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7 pasos para formular objetivos

correctamente Carlos Lpez

Las empresas y las personas deberan establecer objetivos al iniciar cualquier tipo
de proyecto, pero cmo definirlos de la mejor manera para que se conviertan en
metas alcanzables y para que no se tornen en simples sueos o quimeras? La
siguiente es una frmula sencilla, consistente en siete pasos, que seguramente
ayudar a resolver esa inquietud.

Antes de emprender cualquier iniciativa o proyecto se debe formular


correctamente, por lo menos, un objetivo especfico al que se quiere llegar,
de lo contrario se estara caminando sin rumbo y nunca se sabra si el
camino que se est transitando es o no el correcto.

Paso 1. Identificacin del objetivo(s)

Aunque parece muy elemental, los siguientes aspectos fundamentales en la


identificacin de objetivos generalmente son descuidados:

Los objetivos deben ser SMART: especficos, medibles, alcanzables


(asignables), relevantes y temporizados

Deben establecerse positivamente

El primer aspecto, objetivos SMART, es clave cuando se est tratando de ejecutar


un proyecto, no basta con establecer que se van a generar utilidades con este o
aquel desarrollo, hay que determinar el monto especfico de ganancias que se
generarn; no resulta suficiente decir que se aumentar la participacin en el
mercado, o que se vender todo lo que se produce o se ofrece. hay que
establecer en qu proporcin aumentar la participacin en el mercado y cules
sern los segmentos que se vern afectados

Adems, los objetivos debern establecerse positivamente, de tal manera que se


vean como hechos ya consumados.
Paso 2. Identificacin de los beneficios y los beneficiarios

Ya identificados los objetivos se procede a determinar cules sern los beneficios


que obtendr la organizacin, su gente, sus accionistas, sus clientes, sus
proveedores y todos los agentes con los que tenga contacto. Al alcanzar metas se
estarn dando pasos hacia un mejor estado, ya sea en el nivel de inventarios, en
las ventas anuales, en la reduccin de desperdicios en los procesos, etc. Sea cual
fuere el mbito en el que se establezcan las metas siempre habrn beneficios y
siempre habr alguien que obtenga estos beneficios, si son generales perfecto,
pero si son particulares hay que identificarlos y enlistarlos para poder darlos a
conocer, no slo a quienes se beneficiarn sino a la organizacin en su conjunto.

Paso 3. Fijacin de lmites de tiempo

Adelantados los primeros dos pasos se deben fijar lmites de tiempo para la
consecucin de cada objetivo. Cuando se establece un determinado lapso de
tiempo se est creando sentido de urgencia para realizar las acciones a que haya
lugar, es recomendable, en proyectos cortos (mximo 120 das) trabajar sobre una
base diaria mientras que en proyectos de mayor duracin la base podra ser
semanal o quincenal.

Resulta adecuado elaborar cronogramas que permitan dividir el objetivo en


pedazos pequeos, as se cierra la posibilidad de sentir que no se podr conseguir
el objetivo final, ya que se estar trabajando en el da a da por conseguir objetivos
ms pequeos que sumados permitirn lograr el ms importante. Si iniciamos un
proyecto que busca reducir costos en la planta de produccin, su duracin es de
tres meses y el objetivo es disminuir los costos en 30 millones al cabo de los tres
meses, resultar menos agobiador si tratamos de disminuir 10 mensuales, 5
quincenales.

Paso 4. Identificacin de los principales obstculos

Si lo que se quiere es alcanzar metas entonces hay que saber cules son los
posibles problemas que se podrn encontrar en el camino hacia su consecucin,
de otro modo no se podrn realizar planes o adelantar estrategias para resolverlos.

Cada problema lleva en s mismo la semilla de su propia solucin


Stanley Arnold
Paso 5. Identificacin de las habilidades y el conocimiento
requerido

Ya que se conocen cules son los problemas a enfrentar hay que determinar qu
habilidades y conocimientos habrn de poseer quienes desarrollen el proyecto, el
encargado del proyecto no tiene que ser un experto en todas las reas, lo que si
tiene que tener es la habilidad para encontrar la informacin que necesita y la
capacidad para identificar qu habilidades y conocimientos son requeridos.

Paso 6. Identificacin de individuos, grupos, organizaciones y


compaas con las cuales trabajar

Si se acude a la gente apropiada se encontrar la solucin adecuada, si se busca


mejorar niveles de produccin seguramente los indicados para adelantar el
proyecto sean los trabajadores de la planta, si se quiere mejorar el nivel de ventas
entonces el equipo de ventas, la direccin comercial y el departamento de servicio
al cliente deban adelantar la tarea

Paso 7. Desarrollo del plan de accin

Las metas no se conseguirn con el simple hecho de determinarlas


especficamente o sabiendo cules son las barreras a franquear, se alcanzarn si
se ejecuta un plan de accin juicioso paralelo a un cronograma. Muchas de las
tareas a adelantar debern fraccionarse en estos siete pasos y se convertirn en
pequeos objetivos, la verdad es que el plan de accin es el trabajo diario bajo
unas condiciones de planeacin previa que contemplen desde las labores a
desarrollar, el tiempo que se les dedicar, las personas que las ejecutarn, hasta
las contingencias que se puedan presentar y sus posibles soluciones.