R. FECHA: 08-01-2013

EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO


CUESTIONARIO

ENTIDAD: Federacin Nacional de Ajedrez


TIPO DE AUDITORA: Gubernamental
REA: Activos Fijos
PERODO A EXAMINAR: Del 1 de enero al 31 de diciembre del 2012

Respuestas
No. Pregunta Comentarios
SI No N/A
Se encuentran actualizadas las
1 x
tarjetas de responsabilidad?
Se registran en tarjetas de
2 responsabilidad diferentes los activos x
fijos y los fungibles de la entidad?
Los activos fijos se encuentran a
cargo de las persona que realmente
3 x
los necesitan para realizar su
trabajo?

Fuente: Elaboracin propia.

El uso del cuestionario es recomendable cuando se necesita obtener poca


informacin de gran cantidad de personas.

c. Mtodo de Flujograma

Este mtodo tambin es llamado Diagrama de Flujo, y es Este medio de


evaluacin, consiste en la esquematizacin de la organizacin, operacin,
proceso u otro tipo de control y registro a evaluar, proporciona una imagen de
las operaciones mostrando su naturaleza, secuencia de los procesos, divisin de
responsabilidades, fuentes y distribucin de documentos, tipos y situacin de los
registros y archivos. (15:4)

64
Los diagramas de flujo proporcionan una descripcin detallada de cada uno de
los actos que realizan en una fase determinada del trabajo, hasta que es
terminado en un punto.

Para la aplicacin de este mtodo se ha desarrollado una serie de smbolos


reconocidos mundialmente y que representan grficamente actividades tanto
dentro de los procesos productivos como operativos de oficina.

A continuacin la simbologa para la confeccin de diagramas de flujo adoptados


por el Instituto Americano de Normas Nacionales (ANSI):

65
Simbologa para la confeccin de diagramas de flujo adoptados por el
Instituto Americano de Normas Nacionales (ANSI)

A continuacin el proceso en la realizacin de la actividad de compra.

66
P.T. CI 1
FEDERACIN NACIONAL DE AJEDREZ H.P. H.O. FECHA:07-01-2013
UNIDAD DE AUDITORA INTERNA
R.P. O.R. FECHA: 08-01-2013

EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO


NARRATIVA

ENTIDAD: Federacin Nacional de Ajedrez


TIPO DE AUDITORA: Gubernamental
REA: Activos Fijos
PERODO A EXAMINAR: Del 1 de enero al 31 de diciembre del 2012

No. Descripcin Responsable Bodega Gerencia

Preparar un listado de I
1 Bodeguero n
los productos agotados
Se solicita el detalle de i
2 Gerente
productos agotados c
Se cotizan productos en i
3 Dependiente
dos o tres proveedores o
Se traslada detalle de
4 productos agotados y Dependiente
cotizaciones recibidas
Se analizan precios y
5 Gerente
plazos de cotizaciones
Son adecuados los
6 Gerente
precios y plazos?
Se elige el proveedor
7 Gerente

8 Se realiza el pedido
Gerente

Fuente: Elaboracin propia. F


i
67
n
3.9. Normas de Auditora Gubernamental

Son el elemento bsico que fija las pautas tcnicas y metodolgicas de la


auditora gubernamental, porque ayudan a desarrollar adecuadamente un
proceso de auditora con las caractersticas tcnicas actualizadas y el nivel de
calidad requerido por los avances de la profesin. (13:3)

Las Normas de Auditora Gubernamental constituyen un medio tcnico para


fortalecer as mismo estandarizar el ejercicio profesional del auditor
gubernamental permitiendo la evaluacin del desarrollo y resultado de su
trabajo.

Son de cumplimiento obligatorio por parte de todos los auditores que ejecuten
auditoras de carcter interno y externo en todas las entidades del sector pblico
guatemalteco; asimismo, son de observancia general para las firmas privadas de
auditora, profesionales y especialistas de otras disciplinas que participen en el
proceso de la auditora gubernamental.(13:3)

3.9.1. Objetivos de las Normas de Auditora Gubernamental

a. Uniformar los criterios tcnicos y metodologas de trabajo para cada tipo


de auditora.

b. Orientar y fortalecer el ejercicio profesional de la auditora del Sector


Pblico no Financiero, en las instituciones del sector pblico.

c. Facilitar la supervisin de la metodologa del trabajo de auditora y sus


resultados, y definir el grado de responsabilidad de los auditores

68
gubernamentales en los diferentes niveles del proceso de control del
sector Pblico no Financiero.

d. Facilitar la evaluacin de la eficacia, eficiencia y economa de la


administracin ejercida en el control del Sector Pblico no Financiero.

e. Promover el desarrollo de la auditora en el mbito nacional. (11:14)

3.9.2. Caractersticas de las Normas de Auditora Gubernamental

a. Sirven de gua en el desarrollo de procedimientos de control del Sector


Pblico no Financiero y como parmetros para ponderar su eficiencia.

b. Su aplicacin es indispensable para garantizar un ambiente tcnico de


trabajo que ofrezca resultados que beneficien y mejoren el control interno
institucional.

c. Su actualizacin y mantenimiento obedecen al avance de la profesin, de


la tecnologa, y el ambiente de modernizacin del sector pblico. (11:15)

Las normas de auditora para el sector gubernamental se clasifican en:

1. Normas Personales.
2. Normas para la Planificacin de la Auditora Gubernamental.
3. Normas para la Ejecucin de la Auditora Gubernamental.
4. Normas para la Comunicacin de Resultados.
5. Normas para el Aseguramiento de Calidad.

69
3.9.3. Normas Personales

Estas normas se refieren a los requisitos tcnicos, personales y profesionales


que debe reunir el auditor del sector gubernamental.

Las normas personales son:

a. Capacidad Tcnica y Profesional.


b. Independencia.
c. Cuidado y Esmero Profesional.
d. Confidencialidad y Objetividad.

3.9.4. Normas para la Planificacin de la Auditora Gubernamental

La planificacin consiste en desarrollar una estrategia de auditora, que permita


adoptar decisiones apropiadas acerca de la naturaleza, oportunidad y alcance
del trabajo de auditora gubernamental, as como identificar lo que se debe
hacer, por quin y cundo. (13:5)

Las normas para el proceso de planificacin de la auditora se dividen en:

a. Plan Anual de Auditora Gubernamental, y


b. Planificacin Especfica de la Auditora.

3.9.5. Normas para la Ejecucin de la Auditora Gubernamental

El propsito de estas normas es orientar la ejecucin de la auditora con base


en la planificacin especfica, a travs de la aplicacin adecuada de tcnicas y

70
procedimientos que permitan obtener evidencia, suficiente, competente y
pertinente, para cumplir con los objetivos de cada auditora. (13:8)

Las normas para la ejecucin de la auditora se dividen en:

a. Estudio y Evaluacin del Control Interno.


b. Evaluacin del Cumplimiento de Disposiciones Legales y Reglamentarias.
c. Actualizacin del Archivo Permanente.
d. Supervisin del Trabajo de Auditora.
e. Obtencin de Evidencia Comprobatoria.
f. Elaboracin de Papeles de Trabajo.
g. Propiedad y Archivo de los Papeles de Trabajo.
h. Corroboracin de Posibles Hallazgos y Recomendaciones.
i. Comunicacin Acciones Legales y Administrativas ante la Identificacin
de Hallazgos, y
j. Solicitud de Carta de Representacin.

3.9.6. Normas para la Comunicacin de Resultados

Establecen los criterios tcnicos del contenido, elaboracin y presentacin del


informe de auditora del sector gubernamental, asegurando la uniformidad de su
estructura, as como la exposicin clara y precisa de los resultados. (13:13)

Estas normas rigen las siguientes caractersticas de los informes:

a. Forma escrita.
b. Contenido.
c. Discusin.
d. Oportunidad en la entrega del informe.

71
e. Aprobacin, y
f. Presentacin y seguimiento del cumplimiento de las recomendaciones.

3.9.7. Normas para el Aseguramiento de la Calidad

Estas normas aseguran que todos los productos o servicios que brinda la
Contralora General de Cuentas, y las Unidades de Auditora Interna del sector
Gubernamental, hayan sido sometidos a un proceso de control de calidad en
todas sus etapas. (13:16)

Las normas para el aseguramiento de la calidad se dividen en:

a. Polticas de Calidad.
b. Mejoramiento Continuo.
c. Conciencia de Calidad, y
d. Apoyo Externo a la Calidad.

3.10. Auditora Interna Gubernamental

3.10.1. Definicin de Auditora Interna

Auditora interna es una actividad independiente y objetiva, de aseguramiento y


consulta, concebida para agregar valor y mejorar la operaciones de una
organizacin. (11:3)

Esta actividad ayuda a una organizacin a cumplir sus objetivos, aportando un


enfoque sistemtico y disciplinado para evaluar y mejorar la efectividad de los
procesos de gestin de riesgo, control y direccin. (11:3)

72
3.10.2. Proceso de Auditora en el Sector Gubernamental

a. Planificacin

Las auditoras realizadas por las Unidades de Auditora Interna -UDAI- de las
entidades deben ser planeadas oportunamente, stas deben ser planificadas
con forme el proceso establecido en las Normas de Auditora para el Sector
Gubernamental.

En la planificacin debe incluirse preliminarmente la familiarizacin general de la


organizacin, y su campo de accin, ubicacin geogrfica y sectorial,
informacin disponible sobre las operaciones, etc., relacionada con el ente
pblico a examinar.

b. Ejecucin del Trabajo

Consiste en la aplicacin de la planificacin especfica de programas de


auditora y cronogramas, que permitan la recopilacin suficiente, competente y
pertinente de la informacin.

c. Comunicacin de Resultados

En esta fase se presentan las recomendaciones de cambio o mejoras en la


organizacin, la administracin, las operaciones, etc., como producto de la
auditora.

Esta es la ltima etapa de la auditora y se inicia con la elaboracin del borrador


del informe, su discusin, aceptacin, control de calidad y la presentacin final

73
del mismo, para que el auditado ponga en prctica las recomendaciones para
corregir las debilidades detectadas. (11:12)

d. Control de Calidad

Es el proceso que garantiza que un trabajo especfico, se desarrolle bajo


lineamientos y estndares preestablecidos, que llevan a la consecucin de los
objetivos y resultados planificados.

e. Seguimiento de Recomendaciones

Cuando se desarrolla el Plan Anual de Auditora y durante el proceso de una


nueva auditora, se debe efectuar el seguimiento de la aplicacin de las
recomendaciones en el ente auditado, con base en los procedimientos
especficos.

3.11. Control de Inventarios en las Instituciones Gubernamentales

El control de inventarios de las entidades gubernamentales lo ejerce la Direccin


de Contabilidad del Estado.

3.11.1. Libro de Inventarios

Todas las oficinas pblicas debern llevar un libro autorizado, ya sea


empastado o en hojas movibles, para el registro del inventario a su cargo. (10:2)

74
Este libro se debe estar autorizado por:

a. Por Contralora de Cuentas

Los de todas las oficinas pblicas del departamento de Guatemala, los de las
intendencias departamentales, administraciones de rentas y/o aduanas, y
entidades del departamento de Guatemala, sujetas a fiscalizacin por parte de la
Contralora de Cuentas.

b. Por las Intendencias departamentales

Los de las dems oficinas pblicas, sociedades o asociaciones y comits


departamentales sujetos a fiscalizacin de la Contralora de Cuentas, a
excepcin de los mencionados en el literal anterior.

3.11.2. Tarjetas de Responsabilidad

Es un instrumento de control que permite determinar en cualquier momento los


tiles a cargo de cada empleado. (10:12)

En estas tarjetas se registran en forma detallada los bienes que posea cada
empleado, debe realizarse una separacin de las mismas en tarjeta de
responsabilidad para bienes fijos y fungibles.

Ejemplo de una tarjeta de responsabilidad:

75
FEDERACIN NACIONALDE AJEDREZ
10. Av. "A" 25-01, Zona 5
FENAG TARJETA DE RESPONSABILIDAD
Tarjeta de
Responsabilidad No. 15
Nombre del Responsable: Melvin Larios
Cargo que ocupa: Auxiliar de Contabilidad
Departamento y/o Seccin: Contabilidad
Dependencia: Federacin Nacional de Ajedrez

Descripcin del Bien o No. de


Ingreso. Proveedor Factura No. Cargo Abono Saldo
Artculo Inventario
Equipo de computacin
29 5 2008 Compuclub, S.A. 545 1 1.8-125-01 Q4,780.70 Q4,780.80
tipo clon.
Escritorio de metal con
29 5 2008 El Mueble Feliz,S.A. 434 2 frmica de tres gavetas 1.8-127-01 Q1,100.00 Q5,880.80
color negro.
Silla fija de tela color
29 5 2008 El Mueble Feliz,S.A. 656 3 1.8-176-01 Q325.00 Q6,205.80
negro.
Archivo de tres gavetas
29 5 2008 El Mueble Feliz,S.A. 623 4 1.8-104-01 Q1,000.00 Q7,205.80
color negro.

29 5 2008 El Mueble Feliz,S.A. 345 5 Sillas fijas de tela 1.8-176-01 Q552.00 Q7,757.80

Presidente Contador General Empleado

Fuente: Federacin Nacional de Ajedrez.

3.11.3. Codificacin de bienes

Para mayor facilidad en su identificacin, todos los objetos se numerarn


correlativamente, consignados tales nmeros en inventarios y tarjetas. (10:12)

La codificacin permite identificar a que departamento o seccin corresponde


cada bien, as mismo facilita el control de la ubicacin de los mismos.

76
3.11.4. Presentacin de informacin anual

La Direccin de Contabilidad del Estado mantiene el propsito de que al cierre


de operaciones contables de cada ejercicio fiscal, se presente un inventario
completo de los bienes muebles e inmuebles del Estado. (10:1)

La informacin debe ser enviada directamente a la Direccin de Contabilidad del


Estado durante el mes de enero de cada ao, debe incluir una copia certificada
del inventario de bienes muebles y otra de bienes inmuebles.

La informacin enviada debe de contener las altas, bajas y traslados de bienes


que se realizaron en el perodo.

77
CAPTULO IV
CONTROL INTERNO EN EL REA DE ACTIVOS FIJOS DE UNA
FEDERACIN DEPORTIVA NACIONAL (CASO PRCTICO)

4.1. INTRODUCCIN AL CASO PRCTICO

La evaluacin del control interno en el rea de activos fijos se llevar a cabo en


la Federacin Nacional de Ajedrez de Guatemala, en el perodo comprendido del
1 de enero al 31 de diciembre de 2012.

La evaluacin se har desde el punto de vista de la auditora gubernamental,


basndose en las normas establecidas por la Contralora General de Cuentas,
as como las dems regulaciones aplicables a la entidad.

La evaluacin del control interno en la administracin de los activos fijos es de


suma importancia en una entidad gubernamental y tiene como objetivo
fundamental tener cierto grado de certeza sobre la salvaguarda, eficiencia
operativa e informacin financiera razonable y oportuna de los activos, y si es
acorde a las polticas administrativas para las que los activos fueron adquiridos.

El objetivo de este captulo es aplicar la teora expuesta en los captulos


anteriores haciendo uso de los mtodos de evaluacin de cuestionarios y
narrativas, a las herramientas de control interno utilizadas por estas entidades
para la conservacin, custodia, registro y proteccin de los activos parte del
patrimonio del Estado.

El caso prctico inicia con el nombramiento del auditor para la realizacin del
trabajo:
AUDITORA INTERNA
NOMBRAMIENTO DE AUDITORA INTERNA
UDAI-001-2013JT

Guatemala, 02 de enero de 2013


Licenciado
Hilmar Ral de Jess Osorio Alvizures
Auditor de la Unidad de Auditora Interna
Presente

Licenciado Osorio:

Esta Unidad de Auditora Interna lo designa, para que realice la evaluacin de


control interno en el rea de activos fijos de la Federacin Nacional de Ajedrez
en el perodo comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre de 2012.

En el desarrollo de la actividad asignada deber observar las Normas de


Auditora Interna y Normas Generales del Control Interno del Sector
Gubernamental aplicables a las circunstancias, as mismo comprobar el
cumplimiento Leyes, Reglamentos y dems regulaciones aplicables.

Los resultados de su actuacin los har constar en papeles de trabajo, actas y/o
informes que suscriba, dictando las medidas de orden tcnico, contable y legal.

Para el efecto, deber rendir sus informes oportunamente a esta Unidad de


Auditora Interna.
Atentamente,
Lic. Oscar Ramrez
Director de la Unidad de Auditora Interna
CONFEDERACIN DEPORTIVA AUTNOMA DE GUATEMALA

79
A continuacin se presenta una breve descripcin de lo que se realizar en el caso
prctico:

4.2. ETAPA DE PLANIFICACIN DE LA EVALUACIN DEL CONTROL


INTERNO EN EL REA DE ACTIVOS FIJOS DE LA FEDERACIN
NACIONAL DE AJEDREZ

A continuacin se exponen los pasos a realizar para la consecucin de este tipo


de evaluacin:

4.2.1. Planificacin Especfica a la Federacin Nacional de Ajedrez de


Guatemala

En esta fase se planifica la vista preliminar para familiarizarse y conocer la


entidad, as como el personal clave del rea a evaluar.

a. Familiarizacin con la Federacin Nacional de Ajedrez de Guatemala

El auditor procede a efectuar revisin del archivo permanente para conocer la


organizacin, control interno, leyes, normas y reglamentos aplicables y que
estn vigentes para el perodo a examinar.

Para familiarizarse con la estructura orgnica de la Federacin Nacional de


Ajedrez se proporciona el organigrama de sta con la relacin de la Unidad de
Auditora Interna:

80
ORGANIGRAMA ACTUAL DE LA CONFEDERACIN DEPORTIVA
AUTNOMA DE GUATEMALA (CDAG)

ASAMBLEA GENERAL

Fiscalizacin
Tribunal de
COMIT EJECUTIVO Administrativo
Honor
Contable

Unidad de
Auditora Interna

Gerencia

Asesora
Jurdica

Subgerencia Subgerencia de
Administrativa Administracin
Financiera Deportiva

Fuente: Oficina Nacional de Servicio Civil, Guatemala, abril del 2010

ORGANIGRAMA ACTUAL DE LA FEDERACIN NACIONAL DE AJEDREZ


DE GUATEMALA (FENAG)
ASAMBLEA GENERAL

Comisin
rgano
COMIT EJECUTIVO Tcnico
Diciplinario
Deportiva

Gerencia

Coordinacin de
Contabilidad Direccin Tcnica Asociaciones y
Divulgacin

Fuente: Organigrama proporcionado por el departamento Contabilidad de la


Federacin Nacional de Ajedrez.

81
b. Establecimiento de Criterios Tcnicos (Memorando de
Planificacin) y elaboracin del Cronograma de Trabajo

La auditora da inicio con la presentacin del Memorando de Planificacin, el


cual est estructurado de la siguiente manera:

Cartula
Contenido
Antecedentes
Legislacin y dems normas y regulaciones aplicables
Auditabilidad de la entidad
Identificacin de posibles reas crticas
Objetivos de la auditora
Alcance
Criterios para la seleccin de la muestra
Informe de control interno que se presentar
Cronograma de actividades
Recursos

c. Evaluacin Preliminar del Ambiente de Control del rea de activos


fijos de la Federacin Nacional de Ajedrez

Como resultado de la visita preliminar y para establecer el grado de eficiencia y


eficacia en la salvaguarda de los activos fijos de la Federacin, as como de los
procesos operacionales, se deber realizar la evaluacin preliminar del control
interno para lo cual el auditor cuenta con una gama de papeles de trabajo,
debiendo utilizar los que satisfagan y soporten plenamente su trabajo.

82
4.3. Etapa de Ejecucin del Trabajo en la Federacin Nacional de
Ajedrez de Guatemala

Antes de continuar es necesario indicar que ciertos datos del caso prctico son
ficticios, debido al respeto del principio de confidencialidad hacia la entidad as
mismo por efectos didcticos.

En esta etapa se da inicio con el trabajo de evaluacin, para lo cual el auditor


utiliza los siguientes papeles de trabajo:

83
UNIDAD DE AUDITORA INTERNA

MEMORNDUM DE PLANIFICACIN

FEDERACIN NACIONAL DE AJEDREZ

AUDITORA DE CONTROL INTERNO AL AREA DE ACTIVOS FIJOS

PERODO

DEL 1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2012

GUATEMALA, ENERO, 2013

84
CONTENIDO

Pgina

1. Antecedentes 86

2. Leyes, Normas, Reglamentos y Otros Aspectos Legales


Aplicables... 86

3. Condiciones para auditar la Entidad.. 87

4. Identificacin de Factores de riesgos 87

5. Objetivos. 88

6. Alcance 89

7. Criterios para la seleccin de la muestra.. 89

8. Cronograma de Actividades 90

9. Informe de Control Interno que se presentar. 91

85
1. ANTECEDENTES

1.1. Federacin Nacional de Ajedrez

Tiene por finalidad formar ajedrecistas profesionales de diferentes edades y


departamentos; a travs de un proceso sistemtico de manera que sean
competitivos a nivel nacional e internacional; La Federacin Nacional de Ajedr ez
es la mxima autoridad en su rama deportiva a nivel nacional, as mismo, como
parte del sistema federado percibe fondos de origen estatal para su
funcionamiento.

1.2. rea de Activos Fijos

El encargado de sta rea es el responsable del registro y control de los activos


fijos que son propiedad de la institucin.

2. LEYES, NORMAS, REGLAMENTOS Y OTROS ASPECTOS LEGALES


APLICABLES

2.1. Ley de Contrataciones del Estado.


2.2. Reglamento Orgnico Interno y dems disposiciones internas.
2.3. Normas Generales de Control Interno Gubernamental.
2.4. Normas de Auditora para el sector Gubernamental.
2.5. Ley Orgnica del Presupuesto.
2.6. Circular 3-57 de la Contralora General de Cuentas.
2.7. Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Pblico.
2.8. Reglamento de Inventarios de los Bienes Muebles de la Administracin
Pblica, Acuerdo Gubernativo 217- 94.

86
3. Condiciones para auditar el rea de activos fijos

Todas las operaciones realizadas en el rea de activos fijos se encuentran


debidamente documentadas, existen archivos fsicos como el libro de inventarios
y notificaciones realizadas al Ministerio de Finanzas Pblicas, as mismo existen
archivos auxiliares para el registro y control de los activos fijos.

4. Identificacin de Factores de Riesgo

4.1. Factor de Riesgo

El conocimiento que se tiene de la entidad permite identificar las siguientes


condiciones:

4.1.1. Riesgo inherente

El volumen de las operaciones se centralizan en el Contador General y esta


origina una fuerte carga de trabajo por lo que no le dedica el tiempo necesario
para cada actividad.

4.1.2. Riesgo de Control

No existe segregacin de funciones, existiendo deficiencia en el control de la


realizacin de operaciones, realizando una misma persona todo el proceso.

87
5. OBJETIVOS

5.1. Generales

5.1.1. Evaluar el rea de activos fijos de la institucin.

5.1.2. Evaluar la estructura, seguridad, funciones, procesos y actividades


desarrolladas por el rea de activos fijos, para comprobar la eficiencia de
las operaciones y la confiabilidad de la informacin generada para la toma
de decisiones.

5.2. Especficos

5.2.1. Establecer el grado de eficiencia y efectividad en la salvaguarda de los


recursos de la entidad.

5.2.2. Evaluar la confiabilidad de la informacin financiera, tcnica y


administrativa.

5.2.3. Evaluar los procesos operacionales a los cuales han sido sometidas las
transacciones.

5.2.4. Evaluar el cumplimiento de la normativa de Control Interno


Gubernamental y otras leyes aplicables al manejo y control de bienes del
Estado.

88
6. ALCANCE

Evaluar el control interno en el rea de activos fijos de la entidad, en el registro y


control, durante el perodo comprendido del 1 de enero al 31 de diciembre de
2012.

7. CRITERIOS PARA SELECCIONAR LA MUESTRA

Se revisar lo siguiente:

El manual de funciones y atribuciones del personal de la Federacin


Nacional de Ajedrez.

El expediente laborar del encargado de los activos fijos.

Los procesos de compra ms significativos realizados por la entidad.

El libro fsico autorizado por la Contralora General de Cuentas contra el


libro de inventarios del sistema y los activos fijos.

Las formas disponibles para utilizar relacionadas con los activos fijos.

Las tarjetas de responsabilidad.

La bodega de activos fijos de la Federacin.

Los avisos de alzas enviados a la Direccin de Contabilidad del Estado.

89
8. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

8.1. Cronogramas de Tiempo


ENTIDAD: Federacin Nacional de Ajedrez
TIPO DE AUDITORA: Gubernamental
REA: Activos Fijos
PERODO A EXAMINAR: Del 1 de enero al 31 de diciembre del 2012

Das del 09 al 24 de enero del 2013


No. Actividades
M J V S D L MM J V S D L MM J
1 PLANIFICACIN
1.1. Familiarizacin
1.1.1. Visita preliminar
Evaluacin preliminar del control
1.1.2. interno
1.2. Memorandum de planificacin
1.3. Programa de auditora
2EJECUCIN DEL TRABAJO
Evaluacin y realizacin de pruebas
de auditora en el rea de activos
2.1. fijos

3COMUNICACIN DE RESULTADOS
Elaboracin del 1er. Borrador del
3.1. informe
Discucin del borrador del informe
3.2. con los auditados
Depuracin del 1er. Borrador del
3.3. informe
3.4. Elaboracin del informe preliminar
3.5. Revisin del informe preliminar
3.6. Elaboracin del informe definitivo
3.7. Revisin del informe definitivo
3.8. Aprobacin del informe definitivo
Firma y presentacin del informe
3.9. definitivo

Hecho por: Hilmar Osorio Revisado por: Oscar Ramrez


Fecha: 04/01/2013 Fecha: 10/01/2013

90
8.2. Recursos Humanos y Materiales

Para la prctica de esta auditora es necesario contar con los siguientes


recursos:

8.2.1. Humanos
1 Auditor
1 Supervisor

8.2.2. Materiales
1 Computadora personal
2 Resma de hojas en blanco tamao carta
4 Lapiceros
2 block de notas
9 Folders con fasteners
2 Crayones rojos
4 Lpices
2 Sacapuntas
4 Borradores

9. INFORME DE CONTROL INTERNO QUE SE PRESENTAR

Al finalizar la auditora, se presentar el informe de control interno de acuerdo


con el cronograma de actividades.

Hilmar Ral de Jess Osorio Alvizures


Auditor Unidad de Auditora Interna
UNIDAD DE AUDITORA INTERNA

91
P.T. IP
FEDERACIN NACIONAL DE AJEDREZ H.P. H.O. FECHA:10-01-2013
UNIDAD DE AUDITORA INTERNA R.P. O.R. FECHA: 11-01-2013

NDICE
PAPELES DE TRABAJO

ENTIDAD: Federacin Nacional de Ajedrez


TIPO DE AUDITORA: Gubernamental
REA: Activos Fijos
PERODO A EXAMINAR: Del 1 de enero al 31 de diciembre del 2012

DESCRIPCIN PT Pgina
CDULA DE MARCAS CM 93

PLANEACIN ESPECFICA PARA LA VISITA PRELIMINAR PE 94

CDULA DE INFORMACIN GENERAL IG 96

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO CI 97

REQUERIMIENTO DE INFORMACIN RI 100

PROGRAMA DE AUDITORA PA 101

CDULA DE BALANCE GENERAL AL 31-12-2012 BG 104

INTEGRACIN DE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO PPE 105


MANUAL DE FUNCIONES Y ATRIBUCIONES DE LA
A 106
FEDERACIN NACIONAL DE AJEDREZ
NOMBRAMIENTO DE ENCARGADO DE ACTIVOS FIJOS B 107

NARRATIVA DE PROCESO DE COMPRA C 108


TOMA DE INVENTARIOS D 111

CORTE DE FORMAS E 113

CODIFICACIN DE BIENES F 114

TARJETAS DE RESPONSABILIDAD G 115


RESGUARDO DE BIENES EN MAL ESTADO H 116
ENVO DE AVISOS A LA DIRECCIN DE CONTABILIDAD
I 117
DEL ESTADO
CDULA DE HALLAZGOS J 118

92
93
P.T. PE 1/2
FEDERACIN NACIONAL DE AJEDREZ H.P. H.O. FECHA: 04-01-2013

UNIDAD DE AUDITORA INTERNA R.P. O.R. FECHA: 07-01-2013

PLANIFICACIN ESPECFICA PARA LA VISITA PRELIMINAR

ENTIDAD: Federacin Nacional de Ajedrez


TIPO DE AUDITORA: Gubernamental
REA: Activos Fijos
PERODO A EXAMINAR: Del 1 de enero al 31 de diciembre del 2012

1 DEFINICIN

Comprende una fase del proceso de la familiarizacin, por medio de la cual se


efecta una visita al ente a auditar, coordinando la misma, con los funcionarios y
personal responsable de los registros, controles e informacin de las principales
reas de la entidad.

2 OBJETIVOS
Solicitar informacin y documentacin financiera, legal, manuales, etc.

Evaluar aspectos legales, tcnicos, operativos, administrativos y presupuestarios,


que sean relevantes y que puedan afectar la gestin, y por lo tanto son
importantes y que deban considerarse en los objetivos y alcance de la auditora a
efectuarse.
Ref. Hecho Revisado
No. DESCRIPCIN Fecha Fecha
P/T por por
3 PROCEDIMIENTOS
3.1 Trabajo a Desarrollar
Previamente va telefnica
concerte con los funcionarios
del rea, una entrevista para
comunicarles que efectuar
3.1.1. una visita con el objeto de H.O. 04/01/2013 O.R. 07/01/2013
solicitar informacin y
documentacin para planificar
la auditora que se va a realizar
a el rea.

94
P.T. PE 2/2
FEDERACIN NACIONAL DE AJEDREZ H.P. H.O. FECHA: 04-01-2013

UNIDAD DE AUDITORA INTERNA R.P. O.R. FECHA: 07-01-2013

PLANIFICACIN ESPECFICA

ENTIDAD: Federacin Nacional de Ajedrez


TIPO DE AUDITORA: Gubernamental
REA: Activos Fijos
PERODO A EXAMINAR: Del 1 de enero al 31 de diciembre del 2012

Hecho Revisado
No. DESCRIPCIN Ref. P/T Fecha Fecha
por por
3.1.2. Durante la visita preliminar:
Obtenga nombre y cargo de los
funcionarios y responsables
IG
con quienes se tendr relacin H.O. 04/01/2013 O.R. 07/01/2013
(pg. 96)
durante la ejecucin de la
auditora.
Defina con los funcionarios
quien ser la persona que ser
IG
el enlace con el equipo de H.O. 04/01/2013 O.R. 07/01/2013
(pg. 96)
auditora a travs del
encargado.
De ser posible durante el
tiempo que dure la visita
preliminar, sino, djelo
solicitado por escrito, toda la
RI
informacin y documentacin H.O. 04/01/2013 O.R. 07/01/2013
(pg. 100)
que ser de utilidad para
actualizar el archivo
permanente y para definir el
alcance de la auditora.
Del resultado de la visita
preliminar, prepare un resumen IG
H.O. 04/01/2013 O.R. 07/01/2013
el cual servir de base para el (pg. 96)
Memorndum de Planificacin.

Hecho por: Hilmar Osorio Revisado por: Oscar Ramrez


Fecha: 04/01/2013 Fecha: 07/01/2013

95
P.T. IG
FEDERACIN NACIONAL DE AJEDREZ H.P. H.O. FECHA: 10-01-2013
UNIDAD DE AUDITORA INTERNA R.P. O.R. FECHA: 10-01-2013

INFORMACIN GENERAL

ENTIDAD: Federacin Nacional de Ajedrez


TIPO DE AUDITORA: Gubernamental
REA: Activos Fijos
PERODO A EXAMINAR: Del 1 de enero al 31 de diciembre del 2012

RESUMEN DE LA VISITA PRELIMINAR

Personal responsable que ser el enlace para llevar a cabo el trabajo de


auditora

Nombre Cargo dentro de la Federacin


Victor Prez Gerente General
Ronaldo Lpez Contador General
Melvin Larios Contador Auxiliar

Forma en que se llevan los registros:

De forma manual y a travs del Sistema de Contabilidad Integrada (SICOIN).

No. de empleados
Se identific que actualmente existen 25 empleados en la entidad.

Posibles reas de Riesgo:

No existe segregacin de funciones.

96
97
98
FEDERACIN NACIONAL DE AJEDREZ P.T. CI 3/3
H.P. H.O. FECHA:07-01-2013
UNIDAD DE AUDITORA INTERNA
R.P. O.R. FECHA: 08-01-2013

EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO


CUESTIONARIO

ENTIDAD: Federacin Nacional de Ajedrez


TIPO DE AUDITORA: Gubernamental
REA: Activos Fijos
PERODO A EXAMINAR: Del 1 de enero al 31 de diciembre del 2012

CONCLUSIONES DEL CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO:

1 Es necesario evaluar las respuestas afirmativas para asegurarnos que las


manifestaciones de la administracin son verdaderas.

2 Desde las respuestas de ste cuestionario se observa que no existe segregacin de


funciones
la entidad,ensin embargo ser evaluado en la revisin de manual de funciones y
atribuciones
entidad. de la

3 No existen plizas de seguros que amparen los activos fijos de la entidad, por lo cual
stos se encuentran desprotegidos contra algn robo o siniestro.

4 No existe una nomenclatura adecuada para codificar los activos fijos de la entidad, por
respuesta de la administracin se nos indic que realizan la codificacin por
costumbre, sin embargo se confirmar sto con la evaluacin fsica de los activos
fijos.

5 La persona encargada del rea de activos fijos no recibe capacitaciones con respecto
al uso de sistemas y programas concernientes a las actividades asignadas a sta
rea.

99
P.T. RI
H.P. H.O. FECHA: 10-01-2013

R.P. O.R. FECHA: 10-01-2013

Guatemala, 09 de enero de 2013


Lic.
Vctor Prez
Gerente
Federacin Nacional de Ajedrez de Guatemala

Licenciado Prez:

Tomando en consideracin el nombramiento de auditora No. UDAI-001-2013JT,


as como el cuestionario de control interno respondido por su persona solicito
srvase proporcionarme la siguiente documentacin a ms tardar el da jueves
11 de enero del presente ao:

1. Expedientes de adquisicin de activos fijos.


2. Libro fsico de inventarios.
3. Libro de inventarios generado por el SICOIN.
4. Tarjetas de responsabilidad de los activos fijos.
5. Formas concernientes al rea de activos fijos.
6. Manual de puestos y funciones del rea de activos fijos.
7. Documentacin que ampare la toma fsica de inventarios.
8. Expediente laboral del encargado de los activos fijos.
9. Avisos de adquisiciones.

Toda la informacin deber estar actualizada al 31 de diciembre del 2012.


Atentamente,

Hilmar Ral de Jess Osorio Alvizures


Auditor Unidad de Auditora Interna

100
P.T. PA 1/3
FEDERACIN NACIONAL DE AJEDREZ H.P. H.O. FECHA: 10-01-2013
UNIDAD DE AUDITORA INTERNA R.P. O.R. FECHA: 11-01-2013

PROGRAMA DE AUDITORA

ENTIDAD: Federacin Nacional de Ajedrez


TIPO DE AUDITORA: Gubernamental
REA: Activos Fijos
PERODO A EXAMINAR: Del 1 de enero al 31 de diciembre del 2012

1 DEFINICIN
El rea de Activos Fijos es el rea en la cual se ralizan las actividades de registro y
control de los activos fijos que son propiedad de la institucin.
2 OBJETIVOS
2.1 Especficos
Establecer el grado de eficiencia y efectividad en la salvaguarda de los recursos de la
entidad.
Evaluar la confiabilidad de la informacin financiera, tcnica y administrativa.
Evaluar los procesos operacionales a los cuales han sido sometidas las transacciones.
Evaluar el Cumplimiento de la normativa de Control Interno Gubernamental y otras leyes
aplicables al manejo y control de bienes del estado.
3 PROCEDIMIENTOS
3.1 Alcance
Evaluar el control interno en el registro y control de los activos fijos de la institucin.
3.2 Seleccin de la Muestra
Se evaluar lo siguiente:
El expediente laborar del encargado de los activos fijos.
Los procesos de compra ms significativos realizados por la entidad.
El libro fsico autorizado por la Contralora General de cuentas contra el libro de
inventarios del sistema y los activos fijos, eligiendo los bienes al azar.
Las formas disponibles para utilizar relacionadas con los activos fijos.
Se evaluarn 14 tarjetas de responsabilidad al azar.
La bodega de activos fijos de la Federacin.
Los avisos de alzas enviados a la Direccin de Contabilidad del Estado.

101
P.T. PA 2/3
FEDERACIN NACIONAL DE AJEDREZ H.P. H.O. FECHA: 10-01-2013
UNIDAD DE AUDITORA INTERNA R.P. O.R. FECHA: 11-01-2013

PROGRAMA DE AUDITORA

ENTIDAD: Federacin Nacional de Ajedrez


TIPO DE AUDITORA: Gubernamental
REA: Activos Fijos
PERODO A EXAMINAR: Del 1 de enero al 31 de diciembre del 2012

Hecho Revisado
No. DESCRIPCIN Ref. P/T Fecha Fecha
por por
3.3 Trabajo a Desarrollar
Compruebe la existencia de un
manual descriptor de puestos y A
H.O. 11/01/2013 O.R. 17/01/2013
funciones del personal de la (pg. 106)
Federacin.

Compruebe la segregacin de
A
funciones entre: Adquicin y H.O. 11/01/2013 O.R. 17/01/2013
(pg. 106)
control de los activos fijos.

Compruebe que exista un B


H.O. 11/01/2013 O.R. 17/01/2013
encargado de activos fijos. (pg. 107)

Compruebe que se hayan


realizado la adquisicin C 1/3-3/3
mediante el proceso (pg. 108- H.O. 11/01/2013 O.R. 17/01/2013
correspondiente (Compra 110)
Directa, Cotizacin, Licitacin).

Revise que se haya ingresado D 1/2-2/2


al libro de inventarios la compra (pg.111- H.O. 14/01/2013 O.R. 17/01/2013
del activo fijo. 112)

Compruebe que la compra se


D 1/2-2/2
haya registrado en el Sistema
(pg.111- H.O. 14/01/2013 O.R. 17/01/2013
de Contabilidad Integrada,
112)
SICOIN.

Realice corte de formas de


E
documentacin correspodiente H.O. 14/01/2013 O.R. 17/01/2013
(pg. 113)
al area de activos fijos

Revise la correcta codificacin F


H.O. 14/01/2012 O.R. 17/01/2013
de los activos fijos. (pg. 114)

102
FEDERACIN NACIONAL DE AJEDREZ
UNIDAD DE AUDITORA INTERNA P.T. PA 3/3
H.P. H.O. FECHA: 10-01-2013
PROGRAMA DE AUDITORA R.P. O.R. FECHA: 11-01-2013

ENTIDAD: Federacin Nacional de Ajedrez


TIPO DE AUDITORA: Gubernamental
REA: Activos Fijos
PERODO A EXAMINAR: Del 1 de enero al 31 de diciembre del 2012

Hecho Revisado
No. DESCRIPCIN Ref. P/T Fecha Fecha
por por
Revise si son ingresados a
tarjetas de responsabilidad los G
H.O. 15/01/2013 O.R. 17/01/2013
activos fijos cuando stos son (pg. 115)
adquiridos.
Verifique que se lleve tarjetas
G
de responsabilidad H.O. 15/01/2013 O.R. 17/01/2013
(pg. 115)
actualizadas.
Corrobore que los activos fijos,
sean utilizados por las
G
personas que los tengan H.O. 15/01/2013 O.R. 17/01/2013
(pg. 115)
cargados en su tarjeta de
responsabilidad.

Revise que tanto los activos


fijos como fungibles se G
H.O. 15/01/2013 O.R. 17/01/2013
encuentren en tarjetas de (pg. 115)
responsabilidad diferentes.

Compruebe que la persona que


tenga a su cargo la custodia de
G
los activos fijos realmente H.O. 16/01/2013 O.R. 17/01/2013
(pg. 115)
necesite de el para realizar su
trabajo.

Compruebe que los bienes que


se encuentran en mal estado H
H.O. 16/01/2013 O.R. 17/01/2013
se encuentren resguardados en (pg. 116)
un lugar adecuado.

Verifique que se haya realizado


los avisos correspondientes a I
H.O. 16/01/2013 O.R. 17/01/2013
la Direccin de Contabilidad del (pg. 117)
Estado, de las adquicisiones.

Hecho por: Hilmar Osorio Revisado por: Oscar Ramrez


Fecha: 10/01/2013 Fecha: 11/01/2013

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115
116
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FEDERACIN NACIONAL DE AJEDREZ
P.T. J 1/12
UNIDAD DE AUDITORA INTERNA
H.P. H.O. FECHA:17-01-2013
CDULA DE HALLAZGOS
R.P. O.R. FECHA: 17-01-2013

ENTIDAD: Federacin Nacional de Ajedrez


TIPO DE AUDITORA: Gubernamental
REA: Activos Fijos
PERODO A EXAMINAR: Del 1 de enero al 31 de diciembre del 2012

Ref. P/T DESCRIPCIN COMENTARIOS CONCLUSIONES


1. FALTA DE SEGREGACIN DE FUNCIONES Segn lo manifest el Gerente Con base a los comentarios se
General, dicha situacin se confirma el hallazgo, en virtud
Condicin debe a que todas las que la respuesta emitida por el
No existe segregacin de funciones entre quin cotiza, compra, registra y funciones contables se Gerente General indica la falta
controla los activos fijos. encuentran asignadas al de segregacin de funciones.
Contador General y este se Por lo tanto debe ser incluido
Criterio apoya en su auxiliar pero no le en el informe.
Segn lo establecen las Normas Generales de Control Interno designa responsabilidades
Gubernamental numeral 1.5 La separacin de funciones tiene como especficas.
objetivo evitar que una unidad administrativa o persona ejerza el control
total de una operacin.

118
Causa
Se asignan todas las responsabilidades al Contador General como
CI 1/3 y encargado del rea financiera y falta asignacin de responsabilidades al
A (pg. auxiliar de contabilidad.
97 y 106)
Efecto
Se pone en riesgo el control interno de la institucin pues una sola
persona ejercera el control de una operacin, pudiendo con ello dar
origen a malversaciones.

Recomendacin
Asignar funciones y responsabilidades diferentes dentro de un mismo
proceso al Contador General y al Auxiliar de Contabilidad, capacitndolos
en el rea en que se desempearn, para la ejecucin eficaz y eficiente
de sus labores.
FEDERACIN NACIONAL DE AJEDREZ
P.T. J 2/12
UNIDAD DE AUDITORA INTERNA H.P. H.O. FECHA:17-01-2013
CDULA DE HALLAZGOS
R.P. O.R. FECHA: 17-01-2013

ENTIDAD: Federacin Nacional de Ajedrez


TIPO DE AUDITORA: Gubernamental
REA: Activos Fijos
PERODO A EXAMINAR: Del 1 de enero al 31 de diciembre del 2012

Ref. P/T DESCRIPCIN COMENTARIOS CONCLUSIONES


2. FALTA DE DOCUMENTOS DE RESPALDO Segn lo manifest el Gerente Con base a los comentarios se
General, sta situacin se confirma el hallazgo, en virtud
Condicin debe a que el Contador que la respuesta emitida por el
No se notifica por escrito a la Junta de Cotizacin Licitacin la existencia General les informa Gerente General indica la falta
de partida presupuestaria para la adjudicacin definitiva para compra de verbalmente la creacin de las de documentacin que ampare
activos fijos. partidas presupuestarias para las creaciones de partidas
las compras de activos fijos. presupuestarias. Por lo tanto
Criterio debe de ser incluido en el
Segn lo establecen las Normas Generales de Control Interno informe.
Gubernamental numeral 2.6 "Toda operacin que realicen las entidades
pblicas, cualesquiera sea su naturaleza, debe contar con la
documentacin necesaria y suficiente que la respalde."

119
Causa
El Contador General informa verbalmente de la creacin de partidas
CI 1/3 presupuestarias.
(Pg. 97)
Efecto
Se pone en riesgo la existencia de una partida presupuestaria
correspondiente a la compra de activos fijos, al momento de la
adjudicacin definitiva de una compra de activo fijo, incumpliendo con el
art. 3 de la Ley de Contrataciones del Estado.

Recomendacin
Realizar la notificacin por escrito de la creacin de partidas
presupuestarias para la compra de activos fijos y adjuntarla al expediente
correspondiente.
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P.T. J 3/12
UNIDAD DE AUDITORA INTERNA H.P. H.O. FECHA:17-01-2013
CDULA DE HALLAZGOS
R.P. O.R. FECHA: 17-01-2013

ENTIDAD: Federacin Nacional de Ajedrez


TIPO DE AUDITORA: Gubernamental
REA: Activos Fijos
PERODO A EXAMINAR: Del 1 de enero al 31 de diciembre del 2012

Ref. P/T DESCRIPCIN COMENTARIOS CONCLUSIONES


3. FALTA DE SEGUROS Segn lo manifest el Gerente Con base a los comentarios se
General, sta situacin se confirma el hallazgo, en virtud
Condicin debe a que consideran la que la respuesta emitida por el
No existen seguros que amparen los activos fijos de la Federacin, contratacin y pago de primas Gerente General indica la falta
existen bienes que deben ser amparados por plizas de seguro, entre de seguro como un gasto de seguros que amparen a los
stos bienes podemos mencionar los adquiridos 2012, entre ellos estn innecesario. activos fijos de la Federacin.
el vehculo marca Toyota, modelo 2012 con un valor de Q. 125,000.00 y el
edificio del departamento de Jalapa con un valor de Q. 901,000.00.

Criterio
Segn lo establece el Marco Conceptual de las Normas Generales de
Control Interno Gubernamental en el ttulo II numeral 10 inciso d. "Cada
ente pblico, especialmente en las reas que tienen que ver con el

120
manejo y custodia de valores y bienes del Estado, debe promover el uso
CI 1/3 y C de cauciones o plizas de seguro contra siniestros, de tal manera que se
2/3 y 3/3 eviten prdidas innecesarias, y se asegure la recuperacin del bien."
(Pg. 97,
109 y 110) Causa
La administracin de la Federacin considera como gastos innecesarios
la adquisicin de primas de seguros que amparen a los activos fijos de la
Federacin.

Efecto
Los activos fijos pueden extraviarse o puede suceder algn caso fortuito
en el cual se pierdan o se destruyan y no se cuente con un medio
adecuado para recuperar parte de ellos.

Recomendacin
Contratar alguna compaa de seguros que preste el respaldo adecuado
a los activos fijos de la Federacin, de manera que stos se encuentren
respaldados.
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UNIDAD DE AUDITORA INTERNA P.T. J 4/12
H.P. H.O. FECHA:17-01-2013
CDULA DE HALLAZGOS
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REA: Activos Fijos
PERODO A EXAMINAR: Del 1 de enero al 31 de diciembre del 2012

Ref. P/T DESCRIPCIN COMENTARIOS CONCLUSIONES


4. INEXISTENCIA DE NOMENCLATURA PARA LA CODIFICACIN DE Segn lo manifest el Con base a los comentarios se
BIENES Contador General, la confirma el hallazgo, en virtud
codificacin la realizan por que la respuesta emitida por el
Condicin costumbre, le coloca las Contador General indica la falta
No existe una nomenclatura en la cual se establezca la codificacin de inciales de la Federacin y un de una nomenclatura para la
los activos fijos as como el significado de dicha codificacin. nmero correlativo codificacin de bienes. Por lo
consecutivo, debido a que tanto debe de ser incluido en el
Criterio cuando el asumi l puesto no informe.
La Circular 3-57 de la Direccin de Contabilidad del Estado en el ttulo No. exista una nomenclatura fsica
12 Tarjetas de Responsabilidad establece que "para mayor facilidad en en la cual se indique el
su identificacin, todos los objetos se numerarn correlativamente, significado de dicha
consignados tales nmeros en inventarios y tarjetas.'' codificacin.

121
Causa
Lo anterior se origina por la falta de supervisin a los activos fijos
CI 1/3 propiedad de la Federacin, porque si stos fueran supervisados se
(Pg. 97) preocupara por la creacin de una nomenclatura adecuada de bienes.

Efecto
Que no se identifique con claridad a que departamento, seccin o rea
pertenece un activo fijo, dificultando su reconocimiento inmediato.

Recomendacin
Poner en prctica una nomenclatura adecuada, en la cual se indique el
significado de la codificacin que se le coloque a un activo fijo,
autorizndola por parte del Comit Ejecutivo, y archivndola en un lugar
adecuado de manera que en un futuro se cuente con el significado de
dicha nomenclatura.
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P.T. J 5/12
UNIDAD DE AUDITORA INTERNA H.P. H.O. FECHA:17-01-2013
CDULA DE HALLAZGOS
R.P. O.R. FECHA: 17-01-2013

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TIPO DE AUDITORA: Gubernamental
REA: Activos Fijos
PERODO A EXAMINAR: Del 1 de enero al 31 de diciembre del 2012

Ref. P/T DESCRIPCIN COMENTARIOS CONCLUSIONES


5. FALTA DE INSTRUMENTOS ADECUADOS PARA LA CODIFICACIN DE Segn lo manifest el Con base a los comentarios se
BIENES Contador General, no cuentan confirma el hallazgo, en virtud
con los instrumentos que la respuesta emitida por el
Condicin adecuados como mquinas Contador General indica la falta
Aunque los activos fijos se encuentren codificados por costumbre, an rotuladoras para la codificacin de instrumentos adecuados
as no se cuenta con los elementos adecuados de codificacin ya que de los activos fijos. para la codificacin de bienes.
algunos se encuentran codificados con papel y goma, otros con marcador Por lo tanto debe de ser
y otros con cinta rotuladora sostenida con cinta adhesiva. incluido en el informe.

Criterio
La Circular 3-57 de la Direccin de Contabilidad del Estado en el ttulo No.
12 Tarjetas de Responsabilidad "para mayor facilidad en su
identificacin, todos los objetos se numerarn correlativamente,

122
consignados tales nmeros en inventarios y tarjetas.''

F Causa
(Pg. 114) No se cuenta con instrumentos adecuados como mquinas rotuladoras
para la correcta codificacin.

Efecto
Que se destruya o se borre su codificacin perdiendo su identificacin
inmediata.

Recomendacin
Adquirir una mquina rotuladora adecuada para proceder a plasmarles la
codificacin correspondiente a los activos fijos de la entidad, as mismo
realizar supervisiones peridicas a dichos activos para asegurarse que
cuenten con la codificacin plasmada.
FEDERACIN NACIONAL DE AJEDREZ
P.T. J 6/12
UNIDAD DE AUDITORA INTERNA H.P. H.O. FECHA:17-01-2013
CDULA DE HALLAZGOS
R.P. O.R. FECHA: 17-01-2013

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TIPO DE AUDITORA: Gubernamental
REA: Activos Fijos
PERODO A EXAMINAR: Del 1 de enero al 31 de diciembre del 2012

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6. FALTA DE CAPACITACIN EN EL USO DE PROGRAMAS Segn lo manifest el Con base a los comentarios se
CORRESPONDIENTES AL REGISTRO Y CONTROL DE LOS ACTIVOS FIJOS AS Contador General, el exceso confirma el hallazgo, en virtud
COMO DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS de funciones asignadas a su que la respuesta emitida por el
. Condicin persona le impide ausentarse Contador General indica la falta
El Contador General como encargado de los activos fijos no recibe la de la Federacin por mucho de capacitacin en el uso de
capacitacin adecuada en la realizacin de procesos, as mismo de tiempo. programas contables y en la
programas contables relacionados con el registro y custodia de los realizacin de procedimientos
activos fijos. administrativos. Por lo tanto
debe de ser incluido en el
Criterio informe.
Segn lo establecen las Normas Generales de Control Interno
Gubernamental numeral 3.5 "La mxima autoridad de cada ente pblico
es responsable de promover y respaldar la ejecucin de programas de
capacitacin continua para desarrollar las capacidades y aptitudes de su

123
personal."

CI 2/3 Causa
(Pg. 98) El exceso de responsabilidades asignadas al Contador General le
impide participar en las capacitaciones que proporcionan tanto el
Ministerio de Finanzas Pblicas como la Contralora General de Cuentas.

Efecto
El desconocimiento de procesos administrativos, as como paquetes
contables propios del rea de activos fijos de la entidad.

Recomendacin
Promover la participacin del Contador General en las capacitaciones
realizadas por la Contralora General de Cuentas as como del Ministerio
de Finanzas Pblicas, as mismo promover las capacitaciones virtuales
de manera que las realice desde la oficina de Contabilidad.
FEDERACIN NACIONAL DE AJEDREZ
UNIDAD DE AUDITORA INTERNA P.T. J 7/12
H.P. H.O. FECHA:17-01-2013
CDULA DE HALLAZGOS
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TIPO DE AUDITORA: Gubernamental
REA: Activos Fijos
PERODO A EXAMINAR: Del 1 de enero al 31 de diciembre del 2012

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7. FALTA DE INFORMACIN EN NOMBRAMIENTOS A EMPLEADOS Segn lo indic el Gerente Con base a los comentarios se
General, sta situacin se da confirma el hallazgo, en virtud
Condicin debido a que en las actas que la respuesta emitida por el
El nombramiento laboral del Contador General no indica el puesto que elaboradas por el Comit Gerente General indica la falta
desempear dentro de la entidad. Ejecutivo se consigna la menor de informacin suficiente en los
informacin posible, para que nombramientos de empleados.
Criterio no sean tan extensas las actas Por lo tanto debe de ser
Segn lo establecen las Normas Generales de Control Interno elaboradas. incluido en el informe.
Gubernamental numeral 2.6 "Toda operacin que realicen las entidades
pblicas, cualesquiera sea su naturaleza, debe contar con la
documentacin necesaria y suficiente que la respalde."

Causa

124
Falta de polticas de informacin que debe registrarse en las actas
elaboradas por el Comit Ejecutivo.

B
Efecto
(Pg. 107)
Falta de especificacin del puesto asignado a cada persona, provocando
que no se pueda deducir responsabilidades directas al momento de
algn delito o falta.

Recomendacin
Especificar en los nombramientos de los empleados cual es el puesto
asignado al personal contratado, as mismo en la elaboracin de puntos
de actas del Comit Ejecutivo indicar la informacin suficiente.
FEDERACIN NACIONAL DE AJEDREZ
P.T. J 8/12
UNIDAD DE AUDITORA INTERNA H.P. H.O. FECHA:17-01-2013
CDULA DE HALLAZGOS
R.P. O.R. FECHA: 17-01-2013
ENTIDAD: Federacin Nacional de Ajedrez
TIPO DE AUDITORA: Gubernamental
REA: Activos Fijos
PERODO A EXAMINAR: Del 1 de enero al 31 de diciembre del 2012

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8. FALTA DE ACTUALIZACIN DEL INVENTARIO El Contador General indic que Con base a los comentarios se
, dicha desactualizacin se confirma el hallazgo, en virtud
Condicin debe a la recarga de funciones que la respuesta emitida por
Al realizar inventario fsico de los activos fijos se estableci que existen asignadas a su persona. Contador General, deja claro
bienes registrados en el Sistema de Contabilidad Integrada pero no as que no existe un buen control
en el libro fsico de inventarios de bienes entre ellos: una computadora sobre los activos fijos de la
marca DELL con un valor de Q. 7,500.00, dos escritorios secretariales institucion. Por lo tanto debe
con un valor de Q. 1,700.00 cada uno y dos sillas ejecutivas con un valor ser incluido en el informe.
de Q. 800.00 c/u. , as mismo se determin que an existen bienes
fungibles registrados en el libro de inventarios de bienes, entre ellos: dos
sacabocados por un valor de Q. 12.00 c/u, tres sacagrapas con un valor
de Q. 2.00 c/u y una cafetera con un valor de Q. 750.00

Criterio
Segn lo indica la Circular No. 3-57, de la Direccin de Contabilidad del

125
Estado en el ttulo No.2 Tiempo en que debe formase el inventario "cada
D 2/2 jefe de oficina bajo su responsabilidad deber disponer la verificacin
(Pg. 112) fsica del inventario respectivo, a efecto de que est terminado el da 31
de diciembre de cada ao, asentndolo enseguida en el libro destinado
para el efecto, debindose tomar en cuenta las adquisiciones y bajas
registradas durante el ejercicio, para su correcta actualizacin."

Causa
Lo anterior se origina por la falta de personal que se encargue del
registro y control de los activos fijos propiedad de la Federacin.

Efecto
La falta de actualizacin del libro de inventarios y en el Sistema, no
permite obtener con exactitud el monto al que asciende el inventario de la
institucin y en caso de faltante no permite deducir responsabilidades.

Recomendacin
Realizar una actualizacin del inventario fsico con el sistema, verificando
que no existan bienes fungibles entre los fijos.
FEDERACIN NACIONAL DE AJEDREZ
UNIDAD DE AUDITORA INTERNA
P.T. J 9/12
CDULA DE HALLAZGOS H.P. H.O. FECHA:17-01-2013

R.P. O.R. FECHA: 17-01-2013


ENTIDAD: Federacin Nacional de Ajedrez
TIPO DE AUDITORA: Gubernamental
REA: Activos Fijos
PERODO A EXAMINAR: Del 1 de enero al 31 de diciembre del 2012

Ref. P/T DESCRIPCIN COMENTARIOS CONCLUSIONES


9. EXISTENCIA DE POCAS FORMAS NUMERADAS Y AUTORIZADAS POR El Contador General indic que Con base a los comentarios se
LA CONTRALORA GENERAL DE CUENTAS, PARA EL REGISTRO DE la falta de tarjetas autorizadas y confirma el hallazgo, en virtud
INVENTARIOS. prenumeradas se debe a que que la respuesta emitida por
no haban revisado cuantas les Contador General, deja claro
Condicin quedaban en blanco, debido a que no existe un buen control
Al momento de realizar el corte de formas se detect que solo existen 5 que solo toma la siguiente. sobre los formularios
tarjetas de responsabilidad autorizadas por la Contralora General de prenumerados y autorizados de
Cuentas, las cuales son muy pocas. la Federacin. Por lo tanto debe
ser incluido en el informe.
Criterio
Segn lo establece las Normas Generales de Control Interno
Gubernamental numeral 2.7 "Cada ente pblico debe aplicar
procedimientos internos o regulados por los entes rectores de los

126
sistemas para el control y uso de formularios numerados,
independientemente del medio que se utilice para su produccin, sea por
imprenta o por medios informticos."
E
(Pg. 113)
Causa
La falta de control sobre los formularios correspondientes al control de
los activos fijos de la entidad.

Efecto
Que al momento de terminarse no tendrn tarjetas en las cuales cargarle
los bienes adquiridos para determinado empleado y posteriormente no
poder deducir responsabilidades si algo llegara a sucederle.

Recomendacin
Enviar tarjetas de responsabilidad a la Contralora para que las autoricen
y as puedan tener ms en existencia.
FEDERACIN NACIONAL DE AJEDREZ
P.T. J 10/12
UNIDAD DE AUDITORA INTERNA H.P. H.O. FECHA:17-01-2013
CDULA DE HALLAZGOS
R.P. O.R. FECHA: 17-01-2013

ENTIDAD: Federacin Nacional de Ajedrez


TIPO DE AUDITORA: Gubernam ental
REA: Activos Fijos
PERODO A EXAMINAR: Del 1 de enero al 31 de diciem bre del 2012

Ref. P/T DESCRIPCIN COMENTARIOS CONCLUSIONES


10. DESACTUALIZACIN DE TARJETAS DE RESPONSABILIDAD El Contador General indic que Con bas e a los com entarios s e
la falta de control s e debe a confirm a el hallazgo, en virtud
Condicin que cuando tom an el inventario que la res pues ta em itida por
Exis te des actualizacin en las tarjetas de res pons abilidad de algunos fs icam ente no s e revis an las Contador General, deja claro
em pleados entre ellos la No. 1 de Victor Prez, la No. 14 de Anah Lpez, tarjetas de res pons abilidad. que no exis te una adecuada
la No. 47 de Mario Ochoa, la No. 60 de Ces ar Montenegro y la 67 de actualizacin de las tarjetas de
Manuel Lem us en las cuales s e encuentran bienes que fueron res pons abilidad de la
trans feridos a bodega por encontrars e en m al es tado y s er neces ario Federacin. Por lo tanto debe
realizar el proces o corres pondiente de baja. s er incluido en el inform e.

Criterio
Segn las Norm as Generales de Control Interno Gubernam ental, s e debe
llevar un es tricto control s obre los activos exis tentes , teniendo com o
objetivo la s alvaguarda de los m is m os , tom ando en cons ideracin
tam bin lo indicado en la Circular No. 3-57 de la Direccin de

127
Contabilidad del Es tado en s u ttulo No.12 Tarjetas de Res pons abilidad
indica "Con el objeto de poder determ inar en cualquier m om ento los
G tiles a cargo de cada em pleado, s e abrirn tarjetas individuales de
(Pg. 115) res pons abilidad, en las cuales deben regis trars e detalladam ente y con
los m is m os datos que figuran en el inventario, los bienes por los cuales
res ponde cada funcionario o em pleado pblico".

Causa
La falta de s upervis in de las tarjetas de res pons abilidad realizando tom a
de inventarios de s tas contra lo fs ico y lo regis trado en el libro de
inventarios .

Efecto
Al m om ento de prdida o extravo de algn activo, no s e podr determ inar
al res pons able del m is m o s i no s e cuenta con tarjetas actualizadas .

Recomendacin
Que al m om ento de realizar inventario fs ico s e efecte la actualizacin
com pleta de las tarjetas de res pons abilidad, realizando el cuadre entre
tarjetas de res pons abilidad contra el libro de inventarios y la exis encia
fs ica del m is m o.
FEDERACIN NACIONAL DE AJEDREZ
P.T. J 11/12
UNIDAD DE AUDITORA INTERNA H.P. H.O. FECHA:17-01-2013
CDULA DE HALLAZGOS
R.P. O.R. FECHA: 17-01-2013

ENTIDAD: Federacin Nacional de Ajedrez


TIPO DE AUDITORA: Gubernamental
REA: Activos Fijos
PERODO A EXAMINAR: Del 1 de enero al 31 de diciembre del 2012

Ref. P/T DESCRIPCIN COMENTARIOS CONCLUSIONES


11. NO EXISTE UN LUGAR SEGURO PARA RESGUARDAR LOS BIENES El Contador General indic la Con base a los comentarios se
INSERVIBLES, QUE DEBEN DARSE DE BAJA falta de seguridad en la puerta confirma el hallazgo, en virtud
se debe a que con anterioridad que la respuesta emitida por
Condicin se arruin la chapa y no la Contador General, deja claro
Los bienes en mal estado se encuentran en una bodega a la cual tiene repararon quedando con que no existe un correctos
acceso todo el personal debido a que se utiliza para archivo, as mismo accesibilidad a todo el sistema de salvaguarda de los
stos bienes son lanzados al piso sin importar si estos tiene o n personal. activos en mal estado. Por lo
reparacin . tanto debe ser incluido en el
informe.
Criterio
Segn lo establece la circular 3-57 de la Direccin de Contabilidad del

128
Estado en su ttulo No.14 Intervencin de los Contralores de Cuentas e
Inspectores de Hacienda establece que es necesario que "mantengan en
un local apropiado los bienes inservibles para que puedan ser verificados
H fsicamente en cualquier momento."
(pg. 116)
Causa
Falta de un lugar adecuado, asignado para bodega de activos fijos.

Efecto
Que se extrave algn activo fijo y no se pueda deducir responsabilidades
de quin pudo haber sustrado dicho bien, as como la destruccin de
algn activo el cual tenga an reparacin.

Recomendacin
Realizar una separacin dentro del rea de archivo y destinar un lugar
especfico para la bodega, as mismo colocarle una puerta con llave la
cul se encuentre en un lugar seguro y no tenga acceso personal ajeno al
encargado del rea de activos fijos.
FEDERACIN NACIONAL DE AJEDREZ
P.T. J 12/12
UNIDAD DE AUDITORA INTERNA
H.P. H.O. FECHA:17-01-2013
CDULA DE HALLAZGOS
R.P. O.R. FECHA: 17-01-2013

ENTIDAD: Federacin Nacional de Ajedrez


TIPO DE AUDITORA: Gubernamental
REA: Activos Fijos
PERODO A EXAMINAR: Del 1 de enero al 31 de diciembre del 2012

Ref. P/T DESCRIPCIN COMENTARIOS CONCLUSIONES


12. DESCONOCIMIENTO DEL PROCESO PARA REALIZAR LAS BAJAS DEL El Contador General indic que Con base a los comentarios se
INVENTARIO DE LOS ACTIVOS FIJOS la falta de conocimiento de confirma el hallazgo, en virtud
ste proceso se debe a la falta que la respuesta emitida por
Condicin de capacitacin que recibe. Contador General, deja claro
No se ha dado de baja a los activos fijos inservibles debido a que el que no existe un adecuado
Contador General desconoce el procedimiento para la realizacin de las sistema de capacitacin al
bajas. empleado. Por lo tanto debe
ser incluido en el informe.
Criterio
La circular 3-57 de la Direccin de Contabilidad del Estado en su ttulo
No. 7 Disminuciones o bajas de inventario establece los procedimientos
que deben de seguirse para realizar las bajas del libro de inventarios de
los activos fijos.

129
Causa
La falta de capacitacin al Contador General como encargado del rea de
CI 2/3
activos fijos provoca que desconozca el procedimiento de baja de los
(pg. 98)
activos fijos.

Efecto
El no poder realizar las bajas del inventario, aumentndolo ficticiamente
por no haber dado de baja los activos fijos inservibles.

Recomendacin
Asesorarse con la Direccin de Bienes del Estado sobre los procesos
que deben seguirse para dar de baja los bienes, as mismo proceder a
dar de baja los activos fijos inservibles lo ms pronto posible de manera
que ste rubro refleje la realidad de la Federacin.
Guatemala, 24 de enero de 2013

Lic.
Oscar Ramrez
Director de Unidad de Auditora Interna
Confederacin Deportiva Autnoma de Guatemala
Presente

Licenciado Ramrez:

Le saludo muy cordialmente desendole xitos y bendiciones en el buen


desempeo de sus labores.

Por medio de la presente le hago entrega del INFORME DE AUDITORA No.


042-2012 EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO EN EL REA DE
ACTIVOS FIJOS, realizada en la Federacin Nacional de Ajedrez de
Guatemala, durante el perodo comprendido del 1 de enero al 31 de diciembre
de 2012.

Sin otro particular,

Atentamente,

Hilmar Ral de Jess Osorio Alvizures

Auditor Unidad de Auditora Interna

130
INFORME DE AUDITORA No.042-2012
EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO EN EL REA DE ACTIVOS FIJOS

FECHA: 24 DE ENERO DE 2013


UNIDAD: FEDERACIN NACIONAL DE AJEDREZ
INTERVENCIN: AUDITORA GUBERNAMENTAL

RESPONSABLES: VCTOR PREZ


GERENTE GENERAL
RONALDO LPEZ
CONTADOR GENERAL

I. ANTECEDENTES
En cumplimiento al Nombramiento de Auditora No. UDAI-001-2013JT de fecha
02 de enero del 2013, emitido por el Licenciado Oscar Ramrez, Director de la
Unidad de Auditora Interna -UDAI-, se procedi a practicar la Evaluacin de
Control Interno al rea de Activos Fijos de la Federacin Nacional de Ajedrez.

II. OBJETIVOS DE LA AUDITORA


Establecer el grado de eficiencia y efectividad en la salvaguarda de los
recursos de la entidad.
Evaluar la confiabilidad de la informacin financiera, tcnica y
administrativa.
Evaluar los procesos operacionales a los cuales han sido sometidas las
transacciones.
Evaluar el cumplimiento de la normativa de Control Interno
Gubernamental y otras leyes aplicables al manejo y control de bienes del
estado.

131
III. ALCANCE DE LA AUDITORA REALIZADA

Se evalu el control interno en el rea de activos fijos de la Federacin Nacional


de Ajedrez, en el registro y control, durante el perodo comprendido del 1 de
enero al 31 de diciembre de 2012.

IV. HALLAZGOS DETECTADOS SOBRE DEFICIENCIAS DE CONTROL


INTERNO

1. FALTA DE SEGREGACIN DE FUNCIONES

Condicin
No existe segregacin de funciones entre quin cotiza, compra, registra y
controla los activos fijos.

Criterio
Segn lo establecen las Normas Generales de Control Interno Gubernamental
numeral 1.5 La separacin de funciones tiene como objetivo evitar que una
unidad administrativa o persona ejerza el control total de una operacin.

Causa
Se asignan todas las responsabilidades al Contador General como encargado
del rea financiera y falta de asignacin de responsabilidades al auxiliar de
contabilidad.

Efecto
Se pone en riesgo el control interno de la institucin pues una sola persona
ejercera el control de una operacin, pudiendo con ello dar origen a
malversaciones.

132
Recomendacin
Asignar funciones y responsabilidades diferentes dentro de un mismo proceso al
Contador General y al Auxiliar de Contabilidad, capacitndolos en el rea en que
se desempearn, para la ejecucin eficaz y eficiente de sus labores.

Comentarios del auditado


Segn lo manifest el Gerente General, sta situacin se debe a que todas las
funciones contables se encuentran asignadas al Contador General y este se
apoya en su auxiliar pero no le designa responsabilidades especficas.

2. FALTA DE DOCUMENTOS DE RESPALDO

Condicin
No se notifica por escrito a la Junta de Cotizacin Licitacin la existencia de
partida presupuestaria para la adjudicacin definitiva para compra de activos
fijos.

Criterio
Segn lo establecen las Normas Generales de Control Interno Gubernamental
numeral 2.6 "Toda operacin que realicen las entidades pblicas, cualesquiera
sea su naturaleza, debe contar con la documentacin necesaria y suficiente que
la respalde."

Causa
El Contador General informa verbalmente de la creacin de partidas
presupuestarias.

Efecto
Se pone en riesgo la existencia de una partida presupuestaria correspondiente a
la compra de activos fijos, al momento de la adjudicacin definitiva de una

133
compra de activo fijo, incumpliendo con el art. 3 de la Ley de Contrataciones del
Estado.

Recomendacin
Realizar la notificacin por escrito de la creacin de partidas presupuestarias
para la compra de activos fijos y adjuntarla al expediente correspondiente.

Comentarios del auditado


Segn lo manifest el Gerente General, sta situacin se debe a que el
Contador General les informa verbalmente la creacin de las partidas
presupuestarias para las compras de activos fijos.

3. FALTA DE SEGUROS

Condicin
No existen seguros que amparen los activos fijos de la Federacin, existen
bienes que deben ser amparados por plizas de seguro, entre stos bienes
podemos mencionar los adquiridos 2012, entre ellos estn el vehculo marca
Toyota, modelo 2012 con un valor de Q. 125,000.00 y el edificio del
departamento de Jalapa con un valor de Q. 901,000.00.

Criterio
Segn lo establece el Marco Conceptual de las Normas Generales de Control
Interno Gubernamental en el ttulo II numeral 10 inciso d. "Cada ente pblico,
especialmente en las reas que tienen que ver con el manejo y custodia de
valores y bienes del Estado, debe promover el uso de cauciones o plizas de
seguro contra siniestros, de tal manera que se eviten prdidas innecesarias, y se
asegure la recuperacin del bien."

134
Causa
La administracin de la Federacin considera como gastos innecesarios la
adquisicin de primas de seguros que amparen a los activos fijos de la
Federacin.

Efecto
Los activos fijos pueden extraviarse o puede suceder algn caso fortuito en el
cual se pierdan o se destruyan y no se cuente con un medio adecuado para
recuperar parte de ellos.

Recomendacin
Contratar alguna compaa de seguros que preste el respaldo adecuado a los
activos fijos de la Federacin, de manera que stos se encuentren respaldados.

Comentarios del auditado


Segn lo manifest el Gerente General, sta situacin se debe a que consideran
la contratacin y pago de primas de seguro como un gasto innecesario.

4. INEXISTENCIA DE UNA NOMENCLATURA PARA LA CODIFICACIN


DE BIENES

Condicin
No existe una nomenclatura en la cual se establezca la codificacin de los
activos fijos as como el significado de dicha codificacin.

Criterio
La Circular 3-57 de la Direccin de Contabilidad del Estado en el ttulo No. 12
Tarjetas de Responsabilidad establece que "para mayor facilidad en su
identificacin, todos los objetos se numerarn correlativamente, consignados
tales nmeros en inventarios y tarjetas.

135
Causa
Lo anterior se origina por la falta de supervisin a los activos fijos propiedad de
la Federacin, porque si stos fueran supervisados se preocupara por la
creacin de una nomenclatura adecuada de bienes.

Efecto
Que no se identifique con claridad a que departamento, seccin o rea
pertenece un activo fijo, dificultando su reconocimiento inmediato.

Recomendacin
Poner en prctica una nomenclatura adecuada, en la cual se indique el
significado de la codificacin que se le coloque a los activos fijos, autorizndola
por parte del Comit Ejecutivo, y archivndola en un lugar adecuado de manera
que en un futuro se cuente con el significado de dicha nomenclatura.

Con el fin implementar una codificacin adecuada a la Federacin Nacional de


Ajedrez, se diseo la siguiente codificacin de bienes, implementado la
codificacin de acuerdo a la asignacin de bienes a cada departamento y
unidad, esto con el fin de evitar que al realizar un cambio de algn empleado
tener que cambia la codificacin.

El primer cdigo identifica al departamento y unidad, en el cul se encuentran


los bienes.

Ejemplo 1.- Asamblea General

El segundo cdigo identifica la clase de bien que se registra en el inventario en


el caso de un archivo de madera seria 3.103, en el caso de los activos fijos y si
fuera fungible solo llevara en el caso de las bocinas 136.

136
El tercer cdigo representa la cantidad de bienes cargados a ese puesto en el
caso de que solo haya un archivo seria 01.

El cdigo del segundo archivo seria 02, el tercero 03 y as sucesivamente.

La nomenclatura de un archivo de madera queda as:


1.-3.103-01 archivos de madera.
1.-136-01 Bocinas.

Del segundo archivo de madera quedara as:


1.-03.103-02 archivo de madera.
1.-136.02 Bocinas.

Desglose de departamentos y unidades:


1.-Asamblea General
2.-Comit Ejecutivo
2.1-Asesor Administrativo del Comit Ejecutivo
3.-Gerente General
3.1-Asistente de Gerencia
4.-Contador General
4.1- Contador Auxiliar
5.-Director Tcnico
5.1-Entrenadores Regionales
5.2-Monitores Departamentales
5.3-Instructor de Academia de Ajedrez
5.4-Instructor de Ajedrez en escuelas
6.-Coordinador de Asociaciones y Divulgacin

Desglose de bienes:
En la siguiente pgina se presenta la nomenclatura que identificar los bienes
muebles de la federacin:

137
138
Comentarios del auditado
Segn lo manifest el Contador General, la codificacin la realizan por
costumbre, le coloca las inciales de la Federacin y un nmero correlativo
consecutivo, debido a que cuando l asumi el puesto no exista una
nomenclatura fsica en la cual se indique el significado de dicha codificacin.

5. FALTA DE INSTRUMENTOS ADECUADOS PARA LA CODIFICACIN


DE BIENES

Condicin
Aunque los activos fijos se encuentren codificados por costumbre, an as no se
cuenta con los elementos adecuados de codificacin ya que algunos se
encuentran codificados con papel y goma, otros con marcador y otros con cinta
rotuladora sostenida con cinta adhesiva.

Criterio
La Circular 3-57 de la Direccin de Contabilidad del Estado en el ttulo No. 12
Tarjetas de Responsabilidad "para mayor facilidad en su identificacin, todos los
objetos se numerarn correlativamente, consignados tales nmeros en
inventarios y tarjetas.

Causa
No se cuenta con instrumentos adecuados como mquinas rotuladoras para la
correcta codificacin.

Efecto
Que se destruya o se borre su codificacin perdiendo su identificacin inmediata.

139
Recomendacin
Adquirir una mquina rotuladora adecuada para proceder a plasmarles la
codificacin correspondiente a los activos fijos de la entidad, as mismo realizar
supervisiones peridicas a dichos activos para asegurarse que cuenten con la
codificacin plasmada.

Comentarios del auditado


Segn lo manifest el Contador General, no cuentan con los instrumentos
adecuados como mquinas rotuladoras para la codificacin de los activos fijos.

6. FALTA DE CAPACITACIN EN EL USO DE PROGRAMAS


CORRESPONDIENTES AL REGISTRO Y CONTROL DE LOS ACTIVOS
FIJOS AS COMO DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS

Condicin
El Contador General como encargado de los activos fijos no recibe la
capacitacin adecuada en la realizacin de procesos, as mismo de programas
contables relacionados con el registro y custodia de los activos fijos.

Criterio
Segn lo establecen las Normas Generales de Control Interno Gubernamental
numeral 3.5 "La mxima autoridad de cada ente pblico es responsable de
promover y respaldar la ejecucin de programas de capacitacin continua para
desarrollar las capacidades y aptitudes de su personal."

Causa
El exceso de responsabilidades asignadas al Contador General le impide
participar en las capacitaciones que proporcionan tanto el Ministerio de Finanzas
Pblicas como la Contralora General de Cuentas.

140
Efecto
El desconocimiento de procesos administrativos, as como paquetes contables
propios del rea de activos fijos de la entidad.

Recomendacin
Promover la participacin del Contador General en las capacitaciones realizadas
por la Contralora General de Cuentas as como del Ministerio de Finanzas
Pblicas, as mismo promover las capacitaciones virtuales de manera que las
realice desde la oficina de Contabilidad.

Comentarios del auditado


Segn lo manifest el Contador General, el exceso de funciones asignadas a su
persona le impide ausentarse de la Federacin por mucho tiempo.

7. FALTA DE INFORMACIN EN NOMBRAMIENTOS A EMPLEADOS

Condicin
El nombramiento laboral del Contador General no indica el puesto que
desempear dentro de la entidad.

Criterio
Segn lo establecen las Normas Generales de Control Interno Gubernamental
numeral 2.6 "Toda operacin que realicen las entidades pblicas, cualesquiera
sea su naturaleza, debe contar con la documentacin necesaria y suficiente que
la respalde."

Causa
Falta de polticas de informacin que debe registrarse en las actas elaboradas
por el Comit Ejecutivo.

141
Efecto
Falta de especificacin del puesto asignado a cada persona, provocando que no
se pueda deducir responsabilidades directas al momento de algn delito o falta.

Recomendacin
Especificar en los nombramientos de los empleados cual es el puesto asignado
al personal contratado, as mismo en la elaboracin el puntos de actas del
Comit Ejecutivo indicar la informacin suficiente.

Comentarios del auditado


Segn lo indic el Gerente General, sta situacin se da debido a que en las
actas elaboradas por el Comit Ejecutivo se consigna la menor informacin
posible, para que no sean tan extensas las actas elaboradas.

8. FALTA DE ACTUALIZACIN DEL INVENTARIO

Condicin
Al realizar inventario fsico de los activos fijos se estableci que existen bienes
registrados en el Sistema de Contabilidad Integrada pero no as en el libro fsico
de inventarios de bienes entre ellos: una computadora marca DELL con un valor
de Q. 7,500.00, dos escritorios secretariales con un valor de Q. 1,700.00 cada
uno y dos sillas ejecutivas con un valor de Q. 800.00 c/u. , as mismo se
determin que an existen bienes fungibles registrados en el libro de inventarios
de bienes, entre ellos: dos sacabocados por un valor de Q. 12.00 c/u, tres saca
grapas con un valor de Q. 2.00 c/u y una cafetera con un valor de Q. 750.00

Criterio
Segn lo indica la Circular No. 3-57, de la Direccin de Contabilidad del Estado
en el ttulo No.2 Tiempo en que debe formase el inventario "cada jefe de oficina
bajo su responsabilidad deber disponer la verificacin fsica del inventario

142
respectivo, a efecto de que est terminado el da 31 de diciembre de cada ao,
asentndolo enseguida en el libro destinado para el efecto, debindose tomar en
cuenta las adquisiciones y bajas registradas durante el ejercicio, para su
correcta actualizacin."

Causa
Lo anterior se origina por la falta de personal que se encargue del registro y
control de los activos fijos propiedad de la Federacin.

Efecto
La falta de actualizacin del libro de inventarios y en el sistema, no permite
obtener con exactitud el monto al que asciende el inventario de la institucin y en
caso de faltante no permite deducir responsabilidades.

Recomendacin
Realizar una actualizacin del inventario fsico con el sistema, verificando que no
existan bienes fungibles entre los fijos.

Comentarios del auditado


El Contador General indic que dicha desactualizacin se debe a la recarga de
funciones asignadas a su persona.

9. EXISTENCIA DE POCAS FORMAS NUMERADAS Y AUTORIZADAS


POR LA CONTRALORA GENERAL DE CUENTAS, PARA EL
REGISTRO DE LOS ACTIVOS FIJOS

Condicin
Al momento de realizar el corte de formas se detect que solo existen 5 tarjetas
de responsabilidad autorizadas por la Contralora General de Cuentas, las
cuales son muy pocas.

143
Criterio
Segn lo establece las Normas Generales de Control Interno Gubernamental
numeral 2.7 "Cada ente pblico debe aplicar procedimientos internos o
regulados por los entes rectores de los sistemas para el control y uso de
formularios numerados, independientemente del medio que se utilice para su
produccin, sea por imprenta o por medios informticos."

Causa
La falta de control sobre los formularios correspondientes al control de los
activos fijos de la entidad.

Efecto
Que al momento de terminarse no tendrn tarjetas en las cuales cargarle los
bienes adquiridos para determinado empleado y posteriormente no poder
deducir responsabilidades si algo llegara a sucederle.

Recomendacin
Enviar tarjetas de responsabilidad a la Contralora para que las autoricen y as
puedan tener ms en existencia.

Comentarios del auditado


El Contador General indic que la falta de tarjetas autorizadas y prenumeradas
se debe a que no haban revisado cuantas les quedaban en blanco, debido a
que solo toma la siguiente.

10. DESACTUALIZACIN DE TARJETAS DE RESPONSABILIDAD

Condicin
Existe desactualizacin en las tarjetas de responsabilidad de algunos empleados
entre ellos la No. 1 de Vctor Prez, la No. 14 de Anahy Lpez, la No. 47 de

144
Mario Ochoa, la No. 60 de Cesar Montenegro y la 67 de Manuel Lemus en las
cuales se encuentran bienes que fueron transferidos a bodega por encontrarse
en mal estado y ser necesario realizar el proceso correspondiente de baja.

Criterio
Segn las Normas Generales de Control Interno Gubernamental, s e debe llevar
un estricto control sobre los activos existentes, teniendo como objetivo la
salvaguarda de los mismos, tomando en consideracin tambin lo indicado en la
Circular No. 3-57 de la Direccin de Contabilidad del Estado en su ttulo No.12
Tarjetas de Responsabilidad indica "Con el objeto de poder determinar en
cualquier momento los tiles a cargo de cada empleado, se abrirn tarjetas
individuales de responsabilidad, en las cuales deben registrarse detalladamente
y con los mismos datos que figuran en el inventario, los bienes por los cuales
responde cada funcionario o empleado pblico".

Causa
La falta de supervisin de las tarjetas de responsabilidad realizando toma de
inventarios de stas contra lo fsico y lo registrado en el libro de inventarios.

Efecto
Al momento de prdida o extravo de algn activo, no se podr determinar al
responsable del mismo si no se cuenta con tarjetas actualizadas.

Recomendacin
Que al momento de realizar inventario fsico se efecte la actualizacin completa
de las tarjetas de responsabilidad, realizando el cuadre entre tarjetas de
responsabilidad contra el libro de inventarios y la existencia fsica del mismo.

145
Comentarios del auditado
El Contador General indic que la falta de control se debe a que cuando toman
el inventario fsicamente no se revisan las tarjetas de responsabilidad.

11. NO EXISTE UN LUGAR SEGURO PARA RESGUARDAR LOS BIENES


INSERVIBLES, QUE DEBEN DARSE DE BAJA

Condicin
Los bienes en mal estado se encuentran en una bodega a la cual tiene acceso
todo el personal debido a que se utiliza para archivo, as mismo stos bienes
son lanzados al piso sin importar si estos tiene o no reparacin .

Criterio
Segn lo establece la circular 3-57 de la Direccin de Contabilidad del Estado en
su ttulo No.14 Intervencin de los Contralores de Cuentas e Inspectores de
Hacienda establece que es necesario que "mantengan en un local apropiado los
bienes inservibles para que puedan ser verificados fsicamente en cualquier
momento."

Causa
Falta de un lugar adecuado, asignado para bodega de activos fijos.

Efecto
Que se extrave algn activo fijo y no se pueda deducir responsabilidades de
quin pudo haber sustrado dicho bien, as como la destruccin de algn activo
el cual tenga an reparacin.

Recomendacin
Realizar una separacin dentro del rea de archivo y destinar un lugar especfico
para la bodega, as mismo colocarle una puerta con llave la cual se encuentre en

146
un lugar seguro y no tenga acceso personal ajeno al encargado del rea de
activos fijos.

Comentarios del auditado


El Contador General indic la falta de seguridad en la puerta se debe a que con
anterioridad se arruin la chapa y no la repararon quedando con accesibilidad a
todo el personal.

12. DESCONOCIMIENTO DEL PROCESO PARA REALIZAR LAS BAJAS


DEL INVENTARIO DE LOS ACTIVOS FIJOS

Condicin
No se ha dado de baja a los activos fijos inservibles debido a que el Contador
General desconoce el procedimiento para la realizacin de las bajas.

Criterio
La circular 3-57 de la Direccin de Contabilidad del Estado en su ttulo No. 7
Disminuciones o bajas de inventario establece los procedimientos que deben de
seguirse para realizar las bajas del libro de inventarios de los activos fijos.

Causa
La falta de capacitacin al Contador General como encargado del rea de
activos fijos provoca que desconozca el procedimiento de baja de los activos
fijos.

Efecto
El no poder realizar las bajas del inventario, aumentndolo ficticiamente por no
haber dado de baja los activos fijos inservibles.

147
Recomendacin
Capacitar al personal de la empresa en los procesos administrativos para la
realizacin actividades que son necesarias en su rea de trabajo.

El Contador General debe seguir el siguiente proceso para realizar las bajas del
activo fijo por obsolescencia e imposible reparacin:

a. Deber suscribir un acta describindolos, separando aquellos que tengan


componentes de metal e indicndose su valor registrado.

b. Realizar certificaciones del acta y del ingreso al inventario.

c. Solicitar a la autoridad superior correspondiente, que autorice la


continuacin del trmite.

d. Obtenida la misma, se enviar lo actuado a la Direccin de Bienes del


Estado y Licitaciones del Ministerio de Finanzas Pblicas, para que
designe un delegado y solicite la intervencin de un auditor de la
Contralora General de Cuentas, para que procedan a la verificacin.

e. Luego de lo cual, se ordenar la destruccin o incineracin de los


mismos, suscribindose acta y compulsando copias certificadas a las
dependencias relacionadas.

f. Se realizar la baja del libro de inventarios y del sistema de contabilidad


integrada.

Comentarios del auditado


El Contador General indic que la falta de conocimiento de ste proceso se debe
a la falta de capacitacin que recibe.

148
V. REAS RESPONSABLES
GERENCIA GENERAL
CONTABILIDAD GENERAL

Hilmar Ral de Jess Osorio Alvizures


Auditor
UNIDAD DE AUDITORA INTERNA

Cc. Vctor Prez, Gerente General, Federacin Nacional de Ajedrez.

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CONCLUSIONES

1. Las formas que pueden emplearse para salvaguardar los activos fijos de
las Federaciones Deportivas Nacionales son las plizas de seguro,
tarjetas de responsabilidad y codificacin de bienes.

2. Es importante la segregacin de funciones en cualquier entidad, sin


embargo es mayor en las Federaciones Deportivas Nacionales debido a
que con ste control se evita que los activos de una entidad se
encuentren en riesgo por ser administrados por una sola persona.

3. El desconocimiento de procesos administrativo-contables por parte de los


empleados que tienen a su cargo el rea de activos fijos, provoca que en
muchas ocasiones se incurra en incumplimiento de normas y reglamentos
aplicables al rea.

4. Es importante contar con un lugar adecuado, el cual tenga las medidas


mnimas de seguridad con el objeto de los bienes all resguardados no
corran peligros, mientras se realizan los procesos de baja, a fin de
mantener los saldos actualizados y con cifras reales y as evitar que se
aumente ficticiamente el rubro de inventarios, con activos inservibles.

5. Es funcin del Auditor Interno de las Federaciones Deportivas Nacionales


evaluar que las entidades cumplan con los requisitos mnimos de control
interno de los activos fijos.

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RECOMENDACIONES

1. La mxima autoridad de las Federaciones Deportivas Nacionales debe


velar porque los activos fijos se encuentren amparados por plizas de
seguro las cuales se adapten a las necesidades de la entidad, as mismo
velar por que los activos fijos se encuentren cargados en las tarjetas de
responsabilidad de los empleados e implementar sistemas de codificacin
adecuados y porque todos los activos se encuentren codificados
adecuadamente.

2. La mxima autoridad de las Federaciones Deportivas Nacionales debe


velar porque exista segregacin de funciones en las diferentes reas de la
entidad de manera que una sola persona no realice todo el proceso de
adquisicin, registro y control de un proceso.

3. En las Federaciones Deportivas se deben realizar capacitaciones al


personal de manera que stos se encuentren actualizados en cuanto a
leyes, normas y reglamentos, as mismo en procesos administrativo-
contables que afecten las actividades de la entidad.

4. En las Federaciones Deportivas Nacionales se deben implementar


bodegas con las medidas de seguridad adecuadas en la cual se puedan
resguardar los activos fijos durante el tiempo que stos se encuentren en
proceso de baja o mientras se envan a reparacin, de manera de
asegurar la integridad de stos.

5. En las Federaciones Deportivas Nacionales debe existir una Unidad de


Auditora Interna a fin evaluar que las entidades realicen los procesos de
manera adecuada, asesorndola en la correcta ejecucin de sus
actividades.

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REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS

1. ASAMBLEA NACIONAL CONSTITUYENTE. Constitucin Poltica de la


Repblica de Guatemala.

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2009.

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Presupuesto.

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acero, bronce y aluminio, propiedad de las entidades del estado.

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Actualizacin Tributaria.

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proyecto SIAF-SAG, Normas de Auditora Gubernamental (externa e interna),
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proyecto SIAF-SAG, Normas Generales de Control Interno Gubernamental,
Guatemala junio del 2006, 36 pginas.

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