UNITED CHURCH OF CHRIST IN THE PHILIPPINES, DAVAO CITY, INC.

 
 

  CHURCH MANUAL 
(APPROVED ON MARCH 8, 2009) 

                               

P a g e  | 2   

TABLE OF CONTENTS  United Church of Christ in the Philippines, Davao City, Inc. ......................................................................... 1  Table of Contents .......................................................................................................................................... 2  FOREWORD ................................................................................................................................................... 6  PART I ‐ OVERVIEW ....................................................................................................................................... 7  Statement of Faith .................................................................................................................................... 7  Life Purpose .............................................................................................................................................. 8  Vision  ........................................................................................................................................................ 8  . Mission ...................................................................................................................................................... 8  Principles ................................................................................................................................................... 8  Purposes  ................................................................................................................................................... 9  . Core Values ............................................................................................................................................. 10  Identity, Life and Ministry ....................................................................................................................... 10  Faith Journey ........................................................................................................................................... 11  Name and Emblems ................................................................................................................................ 20  PART II – CHURCH ORGANIZATION : POLICY‐MAKING ............................................................................... 22  Relationship with UCCP, INC. .................................................................................................................. 22  Rights and Privileges as Autonomous Unit of UCCP, Inc......................................................................... 22  Duties and Functions of the Local Church .............................................................................................. 23  Structure and Policy‐Making ................................................................................................................... 24  Congregation ........................................................................................................................................... 25  Church Council ........................................................................................................................................ 26  Provisions Common to all Boards and Committees  ............................................................................... 28  . Board of Elders ........................................................................................................................................ 30  Board of Deacons .................................................................................................................................... 30  Board of Christian Educators .................................................................................................................. 31  Executive Committee .............................................................................................................................. 31  Pastoral Committee ................................................................................................................................ 32  Personnel Committee ............................................................................................................................. 32  Nomination and Election Committee ..................................................................................................... 33  Officers of the Church ............................................................................................................................. 33 

P a g e  | 3   

Chairperson ........................................................................................................................................ 33  Vice Chairperson ................................................................................................................................ 34  Church Secretary ................................................................................................................................ 34  Financial Secretary ............................................................................................................................. 34  Treasurer............................................................................................................................................. 35  Auditor ................................................................................................................................................ 35  Provisions Common to all Organizations and Groups ............................................................................ 36  Provisions Common to all Programs and Institutions ............................................................................. 36  PART II – CHURCH ORGANIZATION: IMPLEMENTATION............................................................................. 38  . Concept of Team Ministry  ...................................................................................................................... 38  Executive Pastor ...................................................................................................................................... 39  Associate Pastor ...................................................................................................................................... 40  Evangelist ................................................................................................................................................ 41  Director for Music Ministry ..................................................................................................................... 41  Church Administrator  ............................................................................................................................. 42  . Head of Program or Institution ............................................................................................................... 43  Manager of Shalom Center ..................................................................................................................... 44  Head of Organization .............................................................................................................................. 45  Administrative Staff ................................................................................................................................ 46  Church Secretary ................................................................................................................................. 46  Cashier ................................................................................................................................................ 46  Accountant/Bookkeeper ..................................................................................................................... 47  General Services Personnel  .................................................................................................................... 47  . PART III – FINANCIAL POLICIES .................................................................................................................... 49  Rationale ................................................................................................................................................. 49  Receipts ................................................................................................................................................... 49  Handling of Offerings .............................................................................................................................. 49  Handling of Donations ............................................................................................................................ 51  Payments to the Church ......................................................................................................................... 51  Disbursement and safekeeping of funds ................................................................................................ 51  Bank Transactions ................................................................................................................................... 53  Cash Advance .......................................................................................................................................... 53 

P a g e  | 4   

Payroll ..................................................................................................................................................... 54  Petty Cash ............................................................................................................................................... 54  Inventory ................................................................................................................................................. 56  Losses ...................................................................................................................................................... 57  Purchasing ............................................................................................................................................... 57  Provident Fund ........................................................................................................................................ 57  PART IV – PERSONNEL POLICIES ................................................................................................................. 61  In General ................................................................................................................................................ 61  Employment Status ................................................................................................................................. 61  Employment Procedure .......................................................................................................................... 62  Position Classification ............................................................................................................................. 63  Compensation ......................................................................................................................................... 64  Benefits ................................................................................................................................................... 64  Leaves and Absences .............................................................................................................................. 64  Staff Substitutes and Volunteers ............................................................................................................ 67  Performance Appraisal ........................................................................................................................... 67  Code of Conduct of Church Workers ...................................................................................................... 68  Dress Code .............................................................................................................................................. 70  Workplace Problems and Disciplinary Procedure  .................................................................................. 70  . Schedule of Disciplinary Actions ............................................................................................................. 71  PART V – OTHER POLICIES ........................................................................................................................... 74  Call of Pastors  ......................................................................................................................................... 74  . Common Qualifications of Pastors ..................................................................................................... 74  Additional Qualifications ..................................................................................................................... 74  Procedure ............................................................................................................................................ 74  Assignment and Evaluation ................................................................................................................. 75  Property and Facilities ............................................................................................................................ 76  Nomination and Election of Officers ....................................................................................................... 78  Nomination Process ............................................................................................................................ 78  Election Process .................................................................................................................................. 78  Public Worship ........................................................................................................................................ 79  Special Services ....................................................................................................................................... 80 

P a g e  | 5   

Wedding Ceremony ............................................................................................................................ 80  Baptism ............................................................................................................................................... 81  Confirmation of Membership ............................................................................................................. 81  Holy Communion ................................................................................................................................ 82  Funerals, Vigils, Necrological and Memorials Services ....................................................................... 82  Other Services ..................................................................................................................................... 83  Fees ..................................................................................................................................................... 83  PART VI – AMENDMENTS ............................................................................................................................ 84  Articles of Incorporation of UCCP Davao City, inc. ................................................................................. 84  By‐Laws of UCCP Davao City, Inc. ........................................................................................................... 84  Church Policies ........................................................................................................................................ 84 
                                   

P a g e  | 6   

FOREWORD  To the People of God:  An essential point in the Christian faith is order, beginning with God as Creator and Lord, Jesus Christ as  Savior and the Holy Spirit as Comforter, Guide and Friend. Christian living, worship and witness are  attempts on the part of human beings to express their understanding of the wonders of God’s presence,  at the same time, to order their life according to the will and laws of God, the more able they will be in  carrying out their ministry.    As the People of God, Christians follow some guidelines to put order, meaning, direction and purpose to  their life, their living together, their worship and their witnessing to the larger community.    This means that their individual lives, their living together as a community as they fulfill their “life  purpose as a united and uniting church, proclaiming Jesus Christ as Lord and Savior, for the  transformation of whole world” follow procedures and standards of conduct.    This Church Manual is intended to provide guidelines for efficient and effective procedures and  processes of doing ministry so as to attain the maximum fulfillment of the vision and goal of the church.    It has evolved through the years. This latest work has been done through the untiring efforts of Atty  Samuel Matunog, Chairperson of the Church Manual Committee, and the infectious inspiration of Dr.  Rosita Fundador, Church Council Chairperson, 2008‐2009.    I want to thank many who have labored continuously and faithfully to make the formulation of this  Church Manual an outstanding reality.    To God be all the glory for the continuing faithfulness of this, The United Church of Christ in the  Philippines, Davao City, in fulfilling its God‐appointed ministry.      Rev. Dr. Mariano C. Apilado, PhD  Executive Pastor  June 3, 2009         

P a g e  | 7   

PART I ‐ OVERVIEW  STATEMENT OF FAITH  We Believe  In One God: the Father, the Son and the Holy Spirit: Creator, Redeemer, Fulfiller, Who provides order  and meaning to all creation.  The Father is loving, merciful and holy.  Jesus Christ, the Son, Who was born of the Virgin Mary, became human being to bring salvation, and is  Sovereign Lord of life, time and history.  The Holy Spirit is present in the world to draw out people to Christ through the Gospel, to comfort,  inspire, empower and guide them to proclaim and live out their faith in Jesus Christ.  We Believe  The resurrection of Jesus Christ has overcome the power of death and gives assurance of life eternal.  We Believe  Persons are created in the image and likeness of God; they are called to live in community with Him and  be stewards of all creation.  By disobedience, they sinned, but by grace, through faith in Jesus Christ, they are redeemed.  As God’s redeemed, they proclaim Jesus Christ as Lord and Savior, and they participate in the building  and development of just, compassionate, sustainable and joyful communities.  We Believe  The Church is the one Body of Christ, the communities of people reconciled to God through Jesus Christ,  sent into the world to proclaim the Gospel.  We Believe  The Holy Bible is the written word of God, the testimony of God’s self‐revelation in Jesus Christ and in  history, to illumine, guide, correct and edify believers in their faith and witness.  We Believe  The kingdom of God is the reign of Jesus Christ in the hearts of persons accepting Him in faith as the  Savior and Lord of their lives, enabling reconciliation to God, with one another, and with all creation.  We Believe 

P a g e  | 8   

Jesus Christ will come again in all fullness and glory to dwell among God’s people, to wipe away their  tears, heal all nations, and death shall be no more; the former things will pass away.  Amen.  LIFE PURPOSE  UCCP Davao City’s life purpose is to celebrate as a united and uniting church, proclaiming Jesus Christ as  Lord and Savior, for the transformation of all people.  VISION  UCCP Davao City is a faithful, empowered and joyful community of Christ’s stewards, living a  meaningful, fruitful and abundant life.  MISSION  (a) Deepen and broaden our knowledge and experience and understanding of the Christian faith  and heritage, that we collectively and individually, become living witnesses for and responsible stewards  of God’s creation;  (b) Actively participate in the sharing of the Good News and building communities where love,  justice, peace, truth and compassion prevail;  (c) Design and sustain a responsive functional organizational structure and processes to promote  continuous learning and growing together;  (d) (e) (f) Develop, mobilize and optimize the use of human resources in sustaining our integral ministry;  Develop purposive missionary programs;  Foster unity and solidarity with all Christians; and, 

(g) Seek understanding, partnership and fellowship with other groups and communities of faith in  the pursuit of the ministries of the Church.  PRINCIPLES  (a) The UCCP is an integral part of the one, holy, catholic and apostolic Church of Jesus Christ. 

(b) The UCCP is a united and uniting church, in response to the prayer of Jesus Christ “That they  may all be one…that the world may believe that Thou hast sent me.” (John 17:21, RSV)  (c) The doctrines and beliefs of the UCCP are based on the Word of God as revealed in the Holy  Scriptures and articulated in the historic Christian creeds, expressed in the diverse heritage of faith and 

P a g e  | 9   

practice brought into the union by its uniting Churches, and embodied in the Statement of Faith of the  Church.  (d) At all levels of its life and government, the UCCP shall ensure, as far as practicable, the equitable  representation of its general membership in terms of gender, age, sector, and geography.  (e) The UCCP affirms the catholicity and ecumenicity of the Church of Jesus Christ. This is expressed  in the UCCP’s relations with other church bodies and in its support for efforts in inter‐church  cooperation and union in the Philippines and in the world.  (f) The UCCP affirms its historic faith and its pastoral and prophetic witness in the life and culture of  the Filipino people. The Church supports the people’s aspirations for abundant life and holistic  redemption from all forms of bondage, in accord with the vision of the reign of God.  (g) The UCCP advocates vigorous Christian stewardship expressed in the cheerful giving of tithes,  time, talents and possessions.  (h) The UCCP shall encourage and provide the means for amicable settlement of conflicts and  disputes between and among members, as well as the Church and its constituencies.  (i) In accordance with the biblical understanding that all persons are created in the image of God,  the Church affirms and upholds the inviolability of the rights of persons as reflected in the Universal  Declaration of Human Rights and all agreements on human rights, especially in relation to women,  children, youth, minority groups, and other persons who cannot safeguard their rights.  (j) As stewards of God’s creation, the UCCP shall protect, promote and enhance ecological balance  and the integrity of creation.  PURPOSES  Principal Purposes  (a) (b) (c) (d) (e) (f) (g) To proclaim the Gospel in witness and service;  To provide for the growth and nurture of members;  To promote stewardship and other program thrusts of the Church;  To ensure that its worship is orderly and solemn yet joyful and meaningful;  To recruit, recommend and support candidates for its varied form of ministry;  To support the ministerial and lay formation programs of the Church;  To fulfill faithfully and promptly all obligations to other church bodies; 

P a g e  | 10   

(h) To relate and respond to the life and concerns of the community through the establishment of  schools, transient centers and other social concerns programs;  (i) To relate with other local churches and worshipping congregations within the Conference  towards a more holistic ministry.  Incidental Purposes  (a) To receive and acquire by purchase or donation, grant, exchange, devise, bequest, leader, either  absolute or in trust, receive contribution from any person, corporation, foundation, board or entity  whatsoever, or such properties, real or personal including funds and valuable effects as may be useful or  necessary to carry out the purposes and objectives of the Church;  (b) To receive special gifts which may be used either to establish a memorial fund, in the name of  the donor, a relative or a family, or to provide income which may be designated by the donor for the  support of a particular project of the Church;  (c) To the extent permitted by law in order to provide for a regular or permanent source of income  and reserve to carry out and accomplish its purposes, to invest in shares of stock, bonds, debentures,  and all types of securities issued by any person, corporation, partnership, firm or entity, the government  or its instrumentalities, and deal with the funds, monies and properties of the Church in pursuit of its  purposes and objectives in such manner as it may be deemed convenient from time to time; and,  (d) In general, to do and perform all acts and things necessary, suitable or proper for the  accomplishment of the purposes herein enumerated, or which shall appear at any time conducive to, or  expedient for, the Church, it being expressly understood, however, that whatsoever assets that may  remain at the expiration of the term of existence an d dissolution of the Church for any cause provided  by law, shall be conveyed to the UCCP or its successors; furthermore, all real properties shall be held in  trust for the UCCP.  CORE VALUES  In working together as the Body of Christ, we shall seek to affirm and exemplify the following core  values: faithfulness, obedience, competence, service orientation, love, unity and responsiveness.  IDENTITY, LIFE AND MINISTRY  Identity  (a) The United Church of Christ in the Philippines (UCCP) is the oldest and most visible sign of  ecumenical and church unity in the Philippines, being born out of the missionary movement to build one  evangelical church in the Philippines.  (b) The UCCP went through three stages of union. The first was the union of the United Evangelical  Church in 1929 which merged the Presbyterian, Congregational, United Church of Manila and the United 

P a g e  | 11   

Brethren churches. This was the culmination of the efforts of the Evangelical Union established by  missionaries on April 26, 1901 to seek the evangelization of the Philippines through a common effort.  (c) The second stage was the establishment of the Evangelical Church in the Philippines in 1943  under the direction of the Japanese Imperial Forces. It was a forced union which merged the United  Evangelical Church, the Methodist Church, the Baptist churches, the Disciples, the Seventh Day  Adventists, IEMELIF, UNIDA and other churches. After the war, however, many of the churches left the  Evangelical Church of the Philippines, while others remained.  (d) The third stage was the establishment of the United Church of Christ in the Philippines on May  25‐27, 1948. It merged the United Evangelical Church, the Evangelical Church of the Philippines (the  wartime merger), the Philippine Methodist Church, and other smaller churches.  (e) Thus UCCP is the fusion of various church polities including: (1) Presbyterian Church; (2) United  Brethren; (3) Christian Church Disciples; (4) Congregational Church; and (5) Methodist Church. These  churches have divergent traditions—the highly hierarchical episcopal polity of the Methodist and United  Brethren, the presbyterial or collegial polity of the Presbyterian, and the polity of the autonomy of the  Christian Church—Disciples and Congregational. These divergent traditions were brought together in  response to Jesus’ Prayer “that they all may be one” (John 17:21) thus forging the United Church of  Christ in the Philippines (UCCP).[1]  (f) UCCP Davao City, Inc. is a local church of UCCP, Inc. It is part of Southern Mindanao District  Conference (SMDC), one of the oldest conferences of the UCCP, Inc. The conference itself belongs to the  Southeast Mindanao Jurisdiction (SEMJUR) of UCCP, Inc.  Life and Ministry  (g) The history of UCCP Davao City is located within the foregoing historical framework. A few  highlights are in order to better appreciate the journey of the church as well as recognize the men and  women who contributed their share in building the church organization through the years and  transformed the church into what it is at present.  FAITH JOURNEY  Establishment of the Mission Station in Davao  1902  Rev. and Mrs. Robert F. Black of were the first missionaries of the American Board of Mission of the  Congregational Church sent to the Philippines. According to the comity agreement of the Evangelical  Union, Mindanao (except the Western portion) was to be assigned to the Congregational Church. It  seems the lure of frontier work led the Congregational missionaries to Davao.  Organization of the Filipino Church 

P a g e  | 12   

1908  The year 1908 inscribed on the marker at the old church site on San Pedro St. near “crooked road” sets  the date of the beginning of the evangelical church in Davao. The small group of converts steadily grew  and organized themselves into a congregation. As a response to the prevalent cholera and malaria  epidemics in Davao at the time, Rev. Black requested for medical missionaries. Dr. and Mrs. Charles  Sibley arrived and established the Davao Mission Hospital. Davao Mission Hospital evolved into  Brokenshire Memorial Hospital, now the Brokenshire Integrated Health Ministries, Inc. (BIHMI).  Growing as the United Evangelical Church  1910  Rev. and Mrs. Julius Augur arrived to continue the work of the Blacks . The Augurs involved themselves  in the community and initiated the Boy Scout movement, a baseball league and other civic  organizations.  1920s  Paaralang Pag‐asa, the first kindergarten school in Davao was started also under the leadership of the  Augurs.  1922  Rev. Cirilo del Carmen, Sr. was called to serve the church as its first Filipino pastor.  1924  Rev. Agapito Diamonon succeeded the Rev. del Carmen.  1926  Rev. Crispin F. Faune, assigned by the American Board of Mission to head a mission school for Bagobos  and be the pastor of churches in upper Sta. Cruz, became the supply pastor. Evangelist Leon Vidallon  assisted him.  1930  Rev. Apolonio Salanga was appointed pastor of the church.  1931  Rev. and Mrs. Walter Tong strengthened the pastoral leadership.  1932  Two worship services were formed – one in English, the other in Cebuano. Average church attendance  was 250. 

P a g e  | 13   

1933  Southern Mindanao District Conference (SMDC) was organized with members of the Davao Church  playing significant roles. Elected officers were: Romulo C. Quimpo, moderator; Encarnacion C. Tipon,  secretary; Eduardo Fortuna, treasurer; Pablo Tsuokada, assistant treasurer.  1935  Rev. Felino Florendo became the visiting pastor in the absence of a resident pastor.  1936  Rev. Juan Galicia was called by the congregation.  1937  Rev. Cipriano Malonzo fresh from studies was called to serve the Davao congregation.  1939  Rev. Juan Abellera took over the pastoral work.  1940  Rev. Apolonio Salanga succeeded Pastor Abellera.  The War Years  1941  Rev. Prudencio Bergado, Moderator of the Conference, became the supply pastor with Evangelist Pastor  Migallos as his assistant. When World War II broke out, Moderator Bergado and some members of the  church went into hiding. Evangelist Migallos remained. Before the Rev. Bergado and his family were  killed by the Japanese in Tibungco, he returned to the church and gave the license to become pastor to  Evangelist Pastor Migallos.  1942  Pastor Migallos became the church minister.  1945  Pastor Cipriano Malonzo was called again to serve the Church after he finished a Theology course at  Silliman University.  1946  Heavily damaged by the war, the church property along San Pedro Street was sold. The Rev. Walter  Tong, returning from Japanese concentration camp, helped the Rev. Cipriano Malonzo, then pastor of 

P a g e  | 14   

the church, to build a new chapel and parsonage at the present site along Legaspi Street, now Pelayo  Street. The late Pantaleon Pelayo was a distinguished son of Davao City and member of the church.  Post‐War Years and the Birth of the United Church of Christ in the Philippines  1947  Rev. Crispin F. Faune became senior pastor of the church. Rev. Elton Brown, American Missionary,  worked with him.  1949  Construction of the semi‐concrete church building began.  1949  Rev. Gregorio Gonzales was called to assume the pastorate in Davao City.  1953  Rev. Jose Evarretta continued the work of Pastor Gonzales.  1954  Rev. Proculo Rodriguez, Bishop for Mindanao, became the supply Pastor, Rev. Paul Pruitt, fraternal  worker, shared the task with him.  1955  Rev. Perfecto Yasay, Sr., who just arrived from Silliman University, became the supply Pastor.  1956  Rev. Cirilo del Carmen, Jr., son of the First Filipino Pastor of Davao Church, who just graduated from  Union Theological Seminary worked as Associate Pastor of Bishop Proculo Rodriguez. His term as  Associate Pastor lasted from May 1956 to May 1958. Rev. Perfecto Yasay continued to work as Chaplain  of Brokenshire Memorial Hospital. During this time also Rev. Philip Brink, a missionary, worked with Rev.  Pruitt in the ministry.  1957  Rev. Benefredo Fabiaña became the resident minister, but he stayed only for one year. When he left,  Rev. Perfecto Yasay, Sr. was requested to serve as supply Pastor while working with Brokenshire  Memorial Hospital.  1960 

P a g e  | 15   

Rev. Benjamin de la Peña came and worked with Rev. Perfecto Yasay, Sr., as a team with fraternal  worker Rev. Robert Malcolm. Rev. de la Peña stayed only for two years.  1961  Rev. Edmundo Pantejo assumed the Pastorate assisted by Rev. Perfecto Yasay, Sr., and Pastor Leon  Baguio, ministerial intern. Off and on, Bishop Rodriguez would visit the church in his capacity as Bishop  of Mindanao.  1964  Bishop and Mrs. Proculo Rodriguez helped in the work of Davao City Church. Rev. Ed Pantejo left for the  U.S. to resume his studies. Mrs. Pacita E. Aviola joined in the work of the church as Christian Education  Director.  1966  Rev. and Mrs. Daniel Nebres took over the pastoral work. His associate in the first year was Rev. Emile  Eugene Jacquett, followed by Rev. Melchor Morales and Rev. Tomas Ferido. In 1970‐1971, Pastor  Angelito Taglucop became the associate minister.  1972  Miss Raquel O. Lumantas, ministerial intern, started her long association with the Davao City Church.  1974  Rev. Joel Bon Tabada accepted the call to replace the Rev. Nebres who joined the Navy as chaplain. Rev.  Mediador V. Jumawan worked as an associate pastor until he was called by Brokenshire Hospital to be  its chaplain.  1977  In the absence of a pastor, Mrs. Raquel L. Pedida, Christian Education Director, undertook some of the  ministerial duties. Rev. Jeremias C. Aniñon, then Moderator of SMDC, and Rev. Bernardo Fernandez, Sr.  took turns as interim ministers. By this time, Indonesian Christians began to celebrate Indonesian  Independence with a service in the church. To this day, our Indonesian brothers and sisters in the faith  are a part of our worshipping community.  1978  Rev. Dr. and Mrs. David Geconcillo, fresh from their studies abroad arrived in Davao City to serve the  church. Mrs. Geconcillo became the head teacher of Paaralang Pag‐asa.  1981 

P a g e  | 16   

Pastor Ernesto M. Frias was invited to be the associate minister. He was later ordained into full‐pledge  ministry. Mrs. Raquel Pedida continued as Christian Education Director. Construction of the parsonage  was started and completed. Shortly thereafter, plans for the educational building were drawn.  1982  A “Macedonian Call” prompted the Geconcillos to return to America. The Rev. Ernesto M. Frias took  over the task with Mrs. Pedida as his associate. In 1983, Pastor Ernesto Abella, a ministerial intern, was  assigned to the Christian education department.  1984  Rev. Ernesto Frias continued the ministerial task with Miss Pura Calo, Director of Christian Education, as  his co‐worker.  1985  Dr. David Geconcillo was recalled. Later invited to work with him were Dr. William Osborne, Fraternal  worker teaching at the Pag‐asa School of Theology; Mr. Cresenciano H. Mosot as Director of Christian  Education, and Evangelist Luther Autor.  Kabig Balangay Bible Study Fellowship (KBBSF) groups were formed all over the city. It was an approach  to evangelize communities where church members lived.  UCCP Pag‐asa School of Theology was established by Dr. Geconcillo with a permit from the Ministry of  Education, Culture and Sports.  1987  Pastor David Geconcillo began another term with Davao City church; however, his services were not  confined to the church but to the community as well. Rev. Jeremias Aniñon, former moderator of SMDC,  re‐joined the ministerial team.  1988  The Tagalog worship service became the fifth group to hold services in the sanctuary every Sunday.  1989  The facade of the church underwent a major renovation. Its completion gave it a dignity worthy of a  center of worship in the midst of a bustling metropolis.  The Indonesian congregation was formally offered the use of the sanctuary for its worship service. At  present this is being done once a month.  1990 

P a g e  | 17   

The Rev. David Geconcillo was on his 9th year of service in the Davao City Church when the Lord  suddenly called him to eternal rest. The Rev. Jeremias C. Aniñon was left to carry on. Rev. Jose Bailey  Bernaldez was then called as Christian Education Director. The chapel was built in memory of Pastor  Geconcillo.  1991  Realizing the tremendous responsibility of ministering to a huge congregation, the Church Council felt  that it must have at least three ministers. Rev. Palpito D. Dumanig and Pastor Socrates G. Idul answered  the call after quite a long search that spanned oceans. Rev. Jeremias C. Aniñon, looking forward to  retirement, stayed on.  The UCCP‐Davao City Endowment Fund was established. The fund will be invested and only the interest  of the fund was designated to be used for the following: 25% for the scholarship assistance to ministerial  students endorsed by UCCP‐Davao City; 25% will go to support the Christian Education & Nurture  Program; 25% of the interest will go to support the Christian Witness and Service work of the Church,  and 25% for the upgrading of salaries of church workers and other personnel assigned to Davao City  Central Church.  1992  The Multi‐Resource Development Center (MRDC) and the new PAG‐UGMAD SA KABATAAN CENTER  (PKC) building were dedicated and blessed during the 84th Foundation Anniversary. Christian Home (for  transients) was opened.  “Tingog sa Kaluwasan” an Evangelistic Radio Program over DXFE – 11.97 Khz. was launched. This  program is aired every 6:30‐7:00 am, Monday to Friday.  The Levitical Multi‐Purpose Cooperative was organized and registered with the Cooperative  Development Authority.  UCCP Paaralang Pag‐asa opened the Elementary grades program with Grade I being reactivated after it  was closed in 1974. Grade II to Grade VI were applied for permit to operate.  1993  The 85th year in the life and ministry of the United Church of Christ in Davao City. There were two  ministers installed for their second term: Rev. Palpito D. Dumanig, Administrative Pastor and Minister  for Christian Stewardship and Resource Development (CSRD) and Rev. Socrates G. Idul, Associate  Minister for Christian Witness and Service (CWS). Rev. Mildred M. Tequis, Associate Minister for  Christian Education and Nurture (CEN), was installed for her first term.  In August of 1993, the building constructed in a 60 sq. meters area at Bolton Isla was dedicated and  named: UNITED CHURCH OF CHRIST STRATEGIC AREA FOR MISSION AND EVANGELISM (UCCSAME). This 

P a g e  | 18   

structure is presently used by the UCCP PAG‐UGMAD SA KABATAAN CENTER (PKC) for their Feeding and  Educations programs.  1994  With the leadership pf Pastor Pal Dumanig, Administrative Pastor and In‐charge for Christian  Stewardship and Resources Development together with the members of the Church Council, the  members of the Board of Stewards, especially the Buildings and Grounds Committee, the construction  of the Shalom Center‐Davao began. We thank God for the material contributions of people behind the  Shalom Center‐Davao project.  1995  Pastor Pal Dumanig assumed his 3rd term to serve for 2 years – now as Executive Pastor Rev. Mildred M.  Tequis was installed for her 2nd term as Associate Pastor for Christian Education and Nurture and Rev.  Lueldo Suralta, former SMDC Moderator, serving for his first term as Associate Pastor for Christian  Witness and Service, taking over the work of Pastor Soc Idul who assumed the post as Executive Pastor  of Toril UCCP.  During the 87th Church Anniversary on July 24‐30, 1995, with Sec. William Padolina of the Department  of Science and Technology as Guest of Honor and Speaker, Shalom Center – Davao was dedicated and  blessed for the Glory and Honor of the Almighty God. Shalom Center – Davao is now an institution for  holistic ministries of Davao City Central Church, United Church of Christ in the Philippines.  1996  Upon approval of the Church Council and confirmed by the congregation of Davao City Church both the  Church and UCCP‐Paaralang Pag‐asa were formed into a Non‐Stock, Non‐Profit Corporation registered  with the Securities and Exchange Commission. The Articles of Incorporation and the By‐Laws of the  United Church of Christ in the Philippines‐Davao City, Inc. were filed on October 4, 1995 and was duly  registered on November 7, 1995. The UCCP Paaralang Pag‐asa, Inc. was filed with the Securities and  Exchange Commission on December 26, 1995 and was duly registered as an Educational Institution on  January 2, 1996.  A Computer‐based Billing program for our UCCP Paaralang Pag‐asa was installed to facilitate easy and  effective recording and collection of fees.  1997  The church ecclesiastical staff was strengthened with the hiring of Deaconess Joy Veloso as music and  youth coordinator. Rev. Celso Galo was called to be associate pastor for Christian Witness and Service  and Rev. Jeremias Lagahit was called as associate pastor for Christian Education and Nurture.  1998  The second parsonage was demolished to give way for the new 4‐storey Christian Education Building. 

P a g e  | 19   

1999  The SMDC‐Ministerial Scholarship Foundation was established.  2000  Construction of the Shalom Center Davao began. This structure accommodates transient pastors, church  members and guests.  Into the 21st Century and the Centennial  2002  In 2002, the terms of office of Rev. Palpito D. Dumanig and the associate pastors, Rev. Celso Galo and  Rev. Jeremias Lagahit expired. New pastors were called namely: Rev. Noel C. Villalba, as Executive Pastor  / CSRD; Rev. Oliver Paraiso, associate pastor for Christian Witness and Service; and Pastor Roderick Raut,  associate pastor for Christian Education and Nurture.  After serving for two terms, Pastor Roderick Raut went to the seminary for further studies.  2004  Rev. Dr. Mariano Apilado, concurrent President of Union Theological Seminary, answered the call to be  the Executive Pastor. Rev. Villalba became his associate in the CEN while Rev. Paraiso remained in the  CWS. Strategic Planning process put underway. In taking stock of its achievements and weaknesses and  redefining its Life Purpose, Missions and goals, the church came up with 7 ministries: (1) Evangelism; (2)  Discipleship Education; (3) Worship and Music; (4) Stewardship; (5) Fellowship; (6) Ecumenical Relations;  and (7) Diakonia (Service).  The Space Maximization Committee, headed by Mr. Eladio Aviola, was established to launch the new  church building project.   2005  The Board of Elders studied the UCCP Satement of Faith and made a proposal to the Faith & Order  Commission for its revision.  2006  Pastor Iris Herceda, fresh from Silliman Divinity School, joined the Team Ministry to take the place of  Pastor Raut.  2007  The old "Church at the Cross Roads" was demolished and the construction of the "Centennial Church"  began in January. Temporarily, the congregation worshipped at the Fabie School Auditorium at Dona 

P a g e  | 20   

Vicenta Village. The congregation returned and held the first worship service at the basement of the  new building on October 14, 2007.  It was also during the year that Rev. Villalba accepted the call of Silliman University Church.  2008  Elder Epenito C. Ursos, Sr. was elected Chairperson of the Centennial Committee. Preparations  commenced, and the Historical Sub‐Committee headed by Mrs. Josie Carballo‐Tejada, through a  research done by Dr. Evelyn Tan‐Requiza at the Houghton Library of Harvard University, helped resolved  the issue surrounding the establishment of the mission station and the organization of the local church.  In a decision affirmed by the congregation, the celebration of the anniversary of the founding of the  mission station in Mindanao based in Davao was fixed on the third  Sunday of July of each year, while  the founding anniversary of the  UCCP Davao City is to be celebrated on the last Sunday of October of  each year. The Centennial of the church was then celebrated on October 26, 2008, with all the pastors  and ecclesiasical workers who have served UCCP Davao City being the honorees. Atty. Perfecto Yasay Jr.,  son of one of the pastors of the church, was the guest preacher.  With the expiration of the terms of Dr. Mariano C. Apilado, Rev. Oliver Paraiso and Pastor Iris Herceda,  the Church called the following to serve: as Executive Pastor, Dr. Mariano C. Apilado, to succeed himself;  Rev. Wenzyl Dejolde, Rev. Jay Yebes and Rev. Jackie Pan‐Dizon as Associate Pastors.   NAME AND EMBLEMS  Name  The official name of the Church is "United Church of Christ in the Philippines, Davao City, Inc."  Unless otherwise specified, all references to the "Church", "Local Church", "UCCP Davao, Inc." means  the "United Church of Christ in the Philippines, Davao City, Inc."  Flags  There are two emblems used in our church, the Philippine Flag and the Christian Flag. The Philippine Flag  represents our country, while the Christian Flag represents our religious and spiritual life. Display of the  Christian Flag signifies our church’s pledge of allegiance to Jesus Christ, our one Savior, crucified, risen  and ascended who will come again to assure eternal life liberty for all who believe. When both flags are  displayed at the platform, the Philippine Flag is at the right of speaker and the Christian Flag on the left.  When they are displayed at the level of the audience or congregation, the Philippine Flag is at the right  of the congregation, while the Christian Flag is at the left.  The Philippine Flag has three colors, three stars with five points each, a sun with eight radiant rays and  an equilateral triangle. The color Red signifies the courage of the Filipino that is second to none. The  color White signifies the Filipino capacity for self‐government. The color Blue symbolizes the loftiness of  the Filipino struggle for freedom. 

P a g e  | 21   

The three stars signify the islands Luzon, Visayas and Mindanao and Sulu. Each star has five points which  signify the islands surrounding these groups of islands. The eight rays of the sun signify the first eight  provinces that rose to challenge the rule of Spain in the country. The brightness of the Sun represents  the significant strides that have been made by all Filipinos, including the Aetas, Igorots, Mangyans, and  Muslims, Lumads and aborigines who are walking and working as brothers and sisters on the road to  peace, progress and civilization.  The equilateral triangle represents the Katipunan ideals of Liberty, Equality, and the Brotherhood of all  men and women. The Philippine Flag represents our country and highlights the heroic struggle of our  forefathers to gain freedom, peace and progress. Use of the Philippine Flag in our church is a reminder  to all Filipinos to respect and venerate it meaningfully and value our freedom wholeheartedly.  The Christian Flag, which represents all Christianity, has three colors, a white field, with a red cross and  blue rectangular portion on the top corner. The color Red symbolizes the blood that Jesus Christ shed at  Calvary, which means God’s forgiveness and salvation of sinners. The color White represents the purity  of Jesus Christ, and it can refer to people who have been washed white as snow. White may also be  linked to surrender, a reference to non‐violence and surrender totally to God’s will. The color Blue  represents the royalty of Jesus Christ as King of Kings.  The Christian Flag signifies the unity of all followers of Jesus Christ within the Kingdom of God despite  historical, cultural, and dogmatic differences. Its simplicity makes it easily copied by any community of  Christians. The Flag may also represent the prayer that “all may be one even as Jesus Christ, the Son, is  one with the Father.   

P a g e  | 22   

  PART II – CHURCH ORGANIZATION : POLICY‐MAKING  RELATIONSHIP WITH UCCP, INC.  (a) UCCP Davao City, Inc. is a Local Church and basic unit of the UCCP, Inc., and enjoys the rights  and privileges of membership accorded to such units.[1]  (b) It consists of baptized or dedicated persons who adhere to the Statement of Faith of the UCCP  and carry out, individually and collectively, the mission and ministry of the UCCP.  RIGHTS AND PRIVILEGES AS AUTONOMOUS UNIT OF UCCP, INC.  (a) UCCP Davao City, Inc. enjoys the rights and privileges of membership accorded the basic units of  UCCP, Inc.,[2]among them respect of its local autonomy consistent with the heritage and commitment  of the UCCP, Inc. to its constituent churches that merged and formed the union in 1948.[3]  (b) The primary locus of mission is the Local Church. Hence, the UCCP upholds the autonomy of the  Local Church particularly as to its right and power to conduct its ministry free from outside control,  provided the same is in line with the Constitution, By‐Laws and statutes of the Church, thereby enabling  the Local Church to become an effective instrument in the ministry and mission of the Church and  ensuring its positive contribution to the unity and strengthening of the whole Church.[4] Specifically,  autonomy of the Local Church includes the authority to do the following:  (1) To call and support its Pastor and other Church workers, keeping in mind the basic policy of  the Church to call to its ministry pastors and Church workers belonging to the UCCP,  subscribing to the UCCP Statement of Faith and paying allegiance to the Constitution, By‐ Laws and statutes of the Church. Pastors, ministers and workers of other churches affiliated  with the National Council of Churches in the Philippines (NCCP) may be requested to serve  in the Local Church with the prior written permission of the General Assembly or the  National Council, through the General Secretary;  (2) To administer, maintain, encumber or dispose of its personal or real properties pursuant to  a resolution of its Board of Trustees and approved by its Church Council and, where real  properties are involved, with the written consent of the General Assembly or the National  Council, through the General Secretary;  (3) To invite pastors, ministers, workers and lay leaders of other churches to speak, preach or  otherwise enter into fellowship with the Local Church, from time to time, in consonance  with Art. II, Section 6, of the Constitution, provided that the authority and integrity of the  UCCP, as well as the unity of the Local Church, shall never be impaired or compromised; 

P a g e  | 23   

(4) To nominate and elect its officers, in accordance with the Constitution and By‐Laws, and  hold annual and such special meetings as it may deem necessary and proper;  (5) To admit qualified persons into the membership of the Local Church, help ensure their  nurture and spiritual development, and promote and develop among them the idea of  loving service, stewardship and missionary outreach;  (6) To celebrate its worship services that are orderly and solemn, yet joyful and meaningful,  reflective of the faith and life of the Church and responsive to the needs of the community  in terms of witness, service and prophetic ministry;  (7) To support ministerial and lay formation programs of the Church and recruit, recommend,  and support candidates for the ministry;  (8) To adopt its own budget and financial program and fulfill its obligations to the wider bodies;  and,  (9) To do all things as it may deem wise, necessary and proper, without encroaching on the  prerogatives of, and interfering with, the wider Church bodies, ensuring at all times that its  action contribute to the unity and strengthening of the whole UCCP.[5]  DUTIES AND FUNCTIONS OF THE LOCAL CHURCH  The Local Church has the following duties and functions:  (a) (b) (c) (d) (e) (f) (g) (h) (i) (j) Proclaim the Gospel in witness and service;  Provide for the growth and nurture of its members;  Promote stewardship and the other programs thrusts of the UCCP;  Ensure that its worship is orderly and solemn yet joyful and meaningful;  Recruit, recommend and support candidates for its varied forms of ministry;  Support the ministerial and lay formation program of the Church;  Hold an annual congregational meeting;  Submit to the Conference an annual report of its life and work;  Strive to fulfill faithfully and promptly all obligations to the other church bodies;  Relate and respond to the life and concerns of society; 

(k) Relate with other local churches and worshipping congregations within the Conference towards  more holistic ministry; and 

P a g e  | 24   

(l)

Perform other duties and functions that may be assigned to it.[6] 

STRUCTURE AND POLICY‐MAKING  Structure  (a) UCCP Davao City, Inc. has the following structure: (a) Congregation composed of several  Worship Services; (b) Church Council, and its Executive Committee; (c) the Church Boards, namely: the  Board of Elders, the Board of Deacons, and the Board of Christian Educators; and (d) the Team Ministry  headed by the Executive Pastor.  Policy Making  (b) At UCCP Davao City, Inc. the Congregation, Church Council, and the Church Boards are  responsible for policymaking.  (c) "Policy‐making" means the act of the members of the body concerned to jointly identify a  desirable future condition, and then create policies and take actions to move toward that desired future  state, monitoring progress to allow for necessary adjustments.  (d) In the context of UCCP Davao City, the desired future condition is spelled out in the faith, vision,  mission, goals, and core values of the Church, specifically those stated in Part I ‐ Overview.  Implementation  (e) The Team Ministry headed by the Executive Pastor is responsible for the implementation or  execution of the policies of the Church.  (f) The Team Ministry consists of the following persons: (a) the Ministerial Team composed of the  Executive Pastor, the Associate Pastors, and the Lay Evangelists; (b) the Heads of programs and  institutions; (c) the Heads of church‐mandated organizations and interest groups; and (d) the  Administrative Staff.   (g) (h) The Administrative Staff provides administrative support to the Team Ministry.  Members of the Team Ministry are either paid or volunteer personnel. 

(i) Members of policy‐making bodies are encouraged to participate in policy implementation and  execution; however, they must understand that in doing so they are working under the direction and  control of the Team Ministry headed by the Executive Pastor. To avoid or minimize issues of conflict of  interest, policymakers are encouraged to volunteer in areas outside the competence or jurisdiction of  the Boards or committees to which they are elected or appointed as members. For example, members  of the Board of Christian Educators should volunteer in areas outside the mandate of the BOCE so that  in reviewing the report of the Pastor or implementor concerned, the member of the BOCE will not in  effect be reviewing his or her own work. 

P a g e  | 25   

CONGREGATION      Authority and Composition  (a) Authority in the Local Church emanates from the congregation in the light of God’s Word.[1] All  corporate powers of the Church emanate from the Congregation.[2] [3]  (b) The Congregation is composed of: (1) officers and members of the Church Council; (2) all  communicant[4][regular][5] members of the Church.[6]  (c) The Congregation is further subdivided into worship services, namely: 6:00 AM English, 7:00 AM  Cebuano, 10:00 AM English, 3:00 PM Tagalog, 5:00 PM English, Indonesian Congregation (ICC‐UCCP),  and Bolton Isla.  Duties and Functions[7]  (d) The Congregation is the highest policy‐making body of the Local Church, with the following  duties and functions:  (1) Receives members of the Church according to the provisions for membership; and ensure  their nurture and continuing holistic educational and spiritual development;  (2) Advocates vigorous Christian stewardship expressed in the cheerful giving of tithes, time,  talents and possessions among its members;  (3) Acquire, dispose of or encumber the properties of the Church in accordance with the  statutes of the UCCP and the applicable laws;  (4) Call and support church workers;  (5) Elect officers and members of the Church Council and the different Church Boards;  (6) Approve, support and monitor the implementation of the programs of the Local Church;  (7) Adopt an annual program and budget and approve plans for the ensuing year;  (8) Affirm, modify or reverse actions of the Church Council in appropriate cases;  (9) Assess the life and work of the Local Church;  (10)Elect the delegates to the Conference and other church bodies; and,  (11)Perform such other duties and functions as are vested in the Congregation.[8]  Meetings 

P a g e  | 26   

(e) Unless otherwise set by the Church Council, the Annual Congregational Meeting of the Church  shall be held not later than the last Sunday of April of each year and shall be for the following  purposes:[9] [10]  (1) To receive the joint report of the Pastor(s) and other Church Workers, a copy of which shall  be furnished the Conference;  (2) To review the actions of the Church Council;  (3) To approve plans and programs for the ensuing year;  (4) To adopt an annual budget to support its approved plans and programs for the ensuing year  and which shall include the assessment and contribution to the Conference and other  Church bodies; and,  (5) To act on such other matters as may validly come before the body.  (f) The presence of at least five hundred (500) regular members shall constitute a quorum, and the  majority of whom shall have authority to transact business, except those matters which the Corporation  Code requires the affirmative vote of a greater proportion.[11]  (g) A Special Congregational Meeting may be called as the need thereof arises, by the Church  Council or the Chairperson or upon petition by at least fifty (50) regular members.[12]  (h) The Chairperson of the Church Council shall preside over the meetings of the Congregation,  whether annual or special, unless the Congregation or the Council decides otherwise.[13]  CHURCH COUNCIL  Authority  (a) Corporate powers shall be exercised by and all programs and business thereof controlled and  held by the Church Council.[1]  (b) The general management of the temporalities, properties, and/or estate of the Church,  including  the exercise of corporate powers, shall be vested on the Church Council, and, it shall have the  responsibility to formulate and implement policies, rules and regulations for the Church that shall be  consistent with and supportive of the policies of the UCCP.[2]  Composition  (c) The Church Council shall be composed of the following voting members:[3] (1) the officers of  the Church, namely: the Chairperson, the Vice‐Chairperson, the Secretary, the Treasurer, the Financial  Secretary, and the Auditor; (2) the members of the Board of Elders; (3) the members of the Board of  Deacons; and (4) the members of the Board of Christian Educators; and the following non‐voting  members: (5) the inter‐service representative of each organization recognized by the Church; (6) the 

P a g e  | 27   

Ministers and other Church workers who are worshipping at UCCP Davao City; (7) the representatives of  church‐related institutions operating within Davao City; (8) the Conference Minister; and (9) other co‐ opted members.     (d) In the interest of equitable representation in the Church Council, no family shall be represented  by more than one (1) member, except for those without vote, during any term of the Church Council.  The term “family” shall include all persons related within the second degree of consanguinity or affinity  (these include parents, brothers, sisters and children).[4]  Duties and Functions  (e) Subject to the duties and functions that are vested in the Congregation under these By‐Laws,  the Church Council shall have the following duties and functions:[5]  (1) Exercise functions and implement programs consistent with the thrusts set forth by the  General Assembly [by the Local Church];  (2) Submit [Act] on the reports and matters submitted to it for consideration, with the  corresponding right to affirm, modify or set aside actions, decisions or orders of officers,  boards, committees, the Team Ministry or any of its members, institutions or organizations,  including requests or petitions submitted by Church members;    (3) Transmit requests, questions or matters within the jurisdiction or competence of higher  church judicatories;  (4) Attend to matters outside the jurisdiction or competence of any officer, board, or  committee;  (5) Recommend to the Conference candidates for the ministry and for appointment as lay  preachers/evangelists or licentiates, subject to the confirmation by the Congregation;  (6) Call for a Special Congregational Meeting on its own or upon the written petition duly signed  by at least fifty (50) regular members of the Church;  (7) Act as the Board of Trustees of UCCP Davao City, Inc.; and,  (8) Exercise such other duties and functions as may be assigned to it by the Congregation.  Meetings  (f) The Church Council shall hold regular meetings at least once every three (3) months. Whenever  necessary, special meetings may be called by the Chairperson, or in his or her absence, by the Vice  Chairperson, or at the request of the Executive Pastor, or by at least three (3) members of the Church  Council. Notice of regular or special meetings shall be given at least five (5) days prior to the scheduled  meeting. The purpose of the special meeting shall be included in the notice.[6] 

P a g e  | 28   

(g) The presence of a majority of the voting members shall constitute quorum, and a majority of the  voting members present shall have the authority to transact business.  Proceedings of the Church Council  (h) Recording of the minutes of proceedings of the Church Council must be made with care,  accuracy, and promptness. For this purpose, the Secretary may be assisted by a Recording Secretary  with experience and background in the preparation of minutes. Actions shall be properly recorded, and  notice of actions shall be transmitted immediately to the person or body concerned. Copies of minutes  shall be circulated to members of the Church Council within the week after the meeting. Status of  actions shall further be collated and presented to the Church Council for consideration and appropriate  action. All actions during the ecclesiastical year shall be collated for presentation to the Congregation  during the Annual Congregational Meeting.  (i) All outgoing and incoming members of the Church Council shall be present during the first  regular meeting of the Church Council for the ensuing ecclesiastical year. The meeting shall be presided  by the outgoing Chairperson. The first and principal order of business shall be the election of officers.  After the election of the new Chairperson, the outgoing Chairperson shall relinquish the office to the  former. The new Chairperson shall continue with the conduct of the election of the other officers.  Thereafter, the membership of the Standing Committees shall be constituted.  (j) All elected officers shall be installed into office during a service set aside for the purpose. 

PROVISIONS COMMON TO ALL BOARDS AND COMMITTEES  (a) To aid in the policy‐making functions of the Church Council, the following boards shall be  organized: Board of Elders, Board of Deacons and Board of Christian Educators.  (b) Committees, whether standing or ad hoc, may also be created to perform specific tasks and  functions as may be decided by the Church Council. The following standing committees shall be  organized at the beginning of every ecclesiastical year: Pastoral Committee, Nomination and Election  Committee and Personnel Committee. Each standing committees shall be composed of three (3)  members, with one representative from each Church Board. Each Board or committee is allowed to co‐ opt members from the Congregation, without vote.  (c) Each worship service shall be entitled to one (1) representative in each of the three Boards for  every 200 regular/associate/affiliate [communicant] members, or for every existing worship service.  They shall be elected during the Annual Meeting of each worship service during the last Sunday of April  of each year. They shall serve a term of two (2) years, but not exceeding three (3) consecutive terms.  (d) Vacancies in the Church Boards shall be filled by the worship service affected in a special  election called for the purpose. Vacancies in the committees shall be filled by action of the Church  Council. 

P a g e  | 29   

(e) Common qualifications for membership in any of the Boards are as follows: one must be a  regular member in good standing for five (5) years in any UCCP Church and in UCCP Davao City for at  least two (2) years immediately preceding his/her election, a respected member of the community  where he/she resides, of good moral character and demonstrated maturity in faith and witness,  commitment and support to the mission and ministry of the Church.[1]  (f) Common qualifications for membership in any of the Standing Committees are as follows: one  must be a regular member in good standing for two (2) years in any UCCP Church and in UCCP Davao  City for at least one (1) year immediately preceding his/her election, a respected member of the  community where he/she resides, of good moral character and demonstrated maturity in faith and  witness, commitment and support to the mission and ministry of the Church.  (g) A similar number of Junior Elders/Deacons/Educators shall be appointed by the Executive Pastor  to assist their respective Church Boards in the performance of priestly functions, for a term of two (2)  years, but not exceeding three (3) consecutive terms.[2] They shall preferably be within the ages of 18 to  30 years old.  (h) Except the Board of Deacons whose Chairperson shall be the Financial Secretary, and the  Pastoral Committee whose Chairperson shall be the representative of the Board of Elders, each Board or  committee shall elect from among its members a Chairperson, Vice‐Chairperson, and Secretary, and  who shall serve as such for a period co‐terminus with their term. The Secretary shall keep a faithful  record of proceedings, and shall prepare the annual report of the Church Board to the Church Council.  (i) The Executive Pastor and the Chairperson of the Church Council are ex officio members of the  Church Boards and committees, without vote.  (j) Unless so specified in the Articles of Incorporation and By‐Laws of UCCP Davao City, Inc., the  actions of Church Boards and committees are recommendatory to the Church Council.  (k) Each Church Board shall have oversight of such ministry, program, organizations and institutions  of the Church to enable each of them to perform their policy‐making functions. Policy‐making includes  the making and updating of rules and regulations of the Church to ensure that they are consistent with  the faith, vision, mission, goals, and core values of the Church.  (l) The Boards shall meet as often as necessary for the efficient discharge of their duties and  functions. Junior Elders/Deacons/Educators shall attend and participate in such meetings, without vote.  (m) Except when expressly given permission in writing by the Church Council, no member of the  Church Boards or committees shall have financial or employment interest, directly or indirectly, within  the fourth civil degree of consanguinity or affinity, in any contract, transaction or project of the Local  Church. In case of such conflict of interest, the member concerned shall inhibit himself or herself from  the deliberations of the Church Board or committee.[3]  (n) Unless otherwise specified, service to the Church is voluntary and rendered out of love and  commitment to Jesus Christ, through the mission and ministry of the Church, without remuneration.[4] 

P a g e  | 30   

BOARD OF ELDERS  Duties  The Board of Elders attends to the spiritual welfare and discipline of members, faith and doctrine, public  worship and its liturgy and music, and the mission concerns of the Local Church. It also acts as the Board  of Christian Mission and the Committee on Discipline and Conflict Resolution of the Local Church.  Specifically, the Board of Elders shall have the following duties:  (a) Serve as example of spirituality, moral rectitude and faithfulness by the grace of God;  (b) Serve as Committee of Discipline and Conflict Resolution;  (c) Assist the Minister/s in the administration of the sacraments, including the preparation of the Lord’s  Supper;  (d) Exercise oversight of the following areas of the ministry: (1) public worship and special services; (2)  evangelism and mission programs; (3) faith and doctrine; and, (4) membership growth and  development; and,  (e) Perform such other duties and functions as may be assigned to it by the Church Council or  Congregation.  Composition  The Board of Elders shall be composed of all the Elders elected by each worship service.  Qualification  In addition to the common qualifications for membership, the member nominated as Elder must have  served at least one (1) term as a member of the Board of Deacons or Board of Christian Educators of the  Local Church of the UCCP where he or she is a regular member.  BOARD OF DEACONS  Duties  The Board of Deacons shall have the following duties:[1]  (a) (b) Serve as responsible stewards in their personal, family and church life;  Act as Social Concerns Committee of the Local Church; 

(c) Assist the Ministers in the collection of tithes, pledges, offerings and donations to the Local  Church; 

P a g e  | 31   

(d) Exercise oversight of the following areas of the ministry to ensure adequate support for the  operation, programs and projects of the Local Church and support for wider mission, thus: (1) promotion  of vigorous stewardship practice; (2) resource generation; (3) investment; (4) financial planning and  budgeting; (e) disposition, maintenance and upgrading of physical plant, facilities, equipment, and other  real or personal properties of the Local Church.  Composition  The Board of Deacons shall be composed of all the Deacons elected by each worship service.  Qualification  In addition to the common qualifications for membership, the member nominated as Deacon shall  preferably have a background in business, finance, management, accounting and budget planning, and  related fields.  BOARD OF CHRISTIAN EDUCATORS  Duties  The Board of Christian Educators shall have the following duties:  (a) Serve as models of spirituality, moral rectitude and faithfulness to the growth and development  of persons;  (b) Assist the Ministers in the conduct of Sunday School and Junior Worship; 

(c) Exercise oversight of the following areas of the ministry: (1) Christian education and nurture  activities for all age groups, namely: children, youth and adults; (2) organization and mobilization of  small/interest groups for the ministries of the Local Church.  Composition  The Board of Christian Educators shall be composed of all the Christian Educators elected by each  worship service.  Qualification  In addition to the common qualifications for membership, a member nominated as Christian Educator  shall preferably have a background in teaching, education management, training, with good oral and  written communication skills, and related fields.  EXECUTIVE COMMITTEE  Authority 

P a g e  | 32   

There shall be an Executive Committee to act for the Church Council during the interim between regular  meetings. The action/s of the Executive Committee shall be immediately communicated to the members  of the Church Council, and shall be subject to review and confirmation by the Church Council at its next  meeting.[1]  Composition  The Executive Committee shall be composed of eight (8) members, and they shall include the:  (a) Chairperson of the Church Council,  (b) Vice Chairperson of the Church Council,  (c) Church Council Secretary,  (d) Church Treasurer,  (e) Financial Secretary/Chairperson of the BOD,  (f) Chairperson of the BOE  (g) Chairperson of the BOCE, and,   (h) Executive Pastor.[2]  Meetings  It shall meet at least once within the interim period; provided, that special meetings may be called  whenever deemed necessary.[3]  PASTORAL COMMITTEE  Duties  The Pastoral Committee attends to the call of Pastors and other Church workers, their continuing  training and development, their compensation, the evaluation of their performance, and their support  while in the service of the Church.  Composition  The Pastoral Committee shall be composed of representatives from each Church Board.  Qualification  In addition to the common qualification for membership in the Standing Committee, a member  nominated shall preferably have a background in the ministry.  PERSONNEL COMMITTEE 

P a g e  | 33   

Mandate  The Personnel Committee attends to the recruitment, selection, compensation, discipline and support of  personnel of the Church.  Composition  The Personnel Committee shall be composed of representatives of the different Church Boards.  Qualification  In addition to the common qualification for membership in the Standing Committee, a member  nominated shall preferably have a background in the law, personnel management, human resource  management, business, and related fields.  NOMINATION AND ELECTION COMMITTEE  Mandate  The Nomination and Election Committee attends to the recruitment and selection of nominees for the  various positions of the Church and the conduct of the election of officers.  Composition  The Nomination and Election Committee shall be composed of representatives from each Church Board.  Qualification  In addition to the common qualification for membership in the Standing Committee, a member  nominated shall preferably have a background in the law, or served as member of the Board of Election  Inspectors of the COMELEC, or served as ranking officer in a comparable organization or institution with  experience in the conduct of election.  OFFICERS OF THE CHURCH  Common Provisions  (a) The following are the officers of the Church Council: Chairperson, Vice Chairperson, Secretary,  Treasurer, Financial Secretary, and Auditor.  (b) The Chairperson shall preferably be a member of the Board of Elders. 

(c) The officers shall serve for a term of one (1) year and may be reelected for another term but not  to exceed two (2) consecutive terms.  Chairperson  The Chairperson shall have the following duties and functions: 

P a g e  | 34   

(a)

To preside over the meetings of the Church Council; 

(b) Unless otherwise decided by the Congregation, to preside over the meetings of the  Congregation or worshipping congregation/service as the case may be;  (c) To prepare, in consultation with the Pastor, the agenda for the meetings of the congregation  and the Church Council;  (d) To vote in case of a tie; 

(e) To represent the Local Church in contracts, instruments, or letter‐agreements approved by the  Church Council except those involving real properties which should be approved by the congregation  and the proper Church authority; and,  (f) To perform such other duties as may be assigned by the Church Council or the congregation. 

Vice Chairperson  The Vice‐Chairperson shall have the following duties and functions:  (a) To assume the position of the Chairperson when he/she is absent or when a vacancy occurs due  to resignation or other causes; and,  (b) To perform such other duties as may be assigned by the Church Council or the congregation. 

Church Secretary  The Church Secretary shall have the following duties:  (a) To keep a full and complete record of all proceedings of the meetings of the congregation and  the Church Council;  (b) To have custody of all records and documents of the Church, including the regular updating of  the official record of members, indicating their names, dates of their admission, their category of  membership and such other personal data as may be necessary, and the registration of marriages,  baptisms and deaths;  (c) (d) To issue notices of meetings of the congregation and the Church Council; and,  To perform such other duties and functions as may be assigned by the Church Council. 

Financial Secretary  The Financial Secretary shall have the following duties and functions:  (a) To act and serve as the Chairperson of the Board of Deacons; 

P a g e  | 35   

(b) To implement such stewardship practice, as may have been formulated, designed and adopted  by the Board of Deacons;  (c) To keep and regularly update the record of the Local Church budget; 

(d) Together with the Pastor, the Treasurer and the Board of Deacons, to prepare the annual  budget of the Local Church based on the plans and programs for the ensuing year for submission to the  Church Council;  (e) To ensure that the assessment and other contributions due to the wider Church bodies are  included in the annual budget;  (f) To lead in the stewardship campaign for tithes, pledges and donations in support of the annual  budget of the Local Church; and,  (g) To perform such other duties as may be assigned by the Church Council. 

Treasurer  The Church Treasurer shall have the following duties and functions:  (a) To receive all funds of the Local Church and deposit the same in such bank or banks as may be  designated by the Church Council;  (b) To disburse the funds of the Local Church in accordance with the budget, including the prompt  remittance of the assessment and other contributions due to the wider Church bodies, under the  direction of the Church Council, in strict compliance with the rules and regulations established by the  Church Council, and upon properly accomplished documents duly countersigned by the Chairperson  and/or other duly authorized officer of the Local Church. He/She shall ensure that disbursements shall  not exceed the authorized funds allocated at a given period in the budget or specially intended for any  program, project, or activity of the Local Church. In respect to funds entrusted to his/her custody and  care by individuals or any related or affiliated organization of the Local Church, such funds shall be  disbursed strictly according to the specific instructions of such individuals or organizations;  (c) To keep a complete record of all financial transactions, including, but not limited to, vouchers  and official receipts;  (d) (e) To present financial reports to the Church Council quarterly or as often as it may require; and,  To perform such other functions as may be assigned by the Church Council. 

Auditor  The Church Auditor shall have the following duties and functions:  (a) To audit the books of the Local Church regularly and submit a report thereon to the Church  Council and the congregation; 

P a g e  | 36   

(b) To formulate, devise and submit to the Church Council an integrated audit system and  procedures;  (c) To present audited financial statements to the Church Council and the congregation at least  once a year; and,  (d) To perform such other duties as may be assigned by the Church Council. 

PROVISIONS COMMON TO ALL ORGANIZATIONS AND GROUPS  (a) Relationships and commitment to Christ and to one another are important to God; hence, small  groups must also be important because it is only in small groups that close relationships can develop. No  church grows unless it encourages small groups. Small groups, where all the members participate as  directly as possible, are more effective for changing attitudes and behavior. They are indispensable to  growth into spiritual maturity.  (b) The common minimum conditions for recognition as church organizations are: (1) they must  fulfill one or more of the mission concerns of the Local Church, (2) they must adhere to the Statement of  Faith of the Local Church, (3) they must submit their annual plan and budget to the Executive Pastor, the  thrusts and activities of which must be consistent with the annual plan of the Local Church and/or their  respective worshiping congregation or service; and (4) at the end of the ecclesiastical year, they must  submit their annual report to the Executive Pastor containing, among others, the evaluation of their  programs and activities of the year, their budget performance, their newly‐elected set of officers for the  ensuing ecclesiastical year, and their proposed annual plan for the ensuing ecclesiastical year.   (c) Where feasible, all organizations are encouraged to organize at the level of the worship service.  They shall then meet at regular intervals at the inter‐service level.  PROVISIONS COMMON TO ALL PROGRAMS AND INSTITUTIONS  (a) In the context of UCCP Davao City, Inc., “ministries” are activities undertaken to attain the  mission of the Local Church; “programs” are organized activities in the various ministries of the Local  Church that have developed and evolved to such a degree that they generate their own resources, hire  personnel, and plan and implement activities under the direction of an executive officer and the  oversight of a permanent committee; and “institutions” are programs of the Local Church or of the  UCCP, Inc. that have separate and independent juridical personalities and governed by their own boards  of trustees.  (b) Programs are of the same organizational level as worshipping congregation or service, and they  are expected to fulfill in a holistic manner the mission of the Local Church. All the assets and personnel  of programs are assets and personnel of the Local Church. Heads of programs are members of the Team  Ministry and report directly to the Executive Pastor. 

P a g e  | 37   

(c) Institutions are governed by their respective Articles of Incorporation and By‐Laws, and their  respective chief executive officers coordinate with the Executive Pastor and report to their respective  boards of trustees. Their assets and personnel are their own, subject to the dissolution clause as  hereunder specified.  (d) To be classified as “church‐owned” institution, (1) the principal purpose of the institution must  be to fulfill one or more ministries of the Local Church and must adhere to the Statement of Faith of the  Church, (2) majority of the members of the board of trustees must be nominated by the Church Council,  (3) regular reports on the state of the institution are submitted to the Church Council, (4) the executive  officer is a member of the Team Ministry, (5) its Articles of Incorporation and By‐Laws, or their  amendment are subject to the prior approval of the Church Council, and (6) in case of dissolution, all the  remaining assets shall revert to the Local Church and subject to disposition of the Church Council.  (e) To be classified as “church‐related” institution, (1) the principal purpose of the institution must  be to fulfill one or more ministries of the Local Church and must adhere to the Statement of Faith of the  Church, (2) majority of the members of the board of trustees are preferably members of the Local  Church, (3) regular reports on the state of the institution are submitted to the Church Council, (4) the  executive officer coordinates with the Team Ministry, and (5) in case of dissolution, all the remaining  assets shall revert to the Local Church or to any of the judicatories or institutions of the UCCP, as their  respective Articles of Incorporation and By‐Laws stipulate.  (f) The Chairpersons of the Board of Trustees and the Executive Officers of institutions, whether  church‐owned or church‐related, sit in the Church Council as non‐voting members.  (g) The facilities for transients operated as “Shalom Center” is a program of the Local Church. 

(h) The following institutions are church‐owned: Paaralang Pag‐asa, Inc. and Pag‐ugmad sa  Kabataan Foundation, Inc., and the following institutions are church‐related: Brokenshire College,  Brokenshire Integrated Health Ministries, Inc., Social Concerns (UCCP) Foundation, Inc., SMDC  Ministerial Scholarship Foundation, Inc., and the Levitical Cooperative. 

P a g e  | 38   

  PART II – CHURCH ORGANIZATION: IMPLEMENTATION  CONCEPT OF TEAM MINISTRY  (a) In the context of UCCP Davao City, Inc., “team ministry” consists of the ministers, church staff, heads  of the various groups and institutions. They work collectively to carry out the vision, mission and goals of  the Church, with the support and oversight of the Church Council. The concept of "team ministry"  involves three principles: (1) mutual and shared authority; (2) mutual responsibility; and (3)  organizational oversight.[1]  (b)   The Team Ministry is headed by the Executive Pastor who is the spiritual leader, shepherd, and  executive officer of the Local Church. He or she is the representative of the UCCP, Inc. to the  Congregation, as well as the representative of the Congregation to the other bodies of the UCCP and the  larger society.[2]  (c)   As chief executive officer of the Church, the Executive Pastor is responsible for the implementation  of programs and church policies. This includes the drawing up of the annual plan and its corresponding  budget and, upon approval by the Church Council, its implementation, monitoring and evaluation.  (d)   The other Church workers assigned to specific worshipping congregations, organizations and  institutions shall likewise be responsible in drawing up their respective annual plans and budgets and,  upon approval by the Executive Pastor, their implementation, monitoring and evaluation.  (e)   The progress of the implementation of the annual plan shall be regularly reported by the Executive  Pastor to the Church Council, and to the appropriate Church Boards and committees by the Church  worker assigned.  (f)    In the discharge of the foregoing function, the Executive Pastor shall be assisted by other Church  workers, such as Associate Pastors, Licentiates, Lay Evangelists, Music Director, collectively known as  “Team Ministers”.  (g)   Since public worship plays a central role in the life and ministry of the Church, and the Congregation  is in fact subdivided into various worshipping services, all the Church workers shall be assigned to  manage specific worshipping services, exercising the full range of responsibilities of ministry, namely:  preaching (kerygma), fellowship (koinonia) and service (diakonia) which, in the context of UCCP Davao  City, Inc. is further divided as follows: Christian Witness and Service (CWS), Evangelism and Church  Development (ECD), Partnership, Ecumenical and External Relations (PEER), Christian Education and  Nurture (CEN), and Youth Ministries (YM). To encourage mutual cooperation and support, the Church  workers and leaders of the worshipping congregations shall select from among themselves the key  person in charge of any of the foregoing ministries and programs at the inter‐congregational level. 

P a g e  | 39   

(h)   To effectively support the foregoing programs and ministries of the Church, a unified budget shall  be adopted, with every worshipping congregation equitably sharing the burden of financing them.  (j)    The Team Ministers shall meet at least once a week.  (k)   The Team Ministers and heads of programs and institutions shall meet at least once a month.  (l)    The heads of organizations, at the worshipping congregation level, shall meet at least once a month,  and at the inter‐congregational level, at least once very quarter.  (m)  The heads of institutions and organizations shall submit copies of their annual plans and budgets to  the Executive Pastor not later than the end of February of each year.  (n)  The Church staff shall meet once every week.  (o)   A record of the attendance and proceedings shall be kept and promptly submitted to the Executive  Pastor.  (p)   Volunteers shall be encouraged, trained and assigned to assist members of the Team Ministry in the  discharge of their duties and functions. Their services shall be defined, evaluated and acknowledged by  the Team Ministry and the Church.  (q) The Levitical Family which includes all personnel of the Church and the institutions and programs  within the Church compound shall have weekly devotions every Thursday.  EXECUTIVE PASTOR  Description of Function  The Executive Pastor leads, directs and manages the whole ministry of the Church. He or she is the  spiritual leader, shepherd, and executive officer of the whole Local Church. He or she is the  representative of the UCCP, Inc. to the Congregation, as well as the representative of the Congregation  to the other bodies of the UCCP and the larger society.[1]  Reports to  Church Council and/or the Executive Committee.  Responsibilities  (a) As Pastor, he or she is responsible for the spiritual life and the various ministries of the Church; 

(b) As chief executive officer, the Executive Pastor is responsible for the implementation of church  programs and policies. This includes the drawing up of the annual plan and its corresponding budget  and, upon approval by the Church Council, its implementation, monitoring and evaluation; 

P a g e  | 40   

(c) As manager, the Executive Pastor is primarily responsible for the training and continuing  development of all Church workers.  (d) (d)   Supervises: members of the Team Ministry, and through the Church Administrator, the  administrative staff.  Minimum Qualifications  (a) The common qualifications of a Pastor are: (i) completion of a 4‐year seminary degree,  preferably in a UCCP‐accredited theological formation center;[2] (ii) one term (2 years) prior experience  in a local church; (iii) computer literate; (iv) articulate in English, and the major languages: Tagalog,  Bisaya, and preferably, the Bahasa language; and, (v) preferably between the ages of 25 to 65.  (b) The additional qualification of an Executive Pastor are: (i) preferably with an advance degree or  training in Church Administration, or a Master’s degree in Business Administration, or a course in  Accounting; (ii) at least one term [2 years] prior experience as administrative pastor of an urban church  with at least 200 baptized members; and (iii) track record of managerial and administrative skills.  ASSOCIATE PASTOR  Description of Function  The Associate Pastor leads, directs and manages the ministry of the Church assigned to him or her by  the Executive Pastor. As Associate Pastor under the authority and guidance of the Executive Pastor, he  or she is a spiritual leader and shepherd of the whole Local Church. He or she represents the UCCP, Inc.  to the Congregation, as well as the representative of the Congregation to the other bodies of the UCCP  and the larger society.[1]  Reports to:   Executive Pastor  Responsibilities  (a) The Associate Pastor discharges the whole range of pastoral duties and functions in the worship  service assigned to him or her.  (b) The Associate Pastor lends ministerial presence to the institutions, organizations and interest  group assigned to him or her.  (c) The Associate Pastor shall be assigned a church‐wide program, such as CWS, CEN, YM, ECD,  PEER, etc.      (d) Performs such other duties and functions as may be assigned to him by the Executive Pastor  from time to time. 

P a g e  | 41   

Supervises:  Evangelists and paid staff or volunteers working with him/her.  Minimum Qualifications  (a) The common qualifications of an Associate Pastor are: (1) completion of a 4‐year seminary  degree, preferably in a UCCP‐accredited theological formation center;[2] (2) one term (2 years) prior  experience in a local church; (3) computer literate; (4) articulate in English, and the major languages:  Tagalog, Bisaya, and preferably, the Bahasa language; and, (5) preferably between the ages of 25 to 65.  (b) The additional qualification of an Associate Pastor are: (1) for those assigned to handle highly  specialized responsibilities, such as church music or Christian education and nurture, appropriate  training and experience in church music or in Christian education and nurture; (2) for those assigned to  handle worshipping congregations where facility of a certain language is required, excellent command of  the language shall be required; and (3) those assigned to handle youth ministries, at least one term (2  years) prior experience in youth ministry, between 25 to 40 years old, preferably with a degree in  Psychology, musically‐inclined and preferably in contemporary Christian music, and knows how to drive  a motor vehicle.  EVANGELIST  Description of Function  The Evangelist is a volunteer lay minister tasked to perform specific ministerial functions (such as  preaching, teaching and pastoral care) assigned by the Pastor.  Reports to:   Executive Pastor or Associate Pastor  Responsibilities  (a) Assist the Pastors in their preaching, teaching and pastoral care, and in the conduct of the  sacraments.  (b) Perform such other duties and functions as may be assigned to them by the Pastors from time  to time.  Qualifications  Preferably a graduate of a baccalaureate degree; and successfully completed the lay formation program  of the Conference or by the Local Church.  DIRECTOR FOR MUSIC MINISTRY 

P a g e  | 42   

Description of Function  Formulates and implements the music ministry of the Church.  Reports to:   Executive Pastor, and coordinates with the Associate Pastors  Responsibilities  (a) Formulate and implement a year‐round music ministry of the Church, including enhancement of  congregational singing, music education for the youth, concerts, cantatas, and church anniversary  presentations.  (b) (c) (d) (e) (f) Coordinate with the pastors in the planning of worship services.  Maintenance and upkeep of music instruments.  Manage music library and resources.  Conducts training and workshops of choirs and church musicians.  Perform such other duties and functions as may be assigned to him or her by the Pastors 

Supervises:   Church musicians, and coordinates with music volunteers  Minimum Qualifications  Bachelor of Music, with a masteral degree in music preferred; proficient in playing the piano and organ  and choir conducting; and, competent communicator in oral and written communications  CHURCH ADMINISTRATOR  Description of Function  The Church Administrator is in charge of managing the day‐to‐day operations of the Church, particularly  those duties and functions delegated to him or her by the Executive Pastor.  Reports to:   Executive Pastor  Responsibilities  (a) Ensures that all administrative staff perform their respective duties and functions effectively and  efficiently, and deviations and deficiencies are promptly addressed; 

P a g e  | 43   

(b) Ensures that the properties of the church are secured, inventoried, maintained, repaired and/or  replaced;  (c) Ensures that the church premises are clean, well‐maintained and appropriate beautification  enhancements installed;  (d) Takes care that all church records are organized, accessible, updated and electronically encoded  where feasible. Particular attention should be made on membership records, titles and deeds of  properties, minutes of boards, council and congregational meetings, communications, policies and  regulations of the church, and inter‐office memoranda;  (e) Performs such other duties and functions as may be assigned to him or her by the Executive  Pastor.  Supervises:   Administrative staff and General Services Personnel  Minimum Qualifications  Holds a college degree from a reputable institution of higher learning, masteral degree preferred;  management background is preferred; experience in a supervisory position of at least three (3) years  required, supervising personnel of not less than five (5); computer literate, and knows how to drive a  motor vehicle.  HEAD OF PROGRAM OR INSTITUTION  Description of Function  Specific ministries of the Church (such as the Shalom Center, Pag‐ugmad sa Kabataan, and Paaralang  Pag‐asa) require the leadership of a manager with specialist training. They act as chief executive officers  of the program or institution assigned to them to manage.  Reports to:   Executive Pastor or Associate Pastor assigned, except institutions with separate juridical personalities, in  which case the head of the institution reports to the Board of Trustees or Directors of the said  institution, and coordinates with the Executive Pastor.  Responsibilities  (a) Being part of the ministry of the Church, the head of the program or institutions is responsible  for the spiritual life of the program or institution managed by him or her.  (b) He or she is responsible for the implementation of the projects and activities of the program or  institution, from planning, execution, monitoring and evaluation. 

P a g e  | 44   

(c)

Performs such other duties and functions as may be assigned to him or her from time to time. 

Supervises:   All the administrative and program staff employed by and volunteers of the program or institution   Minimum Qualifications  Baccalaureate degree holder, masteral degree preferred; and, training, experience and expertise  relevant to the program or institution being managed.  MANAGER OF SHALOM CENTER  Description of Function  Manages the day‐to‐day operation of the Shalom Center and supervises its administrative and utility  personnel.  Reports to:   Executive Pastor  Responsibilities  (a) To receive room reservations for Shalom Center and Retreat Center and to include them in a  schedule of occupancy;  (b) (c) To plan occupancy of rooms at Shalom Center and Retreat Center;  To receive guests, receive payments, issue receipts for all products and services received; 

(d) To collect payments from all guests including from regular guests who have an agreement to use  Shalom Center regularly and to issue statements of accounts and collection letters;  (e) (f) To maintain and take charge of Shalom Mini store;  To keep custody of and maintain, monitor the use of room keys and master keys; 

(g) To be overall responsible for the cleanliness, serviceability and maintenance of the center  facilities and equipment;  (h) (i) To inform guests of all rules and regulations and to monitor their compliance;  To report to the Executive Pastor any security risks or malfunction of equipment and facility; 

(j) To inform the security personnel of the movements of guests and of any potential threat or  security problem; 

P a g e  | 45   

(k) To call the attention of the maintenance personnel and janitors for repairs of equipment, doors,  cabinets and bathroom fixtures;  (l) To issue purchase orders for materials needed in the repairs and replenishment of Shalom  Center supplies;  (m) (n) (o) (p) (q) (r) (s) To ensure that guests return the keys on time and to the proper person;  To supervise Shalom Janitors 1 and 2 and the laundry woman;  To make monthly reports of receipts and receivables to the Executive Pastor;  To be custodian of and make inventories of Shalom facilities annually;  To attend Levitical Family Devotions, Retreats and related activities;  To place linen into the washing machine during the evening shift and to wash if necessary;  To do other tasks assigned to him/her by the Executive Pastor. 

Supervises:   All the Shalom administrative staff  Minimum Qualifications  Baccalaureate degree in business, management or hotel and restaurant management is preferred;  actual experience in managing a transient facility preferred.  HEAD OF ORGANIZATION  Description of Function  They are elected as leaders (Chairman or President) of their respective organizations, tasked to perform  the duties and functions inherent in their position. As elected leaders, they participate in the  management of the ministries of the Church through their respective organizations.   Coordinates with:   Executive Pastor or Associate Pastor assigned  Responsibilities  (a) Being part of the ministry of the Church, the head of the organization is responsible for the  spiritual life of the organization led by him or her.  (b) He or she is responsible for the implementation of the projects and activities of the  organization, from planning, execution, monitoring and evaluation. 

P a g e  | 46   

(c)

Performs such other duties and functions as may be assigned to him or her from time to time. 

Supervises   All the administrative staff or volunteers of the organization  Minimum Qualifications  Commitment to the ministry of the Church  ADMINISTRATIVE STAFF  CHURCH SECRETARY  Description of Function  Responsible for the organization and safekeeping of church files, documents, correspondence, for  efficient retrieval;  Reports to:  Church Administrator  Responsibilities  (a) (b) (c) and,  Handle office communications  Provides clerical services to the Pastors and Church Administrator  To perform other duties and functions as may be assigned by and through the Executive Pastor; 

(d) He or she is charged with maintaining a membership information system, and in close  coordination with the Pastors, keep members fully informed of and engaged in the various programs of  the church through, among others, the Chimebells.    Minimum Qualifications  CASHIER  Description of Function  The cashier is responsible for receiving cash, the disbursement of cash per approved vouchers, and  managing the petty cash fund of the Church.  Reports to:   Church Administrator 

P a g e  | 47   

Responsibilities  (a) To receive funds of the church and issue corresponding receipts therefor,and to deposit them  intact the following banking day in the depositary banks of the church.  (b) (c) (d) To disburse  funds of the Church per approved vouchers  To have custody of the petty cash fund  To perform such other duties and functions as may be assigned to him or her 

Minimum Qualifications  Holds a baccalaureate degree; and with prior experience in cash management preferred.  ACCOUNTANT/BOOKKEEPER  Description of Function  The Accountant/Bookkeeper is responsible for the recording of the financial transactions of the Church,  and the preparation of all documents to effect payment.  Reports to:   Church Administrator  Responsibilities  (a) (b) (c) (d) (e) (f) To record and encode financial transactions of the church, school, Shalom Center;  To prepare vouchers and corresponding checks for payment;  To prepare monthly financial reports or when requested;  To prepare the payroll of all staff;  Prepare purchase requisitions/orders for the approval;  Perform such other duties and functions as may be assigned by the Church Administrator 

Minimum Qualifications  Holds a baccalaureate degree in accounting; with prior experience in accounting/bookkeeping  preferred.  GENERAL SERVICES PERSONNEL 

P a g e  | 48   

The following are classified as General Service Personnel: (1) Driver/Messenger, (2) Building  Maintenance, (3) Security Guard, and (4) Laundry Person. Their duties and functions shall be defined by  the Church Administrator in consultation with the Executive Pastor.

P a g e  | 49   

  PART III – FINANCIAL POLICIES  RATIONALE  (a) The Church keeps accounting records for three main reasons:  (1) As a duly registered domestic corporation we keep proper accounting records to enable us  to prepare Financial Reports at the end of each month;  (2) In accepting offerings and donations of money and other properties from specific donors we  are obliged to confirm that the money has been received/acknowledged by the issuance of  official receipt and the money spent/invested or the property has been used for the purpose  for which they were given or donated; and  (3) In order to ensure that our financial resources are spent effectively (i.e. in a manner which  allows us to attain the vision, mission, goals and objectives of the Church) it is essential to  know what funds have been spent on and how much is left.   (b) Good financial management demands constant monitoring of actual financial performance  against the approved budget, to be done at least quarterly during the regular meetings of the Church  Council.  RECEIPTS  (a) The Church shall be maintained and financed by means of tithes, pledges, thanksgiving offerings,  contributions (including contributions from UCCP Paaralang Pag‐asa, Shalom Center, Levitical  Multipurpose Cooperative), donations, proceeds from the sale of assets, bequests, legacies, bank  interest on deposits/investments, commissions and gifts from members and non‐members, any person,  firm, corporation, entity, domestic or foreign, and may receive funding assistance from the government  or any of its instrumentalities, and through other sources permissible and acceptable under existing laws  and policies of the Church.  (b) Unless designated or restricted, all receipts are accounted to the administrative and operating  fund, also known as General Fund.  (c) Designated or restricted receipts are accounted under Special Funds. 

HANDLING OF OFFERINGS  (a) Tithes/Pledge/offering envelopes must be prepared for every member and placed alphabetically  in a secure offering rack. 

P a g e  | 50   

(b) Sufficient number of secure and stable offering baskets/trays must be made available for the  use of the Church.  (c) Deacons must be designated to make certain that all tithes/pledge/offering envelopes  and baskets or trays are intact and secure after every service or activity, and turned over to the deacons  assigned to count and record the contents.  (d) If the amount indicated on the envelope is accurate, the deacon shall countersign the same. If  not, the discrepancy shall be duly noted in the cash count report.  (e) The cash count report must be signed by the deacons assigned, with one (1) copy kept together  with the cash, and the other copy furnished to the Church Administrator and/or Executive Pastor. The  deacons shall also prepare and sign the proper Cash/Check Deposit Slip/s in three (3) copies. The cash,  together with the Cash/Check Deposit Slip/s, shall be placed inside the vault.  (f) At the next business day, the Cashier shall retrieve the cash and cash/check deposit slips and  deposit the funds intact with the depositary bank.  (g) The Cashier shall then issue official receipts for the offerings received and place the issued  receipts inside the appropriate offering envelopes. The official receipt for loose and other offerings shall  be issued in accordance with the summary of the count sheets and turned over to the Church  Administrator and/or Executive Pastor.  (h) The Cashier shall turn over the cash/check deposit slips, cash count reports, and offering  envelopes to the Bookkeeper for recording. Afterwards, the offering envelopes are returned by the  Cashier to their proper places in the offering envelope rack/s. The cash/check deposit slips and cash  count reports shall be turned over to the Church Administrator and/or the Executive Pastor.  Counting of Offerings  (i)  There shall be a secure place desgnatted for the counting of offerings. The Deacons shall have  exclusive access to the place during counting. The key shall be turned over to the Executive Pastor or the  Church Administrator after counting.  (j) For control purposes, at least two persons (Deacon, assisted by authorized Church personnel, or  2 Deacons) shall bring the offering baskets to the counting area at the Church Office, and to do the  counting.  (k)  The counters shall following order of counting: (a) loose offering; (b) tithes and pledges; (c)  thanksgiving offering; (d) birthday offering; (e) special offerings; and (f) the Building Fund.  (l) The Count Sheets shall consist of two copies, and shall be duly signed by the counters and by the  Deacon in charge, including all corrections made thereon. One copy thereof shall be turned over to the  Church Administrator and/or Executive Pastor. The other copy shall be for the Accounting staff.   (m) The counted offerings and deposit slips shall be placed inside the Church vault. 

P a g e  | 51   

(n) Due care should be done in retriving the money from the offering baskets so that the contents  of each offering envelope will not be mingled with the Loose Offerings.  (o) The contents of each Offering Envelope shall be counted and the amount thereof indicated in  the proper space of said envelope and the Deacon in charge shall affix his or her signature thereon.  (p) Deposit slips shall be prepared by the counters in triplicate copies which shall be placed in a  sealed Envelope together with the counted offerings, and then placed inside the Church vault.  (q) After counting all Offering Envelopes, for record purpsoes, the footing of total amounts  indicated in all Offering Envelopes shall be done, and indicated on the Count Sheets, and compared with  the total offerings counted.  HANDLING OF DONATIONS  (a) Donations are those given to the church either in cash or in kind. 

(b) All cash donations must be duly issued with official receipt and recorded in the books of account  of the Church. All donations in kind must be issued with an official receiving report. All donations must  be properly acknowledged in writing by the Executive Pastor.  (c) Donations subject to limitations or conditions must be in writing, signed by the parties, and  approved by the Church Council or the Executive Committee, and a resolution or a Secretary’s certificate  of the existence of such a resolution must be issued to the officer or representative of the donor. Where  recording with a public office is required, such as the Register of Deeds, the recording shall be  accomplished within 30 days.  (d) Donation papers shall be placed in a safety deposit box of a reputable banking institution, with  copies kept inside the Church safe.  PAYMENTS TO THE CHURCH  (a) All payments made in any currency shall be duly receipted and recorded in the books of account  of the Church.  (b) Donation in kind shall be booked for record purposes, the amount of which shall be the sound  value (actual cost less depreciation) of the property to be determined by the Board of Deacons.  DISBURSEMENT AND SAFEKEEPING OF FUNDS  (a) The Church shall operate within the approved budget. 

(b) The cash accounting system shall be used for Church operation. The accrual system of  accounting shall be used for the operation of Shalom Center and Paaralang Pag‐asa. 

P a g e  | 52   

(c) All disbursement transactions whether in cash or check must be authorized by the Executive  Pastor However, in the absence of the Executive Pastor, the designated Pastor‐in‐charge shall take his  financial authority.  (d) Fidelity bonds should be secured for the Cashier, and insurance should be secured to  cover cash  in transit (between bank and office) and cash held on premises.  (e) Every transaction shall be supported by a pre‐numbered voucher indicating key information  such as date, amount, item bought, payee and budget balance. All transactions must be signed by the  staff or person who prepared it, to be reviewed by the Bookkeeper, and authorized for payment by the  Church Administrator or the Executive Pastor.  (f) All disbursements shall be supported by ORs and/or other proof of payment to coincide with the  voucher. All documents are stamped "PAID", dated, signed and immediately encoded.  (g) All transactions for the day including all supporting documents shall be sequentially filed and  kept in a secure location.  (h) Cash on hand should be in the cash container placed inside the office safe/vault. the controlling  officer of the vault shall be the Church Administrator or the Executive Pastor. Monthly bank and book  reconciliations shall be conducted to confirm cash inflow and outflow.  (i) The Bookkeeper shall keep all accounting records relating to the last five (5) complete financial  years in addition to the current year's records. "All accounting records" refers to vouchers (with  attached invoices, receipts, bills etc.), bank statements, month‐end reports and any other record of  financial information.  (j) To ensure fast, accurate and secure recording and reporting of financial information, the Church  shall acquire and use an electronic accounting system. The accounting system shall be set such that the  Bookkeeper shall only be allowed to encode financial information. Editing of entries for whatever  purpose shall be made with the approval of the Auditor. The Bookkeeper shall encode financial  information regularly.  (k) The Bookkeeper shall be responsible in encoding all the relevant financial and other data to the  electronic accounting system which shall then be validated by the Church Auditor and the External  Auditor.  (l) It is essential that backups of the Accounting system should be done in preparation for any  system crash, data corruption, electricity failure or a similar occurrence. Back‐ups should be done daily,  or at least weekly, depending on the volume of data that has been entered.  (m) Updated financial reports (Balance Sheets and Receipts and Disbursements Accounts)  for the  Church,, Shalom Center books should be prepared by the Bookkeeper and approved by the Executive  Pastor and furnished to the Board of Deacons, Treasurer and Auditor for review each Balance Sheet 

P a g e  | 53   

accounts and each Receipts and Disbursement accounts, its activity for the period and should be  presented during regular meetings of the Church Council.   (n) All investments such as time deposits, government securities and the like shall be placed only  with the approval of the Church Council or its Executive Committee.  BANK TRANSACTIONS  (a) Deposit accounts may be opened only with the accredited banks duly approved by the Church  Council.  (b) Bank accounts shall be opened under the name: United Church of Christ in the Philippines,  Davao City, Inc., and must be authorized by an action of the Church Council, specifying therein the  authorized signatories, namely: with the Treasurer as the primary signatory, and in his or her absence,  the Financial Secretary; and, to be countersigned by the Chairperson of the Church Council, or in his or  her absence, the Vice Chairperson of the Church Council, and in the latter's absence, the Financial  Secretary. A duly notarized Secretary’s Certificate shall be issued for the purpose.  (c) The Cashier shall ensure that all accounts are active and within the prescribed maintaining  balances to avoid charges and penalties. Inactive accounts shall be closed and the proceeds deposited as  directed in writing by the Church Administrator or the Executive Pastor.  (d) Bank reconciliation shall be prepared monthly by the Bookkeeper/Accountant and duly noted by  the Church Administrator or the Executive Pastor.  (e) The status of all accounts shall be reported by the Treasurer during the regular meetings of  the Church Council or whenever requested to do so.  CASH ADVANCE  (a) Cash advance shall always be liquidated, and within the period as herein provided. Failure to  liquidate on time shall be noted in the 201 file of the personnel concerned.  (b) All Cash advances by any officer or employee of the Church must be made in writing stating the  reason/purposes thereof,  example: for official travel there must be itinerary, date and time and subject  to the approval of the authorized officer.  (c) After the end of travel or at the end of the project or activity the cash advance shall be  liquidated within one week. The liquidation shall be reviewed by the Bookkeeper and approved by the  Church Administrator or the Executive Pastor. In case the liquidation is more than the expenses  incurred, such officer shall be reimbursed of any excess. If the amount advanced is more than the  expenses, the officer/employee must return the funds with the Cashier, and the latter shall issue an  official receipt for credit to the accounts receivable of the officer/employee. If no liquidation is made  after one week, disciplinary action shall be taken against the personnel concerned. 

P a g e  | 54   

(d)

The approved cash advance shall be shall be booked as Advances to Officers and Employees. 

(e) No cash advance shall be given unless the previous cash advance for completed project or  activity shall have been liquidated.  (f) The Board of Deacons shall prepare a prescribed format for liquidation of cash advance. 

PAYROLL  (a) Pastors and employees are paid every 15th and 30th  day of the month. A payroll schedule will  need to be completed and approved each time the payroll is paid.  (b) The payroll schedule must be authorized by the Church Administrator or the Executive Pastor  and compared to the previous month to ensure there are no unauthorized changes in the underlying  grade and basic salary payments. The Church Administrator or the Executive Pastor should satisfy  himself/herself that any changes from the payroll schedule for the previous month have been duly  authorized. Salary adjustments shall be done only upon the approval of the Church Council as  recommended by the Personnel Committee and/or the Pastoral Committee as the case may be.  (c) The employee concerned shall be issued a Pay Slip indicating therein the benefits received and  deductions made, and the same shall be acknowledged by his or her signature.  PETTY CASH  Petty Cash Fund (PCF) or Imprest Fund  (a) This is a special cash fund on hand used for expenses which are urgent in nature of relatively  small amounts (not exceeding P1,000 per voucher) which occur frequently. Examples of these are  emergency purchases of supplies and materials, transportation expenses, relative to errands and  postage expenses. It should be replenished frequently, not falling below 50% of the amount of the fund.  Creation and/or Increase of Petty Cash Fund (PCF)  (b) The creation of a Petty Cash Fund shall be allowed based on the function and/or need of the  unit concerned. If there is a need to create/increase the PCF, the Fund Custodian shall submit a request  to the Church Council indicating therein the amount and custodian of the fund.    (c) The amount of the fund to be set up shall depend on the volume of transactions affecting cash  disbursements which shall not exceed Ten Thousand Pesos (P 10,000).  Petty Cash Fund Custodian  (d) (e) Responsibility for fund control shall be vested in the Cashier.  The Cashier shall be prohibited from obtaining cash advances from the Petty Cash Fund. 

P a g e  | 55   

(f)

In no instance shall the Cashier mingle his/her personal funds with the Petty Cash Fund. 

(g) The Cashier shall maintain a cash book to record the daily disbursement and replenishments  and  a file of paid vouchers for record and audit purposes.  Safeguarding of the Fund  (h) The Cashier shall be provided with a lockable cash box. 

(i) The Cashier shall also maintain a cash book, where all disbursements and replenishments shall  be recorded daily.  (j) Both the cash box and the cash book shall always be made available for random count/audit by  the Church Auditor, the Church Administrator or the Executive Pastor. At all times, the cash in the box  plus the petty cash vouchers, cash issuance slips shall equal the fixed amount of the Fund. Likewise the  balance per cash book shall always reconcile with the cash on hand.  (k) The cash box shall be kept inside the Church safe after office hours or when not in use. 

Payments from the Fund  (l) Cash advances from the fund may be allowed only if the same is to be used within the purposes  of the funds. It shall be covered by a Cash Issuance Slip to be prepared in two copies to be approved by  the Church Administrator or the Executive Pastor.  (m) Petty cash should be kept in a fireproof, locked safe/vault at all times. There should be two sets  of keys for the safe/vault: one held by the (Cashier) and the other held by the Executive Pastor.  (n) A petty cash count should be conducted at least once a month by the Treasurer or Auditor. 

(o) On the last working day of every month the PCF shall be replenished, so that expenses shall be  taken up in the books of account.  (p) All disbursements shall be covered by pre‐numbered petty cash vouchers which shall be  approved by the Church Administrator or the Executive Pastor.  (q) The petty cash voucher shall be supported by the original receipts, invoices, tickets or other  documents evidencing the expenses.  (r) In cases where no receipt has been issued, an acknowledgment receipt may be used for  emergency expenses involving minor repairs or purchases or payments amounting to three hundred  pesos (P300.00) and below only. When an acknowledgment receipt is used as supporting document to  the PCF, the user should ensure that it is duly signed by the payee or owner of the establishment. The  Church Administrator or Executive Pastor has the discretion to waive this requirement in emergency  situations or exceptional circumstances. 

P a g e  | 56   

(s) To prevent subsequent use/double payment, the petty cash voucher and all original supporting  documents shall be stamped “Paid” and date paid upon reimbursement or payment.  INVENTORY  (a) The electronic accounting system should have an inventory module where the following details  concerning fixed assets are recorded: (1) description of item; (2) location/user; (3) purchase date; (4)  invoice number; (5) original cost; (6) equipment serial number; (7) guarantee details; (8) warranty  details; (9) service agreements; (10) insurance details; and (11) movements of these assets, indicating  balances and alerts for requisitioning.  (b) Fixed assets, such as land, buildings, furniture and fixtures, office equipment, musical  instruments and pieces, library books, vehicles, appliances, curtains, choir gowns, audiovisual  equipment, sound system, cell phones, construction tools, and other assets of similar nature, shall be  booked at the time they are acquired.  (c) All copies of land titles, certificates of ownership, and other supporting documents, shall be kept  in a bank safe deposit box, with photocopies in the Church safe/vault.  (d) Regular asset‐checks shall be made of random items by a member of staff other than the one  responsible for controlling the stock and encoding stock data. A full fixed assets inventory count shall be  undertaken annually by the administrative staff and by the Board of Deacons, and reviewed by the  Church Auditor. All asset items must be duly assigned with number, and inventory tags shall be used  during the count.  (e) In addition to his or her regular function, the Cashier or other personnel designated by the  Executive Pastor shall act as the Property Custodian without additional compensation.  (f) Insurance shall be taken out to cover fixed assets of the Church. For insurance purposes, an  inventory of all Church property shall be kept. This shall be updated regularly, and a copy shall be kept  offsite in case of fire, burglary or natural disaster.  (g) If the amount of the fixed asset is large enough to incur a depreciation, an appropriate  computation must be taken up in the subsidiary ledger of each asset. The Bookkeeper must see to it that  the depreciation expense is recorded monthly in the financial statements.  (h) Semi‐expendable items of P 5,000 and below shall be booked as outright expense; however, a  subsidiary ledger shall be maintained in order to account to such item.  (i) Once an asset is assigned to any person, a memorandum receipt shall be prepared and received  by the person concerned for monitoring purposes. He or she shall be accountable for the asset,  including the duty to turn the asset over to the Property Custodian once he or she has no more use of it  or upon termination of employment or membership with the Church. This duty shall form part of  the  person's clearance liabilities. 

P a g e  | 57   

LOSSES  (a) An incident report shall be prepared by the personnel responsible for the fund or asset lost, and  submitted to the Church Administrator and the Executive Pastor.  (b) With or without the incident report, an investigation shall be conducted by the Executive Pastor  or by a committee designated by him, and the results recorded in the Police Blotter.  (c) If necessary, all statements of persons involved and witnesses shall be in writing and shall be  sworn before the appropriate authority.  (d) The Executive Pastor shall take immediate administrative measures to prevent further loss and  to recover the funds or assets lost, including placing the person subject of the investigation under  preventive suspension.  (e) The Executive Pastor or the committee designated by him shall prepare a report together with  recommendations, attaching to the report such relevant supporting documents, and submit the same to  the Church Council or the Executive Committee for appropriate action.     PURCHASING  (a) It is the policy of the Church to save on purchases without sacrificing quality. 

(b) All purchases of more than P 1,000.00 shall be covered by a Purchase Order, approved by the  Church Administrator or the Executive Pastor.  (c) Purchases of more than P 1,000 shall require a canvass from at least three (3) suppliers, by  sending a quotation request to the suppliers.  PROVIDENT FUND  NOTE OF ACTION BY OFFICERS:   Effective immediately, the provisions of Section 5 herein are suspended pending clarification of the  status of the Provident Fund and until further action/s from the Church Council (approved by the  incumbent Financial Secretary ‐ Atty. Leo Gonzalez, and the Church Auditor ‐ Hope Duran). The  Provident Fund shall be audited for the purpose of advising the Church Council or the Executive  Committee on what to do about the fund.  Rationale  The need to establish a retirement fund or a provident fund for any emergency need  for church workers  was proposed and created in 1985. It was initially intended for personnel who have rendered at least  twelve (12) months of continuous service to the Church.  Coverage 

P a g e  | 58   

(a)

Membership in the Fund is voluntary, and must be expressed in writing. 

(b) Personnel on regular status, including Pastors and unordained church workers assigned by the  Conference, who have rendered at least six (6) months of continuous service, are qualified for  membership.  Contributions  The amount of premium shall be based on the basic pay, and the personal share of the personnel  concerned which shall be paid by salary deduction is as follows:  Length of service rendered  Share of personnel  Share of Church 

Less than 2 years 

2% 

4% 

Over 2 years but less than 4 years 

3% 

6% 

4 years and above  Benefits and Refund 

4% 

8% 

(a) Permanent disability, death or regular retirement at age 60 entitles the beneficiary 100% refund  on personal and church shares. Otherwise, the refund shall be in accordance with the following  schedule:  Length of Service  Personal Share     Church Share    

  

Contribution 

Earnings 

Contributions 

Earnings 

Less than 2 years 

100% 

100% 

50% 

50% 

2 years but less than 4 years 

100% 

100% 

50% 

50% 

4 years but less than 6 years 

100% 

100% 

50% 

50% 

6 years but less than 8 years 

100% 

100% 

50% 

50% 

P a g e  | 59   

8 years but less than 10 years 

100% 

100% 

50% 

50% 

10 years and above 

100% 

100% 

50% 

50% 

(b)  Church workers dismissed for cause shall receive only their personal contributions and earnings  of their contributions.  (c)  Pastors and other unordained church workers assigned by the Conference are entitled to the full  refund of both their personal and Church contributions and their corresponding earnings when their  assignment is not renewed or upon transfer of their assignment.  Loans  (a)   A church worker who is a member of the Fund is entitled to loan from the Fund after the first  year of membership, based on the following formula:  Length of Service  Loanable Amount    

After 1 year 

Personal share + interest 

Church Share 

Contribution 

100% 

50% 

 (b)   A church worker, whose accumulated personal and church contribution is less than P 12,000.00,  is entitled to a loan equivalent to 100% of Personal Contribution plus interest earnings including 50% of  the Church contribution. Maximum loanable amount is P 12,000.00. Loan granted shall be payable in 12  monthly installments.   (c)   A church worker, whose accumulated personal and church contribution is more than P  12,000.00, is entitled to a loan equivalent to 100% of Personal Contribution plus interest earnings  including 50% of the Church contribution. The purpose of the loan shall be for land acquisition, house  renovation, or for construction of a new house. Loan granted shall be payable in 24 monthly  installments.   (d)   Pastors and other unordained church workers shall pay the balance of the loan in full when their  assignment is not renewed or upon transfer of their assignment.   (e)   An interest of .75% per month shall be charged based on the unpaid balance. 

 (f)   Any application of a loan or request for refund should be made in writing and subject to the  approval of the authorities concerned. 

P a g e  | 60   

 Administration  (a) The Fund shall be deposited in a reputable bank to earn interest. The Board of Deacons shall  manage the Fund. All members shall be advised semi‐annually on the value of the Fund and its earnings.  (b) The book of accounts and subsidiary ledgers per employee concerned are updated annually and  each employee is entitled to review his/her account. 

P a g e  | 61   

  PART IV – PERSONNEL POLICIES  IN GENERAL  (a)   The Church is an employer and because it is the body of Christ, it will seek to be the most reliable  type of employer, ensuring the rights and best conditions of employment for all her staff. The Church  has the responsibility to see that entrance into employment and departure from employment are open  and fair to all persons involved; that hours of work and basic salary compensation are equitable and just;  that supporting benefits are provided; and that a comfortable working atmosphere is made available.[1]   (b)   The Church does not discriminate on the basis of race, color, origin, gender, age or disability‐ in‐ employment. Furthermore, the Church will make all reasonable accommodations necessary to facilitate  the employment of disabled persons. All aspects of employment are governed on the basis of merit,  competence, and qualifications and will not be influenced in any manner by race, color, gender, age,  natural origin, or disability. All decisions made with respect to recruiting, hiring, and promoting for all  job classifications will be made on the basis of individual qualifications and performance ratings related  to the requirements of the position. Likewise, the administration of all other personnel matters such as  compensation, benefits, transfers, and employee relations programs will be free from any discriminatory  practices. All things being equal, preference shall be given to members of the Church.   (c)   All personnel must be Christians and are encouraged to join and maintain membership with UCCP  Davao City.   (d) Subject to labor laws, the Church shall have the prerogative to regulate all aspects of employment,  including hiring, work assignment, work methods, time, place and manner of work, tools to be used,  process to be followed, supervision of employees, working regulations, transfer of employees, work  supervision, lay‐off of workers and the discipline, dismissal and recall of workers.   (e)   The hiring authority of the Church is the Church Council for personnel holding managerial position;  and, the Executive Pastor for other personnel.  EMPLOYMENT STATUS  Employment in the Church is of three types:  Probationary Status  (a)   Probationary employees are those whose competence and qualification to assume the position  applied for are still under evaluation. Probationary period of employment allows the employee and the  Church to determine if the employee is suited for the job. This determines if the employee has met the  reasonable standards of satisfactory performance or whether they can be appointed to regular status  based on their ability to meet the standards of performance required for the position. 

P a g e  | 62   

(b)   The standard probationary period is six (6) months. Performance evaluation is done on the third  and fifth month of employment.  Regular Status  (c)   Employees who meet the standard of at least satisfactory performance ratings shall be endorsed for  appointment to regular status. There may be instances where an employee demonstrates exceptional  performance within the first three months. In such cases, the immediate supervisor may endorse the  said employee for an early appointment to regular status.   (d)  Regular employees are those who have passed their probationary employment.  Contractual/Project Status  (e)   Contractual or project employees are those engaged for a specific project or period.  EMPLOYMENT PROCEDURE  Requisitioning  (a)   Each unit of operation shall determine its personnel needs in accordance with the operational  requirements and shall initiate the hiring process by submitting a requisition to the Church  Administrator or the Executive Pastor. The requisition shall include the job title, number required, and  all other pertinent data.  (b)   Each unit shall anticipate their new personnel needs three months prior to the approval of the  budget for the following year to effect thorough and intelligent selection of the applicants to the job.  Recruitment  (c)   Upon receipt of the requisition, the Church Administrator or the Executive Pastor approves the  request and authorizes the publication of the call for applicants.  (d)   As soon as the application letter, bio‐data and other supporting documents are received the Church  Administrator/Executive Pastor shall contact preferred references of applicants and request for  additional information if needed.  (e)   The Church Administrator/Executive Pastor shall screen each applicant as follows: (1) check  information gathered against the employment minimum requirements; (2) require applicants to present  police and NBI clearance from where he/she resided for the immediate past two years and a medical  certificate.  (f)    The Church Administrator/Executive Pastor shall devise a rating tool to ensure an objective method  of evaluating each applicant.   Selection 

P a g e  | 63   

 (g)   For personnel whose hiring authority is the Executive Pastor, the Church Administrator, in  consultation with the Personnel Committee, shall submit for selection the top three applicants for  hiring, specifying necessary information which shall form part of the contract.   (h) For personnel whose hiring authority is the Church Council, the Executive Pastor, in consultation  with the Personnel Committee, shall submit to the Church Council the names of at most the top three  applicants for hiring, specifying necessary information which shall form part of the contract. The Church  Council shall approve for hiring at least two of the recommendees following their ranking.   (i) The appointment shall be communicated in writing to the selected applicant, requiring him or her to  report for work within a reasonable period of time from notice; otherwise, the offer is forfeited and  offered to the next qualified applicant.   Processing   (j)    The applicant selected shall sign the employment contract, job description, performance plan and  targets, and such other forms and documents as may be necessary.   (k)    The immediate supervisor shall orient the new employee on the policies, procedures, benefits,  performance standards and tools, and other related matters.  Work Schedule  (a)   Regular working days for Church staff shall include Saturdays and Sundays, and work on said days  shall not be paid overtime pay unless declared a national or local holiday.  (b)   Church personnel are entitled to one (1) rest day in the week (except Saturday and Sunday), to be  assigned by the supervisor.  (c)   Work during national and local holidays shall be paid overtime pay in accordance with law.  (d)    Church personnel may be required to render emergency overtime work during natural or man‐ made calamities, national emergencies, and on their weekly rest day, and they shall be paid  compensation in accordance with law.  (e)   Regular office hours shall be from 8:00 o’clock in the morning to 5:00 o’clock in the afternoon, with  one (1) hour noon break , to be decided by Church Administrator. Overtime work should be authorized  by immediate supervisor to qualify for overtime pay.  (f)   Flexible time shall be allowed to personnel who are required to report during special services, such  as Vesper Service, Midweek Service, Funeral and Vigil Service, and the like.  (g) At no time shall be Church Office be left without personnel during office hours.  POSITION CLASSIFICATION 

P a g e  | 64   

The Church shall adopt a position classification and salary ranking scheme, to be reported by the  Personnel Committee to the Church Council on or before the Church Council meeting in June 2009.  COMPENSATION  (a)   The Church shall abide by the regional minimum wage rates of DOLE for Regional XI concerning  basic salary rates of employees.  (b)   The Church shall adopt a compensation scheme that shall recognize qualification and provide  incentives for performance resulting in the growth and expansion of the ministries of the Church.  BENEFITS  (a)   Employees are entitled to the following benefits in accordance with law: 13th month pay, SSS,  PhilHealth and Pag‐ibig, including existing provident fund.  LEAVES AND ABSENCES  Vacation leave  (a)   All permanent employees who have completed at least one year of continuous service, which  include approved leave with pay, shall be entitled to fifteen (15) workdays Vacation Leave with Pay (VLP)  per ecclesiastical year.  (b)   Permanent employees with less than one year of continuous service are credited with vacation  leave credits at the rate of one (1) day for each full month of service.  (c)   Vacation leave credits are fully earned at the end of the year of employment and may only be  utilized on the succeeding year. Vacation leaves do not accumulate.  (d)   Any vacation leave application during the first year of employment of a probationary shall be Leave  without Pay (VLP).  (e)   Supervisors are strongly encouraged to ensure that vacation leave credits are utilized by  subordinates.  (f) Vacation leaves should be scheduled ahead. No vacation leave should be scheduled in December and  Holy Week.  Emergency leaves  (f)    All permanent employees, who have completed at least one year of continuous service, which  include approved leaves with pay, are entitled to maximum of seven (7) workdays Emergency Leave  with Pay (ELP) per year of employment; however, it should just be a maximum of 3 days per application.  In excess of 3 days per application, it is considered a vacation leave. 

P a g e  | 65   

(h)  Permanent employees with less than one year of continuous service by the end of the year of  employment are credited emergency leave credits at the rate of 0.583 of a day (or 7/12) for each full  month of service. The period of probationary employment shall be counted as part of continuous  service.  (i)   The emergency leave privilege does not accumulate nor is it convertible to cash.  (j)   The emergency leave may be availed of for any of the following reasons: (1) serious or life  threatening illness, accident or death or a member of the immediate family (father, mother, legitimate  spouse, legitimate child, brother or sister) or a special family relation, defined either as a relative who  brought up or took care of the employee or a relative who at the time of death was living with the  employee and where the wake is held at the employee’s residence; (2) occasion when the employee’s  presence is required by law; (3) other reasons which the Church may consider justifiable including  fortuitous events defined as typhoon, flood, fire, earthquake or events of a similar nature that directly  prevent an employee from reporting for work.  (k)   When feasible, notice should be given to the supervisor before going on emergency leave.  (l)    The employee, or his/her representative, must call his/or her immediate supervisor within the first  hour of his/her work period about the emergency leave and its estimated duration to enable the latter  to make the necessary adjustment. In turn, the immediate supervisor shall file an Absence Report and  furnish a copy to the Bookkeeper.  (m)  An employee must immediately file a leave application for emergency leave upon reporting back to  work.  (n)   If the emergency leave credits of an employee are exhausted and the employee needs to go on  emergency leave, vacation leave may be used in lieu of emergency leave.  (o)   An employee shall not earn emergency leave credits while on leave without pay of fourteen (14)  working days or more or during periods of suspension of fourteen (14) days or more.  Illness/sick/disability leave  (p)   All permanent and regular employees, who have completed at least one year of continuous service,  which include approved leaves with pay, are entitled to fifteen (15) workdays Sick Leave with Pay (SLP)  per year of employment.  (q)  Permanent and regular employees with less than one year of continuous service by the end of the  year of employment are credited sick leave credits at the rate of one (1) day for each full month of  service.  (r)   Employees start earning sick leave credits during their probationary appointment.  (s)   Any sick leave application during the probationary appointment of an employee shall be Leave  without Pay (LWOP). 

P a g e  | 66   

(t)   An employee must immediately file a leave application for sick leave upon reporting back to work.  (u)  The employee, or his/her representative, must call his/or her immediate supervisor within the first  hour of his/her work period about the absence and its estimated duration to enable the latter to make  the necessary adjustment. In turn, the immediate supervisor shall file an Absence Report and furnish a  copy to the Bookkeeper.  (v)  Sick leave of three (3) consecutive days or more, or three (3) non‐consecutive days or more within  any month, will only be approved upon presentation of a medical certificate as to the nature and  covered dates of the illness.  (w) Disapproved sick leave shall be treated as Leave without Pay (LWOP).  (x)  An employee who is on an extended leave of absence due to an illness shall first utilize all sick leave  credits before going on sick leave without pay.  (y)  An employee shall not earn sick leave credits while on leave without pay of fourteen (14) working  days or more or during periods of suspension of fourteen (14) days or more.  (z)  Sick leave with pay is computed based on the employee’s gross pay.  Maternity/paternity leave  (aa) All female employees who give birth, have a medically necessary abortion or miscarriage, with at  least three (3) months contributions to the Social Security System (SSS) within a twelve (12) month  period immediately preceding the semester of her childbirth, medically necessary abortion or  miscarriage and have given the SSS the requisite notification of her pregnancy can avail of maternity  leave.  (bb) In accordance with law,[3] maternity leave with pay is for sixty (60) calendar days in cases of normal  delivery, medically necessary abortion or miscarriage and seventy‐eight (78) calendar days for caesarian  delivery.  (cc) All female employees shall be entitled to the SSS maternity benefit or equivalent to one hundred  percent (100%) of her average daily salary, provided: (1) that the employee shall have notified the  Church of her pregnancy and the probable date of childbirth, which notice shall be transmitted to the  SSS; (2) the full payment shall be advanced by the Church within thirty (30) days from the filing of the  maternity leave application; (3) the payment of daily maternity leave benefits shall be a bar to the  recovery of sickness benefits for the same period for which daily maternity benefits have been received;  and (4) the maternity benefits shall be paid only for the first four (4) deliveries or miscarriages.  (dd) The maternity leave shall be extended without pay on account of illness medically certified to arise  out of the pregnancy, delivery, abortion or miscarriage, which renders the woman unfit for work, unless  she has earned unused leave credits from which such extended leave may be charged. 

P a g e  | 67   

(ee)   In accordance with law,[4] all married male employees whose legitimate spouse gives birth,  undergoes a medically necessary abortion, or suffers from miscarriage or for pre‐natal or post‐natal  needs of their legitimate spouse are entitled for paternity leave with pay for seven (7) working days for  the first four (4) deliveries of the legitimate spouse with whom he is cohabiting.  (ff) To avail of paternity leave the married male employee shall inform the Church of the pregnancy of  his legitimate spouse once he learns of her pregnancy, or not later than one (1) month prior to going on  paternity leave.  Sabbatical leave or absence for continuing education  (gg) Upon the favorable recommendation of the Personnel Committee or the Pastoral Committee, with  the approval of the Church Council, an employee may be granted a sabbatical leave or absence for  continuing education under such terms and conditions which shall be in writing and signed by the  employee concerned.  Absence for duties to wider church judicatories   (hh)   With the prior approval of the Church Council or the Executive Committee, absence due to the  performance of duties to wider Church judicatories may be allowed, and with pay, but not exceeding  fifteen (15) days.  STAFF SUBSTITUTES AND VOLUNTEERS  (a)   Substitutes may be hired and volunteers may be appointed to replace the employee who is on  leave, for the duration of the leave.  (b) Volunteers are entitled to reasonable travel and food allowance unless the same is waived.  PERFORMANCE APPRAISAL  (a)   Within thirty (30) days from the start of the ecclesiastical year, all personnel of the Church shall  submit a signed performance appraisal form, duly countersigned by his or her immediate superior. In  the case of Pastors, the performance appraisal form shall be signed by the Chairperson of the Pastoral  Committee.  (b)   Within thirty (30) days prior to the end of the ecclesiastical year, all personnel shall accomplish their  performance appraisal forms. The section on self‐evaluation shall be accomplished by the personnel  concerned, while the section on supervisor’s evaluation shall be accomplished by the immediate  supervisor. They shall then meet and discuss the results, taking note of changes, if any, and noting in the  form the reason/s for the change/s. All disputed evaluations shall be submitted to the Church Auditor  for comment and recommendation.  (c)   In the case of the Executive Pastor, the Executive Committee shall accomplish the section on  supervisor’s evaluation. 

P a g e  | 68   

(d)   The following ratings and definitions shall be adopted: 1 – Outstanding – for performance that  consistently exceeds all job requirements; 2 – Superior – for performance that fully meets and  frequently exceeds job requirements; 3 – Meets requirements – for performance that fully meets and  occasionally exceeds job requirements; 4 – Need improvement – for performance that does not meet  job requirements; and 5 – Unacceptable – for performance that is unacceptable.[5]   (e)   A rating of 4 for two consecutive ecclesiastical years shall be a ground for termination of  employment.   (f)    The Personnel Committee shall review the results of the performance appraisal and submit its  recommendation to the Church Council for appropriate action.   (g)   The Church Council shall review the results of the performance appraisal of Pastors.   (h)   The results of performance appraisal shall be considered in the grant of performance incentives,  whether financial or otherwise.   (i)    On his or her own or upon the request of the Church Council or the Executive Committee, the  Church Auditor may conduct performance audits at any time during the ecclesiastical year.  CODE OF CONDUCT OF CHURCH WORKERS  General Guidelines  (a)   All employees shall abide by the Code of Conduct and ethical policies of the Church.  (b)   All decisions and actions must conform to all applicable laws, regulations and Church policies.  (c)   Individuals must be honest and trustworthy in all actions and relationships for and in behalf of the  Church.  (d)   Situations where personal interests conflict or appear to conflict with the interests of the Church or  any of its members must be avoided.  (e)   Each decision or act must be proper, in terms of both one’s personal sense of integrity and the  scrutiny of others.  (f)    Respect for human dignity must be fundamental in all the Church’s dealings.  (g)   Communications must be honest and accurate. Confidentiality must be maintained where  appropriate.  (h)   Ethical conduct must be recognized, valued and practiced by all employees at all levels.  (i)    The Church Administrator or Supervisor shall resolve all matters of doubt regarding ethical conduct  of personnel under their supervision. 

P a g e  | 69   

(k)   The Executive Pastor shall resolve all matter of doubt regarding ethical conduct of Associate Pastors,  other Church workers, heads of programs, organizations, and other employees directly reporting to him  or her.  (l) The Church shall adopt guidelines and procedures in handling matters concerning ethical conduct,  grievance, complaints, or conflicts. The Board of Elders shall submit the proposed guidelines and  procedures to the Church Council for approval on or before the June 2009 meeting of the Church  Council.  Outside employment  (m) All full‐time, non‐ecclesiastical workers are not allowed to take outside employment or engagement.  (n) In the case of ecclesiastical workers, all outside employment or engagement must have the prior  approval of the Church Council or the Executive Committee. The following must be kept in mind with  respect to outside employment or engagement: (1) the ecclesiastical workers must withdraw from  outside employment or engagement if the Church so requests; (2) time devoted to outside employment  must not interfere with normal Church work hours and duties or adversely affect the efficiency of the  concerned ecclesiastical worker; (3) ecclesiastical worker must avoid real or perceived conflict of  interest situations involving the Church and the organization or company where they are employed or  engaged; (4) an ecclesiastical worker’s outside employment or engagement must enhance the image  and reputation of the Church.  (o)  It is the duty of the immediate supervisor to make employees under his or her supervision to be  aware of the restriction on outside employment.   Confidentiality  (q)   In the course of employment with the Church instances may arise when one will be privy to  sensitive or confidential information/documents. In such cases, confidentiality shall be observed.  Sensitive information/document should not be shown, lent or divulged to anyone without the written  consent of the immediate supervisor and/or unit head and only to authorized personnel.   Conflict of Interest   (r)    All employees must avoid any situation where their personal interests may conflict or appear to  conflict with the interests of the Church.  (s)    Conflict of interest may arise in the following situations: giving and receiving of gifts of material  value, having interests in companies dealing with the Church, inappropriate use or release of  confidential information, purchasing from suppliers or other clients and extending credit, and the like.  (t)    Conflict of interest occurs when in the course of dealings for the Church, and the employee finds  himself or herself in a position to influence a decision that results in a personal and unusual gain for  himself/herself or his/her family/relatives or a company that he is associated.    

P a g e  | 70   

DRESS CODE  (a) During office hours, wearing of the prescribed uniform is a must.  (b) The Church shall provide uniforms to church staff , in lieu of giving uniform allowance.  WORKPLACE PROBLEMS AND DISCIPLINARY PROCEDURE  (a)  The primary objective of progressive corrective action is to correct behavior, not punish erring  employees.  As Church, the goal is positive change in behavior and performance.  This ensures that the  measures taken are in proportion to the nature and seriousness of the offense.  Steps taken may include  counseling, PIP (Personal Improvement Plan), suspension from work and dismissal from employment.  For serious performance problems or cases of misconduct, dismissal may be the only appropriate action  to take.  (b)   The  schedule  of  corrective  action  shall  be  used  as  a  general  guide  in  determining  sanctions.  However,  each  performance/behavioral problem  is  unique  and  therefore  should  be  treated  accordingly. The Church therefore reserves the right to increase or decrease severity of corrective action  based on extenuating/ aggravating circumstances (i.e., willfulness of the offense, impact on the Church,  pattern of misconduct, history of previous offenses).  (c)   All supervisors are responsible in ensuring that all policies are explained and understood by the  employees assigned to the care and attention. In the administration of corrective actions, the following  matrix shall be followed:  Offenses meted with:  Responsible  Accountable Consulted  Informed (Approval) 

Admonition, warning  Immediate  or reprimand  supervisor 

Next level  supervisor 

     

Personnel Committee or Pastoral  Committee 

Suspension 

Immediate  supervisor 

Next level  supervisor 

Personnel  Committee  or Pastoral  Committee 

Church Council 

Termination 

Immediate  supervisor 

Next level  supervisor 

Personnel  Committee  or Pastoral  Committee 

Church Council (in the case of  Pastors or Program Heads, the  approval of the Church Council is  required) 

P a g e  | 71   

(d)   The person “responsible” owns the problem or matter; the person “accountable” makes the  decision, consulting, informing or seeking the final approval of the appropriate body of the Church.  (e) Preventive suspension will be enforced in situations where there is a threat to the welfare and safety  of employees or where there is a threat to the security of the Church or sabotage of Church property or  processes. No preventive suspension shall last longer than thirty (30) days. The Church shall thereafter  reinstate the employee in his/her former or other position or it may extend the period of suspension,  provided that during the period of extension, the Church pays the wages and other benefits due the  employee.   (f)    If the investigation shows that the employee is probably guilty of an offense which merits the  sanction of suspension or termination of employment, he or she shall be served a written Notice to  Explain why he or she may not be suspended or terminated from employment, giving him or her a  period of not less than seventy‐two (72) hours to submit a written explanation. With or without the  written explanation, the accountable officer shall determine whether on the basis of the Notice to  Explain and the written Explanation, if any, together with their supporting documents, substantial  evidence exist to hold the personnel concerned liable for suspension or termination. The employee  concerned shall be informed in writing of the decision taken. In the case of termination, the sanction  shall only be effective upon approval by the Church Council.  (g)   If, however, the investigation determines that the concerned employee is not at fault of the charge,  he or she shall be duly notified and remunerated for the days spent on preventative suspension through  a Notice of Clearance coming from the Church.  (h)   All personnel shall be allowed to freely discuss and raise questions to supervisors or to the  appropriate personnel about situations which they believed are in violation of policies, procedures or of  Philippine Laws. All personnel have a personal obligation to report any activity that appears to violate  applicable laws, regulations, rules, policies, procedures or the standards of conduct through the normal  administrative process and procedures. Personnel shall be protected from any form of reprisal as a  result of raising concerns.  However, personnel who file reports or provide evidence which they know to  be false or without a reasonable belief in the truth and accuracy of such information will not be  protected by the above policy statement and may be subject to disciplinary action, including termination  of their employment.  (i)    An employee may also be terminated if found to be suffering from any disease and whose  continued employment is prohibited by law or is prejudicial to his or her health as well as to the health  of his or her co‐employees.  SCHEDULE OF DISCIPLINARY ACTIONS 
 

P a g e  | 72   

 Offense 

1st Instance 

2nd Instance  3rd Instance 

4th Instance 

Loafing, loitering, or leaving work area  without permission during work hours 

Verbal  warning 

Written  warning 

3 days  suspension 

Dismissal 

Engaging in lengthy non‐work related  conversations during work hours 

Verbal  warning 

Written  warning 

3 days  suspension 

Dismissal 

Sleeping during working hours 

Written  warning 

3 days  suspension  Dismissal 

     

Malingering – claiming to be sick but  found to be fit to work 

Written  warning 

3 days  suspension  Dismissal 

     

Failure to report for overtime work after  having agreed to work, without a valid a  justifiable reason 

Written  warning 

3 days  suspension  Dismissal 

     

Neglect of duties; dishonesty 

Verbal  warning 

Written  warning 

Suspension 

Dismissal  

Using Church time, material, equipment  or other resources to do unauthorized or  Written  personal work.  warning 

3 days  suspension  Dismissal 

     

Commission of acts which result in  personal injury to a co‐employee or  member of the Church community, or  destruction of property, material or  equipment, within the Church premises 

Suspension  to Dismissal 

   Dismissal    

    

Serious misconduct or willful  disobedience to superiors or officers of  the Church; (2) fraud or willful breach of 

Suspension  to Dismissal 

   Dismissal     

P a g e  | 73   

trust; (3) commission of a crime or  offense; (4) act of immorality; and (5)  other causes analogous to the foregoing. 
 

P a g e  | 74     

PART V – OTHER POLICIES  CALL OF PASTORS  COMMON QUALIFICATIONS OF PASTORS  (a)        The common qualifications are: (1) completion of a 4‐year seminary degree, preferably in a  UCCP‐accredited theological formation center;[1] (2) one term (2 years) prior experience in a local  church; (3) computer literate; (4) articulate in English, and the major dialects: Tagalog, Bisaya, and  preferably, the Bahasa language; and, (5) preferably between the ages of 25 to 65.  (b)        Theology and orientation. The Pastor must affirm, by means of his or her personal faith  statement, a theology and orientation that are consistent with the Holy Bible, the Constitution of the  UCCP, the Statement of Faith, and one that is informed by the traditions and heritage of faith of the  Protestant churches which formed the UCCP.[2]  ADDITIONAL QUALIFICATIONS  (a)        Executive Pastor: (1) preferably with an advance degree or training in Church Administration, or a  Master’s degree in Business Administration, or a course in Accounting; (2) at least one term [2 years]  prior experience as administrative pastor of an urban church with 200 baptized members; and (3) track  record of managerial and administrative skills.  (b)        Associate Pastors and Other Church Workers: (1) for those assigned to handle highly specialized  responsibilities, such as church music or Christian education and nurture, appropriate training and  experience in church music or in Christian education and nurture; (2) for those assigned to handle  worshipping congregations where facility of a certain language or dialect is required, excellent command  of the language or dialect shall be required; and (3) those assigned to handle youth ministries, at least  one term (2 years) prior experience in youth ministry, between 25 to 40 years old, preferably with a  degree in Psychology, musically‐inclined and preferably in contemporary Christian music, and knows  how to drive a motor vehicle.   PROCEDURE  (a)        Vacancy. The Church Council shall declare the position, and authorize the Pastoral Committee to  conduct a search.  (b)        Search. The Pastoral Committee conducts the search of available pastors to fill the vacancy,  confirm their availability, and submits a short‐list of preferably three (3) nominees per position to the  Church Council, attaching the nominees’ Personal Information Sheet (PIS). It shall be indicated in the PIS 

P a g e  | 75   

that any false information submitted by the nominee shall be a ground for disqualification and/or  termination.  (c)        Interview, Ranking, Invitation. Upon approval of the nominees by the Church Council, the  Pastoral Committee shall invite the nominees for interview and, where feasible, preach in any of the  worship services of the church. After which the Pastoral Committee shall rank the nominees, and submit  the list for approval by the Church Council. Upon approval by the Church Council, the name of the  highest‐ranking nominee shall be submitted to the congregation for confirmation. Upon confirmation by  the congregation by a favorable vote, the nominee confirmed shall be formally invited in writing to serve  the church, with the invitation signed by the Chairman of the Church Council. If the invitation is refused  by the nominee, or when the congregation refuses to favorably confirm the nominee, the name of the  next in rank shall be submitted to the congregation for confirmation, and so forth. If none of those  ranked accepts or if none of the nominees is confirmed by the congregation, a new search shall be  undertaken.  (d)        Compliance with UCCP Regulations. Once the nominee is confirmed and accepts the call to serve,  the Pastoral Committee shall see to it that all the requirements of the UCCP regarding the call of a  Pastor shall be complied with, including the release from the nominee’s local church, conference, and  the approval of the SMDC Settlement Committee, and the formal assignment by the SMDC during the  annual session of the conference.  (e)        Pastoral Covenant. A written covenant containing the terms and conditions of pastoral service  and job description shall be signed by the confirmed nominee.  (f)        Orientation and Installation. Time shall be set aside to formally orient the Pastor to the history,  systems and procedures of the church, particularly his or her particular field of assignment. The Pastor  shall also be informed of the schedule of his or her installation, preferably with the presence of the  Bishop of the Southeast Mindanao Jurisdiction and/or the Conference Minister of the Southern  Mindanao District Conference. This shall be conducted by the Team Ministry together with the Pastoral  Committee.  (g)        Transition. The Pastoral Committee shall attend to the reception of the Pastor and his or her  family, the transport of their personal belongings, the preparation of their accommodations, the  employment or assignment of the spouse, the educational needs of children, the transfer and  completion of employment records and other reportorial requirements of the appropriate government  agencies, and such other relevant details to ensure the smooth and efficient transition of the Pastor to  his or her new position. The Pastoral Committee shall regularly update the Church Council on the  transition status of Pastors.  ASSIGNMENT AND EVALUATION   Assignment 

P a g e  | 76   

The specific duties and responsibilities of the Pastor called shall be determined by the Executive Pastor  and/or the Church Council, and embodied in his or her job description.[3]   Annual Performance Plan  Consistent with the Strategic Plan of the Church, the Team Ministry shall assist each Pastor in preparing  an annual performance plan to be signed by him or her. The annual performance plan shall be  submitted for the consideration and endorsement of the appropriate Board of the Church and,  thereafter, for the approval of the Church Council.  Evaluation  The Church shall develop a system of fairly, efficiently and periodically evaluating the performance of  the Pastor against the performance plan, and the results thereof submitted to the Church Council. The  results of performance evaluations shall serve as reference in deciding on the renewal of the call of the  Pastor concerned. The Church shall develop an evaluation tool or instrument for the purpose.  PROPERTY AND FACILITIES  Facilities  Geconcillo Chapel  The chapel was built for worship, individual meditation and Bible Study. It may also be used for prayer  meetings, choir practices, junior worship and necrological services.  Auditorium  The Church auditorium shall be primarily by church organizations and institutions. Scheduling of users is  the responsibility of the Secretary of the Pastors' Office. Use during Saturdays and Sundays is reserved  for church programs and shall be charged accordingly.  The rules and guidelines in the use of the following facilities are still being formulated, namely: Pastors'  Offices, Staff Office, Church Sanctuary (Basement), Canteen, Parsonage, Shalom Center, Paaralang Pag‐ asa, Social Concerns (UCCP) Foundation, Pag‐ugmad sa Kabataan Foundation.  Vehicles  L‐300  (a) Church vehicles shall be for the exclusive use of the Church. The Church Administrator shall supervise  and control the use, repair and maintenance of church vehicles.  (b) Only an authorized driver shall drive church vehicles.  (c) The use of church vehicles should be limited to church affairs, and ministries such as: visitation,  church outreach, and church‐sponsored activities. 

P a g e  | 77   

(d) Each trip should be covered by a trip ticket to be collected by the Security and Information Officer on  duty, who shall submit the same to the Bookkeeper for recording.  (e) Trip tickets must be pre‐approved by the approving authority.  (f) Upon return, the authorized driver must turn over the key of the vehicle to the Security and  Information Officer on duty, and report any defect or incident concerning the vehicle, if any.  (g) Routine vehicel maintenance must be observed.  (h) When not in use, church vehicles must be parked inside the Church compound.  Equipment  Risograph  (a) The risograph machine is for the exclusive use to reproduce materials for various church activities.  (b) Only authorized persons are allowed to operate the machine.  (c) A logbook shall be maintained showing the description and the number of copies run.  Musical Instruments  (d) Musical instruments are valuable assets of the Church and as such they should be used with care.  (e) Only authorized persons are allowed to play with the instruments.  (f) The instruments must be returned to its container and/or locked when not in use by the person/s  using the instruments.  The rules and guidelines in the use of the following equipment are still being formulated, namely: Sound  System, Piano (Sanctuary) and Piano (Chapel).  Safekeeping, Repair and Maintenance  (g) The Church Administrator shall see to it that all equipment are properly accounted for and in good  working condition.  Furniture and Fixtures   (a) No furniture and fixtures or any church property shall be taken out of the Church premises without a  written permit from the Church Administrator.  Resources  The rules and guidelines concerning the following resources are still being formulated, namely: Library,  Music and Choir Gowns. 

P a g e  | 78   

Parking Privileges  (a) No vehicle shall be allowed to park inside the Church compound during school days from 7:00 AM to  5:00 PM, except church vehicles, vehicles owned by Church institutions, and personal vehicles of pastors  of the Church.  (b) Service vehicles of guests of Shalom Center shall be allowed to park only during nighttime, and must  transfer not later than 7:00 AM.  NOMINATION AND ELECTION OF OFFICERS 
[Harmonize with the procedure approved during the Church Council meeting on March 8, 2009] 

NOMINATION PROCESS  (a) The Nomination Committee shall draw up a list of available positions with their respective  qualifications and responsibilities, and the worshipping congregations are informed in writing to  nominate qualified members to the respective positions. Nomination forms shall be made available to  members.  (b) Unless disqualified, all current officers shall be automatically nominated to their current positions,  unless the officer requests to be nominated to another position.  (c) All qualified nominees shall be informed of their nomination, and sign a Confirmation Form signifying  their consent to be nominated and voted upon as officer of the Church.  (d) The Nomination Committee shall ensure that only qualified members shall be included as nominees.  (e) The names, photographs and short biographical sketch of the qualified candidates shall be posted in  the bulleting board of the Church at least one (1) month before the date of election. The biographical  sketch shall include the following information: (1) name, address, and date of birth; (b) educational  attainment; and (c) qualifications for the positions, to include prior positions occupied In the Church.  (f) Information relating to the disqualification or unavailability of the nominee shall be referred to and  resolved by the Nomination Committee. The persons concerned, including the nominee, shall be timely  informed of the action of the committee.  ELECTION PROCESS  (a) Election shall be by secret ballot.  (b) On the Sunday set for election, all regular members in good standing shall be given a ballot to fill up  and, during the Offertory Song, the ballot shall be dropped inside the Offering Basket designated for the  purpose. After the worship service, the ballots shall be segregated from the offerings and turned over to  the Election Committee. 

P a g e  | 79   

(c) The Election Committee shall count the votes obtained by each nominee, and a report shall be made  on the number of votes cast in favor of each nominee, ranked from highest to lowest, and the report  shall be signed by all the members of the committee.  (d) The Election Committee shall then declare the election of those receiving the highest number of  votes, based on the number of officers allocated to the particular worship service. All disputed election  shall be resolved by the committee. The decision of the committee may be appealed to the Church  Council, and the decision of the Church Council shall be final.  (e) All nominees shall be informed in writing of the results of the election.  (f) The committee shall promptly submit a written report of the election to the Church Council.  (g) All winners shall be invited to attend an Orientation Workshop on their duties and responsibilities,  and to be present during the installation ceremony.  (h) All elections and installation ceremonies shall be conducted on a per worship service basis.  (i)  The Nomination Committee shall also act as the Election Committee.  PUBLIC WORSHIP  Dress Code   (a) Sensitivity and modesty are the key words in how we dress in church activities, particularly during  public worship. In general, dress to draw attention to God, not to yourself. When in doubt err on the  side of modesty.  (b) While it is not possible to describe or enumerate what constitutes sensitive and modest dressing,  dress in a "Sunday dress" that is pleasing to the Lord.   (c) The following attire is encouraged inside the Church during worship:  (1) For those leading the worship such as liturgists, readers, singers, ushers and greeters, Sunday  dress for women, and barong or long sleeves for men are preferred.  (2) For those directing and singing in the choir or playing instruments, choir robes are  recommended, unless other uniforms are agreed upon.  (3) For the Elders assisting in the communion or baptism, barong for men, and Sunday dress for  women.  (d) On other events or gatherings in Church, use casual attire unless other garments are more  appropriate.  Distractions 

P a g e  | 80   

(e) Distractions shall be avoided during worship. Unless necessary, no distracting graphics should be  flashed on the video screen during the worship.  (f) Church staff shall see to it that noise coming outside of the sanctuary, such as noise from playing  children, shall be eliminated or minimized.  SPECIAL SERVICES   WEDDING CEREMONY  (a) Wedding ceremony is a service offered to a UCCP member who wants to contract marriage with  another, whether a UCCP member or not.  (b) The service includes use of Church facilities, equipment and personnel for rehearsals, documentation  and janitorial services.   (c) The parties shall secure a Marriage License from the appropriate agency of the government.  (d) The Pastor performing the service shall certify that the parties to the ceremony have undergone  marriage counseling.   (e) Preferably, the wedding ceremony shall be conducted within the Church premises; however, the  service may also be conducted outside of church premises when duly authorized by the appropriate  agency of the government.   (f) A wedding ceremony shall be conducted primarily by the Pastors of the Church. Pastors or priests  from other Christian groups or denominations may be allowed to assist in the ceremony.   (g) No fee shall be charged by the Pastor for the conduct of a wedding ceremony; however, the  wedding parties may offer a love gift to the officiating and assisting Pastors.   (h) The wedding parties shall pay the amount of P 2,000.00 to cover costs, such as but not limited to,  the registration fee of the Local Civil Registrar (P 200.00), janitorial services (P 200.00), singer (P 300.00),  accompanist (P 300.00), and the Local Church (P 1,000.00) for electricity and other related costs. For a  wedding ceremony conducted outside the premises of the Local Church, the wedding parties shall pay  the amount of P 3,000.00 to cover the following costs: registration with the Local Civil Registrar (P  200.00), wedding bulletin (P 300.00), and to the Local Church (P 2,500.00) to transportation and other  related costs.   (i) The Executive Pastor may waive the payment of the costs, whether partial or total, depending on the  financial circumstances of the wedding parties.   (i) The Board of Deacons shall recommend to the Church Council such policies as may be necessary to  provide incentives for Church personnel involved in the conduct of wedding ceremonies. 

P a g e  | 81   

BAPTISM   (a) Baptism is the sign of new life through Jesus Christ. It unites the one baptized with Christ and with  his people. The New Testament scriptures and the liturgy of the Church unfold the meaning of baptism  in various images which express the riches of Christ and the gifts of his salvation. These images are  some‐ times linked with the symbolic uses of water in the Old Testament. Baptism is participation in  Christ’s death and resurrection (Rom. 6:3–5; Col. 2:12); a washing away of sin (I Cor. 6:11); a new birth  (John3:5); an enlightenment by Christ (Eph. 5:14); a re‐clothing in Christ (Gal. 3:27); a renewal by the  Spirit(Titus 3:5); the experience of salvation from the flood(I Peter 3:20–21); an exodus from bondage (I  Cor. 10:1–2) and a liberation into a new humanity in which barriers of division whether of sex or race or  social status are transcended (Gal. 3:27‐28; I Cor. 12:13). The images are many but the reality is one  (BEM Document).   (b) As part of her Christian witness following the Trinitarian tradition as a "united and uniting church,"  the UCCP adheres to the view that baptism is an unrepeatable act. It acknowledges that all Christians  are one in the Body of Christ. Baptism is conducted once, and the baptism received by a person by  another Christian group or denomination is acknowledged by the Church; however, upon the approval  of the Executive Pastor a public profession of faith may be conducted anew.   (c) The baptismal practice of the UCCP allows for baptism at any age.   (d) Baptism is a very important step in the life of a Christian; hence, it shall only be conducted after the  parents of the child (in the case of infanct baptism) and sponsors shall have completed counselling, and  the person to be baptized (in the case of adult baptism) shall have completed confirmation/baptismal  classes.   (d) The methods allowed in the UCCP namely pouring, sprinkling and immersion, using the Trinitarian  formula.   (e) Persons baptized into the Christian faith as infants shall be required to publicly profess their faith in  the ceremony of confirmation.   (f) A record of persons baptized or confirmed by the Church shall be maintained.   (g) Baptism shall be conducted during a public worship, once a month during regular Sunday worship,  preferably on the second or third Sunday of the month.   (h) On emergency cases baptism maybe conducted anywhere preferrably with the presence of an Elder.   CONFIRMATION OF MEMBERSHIP   (a) The Ceremony of Confirmation of membership shall be administered upon those who have  completed communicant's or confirmation class.   (b) Communicant or confirmation class shall be open to all persons from age 12 and above. 

P a g e  | 82   

 (c) The Ceremony of Confirmation shall be conducted at least twice during the ecclesiastical year,  during the Easter Sunday service and during the Church Anniversary service.  HOLY COMMUNION   (a) The Church receives the Holy Communion or Eucharist as a gift from the Lord. It is administered  following the tradition discribed by the Apostle Paul: “I have received from the Lord what I also  delivered to you, that the Lord Jesus on the night when he was betrayed took bread, and when he had  given thanks, he broke it, and said: `This is my body, which is for you. Do this in remembrance  (anamnesis) of me.’ In the same way also the cup, after supper, saying: `This cup is the new covenant in  my blood. Do this, as often as you drink it, in remembrance of me.’ “ (I Cor. 11:23–25; cf. Matt. 26:26– 29; Mark 14:22–25; Luke 22:14–20).  (b) The Holy Communion or Eucharist is the sacrament of the gift which God makes to us in Christ  through the power of the Holy Spirit. Every Christian receives this gift of salvation through communion  in the body and blood of Christ. In the eucharistic meal, in the eating and drinking of the bread and  wine, Christ grants communion with himself. God himself acts, giving life to the body of Christ and  renewing each member. In accordance with Christ’s promise, each baptized member of the body of  Christ receives in the eucharist the assurance of the forgiveness of sins (Matt. 26:28) and the pledge of  eternal life (John 6:51‐58). Although the eucharist is essentially one complete act, it will be considered  here under the following aspects: thanks‐ giving to the Father, memorial of Christ, invocation of the  Spirit, communion of the faithful, meal of the Kingdom (BEM document).   (c) Holy Communion is administered every first Sunday of the month, on Maundy Thursday, on New  Year's Eve and in the Prayer Service on the first Wednesday of the Month.   (d) The sacrament is open to all Christians. Children who have not completed the Ceremony of  Confirmation may be allowed to partake of the Holy Communion or Eucharist, but parents are advised  to orient their children on the significance and meaning of the sacrament and to accompany them.   (e) Only regular and junior Elders are allowed to assist in the ceremony and serve the Communion  elements.   (f) The Holy Communion may be also be conducted outside the Church premises for shut‐ins, the old  and infirm, or in case of emergency.  FUNERALS, VIGILS, NECROLOGICAL AND MEMORIALS SERVICES   (a) Funerals, vigils, necrological and memorial services may be be held at the Geconcillo Chapel, unless a  bigger space is required, in which case the foregoing services may be held in the main sanctuary.   (b) Upon request, the Geconcillo Chapel maybe a venue for the last night of vigil service prior to the  necrological service. 

P a g e  | 83   

 (c) The Pastors of the Church shall be primarily responsible for the service, but Pastors and priests from  other Christian congregations or groups may be allowed to assist in the ceremony.  OTHER SERVICES  (a) Special services such as blessings of a house or a vehicle or significant transitions in the life of a  person may be administered by the Pastors or the Evangelists upon coordination of the Pastoral Team.   FEES  (a) All special services are rendered as part of the ministry of the church to members, therefore no fees  are required; however, a special offering for the Local Church is encouraged. 

P a g e  | 84   

  PART VI – AMENDMENTS  ARTICLES OF INCORPORATION OF UCCP DAVAO CITY, INC.  (a)  Any provision or matter states in the articles of incorporation may be amended by a majority  vote of the Church Council and the vote or written assent of at least two‐thirds (2/3) of the voting  members of the Church.1  (b)  The amendments shall take effect upon their approval by the Securities and Exchange  Commission or from the date of filing with the said Commission if not acted upon within six (6) months  from the date of filing for a cause not attributable to the Church.2    BY‐LAWS OF UCCP DAVAO CITY, INC.  (a)  The By‐Laws may be amended by three‐fourths (3/4) vote of the Congregation at any regular or  special meeting held for the purpose.3  (b)  The amended or new by‐laws shall only be effective upon the issuance by the Securities and  Exchange Commission of a certification that the same are not inconsistent with the Corporation Code.4  CHURCH POLICIES  (a)  Church policies or its amendments shall be favorably recommended by the appropriate Church  Board for the approval by majority vote of all the voting members of the Church Council. It shall be  effective upon approval by the Church Council.   

                                                                  1 Sec. 16a, Corporation Code.  2 Sec. 16c, Corporation Code.  3 Sec. 1, Art. XII, By‐Laws, UCCP Davao City, Inc.  4 Sec. 48c, Title V, Corporation Code. 

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful