TEORÍA MS PROJECT 2010 CEEP - PPSX

GESTIN DE PROYECTOS CON MS
PROJECT
MDULO 1. CONCEPTOS BSICOS SOBRE
PROYECTOS
-INTRODUCCIN A LA GESTIN DE PROYECTOS
-TAREAS, RECURSOS, COSTES

MDULO 2. INTRODUCCIN GENERAL A LA
HERRAMIENTA
-INTRODUCCIN A MS PROJECT 2010
-MENS Y FUNCIONALIDADES
-CREACIN DE UN PROYECTO
MDULO 3. TRABAJANDO CON TAREAS
-CREACIN DE LISTA DE TAREAS
-PROGRAMACIN DE TAREAS
-TAREAS REPETITIVAS
MDULO 4. TRABAJANDO CON RECURSOS
-TIPOS DE RECURSOS
-ASIGNACIN DE RECURSOS
-GESTIN EFICAZ DE RECURSOS

MDULO 5. ESTABLECIENDO COSTES
-ESTABLECER COSTES
-TIPOS DE COSTES
-COSTE TOTAL
MDULO 6. OPCIONES DE SEGUIMIENTO
-SEGUIMIENTO DE UN PROYECTO
-ESTADSTICAS
-LNEAS DE PROGRESO
MDULO 7. ELABORACIN DE INFORMES
-CREACIN DE INFORMES
-INFORMES PERSONALIZADOS
-OPCIONES DE IMPRESIN
MDULO 8. CASO PRCTICO
MDULO 1. CONCEPTOS BSICOS SOBRE
PROYECTOS
-INTRODUCCIN A LA GESTIN DE PROYECTOS
-TAREAS, RECURSOS, COSTES

PROYECTO
Esfuerzo temporal necesario para la creacin de un
producto nico.
ESFUERZ Conjunto de RECURSOS, tanto

O HUMANOS como MATERIALES
necesarios.
TEMPORA Limitacin en el tiempo.

L Fecha de inicio y una fecha de finalizacin.
El desarrollo de todo proyecto est sujeto a
tiempos.
PRODUC Especialmente dirigido a un tipo de cliente,
TO mercado, poblacin, etc.
NICO Se centra en alcanzar un objetivo claro.
PROYECTO
-Iniciativa nueva o nica.
-con un principio y un final.
-llevado a cabo por personas.
-para alcanzar un objetivo especfico.
-dentro de unos parmetros acordados de tiempo, coste y

calidad.
FACTORES COMUNES A LOS PROYECTOS
-Complejidad.
-Los recursos no tienen rendimientos homogneos y

predecibles..
-El precio suele estar acotado.
-Los recursos son limitados.
-Hay muchas actividades que deben ser sincronizadas.
-El tiempo de finalizacin est limitado.
-Utilizacin de grandes cantidades de recursos.

ASPECTOS MS IMPORTANTES EN UN
PROYECTO
-Qu vamos a producir?
-Cmo vamos a hacerlo?
-En cuanto tiempo?
-Cunto va a costar?
-Qu recursos necesitamos?
-Qu riesgos estamos corriendo?

GESTIN DE PROYECTOS
MBITO DE APLICACIN DE GESTIN DE PROYECTOS:
-Ingeniera -Creacin de empresas

-Construccin -Informtica
-Industria -Publicidad
-Otros (cada vez ms generalizado)
DE INTERS PARA:
-Jefes de proyecto
-Miembros de equipos trabajando en proyectos
-Supervisores de diferentes proyectos
-Clientes de proyectos
-Consultores
DIRECCIN Y GESTIN DE PROYECTOS
-Es un conjunto de procesos, tcnica y sistemas para planificar
de forma eficaz un proyecto.
-Implica manejar, interrelacionar y asignar tareas y recursos

(personal, equipamiento y materiales).
Habilidade Habilidade
s s
personale tcnicas
s
Habilidade
s
de gestin
QU ES GESTIN DE PROYECTOS?
Es una forma de organizacin de empresas y organismos
basada en gestionar cada uno de los productos o servicios
demandados por sus clientes como proyectos.
ORGANIZACIN FUNCIONAL ORGANIZACIN DE
PROYECTOS
Organizacin
Necesidad funcional
del cliente Director
Producci Administraci Marketing/Vent

Diseo n as
n
Organizacin de
Necesidad proyectos
del cliente = Director de
proyecto proyecto
Producci Planificaci Abastecimie Jefe de

Resp. Diseo Ingeniera
n n nto Legal
ORGANIZACIN MATRICIAL:
Fabricaci
Diseo Finanzas Marketing
n
Jefe de
Proyecto
A
Jefe de Combina la organizacin
Proyecto Funcional con la Gestin de
B proyectos
Jefe de
Proyecto
C
GESTIN DE PROYECTOS
Est compuesta por procesos.
Estos procesos se agrupan en 9 reas de conocimiento:
1. Gestin
2. Gestin del 3. Gestin del
integral del
alcance tiempo
proyecto
6. Gestin de
4. Gestin de 5. Gestin de la
los recursos
costes y cobros calidad
humanos
7. Gestin de la 8. Gestin del 9. Gestin de

comunicacin riesgo los contratos
GESTIN DE PROYECTOS
1. Gestin integral del proyecto
-Desarrollo del plan de proyecto
-Ejecucin del plan de proyecto
-Control de cambios
GESTIN DE PROYECTOS
2. Gestin del alcance
-Definicin y delimitacin del alcance
-Verificacin del alcance
-Control de modificaciones de alcance

GESTIN DE PROYECTOS
3. Gestin del tiempo
-Definicin de actividades o tareas
-Estimacin del tiempo de cada tarea
-Desarrollo de la programacin
-Secuenciacin
-Control de programacin
GESTIN DE PROYECTOS
4. Gestin de costes y cobros
-Planificacin de recursos
-Estimacin de costes
-Presupuestos
-Control de coste
-Seguimiento de facturacin de hitos

GESTIN DE PROYECTOS
5. Gestin de calidad
-Planificacin de la calidad
-Control de la calidad
GESTIN DE PROYECTOS
6. Gestin de recursos humanos
-Organizacin del equipo de proyecto
-Asignacin de cometidos y
responsabilidades
-Motivacin del equipo

GESTIN DE PROYECTOS
7. Gestin de la comunicacin
-Planificacin de la comunicacin
-Distribucin de informacin
-Informacin de seguimiento
GESTIN DE PROYECTOS
8. Gestin de riesgo
-Identificacin de factores de riesgo
-Anlisis cualitativo y cuantitativo del riesgo
-Definicin de puntos de control
-Planificacin de medidas alternativas

GESTIN DE PROYECTOS
9. Gestin de compras
-Planificacin de las compras
-Seleccin de los proveedores
-Peticiones de compras
-Administracin de contratos
-Recepcin de equipos
-Cierre de contratos
GESTIN DE PROYECTOS
10. Gestin del cierre del proyecto
-Verificar el cumplimiento del alcance
-Verificacin de lista de asuntos pendientes
-Firma de conformidad del cliente

PROYECTO
Antes del comienzo de un Proyecto:
OBJETIVO
TAREAS
QUIN SE ENCARGA?, CUANDO COMIENZAN?, CUANTO

TARDAN?
PROYECTO
Elementos de un Proyecto:
TAREA Tambin llamadas pasos, se

requieren para completar un
proyecto y definen el mbito del
objetivo del mismo.
HITO Representa un evento o condicin que marca
la finalizacin de un grupo de tareas
relacionadas o la finalizacin de una fase del
proyecto.
RECURSO Lo constituye cualquier espacio o elemento
para realizar una tarea
RECURSOS
Utilizados para realizar un proyecto, son
fundamentalmente:
PERSONALES O HUMANOS
MATERIALES
COSTO
RECURSO Constituidos por persona fsicas:
S un jardinero, un delineante,
HUMANO
S
RECURSOS MATERIALES: cemento, cable,

MATERIALE postes, hierro, clavos,
S
EQUIPAMIENTO: pala excavadora,
hormigonera, taller,
ECONMICOS: dinero o recurso

financiero.
COSTO Aquellos que suponen un gasto en el

proyecto (dietas, vuelos,)
TEMPORALIDAD
El proyecto siempre queda delimitado entre una FECHA
DE COMIENZO (FC) y una FECHA DE FINALIZACIN (FF).
Normalmente se conoce la fecha de comienzo, a partir de

la cual, enlazando TAREAS, se obtiene una fecha de
finalizacin
1 2
FC FF
pero en ocasiones lo que se conoce es la fecha en la

que el proyecto tiene que estar concluido, calculando
retrospectivamente a partir de esa fecha, cundo se debe
comenzar.
2 1
HITOS
HIT HIT HIT

O O O
TAREA 1 TAREA 2 TAREA 3 TAREA 4
1 2
RECURS
TAREA COSTO
O
TAREA 1
RECURSO 1
TAREA 2
RECURSO 2
TAREA 2
RECURSO 3
TAREA 3
TRINGULO DEL PROYECTO
-TIEMPO: es la delimitacin ms habitual de cualquier

proyecto, el tiempo limitado para el desarrollo del mismo.
-COSTE: no slo es el dinero, son todos los recursos

requeridos para la realizacin del proyecto, incluye a las
personas y el equipamiento.
-MBITO. Se distinguen dos tipos de mbito:
-mbito del producto: describe la calidad,

caractersticas y funciones del producto.
-mbito del proyecto: se mide en tareas y fases.

El administrador del Proyecto deber realizar un balance

de las delimitaciones de TIEMPO, AMBITO Y COSTE.
COST MBIT
E O
TIEMP
O
Si un Proyecto se representa por un tringulo con una

superficie determinada
COST MBIT
E O
TIEMP
O
y el COSTE disminuye por recortes de presupuesto,

puede ser necesario aumentar el TIEMPO o disminuir el
MBITO
MBIT
O
COST
E
TIEMPO
Si un el TIEMPO
disminuye por razones
de calendario, por
ejemplo, puede ser
necesario aumentar el
COSTE o disminuir el
MBITO del proyecto MBIT
O
COST
E
TIEMPO
Si el TIEMPO aumenta
por razones de
calendario, por
ejemplo, el MBITO o/y
el COSTE se vern
repercutidos en el
tringulo
MBIT
O
COST
E
TIEMPO
Si una vez comenzada la ejecucin del Proyecto, es el

MBITO el que aumenta, aumentarn en consecuencia el
COSTE y el TIEMPO producindose lo que se denomina un
INCREMENTO DE MBITO.
COSTE MBITO COSTE MBITO
TIEMP
O
TIEMPO
GESTIN DE PROYECTOS. PRIMERAS
PAUTAS.
ADMINISTRACIN DE PROYECTOS: es el proceso de

planificar, organizar y administrar tareas y recursos para
alcanzar un objetivo concreto, generalmente con
delimitaciones de tiempo, recursos o costo.
PLAN DE PROYECTO: fundamental para que se desarrolle

bien el PROYECTO. Puede ser:
-Sencillo. Una lista de tareas y sus fechas de comienzo y

fin escritas en un bloc de notas.
-Complejo: puede estar formado por miles de tareas y

recursos, y un presupuesto del proyecto de millones de
euros.
Los pasos iniciales para una buena gestin del PROYECTO
son:
-Definir la lista de TAREAS e HITOS.
-Estimar la duracin de cada TAREA.
-Determinar las relaciones (o vnculos) entre las TAREAS.
-Construir la estructura de descomposicin del trabajo

(Work Breakdown Structure, WBS)
-Establecer una evaluacin de los RECURSOS del

PROYECTO.
-Elaborar una asignacin de RECURSOS A LAS TAREAS.
-Conseguir una optimizacin en la estructura.

GESTIN DE PROYECTOS.
DEFINICIN DE TAREAS E HITOS:
HIT HIT HIT

O O O
TAREA 1 TAREA 2 TAREA 3 TAREA 4
1 2
Fecha de Fecha de
comienzo finalizaci
n
ESTIMAR LA DURACIN DE LAS TAREAS:
-HISTORIA: consiste en establecer una consultora para

documentarse sobre proyectos similares realizados con
anterioridad y recoger datos histricos. Cmo se hicieron,
cunto duraron sus tareas,
-PARTICIPACIN: consiste en contar con personas que

tengan experiencia en proyectos idnticos o hayan
participado en ellos, aunque sea bajo otras circunstancias.
-INTUICIN: contar con personas que hayan trabajado en

proyectos similares y por tanto pueden deducir e intuir
bajo esa experiencia, duraciones en circunstancias casi
iguales.
-INDETERMINACIN: hacer una estimacin, cuando nos

enfrentamos por primera vez a un proyecto (a voleo, por
impulsos, de forma indeterminada).
DEMORA
Hay tareas que pueden desplazarse en el tiempo,

establecindose una diferencia entre fechas de comienzo,
denominada DEMORA.
No influyen en el desarrollo de las TAREAS que vienen

despus.
No modifican la fecha de finalizacin de proyecto:
MRGEN DE DEMORA PERMISIBLE.

DEMORA PERMISIBLE
DURACIN DE LA
TAREA
F F
C F
TAREA
DEMOR
A
DEMORA
Hay tareas que no permiten demoras: TAREAS CRTICAS,
que pertenecen a la RUTA CRTICA.
Al moverlas en el tiempo, alterarn la fecha de finalizacin del

proyecto.
RUTA CRTICA Nueva Fecha de
Finalizacin (FF)
DURACIN DE LA
TAREA
F F
C F
TAREA CRTICA
DEMOR
A
DETERMINAR LAS RELACIONES (O VNCULOS) ENTRE LAS
TAREAS:
-Las tareas se suceden a lo largo de la vida del

PROYECTO, desde la fecha de comienzo (FC) hasta la
fecha de finalizacin (FF).
-Toda tarea tiene otra tarea que se ejecuta antes que ella,
excepto la TAREA INICIAL.
-La tarea que se ejecuta antes de la tarea actual se llama

TAREA PREDECESORA.
-Toda tarea tiene una tarea que se ejecuta despus de

ella, excepto la TAREA FINAL.
-La tarea que se ejecuta despus de la TAREA ACTUAL, se

llama TAREA SUCESORA.
VNCULOS ENTRE TAREAS:
-FIN A COMIENZO (FC): una tarea no puede comenzar

hasta que no acabe la otra (la anterior o predecesora).
-COMIENZO A COMIENZO (CC): una tarea no puede

comenzar hasta que no comience otra.
-FIN A FIN (FF): una tarea no puede finalizar hasta que no

finalice otra.
-COMIENZO A FIN (CF): una tarea no puede finalizar hasta

que no comience la otra (se da en raras ocasiones)
FIN A COMIENZO (FC)
Es el tipo de vnculo ms frecuente.

La tarea B una tarea no puede comenzar hasta que no
acabe la tarea A.
TAREA A
TAREA B
EJEMPLO: en una obra de construccin, el vertido de

hormign (Tarea B) no puede comenzar hasta que no
haya concluido la tarea de encofrado (Tarea A).
COMIENZO A COMIENZO (CC)
La tarea B una tarea no puede comenzar hasta que no

comience la tarea A.
TAREA A
TAREA B
EJEMPLO: cuando comienza la tarea de contratacin de

personal (Tarea A), comienza la tarea de formacin y
preparacin para los puestos (Tarea B).
FIN A FIN (FF)
La tarea B no puede finalizar hasta que no finalice la tarea A.
TAREA A
TAREA B
EJEMPLO: hasta que no finalice la obra de jardinera de una

urbanizacin (Tarea A), no finalizan los alquileres de las
herramientas necesarias a una empresa de suministros,
cortacspedes, cortabordes, etc. (Tarea B).
COMIENZO A FIN (CF)
Es el vnculo menos frecuente.

La tarea B no puede finalizar hasta que no comience la tarea
A.
TAREA A
TAREA B
EJEMPLO: la actividad de aplicacin de una vacuna a la

comunidad (tarea B)
no puede finalizar hasta que no comience la aplicacin de
otra vacuna ms eficaz (tarea A).
MDULO 2. INTRODUCCIN GENERAL A LA
HERRAMIENTA
-INTRODUCCIN A MS PROJECT 2010
-MENS Y FUNCIONALIDADES
-CREACIN DE UN PROYECTO
MICROSOFT PROJECT 2010
Software para la gestin de proyectos:
-Organizar la informacin acerca de:
-la asignacin de tiempos y tareas.

-los costos asociados y los recursos, tanto de trabajo
como materiales, del proyecto.
-Para que se puedan respetar los plazos sin exceder el

presupuesto y conseguir as los objetivos planteados.
Modo de programacin:
-Programa el comienzo y el fin de una tarea teniendo en

cuenta:
-las dependencias entre tareas, las delimitaciones y

las interrupciones, como das festivos y vacaciones.
-Frmula:
duracin = trabajo / esfuerzo de recurso

Modo de programacin:
Ejemplo:
-Si tres mecnicos trabajan dos das en una tarea, con un esfuerzo de
8 horas diarias, el trabajo de cada recurso es de 16 horas (2 das por 8
horas).
-El esfuerzo total de los recursos es de 24 horas (3 mecnicos por 8

horas).
-El trabajo total en la tarea es de 48 horas (2 das por 8 horas por 3

mecnicos)
-La duracin (2 das) = trabajo (48 horas) / esfuerzo del recurso (3

mecnicos x 8 horas)
Doble clic en
Programa
Inicio de
programa:
pestaa Tarea
Botones de Pestaas de acceso a
acceso rpido diferentes acciones
Pestaa
Recurso
Pestaa
Proyecto
Pestaa Vista
Pestaa
Formato
Pestaa
Archivo
Escala del
tiempo
rea del Grfico de

Tabla de tareas
Gantt
Para dejar de
visualizar la
Escala del
Pestaa Vista tiempo hacer
clic aqu
Vista inicial Diagrama de

Vista inicial Tablas,
Gantt ,
clic y aparecen otras vistas
clic y aparecen otras vistas
Primera accin:
Archivo,
Guardar
comompp
3. Informacin del
proyecto: clic
Propiedades
avanzadas o
Estadsticas del
1. Archivo Proyecto cuando el
trabajo est ms
desarrollado
2.
Informacin
4. Propiedades
avanzadas
5. Estadsticas del
Proyecto
Establecer Fecha de
comienzo, finalizacin,
Programar a partir del
Comienzo o Final,
Fecha Actual
Fechas de estado para
Seguimiento,
Calendario del proyecto,
Prioridad.
Establecer Fecha de
Comienzo o Final,
Desde la pestaa Proyecto, Fecha Actual
pestaa Informacin Fechas de estado para
del proyecto podemos Seguimiento,
acceder a la misma Calendario del proyecto,
informacin Prioridad.
Establecer Fecha de
Comienzo o Final,
Fecha Actual
Desde la Escala del Fechas de estado para
Tiempo, haciendo doble Seguimiento,
clic, podemos acceder a la Calendario del proyecto,
misma informacin Prioridad.
2. Cambiar 3. Cambiar
1. Pestaa calendario
tiempo de
Proyecto laboral
trabajo
A calendario
24 horas
A calendario
turno de
noche
O crear un
calendario
nuevo
Observamos
cmo est
configurada la
jornada laboral
En opciones se
pueden cambiar
horarios y
jornadas
laborales
Se pueden
introducir
Excepciones,
como das
festivos
Se pueden
cambiar los
horarios de las
semanas
laborales
MDULO 3. TRABAJANDO CON TAREAS
-CREACIN DE LISTA DE TAREAS
-PROGRAMACIN DE TAREAS
-TAREAS REPETITIVAS
PLANIFICACIN Y PROGRAMACIN DE UN
PROYECTO
EL CICLO DE LA VIDA
PROYECTO
EL CICLO DE LA VIDA
EL CICLO DE LA VIDA
DE UN PROYECTO
Iniciacin
Planificacin
/
Programaci
n
Ejecucin Control
Cierre
PROYECTO
EL CICLO DE LA VIDA
PROYECTO
EL CICLO DE LA VIDA
PROYECTO
EL CICLO DE LA VIDA
PROYECTO
EL CICLO DE LA VIDA
PROYECTO
EL CICLO DE LA VIDA
PROYECTO
EL CICLO DE LA VIDA
PROYECTO
PROCESO DE ESTIMACIN DE RECURSOS, TIEMPOS
Y CARGAS
PROYECTO
Y CARGAS
PROYECTO
Y CARGAS
PROYECTO
Y CARGAS
PROYECTO
Y CARGAS
EDT: Estructura de Descomposicin de tareas
WBS: Work Breakdown Structure
PROYECTO
Y CARGAS
PROYECTO
Y CARGAS
PROYECTO
Y CARGAS
PROYECTO
Y CARGAS
PROYECTO
Y CARGAS
PROYECTO
Y CARGAS
PROYECTO
Y CARGAS
PROYECTO
Y CARGAS
PROYECTO
Y CARGAS
PROYECTO
Y CARGAS
PROYECTO
Y CARGAS
PROYECTO
Y CARGAS
PROYECTO
Y CARGAS
Como construir la EDT
Aproximacin de Arriba-hacia-Abajo (Todo el equipo o por equipos)
Parte de la Meta u Objetivo General
Establece las actividades al primer nivel
Descompone el trabajo iterativamente identificando actividades y tareas a realizar (por
actividad/nivel)
Aproximacin de Abajo-hacia-Arriba (Por equipos)
Ms parecido a una sesin de lluvia de ideas
Establece las actividades al primer nivel
Se proponen actividades que hay que realizar, y las organizan en actividades relacionadas
Posteriormente se organizan stas por niveles
Para proyectos pequeos se propone el uso de mapas mentales
PROYECTO
Y CARGAS

Aproximacin basada en los Sustantivos
Definen las tareas del proyecto en trminos de componentes fsicos o funcionales que lo
conforman
Ejemplo (con Objetos fsicos): Para construir una bicicleta, los componentes incluyen el
marco, las llantas, la suspensin, los engranajes y los frenos
Ejemplo (por descomposicin funcional): Para construir una bicicleta, la funcionalidad
incluye el sistema de manejo, el sistema de velocidades, el sistema de frenos y el sistema de
traccin
PROYECTO
Y CARGAS

Aproximacin basada en los Verbos
Definen las tareas del proyecto en trminos de las acciones que deben realizarse para
producirlo
Ejemplo de ciclo de desarrollo: Analizar-Disear-Construir-Probar-Implantar (Se utiliza en
proyectos que siguen una metodologa)
Ejemplo basado en Objetivos: Se basa en los objetivos que se han establecido para el
proyecto (Puede ser til cuando se requiere reportar continuamente, pero puede ser
problemtico porque los objetivos no siempre son claros)
PROYECTO
Y CARGAS

Aproximacin basada en la Organizacin
Definen las tareas del proyecto en trminos de las unidades organizacionales que trabajarn
en el proyecto
La descomposicin es paralela a la organizacin
Puede ser
Geogrfica
Departamental
Por funcin o proceso de negocio
PROYECTO
Y CARGAS
PROYECTO
Y CARGAS
PROYECTO
Y CARGAS
PROYECTO
Y CARGAS
PROYECTO
Y CARGAS
PROYECTO
Y CARGAS
PROYECTO
Y CARGAS
PROYECTO
Y CARGAS
PROYECTO
Y CARGAS
Fuentes de estimacin
Expertos que hayan realizado tareas similares.

Por Analoga con otros proyectos en los que hayamos
trabajado previamente.
Cuantitativa = Clculo o simulacin:
(Una apisonadora allana X m2 por hora. Si
una carretera tiene Y m2 precisaremos Y/X
horas de apisonadora para allanarla)
PROYECTO
Y CARGAS
PROYECTO
Y CARGAS
PROYECTO
Y CARGAS
PROYECTO
Y CARGAS
PROYECTO
Y CARGAS
Matriz de responsabilidades
PROYECTO
Y CARGAS
Crear una lista de
tareas
Nuevas tareas: pueden ser programadas

manualmente (versin 2010) por defecto o
programadas automticamente
Archivo
Opciones
Nuevas tareas: pueden ser programadas

manualmente (versin 2010) por defecto o
programadas automticamente
Crear una lista de
tareas
Icono que muestra que

las tareas se introducen
manualmente
? Muestra que falta

informacin para definir
la tarea
Crear una lista de
tareas
Duracin
Puede introducirse
un texto cualquiera
si no se sabe
seguro la duracin Se observan ya las
Duracin: vistas cronolgicas
de la duracin en el
m min = minuto diagrama de Gantt
h hora = hora
d da = da
s sem = semana
ms mes = mes
aadiendo ? = duracin
estimada
Aadiendo t = tiempo
transcurrido (no se atiene al
calendario del proyecto, sino
a jornadas de 24 h, por
ejemplo el fraguado de
materiales)
Crear una lista de
tareas
Comienzo
Puede introducirse
un texto cualquiera
si no se sabe
seguro la fecha de
comienzo
Crear una lista de
tareas
Podemos cambiar el
modo de Automticamente se Las barras de
programacin manual marca una fecha de Automticame la tareas
a automtico para comienzo y de nte cambia el programadas
cualquier tarea finalizacin aspecto de la manualmente
independientemente y barra de la tienen
cambia el icono. duracin para diferente
la tarea formato si
autoprogramad tienen o no
a fecha de
comienzo y
finalizacin
Desde aqu
tambin se puede
cambiar el Modo de
las nuevas tareas
Crear una lista de creadas,
tareas Autoprogramar o
Programar
manualmente
Podemos
autoprogramar todas
las tareas a la vez, Automticamente se Automticamente
aunque es marca una fecha de cambia el aspecto de
aconsejable comienzo y de las barras de
comenzar con finalizacin duracin
programacin
manual, que es ms
flexible, hasta que
tengamos clara la
duracin de las
tareasaqu tambin se puede cambiar el Modo de
Desde
las nuevas tareas creadas, Autoprogramar o
Programar manualmente
Hacemos Clic
Si introducimos una y no aparece en
en
duracin para una el diagrama de
Desplazarse a
tarea Gantt
tarea
Podemos
autoprogramar todas
las tareas a la vez,
aunque es
aconsejable
comenzar con
programacin
manual, que es ms
flexible, hasta que
tengamos clara la
duracin de las
tareas
y aparecer la
tarea con su
duracin en el
Diagrama de Gantt.
Mostrar duracin
en Das.
Podramos
cambiarlo aqu, a
Si introducimos
otro tipo de
una duracin con
unidades de
un nmero, por
duracin (m, h,
defecto sern das
sem, ms)
si lo tenemos as
configurado. Ir a
Archivo, Opciones
de Project,
Programacin y
Podemos
seleccionar la
tarea o tareas que
queremos cambiar
del modo de
Programar
manualmente a
Autoprogramar
desde aqu
y cambia el
aspecto de las
barras del
Diagrama de
Gantt.
Si tenemos una
serie de tareas
programadas
automticamente y
queremos
agruparlas en
fases
o haciendo clic en
Tarea , insertamos
una tarea nueva
tenemos que
Insertar Tarea,
seleccionado una
fila y haciendo clic
en el botn
derecho del ratn
y aplicamos
sangra a las tareas
seleccionadas que
pasan a formar
parte de una fase
Para agrupar las

tareas dentro de
las fases,
seleccionamos las
filas
correspondientes
En el Diagrama de
Gantt, las fases
aparecen con otro
formato.
Pasando el cursor
sobre ellas,
tenemos
informacin sobre
Ahora podemos el nombre de la
ocultar o hacer tarea, duracin,
visibles las tareas FC y FF.
de cada fase Si hacemos con el
botn derecho del
ratn, tenemos
ms opciones,
como informacin,
Autoprogramar,
Desde Formato, podemos mostrar u
ocultar Tareas de resumen, Tareas
de resumen del proyecto y
Nmero de esquema.
Tareas de
resumen del
proyecto
Tareas
Nmero de
de resumen
esquem
a
Ahora podemos
ocultar (+) o hacer
visibles (-) las
tareas de cada fase
o haciendo clic en
Hito
Hemos y en el
introducido Cualquier Diagrama
unas tarea tarea que le de Gantt se
especiales demos representa
denominada duracin 0 con un
s hitos al se convierte smbolo
final de en hito especial
cada fase. (rombo).
o a travs de
Informacin de la tarea,
Avanzado, Marcar
tarea como hito
Podramos convertir cualquier

tarea que no tenga duracin 0
en hito, seleccionando una
tarea y con el botn derecho
en Notas de tareas, Avanzado, Marcar tarea como
Marcar tarea como hito... hito
2. Hacemos clic en
Vincular Tareas
1. Para vincular una

serie de tareas,
seleccionamos las filas y
Respetar vnculos
hace que tengan
prioridad los vnculos
entre tareas que las f
echas establecidas de
comienzo y finalizacin
de las mismas.
Tambin se pueden Las tareas aparecen

vincular, haciendo clic ahora vinculadas en el
en una tarea en el Diagrama de Gantt.
Diagrama de Gantt y
arrastrndola hasta la
siguiente.
En Archivo, Opciones,
programacin, podemos hacer
Vincular automticamente
las tareas insertadas o
desplazadas (esta opcin no
est seleccionada por defecto
en el programa). De otra
manera, tenemos que
desvincular y volver a vincular
las tareas preexistentes con
las nuevas insertadas
En Archivo, Opciones,
programacin, el programa
hace Actualizar tareas
programadas manualmente
al editar vnculos. Si
cancelamos esta seleccin,
dejarn de moverse las tareas
cuando se establezcan
vnculos entre tareas
programadas manualmente.
Podemos quitar el vnculo entre
Hacemos clic en Vincular las tareas seleccionadas,
Tareas presionando Desvincular
tareas.
todas las tareas

Si seleccionamos todas
aparecen ahora
las tareas y las
vinculadas en el
vinculamos
Diagrama de Gantt
Para estructurar las tareas,
podemos crear una columna
adicional, donde las tareas se
ordenen segn una Estructura
Detallada de Trabajo, EDT (en
ingls, WBS Work Breakdown
Structure)
En Proyecto, EDT se puede
personalizar
el cdigo
Si hacemos doble
clic sobre la lnea de
vinculacin de
tareas, podemos
cambiar el tipo de
dependencia
entre tareas (FC,
CC, FF ,CF o
ninguna) y realizar
una Posposicin
Podemos realizar una
Posposicin
positiva o negativa
de una tarea
Posposicin de 0 das
Posposicin positiva de 2
das
Posposicin negativa de
2 das
Pueden indicarse las
Posposiciones en
porcentajes (%)
Posposicin positiva de
20%
Posposicin negativa
-20%
Con este comando, podemos
Dividir tareas, haciendo
clic
Nos situamos en la barra de la tarea que queremos dividir y

la estiramos, marcando un perodo de tiempo en que esa
tarea no se va a realizar
Podemos hacer ms de una divisin en una tarea y se se

pueden volver a unir arrastrando las secciones de barra
hasta convertrilas en una de nuevo.
En esta columna, podemos ver la lista de tareas predecesoras.
Si cambiamos el orden de seleccin de las tareas al
vincularlas, cambiar la lista de tareas predecesoras.
Por ejemplo, si desvinculamos las tareas 3, 4 y 5; y las
volvemos a vincular seleccionando primero la 5, luego la 4 y
finalmente la 3, cambiar la lista de predecesoras, que se
reflejar tambin en el Diagrama de Gantt.
Se puede hacer un Filtro en el tipo de Vista,
si queremos, por ejemplo ver slo los Hitos:
interesante si tenemos un programa de tareas
muy extenso.
Tambin se pueden desplazar
los hitos sobre la grfica de
Escala de tiempo
as quedan los hitos as quedan los hitos

reflejados sobre la Escala de reflejados sobre la Escala de
tiempo tiempo
Podemos arrastrar los hitos desde el cuadro de

tareas a la barra de Escala del Tiempo y soltarlas
all
Tambin se pueden
desplazar los hitos sobre la
grfica de Escala de tiempo,
cambiar el formato o quitar
de la Escala de tiempo
Tambin se pueden Agregar
tareas a escala de tiempo
desde tarea, Propiedades.
Pasando el cursor o haciendo clic,
obtenemos informacin sobre las
tareas.
Haciendo clic con el botn derecho
tenemos ms opciones y podemos
cambiar el Formato.
Tambin pueden arrastrarse

Tareas a la Escala del tiempo,
para visualizarlas en esta
manera
Podemos introducir tareas
peridicas, desde Insertar, Tarea,
Tarea peridica.
Aparece una ventana de Informacin
de tarea repetitiva donde pueden
modificarse caractersticas como la
duracin, tipo de repeticin,
comienzo, etc.
Podemos introducir tareas
peridicas, desde Insertar, Tarea,
Tarea peridica.
Aparece una ventana de Informacin
de tarea repetitiva donde pueden
modificarse caractersticas como la
duracin, tipo de repeticin,
comienzo, etc.
Smbolo que
indica que se
trata de una Las reuniones aparecen
tarea peridica marcadas en el Diagrama de
Gantt
Reuniones
marcadas con
autoprogramacin
Reuniones
marcadas con
Aparecen en la tabla, todas las
programacin
reuniones creadas a partir de los
manual
datos introducidos en la
programacin
Se seleccionar las filas de las
tareas que queremos agrupar y
se hace clic en Resumen.
Las tareas se sangran
automticamente creando una
Tarea de resumen nueva
Se pueden insertar tareas El formato es diferente en el

nuevas a partir de Resumen Diagrama de Gantt
Se seleccionar las filas de las
tareas que queremos agrupar y
se hace clic en Resumen.
Las tareas se sangran
automticamente creando una
Haciendo clic dos veces aparece

una ventana de Informacin de
tarea resumen
Hacer clic en Tarea, Fila en
blanco
Tambin podemos crear una

insertando una Fila en blanco,
introduciendo un nombre a esa
tarea y sangrando las que
vayan a formar parte de su
grupo
Haciendo clic dos veces en la
tarea de resumen, aparece
una ventana de Informacin
Seleccionando filas, podemos insertar, eliminar,
desactivar, copiar o cortar y pegar tareas,
haciendo clic en el botn derecho del ratn
(podemos utilizar ctrl+c, para copiar;ctrl+x, para
cortar;ctrl+v para pegar, supr para eliminar, etc.)
Podemos desplazar tareas arrastrando una
seleccin de tareas, o copiar si presionamos ctrl
(aparece un signo +).
Tambin podemos Programar manualmente o
Autoprogramar, obtener ms Informacin o
agregar las tareas seleccionadas a la Escala de
tiempo.
Podemos establecer restricciones para
una tarea, a travs de Informacin de la
tarea (doble clic en la tarea), Avanzado,
Tipo de restriccin:
Lo antes posible, aparece por defecto
si hemos programado el proyecto a partir
de una fecha de comienzo.
Lo ms tarde posible, si lo hemos
hecho con fecha de finalizacin.
No comenzar antes del
No comenzar despus del
No finalizar antes del
No finalizar despus del
Si por ejemplo, ponemos como restriccin
No comenzar antes del podremos
seleccionar una Fecha de restriccin en el
calendario que aparece a la derecha.
Es una restriccin flexible.
Aparecer entonces un icono en la columna de
Indicadores, que significa que hay una restriccin. El diagrama de Gantt tambin se ver afecta por
Al pasar el cursor por encima, nos indica que tipo la restriccin.
de restriccin tiene la tarea.
Si por ejemplo, ponemos como restriccin
Debe comenzar el podremos
seleccionar una Fecha de restriccin en el
calendario que aparece a la derecha.
Es una restriccin inflexible, y el icono
de la barra de Indicadores muestra un
cuadradito rojo.
Podemos agregar Notas de
tareas, desde Propiedades
En la ventana Informacin de
la tarea, Notas, podemos
En la tabla de tareas, columna de
escribir las anotaciones que
indicadores, aparece un icono nuevo. Al
queramos.
pasar el curso por encima aparece la nota.
Si hacemos clic dos veces, aparece la
ventana de Informacin de la tarea.
En la pestaa de Formato, podemos
seleccionar Tareas crticas (cuya
modificacin en la duracin puede alterar la
finalizacin de una fase o del final del
proyecto) que forman una secuencia llamada
Ruta Crtica.
Las tareas
crticas
aparecen
marcadas en
rojo.
Desde Vista,
podemos Resaltar
las tareas crticas
Las tareas crticas

aparecen marcadas
en rojo en el
Diagrama de Gantt.
Desde Vista,
podemos establecer
un Filtro para las
tareas crticas
Ahora solo aparecen

Ahora solo aparecen las tareas crticas en
las tareas crticas en el Diagrama de
la Tabla. Gantt.
Desde Vista,
podemos Agrupar
las tareas crticas.
Las Tareas crticas Las Tareas crticas

aparecen en un aparecen en un
grupo. grupo.
Tambin se pueden
ordenar, agrupar o
filtrar los datos de las
columnas en cada una
de las pestaas de la
tabla
Desde Vista, en
Tablas, podemos
seleccionar
Programacin.
Entonces aparecen cuatro columnas nuevas, Lmite de Las Tareas crticas

comienzo, Lmite de finalizacin, Demora permisible tienen Margen de
(afecta a las fases) y de Margen de demora total demora 0.
(afecta a todo el proyecto).
Desde Archivo, Opciones, Avanzado,
podemos personalizar cuando consideramos
que una tarea es considerada crtica (por
defecto cuando el margen de demora es
menor o igual que 0).
Las Tareas crticas

tienen Margen de
demora 0.
En la pestaa de Formato, podemos seleccionar
Demora (tareas que admiten demora). La pestaa
de tareas retrasadas se utilizar cuando comience
el perodo de seguimiento.
Una lnea marca el margen

de los das de mora
admisible (holgura).
En Vista, diagrama de Gantt, podemos
seleccionar Gantt detallado.
Se marcan tambin los das

de demora permisible para
cada tarea.
Podemos desactivar temporalmente tareas,
desde Tarea, Desactivar.
En el Diagrama de Gantt, la
barra de dicha tarea,
aparece semitransparente.
Las tareas
vinculadas
sucesoras,
retroceden a
La tarea desactivada, la fecha de
aparece semitransparente comienzo de
y tachada. la fase.
La tarea predecesora y la
sucesora a la desactivada,
vuelven a vincularse ahora.
Tendramos que volver

a vincular la tarea
predecesora y la
sucesora a la tarea
La tarea desactivada, desactivada, para
aparece semitransparente recuperar el vnculo
y tachada. entre tareas previo
Podramos desactivar
tambin un grupo de tareas
o una fase.
Desde Vista de tareas, podemos visualizar nuestro proyecto en
forma de Diagrama de Red (Diagrama Pert =Project
Evaluation and Review Techniques)
Vnculos o Vnculos entre

dependencia entre tareas
tareas resumen o
fases
Ms Informacin de
Datos bsicos de las
las tareas, haciendo
tareas
doble clic
Cada tarea
aparece dentro de
un cuadro,
denominado
nodo
Para crear una
nueva tarea , hago
clic en la anterior y
la arrastro hasta la
nueva ubicacin.
Luego introduzco
los datos de la
nueva tarea en la
ventana
Informacin de la
tarea.
Para crear una
nueva tarea,
tambin puedo
hacerlo desde
Tarea, Insertar.
Formato
standard de Formato
las tareas Formato standard de los
resumen standard de las hitos
tareas
En Formato, Podemos mostrar
Contraer cuadro, u ocultar tareas
tenemos una de resumen o
vista resumida tareas de
del Diagrama de resumen del
Red proyecto
Formato Formato Formato

standard de standard de las standard de los
tareas resumen tareas hitos
Podemos mostrar u
ocultar Etiquetas de
vnculos, Vnculos
directos, etc.
Vnculos Etiquetas
directos de vnculos
Podemos
Se puede visualizar las
cambiar el tareas crticas y la
Formato de Ruta Crtica en
los cuadro, rojo
individualment
e para las
tareas, o
creando un
nuevo estilo de
Diseo.
Otras posible Vista es la de
Calendario
Haciendo clic dos

veces, obtenemos
Informacin de la
tarea
MDULO 4. TRABAJANDO CON RECURSOS
-TIPOS DE RECURSOS
-ASIGNACIN DE RECURSOS
-GESTIN EFICAZ DE RECURSOS

PROYECTO
Elementos de un Proyecto:
TAREA Tambin llamadas pasos, se

requieren para completar un
proyecto y definen el mbito del
objetivo del mismo.
HITO Representa un evento o condicin que marca
la finalizacin de un grupo de tareas
relacionadas o la finalizacin de una fase del
proyecto.
RECURSO Lo constituye cualquier espacio o elemento
para realizar una tarea
RECURSOS
Utilizados para realizar un proyecto, son
fundamentalmente:
PERSONALES O HUMANOS
(TRABAJO)
MATERIALES
COSTO
RECURSO Constituidos por persona fsicas:
S un jardinero, un delineante,
HUMANO
S
RECURSOS MATERIALES: cemento, cable,

MATERIALE postes, hierro, clavos,
S
EQUIPAMIENTO: pala excavadora,
hormigonera, taller,
ECONMICOS: dinero o recurso

financiero.
COSTO Aquellos que suponen un gasto en el

proyecto (dietas, vuelos,)
Desde Vista, vamos a Vista de
Recursos, Hoja de Recursos.
En la En la
columna columna
Nombre de Tipo,
recurso, definimos si
introducimos es:
la -Trabajo
denominaci -Material
n. -Costo
La Capacidad
nos indica la
disponibilidad de
ese recurso (por
ejemplo, si la
jornada laboral es
de 8 horas, 100%
equivaldra a 8
horas, 50% a 5
horas, etc.)
Desde Archivo,
Opciones,
Programacin,
podemos cambiar
las unidades de % a
valores decimales
(100% sera 1, 50%
sera 0,5, 400%
sera 4, etc)
Podemos crear
Grupo de
Recursos bajo una
denominacin.
En Etiquetas,
podemos
introducir por
ejemplo las
unidades (m)
En la
columna de En Tipo,
Nombre de seleccionam
recurso os Trabajo,
vamos Material o
introduciend Costo.
o los
recursos.
Desde la pestaa
Recurso, podemos
Agregar recursos de
trabajo, material,
costo.
Desde la pestaa Recurso, Se abre una
Asignar recursos, podemos ventana de
asociar los Recursos definidos a Asignar
las Tareas. Recursos
Tambin podemos
Asignar recursos
desde aqu.
Para realizar la asignacin,

seleccionamos con el cursor y
desde el cuadrado gris que
est a la izquierda, arrastramos
los Recursos hasta la Tarea que
queremos asignar (aparece un
icono de dos personas de perfil)
Automticamente se refleja la
asignacin en el Diagrama de
Gantt.
En la ventana de Asignar
recursos, aparecen con una
marca de verificacin.
Automticamente se refleja la
asignacin en el Diagrama de
Gantt.
Podemos modificar aqu las

unidades de los Recursos.
S/D nos permite seleccionar

que el recurso asignado sea el
utilizado salvo que est
sobreasignado (Solicitud), o
si el recurso asignado es el
nico que puede hacer esa
tarea (Demanda).
En blanco quiere decir que

cualquier recurso capacitado
puede usarse para esta tarea.
Tambin se pueden
Asignar recursos desde la
tabla, en la columna
Nombres de los
recursos.
Otra manera de visualizar los
recursos, desde Vista,
seleccionando Detalles.
Como tenemos una

disponibilidad del 100%
(Unidades) y la Duracin de
la tarea son 3 das, y la jornada
laboral son 8 horas, el Trabajo
sern 24 horas.
Aparece automticamente el
Formulario de tareas. duracin x unidades =
trabajo
Los cambios se
manifiestan en el
Diagrama de Gantt.
Desde el En Trabajo, se nos indican

Formulario de automticamente las horas
tareas, podemos correspondientes a 4 das de duracin
definir las por 8 horas de trabajo segn la jornada
unidades. laboral establecida (32 horas de trabajo)
Desde el Formulario de
tareas, podemos elegir Hacemos clic en Aceptar y se
cualquier tarea y asignar los nos actualizan los datos de
Recursos que queramos, dentro asignacin de Recursos.
de la columna Nombre del
recurso.
Los cambios se
manifiestan en el
Diagrama de Gantt.
Desde el
Formulario de
tareas, podemos
definir las
unidades.
Desde aqu
podemos fijar
Unidades,
duracin o
Trabajo
Trabajo fijo de una tarea, equivale
a decir que est condicionada por
el esfuerzo (la casilla se selecciona
sola y se inhabilita)
Los cambios se
manifiestan en el
Diagrama de Gantt.
Desde el
Formulario de
tareas, podemos
definir las
unidades.
Desde aqu
podemos fijar
Unidades,
duracin o
Trabajo
Haciendo clic con el botn
derecho en este espacio,
aparecen diferentes tipos
de vistas de detalles:
Recursos y
predecesoras, Recursos
y Sucesoras,
Predecesoras y
sucesoras, Trabajo,
Costo,
Si vamos a Vista, Hoja de
recursos, y hacemos doble clic en
un Recurso, aparece una ventana
nueva de Informacin del recurso
Podemos agregar
notas
recursos, y hacemos doble clic en
un Recurso, aparece una ventana
nueva de Informacin del recurso
Podemos asignar
un calendario
laboral especial a
este Recurso
(solo los
recursos de
trabajo tienen
calendario).
Si vamos a Proyecto, Cambiar
tiempo de trabajo, vemos que se
ha creado automticamente un
calendario asociado al Recurso de
tipo Trabajo.
Podemos
personalizar el
calendario para
cada Recurso de
trabajo.
Para programar las tareas
condicionadas por el esfuerzo (si
aadimos ms recursos a una tarea,
se reduce l duracin de la misma, y
si se eliminan recursos, se alarga).
Desde
Opciones,
Programacin,
seleccionamos
Las tareas
nuevas estn
condicionadas
por el
esfuerzo, que
por defecto en el
programa no
est
seleccionada.
En versiones
anteriores vena
activada por
defecto.
Volvemos a Vista, Hoja de
Recursos, y aadimos Recursos sin
que las tareas nuevas estn
condicionadas por el esfuerzo.
Si asignamos un nuevo Recurso a una

Tarea, no se modifica la duracin de la
misma cuando no esta seleccionada la
opcin C. por el esfuerzo.
Ahora hacemos que las tareas
nuevas estn condicionadas por
el esfuerzo.
En el Diagrama de Gantt se ve
En la tabla, vemos cmo se
que la duracin de la tarea se
reduce la duracin de la tarea.
reduce
Si previamente seleccionamos C. por el

esfuerzo, la asignacin de un nuevo
Recurso repercute en la duracin de la
tarea.
Si hacemos una posposicin
negativa entre dos tareas que
comparten Recursos, se puede
producir una Sobreasignacin
de recursos.
En la columna de Indicadores, aparece un nuevo icono
(mueco rojo) que refleja esa sobreasignacin en las
tareas.
Con el botn derecho del ratn, podemos seleccionar
Reprogramar para una fecha disponible.
Recursos.
Vemos en rojo los Recursos con

sobreasignaciones.
Tendramos que reubicar a este

Recurso o asignar ms
Recursos para esas tareas.

Recursos.
Si vamos a Vista, Uso de
recursos
Vemos en rojo las

horas
Vemos en rojo los Recursos con
sobreasignadas.
sobreasignaciones y las tareas
que tiene asignado cada
recurso.
Si vamos a Vista, Uso de
Tareas.
Vemos las tareas con

sobreasignaciones (con el Si vamos a Vista, Uso de
mueco rojo) y los recursos Tareas.
asignados a cada tarea.
Hacemos doble clic en una
asignacin, aparece una nueva
ventana de Informacin de la
asignacin.
Se pueden aplicar distintos

perfiles de trabajo: creciente,
decreciente, dos picos, pico
inicial, pico final, campana y
uniforme campana achatada..
Al cambiar el perfil de trabajo,
aparece un nuevo icono en la
columna de indicadores, que
representa el tipo de perfil
aplicado.
Desde Tarea y en Vista Uso de
Tareas, podemos modificar
manualmente el perfil
aplicado.
Desde el Formulario de
Recursos (Vista Diagrama de
Gantt, Detalles) podemos aadir
horas extras.
Si vamos a Vista, Uso de recursos,
podemos hacer un filtro de
Recursos sobreasignados.
Si vamos a Vista, Organizador
de equipo.
Si arrastramos esta tarea hacia

adelante en el tiempo, podemos
eliminar la sobreasignacin.
Vemos las tareas con recursos Nos indica la sobreasignacin de

asignados en la parte de arriba. las tareas en rojo.
Vemos las tareas sin recursos

asignados en la parte de abajo.

de equipo.
de equipo.
Ahora ya no hay tareas

sobreasignadas.
Mediante arrastres
podemos reorganizar el
Proyecto

de equipo.
Con el cursor sobre la banda gris
de Grfico de recursos o Diagrama
de Gantt, podemos ver un Grfico
de Recursos.
Para cada recurso, se muestran Para cada recurso, se muestran

por colores los recursos asignados por colores los recursos asignados
y sobreasignados (por encima del y sobreasignados (por encima del
100%). 100%).
Podemos modificar la
disponibilidad de Recursos, desde
Informacin del Recurso
(haciendo clic dos veces)
El cambio en la disponibilidad de
recursos puede alterar la
duracin de las tareas asignadas.
200 % equivaldra en este caso a

Definimos el margen de tiempo que
dos unidades (dos albailes por
estn disponibles esos recursos y
ejemplo) y 100% a una unidad
las unidades (%)
(un albail por ejemplo)
Desde Vista, Uso de Recurso,
podemos observar la
disponibilidad del recurso.
Con el botn derecho del ratn

sobre un cuadro de la tabla,
podemos seleccionar varias
opciones, entre ellas, la
Disponibilidad restante,
Sobreasignacin, trabajo
acumulado, etc.
Tambin desde el Grfico de
recursos, podemos observar la
disponibilidad restante.
Con el botn derecho del ratn

sobre un cuadro de la tabla,
podemos seleccionar varias
opciones, entre ellas, la
Disponibilidad restante,
Sobreasignacin, trabajo
La disponibilidad del recurso aparece
acumulado, etc.
en azul
Desde Recurso,
Redistribuir recursos, o redistribuir el proyecto
podemos resolver completo desde
conflictos de recursos y Redistribuir todo.
sobreasignaciones
o redistribuir el proyecto
completo desde
Redistribuir todo.
Estos datos de prioridad los

Podemos insertar una utiliza el programa a la
columna nueva de hora de redistribuir tareas.
Prioridad para que
aparezca los datos que
tenemos en Informacin
de tarea (500 por defecto
como media) que pueden
ir de 0 a 1000.
Desde Recurso,
Redistribuir, Opciones
de redistribucin,
podemos establecer como Podemos borrar
Project redistribuye la redistribucin.
tareas.
Se abre una ventana de

Redistribuir
recursos.
Si tenemos una larga lista
de sobreasignaciones,
podemos usar Ir a
sobreasignacin
siguiente para ir pasando
de una a otra.
Desde tarea, Inspeccionar,
aparece a la izquierda una
serie de recomendaciones
de Project para solucionar
problemas de
programacin
(sobreasignaciones, etc.)
Inspector de
tareas
MDULO 5. ESTABLECIENDO COSTES
-ESTABLECER COSTES
-TIPOS DE COSTES
-COSTE TOTAL
Desde Vista, Hoja de
Recursos , podemos
establecer Tasas para los
diferentes Recursos.
En el caso de un material En las columnas
con unas unidades correspondientes /m: euros por
asignadas, ponemos asignamos Tasa, Tasa por minuto
igualmente la Tasa. hora o Tasa por hora extra. /h: euros por hora
/d: euros por da
/s: euros por
semana
/ms: euros al mes
Desde Archivo,
Opciones, Mostrar,
podemos cambiar el tipo
de moneda, decimales,
smbolo y ubicacin.
Algunos recursos pueden
Este recurso por usarlo slo una tener un Costo/uso
hora, tendra un costo de 50 adems de su Tasa por
(costo/uso) + 25 (costo/hora) = 75 hora, slo por usarlos
euros. (ejemplo: muy comn en
recursos de tipo
equipamiento o
maquinaria)
En la columna Acumular
podemos especificar si la
suma total del costo de
cada recurso se prorratea
por da de trabajo, o se
indica todo al final o
todo al principio.
Podemos usar hasta cinco
tipos de tablas diferentes
para un recurso
determinado.
Desde Hoja de recursos,

haciendo doble clic en
cada recurso, podemos ver
Informacin del recurso
Podemos incrementar el
costo a partir de una fecha
determinada en todos los
tipos de tasa y costo por
uso, definiendo una
cantidad total o un
incremento o disminucin
en porcentaje.
Desde Vista, Uso de
tareas, haciendo doble clic
en un recurso, observamos
en Informacin de la
asignacin.
Podemos elegir un tipo de

tasas de costo
determinado A, B, C, D, E
(por defecto es el A)
Desde Vista, Tablas, Costos,
tenemos una lista por fases y tareas
del costo del Proyecto.
Costo total por

tareas..
Aqu podemos
establecer tareas -Costo/hora: se asigna a
que tienen un recursos
Costo fijo cerrado.
-Costo fijo: se asigna a
tareas
Desde Proyecto, Informacin del
proyecto, Estadsticas, podemos
ver el resumen de los datos ms
importante del proyecto, incluyendo
Costo.
Desde Vista, Uso de Recursos,
podemos ver seleccionando con el
botn derecho, una fila de Costo
para cada recurso segn la
tarea..
Desde Vista, Uso de tareas,
podemos hacer doble clic en un
recurso de Costo , podemos
asignarle una cantidad desde
Informacin de la asignacin.
Introducimos la cantidad del Recurso de tipo

Costo.
Vamos a Tarea,
Detalles

Costo, Trabajo,
Costo, Trabajo,
MDULO 6. OPCIONES DE SEGUIMIENTO
-SEGUIMIENTO DE UN PROYECTO
-ESTADSTICAS
-LNEAS DE PROGRESO
SEGUIMIENTO
Recoger datos e informacin e introducirlos a las tareas
programadas:
-fecha reales de comienzo y finalizacin.

-duraciones de las tareas.
-porcentaje de tareas completadas.
Permite corregir desviaciones en el trabajo real respecto

al programado y establecer las medidas correctoras.
Para poder establecer comparaciones entre lo

programado y lo real hay que definir Lneas base de
referencia.
Tambin se puede hacer un seguimiento de trabajos y

costos.
SEGUIMIENTO
Datos previstos
Datos actuales
(comienzo y fin
(comienzo, fin,
de lnea base,
costo,)
costo previsto,

PROGRAMA PREVISTO
DO (LNEA
BASE)
Imagen
instantnea
de lo que hemos
programado
SEGUIMIENTO
Datos previstos
(comienzo y fin
de lnea base,
costo previsto, COMPARACI
N
PREVISTO
DATOS
(LNEA
REALES
BASE)
Imagen
instantnea
de lo que hemos
programado
SEGUIMIENTO
Datos previstos
(comienzo y fin
de lnea base, NUEVAS
costo previsto, COMPARACIO
PROGRAMAS NES
MODIFICADO DATOS
(NUEVAS LNEA REALES
BASE)
Imagen
instantnea
de lo que hemos
modificado en la
programacin
(con MS Project
podemos
generar hasta 11
lneas base)
SEGUIMIENTO
PROGRAMADO INICIALMENTE
LNEA BASE 1
DATOS REALES
PROGRAMADO MODIFICADO (CORRECCIONES)
LNEA BASE 2
MS DATOS REALES
SEGUIMIENTO Y CONTROL
EN MS PROJECT:
CPTP : Costo Presupuestado del Trabajo Programado

Contiene los costos de lnea baseacumulados con fases
temporales hasta la fecha de estado o la fecha actual
CPTR = BCWP (Valor Ganado): Costo Presupuestado del Trabajo

Realizado.
Contiene el valor acumulado del porcentaje acumulado de las
asignaciones, recursos o tareas multiplicado por los costos de
lnea de basede la fase temporal.
CRTR: Costo Real del Trabajo Realizado.

Muestran los costos contrados por el trabajoya realizado en una
tarea hasta lafecha de estadodel proyecto o la fecha actual.
IRC (ndice de Rendimiento de Costos) = CPTR/CRTR

Muestra la relacin entre los costos presupuestados (o de lnea
base) y los costos reales del trabajo realizado hasta la fecha de
estado del proyecto o la fecha actual
IRP (ndice de Rendimiento de Programacin) = CPTR/CPTP

EN MS PROJECT:
VC (Variacin del Costo del valor acumulado) = CPTR CRTR

Muestran la diferencia entre cunto debera haber costado y
cunto ha costado en realidad alcanzar el nivel actual de
finalizacin hasta la fecha de estado o la fecha actual.
Si la VC es positiva, el costo actual es inferior a la cantidad

presupuestada (o lnea de base); si es negativa, la tarea ha
sobrepasado el presupuesto.
VP (Variacin de Programacin del valor acumulado) = CPTR

CPTP
Muestra la diferencia en trminos de costo entre el progreso
actual y elplan de lnea basede una tarea, de todas las tareas
asignadas de un recurso o de una asignacin hasta la fecha de
estado o la fecha actual.
Si la VP es positiva, el proyecto est adelantado respecto a lo

programado en cuanto a costos; si es negativa, el proyecto est
retrasado respecto a lo programado en cuando a costos.
EN MS PROJECT:
%VC (Porcentaje de variacin del costo) = (CPTR CRTR/CPTR) x

100
Muestra la relacin entre la variacin de costo (VC) y el costo
presupuestado del trabajo realizado (CPTR) expresada como un
porcentaje.
%VP (Porcentaje de variacin de programacin) = (CPTR-

CPTP/CPTP) x 100
Muestra la relacin de lavariacin de programacin (VP)y
elcosto presupuestado del trabajo programado (CPTP),
expresada en porcentaje.
EN MS PROJECT:
OTROS NDICES:
CEF (Costo Estimado al Finalizar) = CRTR + (Costo de lnea base

X - CPTR) / IRC
Muestra el costo total esperado de una tarea, segn el
rendimiento hasta la fecha de estado.
CPF (Costo de lnea base)
VAF (Variacin al Finalizar) = CPF CEF

Muestra la diferencia entre el presupuesto en el momento de la
finalizacin (CPF) y el costo estimado al finalizar (CEF).
IRPC (ndice de Rendimiento para Completar) = CPF CPTR/CPF

CRTR
Muestra la relacin entre el trabajo restante que debe realizarse y
los fondos que quedan por gastar en la fecha de estado.
Desde Vista, Tablas,
Variacin, tenemos nuevas
columnas que nos muestran
la lnea base del
proyecto.
Como no hemos guardado la

lnea de base del proyecto
hasta ahora, no contienen
datos.
Desde Proyecto, Podemos crear hasta diez
programacin, Establecer planes provisionales (son
lnea base, podemos crear como las lneas base que se
una nueva o borrar una refieren slo a fechas, no a
existente. costos ni trabajos)
Podemos guardar hasta 10

+1lneas de base para todo
el proyecto o tareas
seleccionadas.
Al crear la lnea base se han
volcado todos los datos de
comienzo sobre comienzo de Con el botn derecho, si
lnea de base y de Fin sobre seleccionamos Cuadrcula,
Fin de lnea de base. podemos cambiar el
aspecto, tipo y color de la
lneas del Diagrama de
Gantt.
Si volvemos a la Vista de la
Tabla de entrada, y
modificamos la duracin de
una tarea (por ejemplo
alargamos la duracin de la
Tarea 1 de la Fase 1 a 3
das).
Aparecen remarcados con
azul claro las tareas que se
han visto repercutidas por
los cambios en la duracin
de la tarea.
Costo, podemos observar
una tabla de seguimiento de
costo Previsto, Variacin,
Real, Restante, referido a
una lnea base.
Trabajo, podemos observar
una tabla de seguimiento de
Trabajo Previsto, Variacin,
Real, Restante, % trabajo
completado, referido a una
lnea base.
Desde Vista, Tablas, Ms
vistas, podemos observar
una Tabla de Lnea base,
donde ver Duracin, trabajo
y Costo previsto.
Desde personalizar barra
de herramientas de
acceso rpido, podemos
seleccionar mostrar ms
comandos y aadir
Asistente para diagramas
de Gantt.
Aparece una nueva ventana

de Asistente para Diagramas
de Gantt
de herramientas de
comandos y aadir
de Gantt.
Seleccionamos Lnea base.

de herramientas de
comandos y aadir
de Gantt.
Seleccionamos Recursos y
Fechas.
de herramientas de
comandos y aadir
de Gantt.
Mostrar lneas de vnculo

entre las tareas
dependientes.
de herramientas de
comandos y aadir
de Gantt.
Listo! Dar formato

de herramientas de
comandos y aadir
de Gantt.
Salir del Asistente

La lnea de base
guardada aparece
representada en unas
barras de Gantt de color
gris.
La lnea de base actual se

encuentra en azul.
Podemos ver las Desde la Vista de En el Diagrama de Gantt,
fechas de Tablas, variacin, vemos la desviacin de las
comienzo y de podemos ver en tareas programadas segn
finalizacin de la columna Var. la lnea base (negro)
lnea base. Comienzo cmo respecto de las previstas
se ha visto segn la nueva
alterada la programacin (azul)
planificacin
desde la lnea
base.
Desde tarea, Programacin,
marcamos el porcentaje de
tareas realizadas,
seleccionndolas
previamente.
En la columna de
Indicadores, aparecen
marcadas las tareas
completadas al 100%.
Sobre cada barra de
tareas se nos marca
con una lnea el
porcentaje
completado.
Desde Tarea, Actualizar

segn programacin,
Actualizar tareas, se nos
abre una nueva ventana.
Podemos actualizar
el % completado y
la duracin real y
restante de la tarea.
El porcentaje de tareas
completadas se refleja en el
diagrama de Gantt.
En el Gantt de
seguimiento, aparece
men de contexto,
pinchando con el botn
derecho, podemos ver lneas
de Progreso, y desde
Mostrar u ocultar estilos de
barra, las lneas base.
En el Gantt de
seguimiento, aparece
men de contexto,
pinchando con el botn
derecho, podemos ver lneas
de Progreso, y desde
Mostrar u ocultar estilos de
barra, las Tareas crticas,
en rojo.
Si volvemos al Diagrama de
Gantt normal, podemos
personalizar los estilos de
barra.
En el men de contexto,
haciendo clic con el botn
derecho sobre el campo del
diagrama, seleccionamos
Estilos de barra.
Desde Estilos de barra,
podemos Insertar una fila
nueva con un estilo
asignado a lo que nosotros
queramos.
Podemos hacer que
aparezca en otra fila
independiente , la fila 2
(el programa nos
Podemos crear por Hacemos que la nueva
permite colocar hasta 4
ejemplo un tipo de Seleccionam barra aparezca desde el
diferentes) aunque por
barra nueva para os un color Comienzo de la lnea
defecto todas aparecen
una lnea de base distinto base2 hasta el final de
superpuestas.
2, la lnea base 2.
Podemos hacer que
aparezca en otra fila
independiente , la fila 2
(el programa nos
Podemos crear por Hacemos que la nueva
permite colocar hasta 4
ejemplo un tipo de Seleccionam barra aparezca desde el
diferentes) aunque por
barra nueva para os un color Comienzo de la lnea
defecto todas aparecen
una lnea de base distinto base2 hasta el final de
superpuestas.
2, la lnea base 2.
Aceptar,
cuando
terminemos
de
personalizar
la nueva
Vemos que ya
aparece el hueco
para la nueva barra
(no hemos grabado
todava la lnea de
base 2.
Desde Proyecto,
Programacin, Establecer
lnea base, establecemos la
Lnea base 2.
Vemos que ya
aparece el hueco
para la nueva barra
(no hemos grabado
todava la lnea de
base 2.
Vemos que ya
aparece el la Lnea
de base 2 como la
habamos definido.
Desde Diagrama de
Gantt,
seleccionamos
Guardar vista
Hemos creado una

nueva vista
personalizada, que
podemos guardar
comoVista
personalizada
comparativa con
lnea de base 2, por
ejemplo. Al aceptar, se guardar automticamente con el
resto de las vistas y podremos acceder a ella
cuando queramos desde Diagrama de Gantt,
Ms vistas.
Para observar las
Lneas de
progreso del
Proyecto,
Haciendo clic en el botn

derecho del campo del
Diagrama de Gantt,
seleccionamos Lneas de
progreso.
Seleccionamos
Mostrar, en la fecha Aqu seleccionamos
de estado del la fecha de estado
proyecto o en la del proyecto.
fecha actual.
Haciendo clic en el botn

derecho del campo del
Diagrama de Gantt,
seleccionamos Lneas de
progreso.
En el diagrama de Gantt, aparece una Lnea
de progreso roja, que nos marca si las tareas
se van cumpliendo de acuerdo con la fecha
(vertical respecto a la fecha de estado),o
van retrasadas (por detrs de la lnea
mostrando picos.
Por defecto en el programa no se
muestran los adelantos en la Lnea de
progreso.
Tendramos que ir a Archivo, opciones,
Avanzadas y seleccionar : Las
modificaciones de los porcentajes
completados se extienden a la fecha de
estado.
Si hacemos que una tarea que una fecha Haciendo doble clic
que no estaba terminada para la fecha de en la Lnea de
estado, ahora lo est al 100%, aparecer progreso, se abre la
con un pico hacia la derecha en la Lnea de ventana de
progreso. informacin
Podemos mostrar las Lneas de progreso
respecto al plan previsto en la lnea base en
lugar de hacerlo respecto al plan real.
Podemos establecer diferentes Lneas de
progreso en fechas determinadas.
Entonces se observan tantas Lneas de
progreso como hayamos creado.
Desde la ventana Lneas de progreso,
podemos cambiar los Estilos de Lnea
de progreso.
-CREACIN DE INFORMES
-INFORMES PERSONALIZADOS
-OPCIONES DE IMPRESIN
-INFORMES VISUALES
-INFORMES DE RESUMEN DE PROYECTO
(IMPRESIN)
-COPIAR DATOS EN OTRAS APLICACIONES (WORD,
EXCEL, PDF)
-COMPARTIR DATOS EN SHAREPOINT
Desde Proyecto,
Informes visuales
Desde Proyecto,
Informes visuales
Podemos editar la
plantilla
Tipos de Informes
Por aos, trimestres,

meses, semanas y
das
Podemos editar la
plantilla
El informe aparece en
una tabla dinmica de
Excel donde se han
volcado los datos y
podemos
personalizarlos.
Tenemos una pestaa

con el grfico y otra
con el Uso de tareas
Excel donde se han
volcado los datos y
podemos
personalizarlos.
Tenemos una pestaa

con el grfico y otra
con el Uso de tareas
Excel donde se han
MDULO 7. ELABORACIN DE INFORMES volcado los datos y
podemos
personalizarlos.
Podemos desplegar
los datos de la tabla Podemos hacer que
para que aparezca aparezcan ms datos
ms detallada. en la tabla.
Podemos hacer un
diagrama mixto
seleccionando una de
las columnas de un
tipo de valor con el
botn derecho
Podemos cambiar el
tipo de grfico para
una serie de datos,
seleccionando una de
las columnas de un
tipo de valor con el
botn derecho
MDULO 8. CASO PRCTICO

TEORÍA MS PROJECT 2010 CEEP - PPSX

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GESTIN DE PROYECTOS CON MS

-INTRODUCCIN A LA GESTIN DE PROYECTOS

-TAREAS, RECURSOS, COSTES

-INTRODUCCIN A MS PROJECT 2010

-CREACIN DE LISTA DE TAREAS

-GESTIN EFICAZ DE RECURSOS

-INTRODUCCIN A LA GESTIN DE PROYECTOS

-TAREAS, RECURSOS, COSTES

ESFUERZ Conjunto de RECURSOS, tanto

TEMPORA Limitacin en el tiempo.

-con un principio y un final.

-llevado a cabo por personas.

-para alcanzar un objetivo especfico.

-dentro de unos parmetros acordados de tiempo, coste y

-Los recursos no tienen rendimientos homogneos y

-El precio suele estar acotado.

-Los recursos son limitados.

-Hay muchas actividades que deben ser sincronizadas.

-El tiempo de finalizacin est limitado.

-Utilizacin de grandes cantidades de recursos.

-Qu vamos a producir?

-Cmo vamos a hacerlo?

-En cuanto tiempo?

-Qu recursos necesitamos?

-Qu riesgos estamos corriendo?

MBITO DE APLICACIN DE GESTIN DE PROYECTOS:

-Ingeniera -Creacin de empresas

-Implica manejar, interrelacionar y asignar tareas y recursos

Producci Administraci Marketing/Vent

Producci Planificaci Abastecimie Jefe de

7. Gestin de la 8. Gestin del 9. Gestin de

1. Gestin integral del proyecto

-Desarrollo del plan de proyecto

-Ejecucin del plan de proyecto

2. Gestin del alcance

-Definicin y delimitacin del alcance

-Verificacin del alcance

-Control de modificaciones de alcance

3. Gestin del tiempo

-Definicin de actividades o tareas

-Estimacin del tiempo de cada tarea

4. Gestin de costes y cobros

-Seguimiento de facturacin de hitos

6. Gestin de recursos humanos

-Organizacin del equipo de proyecto

-Motivacin del equipo

-Identificacin de factores de riesgo

-Anlisis cualitativo y cuantitativo del riesgo

-Definicin de puntos de control

-Planificacin de medidas alternativas

-Planificacin de las compras

-Seleccin de los proveedores

10. Gestin del cierre del proyecto

-Verificar el cumplimiento del alcance

-Verificacin de lista de asuntos pendientes

-Firma de conformidad del cliente

QUIN SE ENCARGA?, CUANDO COMIENZAN?, CUANTO

TAREA Tambin llamadas pasos, se

RECURSOS MATERIALES: cemento, cable,

ECONMICOS: dinero o recurso

COSTO Aquellos que suponen un gasto en el

Normalmente se conoce la fecha de comienzo, a partir de

pero en ocasiones lo que se conoce es la fecha en la