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MANUAL DE CONTRATACION PBLICA

DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA

Septiembre de 2014
PRESENTACIN DEL MANUAL DE CONTRATACIN

Consecuente con el compromiso de promover la cultura de la legalidad, la administracin


departamental adopta un nuevo Manual de Contratacin para la entidad, propendiendo
porque las actuaciones de los servidores pblicos que intervienen en la contratacin
estatal se desarrollen con arreglo a los principios de transparencia, economa y
responsabilidad, y de acuerdo con los postulados que rigen la funcin administrativa.

A travs de este manual se pretende establecer directrices y parmetros claros y


coherentes que sirvan de gua para el desarrollo de la gestin contractual y de cada una
de las etapas de los procesos de seleccin adelantados por la entidad, dentro del marco
normativo consagrado en las Leyes 80 de 1993, 1150 de 2007, el Decreto Reglamentario
1510 de 2013, la Ley 1474 de 2011y dems normas que regulan la materia, focalizando la
transparencia como valor esencial en la contratacin estatal y en el uso de los recursos
pblicos para Antioquia, la ms Educada.

Este Manual de Contratacin es un instrumento facilitador que permitir conocer los


aspectos ms relevantes en materia de contratacin pblica, y una herramienta que
servir de apoyo y orientacin para el logro de la meta propuesta por esta administracin
En Antioquia no se pierde un peso, y al mismo tiempo, se espera que contribuya de
manera efectiva para alcanzar el cumplimiento de los fines estatales.

En las pginas del Manual de Contratacin, hallarn las orientaciones bsicas, las reglas
esenciales y las pautas que ilustrarn a todos los funcionarios que intervienen en la
contratacin del Departamento, con el propsito de facilitar el conocimiento y comprensin
de los aspectos tericos y prcticos, la descripcin de los procedimientos, los requisitos
de carcter legal inherentes a cada una de las modalidades de seleccin, as como el
quehacer de la entidad en materia contractual.

Propugnando la cultura de la legalidad y la transparencia en Antioquia, siempre dentro del


marco de la tica pblica, se adopta este Manual de Contratacin, como uno de los
mecanismos que pueden contribuir a materializar el mandato constitucional de someter al
ordenamiento jurdico, toda la actividad de carcter contractual que adelanta el
Departamento, por tal razn, a travs del mismo tambin se pretende facilitar el anlisis y
la comprensin de las normas que regulan la contratacin estatal, que han sido objeto de
importantes, vertiginosas y complejas modificaciones.

El Manual de Contratacin del Departamento debe ser fuente de consulta y actualizacin


permanente para todos los actores que participan en la contratacin de la entidad,
siempre de cara a la comunidad y a todas las veeduras ciudadanas, que estn llamadas
a participar en todos los asuntos que involucran los intereses generales, a fin de
garantizar el ejercicio de la vigilancia y control ciudadano sobre la gestin pblica
contractual. El presente manual es un documento dinmico que evoluciona de acuerdo a
los principios de mejoramiento continuo que plantea nuestro Sistema Integrado de
Gestin, es por esta razn que este documento ser revisado y actualizado
permanentemente de acuerdo con la normativa vigente y las normas internas que expida
el Departamento en materia contractual, de este manera invito a todos los servidores y
servidoras del Departamento de Antioquia a contribuir en la construccin permanente y
mejora de este documento.

En nombre del Departamento quiero expresar mi reconocimiento a todas las personas


que contribuyeron a la proyeccin de este Manual de Contratacin, y a quienes
formularon observaciones para optimizar el contenido del mismo.

SERGIO FAJARDO VALDERRAMA


Gobernador de Antioquia

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Contenido

CAPITULO I: ASPECTOS GENERALES DE LA CONTRATACIN ADMINISTRATIVA .. 6

1.1. NATURALEZA JURDICA DEL DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA Y UBICACIN


EN LA ESTRUCTURA DEL ESTADO ................................................................................ 6

1.2. MODELO CONTRACTUAL DEL DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA.................... 6

1.3. CONTRATACIN ADMINISTRATIVA ..................................................................... 7

1.3.1. Alcance de la Contratacin Administrativa .................................................... 7

1.3.2. Organismos .................................................................................................. 8

1.4. DELEGACION DE COMPETENCIAS ..................................................................... 8

1.4.1. Delegaciones generales ............................................................................... 9

1.4.2. Delegaciones especficas ........................................................................... 10

1.4.3. Asuntos no delegados ................................................................................ 10

1.5. PARTCIPES DE LA CONTRATACIN PBLICA ................................................ 11

CAPITULO II: VIGILANCIA Y CONTROL DE LA EJECUCIN CONTRACTUAL ............ 11

2.1. EL COMIT DE ORIENTACION Y SEGUIMIENTO EN CONTRATACION ........... 11

3.1. LOS COMITS INTERNOS DE CONTRATACIN ............................................... 13

3.2. EL COMIT DE COSTOS ..................................................................................... 14

3.3. EL COMIT ORIENTADOR EN SUPERVISIN E INTERVENTORA DEL


DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA................................................................................. 14

3.4. EL COMIT DE RECLAMACIONES CONTRACTUALES ..................................... 16

CAPTULO III: PLANEACIN DE LA CONTRATACIN .................................................. 17

3.1. PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES ..................................................................... 17

3.1.1 Elaboracin .................................................................................................... 17

3.1.2 Anlisis .......................................................................................................... 18

3.1.3 Adopcin ........................................................................................................ 18

3.1.4 Evaluacin y seguimiento ............................................................................... 18

3.2. PLAN DE SUPERVISIN E INTERVENTORA..................................................... 19

3.2.1. Objetivos ........................................................................................................ 19

3.2.2. Elaboracin .................................................................................................... 19

3.2.3. Anlisis .......................................................................................................... 19

3.2.4. Adopcin ........................................................................................................ 19

3.2.5. Evaluacin y seguimiento ............................................................................... 19

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CAPTULO IV: ETAPAS DE LA CONTRATACIN .......................................................... 20

4.1. ETAPA PRECONTRACTUAL ............................................................................... 21

4.1.1. Seccin I. Etapa de la Planeacin .................................................................. 21

4.1.1.1. Estudios y documentos previos ............................................................... 22

4.1.2. Seccin II. Modalidades de Seleccin del Contratista .................................... 32

4.1.2.1. Licitacin Pblica .................................................................................... 32

4.1.2.2. Seleccin Abreviada ............................................................................... 37

4.1.2.3. Concurso de Mritos ............................................................................... 53

4.1.2.4. Contratacin Directa ............................................................................... 58

4.1.2.5. Contratacin de Mnima Cuanta ............................................................. 60

4.1.2.6. Buenas prcticas en el proceso de contratacin ..................................... 62

4.2. ETAPA CONTRACTUAL ....................................................................................... 72

4.2.1. El Contrato ........................................................................................................ 72

4.2.1.1. Requisitos de suscripcin ............................................................................... 72

4.2.1.2. Requisitos de perfeccionamiento ................................................................... 72

4.2.1.3. Requisitos de legalizacin .............................................................................. 73

4.2.1.4. Requisitos de ejecucin ................................................................................. 73

4.2.2. El Pago o Desembolso ...................................................................................... 75

4.2.3. Publicacin del Contrato .................................................................................... 75

4.2.4. Pago de Impuestos ............................................................................................ 75

4.2.5. Nombramiento del Supervisor ........................................................................... 75

4.2.6. Inicio del Contrato .............................................................................................. 75

4.2.7. Interpretacion de los Contratos .......................................................................... 76

4.2.8. Situaciones que pueden presentarse en la ejecucin del contrato ..................... 77

4.2.8.1. Modificacin a los contratos estatales u otros ............................................... 77

4.2.8.2. Adicin ........................................................................................................... 78

4.2.8.3. Ampliacin del plazo o prrroga: .................................................................... 78

4.2.8.4. Cesin ............................................................................................................ 79

4.2.8.4.1. Cesin de contrato ......................................................................................... 79

4.2.8.4.2. Cesin de derechos econmicos ................................................................... 80

4.2.8.5. Suspensin y Reinicio del contrato................................................................. 81

4.2.8.6. Resciliacin o terminacin anticipada............................................................. 81

4
4.3. ETAPA POSCONTRACTUAL ............................................................................... 82

4.3.1. Liquidacin del Contrato .................................................................................... 82

4.3.1.1. Formas de llevar a cabo la liquidacin ........................................................... 82

4.3.1.1.1. Por mutuo acuerdo de las partes ................................................................... 82

4.3.1.1.2. Unilateralmente por el Departamento de Antioquia ........................................ 83

4.3.1.1.3. Liquidacin Judicial ........................................................................................ 83

4.3.1.2. Extensin del plazo para la liquidacin de los contratos ................................. 83

4.3.1.3. Contenido mnimo del documento de liquidacin ........................................... 83

CAPTULO V: RGIMEN SANCIONATORIO EN MATERIA CONTRACTUAL ................ 84

CAPTULO VI: RGIMEN DE INHABILIDADES, INCOMPATIBILIDADES Y CONFLICTOS


DE INTERESS ................................................................................................................. 84

6.1. En caso inhabilidades e incompatibilidades .......................................................... 86

6.2. En caso de conflicto de intereses .......................................................................... 86

CAPITULO VII: ADMINISTRACIN Y GESTIN DE DOCUMENTOS ............................ 86

CAPITULO VIII: ADMINISTRACIN DE LAS CONTROVERSIAS Y SOLUCIN DE


CONFLICTOS.................................................................................................................. 87

CAPITULO IX: PROCEDIMIENTO PARA LA SUPERVISIN Y SEGUIMIENTO DE LOS


CONTRATOS .................................................................................................................. 87

CAPITULO X: PRCTICAS ANTICORRUPCION ............................................................ 87

CAPITULO XI: NORMAS SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE LAS REGLAS DEL MODELO


ESTNDAR ..................................................................................................................... 89

CAPITULO XII: UTILIZACIN DE HERRAMIENTAS ELECTRNICAS PARA LA


GESTIN CONTRACTUAL ............................................................................................. 89

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CAPITULO I: ASPECTOS GENERALES DE LA CONTRATACIN ADMINISTRATIVA

1.1. NATURALEZA JURDICA DEL DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA Y


UBICACIN EN LA ESTRUCTURA DEL ESTADO

El Departamento de Antioquia es una entidad pblica, del nivel territorial, perteneciente a


la rama del Poder Ejecutivo, cuya misin se comporta con toda fidelidad al mando de la
Constitucin Poltica que reza: Son fines esenciales del Estado: servir a la comunidad,
promover la prosperidad general y garantizar la efectividad de los principios, derechos y
deberes consagrados en la Constitucin; facilitar la participacin de todos en las
decisiones que los afectan y en la vida econmica, poltica, administrativa y cultural de la
Nacin; defender la independencia nacional, mantener la integridad territorial y asegurar
la convivencia pacfica y la vigencia de un orden justo.

Como visin, el Departamento de Antioquia se ha propuesto ser para el ao 2015 una


organizacin territorial modelo en gestin pblica, sobre la base de su legalidad,
transparencia y del buen cuidado de los bienes pblicos a su haber.

1.2. MODELO CONTRACTUAL DEL DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA

Buscando ser un referente de transparencia y legalidad en los diferentes mbitos, con el


objetivo de ser Antioquia la ms Educada, la nueva Administracin Departamental en su
misin de garantizar que las actuaciones, actos y contratos de la administracin se
ajusten a derecho con unidad de criterio y se protejan legalmente los intereses y recursos
pblicos, convencidos de que en Antioquia no se perder un peso, adopt un nuevo
modelo contractual, estructurado (soportado en la estructura organizacional y el Sistema
de Calidad), ordenado (atendiendo a las competencias, roles y responsables en cada
etapa del proceso), articulado (concibiendo la actividad contractual como el resultado del
trabajo en equipo) y transparente (realizando los debidos controles en cada una de las
fases del proceso contractual), ello, aunado a la planeacin, implementacin de acciones,
polticas, directrices y mecanismos de control que conllevarn a minimizar la ocurrencia
de posibles errores y agilizar el procedimiento para que los servidores pblicos acten
bajo los parmetros de la debida informacin y adelanten de manera diligente y planeada
cada uno de los procesos contractuales. El presente modelo contractual fue adoptado por
el Departamento de Antioquia a travs de los Decretos 0007, 0008 del 2 de enero de
2012, el Decreto 1662 del 16 de julio de 2012, el Decreto 1699 del 17 de julio de 2012 y el
Decreto 3495 del 25 de julio de 2013 y el Decreto 000855 del 7 de marzo de 2014.

El modelo contractual del Departamento de Antioquia se encuentra soportado en los


principios de la Constitucin Poltica, la contratacin estatal y la funcin pblica. En
cumplimiento de lo anterior y en aras de garantizar los principios de libre concurrencia y
promocin de la competencia, a travs de la Circular 000032 del 20 de enero de 2012, se
estableci como directriz jurdica contractual el deber de adelantar las contrataciones de
la administracin departamental por regla general, a travs de convocatoria pblica.

As las cosas, el resultado de las actividades desarrolladas con la aplicacin del Modelo
Contractual incrementar la optimizacin de recursos y potencializar las herramientas de
vigilancia y control de la actividad contractual y administrativa, facilitando la participacin
de los diferentes actores contractuales.

Harn parte integral del presente Manual de Contratacin las guas, manuales, circulares
y dems lineamientos que expida la Agencia Nacional de Contratacin Colombia
Compra Eficiente.

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ESTRUCTURA MODELO CONTRACTUAL GOBERNACIN DE ANTIOQUIA
MUCHOS OJOS, POCAS MANOS

Despacho Gobernador

Comit de Orientacin y Seguimiento Comit de Supervisin e Interventora

Secretara General Secretaras, Departamentos


Administrativos,
Direccionamiento en Materia Contractual: Comit de Gerencias, FLA, Comits Internos
Manual de Contratacin Reclamaciones de Contratacin
Comunicaciones
Ordenadoras del Gasto
Subsecretara
Jurdica Ferias
Rendicin de Transparencia
Cuentas
Direccin Auditoras
Ciudadanas
Administrativa y Estrategias
Contractual control
Observatorio
contratacin Contratacin
Fortalecimiento
Supervisin
e Interventora

Presupuesto Control Social


por resultados
Modelo Gerencial en
Supervisin
e Interventora.
Manual de supervisin
e Interventora

1.3. CONTRATACIN ADMINISTRATIVA

El Departamento de Antioquia dentro del Sistema Integrado de Gestin cuenta con el


proceso de Contratacin Administrativa, proceso de apoyo a travs del cual se garantiza
la ejecucin de los recursos, de manera estructurada, ordenada, articulada y trasparente
por medio de los Procedimientos, Formatos e Indicadores disponibles en ISOLUCION.

Se efecta por niveles jerrquicos de autoridad en sus Secretaras, Gerencias,


Departamentos Administrativos y Oficinas, implementando el Sistema Integrado de
Gestin SIG, conformado por el modelo operativo por procesos y norma de calidad, que le
permite alcanzar la eficiencia en todas sus actuaciones.

De igual manera, se ha delegado en los diferentes ordenadores del gasto, con el fin de
optimizar la gestin contractual de la Administracin Departamental, fortaleciendo la
regulacin y el control de las adquisiciones de bienes, servicios y obra pblica requeridos,
incrementando la eficiencia y la transparencia por medio de la especializacin, brindando
as, mayor garanta de la correcta gestin administrativa para el logro de los cometidos y
funciones encomendadas a cada uno de los Organismos Departamentales.

Lo anterior teniendo en cuenta que la adquisicin de los bienes, servicios y obra pblica
demandados por la Administracin Departamental, se debe hacer con total acatamiento
de la normativa legal y bajo parmetros de eficiencia, calidad, transparencia y
oportunidad.

1.3.1. Alcance de la Contratacin Administrativa

Aplica para todos los organismos y dependencias que demanden bienes, servicios y obra
pblica necesarios para el cumplimiento misional de la Administracin Departamental.
Inicia con la etapa precontractual, en la cual se deben elaborar los estudios y documentos
previos, identificando entre otros elementos, la necesidad de los bienes y/o servicios
requeridos con base en el Plan Anual de Adquisiciones, contina con la etapa contractual
y culmina con la liquidacin del contrato o etapa postcontractual. Todo lo anterior debe
estar articulado con lo establecido en el Plan de Desarrollo de la Administracin
Departamental.

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1.3.2. Organismos
A continuacin se sealan los organismos de la Estructura Orgnica de la Administracin
Departamental con delegacin para contratar:

OFICINA DE COMUNICACIONES OFICINA PRIVADA

FLA

1.4. DELEGACION DE COMPETENCIAS

La delegacin de competencias se fundamenta en los artculos 209 y 211 de la


Constitucin Poltica; artculos 12 y 25 numeral 10 de la Ley 80 de 1993; artculo 92 de la
Ley 136 de 1994; artculo 110 del Decreto 111 de 1996, artculos 9, 10 y 12 de la Ley 489
de 1998; artculo 21 de Ley 1150 de 2007; y las dems normas vigentes que las
reglamentan, modifican o adicionan.

El Gobernador de Antioquia, en su calidad de representante legal del ente territorial y


ordenador del gasto, tiene la competencia para adelantar toda la contratacin en el
Departamento de Antioquia (artculo 11 numeral 1 y literal b del numeral 3 de la Ley 80
de 1993 y la Ordenanza 1E de 1994).

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El Gobernador de Antioquia, est facultado para delegar total o parcialmente la
competencia para expedir los actos inherentes a la actividad contractual, realizar los
procesos de seleccin y celebrar los contratos en los servidores pblicos que
desempeen cargos del nivel directivo o ejecutivo o sus equivalentes (artculo 12 de la
Ley 80 de 1993, adicionado por el artculo 21 de la Ley 1150 de 2007; artculo 37 del
Decreto 2150 de 1995; artculo 9 y siguientes de la Ley 489 de 1998).

La Ordenanza 12 de 2008, el Decreto Ordenanzal 2575 de 2008, la Ordenanza 29 de


2010, la Ordenanza 33 de 2011, la Ordenanza 8 de 2013 y las dems normas vigentes
que las reglamentan, modifican o adicionan, determinan el funcionamiento de la
Administracin Departamental del orden central, y definen las dependencias que
conforman los organismos y sealan sus funciones.

El Gobernador de Antioquia, ha efectuado las siguientes:

1.4.1. Delegaciones generales


En cada uno de los Secretarios de Despacho, Directores de los Departamentos
Administrativos, Gerentes y Jefes de Oficina, el Gobernador de Antioquia deleg la
competencia para adelantar todas las actividades precontractuales, contractuales y
poscontractuales necesarias para el cumplimiento de los fines del Estado, as mismo, la
competencia para la ordenacin del gasto, expedir los actos administrativos relativos a la
actividad contractual, y celebrar los contratos y convenios sin consideracin a la cuanta,
para cada uno de los siguientes temas y de conformidad con lo sealado en el Decreto
0007 de 2012, 1539 de 2012, 2772 de 2013, 5152 de 2013 y 225 de 2014.

En lo relacionado con la misin, objetivos y funciones corporativas


establecidas en la Ordenanza 12 de 2008; el Decreto Ordenanzal 2575 de 2008 y
Ordenanza 29 de 2010, la Ordenanza 8 de 2013 y dems normas que los modifiquen,
reglamenten, adicionen o complementen.

En lo relacionado con los contratos con entidades sin nimo de lucro y de reconocida
idoneidad con el fin de impulsar programas y actividades de inters pblico acordes
con el Plan de Desarrollo (inciso 2 del artculo 355 de la Constitucin Poltica, y
artculos 95 y 96 de la Ley 489 de 1998), en los trminos del Decreto 777 del 16 de
mayo de 1992 modificado por el Decreto 1403 de 1992, que estn relacionados con la
misin, objetivos y funciones corporativas.

En lo relacionado con los contratos de prestacin de servicios (numeral 3 del artculo


32 de la Ley 80 de 1993), contratos de prestacin de servicios profesionales y de
apoyo a la gestin o para ejecucin de trabajos artsticos que solo puedan
encomendarse a determinadas personas naturales (literal h. numeral 4. de la Ley 1150
de 2007, artculo 81 Decreto 1510 de 2013), que estn relacionados con la misin,
objetivos y funciones corporativas.

Para declarar mediante acto administrativo la urgencia manifiesta de que trata el


artculo 42 de la Ley 80 de 1993; artculo 2 numeral 4 literal a. de la Ley 1150 de 2007;
artculo 73 y 74 del Decreto 1510 de 2013; , que estn relacionados con la misin,
objetivos y funciones corporativas.

Para ordenar el gasto y realizar toda la actuacin contractual y postcontractual, e


inherente al suministro de tiquetes areos.

Para celebrar contratos de arrendamiento, de conformidad con el Decreto 2575 de


2008. (Ver Circular N. 40 de 2013).

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1.4.2. Delegaciones especficas
DEPENDENCIAS DELEGACIONES ESPECFICAS

Secretara General Los contratos para la adquisicin de bienes y servicios de


caractersticas tcnicas uniformes o genricas, comunes a
(Decreto 007 de 2012) las distintas dependencias independientemente de que se
requieran para apoyar el cumplimiento de la misin y
objetivos corporativos de cada organismo, de conformidad
con el literal a. del numeral 2 del artculo 2 de la Ley 1150
de 2007 y el inciso 6 del artculo 3 del Decreto 1510 de
2013.
(Decreto 005152 de 2013) Competencia para el desarrollo de la actividad
precontractual y expedir los correspondientes actos
Administrativos inherentes al proceso de seleccin para el
suministro de tiquetes areos.
Oficina de Comunicaciones Los contratos para la ejecucin, estrategias y polticas de
comunicacin pblica, comunicacin organizacional y
(Decreto 007 de 2012) relaciones pblicas institucionales. (Ver Circular N 201 del
30 de mayo de 2013)
Jefe de la Oficina Privada Los contratos que correspondan al Despacho del Seor
Gobernador, sin lmite de cuanta y los que se celebren
(Decreto 2772 de 2013 y para programas y proyectos de la Gerencia de Antioquia
Decreto 3701 de 2013) Legal asociados al Centro Gestor 1111, as como tambin
los gastos de funcionamiento de la misma Gerencia.
Secretaria de Educacin Los contratos para contratar la adquisicin de bienes y
servicios de caractersticas tcnicas uniformes o genricas,
(Decreto 0717 de 2012). propios de las Instituciones Educativas Oficiales y dems
sedes externas en los municipios del Departamento de
Antioquia.

Secretara Seccional de Los contratos y convenios sin consideracin a la cuanta


Salud y Proteccin Social y que tengan por objeto lo relacionado con estrategias de
comunicacin pblica, comunicacin organizacional y
Secretara de Educacin relaciones pblicas institucionales que requieran ser
ejecutados con recursos provenientes de la Nacin con
(Decreto 40555 de 2012). destinacin especfica, necesarios para el cumplimiento de
sus fines misionales, previo concepto favorable de la
Oficina de Comunicaciones de la Gobernacin de Antioquia
Departamento Administrativo Competencia para el desarrollo de la actividad contractual
de Planeacin adelantada por el Gerente Regional para el Oriente.

(Decreto 1539 de 2012).

Departamento Administrativo Competencia para adelantar los trmites contractuales y


del Sistema de Prevencin pos contractuales necesarios en los procesos de
Atencin y Recuperacin de legalizacin de los recursos girados por Colombia
Humanitaria para la Atencin de la Emergencia ocasionada
Desastres
por el fenmeno de la nia 2010-2011 y su respectiva
(Decreto 001797 de 2014) liquidacin.

1.4.3. Asuntos no delegados


El Gobernador de Antioquia, se reserva y mantiene la competencia, en materia
contractual, en los siguientes asuntos:

Contratos de emprstito y la suscripcin de los ttulos ejecutivos que los soporten.

Convenios con organismos multilaterales de crdito o celebrados con personas


extranjeras de derecho pblico u organismos de cooperacin, asistencia o ayuda

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internacional, independientemente de la Secretara, Departamento Administrativo,
o Gerencia que los gestione.

Los contratos de concesin minera, segn delegacin de la Agencia Nacional


Minera.

1.5. PARTCIPES DE LA CONTRATACIN PBLICA

Son partcipes del sistema de compras y contratacin pblica:

1. Las Entidades Estatales que adelantan Procesos de Contratacin.

2. Colombia Compra Eficiente.

3. Los oferentes en los Procesos de Contratacin.

4. Los contratistas.

5. Los supervisores.

6. Los interventores.

7. Las organizaciones de la sociedad civil y los ciudadanos cuando ejercen la


participacin ciudadana en los trminos de la Constitucin Poltica y de la ley

CAPITULO II: VIGILANCIA Y CONTROL DE LA EJECUCIN CONTRACTUAL


Los artculos 115 y 116 de la Ley 489 de 1998 facultan a los representantes legales de las
entidades pblicas para crear y organizar Comits Internos de Trabajo con el fin de
atender las necesidades del servicio y cumplir con eficiencia y eficacia los objetivos,
polticas y programas de la entidad. Adicionalmente en los Manuales de Contratacin de
las entidades estatales al ser una norma de carcter interno, se sealan adems de los
aspectos administrativos del trmite y desarrollo contractual, las acciones que se derivan
de la vigilancia y control de la ejecucin contractual. En virtud de lo anterior, y como
instrumentos de apoyo y asesora para el mejoramiento continuo de la actividad
contractual, en el Departamento de Antioquia se crearon:

2.1. EL COMIT DE ORIENTACION Y SEGUIMIENTO EN CONTRATACION

El Comit de Orientacin y Seguimiento en Contratacin del Departamento de Antioquia


est integrado por:

1. Secretario General o su delegado


2. Secretario de Hacienda o su delegado
3. Director de Planeacin o su delegado
4. Gerente de Control Interno o su delegado
5. Director Administrativo y de Contratos de la Secretara General.

Son funciones del Comit:

1. Definir polticas para el Proceso de Contratacin Administrativa.

2. Realizar cada tres meses seguimiento y evaluacin al cumplimiento de las polticas


y procedimientos establecidos en el proceso de Contratacin Administrativa.

3. Validar el Plan de Adquisiciones, bienes y servicios de obra pblica, actualmente Plan


Anual de Adquisiciones y el Plan de Supervisin e Interventora del Departamento de
Antioquia debidamente formulado por la Subsecretara Logstica de la Secretara
General.

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4. Recomendar las modificaciones al Plan de Adquisiciones, bienes y servicios de
obra pblica, actualmente Plan Anual de Adquisiciones y al Plan de Supervisin e
Interventora del Departamento de Antioquia

5. Evaluar y realizar seguimiento al Plan de Adquisiciones, bienes y servicios de obra


pblica, actualmente Plan Anual de Adquisiciones y al Plan de Supervisin e Interventora
del Departamento de Antioquia.

6. Solicitar a la Secretara General la postura jurdica institucional en caso de


controversia respecto a diversas interpretaciones en un tema contractual.

7. Coordinar y articular con el CODFIS las polticas que en materia presupuestal y


financiera afecten el proceso de Contratacin Administrativa, en forma previa a su
publicacin.

8. Orientar el inicio de los procesos contractuales, cuyo valor sea igual o superior al
cincuenta por ciento (50%) de la menor cuanta.

9. Orientar la adicin, ampliacin y modificacin de todos los contratos o convenios


cuya cuanta inicial sea igual o superior al cincuenta por ciento (50%) de la menor cuanta.

10. Orientar al titular del respectivo Despacho, sin consideracin a su naturaleza o


cuanta, sobre la celebracin de contratos o convenios a que se refiere la Ley 489 de
1998 y el Decreto Nacional No. 777 de 1992.

11. Orientar al respectivo titular del Despacho sobre la celebracin de los contratos de
prestacin de servicios profesionales y de apoyo a la gestin o para la ejecucin de
trabajos artsticos que slo puedan encomendarse a determinadas personas naturales, a
que se refiere el numeral 3 del artculo 32 de la Ley 80 de 1993, el literal h del numeral 4
del artculo 2 de la Ley 1150 de 2007 y el artculo 3.4.2.5.1 del Decreto No. 734 de 2012,
sin consideracin a su cuanta.

12. Analizar la informacin mensual que le remitir el Comit Interno de Contratacin


de cada Organismo, con la finalidad de revisar de manera aleatoria los contratos que sin
consideracin a su naturaleza, el valor sea inferior al cincuenta por ciento (50%) de la
menor cuanta a fin de trazar polticas, direccionamientos y orientacin en materia de
contratacin para todo el ente central.

13. Identificar las inconsistencias en la aplicacin del rgimen contractual que se


presenten en las Secretaras de Despacho, los Departamentos Administrativos y las
Gerencias, que ameriten el establecimiento de una unidad de criterio normativo, la cual se
establecer por la Secretara General.

14. Apoyar a la Secretara General del Departamento de Antioquia y al Despacho del


seor Gobernador en la aplicacin y divulgacin de las orientaciones normativas que se
promulguen en materia de contratacin.

15. Conceptuar sobre la solucin de conflictos o diferencias sobre competencias y


dems asuntos relacionados con la contratacin que se presenten entre las diferentes
dependencias de la Administracin Departamental.

16. Dictar su propio reglamento.

Sin perjuicio de las funciones asignadas al Comit de Orientacin y Seguimiento en


Contratacin; el Ordenador del Gasto ser el nico responsable de cada proceso
contractual de acuerdo a la delegacin asignada.

La Secretara Tcnica del Comit de Orientacin y Seguimiento en Contratacin, estar


radicada en la Subsecretara Logstica de la Secretara General.

Como invitado permanente asistir el Subsecretario Jurdico.

12
3.1. LOS COMITS INTERNOS DE CONTRATACIN

En cada uno de los Organismos con delegacin para contratar, se crearon los Comits
Internos de Contratacin los cuales estn conformados por:

1. El Ordenador del Gasto, quien lo presidir.


2. El Subsecretario o directivo del rea cuyo proyecto de contratacin sea analizado.
3. El Servidor Pblico que cumple el rol de Lder Gestor de Contratacin en cada
Organismo.
4. Un abogado.
5. Un profesional universitario logstico.
6. Un tcnico.

A las sesiones del Comit Interno de Contratacin podrn ser invitados un representante
de la Gerencia de Control Interno, un integrante del Comit Asesor y Evaluador del tema
que est siendo revisado y los servidores o particulares que tengan inters y/o
conocimiento en el tema de discusin o anlisis.

Son funciones de los Comits Internos de Contratacin:

1. Revisar los estudios previos elaborados por el Comit Asesor y Evaluador de los
procesos contractuales, siempre que el mismo est incluido dentro del respectivo Plan de
Adquisiciones, bienes y servicios de obra pblica, , actualmente Plan Anual de
Adquisiciones. En el caso de las contrataciones directas, todas las actuaciones
precontractuales se revisarn en una sola sesin.

2. Analizar las recomendaciones formuladas por el Comit Asesor y Evaluador y


orientar acerca de los ajustes que se consideren pertinentes.

3. Orientar el inicio de los procesos contractuales, cuyo valor sea inferior al cincuenta
por ciento (50%) de la menor cuanta.

4. Orientar las solicitudes de adicin, ampliacin, modificacin y suspensin de


contratos o convenios, cuyo valor sea inferior al cincuenta por ciento (50%) de la menor
cuanta.

5. Remitir al titular del Despacho para su aprobacin: el inicio, adjudicacin,


declaratoria desierta, adicin, ampliacin, modificacin y suspensin de procesos
contractuales, contratos y/o convenios.

6. Asesorar al titular del respectivo Despacho en los diferentes temas contractuales


que se revisen.

7. Elaborar y remitir trimestralmente a la Secretara Tcnica del Comit de


Orientacin y Seguimiento en Contratacin, los informes de seguimiento al cumplimiento
de las polticas y las propuestas de polticas en materia de Contratacin Administrativa.

8. Remitir al Comit de Orientacin y Seguimiento en Contratacin los procesos de


su competencia.

La Secretara Tcnica del Comit Interno de Contratacin estar a cargo del servidor que
haga las veces de Lder Gestor de Contratacin.

NOTA. DECLARATORIAS DE DESIERTA: Se sugiere que en la misma sesin del Comit


Interno de Contratacin de la Secretara, Gerencia, Departamento Administrativo u
Oficina, en la cual se recomiende la declaratoria de desierta de un proceso de seleccin,
se recomiende el inicio del nuevo proceso de contratacin una vez hechos los ajustes
correspondientes. Solo en los eventos que se incorporen modificaciones sustanciales a
los estudios previos, deber llevarse nuevamente el proceso para recomendacin del
Comit de Orientacin y Seguimiento cuando aplique. Ver circular 000287 del 18 de julio
de 2014.

13
3.2. EL COMIT DE COSTOS

El Decreto 000855 de 2014, crea el Comit de Costos integrado por:

1. El Subsecretario Logstico de la Secretara General, quien presidir la sesin.


2. Dos delegados de la Subsecretara Logstica de la Secretara General.
3. Un delegado del Departamento Administrativo de Planeacin.
4. Un delegado de la Secretaria de Hacienda.
5. Un delegado de la Fbrica de Licores y Alcoholes de Antioquia.
6. Un delegado de la Oficina de Comunicaciones.
7. Un delegado de la Secretara de Salud.
8. Un delegado de la Secretara de Educacin.
9. Un delegado de la Secretara de Productividad y Competitividad.

Son funciones del Comit:

1. Elaborar las directrices relacionadas con los anlisis del sector y elaboracin de
costos que soportan el presupuesto oficial en los procesos de contratacin que
adelanten las diferentes dependencias del Departamento de Antioquia.

2. Unificar criterios para la formulacin de las variables econmicas en la etapa de


planeacin de los procesos de contratacin, para la optimizacin de los recursos
financieros del Departamento de Antioquia.

3. Realizar capacitaciones y talleres con los equipos de contratacin para dar a conocer
las directrices y apoyar su aplicacin.

4. Revisar el anlisis del sector y de costos de los estudios previos de las diferentes
dependencias, previo a la presentacin de los mismos ante el Comit de Orientacin
y Seguimiento, y recomendar los ajustes a los que haya lugar.

5. Elaborar la base de datos de precios de referencia de los bienes y servicios de mayor


adquisicin en el Departamento de Antioquia y publicarla en la intranet para consulta
de los servidores pblicos encargados de elaborar los anlisis del sector en los
procesos contractuales.

La Secretara Tcnica estar a cargo de uno de los delegados de la Subsecretara


Logstica de la Secretara General.

3.3. EL COMIT ORIENTADOR EN SUPERVISIN E INTERVENTORA DEL


DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA

De conformidad con el artculo 83 de la Ley 1474 de 2011, en concordancia con el artculo


26 de la Ley 80 de 1993 y con el nico fin de proteger la moralidad administrativa, de
prevenir la ocurrencia de actos de corrupcin y de tutelar la transparencia de la actividad
contractual, las entidades pblicas tienen la obligacin de vigilar permanentemente la
correcta ejecucin del objeto contratado a travs de un supervisor o un interventor. En
consideracin de lo anterior, se conform el Comit Orientador en Supervisin e
Interventora del Departamento de Antioquia, con la finalidad de orientar, asesorar y
articular el proceso de contratacin administrativa en el Departamento de Antioquia; sin
embargo, la responsabilidad y adopcin de decisiones corresponde a los ordenadores del
gasto de cada organismo de la administracin departamental, delegados para efectuar la
actividad contractual.

El Comit est integrado por:

1. Un Delegado de la Secretara de Hacienda con conocimientos y experiencia en


aspectos tributarios.

14
2. Un Delegado de la Secretara de Infraestructura con conocimientos y experiencia en
interventora de obra pblica.
3. Un Delegado de la Secretara General con conocimientos y experiencia en
contratacin estatal
4. El Director (a) de la Direccin Administrativa y Contractual de la Secretara General.
5. Un Delegado de la Subsecretara de Logstica de la Secretara General el cual
asumir la Secretara Tcnica.

A las sesiones del Comit Orientador en Supervisin e Interventora asistir como invitado
un representante de la Gerencia de Control Interno.

Los miembros de este Comit, cuando lo consideren necesario, podrn invitar a los
supervisores e interventores delegados de las entidades descentralizadas del orden
departamental y servidores pblicos con conocimiento especfico sobre el tema objeto de
anlisis.

Se invitarn una (1) vez al ao a las personas y asociaciones que desarrollen campaas
de control y vigilancia de la gestin pblica contractual, para que asistan a una sesin del
Comit Orientador en Supervisin e Interventora con la finalidad de que realicen
recomendaciones escritas y oportunas para mejorar sus actuaciones.

Funciones:

1. Asesorar en forma permanente a los supervisores e interventores del Departamento


de Antioquia, para recomendar sobre temas asociados a los aspectos administrativos,
financieros, tributarios, tcnicos, legales y econmicos del contrato en ejecucin.

2. Evaluar cada solicitud, atendiendo la asesora y colocando, cuando sea el caso, a


disposicin de todos los supervisores e interventores, a fin de que su prctica se haga
extensiva para situaciones similares.

3. Evaluar y realizar semestralmente seguimiento al Plan de Supervisin e Interventora


del Departamento de Antioquia.

4. Emitir recomendaciones en forma concertada durante las sesiones programadas


sobre la actividad de supervisin e interventora en concordancia con lo establecido en
el Comit de Orientacin y Seguimiento en Contratacin.

5. Evaluar los recursos necesarios para el funcionamiento del Comit y la correcta


realizacin de la actividad designada; para lo cual iniciarn los trmites pertinentes
para su consecucin.

6. Disear, establecer y mantener la base de datos de todas las supervisiones e


interventoras que se adelanten en la administracin departamental, con el apoyo de la
Subsecretara Logstica encargada de consolidar el Plan de Adquisiciones de Bienes,
Servicios y Obra Pblica, hoy llamado Plan Anual de Adquisiciones.

7. Disear e implementar un plan de comunicaciones y medios (Internet, intranet, chat,


correo electrnico, etc.), en asocio con la Oficina de Comunicaciones y la Direccin de
Informtica o quien haga sus veces, dirigido a todos los servidores pblicos y
particulares que se desempean como supervisores e interventores para la
interiorizacin de las recomendaciones emitidas.

8. Recomendar a la administracin y a los supervisores e interventores los correctivos


que consideren necesarios, tanto administrativos como legales, tcnicos y financieros.

9. Apoyar la solucin de controversias que en materia de supervisin e interventora se


presenten entre las diferentes dependencias de la administracin departamental.

15
10. Coordinar los equipos de trabajo que se conformen, encargados de vigilar, controlar
y supervisar las labores de supervisin e interventora en los contratos de obra pblica
como en aquellos que de acuerdo a la necesidad se requieran.

11. Visitar los sitios de trabajo cuando lo estime conveniente.

12. Proponer, disear y realizar capacitaciones a los servidores pblicos en los temas que
considere necesarios.

13. Elaborar y remitir a la Secretara Tcnica del Comit de Orientacin y Seguimiento en


Contratacin, informes semestrales donde se reflejen los temas recurrentes de
consulta e informes en el tema de supervisin e interventora de los rganos de
Control.

14. Identificar y proponer temas o aspectos a fortalecer en las competencias para los
servidores que ejercen funciones de supervisin.

15. Dictar su propio reglamento.

Las directrices que se efecten como resultado del anlisis de los casos presentados en
materia de supervisin e interventora, sern publicados en los medios de informacin
institucional.

3.4. EL COMIT DE RECLAMACIONES CONTRACTUALES

El Comit de Reclamaciones Contractuales del Departamento de Antioquia est integrado


por:

1. El Subsecretario Jurdico de la Secretara General quien lo presidir.


2. El Director de la Direccin Administrativa y Contractual de la Secretara General.
3. El Director de la Direccin de Procesos y Reclamaciones de la Secretara General.
4. Un Profesional de la Subsecretara Jurdica designado por el Subsecretario Jurdico
quien har las veces del Secretario Tcnico del Comit.
5. El Secretario de la Secretara de Hacienda o el Director de Presupuesto.
6. El Director de Asuntos Legales de la Secretara de Infraestructura.
7. El Gerente de Control Interno como invitado, con voz pero sin voto.

Harn parte del Comit como asistentes obligatorios:

1. El titular de la respectiva dependencia de la Administracin Departamental que tiene a


su cargo el respectivo contrato.
2. El supervisor y/o interventor del contrato dentro del cual se ha presentado la
reclamacin, quin asistir de manera obligatoria.

Invitados:

El Comit de Reclamaciones Contractuales, podr hacerse acompaar de los integrantes


del Comit Asesor y Evaluador de las respectivas dependencias de la Administracin
Departamental, cuando considere necesaria su presencia, igualmente, podrn invitar
personas internas o externas que aportes su experiencia o conocimiento para el anlisis
de la reclamacin.

Son funciones del Comit:

1. Conocer y recomendar independientemente de su naturaleza, de la cuanta del


contrato y del valor de la reclamacin, las diferentes solicitudes que se originen
dentro de la vigencia del contrato delegado en cada dependencia de la
Administracin Departamental, tendientes a restablecer el equilibrio econmico de
las partes en el contrato; sin perjuicio de lo establecido en el inciso 3 del artculo 60
de la Ley 80 de 1993, modificado por el artculo 217 del Decreto Ley 019 de 2012,
cuyos acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes, en caso

16
de presentarse, no sern objeto de conocimiento ni pronunciamiento por parte del
Comit de Reclamaciones Contractuales.
2. Llevar a travs del Secretario Tcnico, un archivo sistematizado de las actas de
cada reunin, donde se observen las recomendaciones efectuadas por el Comit.
Una vez la respectiva acta sea aprobada y firmada ser enviada a cada
dependencia involucrada, para que all se examinen las diferentes circunstancias
que incidieron en la reclamacin contractual, y se tomen los correctivos
necesarios, previniendo as posibles reclamaciones en otros contratos que se
llegaren a celebrar bajo el mismo contexto.
3. Cuando lo considere pertinente, el Comit dar a conocer, a las diferentes
autoridades de control, las conductas desplegadas por los funcionarios que dieron
lugar al reconocimiento de un mayor valor del contrato, siempre y cuando dicha
conducta, constituya una posible violacin a la normatividad contractual o a los
principios de la funcin pblica.
4. Hacer un anlisis trimestral de las situaciones que dieron lugar a las reclamaciones
y recomendar a la Administracin Departamental las medidas que se deben
adoptar en cada caso en particular para evitar se presenten nuevos o similares
requerimientos, teniendo en cuenta para ello el reglamento interno del Comit.

CAPTULO III: PLANEACIN DE LA CONTRATACIN

3.1. PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES

El Plan Anual de Adquisiciones, es el plan general de compras el cual es independiente


del rubro presupuestal que se afecte, ya sea de funcionamiento o de inversin. Debe
elaborarse de acuerdo con lo establecido en el TTULO I, CAPTULO IV, del Decreto
1510 de 2013 y segn los lineamientos que establezca Colombia Compra Eficiente. (Ver
Circular N. 399 del 21 de octubre de 2013).

El Plan Anual de Adquisiciones y las actualizaciones del mismo, deben publicarse en la


pgina web del Departamento de Antioquia y en el SECOP, a ms tardar el 31 de enero
de cada vigencia, y deber actualizarse por lo menos una vez al ao, y para el caso del
Departamento de Antioquia esta actualizacin se realizar en el mes de julio de cada
anualidad.

La planeacin de las adquisiciones se fundamenta en el Plan de Desarrollo, pero se va


perfilando o detallando con instrumentos como el Plan Operativo Anual de Inversiones
(POAI) y el Presupuesto Anual de Gastos, pasando de ser proyecciones, hasta
finalmente llegar al detalle completo de las necesidades que se registran en los estudios
de costos de los Estudios Previos de cada proceso contractual.

El Plan Anual de Adquisiciones para el Departamento de Antioquia, debe ser una


herramienta de gestin administrativa efectiva para el uso racional y estratgico de los
recursos pblicos, y as desarrollar habilidades y competencias para su programacin,
elaboracin, ejecucin, control y evaluacin dentro de un marco de gerencia efectiva, sin
que la entidad se encuentre obligada a efectuar los procesos de adquisicin que se
incluyen en el Plan Anual de Adquisiciones.

El Plan Anual de Adquisiciones es un elemento que est integrado al presupuesto y al


plan de accin institucional, por lo tanto debe guardar coherencia con estos dos
instrumentos de planeacin y control.

La persona encargada en cada dependencia para la elaboracin del Plan especfico, es el


lder gestor, sin embargo la Subsecretara Logstica de la Secretara General es la
encargada de administrar y compilar el Plan Anual de Adquisiciones de la Entidad, la cual
mediante circulares socializar la metodologa y los formatos para su elaboracin. Ver
Circulares N 000399 del 21 de octubre de 2013 y 000402 del 24 de octubre de 2013.

3.1.1 Elaboracin
Los Ordenadores del Gasto de las Secretaras, Gerencias, y Departamentos
Administrativos del Departamento de Antioquia, se deben reunir con sus equipos de

17
trabajo con el fin de proyectar los planes especficos, dejando constancia de la aprobacin
de los mismos.

Los insumos para realizar los planes son: el Plan de Desarrollo, el Plan Operativo Anual
de Inversiones (POAI) y el proyecto del presupuesto de gastos de la siguiente vigencia
fiscal que contiene los techos de funcionamiento e inversin por dependencia; con el fin
de que las adquisiciones estn articuladas con los objetivos de la organizacin. De igual
manera, para su preparacin, se recolecta informacin de diferentes fuentes histricas,
bases de datos, ndice de precios u otros datos necesarios para hacer la proyeccin de
cifras, que permitan formular dichos planes lo ms ajustados a la realidad, respetando los
principios de economa y eficacia contemplados en la norma, en busca de la
estandarizacin y consistencia en las adquisiciones.

El Plan Anual de Adquisiciones es el instrumento gerencial de planificacin y


programacin de las adquisiciones del Departamento de Antioquia, que contribuye
efectivamente a realizar una correcta y oportuna ejecucin de recursos, convirtindose en
un mecanismo para el seguimiento a la ejecucin contractual y apoyo para el control de la
gestin. Comprende principalmente la programacin del conjunto de bienes, servicios y
obra pblica a adquirir, objetos, modalidades de seleccin, clasificacin de los bienes y
servicios en el sistema de UNSPSC, tipo de recursos con cargo a los cuales se pagar el
bien, obra o servicio y fechas proyectadas de inicio de los procesos de contratacin.
Permite dar a conocer al pblico en general y a los organismos de control, los bienes,
servicios y obra pblica que el Departamento de Antioquia contratar en el periodo fiscal
respectivo, con miras a incentivar la participacin ciudadana y a la transparencia.

El Plan Anual de Adquisiciones debe contener los siguientes elementos mnimos:


Necesidad
Identificacin en el Clasificador de Bienes y Servicios, (UNSPSC) con el mximo
nivel posible de descripcin de este clasificador
Valor y tipo de recursos
Modalidad de seleccin
Fecha aproximada de inicio del proceso de contratacin.
Declaracin estratgica (nombre de la entidad, Direccin, Telfono, Pgina web,
Perspectiva estratgica -incluyendo iniciativas clave, informacin til para posibles
proveedores, nmero de personas que trabajan en la entidad, polticas y
programas previstos para el ao para el cual es elaborado el Plan Anual de
Adquisiciones y presupuesto anual-, informacin de contacto, valor total del Plan
Anual de Adquisiciones, lmite de contratacin de menor cuanta, lmite de
contratacin de mnima cuanta y fecha de ltima actualizacin del Plan Anual de
Adquisiciones)

3.1.2 Anlisis
Despus de la elaboracin de los planes por Secretaras, Gerencias, Departamentos
Administrativos y la revisin por cada ordenador del gasto, se remite a la Subsecretara
Logstica para su anlisis y propuesta de ajustes en lo que tiene que ver con los bienes y
servicios de caractersticas tcnicas uniformes y de comn utilizacin (genricos),
buscando economas de escala.

3.1.3 Adopcin
El Plan Anual de Adquisiciones se presenta al Comit de Orientacin y Seguimiento en
Contratacin por parte de los servidores que hacen parte del Comit Interno de
Contratacin de cada dependencia, con el fin de analizarlo y presentar las
recomendaciones para su posterior adopcin. La Subsecretara Logstica es la
responsable de su consolidacin y envo a la Oficina de Comunicaciones para su
publicacin en cumplimento a las normas establecidas.

3.1.4 Evaluacin y seguimiento


Los Ordenadores del Gasto de todas las dependencias con delegacin para contratar
deben hacer seguimiento a la ejecucin del Plan Anual de Adquisiciones en los trminos
establecidos por las normas internas y externas, con el fin de realizar los ajustes

18
correspondientes por lo menos una vez durante su vigencia en el mes de julio de cada
anualidad o cuando se presenten cambios que modifiquen los elementos que hacen parte
del Plan Anual de Adquisiciones, de lo cual se debe remitir la informacin al Comit de
Orientacin y Seguimiento en Contratacin para su evaluacin, tal como establece el
artculo segundo del Decreto 0008 de 2012.

3.2. PLAN DE SUPERVISIN E INTERVENTORA


El Plan de Supervisin e Interventora es un instrumento de poltica que permite conocer
con anticipacin las clases y tipos de supervisin y/o interventora, los perfiles requeridos,
las cargas de trabajo y los costos de la Interventora en los procesos de contratacin
plasmados en el plan anual de adquisiciones, con la finalidad de poder planear y controlar
el seguimiento a la ejecucin de los contratos.

3.2.1. Objetivos
Disminuir la improvisacin: la supervisin e interventora no ser ms esa actividad
endilgada de manera coyuntural al servidor, mediante este plan ser una actividad
organizada y presupuestada.
Asegurar la calidad de la ejecucin de los contratos: Uno de los elementos ms
importantes en la elaboracin del plan de supervisin e interventora ser la idoneidad
con la cual se designe el interventor y/o supervisor, asegurando con esto la ejecucin
contractual y presupuestal.
Realizar una distribucin equitativa de responsabilidades: Mediante una planificacin
de la actividad de supervisin e interventora se ajustarn las cargas laborales de los
servidores.
Incluir en la formulacin de los proyectos de inversin y funcionamiento, las partidas
presupuestales para cubrir los costos de las interventoras.

Con el cumplimento de estos objetivos se fortalece el seguimiento y control a la ejecucin


de los contratos y se asegura la calidad de los bienes o servicios recibidos.

3.2.2. Elaboracin
La formulacin del plan de supervisin e interventora se hace de manera simultnea con
el plan anual de adquisiciones e involucra el mismo equipo de trabajo en su elaboracin.

3.2.3. Anlisis
Una vez elaborados los planes por cada una de las dependencias y revisados por los
ordenadores del gasto, en el mbito de sus respectivas competencias, corresponde a la
Subsecretara Logstica consolidar el plan de supervisin e interventora de la entidad.

3.2.4. Adopcin
El Comit de Orientacin y Seguimiento en Contratacin validar y adoptar el Plan
institucional de Supervisin e Interventora previamente consolidado por la Subsecretara
Logstica de la Secretara General. El referido Comit evaluar y recomendar las
modificaciones al mismo.

Ser responsabilidad de cada ordenador del gasto, adoptar y efectuar las modificaciones
a los planes especficos.

3.2.5. Evaluacin y seguimiento


La evaluacin del plan de supervisin e interventora se har de manera peridica por
parte del Comit Orientador en Supervisin e Interventora de acuerdo con lo establecido
en las normas internas.

El seguimiento debe hacerse en sesin del Comit Asesor de Supervisin e Interventora,


y posteriormente enviarse a travs de la Subsecretara Logstica al Comit de Orientacin
y Seguimiento en Contratacin, tal como lo establecen los Decretos Departamentales 008
y 3495 de 2013.

19
CAPTULO IV: ETAPAS DE LA CONTRATACIN
De acuerdo con nuestro Modelo Contractual Muchos ojos pocas manos, a continuacin
se indican las principales etapas del proceso contractual y los funcionarios responsables
de conformidad con el Decreto 0008 de 2012:

AREA ACTIVIDAD RESPONSABLE


Cada organismo de la El estudio de las necesidades Ordenador del Gasto
administracin de la Entidad Estatal.
departamental que Comit asesor y evaluador
adelante procesos
contractuales
Cada organismo de la Los estudios de sector y Comit asesor y evaluador
administracin estudios de mercado
departamental que
adelante procesos
contractuales

Cada organismo de la La estimacin y cobertura de Comit asesor y evaluador


administracin los Riesgos
departamental que
adelante procesos
contractuales

Cada organismo de la La definicin de los requisitos Comit asesor y evaluador


administracin habilitantes.
departamental que
adelante procesos
contractuales

Cada organismo de la La definicin y ponderacin de Comit asesor y evaluador


administracin los criterios de evaluacin de
departamental que propuestas
adelante procesos
contractuales

Cada organismo de la La seleccin de contratistas Comit asesor y evaluador


administracin
departamental que Ordenador del Gasto
adelante procesos
contractuales

Cada organismo de la El Manejo de los Documentos Servidor pblico con rol


administracin del Proceso, incluyendo su logstico
departamental que elaboracin, expedicin,
publicacin, Supervisor y/o interventor
adelante procesos
archivo, mantenimiento y
contractuales dems actividades de gestin
documental

Cada organismo de la La supervisin y seguimiento a Supervisor y/o interventor


administracin la ejecucin de los contratos
departamental que Ordenador del Gasto
adelante procesos
contractuales

Cada organismo de la La comunicacin con los Comunicacin con los


administracin oferentes y contratistas. oferentes: Comit asesor y

20
departamental que evaluador
adelante procesos
contractuales Comunicacin con los
contratistas: Supervisor y/o
interventor

Cada organismo de la Los procedimientos Servidor pblico con rol


administracin presupuestales, financieros y logstico
departamental que de pago.
adelante procesos Enlace MM de cada
contractuales dependencia

Supervisor y/o interventor

Ordenador del Gasto

Cada organismo de la El seguimiento a las Supervisor y su superior


administracin actividades posteriores a la inmediato
departamental que liquidacin de los contratos
adelante procesos
contractuales

Cada organismo de la El trmite de procesos Ordenador del Gasto


administracin sancionatorios contra
departamental que contratistas. Supervisor y/o interventor
adelante procesos
contractuales

Cada organismo de la El manejo de las controversias Comits Internos de


administracin y la solucin de conflictos Contratacin
departamental que derivados de los Procesos de Comit de Orientacin y
Seguimiento en Contratacin
adelante procesos Contratacin
Comit Orientador en
contractuales Supervisin e Interventora.
Comit de Reclamaciones
Contractuales

En todo caso, en la etapa precontractual deber observarse los trmites relacionados en


ente manual para cada modalidad de contratacin y su respectivo responsable.

4.1. ETAPA PRECONTRACTUAL

4.1.1. Seccin I. Etapa de la Planeacin

Constituye el perodo en que se realizan las actividades necesarias para adelantar el


proceso de seleccin del contratista o actos preliminares a la celebracin del contrato en
procura de seleccionar la mejor propuesta que satisfaga los requerimientos de bienes,
obras y servicios por parte del Departamento de Antioquia. Comprende los trmites desde
la designacin del Comit Asesor y Evaluador, hasta la adjudicacin o hasta declaratoria
de desierta del proceso de seleccin correspondiente.

Las actividades que se realizan en esta etapa son:


ACTIVIDAD RESPONSABLE
Designacin del Comit Asesor y Evaluador (Acto Ordenador del Gasto (Vase
1
administrativo). Decreto 008 de 2012)

21
Comit Asesor y Evaluador.
(Vase: Roles establecidos en
2 Elaboracin de Estudios y Documentos Previos
el Decreto 008 de 2012, y
formato en ISOLUCIN)
Ordenador del Gasto y
Solicitud y expedicin del Certificado de
3 Direccin de Presupuesto
Disponibilidad Presupuestal (CDP).
Comit Interno de
Contratacin y Comit de
Orientacin y Seguimiento en
4 Recomendacin del inicio del proceso.
Contratacin, en caso de
requerirse. (Vase Decreto
008 de 2012)
Elaboracin del Proyecto y Pliego de Condiciones
5 segn la modalidad de seleccin en procesos de Comit Asesor y Evaluador
convocatoria pblica.
Desarrollo de la modalidad de seleccin:
Publicaciones, Resolucin de Apertura,
Ordenador del Gasto y Comit
6 observaciones, adendas, comunicaciones,
Asesor y Evaluador
audiencias, recibo de propuestas, evaluacin,
adjudicacin o declaratoria de desierta.

4.1.1.1. Estudios y documentos previos


Se entiende por Estudios y Documentos Previos, el conjunto de los soportes para todos
los procesos de contratacin en los que cualquier proponente puede valorar
adecuadamente el alcance de lo requerido por la entidad. Con los estudios previos se
refleja el anlisis que el Departamento de Antioquia ha realizado sobre la necesidad del
bien, obra o servicio que requiere, de acuerdo con el Plan de Desarrollo, el Presupuesto y
el Plan Anual de Adquisiciones, as como la conveniencia y oportunidad de realizar la
contratacin.

Los estudios y documentos previos estarn conformados por todo documento final que
haya servido de soporte para la elaboracin del proyecto de Pliego de Condiciones,
Invitacin Pblica o Contrato segn se trate, incluyendo diseos y proyectos necesarios,
as como toda la informacin indispensable para permitir la presentacin de las ofertas, de
manera que los proponentes puedan valorar adecuadamente el alcance de lo requerido
por el Departamento de Antioquia, as como la distribucin de riesgos que se propone.

Los estudios previos deben ser elaborados por aquellas personas designadas por el
Ordenador del Gasto conforme a las normas internas.1 Dichos estudios debern contener
los siguientes elementos mnimos:

4.1.1.1.1 La descripcin de la necesidad que la entidad estatal pretende satisfacer


con la contratacin.
Expresin escrita y detallada de las razones que justifican el qu, el por qu y el para qu
de la contratacin. Para ello es necesario tener en cuenta que toda la actividad de la
administracin es reglada, es decir, la celebracin de un contrato implica la habilitacin
legal para celebrarlo y competencia para suscribirlo, de acuerdo con las funciones
asignadas en el ordenamiento jurdico.

En este punto se debe consignar la historia del por qu se necesita contratar y lo


esperado con la contratacin a celebrar, con la finalidad de justificar y soportar la
inversin de los recursos del Estado, como evidencia de la debida planeacin. Debe
describirse la necesidad de realizar el proyecto y la contratacin de servicios, obras y
bienes, haciendo especial nfasis en los aspectos ms relevantes, que expliquen de
manera clara el entorno de la situacin y enumeren los problemas, dificultades y
complicaciones que se estn presentando o que podran llegar a presentarse en caso de
no llevarse a cabo la contratacin.

1
Decreto Departamental 008 de 2012

22
Responder a las preguntas de qu necesito contratar, por qu necesito contratar, para
qu necesito contratar y la relacin que existe entre la necesidad identificada y el objeto
contratar.

En este anlisis deben concretarse los siguientes aspectos:

La necesidad de la entidad que se pretende satisfacer con la contratacin.

Opciones que existen para resolver dicha necesidad en el mercado.

Verificacin de que la necesidad se encuentra prevista en el Plan Anual de


Adquisiciones de la entidad o inclusin de sta a travs del ajuste respectivo.

Relacin existente entre la contratacin a realizar y el rubro presupuestal del cual se


derivan sus recursos.

4.1.1.1.2 Ubicacin del proceso en la estructura del Plan de Desarrollo


Departamental
Indicar puntualmente a que proyectos(s) apunta esta inversin, enunciando la Lnea
Programa Proyecto del Plan de Desarrollo. (En caso de no corresponder a un proyecto
de inversin, indicar que afecta recursos de funcionamiento).

4.1.1.1.3 Competencia del organismo para adelantar el proceso


En este punto se debe justificar la competencia del organismo para adelantar la
contratacin, soportado ya sea en su misin, objetivos y/o funciones, o regulacin
relacionada que identifique este proceso, indicando la norma que fundamenta la
competencia.

4.1.1.1.4 La forma de satisfacer tal necesidad


Descripcin de cmo se puede llevar a cabo la solucin a la necesidad planteada y
porqu se requiere especficamente el contrato identificado, esto es, relatar la
conveniencia del tipo de contrato recomendado (mediante la ejecucin de un proyecto, la
realizacin de un estudio, diseo o prediseo o la contratacin de un servicio).

4.1.1.1.5 El objeto a contratar, con sus especificaciones y la identificacin del


contrato a celebrar
Los elementos esenciales del contrato que deben definirse son:

4.1.1.1.6 Objeto
Es la forma en que la Administracin establece cul es el bien, servicio u obra pblica que
pretende adquirir para satisfacer una necesidad, el cual deber definirse de manera
concreta, clara, detallada y teniendo en cuenta la modalidad del contrato a celebrar.

Para su elaboracin se recomienda tener en cuenta: identificar el tipo de contrato y los


propsitos que se buscan con el proceso contractual, sin incluir cantidades, fechas o
lugares especficos. Tambin se recomienda evitar elaborar objetos largos que detallen
las obligaciones del contrato o el alcance del mismo.

-Alcance del Objeto Contractual: En este punto se indica la fecha, el lugar, la cantidad
de bienes, la poblacin beneficiaria, y dems condiciones de tiempo, modo y lugar en que
se desarrollar el objeto contractual.

4.1.1.1.7 Especificaciones tcnicas


La definicin tcnica de la necesidad y su correspondiente soporte, as como las
condiciones del contrato a celebrar, debern analizarse en el estudio tcnico,
establecindose con claridad, entre otros, los siguientes aspectos: posibilidades futuras
de actualizacin de los bienes, su vida til, la coherencia tcnica con otras herramientas

23
antes adquiridas, las calidades del personal tcnico que debe prestar los servicios y
dems elementos que afecten la satisfaccin de la necesidad que motiva la contratacin.

Compromisos, declaraciones y acreditaciones que debern efectuar los proponentes en


materia tcnica, que sern verificados por la entidad como requisito habilitante, DE
CUMPLE O NO CUMPLE, durante el perodo de evaluacin de las ofertas.

Servicios conexos: entendidos como aquellos que se derivan del cumplimiento del objeto
del contrato, como capacitaciones, mantenimientos preventivos y correctivos, soportes
tcnicos, entrega de manuales, instalacin, transporte etc.

Cuando se trate de un proceso de seleccin para la seleccin de bienes y servicios de


caractersticas tcnicas uniformes y de comn utilizacin la ficha deber contener, como
mnimo:

a) Denominacin de bien o servicio;

b) La clasificacin del bien o servicio de acuerdo con el Clasificador de Bienes y Servicios;

c) La identificacin adicional requerida;

d) La unidad de medida;

e) La calidad mnima, y

f) Los patrones de desempeo mnimos

- Autorizaciones, permisos, licencias y documentos tcnicos: En este punto se deja


constancia de los requisitos que se deben reunir tanto por la entidad contratante como por
el proponente adjudicatario para la ejecucin del contrato.

Cuando el contrato incluye diseo y construccin se deben adjuntar los respectivos


documentos tcnicos, ejemplo: clculos, planos, entre otros.

-Codificacin del bien, obra o servicio segn las Naciones Unidas - UNSPSC:
Definidos los bienes, obras y servicios a contratar, se deben codificar de acuerdo con la
Gua para la Codificacin de bienes y servicios de Naciones Unidas, los cuales fueron
previamente identificados en el Plan Anual de Adquisiciones. No obstante, si durante el
proceso de contratacin se evidencia que el bien, obra o servicio se puede identificar con
otros cdigos UNSPSC, stos debern incluirse en el estudio previo, los pliegos de
condiciones o invitacin pblica.

Se debe tener en cuenta que un nico proceso contractual puede incluir la compra de
mltiples bienes y/o servicios, por lo tanto, debe existir una relacin directa en la forma en
que las entidades del Estado definen sus objetos contractuales y aquella en la que
adquieren sus productos. Si es posible incluir diferentes bienes y/o servicios en un mismo
proceso de contratacin, se deben incluir todos los cdigos en un mismo rengln en el
Plan Anual de Adquisiciones. De otro modo, los bienes y/o servicios deben ser adquiridos
en procesos independientes puesto que las modalidades de adquisicin son diferentes.

Siempre se debe analizar que entre ms cdigos se incluyan en un mismo proceso de


contratacin, existe la posibilidad de que menos proveedores ofrezcan de manera integral
todos los bienes y/o servicios involucrados en el proceso particular. Por lo tanto, la forma
de codificar tiene un impacto directo sobre la competencia y la optimizacin de los
recursos pblicos.

24
Ver Gua para la Codificacin de Bienes y Servicios de acuerdo con el cdigo estndar de
productos y servicios de Naciones Unidas, publicado por Colombia Compra Eficiente en
el siguiente link: http://www.colombiacompra.gov.co/es/manuales

4.1.1.1.8 Partes
Son quienes intervienen en la relacin contractual. Todo contrato estatal es una relacin
jurdica conformada por dos extremos, en el que uno de ellos es una entidad estatal de las
comprendidas en el artculo 2, numeral 1 de la Ley 80 de 1993. El otro extremo de la
relacin la constituye una persona natural o jurdica de derecho pblico o privado-,
nacional o extranjera, consorcio, unin temporal o promesa de sociedad bajo cualquier
modalidad prevista en la Ley. (Artculos 6 y 7 de la Ley 80 de 1993).

4.1.1.1.9 Plazo
Es el tiempo real y cierto, legal o convencionalmente establecido por las partes del
contrato en el que se espera que se cumplan las obligaciones a cargo del contratista, el
cual debe obedecer a un estudio tcnico serio por parte de la Administracin. Se debe
especificar si el plazo corresponde a meses, das hbiles o calendario.

Para la determinacin del plazo, debe tenerse en cuenta que de acuerdo con el artculo 8
de la Ley 819 de 2003, la programacin, elaboracin, aprobacin y ejecucin del
presupuesto de cada vigencia fiscal, debe hacerse de tal manera que solo se programen
compromisos que se puedan recibir a satisfaccin antes del 31 de diciembre de cada
anualidad.

No obstante lo anterior, los plazos podrn superar la respectiva vigencia fiscal, si los
recursos fueron autorizados con vigencias futuras o se encuentran expresamente
autorizados en las directrices y polticas expedidas cada ao por Consejo Departamental
de Poltica Fiscal (CODFIS), o existe un rgimen especial para el manejo de los recursos,
como es el caso de los recursos provenientes del Sistema General de Regalas, de
convenios internacionales, entre otros.

4.1.1.1.10 Lugar de ejecucin el contrato


Es el lugar geogrfico o sede principal en el cual se habrn de desarrollar las
obligaciones propias del contrato.

4.1.1.1.11 Identificacin del contrato que se pretende celebrar


Desde la elaboracin de los estudios previos deber realizarse el anlisis sobre la
naturaleza y caractersticas del objeto a contratar, con el fin de identificar de manera
precisa el tipo de contrato a celebrar, que podr ser uno de los enumerados de manera
enunciativa en el artculo 32 de la Ley 80 de 1993, los mencionados expresamente en la
ley civil y comercial de conformidad con el artculo 13 del Estatuto Contractual o los que
se deriven del principio de autonoma de la voluntad.

4.1.1.1.12 Obligaciones de las Partes


Son los compromisos a cargo de las partes, los cuales deben estar justificados desde los
estudios y documentos previos y que sern esenciales para el adecuado desarrollo y
ejecucin del objeto contractual.

4.1.1.1.13 La modalidad de seleccin del contratista y su justificacin, incluyendo


los fundamentos jurdicos que soportan su eleccin
En todo proceso contractual deben indicarse las razones o argumentos de orden legal y
reglamentario que justifican la seleccin del contratista, en los trminos del artculo 2 de la
Ley 1150 de 2007, teniendo en cuenta la modalidad de seleccin.

Es esencial la determinacin de la naturaleza contractual para poder precisar la


modalidad de seleccin, pues el objeto del contrato, y ocasionalmente su cuanta,
determinar la manera en que deba seleccionarse al contratista.

En este punto se explica la modalidad de contratacin que aplica para el proceso de

25
contratacin y las normas que lo fundamentan (para el efecto este numeral deber ser
justificado por el servidor pblico que desempea el rol jurdico).

Nota: Para el caso de contratacin directa se debe justificar las razones que soportan
dicha modalidad, en virtud del principio de seleccin objetiva, lo cual servir de
fundamento para la expedicin del acto administrativo que justifica la contratacin directa
en los casos que aplique.

4.1.1.1.14 El valor estimado del contrato y la justificacin del mismo, indicando las
variables utilizadas para calcular el presupuesto de la contratacin y los
rubros que lo componen
Corresponde al costo econmico que tendr el bien o servicio objeto del contrato a
celebrar, para lo cual es imperativo el contar con una correcta elaboracin y anlisis
tcnico que lo soporte, en el que deber constar la realizacin de las comparaciones del
caso mediante el cotejo de los ofrecimientos recibidos y la consulta de precios o
condiciones del mercado y los estudios y deducciones de la entidad o de los organismos
consultores o asesores designados para ello.

Para efectuar un adecuado estudio de costos y mercado se debe tener en cuenta:

- Anlisis del sector: En esta etapa la entidad estatal debe realizar el anlisis necesario
para conocer el sector relativo al objeto del proceso de contratacin, desde la perspectiva
legal, comercial, financiera, organizacional, tcnica y de anlisis de riesgo, de lo cual se
debe dejar constancia en los documentos previos del proceso de contratacin. Para dicho
anlisis, la entidad tendr en cuenta lo establecido por la Agencia de Nacional de
Contratacin Colombia Compra Eficiente, en la Gua para la Elaboracin de Estudios del
Sector. Este anlisis debe hacerse de forma previa al establecimiento de los requisitos
habilitantes.

- Condiciones Comerciales. Se debe anotar la forma de pago, el tiempo de entrega, la


validez de la oferta, el porcentaje de descuentos por pronto pago en caso de ofrecerse y
la garanta en meses del producto ofrecido. Adems si es necesario se deben especificar
todas las observaciones que los proveedores crean o tengan a cada requerimiento, como
por ejemplo obras adicionales para la instalacin de los bienes.

- Forma de Pago. Debe precisarse si se har o no entrega de anticipo, pago anticipado,


definir los porcentajes y determinar cmo se efectuarn los pagos al contratista (pagos
parciales, pago nico, mensual, bimensual entre otros).

Para determinar la forma de pago deben tenerse en cuenta las directrices y polticas
establecidas por el Consejo Departamental de Poltica Fiscal (CODFIS).

Acorde con el Estatuto de Contratacin y siempre y cuando la Tesorera cuente con los
recursos lquidos disponibles, en los contratos o convenios que celebre el Departamento
de Antioquia se podr pactar la entrega de anticipos y de pagos anticipados y su monto
no podr exceder el 50% del valor del respectivo contrato, de conformidad con lo
dispuesto por el pargrafo del artculo 40 de la Ley 80 de 1993.

Todos los convenios y contratos que estipulen el desembolso de anticipo, contemplarn


tambin la forma como ste deber amortizarse.

Si el convenio o contrato se encuentra parcialmente financiado con vigencias futuras, el


valor del anticipo ms los impuestos y las retenciones a que hubiere lugar, no podrn ser
igual al 100% de la apropiacin de la vigencia, debido a la dinmica contable y sus
efectos tcnicos en el sistema SAP.

Para la constitucin de anticipos deber tenerse en cuenta las directrices en la Circular


340 del 16 de septiembre de 2013 de la cual resaltamos las siguientes:

1. El anticipo solo puede ser pactado en los contratos de tracto sucesivo.

26
2. En los contratos de obra, concesin, salud o los que se realicen por licitacin
pblica el contratista deber suscribir un contrato de fiducia mercantil para crear
un patrimonio autnomo irrevocable para el manejo de los recursos que reciba a
ttulo de anticipo, con una sociedad fiduciaria autorizada para ese fin por la
Superintendencia Financiera.
3. Para los dems contratos no contemplado en el artculo 91 de la Ley 1474 de
2011, los desembolsos del anticipo se harn a una cuenta bancaria separada no
conjunta, a nombre del contrato suscrito.

- Aspectos tributarios, financieros, contables y presupuestales


Los servidores que elaboran los Estudios Previos y en cada una de las etapas de los
procesos de contratacin, cuando aplique, deben tener en cuenta las disposiciones tanto
externas como internas en materia presupuestal, tributaria, financiera y contable, de
manera que se ajusten al cumplimiento de las directrices de la Direccin de Impuestos y
Aduanas Nacionales (DIAN), se realicen los anlisis del mercado adecuadamente, se
facilite el seguimiento de la ejecucin del contrato y se registre y clasifique la informacin
contable.

Al respecto la Secretara de Hacienda estableci las directrices que en esta materia


deben cumplirse. (Vase Circular N 260 del 21 de junio de 2012, Circular 56 del 28 de
enero de 2013, Circular N. 131 del 14 de marzo de 2013, Circular N432 del 14 de
noviembre de 2013, Circular N 444 del 20 de noviembre de 2013 y Circular 000040 del
22 de enero de 2014).

Si durante alguna de las fases del proceso contractual (precontractual, contractual o


poscontractual) se presentan dudas en los aspectos presupuestales, tributarios,
financieros y contables, se debe elevar la consulta ante la Direccin de Contabilidad de la
Secretara de Hacienda.

- Rendimientos financieros
El Departamento de Antioquia no pactar reinversin de los rendimientos financieros en la
celebracin de contratos interadministrativos, generados por los establecimientos pblicos
o por la Empresas industriales y Comerciales del Estado y las sociedades de Economa
mixta del Orden Departamental con los recursos transferidos por este.

Los rendimientos que llegaren a producir los recursos entregados en calidad de anticipo,
pertenecern al Departamento de Antioquia.

4.1.1.1.15 Los criterios para seleccionar la oferta ms favorable y su ponderacin.


En cumplimiento de la seleccin objetiva del contratista, se debern establecer criterios
que sern objeto de evaluacin, ponderacin y clasificacin, los cuales permitirn concluir
de manera precisa que la escogencia del contratista se realiza de acuerdo con el
ofrecimiento ms favorable para la entidad y los fines que ella busca. Dichos criterios no
podrn determinarse al arbitrio o capricho de un funcionario pblico, sino acorde con los
principios y criterios previstos en el numeral 2 del artculo 5 de la Ley 1150 de 2007
modificado por el artculo 88 de la Ley 1474 de 2011. As mismo, se establecern los
criterios de seleccin teniendo en cuenta el anlisis del sector y lo dicho por la Agencia
Nacional de Contratacin Colombia Compra Eficiente en el Manual para determinar y
verificar los requisitos habilitantes en los procesos de contratacin en forma adecuada y
proporcional a la naturaleza y valor del contrato, es decir, que deber atenderse a la
relacin entre el contrato que se pretende celebrar y la experiencia del proponente y su
capacidad jurdica, financiera y organizacional.

Para ello, se deben indicar los requisitos habilitantes que debern cumplir los proponentes
y su forma de acreditacin, teniendo en cuenta: a) el Riesgo del Proceso de Contratacin;
b) el valor del contrato objeto del Proceso de Contratacin; c) el anlisis del sector
econmico respectivo; y d) el conocimiento de fondo de los posibles oferentes desde la
perspectiva comercial.

27
Se debe indicar as mismo, en este apartado del estudio previo, en prosa, la respuesta a
los siguientes interrogantes:

La experiencia exigida es apropiada considerando el valor y la complejidad del


contrato?

La capacidad financiera exigida para el Proceso de Contratacin es acorde con


las condiciones financieras del mercado de los bienes y servicios a los que se
refiere el Proceso de Contratacin?

Los requisitos habilitantes permiten la participacin de la mayora de los actores


del mercado que ofrecen los bienes y servicios a los que se refiere el Proceso de
Contratacin?

Quin cumple con los requisitos habilitantes est en posibilidad de cumplir con el
objeto del contrato dentro del cronograma y el presupuesto previstos en el Proceso
de Contratacin?

Acto seguido se debe relacionar cul de los factores de seleccin se eligi o eligieron, de
acuerdo con la modalidad de seleccin que aplique.

Si el precio del bien o servicio es regulado, se deber indicar la variable sobre la cual se
hace la evaluacin de las ofertas.

Dentro de los criterios de calificacin de las propuestas se debe otorgar un puntaje a los
bienes, servicios y oferentes nacionales o aquellos considerados nacionales con ocasin
de la existencia de trato nacional. Para ello se debe tener en cuenta que el puntaje
otorgado debe estar comprendido entre el diez (10) y el veinte por ciento (20%), para
estimular la industria colombiana cuando los proponentes oferten bienes o servicios
nacionales. Tratndose de bienes o servicios extranjeros, la entidad contratante
establecer un puntaje comprendido entre el cinco (5) y el quince por ciento (15%), para
incentivar la incorporacin de componente colombiano de bienes y servicios
profesionales, tcnicos y operativos.

Este incentivo no es aplicable para la Contratacin Directiva ni en los procesos para la


adquisicin de bienes y servicios de caractersticas tcnicas uniformes.

4.1.1.1.16 El anlisis de Riesgo y la forma de mitigarlo


Las entidades estatales tienen la obligacin de realizar un anlisis que incluya la
tipificacin, valoracin y asignacin de riesgos previsibles involucrados en la contratacin
(Art. 4 Ley 1150). Se entiende que constituyen riesgos involucrados en la contratacin
todos aquellos eventos que pueden generar efectos adversos y de distinta magnitud en el
logro de los objetivos del Proceso de Contratacin o en la ejecucin de un contrato. El
riesgo ser previsible en la medida que el mismo sea identificable y cuantificable en
condiciones normales.

El anlisis de riesgos previsibles se har siempre para todas las modalidades de


contratacin (sin excepcin alguna), teniendo en cuenta el valor y la naturaleza del
contrato, justificando su existencia o no para el caso. Para ello, la Entidad Estatal debe
evaluar el Riesgo que el Proceso de Contratacin representa para el cumplimiento de sus
metas y objetivos, de acuerdo con los manuales y guas que para el efecto expida
Colombia Compra Eficiente.

En los estudios previos se debern tipificar los riesgos que puedan presentarse en el
Proceso de Contratacin, con el fin de cuantificarlos y sealar el sujeto contractual que
soportar, total o parcialmente, la ocurrencia de la circunstancia prevista en caso de
presentarse, o la forma en que se recobrar el equilibrio contractual, cuando se vea
afectado por la ocurrencia del riesgo.

28
Se debe entender que aquellos riesgos previsibles que no asuman directamente las
entidades estatales corresponden a los contratistas, siempre y cuando hayan sido
asumidos en la distribucin del riesgo. El estudio adecuado de los riesgos le permitir a
las entidades estatales hacer las previsiones del caso que conduzcan al xito del
proyecto. As, para hacer un adecuado anlisis de riesgos es imperativo que las entidades
estatales examinen en el pasado qu tropiezos o dificultades han tenido en la ejecucin
de sus contratos, incluso la ejecucin de contratos en el sector privado.

De igual forma, en aquellos contratos que por su objeto contractual no se encuentren


riesgos previsibles, deber justificarse as en los estudios previos.

El anlisis de riesgos se har por todos los integrantes del comit asesor evaluador, sin
embargo el rol tcnico, segn el conocimiento y la experticia, es quien debe identificar los
riesgos.

Ver Manual para la Identificacin y Cobertura del Riesgo, publicado por Colombia Compra
Eficiente, el cual se puede consultar en el siguiente link:
http://www.colombiacompra.gov.co/es/manuales

4.1.1.1.17 Las garantas que la Entidad Estatal contempla exigir en el Proceso de


Contratacin
Estimados los riesgos previsibles, deber establecerse como mitigar tales riesgos, de
acuerdo con los trminos previstos en el artculo 110 y siguientes del Captulo I, Ttulo III
del Decreto 1510 de 2013 y dems normas que lo modifiquen, adicionen o sustituyan.

En aquellos eventos donde no se exija garanta igualmente debern justificarse las


razones.

No sern obligatorias en:

a. Los contratos de emprstito

b. Los contratos interadministrativos

c. Los contratos de seguro

d. Los contratos que se celebren con grandes superficies.

e. Los contratos celebrados por contratacin directa.

f. Los contratos celebrados por el procedimiento de mnima cuanta.

4.1.1.1.18 La indicacin de si el Proceso de Contratacin est cobijada por un


Acuerdo Comercial2.
En el marco de la globalizacin y la internacionalizacin de los mercados, las entidades
pblicas debern indicar si la contratacin respectiva se encuentra cobijada por un
Acuerdo Comercial suscrito por el Estado Colombiano ya que se deben observar las
obligaciones en ellos contenidas. Ver Manual para el manejo de los Acuerdos
Comerciales en Procesos de Contratacin, publicado por Colombia Compra Eficiente, el
cual se puede consultar en el siguiente link:
http://www.colombiacompra.gov.co/es/manuales

Se debe verificar:

- Si la cuanta del proceso lo somete al captulo de compras pblicas.


- Si la entidad estatal se encuentra incluida en la cobertura del captulo de compras
pblicas.

2
Circular 203 del 14 de mayo de 2012 de la Subsecretara Jurdica de la Gobernacin. Contratacin Pblica de los
acuerdos comerciales negociados por Colombia.

29
- Si los bienes y servicios a contratar no se encuentran excluidos de la cobertura del
captulo de compras pblicas.

El Ministerio de Comercio, Industria y Turismo en coordinacin con la Agencia Nacional


de Contratacin Pblica, Colombia Compra Eficiente, mantendr publicada en su pgina
web y en el SECOP la informacin actualizada relativa a los Tratados vigentes en materia
de contratacin pblica, que permita realizar tal verificacin. Adicionalmente, para realizar
la verificacin de la aplicacin de los acuerdos comerciales a los procesos de seleccin,
deber verificarse el Manual explicativo que para el efecto expida el Ministerio de
Comercio Industria y Turismo y el Departamento Nacional de Planeacin.

Se encuentran excluidos todos los contratos realizados mediante la modalidad de


contratacin directa estipuladas en la Ley 1150 de 2007, pues a estos no les aplican las
obligaciones de los Acuerdos Comerciales, y por lo tanto no se requiere establecer si
estn o no cubiertos por los mismos.

La entidad para efectos de la contratacin respectiva y en caso que la misma est


cobijada por alguno de los acuerdos comerciales vigentes suscritos por Colombia, en
materia de compras estatales, dar aplicacin en todo el proceso contractual los principios
y deberes comunes que constituyen el ncleo de las obligaciones internacionales de
Colombia en este tema:
Trato Nacional y no discriminacin
Plazos para la presentacin de ofertas
Publicacin del Pliego de Condiciones en Internet Accesibilidad
Especificaciones tcnicas claras y necesarias
Condiciones de participacin esenciales
Experiencia previa que no discrimine la participacin de los proponentes en
procesos de seleccin.
Conservacin de registros
Reglas de origen
Transparencia
Compensaciones
Revisin nacional de impugnaciones.
En este tem de los estudios previos se debe tener en cuenta adems, los pases con los
cuales se tenga la obligacin de Trato Nacional con fundamento en el Principio de
Reciprocidad de conformidad con los artculos 20 y 21 de la Ley 80 de 1993.
Adicionalmente, el artculo 150 del Decreto 1510 de 2013, indica que el trato nacional se
conceder a: (a) los oferentes, bienes y servicios provenientes de Estados con los cuales
Colombia tenga Acuerdos Comerciales, en los trminos establecidos en tales Acuerdos
Comerciales; (b) a los bienes y servicios provenientes de Estados con los cuales no exista
un Acuerdo Comercial pero respecto de los cuales el Gobierno Nacional haya certificado
que los oferentes de Bienes y Servicios Nacionales gozan de trato nacional, con base en
la revisin y comparacin de la normativa en materia de compras y contratacin pblica
de dicho Estado. En este caso el certificado es expedido por el Ministerio de Relaciones
Exteriores y puede ser consultado en el siguiente link:
http://www.colombiacompra.gov.co/es/certificaciones-de-trato-nacional-por-reciprocidad ;
y (c) a los servicios prestados por oferentes miembros de la Comunidad Andina de
Naciones teniendo en cuenta la regulacin andina aplicable a la materia, los cuales

30
pueden ser consultados en el siguiente link:
http://www.comunidadandina.org/Quienes.aspx

4.1.1.1.19 Convocatorias Limitadas a Mipyme


En los procesos de seleccin de licitacin pblica, seleccin abreviada y concurso de
mritos la convocatoria se limitar a Mipyme de acuerdo con las reglas sealadas en los
artculos 152 y siguientes del Decreto 1510 de 2013.

En los procesos de seleccin de licitacin pblica, seleccin abreviada y concurso de


mritos la convocatoria se limitar a Mipyme cuando:

1. El valor del Proceso de Contratacin es menor a ciento veinticinco mil dlares de los
Estados Unidos de Amrica (US$125.000), liquidados con la tasa de cambio que para el
efecto determina cada dos aos el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo.

2. La Entidad Estatal ha recibido solicitudes de por lo menos tres (3) Mipyme nacionales
para limitar la convocatoria a Mipyme nacionales. La Entidad Estatal debe recibir estas
solicitudes por lo menos un (1) da hbil antes de la Apertura del Proceso de Contratacin.

La entidad puede realizar convocatorias limitadas a Mipyme nacionales domiciliadas en el


Departamento o municipios en donde se va a ejecutar el contrato.

4.1.1.1.20 Comit Asesor y Evaluador


El nmero del acto administrativo que designa el Comit y sus integrantes deber
relacionarse en los estudios previos de conformidad con el Decreto Departamental 008 de
2012.

Cada Ordenador del Gasto podr designar, indicando nombre y cargo, quines
conformarn los Comits Asesores y Evaluadores, despus de la elaboracin del Plan
Anual de Adquisiciones.

En el Departamento de Antioquia la designacin del Comit Asesor y Evaluador se har


mediante circular radicada suscrita por el respectivo Ordenador del Gasto.

4.1.1.1.21 Tipo De Supervisin y/o Interventora


De acuerdo con el Manual de Supervisin e Interventora se deber indicar el tipo de
supervisin y/o interventora.

Se aclara que de conformidad con el artculo 83 de la Ley 1474 de 2014, en lo relacionado


a la interventora integral, que es cuando el contratista asume el seguimiento
administrativo, financiero, tcnico, jurdico y contable, no se hace necesario contar con un
supervisor por parte de la Entidad. Igualmente, acorde a lo establecido en el artculo 83 de
la Ley 1474 de 2011, la Entidad puede dividir la vigilancia del contrato principal, caso en el
cual en el contrato respectivo de interventora, se debern indicar las actividades tcnicas
a cargo del interventor y las dems quedarn a cargo de la Entidad a travs del
supervisor.

Nota: Para las contrataciones de mnima cuanta los estudios previos contendrn los
numerales sealados anteriormente, salvo en lo relacionado con la indicacin de si el
Proceso de Contratacin est limitado a un Acuerdo Comercial, y la convocatoria limitada
a Mipyme.

4.1.1.1.22 Otros documentos necesarios para la contratacin


- Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP)
Existe la obligacin por parte de las entidades estatales, de garantizar previo al inicio de
cualquier proceso de contratacin las respectivas disponibilidades presupuestales,

31
tomando como base el valor del presupuesto oficial determinado en el estudio de costos.
(Vase Ley 80 de 1993 artculo 25).

Para el caso del Departamento de Antioquia, se debe garantizar cuando el proceso entre
para la recomendacin de inicio al Comit Interno de Contratacin, la existencia del
respectivo Certificado de Disponibilidad Presupuestal, el que se gestiona a travs de la
Direccin de Presupuesto.

- Autorizacin para contratar


En los trminos del artculo 300, numeral 9 de la Constitucin Poltica de Colombia,
corresponde a la Asamblea Departamental autorizar al Gobernador del Departamento
para celebrar contratos, y para tal efecto esta Corporacin expidi la Ordenanza 1E de
1994. A su vez, el Gobernador de Antioquia expidi el Decreto Departamental 007 de
2012 mediante el cual se hacen unas delegaciones en materia contractual, sin perjuicio de
que existan otros decretos con delegaciones especiales, como los relacionados en el
punto 1.4.2 del Captulo I del presente manual.

- Estudios tcnicos y diseos


Comprende la elaboracin de planos, diseos, estudio de impacto ambiental,
socioeconmico, suelos, factibilidad o prefactibilidad, licencias urbansticas, adquisicin
de predios, entre otros.

Tales estudios o permisos slo se requieren para contratos que por su impacto,
naturaleza y condiciones tcnicas sean necesarios, antes de la iniciacin del respectivo
proceso contractual, a fin de evitar reprocesos, gastos inoficiosos o inadecuados,
encarecimiento de productos, perjuicios a terceros, entre otras razones.

Es el caso de los contratos de obra pblica que requieren adems de los estudios previos
esta clase de documentos adicionales.

El requerimiento o no de estos estudios, planos o permisos depender de las normas


especiales que reglamenten cada materia a contratar y deber ser analizada
meticulosamente por el tcnico encargado del proceso.

4.1.2. Seccin II. Modalidades de Seleccin del Contratista

4.1.2.1. Licitacin Pblica


La regla general para la escogencia de contratistas es la Licitacin Pblica, salvo que el
contrato a celebrar se encuentre entre las excepciones previstas para la seleccin a
travs de las otras modalidades, es decir, si el contrato a celebrar no se encuentra entre
las causales de seleccin abreviada, concurso de mritos y contratacin directa y
adems, supera una cuanta superior a mil salarios mnimos mensuales legales vigentes
(1000 SMMLV), el contratista ser seleccionado a travs del procedimiento previsto para
la Licitacin Pblica.

Cuando la dependencia encargada de adelantar el proceso de seleccin lo determine


viable y conveniente en la realizacin de los estudios previos, la oferta en el proceso de
licitacin pblica podr ser presentada total o parcialmente de manera dinmica mediante
subasta inversa, en las condiciones que fije el reglamento.

32
ETAPA TRMITES NECESARIOS TERMINOS RESPONSABLE
Acto administrativo de conformacin del Discrecional Comit Asesor y
Comit Asesor y Evaluador. (Artculo 27 del Evaluador
Decreto 1510 de 2013 y artculo 7 y 8 del
Decreto 008 de 2012) Ordenador del
Gasto
Estudios y documentos previos
1
Diseos y proyectos de factibilidad y
prefactibilidad, cuando sea procedente.

Certificado de disponibilidad presupuestal

Comit Interno de Contratacin Deben tenerse en Comit Asesor y


cuenta las Evaluador
Comit de Orientacin y Seguimiento en sesiones de los
Contratacin cuando aplique. respectivos Integrantes de los
2
comits Comits

Avisos en la pgina web y en el SECOP: Dentro de los 10 Comit Asesor y


Articulo 30 numeral 3 de la Ley 80 de 1993 a 20 das Evaluador
modificado por el artculo 224 del Decreto calendario
019 de 2012. anteriores a la
apertura de la
Licitacin, se
publicarn hasta
3 avisos de
convocatoria con
3 intervalos entre 2
y 5 das
calendario, segn
lo exija la
naturaleza, objeto
y cuanta del
contrato en la
pgina Web de la
entidad y el
SECOP.
Aviso de convocatoria: El cual adems de A ms tardar con Comit Asesor y
publicarse en el SECOP debe publicarse la publicacin del Evaluador
en la pgina web de la entidad. Artculo 21 proyecto de
4 del Decreto 1510 de 2013. pliego de
condiciones.

Proyecto de pliego de condiciones El proyecto de Comit Asesor Y


pliegos de Evaluador
Observaciones al proyecto de pliego de condiciones se
condiciones: Durante la publicacin del publicar por lo
proyecto de pliego de condiciones. (Artculo menos con 10
5
23 del Decreto 1510 de 2013). das hbiles de
antelacin a la
fecha que ordena
la apertura del
proceso.
Acto Administrativo de apertura: Deber El trmino de Ordenador del
contener la informacin a que alude el publicacin del Gasto
Artculo 24 del Decreto 1510 de 2013. pliego de
6 condiciones Comit Asesor y
Pliego de condiciones definitivo (conforme definitivo se fijar Evaluador
al artculo 30 de la Ley 80 de 1993). Se en el cronograma
incluirn las modificaciones pertinentes de acuerdo con la

33
acorde con las observaciones surgidas al naturaleza del
proyecto de pliego de condiciones o las objeto a
dems que haya detectado la contratar.
administracin. Deber contener los
requisitos mnimos establecidos en el
Artculo 22 del Decreto 1510 de 2013.
Preferiblemente Comit Asesor y
Visita tcnica No obligatoria al lugar de antes de la Evaluador
7 ejecucin del contrato, si hay lugar a ello. audiencia de
asignacin de
riesgos.
Audiencia de asignacin de riesgos Dentro de los 3 Comit Asesor y
(Artculo 39 del Decreto 1510 de 2013) das hbiles Evaluador
siguientes al
Si a solicitud de un interesado es necesario inicio del plazo
celebrar una audiencia para precisar el para la
contenido y alcance de los pliegos de presentacin de
condiciones, este tema se tratar en la propuestas.
audiencia de riesgos.
8
Artculo 30,
Como resultado de lo debatido en las numeral 4 Ley 80
audiencias y cuando resulte conveniente, el de 1993
jefe o representante de la entidad expedir modificado por el
las modificaciones pertinentes a dichos Artculo 220
documentos y prorrogar, si fuere Decreto 019 de
necesario, el plazo de la licitacin hasta por 2012
seis (6) das hbiles.
Plazo de la Licitacin. Es el momento a El trmino se Comit Asesor y
partir del cual se pueden presentar fijar en el Evaluador
propuestas, hasta el cierre de la Licitacin cronograma de
(Artculo 30, numeral 5, de la Ley 80 de acuerdo con la
1993). naturaleza del
objeto a contratar
9
El plazo para la presentacin de
propuestas debe ser proporcional a la
complejidad del bien, obra o servicio a
adquirir, de manera que se le garantice a
los proponentes la preparacin de ofertas.

Modificacin del pliego de condiciones De acuerdo con Comit Asesor y


definitivo: A travs de Adendas (Artculo 3 y el Articulo 89 de Evaluador
25 del Decreto 1510 de 2013) la Ley 1474/2011,
Ordenador del
que modifica el
La entidad sealar en el Pliego de Gasto
condiciones el plazo mximo para expedir inciso 2, numeral
adendas tratndose de modificaciones 5 del artculo 30
diferentes al cronograma. de la Ley 80 de
1993: () no
Si se modifica el cronograma del proceso, podrn expedirse
incluso una vez haya vencido el trmino adendas dentro
10
para la presentacin de las ofertas y antes
de los tres (3)
de la adjudicacin del contrato, se deber
publicar el nuevo cronograma mediante das anteriores en
adenda, precisando adems los cambios que se tiene
que ello implique en el cronograma fijado previsto el cierre
en el acto de apertura y en el aviso de del proceso de
convocatoria. seleccin, ni
siquiera para
extender el
La publicacin de estas adendas slo se
podr realizar en das hbiles entre las 7:00 trmino del

34
a. m. y las 7:00 p. m. mismo."

Presentacin de observaciones y Durante el Comit Asesor y


sugerencias al pliego de condiciones trmino sealado Evaluador
en el Pliego de
condiciones
11 La aceptacin o rechazo de tales
observaciones se har de manera
motivada, para lo cual la entidad agrupar
aquellas de naturaleza comn.

Respuesta y publicacin en el SECOP Hasta un da Comit Asesor y


sobre las consideraciones de la entidad a antes del cierre Evaluador
las observaciones y sugerencias de la recepcin
presentadas. de propuestas,
12 siempre y cuando
no implique
modificaciones al
pliego de
condiciones3.
Cierre del proceso licitatorio. Momento Debe ser Comit Asesor y
mximo hasta el cual se pueden presentar proporcional a la Evaluador
ofertas. Puede ser ampliado por un trmino complejidad del
no superior a la mitad del inicialmente bien, obra o
fijado, cuando lo estime conveniente la servicio a
entidad o a solicitud de un nmero plural de adquirir, de
posibles oferentes. (Numeral 5 de la Ley 80 manera que se le
13 de 1993, modificado por el artculo 89 de la garantice a los
Ley 1474 de 2011). proponentes la
preparacin de
Una vez operado el cierre del proceso, se ofertas.
proceder a la apertura de propuestas, en
presencia de los proponentes y/o equipo de
la Administracin que se encuentre,
dejando constancia mediante acta.
Evaluacin de las propuestas: De acuerdo El plazo para la Comit Asesor y
con los requisitos y criterios sealados en evaluacin ser Evaluador
el pliego de condiciones y con las reglas de estipulado por la
subsanabilidad sealadas en el Artculo 5 dependencia
Ley 1150/2007. encargada de la
licitacin, de
14 El ofrecimiento ms favorable para la acuerdo con la
entidad se determinar de acuerdo con las naturaleza, objeto
reglas del artculo 26 del Decreto 1510 de y cuanta de la
2013 y con las sealadas en el pliego de misma.
condiciones definitivo.

.
Solicitud de requisitos a subsanar: Por un trmino Comit Asesor y
Documento publicado en el SECOP discrecional y Evaluador
mediante el cual se solicita a los proporcional, el
proponentes subsanar los requisitos y cual debe
15
criterios sealados en el pliego de sealarse en la
condiciones y que no otorgan puntaje. solicitud de
requisitos a
subsanar.

3
Todas las observaciones que se reciban dentro de los procesos de seleccin deben responderse de fondo,
as se trate de observaciones extemporneas segn el cronograma y no es pertinente darle el trato de
derecho de peticin respondiendo en forma posterior a la adjudicacin.

35
Publicacin del informe de evaluacin. Es Mnimo 5 das Comit Asesor y
el periodo durante el cual se deja a hbiles (Artculo Evaluador
disposicin el informe de evaluacin para 30 numeral 8 de
que los oferentes presenten las la Ley 80 de
observaciones que estimen pertinentes y 1993).
subsanen los documentos a que haya
16 lugar.

De haber lugar a modificar el informe de Por un trmino


evaluacin, se debe publicar en el SECOP discrecional
una actualizacin al mismo y otorgar su
traslado a los proponentes de acuerdo con
el trmino sealado en dicho informe.
Respuesta a las observaciones El plazo ser Comit Asesor y
presentadas a la evaluacin y publicacin determinado en el Evaluador
de las respuestas en el SECOP. pliego de
condiciones y en
17 todo caso deber
darse respuesta a
ms tardar en la
audiencia de
adjudicacin.
Comit Interno de Contratacin: Vencido el Con anterioridad Comit Asesor y
trmino de traslado del informe de a la audiencia de Evaluador
evaluacin, el proceso es llevado al Comit Adjudicacin de
18
para que el Ordenador del Gasto apruebe o acuerdo con las Ordenador del
no, segn el caso, la recomendacin del sesiones del Gasto
Comit Asesor y Evaluador. comit.
Audiencia pblica de adjudicacin o De acuerdo con Comit Asesor y
declaratoria de desierta: la fecha y hora Evaluador
sealada en el
La adjudicacin se efecta en audiencia Ordenador del
pliego de
pblica mediante resolucin motivada, la Gasto
que se entiende notificada al proponente condiciones.
favorecido en dicha audiencia (Artculo 30
numeral 10 de la Ley 80 de 1993 y artculo
9 de la Ley 1150 de 2007).

19 Los interesados pueden pronunciarse


sobre la respuesta dada por la entidad
contratante a las observaciones
presentadas respecto de los informes de
evaluacin. (Art. 9 Ley 1150/07 y Art. 39 del
Decreto 1510 de 2013). Ver gua para el
desarrollo de la Audiencia de Adjudicacin
en Isolucin)

La declaratoria de desierta deber hacerse


mediante acto motivado.
Registro presupuestal de compromiso: Posteriormente a Comit Asesor y
Deben efectuarse las apropiaciones la adjudicacin. Evaluador (Rol
presupuestales pertinentes, a favor del Logstico)
20
adjudicatario y por el valor de la
adjudicacin, mediante los mdulos del Ordenador del
sistema SAP. gasto
Suscripcin del contrato: Debe elaborarse Durante el Ordenador del
con base en el proyecto de minuta anexo al trmino gasto.
21 pliego de condiciones. establecido en el
pliego de
condiciones.

36
4.1.2.2. Seleccin Abreviada
Corresponde a la modalidad de seleccin objetiva prevista para aquellos casos en que por
las caractersticas del objeto a contratar, las circunstancias de la contratacin o la cuanta
o destinacin del bien, obra o servicio, puedan adelantarse procesos simplificados para
garantizar la eficiencia de la gestin contractual. Esta modalidad de seleccin se
encuentra desarrollada en el artculo 2 numeral 2 de la Ley 1150 de 2007, y en los
artculos 40 al 65 del Decreto 1510 de 2013.

Las causales de seleccin abreviada de contratistas son:

a) La adquisicin de bienes y servicios de caractersticas tcnicas uniformes y de


comn utilizacin.
b) La contratacin de menor cuanta.
c) La celebracin de contratos para la prestacin de servicios de salud.
d) La contratacin por declaratoria de desierta de la licitacin.
e) La enajenacin de bienes del Estado.
f) Adquisicin de productos de origen o destinacin agropecuarios.
g) Actos y contratos con objeto directo de las actividades de las Empresas
Industriales y Comerciales del Estado (EICE) y de las Sociedades de
Economa Mixta (SEM).
h) Contratos de entidades a cargo de ejecucin de Programas de Proteccin de
Personas Amenazadas, Desmovilizacin y Reincorporacin, Poblacin
Desplazada, Proteccin de Derechos Humanos y Poblacin con Alto Grado de
Vulnerabilidad.
i) La contratacin de bienes y servicios para la Seguridad y Defensa Nacional.

El Decreto 1510 de 2013 reglamenta cada una de las causales de Seleccin Abreviada,
sin embargo para efectos de este Manual, se detallarn las causales ms utilizadas al
interior del Departamento que de acuerdo con el reglamento tienen diferente
procedimiento:

4.1.2.2.1. La adquisicin o suministro de bienes y servicios de caractersticas


tcnicas uniformes
Las caractersticas tcnicas uniformes, de acuerdo con el literal a) del numeral 2 del
artculo 2 de la Ley 1150 de 2007 y el inciso 6 del artculo 3 del Decreto 1510 de 2013, se
predican de aquellos bienes y servicios que poseen las mismas especificaciones
tcnicas, con independencia de su diseo o de sus caractersticas descriptivas, y
comparten patrones de desempeo y calidad objetivamente definidos.

Por caractersticas tcnicas uniformes se quiere significar que se trata de un bien o


servicio que presta la misma utilidad para la Administracin y satisface idntica necesidad
de la misma forma, independientemente de la marca o nombre comercial del bien o
servicio ofertado o de su forma de presentacin, es decir, que el elemento fundamental
son las caractersticas intrnsecas del bien o servicio y no quien lo ofrece o su apariencia
fsica.4

La adquisicin de estos bienes y servicios puede hacerse a travs de tres (3)


procedimientos:

4.1.2.2.1.1. Subasta inversa


En la modalidad de presencial o electrnica. Por poltica institucional en la Entidad las
subastas debern realizarse por medios electrnicos, debido a la celeridad y eficiencia de
utilizar este tipo de certamen a travs de una plataforma informtica. Slo cuando la
Subsecretara Logstica certifique que no cuenta con los medios o mecanismos para
realizarla por medios electrnicos, podr hacerse presencial de acuerdo al procedimiento
establecido en este manual.

4
SANTOS RODRGUEZ, Jorge Enrique, Seleccin Abreviada (Articulo sin publicar). Especializacin Contratacin Estatal,
Universidad Externado de Colombia, 2010.

37
ETAPA TRMITES NECESARIOS TERMINOS RESPONSABLE
Acto administrativo de conformacin del Discrecional Comit Asesor y
Comit Asesor y Evaluador. (Artculo 27 del Evaluador.
1 Decreto 1510 de 2013 y artculo 7 y 8 del
Decreto Departamental 008 de 2012). Ordenador del
Gasto
Estudios y documentos previos

Ficha Tcnica de los bienes y servicios a


adquirir.

Certificado de disponibilidad presupuestal.

Comit interno de contratacin. Comit Asesor


Deben tenerse en Evaluador
Comit de Orientacin y Seguimiento en cuenta las sesiones de
Contratacin en caso que el proceso los respectivos
2 supere el cincuenta por ciento (50%) de la comits.
menor cuanta. Integrantes de los
comits

Aviso de convocatoria: El cual adems de El proyecto de pliegos Comit Asesor y


publicarse en el SECOP por poltica del de condiciones se Evaluador.
Departamento de Antioquia debe publicar por lo menos
publicarse en la pgina web de la entidad. con 5 das hbiles de
Artculo 21 del Decreto 1510 de 2013. antelacin a la fecha
que ordena la apertura
Proyecto de pliego de condiciones. del proceso (Artculo
23 del Decreto 1510 de
Observaciones al proyecto de pliego de 2013 )
condiciones: Durante este proceso debern
3
publicarse todas las observaciones
presentadas a los proyectos de pliegos y
las respuestas a las observaciones
(Artculo 23 del Decreto 1510 de 2013 )
Acto Administrativo de apertura: Deber El trmino de Ordenador del
contener la informacin a que alude el publicacin del pliego Gasto
Artculo 24 del Decreto 1510 de 2013. de condiciones
definitivo se fijar en el Comit Asesor y
Pliego de condiciones definitivo (conforme cronograma de Evaluador
al artculo 30 de la Ley 80 de 1993). Se acuerdo con la
incluirn las modificaciones pertinentes naturaleza del objeto a
acorde con las observaciones hechas por contratar.
4
los futuros proponentes interesados en
participar en el proceso de seleccin
durante la etapa del proyecto de pliegos, o
las dems que haya detectado la
administracin. Deber contener los
requisitos mnimos establecidos en el
Artculo 22 y el artculo 40 del Decreto 1510
de 2013.
Plazo. Es el momento a partir del cual se El trmino se fijar en Comit asesor y
pueden presentar propuestas, hasta el el cronograma de evaluador.
cierre (Artculo 30, numeral 5, de la Ley 80 acuerdo con la
de 1993). naturaleza del objeto a
contratar.
5
El plazo para la presentacin de
propuestas debe ser proporcional a la
complejidad del bien, obra o servicio a
adquirir, de manera que se le garantice a
los proponentes la preparacin de ofertas.

38
Modificacin del pliego de condiciones A ms tardar el da
definitivo: A travs de Adendas (Artculo 3 y hbil anterior al cierre. Comit Asesor y
25 del Decreto 1510 de 2013) En todo caso deber Evaluador.
otorgarse un trmino
La entidad sealar en el Pliego de Ordenador del
condiciones el plazo mximo para expedir prudencial para que los Gasto.
adendas tratndose de modificaciones proponentes puedan
diferentes al cronograma. ajustar sus ofertas si
fuere necesario.
Si se modifica el cronograma del proceso,
incluso una vez haya vencido el trmino
6 para la presentacin de las ofertas y antes
de la adjudicacin del contrato, se deber
publicar el nuevo cronograma mediante
adenda, precisando adems los cambios
que ello implique en el cronograma fijado
en el acto de apertura y en el aviso de
convocatoria.

La publicacin de estas adendas slo se


podr realizar en das hbiles entre las 7:00
a. m. y las 7:00 p. m.
Presentacin de observaciones y Las observaciones al Comit Asesor
sugerencias al pliego de condiciones. pliego de condiciones Evaluador
deben ser presentadas
La aceptacin o rechazo de tales durante el trmino
observaciones se har de manera establecido en el
motivada, para lo cual la entidad agrupar cronograma.
7 aquellas de naturaleza comn.

Respuesta y publicacin en el SECOP Hasta un da antes del Comit asesor y


sobre las consideraciones de la entidad a cierre de la recepcin evaluador.
las observaciones y sugerencias de propuestas siempre
8
presentadas. y cuando no implique
modificaciones al
pliego de condiciones
Cierre del proceso de subasta inversa. Debe ser proporcional Comit asesor y
Momento mximo hasta el cual se pueden a la complejidad del evaluador.
presentar ofertas. bien, obra o servicio a
adquirir, de manera
Una vez operado el cierre del proceso, se que se le garantice a
proceder a la apertura de propuestas los proponentes la
9
tcnicas en presencia del Comit Asesor y preparacin de ofertas.
Evaluador y/o los proponentes, dejando
constancia en acta de dicha apertura, (la
propuesta econmica inicial ser abierta al
momento de inicio de la puja).

Verificacin de requisitos habilitantes: De El plazo para la Comit asesor y


acuerdo con los requisitos y criterios evaluacin ser evaluador.
10 sealados en el pliego de condiciones y estipulado de acuerdo
conforme las reglas de subsanabilidad con la naturaleza,
sealadas en el Artculo 5 Ley 1150 de objeto y cuanta de la

39
2007. misma.

El ofrecimiento ms favorable para la


entidad en la seleccin abreviada a travs
de subasta inversa para la adquisicin de
bienes y servicios de caractersticas
tcnicas uniformes y de comn utilizacin,
ser aqul con el menor precio (Numeral 3
del Artculo 5 de la Ley 1150 de 2007).

Solicitud de requisitos a subsanar: Por un trmino Comit Asesor y


Documento publicado en el SECOP discrecional y Evaluador
mediante el cual se solicita a los proporcional, el cual
11 proponentes subsanar los requisitos y debe sealarse en la
criterios sealados en el pliego de solicitud de requisitos a
condiciones y que no otorgan puntaje. subsanar.

Publicacin del informe de verificacin. Es Se pondr a Comit asesor y


el periodo durante el cual se deja a disposicin por un evaluador.
disposicin el informe para que los trmino no inferior a 3
oferentes presenten las observaciones que das hbiles.
estimen pertinentes y subsanen los
documentos habilitantes a que haya lugar.
12
De haber lugar a modificar el informe de Por un trmino
evaluacin, se debe publicar en el SECOP discrecional
una actualizacin al mismo y otorgar su
traslado a los proponentes de acuerdo con
el trmino sealado en dicho informe

Respuesta a las observaciones hechas al El plazo ser Comit asesor y


13 informe. determinado en el evaluador.
pliego de condiciones.
De quedar solamente habilitado un El plazo ser Comit asesor y
oferente, la entidad adjudicar el contrato al determinado en el evaluador.
proponente habilitado, siempre que su pliego de condiciones
propuesta sea igual o inferior al Ordenador del
presupuesto oficial para el contrato, caso Gasto
en el cual no hay lugar a la subasta.
14

Si no se presentare ningn proponente


para participar en la subasta, el proceso se
declarar desierto y podr iniciarse un
nuevo proceso de contratacin.
Procedimiento de subasta inversa. En el Una vez publicadas las Comit asesor y
evento de resultar 2 o ms proponentes respuestas a evaluador.
habilitados, la subasta podr hacerse en observaciones, segn
forma presencial o electrnica para lo cual el cronograma previsto
se observar el procedimiento sealado en el pliego.
entre los artculos 40 al 45 del Decreto
1510 de 2013 y lo establecido en el Pliego
de Condiciones. En el Departamento de
15
Antioquia se dispondr de las herramientas
tecnolgicas para que las subasta se
desarrollen en forma electrnica

La subasta se podr realizar mediante lotes


o tems, siempre y cuando la naturaleza del
objeto a contratar lo justifique, o el anlisis
sectorial permita concluir que dicha forma

40
de subasta est acorde con las variables
econmicas del sector del bien o servicio
de caractersticas uniformes.

Cuando la Subsecretara Logstica


certifique que el Departamento no cuenta
con los medios o mecanismos para realizar
la subasta por medios electrnicos, podr
hacerse presencial de acuerdo al
procedimiento establecido en la nota de
este numeral.
Discriminacin final de precios: En el caso De acuerdo con el Comit Asesor
de que la subasta inversa verse sobre plazo sealado en el Evaluador
varios tems que se estn contratando a pliego de condiciones.
16 precio global, se deber hacer la
discriminacin final de precios de acuerdo
con lo establecido en los pliegos de
condiciones o invitacin pblica.
Comit Interno de Contratacin: El proceso Con anterioridad a la Comit Interno de
es llevado al Comit para que el Ordenador audiencia de Contratacin.
del Gasto apruebe o no, segn el caso, la Adjudicacin de
17
recomendacin del Comit Asesor acuerdo con las Ordenador del
Evaluador. sesiones del comit. Gasto.

Resolucin de Adjudicacin: La En la fecha sealada Comit Asesor


adjudicacin se efecta mediante en el pliego de Evaluador
resolucin motivada, la cual deber ser condiciones definitivo
notificada personalmente al adjudicatario y
18
comunicada a los dems proponentes. Ordenador del
Gasto
La declaratoria de desierta deber hacerse
mediante acto motivado.
Registro presupuestal de compromiso: Posteriormente a la Comit asesor y
Deben efectuarse las apropiaciones adjudicacin evaluador.
presupuestales pertinentes, a favor del
19
adjudicatario y por el valor de la Ordenador del
adjudicacin, mediante los mdulos del gasto.
sistema SAP.
Suscripcin del contrato: Debe elaborarse Durante el trmino Ordenador del
20 con base en el proyecto de minuta anexo al establecido en el pliego gasto.
pliego de condiciones. de condiciones. Contratista

Nota: A continuacin se detalla el procedimiento para la Subasta Inversa Presencial:

a. METODOLOGA

Es una puja dinmica efectuada presencialmente, mediante la reduccin sucesiva de


precios durante un tiempo determinado, de conformidad con las reglas previstas en el
Pliego de Condiciones.

Se precisa dentro del procedimiento para realizar la subasta inversa presencial, que el
certamen ser mediante una puja dinmica efectuada presencialmente.

Abiertos los sobres que contienen las propuestas econmicas en el certamen de la


subasta, la Administracin Departamental verificar y realizar las correcciones de errores
aritmticos si hay lugar a ello y dar a conocer el menor precio ofrecido entre las ofertas
iniciales de precio.

Luego de terminado el certamen, el proponente favorecido con la adjudicacin, deber


ajustar su propuesta respecto de la oferta final, realizada en el certamen de subasta.

41
b. CONDICIONES PARA LA REALIZACIN DE LA SUBASTA INVERSA

- Mnimo de proponentes habilitados


Para que la subasta pueda llevarse a cabo en los trminos del Pliego de Condiciones,
debern resultar habilitados para presentar lances de precios por lo menos dos (2)
proponentes.

Si slo un oferente resultare habilitado para participar en la subasta, la Gobernacin de


Antioquia puede adjudicarle el contrato al nico oferente si el valor de la oferta es igual o
inferior a la disponibilidad presupuestal para el contrato, caso en el cual no hay lugar a la
subasta inversa.

- Tiempo asignado para realizar lances de mejora


La Gobernacin de Antioquia otorgar un trmino comn de X minutos para recibir por
parte de todos los proponentes sus lances, usando el formulario previsto para ello,
contados a partir de la entrega de los sobres con los formularios.

- Margen mnimo de mejora


Se deber respetar en cada lance el margen mnimo de mejora de ofertas, establecido en
el Pliego de Condiciones.

Los lances que no superen el margen mnimo de mejora sern invlidos, lo que
inhabilitar al proponente para continuar en la puja.

- Representacin en el certamen
El proponente autorizado para realizar la subasta inversa ser el representante legal o su
delegado, debidamente autorizado conforme a la ley.

- Errores en el diligenciamiento del formulario propuesta de precio


En cualquiera de los siguientes casos, el oferente no podr continuar participando del
certamen de subasta:

Si presenta cifras ilegibles.


Si el lance no es vlido por estar por debajo del margen mnimo de mejora
establecido.
Si presenta el formulario para lances en blanco.
Si entrega el sobre sin formulario para lances.
Si consigna anotaciones adicionales en el formulario para lances, diferentes al
valor de la puja.

- Lances sin mejora de precios


En el desarrollo del certamen, cuando el oferente decida que no har ms lances de
mejora, deber manifestarlo en el formulario para lances, consignando una X al frente
del siguiente enunciado: NO REALIZARE MS LANCES EN ESTA SUBASTA. Como
consecuencia no podr continuar participando del Certamen de Subasta y el valor del
ltimo lance vlido que haya efectuado se tendr como el valor definitivo de su oferta.

Corresponde a la entidad, garantizar que el formulario para lances, contenga la expresin


clara e inequvoca, que indique que el oferente desiste de continuar en el certamen.

- Oferta con valor artificialmente bajo


Conforme al artculo 28 del Decreto 1510 de 2013.

c. PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIN DE LA SUBASTA INVERSA


PRESENCIAL

- Lugar y fecha
Indicar en el cronograma del proceso, el lugar y la fecha del certamen de subasta inversa
presencial. La entidad elaborar el acta correspondiente de lo sucedido en el certamen,
adjuntando la planilla de asistencia.

42
El certamen de Subasta Inversa Presencial se realizar, una vez se haya cumplido con lo
precisado por el artculo 41 del Decreto Reglamentario 1510 de 2013, en trminos de la
pluralidad de oferentes.

La Gobernacin de Antioquia, avisar oportunamente a los proponentes habilitados sobre


la fecha del certamen.

- Introduccin a la subasta inversa y suscripcin del acta de asistencia


Antes de dar inicio al certamen se pondr a disposicin de los participantes la planilla de
asistencia.

El acta sealar que los proponentes conocen y aceptan las obligaciones y derechos
contenidos en los Pliego de Condiciones y sus anexos.

- Apertura de los sobres con la presentacin de la oferta inicial de precio


El servidor (a) que dirige la subasta abrir los sobres con las ofertas iniciales de precio y
dar a conocer cul de ellas es la menor.

- Lances en sobres cerrados


a. Se entregarn los sobres y los formularios sobre los cuales se consignarn los
lances. En dichos formularios, el proponente deber consignar nicamente el precio
ofertado o la expresin clara e inequvoca de que no har ningn lance de mejora de
precios, en el campo destinado para el efecto.

b. Los proponentes harn su lance que mejore la menor de las ofertas iniciales de
precio utilizando los sobres y los formularios suministrados dentro del trmino comn
(nmero de minutos) sealado.

c. Un servidor (a) recoger los sobres cerrados de todos los participantes.

d. Se registrarn los lances vlidos y se ordenarn descendentemente. Con base en


este orden, se dar a conocer nicamente el menor precio ofertado.

e. Los proponentes que no presentaron un lance vlido no podrn seguir


presentndolos durante la subasta.

f. La entidad repetir el procedimiento descrito en los anteriores literales, en tantas


rondas como sea necesario, hasta que no se reciba ningn lance que mejore el menor
precio ofertado en la ronda anterior.

g. Cuando no se reciban ms lances, la entidad informar el ltimo lance vlido y la


identidad del proponente.

Para los efectos de este numeral una ronda empieza desde el momento en que se
reciben simultneamente los lances en sobre cerrado y termina cuando se da a conocer el
menor precio ofertado de la ronda.

d. CRITERIOS DE DESEMPATE
En caso de existir empate se adjudicar el contrato al oferente que present la menor
propuesta inicial. De persistir el empate, se aplicarn las reglas establecidas en el artculo
33 del Decreto 1510 de 2013.

4.1.2.2.1.2. Compra por acuerdo marco de precios


Este procedimiento est reglamentado mediante el Decreto 1510 de 2013 en los artculos
46 al 49, para los bienes y servicios de caractersticas tcnicas uniformes que adquieran
las entidades estatales de la rama ejecutiva del poder pblico del orden nacional, sin que
sea obligatoria su aplicacin para las entidades territoriales como el Departamento de
Antioquia, sin embargo estn facultadas para hacerlo en los trminos que defina el
reglamento.

43
El Departamento de Antioquia podr adquirir los bienes y servicios de caractersticas
tcnicas uniformes a travs de los Acuerdos Marco de Precios que suscriba la Agencia
Nacional de Contratacin Pblica Colombia Compra Eficiente, previo anlisis que
permita identificar las ventajas de contratar bajo este Acuerdo frente a otros
procedimientos de seleccin. El procedimiento y los formatos sern adoptados a travs
del Sistema Integrado de Gestin.

4.1.2.2.1.3. Adquisicin a travs de bolsa de productos

ETAPA TRMITES NECESARIOS TERMINOS RESPONSABLE


Acto administrativo de conformacin del Discrecional Ordenador del
Comit Asesor y Evaluador. (Artculo 27 del Gasto
1 Decreto 1510 de 2013, Artculo 7 y 8 del
Decreto Departamental 008 de 2012). Comit Asesor y
Evaluador.
Estudios y documentos previos: En adicin
al contenido de los elementos mnimos
contendrn los siguientes: 1. El precio
mximo de la comisin que la entidad
estatal pagar al comisionista que por
cuenta de ella adquirir los bienes y/o
servicios a travs de bolsa. 2. El precio
mximo de compra de los bienes y/o
servicios a adquirir a travs de la bolsa.

Ficha Tcnica de los bienes y servicios a


adquirir.

Certificado de disponibilidad presupuestal.


Artculo 54 del Decreto 1510 de 2013.
Adems del contrato de comisin, se
deber tener en cuenta el de la operacin
que celebrar el comisionista a travs de la
bolsa, los pagos que deban hacerse por
causa o con ocasin de aquella, las
garantas y dems pagos establecidos en
el reglamento de la bolsa correspondiente.

Comit interno de contratacin. Deben tenerse en Comit Asesor


cuenta las sesiones de Evaluador
Comit de Orientacin y Seguimiento en los respectivos
Contratacin en caso que el proceso comits. Integrantes de los
2 supere el cincuenta por ciento (50%) de la comits
menor cuanta.
Seleccionar objetivamente un comisionista Debe tenerse en Comit Asesor y
debidamente acreditado, conforme al cuenta los requisitos Evaluador.
artculo 53 del Decreto 1510 de 2013. Esta habilitantes para hacer
seleccin se realiza, mediante un una seleccin objetiva.
procedimiento competitivo, realizado de
conformidad con los reglamentos internos El procedimiento ser
de la bolsa. Las normas y procedimientos el sealado por la
aplicables a la seleccin de los respectiva Bolsa.
comisionistas sern los contenidos en los
artculos 52 y siguientes del Decreto 1510
de 2013 y en la reglamentacin que las
3
bolsas expidan en su desarrollo. La
entidad puede exigir al comisionista el
cumplimiento de requisitos adicionales a su
condicin, siempre y cuando stos sean
adecuados y proporcionales al objeto a

44
contratar y a su valor.

Comit Interno de Contratacin: El proceso Con anterioridad a la Comit Interno de


es llevado al Comit para que el Ordenador celebracin del Contratacin.
del Gasto apruebe o no, segn el caso, la contrato y de acuerdo
4
recomendacin del Comit Asesor con las sesiones del Ordenador del
Evaluador. comit. Gasto.

Registro Presupuestal de Compromiso Antes de la suscripcin Comit Asesor


Deben efectuarse las apropiaciones del contrato Evaluador
5 presupuestales pertinentes, a favor del
contratista y por el valor de la adjudicacin, Ordenador del
mediante los mdulos del sistema SAP. Gasto
Suscripcin del contrato Una vez elaborado el Ordenador del
registro presupuestal gasto.
6
Comit asesor y
evaluador

4.1.2.2.2. Contratacin de menor cuanta


Si el contrato a celebrar no se encuentra entre las dems causales de seleccin
abreviada, concurso de mritos y contratacin directa, y adems es inferior a los mil
salarios mnimos mensuales vigentes (1000 SMMLV), el contratista ser seleccionado a
travs del procedimiento previsto para la Seleccin Abreviada de Menor Cuanta literal b
numeral 2 del Artculo 2 de la Ley 1150 de 2007, reglamentado por el artculo 59 del
Decreto 1510 de 2013.

ETAPA TRMITES NECESARIOS TERMINOS RESPONSABLE


Acto administrativo de conformacin del Comit Discrecional Comit Asesor y
Asesor y Evaluador. (Artculo 27 del Decreto Evaluador
1510 de 2013 y artculo 7 y 8 del Decreto 008 de
2012). Ordenador del
Gasto
1 Estudios y documentos previos

Diseos y proyectos de factibilidad y


prefactibilidad

Certificado de disponibilidad presupuestal.


Deben tenerse Comit Asesor
Comit interno de contratacin. en cuenta las Evaluador
sesiones de los
2
Comit de Orientacin y Seguimiento en respectivos Integrantes del
Contratacin, cuando supere el cincuenta por comits. los Comits.
ciento (50%) de la menor cuanta.
Aviso de convocatoria El cual adems de El proyecto de Comit asesor y
publicarse en el SECOP por poltica del pliego de evaluador.
Departamento de Antioquia debe publicarse en condiciones se
la pgina web de la entidad. Artculo 21 del publicar por lo
Decreto 1510 de 2013. menos con 5 das
3 hbiles de
Proyecto de pliego de condiciones. antelacin a la
fecha que ordena
Durante este proceso debern publicarse todas la apertura del
las observaciones y sugerencias presentadas al proceso.
proyecto de pliego.
Acto Administrativo de apertura: Deber El trmino de Ordenador del
contener la informacin a que alude el Artculo publicacin del Gasto
4
24 del Decreto 1510 de 2013. . pliego de
condiciones Comit Asesor y

45
Pliego de condiciones definitivo (conforme al definitivo se fijar Evaluador
Artculo 30 de la Ley 80 de 1993). Se incluirn en el cronograma
las modificaciones pertinentes acorde con las de acuerdo con la
observaciones surgidas al proyecto de pliego de naturaleza del
condiciones o las dems que haya detectado la objeto a
administracin. Deber contener los requisitos contratar.
mnimos establecidos en el Artculo 22 del
Decreto 1510 de 2013.
De acuerdo con Comit Asesor
Visita tcnica No obligatoria al lugar de ejecucin el cronograma Evaluador
5 del contrato, si hay lugar a ello. establecido en el
Pliego.

Presentacin de observaciones y sugerencias al De acuerdo con Comit asesor y


6 pliego de condiciones. lo determinado evaluador.
en el Pliego de
La aceptacin o rechazo de tales observaciones condiciones.
se har de manera motivada, para lo cual la
entidad agrupar aquellas de naturaleza comn.

Respuesta y publicacin en el SECOP sobre las Hasta un da Comit asesor y


consideraciones de la entidad a las antes del cierre evaluador.
7
observaciones y sugerencias presentadas. de la recepcin
de propuestas.
Conformacin de lista de posibles oferentes. Dentro de los Comit asesor y
La manifestacin de inters es un requisito para tres (3) das evaluador.
presentar propuestas. hbiles
siguientes al acto
8
de apertura
(Artculo 59 del
Decreto 1510 de
2013).
Sorteo: En caso de que el nmero de posibles De conformidad Comit asesor y
oferentes sea superior a 10, la entidad podr con el evaluador.
hacer sorteo, para seleccionar mximo diez cronograma
interesados con quienes continuar el Proceso establecido en el
de Contratacin. Pliego de
Condiciones
En los pliegos de condiciones se determinar si
9 hay lugar a sorteo y la forma en la que se har.

Si el nmero de oferentes interesados es inferior


a 10 se adelantar el proceso con todos los
interesados. El plazo para presentar propuestas
empieza a contar a partir del da siguiente a la
fecha en la cual la entidad informe a los
interesados el resultado del sorteo.
Modificacin a travs de Adendas (Artculo 3 y Deber regularse Comit asesor y
25 del Decreto 1510 de 2013) en el pliego de evaluador.
condiciones el
La entidad sealar en el Pliego de condiciones plazo mximo Ordenador del
el plazo mximo para expedir adendas dentro del cual Gasto.
10 tratndose de modificaciones diferentes al pueden
cronograma. expedirse
adendas o a falta
Si se modifica el cronograma del proceso, de tal previsin, a
incluso una vez haya vencido el trmino para la ms tardar el da
presentacin de las ofertas y antes de la hbil anterior al

46
adjudicacin del contrato, se deber publicar el cierre. En todo
nuevo cronograma mediante adenda, precisando caso deber
adems los cambios que ello implique en el otorgarse un
cronograma fijado en el acto de apertura y en el trmino
aviso de convocatoria. prudencial para
que los
proponentes
La publicacin de estas adendas slo se podr puedan ajustar
realizar en das hbiles entre las 7:00 a. m. y las sus ofertas, si
7:00 p. m. fuere necesario.
Cierre del Plazo para presentar propuestas. Debe ser Comit asesor y
Momento mximo hasta el cual se pueden proporcional a la evaluador.
presentar ofertas. Una vez operado el cierre del complejidad del
proceso, se proceder a la apertura de bien, obra o
propuestas en presencia del Comit asesor y servicio a
11 evaluador y/o los proponentes que se adquirir, de
encuentren, dejando constancia mediante acta manera que se le
de la apertura. garantice a los
proponentes la
preparacin de
ofertas.
Evaluacin de las propuestas: De acuerdo con El plazo para la Comit asesor y
los requisitos y criterios sealados en el pliego evaluacin ser evaluador.
de condiciones y con las reglas de estipulado de
subsanabilidad sealadas en el Artculo 5 Ley acuerdo con la
1150 de 2007. naturaleza, objeto
y cuanta de la
12 El ofrecimiento ms favorable para la entidad en misma.
la seleccin abreviada de menor cuanta, ser
aqul que resulte de aplicar alguna de las
alternativas sealadas en el Artculo 26 del
Decreto 1510 de 2013.

Solicitud de requisitos a subsanar: Documento Por un trmino Comit Asesor y


publicado en el SECOP mediante el cual se discrecional y Evaluador
solicita a los proponentes subsanar los requisitos
proporcional, el
y criterios sealados en el pliego de condicionescual debe
13
y que no otorgan puntaje. sealarse en la
solicitud de
requisitos a
subsanar.
Publicacin del informe de evaluacin. Es el Durante por lo Comit Asesor
periodo durante el cual se deja a disposicin el menos 3 das Evaluador
informe de evaluacin para que los oferentes hbiles.
presenten las observaciones que estimen
pertinentes y subsanen los documentos
habilitantes a que haya lugar. Numeral 4 del
Artculo 59 del Decreto 1510 de 2013
14
De haber lugar a modificar el informe de Por un trmino
evaluacin, se debe publicar en el SECOP una discrecional
actualizacin al mismo y otorgar su traslado a los
proponentes de acuerdo con el trmino sealado
en dicho informe

Respuesta a las observaciones presentadas a la El plazo ser Comit asesor y


evaluacin y publicacin de las respuestas en el determinado en el evaluador.
15 SECOP. pliego de
condiciones y en
todo caso deber

47
darse respuesta a
ms tardar con el
acto de
adjudicacin

Comit interno de contratacin: para que el Previamente al Comit asesor y


Ordenador del Gasto apruebe o no, segn el acto de evaluador.
16 caso, la recomendacin del Comit Asesor adjudicacin
Evaluador. Ordenador del
Gasto.
Resolucin de adjudicacin: La adjudicacin se Segn la fecha Comit asesor y
efecta mediante resolucin motivada, la cual sealada en el evaluador.
deber ser notificada personalmente al pliego de
adjudicatario y comunicada a los dems condiciones. Ordenador del
17 proponentes. gasto.

La declaratoria de desierta: deber hacerse


mediante acto motivado por motivos o causas
que impidan la seleccin objetiva.
Registro presupuestal de Compromiso. Posteriormente a Comit asesor y
Deben efectuarse las apropiaciones la adjudicacin evaluador.
presupuestales pertinentes, a favor del
18 contratista y por el valor de la adjudicacin, Ordenador del
mediante los mdulos del sistema SAP. Gasto

Suscripcin del contrato: Debe elaborarse con Durante el Ordenador del


base en el proyecto de minuta anexo al pliego de trmino gasto.
condiciones. establecido en el
19 pliego de Comit asesor y
condiciones. evaluador.

4.1.2.2.3. Contratos para la prestacin de servicios de salud


De conformidad con lo establecido en el artculo 60 del Decreto 1510 de 2013, cuando se
requiera la prestacin de servicios de salud, se seleccionar al contratista haciendo uso
del procedimiento previsto para la seleccin abreviada de menor cuanta. Ver numeral
4.1.2.2.2 del presente manual.

Cabe anotar, que las personas naturales o jurdicas que presten dichos servicios deben
estar inscritas en el Registro Especial Nacional del Ministerio de la Salud o quien haga
sus veces.

Para el presente proceso se debe tener en consideracin lo previsto en el artculo 6 de la


Ley 1150 de 2007, como quiera que no se exigir el Registro nico de proponentes.

4.1.2.2.4. Por declaratoria de desierta de la licitacin


Por disposicin del artculo 61 del Decreto 1510 de 2013, si la entidad decide no
adelantar nuevamente un proceso de Licitacin Pblica, podr iniciar dentro de los cuatro
(4) meses siguientes a la declaratoria de desierta un proceso de seleccin abreviada de
menor cuanta, de conformidad al procedimiento del numeral 4.1.2.2.2 del presente
manual.

En este proceso no se aplicar lo relacionado con la manifestacin de inters, ni con el


sorteo de oferentes.

48
4.1.2.2.5. Enajenacin de Bienes del Estado
Se toma como referencia lo establecido en el numeral 2 del artculo 2 de la Ley 1150 de
2007, que faculta a las entidades pblicas para la venta de bienes de su propiedad y en
tal sentido, el literal e) de la norma invocada establece: En los procesos de enajenacin
de los bienes del estado se podr utilizar instrumentos de subasta y en general de todos
aquellos mecanismos autorizados por el derecho privado, siempre y cuando en desarrollo
del proceso de enajenacin se garantice la transparencia, la eficiencia y la seleccin
objetiva.

De acuerdo con lo dispuesto en el artculo 91 del Decreto 1510 de 2013, la entidad podr
realizar directamente la enajenacin, o contratar para ello a promotores, bancas de
inversiones, martillos, comisionistas de bolsa de bienes y productos, o cualquier otro
intermediario idneo, segn corresponda al tipo de bien a enajenar.

4.1.2.2.5.1. Enajenacin directa por oferta en sobre cerrado

ETAPA TRMITES NECESARIOS TERMINOS RESPONSABLE


Acto administrativo de conformacin del Comit Discrecional Ordenador del
Asesor y Evaluador. (Artculo 7 y 8 del Decreto Gasto
008 de 2012).

Estudios y documentos previos que debern Comit Asesor y


incluir el avalo comercial del bien y el precio Evaluador
1 mnimo de la venta, obtenido de conformidad con
lo sealado en el artculo 101 y 102 del Decreto
1510 de 2013, en tratndose de bienes
inmuebles, y del artculo 106 y 107 del Decreto
1510 de 2013, en tratndose de bienes muebles
y del artculo 109 del Decreto 1510 de 2013, en
tratndose de otro tipos de bienes.
Comit interno de contratacin. Deben tenerse Comit Asesor
en cuenta las Evaluador
2 Comit de Orientacin y Seguimiento en sesiones de los
Contratacin, cuando supere el cincuenta por respectivos Integrantes de
ciento (50%) de la menor cuanta. comits. los Comits.
Aviso de convocatoria El cual adems de El establecido en Comit asesor y
publicarse en el SECOP por poltica del el proyecto de evaluador.
Departamento de Antioquia debe publicarse en pliegos.
la pgina web de la entidad. Segn el artculo 95
del Decreto 1510 de 2013, deber incluir los El proyecto de
datos identificadores del bien y la indicacin de pliego de
las condiciones mnimas de la enajenacin, as condiciones se
como el valor del avalo comercial y el precio publicar mnimo
mnimo de venta. cinco (5) das
hbiles
Si se trata de bienes inmuebles en el aviso de
convocatoria se sealar, por lo menos, el
3 municipio o distrito donde se ubican, localizacin
exacta y dems requisitos establecidos en el
artculo 95 del Decreto 1510 de 2013..

Si se trata de muebles se sealar, el municipio


o distrito donde se ubican, en todo caso deber
considerarse lo preceptuado por el inciso
segundo del artculo 95 del Decreto 1510 de
2013.

Proyecto de pliego de condiciones.


Se publicar el listado de bienes sometidos al
proceso de enajenacin.

49
Durante este proceso debern publicarse todas
las observaciones presentadas a los proyectos
de pliegos y las respuestas a las observaciones
Acto Administrativo de apertura: Deber El trmino de Ordenador del
contener la informacin a que alude el Artculo publicacin del Gasto
24 del Decreto 1510 de 2013. pliego de
condiciones Comit Asesor y
Pliego de condiciones definitivo (conforme al definitivo se fijar Evaluador
Artculo 30 de la Ley 80 de 1993, artculo 22 y en el cronograma
artculo 96 del Decreto 1510 de 2013). Se de acuerdo con la
incluirn las modificaciones pertinentes acorde naturaleza del
con las observaciones surgidas al proyecto de objeto a
pliego de condiciones o las dems que haya contratar.
detectado la administracin. Adems de
4 contener los requisitos mnimos establecidos en
el Artculo 22 y 96 del Decreto 1510 de 2013,

Se sealarn aspectos de la contratacin tales


como, la forma de pago del precio, las
formalidades para la suscripcin del contrato de
enajenacin; tiempos y reglas de otorgamiento
de la escritura pblica y de realizacin del
registro, condiciones de la entrega material del
bien y la obligacin del oferente de declarar por
escrito el origen de los recursos que utilizar
para la compra del bien.
Evaluacin de las propuestas, la entidad har la De acuerdo con Comit Asesor
verificacin de los requisitos habilitantes de los el cronograma Evaluador
5 oferentes, cuyo resultado ser publicado en el establecido en el
SECOP, junto con el listado de los bienes sobre Pliego.
los cuales se recibieron propuesta.
Solicitud de requisitos a subsanar: Documento Por un trmino Comit Asesor y
publicado en el SECOP mediante el cual se discrecional y Evaluador
solicita a los proponentes subsanar los requisitos
proporcional, el
y criterios sealados en el pliego de condicionescual debe
6
y que no otorgan puntaje. sealarse en la
solicitud de
requisitos a
subsanar.
Publicacin del informe de verificacin. Es el Por un trmino no Comit Asesor
periodo durante el cual se deja a disposicin el inferior a Tres (3) Evaluador
informe de evaluacin para que los oferentes das hbiles
presenten las observaciones que estimen
pertinentes y subsanen los documentos
habilitantes a que haya lugar.

Como requisito habilitante el oferente deber


consignar a favor de la entidad un valor no
inferior al 20% del precio mnimo de venta.
7 Artculo 97 del Decreto 1510 de 2013, valor que
ser devuelto al oferente no seleccionado dentro
del trmino establecido en el pliego de
condiciones.

De haber lugar a modificar el informe de Por un trmino


evaluacin, se debe publicar en el SECOP una discrecional
actualizacin al mismo y otorgar su traslado a
los proponentes de acuerdo con el termino
sealado en dicho informe

50
8 Respuesta a las observaciones presentadas a la El plazo ser Comit asesor y
evaluacin y publicacin de las respuestas en el determinado en el evaluador.
SECOP. pliego de
condiciones y en
todo caso deber
darse respuesta a
ms tardar con el
acto de
adjudicacin
Audiencia para dar apertura a las ofertas De acuerdo con Comit asesor y
9 econmicas de los proponentes habilitados. el cronograma evaluador.
establecido en el
Se informar la mejor oferta recibida en sobre Pliego.
cerrado, con el fin de permitir por una sola vez,
que los oferentes la mejoren.

La mejor oferta ser aquella que ofrezca el mejor


precio.

Comit interno de contratacin: para que el Previamente al Comit asesor y


Ordenador del Gasto apruebe o no, segn el acto de evaluador.
10 caso, la recomendacin del Comit Asesor adjudicacin
Evaluador. Ordenador del
Gasto.
Resolucin de adjudicacin: La adjudicacin se Segn la fecha Comit asesor y
efecta mediante resolucin motivada al sealada en el evaluador.
proponente que haya ofertado el mejor precio, la pliego de
cual deber ser notificada personalmente al condiciones. Ordenador del
adjudicatario y comunicada a los dems gasto.
11
proponentes.

La declaratoria de desierta: deber hacerse


mediante acto motivado por motivos o causas
que impidan la seleccin objetiva.
Registro presupuestal de Compromiso. Posteriormente a Comit asesor y
Deben efectuarse las apropiaciones la adjudicacin evaluador.
presupuestales pertinentes, a favor del
12 contratista y por el valor de la adjudicacin,
mediante los mdulos del sistema SAP. Ordenador del
gasto.

Suscripcin del contrato: Debe elaborarse con Durante el Ordenador del


base en el proyecto de minuta anexo al pliego de trmino gasto.
condiciones. establecido en el
13 pliego de Comit asesor y
condiciones. evaluador.

4.1.2.2.5.2. Enajenacin directa a travs de subasta pblica


Si la enajenacin directa de subasta pblica se debe seguir el procedimiento establecido
en el numeral 4.1.2.2.1.1 de este manual, teniendo en cuenta que el bien debe ser
adjudicado al oferente que haya ofrecido el mayor valor a pagar por los bienes objeto de
enajenacin y en consecuencia, el Margen Mnimo debe ser al alza.

51
4.1.2.2.5.3. Enajenacin a travs de intermediarios idneos
El artculo 100 del Decreto 1510 de 2013, reglamenta que cuando se elija este
mecanismo de enajenacin, la venta siempre debe realizarse a travs de subasta pblica
o mediante el mecanismo de derecho privado que se convenga con el intermediario.

La seleccin del intermediario idneo se hace a travs de un proceso de contratacin en


el cual se utilice las reglas de la seleccin abreviada de menor cuanta. Si el intermediario
es un comisionista de bolsa de productos se selecciona mediante el procedimiento interno
aplicable a la bolsa de productos, de conformidad con lo sealado en el artculo 92 y 93
del Decreto 1510 de 2013.

Nota: Para participar en los procesos de enajenacin de bienes del Estado, directamente
(Enajenacin directa por oferta en sobre cerrado y Enajenacin a travs de subasta
pblica) o cuando la misma se realice a travs de intermediarios idneos, el oferente
deber consignar a favor de la entidad un valor no inferior al veinte por ciento (20%) del
precio mnimo de venta, como requisito habilitante para participar en la puja y que se
imputar al precio de ser el caso.

4.1.2.2.6. Adquisicin de productos de origen o destinacin agropecuaria


De acuerdo con el literal f) del numeral 2 del artculo 2 de la Ley 1150 de 2007 y el
artculo 62 del Decreto 1510 de 2013, el contratista ser seleccionado a travs del
procedimiento previsto relativo a la adquisicin de bienes y servicios de caractersticas
tcnicas uniformes y de comn utilizacin a travs de bolsas de productos. En lo no
previsto en este procedimiento el rgimen aplicable ser el contenido en las disposiciones
legales sobre los respectivos mercados de las bolsas de productos de productos de
origen o destinacin agropecuaria.

La entidad puede adquirir tales productos por fuera de la bolsa de productos, si lo hace en
mejores condiciones, en cuyo caso debe expresar en los documentos del proceso esta
situacin.

Se aplicar el procedimiento para la bolsa de productos previsto en el numeral 4.1.2.2.1.3


de este manual.
Se consideran productos de origen agropecuario, los bienes y servicios de carcter
homogneo, provenientes de recursos agrcolas, pecuarios, forestales y pesqueros, que
no hayan sufrido procesos ulteriores que modifiquen sustancialmente sus caractersticas
fsicas y/o qumicas, o que, no obstante haberlos sufrido, conservan su homogeneidad
as como aquellos cuya finalidad es la de ser utilizados en las actividades propias del
sector agropecuario. Tambin se consideran productos de origen o destinacin
agropecuaria los documentos representativos de los mismos.

4.1.2.2.7. Actos y contratos con objeto directo de las actividades de las Empresas
Industriales y Comerciales del Estado (EICE) y de las Sociedades de
Economa Mixta (SEM)
De conformidad con el Artculo 63 del Decreto 1510 de 2013 , las Empresas Industriales y
Comerciales del Estado y las Sociedades de Economa Mixta, sus filiales y las empresas
en las que el Estado tenga ms del cincuenta por ciento (50%) del capital social que no
se encuentren en situacin de competencia, deben utilizar el procedimiento de seleccin
abreviada de menor cuanta para los contratos que tengan como objeto su actividad
comercial e industrial descrito en el numeral 4.1.2.2.2., salvo para los contratos de obra
pblica, consultora, prestacin de servicios, concesin, encargo fiduciario y fiducia
pblica para los cuales se les aplicar la modalidad que corresponda.

52
4.1.2.2.8. Contratos de entidades a cargo de ejecucin de Programas de Proteccin
de Personas Amenazadas, Desmovilizacin y Reincorporacin, Poblacin
Desplazada, Proteccin de Derechos Humanos y Poblacin con Alto
Grado de Vulnerabilidad
De conformidad al artculo 64 del Decreto 1510 de 2013, los contratos a los que se refiere
el literal h) del numeral 2 del artculo 2 de la Ley 1150 de 2007, y que estn directamente
relacionados con el desarrollo o ejecucin de los programas de:

Proteccin de personas amenazadas.


Desmovilizacin y reincorporacin a la vida civil de personas y grupos al margen
de la ley.
Atencin a poblacin desplazada por la violencia.
Proteccin de derechos humanos de grupos de personas habitantes de la calle,
nios y nias o jvenes involucrados en grupos juveniles que hayan incurrido en
conductas contra el patrimonio econmico y sostengan enfrentamientos violentos
de diferente tipo.
Programas para poblacin en alto grado de vulnerabilidad con reconocido estado
de exclusin que requieran capacitacin, resocializacin y preparacin para el
trabajo, incluidos los contratos fiduciarios que demanden.

Se celebrarn por parte del Departamento de Antioquia, haciendo uso del procedimiento
previsto para la seleccin abreviada de menor cuanta, ver paso a paso sealado en el
numeral 4.1.2.2.2 del presente Manual de Contratacin.

4.1.2.2.9. Adquisicin de bienes y servicios para la Defensa y Seguridad Nacional


Para los efectos previstos en el literal i) del numeral 2 del artculo 2 de la Ley 1150 de
2007, son bienes y servicios que se requieren para la defensa y seguridad nacional, los
adquiridos para ese propsito por las entidades estatales.

Los contratos que se suscriban para la adquisicin de los bienes y servicios de


conformidad al listado del artculo 65 del Decreto 1510 de 2013, se realizarn haciendo
uso del procedimiento previsto para la seleccin abreviada de menor cuanta, ver paso a
paso sealado en el numeral 4.1.2.2.2 del presente Manual de Contratacin.

Cuando se trate de bienes y servicios de caractersticas tcnicas uniformes y de comn


utilizacin, deben adquirirse mediante subasta inversa, Acuerdo Marco de Precios, o
bolsa de productos, segn aplique.

4.1.2.3. Concurso de Mritos


El concurso de mritos es el procedimiento aplicable para la seleccin de consultores. En
los trminos previstos en la Ley 80 de 1993, artculo 32, numeral 2, se entiende por
contrato de consultora:

() Son contratos de consultora los que celebren las entidades estatales referidos a los
estudios necesarios para la ejecucin de proyectos de inversin, estudios de diagnstico,
prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos especficos, as como a las
asesoras tcnicas de coordinacin, control y supervisin.

Son tambin contratos de consultora los que tienen por objeto la interventora, asesora,
gerencia de obra o de proyectos, direccin, programacin y la ejecucin de diseos,
planos, anteproyectos y proyectos.

Ninguna orden del interventor de una obra podr darse verbalmente. Es obligatorio para el
interventor entregar por escrito sus rdenes o sugerencias y ellas deben enmarcarse
dentro de los trminos del respectivo contrato ().

4.1.2.3.1. Clases de concurso de mritos


La contratacin de los servicios de consultora podr realizarse mediante concurso
abierto o con precalificacin. En la seleccin de proyectos de arquitectura es el

53
establecido en el Decreto 2326 de 1995, o la norma que lo modifiquen, aclaren, adicionen
o sustituyan.

Cuando se trate de objetos que incluyan diseo y ejecucin se determinar la modalidad


de contratacin de acuerdo con la obligacin principal.

El concurso de mritos por el sistema de concurso abierto o con precalificacin se


desarrollar de conformidad con el procedimiento sealado en los artculos 67 y
siguientes del Decreto 1510 de 2013.

Cuando del objeto de la consultora a contratarse se desprenda la necesidad de adquirir


bienes y servicios accesorios a la misma, la seleccin se har con base en el
procedimiento sealado en el presente captulo.

En el caso de que el objeto contractual de consultora incluya obligaciones principales,


como por ejemplo en el caso de ejecucin de construccin de la obra, la escogencia del
contratista deber adelantarse mediante licitacin pblica y seleccin abreviada, segn
corresponda de conformidad con lo sealado en la Ley.

4.1.2.3.1.1. Procedimiento de Precalificacin


La entidad en la etapa de planeacin del concurso de mritos, puede hacer una
precalificacin de los oferentes cuando dada la complejidad de la consultora lo considere
pertinente, en cuyo caso se deber seguir el procedimiento sealado en el artculo 68 y
siguientes del Decreto 1510 de 2013.

ETAPA TRMITES NECESARIOS TERMINOS RESPONSABLE


Acto administrativo de Discrecional Comit Asesor y
conformacin del Comit Evaluador
Asesor y Evaluador. (Artculo
27 del Decreto 1510 de 2013, Ordenador del gasto
y artculo 7 y 8 del Decreto 008
de 2012).

Estudios y documentos previos

1 Certificado de disponibilidad
presupuestal.

Certificado de procedencia
expedido por el Departamento,
Administrativo de Planeacin,
en los casos que aplique (ver
Circular N. 000115 del 5 de
marzo de 2014)

Comit interno de Deben tenerse en cuenta las Comit Asesor


contratacin. sesiones de los respectivos Evaluador
comits
Comit de Orientacin y Integrantes de los
2 Seguimiento en Contratacin comits
en caso que el proceso supere
el cincuenta por ciento (50%)
de la menor cuanta.

Publicacin del aviso de El que se considere Comit Asesor y


solicitud de expresiones de razonable para que los Evaluador
inters y del proyecto de interesados alleguen la
3 pliegos. Los cuales deben documentacin que soporte
publicarse en el SECOP y por el cumplimiento de los
polticas del Departamento de requisitos habilitantes.
Antioquia en la pgina web de

54
la entidad, el cual debe
contener la informacin
establecida en el artculo 69
del Decreto 1510 de 2013.

Audiencia de Aclaraciones De acuerdo con el Comit Asesor y


4 cuando se requiera, cuyo valor cronograma fijado en el aviso Evaluador
exceda de la menor cuanta de convocatoria
Presentacin manifestaciones De acuerdo con el Comit Asesor y
de inters y verificacin de los cronograma fijado en el aviso Evaluador
5
requisitos habilitantes de convocatoria

Solicitud de requisitos a Por un trmino discrecional y Comit Asesor y


subsanar: Documento proporcional, el cual debe Evaluador
publicado en el SECOP sealarse en la solicitud de
mediante el cual se solicita a requisitos a subsanar.
6 los proponentes subsanar los
errores o inconsistencias de
los requisitos a los que haya
lugar,

Publicacin del informe de Los interesados pueden Comit Asesor y


precalificacin y presentacin hacer comentarios al informe Evaluador
de observaciones de precalificacin dentro de
los dos (2) das hbiles
De haber lugar a modificar el siguientes a la publicacin
informe de evaluacin, se del mismo. Artculo 70 del
debe publicar en el SECOP Decreto 1510 de 2013.
una actualizacin al mismo y
otorgar su traslado a los
7 proponentes de acuerdo con el
trmino sealado en dicho
informe.

Ver Manual para determinar y


verificar los requisitos
habilitantes en los Procesos
de Contratacin expedido por
Colombia Compra Eficiente

Comit Interno de Se debern tener en cuenta Comit Asesor y


Contratacin las sesiones del respectivo Evaluador
8
comit.
Ordenador del gasto
Audiencia de precalificacin. Se realizar conforme las Comit Asesor y
reglas establecidas en el Evaluador
Si el nmero de interesados artculo 71 del Decreto 1510
que cumplen con las de 2013 Ordenador del gasto
condiciones de precalificacin
supera el mximo establecido
en el aviso, en esta audiencia
9 se hace el sorteo para
conformar la lista.

En el caso de no conformar la
lista podr continuarse el
concurso de mritos abierto o
sin precalificacin u optar
nuevamente por realizar la

55
precalificacin.
Durante la audiencia se debern observar las reglas establecidas en la gua para la
Audiencia de Adjudicacin publicada en ISOLUCION en lo que aplique.

La conformacin de la lista de precalificados no obliga a la entidad abrir el proceso de


contratacin.

4.1.2.3.1.2. Procedimiento de Seleccin


ETAPA TRMITES NECESARIOS TERMINOS RESPONSABLE
Acto Administrativo de conformacin del Comit Discrecional Comit Asesor y
Asesor y Evaluador. (Artculo 27 del Decreto Evaluador
1510 de 2013 y artculo 7 y 8 del Decreto 008 de
2012). Ordenador del
gasto
Estudios y documentos previos

Certificado de disponibilidad presupuestal

Para calcular el presupuesto oficial se podrn


1 tener en cuenta criterios tales como el personal,
el tiempo de ejecucin de actividades, el soporte
logstico, los insumos necesarios para la
ejecucin, los imprevistos y la utilidad razonable
del contratista.

Certificado de procedencia expedido por el


Departamento, Administrativo de Planeacin,
en los casos que aplique (ver Circular N. 000115
del 5 de marzo de 2014)

Deben tenerse Comit Asesor


Comit interno de contratacin. en cuenta las Evaluador
sesiones de los
2
Comit de Orientacin y Seguimiento en respectivos Integrantes del
Contratacin, cuando supere el cincuenta por comits. los Comits.
ciento (50%) de la menor cuanta.
Aviso de convocatoria El cual adems de El proyecto de Comit asesor y
publicarse en el SECOP y por poltica del pliego de evaluador.
Departamento de Antioquia en la pgina web de condiciones se
la entidad. Artculo 21 del Decreto 1510 de 2013publicar por lo
menos con cinco
3
Proyecto de pliego de condiciones. (5) das hbiles
de antelacin a la
fecha que ordena
la apertura del
proceso.
Presentacin de observaciones y sugerencias al Dentro del Comit asesor y
proyecto de pliego de condiciones. (Art. 23 del trmino previsto evaluador.
Decreto 1510 de 2013) anteriormente.
4
La aceptacin o rechazo de tales observaciones
se har de manera motivada, para lo cual la
entidad agrupar aquellas de naturaleza comn.
Acto Administrativo de apertura: Deber El trmino de Ordenador del
contener la informacin a que alude el Artculo publicacin del Gasto
24 del Decreto 1510 de 2013. En los eventos en pliego de
que se haga uso de precalificacin, slo condiciones Comit Asesor y
5
proceder una vez se encuentre en firme la definitivo se fijar Evaluador
conformacin de la lista en el cronograma
de acuerdo con la
Aviso de Invitacin a presentar propuestas: naturaleza del

56
Cuando se hace uso de precalificacin objeto a
contratar.
Pliego de condiciones definitivo (conforme al
Artculo 30 de la Ley 80 de 1993, el artculo 22 y
el numeral 1 del artculo 67 del Decreto 1510 de
2013). Se incluirn las modificaciones
pertinentes acorde con las observaciones
surgidas al proyecto de pliego de condiciones o
las dems que haya detectado la administracin.
Deber contener los requisitos mnimos
establecidos en el artculo 22 y el numeral 1 del
artculo 67 del Decreto 1510 de 2013 y de los
requerimientos tcnicos de los servicios de
consultora que se van a contratar.

Adicionalmente se incluirn los objetivos, metas


y alcance de los servicios, la descripcin
detallada de los servicios requeridos y resultados
esperados, el cronograma de ejecucin de la
interventora, el listado y ubicacin de la
informacin requerida para la ejecucin del
contrato
Presentacin de propuestas. Una vez operado El razonable para Comit asesor y
el cierre del proceso, se proceder a la apertura que los evaluador.
de la propuestas (tcnica y econmica) en proponentes
6
presencia del Comit asesor y evaluador y/o los puedan preparar
proponentes que se encuentren, dejando sus propuestas.
constancia mediante acta.
Verificacin de los requisitos habilitantes en el El plazo para la Comit asesor y
caso del concurso abierto y evaluacin de las evaluacin ser evaluador.
propuestas: De acuerdo con los requisitos y estipulado de
criterios sealados en el pliego de condiciones y acuerdo con la
con las reglas de subsanabilidad sealadas en el naturaleza, objeto
Artculo 5 Ley 1150 de 2007. y cuanta de la
misma.
7
El ofrecimiento ms favorable para la entidad en
el concurso de mritos ser aqul que ofrezca
los mejores aspectos tcnicos de la oferta, en
ningn caso se incluir el precio como factor de
escogencia. Numeral 4 del artculo 5 de la Ley
1150 de 2013.

Solicitud de requisitos a subsanar Documento Por un trmino Comit Asesor y


publicado en el SECOP mediante el cual se discrecional y Evaluador
solicita a los proponentes subsanar los requisitos
proporcional, el
y criterios sealados en el pliego de condiciones
cual debe
8
y que no otorgan puntaje. sealarse en la
solicitud de
requisitos a
subsanar
Publicacin del informe de evaluacin. Numeral Por un trmino no Comit Asesor
2 del artculo 67 del Decreto 1510 de 2013: El inferior a tres (3) Evaluador
cual debe contener la calificacin tcnica y el das hbiles para
orden de elegibilidad que los
proponentes
9 puedan formular
observaciones las
cuales debern
ser resueltas
dentro del acto de
adjudicacin.

57
De haber lugar a modificar el informe de Por un trmino
evaluacin, se debe publicar en el SECOP una discrecional
actualizacin al mismo y otorgar su traslado a los
proponentes de acuerdo con el trmino sealado
en dicho informe.

Revisin de la oferta econmica: La entidad Una vez Comit asesor y


debe revisar la oferta econmica ubicado en el concluida la evaluador.
primer orden de elegibilidad de conformidad con evaluacin
10
lo sealado en el numeral 3 y 4 del artculo 67 tcnica y en
del Decreto 1510 de 2013. audiencia pblica.

Comit Interno de Contratacin: El comit asesor Con antelacin a Comit asesor y


evaluador deber recomendar al Ordenador del la adjudicacin evaluador.
Gasto la adjudicacin del contrato.
11
Ordenador del
gasto.

Resolucin de adjudicacin: Debidamente Segn la fecha Comit asesor y


motivada. sealada en el evaluador.
pliego de
12 condiciones. Ordenador del
gasto.

Registro presupuestal de Compromiso. Antes de la Comit Asesor


Deben efectuarse las apropiaciones suscripcin del Evaluador
13 presupuestales pertinentes, a favor del contrato
contratista y por el valor de la adjudicacin, Ordenador del
mediante los mdulos del sistema SAP. gasto.
Suscripcin del contrato: Debe elaborarse con Durante el Ordenador del
base en el proyecto de minuta anexo al pliego de trmino gasto.
condiciones. establecido en el
14 pliego de Comit asesor y
condiciones. evaluador.

4.1.2.4. Contratacin Directa


Son causales de contratacin directa, de acuerdo con el numeral 4 del Artculo 2 de la
Ley 1150 de 2007 las siguientes:

a) Urgencia manifiesta. (Ver Circular N 229 del 1 de junio de 2012).


b) Contratacin de emprstitos.
c) Contratos interadministrativos. (Ver Circular N 202 del 14 de mayo de 2012 y N
232 del 5 de junio de 2012).
d) La contratacin de bienes y servicios en el sector Defensa y en el Departamento
Administrativo de Seguridad, DAS, que necesiten reserva para su adquisicin.
e) Los contratos para el desarrollo de actividades cientficas y tecnolgicas. (Ver
Circular N 293 del 12 de agosto de 2013).
f) Los contratos de encargo fiduciario cuando inician el Acuerdo de Reestructuracin
de Pasivos a que se refieren las Leyes 550 de 1999, 617 de 2000 y las normas
que las modifiquen o adicionen, siempre y cuando los celebren con entidades
financieras del sector pblico.
g) Cuando no exista pluralidad de oferentes en el mercado.
h) Para la prestacin de servicios profesionales y de apoyo a la gestin, o para la
ejecucin de trabajos artsticos que slo puedan encomendarse a determinadas
personas naturales. (Ver Circular N 324 del 29 de agosto de 2012).

58
i) El arrendamiento o adquisicin de inmuebles. (Ver Circular N 40 del 17 de enero
de 2013).

Para esta modalidad se deben tener en cuenta las restricciones en periodo electoral que
regula la Ley 996 de 2005.

De acuerdo con el Decreto 1510 de 2013 (Captulo IV, Ttulo I, artculos 73 y siguientes),
las disposiciones generales aplicables a la contratacin directa son las siguientes:

ETAPA TRMITES NECESARIOS TRMINOS RESPONSABLE


Acto administrativo de conformacin del Discrecional. Comit Asesor y
Comit Asesor y Evaluador (artculos 7 y 8 del Evaluador (rol
1 Decreto Departamental 0008 de 2012). tcnico, jurdico y
financiero).
Estudios y documentos previos: salvo urgencia
manifiesta. Ordenador del
Gasto.
Certificado de disponibilidad presupuestal.

Si se trata de contratos de prestacin de


servicios profesionales y de apoyo a la gestin
celebrados con personas naturales o jurdicas
se requiere concepto tcnico de la Direccin
de Personal.
Deben tenerse Comit Asesor y
Comit Interno De Contratacin. en cuenta las Evaluador.
sesiones de
Comit de Orientacin y Seguimiento en los Integrantes de los
2 Contratacin de acuerdo con lo establecido en respectivos Comits.
el artculo segundo del Decreto 008 de 2012. comits.

Si se trata de contratos de prestacin de


servicios profesionales y de apoyo a la gestin
celebrados con personas naturales o jurdicas
se debe dejar constancia escrita por el
Ordenador del Gasto, sobre la idoneidad o
experiencia directamente relacionada con el
rea de que se trate. Por poltica del
Departamento de Antioquia y en aras de
garantizar la seleccin objetiva se deber dejar
constancia de la idoneidad y experiencia del
futuro contratista.

Acto administrativo que justifique la Antes de la Comit Asesor y


contratacin directa de acuerdo con lo suscripcin del Evaluador.
3 sealado en el Artculo 73 del Decreto 1510 contrato.
de 2013, salvo cuando la causal de Ordenador del
contratacin directa se refiere a prestacin de Gasto.
servicios profesionales y de apoyo a la gestin,
la contratacin de emprstitos y contratacin
de bienes y servicios en el Sector Defensa.

El acto administrativo que declare la urgencia


manifiesta har las veces del acto
administrativo de justificacin.
4 Registro presupuestal de compromiso. Antes de la Comit Asesor y
Deben efectuarse las apropiaciones suscripcin del Evaluador.
presupuestales pertinentes, a favor del contrato.
contratista y por el valor de la adjudicacin, Ordenador del
mediante los mdulos del sistema SAP. Gasto.

59
Suscripcin del contrato. Posterior al Comit Asesor y
5 acto Evaluador.
administrativo
que justifica la Ordenador del
contratacin Gasto.
directa.

4.1.2.5. Contratacin de Mnima Cuanta


Corresponde a aquellos contratos cuya cuanta no excede el diez por ciento (10%) de la
menor cuanta de la entidad, o lo que es lo mismo el equivalente a cien (100) salarios
mnimos legales mensuales vigentes, independientemente de su objeto.

ETAPA TRMITES NECESARIOS TRMINOS RESPONSABLE


1 Acto administrativo de conformacin del Comit Discrecional. Comit Asesor y
Asesor y Evaluador (artculos 7 y 8 del Decreto Evaluador (rol
Departamental 0008 de 2012). tcnico, jurdico y
financiero).
Estudios y documentos previos
Ordenador del
Certificado de disponibilidad presupuestal. Gasto.
2 Deben tenerse Comit Asesor y
Comit Interno De Contratacin. en cuenta las Evaluador.
sesiones del
comit. Integrantes
Comit Interno de
Contratacin.
Invitacin pblica: La cual deber contener como La invitacin se Comit Asesor y
3 mnimo la informacin contenida en el artculo 85 publicar por un Evaluador.
del Decreto 1510 de 2013. trmino no
inferior a un (1) Ordenador del
da hbil (artculo Gasto.
94 de la Ley 1474
de 2011).

4 Presentacin de Observaciones. Numeral 3 Las Comit Asesor y


artculo 85 del Decreto 1510 de 2013. observaciones se Evaluador.
contestarn antes
del vencimiento
del plazo para
presentar ofertas
de acuerdo con el
trmino fijado en
el cronograma.
5 Cierre del Proceso de Contratacin y Apertura de De acuerdo con Comit Asesor y
propuestas: En la fecha sealada en la el cronograma Evaluador.
invitacin, de lo cual se dejar acta. establecido en la
invitacin.

El trmino para
presentar la
oferta no podr
ser inferior a un
(1) da hbil.
6 Verificacin requisitos habilitantes y evaluacin De acuerdo con Comit Asesor y
de la oferta con el menor precio: Segn los el cronograma Evaluador.
requisitos sealados en la invitacin, teniendo en establecido en la
cuenta que el nico factor de evaluacin es el invitacin.

60
precio, de conformidad con lo sealado en los
numerales 1, 2 y 6 del artculo 85 del Decreto
1510 de 2013

La Entidad Estatal dentro del trmino fijado en la El sealado en la Comit Asesor y


invitacin pblica, debe permitir a los invitacin pblica Evaluador.
proponentes subsanar requisitos siempre y
cuando la correccin de las inconsistencias o de
los errores no represente una reformulacin de la
oferta, de acuerdo con las reglas de
subsanabilidad sealadas en el artculo 5 de la
Ley 1150 de 2007
7 Publicacin del informe de evaluacin. Durante Por lo menos un Comit Asesor y
dicho trmino los proponentes podrn formular (1) da hbil. Evaluador.
observaciones (Numeral 5 del artculo 85 del
Decreto 1510 de 2013) y subsanar los
requisitos y criterios a los que haya lugar.

De haber lugar a modificar el informe de Por un trmino


evaluacin, se debe publicar en el SECOP una discrecional
actualizacin al mismo y otorgar su traslado a los
proponentes de acuerdo con el trmino sealado
en dicho informe.
8 Comit Interno de Contratacin. Deben tenerse Comit Asesor y
en cuenta las Evaluador.
sesiones del
comit. Integrantes
Comit Interno de
Contratacin.
9 Registro presupuestal de compromiso: Deben Antes de la Comit Asesor y
efectuarse las apropiaciones presupuestales suscripcin de la Evaluador.
pertinentes, a favor del adjudicatario y por el aceptacin de la
valor de la adjudicacin, mediante los mdulos oferta. Ordenador del
del sistema SAP. gasto.
10 Comunicacin de la aceptacin de la oferta y De acuerdo a lo Comit Asesor y
respuesta a observaciones de la verificacin de establecido en la Evaluador.
requisitos habilitantes. La respuesta a las invitacin.
observaciones se publicar en el SECOP, Ordenador del
simultneamente con la comunicacin de gasto.
aceptacin de la oferta.

La comunicacin de aceptacin junto con la


oferta constituyen para todos los efectos el
contrato celebrado, con base en el cual se
efectuar el respectivo registro presupuestal.

Si hay empate, la Entidad debe aceptar la oferta


presentada primero en el tiempo.

Se requerir de experiencia mnima de contratacin en cualquier tipo de bien, obra o


servicio, de acuerdo con el anlisis que realice el Comit Asesor y Evaluador a la luz
de los principios de razonabilidad y proporcionalidad.

4.1.2.5.1. Adquisicin en Grandes Superficies cuando se trate de mnima cuanta.

La entidad estatal para adquirir bienes hasta por el monto de su mnima cuanta puede
contratar con grandes superficies de acuerdo con lo sealado en el artculo 86 del Decreto
1510 de 2013.

Hasta tanto la Agencia Nacional de Contratacin Pblica no fije directrices, el


Departamento no har uso de este procedimiento de contratacin.

61
4.1.2.6. Buenas prcticas en el proceso de contratacin

En la Etapa de Planeacin

1. El instrumento de planeacin es la piedra angular para que el proceso de contratacin


inicie con todas las garantas de transparencia e integridad, por eso la planeacin
debe ser una constante en la gestin contractual. Para ello es indispensable elaborar
juiciosamente el Plan Anual de Adquisiciones el cual debe estar aprobado y publicado
en el SECOP a ms tardar el 31 de enero de cada vigencia fiscal.

2. Utilizar siempre las ltimas versiones de formatos presentes en el software Isolucin.


Los formatos del proceso de contratacin han sido diseados como estndares
mnimos requeridos para un adecuado proceso contractual, en aquellos casos en los
que la informacin solicitada en el formato, no corresponda, se debe colocar (No
aplica o N/A), en ningn caso se debe cambiar el nombre o las etiquetas del formato o
quitarle secciones, por el contrario se podr adicionar informacin a partir del campo
Observaciones y Anexos.

3. Gestionar vigencias futuras para aquellos contratos cuyo plazo de ejecucin supera la
vigencia fiscal. En el Departamento de Antioquia, las autorizaciones para comprometer
vigencias futuras sern impartidas por la Asamblea Departamental previo a que las
mismas sean aprobadas por el CODFIS. Se aclara que la Ley 819 de 2003 seala que
ningn compromiso del presupuesto con cargo a este tipo de vigencias puede superar
el respectivo perodo de gobierno salvo que se trate de proyectos de gastos de
inversin y que previamente el Consejo de Gobierno lo haya declarado de importancia
estratgica. Adicionalmente, dicha norma prohibe la apropiacin de cualquier vigencia
futura, en el ltimo ao de gobierno del respectivo alcalde o gobernador, excepto la
celebracin de operaciones conexas de crdito pblico.

4. En caso de contradiccin entre lo consignado en el presente Manual y las normas


legales y reglamentarias vigentes en la materia, prevalecern estas ltimas.

5. La publicacin electrnica de los actos y de todos los documentos que se generen en


desarrollo del Proceso de Contratacin deber hacerse en la fecha de su expedicin,
o a ms tardar dentro de los tres (3) das hbiles siguientes.

6. El Comit Asesor y Evaluador es responsable de garantizar la publicidad de todos los


procedimientos y actos asociados a los procesos de contratacin, salvo los asuntos
expresamente sometidos a reserva. La falta de publicacin en el SECOP constituye la
vulneracin de los deberes funcionales de los responsables.

7. Consultar el marco jurdico que regula el bien, servicio u obra que se pretende
contratar, para determinar los requisitos de orden legal que deben verificarse.
Ejemplo: autorizaciones de Ministerios, avales, entre otros.

8. Se recomienda no hacer uso de certificados de disponibilidad presupuestal globales


que sirvan de soporte de varias necesidades, lo anterior para garantizar el respaldo de
los recursos.

9. Consultar la herramienta ISOLUCION para estar al da de los cambios y novedades en


los procedimientos y formatos.

10. En los contratos y convenios financiados con recursos del Sistema General de
Regalas se dar aplicacin al manual de contratacin del Departamento de Antioquia.
(Ver Circular N 293 del 12 de agosto de 2013).

11. Los contratos o convenios financiados en su totalidad o en sumas iguales o superiores


al cincuenta por ciento (50%) con fondos de los organismos de cooperacin asistencia
o ayudas internacionales, pueden someterse a los reglamentos de tales entidades,
incluidos los recursos aportados por el Departamento que hacen parte de estos
convenios. En caso que el aporte del Departamento supere el cincuenta por ciento

62
(50%) del valor total del convenio o contrato de cooperacin, se someter al Estatuto
de Contratacin.

Si el aporte del Departamento o el internacional es modificado, o los aportes no se


ejecutan en los trminos pactados, la entidad debe modificar los contratos o convenios
para efectos de que estos estn sujetos al estatuto de contratacin pblica colombiano
en el caso en que el aporte de recursos del Departamento sea superior al 50%; en
caso de ser inferior se aplicarn las normas internas de la entidad de cooperacin.

Cuando la variacin de la participacin de los aportes de las partes es consecuencia


de las fluctuaciones de la tasa de cambio de la moneda pactada en el convenio o
contrato de cooperacin internacional, este seguir sometido a las reglas establecidas
en el momento de su suscripcin.

De conformidad con el Decreto Departamental N007 de 2012, el Gobernador del


Departamento de Antioquia, mantiene la competencia en materia contractual para
celebrar convenios con organismos multilaterales de crdito con personas extranjeras
de derecho pblico u organismos de cooperacin internacional, independientemente
de la Secretara, Departamento Administrativo o Gerencia que lo adelante, debe
proporcionar el acompaamiento logstico, tcnico, u jurdico que lo adelante, debe
igualmente, si los mismos comprometen recursos o no; por ser estos de competencia
del seor Gobernador, ser conocidos y analizados por el Comit de Orientacin y
Seguimiento en Contratacin del Departamento de Antioquia y surtir todo el
procedimiento normal en materia de contratacin administrativa.

Los mismos al ser analizados por el Comit de Orientacin y Seguimiento en


Contratacin del Departamento de Antioquia deben contener:

Estudios previos para convenios, los cuales contengan los beneficios para el
Departamento de Antioquia, se establezcan los temas especficos y que
Secretaras, Departamentos Administrativos o Gerencias involucran los mismos, si
se comprometen recursos o no, una presentacin de la entidad con la que se firma
el convenio y/o acuerdo, y establecer la dependencia responsables y los
compromisos de la misma para con el acuerdo y/o convenio.
Acta del Comit interno de contratacin adelantado por dependencia responsable,
independientemente si en el mismo se comprometen recursos o no.
Relacin expresa entre el convenio y/o acuerdo y alguna de las lneas del plan de
Desarrollo Antioquia la ms educada.
El formato o minuta donde se plasme el convenio y/o acuerdo que se vaya a
suscribir.
Designar quien asumir la supervisin y coordinacin del mismo.

Cabe aclarar que muchos de estos convenios o acuerdos son de intencin y por lo
tanto no se rigen por los regmenes especiales autnomos previstos en el Estatuto
General de Contratacin de la Administracin Pblica al igual que los no previstos en
el mismo estatuto y que obedecen a voluntades polticas entre pases regiones,
entidades y otras. Los convenios especficos que se deriven de estos convenios
especficos que se deriven de estos convenios y/o acuerdos marco si se deben
celebrar de conformidad con las normas, competencias y trmites internos de cada
una de las partes y en los mismos se determinaran las obligaciones y
responsabilidades adicionales de cada una de ellas. Ver circular 000037 del 22 de
enero de 2014, circular 000173 del 7 de abril de 2014 y circular 000263 del 26 de junio
de 2012.

12. En los procesos de licitacin pblica, seleccin abreviada y concurso de mritos


debern respetarse los trminos establecidos para aquellos procesos a los que le
apliquen acuerdos comerciales.

63
En la Etapa Precontractual

1. Los anexos de los estudios previos deben llevar el nombre y la firma de quien los
elabor y revis.

2. Todos los documentos deben ir con la fecha en la cual son elaborados.

3. Se recomienda revisar que los numerales de los estudios previos estn completos
luego de ingresar la informacin de los mismos al SAP y que las tablas que se
ingresen estn como anexas a los estudios previos.

4. Cuando se trate de procesos contractuales que se suscriben cada ao, se debe incluir
en la necesidad de la contratacin los resultados obtenidos en las vigencias
anteriores, su impacto y los indicadores obtenidos.

5. Es recomendable incluir al inicio de los objetos contractuales la identificacin del tipo


de contrato a celebrar, ejemplo: prestacin de servicios de, contrato de mandato para,
construccin de, mantenimiento, contrato de obra pblica para, suministro de,
adquisicin de, entre otros.

6. Para la elaboracin de los costos del proyecto, se debe tener en cuenta:

Indicar el tratamiento tributario al que haya lugar (IVA incluido, exento de IVA,
excluido de IVA).
Justificar y discriminar el porcentaje de administracin cuando aplique.
El Ordenador del Gasto debe firmar el presupuesto del proyecto, salvo en
procesos de seleccin de obra pblica.
Para el clculo del valor de los honorarios a los que haya lugar, deber tenerse
en cuenta la tabla de honorarios fijada para el Departamento de Antioquia.
Si se trata de un contrato de mandato se debe indicar cul es el porcentaje de
honorarios y cuanto es el valor por la administracin o si se trata de un
mandato gratuito. En tal caso, se debe indicar el tratamiento tributario aplicable
a los honorarios.

7. El objeto del CDP debe ser igual o similar al sealado en los estudios previos.

8. El presupuesto oficial de la contratacin debe ser igual o inferior al sealado en el


CDP. Si se trata de un CDP global con el cual se amparan varios contratos o
convenios se debe indicar en el estudio previo el valor que se apropia del respectivo
CDP y llevarse su respectivo control.

9. Cuando se trate de contrataciones directas se debe distinguir en los estudios previos


si se trata de servicios profesionales o de apoyo a la gestin y anexar el concepto
tcnico de planta de empleos expedido por la Direccin de Personal, al igual que se
debe adjuntar la documentacin legal mnima del contratista. En estos casos, en los
estudios previos no se deben definir funciones sino obligaciones o actividades del
contratista. Adems no debe incluirse como obligacin: "Cumplir con las dems
funciones que le sean asignadas por su jefe inmediato de acuerdo con el cargo" dado
que en este tipo de contratos no hay subordinacin. Se sugiere incluir la siguiente
obligacin: "Las dems actividades inherentes al objeto contractual".

10. Las contrataciones que tengan un componente tecnolgico alto deben llevar visto
bueno de la Direccin de Informtica.

11. Las delegaciones especiales para contratar la operacin logstica y estrategias


comunicacionales deben llevar el visto bueno de la Oficina de Comunicaciones.

12. Los anexos de los estudios previos deben ir con el nombre, la firma y el cargo del
servidor pblico que los elabor, al igual que deben elaborarse en el formato
actualizado.

64
13. Los documentos en el expediente contractual deben archivarse en orden cronolgico.

14. En aplicacin de la cultura del cero papel, se recomienda imprimir por ambos lados.

15. En los convenios se debe tener en cuenta que la entrega de los recursos se realiza
mediante desembolsos y no pagos.

16. Establecer en los pliegos de condiciones y en la invitacin pblica que la carta de


presentacin debe ser entregada en original y debidamente firmada por el
representante legal.

17. Publicar las cantidades de obras y formatos de propuestas econmicas en Excel,


inmovilizando las celdas, para evitar que los proponentes al digitar los formatos
cometan errores.

18. Con el nimo de contribuir a la cultura del menos papel, se recomienda no imprimir los
proyectos de pliegos de condiciones, pues como su nombre lo indica son borradores
sujetos a cambio. Se recomienda imprimir el pantallazo del SECOP donde se pueda
verificar su publicacin y la primera hoja del proyecto de pliego de condiciones. En
cuanto al pliego de condiciones definitivo este se debe imprimir en su totalidad.

19. Los informes de verificacin/evaluacin deben ser detallados, no basta con decir "no
cumple", hay que decir el por qu, lo mismo sucede cuando se seala "cumple" para
que los informes sean claros y permitan el derecho de contradiccin. De igual forma,
se deben sealar las fechas de traslado.

20. Para la evaluacin del criterio de calidad, la entidad no podr establecer en los pliegos
de condiciones la ausencia de multas, sanciones y otros antecedentes negativos en la
ejecucin de contratos estatales, se sugiere usar criterios como la experiencia
adicional del equipo de trabajo. Ver circular N. 000144 del 19 de marzo de 2014.

21. El Comit Asesor y Evaluador debe verificar, independiente de la modalidad de


seleccin, si el menor precio ofertado es o no artificialmente bajo; en caso de ser
procedente, el Comit recomendar la adjudicacin del proceso, en caso contrario se
requerir al oferente para que explique las razones que sustenten el valor ofertado en
los trminos del artculo 28 del Decreto 1510 de 2013 y recomendar el rechazo o la
continuidad de la oferta en el proceso.

22. La recomendacin que otorga el Comit Interno de Contratacin, una vez vencido el
trmino de traslado del informe de evaluacin, y en los casos que aplique, deber
estar condicionada a que antes de la adjudicacin no se modifique el orden de
elegibilidad producto de la subsanacin de requisitos. En el evento que haya lugar a
una modificacin no tendr que realizarse nuevamente el comit interno de
contratacin, solo bastar dirigir un escrito al ordenador del gasto suscrito por los
integrantes del comit asesor y evaluador sealando el cambio y justificando dicha
modificacin. Esta comunicacin se dar a conocer al ordenador del gasto por el
medio ms expedito.

23. De conformidad con el numeral 11 del artculo 22 del Decreto 1510 de 2013, el pliego
de condiciones contendr el proyecto de minuta del contrato a celebrarse, de ah la
importancia de revisar cada una de sus clusulas y contenido.

24. Incluir en los pliegos de todas las modalidades de seleccin la siguiente regla:

En el evento de no discriminar el IVA y que el valor de los bienes y servicios


ofrecidos causen dicho impuesto, el Departamento de Antioquia lo considerar
incluido en el valor de la oferta o en el evento de discriminar el IVA y no causen
dicho impuesto, ste no ser tenido en cuenta.

65
Para el anlisis del precio se confrontar la relacin entre los precios unitarios y
los totales por medio de las cuatro operaciones aritmticas bsicas. En caso de
encontrarse diferencia, el Departamento realizar las respectivas correcciones.

En caso de diferencia de precios en diferentes partes de la propuesta, primar


para todos los efectos, los que figuran en el formato Resumen Econmico.

El proponente deber presentar su propuesta de manera discriminada, toda vez


que la base de evaluacin del precio ser el VALOR SIN IVA (en los que aplique),
En todo caso los proponentes no podrn superar el presupuesto oficial establecido
en la contratacin antes de IVA.

Todos los costos asociados a la preparacin y presentacin de la propuesta


estarn a cargo del Proponente y el Departamento de Antioquia, en ningn caso,
ser responsable de los mismos.

Los errores en que incurra el proponente al diligenciar y/o presentar el


contenido del enunciado de cada uno de los tems (descripcin), sern de su
exclusiva responsabilidad, debiendo asumir para todos los efectos que el
contenido es el enunciado por la entidad en el presupuesto oficial en PDF, por lo
tanto as lo tendr en cuenta la entidad para todos los efectos de evaluacin y
exigencias en la ejecucin y posterior liquidacin de las obras objeto del presente
proceso.

Cuando de conformidad con la informacin a su alcance el Departamento


considere o estime que el valor de una oferta resulta artificialmente bajo se deber
proceder conforme a lo dispuesto en el artculo 28 del Decreto 1510 de 2013.

25. En ningn caso el proponente podr auto certificar su experiencia.

26. En los estudios previos debe establecerse un plazo cierto para la ejecucin de los
contratos, y no dejarlo a discrecin de la fecha en que se suscriba el acta de inicio.

27. Entre el plazo para que los proponentes presenten sus observaciones y el plazo
mximo para expedir adendas debe existir por lo menos un da hbil, para que el
comit asesor evaluador tenga el suficiente tiempo de analizar la pertinencia de
modificar el pliego de condiciones.

28. Todas las observaciones que se reciban dentro de los procesos de seleccin deben
responderse de fondo, as se trate de observaciones extemporneas segn el
cronograma y no es pertinente darle el trato de derecho de peticin respondiendo en
forma posterior a la adjudicacin.

29. Cuando se trate de procesos complejos, bien sea por su naturaleza o cuanta, se
recomienda solicitar el acompaamiento de la Procuradura Regional de Antioquia, en
ejercicio de su funcin preventiva. De igual forma se recomienda para los procesos de
Licitacin Pblica solicitar la asistencia de los entes de control, Procuradura,
Contralora y Oficinas de Control Interno, a la audiencia de adjudicacin.

30. Se deben tener claros los criterios que sirvan para determinar en qu casos el pacto
de anticipo es imprescindible para la correcta ejecucin del contrato.

31. En los procesos de mnima cuanta para respetar el trmino de publicacin de la


invitacin pblica, el cual debe ser de mnimo un da hbil, se recomienda publicarla
desde un da antes, o en su defecto publicarlo a las 7:00 a.m.

32. No establecer la residencia o domicilio como requisito habilitante o de calificacin,


pues constituye un factor discriminatorio que afecta la libre competencia y la igualdad
de oportunidades.

66
33. No pactar prorrogas automticas por ser contrarias al principio de libre concurrencia y
seleccin objetiva.

34. Al momento de confeccionar los pliegos de condiciones deben establecerse requisitos


y exigencias coherentes al objeto y valor del proceso, que no constituyan condiciones
y exigencias de imposible cumplimiento, ni exenciones de la responsabilidad derivada
de los datos, informes y documentos que se suministren.

35. Los procesos de seleccin deben tener reglas claras que no induzcan a error a los
proponentes y que impidan la formulacin de ofrecimientos de extensin ilimitada o
que dependan de la voluntad exclusiva de la entidad.

36. El cronograma de los procesos de seleccin debe contener plazos suficientes para
que los interesados analicen la informacin del proceso y puedan preparar y disear
sus ofertas, de igual forma debe fijar un plazo razonable para la evaluacin de las
ofertas, de acuerdo con la naturaleza del objeto a contratar.

37. La visita de obra adems de NO ser obligatoria, debe informarse con suficiente
anticipacin para que los interesados puedan asistir a la misma.

38. En las audiencias tanto de cierre como de adjudicacin, se recomienda invitar a un


delegado de la Gerencia de Control interno.

39. Durante la etapa de evaluacin de las ofertas, el comit asesor y evaluador atender
la regla de subsanabilidad, sealada en el pargrafo 1 del artculo 5 de la Ley 1150 de
20075.

En todo proceso de seleccin de contratistas primar lo sustancial sobre lo formal. En


consecuencia no podr rechazarse una propuesta por la ausencia de requisitos o la falta
de documentos que verifiquen las condiciones del proponente o soporten el contenido de
la oferta, y que no constituyan los factores de escogencia establecidos por la entidad en el
pliego de condiciones, de conformidad con lo previsto en los numerales 2, 3 y 4 del
artculo 5 de la Ley 1150 de 2007.

En ese orden de ideas, para identificar los requisitos que son subsanables, la entidad
debe preguntarse si el defecto o incumplimiento del requisito asigna puntaje al oferente,
en caso que la respuesta sea negativa se podr subsanar el requisito, en caso contrario,
esto es, si el requisito se exige para la asignacin de puntaje, ste no podr ser
subsanado.

Los requisitos o documentos susceptibles de ser subsanados, debern ser requeridos por
la entidad en condiciones de igualdad para todos los proponentes, quienes pueden
aportarlos hasta antes de la adjudicacin o hasta antes de la realizacin de la subasta. La
entidad debe rechazar la oferta del proponente que no subsane los requisitos habilitantes
dentro del trmino sealado anteriormente, de conformidad con lo sealado en el
pargrafo primero del artculo 5 de la Ley 1150 de 2007.

Cuando se utilice el mecanismo de subasta esta posibilidad deber ejercerse hasta el


momento previo a su realizacin.

En ningn caso la entidad podr sealar taxativamente los requisitos o documentos


subsanables o no subsanables en el pliego de condiciones, ni permitir que se adicione o
mejore el contenido de la oferta.

40. En los pliegos de condiciones e invitaciones pblicas debe fijarse el nmero de oficina
y el correo electrnico donde se recibirn las observaciones, manifestaciones de

5
De acuerdo con la Sentencia del Consejo de Estado 25.804 del 26 de febrero de 2014 y la Circular 13 del 13 de junio de 2014 expedida
por la Agencia Nacional de Contratacin Pblica - Colombia Compra Eficiente, las Entidades Estatales pueden solicitar a los oferentes
subsanar los requisitos de la oferta que no afectan la asignacin de puntaje, y los oferentes pueden subsanar tales requisitos hasta
antes de la adjudicacin, salvo en los procesos de seleccin con subasta en los cuales los oferentes deben subsanar tales requisitos
antes de iniciar la subasta.

67
inters u ofertas.

41. En todos los procesos de seleccin, sin importar su modalidad, las ofertas econmicas
deben evaluarse antes de IVA, lo anterior en aras de garantizar el principio de
igualdad.

42. Los principios del Estatuto Contractual son transversales a todos los regmenes
especiales de contratacin.

43. Durante el proceso precontractual, se podr hacer uso de la facultad de sanear los
vicios de procedimiento o de forma, en virtud del artculo 49 de la Ley 80 de 1993.

44. No obstante la audiencia de asignacin de riesgos solo es obligatoria en procesos de


licitacin pblica, por poltica del Departamento de Antioquia en los procesos de
Seleccin Abreviada y Concurso de Mritos se har esta audiencia junto con la de
aclaraciones antes de la publicacin de los pliegos de condiciones, lo que no obsta
para que esta misma audiencia se realice con posterioridad al acto de apertura. Esta
medida se adopta dado que la audienciaconstituye en un espacio de utilidad no solo
para los proponentes sino tambin para la entidad contratante.

45. En los pliegos de condiciones de los distintos procesos de seleccin e invitaciones


pblicas se debe recordar a los proponentes interesados en participar del respectivo
proceso, hacer la inscripcin como proveedor en el registro de proveedores y
contratistas del Departamento. (Ver Circular N 332 del 10 de septiembre de 2013).

46. En ningn caso, dentro de los pliegos de condiciones o invitaciones pblicas se


podrn establecer lmites a partir de los cuales se presuma que la propuesta es
artificial.

47. De conformidad con el artculo 77 de la Ley 80 de 1993 y atendiendo a los principios


de la contratacin y de la funcin pblica, el proceso de contratacin podr
suspenderse mediante acto administrativo debidamente motivado cuando a juicio de la
entidad se presenten circunstancias demostrables que puedan afectar la normal
culminacin del proceso.

En el acto administrativo de suspensin, la entidad indicar el perodo por el cual ser


suspendido el proceso.

48. Toda comunicacin con los oferentes debe realizarse por los medios establecidos en
los Pliegos de Condiciones o Invitacin Pblica y a travs de los correos
institucionales.

49. Se sugiere que en la misma sesin del Comit Interno de Contratacin de la


Secretara, Gerencia, Departamento Administrativo u Oficina, en la cual se
recomiende la declaratoria de desierta de un proceso de seleccin, se recomiende el
inicio del nuevo proceso de contratacin, una vez hechos los ajustes
correspondientes. Solo en los eventos que se incorporen modificaciones sustanciales
a los estudios previos, deber llevarse nuevamente el proceso para recomendacin
del Comit de Orientacin y Seguimiento cuando aplique. Ver circular 000287 del 18
de julio de 2014.

50. En los pliegos de condiciones o invitaciones pblicas, se incluir el siguiente prrafo:

El Departamento de Antioquia convoca a las veeduras ciudadanas para que ejerzan


vigilancia preventiva y posterior del proceso de gestin haciendo recomendaciones
escritas y oportunas ante las entidades que ejecutan el programa proyecto o contrato
y ante los organismos de control del estado para mejorar la eficiencia institucional y la
actuacin de los funcionarios pblicos de conformidad con lo establecido en la Ley
850 de 2003, para lo cual pueden consultar este proceso en el Portal nico de
Contratacin Estatal www.contratos.gov.co.

68
51. En los eventos en que no se exprese si el plazo es en das hbiles o calendario, se
presumirn que son hbiles (Circular 435 del 15 de noviembre 2013).

52. Antes de la firma del contrato se deber revisar por el rol jurdico los correspondientes
certificados de Procuradura, Contralora y Polica de las personas naturales y
jurdicas al igual que el de sus representantes legales.

En la Ejecucin del Contrato

1. En los eventos autorizados expresamente por la Constitucin Poltica y que por estar
en cumplimiento de los deberes y los fines sociales del estado, se beneficie a
personas de derecho privado, se requerir, previo a la intervencin por parte del
Departamento de Antioquia, de la celebracin de un contrato o convenio que permita
identificar claramente que la ejecucin del mismo retornar en un beneficio social
mayor al de la inversin, acorde con el Plan de Desarrollo. Ver circular 000159 del 2
de abril de 2014.

2. En los contratos de interventora incluir como obligacin del contratista suscribir las
adiciones y prorrogas a que haya lugar.

3. Incluir en los pliegos de condiciones y en las invitaciones pblicas la clusula de


indemnidad como una obligacin del contratista, conforme a la cual se pacte la
obligacin del contratista de mantenerla a la entidad libre de cualquier dao o perjuicio
originado en reclamaciones de terceros y que se deriven de sus actuaciones o de las
de sus subcontratistas o dependientes.

4. Incluir como obligacin del contratista el pago oportuno a sus proveedores so pena de
incurrir en una posible sancin.

5. La entidad puede incluir en los contratos o convenios interadministrativos clusula


penal y de multas y podr hacerlas efectivas en los trminos sealados en la Ley, en
tales casos para su imposicin deber acudirse al juez. Ver circular 000255 del 20 de
junio de 2014.

6. En el expediente del contrato deben reposar los documentos originales que se


generen durante todo el Proceso de Contratacin.

7. La designacin de supervisin debe hacerse a ms tardar en la fecha de inicio del


contrato. Es designacin de supervisin no delegacin y debe hacerse por escrito.

8. No solo la garanta que se constituye para el inicio del contrato debe ser revisada y
aprobada, sino tambin aquellas que se expiden para las modificaciones al contrato,
esto es, para adiciones, modificaciones, prrrogas, suspensiones y reanudaciones.

9. No se puede adicionar un contrato si ya se cumpli el objeto contractual, esto es, si


estamos en frente de una ejecucin fsica del 100%.

10. Cuando se requiere la adicin de un contrato, se debe pactar si es necesario, la forma


de pago, en caso contrario, aplica la que se haya pactado en el contrato inicial.

11. Cuando se pretenda realizar una adicin o prrroga al contrato, deber adjuntarse el
respectivo cronograma de ejecucin, en caso que aplique.

12. En los contratos de prestacin de servicios para apoyar labores de supervisin e


interventora, debe dejarse claro hasta dnde va la responsabilidad de cada uno.

13. En aquellos casos en que el contrato cuente con interventora externa se debe
proyectar como obligacin del interventor la elaboracin del acta de liquidacin del
contrato.

14. Cuando durante la ejecucin del contrato o convenio hay un cambio de supervisor,

69
inmediatamente se debe designar otro funcionario que se encargue de dichas
funciones previo informe del supervisor saliente, o si la ausencia del supervisor es
temporal deber designarse un supervisor suplente nicamente por el tiempo que dure
la ausencia del supervisor principal.

15. En la minuta del contrato debe sealarse el trmino para liquidar el contrato.

16. Toda modificacin a los contratos que implique una modificacin del riesgo deber ser
notificada a la compaa aseguradora que expidi la pliza.

17. Durante la ejecucin del contrato se deben revisar y monitorear los riesgos de la
contratacin y adoptar las medidas necesarias para mitigarlos.

18. La suspensin del contrato, la revisin de precios, la potestad de modificacin


unilateral de los contratos, son prcticas de buena gestin reguladas en la ley 80 de
1993 o delimitadas por la jurisprudencia, que utilizadas correctamente pueden dar
solucin a las contingencias en forma gil y significar una negociacin ventajosa o
ahorro de recursos pblicos. (Sentencia del Consejo de Estado. Radicacin 10880,
fecha 9/10/1997, consejero Ponente: Jess Mara Carrillo Ballesteros; Artculo 16 ley
80 de 1993).

19. La revisin peridica de precios es una facultad que puede usar la administracin para
impedir que se configure la ruptura del equilibrio econmico. (Sentencia Consejo de
Estado. Radicado 11194, fecha 15/02/1999).

20. El supervisor debe asegurar que las garantas se encuentren vigentes por el trmino
previsto en el contrato, de ah la importancia de comunicar a las compaas
aseguradoras sobre el inicio, las suspensiones y reinicios de los contratos.

21. Antes de cualquier modificacin unilateral por parte de la entidad se deben agotar
todos los instrumentos y mecanismos que le permitan una solucin de comn
acuerdo.

22. Cuando se est frente a modificaciones con las cuales se pretende incluir bienes o
servicios no pactados dentro del contrato inicial, en la justificacin debe quedar
consignado como se obtuvo el presupuesto de la adicin y consultar los precios de
mercado.

23. En los contratos de mandato para la administracin de recursos los rendimientos son
de la entidad pblica contratante.

24. Todo contrato estatal sin importar el rgimen legal bajo el cual se suscriba debe tener
un supervisor o interventor.

25. Todo requerimiento efectuado a un contratista debe ser por escrito e ir con copia a la
compaa aseguradora.

26. Suspendido un contrato no pueden ejecutarse actividades, ello implica asumir riesgos,
adems de que contrara la motivacin misma de la suspensin.

27. Los consorcios y uniones temporales deben constituir un RUT para cada contrato y
una vez liquidado deben cancelarlo.

28. Las adiciones deben estar soportadas con el presupuesto y debe indicarse si afectan
o no la forma de pago pactada en el convenio inicial.

29. Se mantendr el equilibrio del contrato durante toda su ejecucin, por ello la entidad
reconocer y pagar los imprevistos en los contratos a los que haya lugar,
debidamente justificados. (Ver Circular N 73 del 4 de febrero de 2013 y N 221 del 18
de junio de 2013).

70
30. El supervisor y/o interventor del contrato verificar el cumplimiento del pago de la
Seguridad Social Integral, Parafiscales y ARL. (Ver Circular N 247 del 10 de julio de
2013, Circular 000021 del 8 de enero de 2014, Circular 000170 del 7 de abril de 2014
y Circular 000145 del 21 de marzo de 2014).

31. En los contratos de obra, una vez se firme el acta de recibo final de la obra, es deber
del supervisor y/o interventor, remitir copia del acta de recibo a la compaa
aseguradora, para que as pueda iniciar la vigencia de la pliza de estabilidad.
Adicionalmente, es deber del supervisor y/o interventor del contrato comunicar a las
aseguradoras sobre las modificaciones a las especificaciones tcnicas que se hagan a
travs de actas de modificacin de obra.

32. El supervisor o interventor del contrato, segn corresponda deber hacer seguimiento
a las actividades posteriores a la liquidacin del contrato, como las de velar por la
calidad, estabilidad y mantenimiento del bien o servicio entregado durante el trmino
de duracin de las garantas, las condiciones de disposicin final o la recuperacin
ambiental de las obras o bienes.

33. De acuerdo con el artculo 37 del decreto 1510 de 2013, una vez vencidas los
trminos de las garantas de calidad, estabilidad y mantenimiento o las condiciones de
disposicin final o recuperacin ambiental de las obras o bienes, debe dejarse
constancia del cierre del expediente del proceso de contratacin de acuerdo con el
formato que se adopte en el Sistema Integrado de Gestin de la Calidad ISOLUCION.

34. Las comunicaciones que con ocasin a la ejecucin del contrato se realicen con el
contratista se harn por escrito y se dejar constancia de ello en el expediente del
contrato, an si aquella se realiza por medios electrnicos.

35. En aras de disminuir las controversias contractuales, las partes podrn pactar
mecanismos alternativos de solucin de conflictos.

En la liquidacin del contrato

1. La liquidacin finiquita la relacin entre las partes del negocio jurdico, por ende, no
puede con posterioridad demandarse reclamaciones que no se hicieron en ese
momento.

2. Toda entidad estatal debe privilegiar la realizacin de liquidaciones de contratos de


comn acuerdo.

3. Cuando se ha declarado la caducidad o ejercido la Administracin pblica cualquiera


otra de las facultades que le dan fin al contrato, una vez en firme la resolucin
respectiva debe procederse a la liquidacin del contrato, que es el paso consiguiente
necesario para determinar qu derechos y obligaciones corresponden a los
contratantes y qu sumas lquidas de dinero deben pagarse o cobrarse en forma
recproca.

4. Liquidar los contratos dentro del trmino establecido en el contrato o en su defecto


dentro del trmino legal, so pena de incurrir en posibles sanciones disciplinarias.

5. En aquellos casos en que el contrato cuente con interventora externa se debe


proyectar como obligacin del interventor la elaboracin del acta de liquidacin del
contrato.

6. Toda entidad estatal debe privilegiar la realizacin de liquidaciones de contratos de


comn acuerdo.

En todas las etapas del Proceso de Contratacin se garantizar el cumplimiento de los


principios de la contratacin pblica, contenidos en la Constitucin Poltica de Colombia y
en la Ley, en especial los contenidos en el Decreto 019 de 2012.

71
4.2. ETAPA CONTRACTUAL
Es la etapa comprendida entre la celebracin del contrato y el vencimiento del plazo
contractual.

4.2.1. El Contrato
Es un acto jurdico generador de obligaciones que para el manual que nos ocupa es
celebrado por el Departamento de Antioquia. Los contratos que ste celebre debern
constar por escrito.

Las estipulaciones de los contratos que celebre el Departamento de Antioquia sern las
que de acuerdo con las normas civiles, comerciales y las previstas en el estatuto
contractual, correspondan a su esencia y naturaleza. En los contratos podrn incluirse las
modalidades, condiciones y, en general, las clusulas o estipulaciones que las partes
consideren necesarias y convenientes, siempre que no sean contrarias a la Constitucin,
la Ley, el orden pblico y a los principios y finalidades de las leyes vigentes aplicables y a
los de la buena administracin.

Para suscribir y ejecutar el contrato deben agotarse los requisitos de suscripcin, de


perfeccionamiento, de legalizacin y de ejecucin, a saber:

4.2.1.1. Requisitos de suscripcin


Son aquellos requisitos y documentos de orden legal y aquellos indispensables para
elaborar la minuta y suscribir el contrato, los cuales deben ser aportados, revisados y
corroborados por el Comit Asesor y Evaluador correspondiente, indispensables para
suscribir el contrato. Ejemplos: Certificado de existencia y representacin legal, registro
mercantil, fotocopia de la cdula del representante legal, documentos que permitan
verificar la inexistencia de inhabilidades o incompatibilidades del contratista para contratar
con el Estado, entre otros.

Las personas responsables de que se aporten todos estos documentos y se cumplan los
requisitos previa suscripcin del contrato son quienes tienen los roles jurdico, tcnico y
logstico en cada una de las dependencias del Departamento de Antioquia.

4.2.1.2. Requisitos de perfeccionamiento


Los contratos que suscribe el Departamento de Antioquia se perfeccionan cuando se
logre acuerdo sobre el objeto, la contraprestacin y el plazo y ste se eleve a escrito.

Acuerdo de voluntades por escrito.

Hacemos referencia a la minuta o documento del contrato que contiene el acuerdo de


voluntades, la cual debe contener por lo menos lo siguiente:

a. Tipo de contrato: Suministro, prestacin de servicios, mandato, obra pblica, entre


otros.
b. Identificacin completa de las partes del contrato.
c. Objeto: el bien, obra o servicio a contratar.
d. Los elementos esenciales del contrato: Valor, plazo de ejecucin, forma de pago
(apropiaciones presupuestales.
e. El sitio de entrega de los bienes, de la prestacin de los servicios o ejecucin de la
obra.
f. Las obligaciones de las partes
g. Las especificaciones tcnicas del bien, servicio u obra contratada.
h. Indicacin de la existencia de una supervisin y/o interventora del contrato.
i. Indicacin de las multas aplicables conforme las normas y procedimientos
vigentes.
j. Clusula de indemnidad.
k. Clusula penal pecuniaria (Cuando aplique).
l. Garantas (Cuando aplique).

72
m. Clusula de restablecimiento o ampliacin de la garanta (Ver artculo 127 del
Decreto 1510 de 2013).
n. Pacto de las clausulas excepcionales al derecho comn (Ver artculo 14 de la ley
80 de 1993) cuando estas apliquen.
o. Indicacin expresa de la no existencia de relacin laboral con el contratista o el
personal del que ste disponga.
p. Prohibiciones a las que haya lugar.
q. La indicacin del rgimen jurdico aplicable.
r. Indicacin sobre la solucin de controversias.
s. Domicilio del contrato.

En tratndose de contratacin de mnima cuanta, la comunicacin de aceptacin de la


oferta por parte de la Gobernacin de Antioquia, junto con la oferta presentada por el
contratista seleccionado constituyen para todos los efectos el contrato celebrado por las
partes, en los trminos previstos en el artculo 94 de la Ley 1474 de 2011 y reglamentada
en lo pertinente, por el numeral 4 del artculo 85 y numeral 4 del artculo 86 del Decreto
1510 de 2013.

La persona competente en el Departamento de Antioquia para elaborar la minuta del


contrato ser el profesional que asume el rol jurdico dentro del Comit Asesor y
Evaluador del proceso de seleccin. Para la elaboracin del contrato deber tener en
cuenta lo manifestado en el estudio previo, pliego de condiciones, adendas, propuesta del
contratista y recomendaciones de los Comits Internos de contratacin y de Orientacin y
Seguimiento en Contratacin. As mismo el rol jurdico deber apoyarse de quienes
asumen el rol tcnico y logstico en lo que compete a cada uno de ellos dentro del
proceso contractual.

4.2.1.3. Requisitos de legalizacin


Para la legalizacin de los contratos se requiere del correspondiente registro presupuestal
de compromiso (RPC). La dependencia competente en el Departamento de Antioquia
para crearlo es la Secretaria de Hacienda.

El registro presupuestal de compromiso consiste en la certificacin de apropiacin de


presupuesto con destino al cumplimiento de las obligaciones pecuniarias del contrato; es
un instrumento a travs del cual se busca prevenir erogaciones que superen el monto
autorizado en el presupuesto, con el objeto de evitar que los recursos destinados a la
financiacin de un determinado compromiso se desven a otro fin.

4.2.1.4. Requisitos de ejecucin


Para la ejecucin de los contratos se requiere de la aprobacin de la(s) garanta(s)
requerida(s) en el contrato conforme al anlisis de riesgos hecho (desde el estudio
previo), la existencia de la disponibilidad presupuestal, entendindose sta ltima como
registro presupuestal de compromiso (RPC) y la constancia de afiliacin a la seguridad
social y a Riesgos Profesionales del personal que se destinar a la ejecucin del contrato.

Si bien el registro presupuestal de compromiso (RPC) es un requisito de ejecucin del


contrato estatal, como poltica del Departamento de Antioquia, y con el nimo de
minimizar riesgos en la contratacin, el registro presupuestal de compromiso deber
expedirse de forma anterior a la firma del contrato, lo anterior como una buena prctica en
materia de contratacin. El servidor pblico responsable de tramitar el registro
presupuestal de compromiso de acuerdo con nuestro modelo contractual es el funcionario
con rol logstico.

En cuanto a la aprobacin de las garantas, quien asume el rol jurdico es el responsable.


En ese orden de ideas, es importante conocer lo pertinente a las garantas as:

Garantas en los Contratos:


Con ellas se garantiza el cumplimiento de las obligaciones surgidas en favor de la
Gobernacin de Antioquia con ocasin de: a) La presentacin de las ofertas. b) Los
contratos y de su liquidacin c) Los riesgos a los que se encuentra expuesta la entidad
derivados de la responsabilidad extracontractual que le pueda sobrevenir por las

73
actuaciones, hechos u omisiones de sus contratistas y subcontratistas (Ver artculos 110
y siguientes del Decreto 1510 de 2013).

Clases de garantas:
En los procesos de contratacin los oferentes o contratistas podrn otorgar nicamente,
como mecanismos de cobertura del riesgo, cualquiera de las siguientes garantas:

a. Contrato de seguro contenido en una pliza


b. Patrimonio autnomo
c. Garanta Bancaria

Lo anterior, sin perjuicio de que la responsabilidad extracontractual de la administracin


derivada de las actuaciones, hechos u omisiones de sus contratistas o subcontratistas
slo puede ser amparada con un contrato de seguro.

Monto, vigencia y amparos o coberturas de las garantas:


Se determinarn teniendo en cuenta el objeto, la naturaleza y las caractersticas de cada
contrato, los riesgos que se deban cubrir y teniendo en cuenta las reglas establecidas en
las normas vigentes aplicables. (Ver Artculos112 al 126 del Decreto 1510 de 2013).

Las particularidades de cada garanta y las disposiciones especiales o excepcionales


debern ser consideradas al momento de requerirlas desde la elaboracin del estudio
previo de la respectiva contratacin y su cumplimiento deber ser verificado el funcionario
con rol jurdico dentro del comit asesor evaluador.

No obligatoriedad de garantas:

No sern obligatorias en:

a. Los contratos de emprstito.


b. Los contratos interadministrativos.
c. Los contratos de seguro.
d. Los contratos cuyo valor sea inferior al diez por ciento (10%) de la menor cuanta
prevista para cada entidad, caso en el cual se aplicarn las reglas previstas para la
mnima cuanta.
e. Los contratos que se celebren con grandes superficies.
f. Los contratos celebrados por contratacin directa.

La entidad estatal podr abstenerse de exigir garanta de cumplimiento para los contratos
anteriores salvo que en el estudio previo correspondiente se establezca la conveniencia
de exigirla atendiendo la naturaleza y cuanta del contrato respectivo.

La entidad podr abstenerse de exigir garanta de seriedad de la oferta para participar


en procesos cuyo objeto sea la enajenacin de bienes, en los dems modalidades deber
exigirse.

Preservacin de las garantas:

Para preservar la vigencia de las garantas, en ejercicio de su labor el supervisor y/o


interventor deber advertir inmediatamente al ordenador del gasto delegado para la
respectiva contratacin de todas aquellas situaciones que puedan afectar la(s) garantas).
El Supervisor informar al garante de aquellas circunstancias que alteren el estado del
riesgo, as por ejemplo remitir, entre otros: La copia de la aprobacin de la garanta y sus
anexos, de las modificaciones u otros del contrato, las actas de suspensin y de
reanudacin, y de las diversas actuaciones que se adelanten con miras a la imposicin de
multas, clusula penal pecuniaria y declaratoria de caducidad.

En los pliegos de condiciones se debe prever el mecanismo que proceda para restablecer
la garanta, cuando el contratista incumpla su obligacin de obtenerla, ampliarla o
adicionarla.

74
4.2.2. El Pago o Desembolso
Para la realizacin de cada pago, el Departamento de Antioquia deber verificar la forma
de pago planteada en el contrato, la ejecucin del contrato por parte del contratista, el
cumplimiento satisfactorio de dicha ejecucin, y que el contratista se encuentre al da en
el pago de aportes parafiscales relativos al Sistema de Seguridad Social Integral (Salud,
Pensin y Riesgos Profesionales), as como los propios del SENA, ICBF y Cajas de
Compensacin Familiar, cuando corresponda.

Para estos pagos el Departamento de Antioquia deber respetar el orden de turno, cuyo
procedimiento es fijado por la Secretaria de Hacienda quien dar aplicacin a lo dispuesto
en las normas vigentes aplicables. (Ver artculo 4 numeral 10 de la Ley 80 de 1993, 19
de la Ley 1150 de 2007).

En cada dependencia del Departamento de Antioquia, la persona responsable de verificar


la acreditacin de estos pagos al contratista es el supervisor o interventor, quien en caso
de requerirlo se apoyar en quien asumi el rol jurdico del respectivo contrato para
verificar que se est dando cumplimiento a la norma. Ver Circular 000260 del 21 de junio
de 2012 de la Secretara de Hacienda y Circular 247 del 10 de julio de 2013 de la
Secretara General.

Cuando se trate de contratos de administracin delegada o mandato, debe pactarse


desembolso de recursos y pago de honorarios, este ltimo contra entrega de informe de
actividades y certificacin de pago de seguridad social y parafiscales.

4.2.3. Publicacin del Contrato


Los contratos suscritos por el Departamento de Antioquia se publicarn en el Sistema
Electrnico para la Contratacin Pblica SECOP- conforme lo dispuesto en las normas
vigentes aplicables. (Ver artculo 223 del Decreto Ley 0019 de 2012 y artculo 19 del
Decreto 1510 de 2013). Adicionalmente y como una poltica de transparencia y publicidad,
los contratos tambin seguirn siendo publicados en la pgina web del Departamento de
Antioquia a travs de la Oficina de Comunicaciones, al igual que en los dems medios
que exija la Ley o los entes de control.

4.2.4. Pago de Impuestos


Deber aportarse por parte del contratista el comprobante de pago de los impuestos en
los casos que sea procedente, al igual que las estampillas de acuerdo con lo indicado en
las instrucciones y lineamientos que al respecto imparta la Secretara de Hacienda.

4.2.5. Nombramiento del Supervisor


Con el fin de realizar una correcta labor a travs de la supervisin a los diferentes
contratos que celebre el Departamento de Antioquia, cada Secretario de Despacho,
Gerente, Director de Departamento Administrativo o Jefe de Oficina, segn el caso, al
momento de asignar una supervisin, deber informar en forma escrita al funcionario
designado para tal fin, cuales son las funciones a su cargo.

Para la asignacin de un supervisor, el Secretario de Despacho, Director de


Departamento Administrativo, Gerente o Jefe de Oficina, deber tener en cuenta que el
perfil profesional del servidor pblico designado se ajuste al objeto del contrato cuya
supervisin se le asigna y tendr en cuenta adems, si este cuenta con la disponibilidad
de tiempo y logstica para desarrollar correctamente sus funciones.

Cuando se presenten faltas temporales del supervisor, por cualquier causa, el ordenador
del gasto deber nombrar un suplente durante el tiempo que dure la ausencia del
supervisor principal. En caso que la falta sea definitiva, se debe nombrar un nuevo
supervisor. Para esto se debe tener en cuenta los formatos que se encuentra en
ISOLUCIN.

4.2.6. Inicio del Contrato


Una vez cumplidos los requisitos de perfeccionamiento, legalizacin y ejecucin del
contrato, el supervisor y/o interventor deber suscribir el acta de inicio de acuerdo con el
formato que para el efecto figure en el Sistema Integrado de Gestin de la Calidad.

75
Para dichos fines el supervisor y/o interventor del contrato y el contratista debern
ponerse en contacto para suscribir el acta de inicio, la cual deber formar parte del
expediente del proceso contractual.

En todo contrato que celebre el Departamento de Antioquia en el que para su ejecucin el


contratista deba utilizar personal, el supervisor o interventor al momento de elaborar el
acta de inicio, deber consignar la relacin del personal que se destinar por parte del
contratista, con la correspondiente identificacin; as como su remuneracin, y cualquier
cambio deber ser informado al supervisor o interventor.

4.2.7. Interpretacion de los Contratos


A continuacin se sealarn algunos principios bsicos que orientan la interpretacin de
los contratos:

PRINCIPIO DESCRIPCIN
Prevalencia de la intencin Conocida claramente la intencin de los
contratantes, debe estarse a ella ms que a lo literal
(Artculo 1618 Cdigo Civil) de las palabras. En caso de desacuerdo entre lo
escrito y lo verbal podr intentarse cualquiera de los
mtodos alternativos de solucin de conflictos
aplicable.
Limitaciones del contrato a su Por generales que sean los trminos de un contrato,
materia nicamente se aplicarn a la materia sobre que se
ha contratado.
(Artculo 1619 Cdigo Civil)
Preferencia del sentido que El sentido en que una clusula puede producir algn
produce efectos efecto, deber preferirse a aquel en que no sea
capaz de producir efecto alguno.
(Artculo 1620 Cdigo Civil)
Interpretacin por la naturaleza En aquellos casos en que no apareciere voluntad
del contrato contraria, debe atarse a la interpretacin que mejor
se ajuste a la naturaleza del contrato.
(Artculo 1621 Cdigo Civil)
Interpretacin sistemtica, por Las clusulas de un contrato se interpretarn unas
comparacin y por aplicacin por otras, dndosele a cada una el sentido que
prctica mejor convenga al contrato en su totalidad. Podrn
tambin interpretarse por las de otro contrato entre
las mismas partes y sobre la misma materia. O por
la aplicacin prctica que hayan hecho de ellas
(Artculo 1622 Cdigo Civil) ambas partes, o una de las partes con aprobacin
de la otra parte.
Interpretacin de la inclusin de Cuando en un contrato se ha expresado un caso
casos dentro del contrato para explicar la obligacin, no se entender por solo
eso haberse querido restringir la convencin a ese
(Artculo 1623 Cdigo Civil) caso, excluyendo los otros a que naturalmente se
extienda.
Interpretacin a favor del deudor No pudiendo aplicarse ninguna de las reglas
precedentes de interpretacin, se interpretarn las
(Artculo 1624 Cdigo Civil) clusulas ambiguas a favor del deudor. Pero las
clusulas ambiguas que hayan sido extendidas o
dictadas por una de las partes, sea acreedora o
deudora, se interpretarn contra ella, siempre que la
ambigedad provenga de la falta de una explicacin
que haya debido darse por ella.
Autonoma de la voluntad La expresin de voluntad de la Administracin, se
empieza a manifestar desde el momento en que
decide iniciar un proceso contractual: La
manifestacin de voluntad del particular interesado

76
se concreta, en principio, con la presentacin de su
oferta.6 No obstante, este principio se ve limitado
frente a las reglas del derecho pblico.7
Principio de legalidad La legalidad o primaca de la ley, es un principio
fundamental conforme al cual todo ejercicio del
poder pblico debera estar sometido a la voluntad
de la ley de su jurisdiccin y no a la voluntad de las
personas.

4.2.8. Situaciones que pueden presentarse en la ejecucin del contrato


Las situaciones que se describen a continuacin son las que comn o frecuentemente
pueden llegar a presentarse en la ejecucin del contrato, razn por la cual dichas
situaciones requieren del anlisis de cada una de las dependencias y de la participacin
de cada uno de los roles de los equipos de contratacin.

4.2.8.1. Modificacin a los contratos estatales u otros


La modificacin contractual obedece al cambio en las condiciones estipuladas
inicialmente en el clausulado del contrato, bien sea porque el Departamento de Antioquia
lo considere pertinente o a solicitud del contratista. Esta figura es la que comnmente se
conoce como otros que consiste en una modificacin hecha por las partes de mutuo
acuerdo o bilateral.

Tngase presente, que los acuerdos plasmados en el clausulado del contrato obedecen a
su esencia y su naturaleza concordadas con las prescriptivas civiles, comerciales y del
estatuto contractual. Por ello, solamente podr ser objeto de modificacin contractual el
clausulado que no altere de manera la esencia o naturaleza de lo inicialmente pactado.

Para modificar un contrato en el que es parte el Departamento de Antioquia, la


dependencia que suscribe el contrato debe seguir las orientaciones que se describen a
continuacin:

La dependencia que suscribi el contrato deber presentar y analizar el caso en su


respectivo comit interno de contratacin en el que se presentara el informe actualizado
del supervisor y/o interventor, y conforme a las funciones propias del comit recomendar
al ordenador del gasto la suscripcin del otros. Los documentos que deben aportarse y
verificarse como mnimo son:

1. La manifestacin escrita del contratista en la que conste su solicitud justificada o la


aceptacin de la propuesta del Departamento de Antioquia de modificar el
clausulado del contrato.
2. La manifestacin escrita del supervisor y/o interventor del contrato segn aplique,
donde justifica su concepto sobre la procedencia de la modificacin (Ver
procedimiento y formato en ISOLUCION). .
3. Expediente completo del contrato o convenio.
4. Informe actualizado del supervisor y/o interventor del contrato, segn aplique.
5. Historial del contrato en donde se registre la informacin sobre el estado actual del
contrato.
6. Pueden anexarse todos aquellos documentos que soporten el otros.

En aquellos casos en que por su cuanta o especialidad el contrato haya sido


recomendado por el Comit de Orientacin y Seguimiento en Contratacin en ejercicio del
control que hace el seor Gobernador a travs de ste, la modificacin de dicho contrato
deber ser analizada y recomendada por dicho comit.

Para que la respectiva modificacin sea analizada en el Comit de Orientacin y


Seguimiento se deben aportar y analizar los anteriores documentos y adicionalmente el
acta del Comit Interno de Contratacin con la recomendacin sobre el otrosi.

6
Consejo de Estado. Seccin Tercera, Sala de lo Contencioso Administrativo. C.P: Dr. Alier Eduardo Hernndez Enrquez.
31 de marzo de 2005. Rad: 25000-23-15-000-2002-02739 (AP)
7
Corte Constitucional. M.P: Dr. Vladimiro Naranjo Mesa. 19 de marzo de 1997. Sentencia C - 154

77
4.2.8.2. Adicin
Cuando hablamos de esta figura hacemos relacin a la inclusin, inyeccin de ms dinero
al contrato inicial en aras de garantizar la existencia de recursos suficientes para continuar
satisfaciendo la necesidad de la Administracin.

Esta categora de modificacin contractual no conlleva necesariamente al cambio de las


especificaciones tcnicas o circunstancias accesorias del objeto contractual inicialmente
pactado, pero si hace necesario el presupuesto de ms cantidad de objeto o ms calidad
del mismo. (Ver Circular 461 del 25 de noviembre de 2013 y 000177 del 11 de abril de
2014)

Documentos necesarios para la adicin

1. Manifestacin escrita del contratista en donde solicite la adicin o acepte la


intencin de adicin hecha por el Departamento de Antioquia, con indicacin
expresa de la propuesta de presupuesto previsto para el efecto, el cual en todo
caso deber basarse en los precios de la propuesta inicial y en la frmula de
reajuste de precios que se haya establecido en el contrato, segn el caso.
2. La manifestacin escrita del supervisor y/o interventor del contrato segn aplique,
donde justifica su concepto sobre la procedencia de la adicin (Ver procedimiento
y formato en Isolucion).
3. Presupuesto oficial que soporta la adicin suscrito por el supervisor y/o interventor.
4. Expediente completo del contrato o convenio.
5. Informe actualizado del supervisor y/o interventor del contrato, segn aplique.
6. Certificado de Disponibilidad Presupuestal que respalde la adicin en recursos.
7. Certificado del Banco de Proyectos vigente.
8. Historial del contrato en donde se registre la informacin sobre el estado actual del
contrato
9. Cronograma de actividades que soporta la adicin.
10. Pueden anexarse todos aquellos documentos que soporten la adicin.

En aquellos casos en que por su cuanta o especialidad el contrato haya sido


recomendado por el Comit de Orientacin y Seguimiento en ejercicio del control que
hace el seor Gobernador a travs de ste, la adicin de dicho contrato deber ser
analizada y recomendada por dicho comit.

Los contratos no podrn adicionarse en ms del 50% de su valor inicial, expresado ste
en salarios mnimos legales mensuales (Ver pargrafo del artculo 40 de la Ley 80 de
1993, artculo 85 de la Ley 1474 de 2011, Ley 1508 de 2012), salvo las excepciones que
establezca la ley, verbo y gracia el contrato de interventora.

Cuando se vaya a adicionar un contrato o convenio que supere la vigencia fiscal se debe
incluir dentro del formato de justificacin para modificacin al contrato, la frmula de
ajuste de salarios mnimos:

Valor inicial x SMML del ao de la adicin de contrato /2


SMML del ao de la firma del contrato inicial

Para que la respectiva modificacin sea analizada en el Comit de Orientacin y


Seguimiento se deben aportar y analizar los anteriores documentos y adicionalmente el
acta del Comit Interno de Contratacin con la recomendacin sobre la correspondiente
adicin.

4.2.8.3. Ampliacin del plazo o prrroga:


Hace referencia a una extensin o ampliacin en el tiempo que inicialmente se haba
acordado para la ejecucin del contrato. (Ver Circular 461 del 25 de noviembre de 2013 y
Circular 000177 del 11 abril de 2014).

78
Documentos necesarios para la ampliacin

1. Manifestacin escrita del contratista en donde solicite la prrroga o la intencin de


hacerla por parte del Departamento de Antioquia, con indicacin expresa de que
no generan sobrecostos.
2. La manifestacin escrita del supervisor y/o interventor del contrato segn aplique,
donde justifica su concepto sobre la procedencia de la prrroga (Ver procedimiento
y formato en Isolucion).
3. Nuevo cronograma de trabajo que respalda la prrroga.
4. Expediente completo del contrato o convenio.
5. Informe actualizado del supervisor y/o interventor del contrato, segn aplique.
Historial del contrato en donde se registre la informacin sobre el estado actual del
contrato.
6. Pueden anexarse todos aquellos documentos que soporten la prrroga.

En aquellos casos en que por su cuanta o especialidad el contrato haya sido


recomendado por el Comit de Orientacin y Seguimiento en Contratacin en ejercicio del
control que hace el seor Gobernador a travs de ste, la prrroga de dicho contrato
deber ser analizada y recomendada por dicho Comit.

Para que la respectiva modificacin sea analizada en el Comit de Orientacin y


Seguimiento se deben aportar y analizar los anteriores documentos y adicionalmente el
acta del Comit Interno de Contratacin con la recomendacin sobre la correspondiente
adicin.

NOTA: En el evento que un contrato, previa justificacin, deba ser modificado en las
condiciones estipuladas inicialmente, adicionado y ampliado, deber cumplirse con los
cada uno de los requisitos sealados anteriormente.

4.2.8.4. Cesin

4.2.8.4.1. Cesin de contrato


Una de las principales caractersticas de los contratos estatales es que son intuito
personae, por lo tanto, una vez celebrados no podrn cederse sin previa autorizacin
escrita del Departamento de Antioquia.

El actual estatuto contractual consagra dos (2) causales legales de cesin de los
contratos, relacionadas con las inhabilidades e incompatibilidades sobrevinientes al
contratista (Ver artculo 9 de la Ley 80 de 1993), a las que se suman las dems que se
dispongan en las normas y la realizada por mutuo acuerdo entre las partes.

Cuando se celebra esta cesin, se est entregando los derechos y obligaciones objeto del
mismo, es decir que la persona a quien se le cede el contrato cesionario- queda con la
obligacin de ejecutar el contrato a favor del Departamento de Antioquia.

Para el caso de la cesin de mutuo acuerdo, es decir, previa autorizacin del


Departamento de Antioquia, el procedimiento es el siguiente:

a. El contratista debe solicitar mediante oficio al ordenador del gasto o su delegado para
contratar, la autorizacin para realizar la cesin del contrato, indicando su justificacin y
las causas que le imposibiliten seguir ejecutando el mismo.

b. El Supervisor o interventor presentar el oficio presentado por el contratista junto con el


informe detallado, justificando y presentado las circunstancias que dan lugar a la cesin
del contrato.

c. El ordenador del gasto contratante previa recomendacin del Comit Interno de


contratacin y Comit de Orientacin y Seguimiento en Contratacin si es el caso,
determinar la conveniencia para la entidad y proceder a autorizar o rechazar la cesin.

79
d. Una vez recomendada la cesin, se proceder a suscribir la correspondiente acta de
cesin del contrato (Debe quedar plasmado expresamente el estado en que queda el
contrato), la cual ser proyectada por el servidor pblico que asumi el rol jurdico del
respectivo proceso, respetando los lineamientos y directrices de la Secretaria General.

e. El cesionario del contrato (contratista), deber tramitar la expedicin o modificacin de


la garanta nica que ampare sus obligaciones, cuya cobertura debe amparar los mismos
riesgos del contrato original y pagar los impuestos a que haya lugar.

f. Remitir las comunicaciones a las personas y dependencias que deban conocer de la


cesin, las cuales sern proyectadas por la persona que asumi el rol jurdico del
respectivo proceso, aplicando los lineamientos y directrices de la Secretaria General.

g. Hacer las publicaciones a que haya lugar conforme las normas vigentes aplicables.

h. Celebrada la cesin del contrato, se proceder a incluir y registrar esta novedad en el


sistema de informacin presupuestal vigente, conforme el procedimiento dispuesto por la
Secretaria de Hacienda.

i. Una vez se haya autorizado la cesin del contrato, el supervisor o interventor deber
entregar a la Secretara de Hacienda, Direccin de Contabilidad y la Direccin de
Presupuesto copia del acta de la respectiva cesin y las condiciones de la misma. Lo
anterior con el fin de modificar la informacin contable y presupuestal que reposa en la
Secretara de Hacienda de los contratistas del Departamento de Antioqua.

4.2.8.4.2. Cesin de derechos econmicos


Cuando se celebra esta cesin, se est entregando a un tercero los derechos de pago y
todo lo que de l se derive. (Ver Capitulo 1 Cdigo Civil Colombiano).

Los contratos suscritos por el Departamento de Antioquia, de conformidad con el inciso 3


del artculo 41 de la Ley 80 de 1993, son intuito personae y, en consecuencia, una vez
celebrados no podrn cederse sin previa autorizacin escrita de la entidad contratante,
ahora, en el evento de presentarse la cesin total o parcial del contrato debe seguirse lo
dispuesto por la Secretara de Hacienda; para el efecto actualmente se encuentra en
Isolucin en el procedimiento Causacin cuentas por pagar y su instructivo Trmite de
inscripcin de proveedores o contratistas en la base de datos del Sistema de
Informacin, mediante los cuales se establece el Valor, las retenciones y deducciones
originadas por la adquisicin de bienes y servicios mediante el registro de los hechos
econmicos de acuerdo con la normatividad vigente y en el cual se contempla, desde el
punto de vista contable, la causacin de cuentas por pagar que, inexorablemente debe
incluir la inscripcin del contratista cedido como proveedor del Departamento de
Antioquia, y el cumplimiento de los requisitos exigidos:

El poder autenticado en notaria (Documento soporte de la cesin de derechos


suscrita por el cedente y el cesionario).
Fotocopia de la cdula del Cesionario (Tercero-Receptor).

De esta manera se establece, que la cesin del contrato o cesin de derechos


econmicos para pago a un tercero (receptor alternativo), requiere de un procedimiento
adicional al interior del Departamento de Antioquia, posterior a la minuta de cesin
suscrita y el cual consiste en la inscripcin como proveedor del contratista cedido
(receptor alternativo) y que debe surtirse ante la Direccin de Contabilidad del
Departamento.

Finalmente al momento de que este receptor alternativo proceda con el cobro al


Departamento de Antioquia en el Formato Cuentas por Pagar Contabilidad adoptado en
el sistema integrado de gestin, en el campo Detalle, debe estar explcito el nombre del
receptor en caso de que haya cesin de derechos econmicos o pago a terceros.

80
Este trmite de cesin debe ser apoyado por el supervisor o interventor del contrato
despus de haber recibido la solicitud del contratista dirigido al ordenador del gasto
contratante.

4.2.8.5. Suspensin y Reinicio del contrato


En desarrollo del principio de la autonoma de la voluntad, el Departamento de Antioquia y
el contratista, podr de mutuo acuerdo, suspender la ejecucin del contrato cuando se
presente alguna circunstancia que imposibilite continuar con la ejecucin del mismo, la
ocurrencia de situaciones de fuerza mayor, caso fortuito o de inters pblico que impiden
la ejecucin temporal del contrato, y es precisamente por ese motivo que la misma no
puede ser indefinida, sino que debe estar sujeta al vencimiento de un plazo o al
cumplimiento de una condicin, de lo contrario estaramos en presencia de una figura o
situacin diferente. La finalidad de la suspensin del contrato estatal, es una medida
excepcional.

La suspensin no prorroga el contrato en su vigencia o plazo, sino que se delimita como


una medida de tipo provisional y excepcional que debe ajustarse a los criterios de
necesidad y proporcionalidad.

Para que se produzca la suspensin del contrato, se deben de cumplir varios requisitos
como son:

a. Manifestacin escrita de suspensin por parte del contratista, o el requerimiento por


parte de la entidad contratante, en donde se manifiesten las razones por las cuales se
considera necesario acudir a esta figura.

b. Justificacin y concepto del supervisor y/o interventor, segn aplique, donde


recomiende la suspensin del contrato y se expongan las razones de ndole tcnico,
social, jurdico, financiero, entre otros que soportan la respectiva suspensin, con la
indicacin expresa del trmino durante el cual el contrato estar suspendido (fecha de
inicio y terminacin de la suspensin), la justificacin y concepto sobre dicha suspensin.

c. Informe de seguimiento del contrato donde se d cuenta del estado del contrato desde
el punto de vista tcnico, administrativo, jurdico, contable, etc.

d. El acta por medio de la cual se suspende el contrato debe suscribirse por las partes del
mismo, esto es, contratante y contratista, y llevar el visto bueno del supervisor y/o
interventor, segn aplique. Ver formato ISOLUCION.

e. Copia del acta de suspensin deber ser remitida a la Compaa Aseguradora para que
esta ltima registre la modificacin en la respectiva pliza. Esta obligacin corresponde al
supervisor o interventor del contrato.

f. Superados los hechos que llevaron a la suspensin del contrato, las partes debern
suscribir el acta de reinicio, de la cual se deber remitir copia a la Compaa Aseguradora.
Esta obligacin corresponde al supervisor y/o interventor del contrato, quienes debern
solicitar copia de la pliza con su respectiva modificacin.

4.2.8.6. Resciliacin o terminacin anticipada


Para el particular la resciliacin es una forma de disolucin de los contratos que consiste
en terminar por mutuo consentimiento de todos los que intervinieron en su celebracin un
contrato o convenio. El fenmeno de la resciliacin opera solamente para los contratos
vlidamente perfeccionados y que an estn vigentes sin haberse extinguido sus efectos
jurdicos, y no para actos unilaterales.

Para resciliar un contrato celebrado por el Departamento de Antioquia deber tenerse en


cuenta como mnimo lo siguiente:

a. Se requiere la manifestacin escrita de terminacin anticipada o resciliacin por parte


del contratista, o el requerimiento por parte de la entidad, en donde se justifiquen y
manifiestan las razones por las cuales se considera necesario acudir a esta figura.

81
b. Se requiere el informe actualizado del supervisor y/o interventor, segn aplique, donde
se evidencie el seguimiento tcnico, administrativo, jurdico, contable, etc. del contrato.

c. Justificacin del supervisor o interventor que soporta la resciliacin segn aplique, con
la indicacin expresa de sus razones y el concepto sobre la procedencia de la misma.

d. El ordenador del gasto contratante previa recomendacin del Comit Interno de


Contratacin y Comit de Orientacin y Seguimiento segn se trate, determinar la
conveniencia para la entidad y proceder a decidir sobre la resciliacin.

e. Una vez recomendada la resciliacin, se proceder a suscribir la correspondiente acta


de resciliacin por las partes intervinientes y de liquidacin del contrato por las partes del
contrato, la cual ser proyectada por el servidor pblico que asumi el rol jurdico del
respectivo proceso con el apoyo del supervisor y/o interventor, segn aplique, respetando
los lineamientos y directrices de la Secretaria General.

f. Remitir las comunicaciones a las personas y dependencias que deban conocer de la


resciliacin, las cuales sern proyectadas por el servidor pblico que asumi el rol jurdico
del respectivo proceso, aplicando los lineamientos y directrices de la Secretaria General,
esto es a las partes del contrato o convenio, a la Secretara de Hacienda, a la Compaa
Aseguradora o garante, entre otras.

4.3. ETAPA POSCONTRACTUAL

Esta inicia una vez vence el plazo del contrato hasta la liquidacin del mismo. (Ver
Circular N48 del 21 de enero de 2013).

4.3.1. Liquidacin del Contrato


Es el perodo en el cual contratante y contratista, realizan una revisin a las obligaciones
contradas respecto a los resultados financieros, contables, jurdicos y tcnicos, para
declararse a paz y salvo de las obligaciones adquiridas. Aqu se hacen los
reconocimientos y ajustes a que hubiere lugar a travs de acuerdos, conciliaciones y
transacciones.

En este perodo es fundamental la actuacin del supervisor o interventor del contrato


quien efectuar junto con el contratista, la revisin y anlisis sobre el cumplimiento de las
obligaciones pactadas y as lo plasmar en el documento de liquidacin el cual avalar
con su firma y ser suscrito por el ordenador del gasto y el contratista.

Se liquidan aquellos contratos cuya ejecucin o cumplimiento se prolongue en el tiempo


(contratos de tracto sucesivo) e implican una verificacin de los pagos y saldos por pagar.
No todos los contratos deben ser liquidados, verbigracia los contratos de prestacin de
servicios y de apoyo a la gestin, de conformidad con el artculo 217 del Decreto - Ley
0019 de 2012; no obstante por poltica de la Administracin Departamental deben
liquidarse todos los contratos en que sea parte el Departamento de Antioquia.

4.3.1.1. Formas de llevar a cabo la liquidacin

4.3.1.1.1. Por mutuo acuerdo de las partes


Conforme a lo dispuesto en el artculo 11 de la Ley 1150 de 2007, el Departamento de
Antioquia liquidar de mutuo acuerdo los contratos dentro del trmino fijado en el
correspondiente pliego de condiciones, o dentro del que acuerden las partes para el
efecto. Si no se hubiere pactado un trmino la liquidacin se realizar dentro de los cuatro
(4) meses siguientes a la expiracin del trmino previsto para la ejecucin del contrato o a
la expedicin del acto que ordene la terminacin, o a la fecha del acuerdo que lo
disponga. Con base en la revisin y anlisis efectuados, el interventor o supervisor del
contrato proyectar el acta de liquidacin, en la que constarn los acuerdos,
conciliaciones y transacciones a que haya lugar para poder declararse a paz y salvo.

82
4.3.1.1.2. Unilateralmente por el Departamento de Antioquia
En aquellos casos en que el contratista no se presente a la liquidacin previa notificacin
o convocatoria que le haga el Departamento, o las partes no lleguen a un acuerdo sobre
su contenido, el Departamento tendr la facultad de liquidar el contrato en forma unilateral
dentro de los dos (2) meses siguientes al vencimiento del trmino para liquidar el contrato
en forma bilateral.

Contra el acto administrativo que ordena la liquidacin unilateral proceden los recursos
que dispongan las normas vigentes aplicables.

Si no se procediere a efectuar la liquidacin de los contratos dentro de este perodo, antes


del vencimiento, el supervisor y/o interventor deber exigir al contratista la ampliacin de
la garanta.

En el evento de resultar sumas de dinero a favor del Departamento de Antioquia y a cargo


del contratista, el acta suscrita (liquidacin bilateral) o la resolucin proferida (liquidacin
unilateral) prestar mrito ejecutivo.

Adicionalmente de conformidad con el artculo 11 de la Ley 1150 de 2007, la liquidacin


unilateral tambin podr realizarse dentro de los dos aos siguientes al vencimiento del
plazo, en cualquier tiempo, tal como lo indica en el numeral 4.3.1.2

4.3.1.1.3. Liquidacin Judicial

El interesado podr solicitar la liquidacin judicial del contrato cuando esta no se haya
logrado de mutuo acuerdo y el Departamento no lo haya liquidado unilateralmente dentro
de los dos (2) meses siguientes al vencimiento del plazo convenido para liquidar de mutuo
acuerdo o, en su defecto, del trmino establecido por la ley, lo anterior, de conformidad
con lo dispuesto en el artculo 141 del Cdigo de Procedimiento Administrativo y de lo
Contencioso Administrativo (Ley 1437 de 2011).

4.3.1.2. Extensin del plazo para la liquidacin de los contratos


Si vencidos los plazos anteriormente establecidos no se ha realizado la liquidacin del
contrato, la misma podr ser realizada en cualquier tiempo dentro de los dos (2) aos
siguientes al vencimiento del trmino a que se refieren los numerales anteriores, de mutuo
acuerdo o unilateralmente, sin perjuicio de lo previsto en el artculo 164 del Cdigo de
Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (Ley 1437 de 2011).

Para la liquidacin se exigir al contratista la extensin o ampliacin, si es del caso, de la


garanta del contrato a la estabilidad de la obra, a la calidad del bien o servicio
suministrado, a la provisin de repuestos y accesorios, al pago de salarios, prestaciones e
indemnizaciones, a la responsabilidad civil extracontractual y en general, para avalar las
obligaciones que deba cumplir con posterioridad a la extincin del contrato.

4.3.1.3. Contenido mnimo del documento de liquidacin


Conforme a lo descrito en el presente capitulo, a continuacin se fijan los parmetros a
tener en cuenta en el trmite de liquidacin de los contratos en el Departamento de
Antioquia, siendo importante para la liquidacin tener presente lo siguiente:

Fecha en la que se procede a la liquidacin del contrato.


Nmero del contrato objeto de liquidacin.
Objeto del contrato.
Las partes que celebraron el contrato, tanto contratista como contratante.
Interventor o supervisor, segn el caso.
Valor inicial del contrato.
Duracin inicial del contrato.
Nmero del Certificado de Disponibilidad Presupuestal y del Registro Presupuestal de
Compromiso, ambos con sus fechas de expedicin.
Fecha del certificado de aprobacin de las plizas.
Fecha del acta indicando la iniciacin del contrato y su correspondiente finalizacin.

83
Historial en caso de haberse presentado modificaciones, prrrogas y/o adiciones al
contrato.
Descripcin detallada del cumplimiento o no de las actividades en desarrollo del objeto
contractual.
Relacionar los informes de supervisin y/o interventora realizados durante la
ejecucin del contrato, as como el respectivo informe final.
Verificar que se hayan aportado los documentos necesarios para la liquidacin del
contrato (acreditacin de encontrarse a paz y salvo por concepto del pago de aportes
a los sistemas de seguridad social en salud, pensiones, ARP y parafiscales, el
contratista y sus empleados, de conformidad con lo dispuesto en el Artculo 23 de la
Ley 1150 de 2007).
Relacin precisa del balance financiero del contrato y el sealamiento de los pagos
realizados o pendientes por realizar.
Dejar constancia de la obligatoriedad de constituir o ampliar garantas de estabilidad
de la obra, y las que sean del caso, como provisin de repuestos, de prestaciones
sociales, etc.
Dejar constancia en el evento de existir acuerdos, conciliaciones y transacciones en
relacin con la ejecucin del contrato para poner fin a las divergencias presentadas y
poder declararse a paz y salvo.

NOTA: La liquidacin del contrato tiene como propsito hacer un ajuste final de cuentas y
de finiquitar el negocio mediante el reconocimiento de saldos a favor de alguna de las
partes o de declararse a paz y salvo, segn el caso, es decir, el acto de liquidacin debe
limitarse a la rendicin de cuentas y a pagar los saldos econmicos adeudados, pero el
trmino de la liquidacin no puede utilizarse para el cumplimiento del objeto contractual.

CAPTULO V: RGIMEN SANCIONATORIO EN MATERIA CONTRACTUAL

Para la imposicin de multas, sanciones y declaratorias de incumplimiento, as como para


la estimacin de los perjuicios sufridos por la entidad contratante, y a efecto de respetar el
debido proceso al afectado a que se refiere el Artculo 17 de la Ley 1150 de 2007, la
entidad observar el procedimiento establecido en el Artculo 86 de la Ley 1474 de 2011.
Ver el procedimiento administrativo sancionatorio en materia contractual que se encuentra
publicado en Isolucin.

El Ordenador del Gasto ser el encargado de tramitar el proceso sancionatorio contra


contratistas.

El procedimiento adoptado para la imposicin de multas, exigencia de clusula penal y


declaratoria de caducidad se soporta en el principio fundamental del debido proceso y los
principios que regulan la funcin pblica, conforme a lo preceptuado en los artculos 29 y
209 de la Constitucin Poltica y a los principios orientadores de las actuaciones
administrativas a que se refiere el Artculo 3 del Cdigo de Procedimiento Administrativo y
de lo Contencioso Administrativo. En este sentido, no se podr imponer multa alguna sin
que se surta el procedimiento sealado por la Ley, o con posterioridad a que el contratista
haya ejecutado la obligacin pendiente si sta an era requerida por la entidad.

El Supervisor o interventor del contrato, previo a la celebracin de la audiencia, mediante


informe presentado al Comit Interno de Contratacin, pondr en conocimiento de la
situacin al Ordenador del Gasto.

CAPTULO VI: RGIMEN DE INHABILIDADES, INCOMPATIBILIDADES Y


CONFLICTOS DE INTERESS
El Departamento de Antioquia, en estricto apego a los principios que promulga la
contratacin estatal, en especial el principio de transparencia, ha considerado hacer una
mencin especial al rgimen de inhabilidades, incompatibilidades y conflicto de intereses.

84
Las inhabilidades y las incompatibilidades constituyen una limitacin de la capacidad para
contratar con las entidades estatales, tanto para personas naturales como jurdicas, y
obedecen a la falta de aptitud o a la carencia de una cualidad, calidad o requisito del
sujeto, la cual lo incapacita para poder ser parte en una relacin contractual con dichas
entidades, por razones vinculadas con los altos intereses pblicos envueltos en las
operaciones contractuales o por la existencia de intereses contrapuestos que exigen que
stas se realicen con arreglo a criterios de imparcialidad, eficacia, eficiencia, moralidad y
transparencia8.

Consciente de la existencia de inhabilidades e incompatibilidades sobrevinientes, es decir,


las que se producen durante el desarrollo del proceso de seleccin o durante la ejecucin
del contrato, el contratista deber ceder el contrato previa autorizacin de la entidad, y en
el evento de que dicha situacin no pueda presentarse proceder la terminacin
anticipada del contrato.

Si la inhabilidad o incompatibilidad se presenta durante la ejecucin del contrato cuyo


contratista es un consorcio o unin temporal, debe haber cesin de la participacin del
miembro que tiene la inhabilidad o la incompatibilidad a un tercero previa autorizacin del
Departamento de Antioquia, establecindose como prohibicin la imposibilidad de ceder
dicha participacin a los miembros del mismo consorcio o unin temporal.

Estas medidas son de obligatorio cumplimiento, dado que de conformidad con el artculo
44 de la Ley 80 de 1993 la inhabilidad o la incompatibilidad frente al contrato lo vician de
nulidad absoluta, adems de generar en el contratista una inhabilidad de 5 aos a partir
de la celebracin del contrato.

En igual sentido, el conflicto de intereses se presenta cuando existe un inters, que


puede generar conflicto entre el servidor pblico, la entidad y el proponente que acude al
proceso de seleccin, este inters debe poseer la potencialidad de afectar el efecto de la
decisin, de forma especial respecto de las personas involucradas en el proceso de
seleccin, de su cnyuge, de un pariente suyo en los grados sealados por la ley o de sus
socios de derecho o de hecho; generndose el conflicto de intereses por no manifestar el
impedimento por esa situacin personal o familiar en el trmite del asunto. Lo anterior
dado que esta figura jurdica atiende a la moralizacin del ejercicio de la funcin pblica y
a los aspectos ticos que impiden que una determinada persona se relacione con la
administracin pblica.

Los servidores pblicos que se encuentren en cualquiera de las situaciones enunciadas,


debern:

1. Abstenerse de firmar, autorizar, aprobar o suscribir los actos relacionados con el


proceso contractual a su cargo.
2. Declararse impedido en los eventos en que se configure el conflicto de intereses.
3. Poner en conocimiento del superior jerrquico los hechos constitutivos de
inhabilidades, incompatibilidades y conflicto de intereses.
4. Si existe duda sobre la existencia de alguna causal de inhabilidad, incompatibilidad
o conflicto de intereses, se deber elevar la correspondiente consulta a la
Subsecretara Jurdica en los trminos de la circular 144 de 2012.

En el Departamento de Antioquia como entidad pblica del orden territorial, sometida al


estatuto de contratacin pblica, le son aplicables, a sus procesos de Contratacin, el
rgimen de inhabilidades, incompatibilidades, conflicto de intereses y dems prohibiciones
establecidas en la Constitucin, la Ley 80 de 1993, la Ley 734 de 2002, la Ley 1150 de
2007, la Ley 1474 de 2011 y dems normas que las complementen, modifiquen o
sustituyan.

En todos los procesos de seleccin del Departamento de Antioquia, incluyendo los


contratos celebrados mediante la causal de contratacin directa o convenios de

8Corte Constitucional. Sentencia C-489 de 1996. M.P. Antonio Barrera Carbonell. septiembre 26
de 1996.

85
asociacin o vinculacin, se deber diligenciar el respectivo formato que dar cuenta que
no se est incurso en el rgimen de inhabilidades e incompatibilidades para contratar con
las entidades del estado ni en conflicto de intereses. Este documento deber ser suscrito
por el representante legal o la persona natural contratista y en el caso de consorcios y
uniones temporales deber ser suscrito por cada uno de los representantes legales o
personas naturales que lo conforman y el respectivo representante designado del
consorcio o unin temporal. (Circular 000383 del 20 de agosto de 2014).

Cuando haya lugar a un conflicto de intereses o la existencia de causales de inhabilidad o


incompatibilidad se tendr en cuenta el siguiente procedimiento. Ver Circular N. 35 del 15
de enero de 2013.

6.1. En caso inhabilidades e incompatibilidades

1. El Servidor que se encuentre incurso en causal de inhabilidad o incompatibilidad, as


deber hacerlo saber inmediatamente de su superior jerrquico y deber abstenerse
de autorizar, aprobar, firmar o suscribir el acto de que se trate.
2. En caso de que la de inhabilidad o incompatibilidad, se configure en una tercera
persona respecto de su cargo, es decir que tiene conocimiento de que una persona se
encuentra en alguna de dichas situaciones, deber hacerlo saber inmediatamente de
su superior jerrquico y deber impedir que dicha persona suscriba el acto o contrato
si es respecto de l.
3. En tratndose de procesos contractuales esta verificacin deber hacerse de cada
uno de los proponentes o futuros contratistas de manera oportuna, previa
recomendacin de quien asume el rol jurdico y previa adjudicacin y expedicin del
registro o compromiso presupuestal.

6.2. En caso de conflicto de intereses

1. El Servidor Pblico que conozca de un asunto, en quien concurra alguna de las


causales establecidas en la Constitucin o en la Ley, deber declararse impedido tan
pronto como tenga conocimiento mediante escrito en el cual exprese las razones,
seale la causal y si fuere posible, aporte las pruebas pertinentes.
2. Dicho servidor impedido debe remitir dentro de los tres (3) das siguientes a su
conocimiento, la actuacin con escrito motivado al Superior funcional y si no lo tuviere
al seor Gobernador del Departamento. A falta de los anteriores al Procurador
Regional.
3. El Superior funcional o el Seor Gobernador del Departamento, remitir en el trmino
de la distancia las diligencias a la Subsecretara Jurdica para el respectivo estudio.
4. Dentro de los diez (10) das siguientes al recibo, el Superior proceder a decidir de
plano.
5. Si lo acepta indicar a quien corresponde el conocimiento de las diligencias y
ordenar la entrega del expediente.

CAPITULO VII: ADMINISTRACIN Y GESTIN DE DOCUMENTOS

El Departamento de Antioquia desde el ao 1997 se encuentra certificado en la norma


tcnica NTCGP 1000 por medio de la cual acoge dentro de su actuar la gestin por
procesos. En consecuencia el proceso de Contratacin Administrativa deber aplicar a
cabalidad todos los procesos de orden transversal a la Administracin entre los cuales se
encuentra el proceso de Gestin Documental, cuyos lineamientos se encuentran
determinados en el Sistema Integrado de Gestin, como un proceso de apoyo cuyo
objetivo es gestionar el recibo y entrega de correspondencia, la administracin, custodia y
consulta de los documentos y la asesora y capacitacin en temas de archivo bajo
criterios de calidad y oportunidad.

En ese orden de ideas, al igual que las disposiciones, formatos, y procedimientos del
proceso de Contratacin Administrativa que se encuentran publicados en ISOLUCION, los
servidores pblicos con funciones inherentes a la contratacin, debern observar las
directrices y lineamientos que se impartan desde el proceso de Gestin Documental.

86
Finalmente es preciso tener en cuenta que de conformidad con el modelo contractual
adoptado por el Departamento, el Decreto 0008 de 2012 define como funcionario
responsable del proceso de gestin documental en la etapa precontractual al servidor
pblico que asume el rol logstico. Al respecto el citado decreto seala como funciones del
profesional universitario con rol Logstico, entre otras, la siguiente: Mantener actualizado
el expediente de contratacin en medio fsico y electrnico en tiempo real hasta la
legalizacin del contrato y enviarlo al archivo de Gestin de la respectiva dependencia.

Ahora bien, una vez legalizado el contrato y designado el funcionario que ejercer la
supervisin, le corresponde a ste ltimo mantener el expediente actualizado y en orden
hasta la liquidacin del mismo. Tratndose de interventoras, deber consignarse como
obligacin del contratista, incluir dentro del expediente del contrato, cada uno de los
documentos e informes que se originen con ocasin de su ejecucin.

La elaboracin y expedicin de los documentos que se originan en el proceso de


contratacin estar a cargo del o los funcionarios responsables de acuerdo con lo
sealado en el presente manual para cada modalidad de contratacin.

En cuanto a la publicacin de los documentos en los diferentes medios, le corresponde al


servidor pblico con el rol logstico de conformidad con el Decreto Departamental 0008 de
2012.

CAPITULO VIII: ADMINISTRACIN DE LAS CONTROVERSIAS Y SOLUCIN DE


CONFLICTOS

De acuerdo con nuestro modelo contractual Muchos ojos pocas manos, para la solucin
de controversias y conflictos que se deriven de la actividad contractual del Departamento,
se cuenta con los siguientes mecanismos cuyas funciones se encuentran descritas en el
Capitulo II: Vigilancia y control de la ejecucin contractual:

1. Comits Internos de Contratacin.


2. Comit de Orientacin y Seguimiento en Contratacin.
3. Comit Orientador en Supervisin e Interventora.
4. Comit de Reclamaciones Contractuales.

Ahora, en el evento de presentarse controversias judiciales, el Departamento de Antioquia


cuenta con el Comit de Conciliacin, creado mediante Decreto Departamental 1716 de
2009.

En todo caso, las partes podrn acudir a los mecanismos alternativos de solucin de
conflictos.

CAPITULO IX: PROCEDIMIENTO PARA LA SUPERVISIN Y SEGUIMIENTO DE LOS


CONTRATOS

La supervisin y seguimiento de los contratos en el Departamento de Antioquia se realiza


conforme a lo sealado en el Manual de Supervisin e Interventora y el procedimiento
Control en la ejecucin de la contratacin estatal o (supervisin y/o interventora), los
cuales hacen parte del Proceso de Contratacin Administrativa del Sistema de Gestin de
la Calidad publicado en la herramienta Isolucin.

CAPITULO X: PRCTICAS ANTICORRUPCION


Como estrategias para prevenir la corrupcin y controlar la efectividad de la Gestin
Contractual, el Departamento cuenta con las siguientes estrategias:

En el Departamento de Antioquia se defini un modelo de contratacin que


responde a los principios de transparencia, seleccin objetiva y planeacin,
Muchos ojos pocas manos. Por esta razn, se cuenta con Comits Internos de

87
Contratacin en cada una de las dependencias con delegacin para contratar, el
Comit de Orientacin y Seguimiento en Contratacin, quien dentro de sus
funciones tiene la definicin de polticas y la unificacin de criterios en materia
contractual. Adicionalmente, se cuenta con el Comit Orientador en Supervisin e
Interventora y el Comit de Reclamaciones Contractuales para apoyar la labor de
los supervisores e interventores en la toma de decisiones en la ejecucin del
contrato.

En cumplimiento del Decreto 2641 de diciembre de 2012 que reglamenta el


artculo 73 Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupcin) se elaboraron las
estrategias de lucha contra la corrupcin y atencin al ciudadano en coherencia
con el modelo de transparencia y legalidad del Departamento de Antioquia.

Mediante el Decreto 1663 del 16 de julio de 2012 se cre el Comit de Lucha


Contra la Corrupcin donde se revisan de manera transversal temas relacionados
con las mejores prcticas para combatir la corrupcin.

La ley 1712 de 2014, por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del
Derecho de Acceso a la Informacin Pblica Nacional , exige a las entidades
estatales garantizar el acceso a toda informacin que tenga en su posesin, bajo
control o custodia y sta no podr ser reservada o limitada sino por disposicin
constitucional o legal. Por ello, en el Departamento de Antioquia se adoptarn los
mecanismos necesarios para cumplir con dicha Ley, generando herramientas de
gestin de informacin que permitan contribuir a la cultura de la transparencia,
favorecer el control social respecto de los actos de la administracin, mejorar la
eficiencia y la modernizacin de la gestin pblica y disminuir los riesgos de
corrupcin.

Se cuenta con una metodologa para trabajar los riesgos de los procesos del
Sistema Integrado de Gestin (SIG) con el fin de garantizar una efectiva gestin de
aquellos eventos que puedan interrumpir el cumplimiento de los objetivos
institucionales y de los procesos, entre ellos los que pueden convertirse en foco de
corrupcin. En este sentido, se actualiz el procedimiento de Administracin del
Riesgo del proceso segn los lineamientos consignados en la cuarta versin de la
Gua para Administracin del Riesgo emitida por el Departamento Administrativo
de la Funcin Pblica (DAFP) y algunos lineamientos de la ISO 31000:2009.
Otros aspectos sobre los cuales se ha venido trabajando son: Construccin de la
Poltica de Administracin del riesgo, actualizacin de los mapas de riesgo de
cada proceso y construccin del mapa de riesgos institucional.

Dentro del Plan de Desarrollo Antioquia la ms Educada, en la Lnea 1 Antioquia


Legal, estn enmarcadas las auditoras ciudadanas como mecanismos de
comunicacin entre la sociedad civil y la entidad, para que la comunidad sea
veedora de los procesos de contratacin y realicen vigilancia y control al manejo
de los recursos pblicos del Departamento de Antioquia.

Se realizan acciones de verificacin inmediata como mecanismos para ejercer


control y vigilancia.

Se tiene establecida una metodologa para la rendicin de cuentas donde se pone


a disposicin de la comunidad lo que hacemos como entidad en el manejo de los
recursos pblicos.

La campaa de comunicacin Todo lo que hacemos aqu adentro, se siente en


toda Antioquia es una estrategia comunicacional que busca transmitir las buenas
prcticas e introyectar la importancia de hacer muy bien nuestra labor con
transparencia y en coherencia con las normas y procedimientos.

88
CAPITULO XI: NORMAS SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE LAS REGLAS DEL MODELO
ESTNDAR
El cumplimiento de las reglas del modelo estndar de control interno est relacionado con
los controles establecidos en el procedimiento. Para el proceso de Contratacin
Administrativa se tienen los comits de contratacin, los manuales que definen requisitos
mnimos, tiempos, responsables, al igual que las normas que rigen el proceso contractual.

El proceso tiene establecidos unos riesgos y dentro de la metodologa de administracin


del riesgo bajo la cual trabaja el Departamento se tienen establecidos los controles a los
mismos y sus tratamientos.

Para Antioquia Legal es determinante la visibilidad en la contratacin, por ello adems de


publicar los procesos contractuales en Sistema Electrnico para la Contratacin Pblica,
de acuerdo con lo establecido por la Agencia Nacional de Contratacin -Colombia Compra
Eficiente- se publican los procesos en la herramienta Gestin Transparente de la
Contralora Departamental y cada uno de los contratos en la pgina web de la
Departamento de Antioquia.

CAPITULO XII: UTILIZACIN DE HERRAMIENTAS ELECTRNICAS PARA LA


GESTIN CONTRACTUAL
En el Departamento de Antioquia son diversas las herramientas informticas
implementadas para la gestin contractual, las cuales se encuentran enfocadas en
resolver las necesidades propias de la contratacin estatal as como para realizar un
control sobre las tareas y/o actividades que se deben realizar en las etapas pre-
contractual, contractual y pos-contractual.

En primer lugar se encuentra la herramienta SAP MM, la cual lleva la trazabilidad desde el
plan de adquisiciones hasta la liquidacin del contrato. Esta herramienta permite integrar
el proceso de compras, el proceso jurdico y el seguimiento al contrato en un nico
sistema y repositorio de informacin. De igual manera, facilita la generacin de reportes,
notificaciones, alarmas y plantillas que agilizan el registro y anlisis del estado de los
contratos para su seguimiento y control.

La herramienta SAP tambin permite asignar de manera automtica el nmero del


proceso as como el nmero del contrato por el sistema, hacindolos coincidir con el
nmero del Estudio Previo y del contrato marco respectivamente, todo lo cual permite al
Departamento de Antioquia un mayor control. En igual sentido asigna responsables de
cada actividad definida en el sistema y su trazabilidad, permitiendo tener control de
cuellos de botella que se generan en un determinado proceso de contratacin y poder
tomar as las acciones para agilizarlo.

Seguidamente, el Departamento de Antioquia, hace amigable el acceso de los


ciudadanos, veeduras ciudadanas y posibles oferentes a sus procesos contractuales,
estableciendo en su portal web www.antioquia.gov.co, una entrada directa a los avisos de
convocatoria de los diferentes procesos de seleccin realizados por la entidad y a los
contratos suscritos por cada una de las dependencias. A su vez, enlaza la pgina web de
la Agencia Nacional de Contratacin Colombia compra eficiente
www.colombiacompra.gov.co; En la pgina web del Departamento de Antioquia tambin
se encuentra para su consulta y descarga, el manual de contratacin de la entidad y toda
la informacin para la realizacin de la supervisin de los contratos.

La gestin contractual del Departamento de Antioquia, encuentra un aliado importante en


el sistema integrado de gestin de la calidad, el cual, a travs de la plataforma Intranet,
facilita a los usuarios internos el acceso a la informacin contractual (procedimientos,
instructivos, guas, entre otros) y el mejoramiento del proceso a travs de los formatos
establecidos en la plataforma ISOLUCION, herramienta informtica que
permanentemente es susceptible de actualizaciones mediante los listados de documentos
maestros que son de consulta accesible a los funcionarios de la entidad, en especial los
involucrados en el proceso contractual.

89
Finalmente, los canales virtuales para los clientes externos, usuarios y posibles oferentes,
encuentran comunicacin directa a travs de los correos electrnicos
contratacionadministrativa@antioquia.gov.co y red.interventora@antioquia.gov.co.

De otro lado, en la gestin contractual tambin se utilizan herramientas tecnolgicas


cuando la notificacin de los actos administrativos se realiza a travs de medios
electrnicos, de conformidad con lo sealado en los artculos 54 y 56 de la Ley 1437 de
2011. Para ello, se deben cumplir los siguientes requisitos:

Registro de la direccin de correo electrnico del administrado.


Aceptacin del mecanismo de notificacin electrnica por parte del
administrado.
Acuse de recibo efectivo por parte del administrado.

No obstante lo anterior, el administrado podr durante el desarrollo de la actuacin


solicitar a la Entidad que las notificaciones sucesivas no se realicen por medios
electrnicos, sino de conformidad a las dems formas de notificacin indicadas en la Ley.
Para el caso de la notificacin electrnica, sta quedar surtida a partir de la fecha y hora
en que el administrado acuse el recibo del acto administrativo que se notifica.

CAPITULO XIII: MECANISMOS DE PARTICIPACION CIUDADANA

En el marco de nuestro modelo contractual y como estrategias de control a la contratacin


por parte de la comunidad, el Departamento de Antioquia ha definido los siguientes
mecanismos de participacin ciudadana:

Las Ferias de la Transparencia, como un espacio creado para pensar en Antioquia desde
la ptica de la legalidad y la construccin de una tica de lo pblico en el que se dan a
conocer a toda la comunidad como se invierten los recursos pblicos, las Auditorias
Ciudadanas, como una herramienta que facilita la comunicacin directa entre la
comunidad beneficiaria de un programa o proyecto y el Departamento de Antioquia, el
Presupuesto por Resultados, como una metodologa que cambia el enfoque de los
procesos de trabajo, enfatizando en los resultados que se entregan a la comunidad
(productos) y no en la forma de adelantar las actividades cotidianas, el Foro de
Proveedores, espacio para escuchar sugerencias e inquietudes y en consecuencia
adoptar acciones de mejora que permitan la pluralidad de oferentes y la Rendicin de
Cuentas, como mecanismo de participacin que permite a la ciudadana interactuar desde
sus intereses y solucin de problemas planteados en el Plan de Desarrollo 2012-2015
Antioquia la ms Educada.

CAPITULO XIV: REFORMA, DEROGACIN, Y AJUSTES DEL MANUAL DE


CONTRATACIN

La vigencia del manual de contratacin del Departamento de Antioquia ser a partir de su


publicacin. El mismo ser adoptado mediante Decreto Departamental suscrito por el
seor Gobernador del Departamento, quin conservar siempre la facultad de modificarlo
y derogarlo. Ser labor de la Direccin Administrativa y Contractual de la Secretara
General del Departamento, el permanente seguimiento a la expedicin, modificacin o
derogatoria de las normas del orden nacional que regulan y reglamentan el Estatuto
General de Contratacin de la Administracin Pblica, en aras de mantenerlo actualizado
y velar por que las actuaciones de la administracin departamental en materia contractual,
se ajusten a derecho.

La publicidad del manual de contratacin y sus modificaciones se realizar a travs de la


Gaceta Departamental, la pgina web de la entidad www.antioquia.gov.co, as como de su
divulgacin a travs de los medios electrnicos internos la administracin departamental.

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CAPITULO XV: GLOSARIO

De conformidad con lo sealado en el artculo 3 del Decreto 1510 de 2013, debe tenerse
presente que los trminos no definidos en el Decreto en mencin y utilizados
frecuentemente en el mismo deben entenderse de acuerdo con su significado natural y
obvio. Para la interpretacin del Decreto 1510 de 2013, las expresiones all utilizadas con
mayscula inicial deben ser entendidas con el significado que a continuacin se indica.
Los trminos definidos son utilizados en singular y en plural de acuerdo como lo requiera
el contexto en el cual son utilizados.

Acuerdos Comerciales: son tratados internacionales vigentes celebrados por el Estado


colombiano, que contienen derechos y obligaciones en materia de compras pblicas, en
los cuales existe como mnimo el compromiso de trato nacional para: (i) los bienes y
servicios de origen colombiano y (ii) los proveedores colombianos.

Acuerdo Marco de Precios: es el contrato celebrado entre uno o ms proveedores y


Colombia Compra Eficiente, o quien haga sus veces, para la provisin a las Entidades
Estatales de Bienes y Servicios de Caractersticas Tcnicas Uniformes, en la forma, plazo
y condiciones establecidas en este.

Adendas: es el documento por medio del cual la Entidad Estatal modifica los pliegos de
condiciones.

Bienes Nacionales: son los bienes definidos como nacionales en el Registro de


Productores de Bienes Nacionales, de conformidad con el Decreto nmero 2680 de 2009
o las normas que lo modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan.

Bienes y Servicios de Caractersticas Tcnicas Uniformes: son los bienes y servicios


de comn utilizacin con especificaciones tcnicas, patrones de desempeo y calidad
iguales o similares, que en consecuencia pueden ser agrupados como bienes y servicios
homogneos para su adquisicin y a los que se refiere el literal (a) del numeral 2 del
artculo 2 de la Ley 1150 de 2007.

Bienes y Servicios para la Defensa y Seguridad Nacional: son los adquiridos para ese
propsito por el Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repblica, las en-
tidades del Sector Defensa, la Direccin Nacional de Inteligencia, la Fiscala General de la
Nacin, el INPEC, la Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios SPC, la Unidad
Nacional de Proteccin, la Registradura Nacional del Estado Civil y el Consejo Superior
de la Judicatura en las categoras previstas en el artculo 65 del Decreto 1510 de 2013.

Capacidad Residual o K de Contratacin: es la aptitud de un oferente para cumplir


oportuna y cabalmente con el objeto de un contrato de obra, sin que sus otros
compromisos contractuales afecten su habilidad de cumplir con el contrato que est en
proceso de seleccin.

Catlogo para Acuerdos Marco de Precios: es la ficha que contiene: (a) la lista de
bienes y/o servicios; (b) las condiciones de su contratacin que estn amparadas por un
Acuerdo Marco de Precios; y (c) la lista de los contratistas que son parte del Acuerdo
Marco de Precios.

Clasificador de Bienes y Servicios: es el sistema de codificacin de las Naciones


Unidas para estandarizar productos y servicios, conocido por las siglas UNSPSC.

Colombia Compra Eficiente: es la Agencia Nacional de Contratacin Pblica creada por


medio del Decreto-ley nmero 4170 de 2011.

Cronograma: es el documento en el cual la Entidad Estatal establece las fechas, horas y


plazos para las actividades propias del Proceso de Contratacin y el lugar en el que estas
deben llevarse a cabo.

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Documentos del Proceso son: (a) los estudios y documentos previos; (b) el aviso de
convocatoria; (c) los pliegos de condiciones o la invitacin; (d) las Adendas; (e) la oferta;
(f) el informe de evaluacin; (g) el contrato; y cualquier otro documento expedido por la
Entidad Estatal durante el Proceso de Contratacin.

Entidad Estatal: es cada una de las entidades: (a) a las que se refiere el artculo 2 de la
Ley 80 de 1993; (b) a las que se refieren los artculos 10, 14 y 24 de la Ley 1150 de 2007
y (c) aquellas entidades que por disposicin de la ley deban aplicar la Ley 80 de 1993 y la
Ley 1150 de 2007, o las normas que las modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan.

Etapas del Contrato: son las fases en las que se divide la ejecucin del contrato,
teniendo en cuenta las actividades propias de cada una de ellas las cuales pueden ser
utilizadas por la Entidad Estatal para estructurar las garantas del contrato.

Grandes Superficies: son los establecimientos de comercio que venden bienes de


consumo masivo al detal y tienen las condiciones financieras definidas por la
Superintendencia de Industria y Comercio.

Lance: es cada una de las posturas que hacen los oferentes en el marco de una subasta.

Margen Mnimo: es el valor mnimo en el cual el oferente en una subasta inversa debe
reducir el valor del Lance o en una subasta de enajenacin debe incrementar el valor del
Lance, el cual puede ser expresado en dinero o en un porcentaje del precio de inicio de la
subasta.

Mipyme: es la micro, pequea y mediana empresa medida de acuerdo con la ley vigente
aplicable.

Perodo Contractual: es cada una de las fracciones temporales en las que se divide la
ejecucin del contrato, las cuales pueden ser utilizadas por la Entidad Estatal para
estructurar las garantas del contrato.

Plan Anual de Adquisiciones: es el plan general de compras al que se refiere el artculo


74 de la Ley 1474 de 2011 y el plan de compras al que se refiere la Ley Anual de
Presupuesto. Es un instrumento de planeacin contractual que las Entidades Estatales
deben diligenciar, publicar y actualizar en los trminos del presente decreto.

Proceso de Contratacin: es el conjunto de actos y actividades, y su secuencia, adelan-


tadas por la Entidad Estatal desde la planeacin hasta el vencimiento de las garantas de
calidad, estabilidad y mantenimiento, o las condiciones de disposicin final o recuperacin
ambiental de las obras o bienes o el vencimiento del plazo, lo que ocurra ms tarde.

Riesgo: es un evento que puede generar efectos adversos y de distinta magnitud en el


logro de los objetivos del Proceso de Contratacin o en la ejecucin de un Contrato.

RUP: es el registro nico de proponentes que llevan las cmaras de comercio y en el cual
los interesados en participar en Procesos de Contratacin deben estar inscritos.

Servicios Nacionales: son los servicios prestados por personas naturales colombianas o
residentes en Colombia o por personas jurdicas constituidas de conformidad con la
legislacin colombiana.

SECOP: es el Sistema Electrnico para la Contratacin Pblica al que se refiere el


artculo 3 de la Ley 1150 de 2007.

Smmlv: es el salario mnimo mensual legal vigente.

Adicional a los conceptos definidos en el Decreto 1510 de 2013, a continuacin se definen


otros que son de frecuente utilizacin en el presente manual o dentro de los procesos de
contratacin que sean adelantados por el Departamento de Antioquia.

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Acta de inicio: Es el documento en el cual se deja constancia del inicio de la ejecucin
del contrato, previo cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento, legalizacin y
ejecucin, que permiten la iniciacin formal de actividades.

Acta de liquidacin: Es el documento suscrito por quienes suscribieron el contrato, el


supervisor y/o interventor del contrato y el contratista, en el que se refleja el balance de la
ejecucin financiera del contrato o corte de cuentas entre las partes.

Adicin: Modificacin contractual que obedece al cambio en las condiciones estipuladas


inicialmente en el clausulado del respectivo contrato. Como indica la definicin gramatical
del trmino, es figurativamente inyectar ms dinero al contrato inicialmente pactado en
aras a garantizar la existencia de recursos suficientes para continuar satisfaciendo la
necesidad de la Administracin la adicin no podr ser superior al 50% del valor
inicialmente pactado expresado en SMMLV.

Adjudicacin: Decisin del Departamento de Antioquia por medio de acto administrativo


motivado, en el cual se determina el proponente adjudicatario de un proceso de seleccin.

Adjudicatario(a): Proponente ganador o mejor calificado dentro del proceso de seleccin,


por haber presentado una propuesta que cumple con lo requerido en el pliego de
condiciones y se considera en relacin con las dems, la propuesta ms favorable para la
entidad.

Ampliacin: Hace referencia a una extensin en el tiempo que inicialmente se haba


acordado para la ejecucin del contrato. Esta categora de modificacin contractual no
conlleva necesariamente al cambio de las especificaciones tcnicas o circunstancias
accesorias del objeto contractual inicialmente pactado y tampoco implica adicin de
recursos.

Anticipo: Es una suma de dinero que entrega el Departamento de Antioquia al contratista


a ttulo de prstamo que habr de destinarse al cubrimiento de los costos inciales, es
decir, la finalidad del anticipo es financiar el objeto contractual. Para que proceda debe
efectuarse un estudio tcnico del contrato que justifique tal entrega, este anticipo debe ser
amortizado en cada pago. El anticipo no podr exceder del cincuenta por ciento (50%) del
valor del respectivo contrato.

Asignacin del riesgo: Es el sealamiento que se hace de la parte contractual que


deber soportar total o parcialmente la ocurrencia de la circunstancia tipificada como
riesgo previsible, asumiendo su costo.

Audiencia Pblica: Sesin pblica dedicada a debates, presentacin de alegatos, as


como a pronunciamiento de decisiones.

Caducidad: clusula excepcional que se aplica como sancin por incumplimiento al


contratista, cuando se afecte de manera grave y directa la ejecucin del contrato y se
evidencie que puede conducir a la paralizacin. Se declara mediante acto administrativo
debidamente motivado en el que se dar por terminado el contrato y se ordenar su
liquidacin en el estado en el que se encuentre.

Calificacin: Acto mediante el cual el Departamento de Antioquia, evala y asigna los


puntajes a las diferentes propuestas presentadas dentro de un proceso contractual.

CDP: Es el Certificado de Disponibilidad Presupuestal, cuya funcin o propsito es el


reservar recursos presupuestales para la celebracin de un contrato orientado a la
ejecucin de un proyecto o un programa especfico, sin el cual dicho proyecto o programa
no se puede llevar a cabo.

Clusulas Excepcionales: Se les conoce como estipulaciones contractuales que tienen


por objeto conferir a la Entidad contratante prerrogativas particulares, diferentes a las que
normalmente se pactan en los contratos entre particulares. Las clausulas excepcionales

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se entienden pactadas aun cuando no se consignan expresamente en el contrato
Artculos 14 y siguientes de la ley 80 de 1993.

Cesin: Consiste en la sustitucin de las obligaciones y derechos que surjan de un


contrato, en un tercero, la cual slo proceder previa aprobacin escrita por parte del
Departamento de Antioquia.

Contratista: Persona(s) natural o jurdica que se obliga (n) a cumplir una determinada
prestacin, segn las especificaciones del objeto del contrato, a cambio de una
contraprestacin.

Concurso de Mritos: El concurso de mritos es el procedimiento aplicable para la


seleccin de consultores. En los trminos previstos en la Ley 80 de 1993, Artculo 32,
numeral 2.

Consorcio: Cuando dos o ms personas en forma conjunta presentan una misma


propuesta para la adjudicacin, celebracin y ejecucin de un contrato, respondiendo
solidariamente de todas y cada una de las obligaciones derivadas de la propuesta y del
contrato.

Contrato: Acuerdo de voluntades celebrado por escrito entre el Departamento de


Antioquia y una persona natural o jurdica, mediante el cual se adquieren derechos y
obligaciones de dar, hacer o no hacer a cargo de las partes contratantes.

Declaracin Desierta de un Proceso de Seleccin: Circunstancia que resulta de la no


adjudicacin del contrato ya sea porque ninguno de los proponentes cumpli con los
factores de escogencia y condiciones tcnicas mnimas exigidas en el pliego de
condiciones o porque no se presentaron proponentes al proceso. Dicha declaracin solo
procede por motivos o causas que impidan la escogencia objetiva. Se declara por acto
administrativo que exprese clara y detalladamente las razones o motivos.

Delegacin: Figura Jurdica mediante la cual el Gobernador transfiere a un colaborador


suyo, del nivel directivo, asesor, ejecutivo o equivalente, la competencia que tiene para un
determinado asunto.

Das corrientes o calendario: Es cualquier da del calendario, sin tener en cuenta si se


trata o no de un da hbil.

Das hbiles: Son los das comprendidos entre los lunes y los viernes de cada semana,
excluyendo de estos los fines de semana y los das feriados determinados en la Ley.

Ejecucin: Es la etapa del desarrollo del contrato la cual inicia una vez se suscribe el
acta de inicio.

Estimacin del riesgo: Es la valoracin de la probabilidad de ocurrencia y el nivel de


impacto del riesgo que ha sido tipificado, en trminos monetarios o porcentuales respecto
del valor del contrato.

Estudios y documentos previos: Los Estudios y documentos previos son el soporte


para elaborar el proyecto de pliegos, los Pliegos de Condiciones, y el Contrato. Deben
permanecer a disposicin del pblico durante todo el desarrollo del Proceso de
Contratacin y contener los elementos requeridos por el artculo 20 del Decreto 1510 de
2013, adems de los indicados para cada modalidad de seleccin.

Garanta: Documento que se exige al oferente o contratista para avalar el cumplimiento


de las obligaciones que ste adquiere dentro del proceso contractual.

Informe de Evaluacin: Documento en el que se consigna el resultado de la


comparacin de las propuestas recibidas con ocasin de los procesos de seleccin
adelantados por el Departamento de Antioquia.

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Informe del Interventor o del Supervisor: Documento a travs del cual el interventor o
el supervisor del contrato da cuenta al Departamento de Antioquia sobre las situaciones
que se presenten durante la ejecucin del contrato.

Interventor: Se entiende como agente que controla, vigila, supervisa o coordina la


ejecucin del contrato con el nimo de que este se cumpla a cabalidad o por el contrario,
cuando hay dificultades, se tomen las medidas que sean pertinentes para requerir y
sancionar a los contratistas incumplidos.

Lances vlidos: Propuestas de precio que superan el margen mnimo de diferencia.

Licitacin Pblica: La regla general para la escogencia de contratistas es la Licitacin


Pblica, salvo que el contrato a celebrar se encuentre entre las excepciones previstas
para la seleccin a travs de las otras modalidades.

Liquidacin: Es el procedimiento mediante el cual una vez concluido el contrato, las


partes verifican en qu medida y de qu manera se cumplieron las obligaciones de l
derivadas con el fin de establecer si se encuentran o no en paz y salvo por todo concepto
relacionado con su ejecucin.

Modalidad de seleccin: Es el procedimiento mediante el cual el Departamento de


Antioquia proceder a escoger a los contratistas (Licitacin pblica, seleccin abreviada,
concurso de mritos, mnima cuanta y contratacin directa).

Notificacin: Es dar a conocer el contenido de un acto administrativo a los interesados


en la decisin.

Obra pblica: Trabajo de construccin, mantenimiento, instalacin y, en general, para la


realizacin de cualquier otro trabajo material sobre bienes inmuebles.

Otros: Implica una modificacin o una forma de interpretacin sin alteracin sustancial al
objeto. No implica por si solo alteracin alguna en valor ni tiempo de ejecucin. Opera
para todo tipo de obligaciones.

PAC: Es el plan anualizado de caja; es decir es la planeacin de los flujos de fondos a


travs de un periodo de tiempo anual que se deben tener para cumplir unos compromisos
adquiridos o presupuesto para llevar a cabo determinada actividad.

Pago anticipado: Es un pago parcial del valor contratado y son propiedad del contratista,
razn por la cual ste dispone totalmente de la administracin y manejo de los mismos.

Pedido SAP: Los Pedidos y los Registros Presupuestales (Compromisos) son


documentos simultneos, que reflejan en lenguaje del sistema en SAP R/3 las
condiciones contractuales de los procesos de contratacin.

Plazo: Tiempo especfico en el que han de realizarse cuantos trmites sean necesarios y
exigidos para una actividad en concreto, fuera del cual ello ya no ser posible.

Plazo del proceso contractual: Es el perodo comprendido entre la fecha de apertura y


la fecha y hora de cierre y apertura de propuestas de un proceso contractual.

Plazo de ejecucin: Es el perodo dentro del cual se deben cumplir las obligaciones
pactadas por las partes en el contrato.

Pliego de Condiciones: Acto administrativo de carcter general mediante el cual el


Departamento de Antioquia, en forma previa y unilateral, establece las reglas claras y
objetivas para determinar la necesidad de servicio que se pretende satisfacer, en ejercicio
de una planeacin debida.

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Proponente: Es la persona natural, jurdica, consorcio o unin temporal, que bajo
cualquier modalidad de asociacin permitida por la ley presenta una propuesta para
participar en un proceso de seleccin de contratistas.

Proponente Plural: Diferentes formas de asociacin para presentar propuesta (Ej.:


Consorcio o Unin Temporal).

Propuesta: Se entiende por tal la oferta de negocio jurdico presentada por un


proponente dentro de un proceso de seleccin.

Proponente Habilitado: Es aquel que cumple con los requisitos legales, tcnicos y
financieros sealados en el Pliego de Condiciones o invitacin pblica.

Propuesta rechazada: Es aquella Propuesta presentada por un Proponente que incurra


en alguna de las causales de rechazo establecidas en el Pliego de Condiciones.

Prrroga: Consiste en la ampliacin del plazo de ejecucin inicialmente previsto en el


contrato. Debe constar en un documento firmado por las partes y cumplir los mismos
requisitos de perfeccionamiento y ejecucin del contrato inicial.

Resolucin de adjudicacin: Acto administrativo por medio del cual se adjudica un


contrato a una persona determinada.

Resolucin de apertura: Es un acto administrativo de trmite que seala el trmino del


proceso de seleccin del contratista. Es un acto administrativo que profiere el
representante legal de la entidad. En los considerandos se deben incluir las exigencias
previas; por ser un acto de trmite no tiene recursos.

Riesgo Imprevisible: Son aquellos hechos o circunstancias donde no es factible su


previsin, es decir el acontecimiento de su ocurrencia.

Riesgo previsible: Son los posibles hechos o circunstancias que por la naturaleza del
contrato y de la actividad a ejecutar es factible su ocurrencia, esta corresponde a la
estimacin y asignacin de los riesgos previsibles, as como su tipificacin.

Rubro o posicin presupuestal: Es aquella parte del presupuesto a la cual afecta


especficamente el desarrollo de un contrato o el valor del mismo.

Seleccin Abreviada: Corresponde a la modalidad de seleccin objetiva prevista para


aquellos casos en que por las caractersticas del objeto a contratar, las circunstancias de
la contratacin o la cuanta o destinacin del bien, obra o servicio, puedan adelantarse
procesos simplificados para garantizar la eficiencia de la gestin contractual.

Subasta Inversa: Certamen presencial o electrnico en el cual cada participante realiza


lances sucesivos mediante los cuales reduce su precio en favor de la
administracin. Dicho certamen concluye cuando existe un menor valor definitivo.

Tipificacin del riesgo: Es la enunciacin que la entidad hace de aquellos hechos


previsibles constitutivos de riesgo que en su criterio pueden presentarse durante y con
ocasin de la ejecucin del contrato.

Unin temporal: Cuando dos o ms personas naturales o jurdicas en forma conjunta


presentan una misma propuesta para la adjudicacin, celebracin y ejecucin de un
contrato, respondiendo solidariamente por el cumplimiento total de la propuesta y del
objeto contratado.

Urgencia Manifiesta: Es la situacin extraordinaria que se genera cuando la continuidad


de la operacin exige el suministro de bienes, la prestacin de servicios o la ejecucin de
obras en forma inmediata, o cuando se presenten situaciones excepcionales que
demanden actuaciones inmediatas, o cuando se precise conjurar una fuerza mayor,
calamidad o desastre. Se declarar mediante acto administrativo motivado.

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Veeduras Ciudadanas en la Contratacin Estatal: Establecidas de conformidad con la
ley, pueden adelantar la vigilancia y el control en las etapas preparatoria, precontractual y
contractual del proceso de contratacin. Es obligacin de las entidades estatales de
convocarlas para adelantar el control social a cualquier proceso de contratacin, para lo
cual la entidad debe suministrar toda la informacin y la documentacin pertinente que no
est publicada en la pgina Web de la entidad.

CAPTULO XVI

NORMOGRAMA

Las normas que hacen parte del modelo contractual del Departamento de Antioquia se
encuentran relacionadas en el normograma del proceso de contratacin administrativa del
Sistema de Gestin de la Calidad publicado en la herramienta Isolucin.

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