You are on page 1of 20

SISTEMUL INFORMAIONAL AL MANAGEMENTULUI

Managementul firmei nu poate fi asigurat n conditii corespunzatoare, fara


cunoasterea sistematica a modului n care se desfasoara ntregul proces al economiei
unitatii. Pentru aceasta este necesar ca managerul sa dispuna de un rational si eficient
sistem de informare economica, tehnica si sociala.

Realizarea unei informari complete, operative si de calitate, nu poate fi realizata


dect n cadrul unui sistem informational adecvat.

Sistemul informational managerial apare ca un complex de oameni si activitati


practice, de echipamente si de proceduri, orientat catre modelarea proceselor mana-
geriale cu ajut 121k1019b orul unor operatii de prelucrare a informatiilor.

6.1. NOIUNI DE BAZ


6.1.1. Aspectul informational al managementului societatii comerciale

Tratarea sistemica a organizarii managementului unitatii economice implica o


analiza corecta a aspectului sau informational. Studiul organizarii managementului sub
acest aspect permite sa se constate si evidentieze o problematica specifica, ce se
refera si la tehnologia managementului societatii comerciale. Aceste probleme atrag
atentia managerilor care trebuie sa fie pregatiti sa le solutioneze n conditii concrete.

ntregul proces managerial ne apare ca un proces de nsusire si transmitere a


informatiei. Momentul central al acestui proces l reprezinta actul de adoptare a deciziei,
care consta n alegerea unuia clin numeroasele mijloace de actiune. Adoptarea deciziei
genereaza informatia decizionala, care se transmite la executanti sub forma de planuri,
sarcini, normative, comenzi si le serveste ca impuls spre actiuni coordonate si orientate
spre scopuri manageriale precise.

n sistemul managementului societatii comerciale toti conducatorii si salariatii sunt


legati ntre ei prin informatii, care furnizeaza o retea comunicationala unica. n aceasta
retea o iesire informationala de la un organ reprezinta o intrare informationala pentru
altele.

Fiecare manager reprezinta un nod al retelei comunicationale, n care se


ntrepatrund o multitudine de informatii. Sursele informationale se caracterizeaza prin
continut, intensitate si regim temporal. Organizarea managementului societatii
comerciale se gaseste n strnsa dependenta cu aceste caracteristici.

n viata manageriala, informarea are un rol deosebit reprezentnd un instrument


indispensabil n elaborarea procesului de dezvoltare a societatii comerciale, n
urmarirea realizarii acestuia, n valorificarea resurselor si, n special, a realizarii si
depasirii profitului prevazut de catre manager. Datele si elementele informationale, sunt
necesare la cunoasterea proceselor si fenomenelor manageriale, la examinarea lor
critica n vederea fundamentarii deciziilor ce se impun. La rndul ei, cunoasterea
nseamna stapnire si prevedere, elemente ce reprezinta coordonatele esentiale ale
managementului societatii comerciale.

6.1.2. Conceptul de sistem informational


al managementului societatii comerciale

Realizarea unei informari complete, operative si de calitate, precum si valorificarea


acesteia nu poate fi conceputa dect n cadrul unui sistem informational adecvat.
Componenta a managementului, sistemul informational exercita o influenta asupra
functionarii si eficientei societatii comerciale sau regiei autonome.

6.1.2.1. Definirea sistemului informational managerial

n abordarea problematicii sistemului informational managerial un prim pas l


reprezinta definirea acestuia.

Sistemul informational managerial reprezinta ansamblul informatiilor, fluxurilor


informationale, procedurilor si mijloacelor de tratare a informatiilor menite sa contribuie
la realizarea obiectivelor principale ale societatii comerciale sau ale regiei autonome.

Sistemul informational managerial apare ca un complex de oameni si de activitati


practice, de echipamente si de proceduri, orientat catre modelarea proceselor
manageriale cu ajutorul unor operatii de prelucrare a informatiilor, bazat pe folosirea
mijloacelor de mecanizare si automatizare. Sistemul informational managerial presu-
pune folosirea metodelor moderne de calcul si analiza economica, programarea,
optimizarea proceselor manageriale si elaborarea de modele previzionale, precum si
tipizarea unor scheme de circuite informationale la nivelul managerului, ale ajutoarelor
sale imediate, ale sefilor de subunitati si al salariatilor unitatii economice.

Sistemul informational managerial asigura cunoasterea realitatilor societatii


comerciale si contribuie astfel la elaborarea si ndeplinirea obiectivelor stabilite de
manager. Prin intermediul sau se obtin informatiile necesare fundamentarii deciziilor
strategice si de politica economica manageriala, se furnizeaza baza de date necesare
elaborarii modelelor de crestere economica a unitatii, se culeg, prelucreaza si transmit
informatiile privind realizarea scopurilor si obiectivelor, se masoara intensitatea conexiu-
nilor din spatiul managerial, se determina abaterile aparute si cauzele acestora.

6.1.2.2. Cerinte fata de sistemul informational managerial

Functionalitatea si eficienta sistemului informational managerial depinde de


respectarea ctorva cerinte de baza. O prima cerinta se refera la necesitatea definirii
obiectivelor regiei autonome sau societatii comerciale, a activitatii manageriale, n
functie de cerintele informationale. De asemenea, apare necesar sa se coreleze
sistemul informational cu procesul managerial al unitatii economice si pe aceasta baza
sa se stabileasca exigentele generale si specifice pentru sistemul informational
managerial. Tot pe planul corelarii, trebuie avut n vedere raportul ce se stabileste ntre
sistemul informational si structura organizatorica a societatii comerciale sau a regiei
autonome, exigentele pe care si le impun reciproc, precum si legaturile necesare ntre
elementele de structura n cadrul societatii comerciale si ntre aceasta si alte unitati si
organisme exterioare. O cerinta deosebit de importanta se refera la necesitatea se-
lectiei informatiilor n scopul de a asigura o corespondenta rationala si eficace ntre
nevoile reale de informare a managerului si informatiile ce i sunt furnizate de catre
ajutoarele sale directe. n acest cadru, managerul primeste att informatii de natura
tehnico-operativa, ct si informatii economice. De regula, informatiile economice
reprezinta o sintetizare a informatiilor tehnico-operative. Pentru a asigura un nivel
superior de veridicitate si eficienta informatiilor economice este nevoie sa se insiste pe
calitatea evidentelor, fata de care se gasesc n relatie de dependenta. Tot pe planul de-
pendentei se afla informatiile fata de nivelul de prelucrare a datelor. Viata uzinala
confirma faptul ca baza informationala a procesului managerial este superioara atunci
cnd prelucrarea datelor se face mai temeinic, mai complex si mai diversificat.

si, n sfrsit, o ultima cerinta se refera la supletea si adaptabilitatea sistemului


informational managerial. Aceste cerinte izvorasc din dinamismul problematicii cu care
se confrunta sistemul managerial.

6.1.2.3. Clasificarea sistemelor informationale manageriale

Exista mai multe criterii de clasificare a sistemelor informationale manageriale. Un


prim criteriu se refera Ia nivelul ierarhic la care sunt folosite informatiile, dupa care ele
se deosebesc n doua grupe: a) sistemul informational macroeconomic, care trateaza
nivelul si tendintele de dezvoltare a economiei nationale si a ramurilor sale; b) sistemul
informational microeconomic, care reprezinta un instrument la dispozitia managerului si
ofera informatii asupra desfasurarii activitatilor unitatii economice.

Un alt criteriu de clasificare are n vedere structura si distinge: a) sistemul


informational intern care serveste functiei unui organ managerial; b) sistem
informational extern care trateaza procese ce au loc n afara zonei unui anumit organ
managerial.

Modul de organizare reprezinta un alt criteriu de clasificare a sistemelor


informationale manageriale. Din acest punct de vedere retinem: a) sistem informational
functional, care deserveste complet o functie (de aprovizionare, productie, desfacere,
cercetare-dezvoltare, financiar-contabil, de personal); b) sistem informational integrat,
care are n vedere conexarea proceselor manageriale cu cele de informare, precum si
mpletirea sistemului de prelucrare a datelor cu utilizarea instalatiilor de control si
management al productiei prin intermediul calculatorului electronic.

Un ultim criteriu de clasificare se refera la mijloacele utilizate. Potrivit acestui


criteriu deosebim a) sistem informational care foloseste numai operatori umani pentru
culegerea, prelucrarea si transmiterea informatiilor; b) sistem informational semi-
automat, care utilizeaza operatori umani si echipamente (mijloace automate); c) sistem
informational automat, care se bazeaza pe folosirea numai a echipamentelor automate.

6.1.2.4. Componentele sistemului informational managerial

1. Informatiile

Componenta primordiala a sistemului informational managerial, informatia poate fi


definita ca element de nstiintare care provoaca managerului si celorlalte cadre de
conducere reactii ce declanseaza decizii si actiuni. Legata de oameni, obiecte, timp, loc
sau de anumite relatii cu lumea exterioara, informatia reprezinta o noutate, o stire sau o
comunicare asupra unor fapte, evenimente, idei, opinii, experiente ce urmeaza a fi
transmise, ntelese sau acceptate n vederea realizarii scopurilor preconizate de catre
manager.

Informatia, utilizata de catre manager, ne apare, de regula, ca rezultat al actiunii


constiente a personalului cu munci de raspundere pentru comunicarea unor ele-
mente noi de cunoastere a unor stari ale societatii comerciale, sau a conditiilor unor
evenimente (fenomene, fapte sau procese manageriale) ce se refera la
trecut, prezent sau viitor. n ele se reflecta interesele si vointa managerului, a
salariatilor sai.

n managementul societatii comerciale informatiile furnizeaza date cu privire la


activitatea productiva si pun n evidenta pozitia adoptata de manager n legatura cu
problemele ce urmeaza sa fie rezolvate. Cu ajutorul informatiilor managerul stabileste
contactul nemijlocit si se adreseaza direct salariatilor care concura la realizarea
scopurilor si obiectivelor manageriale.

n practica managementului societatii comerciale se utilizeaza urmatoarele feluri


de informatii: a) de comanda sau de dirijare, folosite pentru analiza fenomenelor
manageriale si pentru declansarea actiunilor manageriale; b) de reglare si care vizeaza
ndreptarea mersului activitatii economice, prin modificari cantitative sau calitative; c)
de cunoastere si raportare, cunoscute si sub denumirea de informatii contabile si
statistice si cu ajutorul carora informatiile de cunoastere se transforma n informatii de
comanda; d) de planificare si prognoza, bazate pe evidenta operativa contabila si
statistica si utilizate pentru formularea de decizii privitoare la
dezvoltarea economiei societatii comerciale, n concordanta cu procesul tehnic si
economic, cu nevoile salariatilor, relatiile manageriale si economice si alti factori.

Tipologia informatiilor este redata n tabelul 6.1.

Tabelul nr.6.1.

Tipologia informatiilor

(dupa Nicolescu, O., Verboncu, I., 1999)


Nr. Criterii de Categorii Caracteristici principale
crt. clasificare de
informatii

0 1 2 3

1. Mod de Orale - expuse prin viu grai:

2exprimare - nu implica investitii n mijloace de


tratare a informatiilor;

- nuantate;

- viteza de circulatie mare;

- nu sunt controlabile;

- lasa loc la interpretari;

Scrise - consemnate de regula pe hrtie;

- pot fi pastrate nealterate timp


ndelungat;

- implica cheltuieli moderate;

- consemnarea lor necesita un


consum de timp apreciabil;

Audiovi- - se adreseaza concomitent vazului si


zuale auzului;

- implica aparatura speciala


(calculatoare, terminale, circuit de
televiziune local, tablouri de comanda
speciale s.a)

- viteza mare de circulatie (indiferent


de distante);

- capacitate de sugestie si nuantare


ridicata;

- pot fi consemnate integral si rapid;


Nr. Criterii de Categorii Caracteristici principale
crt. clasificare de
informatii

- costisitoare;

Interme- - se afla n diferite faze de prelucrare


diare informationala;

- cele mai raspndite la nivelul


personalului functional si al
managerilor de nivel inferior;

Finale - au trecut prin ntreg sirul de


prelucrari informationale prevazute;

- caracter sintetic;

- caracter complex;

- caracter decizional;

- se adreseaza de regula managerilor


ndeosebi de la esaloanele superior si
mediu;

3. Directie a Descen- - se transmit de la nivelurile ierarhice


vehicularii dente superioare la cele inferioare ale
3 managementului;

- alcatuite preponderent din decizii,


instructiuni, metodologii etc;

Ascen- - se transmit de la esaloanele


dente ierarhice inferioare la cele superioare
de management;
Nr. Criterii de Categorii Caracteristici principale
crt. clasificare de
informatii

- reflecta cu prioritate modul de


realizare a obiectivelor si deciziilor
manageriale;

Orizontale - se transmit ntre titulari de posturi


situate pe acelasi nivel ierarhic;

- caracter functional si de cooperare


servind la integrarea pe orizontala a,
activitatilor ntreprinderii;

4Mod de Tehnico- - localizeaza n timp si spatiu


4. organizare operative procesele din cadrul firmei;
a nregis-
trarii si - utilizate cu preponderenta de
prelucrarii managementul de nivel inferior pentru
a controla munca executantilor;

De evi- - se refera n special la aspectele


denta economice ale activitatilor
contabila intreprinderii;

- folosite ndeosebi pentru


fundamentarea si evaluarea deciziilor
pe termen scurt;

Statistice - reflecta sintetic, sub forma


preponderent numerica, principalele
activitati ale firmei corespunzator unor
standarde prestabilite.

- caracter postoperativ;

- caracter sintetic n sensul ca sunt


folosite cu prioritate pentru evaluarea
rezultatelor ntreprinderii si pentru
previzionarea de noi obiective.
Nr. Criterii de Categorii Caracteristici principale
crt. clasificare de
informatii

5. Proveni- Exogene - provin din suprasistemele din care


enta face parte firma;

- alcatuite preponderent din legi,


ordonante, decizii, instructiuni, indicatii
etc;

- o mare parte a lor sunt obligatorii;

Endogene - sunt generate n cadrul firmei; -


caracter autocuprinzator ntruct se
refera la toate activitatile societatii
comerciale sau regiei autonome;

- caracter eterogen reflectnd


diversitatea proceselor din cadrul
firmei;

6. Destinatie Interne - beneficiarii de informatii sunt


managerii si executantii din
ntreprindere;

- caracter atotcuprinzator;

- niveluri de agregare diferite;

- grad de formalizare redus;

Externe - beneficiarii de informatii sunt clientii


furnizorii sau suprasistemele din care
fac parte firmele;

- caracter selectiv se refera la


aspectele esentiale ale activitatilor
ntreprinderii;

- grad de agregare ridicat;

- grad de formalizare mare;


Nr. Criterii de Categorii Caracteristici principale
crt. clasificare de
informatii

7. Obligativi- Imperative - emise de conducatori fiind destinate


tatea niveluri ierarhice inferioare;
pentru
adresant - caracter decizional pronuntat;

- luarea n considerare a mesajului


informational este obligatorie;

Nonim- - emise de executanti si manageri fiind


perative destinate preponderent colegilor sau
superiorilor;

- caracter pronuntat informativ;

- luarea n considerare a mesajului


informational nu este obligatorie;

8. Natura Cercetare- - reflecta sau au n vedere activitatile


proceselor dezvoltare de cercetare-dezvoltare;
reflectate

Comerciale - reflecta sau au n vedere activitatile


comerciale;

Productie - reflecta sau au n vedere activitatile


de productie;

Financiar- - reflecta sau au n vedere activitatile


contabile financiar-contabile;

Personal - reflecta sau au n vedere activitatile


de personal.

2. Fluxurile informationale

Cea de-a doua componenta a sistemului informational managerial, fluxul


informational reprezinta drumul pe care l parcurge informatia sau categoria de
informatii ntre emitator si destinatar. Prin parvenirea informatiei la adresant sau la
beneficiar se creeaza conditiile pentru valorificare si respectiv se asigura posibilitatea
utilizarii acesteia n procesul decizional sau de executie.

Fluxul informational constituie elementul determinant al diviziunii muncii ntre


compartimente si subunitati. De aici rezulta ca fluxul informational managerial prezinta o
mare importanta asupra crearii unei structuri organizatorice manageriale rationale. El
poate fi considerat drept criteriul general pentru delimitarea competentelor.

n concordanta cu diferite faze ale procesului managerial, fluxul informational


poate fi mpartit n urmatoarele etape componente: a) stabilirea liniei generale a politicii
economice a societatii comerciale (elaborarea planului de dezvoltare n perspectiva); b)
stabilirea strategiei societatii comerciale (n cadrul perspectivei concepute de catre
manager), elaborarea planului operativ al societatii comerciale; c) alegerea tacticii n
realizarea planurilor operative (managementul operativ al societatii comerciale); d)
mobilizarea resurselor si utilizarea optima a acestor resurse ale societatii comerciale.

n managementul societatii comerciale fluxul informational circula ntre adunarea


generala a actionarilor si consiliul de administratie, ntre acesta si comitetul director,
ntre acesta si sectiile de productie si aparatul functional, ntre acestia si salariatii
societatii comerciale.

Fluxurile informationale manageriale se pot diviza n exterioare si interioare.

O tipologie a acestora este prezentata n tabelul 6.2.

Fluxurile informationale sudeaza pe participanti si le ofera posibilitatea de a-si


dispune fortele si mijloacele si de a-si realiza atributiile. Baza relatiilor informationale o
constituie caracterul comun al formelor si metodelor de lucru, al principiilor de functio-
nare.

Tabelul 6.2.

Tipologia circuitelor informationale

(dupa Nicolescu, O., Verboncu, I., 1999)

Nr. Criterii de Tip de flux Principale caracteristici Exemple


crt. clasificare informa-
tional

0 1 2 3 4
Directia de
1. vehiculare si Vertical - se stabileste ntre posturi Transmiterea rapoar-
caracteristicil sau compartimente situate telor zilnice privind
e pe niveluri ierarhice prezenta la lucru ntre
organizatorice diferite ntre care exista un functionar al com-
ale relatii de subordonare partimentului
extremitatilor nemijlocita; personal si seful
acestuia.
- vehiculeaza informatii
ascendente si des-
cendente;

- fundamentul organi-
zatoric este reprezentat
de relatiile ierarhice.

Orizontal - se stabileste ntre posturi Transmiterea infor-


si compartimente situate matiilor privind
pe acelasi nivel ierarhic; situatia fortei de
munca de catre seful
- vehiculeaza informatii serviciului personal-
orizontale; retribuire
sefuluiserviciului plan-
- fundamentul organi- dezvoltare cu ocazia
zatoric este reprezentat unei analize a
de relatiile de cooperare stadiului realizarii
strategiei societatii
sau functionale.
comerciale

Nr. Criterii de Tip de flux Principale Exemple


crt. clasificare informa- caracteristici
tional

0 1 2 3 4

Oblic - se stabileste ntre Transmiterea


posturi sau comparti- documentatiilor
mente situate pe nive- tehnologice de
luri ierarhice diferite catre seful atelie-
ntre care nu exista rului de proiectari
relatii de subordonare tehnologice sefului
nemijlocita; echipei de sculeri
nr.2 n vederea
- vehiculeaza informatii realizarii SDV-
ascendente si des- urilor.
cendente;
- fundamentul organi-
zatoric este reprezen-
tat de relatiile functio-
nale de stat major sau
control.

2. Frecventa Periodic - se repeta la anumite Transmiterea


producerii intervale trimestru, saptamnala de
luna etc; catre sefii sectiilor
de productie a
- fundamentul produ- situatiei realizarii
cerii lor l reprezinta programelor de
caracterul secvential al productie
proceselor de munca; inginerului sef.

- predomina n socie-
tatile comerciale si re-
giile autonome ca
urmare a caracterului
ciclic al proceselor de
executie si manage-
riale.

Ocazional - se stabilesc cu o Transmiterea


frecventa aleatorie; informatiilor privind
blocarea contului
- fundamentul produ- curent la banca de
cerii lor l reprezinta si- catre managerul
tuatiile inedite, endo- economic mana-
gene sau exogene, gerului general al
firmei. firmei

3 Procedurile informationale

Prin proceduri informationale ntelegem ansamblul elementelor prin care se


stabilesc modalitatile de culegere, nregistrare, transmitere si prelucrare a informatiilor.

Cu ajutorul procedurilor informationale se stabilesc: a) suportii de informatii


utilizati, respectiv materialele folosite pentru consemnarea lor si caracteristicile
acestora; b) mijloacele utilizate pentru a culege, nregistra, transmite si prelucra
informatiile; c) succesiunea tratarii informatiilor, precum si operatiile pe care acestea le
suporta, metodele si formulele de calcul utilizate.

Ca principale caracteristici ale procedurilor informationale ale managementului


societatii comerciale mentionam: a) n prelucrarea informatiilor se utilizeaza metode
matematice, economice, statistice, sociologice, psihologice etc.; b) gradul sporit de
formalizare, subliniat de accentul deosebit acordat tipizarii, standardizarii si codificarii
informatiilor si situatiilor, informationale; c) caracterul operational accentuat, capabil sa
asigure o tratare rapida a informatiei, cu consecinte pe planul deciziei si actiunii; d)
economicitatea pronuntata, generata de traducerea n fapt a principiului exceptiilor si al
prioritatilor.

4. Mijloacele de tratare a informatiilor

Performantele functionale ale sistemului informational managerial suntconditionate


ntr-o mare masura de catre suportul tehnic al sistemului informational respectiv,
respectiv de catre mijloacele de colectare, prelucrare si transmitere a informatiilor.

Colectarea informatiilor ncepe cu elaborarea docu-mentelor si se termina cu


transpunerea informatiilor pe purtatorii mecano-grafici. n activitatea manageriala,
evidenta tehnico-operativa, planificarea, statistica, contabilitatea necesita o cantitate
incomensurabila de munca, proces n care factorului uman i revine rolul esential.
n vederea usurarii efortului factorului uman, se utilizeaza i documente tiparite si
tipizate, precum si numeroase mijloace si echipamente mecanice si automate
(contoarele de nregistrare a consumurilor sau a productiei, masinile de birou, masinile
cu cartele perforate si calculatoarele electronice). Actiunea conceputa de manager
pentru culegerea de informatii, consta dintr-o serie de operatii: a) decizia cu privire
la colectarea de informatii; b) planificarea culegerii informatiilor; c) activitatea
nemijlocita de culegere a informatiilor; d) conducerea colectarii informatiilor; e) ve-
rificarea modului cum se efectueaza culegerea informatiilor.

La rndul ei, prelucrarea informatiilor solicita, de asemenea, din partea factorului


uman un mare consum de timp si un intens efort intelectual. Pentru minimizarea
acestora se utilizeaza masini de calcul, de facturat si contabilizat, masini mecano-
grafice si electronice. Prelucrarea informatiilor consta clin urmatoarele actiuni: stabilirea
scopurilor prelucrarii informatiilor; b) sistematizarea datelor colectate; c) depistarea
continutului faptelor si cauzelor are genereaza deficiente; d) fundamentarea teoretica a
concluziilor i generalizarea lor; e) judecarea si analiza informatiilor prelucrate.

Indiferent de mijlocul cu care se realizeaza prelucrarea informatiilor, rezultatele


procesului respectiv trebuie transmise celor interesati, cu deosebita rapiditate, n
vederea folosirii lor la adoptarea deciziilor sau a unor masuri operative.

O clasificare a mijloacelor de tratare a informatiilor se reda n tabelul 6.3.

Tabelul 6.3.
Clasificarea mijloacelor de tratare a informatiilor

Nr. Categoria Sfera de cuprindere Principalele caracteristici


crt. de mijloace

0 1 2 3

1. Manuale - masina de dactilo- - intrarea manuala a informatiilor


grafiat; cu ajutorul claviaturii;

- masina de calcul - absenta memoriei interne sau


manual; memorie foarte limitata;

- masina de - iesirea informatiilor pe hrtie n


contabilizat si unul sau mai multe exemplare;
facturat;
- posibilitati de programare foarte
- instrumente reduse sau absenta lor;
clasice (stilou,
creion etc.). - producerea a numeroase
greseli; - viteza redusa de tratare
a informatiilor; - usurinta
identificarii greselilor; - cost
relativ scazut.

2. Mecanizate - echipamente - utilizarea cartelei ca suport


mecanografice material pentru informatii;
(pe cale de (masina cu cartele
disparitie) perforate - existenta unei memorii interne
limitate;
etc.).
- iesirea informatiilor
consemnate pe hrtie n unul
sau mai multe exemplare;

- viteza de prelucrare mai mare


dar totusi redusa;

- nu permite nsa utilizarea de


modele complexe cu un mare
numar de variabile;

-costuri mal mari dect


precedentele dar relativ
modeste.
Nr. Categoria Sfera de cuprindere Principalele caracteristici
crt. de mijloace

0 1 2 3

3. Automati- - computere si - purtatori de informatii evoluati


zate terminale (diskete etc.) sau introducere
directa la terminal;

- colectarea si transmiterea
automata a datelor;

- memorie interna puternica;

- posibilitati de stocare a datelor


n memoria auxiliara nelimitate;

- viteza de prelucrare foarte


mare;

- siguranta n calcule;

- posibilitati de utilizare a unor


modele complexe cu un numar
mare de variabile;

- programe evoluate;

- forta de munca specializata cu


pregatire continuu actualizabila;

- cost apreciabil.

Folosirea informatiilor reprezinta un stadiu important, al carui scop corista n


utilizarea informatiilor primite pentru stabilirea masurilor necesare n vederea
mbunatatirii muncii managerului, a ajutoarelor sale, a subunitatilor si salariatilor. n
legatura cu posibilitatea pe care o ofera informatia de a fi utilizata, ea devine un factor al
managementului societatii comerciale, al obtinerii de noi cunostinte si de influentare
asupra comportarii si conceptiilor ntregului personal al unitatii.

6.1.3. Rolul sistemului informational managerial

Rolul sistemului informational managerial este de a oferi elementele de cunoastere


necesare managerului si aparatului sau de specialitate pentru conducerea cu efici-
enta a societatii comerciale.
Informatiile sunt necesare pentru previzionarea obiectivelor si mijloacelor de
realizare a lor, adoptarea deciziilor, asigurarea unei organizari rationale, antrenarea
salariatilor la realizarea sarcinilor, evaluarea rezultatelor obtinute, precizarea directiilor
si modalitatilor de sporire a eficientei activitatilor ce se desfasoara n unitate.

Sistemul informational reprezinta premiza deciziilor ce se adopta la nivelul adunarii


generale a actionarilor, al consiliului de administratie sau al comitetului de directie.
n acest context, se formuleaza cerintele cu privire la modul, cuprinsul si periodicitatea
informatiilor ce urmeaza a fi furnizate prin sistemul informational. Se porneste de la
premisa ca, ntotdeauna calitatea informatiilor si modul lor de prelucrare influenteaza
calitatea deciziilor si prin aceasta eficienta procesului dezvoltarii societatii comerciale.

Pe baza datelor pe care le furnizeaza sistemul informational managerial, se


permite diagnosticarea precisa a situatiei existente n economia societatii comerciale,
punnd n evidenta punctele nevralgice si germenii unor fenomene negative si indicnd
masurile necesare pentru anihilarea lor.

n acelasi timp, sistemul informational managerial reprezinta un instrument de


ntarire a disciplinei proprii managementului financiar si de sporire a spiritului de
raspundere la toate nivelele de conducere a societatii comerciale. Sistemul
informational contribuie, de asemenea, la punerea n valoare a rezervelor existente n
unitate n vederea cresterii eficientei ntregii activitati a societatii comerciale.

6.1.4. Perfectionarea sistemului informational managerial


6.1.4.1. Necesitatea perfectionarii

Latura a managementului societatii comerciale, sistemul informational reprezinta o


problema care antreneaza ntregul personal de conducere a unitatii. n procesul de
perfectionare a sistemului informational, rolul hotartor revine managerului, comitetului
de directie, consiliului de administratie. Trebuie avut n vedere ca sistemul informational
nu va putea fi pus sa functioneze normal, atta timp ct personalul unitatii nu va fi
obisnuit sa-si formalizeze conceptiile, sa-si cuantifice obiectivele pe care le fixeaza, sa
traduca n forme precise optiunile si instructiunile. Pentru aceasta, managerul, restul
cadrelor de conducere trebuie sa cunoasca tehnicile de informare economico-sociala.
Ei au datoria sa fie n masura sa aprecieze sistemul informational la justa lui valoare,
convingndu-se ca le este absolut necesar pentru participarea lor la elaborarea de de-
cizii fundamentate stiintific, la managementul societatii comerciale. n acelasi timp, este
necesar sa cunoasca cauzele care mpiedica transmiterea de informatii asupra situatiei
existente si ce trebuie facut pentru ca informatiile primite sa le dea o imagine de an-
samblu asupra economiei societatii comerciale.

Preocupat de perfectionarea sistemului informational, managerul trebuie sa


organizeze punerea la punct a procesului de circulatie sigura, rapida si eficace a
informatiilor interne si externe.
Procesul de perfectionare a. sistemului informational , managerial are n vedere
urmatoarele aspecte: a) nece-sarul de informatii la nivelul conducerii societatii comer-
ciale: b) procedeele de apreciere si clasificare a infor-matiilor; c) procedeele de
organizare a fluxului de informatii, n functie de conditiile necesare, precum si n functie
de canalele folosite si metodele de culegere, prelucrare si transmitere a Informatiilor.

n momentul de fata, n legatura cu cerintele ce se manifesta n modul de


organizare si functionare a siste-mului informational managerial, perfectionarea lui se
impune cu acuitate. Aplicarea si extinderea managementului participativ reclama
largirea ariei de raspndire a informarii economice si diversificarea acesteia n functie
de nivelul ierarhic caruia i se adreseaza. De asemenea, necesitatea sporirii eficientei
economice a societatii comerciale reclama un management dinamic si competent,
alimentat n permanenta cu informatii care sa permita adoptarea unor decizii judicioase
si dirijarea eficace a gestiunii financiare.

6.1.4.2. Deficiente ale sistemului informational managerial

Printre cele mai frecvente deficiente ale sistemului informational managerial,


retinem: a) distorsiunea, respectiv modificarea partiala, neintentionata a continutului, a
mesajului unei informatii, pe parcursul culegerii si trans-miterii de la emitator la receptor,
generata de diferentele de pregatire, folosirea de suporti informationali necores-
punzatori, sau manipularea neglijenta a acestora, precum, si de utilizarea de mijloace
necorespunzatoare de nregistrare si transmitere a informatiilor; b) filtrajul, nteles ca
obstacol al comunicarii, care capata forma unei trieri intentionate a informatiilor, cu
scopul de a-l face pe cel ce receptioneaza sa priveasca n mod favorabil sau
defavorabil mesajul; c) redundanta, adica nregistrarea, transmiterea si prelucrarea
repetata a unor informatii, cauzata de absenta sau defectuoasa coordonare a anu mitor
segmente ale sistemului; managerial; d) suprancarcarea canalelor de comunicare cu
informatii inutile, generata de nerespectarea caracterului piramidal al sistemului
informational.

6.1.4.3. Delimitarea activitatilor de perfectionare

Obiectul fundamental al perfectionarii sistemului informational managerial consta


n organizarea acestuia n asa fel nct el sa corespunda cerintelor luarii de decizii
eficiente n managementul societatii comerciale. n acest scop, se urmareste: a)
ordonarea si sistematizarea sistemului informational managerial existent si elaborarea
unor cataloage informationale pentru managementul societatii comerciale; b) elaborarea
de instructiuni pentru necesarul viitor de informatii, dupa cum reiese din modelele
matematico-economice, din cercetarea operationala si din proiectele de asigurare a
actualizarii sistemului informational managerial.

n delimitarea activitatilor de perfectionare a sistemului informational managerial se


are n vedere: a) sfera problemelor abordate; b) efectivul consacrat actiunii; c) pe-rioada
n cadrul careia solutia de perfectionare trebuie furnizata; d) investigarea sectoarelor
susceptibile de perfectionare; e) obligatiile aparatului de specialitate; f) procedeele ce
urmeaza a fi utilizate; g) atitudinile psihosociale si modalitatile de influentare a acestora.

n procesul de perfectionare a sistemului informational managerial, trebuie sa se


tina seama de cerintele de rationalitate fata de informatie, respectiv materia prima a
sistemului informational si a sistemului managementului societatii comerciale si anume:
a) asigurarea de informatii reale, ceea ce conditioneaza realismul deciziilor si o eficienta
economica sporita; b) prezentarea de informatii multilaterale, capabile sa aduca servicii
laturilor strategice si umane ale activitatii manageriale; c) n legatura cu timpul limitat de
care dispune managerul, este necesar ca informatiile sa fie ct mai concise si sintetic
orientate; d) asigurarea operativitatii si caracterul dinamic al informatiilor; e) adaptarea
informatiilor la persoanele cuprinse n circuitul informational.

Perfectionarea sistemului informational managerial trebuie fundamentata pe


urmatoarele principii: a) subordonarea sistemului informational cerintelor managemen-
tului societatii comerciale; b) armonizarea sistemului informational cu structura
organizatorica a societatii comerciale; c) asigurarea unitatii metodologiei n tratarea
informatiilor; d) concentrarea asupra abaterilor semnificative de la obiective, criterii si
mijloace; e) asigurarea unui timp corespunzator de reactie componentelor si ansam-
blului sistemului informational managerial; f) valorificarea la maximum a informatiilor
primare n vederea obtinerii celor mai utile informatii finale; g) asigurarea flexibilitatii
sistemului informational managerial prin adaptarea sa continua la conditiile endogene si
exogene, aflate n permanenta schimbare; h) evaluarea si compararea efectelor
cantitative si calitative ale sistemului informational managerial cu costurile necesare
realizarii si functionarii.

6.1.4.4. Metodele si etapele de perfectionare a sistemului informational managerial

stiinta si practica manageriala au elaborat diferite metode de analiza a sistemului


informational cu scopul perfectionarii acestuia. Una dintre cele mai cunoscute, modelul
informational matriceal se elaboreaza n conformitate cu schema de principiu a unui
model matriceal si contine informatii despre documente, itinerariile de circulatie,
formarea indicatorilor, precum si aparatul care realizeaza functiile manageriale. Avnd
ca principala destinatie caracterizarea fluxurilor de informatii existente, necesare
proiectarii sistemului de prelucrare a datelor, modelul informational contine informatii
asupra caracterului si succesiunii activitatilor manageriale si a celor de planificare a
activitatilor societatii comerciale. Modelul informational de forma matriceala reprezinta o
tabela-sah care permite sa se exprime ntr-o forma unitara legaturile dintre
subdiviziunile economiei societatii comerciale si procesele de elaborare a noilor
informatii.

O alta metoda, cea grafica, consta n descrierea grafica a


itinerariilor parcurse de documente. Utilizarea metodei grafice prezinta si unele
minusuri: a) imposibilitatea practica a reflectarii grafice a legaturilor informationale, ca
urmare a numarului lor foarte mare si a complexitatii acestora, a volumului mare de
munca necesara pentru ntocmirea lor; b) imposibilitatea determinarii cantitative si
calitative a masurilor de simplificare a documentelor. Studierea sistemului informational
managerial pe baza programarii liniare, reprezinta metoda al carei scop final consta n
optimizarea fluxului de documente pe ansamblul managementului societatii comerciale
si fundamentarea stiintifica a conceptiei de construire a structurii aparatului managerial.
Elementele principale ale acestei metode constau n: a) evidentierea itinerariilor reale
de circulatie a documentelor; b) elaborarea codurilor documentelor pentru prelucrarea
ulterioara; c) ntocmirea machetei de perforare si sortare a cartelelor perforate; d)
determinarea numarului total de transmiteri ale documentelor; e) solutionarea modelului
numeric format cu oricare din algoritmele cunoscute; f) realizarea optimului teoretic
al solutiei obtinute; g) organizarea controlului periodic pentru fluxurile de documente n
interiorul managementului societatii comerciale.

Perfectionarea sistemului informational managerial se face n cinci etape: a)


definirea ariei studiului, etapa n care se stabilesc si definitiveaza atributiile, activitatile si
functiile care urmeaza a fi analizate, n vederea perfectionarii siste-
mului informational si se studiaza disfunctionalitatile majore n functionarea sistemului
si care conduc la deficiente repetate la nivelul managementului unitatii; b) definirea
cerintelor, respectiv precizarea scopurilor urmarite si ntocmirea unui tablou al
problemelor derivate prin legaturi cauza-efect; c) cunoasterea sistemului actual, etapa
n care se precizeaza functiile de baza ale managementului societatii comerciale si se
descopera si corecteaza deficientele existente, se continua apoi cu analiza necesitatilor
de informare a fiecarei functii; d) cautarea solutiei mbunatatite, respectiv stabilirea
obiectivelor si cerintelor pertinente ale sistemului informational managerial; e)
proiectarea noului sistem, care cuprinde: stabilirea metodelor de culegere, transmitere
si prelucrare a informatiilor care vor fi utilizate n noul sistem, perfectionarea rapoartelor
rezumative si a formularelor, experimentarea metodelor alese si alegerea mijloacelor de
transmitere a datelor si crearea unui sistem de organizare ca parte integranta a
ntregului sistem informational managerial n vederea asigurarii utilizarii cu maxima
eficienta a noului sistem informational n managementul societatii comerciale.

6.1.5. Perspectivele dezvoltarii sistemului informational managerial

Element dinamic, sistemul informational managerial se dezvolta n ritm accelerat.


Prevederea directiilor de dezvoltare este de o importanta hotartoare pentru
managementul societatii comerciale. Pregatirea aparatului de specialitate, proiectarea
de structuri care sa permita ncorporarea eficace a noilor concepte si tehnici informa-
tionale, reprezinta aspectele principale ale managementului, n care este necesara
cunoasterea tendintelor de perfectionare a sistemului informational
managerial.

n viitor, succesul aplicarii noilor concepte si mijloace manageriale va fi conditionat


de existenta unui sistem informational n continua perfectionare. Ca principale directii
mentionam: a) adaptarea sistemului informational n fluxul real al informatiilor; b) lar-
girea sferei de cuprindere a sistemului informational, prin introducerea unui numar tot
mai mare de aparate si dispozitive periferice cu destinatii multiple; c) cresterea
promptitudinii n functionarea sistemului informational managerial, pe calea folosirii unui
numar mai mare de aparatura electronica; d) sporirea continua a capacitatii de
memorizare a sistemului informational si utilizarea pe scara tot mai larga a fisierelor; e)
managerul sa poata comunica direct cu sistemul mijloacelor automate de culegere,
prelucrare si transmitere a informatiilor; f) sporirea ponderii cunostintelor informationale
n procesul formarii managerului.

Existenta sistemului informational managerial si perfectionarea continua a acestuia


creeaza posibilitatea pentru manager de a aplica cele mai eficiente metode si tehnici
manageriale, bazate pe utilizarea aparatului statistico-matematic.

6.2. CONCEPTE CHEIE

sistem informational;

sistem informatic;

informatia;

fluxul informational;

proceduri informationale;

distorsiune;

filtraj;

redundanta.

6.3. REPREZENTRI GRAFICE, SCHEME, RELAII


DE CALCUL

n figura 6.1. este prezentata schema generala a conceptului sistemului


informational iar n figura 6.2. este prezentata schema privind eficienta sistemului
informa-tional.