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VICERRECTORADO ACADMICO
DECANATO DE ESTUDIOS TECNOLGICOS
COORDINACIN DE ADMINISTRACION DE TRANSPORTE Y
ORGANIZACION EMPRESARIAL
i
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DEDICATORIA
Primeramente a Dios por ofrecerme el regalo ms grande de todo ser humano, tal y
como lo es la Vida.
A mis hermanas Josemily, Nany, Naury y Naizar por el amor que me brindan y el lazo
tan grande que nos une. Las Amo.
A mi hermano- hijo Naizmel, que es otro de los grandes regalos que Dios me ha
brindado. Te amo mi negro.
A mi novio Handrys, por el amor y el apoyo incondicional que me brinda da tras da.
Te amo Vida.
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RECONOCIMIENTO
A la Universidad Simn Bolvar, por ser tan maravillosa casa de estudio y haberme
brindado tantos conocimientos.
Al bello departamento conformado por las Licenciadas Liliam Rodrguez, Keidy Avilez
y Martha. Y a Mariela D Wentt
A mis tutores el Prof. Jess Bastardo y el Seor Wilfredo Mora por el apoyo brindado.
iv
NDICE GENERAL
RESUMEN ...........................................................................................................................vii
INTRODUCCIN.................................................................................................................. 1
CAPTULO I
CAPTULO II
0v
2.5.- Alcance y Limitaciones................................................................................ 15
2.5.1.- Alcance.............................................................................................. 15
CAPTULO III
CAPTULO IV
CAPTULO V
CAPTULO VI
CONCLUSIONES................................................................................................................ 27
RECOMENDACIONES ...................................................................................................... 28
ANEXOS .............................................................................................................................. 31
vi1
UNIVERSIDAD SIMN BOLVAR
VICERRECTORADO ACADMICO
DECANATO DE ESTUDIOS TECNOLGICOS
COORDINACIN DE ADMINISTRACION DE TRANSPORTE Y
ORGANIZACIN EMPRESARIAL
Instructivo para el Llenado del Plan Operativo Anual (POA) de los Entes
Adscritos a la Gobernacin del Estado Vargas.
RESUMEN
El presente informe de pasantas es desarrollado con la finalidad de establecer una
herramienta que ayude a disminuir los re trabajos a aquellas unidades adscritas a la
Gobernacin del Estado Vargas. Gracias a las tcnicas que ayudaron a facilitar la
recoleccin de datos para alcanzar la raz del problema tales como, la observacin directa y
las entrevistas no estructuradas, se logr determinar la carencia de un manual de normas y
procedimientos para la realizacin del Plan Operativo Anual (POA). Sin embargo, queda
como recomendacin ya que el tiempo en este caso fue factor limitativo. Otro de los
resultados arrojados fue disear un instructivo para el llenado de dichos Planes, el cual fue
el tema tomado en consideracin para desarrollarlo. La intencin fundamental con esta
propuesta, es que el proceso se optimice, llevndose a cabo de una manera eficaz y
eficiente, adems de facilitar el trabajo a los participantes que intervienen en la realizacin
del POA.
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INTRODUCCIN
3
El informe consta de 5 Captulos, donde se desarrolla detalladamente la realizacin
de la investigacin:
Por su parte el Captulo II, desarrolla todo en cuanto al planteamiento del problema,
el objetivo general y los objetivos especficos de la investigacin; tambin abarca la
justificacin, importancia, el alcance y las limitaciones.
El objetivo final de este informe es satisfacer las necesidades de los usuarios que
tengan bajo su responsabilidad la realizacin del POA, esto a travs de un instructivo para
el llenado de las formas del mismo.
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CAPTULO I
1.-Marco Referencial
A continuacin, se har referencia a todo lo que forma parte del marco institucional
de la Gobernacin del Estado Vargas, organizacin donde fue desarrollada las pasantas.
Es de gran importancia conocer aquellos aspectos caractersticos de sta institucin ya que
ayudara a establecer cul es su procedencia, diferenciar sus virtudes tener una ptica
acerca de su cultura organizacional, considerndose las nociones bsicas para la empresa
tales como, misin, visin, valores y objetivos.
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En la actualidad el Estado es liderizado por un nuevo dirigente el Gobernador Jorge
Lus Garca Carneiro General retirado, cuya propuesta de accin para su gestin
presenta una serie de lineamientos que lo rigen, los cuales estn enmarcados en las Lneas
Generales del Plan Nacional de Desarrollo Econmico y Social, articuladas con los
equilibrios de desarrollo: Poltico-Institucional, Social, Econmico, Territorial e
Internacional.
1.1.2- Misin
1.1.3- Visin
1.1.4- Valores
Mstica de trabajo.
Respeto a las ideas.
Responsabilidad en el cumplimiento de los objetivos organizacionales.
Celeridad en la atencin a las demandas de las comunidades.
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tica en la ejecucin del cargo.
Compromiso para realizar trabajos de calidad.
Trabajo en equipo. ( Direccin de Planificacin y Presupuesto de la Gobernacin
del Estado Vargas)
Ser una institucin de carcter pblico que garantiza la prestacin de servicio ptimo
en materia de salud, educacin, infraestructura y seguridad ciudadana, con la finalidad de
promover y garantizar la calidad de vida de los habitantes del Estado Vargas.
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Estructura de la Gobernacin del Estado Vargas
Fuente: Gobernacin del Estado Vargas
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1.1.8- Objetivos de la Direccin de Planificacin y Presupuesto
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1.2- Marco Legal
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Ley Orgnica de Planificacin Pblica Popular (2001) Gaceta Oficial N 5554
Artculo 34.- El Plan Operativo Anual Nacional define los programas y proyectos
estratgicos que llevar a cabo el Ejecutivo Nacional.
Artculo 50.- Cada uno de los rganos y entes de la Administracin Pblica deben
elaborar su respectivo Plan Operativo, donde se concreten los programas, proyectos y
acciones a desarrollar en el ao fiscal correspondiente, en conformidad con las
directrices del Plan Operativo Anual Nacional.
Los gastos imputables en el Plan Operativo deben estar estrechamente vinculados con el
presupuesto. El artculo 42 de la Ley Orgnica de Planificacin Pblica Popular
establece:
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1.3- Diagnstico
Para obtener una respuesta a un problema o situacin que ocurra en cualquier ambiente,
es necesario realizar un diagnstico que nos ayude a determinar con claridad la raz del
mismo, a continuacin se enmarca el diagnstico de la situacin actual del proceso de
elaboracin del POA.
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Figura 2.- Espina de pescado
Elaboracin propia (2011)
Mediante el estudio del diagrama, se revela que los factores que se encuentran
involucrados en el problema son de material y de personal. Se considera de material, ya
que la falta de manual dentro del rea y las unidades involucradas en la realizacin del
POA trae como consecuencia retardo en el trabajo, al igual que la carencia de
instructivos, ya que si se solventa sta situacin disminuira el margen de error al
momento del llenado de los formularios. Por su parte, el segundo factor, es decir, el de
personal, es otra de las causas que no logra que el trabajo se optimice, ya que la poca
experiencia y la falta de capacitacin en algunos de los casos son causas que afectan en
el rea laboral de la Gobernacin del Estado Vargas, trayendo como consecuencia los re
trabajos de aquellas unidades encargadas del llenado del POA.
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Una vez visto los resultados que arroja el diagrama se denota que existe la
carencia de un manual de normas y procedimientos para la realizacin del POA, pero
por motivos de tiempo el estudio realizado se bas en la carencia de instructivos para el
llenado del POA. Lo que realmente se busca lograr con esto es disminuir los re trabajos
de las unidades que intervienen en la realizacin de este documento.
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CAPTULO II
En este caso el POA de los Entes adscritos a la Gobernacin del Estado Vargas
es realizado por cada uno de ellos, el cual se rige por lineamientos establecidos por las
Leyes y Reglamentos, es decir, en la organizacin no existe en s un documento o
herramienta establecidos por ellos que sirva de gua para la elaboracin del Plan.
Cabe destacar, que luego del estudio realizado se ha definido que los Entes ya
mencionados necesitan un Manual de Normas y Procedimientos para la realizacin del
Plan Operativo Anual, partiendo de las normativas y lineamientos que estandarizan este
proceso. Sin embargo por motivos de tiempo se presentar un instructivo para el llenado
del mismo.
Elaborar un Instructivo para el llenado del Plan Operativo Anual de los Entes
Adscritos a la Gobernacin del Estado Vargas.
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Reconocer y/o establecer las normas, limitaciones y secuencia para la
elaboracin del Plan Operativo Anual.
Alcanzar un mayor dominio al momento de realizar el Plan Operativo Anual.
Tener una herramienta que facilite la realizacin del Plan Operativo Anual.
2.5.1- Alcance
2.5.2- Limitaciones
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CAPTULO III
3.- Marco Terico
Manual
Segn, Rodrguez Valencia (2002), Los manuales son una de las herramientas
ms eficaces para transmitir conocimiento y experiencias, porque ellos
documentan la tecnologa acumulada hasta ese momento sobre un tema.
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Permitir el ahorro de tiempos y esfuerzos de los funcionarios, evitando funciones
de control y supervisin innecesarias
Evitar desperdicios de recursos humanos y materiales
Reducir los costos como consecuencia del incremento de la eficiencia en general
Facilitar la seleccin de nuevos empleados y proporcionarles los lineamientos
necesarios para el desempeo de sus atribuciones
Constituir una base para el anlisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los
sistemas y procedimientos
Servir de base para el adiestramiento y capacitacin del personal
Comprender el plan de organizacin por parte de todos sus integrantes, as como
de sus propios papeles y relaciones pertinentes
Regular el estudio, aprobacin y publicacin de las modificaciones y cambios
que se realicen dentro de la organizacin en general o alguno de sus elementos
componentes.
Determinar la responsabilidad de cada puesto de trabajo y su relacin con los
dems integrantes de la organizacin.
Indudablemente la elaboracin y utilizacin de Manuales Administrativos
tambin tiene sus limitantes las cuales en relacin a los beneficios descritos son
de menor importancia:
Su diseo y actualizacin tiene un alto costo en trminos de tiempo y dinero.
Ejercen un efecto limitante de la iniciativa del personal debido a que en algunas
ocasiones son excesivamente rgidos y formales.
Los objetivos de los Manuales Administrativos pueden causar confusin por ser
muy amplios en su contenido
Algunos de ellos son difciles de interpretar y comprender, lo cual puede causar
confusiones dentro del personal al momento de realizar sus funciones
Resistencia del personal a utilizar los manuales por ser poco atractivos y en la
mayora de los casos voluminosos en contenido
En algunos casos los sindicatos utilizan a los Manuales como herramienta para
proteger sus derechos, es decir que no hacen nada adicional sino est establecido
debidamente en el Manual. (Herrera, 2007)
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Instructivo
Procedimiento
Manual de Procedimientos
Sistema
Segn Gmez (1997), un sistema es una red de procedimientos relacionados entre s y
desarrollados de acuerdo con un esquema integrado para lograr una mayor actividad de
las empresas.
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Un sistema es una serie de objetos con una determinada relacin entre ellos
mismos y entre sus atributos.
Un sistema es una serie de elementos que forman una actividad, un
procedimiento, o un plan de procedimientos, que buscan una meta o metas
comunes mediante la manipulacin de datos, energa o materia.
Por su parte, Stephen y Coulter (2.000), define sistemas como un conjunto de partes
interrelacionadas e interdependientes, dispuestas de modo que producen un todo
unificado.
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CAPTULO IV
4.-Marco Metodolgico
Diseo de campo, denominado por Sabino (2007) como aqul, donde los datos
de inters se recogen en forma directa, de la realidad mediante el trabajo concreto del
investigador y su equipo. Estos datos, obtenidos directamente de la experiencia
emprica, son llamados primarios. Por ende fue el diseo ms acorde para la
realizacin de la investigacin e informe, ya que los datos obtenidos provienen
directamente de la realidad de manera muy descriptiva, a travs de recopilacin de
datos, instrumentos de gran ayuda para el fcil acceso de informacin, tal como la
entrevista, y como todo proceso una etapa de anlisis.
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4.3.- Tcnicas e Instrumentos de Recoleccin de Datos.
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Institucional, que realmente ser instrumento diseado a nivel general, es decir para
cualquier ente que entre sus funciones est hacer el POA. No obstante se relaciona con
la Direccin ya mencionada, ya que la misma es la encargada de la revisin de dichos
Planes, entonces se busca disminuir el margen de error para una correccin ms cmoda
y satisfactoria.
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4.4.2.- Elaboracin del Cronograma de Actividades
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CAPTULO V
5.- Desarrollo
Dentro del Plan Operativo Anual, se desarrollan diversos procedimientos que juntos
logran que se ejecute con mayor facilidad la elaboracin de ste. A continuacin se
presenta las unidades involucradas en el proceso y las acciones correspondientes a cada
una de ellas.
RESPONSABLE ACCION
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RESPONSABLE ACCION
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Diagrama del Proceso de la Realizacin del Plan Operativo Anual
Fuente: Elaboracin Propia (2011)
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CAPTULO VI
CONCLUSIONES
El Plan Operativo Anual es una herramienta que sirve de apoyo en los sistemas
de gestin, ayudando a planificar, ejecutar, controlar, y evaluar las metas y
objetivos planteados.
El instructivo para llenado del Plan Operativo Anual de los Entes Adscritos a la
Gobernacin del Estado Vargas, est orientado a disminuir el margen de error en
los procesos de formulacin que coordina la Direccin de Planificacin.
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RECOMENDACIONES
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FUENTES DE INFORMACIN
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Urbano, C. y Yuni, J. (2006) Tcnicas para Investigar y Formular Proyectos de
Investigacin. (2 ed.) Crdoba: Brujas.
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ANEXO
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Repblica Bolivariana de Venezuela
Gobernacin del Estado Vargas
INSTRUCTIVO
Ao 2011
Instructivo N XX Realizacin del Plan Operativo Fecha: _/_/_
Anual Pgina: 2-18
HOJA DE AUTORIZACIN
El Gobernador del Estado Vargas, en ejercicio de las atribuciones que le confiere los
Artculos 36 y 37 de la Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del
Sistema Nacional de Control Fiscal, resuelve impartir su aprobacin al Instructivo
N xx, en su primera versin, el cual entrara en vigencia a partir del
____________________________.
_____________________________
G/J Jorge Luis Garca Carneiro
Gobernador del Estado Vargas
_______________________
Colaboracin de:
_______________________
_______________________
Revisado por:
______________________
Refrendado por:
_______________________
Instructivo N XX Realizacin del Plan Operativo Fecha: _/_/_
Anual Pgina: 3-18
CONTENIDO
INTRODUCCIN
Objetivo
Alcance
2) Los Planes, Programas y Proyectos que servirn de base para la elaboracin de los
Planes Operativos Anuales, debern estar enmarcados dentro de las Lneas
Generales del Plan de Desarrollo 2007 2013, el cual comprende:
4) En el Plan Operativo, los montos a reflejar en los POA para el ejercicio econmico
del ao en transcurso, debern presentar su distribucin por Partidas Especficas las
cuales retroalimentarn posteriormente al Proyecto de Presupuesto de Ingresos y
Gastos del mismo ejercicio.
Instructivo N XX Realizacin del Plan Operativo Fecha: _/_/_
Anual Pgina: 7-18
7) Los POA debern ser diseados por Secretaras. Las Direcciones y Coordinaciones
quedarn inmersas en la Secretara.
10) No se dar curso a los gastos que no estn debidamente vinculados con el Plan
Operativo Anual.
12) Para la elaboracin del Plan Operativo Anual, deber aplicarse el formato de Marco
Lgico y el de la Vinculacin Plan-Presupuesto, en funcin de anlisis de
Instructivo N XX Realizacin del Plan Operativo Fecha: _/_/_
Anual Pgina: 8-18
16) Todo Plan Operativo Anual y Proyecto de Presupuesto del ao en transcurso, deber
estar debidamente avalado por el (la) Secretario (a) Sectorial que corresponda.
17) Los cronogramas de ejecucin deben estar sincerados en el gasto segn la causacin
del mismo, para evitar as las continuas REPROGRAMACIONES.
19) Los proyectos que sern ejecutados con recursos extraordinarios (LAEE, FIDES,
Otros), debern estar enmarcados en el Plan Operativo Anual del ao en transcurso
y cumplir con los correspondientes requisitos de diseo y ejecucin. De igual
manera, deben estar incorporados en el Proyecto de Presupuesto.
Instructivo N XX Realizacin del Plan Operativo Fecha: _/_/_
Anual Pgina:9-18
20) Todo lo concerniente a las necesidades de compra por la partida 4.04 Activos,
ser considerada por la Secretara Sectorial de Administracin desde donde se
centralizar el uso y ejecucin de la misma. Ello implica, que las dems secretaras
sectoriales, ejecutivas y de gobierno debern enviar sus requerimientos a fin de ser
considerados en el Plan Operativo de la Secretara Sectorial de Administracin.
24) Toda reparacin menor o mayor de edificaciones escolares, salud u otros debern
ser canalizadas a travs del Instituto Autnomo de Infraestructura.
Objetivo
CAMPO DESCRIPCION
1 Idique el nombre de la unidad ejecutora del POA
Indique la Lnea General del Plan de Desarrollo Econmico y Social
2 de la Nacin 2007-2013, con el cual se sienta identificado de acuerdo
a la razn de ser de la Unidad o ente que representa.
Indique el objetivo dependiendo de La lnea General del Plan de
3
Desarrollo Econmico y Social de la Nacin 2007-2013
4 Colocar la estrategia y poltica nacientes del Objetivo
5 Seale el cdigo del ente o unidad administrativa ejecutora
6 Registre el costo total previsto del objetivo especfico
7 Describa el objetivo general del POA dependiendo del ente ejecutor
Describa el objetivo especco del POA dependiendo de la unidad
8
ejcutora
9 Indique el (los) producto (s) del objetivo especfico
10 Indique la (s) partida (s) a utilizar en el objetivo
Seale los indicadores en los cuales es medido el objetivo general, el
objetivo especfico, el producto y la asignacin presupuetaria.
11 Cabe destacar que para la asignacin presupuetaria es
recomendable que el indicador sea: Total de Bolvares pagados/
Total de bolvares comprometidos
Coloque el medio de verificacin dependiendo del objetivo general,
especfico, el producto y la asignacin presupuestaria.
12 Cabe destacar que para la asignacin presupuestaria es
recomendable que el indicador sea: Ejecucin Financiera del
Presupuesto
Indique los supuestos dependiendo del objetivo general, especfico,
el producto y la asignacin presupuestaria.
13 Cabe destacar que para la asignacin presupuestaria es
recomendable que el indicador sea:Disposicin del Recurso
Financiero Oportunamente
Instructivo N XX Realizacin del Plan Operativo Fecha: _/_/_
Anual Pgina: 17-18
Objetivo
CAMPO DESCRIPCION
1 Idique el nombre de la unidad ejecutora del POA.
Indique la Lnea general del Plan de Desarrollo Econmico y Social
2
de la Nacin 2007-2013.
Indique el objetivo dependiendo de las Lnea General del Plan de
3
Desarrollo Econmico y Social de la Nacin 2007-2013.
4 Colocar la estrategia y poltica naciente del Objetivo.
5 Establecer el producto que arroja la ejecucin de la accin.
6 Describir la (s) actividad (s) a realizar.
7 Indicar la cantidad de actividades que sean programadas.