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U.T.

14 ANÁLISIS Y DISEÑO DE
PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE
TRABAJO
• Concepto.
• Alcance de la Técnica.
• Ventajas de su utilización.
• Aplicación de la Técnica.
• Sistemas de graficación de cursogramas.
• Características.
• Ventajas y limitaciones de los sistemas de
graficación más usuales.
• Tendencias modernas para la mejora de procesos.
• Metodología de análisis.
• Manual de procedimeintos.
• Elaboración y presentación. 1

INTRODUCCION
• Dos conceptos de organización:
 Organización como función o proceso.
 Organización como el resultado de esa función o
proceso:
 Organización como estructura formal.
 Organización como estructura y sistemas administrativos.

• Organización como estructura y sistemas adminitrativos.

• Organización Formal: Estructura y Sistemas Administrativos

• Sistema Administrativo: Conjunto ordenado de
procedimientos relacionados entre sí que sirven de base para el
cumplimiento de una función o actividad, acompañados con2
frecuencia de políticas.

CONCEPTO
• Procedimiento: es una sucesión cronológica
y secuencial de operaciones. Mediante
procedimientos se cumplen las tareas que se
llevan a cabo en una organización.

• Procedimiento: que es un conjunto de
operaciones generalmente secuencialmente
vinculadas y su método o forma de ejecución.

• Procedimiento: que es un conjunto de
operaciones relacionadas entre sí y
ejecutadas en base a determinado método. 3

Estructura y
Procedimientos
• Estructura y procedimientos administrativos son elementos
estrechamente interrelacionados.

• Los procedimientos, o las operaciones, son los actos mínimos
a partir de los cuales se integran tanto el aspecto
estructural de la organización (funciones y relaciones) como el
aspecto operativos (sistemas administrativos).

• Los procedimientos administrativos “transitan”, a través de
las estructuras. Por eso cualquier modificación en los
aspectos estructurales puede aparejar cambios en los
procedimientos y viceversa.
4

Estructura y Procedimientos • Un conjunto de procedimientos afines conforman una actividad y actividades afines constituyen una función. • Un grupo de funciones afines y la gente involucrada en su cumplimiento conforman un órgano. . Las estructura junto con los sistemas administrativos componen la 5 organización formal. • Los órganos y sus relaciones formales constituyen la estructura formal.

• sencillez.. evitar exceso de burocracia. claridad. para una buena toma de decisiones. Ventajas: • maximización de la eficiencia de los circuitos administrativos. exactitud. uniformidad y flexibilidad. lograr unificación. promover una eficaz delegación. . comunicaciones ágiles y precisas de los sistemas de 6 información. ALCANCE DE LA TÉCNICA y VENTAJAS Alcance: • En el campo de los procedimientos. el alcance de O y M es muy amplio. logrando entre otras cosas: flujos de operaciones ágiles y constantes.

Relación entre la información: dificil visión del procedimiento en su conjunto. fallas: Lectura extensa: complica interpretación. 7 .  Diagrama de Procedimientos. Complica elaboración sotware. Narración subjetiva: dificulta ver omisión de información. • Forma Narrativa. Distintas interpretaciones. APLICACIÓN DE LA TÉCNICA • Descripción de Procedimientos:  Forma narrativa.

Los procedimientos administrativos procesan información. flujograma. diagrama de flujo. fluxograma. • Definición: es la representación gráfica de los procesos y procedimientos de trabajo.8 . • Pueden aplicarse para procedimientos industriales y administrativos. APLICACIÓN DE LA TÉCNICA • Diagrama de Procedimientos: Cursograma. representada en documentos o soportes de información.

9 . APLICACIÓN DE LA TÉCNICA • Ventajas del Diagrama de Procedimientos: Aplica a cada actividad administrativa un nombre el cual se repetirá: elimina ambigüedad. Facilita apreciación en conjunto del procedimiento. Evita diferencias de interpretación.

APLICACIÓN DE LA TÉCNICA • Utilidad del Diagrama de Procedimientos:  Relevar información o sistematizar información relevada “actual o vigente”.  Analizar un procedimiento y detectar problemas. 10 .  Comparar realidades administrativas en diferentes momentos históricos.  Diseñar propuestas de cambio “propuesto”.

11 . • Todos los sistemas tienen: símbolos y un conjunto de reglas. SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS • No existe universalidad de criterios respecto a los sistemas de graficación y existe gran diversidad de lenguajes. El símbolo es el elemento o figura que sirve para representar los hechos que suceden en los procedimientos.

para procedimientos de tipo industrial. • Cinco operaciones:  Operación  Transporte o traslado  Inspección o control  Demora o espera  Almacenamiento o archivo. 12 . SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS Código ASME • Desarrollado por la Sociedad Norteamericanoa de Ingenieros Mecánicos.

• Desventajas:  No muestra los documentos utilizados  No muestra los puestos de trabajo donde se 13 realizan las operaciones.  Demoras.  Oportunidad de controles.  Frecuencia relativa de cada operación.SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS Código ASME • Ventajas:  Noción clara y precisa de la sucesión de etapas. .  Cantidad de traslados.  Cantidad de pasos del trámite.

14 .SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS Código ASME Símbolos OPERACIÓN Simboliza toda acción de creación. cambio o adición de algún elemento en el proceso TRANSPORTE o TRASLADO Simboliza el movimiento de un punto a otro. ARCHIVO o ALMACENAMIENTO Simboliza el archivo de portadores de información o el almacenamiento de objetos. CONTROL o INSPECCIÓN Simboliza el cotejo o la verificación contra un criterio determinado DEMORA o ESPERA Simboliza las detenciones transitorias del proceso durante las cuales no se realiza operación alguna.

SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS Código ASME Reglas de diagramación: Presenta cinco columnas. • Seleccionar el símbolo: se relacionan entre sí a través de líneas rectas. controles. • Anotar tiempo y distancia. y también tiempos y distancias 15 establecidas. . puesto de trabajo y formularios. • Decidir el procedimiento a diagramar: diagramas separados si desviaciones. • Sumar cantidades: de operaciones. • Describir cada paso: breve en columna descripción. traslados. Los códigos se relacionan mediante líneas. una para cada operación. demoras y archivos.

• Resalta la importancia de la información dentro de los procesos administrativos.  Controlar: cotejar un dato para establecer coincidencio o no. • Con la información se pueden hacer cinco operaciones:  Registrar: anotar un dato en un portador de información. símbolos estandar para la descripción y análisis de problemas de procesamiento de información. .SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS Código ASA • La American Standard Asociation (ASA).  Computar: obtener un nuevo conocimiento.  Comunicar: transferir un dato de un punto a otro.  Archivar: guardar información para recuperarla en otro 16 momento.

personal o telefónica) CONTROL Selección de alternativas. A su salida diferentes procesos a seguir COMPUTO Obtención de un nuevo conocimiento a partir de información conocida ARCHIVO Acumulación centralizada de datos. tanto transferencia del portador como la ligazón de dos operaciones consecutivas Transferencia de información sin portador (verbal. ordenados de acuerdo a determinado criterio de clasificación. SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS Código ASA Símbolos REGISTRACIÓN Grabación de información en un portador COMUNICACIÓN Indica la dirección del flujo de operaciones. 17 .

. PROCESO PREDEFINIDO Se realizan operaciones cuya secuencia se definió anteriormente. Donde se registran datos en forma manual.SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS Código ASA Símbolos referidos a los portadores de información FORMULARIO Todo portador de información sea en papel o cartulina. CONECTOR "FUERA DE HOJA" Interrupción de la secuencia de operaciones y continuación en 18 otra hoja. LISTADO o INFORME Listados producto del procesamiento electrónico de datos y los informes producto de elaboraciones humanas. mecánica o eléctrica. CONECTOR "DENTRO DE HOJA" ( ) Interrupción de la secuencia de operaciones y continuación en la misma hoja.

• Definir grado de detalle del diagrama y mantenerlo. • El flujo normal de operaciones se diagrama de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo. 19 . poniéndose en el encabezamiento nombre de unidad o puesto.SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS Código ASA Reglas de diagramación: Se divide la hoja de trabajo en bandas verticales. sino operaciones con la información. No líneas quebradas ni diagonales. • No se representan hechos físicos.

apellido • Cuando se registran datos en un formulario. se completará debajo del símbolo dentro de un ángulo abierto al efecto. los datos que se registran. •Líneas de comunicación parten del punto medio del lado inferior del símbolo anterior e ingresan por el punto medio del lado superior del símbolo siguiente. 1 •Las operaciones deben numerarse con números dentro de círculos graficados a la izquierda y arriba del símbolo que indica la operación. una de ellas debe formar un codo. Igual en comunicación sin portador. •Si el texto supera el espacio del símbolo. debe indicarse dentro domicilio del símbolo de registración. 20 . Nombre. SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS Código ASA Reglas de diagramación: •Cuando se cruzan dos líneas de comunicación.

. Si es la mayor parte de los datos de un formulario "TODO menos. 0: CAJA •Cuando los formularios salen del procedimiento se indican los destinos. •Cantidad de copias de un formulario en rectángulos numerados en la parte inferior del símbolo." •Todo formulario que ingresa al proceso debe ser graficado una vez... 01 Si se desconoce la cantidad de copias (n). 1: CONTADURÍA 21 01 .. F 32/0/1 luego se indica sobre la línea de comunicación. el código del formulario y las copias que circulan por la línea del flujo.SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS Código ASA Reglas de diagramación: TODO •Si se llenan todos los datos de un formulario.... El (0) original. (1) la primera copia. F 23 •Dentro del símbolo del formulario debe anotarse su código en el RECIBO ángulo superior izquierdo y el nombre en el centro.

22 . Deudores •Dentro del símbolo de archivo se anota la denominación alfabético A la derecha. se pone la denominación y si es Rutina 3 necesario los pasos comprendidos. inferior del símbolo criterio de clasificación. •Cuando de un control más de dos opciones. cantidad •Proceso predefinido. Precio Total Precio unitario x •Dentro del símbolo de cómputo se indica la operación. ¿ Cuál es el monto? • Dentro del símbolo de control se pone la pregunta que determina la selección. SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS Código ASA Reglas de diagramación: •Destrucción de un formulario.

SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS Código IRAM El Instituto Argentino de Racionalización de Materiales (IRAM) desarrolló normas que regulan la representación gráfica de los procedimientos administrativos 23 .

DEMORA Detención transitoria del procedimiento en espera de un acontecimiento. control de cálculos. constatación. CONTROL Verificación: cotejo entre comprobantes o registros. de integridad de datos. modificación o incorporación de información o decisión. DESTRUCCIÓN Eliminación de la información. ARCHIVO TRANSITORIO Almacenamiento sistemático en forma temporaria. ya sea que se destruya o no 24 el elemento portador de la misma. de elementos de portadores información (formulario y archivos magnéticos). . No necesario criterio de ordenamiento. comprobación.SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS Código IRAM Símbolos OPERACIÓN Toda acción de elaboración. (cuando no se puede utilizar otro). ARCHIVO DEFINITIVO Almacenamiento sistemático en forma permanente de elementos portadores de información. Debe existir un criterio de ordenamiento. etc.

CONECTOR 25 Nexo entre procedimientos o procesos. CD. TRASLADO Desplazamiento físico del elemento portador de información. planillas. PROCESO NO REPRESENTADO Conjunto de acciones que se desconocen o que.SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS Código IRAM Símbolos ALTERNATIVA Frente a una consulta. La flecha indica el sentido de la circulación. soporte magnéticos (diskettes. TOMA DE INFORMACIÓN Desplazamiento de la información.etc). tarjetas. no interesa representar. La "toma de información" significa la incorporación de datos al procedimiento que se extraen de archivos o listados. FORMULARIO u OTRO SOPORTE DE INFORMACIÓN Elemento portador de información que se traslada a tráves de las áreas. sin desplazamiento físico de los elementos que intervienen en el procedimiento. . Puede ser: formularios. pueden originarse distintos cursos de acción.

SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS Código IRAM Reglas de diagramación: • Orientación del diseño: sentido descendente y de izquierda a derecha. • Ubicación de los símbolos: multicolumnar. el sentido con una flecha. 26 • Etc. Entrada de líneas por parte superior o lateral del símbolo. . media o final. • Generación de información impresa: emisión de documentos e informes: símbolo operación a continuación de símbolo de formulario. cada columna una unidad funcional. salida por parte inferior o lateral. Punto de encuentro de líneas “puentes”. • Traslado de Información o comunicaciones: líneas rectas continuas. • Ubicación de los símbolos: posición inicial.

. Referidas al método: cómo se hace?. Referidas al responsables de ejecución: quién lo hace?. 27 . ... qué sucedería si no se hace?. • Preguntas: Referidas al objeto: qué se hace?.. por qué se hace?. es necesario?.. Referidas al tiempo: cuándo se hace?. por qué se hace en ese lugar?. por qué se hace en ese momento?. es correcto el orden en que se efectúa?. el lugar y el tiempo y los métodos utilizados. Referidas al lugar: dónde se hace?. por qué se hace de esa manera?..... el/los responsables. Metodología de Análisis • Descomposición en partes para conocer el objeto..... tiene la capacitación y experiencia adecuadas?. por qué lo hace?... la razón...

• Alternativas del análisis: Eliminar el trabajo innecesario Combinar o reordenar operaciones Simplificar las operaciones. Metodología de Análisis • Ese sistema de preguntas permite describir el procedimiento. 28 . realizar su diagnóstico y ver las posibilidades de mejorarlo.

“desandar lo andado”. exceso de registros para fines de referencia o anotación. falta de unificación. demasiado movimiento de personas. elevada cantidad de documentos. Metodología de Análisis • Algunas deficiencias: Número excesivo de etapas. Dovey 29 .

30 . pueden limitar la iniciativa del personal. difícil mantenimiento actualizado. • Ventajas: normatizan y estandarizan la ejecución. Recomendable. Manual de Procedimientos • Se establecen y describen en detalle las operaciones que se deben ejecutar en forma cronológica y secuencial para realizar una tarea. jefes no participan en decisiones programadas. capacitan al nuevo personal. los órganos y puestos que intervienen y los portadores de información que se utilizan. facilitan la toma de decisiones programadas. rotación del personal. • Desventajas: enlentecen el trabajo. elementos de consulta en caso de duda. Tamaño. • Permiten comprender ordenada y detalladamente las operaciones.

31 CURSOGRAMA. procedimientos principales y procedimientos accesorios. saber para qué se desarrolla. . en qué consiste cada operación. fecha de elaboración. y quien debe ejecutarla. cuando y dónde. nombre del procedimiento. PORTADORES DE INFORMACIÓN: dibujo de un ejemplar del portador y las instrucciones del método de llenado. • Contenido: IDENTIFICACIÓN: nombre del órgano. cómo. Manual de Procedimientos • El manual debe contener una relación ordenada y sistematizada de los procedimientos. OBJETIVO: en forma clara y precisa. TEXTO: es la forma narrativa donde enumera las operaciones en orden cronológico. fecha de vigencia. por eso clasificados por sistemas. número y/o código del procedimiento.

La técnica (procedimientos) ha sido recogida por otros procesos de mejoramiento administrativo como: la Mejora Continua/Calidad. pero su forma evolucionó hacia medios informáticos.Tendencias modernas para la mejora de procesos • Los manuales en el marco de los procesos de mejoramiento administrativo: Los manuales son un instrumento de análisis y también el producto final de un trabajo de mejoramiento administrativo. No han perdido vigencia como instrumento. . permitiendo actualización permanente. las normas ISO 9000 y la 32 Reingeniería. y consultas interactivas del usuario.

Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan. que tienen el propósito de agregar valor a los inputs (elementos de entrada). transformándolos en un grupo de outputs (elementos de salida. Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan. las cuales transforman entradas en salidas (ISO 9000:2000). resultados) valiosos para un cliente. 2. 33 .Tendencia modernas para la mejora de procesos Procesos CONCEPTO 1.

Tendencia modernas para la mejora de procesos Procesos • Las organizaciones tradicionales se gestionan por funciones • Las concepciones administrativas modernas indican que la eficacia aumenta cuando se identifican los procesos • Las normas Unit-Iso 9000:2000 promueven la adopción del enfoque basado en procesos 34 .

ENFOQUE A PROCESOS EN UNIT-ISO 9001:2000 • Identificar los procesos • Determinar su secuencia e interacción • Comprensión y cumplimiento de requisitos • Consideración de procesos en términos de agregado de valor • Obtención de resultados de desempeño y eficacia • Mejora continua en base a mediciones 35 objetivas .

Generalmente son los mismos para todas las empresas. RRHH. Generan valor para el cliente. asociados o de soporte. primarios. Ej: Contabilidad. CLASIFICACIÓN DE LOS PROCESOS Clasificación • Procesos claves. Ej: Ventas. centrales. asociados a los objetivos estratégicos. 36 . sustantivos. Producción. Varían por tipo de industria. principales: constituyen la razón de ser de la organización. Finanzas. • Procesos de apoyo. Son los que sustentan los procesos centrales del negocio.

37 . Proceso Comercial Departamentos Compras Fabricación Calidad Ventas Mking Contabilidad Finanzas Proceso de Producción Ensamblado Envasado Interior Montevideo Sección Orientarse hacia el cliente y no hacia el producto. y Fin. Orientación a procesos Gerencia General Dirección Gerencia Producción Comercial Adm.

1.n 38 .1.1.1.1.1 Tarea 1.1.n Actividad 1.1 Tarea 1.1.n Sub-proceso 1.2 rea 1.1.1 Actividad 1. Mapa de Procesos –Diferencia entre proceso y procedimiento •Proceso: “¿Qué se hace?” •Procedimiento: “¿Cómo se hace?” Proceso 1 Sub-proceso 1.

clasificados e interrelacionados. así como de la red de procesos para lograr la capacidad de satisfacer las necesidades de sus clientes. PERMITE • Optimización de los procesos • Simplificación de los procesos • Mejora continua de los procesos 39 . GESTIÓN POR PROCESOS • Toda la organización tiene identificados. a través de la red operativa. • La alta dirección debe asegurar la eficacia y eficiencia de los procesos centrales y de apoyo. todos los procesos que se ejecutan .

40 .LA MEJORA CONTINUA DE PROCESOS ES. Un proceso sistemático y continuo para conseguir el mejor producto (bien o servicio) en opinión de los clientes y con el mínimo costo de recursos...

Identificar a los clientes y proveedores del proceso. 3. ANALIZAR EL PROCESO 4. CONOCER EL PROCESO. utilizando modelos estándar de diagramación que permitan emplear un lenguaje común y realizar comparaciones. estableciendo el principio y el fin. Identificar insumos. Identificar problemas 2. MEJORAR EL PROCESO 41 . MEJORA CONTINUA DE PROCESOS PAUTAS A SEGUIR: 1. IDENTIFICAR LOS PROCESOS CLAVE Delimitar el proceso.

• Analizar. • Compartir conocimiento y experiencia. • Llevar a cabo auditorías. 42 . • Efectuar la medición de los procesos. DOCUMENTACIÓN DE LOS PROCESOS AYUDA A: • Identificar y comunicar las características de los procesos. • Formar al personal. revisar y mejorar los procesos.

43 . DIAGRAMA DE FLUJO Es la herramienta que permite representar la operativa de la empresa. con independencia de los límites funcionales y organizativos de las unidades que intervienen en el mismo PERMITE: • Ver un proceso o parte de él • Detectar “cuellos de botella” • Detectar ausencia o duplicación de controles • Racionalizar la documentación • Simplificar/ Eliminar actividades duplicadas o que no agregan valor • Determinar la secuencia de los procesos de realización • Facilitar la elaboración de la documentación • Otros. observando la totalidad de las actividades del proceso desde la óptica del cliente.

 Simulación automática de procesos. http://www. Ejemplos de Software de Procedimientos y Procesos • WIZSPRO: es una herramienta de documentación de información empresarial en línea.wizspro.  Seguimiento. especialmente desarrollada para diseñar y documentar procesos de negocios. y secuencial. estructurada. control y costeo de procesos operacionales.com/ 44 .  Designación de responsables de tareas y tiempos de ejecución. Utilidades:  Graficación automática de procesos (Flow Charts). en forma lógica.  Descripción resumida de tareas y acceso a documentación ampliada.

Ejemplo: Proceso padre: Recursos Humanos Subproceso: Selección de personal http://www.php 45 .nevant. que permite describir los mismos en un formato . uniforme y fácilmente actualizable Un subproceso sirve para incluir un proceso (proceso base) dentro de otro proceso (proceso padre).com/en/metocube. EJEMPLOS DE SOFTWARE DE PROCEDIMIENTOS Y PROCESOS • MetoCube: Es un sistema de documentación de Procesos.