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PHC Partners Guide

ndice

1 - Nombres de Tablas (ms usuales) ............................ 4


2 - Datos generales .......................................................... 4
3 - Parmetros .................................................................. 4
4 - Instalacin y Mantenimiento...................................... 5
5 Crear usuarios y definir sus accesos y contrasea .. 9
6 - Tablas de IVA e Recargo .......................................... 17
7 - Los botones generales de las barras de
herramientas.............................................................. 19
8 - Cambiar la numeracin en documentos ................. 25
9 - Utilizar Descuentos .................................................. 26
10 - Configurar comisiones........................................... 28
11 - Configurar almacenes y documentos ................... 29
12 - Diccionario de datos (nombre de Tablas y campos)
................................................................................... 32
13 - Cmo crear un campo nuevo en una tabla........... 34
14 - Cmo crear Reglas de usuario .............................. 40
15 - Consejos tiles (buscar e introducir datos) .......... 42
16 - Acceso rpido (para pantallas) .............................. 46
17 - Desfragmentar Tablas............................................ 48
18 - Anlisis Dimensional del Sistema.......................... 48
19 - Anlisis interno ...................................................... 49
20 - Acceso 10 ............................................................... 50

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21 - Formato terminal (acceso remoto) ........................ 52
22 - Duplicar e importar IDUs ....................................... 55
23 - Pasar informacin entre Bases de Datos
(Templates) ................................................................ 61
24 - Importar datos (Configuracin de ficheros
externos) .................................................................... 68
25 - Importar datos (Tecla de usuario) ......................... 78
26 - Backup automtico (sin SQL Management Studio)
................................................................................... 81
27 Ficheros locales ..................................................... 87
28 - Ayuda interna (CTRL+F10) ..................................... 89
29 EXEV (versin PHC) ................................................ 97
30 - Wikis........................................................................ 98
31 Fichas ...................................................................114
32 - Traducciones ........................................................119
33 Panel Central (opciones de navegacin).............126
34 - Bsquedas rpidas ...............................................133
35 Conexiones entre Tablas ....................................135
36 PHC con X64 ........................................................137
37 - Atajos ....................................................................155

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1 - Nombres de Tablas (ms usuales)
CL Clientes
FL Proveedores
FT Facturacin
FI Lneas de Facturacin
BO Documentos internos
BI Lneas de Documentos internos
ST Stocks y Servicios
FO Compras
FN Lneas de Compras
PN Productos vendidos
RE Recibos de Clientes
RL Lneas de Recibos de Clientes
PO Pagos a proveedores
PL Lneas de Pagos a proveedores
PA Pedidos de Asistencia
MH Intervenciones
SN Instalaciones
MA Equipamientos
EM Contactos
VI Visitas
AG Entidades

Para buscar los nombres de las tablas, basta acceder a la opcin


Supervisor Tratamiento de Base de Datos Diccionario de datos,
dnde se puede ver cada tabla y sus datos. Otra manera es en la
pantalla escogida, acceder a la opcin Opciones Diversas y en
Opciones con la pantalla elegir Diccionario de datos.

2 - Datos generales
Cmo activar el Navegador (todas gamas) y el Panel Central (slo con
Advanced o Enterprise):
Sistema Abrir / Cerrar el Navegador
Sistema - Abrir / Cerrar el Panel Central

3 - Parmetros
Esta opcin (Sistema Parmetros) permite definir la forma de trabajo
en el PHC, o sea, es aqu que se puede hacer la configuracin de
opciones cmo:

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Parmetros generales
Ejemplo: Nombre empresa, es el nombre de la empresa que se puede
ver en la barra del sistema.

Parmetros de funcionamiento especfico


Ejemplo: Nunca permite stocks negativos en los documentos de
facturacin

Existen Parmetros que obligan a cerrar la aplicacin y volver a entrar,


como por ejemplo:
No permite visualizar componentes en lneas de documentos (Tiene
que reiniciar la aplicacin)

Existen Parmetros ms complejos, como por ejemplo Utiliza Lotes


(reinstalar triggers)
Para usarlos es necesario reinstalar los triggers con la opcin
Instalacin y Mantenimiento.

4 - Instalacin y Mantenimiento
Esta opcin es dnde se puede hacer el mantenimiento de las tablas,
pero que tiene otras funciones.
La rutina de Instalacin y Mantenimiento sirve para:
en la Base de Datos y tambin se puede ejecutarla de dos maneras:
-hacer el mantenimiento de una base de datos, preparndola para
funcionar con PHC
-corregir errores que existan en las tablas de la aplicacin (por ejemplo
reconstruir un tabla)
-reconstruir los triggers, por ejemplo para activar correctamente los
parmetros (algunos)
-exportar y importar tablas entre bases de datos
-instalar la tabla de accesos para los usuarios y grupos de usuarios
-etc.

Para acceder directamente a esta opcin se va a Supervisor


Tratamiento de Base de Datos Instalacin y Mantenimiento.

Consejo: Cuando se accede a la pantalla de Instalacin y


Mantenimiento, la aplicacin va a cerrar automticamente todas
pantallas que estn abiertas.

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Para escoger una tabla (1) se puede hacer clic en el cuadrado
izquierda del nombre (en este ejemplo se ha escogido la tabla de
Clientes CL). Para buscar la tabla se puede utilizar las lupas (3) y
escribir el nombre completo (por ejemplo Clientes) o buscarla con el
nombre de PHC, por ejemplo .CL.

Otra manera de escoger tablas es la opcin (2), que permite escoger


por ejemplo todas las tablas o slo los IDUs.
Las operaciones estn la derecha (4) y permiten hacer los
mantenimientos, como por ejemplo reinstalar los triggers, reconstruir

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los ndices, etc. Tambin se puede utilizar esta herramienta para
exportar e importar tablas, como es en el ejemplo arriba.

En el rea (5) se define lo que se quiere hacer, o sea, hacer la


instalacin de ficheros (para las tablas elegidas y con las opciones de
la derecha (4), instalar las opciones de acceso (crear todos los accesos
en el PHC) o por ejemplo crear las opciones para trabajar con idiomas.

La otra manera de ejecutar la rutina de Instalacin e Mantenimiento es


con el Asistente de Instalacin y Mantenimiento, que tambin est
disponible en el Men Supervisor Tratamiento de Base de Datos.

Eses asistente tambin es ejecutado (automticamente) al entrar en la


aplicacin, por ejemplo despus de cambiar el ejecutable o la versin
de software.

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Con este asistente es ms sencillo escoger las opciones, si el usuario
(Administrador de sistema) va a hacer un upgrade o si va a cambiar el
ejecutable (para un ejecutable que sea ms reciente).

Cuando se hace eso, el asistente permite definir las opciones que se


deben escoger, identificando cuales las opciones que se debe pinchar.

La idea es que pueda hacer las mismas operaciones de mantenimiento,


pero con un interface que sea ms sencillo y que tenga las opciones
organizadas en pasos, para que el usuario pueda definir las opciones
correctas.

Cada paso del asistente tiene informacin sobre las opciones que se
pueden escoger.

En este ejemplo se hace el mantenimiento para un upgrade de versin.

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5 Crear usuarios y definir sus accesos y contrasea
Para trabajar con el PHC es necesario crear los usuarios y definir sus
accesos.

Para crear un usuario, basta acceder a las Opciones diversas en la


Tabla de usuarios e escoger la opcin Criar usuario en el SQL Server.

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En este ejemplo se va a crear un usuario Normal (no es Administrador
de sistema), para eso es necesario definir que el usuario tiene accesos
de DATAREADER e de DATAWRITER.

Podr definir en esta pantalla una Contrasea para el usuario y que


despus podr ser cambiada.

Si el usuario es un Administrador de sistema y va a tener acceso a


todo, basta pinchar en la opcin ADMIN, para que quede registrado
como System Administrator.

Para terminar es necesario pinchar en Aadir Login y despus definir


los Accesos del usuario.

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En el men Sistema existe la opcin Usuarios y tambin la opcin
Grupos de usuarios, dnde es posible agrupar los usuarios y definir los
programas para usar en el PHC.

En la ficha de usuario existe un botn para definir sus accesos.

Los accesos estn organizados por temas

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Para cada mdulo PHC (Gestin, CRM, Soporte) existen varios
accesos para definir, por ejemplo para el Gestin existen los accesos
de Doc. de Facturacin, Proveedores, Stocks y Servicios, Anticipos, etc.
y para opcin es necesario definir sus accesos: Introducir, Borrar,
Alterar, Consultar, Imprimir, Supervisin, etc.

Las otras opciones (a la derecha) permiten ver los accesos:

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Con la opcin Men se puede (ver ejemplo anterior) se puede hacerlo
para todas las opciones:

Con las ltimas opciones se puede retirar o conceder Todos los


accesos PHC.

Tambin es posible definir los accesos por mdulo, haciendo clic


derecho en el ratn (cuando se est escogiendo un mdulo):

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Estas opciones son para definir los accesos dentro de cada mdulo,
pero que en la ficha de Grupos de usuario es posible definir qu
programas se va a utilizar:

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Cambiar la Contrasea

Para alterar una contrasea de un usuario es necesario hacerlo en el


Servidor, o sea, accediendo al men Sistema y escogiendo la opcin
Cambiar Contrasea.

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Para terminar basta pinchar en la opcin Cambiar Contrasea.

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Si desea crear un usuario que no tenga contrasea, basta pinchar esta
opcin y el sistema va a crear una contrasea con el valor NULL.

6 - Tablas de IVA e Recargo

Para definir las Tablas de IVA y las tasas del Recargo se debe acceder a
Tablas Tasas de IVA. En esta pantalla estn disponibles 9 registros
para definir las variables: Tabla de IVA, Tasa de IVA e Tasa de Recargo.

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Despus de definir la tasa es necesario cerrar el programa y volver a
entrar, para asumir las nuevas tasas.

Esta opcin slo est disponible desde la versin 2010. Para definir las
tasas de IVA en versiones anteriores, es necesario hacerlo en los
Parmetros de Facturacin, Compras o Stocks. Con las versiones
anteriores no es posible definir tasas de Recargo.

Para utilizar el Recargo de IVA por ejemplo en la Facturacin, es


necesario definir si en la ficha de cada Cliente si tiene o no Recargo de
IVA.

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7 - Los botones generales de las barras de
herramientas

Este botn permite hacer bsquedas en una tabla. Existen 2


maneras de utilizarlo. Haciendo clic directamente sobre el botn o
escogiendo la seta negra a la derecha.

Si se hace clic en este botn, se presenta una pantalla con opciones


para buscar registros:

Con las opciones Bsqueda

Para hacer una bsqueda de todos los registros que han sido alterados
o introducidos en los X ltimos das se puede utilizar la opcin 1.

Con la opcin 2 es posible usar un filtro para la bsqueda, o sea,


definir varias condiciones para varios campos de la tabla. El filtro
queda grabado en la base de datos.

Con la opcin 3 se puede definir algunas condiciones para hacer la


bsqueda.

Para terminar es siempre necesario hacer clic en la opcin Mostrar una


lista de registros en las condiciones definidas.

Es an posible definir el formato del listado (qu columnas y cul la


ordenacin). Para eso se utiliza una herramienta de la Framework PHC
(listas rpidas de usuario para pantallas) y despus se puede escoger
ese listado con la opcin Lista.

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Con las opciones Bsqueda avanzada

Basta introducir el campo que quiere (1) o buscarlo en el listado de


campos (2) y despus definir la operacin (3) e introducir el Valor.

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Para terminar se hace clic en Mostrar una lista de registros en las
condiciones definidas.

Si se hace clic en la seta negra, se presentan estas opciones de


bsqueda:

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Aqu se puede por ejemplo buscar los ltimos 5 registros alterados o
hacer una bsqueda con filtro o an utilizar la lista de los ltimos
registros accedidos (ver imagen).

Permite introducir un nuevo registro en la tabla.

Permite duplicar el registro.

Permite borrar el registro.

A veces el PHC puede no borrar el registro, si por ejemplo se quiere


borrar un artculo que ya tiene movimientos o un cliente / proveedor
que ya tiene registros. Entonces se presenta una pantalla cmo esta:

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Esta opcin permite acceder a un men con muchas opciones y
sub-opciones

Todas las opciones con una seta negra a la derecha son mens con
ms opciones.

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Crear un listado definido. Es aqu que un usuario puede crear un
listado, por ejemplo un listado de Facturas o un listado de clientes.

Teclas de usuario. Slo existe se hay teclas creadas para esta


pantalla.

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Explorador de Datos. Herramienta para crear listados en Run-Time
que se puede o no grabar. Permite navegar para los registros
encontrados y crear filtros que se basan en otras tablas.

Permite actualizar la pantalla.

Este es el botn de la lista de seleccin, o sea, permite ver la lista


de registros de la ltima bsqueda.

Botones para navegar entre nos registros buscados.

Permite acceder a la ayuda del PHC.

Permite cerrar la pantalla pero dejar la misma en memoria (ms


rpido para abrir).

8 - Cambiar la numeracin en documentos


En la aplicacin es posible definir con que nmero se quiere empezar
al registrar el primero documento de facturacin (por ejemplo Factura)
o el primero documento interno (por ejemplo Pedido de Cliente).

Esta opcin permite tambin cambiar el nmero al pasar de un ao


para otro, o sea, s la ltima Factura en 2008 tiene el nmero 235 y si
la primero Factura en 2009 debe ter el nmero 1, es necesario hacer
esta configuracin para permitir definir el nuevo nmero.

Es posible cambiar eso en la configuracin de los documentos:


Tablas Gestin Configurar Documentos de Facturacin
Tablas Gestin Configurar Documentos internos

Basta activar la opcin en las configuraciones de los documentos:

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Al activar la opcin ya es posible cambiar el nmero de la prxima de
las Facturas que se va a introducir.

9 - Utilizar Descuentos
Para utilizar los descuentos en los Documentos de Facturacin,
Documentos internos e en las Compras, es necesario configurarlo:

Para Documentos internos basta acceder a su configuracin,


pinchando el botn derecho del ratn en el nombre del Documentos
interno o accediendo en Tablas Gestin Configuracin de
Documentos internos, y en la pgina Configuracin introducir un
nmero de descuentos (de 0 a 6) en Utiliza descuentos en las lneas

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Para los Documentos de Facturacin y para Documentos de Compras,
se va a acceder a Sistema Parmetros y en Facturacin (o Compras) se
rellena un nmero en el Parmetro Nmero de Descuento en las lneas
de Documentos de Facturacin o Nmero de Descuento en las lneas
de Documentos de Compras.

Despus de rellenar el Parmetro es necesario cerrar la aplicacin y


volver a entrar.

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10 - Configurar comisiones
Para trabajar con comisiones es necesario configurar la aplicacin. Los
pasos ms importantes son la configuracin en los Documentos de
Facturacin, Las Tablas de comisiones e la forma de clculo.

Para poder trabajar con comisiones es importante configurar los


documentos de facturacin, o sea, decir en cada Tipo de documento si
utiliza o no utiliza las Tabla de Productos Vendidos (indispensable para
trabajar con comisiones).

Este es el ejemplo para la Factura, se debe hacer el mismo para todos


los documentos que sean importantes.
Con esta configuracin activa, es creado un registro por cada lnea del
Documento de Facturacin en la Tabla de Productos vendidos

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(accesible en Gestin Otras opciones de Stocks Productos
vendidos).

Otro paso importante es definir la manera cmo la aplicacin va a


calcular las comisiones, definindose esta informacin con el
Parmetro Calcula comisiones sobre el valor de la venta (rentab.
Bruta). Con este parmetro activo no calcula las comisiones sobre los
importes de Facturacin, pero s sobre Ventas-Costes.

Tambin se puede configurar el parmetro Calcula comisiones en


funcin de los valores recibidos, o sea, slo se hace el pago al
vendedor si el cliente ya ha pagado la(s) Factura(s).

En Gestin Vendedores Tablas de Comisiones es posible definir las


tasas de comisin para todos los vendedores. Este tema est explicado
en el manual de la aplicacin.

11 - Configurar almacenes y documentos


Para trabajar con los almacenes en el mdulo Gestin, POS o Logstica,
es necesario definir los almacenes y configurar los documentos con
sus cdigos para hacer los movimientos.

Para definir los almacenes basta acceder a Tablas Gestin Nombres


de almacenes y crear un registro nuevo para cada almacn, como en
este ejemplo:

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Si el usuario posee el mdulo de TPV (POS) puede tambin definir el
nombre de la tienda, ya que cada tienda es un almacn distinto,
permitiendo as controlar el stock por cada tienda.

Tras definir los almacenes es necesario crear los cdigos de


movimientos de stock (la base de datos ya tiene cdigos configurados
y el usuario puede aadir nuevos), y an configurar todos los
documentos que van a hacer movimientos de stock, sea de entrada o
de salida (el usuario debe confirmar si los documentos ya creados
estn correctos o si quiere cambiar la manera de hacer los
movimientos).

Los movimientos de stock se pueden hacer de maneras distintas: El


usuario puede introducir un documento de Facturacin (Venta), como
por ejemplo Facturas, Abonos, Venta contado, etc.; tambin se puede
utilizar los documentos de Compras, como por ejemplo el documento
V/Factura o V/Abono; otra manera an son los Documentos internos
que se pueden configurar para bases de datos distintas como por
ejemplo Clientes, Entidades o Proveedores; la otra manera es introducir
un movimiento directo en el fichero de Movimientos de Stocks.

Para utilizar cualquier tipo de documento o movimiento, es necesario


hacer 2 cosas: definir los tipos de movimientos de stock que se pueden
utilizar y configurar los documentos con eses cdigos.

Cdigos de movimientos de stock


En esta tabla estn definidos los cdigos para hacer movimientos de
stock y que se deben configurar despus en los documentos. Los
cdigos pueden ser definidos como cdigos de Entrada de Stock o
cdigos de Salida de Stock.

En este el ejemplo se ha definido un cdigo para la Factura (Ventas):

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El paso siguiente es la definicin de los documentos, se puede hacerlo
pinchando el botn derecho del ratn en el nombre del documento o
accediendo al men Tablas Gestin e escoger por ejemplo Configurar
Documentos internos.

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En el documento basta pinchar en Mueve stocks y escoger el cdigo
de movimiento a la derecha.

12 - Diccionario de datos (nombre de Tablas y


campos)

Para saber un nombre de una tabla o de un campo, se va puede


hacerlo de 2 maneras

Supervisor Tratamiento de Bases de datos Diccionario de datos

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En la izquierda estn las tablas (ahora CL = Clientes) y a la derecha sus
campos, con todas la informacin importante (tipo, tamao,
nombre.)

Para hacer una bsqueda basta hacer clic en la lupa (1) y escribir el
nombre de la tabla.
Por ejemplo: Clientes o el nombre REAL de la tabla, por ejemplo: .ST
(que es la tabla de Stocks y Servicios)

La otra manera de acceder al Diccionario de datos es directamente en


la tabla en las Opciones diversas o con el botn derecho del ratn en la
pantalla (en este ejemplo Stocks y Servicios):

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Ahora basta hacer clic en Diccionario de Datos

13 - Cmo crear un campo nuevo en una tabla


Crear el campo
Supervisor Framework PH C Campos de usuario

1=Nombre de la tabla
2=Nombre del campo (hasta 8 caracteres), es el nombre Real en la
tabla

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3=Ttulo para el campo
4=Destino, si es un campo fsico o virtual
5= Tipo de campo (Memo, Fecha, Character, Logic, Numeric)
6=Tamao del campo

Para terminar es necesario hacer clic en INSTALAR. No debe existir


ningn otro usuario dentro del PHC.

Introducir el campo en la Pantalla

Entrar en la pantalla e escoger la opcin para Crear o Modificar una


personalizacin

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Escoger el botn e hacer clic en la pantalla para inserir el objeto.
Despus vamos a cambiar las propiedades del objeto, haciendo clic
derecho en el objeto.

y escoger la opcin Propiedades y despus la propiedad Variable de


Objeto y hacer clic en el botn 1.

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En la pantalla siguiente (Diccionario de datos) se puede escoger el
campo de la tabla (CL = Clientes)

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Y basta hacer clic en OK para terminar. As se vuelve a la pantalla para
confirmar el nuevo campo:

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Ahora tambin vamos a inserir un Texto (con el botn )
Despus de clicar en un local de la pantalla, para introducir el objeto
de tipo TEXTO, se debe acceder a las propiedades e escoger la
propiedad Texto (1).

El paso siguiente es escribir el texto en el campo arriba (2).


Y as ya tenemos el campo con su texto en la tabla de clientes. Basta
hacer grabar y salir para volver a la pantalla de clientes.

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14 - Cmo crear Reglas de usuario

Para acceder a las Reglas se va a Supervisor Framework PHC Reglas


de usurio.

Una Regla puede hacer muchas cosas, pero que la idea base es esta: no
permitir que sea posible grabar un registro en una tabla si hay
condiciones que no estn correctas.

Para crear la regla se puede utilizar el asistente o introducir la


informacin directamente. Para hacerlo es necesario primero identificar
la tabla (por ejemplo ST = Stocks y Servicios o CL = Clientes) en el
campos Tabla (1). Despus se puede introducir una descripcin de la
Regla (2) que debe ser la idea base del propsito. En el campo
Expresin Xbase (3) se va a poner la condicin, como se puede
observar en el ejemplo siguiente. El campo (4) es para volver un
mensaje al usuario, o sea la razn de no grabar o no borrar el registro.

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Para terminar existe el grado de fatalidad de la regla, que permite
definir 4 maneras de trabajar con una regla:
No deja grabar el registro; Deja grabar el registro pero va a mostrar el
mensaje; do deja borrar el registro; deja borrar el registro pero va a
mostrar el mensaje.

Normalmente una regla debe volver True o False (Expresin Xbase),


pero que su programacin puede ser diferente si la regla tiene un clic
en La expresin es un programa.

El ejemplo siguiente es una Regla con programacin (La expresin es


un programa) y hay una variable que va a volver el True o False. Para
saber si la variable debe ser True o False es necesario saber si las
condiciones son verdaderas o no.

Para saber los datos para esto es necesario consultar el Diccionario de


Datos, dnde se pueden consultar los nombres de las Tablas e de los
campos.

41
15 - Consejos tiles (buscar e introducir datos)

Para buscar un Cliente / Proveedor en un documento (Facturacin,


Documentos internos, Recibos, Pagos) se puede hacerlo de varias
formas:

Introduciendo el Nombre de Cliente y el PHC hace la bsqueda


incremental.

Al introducir una letra el PHC busca el primero registro comenzado por


esa(s) letra(s)

Otra manera es introducir en nmero de cliente, pero con 0 (cero)


antes.

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Ejemplo: 023. As al pasar para otro campo el nmero es sustituido por
el nombre de cliente.

Otra manera an es utilizar la Abreviatura de cliente. En la ficha de


cliente se puede introducir una Abreviatura, as despus se puede
introducir la misma (con un . antes) e al pasar para otro campo la
abreviatura es sustituida por el nombre de cliente.

Otra posibilidad es hacer clic en el botn .

As se puede escoger un cliente del listado presentado.

Para terminar basta hacer clic en OK.

Cmo introducir un artculo en un documento (en las lneas)

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La primera manera es la bsqueda incremental, o sea, basta escribir 1
o 2 letras y el PHC hace una busca y vuelve el primero artculos con
es(s) letra(s).

Otra manera de hacer una bsqueda es utilizar el botn derecho del


ratn en el campos Referencia o escribir un en el campo Referencia.
De esta forma se va a acceder a la pantalla de bsqueda de artculos,
dnde es posible hacer varias bsquedas e escoger varios artculos al
mismo tiempo.

En esta pantalla se puede definir una o varias condiciones de bsqueda


(1), despus se va a hacer clic en la Lupa (ejecutar bsqueda). Los
registros se presentan abajo (2) y ah se puede escoger un o varios
artculos para introducir en el documento.

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Al hacer clic en la opcin (3) se puede observar ms opciones para
hacer la bsqueda.

45
Despus de escoger los artculos se debe hacer clic en Elegir.

16 - Acceso rpido (para pantallas)


Existen algunas opciones en las pantallas para permitir acceder de
forma rpida a las mismas, sea abrindolas automticamente o
creando atajos. Estas opciones se acceden con el men Opciones
Diversas.

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Dependiendo de la gama del software PHC (si es Corporate, Advanced
o Enterprise) existen muchas opciones para cada pantalla.
Por ejemplo, con la opcin Poner esta pantalla en el arranque, cuando
este usuario entra en la aplicacin, ya tiene la pantalla de Clientes
abierta.

Con la opcin Poner esta Pantalla en la barra de herramienta (ya est


activa en este ejemplo) puede acceder a un botn de Clientes en la
barra de herramientas PHC.

Para Retirar una pantalla del arranque o de una Barra de herramientas,


basta utilizar las opciones Retirar.

Al activar el navegador PHC, se puede definir una opcin que permite


introducir un nuevo registro en una tabla (por ejemplo Clientes)
directamente en el Navegador.

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17 - Desfragmentar Tablas
Si una Base de datos est muy grande, es porque puede tener las
tablas fragmentadas. Entonces debe utilizar una herramienta para
tratar las tablas:

Supervisor Tratamiento de Base de Datos Desfragmentar Tablas


principales.

Esta rutina pode quedar algn tiempo y slo se debe ejecutar si no hay
ms ninguna otra persona dentro de la aplicacin.

Tras terminar este proceso es necesario ir al SQL Server y hacer el


Shrink (Reducir) de la base de datos. Esta opcin est disponible al
pinchar el botn derecho del ratn en el nombre de la base de datos e
escoger la opcin Tasks (Tareas). Basta elegir la opcin Database
(Base de Datos) y hacer clic en OK.

18 - Anlisis Dimensional del Sistema


Permite ver la dimensin de la Base de Datos (entre fechas), por
ejemplo:

Nombre de la Base de Datos; Usuarios registrados;


N documentos de facturacin, n de documentos internos, n de
Compras; etc.

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19 - Anlisis interno
Esta opcin es muy importante porque permite ver los erros en la
aplicacin. Este ejemplo es un error de Login, o sea, el usuario hay
introducido la contrasea errada.

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El botn Datos permite ver los errores con ms informacin.

20 - Acceso 10
Con esta opcin es posible analizar el contenido de la ficha. Para es
necesario definir el tipo de ficha.

50
Despus de entrar ya es posible acceder a las opciones de los mens.

Status de ficha permite ver datos importantes de la ficha, como por


ejemplo:

-Los mdulos autorizados


-Cuantos usuarios autorizados existen para cada mdulo
-Cul es el cdigo de ficha actual

51
Actualizao de Cdigo sirve para actualizar la ficha con un nuevo
cdigo, por ejemplo para aadir ms usuarios en los mdulos PHC.
Anlise interna como en las otras aplicaciones PHC, permite ver los
errores en el programa.

21 - Formato terminal (acceso remoto)


Esta opcin, que permite retirar pequeos pormenores de la aplicacin,
permite hacer ms rpida la utilizacin del software, una vez que, por
ejemplo, retira todos los efectos visuales de modo que reduzca la
utilizacin de la placa grfica. As por ejemplo, no hace el efecto de
fade en la pantalla de login, no muestra mensajes temporales ni wait
windows para las pantallas y no coloca imgenes de fondo, no muestra
tooltips a excepcin de los de la toolbar de las pantallas de edicin,
etc

Primero es necesario acceder a la opcin en Sistema Mantenimiento


personalizado y pinchar en Poner en formato Terminal.

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Para el programa asumir las alteraciones, es necesario cerrar la
aplicacin y volver a entrar. Al entrar en la aplicacin en este formato
se activa automticamente el modo de Ligacin Remota.

Despus de activar esta opcin ya es posible acceder a la aplicacin en


formato terminal.

53
Las pantallas de la aplicacin quedan diferentes, como por ejemplo la
pantalla Login en la imagen siguiente.

54
De esta manera es posible trabajar ms rpidamente dentro de la
aplicacin. Para volver al formato normal es necesario volver a la
pantalla de Mantenimiento personalizado y pichar en Retirar de
formato Terminal.

22 - Duplicar e importar IDUs


Las IDUs (Impresiones Definidas de Usuario) son una herramienta
importante, porque permiten dibujar todas las impresiones necesarias
para trabajar en PHC, sea impresiones de documentos o de ficha
individuales. Con la aplicacin es posible utilizar una impresin ya
creada e pasarla para otra rea (en los documentos), o sea, si la
impresin ya existe entonces se puede aprovecharla para otro
documento.

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La primera manera de hacerlo es Duplicar un IDU que ya existe.
Para duplicar un IDU basta pinchar el botn derecho del ratn en el
botn Imprimir, por ejemplo en la pantalla de Documentos internos o
Documentos de Facturacin y as se accede a la pantalla de
Impresiones.

Esta pantalla permite muchas configuraciones y permite tambin


pinchar en Duplicar, para crear una nueva IDU para otro Documento.
Despus de pinchar en Duplicar, ya es posible definir para que
Documento de destino se quiera crear la nueva impresin.

56
Despus de definir el documento de destino (en este ejemplo es un
documento para T.P.V.) ya se puede gravar la nueva impresin y definir
el nombre para l.

Para utilizar esta opcin es importante saber que la duplicacin slo


funciona para el mismo tipo de documento, o sea, no se puede
duplicar una IDU de Documentos internos para Documentos de
Facturacin o para Compras. Slo se puede hacerlo entre Documentos
internos (por ejemplo de un Presupuesto para un Pedido de Cliente) o

57
entre Documentos de Facturacin (por ejemplo de una Factura para un
Abono).

Otra manera es Exportar e Importar las IDUs, con una gran ventaja:
Se puede hacerlo entre Bases de Datos.
Para Exportar o Importar una IDU, es necesario entrar en el Dibujo, o
sea, pinchando en la opcin

cuando se est en la opcin para las impresiones.


De esta manera ya se tiene acceso al Dibujo de la IDU, dnde existe
arriba el men SISTEMA:

Despus de pinchar en Exportar se presenta una pantalla para definir


la carpeta para exportacin, el nombre de fichero (queda gravado con
la extensin IDU2) y que permite definir los objetos para exportar.

58
Basta pinchar en Exportar para grabar el fichero en la carpeta elegida.
Si ya existe un fichero con este nombre hay un mensaje con un aviso.

Despus de confirmar la exportacin ya se puede ir a otro tipo de


documento o cambiar para otra Base de Datos para importar la IDU
exportada.

Ahora, en el Men Sistema, vamos a escoger la opcin Importar.

59
Si el IDU dnde estamos ya tiene Objetos, Textos, Imgenes, etc., es
necesario definir si vamos mismo importar y perder todos los datos o
si vamos cancelar para crear despus una nueva impresin (otro IDU).

Para importar un IDU basta elegir el fichero y la carpeta y definir si


vamos a importar todos los objetos o slo algunos (campos, imgenes,
textos, etc.).

Para terminar basta pinchar en importar.

60
El ltimo paso es hacer Grabar en el IDU y la impresin queda
grabada en el sistema.

23 - Pasar informacin entre Bases de Datos


(Templates)
Existe una herramienta importante para pasar todo tipo de informacin
de una Base de Datos para otra Base de Datos: Los Templates.

Un Template es una funcionalidad que permite crear un local dnde se


puede guardar todos los tipos de registros de la aplicacin, sean
informaciones de la Framework, como por ejemplo, Reglas de usuario,
Pantallas de usuario, Instrucciones internas, etc., cmo tambin
registros de la aplicacin, o sea, una Factura, un mensaje, un cliente,
un contacto, etc.

Los Templates estn en Supervisor Templates de Software

61
El funcionamiento es muy sencillo. Despus de crear un Template
nuevo, basta acceder a una pantalla cualquier en el PHC y aadir ese
registro al Template.

Para hacer esto, despus de crear un registro nuevo en la tabla de


Templates, es activar la opcin Modo de Configuracin Avanzada en
el men Sistema, para que sea posible aadir registros a un Template.

62
Ahora ya se puede acceder a las Opciones Diversas e escoger Guardar
este registro en un Template.

63
En este ejemplo estamos a guardar un Valor por Defecto, pero que
podramos guardar un Cliente, una Factura, una Pantalla u otro
registro.

El paso siguiente es definir en cual Template se va a grabar.

Ahora ya se puede consultar los registros de este Template pinchando


en .

64
En esta pantalla del Template es posible Borrar Registros o Aplicar
Registros, o sea, no aplicar Todo el Template pero que slo un registro
elegido.

El paso siguiente es Exportar el Template, o sea, grabarlo en una


Carpeta, pinchando en .

65
Despus de elegir la Carpeta para exportacin basta hacer OK.

66
Ahora vamos a importar este Template en otra Base de Datos.

Para eso basta acceder a la tabla e Templates e pinchar en


.

Despus de pinchar en Importar ya tenemos el Template disponible


para Aplicar.

Un Template pude aplicarse totalmente, o sea, crear todos los registros


en la Base de Datos, o se puede aplicar un registro especfico
(pinchando en y as elegir el registro para aplicar).
La aplicacin va a generar un mensaje para informar que el Template
ha sido aplicado.

67
Con la opcin es posible hacer una actualizacin de
todos los registros que fueron aadidos a un Template. Esto es
importante para desarrollos que son cambiados despus de crear el
Template y aadir los registros, por ejemplo:

Hemos creado una Regla de usuario y un Valor por defecto y hemos


aadido estos registros a un Template. Otro da hemos cambiado algo
en la Regla y es necesario que esa informacin sea traspasada para el
Template. Entonces basta acceder al Template e hacer Actualizar
Template.

24 - Importar datos (Configuracin de ficheros


externos)

En el men Tablas Supervisor Configuracin de ficheros externos,


existe una opcin que permite configurar ficheros ASCII (American
Standard Code for Information Interchange), Conexiones ODBC (Open
Database Connectivity) o XML para ejecutar una importacin de datos.

Nota: No es posible grabar registros sin lneas, en todas las


configuraciones.

Importar datos en formato ASCII

Para importar datos en formato ASCII se puede hacerlo a partir de las


respectivas rutinas en la aplicacin, por ejemplo a partir de los
Documentos de facturacin o Documentos de compras. Para importar
por ODBC existe una aplicacin propia.

68
En primer lugar es necesario indicar si el fichero es de registros fijos o
si los campos estn separados por un carcter (por ejemplo una coma).

A continuacin es posible definir el contenido y la extensin del campo


de control, lo que apenas sucede si los registros a importar tienen una
caracterstica en comn. Por ejemplo, si los registros a importar
comienzan todos por la letra "d", entonces el campo de control es
constituido por la Letra "d" y tendr 1 carcter de extensin.

En el caso de los registros fijos es necesario indicar la columna donde


inicia el campo de control, si ste es utilizado, as como los campos del
fichero con la respectiva columna de inicio y extensin (este campo
extensin no puede estar vacio).

Funcin en xbase a aplicar al campo


Es posible para cada campo, aplicar una funcin xbase. Por ejemplo
convertir un valor entero en decimal.

En el caso de los registro separados es necesario indicar el carcter de


separacin, el orden da columna del campo de control, si ste es
utilizado, y los diferentes campos del fichero con el respectivo orden.
Funcin en xbase a aplicar al campo.

Es posible para cada campo, aplicar una funcin xbase.

La diferencia entre estas dos opciones reside en el origen de datos, o


sea, las opciones son utilizadas en consonancia con la estructura del
fichero a importar. Si el fichero a importar es del tipo Comma delimited
o Tab delimited (delimitador por un determinado carcter) entonces
debe ser utilizada la opcin de registros separados. En el caso de los
ficheros sin separacin, significa que los campos estn todos seguidos
sin ningn espacio, se debe utilizar los registros fijos.

En el ejemplo siguiente es utilizado un fichero ASCII con campos


separados.

69
Para configurar la importacin es necesario indicar los nombres de los
campos, as como el orden en que se encuentran en el fichero ASCII (el
campo de la Referencia es el primer campo, el Precio es el segundo,
etc.).

70
Tras la configuracin del fichero ya es posible importar los datos a
travs del mdulo del Supervisor o a partir de las lneas de los
documentos.

Importar datos con ODBC

Para ejecutar una importacin a travs de ODBC es necesario


configurar los diversos campos, as como el nombre de la conexin
ODBC, el nombre de la tabla a importar, el nombre de los campos en la
tabla original y el nombre de los campos en la tabla en el software a
utilizar.

Ejemplo de una configuracin para importar Facturas por Microsoft


Access (ficheros MDB):

Para importar ficheros por ODBC es necesario configurar la estructura


de stos en la Configuracin de ficheros externos.

71
En el ejemplo anterior es configurada una conexin ODBC. La
descripcin de esta configuracin (FactC) tiene como objetivo la
definicin del fichero de encabezados de facturacin. Para importar
documentos de facturacin existen dos conexiones a definir, una para
los encabezados y otra para las lneas de los documentos.

En este ejemplo es an necesario indicar el nombre de la conexin


ODBC, que es el nombre del fichero, y el nombre de la tabla de origen,
es decir, el nombre de la tabla dentro de la base de datos del Access.

Si el usuario pretende, en vez de digitalizar el Nombre de la conexin


ODBC, podr construir una Expresin de Conexin (connection string),
para conectar al servidor de datos.
Ejemplos:

1) Conexin odbc a un fichero excel: dsn=externo; uid=sa


2) Conexin odbc (connection string):
driver={SQLServer};server=servidorx;uid=SA;pwd=;database=BDx;AutoT
ranslate=no;Regional=no;QuotedId=no;AnsiNPW=no

Nota: Si se trata de otro tipo de conexin, la definicin sera ejecutada


de otra forma, por ejemplo, si la conexin fuese por TXT, entonces el

72
nombre de la conexin sera el directorio (carpeta) y el nombre de la
tabla sera el nombre del fichero TXT.

Muestra ventana de Login


Esta opcin, una vez seleccionada, permite visualizar la ventana de
login si falta algn parmetro en la conexin ODBC, cuando se est
configurando los ficheros externos.

Tras la definicin de los nombres de la conexin y de la tabla es


necesario configurar la estructura de los ficheros, en la pgina
Conexin ODBC.

Nombre del campo en el software

Sirve para indicar el nombre del campo de la conexin (estos nombres


tienen que estar correctamente indicados);
Todos los campos obligatorios deben estar presentes en la lista.

Nombre del campo en la tabla externa o valor fijo

Cual es el nombre que va a estar en la tabla externa.

73
Nota:
Los nombres de los Campos en el origen de datos (por ejemplo: tabla
del Microsoft Access) tiene que ser exactamente iguales.

Es un valor fijo?

Define si es un valor fijo. Por ejemplo si en la columna anterior coloc


1, en esta columna debe indicar que es un valor fijo.

En la configuracin del fichero externo, en las lneas que definen los


campos del fichero externo, podr crear:

Funcin en xbase a aplicar al campo

Es posible para cada campo, aplicar una funcin xbase. Por ejemplo
convertir un valor entero en decimal.

Esta funcin es aplicada por cada valor de cada campo de cada registro
a ser importado. Esta funcin es definida en el propio mapeo.

Esta funcin tiene que recibir como parmetro el valor existente en el


origen de los datos. Debe devolver, el valor que se pretende que sea
enviado para el destino (Valor a ser importado, en principio).

El tratamiento es efectuado en el cursor que est a ser importado, el


cursor puede llamarse Fasctmp o ImpCursor. Nunca son utilizados los
dos al mismo tiempo pero tanto puede ser utilizado uno u otro y cada
uno de estos cursores contiene los datos a ser importados con los
nombres de columnas iguales a los nombres finales de destino
(definidos en el mapeo).

Ejemplo 1: Utilizando el cursor Impcursor


Imaginado, que se pretenda que el campo direccin fuese importado
siempre en maysculas, si el nmero de cliente fuese superior a 1000.
El xbase definido en el mapeo de la Direccin sera:

LPARAMETERS m.retval
if ImpCursor.NO>1000
m.retval = upper(m.retval)
endif
return m.retval

Ejemplo 2: Utilizando el cursor FascTmp

74
LPARAMETERS retval
select fasctmp
If fasctmp.hshe=015
retval=3
Endif
RETURN retval

Nota:
Este xbase no puede en ningn caso, eliminar registros, insertar
registros o mover el puntero en el cursor ImpCursor

Ejemplo 2:
Una tabla (en este caso la tabla de los encabezados - DATOS - y de las
lneas - LNEAS - de los documentos de facturacin) dentro de una base
de datos en Access:

Para completar una tabla con los respectivos datos, es necesario


configurar los diversos campos:

Configuracin del encabezado:

75
Configuracin de las lneas:

76
Para ms informaciones sobre el funcionamiento del Microsoft Access
consulte por favor el respectivo manual.

Las pantallas anteriores son apenas un ejemplo de configuracin de los


documentos, que no obstante puede ser diferente para otro tipo de
documentos.

Tras la configuracin de los documentos ya es posible ejecutar la


importacin de los documentos.

Via XML

Debe ser hecho el mapeo entre los campos de la tabla del software y
los elementos del documento XML.

77
El Nombre del campo en el software es encontrado a travs del
Diccionario de Datos existente en la aplicacin.

El Nombre del elemento desde la root es el camino desde el


elemento base y elemento de repeticin hasta el elemento creado.

Por ejemplo, en el caso del mdulo Inmuebles en la exportacin de


propiedades, para un elemento base "propiedades", elemento de
repeticin "propiedad" y nombre del elemento desde la root
"/datos_principales/aso", va a ser creado un elemento "aso" que
contiene el valor del campo del software y que estar contenido en
"//propiedades/propiedad/datos_principales".

Orden

Esta columna permite indicar el orden por la cual pretende que los
campos sean colocados en el fichero XML.

EL Camino para el elemento base define la estructura del elemento a


transferir. Entre las dos primeras y la tercera barra es definido el
elemento base del documento, es dentro de este elemento base que
todos los otros elementos que componen el documento XML van a
constar. A partir de la tercera barra es definido el elemento de
repeticin, o sea, el elemento que va a aparecer tantas veces como
registros la exporte.

Por ejemplo, en el caso de la exportacin de propiedades del mdulo


Inmuebles:

"//Propiedades/propiedad", donde el elemento base es "propiedades" y


el elemento de repeticin es "propiedad".

De destacar que los nombres de elementos en XML son Case Sensitive,


o sea, es diferente escribir un carcter en minscula o mayscula.

25 - Importar datos (Tecla de usuario)


La importacin de datos puede funcionar de otra manera, con ayuda de
una Tecla de usuario, o sea, programando el cdigo para hacer la
importacin.
Ejemplo para importar artculos de un fichero XLS para la tabla ST
(artculos):

78
m_file=Getfile("XLS","Fichero","Elegir",0,"Elegir el Fichero para
Importar")
If Type("m_file")<>"C" Or Not File(m_file)
Messagebox("Fichero No Encontrado")
Return
Endif
Create cursor ARTIGO (ref C(18),design C(60),EPV1 N(14,2),titulo
C(120),autorum C(120),colecao C(120))

APPEND FROM (m_file) XLS


select artigo
Scan
msel=[select st.ref from st (nolock) where st.ref
=']+alltrim(upper(artigo.ref))+[']

*** actualizar los datos existentes


if u_sqlexec (msel,"wst")
select wst
If reccount ("wst") > 0
if artigo.epv1>0
msel=[update st set
EPV1=']+astr(artigo.epv1)+[']
endif
if len(alltrim(artigo.design))>0
msel=msel+[,DESIGN=']+astr(artigo.design)+[']
endif
if len(alltrim(artigo.titulo))>0
msel=msel+[,U_TITULO=']+astr(artigo.titulo)+[']
endif
if len(alltrim(artigo.autorum))>0

msel=msel+[,U_AUTORUM=']+astr(artigo.autorum)+[']
endif
if len(alltrim(artigo.colecao))>0

msel=msel+[,U_COLECAO=']+astr(artigo.colecao)+[']
endif

msel=msel+[where st.ref=']+astr(artigo.ref)+[']

if u_sqlexec ([BEGIN TRANSACTION])


If u_sqlexec(msel)
u_sqlexec([COMMIT TRANSACTION])

79
aadderros("Fue actualizado un artculo
'"+ALLTRIM(Artigo.ref)+"'.")
else
u_sqlexec([ROLLBACK])
WAIT WINDOW "No fue posible
actualizar el artculo "+alltrim(upper(artigo.ref)) NOWAIT
exit
endif
endif

else
*** introducir nuevos artculos
Do dbfusest
SELECT st
Append blank
replace st.ref with alltrim(upper(artigo.ref))
replace st.design with artigo.design
replace st.epv1 with artigo.epv1
replace st.u_titulo with artigo.titulo
replace st.u_autorum with artigo.autorum
replace st.u_colecao with artigo.colecao

replace st.tabiva with 2


replace st.ststamp with u_stamp(recno("artigo"))
replace st.opendata with DATE()
replace st.usrdata with DATE()
replace st.usrinis with m_chinis
replace st.usrhora with TIME()
replace st.ousrhora with TIME()
replace st.ousrdata with DATE()
replace st.ousrinis with m_chinis
aadderros("Fue introducido el artculo
'"+ALLTRIM(Artigo.ref)+"'.")
If not u_TabUpdate (.t.,.t.,"ST")
TableRevert(.t.,"ST")
WAIT WINDOW " Fue introducido el artculo
"+alltrim(upper(artigo.ref)) NOWAIT
EndIf
endif
endif
Endscan

*** Listado BROWLIST para mostrar los errores


If Used("a_erros") And Reccount("a_erros")>0

80
Declare list_tit(1),list_cam(1),list_tam(1),list_pic(1)
list_tit(1)="Descripcin"
list_cam(1)="a_erros.descricao"
list_pic(1)="MEMO"
list_tam(1)=8*80

docomando("Do Form browlist With 'Errores para actualizar


artculos','a_erros','ErrosActST'")

Select a_erros
Use
else
waitwindow("Artculos actualizados con exito...","TIMEOUT 1")
Endif

sst.doactualizar
set point to se_pointer

MessageBox("Actualizacin Terminada")

(Este cdigo es un ejemplo para un fichero de Excel y es siempre


necesario adaptarlo para cada fichero diferente.)

26 - Backup automtico (sin SQL Management


Studio)
Esta opcin es especialmente importante para la gama Corporate
(todava funciona para todas las gamas), una vez que permite hacer
copias de seguridad sin utilizar la herramienta de SQL Management
Studio.

Para crear un script se puede utilizar el Notepad, u otro editor de


texto, y crear un fichero BAT con el siguiente contenido

Ejemplo de Script con Backup automtico:

echo off
echo Ejecutando el Backup
echo off
OSQL -E S Server\SQLEXPRESS -n -Q "BACKUP DATABASE MiBaseDatos
TO DISK='C:\BDS\ MiBaseDatos.BAK'"
echo off
echo Backup terminado

81
echo off
echo Actualizando o nombre del fichero
echo off
ren C:\BDS\ MiBaseDatos.bak MiBaseDatos "%date%.BAK"
echo off

La lnea realmente importante es la lnea 4, dnde se hace el Backup de


la Base de datos. Para eso se utiliza el comando OSQL. Se puede
consultar sus parmetros en la Internet.

La instruccin ren (rename) es para cambiar el nombre del fichero


final, aadiendo la fecha al nombre, para que sea posible hacer
backups para la misma carpeta sin sustituir los ficheros ya grabados.

Para terminar es necesario crear una Tarea (Scheduled Task) en el


Windows que sea ejecutada todos los das y que va a ejecutar el fichero
BAT ya creado. Los pasos son estos:

82
83
84
85
86
27 Ficheros locales
DF

Los ficheros Df.dbf y Df.cdx son ficheros locales, estos estn en la


carpeta dnde se ha instalado la aplicacin (por ejemplo PHC2010).
En estos ficheros quedan guardadas las configuraciones hechas por los
usuarios (por ejemplo las columnas de las grids o las opciones de
copias entre documentos). A veces estos ficheros pueden quedar
corrompidos y en ese caso se puede borrarlos para que la aplicacin
vuelva a crearlos al entrar nuevamente en la Base de datos.
Para no perder las configuraciones de cada usuario, puede hacer una
copia de estos ficheros en cada ordenador y sustituirlos si es
necesario.

87
VISION

Existe otra carpeta dentro de la carpeta dnde se ha instalado la


aplicacin (por ejemplo PHC2010\db_basedatos), dnde existen los
ficheros locales Vision.dbc, Vision.dct y Vision.dct. En este ficheros
estn guardadas las definiciones locales de la base de datos, por
ejemplo se va a guardar en este local los parmetros si el usuario
definir el acceso por conexin remota o tambin los tamaos de los
campos.

A veces estos ficheros pueden quedar corrompidos y en ese caso se


puede borrarlos para que la aplicacin vuelva a crearlos al entrar
nuevamente en la Base de datos.

CURSORTRADUCOES

Existe otra carpeta dentro de la carpeta dnde se ha instalado la


aplicacin (por ejemplo PHC2010\db_basedatos), dnde existen los
ficheros CursorTraducoes. En este ficheros estn guardadas las
traducciones locales, o sea, las traducciones que han sido cargadas
para la aplicacin. (No es el fichero real de las traducciones, ese
fichero est dentro de la base de datos e se llama IDITRA)
Estos ficheros son temporales, si hay algn problema con
actualizaciones de traducciones es posible borrar estos ficheros (al
hacerlo puede ser necesario borrar tambin los ficheros Vision) que la
aplicacin vuelve a crearlos.

RCEC

Existe otra carpeta dentro de la carpeta dnde se ha instalado la


aplicacin (por ejemplo PHC2010\db_basedatos), dnde existen los
ficheros Rcec.dbf y Rcec.cdx. En estos ficheros estn guardadas los
recientes, o sea, por ejemplo informaciones para el navegador u otros
locales.

Estos ficheros son temporales, si hay algn problema con los datos en
los recientes es posible borrar estos ficheros.

Consejo: La carpeta de la base de datos (ejemplo


PHC2010\db_basedatos) slo contiene ficheros locales, y as es posible
borrar la carpeta entera si necesario.

88
28 - Ayuda interna (CTRL+F10)
La ayuda interna es una herramienta que permite acceder a varias
herramientas, como por ejemplo el query analyzer, ventana de browse,
comandos xbase, etc.

Xbase

Esta opcin permite ejecutar comandos XBase en la Base de Datos,


permitiendo de esta manera obtener informaciones de la misma.

89
Para ver el resultado del comando basta pinchar en Ejecutar.

90
Query analyzer

Esta opcin permite ejecutar comandos de T-SQL sin acceder al SQL


Management Studio, o sea ejecutar instrucciones a la Base de Datos
directamente en el PHC.

91
Despus de definir la instruccin, basta pinchar en Ejecutar.

En este ejemplo es un Select que hace para buscar los datos de


algunos Clientes (tabla CL). Se puede exportar los datos del listado con
los botones Copiar y Visualizar en Excel.

Con esta herramienta es posible ejecutar las operaciones como en el


SQL Management Studio, o sea, tanto el Select como tambin las
instrucciones Update, Insert o Delete.

Las opciones Guardar e Abrir permiten Grabar el cdigo en un fichero


para despus utilizarlo en otro ordenador o para utilizar otro da. La
opcin Llamar el ltimo texto creado permite repetir la ltima
instruccin que se ha ejecutado en el sistema.

92
Browse con Edicin

Permite ver el contenido de una tabla e Alterar sus datos.

93
Despus de definir el nombre de la tabla (ver Diccionario de datos) se
puede editar los datos.

Profiler interno

Esta herramienta permite funcionar de la misma manera que el Profiler


del SQL Management Studio, con la ventaja especial para la gama PHC
Corporate, ya que esta gama utiliza el SQL Express que no tiene esta
herramienta.

El Profiler permite ver las instrucciones que la aplicacin / SQL hacen


cuando se ejecuta una listado, anlisis o otra opcin dentro de la
aplicacin. Para eso se ejecuta primero el Profiler (LIGAR), despus
ejecutase la opcin en el PHC, desligar el Profiler y despus consultar
el resultado (las querys que quedan registradas).

94
Ejecutable

Permite ver la versin del ejecutable, su fecha y tambin en que


carpeta est el fichero.

95
Base de Datos

Despus de pinchar en Actualizar los datos, se puede ver los datos


sobre la Base de datos.

96
29 EXEV (versin PHC)
Cuando un usuario intenta entrar en la aplicacin, el sistema va a
verificar si el ejecutable tiene la misma versin que el ltimo ejecutable
utilizado para entrar en la base de datos (por cualquier usuario). Si la
versin no es la misma el sistema vuelve este mensaje:

97
En este caso lo que se hace normalmente es actualizar el fichero EXE
en ese ordenador. Si ele ejecutable no est disponible o si por alguna
razn no quiere utilizar este ejecutable, puede borrar el fichero que
contiene la versin del EXE.

Para hacerlo basta acceder al Query Analyzer del SQL Management


Studio o dentro del PHC e ejecutar esta lnea de cdigo: Truncate table
exev

As ya es posible acceder a esta Base de Datos con el mismo


ejecutable.

30 - Wikis
Los Wikis son ayudas para utilizar dentro de la aplicacin y que
permiten hacer algo de una manera ms sencilla.
Cambiar las fechas.

En los campos de tipo Fecha es posible, basta pinchar el botn derecho


del ratn en un campo que sea del tipo fecha y acceder a sus opciones.

Con los botones de este ejemplo se puede cambiar nos meses, o sea,
para el mes siguiente o para el mes anterior. Tambin se puede pedir:
Hoy, Maana, Semana siguiente, Mes siguiente o Elegir un fecha.
Otra manera es poner el ratn en un campo de tipo Fecha e utilizar:
+ para pasar la fecha para el da siguiente
- para pasar la fecha para el da anterior

98
h para pasar la fecha para el da de hoy
a para pasar la fecha para el da de ayer
m para pasar la fecha para el da de maana

Ocultar o mostrar Separadores

A veces al dibujar un IDU puede ser til ocultar los separadores:

Si es necesario dibujar un objeto en una zona o para cambiar por


ejemplo las lneas verticales entre los campos de las lneas, es ms
fcil sin tener los separadores.

Para hacerlo basta pinchar CTRL + H para ocultar o mostrar los


separadores

99
Utilizar el Splitbar en los listados

Un listado en el PHC puede tener muchas columnas con informacin.


As se puede fijar la primera columna del listado, o sea, mantenerla
siempre visible al navegar para la derecha.

El Splitbar es el rea marcada en la pantalla siguiente (abajo la


izquierda), dnde se puede definir que se quiere hacer freeze de
una columna.

100
Despus de hacer la definicin de las columnas, ya se puede navegar
sin perder la informacin importante, en este caso es la fecha de
movimiento.

101
Mantenimiento de Tablas locales

Existen muchas tablas locales en las pantallas de Clientes,


Proveedores, Stocks, etc. que permiten registrar informaciones
adicionales como por ejemplo Tipo de Cliente, Zona de Proveedor o
Marca de Artculo.

Para aadir un nuevo registro en la tabla local basta elegir la opcin


Nuevo Registro.

102
Otra posibilidad es hacer el mantenimiento completo de esta Tabla, o
sea, introducir nueva informacin, borrar registros, cambiar
informacin que ya est registrada o imprimir el contenido de la tabla.
Para hacerlo basta pinchar el botn derecho del ratn sobre la tabla.

103
As es posible hacer el mantenimiento de la tabla local.

Introducir mucho texto en las lneas (en documentos)

Al introducir un nuevo documento (Documento de Facturacin,


Documento interno, Documento de Compra) se puede crear lneas con
artculos y descripciones. Tambin es posible crear lneas con texto
libre, o sea, introducir cualquier texto en las lneas sin necesidad de
crear cada lnea (sin hacer Introducir una nueva lnea) y escribiendo
todo el texto en una slo pantalla.

104
Despus de definir / escoger una lnea en el documento (para definir
dnde introducir el texto) se va a pinchar en el Men de lneas y ya es
posible acceder a las opciones y elegir la primera: Introducir mucho
texto en las lneas.

105
En la nueva pantalla ya es posible introducir texto e confirmarlo.

El texto es introducido despus de la lnea que ha sido elegida.

106
Exportar e Importar rpidamente un documento

La aplicacin tiene una opcin que permite exportar o importar un


registro de casi todas las Tablas de la aplicacin, como por ejemplo:
Tabla de Documentos de Facturacin, Documentos internos,
Documentos de Compras, Pedidos de Asistencia, Visitas, Documentos
de Contabilidad, Llamadas, Contactos, Stocks, etc.

En Opciones Diversas - Opciones con el registro Exportar este


Registro para un fichero XML o con la opcin Importar Registro a
partir de fichero XML es posible hacer la exportacin o importacin.

107
Despus de elegir la carpeta se pincha en Save para exportar el
registro.

108
Ahora ya es posible importar el registro en otra Base de Datos o en la
misma si el Registro ha sido borrado (no se puede importarlo en una
Base de Datos dnde ese Registro ya existe). Al importar un registro
por XML es creado un nuevo documento, por ejemplo una Factura, y el
registro queda en la pantalla en modo de Introduccin, o sea, es
necesario pinchar en Grabar.

Registro inactivo

La aplicacin tiene permite definir si un Clientes, Proveedor, Artculo,


etc. est inactivo, para que no se pueda utilizarlo al introducir un
documento por ejemplo.

Para definirlo como inactivo basta pinchar en la opcin en la ficha


respectiva.

En este ejemplo es un Cliente y as al intentar introducir este cliente en


una Factura no lo permite.

109
Esta funcin est disponible en las pantallas de clientes, artculos,
proveedores, entidades, etc., pero tambin en las pantallas que
permiten desarrollo: Reglas de usuario, teclas de usuario, pantallas de
usuario, etc.

Objetos de una pantalla

Esta opcin es til para los desarrollos que se van a hacer o para
cambiar las propiedades de los objetos de una pantalla.
En todas las pantallas de la aplicacin existen distintos tipos de
objetos: Textos, campos, pginas, etc.

Para saber el nombre de un objeto basta acceder al Men de Opciones


Diversas de la pantalla y en Opciones con la pantalla escoger Objetos
de esta pantalla.

110
Objetos de la pantalla de clientes (CL).

111
En este local estn los objetos de las pginas y tambin de la cabecera
de la pantalla. Para ver las propiedades de un objeto, basta pinchar dos
veces en un objeto (ejemplo: Pagaframe1.Page1.Fax).

En esta pantalla estn las propiedades de un objeto (CL.FAX) de la


pantalla de clientes.

Seleccionado (Registro marcado)

Esta opcin permite marcar un o varios registros de una tabla (ejemplo


Clientes) para despus crear un filtro y mostrar los registros en un
listado.

Con este sistema se va a crear condiciones (filtros) especiales para los


clientes, artculos, proveedores, u otro tipo de informacin, definiendo
que estos registros tienen un tipo algo en comn y que despus vamos
a pedir un listado con ellos. Pero no hay ninguna otra manera de
relacionarlos, o sea, no son clientes di la misma zona o del mismo

112
tipo, no son artculos de la misma familia o del mismo segmento, son
registros que quedan con una clasificacin especial (libre) definida por
el usuario.

Para seleccionar (marcar) un registro, basta pinchar en el botn


Seleccionado en el canto derecho de la pantalla, que queda con un
visual diferente, y grabar el registro que se ha escogido.

(Visual antes de pinchar en este botn).

Ficha de un cliente tras pinchar en el botn para marcar el registro.

As ya es posible crear un filtro, por ejemplo para hacer un listado de


los clientes seleccionados.

113
31 Fichas
Para poder trabajar con la aplicacin (PHC) es necesario una ficha de
red (si es una red), una ficha mono-puesto (para un ordenador) o an
una ficha tcnica.

Sentinel Superpronet (ficha de color negro y rojo)


Es una ficha de red, y para utilizarla se va a hacerlo con el protocolo
TCP/IP.

Para instalar la ficha debe ejecutar el setup de Instalacin automtico,


que est en el CD en este local: Ficha\SuperProNetServer\Instalacin
Automtica. Despus basta ejecutar el ejecutable Sentinel Protection
Installer (versin).exe. El ejecutable de la ficha va a detectar cual es el
sistema operativo del ordenador y se va a configurar
automticamente. Si es una ficha USB, slo debe poner la ficha en la
puerta al final del setup. Al entrar en la aplicacin por la primera vez,
el sistema pide la direccin IP del servidor de ficha. Si no sabe la
direccin o si debe ser la aplicacin a buscar la direccin, basta
pinchar en "cancelar" y la ficha busca la direccin ip en la red.

Sentinel Superpro (ficha de color negro y azul)

Es una ficha monopuesto. Para su utilizacin slo es necesaria la


instalacin del driver. El driver de la ficha es instalado

114
automticamente a travs del setup de la aplicacin o podr tambin
hacerlo con el CD. La instalacin del driver est en: Ficha\SuperPro.
Despus debe ejecutar el fichero SSD5411-32bit.exe.

Tipos de Fichas

Ficha Tcnica

Esto es el Licenciamiento de TCNICO CERTIFICADO que es anual (la


ficha permite licenciar el package "Tcnico xxxx", en que xxxx es el
ao de la licencia.). Para activar este licenciamiento, basta crear en la
carpeta del ejecutable el fichero TECNICO.WIN, copiando por ejemplo el
fichero LIC.WIN.

Esta ficha no debe ser utilizada en modo real y al inicio de cada ao


debe pedir su renovacin, que ser hecha sin devolucin de la ficha,
basta registrar un nuevo cdigo. Esta ficha es del tipo monopuesto y
que va a autorizar todas las versiones.

Errores/Mensajes Frecuentes

Error 60

Este error es ms probable en ordenadores con el Sistema Operativos


Windows XP con Service Pack2 instalado, cuya poltica de firewall
bloquea varias puertas y conexiones.
As, despus de instalar el SP2, la puerta UDP 6001 puede quedar
cerrada y para corregir este error, basta abrir la puerta indicada en las
opciones avanzadas de la firewall.
La manera de hacerlo es accediendo el Panel de Control\Firewall del
Windows y en la pgina "Excepciones", abrir la puerta 6001 UDP.

Otra situacin posible para este error es si el servicio de ficha no est


activo. Puede confirmarlo a travs del Panel de Control/Herramientas
Administrativas/Servicios. El servicio debe estar configurado como
"automtico" e no como "manual".

Tambin debe estar seguro que la ficha est colocada en la puerta USB
del servidor de ficha.
Si el ordenador tiene una puerta que no funciona, la solucin es probar
las otras puertas (si tiene ms puertas) o probar la ficha en otro
ordenador de la red con una puerta USB que est buena.

115
Error 70

Este error significa que el nmero de usuarios est agotado. La ficha


slo permite x usuarios y en los puestos estn a acceder ms usuario
do que la ficha permite. En la aplicacin PHC, men Sistema/Status
General, en la pgina "proteccin", puede confirmar el nmero
mximo de usuarios en simultneo que la ficha permite.

Perdn pero la ficha no autoriza ningn producto de esta versin


Si es una ficha tcnica, debe recordarse que la licencia es anual, y
puede ser necesario pedir una nueva licencia para la ficha.

Para la utilizacin de una ficha tcnica tambin es necesario que exista


el fichero tecnico.win en la carpeta de la aplicacin. Puede crearlo
haciendo una copia del fichero lic.win que ya debe existir en ese local
(fichero de licenciamiento del software).

Si la ficha es una ficha superpronet y si tuviera apenas instalado el


driver de la ficha superpro (el servicio no est instalado), puede ocurrir
un mensaje semejante.

Debe borrar la instalacin de la ficha que ya existe e instalar el fichero


Sentinel protection installer.exe (con la versin correcta).

Si la ficha es de red (superpronet), debiese tener en la carpeta de la


aplicacin el fichero spronet.dbf. Si tiene por ejemplo el fichero
superpro.dbf podr ocurrir este mensaje.

Perdn perlo la ficha no autoriza la licencia tcnico certificado

Esta mensaje pode surgir cuando existe en la carpeta de la aplicacin


el fichero tcnico.win y la ficha que est en utilizacin no es una ficha
tcnica.

Tambin puede ocurrir cuando la licencia de la ficha termina, por


ejemplo, cuando una ficha es adquirida en una fecha (02.01.2008), su
validez es de 1 ao desde esa fecha. Al entrar en la aplicacin en
03.01.2009 se va a recibir el mensaje. O sea, tiene que hacer la
renovacin de la licencia a travs de un pedido de actualizacin de la
licencia de tcnico certificado.

116
Actualizacin del Driver y Servicio de ficha

Para garantizar que no hay problemas en el sistema, debe garantizar


que el driver de la ficha es siempre el ms reciente y debe
corresponder al Sistema Operativo del ordenador que es servidor de
ficha.

Para instalar el driver de la ficha, puede hacerlo de estas maneras:

Instalar el driver a travs del setup que se encuentra en el CD de


instalacin de la aplicacin;

Instalar el driver a travs del site FTP, localizado e: Otros / Utils / Ficha
(escogiendo el TIPO DE FICHA adecuado);

Instalar el driver a travs de download en el site del fabricante

Ficha Superpronet - http://www.safenet-


inc.com/support/tech/sentinel.asp

Alteracin/Actualizacin del cdigo de licenciamiento de la ficha

Cuando es necesario alterar el Cdigo de Licenciamiento de la ficha


(porque se hace un upgrade, para aadir nuevos packages, o para
cambiar el nmero de usuarios), es necesario indicar a PHC cul es el
"Cdigo de Licenciamiento" actual del cliente.

Para obtener el cdigo actual debe seguir los siguientes pasos:

En la aplicacin, men Sistema, opcin Status General, existe una


pgina "Proteccin". En ese local existe un botn con una impresora.

Este botn permite imprimir un documento llamado "Cdigo de


Licenciamiento" que debe ser enviado a la PHC junto con la alteracin.

Tambin existe un botn que permite enviar este cdigo por e-mail.
PHC enva despus (en un sobre cerrado) un nuevo Cdigo de
Licenciamiento.

Consejo: Esta operacin debe ser ejecutada en el servidor de ficha (no


hacerlo en otro puesto de red).

117
Para actualizar la ficha basta introducir el cdigo recibido de la
siguiente forma:

Colocar la ficha en la puerta

Hacer download del site FTP, de la carpeta Exes/Advancedxxxx o


Exes/Enterprisexxxx o Exes/Corporatexxxx, el fichero ACESSOx.ZIP
(donde x corresponde a la versin del software) y ponerlo en la carpeta
de los ejecutables de la aplicacin. Por ejemplo, si es la versin 2009,
la carpeta con los ejecutables puede llamarse Advanced2009 y el
fichero Acceso es designado por Acceso9.

Consultar el captulo 20 sobre este tema.

Otra manera de hacer este procedimiento es con el comando


ALTFICHA.

Para alterar el cdigo debe seguir los siguientes pasos:

En la lnea de comandos, en la carpeta de los ejecutables escribir,


C:\PHCxxxx\phcadvanced.exe ALTFICHA (donde xxxx corresponde a la
versin de la aplicacin)

Al final basta introducir el cdigo en la ventana para actualizar la ficha.


Dos Fichas Superpronet en la misma red.

Es una cuestin muy frecuente, si existe la posibilidad de tener dos


fichas del mismo proveedor en la misma red. Esta situacin es posible,
si se hacen algunas configuraciones antes de empezar. Tambin debe
probar todo el sistema antes de comenzar el trabajo real en la red.

Para tener dos fichas superpronet, existe una manera de fijar el IP en


ese ordenador para que la ficha haga la validacin siempre en el
mismo servidor de ficha, a travs de su IP.

Para ese, debe seguir estos pasos. Debe acceder a las propiedades del
cono "My Computer".

Acceder a las variables del Sistema (en la pgina Advanced) pinchando


en el botn "Environment Variables" y crear una nueva.

Crear una nueva variable con el nombre nsp_host y definir el IP del


servidor de ficha, dnde ese ordenador se va a validar

118
Despus de hacer las configuraciones, ese ordenador va a validarse
siempre en ese IP, no creando ningn conflicto con otras fichas del
mismo proveedor que estn en la misma red.

Consejo: Con esta configuracin ya no es posible acceder a diferentes


servidores de ficha con este ordenador, la aplicacin va a buscar
siempre el IP definido para validarse.

Consejo: Al cambiar la ficha del ordenador, debe desinstalar el servicio


del ordenador e instalar la nueva ficha.

Si hay solo una ficha en la red, solo debe instalar el servicio de ficha en
ese ordenador. Pero puede instalar el Driver de la ficha en todos
ordenadores (puede hacerlo con el setup de la aplicacin).

Al retirar y volver a poner la ficha en el ordenador, debe reiniciar el


servicio.

La mejor manera de garantizar que los puestos encuentren la ficha es


fijar el IP del servidor. El setup de la aplicacin va a instalar
automticamente los drivers de la ficha superpro. Esta instalacin es
suficiente para la ficha superpro (monopuesto) funcionar
correctamente. Pero, para la ficha superpronet (red) debe instalar
tambin l servicio de ficha que est en el CD en la carpeta:

Ficha\SuperProNetServer\Instalacin Automtica.

32 - Traducciones
La aplicacin permite trabajar con un lenguaje diferente para cada
usuario. Para definirlo es necesario seguir los pasos siguientes:

-Tener el mdulo opcional Multilenguaje y activarlo en las Validaciones


del grupo de usuarios

119
-Cerrar la aplicacin y volver a entrar
-Definir un nuevo idioma en Supervisor Opciones Multilenguaje -
Idiomas

120
Tras definir el nuevo idioma en la tabla de idiomas, definirlo tambin
en las fichas de los usuarios.

Despus de hacer estos pasos, vamos a importar el diccionario del


lenguaje (si existe disponible). Esto se hace en Supervisor
Tratamiento de Base de Datos Instalacin y Mantenimiento.

121
Para importar la tabla de traducciones (IDITRA) basta ejecutar la
instalacin de los ficheros con estas opciones definidas en la pantalla.

Despus de importar los datos basta cerrar la aplicacin y volver a


entrar para cargar el diccionario.

122
Siempre que haga un o ms cambios en un diccionario debe salir y
volver a entrar para actualizar correctamente la aplicacin, para que el
diccionario sea actualizado (ver imagen anterior).

As, al entrar en la aplicacin, ya puede trabajar con otro idioma, o con


idiomas distintos para cada usuario.

Otra cuestin importante es la posibilidad de poder corregir o aadir


traducciones en la Base de Datos. Para hacerlo en Supervisor
Opciones Multilenguaje Traducciones y pinchar en Monitor.

Aqu se pueden hacer bsquedas de traducciones y tambin traducir


los textos.

123
Para hacer una traduccin basta definir el idioma, la tabla dnde se va
a buscar el texto (la Llave es opcional pero es ms rpido) y definir el
texto para buscar. Se puede buscar el texto original o el texto
traducido (por ejemplo porque se ha traducido un texto pero no est
correcto). Al final basta pinchar en Refrescar la informacin para que el
sistema vaya a buscar todos los textos iguales (o los contenidos).

124
Para cada Llave en la grid a la izquierda existe un texto para traducir.

Eso se hace en el campo a la derecha (Traducido). Se puede traducir


ms que un texto e al final pinchar en Guardar para registrar las
alteraciones en la Base de Datos. El ltimo paso es cerrar la aplicacin
e volver a entrar para cargar las traducciones.

125
33 Panel Central (opciones de navegacin)
Esta opcin permite personalizar la pantalla de la aplicacin y definir
para cada usuario cuales las opciones que estn disponibles. As, para
trabajar con la aplicacin, puede utilizar slo el Panel Central y no
necesita del Men de opciones o los botones de la barra de
herramientas.

Para trabajar con este Panel es necesario hacer 2 pasos:

Definir todas las opciones para los usuarios


Activar la utilizacin del Panel Central

Para activar la posibilidad de utilizar este Panel, vamos a activar en el


Men Sistema Parmetros Panel Central la opcin Usa Panel
Central. Despus de salir y volver a entrar en la aplicacin ya es
posible definir las opciones para este Panel.

126
Las definiciones para el Panel Central son hechas en el Men
Supervisor Framework PHC Opciones de Navegacin, dnde se
puede configurar distintos tipos de opciones:
Abrir una pantalla, Ejecutar un programa, Ejecutar una expresin en
Xbase, Ejecutar un Anlisis o un Panel de informacin y Ejecutar una
bsqueda.

Esto es un ejemplo para abrir la pantalla de Clientes con una opcin de


Navegacin.

127
Para crear una opcin nueva basta definir un nombre (libre) para la
opcin, definir que una opcin para el Panel Central (y cul es su
orden) y en la pgina Reaccin definir que la pantalla es de Clientes
(SCL) y que debe estar en modo de consulta.

Consejos:

-Si hay pantallas de usuario para esta pantalla, basta definir cul es la
pantalla que se va a utilizar.
-La opcin Modo de Introduccin permite abrir la pantalla pero que
queda automticamente en estado de introduccin (para dar de alta).
-Cada opcin de navegacin hace parte de un Grupo, por ejemplo:
Clientes, Facturacin, etc. para que sea posible organizar las opciones
por temas.

En la pgina Accesos se puede definir cul es el usuario o el tipo de


perfil (varios usuarios o grupos de usuarios) que tienen acceso a esta
opcin.

128
Para terminar el proceso basta que los usuarios activen el Panel Central
en sus ordenadores, accediendo al Men Sistema y pinchar en la
opcin Abrir Panel Central.

129
En este ejemplo est definida una opcin de navegacin que permite
ejecutar un anlisis multi-dimensional.

130
Con la opcin Ejecuta una bsqueda queda disponible la pgina
Bsqueda, dnde se va a definir la tabla (en este ejemplo es una
bsqueda de artculos), la expresin WHERE para buscar los datos en la
tabla de artculos (en este ejemplo todos los artculos que comienzan
por una variable) y los campos para el listado (opcional).

131
Ejemplo de un resultado de una bsqueda de artculos.

132
34 - Bsquedas rpidas
Para buscar informacin en la aplicacin de puede utilizar las
bsquedas en los Parmetros, anlisis, navegador

133
En este ejemplo se busca todas las opciones de clientes en el
navegador.

As es posible definir cuales los registros o informaciones para ver,


limitando la cantidad de datos y buscando las opciones ms
rpidamente.

Otro ejemplo en el men Anlisis:

134
35 Conexiones entre Tablas
Las Tablas de Clientes, Proveedores, Entidades y Contactos tienen una
funcin especial: transformar un registro de una tabla en otro registro
(de otra tabla). Con esta opcin es posible crear por ejemplo un
registro en la base de datos de cliente desde un registro en la base de
datos de contactos.

Las opciones disponibles son diferentes en cada pantalla, por ejemplo


en la tabla de entidades es posible transformar un registro (entidad) en
cliente o proveedor, pero en la tabla de contactos ya se puede
transformar un registro (contacto) en cliente o en entidad.

135
Consejo: Es posible retirar la conexin entre dos registros de una
tabla, bastando pinchar en la opcin Retirar la conexin con Tabla.

En cada una de las tablas queda una informacin con las conexiones
entre los registros, como por ejemplo en la ficha de esta entidad:

136
36 PHC con X64
Con el terminal X64 es posible exportar un listado de artculos del
PHC, importarlo en el X64, registrar los datos (hacer un inventario) que
despus se puede importar para el sistema PHC.
Antes de empezar las importaciones y exportaciones, es necesario
hacer algunas configuraciones en el X64, en el PHC y en el ordenador.

1 - PREPARACIN

a Instalar el software del X64 (ejecutar X64_Inventory.exe)


b Para conectar el X64 al ordenador debe utilizar el puerto serie. Para
eso debe configurarlo para que sea COM1. Puede comprobarlo en:
Control Panel System Hardware Device Manager Ports (COM &
LPT)

Para cambiar el Puerto COM de COM2 para COM1 basta pinchar el


botn derecho del ratn, escoger Properties Port Settings Advanced
y cambiar el COM Port Number.

137
c Ejecutar el link Borrar todos los datos del Terminal (es la opcin
X64_Inventory PHC _sp en el men START del Windows)

138
d Debe despertar el X64 y ponerlo en su base (Cradle) y confirmar
que est todo conectado (cabo de datos y energa).
e Tras unos minutos el terminal va a recibir el programa. Al final
queda la informacin Exit program. Disconnected.

Enviar artculos para el X64

a Para utilizar el sistema de inventarios con X64 es importante tener


el Cdigo de barras en todos los artculos, sin esa informacin los
artculos no sern importados para PHC.
Para eso puede crear una regla para no olvidar el cdigo de barras, o
llenar los cdigos de barras manualmente o an, copiar la Referencia
del artculo para ese campo. Sin esta informacin no es posible
trabajar, porque la exportacin desde X64 slo funciona con Cdigo de
barras.
b El primero paso para hacer traspaso de datos PHC-X64 es crear un
listado definido con los artculos para exportar desde PHC. Este listado
es creado en la opcin de Stocks y Servicios.
Basta acceder a la pantalla de Stocks y Servicios y pinchar el botn de
los listados, y en esa pantalla pinchar en Editar o Crear:

139
c Contenido del listado de Stocks y Servicios

140
Para crear un nuevo listado (imagen anterior) debe pinchar el botn

(Nuevo registro), definir el nombre del listado y pasar los campos


de la izquierda para la derecha (de Campos disponibles para Campos
elegidos). Para eso puede escoger un campo y hacer doble-clic o
pinchar en .

Debe tambin pinchar en Opciones avanzadas y definir las opciones:

141
d Despus de definir un filtro (para decir cuales artculos se van a
exportar), basta exportar el listado para un formato TXT, con nombre
PHC_ART.

Basta pinchar en el botn Exportar y definir:


-la Carpeta para dnde va a exportar
-el nombre del fichero
-el formato del fichero (TXT)

142
e - Tras exportar este fichero PHC_ART para la carpeta c:\x64, ya
puede enviarlo para X64, con la opcin:
(Enviar datos para el terminal del fichero phc_art.txt artculos), en el
men del Windows.

Importante:

El nombre del fichero tiene el formato 8+3, o sea, el nombre no puede


tener ms que 8 posiciones y la extensin ms que 3 posiciones
(formato DOS).

La carpeta para exportar el fichero debe ser la misma dnde estn los
datos (normalmente la carpeta de instalacin del programa X64), pero
puede cambiarla si quiere.

El nombre del fichero (PHC_ART) debe ser IGUAL en el atajo de


ejecucin (Enviar datos para el terminal del fichero phc_art.txt
artculos). Debe confirmarlo pinchando el botn derecho del ratn y
escogiendo Properties:

(Esta es una opcin que est en el men del Windows, en la opcin


Programs X64_Inventory PHC_sp) :

143
Si necesario debe despertar el X64 y ponerlo en su base (Cradle) y
esperar la comunicacin. No olvidar que al terminar una comunicacin,
el X64 informa con el mensaje Exit program. Disconnected.

Importar artculos desde X64 para PHC

Para importar datos de un terminal X64, es necesario configurar su


importacin en: Tablas Supervisor Configuracin de ficheros
externos.

Los pasos para definir una configuracin son:


a definir el tipo de datos, en este ejemplo es una conexin ODBC

144
b definir un nombre de conexin ODBC (es el mismo nombre que
vamos a utilizar para crear la conexin en los Administrative Tools.
c escribir el nombre del fichero (sin la carpeta)
d pinchar en Microsoft Excel driver o Text driver

e el paso siguiente es definir la estructura, o sea, cuales los campos


PHC que se van a utilizar y que nombre eses campo tienen en el fichero
externo (ver ODBC y SCHEMA.INI ms adelante).

145
Los nombres a la izquierda son los nombres reales de PHC y a la
derecha del fichero a importar.
f - Para que todo esto pueda funcionar de manera correcta, debe tener
en la misma carpeta el fichero SCHEMA.INI, dnde est la estructura
del fichero a importar. Este fichero es creado automticamente cuando
se graba un ODBC (vea ms adelante como crear un ODBC).

Ejemplo del fichero SCHEMA.INI:


[config.ini]
ColNameHeader=False
Format=CSVDelimited
MaxScanRows=0
CharacterSet=OEM
[schema.ini]
ColNameHeader=False
Format=CSVDelimited
MaxScanRows=0
CharacterSet=OEM
[setup.exe]
ColNameHeader=False
Format=CSVDelimited
MaxScanRows=0

146
CharacterSet=OEM
[sseset.dat]
ColNameHeader=False
Format=CSVDelimited
MaxScanRows=0
CharacterSet=OEM
[template_x64.zip]
ColNameHeader=False
Format=CSVDelimited
MaxScanRows=0
CharacterSet=OEM
[x64_inventoryphc_sp.zip]
ColNameHeader=False
Format=CSVDelimited
MaxScanRows=0
CharacterSet=OEM
[phcdatainventario.txt]
ColNameHeader=False
Format=FixedLength
MaxScanRows=0
CharacterSet=OEM
Col1=REF Char Width 15
Col2=ARMAZEM Char Width 3
Col3=QTT Integer Width 10
Col4=EPV Float Width 10

Ejemplo del fichero PHCDATAINVENTARIO.TXT:


MASMUT 1 0000000060Tue Sep 15 12:11:25 2009
ORD CEL 1 0000000050Tue Sep 15 12:21:33 2009

g Para terminar todo proceso basta primero utilizar la opcin para


Leer los datos del inventario para el fichero phcdatainventario.txt en
el men del Windows (Programs X64_Inventor PHC_sp). Esta opcin
permite crear un fichero con los datos que estn en X64.

147
Tras terminar esta operacin, el terminal vuelve el mensaje Exit
program. Disconnected

Para despus hacer su importacin en PHC, Gestin- Otras opciones de


Stocks Inventario fsico

148
Despus de crear un nuevo inventario, pinchar en Importar para definir
la manera de conectarse al fichero con los datos.

Para terminar el proceso, basta escoger la configuracin que hemos


creado antes para importar un fichero externo y pinchar en Importar
y todos los artculos y cantidades pasan para las lneas del inventario.

Posibles mensajes:

Mensaje: Perdn, no se pudo establecer la conexin ODBC!!!

Razones posibles:

La configuracin de la conexin est incorrecta


El fichero no existe
El nombre del fichero a importar es distinto
El ODBC debe ter definido Fixed Lenght
Tener la anchura correctos de los campos

Mensaje: No he conseguido acceder a la tabla externa

Razones posibles:

La configuracin de la conexin est incorrecta


El fichero no existe
El nombre del fichero a importar es distinto
El schema.ini no est correcto

149
Mensaje: Tiene que elegir un fichero para importar

Razones posibles:

Debe hacer la importacin siempre por ODBC (no escoger otro


formato)

Debe tener el fichero SCHEMA.INI en la misma carpeta


Debe definir el nombre correcto del fichero en la Config. de ficheros
externos y en el ODBC

Crear un ODBC

Para crear un nuevo ODBC basta seguir estos pasos:

a Acceder en el Windows a: Control Panel Administrative Tools


ODBC User DSN
b - Crear un nuevo ODBC, pinchando en ADD y escoger Microsoft
Text Driver
c Definir nombre y carpeta del fichero y pinchar en Define Format

150
d en la nueva pantalla escoger el fichero phcdatainventario.txt ( es el
fichero exportado por X64 y tiene el mismo nombre definido que en
PHC), definir el formato FIXED Lenght y pinchar en ADD para definir
las columnas (los campos).

El objectivo es definir (a la derecha) los mismo campos que se han


definido en PHC, teniendo atencin con nombre, tipo de datos y
anchura de campo.

Al terminar es creado un el fichero SCHEMA.INI (en la carpeta dnde


est phcdatainventario.txt).

Opciones para leer y enviar datos

Las opciones para leer datos y enviar datos para el X64 estn en el
men START del Windows:

151
Crear etiquetas en PHC

Para leer los datos de un artculo con el terminal X64, puede hacerlo
con la Referencia del artculo o con la informacin del Cdigo de
barras.

Para que eso sea posible es necesario llenar la informacin del artculo
(ver captulo Enviar artculos para el X64), para que se pueda imprimir
los cdigos de barras que el terminal X64 va a leer cuando de hace por
ejemplo un inventario.

Los pasos correctos para crear una etiqueta son los siguientes.

En el fichero de Stocks y Servicios, pinchar el botn derecho del ratn


en Etiquetas, para acceder al diseo de la etiqueta.

152
Primero es necesario definir las dimensiones de la etiqueta (esto es un
ejemplo posible).

153
Despus basta pinchar en Dibujar la impresin en la pgina Pgina
principal y acceder al dibujo.

Para definir el cdigo de barras, debe escoger un campo llamado Cd.


de barras en Code 39 y definir su Talla (ejemplo 30) y su tipo de letra
BC C39 3 to 1 Medium.

154
As, al imprimir esta etiqueta, ya es posible leer un cdigo de barras de
un producto con X64.

Esto es un ejemplo de una etiqueta para X64. Puede tener otros


campos y con otra talla u otro tipo de letra que sea compatible con el
equipamiento.

37 - Atajos
Para ejecutar instrucciones en la aplicacin se puede utilizar los atajos:
- Para introducir un nuevo registro en las pantallas principales hacer
ALT+N;
- En varias pantallas de la aplicacin es posible hacer ALT+G para
grabar y ALT+C para cancelar;
- En los idus con do CRTL+H es posible ocultar/mostrar las barras
separadoras;
- Para acceder a la calculadora se hace CTRL+F3;
- Puede hacer CTRL+M en las lneas de los documentos para acceder al
men de las lneas;
- Puede utilizar CTRL+INS para abrir una nueva lnea en los documentos
y CTRL+DEL para borrar una lnea;
- En las lneas de los Documentos de Facturacin, Compras e
Documentos Internos a travs de CTRL+D es posible abrir la pantalla
de copia de un documento interno;
- En las lneas de los Documentos de Facturacin es posible a travs de
CTRL+F copiar datos de otro documento de facturacin;
- En la contabilidad, en la pantalla introduccin de movimientos es
posible utilizar ALT+M para acceder al men das opciones diversas y
ALT+Q para acceder a las opciones de trabajo;
- Puede pinchar F1 para acceder a la ayuda on-line;
- Puede pincha el botn del lado derecho del ratn en los campos de
Fecha para acceder a un calendario;
- En las pantallas de introduccin de datos, cuando se encuentran en
modo de introduccin o alteracin, es posible utilizar el ESCAPE para
cancelar las alteraciones hechas;
- En las pantallas de introduccin de datos, cuando se encuentran en
modo de introduccin o alteracin, es posible utilizar el ENTER para
grabar las alteraciones introducidas.

155
Portugal: Lisboa
Av. Da Quinta Grande, n30, Loja C
Alfragide
2720-487 AMADORA
T. (00 351) 214724340
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Espaa: Sevilla
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Moambique: Maputo
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Maputo
Moambique
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Luanda
T. (00 244) 222 445 147
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156