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Fecha: julio 2, 2015

Preguntas frecuentes
sobre el Sistema de
Gestin en Seguridad y
Salud en el Trabajo SG-
SST
Categoras: SG-SST

Conozca las respuestas a las preguntas frecuentes sobre la implementacin del


SG-SST en las organizaciones colombianas.
Qu significa el hecho de que la aplicacin del SG-SST sea un requisito legal
para las empresas?
Las cooperativas y las empresas de servicios temporales tambin deben
implementar el SG-SST?
Qu caractersticas deben tener los indicadores?
Cules deben ser los objetivos de la poltica interna en torno al SG-SST?
Cules son las principales caractersticas de la poltica del SG-SST?
Qu implicaciones tiene la firma en la poltica del SG-SST?
Qu es la evaluacin inicial del sistema de gestin de seguridad y salud en el
trabajo?
Qu es la calificacin del desempeo?
Qu implicaciones tiene para la empresa una mala calificacin del desempeo?
Qu es y qu importancia tiene la gestin de cambio?
Qu caractersticas especiales tiene la auditora del SG-SST?
Qu cambios se introducen en materia de investigacin de incidentes, accidentes
y enfermedades laborales?
Preguntas frecuentes sobre el Sistema de Gestin en Seguridad y Salud en el
Trabajo

Qu significa el hecho de que la aplicacin del


SG-SST sea un requisito legal para las empresas?
Significa que, una vez finalice el plazo de implementacin, las empresas deben
estar en capacidad de evidenciar que todos y cada uno de los componentes del
sistema se est aplicando. El Ministerio de Trabajo o cualquiera de las oficinas del
trabajo pueden exigir los soportes que prueben esa implementacin, e imponer
sanciones en caso de que haya incumplimiento.
Las cooperativas y las empresas de servicios
temporales tambin deben implementar el SG-
SST?
S. El Decreto aplica para todas las empresas del sector pblico o privado,
independientemente de la forma de contratacin que tengan. Incluye entidades de
economa solidaria, sector cooperativo y empresas de servicios temporales.
Desde el punto de vista de cobertura para los trabajadores, el decreto aplica para
trabajadores dependientes, contratistas, subcontratistas, trabajadores cooperados,
independientes, o trabajadores en misin.

Qu caractersticas deben tener los indicadores?


Los indicadores deben estar planteados en trminos de eficiencia, eficacia y
efectividad. Cada indicador debe contar con una ficha. Eficacia es que la accin
implementada corrija una falla, un vaco o una inconsistencia. Eficiencia es que
haga un uso razonable de recursos. Y efectividad es que globalmente constituya
una accin provechosa para la empresa, en trminos de cumplimiento.

Cules deben ser los objetivos de la poltica


interna en torno al SG-SST?
La poltica de Seguridad y Salud en el Trabajo, en el nuevo sistema de gestin,
debe responder a tres grandes objetivos: 1) Prevenir las lesiones; 2) prevenir las
enfermedades; y 3) proteger y promover la salud de la poblacin trabajadora.

Cules son las principales caractersticas de la


poltica del SG-SST?
Debe estar acorde con la naturaleza y los peligros de la organizacin; debe
plasmar un compromiso de mejoramiento continuo; debe establecer compromisos
para el cumplimiento de los requisitos legales; debe consagrar un compromiso
para la asignacin de los recursos tanto financieros como tcnicos; y debe ser
firmada por el representante legal de la organizacin.

Qu implicaciones tiene la firma en la poltica del


SG-SST?
Con la firma del representante legal, la poltica de la empresa deja de ser un tema
filosfico o terico. Con este elemento, tanto el representante legal como la
organizacin misma adquieren compromisos legales y deben responder
jurdicamente ante las autoridades competentes por los incumplimientos o
inconsistencias que pudieran presentarse.

Qu es la evaluacin inicial del sistema de


gestin de seguridad y salud en el trabajo?
El decreto establece que todas las empresas deben desarrollar una evaluacin
inicial del sistema de gestin. Se trata de un diagnstico general de entrada que
sirve como base para determinar los objetivos, metas e indicadores del sistema de
gestin.

Qu es la calificacin del desempeo?


Con el decreto, las ARL pueden calificar el desempeo de las empresas. Si los
resultados de la implementacin del sistema son consistentes con la planificacin
y el proceso, y se ven reflejados en la evaluacin de los indicadores de metas,
objetivos y programas, la organizacin puede obtener una buena calificacin. De
lo contrario se le calificar de manera deficiente.

Qu implicaciones tiene para la empresa una


mala calificacin del desempeo?
Cada nivel de riesgo tiene un valor mnimo y un valor mximo para efectos de
cotizacin a las ARL, segn lo establecido por el Decreto 1772 de 1994, que
contiene la tabla de cotizacin segn la clase de riesgo.

CLASE RIESGO DE VALOR MNIMO VALOR INICIAL VALOR MXIMO

I 0.348% 0.522% 0.696%

II 0.435% 1.044% 1.653%

III 0.783% 2.436% 4.089%

IV 1.740% 4.350% 6.960%

V 3.219% 6.960% 8.700%


El valor a pagar por el empleador puede disminuir o aumentar los porcentajes de
cotizacin de acuerdo a su siniestralidad, severidad y cumplimiento del Sistema de
Gestin de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST. Esto tiene repercusiones
directas sobre las finanzas de la compaa.

Qu es y qu importancia tiene la gestin de


cambio?
Desde ahora, por ley, antes de que la organizacin introduzca algn cambio debe
identificar los peligros que va a traer esa modificacin. Y para cada uno de esos
peligros identificados debe tomar unas medidas de control. As mismo, si una
organizacin hace un cambio sin tener en cuenta a los trabajadores, puede ser
demandada por no haber cumplido cabalmente el Decreto.
La Gestin del cambio no tiene que ver solamente con infraestructura; tambin
cobija cambios en los equipos, en una tecnologa, en la estructura organizacional,
etc.

Qu caractersticas especiales tiene la auditora


del SG-SST?
Lo ms importante es que la auditora no la pueden desarrollar las mismas
personas que tienen a cargo la implementacin del sistema, sino alguien que sea
ajeno a esa actividad. Esto implica que las empresas deben formar auditores
internos, o contratar auditoras externas para su sistema de gestin.

Qu cambios se introducen en materia de


investigacin de incidentes, accidentes y
enfermedades laborales?
Respecto a la investigacin de accidentes e incidentes laborales, el Decreto
plantea criterios similares a los que venan manejndose en todo sistema de
gestin. Pero en materia de enfermedades laborales establece que deben
investigarse de forma anloga a los accidentes e incidentes de trabajo.
En este punto parece haber un vaco legal, ya que en Colombia no hay ningn
procedimiento indicado para realizar la investigacin de enfermedades laborales.
Fecha: junio 13, 2016

Preguntas frecuentes
sobre el Comit Paritario
en Seguridad y Salud en el
Trabajo
Categoras: COPASST / Viga

Conozca las preguntas frecuentes sobre el Comit Paritario en Seguridad y Salud


en el Trabajo tambin conocido como COPASST.
El Comit Paritario en Seguridad y Salud en el Trabajo debe estudiar y considerar
las sugerencias que presenten los trabajadores

El Comit Paritario en Seguridad y Salud en el Trabajo, tambin conocido como


COPASST es un organismo de promocin y vigilancia de las normas y
reglamentos de seguridad y salud en el trabajo dentro de la empresa, se
encuentra reglamentado por el Decreto 614 de 1984 y la Resolucin 2013 de
1986.

1. Qu es el Comit Paritario en Seguridad y Salud en el Trabajo?

El Comit de Medicina, Higiene y Seguridad Industrial es un organismo de


promocin y vigilancia de las normas y reglamentos de salud ocupacional dentro
de la empresa y no se ocupar por lo tanto de tramitar asuntos referentes a la
relacin contractual laboral propiamente dicha, los problemas de personal,
disciplinarios o sindicales; ellos se ventilan en otros organismos y estn sujetos a
reglamentacin distinta. (Resolucin 2013 de 1986, artculo 11).

A partir de la vigencia del Decreto 1295 de 1994, el comit paritario de


medicina higiene y seguridad industrial de las empresas se denominar comit
paritario de salud ocupacional, y seguir rigindose por la Resolucin 2013 de
1983 del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, y dems normas que la
modifiquen o adicionen. (Decreto 1295 de 1994, artculo 63).

En el Decreto 1072 de 2015, artculo 2.2.4.6.2, numeral 36, pargrafo 2 dice:


se entender el Comit Paritario de Salud Ocupacional (COPASO) como Comit
Paritario en Seguridad y Salud en el Trabajo (COPASST) y el Viga en Salud
Ocupacional como Viga en Seguridad y Salud en el Trabajo, quienes tendrn las
funciones establecidas en la normatividad vigente.

Teniendo en cuenta la normatividad vigente en 2016, el Comit Paritario de


Seguridad y Salud en el Trabajo es un organismo de promocin y vigilancia de las
normas y reglamentos de seguridad y salud en el trabajo dentro de la empresa.

2. Cul es el periodo de los miembros del Comit Paritario en Seguridad y Salud en el


Trabajo?

El periodo de los miembros del comit es de dos aos. (Decreto 1295 de 1994,
artculo 63).

3. Se pueden reelegir los miembros del Comit Paritario en Seguridad y Salud en el


Trabajo?

Los miembros del Comit sern elegidos por un ao al cabo del cual podrn ser
reelegidos. (Resolucin 2013 de 1986, artculo 6)

Aunque el periodo de eleccin de los miembros del Comit Paritario en Seguridad


y Salud en el Trabajo fue modificado por el artculo 63 del Decreto 1295 de 1994,
la posibilidad de reeleccin no ha sido modificada, es decir, los miembros del
Comit Paritario en Seguridad y Salud en el Trabajo pueden ser reelegidos para
un siguiente periodo.

4. Cmo se eligen los miembros del Comit Paritario en Seguridad y Salud en el


Trabajo?

El empleador nombrar directamente sus representantes al Comit y los


trabajadores elegirn los suyos mediante votacin libre. (Resolucin 2013 de
1986, artculo 5).
5. Cuntos miembros conforman el Comit Paritario en Seguridad y Salud en el
Trabajo?

Cuando la empresa tiene menos de 10 trabajadores, no se debe conformar un


Comit Paritario en Seguridad y Salud en el Trabajo sino que se debe asignar un
Viga en Seguridad y Salud en el Trabajo.

Para empresas de ms de 10 trabajadores, la conformacin del Comit se debe


realizar de acuerdo con el artculo 2 de la Resolucin 2013 de 1986 que dice:

Cada Comit de Medicina, Higiene y Seguridad Industrial estar compuesto por


un nmero igual de representantes del empleador y de los trabajadores, con sus
respectivos suplentes, as:

De 10 a 49 trabajadores, un representante por cada una de las partes.

De 50 a 499 trabajadores, dos representantes por cada una de las partes.

De 500 a 999 trabajadores, tres representantes por cada una de las partes.

De 1.000 o ms trabajadores, cuatro representantes por cada una de las partes.

Por lo anterior, la conformacin del Comit Paritario en Seguridad y Salud en el


Trabajo depender del nmero de trabajadores de la empresa y podr tener entre
2 y 8 miembros principales ms un nmero igual de suplentes.

6. Puede un contratista ser miembro del Comit Paritario en Seguridad y Salud en el


Trabajo?

El Comit Paritario en Seguridad y Salud en el Trabajo est conformado por


representes de los trabajadores y del empleador. Los representantes del
empleador son designados directamente por este y no existe normatividad que
explcitamente determine que no podra ser asignado un contratista como
representantes del empleador al Comit Paritario en Seguridad y Salud en el
Trabajo.

Los representantes de los trabajadores deben ser elegidos por los empleados y
las personas que se postulen deben tener un contrato laboral con la empresa. As
lo expresa el concepto del Ministerio de Proteccin Social del 2011 que en su
pgina 3 expresa:

Teniendo en cuenta lo establecido en la Resolucin 2013 de 1986 y lo estipulado


en el Artculo 2 del Decreto 2800 de 2003, los trabajadores independientes o
contratistas no pueden votar ni ser elegidos para conformar el Comit Paritario de
Salud Ocupacional. Consultas referidas a Comit Paritario de Salud Ocupacional,
Ministerio de Proteccin Social, 2011.

7. Se puede delegar el voto para la eleccin de representantes de los trabajadores para


el COPASST?

Las normas no establecen expresamente procedimientos para el proceso de


eleccin de los integrantes del Comit Paritario en Seguridad y Salud en el
Trabajo, por lo tanto, el empleador debe establecer los mecanismos que permitan
la participacin de TODOS los trabajadores en la jornada de votacin para la
eleccin de sus representantes ante el COPASST, que garanticen la
transparencia, la libertad y el proceso democrtico del ejercicio del voto, an de
aquellos que presenten ausencia temporal de su puesto de trabajo. Consultas
referidas a Comit Paritario de Salud Ocupacional, Ministerio de Proteccin
Social, 2011.

8. Cada cunto se tienen que reunir los miembros del Comit Paritario en Seguridad y
Salud en el Trabajo?

El Comit de Medicina, Higiene y Seguridad Industrial se reunir por lo menos


una vez al mes en el local de la empresa y durante el horario de trabajo.

PARGRAFO: En caso de accidente grave o riesgo inminente, el Comit se


reunir con carcter extraordinario y con la presencia del responsable del rea
donde ocurri el accidente o se determin el riesgo, dentro de los cinco das
siguientes a la ocurrencia del hecho.. (Resolucin 2013 de 1986, artculo 7).

De acuerdo con esta normatividad, el Comit Paritario en Seguridad y Salud en el


Trabajo debe reunirse mensualmente.

9. Cada miembro del Comit Paritario en Seguridad y Salud en el Trabajo debe tener
suplente?

Cada Comit de Medicina, Higiene y Seguridad Industrial estar compuesto por


un nmero igual de representantes del empleador y de los trabajadores, con sus
respectivos suplentes

A las reuniones del Comit slo asistirn los miembros principales. Los suplentes
asistirn por ausencia de los principales y sern citados a las reuniones por el
Presidente del Comit.. (Resolucin 2013 de 1986, artculo 2)

10. Existe un qurum mnimo en las reuniones del COPASST?

El qurum para sesionar el Comit estar constituido por la mitad ms uno de sus
miembros. Pasados los primeros treinta (30) minutos de la hora sealada para
empezar la reunin del Comit sesionar con los miembros presentes y sus
decisiones tendrn plena validez. (Resolucin 2013 de 1986, artculo 8)

11. Cmo se elige el presidente y el secretario del COPASST?

El empleador designar anualmente al Presidente del Comit de los


representantes que l designa y el Comit en pleno elegir al Secretario de entre
la totalidad de sus miembros. (Resolucin 2013 de 1986, artculo 9).

El presidente del Comit Paritario en Seguridad y Salud en el Trabajo es elegido


por el empleador de acuerdo con el artculo 9 de la Resolucin 2013 de 1986,
cada ao el empleador debe seleccionar de sus miembros del Comit quin ser
el presidente.

El secretario es elegido por votacin entre los miembros del comit, para esta
eleccin se debe convocar tanto a principales como suplentes y todos tendrn
derecho a votar. Una vez realizada la eleccin, el secretario ejercer su rol hasta
que se realice una nueva eleccin de Comit Paritario en Seguridad y Salud en el
Trabajo.

12. Cules son las funciones del Presidente del Comit Paritario en Seguridad y Salud
en el Trabajo?

Son funciones del Presidente del Comit.

1. Presidir y orientar las reuniones en forma dinmica y eficaz.

2. Llevar a cabo los arreglos necesarios para determinar el lugar o sitio de las
reuniones.

3. Notificar lo escrito a los miembros del Comit sobre convocatoria a las reuniones
por lo menos un vez al mes.

4. Preparar los temas que van a tratarse en cada reunin.

5. Tramitar ante la administracin de la empresa las recomendaciones aprobadas en


el seno del Comit y darle a conocer todas sus actividades.

6. Coordinar todo lo necesario para la buena marcha del Comit e informar a los
trabajadores de la empresa, acerca de las actividades del mismo. (Resolucin
2013 de 1986, artculo 12).

13. Cules son las funciones del Secretario del Comit Paritario en Seguridad y Salud en
el Trabajo?

Son funciones del Secretario:


1. Verificar la asistencia de los miembros del Comit a las reuniones programadas.

2. Tomar nota de los temas tratados, elaborar el acta de cada reunin y someterla a
la discusin y aprobacin del Comit.

3. Llevar el archivo referente a las actividades desarrolladas por el Comit y


suministrar toda la informacin que requieran el empleador y los trabajadores.
(Resolucin 2013 de 1986, artculo 13).

14. Las reuniones del COPASST pueden ser telefnicas, por Internet o tienen que ser
presenciales?

El Comit de Medicina, Higiene y Seguridad Industrial se reunir por lo menos


una vez al mes en el local de la empresa y durante el horario de
trabajo. (Resolucin 2013 de 1986, artculo 7).

De lo anterior, se deduce que las reuniones del Comit Paritario en Seguridad y


Salud en el Trabajo deben ser realizadas presencialmente. En caso de que
alguno de los representantes no pueda asistir, su suplente podr reemplazarlo.

Teniendo en cuenta que la normatividad existente tiene ms de 30 aos de


vigencia y que en el momento de su expedicin no existan los desarrollos
actuales de tecnologas de comunicacin y videoconferencias, el comit con el
apoyo del empleador podr determinar en sus procedimientos el uso de nuevas
tecnologas a travs de Internet para lograr la participacin de todos los
trabajadores que pertenecen al COPASST independiente de su ubicacin
geogrfica. En este caso, el empleador dispondr de todos los recursos humanos
y tecnolgicos que garanticen la conectividad de los miembros del COPASST para
poder realizar las reuniones.

Fecha: agosto 19, 2016

Formato de la matriz legal


de una empresa
Categoras: Matriz legal
La matriz legal de una empresa es un requisito del Decreto 1072 de 2015.
Conozca en este artculo las columnas que debe incluir en esta matriz.

Modelo de matriz de requisitos legales sugerido por el SENA

El formato de la matriz legal de una empresa es una coleccin ordenada de


normas (resoluciones, decretos, leyes, etc) colocadas en filas y columnas. Ms
all de los criterios para elaborar una matriz de requisitos legales del SG-SST, en
este artculo se abordar el detalle de cada una de las columnas que se deben
incluir en el archivo de la matriz.

Se recomienda utilizar para este archivo una hoja de clculo como Microsoft Excel,
OpenOffice Calc o Google Docs por su facilidad para manejar grandes cantidades
de filas y columnas y sus herramientas para la creacin de filtros y bsquedas.

No existe una gua tcnica que determine el formato para la matriz legal de una
empresa, por lo cual cada responsable del SG-SST puede realizar las
adaptaciones o modificaciones que considere convenientes.

Encabezado de la matriz legal de una empresa

La matriz legal debe iniciar con un encabezado que incluya la identificacin de la


empresa y del documento. Estos campos pueden variar dependiendo del sistema
de gestin documental que tenga la empresa.

La empresa

Si la empresa o entidad cuenta con un formato establecido para los documentos,


puede incorporarlo en la matriz para mantener la imagen corporativa. Algunas
empresas incluyen el logo en el encabezado del documento, otras solo escriben
en texto el nombre de la compaa y otras empresas realizan una combinacin.

Como parte de la identidad corporativa se puede incluir:


Logo de la empresa

Nombre de la empresa

NIT o identificacin

Informacin del documento

Debe incluirse en el encabezado el ttulo del documento que se est elaborando,


por ejemplo: Matriz legal o Matriz de requisitos legales.

El pargrafo del artculo 2.2.4.6.8 del Decreto 1072 de 2015 dice:

Pargrafo. Por su importancia, el empleador debe identificar la normatividad


nacional aplicable del Sistema General de Riesgos Laborales, la cual debe quedar
plasmada en una matriz legal que debe actualizarse en la medida que sean
emitidas nuevas disposiciones aplicables a la empresa.

Teniendo en cuenta que la matriz debe ser actualizada peridicamente, se debe


incluir como parte de la informacin del documento la fecha de actualizacin y el
nombre de la persona que hizo la ltima actualizacin. Algunos responsables
incluyen tambin la fecha de creacin del documento.

Como parte de la informacin del documento puede incluir:

Ttulo del documento

Fecha de la ltima actualizacin

Responsable de la ltima actualizacin

Columnas necesarias en la matriz legal de una empresa

La matriz legal de una empresa deber tener en cad fila una norma y en cada
columna las caractersticas de la norma. Se describen a continuacin
algunas columnas mnimas que se recomienda incluir:

La norma

Se debe indicar el tipo de norma (decreto, resolucin, ley, acuerdo, etc), el nmero
de la norma y el ao de expedicin.

En algunas matrices se puede encontrar una columna con toda la informacin:


Presentacin de la norma en la matriz legal de una empresa

Tambin se pueden utilizar dos o tres columnas para almacenar la informacin de


la norma

Presentacin de la norma en 3 columnas

Si se considera importante, se puede adicionar una columna para incluir el nombre


de la entidad que emiti la norma. Ejemplo: Ministerio de Trabajo.

En el curso de 50 horas para responsables del SG-SST el SENA sugiere incluir:

Una clasificacin de la norma que identifique si es general o especfica.

La disposicin que regula la norma, usualmente el ttulo de la norma (Ejemplo:


Cdigo Sustantivo del Trabajo) o la temtica tratada en la norma (exmenes
mdicos), esto puede llegar a ser muy til al filtrar y buscar normas que se
relacionan.

Ver el modelo de matriz legal creado por el SENA.

Artculos aplicables

Se debe incluir una columna para enumerar los artculos aplicables de la norma,
es decir, aquellos de los cuales se debe dejar evidencia de su cumplimiento. Cada
artculo debe ir acompaado de la descripcin del requisito, es decir, un texto
resumen sobre lo que trata la norma o los artculos especificados.
La matriz de requisitos legales de una empresa puede tener tantas filas como sea
necesario. En algunas empresas se utiliza una fila por cada norma y en una sola
casilla se escriben todos los artculos que se tienen que cumplir.

Presentacin de una norma por fila de la matriz

En otras empresas se utiliza una fila por cada artculo que se debe cumplir.

Presentacin de una fila por artculo

Se pueden realizar combinaciones de los dos esquemas de presentacin.


Usualmente se agrupan los artculos cuando la forma de evidenciar su
cumplimiento es la misma y se separan en varias filas cuando cada artculo tiene
una forma de evidenciarse diferente.

Evidencia de cumplimiento

La informacin que no puede falta es la evidencia de cumplimiento de la


normatividad, porque esto es lo que ser exigible por el funcionario del Ministerio
de Trabajo, por el inspector de la ARL, por la alta direccin o por un auditor.

La matriz legal de una empresa (matriz de requisitos legales) se define en


el Decreto 1072 de 2015 como:
Matriz legal: Es la compilacin de los requisitos normativos exigibles a la
empresa acorde con las actividades propias e inherentes de su actividad
productiva,los cuales dan los lineamientos normativos y tcnicos para desarrollar
el Sistema de Gestin de la Seguridad y Salud en el Trabajo -SG-SST, el cual
deber actualizarse en la medida que sean emitidas nuevas disposiciones
aplicables. (Artculo 2.2.4.6.2).

Esta definicin muestra uno de los cambios ms importantes incorporados por el


Sistema de Gestin en Seguridad y Salud en el Trabajo y es que el SG-SST no es
un sistema de papel, es un sistema de evidencias de las gestin de la empresa.

La presentacin de la evidencia puede incluir:

Descripcin de la evidencia

Columna SI/NO que indique si existe evidencia actualizada

Observaciones

Puede ser ms detallada incluyendo la fecha y la persona que gener la evidencia:

Fecha de la evidencia

Nombre de quien gener la evidencia

Ubicacin de la evidencia

En algunos casos se puede incluir el cargo que es responsable del cumplimiento


de la normatividad, esto se usa principalmente en empresas grandes donde cada
actividad la realiza un rol diferente. En el caso de las microempresas este campo
no es necesario si para todas las actividades el responsable va a ser el gerente o
propietario.

Se recomienda tener al final un campo de observaciones que se puede usar


libremente para hacer aclaraciones sobre las evidencias presentadas, este campo
tambin puede ser utilizado para realizar aclaraciones sobre a qu rea de trabajo
o sede de la empresa aplica la norma seleccionada.

Historial de cambios de la matriz legal

En algunas empresas se considera importante llevar todo el detalle de las


revisiones realizadas al documento y adicionan una hoja con el historial de
cambios en los cuales incluyen:

Nmero de versin del documento


Fecha del cambio

Responsable de realizar el cambio

Descripcin de los cambios realizados

Cuando muchas personas estn actualizando el documento esta informacin


puede llegar a ser relevante en algn momento, pero en el caso de las
microempresas donde usualmente es solo una persona quien modifica el archivo
no sera necesario realizar una descripcin tan detallada, lo que se recomienda es
guardar versiones antes de realizar cambios importantes.

El versionamiento se puede realizar con las opciones disponibles en las hojas de


clculo de escritorio (como Excel), si se utiliza un sistema de hoja de clculo como
el ofrecido por Google Docs, no es necesario preocuparse por el historial de
versiones porque estas herramientas guardan automticamente los cambios
realizados y la persona que los realiz.

Independiente del programa de software utilizado, se recomienda guardar al


menos una copia de la matriz legal cada ao dado que el Decreto 1072 de 2015
en su artculo 2.2.4.6.13 dice:

Artculo 13. Conservacin de los documentos. El empleador debe conservar


los registros y documentos que soportan el Sistema de Gestin de la Seguridad
y Salud en el Trabajo SG-SST de manera controlada, garantizando que
sean legibles, fcilmente identificables y accesibles. protegidos contra dao.
deterioro o prdida el empleador deber elaborar y cumplir con un sistema de
archivo o retencin documental, segn aplique, acorde con la normatividad
vigente y las polticas de la empresa..

Fecha: julio 5, 2016

Elaboracin de una matriz


de requisitos legales del
SG-SST
Categoras: Matriz legal
La matriz de requisitos legales es un documento que contiene la informacin sobre
la normatividad concerniente al SG-SST. Aprenda a elaborarla.

La matriz de requisitos legales debe ser actualizada al menos una vez al ao.
Foto: Klaiority - Fotolia

Una matriz de requisitos legales o matriz legal es un documento que contiene toda
la informacin sobre la normatividad que una empresa debe cumplir legalmente.
Estas normas y obligaciones legales estn moderadas por diferentes mecanismos
que buscan que una empresa garantice mediante el evidenciamiento de
actividades el cumplimiento de la normatividad concerniente a la seguridad y salud
en el trabajo.

La definicin de matriz legal se puede encontrar en el Decreto 1072 de 2015 en el


artculo 2.2.4.6.2. en donde se define a la matriz legal como:
24. Matriz legal: Es la compilacin de los requisitos normativos exigibles a la
empresa acorde con las actividades propias e inherentes de su actividad
productiva, los cuales dan los lineamientos normativos y tcnicos para desarrollar
el Sistema de Gestin de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), el cual
deber actualizarse en la medida que sean emitidas nuevas disposiciones
aplicables.

Por lo tanto, segn esta definicin, la matriz de requisitos legales debe


actualizarse continuamente de acuerdo a las nuevas disposiciones que puedan
hacerse a las normatividades utilizadas. Pero adems, la matriz de requisitos
legales tambin hace parte de las obligaciones de los empleadores y est
constatada en el pargrafo del artculo 2.2.4.6.8 del Decreto 1072 de 2015, en el
que menciona que:

Por su importancia, el empleador debe identificar la normatividad nacional


aplicable del Sistema General de Riesgos Laborales, la cual debe quedar
plasmada en una matriz legal que debe actualizarse en la medida que sean
emitidas nuevas disposiciones aplicables a la empresa

Adems, la matriz de requisitos legales tambin hace parte de la documentacin


general que toda empresa debe tener para desarrollar el Sistema de Gestin de
Seguridad y Salud en el Trabajo. Esto se encuentra estipulado en el artculo
2.2.4.6.12. del Decreto 1072 de 2015.

Qu normatividad debe tener una matriz de requisitos legales?

Una matriz de requisitos legales debe estar orientada especficamente hacia las
actividades que realiza la empresa. Estos procesos tienen como objetivo verificar y
evidenciar las mejoras que una empresa realiza para certificar que cumple con las
normas, leyes, resoluciones, decretos y dems obligaciones.

A continuacin, encontrar cules son las normas mediante las que se debe
realizar la matriz de requisitos legales de una empresa:

Normatividad de SG-SST

Principalmente la primera normatividad que se debe consultar y se debe aplicar es


la relacionada con el Sistema de Gestin de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-
SST). Esta normatividad se encuentra en el Decreto nico Reglamentario del
Sector Trabajo, por lo tanto, esta normatividad debe ser aplicada por todas las
empresas que se encuentran localizadas geogrficamente en Colombia. La
informacin sobre el SG-SST se encuentra en el captulo 2.2.4.6 del Decreto 1072
de 2015, Sistema de Gestin de Seguridad y Salud en el Trabajo.
Tras confirmar la normatividad que una empresa debe cumplir de acuerdo al SG-
SST, tambin se encuentran tres niveles que componen principalmente la
normatividad sobre la que una empresa debe certificarse: la normatividad
nacional, departamental y local.

Normatividad nacional

Es el primer nivel con el que una empresa debe cumplir. Este se refiere a las
leyes, decretos, resoluciones, reglamentos, estatutos, entre otros, que son
avalados por el Congreso de la Repblica, por los Ministerios o por
Departamentos Administrativos.

Por ejemplo, el Cdigo Sustantivo del Trabajo, la Resolucin 2646 de 2008 y el


Decreto nico Reglamentario del Sector Trabajo deben ser considerados en la
matriz de requisitos legales.

Normatividad departamental

Este segundo nivel se refiere ms a la ubicacin geogrfica en la que se


encuentra ubicada la empresa. En algunas ocasiones los departamentos emiten
normatividades especficas para prevenir efectos nocivos de alguna situacin que
se presenta especficamente en su zona geogrfica.

Por ejemplo, en algunos lugares donde la temperatura es muy alta y es posible


que se desarrollen enfermedades transmitidas por vectores (Zika, Dengue,
Malaria, etc) algunos departamentos emiten disposiciones especiales para la
prevencin de la mortalidad por estas enfermedades. Hay que tener en cuenta que
esto depende exclusivamente del departamento o de la zona donde se realizan las
labores.

Normatividad local

Esta normatividad de tercer nivel se centra en aquellas zonas o municipios en los


que se imponen normatividades especficas para determinados trabajos. Esto es
frecuente en municipios donde las alcaldas o las instituciones pertinentes
promueven el regimiento de una ley que favorece a la poblacin.

Por ejemplo, la Alcalda de Bogot publica normatividad especfica para el manejo


de residuos slidos y basuras que todos los hogares y empresas en la ciudad
deben cumplir.

Adems de tener en cuenta las anteriores normas por ubicacin geogrfica,


existen otro tipo de normatividades especficas que deben tenerse en cuenta de
acuerdo al tipo de labor y actividad que realiza la empresa.
Normatividad de acuerdo a la actividad que realiza la empresa

Existen varias empresas que realizan actividades y labores que necesitan de


normatividades adicionales.

Por ejemplo, las actividades laborales que poseen un alto riesgo de accidentes
como aquellas relacionadas con el sector de construccin o trabajo en alturas,
necesitan de cursos y certificaciones que permitan laborar en estas condiciones
especiales. La Resolucin 1409 de 2012 por la que se establece el reglamento de
seguridad para proteccin contra cadas en trabajos en alturas es una muestra de
la normatividad usada en trabajos de alto riesgo.

Normas tcnicas sectoriales

Al igual que en la construccin o en las instituciones de salud, existen


determinados sectores laborales que poseen una normatividad especfica de
acuerdo al servicio que ofrecen. En este caso podemos encontrar las Normas
tcnicas sectoriales que definen y rigen una normatividad especfica.

Por ejemplo, el sector relacionado con la gastronoma como bares y restaurantes


deben cumplir con la Norma Tcnica Sectorial Colombiana NTS TS 004.
Establecimientos gastronmicos y bares. Requisitos de sostenibilidad 2008, y esto
es un requisito para la renovacin de su registro de turismo de acuerdo con
la Resolucin 0148 de 2015 expedida por el Ministerio de Comercio, Industria y
Turismo.

Normatividad acogida voluntariamente por la empresa

Hay algunas empresas que acogen normas para mejorar sus procesos laborales.
Por ejemplo hay organizaciones que estn certificadas en ISO 9001, que aunque
no es obligatorio, estn usando para mejorar la gestin de calidad de su producto
o servicio. Este tipo de normatividades tambin deben incluirse en la matriz de
requisitos legales puesto que representan los lineamientos bajo los que la
empresa est trabajando. Tambin hay empresas que deciden acogerse a
normatividades internacionales, por su relacin con grupos econmicos en el
exterior o por requisito de sus clientes, estas normatividades deben ser
evidenciadas en la matriz de requisitos legales.

Cules son las principales fuentes para consultar la normatividad vigente en Colombia?

Las normatividades que componen una matriz de requisitos legales pueden


provenir de diferentes sectores de acuerdo a sus caractersticas. Sin embargo, hay
normatividades que se aplican de manera general para todas las empresas en
Colombia. Entre estas se encuentra informacin en medios como las pginas web
del Ministerio de Trabajo, la Alcalda de Bogot y el Senado de la Repblica que
publican y hacen menciones a modificaciones, adiciones o derogaciones de
ciertas normas que deben atenderse.

Tambin existe el Diario Oficial que recoge toda la informacin respecto a la


cotidianidad de la normatividad en Colombia. En este diario se incluye todos los
cambios que suceden a nivel legislativo en el contexto nacional. Estos estn
divididos de acuerdo al sector, rama o ministerio para facilitar su bsqueda. Este
diario funciona desde 1864, por lo que, la informacin que contiene se ha
convertido en menester para la legislacin colombiana.

Por otro lado, la Constitucin Poltica de Colombia no hace parte de la


normatividad que se debe tener en cuenta para formar la matriz de requisitos
legales. La Constitucin aunque determine varias normas que en su generalidad
deben ser cumplidas por los empleadores y las empresas, stas ya han sido
reglamentadas mediante leyes, decretos y resoluciones. Al cumplir con estas
normatividades se est cumpliendo de forma directa con lo expuesto en el marco
de la Constitucin Poltica de Colombia.

Cmo se crea evidencia del cumplimiento de la matriz de requisitos legales?

Tras investigar acerca de la normatividad que la empresa tiene que cumplir en la


matriz de requisitos legales es importante tener en cuenta varias
recomendaciones. El documento sobre la matriz de requisitos legales debe estar
redactado de manera clara y entendible. Adems debe ser actualizado
regularmente de acuerdo a las actividades que la empresa realice para cumplir
con la normatividad.

La matriz de requisitos legales debe contener la norma que se utilizar, su ao de


publicacin, su ttulo, los artculos que aplican y el alcance de sta. Para mantener
actualizada esta lista el empleador deber notificar junto a cada norma utilizada, el
plan de accin y la evidencia del cumplimiento adems de las fechas de
seguimiento. Por esta razn es importante que al momento de investigar y
seleccionar la normatividad que se asumir, se debe plantear de manera
especfica el plan de accin que se acoger para cada norma.

De esta forma, si se posee una norma dentro de la matriz de requisitos legales, se


deber demostrar el cumplimiento y seguimiento de aquella legislacin, ya sea por
medio de capacitaciones, charlas, reuniones, procedimientos u otras actividades
que demuestran que la empresa est cumpliendo. Esto es lo que compone la
matriz de requisitos legales.
La matriz de requisitos legales y aquellos documentos que estn relacionados con
SG-SST, como muestra el pargrafo 1 del artculo 2.2.4.6.12 del Decreto 1072 de
2015:

Pueden existir en papel, disco magntico, ptico o electrnico, fotografa o una


combinacin de estos y en custodia del responsable del desarrollo del Sistema de
Gestin de la Seguridad y Salud en el Trabajo.

La matriz de requisitos legales debe contener principalmente las normatividades


bajo las que se rige la empresa, y segundo, la actualizacin y el mantenimiento de
actividades que evidencien el cumplimiento de estas normas. Para tal efecto es
necesario poseer un documento que demuestre toda esta informacin.

Cada cunto se debe actualizar una matriz de requisitos legales de una empresa?

La objetividad de realizar una matriz de requisitos legales tiene que ver con el
proceso de evidenciamiento y acogimiento de las normas dentro de la empresa.
No basta con solo tener las normas que se cumplirn sino tambin se debe reflejar
de manera regular cules son las actividades que el encargado de SG-SST y los
empleados realizan para cumplir con estos requisitos.

La matriz de requisitos legales debe poseer, adems de las normas y su


informacin, el proceso de evidencia y la fecha de seguimiento que se ha hecho a
tal normatividad. Este es un proceso frecuente que se realiza de acuerdo a las
actividades que se hagan para cumplir estas normas. Por lo tanto, esta matriz de
requisitos legales debe actualizarse frecuentemente con cada actividad que sea
realizada.

Por otro lado, al igual que toda la normatividad del SG-SST, se debe como mnimo
realizar y revisar anualmente toda la informacin respectiva a la matriz de
requisitos legales. Por ejemplo, revisar aquellas normas que hayan sido
adicionadas, modificadas o derogadas con la intencin de mantener el
cumplimiento y la actualizacin de estas normas. Es importante tener en cuenta
que despus de poseer la normatividad, lo ms importante es mantener
actualizada nuestra matriz de requisitos legales con sus respectivas actividades de
evidencia.

Etiquetas: Decreto 1072 de 2015, ISO 9001, NTS TS 004, Resolucin 0148 de
2015, Resolucin 1409 de 2012, Resolucin 2646 de 2008

El ABC de la Matriz Legal


Categoras: Matriz legal

La Matriz Legal es un instrumento obligatorio del SG-SST. Conozca qu es la


matriz legal, sus componentes y las etapas para su formulacin.

La matriz legal es un requisito del SG-SST

La exigencia de una Matriz Legal dentro del Sistema de Gestin de Seguridad y


Salud en el Trabajo (SG-SST) es un gran avance legislativo. Esta herramienta
permite hacer mejor seguimiento y control al cumplimiento de la normatividad
vigente.

La utilidad de la Matriz Legal reside en que es un instrumento para que la empresa


compile las obligaciones legales en materia de seguridad y salud en el trabajo, que
le competen. Antes, y debido a la dispersin de las normas en esta materia, era
difcil mantener un verdadero control sobre el cumplimiento de la normatividad.

Qu es la matriz legal?

El Decreto 1072 de 2015, en su artculo 2.2.4.6.1., punto 24, define la matriz


legal as:
Es la compilacin de los requisitos normativos exigibles a la empresa acorde con
las actividades propias e inherentes de su actividad productiva, los cuales dan los
lineamientos normativos y tcnicos para desarrollar el Sistema de Gestin de la
Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), el cual deber actualizarse en la
medida que sean emitidas nuevas disposiciones aplicables.

En otras palabras, la Matriz Legal es la herramienta para definir qu normas


actualizadas debe cumplir una organizacin y controlar su aplicacin efectiva.

Etapas en la formulacin de la matriz legal

Para elaborar la matriz legal se deben cumplir cinco etapas. Estas son:

1. Identificacin y registro de los requisitos legales en materia ambiental y de


seguridad y salud en el trabajo aplicables a la empresa.

Un requisito legal puede definirse como la exigencia que establece las condiciones
que debe reunir una actividad, instalacin, equipamiento, proceso o servicio
determinado, para cumplir con las especificaciones sealadas en los textos
legales.

En esta fase deben identificarse todas las normas que aplican para cada empresa,
segn su naturaleza y actividad. Se deben tomar en cuenta diferentes tipos de
disposiciones: leyes, decretos, resoluciones, directivas, circulares, reglamentos,
estatutos, acuerdos, convenios y contratos.

Es importante no perder de vista las normas internacionales involucradas en el


tema, ni tampoco las disposiciones acordadas por negociacin colectiva.

2. Evaluacin del grado de cumplimiento de la normatividad

Una vez establecidos los requisitos legales que debe cumplir la empresa, se debe
hacer un barrido para determinar en qu medida y cmo se estn cumpliendo las
normas.

En este punto es importante tomar como punto de referencia la matriz de riesgos y


peligros. Esto quiere decir que todas las normas relacionadas con los peligros
prioritarios, deben ser asumidas como las exigencias de mayor relevancia.

3. Implementacin de acciones preventivas o correctivas

Para cada deficiencia o no cumplimiento detectado en la etapa anterior, debe


disearse un conjunto de acciones correctivas y/o preventivas. De este modo, las
normas dejan de ser letra muerta y se convierten en la fuente de acciones
concretas. Ese es el espritu del SG-SST y la razn de ser de la Matriz Legal.
4. Actualizacin de la normatividad

Se debe establecer una frecuencia de actualizacin para cada requisito legal,


dependiendo de su naturaleza, su importancia y el grado de cumplimiento que se
ha alcanzado en el mismo.

Algunos requisitos legales que son crticos (por ejemplo las medidas de seguridad
para el trabajo en alturas) exigen una actualizacin ms frecuente, especialmente
para verificar si se ha elevado o no el nivel de cumplimiento.

Otros requisitos, en cambio, solo deben actualizarse cuando hay modificaciones o


cambios en la legislacin.

De ah que para la frecuencia de actualizacin no haya una regla fija. Algunos


requisitos deben actualizarse cada mes, mientras que otros solo se actualizarn
semestral o anualmente.

5. Comunicacin y difusin de los requisitos legales

La comunicacin es un componente fundamental en el SG-SST. As que, en todos


los casos, se deben disear mecanismos para comunicar a los responsables y a
los interesados, todo lo referente a los requisitos legales que deben cumplir.

Componentes de la matriz legal

Lo aconsejable es que la matriz legal se disee con base en la Matriz de Riesgos


y Peligros, y que contenga los siguientes elementos:

Aspecto ambiental o riesgo laboral relacionado con el requisito legal

mbito de aplicacin (Distrital, municipal, nacional, etc.)

Entidad (quin emite la norma)

Tipo de requisito legal o suscrito (Ley, decreto, resolucin, etc., y su nmero)

Fecha de expedicin

Vigencia del requisito legal o suscrito (vigente, derogado o modificado)

Ttulo (nombre de la norma, si lo tiene)

Tipo de disposicin legal aplicable (segmento de la norma que es aplicable a la


empresa)

Obligacin dispuesta (texto literal de la norma que se debe aplicar)


Unidades responsables en el cumplimiento del requisito

Registro de Cumplimiento (soportes que evidencian el cumplimiento)

Evaluacin (verificacin del grado de cumplimiento)

Frecuencia de la Evaluacin

Fecha de la ltima Evaluacin

Cumplimiento del Requisito (SI o NO)

Acciones preventivas y/o correctivas

Conozca el formato de la matriz legal de una empresa con el detalle de cada una
de las columnas que la componen y tambin los pasos para la elaboracin de la
matriz de requisitos legales.

Etiquetas: Decreto 1072 de 2015


Fecha: marzo 6, 2016

El riesgo psicosocial: un
tem crucial en el SG-SST
Categoras: Matriz de riesgos, Riesgo psicosocial

La Resolucin 2646 de 2008 obliga a todas las empresas en Colombia a realizar


una valoracin anual del riesgo psicosocial al que se enfrentan los trabajadores
durante la ejecucin de sus funciones.
El estrs es una de las condiciones que se miden en la valoracin del riesgo
psicosocial

El riesgo psicosocial es uno de los factores ms importantes dentro del contexto


del nuevo Sistema de Gestin de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST),
reglamentado por el Decreto 1072 de 2015. Y lo es tanto por el impacto que tiene
dentro las diferentes enfermedades y accidentes laborales, como por la
complejidad que implica el definirlo, medirlo y evaluarlo.

La primera Encuesta Nacional sobre Condiciones de Salud y Trabajo, llevada a


cabo en 2007, indic una alta prevalencia de los factores de riesgo psicosocial. El
50% de los trabajadores manifest estar afectado por las actividades montonas y
la exposicin al trabajo con el pblico. As mismo, entre el 20% y el 33%
aseguraron estar padeciendo altos niveles de estrs laboral.
En la segunda de estas encuestas, realizada en 2013, la situacin se torna incluso
ms preocupante. Las conclusiones del informe ejecutivo indican que se present
un incremento del 43% de los eventos de salud derivados de la ansiedad y la
depresin, entre los aos 2009 y 2012.

El anlisis de las cifras tambin revel que gran parte de otros eventos de salud,
como problemas osteomusculares o accidentes de trabajo, se derivan de
condiciones mentales y psicosociales poco favorables.

Como se ve, el panorama es inquietante. Mxime si se toma en cuenta que existe


toda una normatividad para prevenir, controlar y evitar el riesgo psicosocial y que
el descuido, la negligencia o la incompetencia en este aspecto es sancionable
legalmente, tanto desde el punto de vista de la Resolucin 2646 de 2008, como
desde el mismo Decreto 1072 de 2015.

La norma que reglamenta el control del riesgo psicosocial

En el ao 2008, el Ministerio de Trabajo expidi la Resolucin 2646 por la cual: se


establecen disposiciones y se definen responsabilidades para la identificacin,
evaluacin, prevencin, intervencin y monitoreo permanente de la exposicin a
factores de riesgo psicosocial en el trabajo y para la determinacin del origen de
las patologas causadas por estrs ocupacional.

La norma contiene cinco captulos. En el primero de ellos se consignan las


definiciones, el objeto de la Resolucin y su mbito de aplicacin. All se determina
que su cobertura se extiende a todo tipo de organizaciones y cobija a todo tipo de
trabajadores, sin importar su forma de contratacin.

Tambin se definen los riesgos psicosociales como aquellas Condiciones


psicosociales cuya identificacin y evaluacin muestra efectos negativos en la
salud de los trabajadores o en el trabajo.

El captulo II trata sobre la identificacin y evaluacin de los factores psicosociales


en el trabajo y sus efectos. Lo ms destacado es la puntualizacin de los
factores intralaborales, extralaborales e individuales que deben evaluar los
empleadores.

En el captulo III se indican los criterios para la intervencin en los factores de


riesgo psicosocial. Esto incluye lineamientos los empleadores, las Administradoras
de Riesgos Laborales y orientaciones para la inclusin del riesgo psicosocial
dentro de los programas de vigilancia epidemiolgica.
El captulo IV trata sobre los mecanismos para determinar el origen de las
patologas presuntamente causadas por estrs laboral. Finalmente, en el captulo
V se definen las sanciones por el incumplimiento de lo dispuesto en la Resolucin.

La identificacin, prevencin y evaluacin del riesgo psicosocial es obligatoria

An subsisten muchas empresas y empleadores que minimizan la importancia del


riesgo psicosocial. Han sido formados bajo unos criterios en los que el riesgo y el
peligro son conceptos que se asocian nicamente a los factores fsicos.

Este error de concepcin puede ser muy oneroso si se toma en cuenta que la ley
sanciona la omisin en estos aspectos. El artculo 21, de la Resolucin 2646 de
2008, indica que el no cumplimiento de lo consignado en esa norma, se
sancionar de acuerdo con lo establecido por los literales a) y c) del Decreto-ley
1295 de 1994. Esto es: multas de hasta 500 Salarios Mnimos Legales Vigentes
para las empresas y de hasta 1.000 SMLV para las ARL.

Esto adems no exonera a las empresas de recibir las sanciones contempladas en


el Decreto 472 de 2015, que tambin incluyen multas y hasta el cierre temporal o
definitivo, por incumplimientos en la implementacin del Sistema de Gestin de
Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST). Es necesario reiterar que el riesgo
psicosocial debe ser incluido obligatoriamente en la matriz de riesgos del Sistema.

La nica persona autorizada para disear y ejecutar programas para la prevencin


y el control de enfermedades generadas por los riesgos psicosociales es un
psiclogo profesional especializado en el rea de psicologa ocupacional.

Si la empresa implementa el SG-SST autnomamente debe asegurarse de que


cuenta con un psiclogo profesional especializado en el rea para que desarrolle
esta parte del proceso. Si, en cambio, la organizacin contrata con un tercero
dicha implementacin, debe asegurarse de que el consultor incluya dentro de su
propuesta la valoracin del riesgo psicosocial y la creacin de un programa para
cubrir este aspecto, si es necesario. Tambin debe exigir la licencia licencia
vigente de prestacin de servicios en psicologa ocupacional de quien realizar
esa labor.

Etiquetas: Resolucin 2646 de 2008


Fecha: marzo 28, 2016
Variables y herramientas
para abordar el riesgo
psicosocial en la
organizacin
Categoras: Matriz de riesgos, Riesgo psicosocial

La batera para evaluar el riesgo psicosocial es una herramienta que permite


evaluar el riesgo intralaboral, extralaboral y el estrs al que se enfrenta el
trabajador. La aplicacin de este instrumento y el anlisis que de los resultados
realice un psiclogo ocupacional permitirn determinar el programa a seguir en
cada empresa.
La batera para evaluar el riesgo psicosocial permite evaluar las demandas
emocionales del trabajo

La Resolucin 2646 de 2008 defini puntualmente los factores psicosociales que


deben tenerse en cuenta para identificar, evaluar y prevenir el riesgo psicosocial
en las organizaciones. A partir de esa categorizacin se han establecido un
conjunto de variables que deben tomarse en consideracin para este efecto y las
cuales se estudian mediante una batera para evaluar el riesgo psicosocial.

La misma resolucin, en varios de sus apartes, seala de manera genrica que


para evaluar los factores de riesgo psicosocial se deben emplear los instrumentos
que para tal efecto hayan sido validados en el pas.

Con el propsito de precisar con mayor exactitud los factores a evaluar y de


ofrecer herramientas de medicin cuantitativa y cualitativa en estos aspectos, el
Ministerio de Trabajo contrat una investigacin que dio por resultado el diseo de
una batera para evaluar el riesgo psicosocial que permiten a los empresarios
identificar y evaluar los riesgos psicosociales.

Los factores psicosociales a identificar y evaluar

Dentro de los factores psicosociales a identificar y evaluar se incluyen aspectos


intralaborales, extralaborales e individuales. Los primeros se refieren a las
circunstancias en las cuales se desarrolla el trabajo. Los segundos, al estilo y
calidad de vida de los trabajadores, fuera del mbito laboral. Los aspectos
individuales, por su parte, hacen alusin a las caractersticas psicosociales de
cada trabajador en particular.

Cada uno de estos aspectos, a su vez, incluye una serie de variables o


dimensiones que constituyen factores potenciales de riesgo. Esos son los factores
en la batera para evaluar el riesgo psicosocial:

Factores intralaborales

Demandas de trabajo (cuantitativas, de carga mental, emocionales, ambientales,


de esfuerzo fsico, de la jornada de trabajo, exigencias de responsabilidades del
cargo, consistencia del rol e influencia de lo laboral sobre lo extralaboral).

Control (autonoma, oportunidades de desarrollo y uso de habilidades y destrezas,


participacin en el cambio, claridad del rol y capacitacin).

Liderazgo y relaciones sociales en el trabajo (caractersticas del liderazgo,


relaciones sociales, retroalimentacin del desempeo y relacin con los
subordinados)

Recompensa (reconocimiento, compensacin y recompensas)

Factores extralaborales

Tiempo fuera del trabajo

Relaciones familiares

Comunicacin y relaciones interpersonales

Situacin econmica del grupo familiar

Vivienda y entorno

Influencia de lo extralaboral sobre el trabajo

Desplazamiento de la vivienda al trabajo y viceversa


Factores individuales

Informacin sociodemogrfica (sexo, edad, estado civil, grado de escolaridad,


ocupacin o profesin, lugar de residencia, estrato, tipo de vivienda y nmero de
personas a cargo)

Informacin ocupacional (lugar de trabajo, antigedad, nombre y tipo de cargo,


dependencia, tipo de contrato, horas de trabajo diarias y modalidad de pago).

Todos estos elementos son los factores a tener en cuenta para la identificacin de
los riesgos, el seguimiento, control, evaluacin y mejoramiento del componente
psicosocial.

La batera para evaluar el riesgo psicosocial

Para facilitar el proceso de implementacin de un sistema de prevencin en


materia de riesgos psicosociales, la Direccin General de Riesgos Laborales del
Ministerio de Trabajo contrat un estudio con la Universidad Javeriana. El
resultado de esa investigacin es una batera de instrumentos vlidos y confiables
para identificar, evaluar y prevenir los factores de riesgo psicosocial.

La funcin principal de la batera de instrumentos para la evaluacin de factores


de riesgo psicosocial es la de elevar la calidad de los procesos de evaluacin del
riesgo psicosocial, de modo que se puedan elaborar planes y programas mejor
focalizados.

El objetivo que se persigue es el de establecer si hay o no riesgos psicosociales,


tanto en el plano intralaboral, como en el extralaboral, y determinar qu nivel
alcanzan. Los niveles son: sin riesgo o riesgo despreciable, riesgo medio, riesgo
alto o riesgo muy alto.

La batera para evaluar el riesgo psicosocial est compuesta por ocho


instrumentos:

Ficha de datos generales (informacin socio-demogrfica e informacin


ocupacional del trabajador)

Cuestionario de factores de riesgo psicosocial intralaboral para jefes y directivos

Cuestionario de factores de riesgo psicosocial intralaboral para profesionales,


tcnicos y operarios

Cuestionario de factores de riesgo psicosocial extralaboral

Cuestionario para la evaluacin del estrs


Gua para anlisis psicosocial de puestos de trabajo

Gua para entrevistas semiestructuradas

Gua para grupos focales

Todos estos instrumentos deben ser aplicados exactamente de la manera como


est definido en el manual que el Ministerio de Trabajo elabor para este efecto.
De igual modo, la creacin de un Programa de vigilancia epidemiolgica de
factores de riesgo psicosocial en el trabajo debe ser llevada a cabo por un experto,
es decir, un psiclogo con posgrado en salud ocupacional, con licencia vigente de
prestacin de servicios en psicologa ocupacional.

La Resolucin 2646 de 2008 indica que experto es un psiclogo con posgrado en


salud ocupacional, con licencia vigente de prestacin de servicios en psicologa
ocupacional. Si en un departamento no existe un psiclogo que cumpla
estrictamente con este perfil, la norma seala que se podr considerar experto el
psiclogo que tenga mnimo 100 horas de capacitacin especfica en factores
psicosociales, mientras subsista dicha situacin.

Toda la informacin acopiada a travs de este proceso es estrictamente


confidencial. El psiclogo encargado debe ajustarse a los principios ticos
consignados en el Cdigo Internacional de tica para los Profesionales de la
Salud Ocupacional, el Cdigo deontolgico y biotico para el ejercicio de la
profesin de psicologa y la Ley 1090 de 2006.

Todos los instrumentos de la batera y sus instrucciones de uso se encuentran en


la pgina del Fondo de Riesgos Laborales www.fondoriesgoslaborales.gov.co

Etiquetas: Ley 1090 de 2006, Resolucin 2646 de 2008


Fecha: marzo 28, 2016

Variables y herramientas
para abordar el riesgo
psicosocial en la
organizacin
Categoras: Matriz de riesgos, Riesgo psicosocial

La batera para evaluar el riesgo psicosocial es una herramienta que permite


evaluar el riesgo intralaboral, extralaboral y el estrs al que se enfrenta el
trabajador. La aplicacin de este instrumento y el anlisis que de los resultados
realice un psiclogo ocupacional permitirn determinar el programa a seguir en
cada empresa.
La batera para evaluar el riesgo psicosocial permite evaluar las demandas
emocionales del trabajo

La Resolucin 2646 de 2008 defini puntualmente los factores psicosociales que


deben tenerse en cuenta para identificar, evaluar y prevenir el riesgo psicosocial
en las organizaciones. A partir de esa categorizacin se han establecido un
conjunto de variables que deben tomarse en consideracin para este efecto y las
cuales se estudian mediante una batera para evaluar el riesgo psicosocial.

La misma resolucin, en varios de sus apartes, seala de manera genrica que


para evaluar los factores de riesgo psicosocial se deben emplear los instrumentos
que para tal efecto hayan sido validados en el pas.

Con el propsito de precisar con mayor exactitud los factores a evaluar y de


ofrecer herramientas de medicin cuantitativa y cualitativa en estos aspectos, el
Ministerio de Trabajo contrat una investigacin que dio por resultado el diseo de
una batera para evaluar el riesgo psicosocial que permiten a los empresarios
identificar y evaluar los riesgos psicosociales.

Los factores psicosociales a identificar y evaluar

Dentro de los factores psicosociales a identificar y evaluar se incluyen aspectos


intralaborales, extralaborales e individuales. Los primeros se refieren a las
circunstancias en las cuales se desarrolla el trabajo. Los segundos, al estilo y
calidad de vida de los trabajadores, fuera del mbito laboral. Los aspectos
individuales, por su parte, hacen alusin a las caractersticas psicosociales de
cada trabajador en particular.

Cada uno de estos aspectos, a su vez, incluye una serie de variables o


dimensiones que constituyen factores potenciales de riesgo. Esos son los factores
en la batera para evaluar el riesgo psicosocial:

Factores intralaborales

Demandas de trabajo (cuantitativas, de carga mental, emocionales, ambientales,


de esfuerzo fsico, de la jornada de trabajo, exigencias de responsabilidades del
cargo, consistencia del rol e influencia de lo laboral sobre lo extralaboral).

Control (autonoma, oportunidades de desarrollo y uso de habilidades y destrezas,


participacin en el cambio, claridad del rol y capacitacin).

Liderazgo y relaciones sociales en el trabajo (caractersticas del liderazgo,


relaciones sociales, retroalimentacin del desempeo y relacin con los
subordinados)

Recompensa (reconocimiento, compensacin y recompensas)

Factores extralaborales

Tiempo fuera del trabajo

Relaciones familiares

Comunicacin y relaciones interpersonales

Situacin econmica del grupo familiar

Vivienda y entorno

Influencia de lo extralaboral sobre el trabajo

Desplazamiento de la vivienda al trabajo y viceversa


Factores individuales

Informacin sociodemogrfica (sexo, edad, estado civil, grado de escolaridad,


ocupacin o profesin, lugar de residencia, estrato, tipo de vivienda y nmero de
personas a cargo)

Informacin ocupacional (lugar de trabajo, antigedad, nombre y tipo de cargo,


dependencia, tipo de contrato, horas de trabajo diarias y modalidad de pago).

Todos estos elementos son los factores a tener en cuenta para la identificacin de
los riesgos, el seguimiento, control, evaluacin y mejoramiento del componente
psicosocial.

La batera para evaluar el riesgo psicosocial

Para facilitar el proceso de implementacin de un sistema de prevencin en


materia de riesgos psicosociales, la Direccin General de Riesgos Laborales del
Ministerio de Trabajo contrat un estudio con la Universidad Javeriana. El
resultado de esa investigacin es una batera de instrumentos vlidos y confiables
para identificar, evaluar y prevenir los factores de riesgo psicosocial.

La funcin principal de la batera de instrumentos para la evaluacin de factores


de riesgo psicosocial es la de elevar la calidad de los procesos de evaluacin del
riesgo psicosocial, de modo que se puedan elaborar planes y programas mejor
focalizados.

El objetivo que se persigue es el de establecer si hay o no riesgos psicosociales,


tanto en el plano intralaboral, como en el extralaboral, y determinar qu nivel
alcanzan. Los niveles son: sin riesgo o riesgo despreciable, riesgo medio, riesgo
alto o riesgo muy alto.

La batera para evaluar el riesgo psicosocial est compuesta por ocho


instrumentos:

Ficha de datos generales (informacin socio-demogrfica e informacin


ocupacional del trabajador)

Cuestionario de factores de riesgo psicosocial intralaboral para jefes y directivos

Cuestionario de factores de riesgo psicosocial intralaboral para profesionales,


tcnicos y operarios

Cuestionario de factores de riesgo psicosocial extralaboral

Cuestionario para la evaluacin del estrs


Gua para anlisis psicosocial de puestos de trabajo

Gua para entrevistas semiestructuradas

Gua para grupos focales

Todos estos instrumentos deben ser aplicados exactamente de la manera como


est definido en el manual que el Ministerio de Trabajo elabor para este efecto.
De igual modo, la creacin de un Programa de vigilancia epidemiolgica de
factores de riesgo psicosocial en el trabajo debe ser llevada a cabo por un experto,
es decir, un psiclogo con posgrado en salud ocupacional, con licencia vigente de
prestacin de servicios en psicologa ocupacional.

La Resolucin 2646 de 2008 indica que experto es un psiclogo con posgrado en


salud ocupacional, con licencia vigente de prestacin de servicios en psicologa
ocupacional. Si en un departamento no existe un psiclogo que cumpla
estrictamente con este perfil, la norma seala que se podr considerar experto el
psiclogo que tenga mnimo 100 horas de capacitacin especfica en factores
psicosociales, mientras subsista dicha situacin.

Toda la informacin acopiada a travs de este proceso es estrictamente


confidencial. El psiclogo encargado debe ajustarse a los principios ticos
consignados en el Cdigo Internacional de tica para los Profesionales de la
Salud Ocupacional, el Cdigo deontolgico y biotico para el ejercicio de la
profesin de psicologa y la Ley 1090 de 2006.

Todos los instrumentos de la batera y sus instrucciones de uso se encuentran en


la pgina del Fondo de Riesgos Laborales www.fondoriesgoslaborales.gov.co

Etiquetas: Ley 1090 de 2006, Resolucin 2646 de 2008


Fecha: octubre 18, 2016

GTC 45, gua para la


identificacin de los
peligros y la valoracin de
los riesgos
Categoras: Matriz de riesgos

Conozca la GTC 45, la gua tcnica colombiana para la identificacin de los


peligros y la valoracin de los riesgos en seguridad y salud en el trabajo.

La GTC 45 permite la identificacin de peligros y evaluacin de riesgos


La Gua Tcnica Colombiana GTC 45 es una metodologa diseada para
identificar los peligros y valorar los riesgos de seguridad y de salud en el trabajo.
La primera versin de este documento apareci en 1997 y era una herramienta
destinada, bsicamente, a elaborar un diagnstico de las condiciones laborales.
Su propsito era construir un panorama global de los factores de riesgo.
Con el tiempo y, principalmente, con el avance de la legislacin, la CTG 45 se ha
convertido en un mtodo minucioso y profundo para identificar los peligros y
valorar los riesgos. Esto, gracias a las sucesivas actualizaciones que ha tenido el
documento.

La estructura de la GTC 45
Los componentes ms relevantes de la Gua Tcnica Colombia GTC 45 son los
siguientes:
Contiene todo un captulo destinado a las definiciones. Este es un elemento
de suma importancia, ya que permite precisar el alcance que tiene cada
concepto. Las definiciones son completamente acordes con las que plantea
el Decreto 1072 de 2015.

En el apartado 3.1.1 Aspectos para tener en cuenta para desarrollar la


identificacin de los peligros y la valoracin de los riesgos, aparece un
listado de acciones para llevar a cabo el proceso en forma eficaz.

En la seccin 3.2 ACTIVIDADES PARA IDENTIFICAR LOS PELIGROS Y


VALORAR LOS RIESGOS se muestran puntualmente los pasos
necesarios para adelantar el proceso. Los numerales subsiguientes, del
captulo 3, muestran, punto por punto, qu acciones se deben realizar para
llegar a una identificacin precisa de los peligros y a una valoracin
profesional de los riesgos.

En los anexos aparecen ejemplos prcticos, que resultan ser una valiosa
gua para cada una de las acciones del proceso.

La GTC 45 y el Decreto 1072 de 2015


La Gua Tcnica Colombiana GTC 45 resulta ser muy coherente con lo
establecido en el Decreto 1072 de 2015, que consagra el nuevo Sistema de
Gestin de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST). Veamos los puntos en
donde la ley y la gua se articulan:

En el Artculo 2.2.4.6.7 del Decreto 1072 de 2015 se establece que los


objetivos de la Poltica de SST deben incluir, al menos, estos aspectos:
identificar los peligros, evaluar y valorar los riesgos y establecer los
respectivos controles.

En el Artculo 2.2.4.6.8, numeral 6 del mismo Decreto, se especifica que es


obligacin de los empleadores la Gestin de los Peligros y Riesgos. Con
base en esto, deben adoptar medidas puntuales para identificar peligros,
evaluar y valorar los riesgos y establecer controles destinados a prevenir
daos en la salud de los trabajadores y/o contratistas, en los equipos y en
las instalaciones.

En el numeral 9 del mismo Artculo 2.2.4.6.8, se establece que se debe


garantizar la capacitacin a los trabajadores, con base en los peligros
identificados y los riesgos valorados.

En el Artculo 2.2.4.6.11 se ordena el desarrollo de un programa de


capacitacin que aporte el conocimiento necesario para identificar peligros
y controlar los riesgos, destinado a todos los niveles de la organizacin. En
el pargrafo 2 del mismo artculo, se consagra la obligacin de realizar una
induccin a los nuevos trabajadores, que incluya estos aspectos.

En el Artculo 2.2.4.6.12, numeral 3, se indica que los empleadores deben


documentar y mantener disponible y actualizada la informacin relacionada
con la identificacin anual de peligros y la evaluacin y valoracin de
riesgos.

Finalmente, en los Artculos 2.2.4.6.15 y 2.2.4.6.23, se establece que el


empleador o contratante debe implementar una metodologa que cumpla
con las siguientes especificaciones: 1) Que sea sistemtica; 2) Que tenga
alcance sobre todos los procesos y actividades rutinarias y no rutinarias,
tanto internas como externas, y sobre las mquinas y equipos, en todos los
centros de trabajo y para todos los trabajadores, independientemente de su
forma de contratacin y vinculacin; 3) Que permita identificar los peligros y
evaluar los riesgos en seguridad y salud en el trabajo, con el fin de que sea
posible priorizarlos y establecer los controles necesarios.

Todos estos requerimientos del Decreto 1072 de 2015 son plenamente abordados
por la Gua Tcnica Colombiana GTC 45. Por lo tanto, este documento es una
herramienta completa y eficaz para dar cumplimiento a la ley.

Otras metodologas de identificacin de peligros


Aunque la Gua Tcnica Colombiana GTC 45 no es el nico modelo para llevar a
cabo el proceso de identificacin de peligros y la valoracin de riesgos, s es una
de las que mejor se ajusta al Decreto 1072 de 2015. Sin embargo, tambin existen
otras metodologas que podran ser tomadas en cuenta. Las principales son:

Mtodo FINE. Es un mtodo probabilstico, basado en una frmula


matemtica, que permite calcular la probabilidad de ocurrencia de un
evento y las consecuencias del mismo.

Mtodo INSHT (Instituto Nacional de Seguridad e Higiene en el Trabajo de


Espaa). Se implementa a travs de cuestionarios de chequeo. Enfatiza en
las deficiencias de los lugares de trabajo.

BS 8800 o Guide to occupational health and safety management systems.


Desarrollada en el Reino Unido, con base en la norma ISO 14001: 1996
sobre sistemas de gestin medioambiental.

Cada una de estas metodologas tiene sus propias bondades y limitaciones. Lo


que le otorga un plus considerable a la Gua Tcnica Colombiana GTC 45 es su
funcionalidad. Se trata de un instrumento muy didctico, que ofrece una
orientacin paso a paso y que contiene ejemplos aplicados en los anexos, de
gran valor a la hora de llevar la teora a la prctica.

Etiquetas: Decreto 1072 de 2015, GTC 45, ISO 14001

La matriz de riesgos y los


peligros prioritarios: el
corazn del SG-SST
Categoras: Matriz de riesgos

Los peligros prioritarios se obtienen de la matriz de riesgos. Utilice la GTC-45


como gua para la creacin de esta matriz.
La matriz de riesgos permite determinar los peligros prioritarios

La determinacin de los peligros prioritarios en la implementacin del Sistema de


Gestin de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) es una tarea que demanda
gran claridad en algunos criterios bsicos. De lo contrario, es posible que el diseo
final presente inconsistencias o incoherencias que lo hagan deficiente.

Las consecuencias pueden ser serias. Finalmente, el propsito del SG-SST es


construir un entorno laboral seguro, que proteja la vida y la integridad del
trabajador. Si el sistema tiene grietas o est mal concebido, ese objetivo es difcil
de cumplir. No solamente originar condiciones inseguras para los trabajadores,
sino que tambin conducir a resultados indeseables en los procesos de revisin
gerencial y auditora.

Lo fundamental en el SG-SST es la coherencia. Esto quiere decir que cada pieza


del sistema debe guardar una relacin lgica con las dems. No pueden existir
componentes sueltos, o que apunten en distintas direcciones.

Para alcanzar esa coherencia lo ms importante es identificar los peligros


prioritarios. Este elemento es el verdadero corazn del sistema: todos los dems
componentes deben estar enfocados al control o erradicacin de esos peligros.
Tener claros los peligros prioritarios otorga una base realmente slida para edificar
todo el sistema.

Cmo identificar los peligros prioritarios?

Para identificar los peligros prioritarios de manera precisa, es necesario llevar a


cabo cuatro acciones iniciales: 1) Elaborar la matriz de riesgos; 2) Identificar los
requisitos legales; 3) Atender a los requisitos de otra ndole; y, 4) Consultar las
estadsticas.

1. Elaborar la matriz de riesgos

La matriz de riesgos es un elemento fundamental. Por eso debe ser elaborada con
el mayor cuidado y la mayor precisin. Supone un proceso de identificacin de
todos los peligros que amenazan a una organizacin y la valoracin de esos
riesgos para mantenerlos bajo control.

La matriz de riesgos responde a preguntas esenciales para el SG-SST.


Bsicamente determina la naturaleza de posibles daos a los que estn expuestos
los trabajadores, el personal involucrado con la empresa y los elementos
materiales que la componen. Tambin evala y jerarquiza los riesgos y controles y
determina medidas de intervencin para evitar o reducir los eventuales daos.

La matriz define cules son los riesgos ms altos. Estos son el punto de partida
para determinar los peligros prioritarios para la organizacin.

Para la elaboracin de la matriz de riesgos se recomienda tener en cuenta la GTC-


45 que es la Gua Tcnica Colombiana elaborada por Icontec para la identificacin
de los peligros y la valoracin de los riesgos en seguridad y salud ocupacional.

2. Identificar los requisitos legales

Tanto la legislacin nacional como la internacional definen cules son las tareas de
alto riesgo. Estas actividades estn reguladas legalmente, de modo que para
realizarlas se debe cumplir con una serie de normas y medidas de control. Toda
empresa tiene que ajustarse a lo sealado en la ley para ese tipo de actividades.

Una actividad de alto riesgo es aquella que implica una exposicin ms alta al
peligro, de la que experimenta normalmente un trabajador. Suponen que hay
mayor riesgo de que se presente un accidente laboral severo. Se clasifican en
cinco grupos: trabajos en alturas, trabajos en espacios confinados, trabajos en
caliente, trabajos con energas peligrosas y trabajos con sustancias qumicas
peligrosas.
Las actividades de alto riesgo deben considerarse como prioritarias para la
empresa. En consecuencia, los peligros asociados a esas tareas deben ser
asumidos como peligros prioritarios.

3. Atender a los requisitos de otra ndole

El diseo de condiciones seguras ya no es un asunto exclusivamente interno de la


empresa, que poco o nada tiene que ver con las dems organizaciones con las
que se involucra. El espritu del SG-SST es el de implementar una cultura, ms
que unas medidas especficas. Por eso cada organizacin debe ajustarse a las
exigencias de seguridad que le planteen las otras organizaciones con las que
entre en contacto, en particular, las entidades con las que celebre contratos.

De este modo, lo que el cliente o proveedor defina como peligro prioritario en la


relacin contractual, debe ser asumido por la empresa como peligro prioritario
para la empresa. Por ejemplo, si un cliente indica requisitos en el contrato que
establecen como prioridad la seguridad vial, la empresa debe ajustarse a ello e
implementar las medidas del caso.

4. Consultar las estadsticas

Una de las herramientas para el seguimiento, control y evaluacin del Sistema de


Gestin de Seguridad y Salud en el Trabajo es el rcord que queda consignado en
las estadsticas de accidentes y enfermedades laborales dentro de la empresa.

Esta informacin tiene una importancia de primer orden. A travs de ella se


pueden determinar cules son los eventos de mayor ocurrencia y definir a qu
peligros y a qu actividades estn asociados.

Las estadsticas deben ser coherentes con la formulacin de la matriz de riesgos y


con los dems componentes del sistema.

La unificacin y el enfoque

Cada una de las acciones iniciales va a dar por resultado una informacin
decantada sobre los peligros a los que est expuesta la organizacin. El paso a
seguir es unificar toda esa informacin para definir de manera puntual cules son
los peligros prioritarios en los que debe enfocarse la empresa.

Simplemente se trata de cruzar los datos y de establecer cules son esos peligros
que se repiten o que implican mayor compromiso. Si est en la matriz de peligros,
aparece tambin en las estadsticas, figura en los requisitos legales y est
planteado en los compromisos contractuales, definitivamente se trata de un peligro
prioritario.
Es probable que el resultado sea una larga lista. Es ah cuando debe primar el
sentido de eficiencia. Lo ideal es que se elija un pequeo grupo de peligros
prioritarios asociado a accidentes laborales y otro pequeo grupo que haga
referencia a enfermedades de trabajo. El objetivo es que la lista final no contenga
ms de cinco o seis peligros prioritarios. Solo de esa manera se puede garantizar
que el sistema funcione en la realidad y no solamente en el papel.

Etiquetas: GTC 45

El plan de trabajo anual del


SG-SST es nico para
cada empresa
Categoras: Plan de trabajo anual, Planes y programas

Conozca en este artculo qu es el plan de trabajo anual del SG-SST y algunos


consejos prcticos para su elaboracin apoyados en ejemplos.
Se debe realizar seguimiento al plan de trabajo anual

El Decreto 1072 de 2015 define taxativamente que la elaboracin del plan de


trabajo anual es una de las obligaciones de los empleadores y que constituye uno
de los documentos indispensables dentro del sistema.

En el Artculo 2.2.4.6.8, punto 7, literalmente, la norma indica que el empleador


debe:

disear y desarrollar un plan de trabajo anual para alcanzar cada uno de los
objetivos propuestos en el Sistema de Gestin de la Seguridad y Salud en el
Trabajo (SG-SST), el cual debe identificar claramente metas, responsabilidades,
recursos y cronograma de actividades, en concordancia con los estndares
mnimos del Sistema Obligatorio de Garanta de Calidad del Sistema General de
Riesgos Laborales.
En el Artculo 2.2.4.6.12, que se refiere a la documentacin, se establece la
obligacin de que el plan de trabajo anual est firmado por el empleador y el
responsable del Sistema de Gestin de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-
SST (punto 5).

Por otro lado, el plan de trabajo anual es uno de los elementos esenciales en la
revisin por la alta direccin, establecida en el Artculo 2.2.4.6.31.
Especficamente, la norma indica que la alta direccin debe determinar en qu
medida se cumple con la poltica y los objetivos de seguridad y salud en el trabajo
y se controlan los riesgos.

Fundamentos del plan de trabajo anual

El plan de trabajo anual es uno de los resultados del proceso de implementacin


del SG-SST. Al mismo tiempo, representa uno de sus ejes principales ya que debe
guardar plena coherencia con lo definido en la planificacin del SG-SST y con los
objetivos del Sistema de Gestin de la Seguridad y Salud en el Trabajo.

Una vez identificadas las prioridades en materia de seguridad y salud en el


trabajo, se deben concretar medidas de prevencin y control, que se materializan
precisamente en el plan de trabajo anual.

Este plan debe tener en cuenta los programas definidos en el sistema y sus
actividades, el presupuesto asignado para el SG-SST y la disponibilidad de
recursos tcnicos y humanos para su ejecucin.

Elaborar el plan de trabajo anual

Para elaborar el plan de trabajo anual se debe partir de los riesgos y peligros
prioritarios identificados en la evaluacin inicial. Bsicamente se deben plantear
metas alcanzables en el periodo de un ao para minimizar y monitorear esos
factores que pueden afectar la seguridad y salud de los trabajadores, o la buena
marcha de la empresa.

En la elaboracin del plan de trabajo anual se deben tener en cuentas las


siguientes recomendaciones:

Programas

Los programas son el conjunto de acciones que se deben llevar a cabo en las
diferentes reas, para garantizar el cumplimiento de los objetivos del SG-SST.
Bsicamente comprenden: programa de capacitacin, programa de auditora,
programa de tareas de alto riesgo, programa de emergencias, programas de
vigilancia epidemiolgica, entre otros.
El plan anual debe tener como mnimo una actividad de cada uno de los
programas definidos en el SG-SST de la empresa. Una vez finalice el plan de
trabajo anual, verifique que hay actividades de todos los programas.

Evidencias de ejecucin del plan

El artculo 2.2.4.6.12 del Decreto 1072 de 2015 establece que el empleador debe
mantener disponibles y actualizados los documentos relacionados con el SG-SST.

Una vez se inicie la ejecucin del plan de trabajo anual, se hace necesario que de
cada una de las actividades se genere una evidencia de su cumplimiento. Esta
evidencia puede existir en papel, disco magntico, ptico o electrnico, fotografa,
o una combinacin de stos.

Durante la elaboracin del plan de trabajo anual se debe verificar que para cada
actividad existe un procedimiento, un formato, un manual, una gua o cualquier
otro documento que determine cmo se generar la evidencia de la ejecucin y
cmo se almacenar.

Por ejemplo, de una capacitacin usted puede tomar una hoja de papel, marcarla
con el nombre y fecha del evento y hacer que cada uno de los asistentes la firme.
Tambin puede tomar fotografas del evento en las que se vea a los asistentes y
hacer que la cmara imprima la fecha y hora o puede tomar un video de toda la
capacitacin. Cualquiera de estos tres documentos es una evidencia vlida de la
ejecucin de la tarea, lo importante es que la evidencia est disponible cuando sea
requerida.

Cronograma

El cronograma de actividades contiene todas las acciones a desarrollar, con las


fechas respectivas de iniciacin y terminacin de cada una de ellas, en forma
consecutiva. Tambin debe identificar a los responsables de cada una de las
actividades.

Incluya en el cronograma las tareas de preparacin que deba ejecutar antes de


una actividad, esto le permitir que cuando llegue el momento no tenga que
improvisar. Por ejemplo, si se va a realizar una capacitacin en primeros auxilios a
todo el personal, adems de la capacitacin, incluya una tarea previa de
divulgacin del evento.

Un plan de trabajo realista

El plan de trabajo anual debe elaborarse teniendo en cuenta la realidad de la


organizacin. Debe tener en cuenta el presupuesto disponible para el SG-SST
durante el ao, proponer actividades cuya realizacin exceda el presupuesto
asignado por la alta direccin generar que las actividades sean canceladas y que
al finalizar el ao no se pueda cumplir con los objetivos propuestos.

Las fechas asignadas a las actividades deben tener en cuenta el ciclo del negocio
al cual se dedica la empresa, por ejemplo, si la empresa es una exportadora de
flores a Estados Unidos, no estara bien que se incluyeran un gran nmero de
actividades en enero y febrero que es cuando la empresa est en su periodo de
mayor actividad comercial.

El plan de trabajo anual debe tener en cuenta la disponibilidad del personal en la


empresa, por ejemplo, si se programa una capacitacin un 31 de diciembre, lo
ms probable es que la asistencia a la capacitacin sea muy baja porque gran
parte del personal se encontrar de vacaciones.

Recuerde

El plan de trabajo anual se realiza de forma independiente para cada organizacin,


no existen dos planes de trabajo iguales, copiar y pegar el plan de otra empresa
nunca generar buenos resultados.

Etiquetas: Decreto 1072 de 2015

Ejemplos de poltica de
seguridad y salud en el
trabajo
Categoras: Poltica y objetivos de SST

Una vez se entienden los pasos para crear una poltica de seguridad y salud en el
trabajo, surgen bastantes dudas al momento de crear la poltica propia de la
empresa. Conozca algunos ejemplos que le pueden servir como modelo para la
formulacin de la poltica de seguridad y salud en el trabajo.
Revisar ejemplos de poltica de otras organizaciones es una buena prctica

Poltica de la Corporacin Interuniversitaria de


Servicios
Fuente: CIS
La Corporacin Interuniversitaria de Servicios CIS Tiene como razn
fundamental, velar por la prevencin de los accidentes de trabajo y las
enfermedades profesionales originadas en el trabajo; as como contribuir al
bienestar fsico y mental de sus empleados, para esto la Corporacin
Interuniversitaria de Servicios se apoya en los siguientes principios:

Cumplimiento de todas las normas legales vigentes en el pas sobre


Prevencin de Riesgos Laborales.

Proteccin y mantenimiento del mayor nivel de bienestar fsico y mental de


todos los trabajadores, a travs de actividades de promocin y prevencin,
buscando minimizar los accidentes de trabajo y enfermedades
profesionales.

La Corporacin interuniversitaria de servicios, establece que la prevencin y


control de los riesgos ocupacionales, no es responsabilidad exclusiva del rea de
Salud Ocupacional, si no de cada empleado y de aquellos que tienen bajo su
responsabilidad grupos de personas o reas de trabajo.
La calidad del servicio estar basada en la deteccin, evaluacin y control
oportuno de los factores de riesgo existentes en las Unidades de Apoyo.
Las actividades de promocin y prevencin se harn para nuestros empleados ya
que la fuente que genera el riesgo le corresponde al cliente y la Corporacin no
puede modificarla o corregirla.
Esta poltica ser publicada y difundida a todo el personal, para obtener as su
cooperacin y participacin, siguiendo el ejemplo manifestado y demostrado
desde el compromiso gerencial de la Corporacin.

Poltica de El Cerrejn
Fuente: Cerrejn
Es poltica de CERREJON en sus operaciones de minera a cielo abierto,
transporte y embarque de carbn en La Guajira, Colombia, y en sus actividades en
los otros lugares donde opera, conducir sus negocios en armona con el medio
ambiente y la sociedad, proteger la seguridad y salud de los trabajadores, y
contribuir con el desarrollo, bienestar y cultura de las comunidades en su rea de
influencia, as como trabajar para implementar las mejores prcticas de la industria
minera en materia de seguridad, salud, medio ambiente y comunidades.
El desarrollo de esta poltica se har mediante la aplicacin de un sistema de
gestin para la administracin de los riesgos de seguridad, salud, medio ambiente
y comunidades, dentro del proceso de mejoramiento continuo y con las siguientes
directrices:

Disear y mantener las instalaciones, y establecer procesos operacionales


en forma tal que se salvaguarde las personas, la propiedad y el medio
ambiente.

Efectuar esfuerzos permanentes para identificar y administrar los riesgos


asociados a sus actividades.

Cumplir con las leyes y reglamentaciones aplicables, as como con las otras
obligaciones que voluntariamente haya asumido. Aplicar sus propios
estndares cuando excedan la legislacin existente o no exista legislacin
al respecto.

Responder pronta, efectiva y cuidadosamente a las emergencias o


accidentes que resulten en sus operaciones.
Proveer programas de promocin de la salud ocupacional orientados a
mejorar el bienestar de sus empleados.

Evaluar peridicamente el estado de salud de sus empleados para


identificar y controlar oportunamente los riesgos de salud relacionados con
el trabajo.

Responder oportunamente las inquietudes que provengan de las


comunidades vecinas y hacer esfuerzos permanentes para cultivar
relaciones cordiales, dilogo abierto y cooperacin.

Poltica de CODENSA
Fuente: Codensa
CODENSA S.A. y EMGESA S.A., desarrolla sus actividades de Generacin,
Distribucin y Comercializacin de energa elctrica y servicios relacionados,
promoviendo la Proteccin a la Vida y a la Salud de sus empleados propios,
contratistas, visitantes y partes interesadas. El compromiso de la Alta Direccin
garantiza la identificacin, evaluacin, control y/o eliminacin de los riesgos
presentes en todas las actividades desarrolladas en la organizacin, as como el
mejoramiento continuo en su gestin de Prevencin de Riesgos Laborales.
Promover y mantener una cultura de seguridad y salud laboral como valor y
principio de actuacin, es una responsabilidad por conviccin de todos los
empleados de Codensa y Emgesa, que se refleja en el cumplimiento de las
normas y procedimientos establecidos en la legislacin colombiana vigente y con
el objetivo de convertirnos en referentes, con el objetivo de convertirnos en
referentes mundiales en materia de Prevencin de Riesgos Laborales para el
sector elctrico.

Poltica de la Universidad de La Salle


Fuente: U. De La Salle
La UNIVERSIDAD DE LA SALLE, bajo la responsabilidad de la Direccin
Administrativa, velar por el cumplimiento de la legislacin vigente en materia de
Seguridad y Salud Ocupacional, tendientes a la Prevencin de riesgos
ocupacionales a travs de la asignacin de los recursos necesarios, que permitan
analizar y minimizar las causas de incidentes, accidentes de trabajo y
enfermedades ocupacionales, igualmente de garantizar las condiciones de
seguridad industrial a empleados; impulsando la mejora continua de las
condiciones y los hbitos laborales para propender el bienestar, as mismo exigir el
cumplimiento de las normas vigentes en Salud Ocupacional a proveedores y
contratistas.

Poltica de Pixel Group Net S.A.S


Fuente: Pixel Group
En Pixel Group Net S.A.S nos dedicamos al desarrollo de proyectos para Internet,
estamos comprometidos con la implementacin, desarrollo y fortalecimiento de un
sistema de gestin de seguridad y salud en el trabajo, mediante procesos que
sean seguros para todos nuestros trabajadores y tele trabajadores, controlando los
peligros y riesgos a los que se encuentren expuestos nuestros colaboradores en
sus lugares de trabajo, cumpliendo los requisitos legales y gestionando el
mejoramiento continuo de nuestra organizacin.

Conozca ms sobre la poltica de seguridad y salud en el trabajo en nuestro


artculo sobre cmo crear la poltica del SG-SST.

Cmo crear la poltica del


SG-SST?
Categoras: Poltica y objetivos de SST

La poltica de Seguridad y Salud en el Trabajo es la verdadera columna vertebral


del Sistema de Gestin. Presentamos un procedimiento paso a paso que le
permitir generar la poltica de su organizacin.
La poltica del SG-SST determina la orientacin del Sistema de Gestin
La poltica del SG-SST es la verdadera columna vertebral del Sistema de Gestin.
En Colombia, el Decreto 1072 de 2015 (captulo 2.2.4.6) dej muy en claro que no
se trata de un simple requisito formal, ni de un componente abstracto. Todo lo
contrario. La formulacin de la poltica es el elemento que le da sentido especfico
y direccin concreta a toda la implementacin del sistema.
Algunas organizaciones ya han formulado su poltica y otras no han tocado el
tema hasta ahora. Lo cierto es que con la expedicin del Decreto 1443 se ha
convertido en un requisito obligatorio y la norma seala taxativamente los
parmetros que debe cumplir.
Lo fundamental es que la Poltica de Seguridad y Salud en el Trabajo cumpla con
esos parmetros y se muestre capaz de superar un proceso de auditora. Cmo
lograrlo? Se deben seguir algunos pasos.

1. Clarificacin del concepto


El propio concepto de poltica puede resultar algo impreciso para muchos
empresarios. As que lo primero es hacer un ejercicio de clarificacin del concepto.
El Decreto 1072 de 2015, captulo 2.2.4.6, indica que la Poltica de seguridad y
salud en el trabajo Es el compromiso de la alta direccin de una organizacin con
la seguridad y la salud en el trabajo, expresadas formalmente, que define su
alcance y compromete a toda la organizacin.
Esto, en otras palabras, significa que la poltica es una declaracin de intenciones
de la alta direccin de la compaa. En este componente, la gerencia define qu
es lo que quiere frente al sistema de gestin.
Se trata de una directriz global, que cumple con dos funciones principalmente:
Define a la organizacin de cara a los clientes de la misma

Gua la actuacin de todos los colaboradores de la empresa

En la poltica, la alta direccin comunica lo que espera y desea; el horizonte hacia


el cual debe dirigirse la organizacin en su conjunto.

2. Definicin de criterios
La definicin de criterios incluye todas las actividades de preparacin y tratamiento
previo de la informacin, necesarias para disear la poltica. Cumplir con este
paso es fundamental porque evita que en los pasos posteriores haya
improvisaciones que puedan llevar a inconsistencias.
En este paso se deben cumplir tres acciones:

Definir los requisitos legales que debe cumplir la poltica. De lo que se


trata aqu es de hacer una recopilacin de todas las normas que la ley
consagra para la formulacin de la poltica. La pregunta que se debe
responder es A qu normas est sujeta la formulacin de la poltica de
seguridad y salud en el trabajo, en el marco del sistema de gestin?

Precisar los beneficios que se van a obtener con la creacin de la


poltica. El propsito ltimo de la poltica es contribuir a la evolucin de la
empresa. Por eso, se deben puntualizar cules son esos aspectos
favorables que la empresa alcanzar mediante la implementacin de su
poltica. En general, esos beneficios deben estar asociados a tres
componentes:

Beneficios en trminos de prevencin de lesiones y accidentes de trabajo.

Beneficios en prevencin de enfermedades laborales.

Compilar los documentos estratgicos. Para poder formular una poltica


coherente, debemos tener a mano todos los documentos estratgicos de la
organizacin. Esa documentacin es el marco de referencia obligado para
garantizar una poltica autnticamente consistente, pues esta debe estar
alineada con la misin, la visin, los objetivos y los valores corporativos.

3. Reunin con la alta direccin


Una vez concluida la etapa de definicin de criterios, lo que sigue es programar
una reunin con la alta direccin de la empresa. Se trata de un paso crucial en el
logro de una poltica articulada, que realmente represente las expectativas, los
intereses y los propsitos de la gerencia.
Lo ms aconsejable es que la solicitud de reunin vaya acompaada por una
breve exposicin de los motivos que la hacen importante. Con el Decreto 1072 de
2015, Colombia vive una etapa de transicin y no siempre los gerentes son
conscientes de la importancia capital que tiene la poltica en el nuevo sistema de
gestin. Se sugiere enfatizarles que el principal propsito de la reunin es que
ellos den a conocer cules son los beneficios que esperan obtener del sistema de
gestin de seguridad y salud en el trabajo.
Tambin es recomendable que se haga llegar a la gerencia una sntesis de los
criterios definidos en el paso anterior. Este puede ser un buen punto de partida,
tanto para hacer hincapi en la importancia de la reunin, como para contar con
parmetros que hagan ms fructfero el encuentro.
La poltica de seguridad y salud en el trabajo da origen a los objetivos y que, por lo
tanto, implica el compromiso de unos recursos para lograr tales objetivos.
El tiempo destinado para la reunin debe ser suficientemente amplio como para
tratar detalladamente el tema.

4. Formulacin de la poltica del SG-SST


Con base en el diseo de criterios y en los resultados de la reunin con la alta
direccin se llega propiamente a la redaccin de la poltica del SG-SST. Es un
texto que debe condensar y de verdad reflejar la directriz de la alta gerencia
respecto al SG-SST.
La formulacin de la poltica debe contener los siguientes elementos:

Nombre de la empresa.

Naturaleza y objeto.

Compromisos principales frente al sistema de gestin (incluye descripcin


de los peligros prioritarios).

Compromisos de mejoramiento.

Recursos a travs de los cuales se pretende cumplir con esos


compromisos.

5. Comunicacin de la poltica del SG-SST


El Decreto 1072 de 2015 exige que la poltica de seguridad y salud en el trabajo
sea comunicada a todos los colaboradores de la empresa y las partes interesadas.
No deben ahorrarse esfuerzos ni medios para llevar a cabo este cometido. Es
fundamental que todas las personas vinculadas con la organizacin conozcan su
poltica.
En principio, la poltica debe estar publicada de manera visible tanto en la pgina
web de la empresa, como en sus instalaciones. Se trata de una garanta mnima
de que tanto las partes interesadas, como los empleados de la compaa
conozcan el documento.
En ambos casos la publicacin debe responder a la imagen corporativa de la
empresa. El tratamiento grfico debe corresponder a la jerarqua de ese
importante documento.
La ley exige que la poltica tambin sea dada a conocer en el COPASST. Lo
sugerido es que sea el primer punto de la agenda en las reuniones de este comit.
Tambin es aconsejable que se incluya en folletos, como fondo de pantalla, en el
anverso del carnet de los trabajadores y en todos aquellos espacios y medios que
permitan garantizar una difusin y apropiacin real del documento.

6. Revisin de la poltica del SG-SST


La revisin de la poltica se debe efectuar al menos una vez al ao, segn lo
ordena el Decreto 1072 de 2015. Esta accin generalmente es uno de los
componentes de la revisin por la alta direccin, que tambin exige la norma.
En la revisin se debe verificar si la poltica se adeca a la situacin actual de la
organizacin. Permite plantear nuevos objetivos cuando los antiguos ya se han
alcanzado, introducir elementos nuevos o precisar los ya existentes.
La revisin forma parte del proceso de mejora continua y por eso debe asumirse
con el mayor detalle y un alto compromiso.

Para tener en cuenta


Si la organizacin est abordando otros sistemas de gestin, como OSHAS, ISO,
etc., debe lograr que no haya inconsistencias entre estas y el SG-SST. Lo ideal es
conseguir una sinergia entre todos esos componentes.
La poltica del SG-SST debe tener una redaccin sencilla, acorde con el nivel de
instruccin de los trabajadores de la empresa. De nada sirve que est bien
formulada si sus destinatarios no la entienden.
Es recomendable que la poltica sea un documento independiente del manual de
calidad y/o del manual de sistema de gestin. Esto, debido a que si se cambia la
poltica y esta depende de alguno de esos manuales, tambin ser necesario
cambiar el manual para que todo sea coherente.
El documento de la poltica debe tener fecha, bien especificada. Esto impide que
se presenten confusiones entre las versiones antiguas y las versiones
actualizadas.
Conozca algunos ejemplos de poltica de SST

1. Poltica de Seguridad y Salud en el Trabajo

Ejemplo 1:
Nombre de su empresa, compaa lder en Indicar brevemente el giro de negocio de
su empresa, considera que su capital ms importante son las personas, por lo tanto est
comprometida en velar por la seguridad, salud y el desarrollo del personal, con el control
de peligros, condiciones y actos inseguros en sus instalaciones, a travs de la mejora
continua en todas las actividades que se desarrollan, en especial en la identificacin,
evaluacin y control de riesgos significativos, en concordancia con el cumplimiento de la
normativa legal pertinente y otros que la organizacin suscriba.

Firma, Nombre y Cargo del ms alto directivo de su empresa

Fecha, Versin
Ejemplo 2:

Nombre de su empresa, compaa dedicada a Indicar brevemente el giro de negocio de


su empresa, reconoce la importancia de su capital humano y establece dentro de sus
prioridades la implementacin y mejoramiento continuo de un Sistema de Gestin de Seguridad
y Salud en el Trabajo, apoyado a nivel gerencial, el cual va encaminado a velar por la el
completo bienestar fsico, mental y social de los trabajadores ofreciendo lugares de trabajo
seguros y adecuados. Por ello, TODAS las normas y reglamentos que queden establecidos sern
de obligatorio cumplimiento por TODOS nuestros trabajadores, contratistas y visitantes.

Los parmetros generales para cumplir el anterior compromiso son:


Procurar mantener el bienestar fsico y mental de cada uno de los trabajadores.
Todos los trabajadores son responsables en primera instancia del cumplimiento eficiente y eficaz
de sus labores, del cuidado de su seguridad, la del personal bajo su cargo, la de la empresa y el
de participar proactivamente en las actividades de y promocin de la seguridad y salud.
El control de cualquier riesgo estar en primer lugar de prioridades en el desarrollo de
actividades de cualquier trabajo.
Todos los niveles de direccin son responsables por mantener un ambiente de trabajo sano y
seguro.

Por tal motivo, la organizacin se encuentra comprometida con el mejoramiento continuo de su


sistema de gestin, el cumplimiento de los requisitos legales aplicables y de otra ndole, y la
asignacin de los recursos necesarios para dicho mejoramiento.
Firma, Nombre y Cargo del ms alto directivo de su empresa

Fecha, Versin

Ejemplo 3:

Nombre de su empresa, empresa especializada en Indique su giro de negocio,


estamos comprometidos con Satisfacer las necesidades y expectativas de nuestros
clientes, colaboradores, proveedores y sociedad en general, consiguiendo los ms altos
niveles de productividad, seguridad y excelencia, orientando nuestras actividades hacia la
mejora continua mediante:
Un servicio eficiente, efectivo, confiable, seguro y flexible,
La prevencin de las lesiones y enfermedades que pudiesen sufrir nuestros
colaboradores.
El control de los peligros a la Seguridad y Salud en el Trabajo, en especial: Coloque los
principales peligros inherentes a su actividad, tales como: Fsicos, qumicos,
disergonmicos, etc.
El cumpliendo de las normas legales vigentes aplicables y de los requerimientos
establecidos por los clientes y dems partes interesadas,

El cumplimiento de esta Poltica es compromiso de todo el personal que trabaja bajo el


control de Nombre de su empresa.

Firma, Nombre y Cargo del ms alto directivo de su empresa

Fecha, Versin

1. Objetivos de Seguridad y Salud en el Trabajo

Ejemplos:
1.- Garantizar las condiciones de seguridad y salvaguardar la vida, integridad fsica y el
bienestar de los trabajadores, mediante la prevencin de las causas de los accidentes y
enfermedades ocupacionales.
2.- Promover una cultura de prevencin de riesgos laborales en los trabajadores,
contratistas, proveedores y todos aquellos que presten servicios a la empresa,
garantizando las condiciones de seguridad y salud en el trabajo.
3.- Propiciar el mejoramiento continuo de las condiciones de seguridad y salud en el
trabajo a fin de evitar y prevenir daos a la salud, a las instalaciones o a los procesos.
4.- Proteger las instalaciones y propiedades garantizando la fuente de trabajo y mejorar la
productividad.
5.- Estimular y fomentar un mayor desarrollo de la conciencia de seguridad entre los
trabajadores, para que toda la actividad sea hecha de manera segura.