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Sistemas Administrativos

OBJ. 1 CONCEPTOS BSICOS DE SISTEMAS.

SISTEMAS

1. Es una serie de elementos que forman una actividad, un procedimiento o un plan de procedimientos que
buscan una meta o metas comunes, mediante la manipulacin de datos, energa o materia.

2. Es un conjunto complejo de interacciones entre las partes, componentes y procesos que lo integran, que
abarcan relaciones de interdependencia entre dicho complejo y su ambiente. Si, adems, el sistema es
concebido como una entidad en la que influyen intereses humanos, actividades y cometidos, se puede
concluir que sistema es una concepcin unitaria de un conjunto que funciona como un todo debido a la
interdependencia de sus partes.

CLASIFICACIN DE LOS SISTEMAS:

1. Sistema determinstico: Aquel en el que las partes interactan en forma completamente predecible.
Ejm. Los eclipses.

1.1 Sistema simple determinista: Aquel que tiene algunos componentes interrelaciones que revelan
un comportamiento dinmico completamente predecible. Ejm: El cerrojo de una ventana.

1.2 Sistema complejo determinista: Para efectos prcticos podemos sealar la computadora
electrnica, que esta formada por un sistema sumamente complejo o complicado y determinista, porque la
computadora har nicamente lo que se le indique.

1.3 Sistema determinista: Excesivamente complejo; es cualquier sistema del todo determinista como
el sistema astronmico, puede ser descrito en cierta forma o en detalle, sin importar que tan complejo sea;
en un principio ser posible especificarlo por completo, por tanto, no existe la clase excesivamente
complejo en la categora determinista.

2. Sistema Probabilstico: En este existe incertidumbre; no se puede dar una prediccin exacta y
detallada, sino que solo se puede decir su probabilidad en determinadas circunstancias; en ocasiones un
sistema tiene que ser descrito en forma y tiempos diferentes, dependiendo de lo que se quiera decir.

2.1 Sistema simple probabilista: Un ejemplo muy claro es el de arrojar una moneda al aire. Como es
posible deducir corresponde a un sistema simple, pero impredecible.

2.2 Sistema complejo probabilista: Puede encontrarse en el reflejo condicionado de un animal que
responde a un estmulo con un mecanismo neutro para el dolor y placer, y otro mecanismo de placer o
dolor para condicionarlo, este ejemplo tiene resultados en general (pero no en detalle). Es posible
predecirlo por medios estadsticos.

3. Sistemas Abstractos: Es uno en el que todos los elementos son conceptos, lenguajes, sistemas de
nmeros y otros. Los nmeros son conceptos, pero los smbolos que los representan son elementos fsicos.
Sus elementos se crean por medio de definiciones, mientras que las relaciones entre estos elementos se
formulan mediante presupuestos, sean stos axiomas o postulados. Constituyen el ncleo de las ciencias
formales.

4. Sistema Concreto: Es uno donde por lo menos dos de sus elementos son objetos. Por lo general, al
hablar de un sistema se hace referencia a un sistema concreto. Para operar un sistema concreto, aparte
del establecimiento de los elementos y las relaciones que se establecen entre ellos, se requiere de una
investigacin emprica. Una vez establecido el sistema se obtiene una estructura de las as llamadas
ciencias no formales.
De acuerdo a su origen:

1. Sistemas Naturales: Son aquellos que se desarrollan de un proceso natural, como la fotosntesis.
Algunos sistemas naturales tambin son llamados adaptables, en los cuales hay un reajuste constante a
nuevos insumos ambientales; Ejm: Los injertos en plantas y frutas.

1.1 Sistemas cerrados: Operan con poco intercambio; muchos piensan que son ficticios ya que no
existen en la realidad; para efectos prcticos se mencionar que el proceso de respiracin es cerrado, en
cuanto a que no sentimos cada paso que se efecta para respirar, sin embargo, el sistema se realiza.

1.2 Sistemas abiertos: Cada sistema se encuentra inmerso en un sistema circundante, que viene a
formar el supra-sistema; as como existe relacin entre los elementos del sistema, tambin la existe entre
los sistemas y supra-sistemas que vienen siendo los elementos o subsistemas del sistema total. Entonces
se dice que el sistema es abierto, ya que recibe influencias del supra-sistema.

Subsistemas y Suprasistemas.

Subsistema: Es un conjunto de partes e interrelaciones que se encuentran estructuralmente y


funcionalmente, dentro de un sistema mayor

Suprasistema: Es el sistema que integra a los sistemas desde el punto de vista de pertenencia

Todo sistema, subsistema y supra-sistema son SISTEMAS

Ejemplo: Sistema: UNEFA, Subsistema: Departamento Evaluacin y control, Coordinaciones y Supra-


sistema: CNU

Al definir un sistema se dice que es un conjunto de elementos que mantienen ciertas relaciones entre s;
pero cada uno de esos elementos puede considerarse, a su vez, como un sistema en s mismo. Por
ejemplo, en una organizacin existen departamentos (contabilidad, produccin, ventas, etc.) cada uno de
los cuales puede considerarse como un subsistema. En cada departamento, probablemente existen
secciones; por ejemplo, en el departamento de ventas podra haber la secciones de ventas al mayor,
ventas al menor, entre otros, las cuales podran considerarse corno subsistemas de los departamentos. Por
otro lado, la organizacin podra considerarse como un subsistema de la economa nacional (o sea, de un
supra-sistema). El pas puede definirse como un supra-sistema mayor an (el mundo) y este, a su vez
como un subsistema de un supra-sistema: el universo. Entonces, el anlisis que desee realizarse sobre las
relaciones entre los elementos del conjunto, deber basarse en una definicin de los lmites del sistema, o
sea, establecer cules elementos debern quedar incluidos dentro del conjunto.

IMPORTANCIA DE LOS SISTEMAS

La administracin de una organizacin consiste fundamentalmente en la capacidad de manejar sistemas


complejos, en mayor o menor grado. En nuestros das observamos como poco a poco, los sistemas y su
estudio cobran importancia de acuerdo con el desarrollo de las organizaciones. Se puede afirmar que los
procedimientos, formas y mtodos para llevar a cabo las actividades son elementos componentes del
sistema.

Para la prctica administrativa, adecuada y actualizada, sern los sistemas utilizados los que asi lo
determinen. stos sern por tanto realistas, objetivos y flexibles, de modo que vayan acorde al momento
histrico y la situacin en que sean implementados.

CARACTERSTICAS DE LOS SISTEMAS

1. Todo sistema contiene otros sistemas (subsistemas) y a la vez est contenido en otros sistemas de
carcter superior.
2. Todos los componentes de un sistema, as como sus interrelaciones, actan y operan orientados en
funcin de los objetivos del sistema.

3. La alteracin o variacin de una de las partes o de sus relaciones incide en las dems y en el conjunto.
Esto constituye uno de los soportes bsicos para la construccin del modelo o matriz de anlisis
administrativo.

COMPONENTES DEL SISTEMA

1. Insumos: Constituyen los componentes que


ingresan (entradas) en el sistema dentro del cual se
van transformando hasta convertirse en producto
(salidas).

2. Procesador: Es el componente que transforma


el estado original de los insumos o entradas, en
productos o salidas. Factor bsico del procesador ser la tecnologa utilizada, dependiendo del topo o clase
de sistema. Adems de la tecnologa el procesador estar constituido por normas, procedimientos,
estructuras administrativas, entre otros. Su forma, composicin y funcionamiento, estar en relacin del
diseo que se elabore.

3. Productos: Son las salidas o la expresin material de los objetivos de los sistemas; son los fines y las
metas del sistema. En la administracin los productos sern los bienes, los servicios, entre otros.

4. Regulador: Es el componente que gobierna todo el sistema, al igual que el cerebro en el organismo
humano. En la administracin el regulador estar constituido por los niveles directivos y gerenciales que
establecen las normas del juego, por medio de polticas que se instrumentan en planes, estrategias,
tcticas, entre otros.

5. Retroalimentacin: Los productos de un sistema pueden constituir insumos del contexto o sistema
superior. Mediante la retroalimentacin los productos inciden en el sistema superior, el cual genere energa
a travs de los insumos que vuelven a entrar en el sistema para transformarse nuevamente en productos
o salidas. Adems, la retroalimentacin mantiene en funcionamiento al sistema. Si bien hay una relacin
entre todos los componentes, en caso de que exista un desajuste o falta de relacin insumo-producto, el
regulador adoptar las decisiones o acciones correctivas que se pongan en prctica por medio de la
retroalimentacin.

PRINCIPIOS PARA CREAR UNA ENDO-ESTRUCTURA

Los principios que deben ser aplica dos en la empresa El Hogar C. A. con el fin de crear una Endo-
estructura son los siguientes:

Principio de la Divisin del Trabajo.

La Unidad de Mando.

Delegacin.

Jerarqua.

Especializacin.

Diferenciacin Funcional.

POR QU LA ADMINISTRACIN PBLICA DEBE CONTAR CON UN SISTEMA DE REGULACIN Y


CONTROL?
En el sistema de Regulacin y Control de la Administracin Pblica, se encuentran comprendidas las
funciones y actividades relacionadas con procesos fundamentales de: Produccin, programacin,
presupuestacin, contabilidad, desarrollo institucional, etc., mediante la accin de estos sistemas se
establecen las bases de coherencia y viabilidad operativa interna de la Institucin, como sistema de apoyo
forman los medios e instrumentos administrativos para el funcionamiento interno. (pg.42).

CULES SON LOS SISTEMAS AUXILIARES QUE PERMITEN MANTENER EN FUNCIONAMIENTO EL


SISTEMA CENTRAL ORGANIZACIONAL?

Los Sistemas Auxiliares que permiten mantener en funcionamiento el Sistema Central Organizacional
son los siguientes:

Sistema de Informacin Estadstica

Sistema de Control de Auditoria.