You are on page 1of 48

Una Poderosa Herramienta Gráfica

para el Análisis e Interpretación de
los Procesos

.

.

 Es cambiante.  Características:  Toma una serie de insumos para transformarlos hasta obtener un resultado. Proceso  Es un conjunto de actividades que interactúan sinérgicamente para obtener un resultado. .  Sirve como puntos de control.  Debe adecuarse a las especificaciones y necesidades de los clientes. se adapta a la realidad de la empresa.  Debe ser medibles. para detectar posibles fallas.

PROCESO Necesidades Servicio Información Entrada Salida Información Insumos Producto . Definición Diagrama  Son la representación gráfica de los procesos en un sistema.

 Muestran el enfoque más amplio posible de entradas. procesos y salidas de un determinado sistema. .Carateristicas Diagramas de Flujo  Permiten una representación gráfica de los procesos de un sistema y sus interrelaciones.  Con el debido conocimiento son más fáciles de interpretar para la ejecución y la toma de decisiones.  Definen de manera sistemática el procedimiento con las actividades en orden cronológico que se deben seguir para obtener un determinado producto  Tienen gran cantidad de usos.

 Facilita el conocimiento general del proceso. ¿Para qué se usan?  Sirve para aclarar cómo funcionan las cosas y cómo pueden mejorarse.  Facilita la identificación de áreas a mejorar.  Permite establecer áreas importantes para la observación o recopilación de datos.  Sirve para identificar los responsables del proceso. .  Ayuda a buscar los elementos clave de un proceso.  Facilita la generación de hipótesis sobre las causas de los problemas del proceso.

Diagramas de Flujo de Proceso  Son vitales para el desarrollo de manuales.  Con el enfoque por niveles se permite un detalle escalonado de los procesos. .  En el diseño de estos es importante velar por la simplicidad y el orden lógico.  Se pueden emplear para el diagnóstico y el rediseño.

 Flujograma de segundo nivel o detallado.Tipos de diagramas de flujo  Flujogramas de primer nivel o de dirección descendente.  Flujograma de ejecución o matriz. .

 Se usa para obtener un panorama básico del proceso e identificar los cambios que se producen en el proceso. Flujograma de primer nivel  Muestra los pasos principales de un proceso y puede incluir también los resultados intermedios de cada paso (el producto o servicio que se produce) y los sub sub--pasos correspondientes. proceso.  La mayoría de las veces pueden graficarse en 4 ó 5 recuadros que representan los principales pasos o actividades del proceso. .

Flujograma de primer nivel VERIFICACIÓN PRESENTACIÓN EMISIÓN ENTREGA DEL DE DATOS Y DE DE CERTIFICADO ELABORACIÓN SOLICITUD CERTIFICADO AL CLIENTE DE BOLETA .

 Se utiliza para examinar áreas del proceso en forma detallada y para buscar problemas o aspectos ineficientes. Flujograma de segundo nivel  Indica los pasos o actividades de un proceso. incluye además: puntos de decisión. insumos y resultados. períodos de espera. .

 FLUJOGRAMA DE SEGUNDO NIVEL CLIENTE EN VENTANILLA PRESENTACION NO VERIFICACION DE SOLICITUD CORRECTO DE DATOS ENVIO DE SI FAX VERIFICACION ALIMENTACION ELABORACION PREPARACION EN PANTALA DEL SISTEMA DE TARJETA DE BOLETA EMISION DE EMISION DE FIRMA Y TITULO DE CERTIFICADO AUTENTICACION PROPIEDAD CORRECCION ENTREGA AL DE DATOS INTERESADO .

así como aquellas áreas en las que algunas personas pueden estar ocupándose de las mismas tareas.  Es muy útil para identificar quién proporciona los insumos o servicios a quién.Flujogramas de ejecución o matriz  Representa en forma gráfica el proceso en términos de quién se ocupa de realizar los pasos. .  Tiene forma de matriz e ilustra los diversos participantes y el flujo de pasos entre esos participantes.

Actividad S i Revisión de transacción. documento o tarea m b Decisión Base de Datos o Transporte Diskette l Documento Demora o g Almacenamiento transacción o documento í a Atención al Público . Simbología: Flujo de Procesos (Según la Normas Iso 10013:2000) Proceso .Procedimiento.

Código Descripción de la Actividad. TOTAL: AC: Administración Nivel Central.09 responsables y propuestas para el comunicación del mismo a nivel central. Elaboración de un informe de los resultados obtenidos Remitirlo a la Unidad de CA .11 Aprobación del Plan Consolidado de Capacitación. Involucra todos los niveles de CA . Elaboración del Plan Semestral de Capacitación y CA . GEMC: Grupo Estratégico de Mejora Continua. necesidades. AR: Administración Regional. 1 de 2 UG: Unidad de Gestión. seguim.CA Elaborado por: 1 de 2 Fecha: Mayo 2000 PERSONAL. UT: Unidad Técnica Especializada. URN: Unidad Regional de Nutrición. Elaboración de consolidado de resultados obtenidos en CA . Mediante el mecanismo que la Comunicación de Plan para la detección de CA .05 Plan para la detección de debida justificación para cada una de ellas. Detectar las necesidades de capacitación del personal CA . gestión.09 SÍ A todos los niveles de gestión.08 Evaluación del presupuesto para capacitación. Elaboración de consolidado del Plan Semestral de CA . AC Dir UI UG UT AR URN ULN Est GEMC Observaciones Utilizando indicadores y Elaboración del Plan para la detección de necesidades CA . y la evaluac. Dentro del plazo definido en el Emitir un informe de necesidades priorizadas con la CA .14 capacitación. medio del mecanismo más efectivo posible.03 Unidad de Información defina necesidades de capacitación a cada nivel de gestión. Aprobación de Plan para la detección de necesidades NO CA. Est: Establecimiento. base los objetivos de la DNYDI.01 mecanismos definidos en la Descripción del Proceso de capacitación en cada nivel de gestión. Evaluación del Desempeño.01 Con los Plazos CA .07 Dirección y al Grupo Estrtégico de Mejora Continua. Seguimiento y evaluación de la efectividad de la CA .12 Comunicación del Plan Semestral de Capacitación. como más efectivo. por CA . Tiemp RESPONSABLES Aprox. UI: Unidad de Información. Dir: Dirección de Nutrición y Desarrollo Infantil. Elaborar un consolidado de necesidades priorizadas y La priorización debe tener como CA . SÍ correspondientes. Información.16 el paso anterior.15 en el seguimiento y la evaluación de la capacitación.04 en todos los niveles de gestión..Partes importantes DIAGRAMA DE ACTIVIDADES NIVEL 3 Título Proceso : DESARROLLO DEL RECURSO HUMANO Procedimiento: CAPACITACIÓN DEL Cod: Cod: DNYDI -DRH DRH . CA. Nivel de detalle Contenido: tipos de capacit.13 Implementación del Plan Semestral de Capacitación.06 justificadas.02 de capacitación.(GEMC) CA . Comunicación del consolidado de necesidades a la CA . . NO CA .10 Capacitación. ULN: Unidad Local de Nutrición.

 Incluya las observaciones.  Haga una lista en orden cronológico de diferentes actividades y sus responsables. Etapas de desarrollo  Defina el proceso a levantar.  Aplique la simbología definida  Utilice el formato preestablecido. .  Sintetice las actividades en forma clara y concisa.

etc. sumar.Simbología Utilizada A continuación se detallan los símbolos a utilizar y una lista de términos comunes para cada una de ellas. actividad o tarea Símbolo empleado: Términos comunes: Abrir expediente  Actualizar archivo. formulario  Anexar  Anotar  Aprobar  Asignar  Brindar  Calcular.  Clasificar  Cobrar  Colocar (se debe definir si existe un almacenamiento)  Consultar  Depositar  Desglosar  Designar  Distribuir  Divulgar . multiplicar. dividir. Actividad descrita: Operación.

Actividad descrita: Revisión Símbolo empleado: Términos comunes:  Analizar  Chequear  Corroborar  Evaluar  Revisar  Verificar Actividad descrita: Transporte Símbolo empleado: Términos comunes:  Enviar  Llevar  Remitir  Transportar  Trasladar .

Actividad descrita: Decisión Símbolo empleado: Términos comunes:  ¿El documento cumple con los requisitos?  ¿El documento a sido aprobado? Actividad descrita: Almacenamiento Símbolo empleado: Términos comunes:  Almacenar  Archivar  Colocar (se debe definir si existe almacenamiento) .

reporte.)  Redactar . etc.Actividad descrita: Cualquier punto de contacto con el cliente o atención al público Símbolo empleado: Términos comunes:  Brindar (al cliente)  Entregar (al cliente)  Informar (al cliente)  Presentar solicitud o formulario  Recibir (del cliente)  Solicitar (al cliente)  Avisar (al cliente) Actividad descrita: Generación de documento (escrito) Símbolo empleado: Términos comunes:  Llenar formulario  Elaborar reporte (escrito)  Confeccionar (nota.

información) en base de datos  Actualizar base de datos . reporte. documento.Actividad descrita: Demora Símbolo empleado: Términos comunes:  Esperar (notificación.) Actividad descrita: Información en Base de Datos (informatizada) Símbolo empleado: Términos comunes:  Introducir (datos. etc.

información) al sistema  Digitar (en el sistema)  Registrar (en el sistema)  Actualizar sistema Conectores A Se utiliza en aquellos casos que el diagrama necesite más de una página para ser levantado. FIN Se utiliza para identificar el último paso de un procedimiento. A . Se coloca después (abajo) de la última actividad diagramada. Es conveniente utilizar una letra para rotularlo.Actividad descrita: Información en sistema de información Símbolo empleado: Términos comunes:  Introducir (datos. Se coloca después de la última actividad diagramada en una página y al principio de la siguiente. para denotar continuidad.

.

Son esquemas que describen paso a paso una actividad. .

 Son una descripción de una secuencia de actividades. un servicio o producto. . ◦ describir desde el recorrido de una factura hasta los pasos para realizar una venta .  Pueden ser usados para: ◦ describir el proceso que se está estudiando. ◦ describir el orden y la secuencia deseada de un sistema nuevo y mejorado.

◦ la fecha en que el diagrama fue hecho. . ◦ nombre de los participantes.  Identificar el diagrama: ◦ el título del proceso. Al señalar cada paso del proceso debe asegurarse el utilizar palabras que todo el mundo entienda.

◦ Los pasos.  Analice el resultado: ◦ ¿El proceso discurre como debe ser? ◦ ¿Las personas cumplen con el proceso? ◦ Existen repeticiones. demoras se identifiquen correctamente. ◦ Se valide con otras personas fuera del equipo de trabajo el diagrama. espera. Verifique que: ◦ los símbolos se utilicen correctamente. complejidades obvias? ◦ ¿Cuan diferente es el proceso de lo ideal? . acciones. decisiones.

 Cuatro tipos de diagramas de flujo han sido particularmente útiles.Diagrama de despliegue.  2.  Cada uno acentúa diferentes aspectos de un proceso o actividad.  3.  1.Diagrama de flujo arriba- arriba-abajo.Diagrama de flujo detallado.Diagrama de flujo de trabajo. despliegue.  4. .

2 Enviar de invitados el local invitaciones .2 Seleccionar 3.1 Decisiones de 2. Paso 1 Paso 2 Paso 3 Determinar el Encontrar un Invitar las tamaño de la local personas fiesta 1.1 Decidir el tema 3.2 Decidir la lista 2.1 Completar presupuesto Invitaciones 1.

 Construya un diagrama flujo arriba-abajo de una visita de un cliente al salón de belleza. .

 Generalmente. Es un diagrama de flujo que incluye mucha información acerca de lo que ocurre en cada etapa del proceso. pero algunos equipos necesitan mas detalles para poder entender donde ocurren los problemas. ◦ Incluyendo los circuitos causados por tener que repetir el trabajo. los diagramas de flujo arriba-abajo son suficientes. .

.

.

. Construya un diagrama de flujo detallado de la visita de un cliente al salón de belleza.

 Lo útil de estos bosquejos reside en su capacidad de ilustrar la ineficiencia de un sistema en una forma clara. los documentos. Es un dibujo de los movimientos de la gente. . los materiales.  Se crea al trazar esos movimientos en un bosquejo del plano o un mapa similar del área de trabajo. o la información en un proceso.

.

.

. Construya un diagrama de flujo de trabajo del servicio a un cliente al salón de belleza.

 Combina dos ideas: ◦ lo que pasa en un proceso o proyecto (las tareas realizadas). ◦ quién es responsable de cada paso.abajo: ◦ junto con la persona o el grupo que es el centro de actividad de es paso. . de la misma forma que en el nivel superior de un diagrama de flujo arriba.  Estos diagramas muestran los pasos principales de un proceso.

. Escriba en una hoja un listado vertical de los pasos principales de un proyecto o proceso. ◦ individuales o grupales  Trace líneas para crear columnas bajo cada encabezado.  En la parte superior haga una lista de cada uno de los participantes del proceso.

 Marque las acciones claves en cada paso en la columna apropiada e indicando la persona o grupo. .  Se pueden usar los distintos símbolos para indicar las diferentes clases de funciones en cada etapa.

PASO FELITO MYRNA YDSIA HAYDEE Planificar el informe Organizar el informe Escribir el informe Producir el informe .

.

. Construya un diagrama de despliegue del servicio a un cliente en el salón de belleza.