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D i e un v er zic h t b a r e n U m ga n gsr e ge l n f r

d en b erufl ic h e n A l l t a g

Mehr Er folg durch symp athis che s


A u ft ret en

Di e Cod es d e r Ko m m un ik a tio n k e n n e n un d
ei n s et zen
Sichere

S i c h e r e U m ga n gs fo r m e n
Pe inliche Situationen verme iden o der
meistern

Mit z a hl re ichen praktis chen Tipp s


Umgangsformen
Ko rrek tes V erh al ten i m
A rbei tsal l tag
Sti l si ch eres A u ftreten i n
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Praxis_kompakt_Sichere_Umgangsformen.indd 1 26.11.2010 13:20:04 Uhr


Praxis Sichere
Umgangsformen
Duden

Von Barbara Kettl-Rmer


in Zusammenarbeit
mit der Dudenredaktion

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Kompakt

Dudenverlag
Mannheim Zrich

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2011 Duden
Bibliographisches InstitutGmbH, Dudenstr. 6, 68167 Mannheim
Redaktionelle Leitung: Dr. Hildegard Hogen
Redaktion: Martin Fruhstorfer
Herstellung: Monika Schoch
Typograe: Horst Bachmann
Satz: Bibliographisches Institut GmbH
Druck und Bindung: Heenemann GmbH&Co. KG, Bessemerstrae 8391, 12103 Berlin
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ISBN 978-3-411-74481-7
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Inhalt
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Der berufliche Alltag 4
Angemessene Kleidung 4
Gestaltung des Arbeitsplatzes 10
E-Mail-Knigge 12
Duzen oder Siezen? 16

Der persnliche Erstkontakt 20


Geschftspartner begren 20
Vorstellen und Bekanntmachen in der richtigen
Reihenfolge 22
Die korrekte Anrede 25
Visitenkarten richtig einsetzen 28

Das Gesprch 32
Kommunikation mit Vorgesetzten und Kollegen 32
Small Talk 37
Krpersprache 40
Telefonieren 43
Mobiltelefon 45

Das Geschftsessen 50
Tischzubehr und besondere Speisen 50
Gastgeber im Restaurant sein 53
Die Sitzordnung 55
Als Gast auf betrieblichen Veranstaltungen 58
Anhang 63

Anhang 63

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Der berufliche Alltag

Oberflchlich betrachtet, scheinen die Umgangsformen


heute viel lockerer zu sein als frher: Strenge Kleiderord-
nungen gibt es nur noch in wenigen Unternehmen, hufig
duzt sich die Belegschaft untereinander bis hin zur
Geschftsleitung, und auch die schriftliche Kommunika-
tion ist durch den Siegeszug der E-Mails weniger frmlich
geworden. Das aber ist tatschlich nur die Oberflche.
Unter der scheinbaren Lockerheit verborgen, gibt es nach
wie vor eine Vielzahl ungeschriebener Regeln, an die sich
Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer zu halten haben,
wenn sie sich vorteilhaft prsentieren und fr ein berufli-
ches Fortkommen empfehlen wollen.
Umgangsformen sind Das Fatale daran ist: Wenn Sie diese Regeln nicht einhal-
ein Karrierebaustein. ten, wird es Ihnen normalerweise niemand sagen. Aber Sie
werden die Folgen, z.B. in Form ausbleibender Befrde-
rungen, spren. So ist es keineswegs unwichtig, sich mit
den heute geltenden Etiketteregeln zu beschftigen und
sie im beruflichen Alltag umzusetzen.

Angemessene Kleidung

In manchen Unternehmen gibt es eine einheitliche Berufs-


kleidung fr alle Mitarbeiter im Kundenkontakt, in ande-
Kleide dich nicht unter
und nicht ber deinen
ren, etwa in bestimmten Unternehmensberatungen, einen
Stand; nicht ber und strengen offiziellen Dresscode, der sogar regelt, welche
nicht unter dein Farben ein Anzug oder ein Businesskostm haben darf. In
Vermgen; nicht den meisten Unternehmen aber wird erwartet, dass mnn-
fantastisch; nicht bunt; liche wie weibliche Mitarbeiter selbst wissen, welche Klei-
nicht ohne Not
dung am Arbeitsplatz angemessen ist.
prchtig, glnzend noch
kostbar; aber reinlich,
geschmackvoll, und wo Was angemessen ist, hngt von drei Faktoren ab
du Aufwand machen 1) Branche des Unternehmens: Banken, Versicherungen
musst, da sei dein und Unternehmensberatungen beispielsweise erwarten
Aufwand zugleich solide
blicherweise eine eher klassische und formelle Klei-
und schn.
dung, whrend das Personal eines Modehauses selbst-
Adolph Freiherr von
Knigge
verstndlich modisch-aktuell gekleidet zu sein hat und
es bei den Mitarbeitern eines Callcenters (die nur tele-

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fonischen Kundenkontakt haben) dem persnlichen
Geschmack berlassen bleibt, wie sie zur Arbeit
erscheinen.
2) Stil des Unternehmens: Ein Unternehmen, das sich als
besonders vertrauenswrdig und solide versteht, wird
mehr Wert auf klassisch-konventionelle Kleidung legen
als ein Unternehmen, das sich als Innovator und Tabu-
brecher positioniert.
3) Position im Unternehmen: Je weiter eine Person in der
Hierarchie aufsteigt, desto korrekter wird sie sich klei-
den. Wer viel persnlichen Kontakt zur Geschftslei-
tung oder zu Kunden hat, wird sich formeller kleiden
als jemand, der es nur mit Kollegen zu tun hat.

Empfehlung
Kleiden Sie sich der Position entsprechend, die Sie gern ht-
ten wenn Sie aufsteigen mchten, also einen Tick besser,
als Sie in Ihrer derzeitigen Position eigentlich mssten.
Damit signalisieren Sie subtil, dass Sie die Regeln kennen
und sich einen Aufstieg wnschen und zutrauen.

Die wichtigste Kleider- Selbstverstndlich sollte im Beruf getragene Kleidung


regel ist Sauberkeit. immer sauber und gepflegt sein. Flecken auf der Bluse, ein
schon morgens schmuddeliger Kittel oder Blaumann,
abgerissene Knpfe oder ausgefranste Sume sind nicht
akzeptabel. Viele Menschen achten auch zu wenig auf den
Zustand ihrer Schuhe: Schief abgelaufene Abstze, abge-
schabtes Oberleder oder Schmutzrnder um die Sohle wir-
ken unachtsam und stillos.
Regel Nummer 2: Auch diese Regel scheint banal, wird aber im beruflichen
Kleidung muss Alltag oft ignoriert: Kleidung muss richtig passen, um stil-
passen! voll zu wirken. Zu enge Hosen oder Blusen, die an gewis-
sen Stellen unschne Falten ziehen oder gar aufklaffen,
machen keinen guten Eindruck. Dasselbe gilt fr zu kurze
Sakkos und Hochwasserhosen. Zu lange Hosen und
rmel sind ebenfalls unpassend, dafr aber leicht durch
einen nderungsschneider zu beseitigen.

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Der berufliche Alltag

Dresscode fr Mnner im Bro


Der Geschmack ist die Das Kernstck einer mnnlichen Arbeitskleidung in
Kunst, sich auf Kleinig Broberufen ist nach wie vor der Anzug. Auf Sachbear-
keiten zu verstehen. beiter-ebene sind auch Kombinationen (Hose und Sakko
Jean-Jacques Rousseau in verschiedenen Farben) angemessen, in manchen
Unternehmen werden Jeans zu Hemd und Sakko und
sogar Poloshirts akzeptiert. Kurze Hosen, Hawaii- oder
Holzfllerhemden und T-Shirts sollten dagegen der Frei-
zeit vorbehalten bleiben.

bersicht: Welcher Anzug zu welchen Gelegenheiten passt


Kundenerstkontakt, Einreiher mit oder ohne Weste, evtl. Kombination
Tagung, Besprechung, Farben: grau, blau, braun, im Sommer auch beige (evtl.
normaler Brotag dezent gemustert, etwa Nadelstreifen)

Empfang Einreiher mit Weste, Zweireiher


Farben: schwarz, anthrazit, sehr dunkles Blau

Festlicher Anlass Smoking, Einreiher mit oder ohne Weste. Smoking


Farben: schwarz, anthrazit, sehr dunkles Blau (feiner
Stoff)

Empfehlung
Zweireiherjacketts bleiben immer geschlossen. Einreiher
knnen Sie im Sitzen ffnen, sollten Sie aber im Stehen
immer schlieen, und zwar wie folgt:
2-Knopf-Sakko: oberer Knopf
3-Knopf-Sakko: der mittlere Knopf oder die oberen beiden
Knpfe
4-Knopf-Sakko: die beiden mittleren oder die drei oberen
Knpfe
Achten Sie dabei vor allem darauf, wie es aussieht: Nirgends
sollte etwas abstehen.

Das Jackett wird Es gilt als Stilbruch, das Jackett am Arbeitsplatz abzule-
grundstzlich nicht gen. Ausnahme: Der Ranghchste im Raum bedeutet
ausgezogen. Ihnen, es abzulegen (z.B. wegen groer Hitze).

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Angemessene Kleidung

bersicht: Was Mnner sonst noch tragen und beachten sollten


Hemd zum Anzug immer langrmlig, kein geknpfter (Button down) Kragen

Krawatte unpassend sind:


Comics, wilde Muster, Strick und Leder
passend sind:
dezente Allovermuster oder Streifen in auf den Anzug abge-
stimmten Farben, unifarbene Krawatten

Schuhe Derbys, Brogues (dazu gehren auch die Budapester), Oxford


Achtung:
Keine braunen Schuhe zu schwarzen Anzgen; die Regel no
brown after six gilt grundstzlich aber nicht mehr so streng.

Socken immer uni, farblich zu den Schuhen oder zur Hose passend
Achtung:
Socken mssen lang genug sein, dass keine nackten Waden zu
sehen sind auch nicht bei bereinandergeschlagenen Beinen.

Schmuck hochwertige Armbanduhr (idealerweise passt das Armband zu


Schuhen und Grtel), Manschettenknpfe, hchstens zwei Ringe

Empfehlung
Oft zu sehen, aber unschn sind schlecht gebundene
Krawattenknoten oder zu lang bzw. zu kurz getragene Kra-
watten. Idealerweise sollte der Knoten an die Krperform
angepasst werden, ein sehr schlanker Mann z.B. sollte also
keinen breiten Windsorknoten whlen. Bei der Lnge gilt
grundstzlich: Die Krawatte sollte auf dem Grtelschloss
enden.

Dresscode fr Frauen im Bro


Ein Dekollet ist jener Frauen haben grundstzlich mehr modischen Spielraum
schmale Grat, auf dem als Mnner, sollten sich im Berufsleben aber ebenfalls
der gute Geschmack weniger modisch als korrekt kleiden. Je reprsentativer
balanciert, ohne
herunterzufallen.
Ihre Position im Unternehmen ist, desto eher sollten Sie
sich fr Hosenanzug und Kostm und dezente Farben ent-
Coco Chanel
scheiden.

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Der berufliche Alltag

bersicht: Was Frauen tragen knnen und beachten sollten


Hosenanzug klassisch:
Kostm dunkelblau, grau, braun, schwarz,
immer uni oder Nadelstreifen
eventuell mglich:
beige, dunkles Lila, weinrot

Kombiteile Bluse, Top oder Body,


unifarben oder dezent gemustert; zum gedeckten Kostm sind
auch krftige farbliche Akzente (gelb, pink, petrol) mglich.
Achtung:
Zu vermeiden sind transparente Stoffe, tiefe Ausschnitte und
wilde Dschungelmuster.

Schuhe geschlossene oder offene Schuhe (solange die Zehen nicht sicht-
bar sind)
unpassend sind:
Sandaletten, Flipflops, High Heels

Strmpfe farblich auf Rock bzw. Hose abgestimmt,


einfarbig, ungemustert,
wenig den (je hher die den-Strke, desto sportlicher wirken die
Strmpfe)
Achtung:
Im Kundenkontakt gelten Strmpfe als Muss auch bei hoch-
sommerlichen Temperaturen.

Schmuck Armbanduhr,
wenige, gute Schmuckstcke

Tattoos sollten nicht sichtbar sein (Ausnahme: Sie arbeiten in einem sehr
modeorientierten Beruf oder in einem Tattoostudio.)

Parfm nur aus nchster Nhe zu riechen

Make-up dezent (da, aber nicht sichtbar)

Handtasche farblich zur Kleidung passend und auf die Schuhe abgestimmt
Achtung:
Heute drfen Frauen Aktentasche und Handtasche gleichzeitig
tragen solange diese zusammenpassen.

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Angemessene Kleidung

Empfehlung
Wenn Sie sich seris prsentieren und fr hhere Aufgaben
empfehlen wollen, sollten Sie im beruflichen Umfeld auf
extreme Weiblichkeitssignale verzichten.
Nicht empfehlenswert sind beispielsweise
wallende Haarmhnen,
lange rote oder bunt bemalte Fingerngel,
nackte Beine,
kurze Rcke und Bermudas,
bauchfreie Tops,
Spaghettitrger (Achtung: Die Achseln drfen grundstz-
lich nicht zu sehen sein),
Kleidung in Tiger- und Schlangenmustern.

Fazit

Die im Beruf getragene Kleidung muss zur Branche,


zum Unternehmen und zur Position des Arbeitneh-
mers passen.
Kleidung und Schuhe sollten immer sauber und
gepflegt sein.
Zu kurze oder enge Kleidung ist unpassend; zu lange
Hosenbeine oder rmel sollten gekrzt werden.
Frauen sollten im geschftlichen Umfeld auf beson-
dere Weiblichkeitssignale verzichten, um ihre Kompe-
tenz zu betonen.
Anzug und Kostm bzw. Hosenanzug gelten in Bro-
berufen nach wie vor als immer angemessene
Geschftskleidung.

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Der berufliche Alltag

Gestaltung des Arbeitsplatzes

Mit der Wahl ihrer Kleidung mchten Menschen ihre Per-


snlichkeit ausdrcken und ihren Status demonstrieren.
hnliche Ziele verfolgen Arbeitnehmerinnen und Arbeit-
nehmer bei der Gestaltung ihrer rumlichen Arbeitsumge-
bung: In vielen Unternehmen kann man an der Gre und
Lage des Bros erkennen, welchen Platz sein Besitzer in
der Hierarchie einnimmt. Normale Mitarbeiter haben
meist keinen Einfluss auf die Lage und Einrichtung ihres
Arbeitsplatzes, verfgen aber durchaus ber einen gewis-
sen Spielraum bei der Anordnung der Arbeitsmittel und
der Dekoration.

Ordnung macht immer einen guten Eindruck


Ob es sich um eine Werkstatt, einen Verkaufsraum oder
ein Bro handelt: Entscheidend fr den Eindruck, den
Besucher, Kunden, Kollegen und Chefs davon gewinnen,
ist, wie ordentlich und gepflegt Ihre Arbeitsumgebung
wirkt.

Ntzlich ist es, den Empfehlung


eigenen Arbeitsplatz Machen Sie einmal ein Foto von Ihrer Brotr aus in Ihr
mit den Augen eines Bro hinein bzw. auf Ihren Arbeitsplatz hin und schauen Sie
Fremden zu es ganz genau an. Welchen Eindruck vermittelt dieses Bild?
betrachten. Was sagt es ber Sie aus? Wie wohl kann sich ein Besucher
in diesem Raum fhlen?

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Gestaltung des Arbeitsplatzes

Was bei der Arbeitsplatzgestaltung zu beachten ist


Element Was zu beachten ist
(Tages-)Licht Dstere Rume wirken trist und unfreundlich; Tageslicht ist
knstlicher Beleuchtung immer vorzuziehen.
Die Fenster sollten sauber und alle Lampen intakt und mit funkti-
onierenden und passenden Leuchtmitteln ausgestattet sein.

Zimmerpflanzen Pflanzen mssen gut gepflegt sein, um angenehm zu wirken.


Kmmerliche Exemplare mit welken Blttern und dicker Staub-
schicht zeugen von acht- und liebloser Behandlung.

Schreibtisch Der Schreibtisch sollte sauber, ordentlich und bersichtlich sein.


Chaotische Papierstapel, leere Kaffeetassen und benutzte Papier-
taschentcher vermitteln kein gutes Bild vom dort arbeitenden
Menschen.

Regale, Regale und Schrnkchen sollten bersichtlich eingerumt, nicht


Schrnkchen usw. berladen und staubfrei sein. Sichtbare Ordnerrcken sollten ein-
heitlich beschriftet sein, Bcher stehend und Zeitschriften in
Stehsammlern oder sauberen Stapeln geordnet werden.

Garderobe Jacke, Schuhe, Handtasche und Einkaufstten sollten fr Besu-


cheraugen unsichtbar in einem Schrank verstaut sein.

Werkzeug Auch ein Arbeitsplatz in Handwerk oder Gewerbe darf kein chao-
tisches Durcheinander sein; das bentigte Werkzeug sollte intakt
und funktionsfhig sein und griffbereit an seinem festen Platz lie-
gen.

Persnliche Note: ja, aber bitte mit Stil!


Bei der persnlichen Es ist ein verstndliches Bedrfnis, einen Ort, an dem
Note Spielrume man so viel Zeit verbringt wie an seinem Arbeitsplatz,
nutzen, aber nicht individuell zu dekorieren, um sich dort wohler zu fhlen.
bertreiben!
Ihre persnliche Note sollten Sie aber unaufdringlich
anbringen und nicht zu viel ber Ihre persnlichen Vorlie-
ben und Ihr Privatleben verraten das knnte sonst
unprofessionell wirken.

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Der berufliche Alltag

Was bei der Arbeitsplatzdekoration zu beachten ist


Element Stilvoll Nicht zu empfehlen
Wandschmuck ausgesuchte, gerahmte Bilder an die Wand geklebte Postkar-
ein (aktueller) Kunst- oder ten
Fotokalender mehr oder weniger witzige
(wenige) Kinderzeichnungen, Brosprche
am besten ebenfalls gerahmt Kalender aus dem Vorjahr, ver-
oder auf einer Wandleiste gilbte Kinderzeichnungen
befestigt Erotikkalender oder-bilder
(auch nicht in der Werkstatt
oder im Lager!)

Schreibtisch eine (frische) Blume in einer ppige Strue oder groe


dekoration sauberen und passenden Vase Pflanzen
ein hbscher Briefbeschwerer Nippesfigrchen oder andere
ein Foto des Partners oder der potenzielle Staubfnger
Familie

Bildschirmschoner Firmenlogo, Bilder mit reinem Freizeitbe-


oder -hintergrund neutrale Muster, zug
Landschaftsaufnahmen

E-Mail-Knigge

Mit der steigenden Verbreitung und Akzeptanz von


E-Mails sind auch die Ansprche gestiegen, die Kollegen,
Kunden und Lieferanten heute an Form und Inhalt stellen.
Nicht wenige rgern sich ber E-Mails, die vor Fehlern
strotzen und eine gewisse Nachlssigkeit oder Gleichgl-
tigkeit gegenber dem Empfnger offenbaren.
Wichtigste Etikette- Die grte Stilsnde ist sicher der unntige Versand von
regel: keine unntigen E-Mails. Es ist fr jeden arbeitenden Menschen sehr lstig,
E-Mails versenden! wenn der elektronische Briefkasten berquillt, aber von
den erhaltenen Nachrichten nur ein Bruchteil berhaupt
fr den Empfnger relevant ist. Selbst wenn die meisten
E-Mails nach dem Durchsehen und Lesen gelscht werden

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E-Mail-Knigge

knnen, kostet dies unntig Zeit, die dann nicht mehr fr


die eigentliche Arbeit zur Verfgung steht.

Empfehlung
berlegen Sie genau, wer Adressat welcher E-Mail sein und
wer eine Kopie (CC) bekommen soll. E-Mails an alle soll-
ten nur von der Geschftsleitung genutzt werden, und nur
dann, wenn die darin enthaltene Information wirklich fr alle
(Unternehmensangehrigen) relevant ist.

E-Mails sind ein Der Hauptvorteil elektronischer Nachrichten ist ihre


schnelles Medium schnelle Handhabung und bermittlung. Genau daraus
aber kein formloses. ergibt sich auch eines der Hauptprobleme: Schnell und
ohne groe berlegung Getipptes wird oft genug ebenso
schnell, formlos und voller Orthografie- und Grammatik-
fehler abgeschickt. Manche Absender sparen sich in der
Hoffnung auf noch mehr Schnelligkeit sogar Anrede und
(ausgeschriebene) Gruformel oder schreiben ihre Kurz-
botschaft gleich nur in die Betreffzeile und lassen das Text-
feld leer. Das aber ist sehr unhflich und vermittelt deut-
lich fehlende Wertschtzung fr die Empfnger der
Nachricht.

Hflicher Einstieg in die E-Mail: die Anrede


Die informelle Anrede Hallo ist in E-Mails auch im
beruflichen Umfeld weit verbreitet, und zwar auch da, wo
die Geschftspartner einander siezen. Doch geht der
Trend auch hier allmhlich zu mehr Frmlichkeit: Sehr
geehrter Herr beziehungsweise Sehr geehrte Frau
und Lieber Herr beziehungsweise Liebe Frau
sind mittlerweile die beliebteren Anredeformen.
Soll eine E-Mail zugleich an mehrere Personen geschickt
werden, stellt sich ebenfalls die Frage nach der richtigen
Anrede.

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Der berufliche Alltag

Fr die Anrede Empfehlung fr die Anrede mehrerer Personen


mehrerer Personen Bei bis zu drei Personen ist es am besten, alle persnlich mit
gibt es verschiedene Namen anzureden. Die Reihenfolge richtet sich im geschft-
Mglichkeiten. lichen Bereich nach der Hierarchie. Der Chef oder die Chefin
wird also zuerst genannt.
Beispiele:
Sehr geehrter Herr Dr. Nordkamp, sehr geehrter Herr
Hansen, sehr geehrte Frau Meldorf
Guten Tag, Herr Mller, Frau Schmidt und Herr Elster-
kamp
Liebe Frau Meyer, lieber Herr Golddorf

Versenden Sie eine E-Mail an mehr als drei Personen,


haben Sie die Mglichkeit, mit einer Serien-E-Mail hn-
lich dem Serienbrief fr jeden Empfnger automatisch
die richtige Anrede einfgen zu lassen. Meist ist die Vor-
bereitung dafr aber zu aufwendig. Daher bieten sich in
einem solchen Fall Sammelanreden an.

Musterformulierungen: Sammelanreden
Sehr geehrte Damen und Herren (frmlich)

Liebe Geschftspartner und Freunde (weniger frmlich)

Hallo, zusammen (informell)

Die Vertraulichkeit der Viele Menschen senden ihre E-Mails, etwa Einladungen,
Empfngeradressen grundstzlich an einen offenen Verteiler. Das heit, alle
sollte gewahrt bleiben. Empfngeradressen stehen im An- oder CC-Feld und
sind damit fr alle anderen Empfnger identifizierbar. Das
aber sollten Sie vermeiden, wenn es auf Vertraulichkeit
ankommt und/oder in Ihrem E-Mail-Verteiler auch Adres-
sen von Menschen stehen, die ihre E-Mail-Adresse nicht
allgemein zugnglich machen mchten und das kann
praktisch jeder sein.

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E-Mail-Knigge

Empfehlung
Um zu vermeiden, dass alle Empfngeradressen lesbar sind,
schicken Sie die E-Mail an sich selbst und setzen die Emp-
fnger in das BCC-Feld. (BCC ist die Abkrzung fr
Blind Carbon Copy, also fr eine Kopie, die fr andere
unsichtbar bleibt.) So bleiben die Namen und E-Mail-Adres-
sen aller Empfnger fr die anderen verborgen.

Hfliches Ende der E-Mail: die Gruformel


In E-Mails habe Sie bei Bei der Gruformel gilt hnliches wie bei der Anrede: Sie
der Gruformel mehr muss auch in geschftlichen E-Mails nicht zwangslufig so
Spielraum als in formell sein wie in einem Brief. Das bedeutet: Neben Mit
Briefen.
freundlichen Gren sind beispielsweise folgende Gru-
formeln in E-Mails gebruchlich:

Musterformulierungen: Gruformeln
Freundliche Gre (frmlich, aber etwas weniger formelhaft als Mit
freundlichen Gren)

Beste Gre (frmlich)

Herzliche Gre (weniger distanziert)

Herzliche Gre aus Odenthal (weniger distanziert, mit lokalem


Bezug)

Herzlichst (weniger distanziert)

Viele herzliche Gre (weniger distanziert)

Viele Gre (freundlich bis neutral)

Viele Gre an den Niederrhein (freundlich, mit lokalem Bezug)

Sommerliche Gre nach Mnchen (freundlich, mit jahres


zeitlichem und lokalem Bezug)

Gruformeln bitte Abgekrzte Gruformeln wie MfG (Mit freundlichen


nicht abkrzen! Gren), lg (Liebe Gre) oder cu (see you, also
wir sehen uns) sollten Sie nicht verwenden. Sie wirken
weder freundlich noch lieb, sondern schlicht nachls-
sig und wenig wertschtzend.

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Der berufliche Alltag

E-Mail-Checkliste

E-Mails sind zwar fast so schnell geschrieben, wie man


spricht, gelesen aber werden sie eher wie ein Brief. Jegli-
che schriftliche Korrespondenz, auch die per E-Mail, wirkt
wie eine Arbeitsprobe Ihres Unternehmens. Daher sollten
Sie jede Nachricht anhand dieser Checkliste kontrollie-
ren, bevor Sie auf den Senden-Button klicken:
Ist Ihr Betreff so aussagekrftig formuliert, dass der
Empfnger sofort etwas damit anfangen kann?
Haben Sie einen guten Grund fr eine Kennzeichnung
der Nachricht als dringend?
Beginnen Sie mit einer korrekten Anrede?
Steht das Wichtigste am Anfang, damit es sich der
Empfnger nicht mhsam heraussuchen muss?
Haben Sie lngere Texte bersichtlich in Abstze
gegliedert?
Sind Ihre Stze vollstndig, und ist die Wortwahl nicht
zu flapsig?
Sind keine Tipp- und Rechtschreibfehler mehr enthal-
ten?
Schlieen Sie mit einer angemessenen Gruformel?

Duzen oder Siezen?

Die Frage nach der Es gibt sicher einige Bereiche, in denen das Duzen so
korrekten Ansprache blich ist, dass es als sonderbar oder gar berheblich
ist keine Lappalie. empfunden wird, wenn jemand strikt beim Sie bleibt,
z.B. unter studentischen Aushilfen, in der Gastronomie
oder im Baugewerbe. Meist ist im Geschftsleben aber
zumindest bei neuen Kontakten das Siezen die korrekte
Ansprache. Zum Du darf nur bergegangen werden,
wenn das gemeinsam vereinbart wurde.
Manchmal kann es vorkommen, dass jemand, der als Ein-
ziger innerhalb einer Gruppe gesiezt wird, sich ausge-

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Duzen oder Siezen?

schlossen fhlt. Viel hufiger aber fhlen Menschen sich


bedrngt oder nicht respektiert, wenn sie ungefragt geduzt
werden.
Drei Regeln zum Duzen sollten Sie beachten.
1) Von oben nach unten anbieten: Das Du bietet
immer der Ranghhere dem Rangniedrigeren an. Im
Berufsleben bestimmt sich der Rang nach der betriebli-
chen Hierarchie. Das heit: Die Chefin bietet es ihrer
Mitarbeiterin an, der ltere Kollege dem Jngeren.
2) Nicht einfach mitduzen: Wenn es in einer Abteilung
blich ist, sich zu duzen, sollte ein neuer Kollege trotz-
dem nicht gleich mitduzen, sondern beim Sie blei-
ben, bis ihm das Du angeboten wird (was nach sp-
testens einem Monat geschehen sein sollte). Ist er
lter als die Kollegen in der Abteilung, kann er fragen,
ob die anderen nicht auch im Umgang mit ihm zum
Du bergehen wollen.
3) Nicht von oben herab duzen: Von schlechten Manie-
ren zeugt es, wenn ein Ranghherer (z.B. der Chef)
von oben herab Rangniedrigere (z.B. Azubi oder Mitar-
beiter) ungefragt duzt. Sehr unhflich benimmt sich
jemand, der Auslnder oder Angehrige bestimmter
Berufsgruppen (z.B. Bedienungen oder Kranken-
schwestern) grundstzlich einfach duzt.

Das Du hflich ablehnen


Manchmal ist die Das ist immer eine unangenehme Situation: Jemand bie-
Distanz, die das Sie tet Ihnen das Du an, aber Sie wollen lieber beim Sie
schafft, der Nhe des bleiben. Dafr gibt es durchaus gute Grnde: Gerade im
Du vorzuziehen.
Geschftsleben ist die Distanz, die das Sie schafft, mit-
unter sehr passend und ntzlich. So knnen Sie sich aus
der Affre ziehen: Sagen Sie deutlich Nein, erklren Sie
aber, dass Ihre Ablehnung nichts mit mangelnder Sympa-
thie zu tun hat.

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Der berufliche Alltag

Musterformulierungen: das Du hflich ablehnen


Das ist ein sehr nettes Angebot, vielen Dank. Aber ich mchte
doch lieber beim Sie bleiben ich bin da einfach etwas alt
modisch.

Seien Sie mir nicht bse, aber ich bleibe im Kollegenkreis lieber
beim Sie. Ich wei Ihr Angebot aber als Vertrauensbeweis sehr
zu schtzen.

Ich hoffe, Sie nehmen es mir nicht bel, wenn ich Ihr nett gemein-
tes Angebot ablehne. Ich finde Sie sehr sympathisch, mchte aber
trotzdem lieber beim Sie bleiben.

Vorsicht bei feucht- brigens: Wurde Ihnen das Du zu fortgerckter Stunde


frhlichen Verbrde- und unter Alkoholeinfluss angeboten, sollten Sie am
rungen! nchsten Tag vorsichtshalber weiter beim Sie bleiben.
Erst wenn Sie dann erneut zum Duzen aufgefordert wer-
den, tun Sie es bzw. begrnden Ihre Ablehnung.

Alternative zum Duzen: das Hamburger Sie


Unter dem Hamburger Sie versteht man die Anrede mit
Vornamen und Sie. Das ist ein eleganter Mittelweg fr
Kontakte, bei denen man sich einerseits nicht vertraut
genug zum Duzen ist, andererseits aber das Siezen als zu
distanziert empfindet.
Das Hamburger Sie Ntzlich ist es auch bei asymmetrischen Beziehungen,
passt zu asymmetri- etwa zwischen Professoren und Studierenden oder wis-
schen Beziehungen senschaftlichen Hilfskrften oder zwischen der lteren
und internationalen
Unternehmen.
Chefin und dem gerade der Pubertt entwachsenen Azubi.
Dann kann das Hamburger Sie sogar einseitig verwen-
det werden: Die Respektsperson nennt die untergebene,
jngere oder ihr zur Ausbildung anvertraute Person bei
ihrem Vornamen, lsst sich selbst aber mit Herr oder
Frau und ihrem Nachnamen anreden. Gleichzeitig
reden sich beide mit Sie an.
Aber auch die gegenseitige Anrede mit dem Hamburger
Sie gewinnt mehr und mehr an Bedeutung, vor allem in
Unternehmen und Institutionen, die im internationalen
Umfeld agieren. Das bewahrt Sie vor der Frage, ob das

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Duzen oder Siezen?

englische you im Deutschen mit Sie oder mit Du


zu bersetzen ist.

Fazit

berrumpeln Sie niemanden. Wenn Sie im berufli-


chen Umfeld jemanden kennenlernen, selbst in
zwangloser Runde, gehen Sie nicht sofort zum Du
ber.
Warten Sie lieber ab, bis Sie die Lage beurteilen kn-
nen. Auch wenn Sie zu einer Gruppe stoen, in der
sich offensichtlich alle duzen, bleiben Sie vorsichtshal-
ber lieber zunchst beim distanzierten Sie und war-
ten Sie, bis man Ihnen von sich aus das Du anbie-
tet.
Selbst wenn Sie die ranghhere Person sind, die das
Du anbieten drfte, sollten Sie zurckhaltend sein,
wenn Sie Ihr Gegenber in dieser Hinsicht noch nicht
richtig einschtzen knnen. Lngst nicht jeder mchte
gern mit allen mglichen Leuten per Du sein, auch
(und vielleicht besonders) nicht mit dem Vorgesetz-
ten.
Die Frage, ob Sie jemandem das Du anbieten, soll-
ten Sie sich auch deswegen gut berlegen, weil eine
Rckkehr zum Sie kaum ohne grere Peinlichkeit
mglich ist.

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Der persnliche Erstkontakt

Wer einem Menschen erstmals begegnet, taxiert ihn sehr


schnell: In nur wenigen Sekunden verfestigen sich das
Aussehen, die Kleidung, die Stimme und das Auftreten zu
einem Eindruck, der das eigene Verhalten zu diesem Men-
schen fr lngere Zeit beeinflusst. Nach dem ersten Ein-
druck ist einem der Mensch gegenber sympathisch oder
eher nicht, er wirkt kompetent oder unsicher, zuvorkom-
mend oder distanziert. Oft stimmen diese Einschtzungen
sogar. Falls nicht, dauert es allerdings oft sehr lange, bis
sie korrigiert werden.
Der erste Eindruck Umso wichtiger ist es, gerade im Geschftsleben, einen
zhlt im Beruf beson- guten ersten Eindruck zu machen. Neben dem persnli-
ders. chen Erscheinungsbild spielt beim Kennenlernen vor allem
das formvollendete Begren und Vorstellen eine wichtige
Rolle. Viele Menschen legen auch Wert darauf, korrekt und
sogar protokollgerecht angeredet zu werden. Und nicht
zuletzt ist der souverne Umgang mit eigenen und frem-
den Visitenkarten ein wichtiges Element eines gelungenen
Erstkontakts.

Geschftspartner begren

Hflichkeit ist wie ein Ein Gru ist nur scheinbar eine banale Geste: Wer einen
Luftkissen; es mag wohl anderen Menschen grt, zeigt nicht nur allgemeine Hf-
nichts drin sein, aber es lichkeit, sondern vor allem, dass er sein Gegenber als
mildert die Ste des
Lebens.
Menschen wahrnimmt, dass dieser Mensch ihm Beach-
tung wert ist und er ihm mit Wertschtzung begegnet. Ent-
Arthur Schopenhauer
sprechend verletzt fhlen sich Menschen, die selbst
wenn dies aus Versehen oder Unkenntnis geschieht
nicht oder nicht angemessen gegrt werden.
Grundregel: Wer Wer als Neuankmmling ein Groraumbro, ein Bespre-
ankommt, grt chungszimmer oder einen Aufenthaltsraum betritt, sollte
zuerst. die bereits Anwesenden gren. Ein Blick in die Runde
und ein deutlich vernehmbarer Tagesgru wie Guten
Morgen oder Gr Gott/Guten Tag gengen. Unter
Kollegen oder bei sehr vertrauten Geschftspartnern darf
es auch ein Hallo oder Moin, Moin sein. Kollegen

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gren selbstverstndlich zurck, bleiben aber normaler-
weise bei ihrer Ttigkeit sitzen.
Einen geschtzten Wenn ein externer Besucher, ob nun ein Kunde oder ein
Gast begrt man anderer Geschftspartner, ein Bro betritt, bleibt der Emp-
nicht im Sitzen. fangende dagegen nicht sitzen, sondern steht zur Begr-
ung des Gastes auf. Das gilt heute auch fr Frauen und
fr ranghohe Mitarbeiter bis hin zum Vorstandsvorsitzen-
den. Wo es mglich ist, geht der Gastgeber dem Besu-
cher entgegen, nimmt Blickkontakt auf, gibt ihm die Hand
und sagt dabei den Tagesgru, mglichst in Verbindung
mit dem Namen des Gastes: Guten Morgen, Herr Ml-
ler.

Empfehlung
Sehen Sie dem Betreffenden stets in die Augen (nicht etwa
auf die Krawatte oder das Ohr), lcheln Sie und drcken Sie
seine Hand weder zu schlaff noch zu fest. Nehmen Sie dabei
die andere Hand unbedingt aus der Hosen- oder der Jacken-
tasche.

Wer reicht wem die Bei der Beantwortung der Frage, wer zur Begrung wem
Hand zum Gru? die Hand zum Gru reicht, spielen Rangunterschiede eine
wichtige Rolle. Anders als im Privatleben orientiert sich die
Rangordnung dabei allerdings nicht an dem Alter und
dem Geschlecht, sondern an der hierarchischen Position
der Personen.

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Der persnliche Erstkontakt

bersicht: Rang- und Reihenfolge der geschftlichen Begrung


Begrung von Einzelpersonen Begrung mehrerer Personen
Der Ranghhere reicht dem Rangniedrige- Der Ranghchste wird zuerst
ren die Hand: begrt, danach die anderen, gem
der Chef der Mitarbeiterin, ihrem Rang.
die Kundin dem Verkufer, Wer mehrere Personen begrt, gibt
der erfahrene Kollege dem Auszubil- entweder jedem die Hand oder kei-
denden. nem. Allerdings ist bei offiziellen
Reicht Ihnen der Ranghhere (z.B. der Anlssen der Handschlag vorzuzie-
Kunde) nicht die Hand, sollten Sie Ihre hen.
auch bei sich behalten. Aber Achtung: Bei groen Gruppen und wenn die
Nicht jeder Kunde hlt sich selbst fr rang- Rangverhltnisse sehr unbersicht-
hher. Im Zweifelsfall sollten Sie in Ihrem lich sind, knnen Sie die Rangregeln
Unternehmen daher als Gastgeber auftre- auch unter Ankndigung brechen
ten und ihm zuerst die Hand reichen. und dies z.B. so kundtun: Darf ich
Sie einfach der Reihe nach begr-
en?

Empfehlung
Wenn sich jemand nicht an die offizielle Reihenfolge hlt
und Ihnen z.B. ein jngeres Delegationsmitglied die Hand
zuerst entgegenstreckt, sollten Sie ber den Fauxpas hinweg-
sehen und die Hand ergreifen. Ein Ignorieren oder gar eine
Zurechtweisung (Der Chef kommt immer zuerst!) wre
sehr unhflich.

Vorstellen und Bekanntmachen in der richtigen


Reihenfolge

Wenn sich Menschen begegnen, die sich untereinander


noch nicht kennen, werden sie einander vorgestellt. Auch
hier bestimmt die Hierarchie die Reihenfolge.
Je formeller die Situation dabei ist, desto strenger sollten
Sie sich an die folgenden vier Regeln fr das Vorstellen
halten.

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Vorstellen und Bekanntmachen in der richtigen Reihenfolge

Die vier Grundregeln 1) Die rangniedere Person wird der ranghheren zuerst
des Vorstellens vorgestellt: Der Untergebene wird zuerst der Chefin
vorgestellt, der neue Lehrer dem Rektor, die neue Sach-
bearbeiterin dem Behrdenleiter. Der neue Praktikant
in der Schreinerwerkstatt wird zuerst dem Meister vor-
gestellt, dann dem Gesellen und zuletzt der Auszubil-
denden.
2) Es gilt die Hierarchie des (Ehe-)Partners oder der (Ehe-)
Partnerin: Sind die (Ehe-)Partner oder (Ehe-)Partnerin-
nen bei der Begegnung anwesend, leitet sich deren
Hierarchiestufe von der ihrer Partnerin oder ihres Part-
ners ab. Die Sekretrin wird also der Frau des
Geschftsfhrers zuerst vorgestellt und dann umge-
kehrt. Dem Lebenspartner der Abteilungsleiterin wird
die Mitarbeiterin seiner Frau zuerst vorgestellt.
3) Mitarbeiter der eigenen Firma werden Kunden zuerst
vorgestellt: Auch wenn es hier streng genommen keine
Hierarchie gibt, verfahren etikettesichere Mitarbeiter
nach der Maxime: Der Kunde ist Knig. Ihm wird
das Recht zugestanden, als Erster die Namen der ande-
ren Anwesenden zu erfahren, die zum Unternehmen
gehren.
4) Wo es keine Hierarchie gibt, gelten die gleichen Regeln
wie im privaten Bereich: Unter gleichrangigen Kollegen
gelten die privaten Hflichkeitsregeln: Einer Frau wird
der Herr, einer lteren Person wird die jngere vorge-
stellt. Der fremden Person wird der Name des eigenen
(Ehe-)Partners oder der eigenen (Ehe-)Partnerin zuerst
genannt.
Keine Regel ohne Ausnahmen von diesen Rangregeln ergeben sich in beson-
Ausnahme deren Situationen. Vorgestellt wird etwa
der Einzelne der Gruppe,
der Hinzukommende den bereits Anwesenden,
der Redner dem Publikum,
der neue Chef den Mitarbeitern.

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Der persnliche Erstkontakt

Musterformulierung zur geschftlichen Vorstellung


Sie stellen jemanden vor Ihnen wird eine Person vorgestellt
Sie nennen Titel, Adelsprdikate und ggf. Sie gren die Person mit ihrem Namen.
die Berufs- oder Funktionsbezeichnung. Beachten Sie:
Beachten Sie: Floskeln wie angenehm oder sehr
Die Frage Gestatten? ist nicht mehr zeit- erfreut sind nicht mehr zeitgem.
gem.

Beispiel: Beispiel:
Darf ich vorstellen? Das ist Dr. Dieter Guten Tag, Herr Dr. Schneider.
Schneider, der Leiter unserer Controlling- Eventuell:
abteilung. Schn, dass wir uns endlich auch per-
snlich kennenlernen.

Sich selbst vorstellen


Bei lockereren Anlssen, z.B. Betriebsfeiern, Messepartys
oder Plaudermeetings, muss es keine offiziellen Vorstel-
lungsrunden geben. Es gengt dann, wenn sich die Teil-
nehmer untereinander selbst vorstellen.
Wenn Sie sich selbst Sie nehmen Blickkontakt zu Ihrem Gegenber auf, gr-
vorstellen, nennen Sie en und nennen Ihren vollen Namen: Guten Abend,
immer Ihren vollen darf ich mich vorstellen: Ich bin Friedrich Lauten-
Namen.
schlag.
Evtl. nennen Sie noch Ihre Funktion, damit Ihrem
Gesprchspartner die Orientierung und die Gesprchs-
anknpfung leichter fallen: Ich bin der Assistent von
Herrn Dr. Wichtig.
Sich selbst stellen Sie nie als Herr Lautenschlag vor
und verzichten auch auf Titel und Prdikate. Entspre-
chend werden Sie angesprochen.

Empfehlung
Stellt sich Ihnen jemand z.B. als Albert Mnchberg vor,
so sprechen Sie ihn als Herr Mnchberg an. Erst wenn er
Ihnen seine Visitenkarte berreicht, der Sie entnehmen kn-
nen, dass es sich bei Ihrem Gegenber um einen promovier-
ten Freiherrn handelt, wechseln Sie zur korrekten Anrede
Herr Dr. von Mnchberg.

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Die korrekte Anrede

Die korrekte Anrede

Fr jeden Menschen ist Die wichtigste Regel bei der Anrede von Geschftspart-
sein Name das schnste nern ist, sie mit ihrem Namen anzusprechen. Idealerweise
und bedeutungsvollste heit es also nicht nur Guten Morgen, sondern Guten
Wort in seinem Sprach
schatz.
Morgen, Frau Ludewig. Regel Nummer zwei schliet sich
an: Achten Sie darauf, Namen richtig auszusprechen und
Dale Carnegie
korrekt zu schreiben. Wer unsicher ist, ob er den Namen
bei der Vorstellung richtig verstanden hat, sollte nachfra-
gen und sich einen schwierigen Namen gegebenenfalls
buchstabieren lassen. Ein falsch geschriebener bzw.
gesprochener Name signalisiert mangelndes Interesse
(sonst htte man ihn sich schlielich buchstabieren las-
sen) und ist keine gute Voraussetzung fr eine gedeihliche
Zusammenarbeit.
Doppelnamen drfen Doppelnamen stellen eine besondere Herausforderung
Sie nicht eigenmchtig dar, da sie zum einen bei der Vorstellung oft nicht als sol-
abkrzen. che zu erkennen sind und zum anderen mitunter recht
sperrige und lange Wortgebilde ergeben. Dennoch wre es
unhflich, eine Frau Schnackenberger-Einsiedler kurzer-
hand nur als Frau Schnackenberger anzusprechen es sei
denn, sie weist Sie selbst darauf hin, dass sie diese Kurz-
form bevorzugt.

Akademische Grade
Manchen Menschen Wer einen akademischen Grad (Diplom, Master, Doktor)
ist es wichtig, mit erworben hat, ist berechtigt, diesen in seinem Namen zu
ihrem Titel angespro- fhren. Zwar gibt es keinen rechtlichen Anspruch darauf,
chen zu werden.
als Herr Dr. Weise angesprochen zu werden, es hat sich
aber eingebrgert, den Doktortitel in Anschrift, Anrede
und Ansprache zu verwenden. Manchen Menschen ist das

Empfehlung
Wenn Sie den vollen Namen mit Titeln kennen, sollten Sie
ihn auch vollstndig und korrekt verwenden. Ausnahmen:
Sie besitzen denselben akademischen Grad (Doktoren unter-
einander reden sich nicht mit Herr Doktor an, sondern
nur mit ihrem Namen) oder der Betreffende sagt Ihnen
selbst, ihm sei es anders lieber.

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Der persnliche Erstkontakt

Nur der hchste Titel sehr wichtig, und sie reagieren gekrnkt, wenn Gesprchs-
wird genannt. partner den Doktor weglassen. Andere bevorzugen es,
ohne Titelzusatz angesprochen zu werden.
Hat jemand mehrere akademische Titel wie etwa ein Pro-
fessor Dr. Dr. h.c., verwenden Sie in der mndlichen wie
schriftlichen Anrede nur den hchsten Titel. Akademische
Diplome finden sich heute blicherweise weder in der
Anrede noch in der Anschrift. Ein Diplom-Ingenieur Peter
Mller ist also mndlich wie schriftlich schlicht Herr
Mller. Dasselbe gilt brigens fr Ehrendoktoren.

Familiennamen mit (ehemaligen) Adelsbezeichnungen


Adelsbezeichnungen, die bei Inkrafttreten der Weimarer
Verfassung gefhrt wurden, sind zum Namensbestandteil
geworden. Deshalb gehren das von oder der Graf
zum Familiennamen.
Adelsprdikate fallen Frher gab es zu den verschiedenen Adelsbezeichnungen
in der Anrede weg. bestimmte Prdikate, also Wrdenbezeichnungen, die
in der Anrede verwendet werden mussten, beispielsweise
Knigliche Hoheit oder Durchlaucht. Heute gibt es
keinen Anspruch mehr darauf, mit einem solchen Prdikat
angeredet zu werden. Einige Regeln fr die Anrede sind
heute dennoch zu beachten:
Herr bzw. Frau fallen in der mndlichen Anrede
weg. Es heit also nicht: Guten Abend, Frau Prinzes-
sin von Hohenzollern, sondern: Guten Abend, Prin-
zessin von Hohenzollern. Dasselbe gilt fr Grafen.
Jawohl, Herr Graf sagt hchstens der Butler.
Bei Freiherren und-frauen fllt der Titel in der Anrede
weg, es heit dann schlicht Frau von Heuneburg.
Bei Baronen wiederum wird der Titel genannt, dafr
entfllt das von: Guten Abend, Baronin Burgberg.

Amts- und Funktionsbezeichnungen


Amtsbezeichnungen Inhaber ffentlicher mter werden in der Regel mit ihrer
werden gewhnlich bei Amtsbezeichnung angesprochen, die bei Bedarf in der
der Anrede verwendet. weiblichen Form verwendet wird: Herr Brgermeister
oder Frau Ministerin.

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Die korrekte Anrede

Dabei ist es richtig, die Kurzform zu benutzen und bei-


spielsweise statt Herr Abgeordneter des bayerischen
Landtags kurz Herr Abgeordneter zu sagen.
Professor ist ebenfalls eine Amtsbezeichnung, Frau
Professorin also eine korrekte Anrede.
Kirchliche Wrdentrger werden heute blicherweise
nicht mehr mit Prdikaten wie Hochwrden (Pfar-
rer) oder Exzellenz (Bischof) angeredet, sondern
beispielsweise mit Sehr geehrter Herr Bischof. Bei
sehr offiziellen Anlssen kann die Exzellenz dagegen
wieder passend sein.
Funktionsbezeich- Funktionsbezeichnungen ergeben sich aus der besonde-
nungen werden bei der ren Stellung, die der Angesprochene im gesellschaftlichen
Anrede meist nicht bzw. geschftlichen Leben hat: Chief Financial Officer,
genannt.
Obergerichtsvollzieher, Prsident.
Funktionsbezeichnungen verwendet man heute weder
in der mndlichen noch in der schriftlichen Anrede.
Ausnahme: Bei offiziellen Sitzungen wendet sich der
Teilnehmer an den Herrn Vorsitzenden, und der fei-
erliche Anlass im Businessclub rechtfertigt die Anrede
Herr Prsident.

Anrede von Paaren


In jedem Fall ist es erforderlich, bei der Anrede von Paaren
die Namen beider Personen zu nennen. Grundstzlich
sprechen Sie dabei die Dame zuerst an vorausgesetzt,
es handelt sich um ein Ehepaar, um Lebenspartner oder
um hierarchisch gleichgestellte Kollegen.
Die korrekte Anrede fr ein Ehepaar wre also: Sehr
geehrte Frau Herzig, sehr geehrter Herr Herzig. Auf
dem Briefumschlag knnte dann Frau Marlene Herzig
und Herrn Peter Herzig stehen.
Nicht verheiratete Paare oder solche, die unterschiedli-
che Ehenamen tragen, werden ebenfalls einzeln ange-
sprochen: Frau Gabriele Fhrich und Herr Markus
Zabels.
Handelt es sich z.B. um einen Geschftsfhrer und
seine Marketingleiterin, wre dagegen entsprechend

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Der persnliche Erstkontakt

der Stellung in der Hierarchie die Anrede Sehr geehr-


ter Herr Dr. Wichtig, sehr geehrte Frau Tchtig kor-
rekt.

Internettipp
Das Bundesministerium des Inneren hat einen umfassen-
den und aktuellen Ratgeber fr die Anreden bei offiziellen
Anlssen verffentlicht, in dem die fr die Bundesrepublik
Deutschland geltenden Regeln festgelegt sind. Ein kostenlo-
ser Download ist mglich unter der Internetadresse
www.protokoll-inland.de unter dem Punkt Anschriften und
Anreden.

Visitenkarten richtig einsetzen

Visitenkarten geben Auf der Visitenkarte sollten in bersichtlicher und anspre-


Ihrem Gesprchs- chender Form alle Angaben stehen, die ein Geschftspart-
partner viele Informa- ner von Ihnen bentigt, also neben Ihrem vollen Namen
tionen ber Sie.
samt Titeln auch die Funktion oder Position, die Sie in
Ihrem Unternehmen innehaben.
Visitenkarten enthalten nicht nur ntzliche Informationen
fr Geschftspartner, sie tragen auch zu dem Bild bei, das
man sich von Ihnen macht. Deswegen empfiehlt es sich,
darauf zu achten, dass die Visitenkarten zum einen profes-
sionell gestaltet sind, zum anderen immer tadellos ausse-
hen.

Empfehlung
Stecken Sie Ihre Visitenkarten nicht einfach in ein vielleicht
ohnehin berflltes Portemonnaie, wo sie verknicken und
sich an den Rndern abstoen knnten, sondern nutzen Sie
fr die Aufbewahrung spezielle Visitenkartenetuis.

Visitenkarten stilvoll berreichen und empfangen


Ihre Karte sollten Sie In asiatischen Lndern wie China oder Japan gehrt es
stilvoll berreichen. zum guten Ton, die Visitenkarte mit beiden Hnden so zu
berreichen, dass das Gegenber sie sofort lesen kann.

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Visitenkarten richtig einsetzen

Sie nach der berreichung sofort wegzustecken, gilt als


unfein. Man sollte sie zuerst aufmerksam und interessiert
studieren. Ganz so streng wird dies in Europa nicht gese-
hen. Sie berreichen Ihre Karte Ihrem Gegenber bei der
(Selbst-)Vorstellung, und zwar mit einer Bemerkung wie:
Darf ich Ihnen meine Karte geben? Auch hier gebietet
es die Hflichkeit, die Karte richtig herum an den Empfn-
ger zu reichen; fr ihn sollten die Buchstaben also nicht
auf dem Kopf stehen.
Eine Karte sollten Sie Wer eine Karte erhlt, sollte zumindest einen kurzen Blick
nicht kommentarlos darauf werfen und sich bedanken, bevor er sie einsteckt
wegstecken. und zwar mglichst ebenfalls in ein Etui und nicht in die
Hosen- oder Jackentasche. Bei Konferenzen kann man die
Karte auch offen auf den Tisch legen. Rckfragen, Bemer-
kungen und Komplimente zur Karte sind erlaubt und bie-
ten manches Mal eine willkommene berleitung zu einem
neuen Gesprchsthema.

Empfehlung
Notieren Sie sich nachdem Sie das Gesprch mit Ihrer
neuen Bekanntschaft beendet haben auf der Rckseite der
Karte, wann und bei welcher Gelegenheit Sie sich kennenge-
lernt haben und ggf. worber Sie gesprochen haben. Das
erleichtert Ihnen die stilvolle Kontaktaufnahme, wenn Sie
sich wieder einmal begegnen.
Achten Sie aber immer darauf, die Notizen erst zu machen,
wenn Ihr Gesprchspartner es nicht mehr beobachten kann.

Handschriftliche Vermerke
Handschriftliche Handschriftliche Streichungen und Verbesserungen sind
nderungen wirken zu vermeiden, weil diese unprofessionell wirken. Sorgen
unprofessionell. Sie dafr, dass Ihre Visitenkarten stets auf dem neuesten
Stand sind. Sollte sich zwischenzeitlich Ihre Funktion oder
Telefonnummer gendert haben, lassen Sie sich lieber
neue Karten drucken, als die alten handschriftlich zu korri-
gieren.
Handschriftliche Dagegen ist es durchaus gebruchlich, die eigenen Visi-
Botschaften sind tenkarten als Ersatz fr Begleitschreiben zu verwenden:
erlaubt.

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Der persnliche Erstkontakt

Ein handschriftlicher Gru oder eine Anmerkung mit Ihrer


Unterschrift ersetzt auf stilvolle Art und Weise ein kurzes,
unpersnliches Begleitschreiben. Lngere Zustze knnen
Sie auch auf der unbedruckten Rckseite anbringen.

Musterformulierungen: handschriftliche Zustze auf Visitenkarten


Viele Gre Mario Mller

Wie besprochen! Raphaela Selters

Herzlichst Ihre Tanja Meyer

Hier noch schnell die gewnschten Unterlagen. Lutz Meinert

Frher war es gang und gbe, zu bestimmten Anlssen


Visitenkarten mit handschriftlich darauf vermerkten Kr-
zeln zu berreichen oder bersenden zu lassen. Dabei
handelt es sich um Abkrzungen franzsischer Ausdrcke,
z.B.

Visitenkartensprache
p. r. pour remercier um fr etwas zu danken

p. f. pour fliciter um Glckwnsche auszusprechen

p. c. pour condoler um Beileid auszudrcken

Wenn Sie diese Krzel verwenden wollen, ist zu beachten:


Die Krzel gehren links unten auf die Karte, evtl. auch
ber Ihren Namen. Allerdings knnen Sie heute nicht
mehr davon ausgehen, dass jeder die Visitenkartenspra-
che und ihre Abkrzungen kennt. Sicherer ist es also,
wenn Sie Ihre Botschaft in das obere, unbedruckte Drittel
ber Ihrem Namen schreiben oder eine Briefkarte nutzen.

Fazit

Ein Gru ist ein unverzichtbares Zeichen von Hflich-


keit und Wertschtzung.

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Visitenkarten richtig einsetzen

Grundstzlich gilt: Wer neu hinzukommt, grt die


anderen.
Ansonsten richtet sich die Reihenfolge von Begrung
und Vorstellung nach der Rangordnung: Der Rang-
hchste wird zuerst begrt, ihm werden die anderen
vorgestellt.
Rang meint im geschftlichen Umfeld den hierar-
chischen Rang.
Akademische Titel werden in der Anrede verwendet,
Prdikate fallen weg.
Visitenkarten mssen immer aktuell und in einwand-
freiem Zustand sein.
Wer eine Visitenkarte erhlt, studiert sie aufmerksam,
bevor er sie einsteckt.

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Das Gesprch

Aus vielen Worten Kommunikation ist die Grundlage jeglichen menschlichen


entspringt ebenso viel Zusammenlebens, also auch des Geschftslebens. Umso
Gelegenheit zum mehr sollten Sie darauf achten, was Sie Ihren Geschfts-
Missverstndnis.
partnern, Ihren Kollegen und Vorgesetzten ber sich, Ihre
William James
Arbeit und Ihr Unternehmen mitteilen. Ihre Gesprchs-
partner beurteilen Sie dabei nicht nur nach den von Ihnen
vermittelten Gesprchsinhalten, sondern wesentlich auch
danach, in welche Worte Sie sie kleiden. Stilvoll und pro-
fessionell wirken Sie selbst dann, wenn Sie einerseits so
auftreten und sprechen, wie es Ihrer eigenen Persnlich-
keit entspricht, und andererseits die ungeschriebenen
Kommunikationsregeln bercksichtigen, die im Geschfts-
leben gelten, und dabei die Kommunikationsbedrfnisse
anderer achten.

Kommunikation mit Vorgesetzten und Kollegen

Mit dem Chef oder der Chefin gut auszukommen, liegt im


ureigensten Interesse eines jeden Arbeitnehmers, ist aber
aufgrund der ungleichen Machtverhltnisse nicht unprob-
lematisch. Mit den Kollegen wiederum ist die Kommunika-
tion oft sehr viel lockerer, deswegen aber nicht unbedingt
einfacher.

Gesprche mit Vorgesetzten


Die Beziehung zwischen Chef und Mitarbeiter kann nur so
gut sein wie die Kommunikation zwischen ihnen. Dabei
wird diese Kommunikation meist von sachlichen Inhalten
geprgt sein: Die Fhrungskraft gibt den unterstellten Mit-
arbeitern Aufgaben bzw. Anweisungen und die Informatio-
nen, die sie bentigen, um die Aufgaben erfolgreich zu
erledigen. Mitarbeiter wenden sich dagegen vor allem
dann an den Chef, wenn sie weitere Informationen benti-
gen oder sich mit einem Problem konfrontiert sehen, das
sie alleine nicht lsen knnen. Das allein gengt aber
nicht.

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Information ist aus Kluge Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer sprechen
Vorgesetztensicht eine auch sonst regelmig mit der Chefin, um diese ber die
Bringschuld der aktuellen Arbeitsergebnisse und-ereignisse zu informie-
Mitarbeiter.
ren. Jeder Vorgesetzte will auf dem Laufenden sein und
wissen, wie es mit der Arbeit in seinem Verantwortungsbe-
reich vorangeht oder wo Probleme entstehen. Die wich-
tigste Grundregel in der Kommunikation mit dem Chef
lautet daher: Sorgen Sie auch unaufgefordert stets fr
Transparenz sowie fr umfassende und rechtzeitige Infor-
mation.
5 Regeln fr das Im Chefgesprch selbst sollten Sie sich an folgende fnf
Chefgesprch Regeln halten:
1) Sprechen Sie Wichtiges nicht zwischen Tr und Angel
an, sondern bitten Sie um einen Gesprchstermin oder
fragen, ob Ihre Chefin gerade Zeit fr Sie hat.
2) Verhalten Sie sich gegenber Ihren Vorgesetzten res-
pektvoll. Das heit: Halten Sie sich an Hflichkeitsre-
geln wie Begrung und Verabschiedung, hren Sie
aufmerksam zu und unterbrechen Sie Ihren Chef nicht.
3) Gehen Sie sparsam mit der Zeit Ihrer Chefin um: Brin-
gen Sie Ihr Anliegen kurz auf den Punkt und vermeiden
Sie alles, was unntig weitschweifig ist.
4) Sprechen Sie auch schwierige Themen mglichst sach-
lich an. Legen Sie Ihre Argumente in ruhigem Ton dar,
wenn Sie anderer Meinung sind als der Chef. Sie dr-
fen und sollen Ihre Meinung vertreten, aber nicht
anfangen zu schreien oder zu streiten. Wenn Sie zu
aufgewhlt sind, um ein Thema sachlich abzuhandeln,
bitten Sie um einen neuen Gesprchstermin zu einem
spteren Zeitpunkt.
5) Missbrauchen Sie Ihren Chef nicht als Klagemauer
oder Problemabladestelle. Wenn Sie sich wegen eines
Konflikts oder einer schwierigen Sachfrage an Ihren
Vorgesetzten wenden, sollten Sie zumindest einen
eigenen Lsungsvorschlag dazu prsentieren knnen.

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Das Gesprch

Gesprche mit Kollegen


Mit den Kollegen verbringen die meisten Arbeitnehmer
mehr Zeit als mit ihrer Familie. Anders als den Partner
kann man sich Kollegen aber normalerweise nicht aussu-
chen. Neben den unterschiedlichen Temperamenten und
Persnlichkeiten begnstigt der tgliche Leistungs- und
Termindruck die Entstehung von Konflikten. Konstruktive
Kommunikation und Zusammenarbeit im Kollegenkreis
wirken sich dagegen auf die Stimmung wie auf die Leis-
tung positiv aus. Zudem gelten Arbeitnehmer mit guten
Umgangsformen und angemessenem Gesprchsstil als
kompetenter und damit weniger verzichtbar als andere.
5 Regeln fr 1) Zeigen Sie allen Kollegen Wertschtzung, unabhngig
Gesprche mit von persnlichen Sympathien oder Antipathien: Gr-
Kollegen en Sie jeden, formulieren Sie Bitten und Fragen hf-
lich, hren Sie sich auch abweichende Meinungen an
und gehen Sie auf Einwnde ein.
2) Gehen Sie auch mit der Zeit Ihrer Kollegen verantwor-
tungsvoll um; vermeiden Sie unntige Strungen und
fhren Sie lngere Gesprche privater Natur lieber in
Ihrer Freizeit.
3) Beteiligen Sie sich nicht an Klatsch und Lstereien.
Sprechen Sie im Bro niemals schlecht ber Kollegen,
sondern ber jeden nur so, wie Sie auch ber ihn spre-
chen wrden, wenn er anwesend wre und zuhren
knnte.
4) Respektieren Sie die Privatsphre Ihrer Kollegen: Stel-
len Sie keine Fragen, die als aufdringlich empfunden
werden knnten, duzen Sie niemanden ohne entspre-
chende Abmachung und fragen Sie immer um Erlaub-
nis, bevor Sie etwas vom Schreibtisch oder aus dem
Schrank eines anderen nehmen.
5) Sprechen Sie offen an, wenn Sie etwas strt, und versu-
chen Sie, Konflikte konstruktiv zu lsen. Vermeiden Sie
aber Schuldzuweisungen und Herabsetzungen. Formu-
lieren Sie zu diesem Zweck Ichbotschaften.

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Kommunikation mit Vorgesetzten und Kollegen

Die Komponenten der Ichbotschaften


Sie beschreiben, was Sie strt, Du hast den Termin mit Herrn Mayr verschoben,
ohne es zunchst zu bewerten. mir das aber nicht mitgeteilt.

Sie sagen, welche Gefhle das Fr mich war das heute sehr peinlich, weil ich von
bei Ihnen auslst. nichts wusste, als Herr Mayr heute angerufen hat.

Eventuell gibt es noch eine dritte


Komponente:
Sie zeigen die Folgen auf oder Das macht keinen sehr guten Eindruck.
machen einen Lsungsvor- Was hltst du davon, wenn wir unsere Termine
schlag. zuknftig tglich abstimmen?

Manche vermeintliche Achtung: Nicht jeder Satz, der mit ich anfngt, ist eine
Ichbotschaften sind Ichbotschaft. Ich habe mich ber dich gergert, weil du
eigentlich mir die Terminverschiebung wieder einmal nicht mitgeteilt
Dubotschaften.
hast ist eine Dubotschaft, denn er besagt eigentlich du
bist schuld!. Auf Schuldzuweisungen aber reagieren die
meisten Menschen abwehrend oder aggressiv und damit
wenig konstruktiv.

Verhalten in Besprechungen
Besprechungen mgen in der Praxis nicht immer optimal
organisiert sein, und so mancher Arbeitnehmer fragt sich
am Ende eines langen Arbeitstages mit vielen Meetings,
was dabei eigentlich herausgekommen ist. Dennoch sind
Besprechungen wichtig, um Meinungen auszutauschen,
Beschlsse zu fassen und Aufgaben zu verteilen. In einem
vorteilhaften Licht erscheinen dabei Besprechungsteilneh-
mer, die ebenso sachorientiert wie sachkundig argumen-
tieren und selbstbewusst auftreten, ohne sich bertrieben
in Szene zu setzen.
7 Verhaltensregeln fr So verhalten Sie sich in Besprechungen richtig:
Besprechungen 1) Nehmen Sie an jeder Besprechung aktiv teil, indem Sie
mindestens einen eigenen Gesprchsbeitrag liefern.
Wrde es auf Ihre Meinung nicht ankommen, htte
man Sie nicht zu der Besprechung eingeladen bzw. ht-
ten Sie Ihre Teilnahme absagen knnen.

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Das Gesprch

2) Warten Sie den richtigen Zeitpunkt fr Ihre Wortmel-


dung ab. Unterbrechen Sie weder den Chef noch die
Kollegin, die gerade spricht, sondern melden Sie sich
per Handzeichen und warten Sie, bis der Bespre-
chungsleiter Ihnen das Wort erteilt.
3) Reien Sie das Wort nicht dauerhaft an sich, sondern
versuchen Sie, Ihren Beitrag so informativ wie ntig
und so kurz wie mglich zu halten.
4) Sprechen Sie laut und deutlich genug, damit alle Sie
verstehen knnen.
5) Hren Sie den anderen Teilnehmern so aufmerksam
zu, wie Sie mchten, dass man Ihnen zuhrt. Vermei-
den Sie ein Verhalten, das respektlos wirkt, etwa das
Lesen und Versenden von SMS-Botschaften whrend
der Besprechung oder Flstergesprche mit den Nach-
barn.
6) Fragen Sie nach, wenn Sie etwas nicht verstanden
haben. Das zeigt, dass Sie mit Interesse zuhren und
mitdenken.
7) Antworten Sie ruhig und sachlich auf Fragen, die man
Ihnen stellt, und gehen Sie ebenso auf Kritik oder
Gegenvorschlge von anderen Besprechungsteilneh-
mern ein.

Fazit

Die wichtigsten Gesprchsregeln sind:


Geben Sie auch unaufgefordert anderen die Informati-
onen, die sie von Ihnen brauchen.
Hren Sie anderen aufmerksam zu.
Lassen Sie andere ausreden.
Fhren Sie keine Monologe.
Sprechen Sie Konflikte und Kritikpunkte sachlich an
und vermeiden Sie Schuldzuweisungen.

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Small Talk

Small Talk

Small Talk ist die Kunst, Die Bedeutung des Small Talks (wrtlich: kleines
an Wichtigeres zu Gesprch) wird hufig unterschtzt. Wir Deutschen
denken, whrend man sehen uns lieber als sachliche Pragmatiker, die gleich zum
weniger Wichtiges sagt.
Kern eines Themas kommen und nicht lange um den hei-
David Letterman
en Brei reden. Viele halten Small Talk fr belangloses
Geschwtz, mit dem man nur Zeit verschwendet. Das aber
ist ein Irrtum.
In Wirklichkeit erfllt diese Art der zwanglosen Plauderei
mehrere wichtige Funktionen; Small Talk
sorgt dafr, dass Menschen ins Gesprch kommen,
statt isoliert herumzustehen,
erleichtert Fremden das gegenseitige Kennenlernen,
lsst Phasen der Verlegenheit oder Befangenheit nicht
aufkommen oder beendet sie,
berbrckt Wartezeiten, wenn man sie mit (fast) Frem-
den verbringen muss,
sorgt im Vorfeld eines wichtigen Gesprchs (Vorstel-
lungsgesprch, Vertragsverhandlung) fr eine ange-
nehme Gesprchsatmosphre. Die Beteiligten haben
Zeit, sich gegenseitig zu beschnuppern und mitein-
ander warm zu werden, bevor sie das eigentliche
Thema ihres Treffens anschneiden,
nimmt den Teilnehmern an schwierigen Gesprchen
(z.B. Bewerbungs- oder Konfliktgesprchen) etwas von
ihrer Aufregung und Anspannung.
Small Talk dient dazu, Beim Small Talk geht es darum, jemanden unverbindlich
einander kennenzu- kennenzulernen, sich ein Bild von ihm zu machen und
lernen. eine gemeinsame Kommunikations- und Vertrauensbasis
herzustellen. Gekonnter und stilvoller Small Talk ist also
eine wichtige Voraussetzung fr erfolgreiche Businesskon-
takte. Das kleine Gesprch schliet bei neuen Kontak-
ten direkt an eine (Selbst-)Vorstellung an. Bei Tagungen
oder Kongressen, auf denen Sie Namenskrtchen tragen,
knnen Sie allerdings auf die Vorstellung verzichten.

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Das Gesprch

bersicht: Wie Sie ins kleine Gesprch einsteigen knnen


Art des Einstiegs Beispielformulierungen
Fragen Hatten Sie eine angenehme Anreise?
Haben Sie unser Firmengebude/den Konferenzraum gleich
gefunden?
Sind Sie (auch) zum ersten Mal hier?
Wie gefllt Ihnen die Veranstaltung?

Bemerkungen Das war ein interessanter Vortrag, finde ich. Besonders die
zum gemeinsam Beispiele aus der Beratungspraxis haben mich beeindruckt.
Erlebten oder Wie fanden Sie diese?
Gehrten Ich liebe diese Frchtespiee in den Pausen. Sie sind so erfri-
schend. Mchten Sie auch einen?

Bitten um Hilfe Darf ich mein Glas bei Ihnen abstellen? Ich mchte mir gern
noch etwas vom Bfett holen
Haben Sie einen Tipp fr mich, was ich mir in Ihrer Stadt
unbedingt ansehen sollte? Ich habe morgen noch etwas Zeit,
bis mein Zug geht, und mchte die gern nutzen.

Hilfsangebote Sie knnen Ihre Unterlagen gern hier ablegen.


Mchten Sie Ihren Mantel nicht ablegen? Ich bringe ihn gern
fr Sie zur Garderobe.
Darf ich Ihnen etwas reichen? Wenn Sie nicht wissen, was Sie
whlen sollen: Die Pfirsich-Mango-Cocktails sind wirklich
lecker!

(taktvolle) Kompli- Das ist eine sehr gelungene Veranstaltung. Mein Kompliment
mente fr die hervorragende Organisation!
Ihre Prsentation hat mir sehr gut gefallen. Besonders inter-
essant fand ich

Nach einem solchen Einstieg sollte sich ein lockeres,


unverbindliches Gesprch entwickeln. Deswegen drfen
die Angesprochenen nicht einsilbig mit Ja oder Nein
antworten und es damit unhflich dem anderen berlas-
sen, sich eine neue Frage auszudenken. Geschickte Small
Talker geben mit ihrer Antwort ihrem Gegenber einen
weiteren Anknpfungspunkt: Ja, ich bin zum ersten Mal
hier. Haben Sie denn einen Tipp, wie ich am besten ?
Erweist sich ein Thema als unergiebig, hilft eine Frage

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Small Talk

dabei, zum nchsten zu wechseln, das mehr Gesprchs-


stoff bietet. Hat sich ein fr alle Beteiligten verwendbares
Thema gefunden, ist es leicht, weiterzuplaudern. Aber Vor-
sicht: Nicht jedes Thema ist gleich gut geeignet.

Small-Talk-Themen
Geeignete Themen Zu vermeiden
Das Wetter Krankheiten, besonders Ihre eigenen
Ort, Anlass und Umgebung des aktuel- Katastrophen und Schicksalsschlge
len Zusammentreffens Persnliche und berufliche Probleme
Allgemeine berufliche Themen wie Probleme Ihres Unternehmens
aktuelle Trends in der Branche oder Geld und persnliche Finanzen
neue Publikationen Alles, was nach bertriebener Selbst-
Sehenswrdigkeiten des Ortes/der darstellung aussehen knnte
Region (meine Erfolge, meine Auszeich-
Kunst und Kultur nungen, meine Karriere)
Sport und Sportereignisse (Vorsicht, Politik
wenn Sie erklrter Fan einer bestimm- Religion
ten Mannschaft sind!) Alles, was als anzglich oder diskri-
Hobbys und Reisen minierend gelten knnte, auch ent-
sprechende Witze

Empfehlung
Natrlich werden Sie dramatische aktuelle Entwicklungen
wie Umweltkatastrophen oder Attacken von Terroristen nicht
immer ganz aus Ihren Gesprchen ausklammern knnen,
aber auch dann sollten Sie bedenken, dass es beim Small
Talk um eine angenehme emotionale Atmosphre geht, und
das Thema bald wieder wechseln. Grundstzlich gilt als
Faustregel: Fr den Small Talk eignen sich keine Themen, die
zu erbitterten Kontroversen, erhitzten Diskussionen, Betrof-
fenheit oder Verlegenheit fhren knnen.

Das Gesprch sollte Stellen Sie sich auf Ihre Gesprchspartner ein und lassen
fr alle Beteiligten Sie sie zu Wort kommen. Halten Sie auch dann keine
offen und zwanglos Monologe, wenn es um ein Thema geht, das Sie sehr inte-
bleiben.
ressiert oder fr das Sie Experte sind. Small Talk darf und
soll oberflchlich sein. Gebte Plauderer fixieren sich des-

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Das Gesprch

wegen auch nicht auf einen bestimmten Gesprchspart-


ner, sondern geben Hinzukommenden Gelegenheit, eben-
falls schnell und einfach ins Gesprch einzutreten.
Genauso einfach ist es, das Gesprch stilvoll zu beenden.
Es ist blich und keineswegs unhflich, nach ein paar
Minuten den Gesprchspartner zu wechseln und sich
freundlich zu verabschieden: Ah, da kommt ja Herr Ml-
ler, ihn mchte ich gleich begren. Ihnen wnsche ich
noch einen angenehmen Abend.

Krpersprache

Man kann nicht nicht Selbst wer nichts sagt, kommuniziert durch seine
kommunizieren. Mimik, seine Gestik, seine Haltung und seine sonstige
Paul Watzlawick Krpersprache. Diese Signale werden zum Groteil
ebenso unbewusst gesendet wie entschlsselt und wirken
deswegen besonders nachhaltig. Daher sollten Sie auf Ihre
krpersprachlichen Botschaften achten, manche gezielt
einsetzen und andere vermeiden. Dabei geht es nicht
darum, zuknftig nur noch zu schauspielern und jede
noch so kleine Geste zu kontrollieren (das ist ohnehin
unmglich). Dennoch sollten Sie auf einige Punkte achten:
1) Nehmen Sie Blickkontakt auf: Wenn Sie jemandem in
die Augen sehen, zeigen Sie, dass Sie ihm Ihre volle
Aufmerksamkeit zuwenden. Das ist im Gesprch ein
Gebot der Hflichkeit. Allerdings sollten Sie es mit
dem Blickkontakt nicht bertreiben: Ein zu langes und
intensives Anstarren kann aufdringlich oder aggressiv
wirken.
2) Lcheln Sie: Zum Blickkontakt gehrt, besonders bei
der Begrung und Verabschiedung, das Lcheln. Mit
einem echten Lcheln wirken Sie positiv und sym-
pathisch, haben also gute Voraussetzungen fr ein
gutes Gesprch. Ein Lcheln kann auch kritische
Anmerkungen und Situationen entschrfen.
3) Wahren Sie Abstand: Welcher Abstand angemessen ist,
variiert je nach Kulturzone. In Mitteleuropa knnen Sie

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Krpersprache

bei Geschftskontakten nach folgender Faustregel vor-


gehen: Krperkontakt gibt es nur beim Hndedruck,
ansonsten gilt ein Radius von 50cm um die eigene Per-
son als Intimdistanzzone, in die niemand ungefragt
eindringen sollte. Allerdings sollten Sie z.B. whrend
eines lngeren Gesprchs nicht zu weit entfernt ste-
hen das knnte wiederum abweisend wirken.
4) Respektieren Sie fremdes Terrain: Wenn Sie in das Bro
eines Hhergestellten, z.B. Ihres Chefs oder eines Kun-
den, kommen, sollten Sie nicht einfach eintreten und
bis zum Schreibtisch marschieren. Das wirkt respekt-
los. Zgerlich im Trrahmen stehen zu bleiben wiede-
rum wirkt unntig unterwrfig. Am besten Sie treten
ein, bleiben dann kurz stehen, nehmen Blickkontakt
auf und warten, bis Sie zum Nherkommen aufgefor-
dert werden. Das ist hflich und trotzdem selbstbe-
wusst.

Krpersprache einsetzen und verstehen


Nonverbale Signale Gleichzeitig sollten Sie Ihre Aufmerksamkeit fr die Kr-
verraten oft das persprache von Kollegen, Vorgesetzten und Geschftspart-
Ungesagte. nern schrfen. Diese verrt Ihnen frhzeitiger und aufrich-
tiger als Worte, wie Ihr Gegenber zu Ihren Ausfhrungen
steht.
Krpersprache kann Bedenken Sie, dass eine einschchternde oder Desinter-
auch gezielt eingesetzt esse signalisierende Krpersprache Teil einer unfairen Ver-
werden. handlungstaktik sein kann, die Ihr Gesprchspartner
gerade bewusst anwendet.

Musterformulierung: Reaktion auf irritierende Krpersprache


Wenn ich Ihre Mimik richtig deute, sind Sie in Bezug auf meinen
Vorschlag eher skeptisch darf ich fragen, woran das liegt?

Mit etwas Aufmerksamkeit knnen Sie die Krpersprache


wie eine zweite Sprache verstehen lernen.

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Das Gesprch

Was Sie aus krpersprachlichen Signalen schlieen knnen


Signal Hufigste Bedeutung
parallel zum Gesprchspartner gerichteter Zuwendung und Interesse
Oberkrper, zugewandtes Gesicht

weit zurckgelehnter oder seitlich abge- Desinteresse, Ablehnung


wandter Oberkrper

weit nach vorn gebeugter Oberkrper, Interesse, aktive Teilnahme, Wunsch,


Hand erhoben selbst etwas zu sagen

gerunzelte Stirn Nachdenklichkeit, Skepsis, mglicher-


weise Abwehr oder Verrgerung

gehobene Augenbrauen Unglubigkeit, Skepsis, mglicherweise


Arroganz

konstanter Blick ins Leere Konzentration aufs Zuhren

umherschweifender Blick Nervositt, Unsicherheit, Desinteresse

erhobener Zeigefinger Belehrung, Kritik

mit einem Stift spielen, kritzeln Anspannung, auch Langeweile

aufgesttztes Kinn Nachdenklichkeit, Skepsis

Lidzucken oder hufiges Blinzeln Anspannung

verschrnkte oder ums Stuhlbein gewi- Unsicherheit, Abwehr


ckelte Beine

Wenn tatschlich oder vermeintlich abweisende krper-


sprachliche Signale Sie irritieren, sollten Sie das deswegen
aktiv ansprechen. Umgekehrt sollten Sie sich ab und zu
bewusst machen, welche Botschaft Ihr Krper gerade ver-
mittelt. Wenn Sie Wertschtzung und Interesse signalisie-
ren wollen, sollten Sie Gesicht und Krper Ihrem Gegen-
ber zuwenden, wenigstens ab und zu Blickkontakt
herstellen und Nebenbeschftigungen (kritzeln, Handy
berprfen, mit dem Fu wippen) vermeiden.

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Telefonieren

Telefonieren

Das Telefon gehrt nach wie vor zu den wichtigsten Kom-


munikationsinstrumenten. Telefonate sind persnlicher
als beispielsweise E-Mails und eignen sich besser dafr,
kompliziertere Sachverhalte zu besprechen. Ebenso wie
E-Mails sollten Telefongesprche aber nicht vllig formlos
verlaufen.

Meldeformeln
Melden Sie sich Zu Beginn jedes Telefonats sollten Sie Ihrem Gesprchs-
immer mit Gru und partner deutlich mitteilen, mit wem er es zu tun hat. Ein
Namen. kurz in den Hrer gebelltes Hier Meier! wirkt nicht
gerade einladend. Ein nichtssagendes Hallo! bringt die
Gesprchspartner am anderen Ende der Leitung schnell in
die Verlegenheit, nachzufragen: h wer spricht da?
Das andere Extrem sind lange Gruformeln, die so schnell
und monoton aufgesagt werden, dass sie kaum zu verste-
hen sind: Guten-Morgen-hier-ist-die-IT-Service-GmbH-
mein-Name-ist-Erwin-Schmidt-was-kann-ich-fr-Sie-tun?
So geben Sie dem Menschen am andere Ende der Leitung
keine Chance, sich auf Sie einzustellen.
Wenn Sie einen Geschftspartner anrufen, nennen Sie am
besten den Tagesgru, dann Ihren vollen Namen und den
Ihres Unternehmens. Sprechen Sie dabei deutlich und
nicht zu schnell.
Nennen Sie, wenn Sie
Musterformulierungen: telefonische Meldeformeln
jemanden anrufen,
Ihren vollen Namen Guten Morgen, hier ist Erwin Schmidt von der IT-Service GmbH.
und den Ihres Unter-
Matthias Augst, Vermessungsbro Scheuermann. Guten Tag, Frau
nehmens.
Dietenbrook.

Nehmen Sie einen eingehenden Anruf entgegen, so nen-


nen Sie zuerst den Namen Ihres Unternehmens und den
Tagesgru (die letzten beiden Elemente evtl. auch in
umgekehrter Reihenfolge) und dann erst Ihren eigenen
Namen.

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Das Gesprch

Musterformulierungen: telefonische Meldeformeln


IT-Service GmbH, guten Morgen. Sie sprechen mit Erwin Schmidt.

Vermessungsbro Scheuermann. Matthias Augst. Guten Tag!

Umweltamt Meistringen. Mein Name ist Veronika Beltz.

Lassen Sie Anrufer Beachten Sie: Es wirkt auf Anrufer verunsichernd und des-
nicht warten. interessiert, wenn Sie nach mehrmaligem Luten den
Hrer nicht abnehmen oder die Mailbox erst nach einer
langen Wartezeit anspringt. Idealerweise sollten Sie Anrufe
nach dem dritten bis fnften Klingeln entgegennehmen.
Wenn Sie nicht an Ihrem Platz sind, stellen Sie das Telefon
auf einen Kollegen um oder schalten die Mailbox ein,
damit Ihr Anrufer eine Nachricht hinterlassen kann. Natr-
lich rufen Sie umgehend zurck, wenn darum gebeten
wurde.

Falsch verbunden?
Jeder Anrufer sollte Zum guten Ton im Geschftsleben gehrt es, jedem Anru-
sich willkommen fer das Gefhl zu vermitteln, dass er willkommen ist. Das
fhlen. Wort muss (Da mssen Sie mir Ihre Kundennummer
nennen) wirkt nicht kundenorientiert. Auch Stze wie
Da sind Sie bei mir falsch oder Da kann ich Ihnen
nicht helfen sollten tabu sein. Jeder Anrufer ist bei Ihnen
zunchst richtig. Sie knnen ihm zumindest so weit hel-
fen, dass Sie ihn seinem eigentlichen Anrufziel ein Stck-
chen nher bringen.

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Mobiltelefon

Wenn Sie fr das Anliegen eines Anrufers nicht zustndig sind


Lsungsweg Musterformulierung
Sie nennen ihm die zustndige Person und Da sind Sie bei mir nicht ganz richtig
verbinden ihn an sie weiter. gelandet, frchte ich. Zustndig ist in
Ihrer Angelegenheit Peter Kramer. Wenn
Sie einen Moment Geduld haben, ver-
binde ich Sie gern weiter.

Sie nennen die zustndige Person und Da kann ich Ihnen bedauerlicherweise
geben dem Anrufer deren Durchwahl wei- nicht weiterhelfen. Meines Wissens ist
ter. Das sollten Sie aber nur tun, wenn fr solche Flle Peter Kramer zustndig.
Ihnen die Weiterleitung nicht gelingt oder Er ist unter der Durchwahl -123 erreich-
Sie wissen, dass die zustndige Person bar. Wollen Sie es bei ihm versuchen? Er
gerade nicht erreichbar ist. Angaben dazu, ist gerade zu Mittag, in aller Regel aber
wann der Anrufer es am besten telefonisch ab 14:00 Uhr wieder an seinem Platz.
noch einmal versuchen sollte, sind hier
hilfreich.

Sie nehmen das Anliegen des Anrufers Sie haben die richtige Nummer gewhlt
entgegen und versprechen ihm den Rck- und trotzdem den Zustndigen nicht
ruf der zustndigen Person der dann erreicht. Herr Kramer ist gerade in einer
selbstverstndlich auch erfolgen sollte. Besprechung und hat sein Telefon auf
mich umgestellt. Wenn Sie mir Ihr Anlie-
gen schildern, richte ich es ihm gern aus,
und er ruft Sie dann so schnell wie mg-
lich zurck.

Mobiltelefon

Jederzeit und berall erreichbar zu sein, ist gerade im


Geschftsleben sehr ntzlich. Allerdings kann es auch
sehr strend sein, und das nicht nur fr denjenigen, der
unterwegs, im Bus oder Zug, im Bahnhof oder im Restau-
rant, angerufen wird, sondern auch fr die Personen im
Umfeld, die das (halbe) Gesprch unfreiwillig mithren
(mssen). Im Vergleich zu den Telefonaten haben die
Handykurznachrichten SMS immerhin den Vorzug, akus-
tisch weniger aufdringlich zu sein.

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Das Gesprch

Handyetikette
Verwenden Sie keine Wo es niemanden strt, spricht nichts gegen den
strenden Klingeltne. Gebrauch des Mobiltelefons. Achten Sie allerdings darauf,
niemandem mit lauten, provokanten oder quietschenden
Klingeltnen auf die Nerven zu gehen. Wenn Sie etwa
bei Ihrem neuen Handy den Klingelton erst einstellen
wollen, tun Sie dies zu Hause, wo keiner zuhren muss,
wenn das Gert Ihnen jede einzelne Klingeltonvariante
vorspielt. Auerdem ist wichtig: Whlen Sie einen dezen-
ten Klingelton, der nicht im Widerspruch zu Ihrem berufli-
chen oder privaten Ansehen oder Ihrem Selbstverstndnis
steht. Lautes Muhen oder Scheppern beispielsweise wir-
ken nur im Privatleben witzig.
Manchmal ist nur Wenn Sie unterwegs an einem ffentlichen Ort auf Ihrem
Ausschalten hflich. Handy angerufen werden, ziehen Sie sich etwas zurck
und sprechen leise. Falls Sie sich in einem geschlossenen
Raum befinden und Ihr Handy klingelt, verlassen Sie mg-
lichst den Raum, bevor Sie das Gesprch annehmen. An
manchen Orten mssen Sie als hflicher Mensch das
Gert sowieso abschalten.

Umgang mit dem Mobiltelefon


Unterwegs sollten Sie
bei Beerdigungen, Gedenkveranstaltun- das Handy aus Respekt vor dem Anlass
gen, Ehrungen und Kirchenbesuchen ausschalten

im Krankenhaus, im Flugzeug zumindest das Handy aus Sicherheitsgrnden aus-


whrend des Start- und Landevorgangs schalten

im Theater oder Kino sowie in Seminaren das Handy aus Hflichkeit gegenber
und Workshops, bei Geschftsessen und den Menschen in Ihrer Umgebung aus-
Verhandlungen schalten

im Bahnabteil und in anderen ffentlichen mglichst kurz, leise und zurckhaltend


Verkehrsmitteln, am Flughafen telefonieren

Beachten Sie: Grundstzlich sollten die anwesenden Per-


sonen immer wichtiger sein als etwaige Anrufer und des-
wegen Ihre uneingeschrnkte Aufmerksamkeit genieen.

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Mobiltelefon

Wer in einer Besprechung oder bei einem Geschftsessen


das Handy auf den Tisch legt, nebenher eingehende Nach-
richten prft oder Anrufe annimmt, signalisiert damit vor
allem eines: Jede eingehende Nachricht ist fr mich
wichtiger als das Gesprch mit Ihnen!
Strungen sollten Sie Manchmal lsst es sich nicht vermeiden: Sie erwarten
vermeiden oder einen wirklich wichtigen und dringenden Anruf, obwohl
rechtzeitig ankn- Sie gerade in Gesprchen sind.
digen.
Sie gehen dann am besten folgendermaen vor:

Empfehlung
1. Informieren Sie die Anwesenden (wenn es ein kleiner Kreis
ist).
2. Schalten Sie den Klingelton aus und den Vibrationsalarm
ein.
3. Wenn der Anruf kommt, gehen Sie leise (mglichst von
einem Platz nahe der Tr) hinaus und telefonieren drauen.
4. Ebenso dezent kommen Sie wieder zurck.

Selbstverstndlich sollte jeder Arbeitnehmer sich davor


hten, Gesprche mit beruflichem Inhalt so in der ffent-
lichkeit zu fhren, dass eventuelle Zuhrer Firmeninterna
erfahren knnen. Diskretion ist hier nicht nur eine Frage
der Hflichkeit, sondern auch eine des Selbstschutzes,
denn vermutlich sind Sie arbeitsvertraglich auch zu Ver-
traulichkeit im Umgang mit Firmenwissen verpflichtet. Ein
Versto gegen eine solche Verpflichtung kann empfindli-
che Folgen haben.

SMS-Knigge
Nicht nur unter Jugendlichen ist der Short Messaging
Service (SMS) beliebt, lassen sich damit doch kurze Bot-
schaften schnell und diskret von Handy zu Handy schi-
cken.

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Das Gesprch

Beispiel
Kennen Sie die Situation: Eine Person wartet auf Sie, aber
Sie merken gerade, dass Sie sich verspten werden? Dann
greifen Sie zum Handy. In der Regel ist ein Anruf der beste
Weg, den Wartenden ber die Versptung zu informieren.
Wenn Sie jedoch vermuten, dass derjenige nicht ans Handy
gehen kann beispielsweise weil er in genau der Sitzung
steckt, zu der auch Sie unterwegs sind schicken Sie ihm
eine SMS. Nennen Sie aber mglichst einen ungefhren
Zeitpunkt, bis wann Sie voraussichtlich eintreffen: Zug hat
Versptung. Bin gegen 12 da. Gru Rolf

Dringende Nach- Normalerweise sollten Sie dringende Nachrichten lieber


richten sollten Sie durch einen Anruf bermitteln. Selbst wenn Sie Ihr Handy
besser telefonisch stndig eingeschaltet haben und hufig SMS-Nachrichten
bermitteln.
senden und empfangen, sollten Sie sich nicht zu der
Annahme verleiten lassen, alle anderen wrden das
genauso handhaben. Es gibt viele Leute, die ihr Handy nur
mitnehmen oder einschalten, wenn sie einen dringenden
Anruf erwarten und ber Festnetz nicht erreichbar sind.
Rechnen Sie auerdem auch immer damit, dass der Akku
des Mobiltelefons auch einmal leer sein kann. Wenn Sie
anrufen, hren Sie wenigstens sofort, ob der gewnschte
Gesprchspartner gerade erreichbar ist oder nicht.
Fr bestimmte Anlsse SMS sind schnell und formlos, nher an der gesproche-
sind SMS-Nachrichten nen als an der Schriftsprache. Deswegen sind sie im
ungeeignet.

Empfehlung
Es mag praktisch sein, sich durch ein akustisches Signal
besttigen zu lassen, dass das Handy eine Eingabe auch
wirklich registriert hat. Achten Sie aber stets darauf, dass
niemand gezwungen ist, das stndige Gepiepse mitzuhren.
Schalten Sie die Tastaturtne ab, wenn die Gefahr besteht,
dass Sie beim Tippen andere Menschen stren. Diese Emp-
fehlung gilt in geschlossenen Rumen (z.B. in Restaurants,
Cafs und Warteslen) genauso wie im Freien, etwa auf
ffentlichen Pltzen, an Bushaltestellen oder Bahnhfen.
Auch den Eingang einer SMS sollte Ihr Handy nicht unbe-
dingt mit lautem Trten oder Schrillen anzeigen.

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Mobiltelefon

geschftlichen Umfeld fr Schreiben, die Wertschtzung


und Respekt ausdrcken sollen, ungeeignet. Glck-
wunsch- oder gar Kondolenz-SMS sind daher stillos.
Ansonsten gilt fr das Senden und Empfangen von SMS-
Nachrichten dasselbe wie fr Anrufe: Sie sollten die Men-
schen in Ihrem Umfeld mglichst wenig stren.
SMS drfen formlos Konkrete Regeln, wie eine solche Kurzbotschaft aussehen
sein, aber nicht darf und wie nicht, gibt es nicht. Tendenziell sind Sprache
schlampig. und Form relativ frei, und es wird viel mit Anglizismen
und Abkrzungen gearbeitet, um den Tippaufwand zu
senken. Sie brauchen also an Ihre SMS-Botschaften keine
zu hohen Ansprche zu stellen. Sie sollten aber versu-
chen, sich weitestgehend korrekt auszudrcken und Tipp-
fehler zu vermeiden. Sehr flapsige und fehlerhafte Kurz-
nachrichten werfen kein gutes Licht auf den Absender.

Fazit

Jeder Gesprchspartner sollte wissen, mit wem er es


zu tun hat. Deswegen gehrt es zum guten Ton, am
Telefon Namen und Vornamen sowie die Firma deut-
lich zu nennen.
Jeder Anrufer soll sich willkommen fhlen. Deswegen
sind lange Wartezeiten ebenso zu vermeiden wie
abwimmelnde Formulierungen (Ich bin nicht zustn-
dig!).
Handytelefonate sind so zu fhren, dass unfreiwillige
Zuhrer mglichst wenig gestrt werden.
An manchen Orten und zu manchen Anlssen (Kir-
che, Beerdigung, Theater ) muss das Handy sogar
ausgeschaltet werden, damit anderen unzumutbare
Strungen erspart bleiben.
SMS eignen sich fr kurze, dringende Nachrichten,
sollten aber sparsam eingesetzt werden.
Anwesende Gesprchspartner haben grundstzlich
Vorrang vor Anrufern oder SMS-Absendern.

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Das Geschftsessen

Amerikanische Ein Geschftsessen dient nicht in erster Linie der Nah-


Geschftsessen sind ein rungsaufnahme. Es soll vor allem einen Anlass bieten,
Ausdruck uerster sich gegenseitig in angenehmer Atmosphre besser ken-
Effizienz. Wo gibt es das
sonst noch alles
nenzulernen und eine persnliche Beziehung zueinander
gleichzeitig: Man redet aufzubauen auf dass die Zusammenarbeit vertrauens-
dir die Ohren voll, du voller und die gemeinsamen Geschfte erfolgreicher wer-
schlgst dir den Bauch den. Es ist daher eine wichtige Aufgabe, ein geeignetes
voll und nimmst den Lokal mit gutem Essen und schnen Rumlichkeiten aus-
Mund voll!?
zuwhlen, eine gepflegte Unterhaltung zu fhren und per-
Gerald R. Ford
fekte Tischmanieren zu zeigen. Whrend des Essens sind
Arbeitsgesprche oder gar Verhandlungen allerdings tabu:
Geschftliches wird erst nach dem Dessert angesprochen.

Tischzubehr und besondere Speisen

Ich sah sie essen und Manche Unternehmen gehen mit Bewerbern extra in ein
wusste, wer sie waren. feines Lokal, um dort ihre Tischmanieren zu testen. Wer
Khalil Gibran dann die Hummerzange nicht elegant genug handhabt,
verliert im Rennen um die offene Stelle. So weit gehen
zwar nicht viele Unternehmen, grundstzlich wird im
Geschftsleben aber erwartet, dass qualifizierte Arbeitneh-
mer mit dem Tischzubehr umzugehen und alle ser-
vierten Speisen den heutigen Regeln entsprechend korrekt
zu essen wissen. Wer beim Essen die Ellbogen auf dem
Tisch absttzt, die Serviette auf den benutzten Teller knllt
oder sich aus dem Brotkorb herzhafte Stullen schmiert,
macht einen schlechten Eindruck. Dabei sind die Regeln
heute nicht mehr so streng und detailliert wie noch vor
einigen Jahrzehnten.
Mit Messer und Gabel richtig umzugehen ist fr die meis-
ten Menschen keine besondere Herausforderung. Aller-
dings gibt es einige Speisen, fr die besondere Regeln gel-
ten und die sollten Sie kennen.

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Der richtige Umgang mit dem Tischzubehr
Besteck benutzen Sie immer von auen nach innen,
darf, wenn Sie zu essen angefangen haben, den Tisch nicht
mehr berhren,
legen Sie parallel auf der 4-Uhr-Position ab, wenn Sie satt
sind.

Glser benutzen Sie ebenfalls von auen nach innen,


halten Sie immer am Stiel, nie am Bauch (Ausnahme:
Kognakglser).

Suppenteller/ Der Lffel wird nicht in die Tasse gelegt, sondern auf den
-tasse Unterteller.
Suppenteller und-tassen drfen leicht gekippt werden.
Tassen mit Henkel drfen Sie sogar (am Henkel) anheben,
um sie auszutrinken.

Serviette Sie legen sie auf Ihren Scho, bevor Sie zu essen beginnen.
Sie tupfen sich mit der Serviette jedes Mal den Mund ab,
bevor Sie trinken dann gibt es keine Rnder am Glas.
Nach dem Essen legen Sie sie zusammengefaltet auf den
Tisch, und zwar links neben den Teller.

Besondere Speisen korrekt essen


Speise So Nicht aber
belegte Brtchen aus der Hand essen den Teller berladen
den Brtchen mit Messer
und Gabel zu Leibe rcken

Brot und Butter kann zum Aperitif oder zur hungrig den Brotkorb pln-
Vorspeise gegessen wer- dern, bevor die Vorspeise
den kommt
Sie nehmen ein Stck aus das Brot komplett mit But-
dem Brotkorb und legen es ter bestreichen und wie
auf den Brotteller, daneben beim huslichen Butterbrot
ein Stck Butter. abbeien
Zum Essen brechen Sie Brot, das Sie angefasst
nach und nach kleine St- haben, wieder in den Brot-
cke ab, die Sie mit Butter korb zurcklegen
bestreichen.

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Das Geschftsessen

Besondere Speisen korrekt essen


Speise So Nicht aber
Fisch mit dem Fischbesteck den Fisch mit zwei Gabeln
essen bearbeiten (ist heute veral-
Ausnahme: Rollmops, Ru- tet)
cherfisch und roher Fisch Grten umstndlich her-
werden mit Messer und auspulen (lieber die Ser-
Gabel gegessen. vicefachkraft bitten, den
Fisch zu filettieren)

Hummer und Lan- werden meist aufgeschnit- mit den Fingern essen,
gusten ten serviert und mit Mes- wenn keine Fingerschl-
ser und Gabel gegessen chen bzw. feuchten Tcher
Das Fleisch von Beinchen am Tisch bereitstehen bzw.
und Schere ziehen Sie mit -liegen
der Hummergabel heraus.

Kaviar nehmen Sie mit einem den Kaviar wie Butter auf
Perlmuttlffelchen und den Toast streichen
legen ihn auf ein Stck
mundgerechtes Baguette
oder Toast

Muscheln Aus der ersten pulen Sie alle mit der Gabel essen
das Fleisch mit der Gabel geschlossene Muscheln
heraus; dann nehmen Sie ffnen und essen (Das hat
die leere (noch zusammen- auerdem unangenehmste
hngende) Schale wie eine gesundheitliche Folgen!)
Zange und essen damit die
brigen.

Salat nur mit der Gabel essen Salat mit dem Messer
notfalls ein Stck Brot zu schneiden
Hilfe nehmen

Spaghetti drehen Sie auf der Gabel mit dem Messer klein
auf schneiden
Wenig Gebte erkennt man
daran, dass sie einen Lffel
zu Hilfe nehmen.

Spargel darf heute geschnitten wer- mit der Hand essen (ist
den heute veraltet)

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Gastgeber im Restaurant sein

Gastgeber im Restaurant sein

Gastgeber sind fr das Der Gastgeber hat die Verantwortung dafr, dass die
Wohlbefinden der Gste sich wohlfhlen. Deswegen sollte er das Lokal sorg-
Gste verantwortlich. fltig auswhlen. Ein Essen mit Geschftspartnern ist
nicht der richtige Anlass, um ein neu erffnetes Restau-
rant auszuprobieren oder eines, das nur vom Hrensagen
bekannt ist, zum ersten Mal aufzusuchen.
Gute Gastgeber Wer seine Gastgeberpflichten ernst nimmt, ldt Geschfts-
berlassen nur wenig partner nur in ein Lokal ein, dessen Essen, Service und
dem Zufall. Ambiente er aus eigener Erfahrung kennt und fr gut
befunden hat. Zudem sollte man sich vorab nach speziel-
len Vorlieben des Gastes bzw. der Gste erkundigen; es
wre ungnstig, wenn ein Vegetarier ausgerechnet in ein
Steakhaus eingeladen wrde. Es empfiehlt sich auch,
rechtzeitig einen Tisch in geeigneter Gre und guter Lage
(nicht neben dem Eingang oder der Toilettentr) zu reser-
vieren.

Empfehlung
Umfasst die Tischgesellschaft zehn oder mehr Personen,
sollten Sie eine Menvorauswahl treffen und Ihren Gsten
eine Menkarte vorlegen lassen. Zum einen kann sich die
Kche darauf einstellen und damit einen schnelleren und rei-
bungsloseren Service garantieren. Zum anderen ersparen
Sie Ihren Gsten den Anblick der Preise. Manche (feinen)
Restaurants haben eigens Gstekarten, in denen keine
Preise abgedruckt sind.

Der Gast geht nie als So fhrt der Gastgeber die Gste zum Tisch: Er ffnet die
Erster zum Tisch. Restauranttr und lsst die Gste als Erste hindurchge-
hen. Diese bleiben im Eingangsbereich stehen und warten,
bis er die Tr geschlossen hat. Wie es weitergeht, hngt
davon ab, ob der Gastgeber oder eine Servicefachkraft,
z.B. der Ober, zum Tisch fhrt:

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Das Geschftsessen

Mit dem Gast im Restaurant


Situation Die richtige Reihenfolge
Der Ober fhrt Sie und Ihren Gast zum Der Ober geht voran, dann kommt Ihr
Tisch. Gast, zuletzt Sie.

Der Ober fhrt eine Gruppe zum Tisch. Nach dem Ober kommen die Gste,
danach Sie und ggf. Ihre Kollegen bzw.
Mitarbeiter.

Sie und ihr Gast gehen zum Tisch. Sie gehen voran.

Sie fhren eine Gruppe zum Tisch. Sie gehen voran, dann kommen Ihre
Gste, zuletzt Ihre Kollegen bzw. Mitar-
beiter.

Sie verlassen das Restaurant. Jetzt lassen Sie dem Gast den Vortritt.

Frher galt dabei die Regel, dass immer der Herr die
Dame zum Tisch fhrt und sie beim Verlassen des Restau-
rants vorangehen lsst. Das ist heute veraltet. Wie beim
Begren und Vorstellen entscheidet heute die Hierarchie
oder die Funktion: Ist eine Frau die Einladende, ist sie die
Gastgeberin und bernimmt damit auch die frher als
mnnlich angesehene Rolle.
5 Regeln fr den Haben Sie den Tisch erreicht, sollten Sie sich als guter
Beginn des Geschfts- Gastgeber an folgende Vorgehensweise halten:
essens
1) Bei greren Gruppen sollten Sie eine Sitzordnung
vorbereitet haben. Gibt es keine, weisen Sie als Gastge-
ber darauf hin und bitten Ihre Gste, sich einen Platz
zu whlen. Jeder stellt sich dann hinter einen Stuhl,
und wenn alle zur Zufriedenheit aller und ohne Lcken
platziert sind, knnen Sie sich setzen.
2) Bietet der Ober einen Aperitif an, lassen Sie Ihren Gast
entscheiden, ob er einen mchte. Will er keinen, ver-
zichten Sie ebenfalls.
3) Der Gast whlt auch zuerst die Speisen aus. Dabei sind
Sie ihm behilflich und zeigen z.B. durch Ihre Bemer-
kung als Vorspeise kann ich die Muscheln empfeh-
len an, in welchem preislichen und zeitlichen Rah-
men Sie sich die Einladung vorstellen. Fr die

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Die Sitzordnung

Weinauswahl sind Sie als Gastgeber ohnehin zustn-


dig, normalerweise werden Sie sich nach der Empfeh-
lung des Obers oder Sommeliers richten.
4) Sind die Weinglser gefllt, heben Sie Ihr Glas und
sprechen einen Toast aus: Lieber Herr Mller, liebe
Frau Meier, ich freue mich, dass Sie hier sind! Damit
drfen alle vom Wein trinken. Vorher vom Wein zu trin-
ken, wre ein Etiketteversto. Nur Wasser darf der hf-
liche Gast sofort trinken, ohne den Toast abzuwarten.
5) Wenn die (Vor-)Speisen am Tisch sind, signalisieren
Sie, dass angefangen werden darf durch ein leichtes
Kopfnicken und dadurch, dass Sie Ihr Besteck aufneh-
men und zu essen beginnen. Guten Appetit sagt
man heute nur noch im familiren Bereich.

Die Sitzordnung

Ein Gastgeber ist wie Veranstaltungen, bei denen die Teilnehmer sitzen und
ein Feldherr: Erst wenn eventuell auch essen, erfordern eine Sitzordnung. Diese
etwas schiefgeht, zeigt richtet sich wiederum nach der Rangordnung der Gelade-
sich sein Talent.
nen ein Thema, das viel Fingerspitzengefhl erfordert.
Horaz

Empfehlung
Gehen Sie bei der Erstellung einer Sitzordnung in drei Schrit-
ten vor:
1. Stellen Sie eine Liste der Personen zusammen, die einge-
laden wurden und ihr Kommen zugesagt haben.
2. Ordnen Sie diese Gste nach ihrer Bedeutung oder ihrem
Rang.
3. Verteilen Sie die Gste nach ihrem Rang auf die Sitzpltze.
Fertigen Sie dazu am besten eine Zeichnung an (das soge-
nannte Placement).

Als die besten Pltze gelten diejenigen in der Nhe des


Gastgebers. Je hher der Rang des Gastes, desto nher
sitzt er beim Gastgeber. Der ehrenvollste Platz ist in der
Regel der rechts neben dem Gastgeber. An langen Tafeln
kann der Ehrenplatz auch derjenige gegenber dem Gast-

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Umgangsf_003-062.indd 55 16.12.2010 14:09:02 Uhr


Das Geschftsessen

geber sein. Es darf von dieser Regel abgewichen werden,


wenn die Pltze in der Nhe des Gastgebers unattraktiv
sind (z.B. wegen einer Sule, die genau im Blickfeld steht)
oder die protokollarische Sitzordnung keine gute
Gesprchsatmosphre ermglichen wrde (z.B. wegen
mangelnder Sprachkenntnisse bei auslndischen Gsten).
Trotzdem sollte die Grundregel beachtet werden: Je weiter
ein Gast vom Gastgeber entfernt sitzt, desto geringer ist
sein Rang.
Paare sollen nicht Paare werden in der Regel getrennt voneinander platziert.
nebeneinandersitzen. Das soll es erleichtern, ber die Paargrenzen hinweg ins
Gesprch mit anderen Gsten einzutreten. Damit trotz-
dem ein Gesprch auf vertrautem Terrain mglich ist, soll-
ten Sie die Paare aber auch nicht zu weit voneinander ent-
fernen. Klassischerweise werden abwechselnd eine Dame
und ein Herr platziert.

D1 GG D2 D1 D2


H3 H4

D4 D3


H2 GG H1 H2 H1

D1 ranghchste 5 1 3 7
Dame
H1 ranghchster
Herr
Gastgeber
Gastgeberin

Ehrengast
8 4 2 6
Die Ziffern zeigen
den Rang der Gste.

Die klassische Sitzordnung am langen und am runden Tisch

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Die Sitzordnung

Auch die Anordnung Bei greren Gesellschaften ist nicht nur die Sitzordnung,
der Tische muss sondern auch die Anordnung der Tische eine Aufgabe,
bedacht werden. deren Erledigung viel Stilgefhl verlangt. Zu beachten ist
dabei:
Lange Tafeln sind vergleichsweise formell und wenig
kommunikationsfrdernd. Dennoch ist es bei sehr offi-
ziellen Anlssen angebracht, alle Gste an einer
gemeinsamen Tafel zu versammeln. In diesem Fall
empfiehlt es sich, der Tafel eine E- oder U-Form zu
geben.
Runde oder quadratische Tische mit acht bis zehn Plt-
zen erlauben eine zwanglosere Kommunikation. Aber
Achtung: Tische, die weit vom Gastgeber entfernt sind,
gelten als Katzentische.
Werden die Tische zu einer Bhne hin ausgerichtet, gilt
der Tisch direkt mittig vor der Bhne als der Ehren-
tisch.

Fazit

Der oder die Einladende bernimmt die Pflichten des


Gastgebers und ist damit verantwortlich fr die Lokal-
und Tischwahl, fr die Sitzordnung und ggf. die
Menzusammenstellung.
Die Gastgeberin spricht den Toast und bestimmt
damit den Zeitpunkt, ab dem alle vom Wein trinken
drfen. Ebenso gibt sie das Zeichen, dass mit dem
Essen begonnen werden darf.
Die Sitzordnung richtet sich nach dem Rang der
Gste. Je hher der Rang, desto nher sitzt der Gast
bei der Gastgeberin.
Paare sitzen nicht nebeneinander.
Der Ehrenplatz ist rechts von der Gastgeberin bzw. ihr
direkt gegenber (bei langen Tafeln).

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Das Geschftsessen

Als Gast auf betrieblichen Veranstaltungen

Die hufigsten Veranstaltungen im Geschftsleben sind


Empfnge (z.B. zu Jubilen und Geschftserffnungen
oder im Rahmen von Kongressen und Tagungen) sowie
Feste im Mitarbeiterkreis wie Betriebs- oder Weihnachts-
feiern.

(Steh-)Empfnge
Ein Empfang eignet sich besonders, um verschiedene Gs-
tegruppen (z.B. eigene Mitarbeiter und Mitarbeiter eines
Kundenunternehmens) vergleichsweise zwanglos in Kon-
takt zu bringen. Ein Empfang luft gewhnlich so ab:
1) Pnktlich zum offiziell angegebenen Zeitpunkt hlt der
Gastgeber eine Rede; danach gibt es eventuell weitere
Reden (nicht lnger als insgesamt 30 Minuten).
2) Anschlieend macht der Gastgeber die Runde und ver-
sucht, mglichst jeden Gast persnlich zu begren.
Bei hochoffiziellen Empfngen gibt es zu diesem Zweck
vor dem eigentlichen Beginn ein sogenanntes Defilee.
3) Nach dem offiziellen Teil des Empfangs beginnt der
gesellschaftliche: Getrnke werden gereicht, gegebe-
nenfalls ein Bfett erffnet. Die Gste haben jetzt Gele-
genheit, sich untereinander kennenzulernen und Small
Talk zu betreiben.
4) Ein reiner Stehempfang dauert etwa eine Stunde. Gibt
es ein Bffet oder weitere Programmpunkte, ist es
nach zwei bis drei Stunden Zeit, sich wieder auf den
Heimweg zu machen.

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Als Gast auf betrieblichen Veranstaltungen

Korrektes Verhalten als Gast auf einem Empfang


Wenn sollten Sie sollten Sie nicht
mit den Reden der offizi- sich in die Nhe des sich weiter unterhalten
elle Teil der Veranstaltung Redners stellen und sich in die Nhe des
beginnt ihm Ihre Aufmerksam- Eingangs stellen (und
keit zuwenden diesen so blockieren)

es einige (wenige) diese den Gsten ber- sich aus Bequemlich-


Sitzgelegenheiten gibt lassen, denen lngeres keit hinsetzen
Stehen nicht zugemu- whrend der Reden sit-
tet werden kann zen bleiben

nach dem offiziellen Teil sich ein Glas nehmen sich ausschlielich mit
die Getrnke gereicht wer- und die Gelegenheit Ihrer Begleitperson
den nutzen, mit anderen unterhalten
Gsten ins Gesprch leere Glser oder Teller
zu kommen auf Stehtischen abstel-
das geleerte Glas und len, an denen andere
den leeren Teller auf noch essen
einen dafr vorgesehe- sie dem Serviceperso-
nen Abstelltisch stellen nal auf ein Tablett stel-
len, auf dem noch volle
Glser sind

Weihnachtsfeiern
Betriebliche Weih- Aus betrieblicher Sicht hat die Weihnachtsfeier den Sinn,
nachtsfeiern verlangen das Gemeinschaftsgefhl und die Identifikation mit dem
Stilgefhl. Unternehmen zu strken, einen Rckblick auf das gemein-
sam Erreichte zu halten und den Mitarbeitern fr ihr Enga-
gement zu danken. Fr manche Mitarbeiter ist die Teil-
nahme an der Weihnachtsfeier eine eher lstige Pflicht,
andere gehen gern hin, um einen Abend lang im Kollegen-
kreis zu feiern und sich zu amsieren. Vllig ungezwun-
gen sollte sich dort aber kein Teilnehmer geben, denn
trotz des mehr oder weniger gemtlichen Rahmens ist
eine Weihnachtsfeier eine betriebliche Veranstaltung.
Wie Sie sich auf einer Weihnachtsfeier verhalten sollten:

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Das Geschftsessen

10 Verhaltensregeln 1) Gehen Sie hin, auch wenn Sie keine groe Lust dazu
fr eine stilvolle verspren. Chefs und Kollegen erwarten, dass Sie kom-
Weihnachtsfeier men, und verstehen es als Mangel an Wertschtzung,
wenn Sie aus Unlust fernbleiben.
2) Kommen Sie pnktlich. Wenn der Beginn um 19 Uhr
angegeben ist, sollten Sie sptestens um 19:10 Uhr da
sein, damit Sie weder die Begrung noch die Rede
Ihrer Chefin verpassen.
3) Kleiden Sie sich dem Anlass entsprechend. Bei einer
Feier auf einer Skihtte oder in einer umgebauten
Scheune darf Ihr Outfit rustikal-leger sein, bei einem
feinen Dinner whlen Sie elegante Kleidung. Super-
kurze Rcke und tiefe Ausschnitte sind ebenso wie zu
lssige Freizeitkleidung (z.B. Jogginghose) auf jeder
Weihnachtsfeier tabu.
4) Nutzen Sie die Gelegenheit, mit Kollegen ins Gesprch
zu kommen, mit denen Sie sonst wenig Kontakt haben.
So beweisen Sie Offenheit, Interesse (und mglicher-
weise erhalten Sie dadurch auch wichtige Einblicke in
andere Abteilungen, die Ihnen beruflich nutzen kn-
nen).
5) Sprechen Sie nicht ber allzu private oder heikle The-
men: Persnliche Probleme und politische Meinungen
sollten Sie fr sich behalten, ebenso Ihre unge-
schminkte Meinung ber Kollegen und Chefs.
6) Machen Sie ein wenig Small Talk mit Ihrem Chef. Die
Feier ist ein guter Anlass, um einmal ber andere als
rein berufliche Themen zu sprechen, etwa ber Hob-
bys, Urlaub oder Sport. Vielleicht knnen Sie bei der
Gelegenheit auch auf Eigenschaften hinweisen, die ihm
bisher an Ihnen noch unbekannt waren.
7) Essen Sie mit Zurckhaltung. Zunchst sollten Sie war-
ten, bis der Chef das Bfett freigegeben hat, um sich
dann in Maen zu bedienen. Gehen Sie lieber mehr-
mals. Gibt es Essen la carte, sollten Sie nicht gerade
die teuersten und ausgefallensten Speisen whlen.

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Als Gast auf betrieblichen Veranstaltungen

8) Seien Sie vorsichtig mit alkoholischen Getrnken: Ein


Zuviel kann zu Peinlichkeiten fhren, die sich auf Ihre
weitere Karriere auswirken.
9) Halten Sie sich bei feuchtfrhlichen Verbrderungen
zurck. Am besten, Sie berlegen vorab, mit welchen
Kollegen Sie sich gern duzen wrden, und lehnen bei
den anderen hflich ab.
10) Verlassen Sie die Feier zu einem angemessenen Zeit-
punkt. Bei einer Abendveranstaltung sollten Sie sich
gegen Mitternacht verabschieden.

Kleidervermerke
Kleidervermerke Bei typischerweise rein geschftlichen Veranstaltungen wie
beantworten die Frage: einem Tag der offenen Tr oder einer Hausmesse gibt es
Was soll ich normalerweise keinen Kleidervermerk (auch Dresscode
anziehen? genannt), weil sich dort ohnehin alle Teilnehmer so klei-
den, wie sie es sonst im geschftlichen Umfeld tun. Bei
festlichen Anlssen wie Empfngen oder greren Feiern
findet sich aber oft ein Kleidervermerk in der Einladung.
Manche Unternehmen geben auch fr kleinere Veranstal-
tungen wie Seminare oder Kick-offs Dresscodes vor, die
dem angelschsischen Raum entstammen.

Tipp
Die klassischen Kleidervermerke werden immer in Hinblick
auf die Kleidung der Herren gegeben. Von Damen wird
erwartet, dass sie daraus ableiten (knnen), was fr sie ent-
sprechend passend ist.

Kleidervermerke zu Sollte ein solcher Vermerk in der Einladung stehen, ist er


ignorieren ist stillos. unbedingt zu beachten. Gibt es keinen Hinweis auf die
erwnschte Kleidung, mssen Sie sich nach den gngigen
Empfehlungen richten oder eventuell bei der Sekretrin
des Gastgebers nachfragen, welche Kleidung erwnscht
ist.

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Das Geschftsessen

Kleidervermerke und ihre Bedeutung


Der Vermerk bedeutet fr Herren bedeutet fr Damen
dunkler Anzug ein anthrazitfarbener oder dun- schicker Hosenanzug oder
kelblauer (nicht schwarzer) Kostm (bei Festakten, Ehrun-
Anzug mit schwarzen Schuhen gen usw. kann es auch ein ele-
gantes Etuikleid oder das
kleine Schwarze sein)

Smoking (ist festli- Zum Smoking gehren unbe- kleines Abendkleid (keine
cher als der dunkle dingt ein weies Hemd, eine Ballrobe), das kleine
Anzug und wird schwarze Fliege und schwarze Schwarze oder ein festlich-
nur abends getra- Abendschuhe. Er passt zu Bl- eleganter Hosenanzug, z.B.
gen) len, Premieren, Dinnerpartys. aus Seide

Business-Attire offizielle Brokleidung offizielle Brokleidung

Business-Casual Kombination lssiger Hosenanzug


(= etwas lssigere Evtl. Rollkragenpullover Rock mit Bluse
Brokleidung) statt Hemd Baumwollhose mit Bluse
oder Cool-Wool-Hose mit
Twinset

Casual Baumwollhosen und schi- Jeans mit Bluse


auch: Private ckes Polohemd oder But- Rock mit T-Shirt
Casual ton-down-Hemd
(= gehobene Frei- Ein Jackett ist nicht unbe-
zeitkleidung) dingt erforderlich.

Fazit

Als Gast beachten Sie den Kleidervermerk oder wh-


len eine zum Anlass passende Kleidung.
Sie erscheinen pnktlich zu Veranstaltungsbeginn.
Sie zeigen sich aufmerksam gegenber dem Gastge-
ber und nutzen die Gelegenheit zum Small Talk.
Beim Essen und bei alkoholischen Getrnken halten
Sie sich zurck.
Sie verlassen die Veranstaltung zu einem angemesse-
nen Zeitpunkt und mglichst weder als erster noch als
letzter Gast.

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Anhang

Anhang
10 Etiketteregeln, die heute nicht mehr gelten
Frher galt als angemessen Heute gilt
Herren stehen zur Begrung auf, Frauen stehen zur Begrung ebenso auf wie
Damen bleiben sitzen. Mnner.

Den Namen des Gesprchspartners bertreiben Sie es nicht: Sprechen Sie Ihr
nennt man so oft wie mglich. Gegenber bei der Begrung und Verabschie-
dung namentlich an und vielleicht noch einmal
im Laufe des Gesprchs. Das gengt.

Wenn jemand niest, sagt man Man wnscht nicht mehr Gesundheit, son-
Gesundheit!. dern bergeht das Niesen oder macht eine mit-
fhlende Bemerkung zum (Heu-)Schnupfen.

Vor dem Essen wnscht man sich Bei offiziellen Anlssen ist es nicht mehr blich,
Guten Appetit! sich guten Appetit zu wnschen. Im Kollegen-
kreis ist es mglich. Verzichten Sie aber unbe-
dingt darauf, sich Mahlzeit! zu wnschen.

Angestoen wird nur mit alkoholi- Wenn in einer Runde angestoen wird, werden
schen Getrnken. selbstverstndlich auch Apfelschorle- und
Mineralwassertrinker einbezogen.

Beim Essen darf man sich die Servi- Die Serviette liegt halb gefaltet auf dem Scho.
ette umbinden. Umbinden ist nur noch beim Krebsessen
erlaubt.

Man darf sich hchstens zweimal Es ist stillos, sich den Teller vollzuhufen und
am Bfett bedienen. womglich vieles darauf liegen zu lassen.
Gehen Sie ruhig fter, um sich jeweils etwas
nachzuholen.

Nach einer Veranstaltung muss man Je nach Charakter der Veranstaltung kann man
sich schriftlich bedanken. auch per E-Mail oder SMS danken.

Ein Brief darf nie mit dem Wort Bevor Sie umstndliche und unelegante Stze
ich anfangen. formulieren, nur um das Wort zu vermeiden,
fangen Sie lieber mit ich an.

Am Handy darf man sich mit Am Geschftshandy melden Sie sich genauso
Hallo melden. wie sonst auch am Telefon: mit vollem Namen.

Einen schwarzen Anzug trgt man Schwarz ist heute auch als Farbe fr Business-
nur zu Beerdigungen. Anzge akzeptiert.

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D i e un v er zic h t b a r e n U m ga n gsr e ge l n f r
d en b eruf l ic h e n A l l t a g

Mehr Er folg durch symp athis che s


A u ft ret en

Di e Cod es d e r Ko m m un ik a tio n k e n n e n un d
ei n s et z en
Sichere

S i c h e r e U m ga n gs fo r m e n
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