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CAPÍTULO I

INFORMACIÓN INTRODUCTORIA

Motivo del examen

El examen especial al Mantenimiento y Uso de Vehículos del Gobierno Municipal
del Cantón Portoviejo por el período comprendido entre 2007-06-01 y el
2008-12-31, se realiza en cumplimiento al Plan Anual de Control 2009 de la
Unidad de Auditoría Interna, aprobado mediante Acuerdo 028-CG del
2008-12-31 por el señor Contralor General del Estado, y conforme a la orden de
trabajo POR2009UAI-001 del 2008-0121, suscrita por el Auditor General del
Gobierno Municipal del Cantón Portoviejo.

Objetivos

 Evaluar el cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias y
administrativas aplicables al subproceso de control y gestión de los
vehículos.
 Comprobar que los vehículos se encuentren físicamente y se utilicen
exclusivamente para el cumplimiento de la función pública.

Alcance

El examen especial al Mantenimiento y Uso de Vehículos del Gobierno Municipal
del Cantón Portoviejo, tiene un alcance entre el 2007-06-01 y el 2008-12-31.

Base legal

Las operaciones administrativas y financieras que se ejecutan para la
administración de los Vehículos y Maquinarias del Gobierno Municipal del
Cantón Portoviejo se fundamentan en las siguientes disposiciones legales:

 Ley Orgánica de Régimen Municipal

 Ley Orgánica de Administración Financiera y de Control

 Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado y su Reglamento

 Reglamento de Utilización, Mantenimiento, Movilización, Control y
Determinación, de los Vehículos del Sector Publico y las entidades de
derecho privado que disponen de recursos públicos

 Registro Oficial No. 11 del 30 de Enero del 2003 – Decreto Ejecutivo No.
44, que contiene normas para el uso de los vehículos oficiales.

 Instructivo para Normar el Uso y Mantenimiento de los Vehículos del
Municipio de Portoviejo

 Reglamento de Facturación

 Reglamento de Comprobantes de Venta y Retención

 Reglamento General de Bienes del Sector Público

 Normas de Control Interno del sector público

 Acuerdo 447 del Ministerio de Economía y Finanzas.

Estructura orgánica

Objetivos del Área

• Normar el uso, asignación, control, custodia, mantenimiento y
administración de los vehículos.
• Determinar responsabilidades a los chóferes de la institución y
funcionarios que tienen asignados vehículos de la entidad.

Monto de recursos examinados

Durante el desarrollo del examen especial al Mantenimiento y Uso de
Vehículos se ha analizado un monto de USD. 2 496 882,50

.

llevar todos los registros de la información a continuación detallada. presentado a las autoridades Municipales el 2008-10-16. Mantenimiento correctivo de los Vehículos y Maquinarias En la revisión del Plan de mantenimiento preventivo y correctivo de la Jefatura de Mantenimiento. tampoco existe un registro que indique las fechas en que deberán efectuarse los chequeos y mantenimientos generales ni se ha elaborado un presupuesto definido de los costos de mantenimiento anual por equipo. que textualmente dice: “…Es responsabilidad del Jefe de Mantenimiento. el mismo que se controla por medio del kilometraje. por lo que no es factible realizar este seguimiento. incumpliendo con lo indicado en el punto 2 del numeral 9 literales b) y c) del “Instructivo para normar el uso y mantenimiento de los vehículos” del Municipio de Portoviejo. no se plantearon recomendaciones relacionadas con la cuenta vehículos. y mantenerla en medios físicos y magnéticos: . observándose que el plan en mención no incluye ninguna programación adicional de control y mantenimiento preventivo para los vehículos y maquinarias por otros conceptos. CAPÍTULO II RESULTADOS DEL EXAMEN Seguimiento de Recomendaciones último informe Contraloría En el examen Especial realizado por la Contraloría General del Estado por el período comprendido desde 2005-07-01 hasta 2007-05-31. se pudo establecer que solo existe una planificación para el cambio de aceite de los vehículos y maquinarias.

Cuadro # 1 Vehículos en Reparación: La falta del mantenimiento preventivo a los vehículos evidenció. Los recolectores a cargo de la Dirección de Higiene y Aseo de la Municipalidad presentan en la mayoría de los casos averías en el sistema eléctrico ya que no funcionan las direccionales ni luces. debido a que según versiones de los conductores no se lavan continuamente a fin de evitar la emanación de olores por la recolección de desechos sólidos. con lo cual el Municipio se evitaría contratar maquinarías particulares. encontrándose inactivos en algunos casos por más de un año. a fin de conservar su estado óptimo de funcionamiento y prolongar su vida útil…” .La falta de un mantenimiento regular y permanente ha incidido para que se paralicen varios vehículos inclusive los utilizados para servicios públicos como aseo y obras públicas. que los recolectores crean una imagen de higiene desagradable. existiendo al 2009-01-28 cuatro maquinarias (cuadro #1) que no prestan sus servicios por necesitar reparación. sin que el Jefe de Mantenimiento de Vehículos y la Directora Administrativa hayan tomado las medidas necesarias para que entren en funcionamiento. sin que hasta el 2009-01-28 la Jefatura de Mantenimiento haya tomado las acciones correctivas para solucionar este inconveniente inobservando la Norma de Control Interno 250-11 “Mantenimiento de Bienes de Larga Duración” en la parte pertinente que indica: “…La administración de la entidad velará en forma constante por el mantenimiento preventivo de los bienes de larga duración.

Movilización. detectivo y correctivo completo ejecutado a través de un control anual presupuestado y planificado para la conservación. Mantenimiento. se lo efectuará en los talleres de la Institución y podrá ser preventivo y correctivo. y el segundo se lo efectuará al ocurrir estos eventos…” Adicionalmente es necesario indicar que en la mecánica municipal labora una sola persona sin conocimiento de electricidad. Estas situaciones se han originado por no existir un plan de mantenimiento preventivo. que indica: “…El cuidado y mantenimiento mecánico de los vehículos.Se ha incumplido por parte de la Directora Administrativa y Jefe de Mantenimiento. falta de supervisión y apoyo inmediato. el primero se lo realizará en forma periódica y programada. manejo y control de los vehículos y maquinarias municipales. Control y Determinación de Responsabilidades. dispuesto tanto por el Jefe de Mantenimiento de Vehículos ni dispuesto por la Directora Administrativa. . lo contemplado en el Articulo 12 “Mantenimiento Preventivo y Correctivo” del Reglamento de Utilización. seguridad. continuos ni preventivos. servicio de lubricado. antes de que ocurra el daño y la consecuente inmovilización del vehículo. situación que acontece por no haber efectuado una reingeniería del recurso humano municipal que permita el traslado y capacitación de los obreros interesados en trabajar en dicho taller. reparación y arreglo de llantas lo que ocasiona que estos servicios sean contratados particularmente lo que acarrea un mayor gasto y que estos servicios no sean oportunos. de los Vehículos del Sector Público y de las Entidades de Derecho Privado que disponen de Recursos Públicos.

además dicho taller cuenta solo con un mecánico municipal que no permite la atención oportuna a los vehículos y maquinarias cuando se originan daños en los mismos. situación que incide para que varias maquinarias y vehículos estén paralizados hasta por más de un año por necesitar reparación lo que ocasiona que se recurra al alquiler de automotores particulares. el kilometraje entre otros. que permita planificar y programar fechas en que deberán efectuarse los chequeos y mantenimientos generales. definiendo los costos de mantenimiento por vehículo. Alcaldesa. 2 Efectuará con diligencia los trámites que corresponden a la reparación y adquisición de repuestos y accesorios. la Jefatura de Mantenimiento de Vehículos se encuentra implementando los controles preventivos y necesarios para el uso y mantenimiento de vehículos y maquinarias de esta Entidad. Recomendación A la Directora Administrativa 1 Elaborará un presupuesto anual. a la Sra. que considere la última revisión del automotor. y realizará revisiones eventuales sobre el cumplimiento de dicho plan. necesarios para poner en funcionamiento los automotores dañados que se encuentren en el taller municipal con la .Acción Tomada por la Entidad Posterior a la carta de control interno dirigida mediante comunicación POR2009UAIOFC0016 de febrero 17 del 2009. situación que fue verificada por esta Unidad. Así mismo planificará y programará a través de un registro las fechas en que deberán efectuarse los chequeos y mantenimientos de los vehículos y maquinarias municipales. Conclusión La Jefatura de Mantenimiento no dispone de un plan de mantenimiento preventivo detectivo y correctivo completo.

donde se detallen las competencias. En forma adicional le dispondrá elaborar un manual de funciones y responsabilidades para los servidores que laboren en la mecánica municipal.finalidad de que presten oportunamente los servicios para los que fueron adquiridos. con la reparación inmediata de las mismas. una reingeniería de personal municipal con el fin de seleccionar los servidores más idóneos para cubrir los puestos de mecánico vehicular eléctrico y dos 2 ayudantes que se encarguen del mantenimiento general. lubricado. 3 Efectuará conjuntamente con la UARH de la municipalidad. para lo cual deberá presentar un cronograma de cumplimiento de las labores a realizar y un informe al finalizar los trabajos de las maquinarias observadas en este examen especial. así como de los repuestos y accesorios utilizados en dicha reparación. Al Jefe de Mantenimiento de Vehículos 4. . lavado y arreglo de llantas de los vehículos municipales. UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA Al Mecánico Municipal 5. obligaciones y responsabilidades en las labores encomendadas. Procederá una vez recibidos los repuestos y accesorios de las maquinarias. Mantendrá un registro de los daños y reparaciones de los vehículos y maquinarias. cuya verificación y cumplimiento deberá estar a cargo del jefe de Mantenimiento. y del cual el jefe de mantenimiento asumirá la responsabilidad de su debido control y cumplimiento.

un delegado de la Dirección Financiera. Guardalmacén. con la finalidad de proceder a la baja de los bienes de larga duración sujetos a control. El proceso de baja de dichos vehículos consta en un acta suscrita a los veinte y dos días del mes de octubre del año dos mil siete por los Miembros del Comité de Constatación conformado por los servidores municipales: Analista Administrativo 1.Vehículos Municipales dados de Baja Mediante Resolución 10-03-08-PBF del 2008-03-10 emitida por la señora Alcaldesa y previo informe presentado por la Directora Financiera en memorando POR08DFMEM140 del 2008-02-07. dispone el remate de 17 vehículos y 1 maquinaria que se encuentran en estado obsoleto (cuadro #3). que se encuentran en estado obsoleto. Cuadro #3 Maquinarias fuera de uso . Jefe de Mantenimiento Parque Automotor y el Mecánico Municipal. la Ex Guardalmacén de la EMASEP.

60 por el peritaje de maquinarias. mientras que los diez restantes continúan en los patios municipales. empresa que por disposición de la ordenanza del 200608-09. A fin de comprobar esta versión se buscó información en los documentos que quedan en los archivos de la . ni en el informe presentado por el perito evaluador. hasta cuando el comité de remates del Municipio los recuperó y ubicó en los patios del taller municipal junto con los otros automotores rematados. Por testimonios y versiones. Cuadro # 4 Vehículos no rematados Los ocho recolectores estuvieron bajo la responsabilidad de la Empresa Municipal de Aseo y Limpieza “EMASEP”.Dicho proceso contó con el respaldo de un perito evaluador designado por la señora Alcaldesa mediante oficio s/n de marzo 4 del 2008. particular que no consta en el acta elaborada por el comité municipal. pudiendo esta unidad determinar al momento de la constatación física que ocho vehículos recolectores no rematados. quedó fuera de la estructura orgánica municipal. vehículos. a quien se le canceló USD 441. solicitados a varios servidores como el mecánico municipal y el jefe de mantenimiento vehicular. equipos y el avalúo comercial de los mismos. provocando que exista inconformidad entre la información publicada en la convocatoria del remate con el estado real del vehículo. se pudo conocer que estos vehículos permanecieron por más de diez años en calidad de chatarra en varios patios y mecánicas particulares de la ciudad. no tienen su respectivo motor (cuadro #4). En el proceso de remate se adjudicaron ocho automotores.

mediante oficio No POR2009UAI-OFC0016. no cuentan con su respectivo motor. estando en trámite la recuperación tres motores localizados en otros talleres particulares de la ciudad. responsables de estos vehículos no hayan adoptado las medidas necesarias a fin de oportunamente reparar. que hasta el año 2007 estuvieron a cargo de la EMASEP. Recomendación A la Sra. de 2009-02-17. Conformará una comisión compuesta por los servidores municipales: Analista . Conclusión En el año 2008 el Municipio procede a efectuar 2 remates de los vehículos considerados en mal estado. donde la municipalidad hace entrega de varios automotores a la EMASEP donde constan los ocho recolectores en referencia con el propósito de que estos bienes sean ingresados a los activos de dicha empresa. siendo posible únicamente localizar un acta suscrita en al año 2002. Esta situación fue comunicada a la Señora Alcaldesa. guarda almacenes y jefes de mantenimiento. EMASEP. Esta situación se ha suscitado por el hecho de que varios ex funcionarios de la EMASEP como gerentes. rematar o dejar en buen recaudo estos automotores. Alcaldesa 6. ubicados en un taller particular. logrando esta unidad hasta el 2009-04-30. o determinar las respectivas responsabilidades por tratarse parte de bienes públicos. a pesar de lo cual hasta el 2009-03-05 no se han realizado las indagaciones necesarias tendientes a determinar el destino que tuvieron a fin de recuperarlos. en dichos procesos no fueron rematados 10 vehículos. permitiendo que los mismos se encuentren abandonados y en calidad de chatarra por más de diez años en patios y mecánicas particulares. 8 de estos automotores. conjuntamente con el mecánico municipal y delegados de la alcaldía la recuperación de un motor y parte de otro.

incluyen impuesto al Valor Agregado (IVA) El total de facturas canceladas por consumo de combustible de los vehículos Municipales correspondientes al año 2008 suman USD 116 605. Facturas canceladas por consumo de combustible en el año 2008. un delegado de la Dirección Financiera.Administrativo 1. a fin de recuperarlos para su resguardo en el taller municipal. la Ex Guardalmacén de la EMASEP. Guardalmacén. o determinar las responsabilidades correspondientes si el caso amerita.23 sobre este monto se ha pagado indebidamente el valor de USD 6 392.59 por concepto del impuesto al valor agregado (IVA) (cuadro #5) Cuadro # 5 Facturas canceladas con el IVA Incluido . Jefe de Mantenimiento Parque Automotor y el Mecánico Municipal y dispondrá determinar el lugar donde se encuentran los respectivos motores de los ocho recolectores dados de baja o el destino que tuvieron.

realizados por la inobservancia de la Contadora y Tesorera Municipal. particular que fue contestado mediante memorando MEMPOR09FIMEM. suscrito por la Sra. puesto que el IVA es un tributo que ingresa a las arcas del Estado y no a este tipo de empresas particulares. 10. se sirva emitir las explicaciones del caso. 55 Transferencias e importaciones con tarifa cero. de 2009-03-17. como representantes legales del Municipio . a raíz de la Disposición Legal que modificó su cobro…” Al respecto esta Unidad de Auditoría. no considera aceptable lo comentado. Por esta situación los recursos de la municipalidad han sido afectados. más aún cuando estas empresas pueden solicitar al SRI la respectiva devolución de dicho impuesto por las transferencias de bienes que realicen a Entidades Públicas. 109 numeral 10 de la Ley de Equidad Tributaria y Art.0127 de 2009-03-04 en los siguientes términos: “…En efecto se ha cometido esta inconsistencia motivada por la posición de las comercializadoras de combustible de no querer facturar sin IVA. Directora Financiera mediante memorando POR2008UAIMEM007 de 2009-02-17. Alcaldesa y el Procurador Síndico Municipal.-Los que adquieran las Instituciones del Estado y Empresas Públicas que perciban ingresos exentos del Impuesto a la renta…” Ante esta situación se solicitó a la Sra. motivo por el cual no existe ningún perjuicio. 55 Numeral 10 de La Ley de Régimen Tributario Interno. al autorizarse pagos por montos mayores al que correspondían. del pago de estos impuestos. de procedimientos y normas legales que eximen al Municipio como entidad pública. Mediante oficio POR09ALCOFI329.Pago que incumple lo dispuesto en el Art. que en su parte pertinente indica: “…Art.

trámite que continúa pendiente hasta el 2009-03-23.59 por concepto del impuesto al valor agregado (IVA).presentan a la Dirección Provincial de Rentas Internas el reclamo administrativo solicitando la devolución de estos valores. sin que para el efecto se realice la convocatoria para el concurso de ofertas. así como un mayor cuidado y aplicación en las labores encomendadas. Conclusión Se cancelaron facturas por consumo de combustible de los vehículos Municipales correspondientes al año 2008. tendientes a recuperar los valores pagados indebidamente por concepto del IVA en las facturas. tal como . Observarán disposiciones expresas para ejecutar los pagos dentro de los lineamientos legales correspondientes. Contratación de Seguros para los Vehículos Municipales La contratación del Seguro vigente para los vehículos Municipales. a pesar de que el Municipio como entidad pública se encuentra exento del pago de estos impuestos. por un total de USD 116 605. de esta cantidad se ha pagado indebidamente el valor de USD 6 392.23. Efectuará oportunamente el seguimiento a los trámites iniciados en el SRI.88. A la Contadora y Tesorera Municipal 8. Recomendación Al Procurador Síndico 7. se renovó con la Compañía de Seguros “Aseguradora del Sur” por un monto total de USD 39 715.

y para que convoque a concurso de ofertas…” Consultada la Directora Administrativa al respecto supo manifestar. previo a la contratación de los seguros. autorizará la iniciación del concurso y convocará al Comité de Contrataciones para su aprobación. todas las Instituciones y Entidades del Sector Público se sujetarán a concurso de ofertas entre empresas de seguro constituidas y establecidas legalmente en el país…” Y el Art. deberá realizar los términos de referencia en función del ramo del seguro. para las cuales se efectuó un concurso de ofertas. 2 de La Ordenanza que reglamenta la contratación de seguros en la Municipalidad de Portoviejo que señala en su parte pertinente: “…Término de referencia y documentos precontractuales. en concordancia con lo que señala la Procuraduría General del Estado. es decir Aseguradora (…).-La Dirección Administrativa. mediante oficio s/n de 2009-03-04. que en su parte pertinente indica: “…Para la contratación de Seguros. Dicho procedimiento se ajustó al artículo 74 de la Ley General de Seguros y Art.03697 de fecha 9 de marzo de 1999…”. debiendo definir los intereses asegurables y los riesgos a cubrirse. 21 de la Ordenanza que Reglamenta la contratación de seguros en la Municipalidad del cantón Portoviejo.dispone el Art. El Alcalde o su Delegado. mediante Oficio No. tendiendo a conseguir las coberturas más amplias y las primas más convenientes… Una vez elaborados los términos de referencia y demás documentos precontractuales. donde se analizó las ofertas presentadas por varias empresas y se determinó que la oferta más conveniente a los intereses municipales fue la presentada por la empresa con quien ya teníamos la póliza vigente. es la renovación de pólizas que han estado vigentes desde su contratación inicial para el período 2006 a julio 2007. que: “…La contratación del seguro vigente para los vehículos. . 74 de La Ley General de Seguros.

la Directora Administrativa debió obligatoriamente proceder en conformidad al Art. siendo el valor de la contratación del seguro en referencia mayor al monto señalado en la ordenanza.88. se sujeten a concurso de ofertas entre empresas de seguro constituidas y establecidas legalmente en el país. observando los procedimientos de licitación. 74 de La Ley General de Seguros y realizar el correspondiente concurso público en lugar de limitarse a solicitar invitaciones a tres Empresas de Seguros. Registro Contable de Vehículos y Maquinarias . 21 de La Ordenanza que indica: “…En los contratos de Seguro cuyo monto no supera el 0.0000015 por ciento del Presupuesto General del Estado. sin que para el efecto se realice la convocatoria para el concurso de ofertas. Dispondrá que para la contratación de Seguros. de acuerdo al monto de la contratación. cotización y menor cuantía. por lo que. siempre y cuando el Alcalde lo disponga y la cuantía no supere el valor de USD 237. Recomendación A la Alcaldesa 9. el Alcalde podrá realizar directamente las invitaciones a tres empresas de Seguros legalmente autorizadas como mínimo…” Es decir según esta ordenanza la contratación de Seguros para los vehículos se la podrá realizar en forma directa.La Dirección Administrativa tal como lo señala aplicó el procedimiento señalado en el Art. Conclusión La contratación del Seguro vigente para los vehículos Municipales. se efectúo por renovación bajo las mismas condiciones de la inicial con la Compañía de Seguros “Aseguradora del Sur” por un monto de USD 39 715.26.

05 “Vehículos” y 141. Cuadro #6 Vehículos con clasificación errónea Situación que ha provocado que los saldos contables de la cuenta Vehículos. Jeep. no han sido registrados contablemente en la cuenta de orden “Bienes Recibidos en Comodato”. Vagonetas. Plataformas. Bicicletas. Maquinarias y Equipos no presenten información real ni sean una herramienta confiable para efectuar las labores de control. Motocicletas. Volquetas y otros. impidiendo tener un registro confiable que sirva de recordatorio y control administrativo. lo que impide que dicho registro tampoco proporcione información confiable y sea una herramienta de control y apoyo para efectuar los inventarios físicos. Tráiler. Camiones. Furgonetas. Buses. contiene información errónea que coincide con la información contable. Trolebús.01. Busetas.04 “Maquinarias y Equipos”.06 “Herramientas”. .Como resultado del análisis y revisión a los registros contables de las cuentas 141. En lo que respecta a los 4 vehículos y maquinarias (cuadro #7) que se encuentran prestando servicios a la municipalidad a través de comodatos y convenios con el CONSEP y COSUDE.01. Camionetas. incumpliendo lo que establece el “Manual General de Control de los Activos Fijos del Sector Público” en el capítulo IV que considera como vehículos los siguientes: Automóviles. se pudo determinar que dentro de la cuenta maquinarias y equipos se consideran 7 automotores (cuadro #6) que por su características y clasificación debieron ser ingresados a la cuenta “Vehículos”. Cabe mencionar que el reporte de inventario de vehículos solicitado al encargado de la Bodega Municipal.01. Tanqueros. 141.

recibidos en fidecomiso.Cuadro # 7 Vehículos en Comodato o convenio Estas novedades incumplen con la Norma de Control Interno 250-03 “Sistema de Registro” que indica: “…Se establecerá un sistema adecuado para el control contable tanto de las existencias como de los bienes de larga duración. . comodato o almacenaje. sin que hasta el 2009-03-27. exista contestación al respecto. serán registrados contablemente en cuentas de orden. fecha en la que se solicita por escrito copia de los ajustes sugeridos. a fin de que la información se encuentre siempre actualizada y de conformidad con la normativa contable vigente…” Y el registro contable como se establece en el acuerdo 447 y el “Manual General de Control de los Activos Fijos del Sector Público” en el Capítulo III “Contabilización en cuentas de Orden” que indica: “… Todos los bienes bajo custodia control y responsabilidad del ente contable que no sea de su propiedad. traspasos o bajas de los bienes. mediante registro detallados con valores que permitan controlar los retiros. Mediante oficio POR2009UAI-OFC0029 de 2009-03-05 dirigido a la Directora Financiera se solicita efectuar los ajustes y registros pertinentes. identificando a su propietario y el monto de la custodia…” Situación que se origina debido a la inobservancia de estas disposiciones legales por parte de la Contadora General al permitir que siete vehículos municipales se registren erróneamente en la cuenta Maquinarias y Equipos y por no proceder al registro contable de los cuatro vehículos que están prestando servicios a la municipalidad a través de comodatos y convenios.

por lo que no hay constancia cuando existe cambio de chóferes. asimismo que los vehículos entregados en comodato o convenio sean registrados en las cuentas de orden 911. tampoco se ha procedido al registro contable de los cuatro vehículos que están prestando servicios a la municipalidad a través de comodatos o convenios. se constató que el Guardalmacén a cargo. .13 “Bienes recibidos en Comodato”. Efectuará los ajustes contables propuestos por Auditoría Interna. no han suscrito la respectiva acta de entrega recepción. Entrega – Recepción de Vehículos. Jefe de Mantenimiento y señores chóferes a cargo de 12 vehículos y maquinarias municipales (cuadro #8).Conclusión Existen siete vehículos municipales ingresados erróneamente en la cuenta “Maquinarias y Equipos”. Herramientas y Accesorios Dentro de las verificaciones realizadas a la documentación y formularios que se utilizan para el uso y mantenimiento de los vehículos. ni de los aditamentos o accesorios con que cuenta cada vehículo. Recomendación A la Contadora General 10. con la finalidad de que los vehículos adquiridos dejen de constar en las cuentas Maquinaria y Equipos y pasen a la cuenta “Vehículos” de la Municipalidad.

no hayan dispuesto la entrega – recepción de los vehículos a través de las respectivas actas a los chóferes custodios de los mismos. para lo cual se llenara en original y copia el “Acta Entrega-Recepción de vehículo (FORMA 1)”. . con los datos que allí se detallan…” El hecho de que la Directora Administrativa y el Guardalmacén.1. y la imposibilidad de establecer responsabilidades en caso de pérdidas o mala utilización de los mismos.Cuadro # 8 Vehículos sin acta de entrega -recepción: Incumpliendo lo dispuesto en el numeral 2.2. ocasiona que dichos bienes no se encuentren formalmente regulados. procederá a la entrega del vehículo. sobre la base de la autorización citada en el numeral 2. responsables de los vehículos livianos de la Municipalidad.3 del “Instructivo para normar el uso y mantenimiento de los vehículos del Municipio de Portoviejo” que en su parte pertinente señala: “…La Dirección Administrativa o su delegado.

Recomendación Al Jefe de Mantenimiento y Guardalmacén 11. se crearon los siguientes formularios. Registro con Información completa y confiable Para el control de las actividades de uso y mantenimiento de los vehículos de la Municipalidad. levantando para el efecto la respectiva acta en el formulario indicado en el Instructivo interno para el control de los vehículos municipales como FORMA 1. motivó que estos bienes no se encuentren formalmente controlados y resguardados por las personas responsables de esta labor.Conclusión La falta de elaboración de las actas de entrega-recepción correspondiente a los vehículos accesorios y herramientas de la Municipalidad para su debida asignación a los choferes. los mismos que se establecen en el “Instructivo para normar el uso y mantenimiento de los vehículos del Municipio de Portoviejo”: FORMA 1: “Acta Entrega-Recepción de Vehículo” FORMA 2: “Salvoconducto” FORMA 3: “Autorización de Movilización” FORMA 4: “Hoja de Ruta” FORMA 5: “Orden de Combustible” FORMA 6: “Resumen de Hoja de Ruta Semanal” FORMA 7: “Control Mensual de Combustible Y Kilometraje por Vehículo” FORMA 8: “Resumen Mensual de Combustible y Kilometraje” . Efectuarán los inventarios y controles respectivos y continuos. información que servirá para encargar formalmente a cada chofer la custodia y uso de los respectivos vehículos.

requerimiento. . sin embargo no se está cumpliendo con su uso. • Libro de Control “Registro de Entrada y Salida de Vehículos” (FORMA 14).-Algunos de los vehículos de la municipalidad no se encuentran asignados mediante este formulario. no presentan información en su mayoría y en la columna asignada con el título “Recibe” no existe información alguna.- Actualmente estos dos formularios no se utilizan debido a que la Jefatura de Mantenimiento no dispone de Stock.-No se está utilizando la bitácora para el control de entrada y salida de los vehículos.-Las columnas de tipo de insumo. número documento. • Control de Vehículos General (ANEXO 1). kilometraje entre otras. • Reporte Justificativo de Stock – Entrega de Insumos (FORMA 9 y 10). • Entrega Recepción Vehículos (FORMA 13).FORMA 9: “Reporte Justificativo de Stock” FORMA 10: “Entrega de Insumos – Mantenimiento Preventivo” FORMA 11: “Orden de Servicios” FORMA 12: “Reporte Mensual Justificativo de Ordenes de Servicio por Proveedor” FORMA 13: “Entrega Recepción Vehículos” FORMA 14: Libro de Control “Registro de Entrada y Salida de Vehículos” ANEXO 1: Control de Vehículos General ANEXO 2: Vehículos del Municipio de Portoviejo -Codificación Los formularios detallados anteriormente comenzaron a aplicarse desde 2008-03-26 y de la utilización de los mismos se presentaron las siguientes observaciones: • Acta de entrega-recepción de vehículo (FORMA 1).-Este formulario debe aplicarse en el cambio de turno de vehículos. Además no se ha diseñado el anexo 1 “Control de Vehículos General” en el que deberán consignarse los datos de la última revisión o reparación y el aviso de la fecha en que debe efectuarse el siguiente mantenimiento.

Obras Públicas y Dirección de Higiene y Aseo…” La falta de agilidad y aplicación del instructivo en lo que respecta a los formatos . Estas situaciones se presentan por la inobservancia de los servidores que administran los vehículos municipales y controlan el consumo de combustible (Jefe de Mantenimiento Vehículos y Jefe de Proveeduría). deberá llevar los siguientes formularios de registro: (…) b) Control de mantenimiento (. economía y transparencia en las operaciones. los formularios con el resumen mensual de combustible y kilometraje no son archivados por la Jefatura de Proveeduría en forma completa y ordenada ya que de los requerimientos realizados a dicha Jefatura mediante oficio POR2009UAIOFC0017 de 2009-02-19. Control y Determinación de Responsabilidades.4 literal f párrafo 4 que indica: “…proveeduría deberá archivar una copia de cada trámite y entregará a la Dirección Administrativa mensualmente el reporte de “RESUMEN MENSUAL DE COMBUSTIBLE Y KILOMETRAJE” de los tres grupos Proveeduría (Vehículos Livianos). POR2009UAIMEM0013 de 2009-03-03 .. sólo se nos facilitó una parte de los mismos..)”. de la Norma de Control Interno 21007 “Formularios y documentos” que dispone: “…Los formularios y documentos que utilicen las entidades públicas proporcionarán información completa y permitirán eficiencia.” El artículo 7. POR2009UAIMEM0014 de 2009-03-11 a fin de que se nos facilite información sobre el consumo de combustible correspondiente al período que abarca el presente examen. de los Vehículos del Sector Público y de las Entidades de Derecho Privado que disponen de Recursos Públicos. que indica: “…La unidad encargada de la administración de los vehículos. Mantenimiento. Movilización.-“Registros y Estadística” del Reglamento de Utilización... Y el numeral 10. para fines de control y mantenimiento.En la revisión realizada al consumo de combustible de los vehículos municipales.

ha originado que no se disponga de información completa sobre las condiciones en las cuales se encuentran los vehículos. accesorios combustibles y otros gastos que generen los vehículos municipales. Exigirá el uso y cumplimiento de los formularios establecidos en el “Instructivo para normar el uso y mantenimiento de los vehículos del Municipio de Portoviejo” asimismo considerar en dichos formularios todos los datos requeridos. reparación y mantenimiento de los Vehículos del Municipio de Portoviejo . situación que permitirá establecer un archivo histórico y contar con información necesaria para programar el plan de mantenimiento preventivo de los vehículos y maquinarias de la Municipalidad Al Jefe de Proveeduría . suministros. tampoco de una herramienta de control que permita efectuar cuadros estadísticos-comparativos y archivos históricos con información necesaria para realizar revisiones permanentes y oportunas sobre la adquisición de repuestos. Conclusión La falta de aplicación . Recomendación Al Jefe de Mantenimiento 12. utilización y archivo de los formatos detallados en el instructivo interno para normar el uso. 13. ha originado que no se disponga de información completa sobre las condiciones en las cuales se encuentran los vehículos y disponer de una adecuada herramienta de control que permita efectuar cuadros estadísticos-comparativos y archivos históricos con información necesaria para realizar revisiones permanentes y oportunas sobre el consumo de combustible. cumplimiento. datos importantes referentes a la última revisión o reparación y el aviso de la fecha en que debe efectuarse el siguiente mantenimiento. Incluirá en el Anexo 1 “Control de Vehículos General”.establecidos por la institución que se han detallado y no se aplican.

para consignar la información básica del trabajador…” . que permita a la administración. 14. Obras Públicas y Dirección de Higiene y Aseo. Entregará a la Dirección Administrativa mensualmente una copia del reporte de “Resumen Mensual de Combustible y Kilometraje de los tres grupos: proveeduría (Vehículos Livianos). desactualizada e incompleta En la revisión a la documentación que consta en las carpetas de los expedientes personales de los choferes municipales bajo custodia de la Dirección de Desarrollo Institucional y Humano. libreta militar. encontrándose que dichas carpetas no están actualizadas. título profesional. También se evidenció que no existe un archivo o expediente que contenga el historial laboral de estos servidores. Estas novedades se originan por el incumplimiento de la Norma de Control Interno 300-07 “Información Actualizada del Personal” que indica: “… En los expedientes individuales se consignarán la información de cada uno de los servidores con nombramiento o contratados. observando incluso copias de licencias con fecha de expiración que datan del año 1990. Información Personal de los Choferes municipales. se pudo constatar que no existen copias de los principales documentos como: cédula de identidad. Cada registro o expediente personal contendrá el historial de cada servidor. contar con información veraz y oportuna para la toma de decisiones. información que será entregada a la Dirección Corporativa . constatando existen nueve copias de licencia con fecha de expiración vigente de las sesenta carpetas revisadas. nombramiento de chofer. siendo responsabilidad de la unidad de personal o la que haga sus veces. licencia profesional. administrar los mismos. Administrativa y de Informática para los controles consiguientes y su publicación. definiendo su estructura. debiendo guardar una copia de cada trámite en el archivo de su unidad a fin de preparar cuadros estadísticos semestrales y anuales que permitan conocer sobre aumentos o disminuciones en el consumo del combustible de los automotores de la entidad.

.En forma previa a la posesión de un cargo sujeto a caución. la autoridad nominadora no podrá posesionarlo…” La falta de documentación e información actualizada impide contar con datos reales que permitan elaborar y preparar una adecuada toma de decisiones en los procesos de evaluación y control del recurso humano y precaución de los recursos públicos. particular que fue contestado mediante memorando POR09DDIMEM0590 de 2009-04-15.. certificando que ningún chofer se encuentra incluido en dicho listado. situación que acontece por la inobservancia de la Dirección de Desarrollo Institucional y Humano de las normativas establecidas al respecto. razón por la que se solicitó mediante memorando POR2009UAIMEM0020 de 2009-04-07 dirigida a la Dirección de Desarrollo Institucional y Humano se nos certifique si los chóferes están incluidos dentro del personal caucionado en la póliza de fidelidad No. no existe información alguna que determine que dichos servidores estén debidamente caucionados. 1001892 que se contrató con Seguros Colonial para cubrir la caución de los servidores municipales. por lo que tanto las Direcciones Administrativa y la de Desarrollo Institucional y Humano han incumplido con lo indicado en el artículo 9 del “Reglamento para Registro y Control de Cauciones” en la parte pertinente que dice: “.Además en las carpetas personales de los chóferes que tienen bajo su custodia y responsabilidad los vehículos municipales. Sin la certificación de que se ha cumplido este requisito. el servidor designado registrará la caución correspondiente en la Contraloría General del Estado. tampoco constan registrados en el listado de los servidores caucionados que remite la Municipalidad a la Dirección V de la Contraloría General.. originando que no se pueda conocer el historial laboral de cada uno de los chóferes que se encuentran en custodia de los vehículos y maquinarias de la Municipalidad.

El parqueadero municipal de vehículos y maquinaria pesada donde funciona también el taller de mecánica. cerramiento del terreno. repuestos y demás accesorios. en el cual deberá consignar la información laboral y personal como son la cédula de identidad. si bien cuenta con guardianía. Parqueadero Municipal de vehículos y maquinarias pesadas. Recomendación A la Directora de Desarrollo Institucional y Humano 15. nombramiento de chofer y título profesional. tampoco constan los nombres de estos servidores municipales en el registro de cauciones que la municipalidad envía a la Dirección V de la Contraloría General del Estado. De igual manera dispondrá se proceda a incluir a los choferes municipales en la póliza de fidelidad que cubre a los servidores municipales que tienen que prestar caución e incluirlos en el registro de cauciones que envía la municipalidad a la Dirección V de la Contraloría General para fines de control. contar con información actual y oportuna para los procesos de control y evaluación que esta dirección realice. libreta militar. carece de algunos servicios básicos como iluminación. con infraestructura incompleta. tampoco existen rampas que permitan el servicio de lavado y engrasado con la finalidad de economizar los gastos que ocasionan el mantenimiento y uso de los vehículos y maquinarias. así como una bodega con las debidas seguridades para resguardar las herramientas. lo que permitirá a la administración. Actualizará los expedientes personales de cada chofer municipal.Conclusión Los archivos que se mantienen en la Dirección de Desarrollo Institucional y Humano conteniendo información personal de los choferes municipales no cuentan con información actualizada ni completa. . licencia profesional.

no cuenta con iluminación.Estas novedades incumplen con lo establecido en la Norma de Control Interno 250-02 “Almacenamiento y Distribución” en la parte que indica: “…Los ambientes asignados para el funcionamiento de los almacenes o bodegas. estarán adecuadamente ubicados. manejo. repuestos y demás accesorios. dispuesto tanto por parte de la Directora Administrativa. Director de Planificación. seguridad. a fin de conservar su estado óptimo de funcionamiento y prolongar su vida útil…” Estas situaciones se han originado por no existir un plan operativo anual planificado para la conservación. ni un lugar adecuado y seguro donde se resguarden las herramientas. cerramiento del terreno. Obras Públicas y Medio Ambiente 16. engrasado y arreglo de llantas de los vehículos municipales. mantenimiento y control de los vehículos y maquinarias municipales. Coordinarán la preparación y ejecución de un proyecto de los terrenos . tampoco dispone de un espacio para el servicio de lavado. lo cual trae como consecuencia que este parqueadero y taller municipal no presente las debidas seguridades ni la infraestructura necesaria que permitan mejorar la calidad del servicio. contarán con instalaciones seguras y tendrán el espacio físico necesario…” Y la Norma de Control Interno 250-11 “Mantenimiento de Bienes de Larga Duración” en la parte que indica: “… La administración de la entidad velará en forma constante por el mantenimiento preventivo de los bienes de larga duración. carece de servicios básicos. Recomendación A la Directora Administrativa. Conclusión El parqueadero municipal de vehículos y maquinaria pesada donde funciona el taller de mecánica.

donde funciona el taller y parqueadero del municipio que incluya: iluminación. así como las instalaciones de taller de mecánica con un área para el arreglo de llantas y la construcción de rampas que permitan efectuar el servicio de lavado de los recolectores y demás vehículos pesados sin afectar el medio ambiente ni sectores aledaños. A la Directora Administrativa. Econ. una bodega con las debidas seguridades. Incluirá en el Plan Operativo Anual de su dirección. cerramiento adecuado. 17. el proyecto para la adecuación del taller y parqueadero municipal a fin de poner a consideración de las máximas autoridades su inclusión o no en el próximo presupuesto municipal. Julio Espinoza Andrade AUDITOR GENERAL .