REVISTA ESPANOLA DE FINANCIACIN Y CONTABILIDAD

Vol. XVI, n. 50
1986
pp. 433-438

1. DEFINICI~N
S Y OBJETIVOS

Adolfo Fraile
E N un sentido amplio, la auditora
operativa es una de las funcio-
nes clave de ayuda a la gestin
de una empresa, dado que incluye la
G~~~~~~ de la
de Consultora revisin de los resultados y efectos
y Sistemas de Arthur de las mltiples decisiones que se to-
Anderse'z y Cia man diariamente en una empresa y
su comparacin con los planes, pre-
supuestos o pautas acordados.
Los factores a evaluar en el traba-
jo de auditora operativa son todos
aquellos que tengan incidencia en la
gestin de la empresa, entre ellos:
1. Lo adecuado de la organiza-
cin.
2. La existencia de objetivos y
planes coherentes y realistas.
3 La existencia de polticas ade-
cuadas.
4. El cumplimiento de las polti-
cas establecidas.
5. La fiabilidad de los controles
establecidos.
6. La existencia de mtodos ho-
mogneos y actuales de operacin y
AUDITORIA la eficiencia de los mismos.
OPERATIVA (1) 7. La utilizacin adecuada de re-
cursos.

La evaluacin de todos estos fac-

tores debe ser organizada metodol-
gicamente y en etapas para poder lle-
var a cabo el trabajo de auditora
operativa. Esta evaluacin debe cons-
tar de tres etapas, encaminadas a de-
terminar:
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434 LA AuDIToRIA oPERnTIvA
1. Si esta definido el sistema a
auditar en cuanto a:
- Objetivos.
,I b
- Polticas.
- Organizacin.
- Informacin.
- controles.
- Procedimientos.
2. Si se cumple en la prctica el
sistema definido por la empresa, en
cuanto a:
- Polticas.
- Organizacin.
- Controles.
- Procedimientos.
3. Si las polticas, organizacin,
informes, controles y1procedimien-
tos reales y $vigenteson los. ms ade-
cuados para el cumplimiento da los
objetivos del, sistema, en relacin no
slo a la empresa, sino tambin a los
factores del entorno en que se desen-
vuelve y que tienen repercusion , so-
bre ella.
Esta evaluacin deber; incluir to-
dos aquellos elementos que se re-
fieren al proceso de decisin y no
al mero anlisis, de ,la informacin
administrativo-financiera. Con. esta
base, se deben incluir aspectos tales
como : condiciones del, sector, tecno-
logia aplicada, mercado consumidor,
competencia tcnico-comercial de la
empresa, servicio 91 .cliente, relacio-
nes ,con el personal, etc.
En resumen: ,Auditora operativa
es la evaluacin exhaustiva y cons-
colaboraciones
prof esionasaks
tructiva de la organizacin, objeti-
vos, planes, medios de operacin, in-
formacin disponible y utilizacin de
recursos humanos y fsicos de una
empresa o segmento de la misma.))
Al concluir una auditora operati-
va, la Direccin de la Empresa es-
pera que se den respuesta a las si-
guientes preguntas:
1. Cul es la situacin actual?
- Qu est bien.
- Qu est mal y por qu (cono-
cer las causas y no slo los
efectos).
2 . Qu importancia tienen esos
problemas para la empresa?
3. Cules son las sugerencias
para atacar las causas de los proble-
mas y en qu orden de prioridad?
4. Cul es el programa de accin
que se recomienda?
Con un anlisis en detalle, el pro-
ducto final se formalizar en un In-
forme 'de Auditora Operativa.
11. LA AUDITORAOPERATIVA
Y LA EMPRESA
Cmo detectar la necesidad
de efectuar una Auditoria
Operativa
Anteriormente se ha mencionado
que la auditora operativa no es sino
una de las funciones de la Direccin
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LA AUDITORIA OPERATIVA
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profesionales

de una einpresa, la de evaluar el re- opiniones. Esta cuantificacin no

sultado de cada una de las inltiples equivale a decir tantas pesetas. En
decisiones que se toman en la misma. general, las cuantificaciones suelen
Por tanto, siempre habra necesi- ser monetarias, pero habr otras que
dad de hacer una auditora operativa. se expresen en horas hombre, horas
Pero se debe aceptar que no puede mquina, nmero de horas de orde-
ser as en un sentido ilimitado. nador, nmero de programas, etc.
En general, los trabajos de audi-
tora operativa sern ms necesarios
en casos particulares, tales como: Aportacin de la azrditorin
operativa a los usuarios
1. Despus de instalar u n siste-
ma: La auditora operativa servira Los usuarios de los beneficios
como auditora postinstalacin. Con de la auditora operativa se pueden
ella se detectan problemas de insta- clasificar en:
lacin, aparicin de operaciones h- - Direccin generaI.
bridas, excepciones no previstas, fal- - Auditora interna.
ta de adecuacin de polticas, etc. - Usuarios del sistema.
2. Cuando se ~~equiere una eva-
luacin altai~zentetcnica de uiz rea Los beneficios que reciben cada
clave: Tal es el caso de analizar u11 uno de ellos incluyen, entre otros,
sistema de control. de pi-oduccin. los siguientes:
3. Cuando debe servir de base
para fijar prioridades en u n amplio 1. Direccin general
plan de sistenzas.
a ) ~Alisisobjetivo de reas ope-
4. Cuando se requiere una eva- rativas clave.
luacin rpida de determinadas reas b ) Evaluacin real de las causas
con problemas. de los problemas.
c ) Anlisis de la cuantificacin
Beneficios del personal integrado en cada rea.

Es evidente que todos estos servi- 2. Azrditoria interlza

cios deben reportar beneficios. Si no,
la Direccin de una empresa no es-
tara dispuesta a invertir en ellos. '
En principio, el trabajo debiera no .
slo dar beneficios, sino tambin
cuantificarlos: La Direccin debe ba-
sarse en hechos concretos y no en
a ) Conocinliento real de la em-
presa, la Direccin y sus problemas
operativos.
b) Hablar su mismo idioma.
c ) Trabajo en equipo con otros
esp,ecialistas.
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O colaboraciones
436 LA AUDITORIA OPERATIVA pirofesionsa8es
d ) Entrenamiento en detectar nunca se hayan auditado, o con qu
problemas con mentalidad de empre- frecuencia debern auditarse nueva-
sario. mente.
e ) Reafirmacin de su funcin En el caso de sistemas muy com-
obteniendo beneficios tangibles. plejos y/o diversificados, la Direc-
cin deb,er fijar cules son los sub-
sistemas especficos a auditar, ya que
13. Usuarios del sistema no se obtendrn buenos resultados
atacando el todo. Es el caso de los
a ) Detectar sus verdaderos pro- sistemas de pedidos, expediciones y
blemas y evaluar la marcha de su facturacin en empresas comercia-
seccin o rea. les, donde quiz convenga seguir
b) Definicin de problemas pro- todo el flujo, p'ero de un solo canal
pios y problemas causados por otros de distribucin. En otros casos, la
segmentos. Normalmente aparecen evaluacin debe prestar especial aten-
problemas heredados por ineficien- cin a un determinado tipo de con-
cia de otras reas. trol, como asegurar que el flujo de
produccin en la planta tenga un con-
c ) Colaboracin con las sugeren- trol seguro a travs de informacin
cias para modificar las polticas, or- contable.
ganizacin y/o procedimientos. Es importante que sea la Direc-
d ) Indirectamente permite que cin la que explique directamente a
sus proposiciones sean escuchadas los responsables usuarios los, objeti-
por la Direccin. vos del trabajo, la necesidad del mis-
mo y la forma en que los usuarios
pueden hacer uso efectivo de los ser-
Actitud con respecto n la auditoria vicios del auditor operativo. Si no,
operativa los usuarios ven al auditor operativo
1Actitud de la Direcci6n
como una carga y no como una ayu-
da. Ser imprescindible definir con
Para que el trabajo llegue a tener la Direccin los objetivos concretos,
xito es imprescindible la interven- el alcance y el enfoque a dar a cada
cin de la Direccin en las tres fa- auditora en particular. Una vez he-
ses del trabajo: definicin, desarro- cho esto, las decisiones adoptadas
llo e implantacin de las sugerencias. deben ser comunicadas oficialmente
a todas las personas involucradas.
1. Definicin: Normalmente es la
Direccin quien debe identificar las 2. Desarrollo: A medida que el
prioridades en cuanto a qu reas trabajo se desarrolla, la intervencin
evaluar primero, en el caso de que de la Direccin ser slo por excep-
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437
profesionales LA AUDITORIA OPERATIVA

ciil, ya sea para volver a definir el en gran medida de la estrategia que

enfoque o el alcance de la auditora se adopte para presentar la audito-
o para apoyar al grupo de trabajo ra a los usuarios afectados, por par-
en el caso de falta de colaboracin te tanto de la Direccin como del
de alguna persona afectada. Un pun- auditor operativo, y del tacto y con-
to importante a considerar es que el diciones personales del encargado del
auditor operativo debe reunirse pe- grupo de trabajo. Si ambos requisi-
ridicamente a lo largo del trabajo tos se logran satisfacer adecuada-
con la Direccin para revisar el gra- mente, es normal encontrar un buen
do de avance del mismo y poder efec- apoyo en el usuario, quien ve que el
tuar las aclaraciones y/o rectificacio-trabajo de auditora no pretende juz-
nes que fueran necesarias. Adems, garlo personalmente por algn error
estas reuniones permiten una rela- pasado, sino ayudarlo para que en el
cin que directa o indirectamente futuro su gestin sea ms eficiente.
aporta siempre puntos importantes Para lograr un buen resultado, es
a considerar en el trabajo. importante que los usuarios interven-
gan en el desarrollo del proyecto,
3. Implantacin de las strgerelz- aportando sus ideas sobre cules son
cias: Una vez analizadas y aprobadas los problems ms importantes des-
las conclusiones presentadas en el in- de su punto de vista, y de qu forma
forme de auditora, hay que llevar a podran solucionarse. Esta participa-
la prctica las sugerencias incluidas cin ser otro medio para lograr su
en el mismo. Esta fase es clave y debe inters. En especial, esta participa-
contar con el mximo apoyo por par- cin es muy positiva en la definicin
te de la Direccin, ya que sin ella el del programa de trabajo, en la acla-
trabajo fracasar al no lograr su racin de excepciones y en la prepa-
objetivo de implantacin de sugeren- racin de sugerencias.
cias. Adems, constituir un hecho
psicolgicameilte negativo para el Requisitos del grupo de trabajo
grupo que intervino en el proyecto, a cargo de la a~iditoria
dado que su trabajo dejara de ser operntiva
constructivo para transformarse slo
en crtica. El grupo de trabajo de auditora
operativa debera cumplir, como m-
Actitud del usuario nimo, dos requisitos:

En la prctica aparece una amplia 1. Tcnicos: Tener experiencia

gama de actitudes con referencia a empresarial y estar realmente sin-
la reaccin del responsable del sector tiendo o viviendo el negocio, ade-
auditado. Dicha reaccin depender ms de los conocimientos especficos
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O colaboraciones
LA AUDITORIA OPERATIVA profesionales

requeridos, segn sea el tipo de tra- nos I~umanosque se desarrollan al-

bajo. El verdadero logro es conseguir rededor del trabajo.
clue cada paso de su actuacin sea En resumen, el enfoque del grupo
guiado con un enfoque de negocios. de auditora operativa d'ebe ser el de
dar un verdadero servicio y solucio-
2. Personales: Tener la madurez nes, no pretendiendo solamente en-
necesaria no slo para dirigir el gru- contrar aspectos o ireas con proble-
po de trabajo, sino tambin para in- mas, para dejar sin analizar su po-
terpretar positivamente los fenme- sible forma de solucin.