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DOCUMENTO - VERSIN ACTUALIZADA DEL MODELO

DE GESTIN IT4+

JULIO 2016
Control de cambios

Versin Fecha Descripcin del Cambio

01 15/07/2014 Versin inicial 2014

02 01/07/2016 Ajustes a la documentacin del Modelo

2
TABLA DE CONTENIDO

1 Qu es IT4+? ...................................................................................................................... 15
1.1 Problemtica de la Gestin de TI ...................................................................................... 18
1.2 La propuesta de valor de TI................................................................................................. 21
1.3 Factores claves de xito en la gestin de tecnologa .................................................. 22
1.4 Cmo gestionar TI y no morir en el intento? .............................................................. 27
1.5 Elementos para el xito de la gestin de TI ................................................................... 27
1.6 Componentes de IT4+ ......................................................................................................... 29
1.6.1 Estrategia de TI .............................................................................................................................. 30
1.6.2 Gobierno de TI................................................................................................................................ 31
1.6.3 Gestin de informacin .............................................................................................................. 31
1.6.4 Sistemas de informacin ............................................................................................................ 32
1.6.5 Servicios tecnolgicos ................................................................................................................. 33
1.6.6 Uso y Apropiacin de TI ............................................................................................................. 34
1.7 Dimensiones de la gestin de TI ........................................................................................ 35
1.7.1 Dedicacin de los perfiles .......................................................................................................... 37
1.7.2 Estado de madurez ....................................................................................................................... 38
1.8 Beneficios del modelo ........................................................................................................... 38

2 Modelo de Estrategia de TI ............................................................................................. 40


2.1 Entendimiento Estratgico .................................................................................................. 42
2.1.1 Estrategia y procesos de negocio ........................................................................................... 42
2.1.2 Planeacin estratgica de gestin de TI .............................................................................. 45
2.1.3 Nivel de madurez de la gestin de TI.................................................................................... 47
2.1.4 Identificacin de Necesidades y oportunidades de TI ................................................... 48
2.1.5 Portafolio de Servicios ................................................................................................................ 50
2.2 Gestin de Arquitectura ....................................................................................................... 50
2.2.1 Definicin ......................................................................................................................................... 53
2.2.2 Implementacin............................................................................................................................. 54
2.2.3 Mantenimiento y evolucin ...................................................................................................... 54
2.3 Definicin de polticas de TI ............................................................................................... 54
2.4 Modelo de Planeacin ........................................................................................................... 55

3
2.4.1 Premisas para la definicin del plan estratgico de TI.................................................. 55
2.4.2 Estructura de actividades estratgicas ................................................................................ 56
2.4.3 Plan maestro ................................................................................................................................... 58
2.4.4 Portafolio de planes, programas y proyectos.................................................................... 59
2.5 Seguimiento y evaluacin .................................................................................................... 60
2.5.1 Tablero de indicadores ............................................................................................................... 60
2.5.2 Gestin de recursos ...................................................................................................................... 74
2.6 Comunicacin y divulgacin ............................................................................................... 76

3 Modelo de Gobierno de TI .............................................................................................. 78


3.1 Incorporacin de polticas de TI en la organizacin .................................................. 78
3.1.1 Marco legal y normativo ............................................................................................................ 78
3.1.2 Expedir documentos de polticas de TI................................................................................ 79
3.2 Procesos gestin de TI (Cadena de Valor de TI) .......................................................... 79
3.2.1 Definicin ......................................................................................................................................... 79
3.2.1.1 Planear y dar lineamientos de TI (Planear, definir y mantener la estrategia de TI) .... 81
3.2.1.2 Gestin de la informacin (Generar informacin que aporte valor a la toma de
decisiones) .......................................................................................................................................................................... 82
3.2.1.3 Desarrollo y mantenimiento de los sistemas de informacin ................................................ 83
3.2.1.4 Gestin de servicios tecnolgicos (Gestionar la tecnologa como un servicio) .............. 83
3.2.2 Implementacin............................................................................................................................. 84
3.2.3 Evaluacin........................................................................................................................................ 85
3.2.4 Mejoramiento continuo .............................................................................................................. 86
3.3 Estructura organizacional de TI ........................................................................................ 87
3.3.1 Definicin de estructura............................................................................................................. 87
3.3.2 Definicin de perfiles .................................................................................................................. 90
3.3.3 Seleccin y vinculacin del equipo humano ...................................................................... 91
3.4 Esquema de Gobierno TI ...................................................................................................... 91
3.4.1 Gestin de relaciones internas y externas .......................................................................... 91
3.4.2 Definicin de instancias y participar en toma de decisiones ...................................... 91
3.4.3 Definicin de liderazgos y lneas de reporte ..................................................................... 92
3.4.4 Acuerdos de servicio y de desarrollo.................................................................................... 93
3.5 Alineacin de TI con los procesos y servicios de la institucin.............................. 93
3.5.1 Definicin de apoyo tecnolgico a los procesos ............................................................... 93

4
3.5.2 Apoyo en planes de mejoramiento de la organizacin con TI.................................... 94
3.6 Gestin de proveedores ........................................................................................................ 95
3.6.1 Definicin de lineamientos tcnicos para la contratacin ........................................... 95
3.6.2 Definicin Metodologas de supervisin tcnica ............................................................. 95
3.6.3 Control y seguimiento a obligaciones contractuales ...................................................... 96
3.6.4 Involucrarlos en el servicio ...................................................................................................... 96
3.6.5 Definir criterios de aceptacin ................................................................................................ 96
3.7 Gestin de proyectos ............................................................................................................. 97
3.7.1 Planeacin, ejecucin y seguimiento .................................................................................... 97
3.7.2 Control de cambios....................................................................................................................... 97
3.7.3 Indicadores de gestin de los proyectos ............................................................................. 97

4 Modelo de Gestin de la Informacin ......................................................................... 99


4.1 Principios para la produccin y gestin de informacin. ........................................ 99
4.1.1 Informacin desde la fuente nica...................................................................................... 100
4.1.2 Informacin de calidad ............................................................................................................ 100
4.1.3 Informacin como bien pblico ........................................................................................... 103
4.1.4 Informacin con inmediatez ................................................................................................. 103
4.1.5 Informacin como servicio .................................................................................................... 103
4.2 Disear los servicios de informacin ............................................................................104
4.2.1 Construccin de valor a partir de la informacin ......................................................... 104
4.3 Gestin de calidad de la informacin ............................................................................104
4.3.1 Planear la calidad ....................................................................................................................... 106
4.3.2 Asegurar la calidad .................................................................................................................... 107
4.3.3 Inspeccin de la calidad .......................................................................................................... 107
4.3.4 Control de calidad ...................................................................................................................... 107
4.4 Gestin del ciclo de la informacin ................................................................................108
4.4.1 Definir la informacin (Arquitectura de informacin)............................................... 108
4.4.2 Recolectar ..................................................................................................................................... 109
4.4.3 Validacin y depuracin.......................................................................................................... 109
4.4.4 Consolidar ..................................................................................................................................... 110
4.4.5 Publicar .......................................................................................................................................... 111

5 Modelo de Gestin de Sistemas de Informacin ...................................................114

5
5.1 Principios de los sistemas de informacin ..................................................................115
5.2 Arquitectura de sistemas de informacin ...................................................................116
5.2.1 Modelo contextual ..................................................................................................................... 117
5.2.2 Modelo conceptual .................................................................................................................... 118
5.2.2.1 Clasificacin ............................................................................................................................................... 118
5.2.2.2 Caracterizacin ........................................................................................................................................ 120
5.2.2.3 Relaciones entre sistemas de informacin .................................................................................. 122
5.3 Desarrollo y mantenimiento............................................................................................. 122
5.4 Implantacin de sistemas ..................................................................................................125
5.4.1 Entrenamiento, Acompaamiento y Evaluacin........................................................... 126
5.4.2 Gestin del cambio .................................................................................................................... 128
5.5 Servicios de soporte funcional ......................................................................................... 128

6 Modelo de gestin de servicios tecnolgicos .........................................................129


6.1 Principios de los servicios tecnolgicos .......................................................................130
6.2 Gestin de la capacidad de los servicios .......................................................................131
6.2.1 Infraestructura tecnolgica ................................................................................................... 131
6.2.1.1 Datacenter ................................................................................................................................................. 132
6.2.1.2 Servidores .................................................................................................................................................. 133
6.2.1.3 Sistemas de seguridad ....................................................................................................................... 134
6.2.1.4 Sistemas de almacenamiento ......................................................................................................... 134
6.2.1.5 Sistemas de backup ............................................................................................................................. 135
6.2.1.6 Balanceo de balance de cargas HW ........................................................................................... 135
6.2.1.7 Arquitectura de hardware .................................................................................................................. 136
6.2.1.8 Licenciamiento de software de datacenter .............................................................................. 138
6.2.1.9 Hardware y software de oficina ...................................................................................................... 138
6.2.2 Servicios de conectividad ....................................................................................................... 139
6.2.2.1 Red local ...................................................................................................................................................... 139
6.2.2.2 Red local inalmbrica ............................................................................................................................ 140
6.2.2.3 Internet ........................................................................................................................................................ 140
6.3 Gestin de la operacin ......................................................................................................141
6.3.1 Administracin y operacin de Infraestructura tecnolgica ................................... 141
6.3.2 Administracin tcnica de las aplicaciones .................................................................... 143
6.4 Gestin de los servicios de soporte ................................................................................145

6
6.4.1 Modelo integral de servicio de soporte de primer y segundo nivel con
escalamiento a tercer nivel ....................................................................................................................... 145
6.5 Criterios de calidad y procesos de gestin de servicios de TI .............................. 147
6.5.1 Servicios informticos ............................................................................................................. 147
6.5.2 Procedimientos de gestin..................................................................................................... 148
6.5.2.1 Gestin de niveles de servicio ........................................................................................................ 148
6.5.2.2 Gestin de disponibilidad .................................................................................................................. 149
6.5.2.3 Gestin de capacidad .......................................................................................................................... 150
6.5.2.4 Gestin de continuidad ....................................................................................................................... 150
6.5.2.5 Gestin de configuracin ................................................................................................................... 151
6.5.2.6 Gestin de entrega ............................................................................................................................... 152
6.5.2.7 Gestin de seguridad .......................................................................................................................... 153
6.5.2.8 Gestin de cambios .............................................................................................................................. 154
6.5.2.9 Gestin de incidentes .......................................................................................................................... 154
6.5.2.10 Gestin de problemas .................................................................................................................... 155
6.5.2.11 Gestin de eventos ......................................................................................................................... 156

7 Modelo de uso y apropiacin de TI ...........................................................................157


7.1 Gestin de Indicadores .......................................................................................................162
7.1.1 Adecuacin tecnolgica ........................................................................................................... 162
7.1.2 Sensibilizacin TIC .................................................................................................................... 162
7.1.3 Uso de TIC ..................................................................................................................................... 163
7.1.4 Apropiacin de TIC.................................................................................................................... 163
7.2 Formulacin de una poltica institucional ...................................................................164
7.3 Articulacin de estrategias de Uso y Apropiacin con procesos institucionales
167
7.4 Definicin de oferta para incentivar el Uso y Apropiacin de TIC ...................... 167
7.4.1 Preparacin .................................................................................................................................. 167
7.4.2 Formacin ..................................................................................................................................... 168
7.4.3 Capacitacin ................................................................................................................................. 169
7.4.4 Sensibilizacin............................................................................................................................. 169
7.4.5 Red de formadores de formadores ..................................................................................... 170

8 Rupturas estratgicas ....................................................................................................171

9 Metodologa .......................................................................................................................174

7
9.1 Actividades de la metodologa ......................................................................................... 175
9.1.1 Evaluar ........................................................................................................................................... 175
9.1.2 Alinear ............................................................................................................................................ 175
9.1.3 Recomendar ................................................................................................................................. 176
9.1.4 Modelar .......................................................................................................................................... 177
9.1.5 Implementar ................................................................................................................................ 177
9.2 Herramientas ......................................................................................................................... 178

8
LISTA DE TABLAS

Tabla 1: Planeacin estratgica de gestin de TI............................................................. 45

Tabla 2: Preguntas estratgicas ...................................................................................... 49

Tabla 3: Lneas de accin por componente de IT4+ ........................................................ 57

Tabla 4: Entregables plan maestro de TI ......................................................................... 59

Tabla 5: Indicadores de Resultados ................................................................................. 64

Tabla 6: Indicadores de Servicio ...................................................................................... 66

Tabla 7: Indicadores de gestin interna ........................................................................... 70

Tabla 8: Indicadores de recursos ..................................................................................... 73

Tabla 9: Gestin financiera de TI ..................................................................................... 75

Tabla 10: Principios de la Arquitectura para Sistemas de Informacin ........................... 117

Tabla 11: Registro de informacin de dos vas .............................................................. 122

Tabla 12: Principios de la Arquitectura para servicios tecnolgicos ............................... 131

Tabla 13: Indicadores de adecuacin tecnolgica.......................................................... 162

Tabla 14: Indicadores de sensibilizacin de TIC ............................................................ 163

Tabla 15: Indicadores de uso de TIC ............................................................................. 163

Tabla 16: Indicadores de apropiacin de TIC ................................................................. 164

Tabla 17: Metodologa de implantacin del modelo IT4+ ............................................. 174

Tabla 18: Aplicacin de las herramientas en la metodologa de implantacin del modelo


IT4+ ...................................................................................................................... 180

Tabla 20: Herramientas en la metodologa de implantacin ........................................... 186

9
Tabla 21: Procesos y subprocesos de la cadena de valor de TI .................................... 196

Tabla 22: Indicadores de gestin ................................................................................... 199

Tabla 23: Perfiles sugeridos para la gestin de TI ......................................................... 204

10
LISTA DE ILUSTRACIONES

Ilustracin 1: Lienzo de IT4+ ............................................................................................ 15

Ilustracin 2: Qu es IT4+? ............................................................................................ 16

Ilustracin 3: Problemtica de la gestin de TI ................................................................. 18

Ilustracin 4: Proceso de generacin de valor en la gestin de TI.................................... 22

Ilustracin 5: Factores claves de xito en la gestin de TI ............................................... 23

Ilustracin 6: Lo que hay que hacer bien.......................................................................... 24

Ilustracin 7: Lo que hay que hacer bien visin sistmica ............................................. 26

Ilustracin 8: Elementos para el xito de la gestin de TI ................................................ 28

Ilustracin 9: Dimensiones de la gestin de TI - Modelo IT4+ ........................................ 36

Ilustracin 10: Dedicacin por perfiles de TI .................................................................... 37

Ilustracin 11: Modelo de gestin de la Estrategia de TI .................................................. 40

Ilustracin 12: Principios de la estrategia de TI ................................................................ 41

Ilustracin 13: Alineacin del Modelo de Gestin IT4+ y la Estrategia ............................ 43

Ilustracin 14: Niveles de madurez de la gestin de TI .................................................... 47

Ilustracin 15: Arquitectura empresarial para la gestin de las tecnologa y sistemas de


informacin del estado colombiano ........................................................... 51

Ilustracin 16: Informacin como servicio - interoperabilidad ........................................... 52

Ilustracin 17: Tablero de control del modelo de gestin de TI ........................................ 62

Ilustracin 18: Ejecucin Presupuestal de TI ................................................................... 75

Ilustracin 19: Modelo de gestin de Gobierno de TI ....................................................... 78

11
Ilustracin 20: Cadena de valor de TI .............................................................................. 81

Ilustracin 21: Cuadro de control de implementacin del macroproceso Gestin de


Tecnologa y sistemas de Informacin ...................................................... 85

Ilustracin 22: Cuadro de control de evaluacin del macroproceso Gestin de Tecnologa y


sistemas de Informacin.............................................................................. 86

Ilustracin 23: Cuadro de control de mejoramiento continuo del macroproceso Gestin de


Tecnologa y sistemas de Informacin ........................................................ 87

Ilustracin 24: Estructura de personal de TI ..................................................................... 88

Ilustracin 25: Gobernabilidad de TI ................................................................................ 92

Ilustracin 26: Modelo de gestin de la informacin ........................................................ 99

Ilustracin 27: principios de gestin de informacin. ...................................................... 100

Ilustracin 28: Niveles de madurez de la informacin .................................................... 101

Ilustracin 29: Polticas de fortalecimiento de la calidad de la informacin..................... 102

Ilustracin 30: Ciclo de vida de la informacin ............................................................... 108

Ilustracin 31: Procesos del ciclo de vida de la informacin ........................................... 112

Ilustracin 32: Arquitectura sistemas de informacin para publicacin de informacin ... 113

Ilustracin 33: Modelo de gestin sistemas de informacin............................................ 114

Ilustracin 34: Diagrama del Modelo de Contexto .......................................................... 118

Ilustracin 35: Estructura general de la arquitectura de Sistemas de informacin .......... 119

Ilustracin 36: Diagrama de contexto de sistema de informacin ................................... 121

Ilustracin 37: Ciclo de desarrollo y mantenimiento de sistemas de informacin ........... 123

Ilustracin 38: Modelo de implantacin de sistemas de informacin .............................. 126

12
Ilustracin 39: Modelo de gestin de servicios tecnolgicos .......................................... 129

Ilustracin 40: Arquitectura de infraestructura tecnolgica ............................................. 137

Ilustracin 41: Estructura de la arquitectura de redes .................................................... 139

Ilustracin 42: Modelo de operacin y administracin de infraestructura tecnolgica ..... 141

Ilustracin 43: Modelo de administracin de aplicaciones. ............................................. 143

Ilustracin 44: Modelo de soporte y mesa de ayuda ...................................................... 146

Ilustracin 45: Criterios de calidad gestin TI ................................................................. 147

Ilustracin 46: Procedimientos de Gestin de TI ............................................................ 148

Ilustracin 47: Modelo de uso y apropiacin de TI ......................................................... 158

Ilustracin 48: Competencias a desarrollar en un individuo tecnolgico ......................... 168

Ilustracin 49: Estructura de capacitacin ...................................................................... 169

13
14
1 Qu es IT4+?

Ilustracin 1: Lienzo de IT4+

IT4+ es un modelo construido a partir de la experiencia, de las mejores prcticas y


lecciones aprendidas durante la implementacin de la estrategia de gestin TIC en los
ltimos 10 aos. IT4+ es un modelo integral de gestin estratgica con tecnologa cuya
base fundamental es la alineacin entre la gestin de tecnologa y la estrategia sectorial o
institucional. El modelo facilita el desarrollo de una gestin de TI que genera valor
estratgico para la el sector, la entidad, sus clientes de informacin y usuarios.

Est conformado por los siguientes componentes: Estrategia de TI, Gobierno de TI, Anlisis
de informacin, Sistemas de informacin, Gestin de servicios tecnolgicos, Apropiacin y
uso, los cuales abordaremos de forma ms detallada en las siguientes secciones.

De lo terico a la prctica

IT4+ adems de ser un Modelo de Gestin de Tecnologas de la Informacin TI; tambin


est alineado con las estrategias empresariales y organizacionales que son tendencia en
los diferentes sectores productivos y de servicios que permiten desarrollar una gestin de
TI que genera valor estratgico para las organizaciones y sus clientes.

IT4+ adapta la tecnologa y la pone al alcance de la mano de todos los usuarios. Adems
contribuye al mejoramiento de la gestin organizacional porque facilita la administracin, el
control de los recursos, y brinda una informacin oportuna y objetiva para la toma de
decisiones en todos los niveles de las organizaciones, sean entidades pblicas o empresas.

15
Con la implementacin de IT4+ se despliega una instrumento de gestin moderno para el
desarrollo de los procesos y apoyo para el trabajo de las personas; al interior de las
organizaciones e instituciones tanto del sector pblico como privado. De manera que se
constituye en una estrategia de planificacin que permite el planteamiento de planes de
accin, adems de alcanzar una mayor eficiencia y transparencia en la ejecucin.

Ilustracin 2: Qu es IT4+?

El modelo busca que la tecnologa contribuya al mejoramiento de la gestin apoyando los


procesos para alcanzar una mayor eficiencia y transparencia en su ejecucin, facilite la
administracin y el control de los recursos y brinde informacin objetiva y oportuna para la
toma de decisiones en todos los niveles. Permite la alineacin de la gestin de TI con los
objetivos estratgicos de la entidad, aumentar la eficiencia de la organizacin y mejorar la
forma como se prestan los servicios misionales.

La gestin de TIC no consiste solamente en disponer computadores, servidores o redes e


instalar software en aquellos, es algo ms complejo que se debe hacer metdicamente, con

16
especialistas y para comprenderlo mejor, en los numerales y captulos posteriores se
evidenciar la forma como se debe realizar gestin de tecnologa en una entidad o sector
para lograr que las tecnologa de la informacin y las comunicaciones generen valor en el
cumplimiento de su estrategia institucional o sectorial.

Debido a que la gestin de TI y las reas de TI no son independientes al funcionamiento de


la entidad, el modelo es adaptable al entorno teniendo en cuenta los esquemas de
administracin pblica, el marco legal definido para la entidad, sus servicios o los servicios
de TI, las alianzas que se pueden establecer con otras entidades u organizaciones privadas
para lograr los fines establecidos y finalmente, se conecta con los diferentes marcos de
referencia de gestin (por ejemplo ISO 9000 o ISO 14000)

Dadas las restricciones de tiempo, recursos, tecnolgicas y paradigmas establecidos, se


orienta a aportar elementos de efectividad e innovacin. La experiencia y conocimiento de
la entidad y las personas que la conforman, son fundamentales para utilizarlos en el
mejoramiento de los resultados y la resolucin de problemas. Tambin se debe tener en
cuenta ejercicios exitosos y mejores prcticas en temas de gestin de TI, pues no siempre
se enfrentan los problemas por primera vez y por lo tanto es necesario tener en cuenta la
forma cmo otras entidades, culturas o regiones han resuelto con xito problemas
anlogos. En ocasiones, si los problemas se han abordado y atacado desde unos marcos
de referencia conocidos y probados, pero no se ha tenido xito en su resolucin, es posible
que haya que cambiar ciertas formas de pensar o de actuar y por lo tanto se hace necesario
adoptar algunas rupturas estratgicas en trminos de la gestin de TI; en otras palabras,
Albert Einstein deca: Si buscas resultados distintos, no hagas siempre lo mismo
Finalmente, en trminos de efectividad e innovacin, es importante tener una forma de
hacer las cosas bajo los principios de planear en la accin, es decir, que aunque existen
tiempos para planear, tiempos para ejecutar y tiempos para mejorar, siempre se deben dar
resultados y para ello IT4+ propone que mientras se est planeando un frente,
paralelamente se est ejecutando otro y al mismo tiempo se est mejorando otro, siempre
teniendo claros los objetivos estratgicos que se persiguen.

Pero IT4+, no solamente da herramientas en trminos de generacin de valor, adaptacin


al entorno o efectividad e innovacin. Esas herramientas deben utilizarse y aplicarse por un
equipo humano lder, encabezado por el Director de tecnologa y sistemas de informacin
y con unos equipos de trabajo orientados a gestin de informacin, sistemas de informacin

17
y servicios tecnolgicos, entre otras cosas. Pero no basta con tener un equipo de trabajo
establecido sino que todos sus integrantes, independientemente del nivel jerrquico en el
que estn, renan las siguientes caractersticas: que sean profesionales de TI, que tengan
un pensamiento estratgico, que cuenten y cultiven sus habilidades gerenciales y de
comunicacin, fuertes lazos de cohesin entre sus integrantes, tengan credibilidad frente a
los clientes, usuarios y compaeros de grupo, orientacin al servicio pues las reas de TI,
adems de todo, son reas de servicio, con orientacin al logro para siempre perseguir los
resultados y finalmente, como caracterstica fundamental de cualquier integrante, deben
conocer el negocio, deben conocer en detalle qu hace su entidad y como lo hace, pues
ello es lo que permite que se puedan definir identificar soluciones adecuadas para ser
resueltas con TI.

Por ltimo, IT4+ habilita la gestin integral de TI, pues contempla todos los aspectos a
tener en cuenta en la gestin de TI y se ha integrado y estructurado en los siguientes
componentes estratgicos: Estrategia de TI, Gobierno de TI, Anlisis de informacin,
Sistemas de informacin, Gestin de servicios tecnolgicos, Apropiacin y uso. Tambin
aporta metodologas, herramientas, recursos y procesos que hacen posible su
implementacin y puesta en funcionamiento en ambientes reales de oficinas de TI.

1.1 Problemtica de la Gestin de TI

Ilustracin 3: Problemtica de la gestin de TI

18
En general, en cualquier entidad o sector, la gestin de TI se enfrenta distintos problemas
que se han agrupado en cinco categoras, y cada categora va sumando atenuantes de las
dems categoras y al final se crean unos crculos viciosos en trminos de los resultados,
los impactos y el cumplimiento de las metas. Dichas categoras de problemas son las
siguientes:

La mayora de los proyectos de TI no son exitosos: no generan el impacto


esperado ni se ejecutan de la forma planeada, puesto que los alcances no estn
claramente establecidos, no se cubren adecuadamente, no existen criterios de
aceptacin claros, los presupuestos no se definen adecuadamente, las soluciones
son parciales, el seguimiento es deficiente, los usuarios no tienen tiempo para el
proyecto, los contratistas no cumplen satisfactoriamente sus obligaciones, hay
grandes restricciones legales y normativas, no se cuenta con el conocimiento
tcnico o del negocio, entre otras muchas causas.

Los proyectos de TI son costosos y no siempre es claro su retorno: en todas


las organizaciones, especialmente en las del sector pblico, se tienen problemas
para identificar los beneficios econmicos de la implementacin de herramientas de
TI, en parte como consecuencia de la problemtica anterior, y por lo tanto se crea
la percepcin que los proyectos de TI son un gasto oneroso que no tienen un efecto
claro de retorno de la inversin. Sin embargo, se deben realizar los estudios y
mediciones tendientes a determinar de forma clara cul es el impacto en la eficiencia
corporativa, la disminucin de costos en la operacin futura, el impacto en la
ciudadana, el aumento del recaudo, la disminucin de las posibilidades de prdida
de recursos o el retorno de la inversin. La gestin estratgica de tecnologa
planteada por el modelo IT4+ permite que la tecnologa genere valor para la entidad.

Los sistemas y la informacin no se integran y no facilitan las acciones


coordinadas: las soluciones no siempre se conciben teniendo un entendimiento
claro de las necesidades, ni partiendo de claros objetivos estratgicos, ni teniendo
una estrategia integral de despliegue de tecnologa. Por eso se generan
aplicaciones de software que apoyan procesos parciales, flujos de informacin mal
definidos o necesidades coyunturales o surgidas de visiones personales de las

19
directivas de turno, lo cual impide que se puedan interconectar con otras
aplicaciones y no se pueda tener un sistema de informacin completo y las acciones
interinstitucionales son difcilmente coordinadas a travs de las herramientas
disponibles y mucho menos utilizando el parecer de las personas. La gestin
estratgica de tecnologa planteada por el modelo IT4+ permite que la se
implementen sistemas de informacin que faciliten la accin coordinada de las
entidades.

Hay una amplia brecha entre los directivos y la gente de TI: la visin que tienen
los directivos de las entidades en relacin con la importancia estratgica de la
tecnologas de la informacin, las reas de TI y las personas que las conforman, es
muy limitada, operativa y de jerarqua. As mismo, las personas que conforman las
reas de TI tienen una visin operativa e instrumental que no les permite conectarse
con la estrategia. Por lo tanto, no se tiene en cuenta que los informticos pueden
aportar a el mejor logro de los fines estratgicos de la organizacin. La gestin
estratgica de tecnologa planteada por el modelo IT4+ permite que la tecnologa
realmente aporte al logro de los fines estratgicos de la entidad.

La gestin de TI est rezagada frente a las nuevas tendencias del entorno: el


ritmo cada vez ms vertiginoso con el cual estn sucediendo cambios y evoluciones
en tecnologas de la informacin implica unos grandes retos a los responsables y
funcionarios de las reas de TI, puesto que los servicios ofrecidos generalmente van
muy rezagados del estado actual del arte. El advenimiento de las redes sociales, la
participacin activa de los nativos digitales, el impacto de los dispositivos mviles
en la vida diaria, entre otros factores, hace ver a los sistemas de informacin y
servicios de las reas de TI como herramientas pasadas de moda y de pocas
antiguas que no se acomodan a la realidad actual. La gestin estratgica de
tecnologa planteada por el modelo IT4+ permite que la tecnologa vaya al ritmo de
la realidad.

20
1.2 La propuesta de valor de TI

La generacin de valor es una accin transformadora que tiene profundo impacto en el


futuro de las organizaciones; La Tecnologa de Informacin es un agente potencial de
transformacin y de generacin de valor.

Cmo debe ser la propuesta de valor de TI para lograr el impacto deseado?. En primer
lugar, el proceso de generacin de valor con TI inicia con una clara definicin en los
siguientes aspectos fundamentales: la identificacin y conocimiento de las necesidades y
los problemas, el diseo y el mtodo de solucin; La alineacin de la gestin de TI con los
objetivos de la organizacin; y la responsabilidad de TI con la transformacin y en la
generacin de valor.

Por otra parte se establecen las siguientes fases que guan el proceso de generacin de
valor: Prefactibilidad, Viabilidad y Sostenibilidad.

En la primera fase de la generacin de valor, la Prefactibilidad, se busca identificar las


oportunidades que se presentan para utilizar tecnologa y para atender las necesidades y
apoyar el logro de los objetivos sectoriales o institucionales; en esta etapa se evalan las
alternativas en trminos de impacto, de esfuerzo, de costos, de tiempo. No solamente se
analizan los recursos, sino las implicaciones en trminos polticos, organizacionales,
humanos, legales, entre otras dimensiones relevantes. Posteriormente se selecciona la
alternativa parece ms probable de ser desarrollada, se incluye en el portafolio de iniciativas
a ejecutar y se establecen las acciones a seguir para llevarla a cabo.

La segunda fase de la generacin de valor, la Viabilidad, busca hacer realidad la


generacin del valor. Esto quiere decir que hay que darle la vida a las iniciativas, emprender
las acciones planificadas previamente, gestionar los recursos humanos y financieros,
gestionar los riesgos asociados y llevar a cabo, mediante un fuerte liderazgo, las acciones
necesarias (polticas, tcnicas y administrativas) que aseguren que las iniciativas salgan
adelante.

La tercera fase de la generacin de valor, la Sostenibilidad, busca que las iniciativas duren
la mayor cantidad de tiempo con vida y que se mantengan a s mismas y evolucionen ante
cambios en el entorno. La tarea de generacin de valor no termina cuando se hace la
primera fase o cuando se cumple la materializacin en la segunda, hay que llegar a la

21
tercera fase y garantizar la sostenibilidad de cada iniciativa, incluso repetir el ciclo cuantas
veces sea necesario para la generacin continua del valor en la estrategia y en la
organizacin.

Ilustracin 4: Proceso de generacin de valor en la gestin de TI

1.3 Factores claves de xito en la gestin de tecnologa

Para lograr el xito en la gestin de Tecnologa es necesario reunir mltiples caractersticas,


comportamientos, competencias, herramientas y elementos que ampliamente se han
descrito y explicado por tericos, metodologas, estndares y mejores prcticas, entre los
cuales tenemos:

Apoyo de las directivas Determinacin y decisin para hacer las


cosas.
Entender el negocio Asumir riesgos
Orientacin al servicio Interdisciplinariedad
Visin Flexibilidad si agrega valor
Pensamiento sistmico Tiempo para planear, ejecutar y corregir
Orientacin a resultados Arquitectura modular, integrable
Compromiso Herramientas tecnolgicas
Creatividad Neutralidad tecnolgica
Seguimiento Desarrollo incremental
Tener un equipo calificado Tener planes de contingencia
Establecer alianzas Buen anlisis del problema
Proponer soluciones que enriquecen las
ideas de los usuarios

22
De una forma grfica se podran expresar de la siguiente forma:

Ilustracin 5: Factores claves de xito en la gestin de TI

Sin embargo, se encuentra la paradoja de que a pesar de tener en cuenta todo esto, se
siguen presentando las cinco problemticas descritas en el numeral anterior.

Para resolverlo, el modelo IT4+ propone 5 factores claves de xito adicionales que hacen
la diferencia entre el xito o el fracaso en la gestin de TI y por lo tanto son 5 cosas que
hay que hacer bien. Estas capacidades no surgen por generacin espontnea en los
equipos de TI y los lderes de las reas de TI deben inculcarlas y desarrollarlas en las
personas de tal forma que dejen de hacer las cosas inconscientemente mal para hacerlas
inconscientemente bien.

23
Ilustracin 6: Lo que hay que hacer bien

Llenar las zonas grises: nada de lo que se compra en el mercado o lo que se


construye internamente queda totalmente encajado con lo que existe. A pesar de
lograr una alta estandarizacin de procesos, contar con mejores elementos
tecnolgicos, desarrollar herramientas de software probadas suficientemente y
altamente difundidas, casi nunca se encuentra la pieza que cuadre perfectamente
en el rompecabezas que se est armando o lo que la estrategia necesita, por lo
tanto el equipo de TI debe tener la iniciativa y para llenar las zonas grises que
pueden quedar, de tal forma que pueda haber integracin entre las soluciones.
Desde el inicio de la conceptualizacin de la estrategia y los proyectos hay que
visualizar cmo se va a integrar las nuevas piezas y la gente de TI debe ser muy
hbil para integrar, no tanto en el hacer sino en el planear.

Compromiso con la transformacin: todo lo que se haga en un rea de TI es para


generar cambio en la organizacin y no hay que parar hasta que el cambio se haya
terminado y materializado. No solamente se debe tener la visin de cumplir con unos
planes de accin, ejecutar contratos, llevar a cabo unos procesos o alimentar unos
indicadores sino que se debe tener una visin transformadora de la realidad. Cada
da se debe trabajar por avanzar en la transformacin y no dejar de trabajar hasta
que la transformacin se logre.

24
Al final del camino, la tecnologa es un componente vertebral de un sistema
complejo: la tecnologa es un elemento ms de la solucin, pero es la columna
vertebral que integra muchos otros elementos (normativos, de poltica, de gestin,
de recursos, de decisin, entre otros). La tecnologa no es lo ms importante, pero
tampoco es lo menos importante, es un elemento ms que se vuelve estructurador
para lograr que el sistema complejo de la organizacin se consolide. Cuando se
tienen un sistema de informacin integral y consolidado, se podra afirmar que el
sistema se vuelve la organizacin y la organizacin es el sistema, pero all no para
la cosa pues al final el sistema se vuelve el negocio (educacin, salud, defensa,
comercio, etc.).

Asumir un rol de liderazgo un lder crea ms lderes: la gente de TI debe asumir


una posicin de liderazgo, pues los usuarios tienen sus lmites, o hay que definir los
fines y los medios con un alto grado de incertidumbre. Hay que tener posturas de
avanzada para cuando no se sepa por dnde tomar, se propongan caminos
alternativos para obtener resultados satisfactorios. Si es necesario, hay que ir ms
all de la funcin de tecnologa y meterse a los terrenos del negocio y de los
funcionales, pero hay que hacerlo con propiedad y para ello hay que estudiar y saber
del negocio. No solamente el jefe de TI asumir el rol de liderazgo sino todo el equipo
de TI, pues los que manejan los sistemas de apoyo deben poder hablar con
propiedad de los planes nicos de cuentas, de la parte financiera, del proceso de
contratacin, de la atencin al ciudadano, etc. Los que manejan los sistemas
misionales deben conocer el marco legal que regula el servicio misional y los
procesos que se llevan a cabo, los arreglos institucionales, las jerarquas, etc. De
esta forma la gente de TI piensa y propone soluciones de cmo la tecnologa le
ayuda al negocio y no, como usualmente se indica desde la teora, de pensar en
solo tecnologa y que el negocio diga cmo se deben cubrir las necesidades.

Nada es ms convincente que los resultados: podramos prescindir de los cuatro


elementos anteriores, pero no de los resultados. Los resultados son el mejor
mecanismo de defensa de las reas de TI y hay que dar resultados desde el da
cero, todo el tiempo hasta el da que se termine la labor en la entidad. Los resultados
tienen un impacto muy potente pues generan una bola de nieve de confianza, la
confianza genera credibilidad, la credibilidad atrae ms presupuesto y el

25
presupuesto permite hacer ms cosas, tener ms gobernabilidad, ms
funcionalidades, pero por el otro lado tambin trae ms responsabilidades, mayores
problemas, ms exigencias, ms compromisos, trae crecimiento. El crecimiento es
doloroso, para lo cual hay que prepararse y controlar muy bien, pues en el proceso
de crecimiento hay que cambiar procesos, cambiar personas, cambiar lderes,
ajustar la estrategia, alinear a las personas, conseguir los recursos, etc. El
crecimiento es duro, pero es el nico camino para el xito y se puede lograr mediante
los resultados, pero no son cualquier tipo de resultados sino resultado a los ms
altos niveles estratgicos, los resultados operativos se dan por descontados,
tambin hay que alcanzarlos excediendo las expectativas y lograr que la entidad se
vuelva nmero 1, que la informacin est publicada en todo momento con
excelentes niveles de calidad, que la transparencia est asegurada, que los niveles
de satisfaccin de los clientes y usuarios sean altos, que los servicios misionales se
presten con calidad; el resto de logros son de medio (implementar un sistema es de
medio, tener un datacenter es de medio, comprar computadores), los verdaderos
resultados son los otros.

Desde un punto de vista ms formal, los 5 aspectos anteriores se pueden redefinir como
Integracin, dinmica de transformacin, liderazgo y orientacin al logro, todo esto
conectado y orquestado por un pensamiento sistmico.

Ilustracin 7: Lo que hay que hacer bien visin sistmica

26
1.4 Cmo gestionar TI y no morir en el intento?

En la actualidad, los responsables de gestionar la tecnologa de informacin, se enfrentan


a un gran diversidad de tecnologas, metodologas, marcos de referencia, mejores
prcticas, lenguajes, etc. Decidir qu de todo ese abanico de posibilidades es lo que un
sector o entidad requiere en trminos de recursos humanos y tcnicos para lograr ejecutar
con xito la estrategia de TI, no es una tarea fcil. Para ello, IT4+, con el fin de dar un orden
a muchos de estos elementos, plantea las siguientes preguntas filosficas que intentan
contemplar los aspectos relevantes para la gestin integral de TI :

1. Qu informacin se necesita para entender y transformar?


2. Cmo aportar y tener impacto?
3. Cmo fluir dentro de las organizaciones?
4. Cmo damos soluciones sistemticas a los problemas y necesidades?
5. Cmo prestamos un servicio de tecnologa de excelente calidad?
6. Cmo hacer que la tecnologa sea til y tenga sentido en el da a da de las
personas?

La respuesta a cada uno de estos interrogantes se resuelve mediante los componentes del
modelo de gestin estratgica con TI - IT4+:

1. Estrategia de TI
2. Gobierno de TI
3. Gestin de Informacin
4. Sistemas de Informacin
5. Servicios Tecnolgicos
6. Uso y Apropiacin de TI

1.5 Elementos para el xito de la gestin de TI

IT4+ propone 5 elementos clave para el xito de la gestin de TI, teniendo en cuenta los
componentes del modelo y la necesidad de resolver la problemtica descrita.

27
Ilustracin 8: Elementos para el xito de la gestin de TI

Hay que hablar del negocio mientras se piensa en tecnologa: En ocasiones se


cree que lo que hay que hablar es lo relacionado con la tecnologa. El CIO debe
hablar con su jefe en trminos del negocio. Los temas de tecnologa son de la rbita
del CIO, pues cuando el discurso se plantea en trminos muy tcnicos se pierde el
inters y lo que se busca es tener sintona. Pero para hablar del negocio es
necesario conocerlo en detalle, para no caer en mbitos generales, ni hablar
trivialidades, ni que se interpongan tecnicismos legales o de contratacin.

Hay que vender el problema para que le compren la solucin. No es al revs.


Muchas veces el informtico se enfoca en vender la solucin y la mayora de veces
no le entienden, pues lo que la gente entiende son los problemas, sus implicaciones
y lo que estn sintiendo y si lo entiende y ven que es un tema importante que hay
que resolver, entonces ah se les vende la solucin. Esto parece secundario pero
hacen toda la diferencia

Los problemas no terminan al construir las soluciones: por el contrario, en ese


punto es donde empiezan los verdaderos problemas, pues se debe lograr que la
gente use las soluciones que se ponen a su servicio. Y cuando por fin se logra que
las usen, se cae en un nuevo ciclo de problemas (de capacidad, de servicio, de

28
mantenimiento, etc), los cuales lgicamente tambin hay que resolver. Las cosas
deben quedar tan bien hechas de tal forma que la gente las apropie naturalmente,
entre otras cosas, porque ellos tambin deben ser parte de la solucin.

Hay que liderar las iniciativas antes que se conviertan en proyectos: cuando
las iniciativas se vuelven proyectos, ya se han definido cosas clave, pues
seguramente ya tienen ficha, tienen gente asignada, est estructurado y en ese
momento la gente de TI ya llega tarde. Parte del problema de la gente de TI, es que
no se involucran para liderar las iniciativas y esperan a que lleguen los proyectos
estructurados y cuando eso pasa estn fuera de base, pues no tienen presupuesto
asignado, ni se tiene una arquitectura definida, entre otras cosas y en ese escenario
solo queda la opcin de decir hagmoslo, as sepamos que nos va a quedar
regular. Para evitar todo esto es necesario tener personalidad y forma de actuar de
lder de iniciativas y estar presente en los momentos de verdad donde se definen
las cosas, para desde el inicio conceptualizar la forma como se va a estructurar el
proyecto (gente, apoyos, sistemas, presupuesto) y si alguien no est de acuerdo,
hay que tomar decisiones y seguir con otras iniciativas en las cuales si nos podamos
enfocar. Estas pequeas posturas hacen que la comunicacin cambie y las
dinmicas sean diferentes, en beneficio del rea de TI.

El poder de TI es la transformacin. Adaptarse y sobrevivir: el poder de TI es


un gran poder, que no reside en la administracin de la infraestructura o de los
sistemas de informacin, sino en la transformacin de la organizacin. Esto implica
que los proyectos de TI deben ser transformadores, que tenga en cuenta gestin del
cambio, comunicacin, divulgacin, ventas, sensibilizacin, control, seguimiento,
entre otros, con capacidad de transformar, poder medir si la transformacin se est
logrando genuinamente o no. Esto trae consigo unos retos a la gestin de TI muy
complejos en trminos de lograr tener presentes todos los componentes y la visin
que la transformacin requiere.

1.6 Componentes de IT4+

A continuacin se exponen de manera rpida los 6 componentes del modelo de gestin


estratgica con TI IT4+ y en el captulo 5 se abordarn en detalle.

29
1.6.1 Estrategia de TI

El modelo de gestin debe permitir el despliegue de una


estrategia de TIC que garantice la generacin de valor
estratgico de la capacidad y la inversin en tecnologa
realizada en la entidad.

Al componente de Estrategia de TI le llegan como insumo


la estrategia organizacional y las necesidades del
negocio.

La estrategia que plantea IT4+ permite dicha generacin de valor estratgico mediante el
desarrollo de los siguientes aspectos:

Planeacin estratgica de gestin de TI.


Portafolio de planes y proyectos.
Polticas de TI (seguridad, informacin, acceso, uso).
Portafolio de servicios.
Gestin financiera.

Con lo anterior se logran desarrollar los siguientes productos:

Planeacin estratgica de gestin de TI


Portafolio de Planes y Proyectos
Polticas de TI (Seguridad, Informacin, Acceso, Uso)
Portafolio de servicios
Gestin Financiera
Plan de Continuidad de TI

Como resultados de este desarrollo, se obtiene el Plan Estratgico de TI - PETI, el cual


define las estrategias de Gobierno de TI, Informacin, Sistemas de Informacin, Servicios
Tecnolgicos y Uso y Apropiacin

30
1.6.2 Gobierno de TI

La estrategia de tecnologa debe estar estrechamente


ligada a las estrategias y polticas organizacionales.

Las entradas fundamentales de este componente son el


marco normativo y legal, las polticas organizacionales, los
procesos de la entidad, el modelo de gobierno de la entidad
y los mecanismos de compras y contratacin.

Para que las TIC cumplan su papel es necesario contar con


un modelo de gobierno de TI que contemple los siguientes aspectos:

Marco legal y normativo


Estructura de TI y procesos
Toma de decisiones
Gestin de relaciones con otras reas y entidades
Gestin de proveedores
Acuerdos de Servicio y de desarrollo
Alineacin con los procesos

Como producto del componente de Gobierno de TI se hace la formalizacin de polticas,


estndares y lineamientos de TI, la definicin de la forma de relacionarse con las reas
funcionales, la definicin de acuerdos de desarrollo y de servicio y los mecanismos de toma
de decisin para la gestin de TI.

1.6.3 Gestin de informacin

Para apoyar el proceso de toma de decisiones basado en


la informacin que se extrae desde las fuentes de
informacin habilitadas, es necesario fomentar el desarrollo
de la capacidad de anlisis en lo definidores de poltica, de
estrategia, y de mecanismos de seguimiento, evaluacin y
control. Para ello se hace necesario contar con
herramientas orientadas al seguimiento, anlisis y a la
presentacin y publicacin segn los ciclos de vida de la
informacin y los diferentes pblicos o audiencias de anlisis

31
El insumo fundamental de este componente son las necesidades de informacin de la
organizacin, las cuales se clasifican en informacin para la toma de decisiones,
informacin de los procesos e informacin para los grupos de inters.

La gestin de la informacin debe tener en cuenta las siguientes premisas:

Informacin desde la fuente nica


Informacin de calidad
Informacin como bien pblico
Informacin en tiempo real
Informacin como servicio

La informacin disponible para la toma de decisiones debe cumplir con los siguientes
criterios: oportunidad, confiabilidad, completitud, pertinencia y utilidad.

La estrategia de informacin se fundamenta en el ciclo de vida de la informacin, que


desarrolla los siguientes procesos:

Definicin de informacin
Recoleccin
Validacin
Consolidacin de informacin para el anlisis
Publicacin de informacin

Como resultado de la gestin de informacin se obtiene la informacin publicada,


mecanismos de uso y acceso disponibles, informacin de calidad, generacin de valor a
partir de la informacin, apoyo a la toma de decisiones e instrumentos de anlisis de la
informacin disponible a los usuarios especializados.

1.6.4 Sistemas de informacin

Para soportar los procesos misionales y de apoyo en una


organizacin, es importante contar con sistemas de informacin
que se conviertan en fuente nica de datos tiles para la toma
de decisiones corporativas.

Los sistemas de informacin deben:

Garantizar la calidad de la informacin


Disponer de recursos de consulta a los pblicos de inters

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Permitir la generacin de transacciones desde los procesos que generan la informacin
Ser mantenibles,escalables,interoperables,seguros,funcionales y sostenibles financiera
y tcnicamente

Como entrada se reciben las necesidades de sistematizacin en trminos de necesidades


de informacin, necesidades de los procesos y necesidades de la estrategia organizacional.

La estrategia de Sistemas de Informacin implica el desarrollo de los siguientes aspectos:

Arquitectura de sistemas de informacin


Desarrollo y mantenimiento.
Implantacin
Servicios de soporte tcnico funcional

Como resultado de la gestin de sistemas de informacin obtenemos los sistemas de


informacin de apoyo, sistemas de informacin misionales, servicios informativos digitales
y sistemas de informacin de direccionamiento estratgico.

1.6.5 Servicios tecnolgicos

Para disponer a los usuarios los sistemas de informacin


es necesario desarrollar una estrategia de servicios
tecnolgicos que garantice su disponibilidad y operacin.
La gestin de tecnologa debe ser un servicio permanente
que beneficie a todos los usuarios, tanto internos como
externos.

Componentes orientados hacia la prestacin de servicios


tecnolgicos:

Servicios de suministro, administracin y operacin de infraestructura tecnolgica y de


sistemas de informacin.
Alta disponibilidad para garantizar operacin contina.
Servicios de soporte tcnico a los usuarios.

Los insumos principales de este componentes son las necesidades de operacin que se
componen de las necesidades de operacin de los sistemas de informacin, necesidades
de acceso a los servicios, atencin y soporte a usuarios, necesidades de infraestructura
tecnolgica y los acuerdos de niveles de servicio definidos con el negocio.

33
La estrategia de servicios tecnolgicos contempla el desarrollo de los siguientes
aspectos:

Arquitectura de infraestructura tecnolgica


Procesos de gestin: Capacidad, puesta en produccin y operacin.
Servicios de Conectividad
Servicios de administracin y operacin
Soporte tcnico y mesa de ayuda.
Seguimiento e interventoras

Los principales productos de este componente son: suministro de infraestructura y


servicios, operacin continua de los sistemas y servicios tecnolgicos, seguridad, servicios
de soporte y acuerdos de niveles de servicio ajustados y pactados.

1.6.6 Uso y Apropiacin de TI

Vincular a las personas y desarrollar cultura que facilite la


adopcin de tecnologa es esencial para que las inversiones
en TI sean productivas; para ello se requiere realizar
actividades de fomento que logren un mayor nivel de uso y
apropiacin. Para fomentar el uso y apropiacin de la
tecnologa es necesario tener en cuenta:

Garantizar el acceso a todos los pblicos


Usabilidad
Independencia del dispositivo y de la ubicacin
Acceso a la red

La estrategia de uso y apropiacin de la oferta de sistemas y servicios de informacin debe


tener en cuenta los diferentes pblicos e implica adelantar actividades de:

Capacitacin
Dotacin de tecnologa o de fomento al acceso
Desarrollar proyectos de evaluacin y adopcin de tecnologa
Evaluacin del nivel de adopcin de tecnologa y satisfaccin en el uso.

Es preciso contar con herramientas de diferentes niveles: bsicas, analticas y gerenciales.


Tambin se deben definir y aplicar procesos para comunicar, divulgar, retroalimentar y
gobernar el uso y apropiacin de TI. Todo esto con el objetivo principal de construir una

34
organizacin de alto desempeo con las personas, para que TI sea un factor de valor
estratgico.

Las premisas que soportan el componente de uso y apropiacin de IT4+ buscan que entre
los actores (funcionarios, ciudadanos, decisores, proveedores de TI, entre otros) se genere
una cultura digital personal; que les permita interiorizar el Modelo IT4+ y sus componentes,
como parte de su visin frente a la tecnologa y la informacin. De igual manera, propicia
de forma continua la adopcin de diferentes elementos para lograr el uso y la apropiacin
de los productos y beneficios que brindan los dems componentes: Gobierno de TI,
Estrategia de TI, Gestin de Informacin, Sistemas de Informacin y Servicios
Tecnolgicos, los cuales se integran a los procesos de gestin de tecnologa de cada
entidad.

1.7 Dimensiones de la gestin de TI

Los responsables de la gestin de TI se apoyan en IT4+ para ejecutar todos los procesos
y as cumplir con los fines estratgicos apalancados en TI.

Se definen tres ejes que permiten articular la generacin de valor en el logro de la estrategia
sectorial: Eje Estratgico, Eje de la Actuacin y el Eje Sistmico.

35
Ilustracin 9: Dimensiones de la gestin de TI - Modelo IT4+

El Eje Estratgico tiene en un extremo, la dimensin estratgica que comprende las


dinmicas y procesos para la definicin de planes, acciones, y metas estratgicas. En el
otro extremo esta la dimensin operativa a travs de la cual se ejecutan las acciones que
operacionalizan la estrategia. Cabe sealar que se requiere la capacidad para moverse a
lo largo de este eje con el fin de definir los temas estratgicos y proponer planes realizables
en los plazos definidos por la estrategia.

El Eje de la Actuacin une la teora con la prctica; lo que representa un gran desafo en
razn a que la mayora de las veces se domina la teora (Dimensin de Conceptualizacin)
formulada por diferentes autores y corrientes del pensamiento; pero al pasar a la prctica
se presentan inconsistencias. Es justo sealar que la dimensin de la accin o el saber
hacer no es un tema menor, por el contrario es un aspecto determinante para el xito de
iniciativas o proyectos.

Finalmente, el Eje Sistmico implica la dimensin general; posibilita un panorama completo


de la gestin de TI; pero tambin comprende la dimensin particular; en la que se resuelven
los problemas y se operan los servicios.

36
1.7.1 Dedicacin de los perfiles

Es necesario realizar el anlisis de la situacin actual: la dedicacin que los diferentes roles
o cargos que existen en el rea de TI tienen en cada uno de las dimensiones de los ejes,
de tal forma que se determine el porcentaje de tiempo que se dedica a las diferentes
dimensiones del modelo. La exploracin no est supeditada nicamente al anlisis, debe
hacerse peridicamente; teniendo en cuenta la ejecucin de las actividades relacionadas
con los proyectos y funciones de cada rol, de tal forma que se mantenga la dedicacin
adecuada por cada rol en las diferentes dimensiones.

Ilustracin 10: Dedicacin por perfiles de TI

En trminos generales, el perfil del Director de Tecnologa y Sistemas de Informacin debe


dominar el campo de la estrategia, tanto en la planeacin como en la accin, teniendo una
mayor dedicacin en lo general, sin que esto implique dejar de lado el detalle de la
operacin. En el otro lado se encuentran los lderes de Ti quienes se ocupan
mayoritariamente de la operacin y la accin en detalle, sin que se desentiendan de la
planeacin de la operacin ni de la estrategia. En el centro se encuentran los Coordinadores
(Coordinador de Sistemas de Informacin y Coordinador de Servicios Tecnolgicos),
quienes se encargan de conocer la estrategia en la accin y la operacin en la planeacin,
pero deben conocer en lo superior la estrategia en la planeacin y en lo inferior la accin
en la operacin.

37
1.7.2 Estado de madurez

Se debe hacer un diagnstico del estado de madurez de la organizacin en relacin con las
dimensiones del modelo, calificando dicho estado de madurez en uno de los cinco niveles
propuestos . Utilizar la herramienta IT4+_TOOL_03_Madurez de la Gestin CON TI.pdf

En el mbito de la Estrategia Planeacin se deber contar con el Plan Estratgico de


Sistemas alineado con la estrategia institucional, la cual define indicadores y mide su
avance. Adicional a esto, debe existir un proceso de definicin y actualizacin del Plan
Estratgico de Tecnologas de Informacin PETI. Si la organizacin cuenta con estos
elementos, el nivel de madurez a este respecto es alto. Si por el contrario, no existen los
elementos enunciados, el nivel de madurez es bajo. Finalmente, si existen algunos de los
elementos indicados pero no estn coherentemente estructurados o estn desactualizados,
se puede catalogar este octante en un grado de madurez intermedio.

La determinacin de los grados de madurez y las deficiencias encontradas establecern las


acciones que se deben llevar a cabo para alcanzar un grado de madurez alto, al finalizar la
implementacin del modelo y de los proyectos resultantes. Dichas acciones se debern
incluir como parte del plan estratgico de tecnologa del sector o la entidad.

Al implementar el modelo, se iniciar un ciclo de mejoramiento continuo que deber llevar


a que la organizacin llegue a un nivel de madurez alto en todas las dimensiones del
modelo.

1.8 Beneficios del modelo

Con la aplicacin de IT4+ se espera que una entidad u organizacin adelante de manera
exitosa los proyectos de tecnologa y sistemas de informacin a travs de la implementacin
de un plan estratgico de TI que est alineado y apoye la estrategia organizacional. Los
siguientes son algunos de los beneficios:

Asegura la alineacin estratgica de la gestin de tecnologa y de sistemas de


informacin con la estrategia organizacional.

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Permite definir una cadena de valor que facilite la consolidacin y proporcione el
valor estratgico a la gestin de TI.
Se obtienen ahorros en costos y optimizacin de recursos al lograr una mayor
eficiencia de la operacin.
Reduccin de riesgos operativos.
Construccin de un portafolio de proyectos estructurado y acorde a las necesidades
de informacin, gestin y control de la organizacin.
Aumento de la confianza para la toma de decisiones sobre el desarrollo de proyectos
de TI y sistemas de informacin.

39
2 Modelo de Estrategia de TI

El modelo de gestin debe permitir el despliegue de una estrategia de TI que garantice la


generacin de valor estratgico de la capacidad y la inversin en tecnologa realizada en la
entidad o en su sector. A continuacin se describen los aspectos a tener en cuenta en el
diseo de la estrategia de TI.

Ilustracin 11: Modelo de gestin de la Estrategia de TI

40
Ilustracin 12: Principios de la estrategia de TI

Para llevar a cabo una buena definicin de la estrategia de TI, es necesario tener en cuenta
los principios resaltados en la grfica 12, pues a partir de ellos se genera valor en lo pblico,
se fomenta la eficiencia, la transparencia y el mejor servicio a los ciudadanos.

Es importante tener en cuenta que la sola definicin de la estrategia de TI no es suficiente


para generar valor. Dado que llevar a cabo las acciones estratgicas es lo que hace la
deferencia, para ejecutarlas se requiere generar una serie de condiciones que dependen
ms del dominio de la gestin y la gente, que del dominio de la tecnologa. Estas
condiciones son las siguientes:

1. La entidad debe tener bien definido el foco estratgico y los objetivos de tal forma
que TI genere valor visible, al alinearse con los objetivos de la entidad y el sector.

2. La estrategia de TI NO es nicamente un habilitador de procesos de negocio, sino


que se ha convertido, en muchos casos, en la forma de hacer los negocios.

3. El ADN de los negocios en la nueva economa est construido sobre cadenas


basadas en tecnologa, en el sector pblico no es distinto, por lo tanto la tecnologa
debe apoyar intensamente la generacin de logros estratgicos.

41
4. EL CIO debe ser miembro del equipo ejecutivo de la entidad, tomando parte activa
en las discusiones de la estrategia de la entidad. No basta con tener solamente el
CIO sino que el equipo de TI debe ser liderado por especialistas de TI y con gran
capacidad para lograr resultados con equipos interdisciplinarios.

5. La estrategia de TI debe ser evolutiva e interactiva con la estrategia de la entidad,


de tal manera que se adapte a los cambios de estrategia, en otras palabras, la
estrategia de TI debe ser dinmica en el tiempo.

2.1 Entendimiento Estratgico

2.1.1 Estrategia y procesos de negocio

Los diferentes componentes del modelo de gestin, hacen posible la conexin real entre la
estrategia institucional o sectorial con la gestin de TI, para lo cual se definen los
procesos y las iniciativas. Para cada uno de los componentes estratgicos del modelo
(Estrategia, Gobierno, Informacin, Sistemas de Informacin, Servicios Tecnolgicos y Uso
y apropiacin) se especifica una actividad de gestin.

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Ilustracin 13: Alineacin del Modelo de Gestin IT4+ y la Estrategia

La estrategia de TI debe estar alineada con la estrategia del sector o la entidad y esto se
desarrolla a travs del Plan Estratgico de Tecnologa de Informacin (PETI) en el que se
detalla cmo TI es factor estratgico para apoyar el despliegue de la poltica sectorial o de
la entidad. Al llevar a cabo la gestin de TI no se deben perder de vista los objetivos
estratgicos, de tal forma que todos los esfuerzos y acciones que se lleven a cabo deben
contribuir al logro de la estrategia institucional o sectorial. Utilizar la herramienta
IT4+_FICHATOOL_05_Transformaciones de negocio.pdf para alinear los objetivos-
metas del sector/entidad con las capacidades requeridas en TI.

La arquitectura institucional o empresarial busca tener una entidad cuyo mapa de procesos
y cultura del equipo incorporen la tecnologa como factor de gestin. Adems, esta
alineada con los mecanismos de Gobierno de TI, puesto que a travs de acuerdos de
desarrollo de servicios y de implementacin de facilidades tecnolgicas, los procesos de la
entidad se adelantan con nfasis en la eficiencia, la transparencia y el control de la gestin.

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En esta relacin, el responsable de la gestin de TI debe estar en un nivel directivo con los
recursos necesarios para que se le permita establecer relaciones igualitarias con los dems
decisores de la entidad o del sector, de tal forma que realice acuerdos para el logro de la
estrategia.

La toma de decisiones, tanto en la planeacin como en la ejecucin de las polticas pblicas,


se apoya en el valor estratgico que la informacin de calidad otorga a los tomadores de
decisin y planeadores. Solo mediante un modelo de aseguramiento y de control de calidad
de la informacin, se garantiza que los procesos cuenten con datos de calidad de manera
oportuna.

La informacin no solamente debe apoyar a los decisores en la toma de decisiones de alto


nivel y estratgico sino a los funcionarios para tomar decisiones operativas que permitan
incrementar la eficiencia.

Se busca que los procesos sean eficientes y permitan el desarrollo de las funciones de la
entidad, as como prestar los servicios al ciudadano y realizar las actividades de manera
sistemtica y eficiente; es por ello que la alineacin de la utilidad de los sistemas debe estar
totalmente orientada con la relevancia en el apoyo de los procesos y de los servicios. Para
ello se cuenta con herramientas de software que tras un proceso adecuado de arquitectura
de software ms la definicin y gestin de la arquitectura de sistemas de informacin,
aseguran que las funcionalidades agreguen valor a la gestin y que las tecnologas
implementadas sean administrables en un modelo de servicios.

La implementacin de un modelo que ofrezca el servicio tecnolgico a las reas y a los


procesos inicia con la construccin de una capacidad de servicio que aplique la tecnologa
a disposicin de la entidad con criterios amplios, eficientes y sostenibles de manera que la
entidad cuente con la tecnologa en un esquema de alta disponibilidad para ofrecer servicios
a los ciudadanos, as como para interactuar con otras entidades y para las actividades
internas entre dependencias.

Por ltimo, el factor humano y cultural alrededor de la adopcin de tecnologa es esencial


para que las inversiones en TI sean productivas y permeen el trabajo cotidiano de los
servidores pblicos. Para ello se requiere realizar actividades de fomento que logren un
mayor nivel de uso y apropiacin de la tecnologa en toda la entidad y sus usuarios.

44
2.1.2 Planeacin estratgica de gestin de TI

El Plan Estratgico de TI se establece tomando como base el modelo de gestin de TI y


busca que la organizacin administre de manera eficiente los recursos de tecnologa, los
sistemas de informacin y la informacin, necesarios para la gestin de la organizacin.

Tabla 1: Planeacin estratgica de gestin de TI

Para elaborar el PETI se plantean cuatro fases que integran la estrategia de la entidad o
del sector y la estrategia de TI en una sola visin. En la primera fase, se lleva a cabo el
anlisis de la situacin actual, a travs del entendimiento general de la estrategia
organizacional, de la eficiencia de los procesos, del grado de madurez actual en la gestin
de TI y de la aceptacin de la tecnologa.

En general, las entidades o sectores estn sobre diagnosticados y existe suficiente


informacin en las personas y en los archivos documentales. Se recomienda tener un
entendimiento adecuado de la situacin actual e incluso, empezar a intuir las soluciones a
los problemas en trminos generales, rupturas estratgicas evidentes y proyectos
transformadores, los cuales sern detallados y caracterizados adecuadamente en las fases
posteriores.

La segunda fase comprende el anlisis del modelo operativo y organizacional de la entidad,


las necesidades de informacin y la alineacin de TI con los procesos, de tal forma que se

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tenga plena conciencia de los cambios o ajustes que se realizan al respecto, preparando el
desarrollo de la estrategia de TI.

En la tercera fase, a partir del entendimiento logrado en las dos fases anteriores, se
desarrolla la estrategia de TI, la cual plantea el modelo de gestin de TI, debe estar
alineada a la estrategia del sector que se desarrolla a travs de los modelos de informacin,
sistemas de informacin, arquitectura de servicios tecnolgicos, Gobierno de TI y modelos
de uso y apropiacin, teniendo en cuenta no solo los aspectos intrnsecos de cada
componente, sino las actividades estratgicas transversales a la gestin de TI.

Por ltimo, en la cuarta fase se establece el modelo de planeacin con la definicin de los
lineamientos y actividades estratgicas para desarrollar el plan de implementacin de la
estrategia y se estructura el plan maestro. Teniendo en cuenta los lineamientos, se
desarrollan los planes de accin en el corto, mediano y largo plazo, se definen los
indicadores de avance e impacto de la estrategia de TI y el anlisis financiero de la
ejecucin del plan.

El mantenimiento del PETI es un proceso de planeacin dinmico; en l las estrategias


podran modificarse por adaptacin, innovacin o cambio de las estrategias al interior de la
organizacin. En razn a lo anterior es importante llevar a cabo, por lo menos, una revisin
anual al documento para actualizar, las estrategias y el plan de implementacin a largo
plazo as como para adicionar los planes de accin en el corto plazo.

Al momento de definir el Plan Estratgico de TI PETI, se tienen en cuenta las siguientes


premisas:

Los procesos se apoyarn con tecnologa segn su nivel de desarrollo y segn la


disponibilidad de herramientas tecnolgicas.
Los sistemas de informacin se definirn teniendo en cuenta la cadena de valor de
la entidad o el sector con sus procesos de planeacin, misionales y de apoyo.
El plan estratgico de TI estar armonizado con: el plan sectorial, el modelo de
procesos y la gestin del talento humano.
La ejecucin del plan estratgico de TI se realizar de acuerdo a los componentes
del modelo TI, en fases de doce meses y en un horizonte mnimo de 4 aos.

46
2.1.3 Nivel de madurez de la gestin de TI

Ilustracin 14: Niveles de madurez de la gestin de TI

En el proceso de definicin de la estrategia de TI, es de gran importancia analizar la


situacin actual de la gestin de TI y especialmente identificar el nivel de madurez en el que
se encuentra el sector o la entidad con el fin de establecer la lnea de base y el alcance de
madurez en el tiempo que tendr la ejecucin de la nueva estrategia de TI a plantear.

Dentro del modelo de gestin se plantea utilizar los niveles de madurez de la gestin
definidos por Gartner llevando a cabo la adaptacin a la realidad de la gestin de TI en el
sector pblico. Utilizar la herramienta IT4+_FICHATOOL_03_Madurez de la Gestin CON
TI.pdf para identificar el nivel de madurez en la gestin de Ti.

Segn el planteamiento de Gartner, se contemplan cinco niveles de madurez para la gestin


de TI con sus caractersticas principales:

Nivel 1 Funcional: Existe un rea que cumple las funciones de TI, se han adoptado
disciplinas de administracin de procesos, los programas de talento humano se mueven de
competencias a orientacin por resultados y se cuenta con herramientas de TI integradas
y que soportan procesos de TI, optimizando costos.

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Nivel 2 Habilitador: La gestin de TI permite que las reas cumplan con sus actividades
haciendo uso de la tecnologa. Para esto el rea de TI funciona como un negocio (siendo
reflejo del sector o de la entidad), la administracin del portafolio de servicios de TI se
orienta a los principales recursos y decisiones de inversin y los resultados de los servicios
y soluciones de TI se miden frente a metas formalmente establecidas.

Nivel 3 Contributivo: La gestin de TI contribuye al logro de los objetivos del negocio.


Para esto, la estrategia de TI debe estar explcitamente alineada con las metas del sector
o la entidad.La medicin del desempeo de TI est atada a los indicadores clave del sector
o la entidad, los servicios y soluciones de TI son slidos como una roca y la gestin de
recursos tiene un enfoque estratgico y est basada en maximizar el cumplimiento de los
objetivos estratgicos.

Nivel 4 Diferenciador: La gestin de TI es un factor que se convierte en una ventaja


competitiva o en un diferenciador. El CIO es un lder sectorial plenamente investido, se han
definido ciclos de carrera profesional a corto, mediano y largo plazo, la organizacin de TI
identifica proactivamente los propsitos y persigue las oportunidades para fortalecer la
tecnologa como una ventaja estratgica.

Nivel 5- Transformador: La gestin de TI transforma el sector, el mercado y la relacin


entre los actores y su dinmica. El CIO tiene acuerdos de desempeo formales para al
menos algunos resultados sectoriales o institucionales, los lderes de TI direccionan la
innovacin, propendiendo por habilitar oportunidades en donde existen restricciones
externas y los Lderes de TI encuentran agilidad mediante la extensin de relaciones
externas, colegas y redes de personales.

2.1.4 Identificacin de Necesidades y oportunidades de TI

En primera instancia es necesario identificar y consolidar los objetivos estratgicos. Con el


objetivo de alinear las iniciativas de TI para que contribuyan en forma efectiva a la gestin
sectorial o institucional, es importante establecer o identificar los objetivos estratgicos del
Sector o entidad. Para lograr la alineacin se deben articular tres dimensiones: Estrategia,
Negocio y Tecnologa. La alineacin se logra concretar cuando se responden las siguientes
tres preguntas en forma conjunta y armonizada:

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PARA QU? Estrategia Cules son los objetivos estratgicos que el
Sector/Entidad persigue?

QU? Negocio Cules transformaciones se debe incorporar en la


gestin del negocio para alcanzar los objetivos?

CMO? Tecnologa Cmo se puede aprovechar la Tecnologa para lograr las


transformaciones y a su vez alcanzar los objetivos?

Tabla 2: Preguntas estratgicas

Transformaciones del negocio

Las transformaciones de negocio son aquellos cambios que se deben realizar en el modelo
operacional de las entidades o los sectores para orientar la gestin hacia el cumplimiento
de los objetivos estratgicos.

Las Transformaciones de negocio son modificaciones en la gestin y estn impulsadas por


la manera en que se reorganizan los procesos, la informacin, los recursos, las relaciones
de poder, los incentivos, entre otras variables; para que estas transformaciones tengan el
impacto esperado es necesario acompaarlas con tecnologa que las apoye y las
desarrolle. Utilizar la herramienta IT4+_FICHATOOL_05_Transformaciones de negocio.pdf
para identificar las transformaciones requeridas en la entidad

Capacidades de TI requeridas

La definicin de oportunidades de TI, permite seleccionar las verdaderas alternativas que


pueden tener impacto en el desarrollo de las transformaciones de negocio, y a su vez ,
establecer las capacidades de TI que contribuyen a tener claridad sobre las metas fsicas y
las necesidades de construir capacidades para la gestin de la organizacin.

Las capacidades de TI son los recursos de tecnologa que deben ser habilitados por las
reas de TI con el fin de desarrollar la estrategia y contribuir al logro de los objetivos y a la
transformacin del sector o de la entidad.

49
2.1.5 Portafolio de Servicios

Se debe definir claramente el portafolio de servicios que presta el rea de tecnologa y


divulgarlo en la entidad de tal manera que todos los clientes y usuarios de los servicios los
conozcan y tambin sepan qu servicios no se prestan por TI. Cada servicio debe tener
claramente definidas sus caractersticas: descripcin, horarios, marco regulatorio,
responsables, mecanismos de acceso, ANS, entre otros.

El portafolio de servicios no es un documento esttico sino que hay que actualizarlo segn
los cambios en la prestacin de los mismos. Utilizar la carta descriptiva llamada
IT4+_FICHATOOL_01_Entrevista Estrategia.pdf, para determinar los servicios existentes
y los necesarios en su entidad.

2.2 Gestin de Arquitectura

El modelo de gestin estratgica con TI - IT4+ se alinea a los principios generales y


dominios definidos por la arquitectura empresarial del estado colombiano, definida por el
Ministerio de Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones, cuyo propsito es contar
con un marco de referencia que defina los estndares y lineamientos de arquitectura que
deben adoptar las entidades que conforman el Estado. Este marco de referencia define los
estndares de interoperabilidad y de seguridad para que la entidad est en capacidad de
ofrecer servicios basados en criterios de calidad tales como la consistencia en la
informacin, oportunidad y seguridad.

La adopcin de los estndares y lineamientos de arquitectura debe contribuir con el


fortalecimiento de la gestin de las tecnologas de informacin y las comunicaciones y a su
vez con el mejoramiento de la eficiencia en la gestin de la entidad o el sector.

La arquitectura base corresponde a la conceptualizacin de la arquitectura empresarial para


la gestin de las tecnologa y sistemas de informacin del Estado colombiano, en seis
dominios o dimensiones: Estrategia, Gobierno, Informacin, Sistemas de informacin,
Servicios tecnolgicos y Uso y apropiacin, que ser gobernada y alineada a los principios

50
definidos por el Ministerio de las Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones y que
se adoptan implementando el modelo de Gestin IT4+.

Gestin de Informacin

Sistemas Informacin

Estrategia
Gobierno

TI
TI
Servicios Tecnolgicos

Uso y Apropiacin

Ilustracin 15: Arquitectura empresarial para la gestin de las tecnologa y sistemas de informacin
del estado colombiano

La adopcin de una arquitectura debe afrontar los siguientes desafos:

Modelo estandarizado: Definir los lineamientos, polticas y procedimientos que faciliten la


evolucin de la gestin de TI de la entidad hacia un modelo estandarizado.

Racionalizacin y recursos compartidos: lineamientos y polticas para la optimizacin


en el uso de los recursos teniendo en cuenta criterios de pertinencia y reutilizacin.

Inversin con buena relacin costo/beneficio: la gestin de TI debe propender porque


las inversiones representen un retorno medido por el impacto de los proyectos.

Interoperabilidad: fortalecer los esquemas de interoperabilidad que estandaricen y faciliten


el intercambio de informacin con las reas y entes externos, el manejo de fuentes nicas
de informacin y la habilitacin de servicios.

Sin embargo, IT4+ presenta los elementos y dispone las herramientas necesarias para
afrontar adecuadamente estos retos y permitir la satisfactoria adopcin de los lineamientos
establecidos por la arquitectura empresarial del Estado colombiano, que se esquematiza
con la ilustracin que a continuacin se presenta.

51
Ilustracin 16: Informacin como servicio - interoperabilidad

La adopcin de los estndares y lineamientos de arquitectura por la entidad y el sector


contribuye con el fortalecimiento de la gestin de las tecnologas de informacin y las
comunicaciones y a su vez con el mejoramiento de la eficiencia en la gestin institucional.

Principios generales de la arquitectura

El marco de referencia de arquitectura tiene los siguientes principios generales:

Excelencia del servicio al ciudadano: para fortalecer la relacin de los ciudadanos


con el Estado.

Costo/beneficio: garantizar que las inversiones en TI tengan un retorno medido a


partir del impacto de los proyectos.

Racionalizar: optimizar el uso de los recursos, teniendo en cuenta criterios de


pertinencia y reutilizacin.

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Estandarizar: ser la base para definir los lineamientos, polticas y procedimientos
que faciliten la evolucin de la gestin de TI del Estado colombiano haca un modelo
estandarizado.

Interoperabilidad: fortalecer los esquemas que estandaricen y faciliten el


intercambio de informacin, el manejo de fuentes nicas y la habilitacin de servicios
entre entidades y sectores.

Viabilidad en el mercado: contener definiciones que motiven al mercado a plantear


y disear soluciones segn las necesidades del Estado colombiano.

Federacin: debe establecer estndares, lineamientos y guas para la gestin de


TI; as como un esquema de gobierno que integre y coordine la creacin y
actualizacin de los anteriores. La implementacin del Marco es responsabilidad de
cada entidad o sector.

Co-creacin: permitir componer nuevas soluciones y servicios sobre lo ya


construido y definido, con la participacin de todas aquellas personas u
organizaciones que influyen o son afectadas por el Marco de Referencia.

Escalabilidad: permitir la evolucin continua y el ajuste de todos los componentes


y dominios que integran el Marco, sin perder calidad ni articulacin.

Seguridad de la informacin: permitir la definicin, implementacin y verificacin de


controles de seguridad de la informacin.

Sostenibilidad: aportar al equilibrio ecolgico y cuidado del ambiente a travs de


las TI.

Neutralidad tecnolgica: El estado garantiza la libre adopcin de tecnologas,


teniendo en cuenta recomendaciones, conceptos y normativas de los organismos
internacionales competentes en la materia. Se debe fomentar la eficiente prestacin
de servicios, el empleo de contenidos y aplicaciones, la garanta de la libre y leal
competencia, y la adopcin de tecnologas en armona con el desarrollo ambiental
sostenible

2.2.1 Definicin

Con el establecimiento del Marco de referencia de arquitectura empresarial para la gestin


de TI en el Estado, la definicin de la arquitectura en los sectores y entidades deber ser
desarrollada a partir de la aplicacin de los lineamientos y bases del marco de referencia
a nivel pas y territorial teniendo en cuenta la realidad y necesidades de cada uno.

53
Dentro de los productos de un ejercicio de arquitectura se tienen: Los anlisis de brecha,
los modelos de arquitectura por cada dominio, las arquitecturas de transicin y de solucin,
la hoja de ruta para la implementacin y el plan de gestin de cambios.

2.2.2 Implementacin

A partir de la hoja de ruta, se establecen y ejecutan las acciones requeridas para llevar a
cabo la implementacin de la arquitectura y la ejecucin del plan de gestin de cambios.

En relacin con el gobierno de la arquitectura y las buenas prcticas para la implementacin


exitosa, el marco de referencia del pas, contiene las herramientas para guiar y facilitar
estas actividades.

2.2.3 Mantenimiento y evolucin

El sector o la entidad, en un ciclo de mejoramiento continuo, ser responsable de mantener


actualizada la arquitectura segn los cambios del entorno y del marco de referencia del
pas.

2.3 Definicin de polticas de TI

Con el fin de obtener los mejores resultados y permitir que los servicios sean desarrollados,
se establecen los parmetros necesarios para la gobernabilidad de los servicios de TI. Es
a travs de la implementacin de las polticas y objetivos institucionales, acorde a esta
poltica, que se genera valor agregado.

Al mismo tiempo se cuenta con la definicin de polticas institucionales orientadas al


fortalecimiento de la gestin de TI, expidiendo los procedimientos y estndares necesarios
teniendo en cuenta los procesos de comunicacin y la divulgacin de los mismos.

Los documentos de polticas y lineamientos de TI se revisan peridicamente tal como se


hace con los dems documentos - para hacer los ajustes o actualizaciones que se
requieran.

El rea de TI debe contar con las polticas, lineamientos y estndares que le permitan
generar un marco de gobernabilidad controlado en seguridad, gestin de informacin,
desarrollo e implantacin de sistemas de informacin, acceso a la tecnologa y uso de las
facilidades por parte de los usuarios, como mnimo.

54
2.4 Modelo de Planeacin

Como se mencion anteriormente, en la ltima fase de definicin del PETI, se establece el


modelo de planeacin a partir del cual se definen los planes de accin para implementar la
estrategia y lograr los objetivos de la misma. El modelo de gestin propone algunas
definiciones para facilitar el desarrollo del modelo de planeacin, dentro del cual se deben
tener en cuenta la elaboracin de las siguientes herramientas:

Plan maestro
Portafolio de planes, programas y proyectos
Hoja de Ruta
Planeacin de recursos

2.4.1 Premisas para la definicin del plan estratgico de TI.

Al momento de definir el Plan Estratgico de TI PETI, se deben tener en cuenta las


siguientes premisas:

Los procesos se apoyarn con tecnologa segn su nivel de desarrollo y segn la


disponibilidad de herramientas tecnolgicas.
Los sistemas de informacin se definirn teniendo en cuenta la cadena de valor de
la entidad o el sector con sus procesos de planeacin, misionales y de apoyo.
El plan estratgico de TI estar armonizado con: el plan sectorial, el modelo de
procesos y la gestin del talento humano.
La ejecucin del plan estratgico de TI se realizar de acuerdo a los componentes
del modelo TI, en fases de doce meses y en un horizonte mnimo de 4 aos.

55
2.4.2 Estructura de actividades estratgicas

En este apartado se propone una estructura para el plan de accin y compras de acuerdo
con los componentes del modelo. En esta seccin se han incluido las lneas de accin, las
cuales pueden variar segn las necesidades de apoyo tecnolgico de cada entidad u
organizacin.

Se recomienda mantener esta estructura para hacer el seguimiento a la ejecucin


presupuestal e incorporar todas las iniciativas relacionadas con la gestin de TI de la
organizacin en el mismo esquema. Esto con el fin de lograr una mirada integral a la
inversin, lograr economas de escala, compatibilidad tecnolgica, sostenibilidad y
oportunidades para mejorar el servicio.

Componente Lneas de accin

1. Planear, definir y 1.1 Alineacin de iniciativas con la estrategia institucional o


mantener la estrategia sectorial
de TI
1.2. Plan de seguridad

1.3. Plan de continuidad de TI

1.4. Fortalecimiento de la gestin Integral de TI

2. Planear, definir y 2.1. Fortalecimiento de la estructura organizacional de TI


mantener el gobierno de
TI 2.2. Marco de gobernabilidad de TI

2.3. Definicin e implantacin de procesos de gestin de TI

3. Anlisis de 3.1. Desarrollo de la arquitectura de informacin


Informacin
3.2. Desarrollo de la capacidad de consolidacin y publicacin
de informacin

3.3. Desarrollo de la capacidad de anlisis de informacin

4. Desarrollar y 4.1. Desarrollo y consolidacin de los sistemas de informacin


mantener de Sistemas de apoyo administrativo
de Informacin
4.2. Desarrollo y consolidacin de los sistemas de informacin
misionales

4.3 Desarrollo y consolidacin de los servicios informativos


digitales

56
Componente Lneas de accin

4.4. Desarrollo y consolidacin de los sistemas de


direccionamiento

5.1. Infraestructura de datacenter

5.2. Hardware y software de oficina

5.3. Licenciamiento de software de datacenter

5.4. Conectividad

5.5. Servicios de operacin (administracin de infraestructura,


DBA, consultoras, tercerizacin, etc)
5. Gestionar Servicios
5.6. Servicios informticos (correo electrnico, directorio activo,
Tecnolgicos
antivirus, proxies, mensajera, impresin, etc)

5.7. Servicios en la nube (IAAS, PAAS)

5.8. Servicio de soporte y mesa de ayuda

5.9. UPS y sistema elctrico

5.10. Servicios de telefona

5.11. Servicios de seguridad electrnica y video-vigilancia

6.1. Capacitacin

6.2. Herramientas para el aprendizaje


6. Uso y apropiacin de
TI 6.3. Planes de implantacin

6.4. Evaluacin del nivel de adopcin de tecnologa y


satisfaccin en el uso.
Tabla 3: Lneas de accin por componente de IT4+

Se debe hacer la distribucin presupuestal de cada lnea de accin, incluyendo los


proyectos, su objetivo, el avance, los responsables, prioridad, indicadores y tipo de
intervencin a realizar.

57
2.4.3 Plan maestro

Para cada uno de los componentes de la estrategia, se establecen los productos ms


significativos y las actividades en las que se debe comprometer la organizacin para
alcanzarlos. Este plan maestro define el norte de accin estratgica en materia de TI y a l
se debern alinear el plan de inversiones, la definicin de la estructura de recursos humanos
y todas las iniciativas que se adelanten en el mediano y largo plazo.

Es posible que sea necesario que el plan maestro est asociado a objetivos de mayor nivel
o a los objetivos estratgicos de la organizacin, caso en el cual se tendra la mirada de
alineacin estratgica.

En la siguiente tabla se detallan los productos que contempla un plan maestro de TI cuyo
objetivo sea el fortalecimiento de la gestin de TI en una entidad.

Componente
Producto Actividad
del modelo
Plan estratgico Integral de Alineacin de la estrategia de TI con la
TI alineado con Plan de transformacin institucional
desarrollo de la
organizacin y con la Desarrollar y mantener la estrategia de TI
Estrategia de
arquitectura institucional,
TI
en el que la gestin de TI
represente un valor Definicin de polticas de TI
estratgico para la
organizacin
Oficina de TI consolidada y Crear y mantener una estructura
estructurada para organizacional que permita gestionar TI de
desarrollar el plan manera integral y con valor estratgico
Gobierno de estratgico con
TI especializacin tcnica, Establecer acuerdos de servicio y de
empoderada con desarrollo con las reas para mejorar y
sostenibilidad tcnica y mantener los procesos
financiera
Toda la informacin Alinear las necesidades de informacin con las
requerida por la entidad, el necesidades de la estrategia institucional y los
sector y otras entidades o procesos
instituciones, debe ser Construir un flujo permanente de informacin
obtenida desde los a todo nivel que apoye los procesos misionales
Gestin de
sistemas de informacin, principalmente
Informacin
para atender las Implementar polticas de calidad de la
necesidades de los actores informacin que aseguren su confiabilidad,
interesados y empoderarlos oportunidad, relevancia y consistencia
para su uso efectivo en la Habilitar herramientas que permitan el anlisis
toma de decisiones y uso de la informacin existente y disponible

58
Componente
Producto Actividad
del modelo
Establecer un modelo integral y arquitectura
Sistemas de Informacin de sistemas de informacin
que satisfagan las Disear y desarrollar el software para
Sistemas de
necesidades de los implementar el sistema, con criterios de
Informacin
procesos y los servicios de funcionalidad, seguridad y confiabilidad
la entidad y del sector Evolucionar y mantener los sistemas de
informacin requeridos
Modernizacin de la infraestructura
Un portafolio de servicios tecnolgica.
de gestin de tecnologa Evitar manejar cada proyecto de TI de manera
que beneficie a los actores individual. Utilizar un enfoque de portafolio de
Gestin de internos y externos y que proyectos.
Servicios garantice la disponibilidad, Fortalecer los mecanismos de administracin
Tecnolgicos seguridad y oportunidad de de la operacin de servicios tecnolgicos
la tecnologa de
informacin que requiere la
Adoptar mejores prcticas en tecnologa y
entidad
tercerizar la operacin de elementos crticos
Desarrollar las Implementar herramientas que generen
herramientas y los apropiacin en lo documental y en lo
Uso y
mecanismos que hagan procedimental
apropiacin
sostenible el uso y Implementar herramienta de e-learning para
de TI
aprovechamiento de la la induccin en el uso de herramientas y de
tecnologa y la informacin procesos existentes
Tabla 4: Entregables plan maestro de TI

2.4.4 Portafolio de planes, programas y proyectos

Se debe contar con un portafolio de planes, programas y proyectos que permita la


operacionalizacin de los objetivos y acciones estratgicas definidas en el PETI. El
portafolio de planes, programas y proyectos se define a nivel de sistemas de informacin y
a nivel de servicios tecnolgicos.

En el primer caso, se define la categora de los sistemas de informacin, la categora de


informacin, plan / programa / proyecto, entregables, actividades generales, reas
involucradas, proveedor, periodo de ejecucin, porcentaje de avance y prioridad.

Para el caso de los servicios tecnolgicos el portafolio define plan / programa / proyecto,
entregable, actividades generales, reas involucradas, responsables, periodo de ejecucin,
porcentaje de avance y prioridad.

59
Este portafolio permite visualizar claramente las acciones de ejecucin a llevar a cabo.
Tiene en cuenta criterios de priorizacin adems se define qu se debe hacer primero o
despus dependiendo de la criticidad, el presupuesto disponible y la capacidad de ejecucin
del rea de TI.

Al portafolio se le hace seguimiento peridico, teniendo un responsable asignado para su


gestin y actualizacin de avance, de tal forma que se puedan tomar acciones correctivas
o de mejoramiento tendientes a cumplir con las metas estratgicas.

2.5 Seguimiento y evaluacin

2.5.1 Tablero de indicadores

El Modelo de Gestin IT4+ propone la adopcin de un modelo integral de seguimiento que


no solamente considere los avances tcnicos; sino que contemple otros aspectos
fundamentales que van desde la visin estratgica hasta el avance en la consecucin e
inversin de los recursos requeridos.

El proceso de seguimiento se soporta en el modelo de Balanced Scorecard, con un mapa


estratgico y un tablero de control, que independiente del proceso de implementacin del
Plan Estratgico de TI definido por la entidad, se centrar en el monitoreo peridico de
indicadores comunes que reflejen el comportamiento de las organizaciones a la luz de las
perspectivas que se estn evaluando.

El proceso de seguimiento deber contemplar una carga mnima para los funcionarios en
el reporte de informacin de seguimiento, que deber apoyarse principalmente en procesos
automticos y semiautomticos; informacin veraz que refleje el estado real de avance de
la entidad.

Es necesario que el tablero de control tenga una visin integral de la entidad o el sector y
permita contar con una estrategia unificada de IT4+ la cual define un marco metodolgico
para la definicin, implementacin y seguimiento del PETI, con un esquema de evaluacin
que permita evidenciar la alineacin con la estrategia de la entidad. Para el xito del modelo

60
se requieren fortalecer las competencias gerenciales y tcnicas de la entidad, suministrando
los recursos adecuados para hacer una gestin acorde con las necesidades.

Para tener una visin integral del avance de la entidad en el proceso de adopcin de TI
alineado con la estrategia de la entidad, el modelo integral de seguimiento define cuatro
perspectivas bsicas:

Resultados Percepcin del servicio Gestin Recursos

1. Resultados: Permite hacer un seguimiento de los grandes objetivos misionales que


persigue la entidad y que son habilitados con tecnologa.

2. Percepcin del servicio: muestra la promesa de valor que se hace a los usuarios
a travs de los objetivos del servicio. Se hace seguimiento, entre otros, al grado de
satisfaccin de los usuarios que utilizan los servicios digitales y tecnolgicos; a la
oferta de servicios a travs de TI y al nivel de uso de dichos servicios que se ofrecen
a travs de diferentes canales digitales.

3. Gestin: Permite evaluar el desempeo de los procesos de la gestin de TI y el


nivel de eficiencia, eficacia y efectividad de los proyectos, aspectos fundamentales
para hacer mejoramiento continuo e identificar oportunidades, buenas prcticas y
lecciones aprendidas.

4. Recursos: los objetivos fijados desde esta perspectiva reflejan la capacidad para
conseguir recursos y optimizar su gestin para la implementacin de la estrategia
de TI, optimizar la inversin y el manejo de dichos recursos tecnolgicos y generar
ahorros para mejorar la gestin.

El mapa estratgico debe contemplar los objetivos estratgicos de cada una de las
perspectivas que aplican a la entidad o su sector. El propsito es tener un nico marco de
referencia que permita monitorear la visin integral con el nivel de desagregacin requerido
para hacer el anlisis correspondiente.

El tablero de control permite monitorear el avance en la implementacin del modelo de


gestin estratgica de TI alineado con el mapa estratgico que se ha desarrollado hasta la
definicin de los indicadores para medir el cumplimiento de los objetivos estratgicos
definidos.

61
2.3. Eficiencia de 2.4. Gestin
2.1. Calidad de 2.2. Cobertura de
Resultado los servicios los servicios
la gestin de la ambientalmente
Entidad responsable

Plan Estratgico de TI
3.1. Nivel de 3.2. Servicios 3.3. 3.4. Nivel de
3.5.
satisfaccin en lnea para Disponibilidad uso de los
Servicio de los soportar la de los servicios servicios en
Transparencia
en la gestin
usuarios estrategia en lnea lnea

4.1. Alinear la gestin de 4.2. Desarrollar 4.3. Formar equipos de trabajo


Gestin TI con los procesos de proyectos de TI exitosos, preparados para gestionar la
Interna la entidad segn su planeacin estrategia de TI eficientemente

5.1. Conseguir recursos y 5.2. Optimizar la 5.3. Optimizar el manejo de


Recursos optimizar su gestin para la inversin de los recursos tecnolgicos y generar
implementacin del PETI recursos de TI ahorros para mejorar la gestin

Ilustracin 17: Tablero de control del modelo de gestin de TI

Para establecer el nivel de logro que se alcance durante las diferentes vigencias de
implementacin del PETI, se defini un conjunto de indicadores que apoyarn las
actividades de seguimiento en el desarrollo del plan estratgico y el establecimiento de las
metas anuales adems de proyectarlas en el largo plazo. Es fundamental determinar la
lnea base y los mecanismos de medicin de cada uno de ellos.

La tabla que se presenta a continuacin relaciona los indicadores clave por cada una de las
perspectivas del modelo en una entidad del sector pblico. Las columnas que componen la
tabla se explican a continuacin:

Objetivos estratgicos: objetivos consignados en el mapa estratgico, en las perspectivas


de resultados, servicio, gestin interna y de recursos.

Indicadores de los objetivos estratgicos: miden el nivel de cumplimiento del objetivo,


respecto a la meta establecida.

Metas: fin hacia el que se dirigen las acciones y marcan a dnde se debe llegar cada ao.

62
Perspectiva de resultados

Lnea Metas
Objetivos estratgicos Indicadores de los objetivos estratgicos de Ao Ao Ao
Base 1 2 3
2.1 Calidad de Implementar nuevas polticas y Cantidad de nuevos lineamientos de calidad
los servicios lineamientos que fortalezcan la Generados.
percepcin de calidad que tienen los Cantidad de nuevos lineamientos de calidad
stakeholders por los servicios implementados.
recibidos.

Aumento en la cantidad de usuarios Porcentaje de Nuevos usuarios atendidos


atendidos con base en el potencial
2.2. Cobertura establecido
de los servicios Crecimiento en el nmero de Cantidad de nuevos Servicios
servicios implementados utilizando implementados
las TICs
Servicios ms econmicos Cantidad de servicios a los cuales se les ha
aplicado una reduccin en el costo al usuario
final
2.3. Eficiencia Prestacin de servicios ms rpida Cantidad de servicios para los cuales se ha
en la gestin de conseguido una reduccin superior al 10% en
la entidad el tiempo de atencin al usuario
Nivel de implementacin de la Calificacin GEL
Estrategia de Gobierno en lnea
Adopcin de buenas prcticas - cero Porcentaje de reduccin en el consumo de
papel papel
2.4. Gestin
ambientalmente TIC verde Nivel de Adopcin de las normas que utiliza
responsable Colombia Compra y el Ministerio de ambiente
para las compras y entrega de servicios de
datacenter

63
Lnea Metas
Objetivos estratgicos Indicadores de los objetivos estratgicos de Ao Ao Ao
Base 1 2 3
Cantidad de lineamientos desarrollados e
implementados en relacin con el reciclaje
de dispositivos electrnicos.
Nivel de reduccin en el consumo de energa
por parte del datacenter
Tabla 5: Indicadores de Resultados

Perspectiva de servicios

Lnea Metas
Objetivos estratgicos Indicadores de los objetivos estratgicos de Ao Ao Ao
Base 1 2 3
Incrementar el nivel de satisfaccin Nivel de satisfaccin reportada por los
por la disponibilidad y uso de usuarios, respecto a los servicios
3.1. Nivel de
Servicios tecnolgicos tecnolgicos ofrecidos
satisfaccin de
Utilizar las TIC como agente Cantidad de procesos mejorados o creados
los usuarios
habilitador y generador de cambio utilizando como elemento habilitador la
en la entidad tecnologa .
Servicios de informacin Cantidad de Servicios de informacin
Incrementar Oferta de informacin sectorial e institucional para los ciudadanos
relevante y pertinente para los y empresarios de acuerdo con los
3.2. Servicios
ciudadanos y los empresarios estndares establecidos, operando
en lnea para
correctamente
soportar la
Servicios de interaccin Cantidad de Servicios que permiten la
estrategia
Incrementar los servicios de interaccin en lnea a los ciudadanos y
interaccin implementados por la empresarios con la entidad de acuerdo con
entidad los estndares establecidos

64
Lnea Metas
Objetivos estratgicos Indicadores de los objetivos estratgicos de Ao Ao Ao
Base 1 2 3
Servicios de transaccin Cantidad de trmites implementados en
Incrementar la cantidad de trmites lnea para los ciudadanos y empresarios de
y servicios en lnea ofrecidos por la acuerdo con los estndares establecidos
entidad
Nivel de transformacin de la Cantidad de Servicios de intercambio de
entidad: Incrementar los servicios informacin con otras entidades para
de tramites implementados en los proveer trmites y/o servicios integrales en
cuales la entidad forma parte de lnea a los ciudadanos y a las empresas
algunas cadenas de trmites utilizando medios digitales
Oferta servicios de Gobierno en Incrementar la participacin de la entidad en
lnea alineados entre todas las las cadenas de trmites en lnea y/o
entidades que intervienen en ellos sistemas transversales ofrecidos por
entidades del Estado del orden Nacional y
territorial
Adelantar los procesos de Aumentar Cantidad de procesos de
contratacin en lnea , de acuerdo a contratacin realizados utilizando las
la normatividad vigente plataformas de ley vigentes .
Aumentar la utilizacin de canales Cantidad de Transacciones completadas
3.3. digitales para ofrecer servicios al con xito a travs de canales digitales
Disponibilidad usuario y a otras entidades existentes.
de los servicios Instalacin de nuevos canales Cantidad de nuevos canales digitales
en lnea digitales para ofrecer servicios instalados y operando para realizar
Transacciones
3.4. Nivel de Mayor Utilizacin de canales en Cantidad de usuarios que interactan con la
uso de los lnea para interactuar con la entidad a travs de los diversos Canales
servicios en entidad. disponibles , Vs el potencial de usuarios
lnea calculados

65
Lnea Metas
Objetivos estratgicos Indicadores de los objetivos estratgicos de Ao Ao Ao
Base 1 2 3

Habilitar a travs de canales Cantidad de canales de participacin en lnea


3.5. digitales la interaccin de los que permitan la participacin y seguimiento
Transparencia ciudadanos para que puedan en los procesos de la entidad por parte del
en la gestin participar y hacer seguimiento de la ciudadano
gestin de la entidad
Tabla 6: Indicadores de Servicio

Perspectiva de gestin

Lnea Metas
Objetivos estratgicos Indicadores de los objetivos estratgicos de Ao Ao Ao
Base 1 2 3
Articular el soporte que ofrecen las TI Procesos de la entidad que pueden ser
con los procesos de la entidad soportados con TI y cuentan con este apoyo
tecnolgico
4.1. Alinear la Estrategia de TI - Ejecutar el Plan Porcentaje de ejecucin anual del Plan
gestin de TI Anual de TI Estratgico de TI (PETI)
con los
procesos de la Ejecutar una Estrategia definida de Existencia e implementacin de una
entidad informacin estrategia de informacin definida
Mejora en la relacin costo/beneficio de
algunos procesos generada por el apoyo
de las tics

66
Lnea Metas
Objetivos estratgicos Indicadores de los objetivos estratgicos de Ao Ao Ao
Base 1 2 3
Generacin de informacin Nivel de apoyo de la informacin en funcin
adecuada para la toma de de los acuerdos de servicio para los procesos
decisiones en los procesos y que pueden ser soportados con TI
servicios de la entidad
Servicios tecnolgicos - Porcentaje de disponibilidad de los servicios
Disponibilidad de TI
Apropiacin de TIC en la entidad Cantidad de usuarios de los sistemas de
Uso informacin que utilizan recursos TIC

Apropiacin de Internet y redes Porcentaje de adopcin por parte de las


sociales en la entidad entidades, de las guas para el acceso a los
canales de Internet y las redes sociales
Cantidad de cuentas gubernamentales en
redes sociales
Servicios pblicos abiertos - Nmero de estndares para Interfaces de los
Seleccionar y divulgar estndares Programas de Aplicacin - API publicados
para Interfaces de los Programas de
Aplicacin - API, para establecer una
red que permita a los proveedores de
tecnologa, ciudadanos, empresas y
organizaciones de la sociedad, crear
servicios innovadores
Estndares abiertos para datos - Nmero de estndares abiertos aprobados,
Asegurar que los datos apropiados para la publicacin de datos
son transparentes y se comparten Para cada estndar aprobado, porcentaje de
en lugar de duplicarse y utilizan entidades que lo han adoptado / Han
estndares de datos abiertos, lo que enfocado sus procesos de implementacin
reduce barreras de entrada para los de soluciones en la adopcin del estndar
proveedores de servicios, promueve

67
Lnea Metas
Objetivos estratgicos Indicadores de los objetivos estratgicos de Ao Ao Ao
Base 1 2 3
una mayor innovacin y permite
diversificar la oferta

Adopcion de Estndares abiertos Nmero de estndares tcnicos abiertos


para arquitectura - Permitir mayor aprobados y publicados
interoperabilidad, apertura y Para cada estndar aprobado, porcentaje de
reutilizacin de soluciones de TIC, entidades que han lo adoptado / Han
con base en los lineamientos del enfocado sus procesos de implementacin
marco de referencia hacia la adopcin del estndar
Desarrollo de Sistemas de Nivel de integracin e interoperabilidad entre
Informacin con Capacidad de sistemas de informacin (porcentaje de
interoperabilidad servicios que requieren interoperabilidad
integrados sobre el universo de
requerimientos de interoperabilidad)
Establecimiento de polticas para Cantidad de soluciones de software para las
gestin del riesgo cuales los updates de seguridad estn
disponibles en forma estable
Cantidad de soluciones de software que no
tienen soporte de seguridad, pero que
todava estn en uso
Porcentaje de soluciones a las que se
aplican los updates crticos de seguridad
disponibles para todo software, que permiten
su instalacin en ms del 90% de las
mquinas (clientes, servidores, dispositivos
mviles)

68
Lnea Metas
Objetivos estratgicos Indicadores de los objetivos estratgicos de Ao Ao Ao
Base 1 2 3
Gestin del conocimiento Nmero de licencias disponibles en la Base
Existencia de una base de de Conocimiento sobre Activos y Servicios
Conocimiento sobre Activos y Nmero de licencias utilizadas de la Base de
Servicios Conocimiento de Activos y Servicios
Generacin de informacin - Nivel de cumplimiento de los acuerdos de
Establecer acuerdos de desarrollo desarrollo y servicio que se establecen con
con las reas y los programas las reas y los programas
Desarrollo de sistemas de Porcentaje de proyectos de Ti desarrollados
Informacin Aumentar la cantidad exitosamente de acuerdo a variables de
de proyectos de Ti desarrollados tiempo, costo y alcance
exitosamente de acuerdo a variables
4.2. Desarrollar
de tiempo, costo y alcance
proyectos de TI
exitosos, segn Servicios tecnolgicos
su planeacin Implementacin de tcnicas y
manejo gil de los proyectos para Nmero de proyectos que utilizan tcnicas
conseguir implementacin rpida, de herramientas en lnea para gestionar los
con el fin de satisfacer los proyectos del universo de proyectos de TI en
requerimientos y utilizar la ejecucin.
tecnologa adecuada

4.3. Formar Apropiacin de TIC en la entidad - Cantidad de funcionarios que usan e-learning
equipos de Capacitacin del potencial de usuarios calculados
trabajo Fortalecer las habilidades TIC de los Cantidad de funcionarios que han recibido
preparados funcionarios entrenamiento con base en un plan
para gestionar propuesto por la entidad

69
Lnea Metas
Objetivos estratgicos Indicadores de los objetivos estratgicos de Ao Ao Ao
Base 1 2 3
la estrategia de Fortalecer la capacidad de los Cantidad de empleados reclutados que son
TI equipos de las reas de tecnologa - graduados en carreras relacionados con la
eficientemente Reclutamiento y retencin de gestin de TI
graduados en carreras relacionadas
con la gestin de TI
Fortalecer la capacidad de los Nmero de CIO reclutados con perfil
equipos de las reas de tecnologa - adecuado para el cargo, provenientes del
CIO provenientes del sector pblico sector pblico

Fortalecer la capacidad de los Nmero de estudiantes en carreras de IT, que


equipos de las reas de tecnologa - trabajan en la entidad en el rea de
Contratacin de personas que estn tecnologa
cursando carreras en TI

Tabla 7: Indicadores de gestin interna

Perspectiva de recursos

Lnea Metas
Objetivos estratgicos Indicadores de los objetivos estratgicos de Ao Ao Ao
Base 1 2 3
5.1. Conseguir Elaboracin de un presupuesto de Porcentaje de ejecucin del presupuesto
recursos y TI adecuado a las proyecciones de dedicado a gestin de TI.
optimizar su la entidad /sector Porcentaje de ejecucin del presupuesto
gestin para la dedicado a la inversin en TI.

70
Lnea Metas
Objetivos estratgicos Indicadores de los objetivos estratgicos de Ao Ao Ao
Base 1 2 3
implementacin Porcentaje de ejecucin del presupuesto
del PETI dedicado al mantenimiento de TI.

Valor de la Inversin y gasto total en compras


conjuntas de productos y servicios de gestin
soportados en TI
Compras de TI alineadas con las
5.2. Optimizar Cantidad de Procesos de adquisicin de
disposiciones de Colombia Compra
la inversin de activos de TIC completados a travs de la
Eficiente.
los recursos de TVEC
TI Porcentaje de ahorros en la adquisicin de
productos y servicios de TI comunes y/o
compartidos a travs de la TVEC
Compras pblicas - Arquitectura de Porcentaje de las compras que estn
referencia alineadas con los estndares de la
Arquitectura de referencia acordada
Compras pblicas Porcentaje de servidores pblicos con la
dotacin mnima de tecnologa y para trabajo
mvil, de acuerdo con los requerimientos de
5.3. Optimizar su cargo
el manejo de Polticas para gestin del riesgo Porcentaje de reduccin en el costo y tiempo
recursos de desarrollo de soluciones de TI
tecnolgicos y
generar Gestin del conocimiento - Base de Porcentaje de Activos registrados en la base
ahorros para Conocimiento sobre Activos y de manejo de activos de TI
mejorar la Servicios
gestin

Cloud computing y Almacn de Productos certificados en el Almacn de


Aplicaciones del Gobierno Aplicaciones del Gobierno

71
Lnea Metas
Objetivos estratgicos Indicadores de los objetivos estratgicos de Ao Ao Ao
Base 1 2 3
Adopcin de los productos del Almacn de
Aplicaciones de Gobierno
Porcentaje de utilizacin del modelo de
compras de servicios de TIC en cloud
computing
Consolidacin de datacenter Cantidad de servicios instalados en
Datacenter y servicios asociados con hosting
Porcentaje de servidores virtualizados

Estrategia para Dispositivos de Costo de dispositivo por equivalencia a


Usuario Final (EDUF) - tiempo completo (FTE, en ingls)
Adoptar enfoque comn y Nmero de dispositivos por equivalencia a
estndares para los dispositivos de tiempo completo (FTE, en ingls)
usuario final
Nmero de clientes (personas jurdicas) que
han adoptado los servicios en lnea con la
estrategia de EDUF
Nmero de usuarios finales atendidos con los
principios de la estrategia EDUF
Tiempo requerido para poner en marcha con
xito los dispositivos
Red de Servicios Pblicos (RSP) Nmero total de contratos de
segura, creada a partir de una red telecomunicaciones compatibles con la RSP
de redes, con estndares comunes, en relacin con el nmero total de contratos
que permita la prestacin de de telecomunicaciones

72
Lnea Metas
Objetivos estratgicos Indicadores de los objetivos estratgicos de Ao Ao Ao
Base 1 2 3
servicios pblicos desde cualquier
lugar por cualquier proveedor, a
menor costo

Tabla 8: Indicadores de recursos

73
2.5.2 Gestin de recursos

En la gestin financiera se hace seguimiento y control a la ejecucin del presupuesto y el


plan de compras, teniendo en cuenta las necesidades de la gestin, los procedimientos
internos de la entidad y las metas establecidas. Es necesario enlazar el portafolio de planes,
programas y proyectos con el plan de accin y de compras y este con el presupuesto
destinado a gestin de TI; para lograr una mirada completa de planeacin y ejecucin
financiera.

Adems se identifica y clasifican los recursos financieros, teniendo en cuenta las lneas de
accin del plan de accin establecido, de tal manera que se orienten a apoyar aquellas
lneas que aportan directamente al logro de los objetivos estratgicos de TI.

La gestin financiera permite la diferenciacin de los rubros de inversin o proyectos nuevos


con los rubros de gasto u operacin, de tal forma que se determinen claramente los recursos
que se necesitan para apoyar la operacin de los servicios tecnolgicos y el ajuste de su
capacidad para soportar el crecimiento y cules recursos se destinan para la ejecucin de
proyectos o el establecimiento de nuevos servicios.

La gestin financiera no solamente se realiza para un periodo sino que es conveniente


contrastar la informacin del periodo actual con la informacin de ejecucin de los
anteriores periodos. Tambin con la informacin de planeacin de los periodos posteriores,
de tal forma que se analice por cada componente de IT4+ y se vayan desagregando en los
elementos que los componen, hasta llegar a los planes de compras. Se recomienda utilizar
una tabla para registrar esta informacin, como la que se presenta a continuacin.

Componente Ao 1 % Ao % Diferencia Varia


Ao 1 2 Ao 2 cin
1. Gobierno de TI

2. Estrategia de TI
3. Anlisis de informacin

74
Componente Ao 1 % Ao % Diferencia Varia
Ao 1 2 Ao 2 cin
4. Sistemas de Informacin

5. Servicios tecnolgicos
6. Uso y apropiacin

Total

Tabla 9: Gestin financiera de TI

En el sector pblico es fundamental hacer seguimiento de la ejecucin presupuestal del


periodo actual, teniendo en cuenta los diferentes estados de las asignaciones
presupuestales, a saber: apropiacin, compromisos y ejecucin. Con esta discriminacin
se debe llevar el control de la ejecucin presupuestal y tomar acciones para lograr una
exitosa ejecucin de los planes y proyectos definidos para la vigencia.

Ilustracin 18: Ejecucin Presupuestal de TI

Como se ve en la ilustracin, en el primer bloque (Apropiacin), a la izquierda, se incluye el


monto total del presupuesto para el ao en curso. En el segundo bloque (Compromiso), se
distribuye el presupuesto apropiado por el nivel de compromiso, de tal forma que se muestre
qu tanto est comprometido (tanto en valores absolutos como en porcentaje) y qu tanto
no est comprometido.

75
La suma de estos dos bloques(comprometido y No comprometido) es el monto total del
presupuesto y los porcentajes suman 100%. Finalmente, en el tercer bloque (Ejecucin), se
muestra la distribucin del presupuesto en trminos de la ejecucin, para lo cual se
distribuyen las dos porciones del bloque anterior, de la siguiente forma: lo comprometido
puede estar pagado o estar en ejecucin y se deben tener claros los plazos para que lo que
est en ejecucin pase a la porcin de pagado. De otra parte, lo no comprometido puede
estar en proceso de contratacin (teniendo en cuenta los diferentes tipos de contratacin)
y lo que est por contratar.

Esta distribucin del presupuesto, segn sus estados, se debe hacer por cada uno de los
componentes del modelo de gestin IT4+ y sus elementos hasta el nivel de detalle que se
requiera.

El seguimiento al presupuesto deber hacerse peridicamente. Se sugiere que se haga por


lo menos una vez al mes, de tal forma que se mida el nivel de avance de la ejecucin
presupuestal, correlacionado con los proyectos de inversin y los gastos de funcionamiento,
para ver el avance en la ejecucin y se puedan tomar acciones para lograr las metas (de
avance y presupuestales) definidas para TI y que aportan en el logro de las metas y
objetivos misionales que generarn valor a la entidad. Utilizar la herramienta
IT4+_FICHATOOL_09_Seguimiento ejecucin financiera.pdf para realizar el seguimiento
mencionado.

2.6 Comunicacin y divulgacin

La implementacin de la estrategia de TI y sus iniciativas conlleva un proceso de


transformacin en el que se deben involucrar todos los actores que deben apropiar las
capacidades de TI que se habilitan. En dicho proceso la estrategia debe contemplar un
plan de comunicacin y de divulgacin que est articulado con la gestin de cambios que
tambin se debe plantear dentro del proceso de apropiacin.

El plan de comunicaciones contempla la divulgacin de la estrategia de TI, las polticas de


TI, las iniciativas, los resultados, los servicios, etc., y considera la estrategia de

76
comunicacin, los tipos de mensajes a comunicar, los medios de publicacin, los pblicos
a los que estn dirigidos y los mecanismos de retroalimentacin.

77
3 Modelo de Gobierno de TI

La arquitectura institucional incorpora el gobierno de TI a travs de acuerdos de desarrollo


de servicios y de implementacin de facilidades tecnolgicas. De esta manera los procesos
de la entidad se adelantarn con nfasis en la eficiencia, la transparencia y el control de la
gestin.

Ilustracin 19: Modelo de gestin de Gobierno de TI

Para que las TI cumplan su papel es necesario contar con un modelo de gobierno que
contemple los siguientes aspectos:

3.1 Incorporacin de polticas de TI en la organizacin

3.1.1 Marco legal y normativo

Para el desarrollo de la estrategia de TI se deben tener en cuenta las normas vigentes:


externas, tales como las disposiciones legales y la normatividad vigente expedida por las

78
autoridades; y las internas, tales como los decretos y las resoluciones de la organizacin.
La proliferacin de disposiciones sin la evaluacin de impacto y la previa revisin de
viabilidad a su expedicin por el rea de TI, genera dificultades en la implementacin y
complicaciones para hacer que los sistemas de informacin se adapten, a veces sin xito
prctico, a las modificaciones y a los requerimientos.

3.1.2 Expedir documentos de polticas de TI

El rea de TI puede expedir documentos de polticas de alcance institucional tales cmo las
polticas de seguridad, acceso y uso de la informacin y los recursos tecnolgicos, o de
alcance sectorial, por ejemplo en la definicin de la informacin que debe fluir en los
diferentes niveles del sector.

Las polticas de TI definidas desde la estrategia son emitidas y publicadas como actos
administrativos mediante los mecanismos y procesos normativos que disponga la entidad,
ya sean decretos, resoluciones, circulares o guas tcnicas.

3.2 Procesos gestin de TI (Cadena de Valor de TI)

3.2.1 Definicin

El modelo de gestin de TI, propone una cadena de valor en TI, que genera valor adicional
para la institucin; al integrar los procesos de TI necesarios para adelantar la gestin del
servicio tecnolgico y de los sistemas de informacin. La cadena de valor de TI se integra
a los macro procesos de apoyo de la institucin y a los procesos de gestin de TI. Lo ms
importante consiste en definir los procedimientos, productos, indicadores y mecanismos de
control para garantizar que se desarrollen adecuadamente, luego de surtir una etapa
rigurosa de implantacin de procesos.

En la cadena de valor de gestin de TI se renen diferentes aspectos tomados de las


mejores prcticas y normas tcnicas disponibles. De ITIL V3 se incluyen algunos aspectos
como parte de la Estrategia de TI en la cual se consideran los lineamientos y polticas para

79
la creacin y mantenimiento de los servicios ofrecidos, adems de la gestin financiera.
Tambin se introducen procesos y actividades de diseo, transicin y operacin de los
servicios de TI. El diseo y la transicin podran ser consolidados, pero la operacin debera
manejarse de forma separada por su naturaleza reactiva.

De la Norma ISO/IEC 20000 - Administracin de servicios, se incorporan en los procesos


aspectos que permiten el despliegue, resolucin, control y entrega de los servicios
tecnolgicos.

De COBIT se consideran en los procesos algunos apartados del dominio planear y


organizar como es el Plan Estratgico de TI y se ampla con procesos para la gestin de
proyectos, arquitectura de sistemas de informacin y gestin financiera.

De la norma ISO/IEC 38500 - Gobierno TI, se obtuvo el tema de los procesos que ayudan
a cumplir los principios de responsabilidad y estrategia. Finalmente se incluyen algunos
aspectos relacionados con la norma ISO/IEC 27000 - Marco de gestin de seguridad de
la informacin, en el proceso de gestin de seguridad.

En el Folder Anexo 2- Procesos se incluyen los documentos de caracterizacin del


macroproceso (Caracterizacin_GesTion_deTecnologias_Y_sistemasInform) y los
procesos que componen la cadena de valor de TI.

La cadena de valor de TI contempla los siguientes procesos: Planear y dar lineamientos de


TI, Gestin de informacin, Desarrollo y mantenimiento de los sistemas de informacin, y
la Gestin de los servicios tecnolgicos.

Observar la ilustracin 20 para ver la descripcin visual del macroproceso

80
Ilustracin 20: Cadena de valor de TI

3.2.1.1 Planear y dar lineamientos de TI (Planear, definir y mantener la estrategia de TI)

Este proceso tiene como objetivo desarrollar las polticas, planes, programas y proyectos
de tecnologa, garantizando la alineacin con la estrategia, el plan de accin institucional,
los procesos misionales y de apoyo, promoviendo la generacin de valor estratgico sobre
la capacidad y las inversiones realizadas.

Inicia con la elaboracin del PETI, luego con la definicin, expedicin y evaluacin de
polticas de TI; contina con la consolidacin de planes, programas y proyectos de TI y el
seguimiento al desarrollo de los mismos para terminar con la evaluacin de tecnologas
emergentes.

En este proceso, la autonoma de TI es baja y se busca principalmente la alineacin de la


estrategia de TI con los objetivos estratgicos institucionales, o sectoriales. Este proceso
requiere una alta participacin del equipo humano de TI para leer de manera adecuada las
oportunidades estratgicas de TI, por tanto, no es una actividad que se pueda delegar en

81
terceros, pero se puede contar con asesores externos especializados. Consultar en el
folder Anexo 2- Procesos , la carta descriptiva Caracterizacin GTI_01_PTI .

3.2.1.2 Gestin de la informacin (Generar informacin que aporte valor a la toma de


decisiones)

Para apoyar el proceso de toma de decisiones basado en la informacin extrada de las


fuentes de informacin habilitadas, es necesario fomentar el desarrollo de la capacidad de
anlisis en los tomadores de decisin de polticas y diseadores de estrategias, as como
disponer de mecanismos de seguimiento, evaluacin y control. De igual forma, es necesario
generar conciencia en los funcionarios sobre la importancia del anlisis oportuno aplicado
a la toma de decisiones basado en datos de calidad. Para el desarrollo de estas
capacidades en los funcionarios, se requieren procesos de capacitacin y entrenamiento
permanentes que conduzcan al desarrollo de una cultura del anlisis de la informacin y
del uso efectivo de las herramientas.

Para ello, es necesario contar con procesos y herramientas orientadas a la definicin,


recoleccin, validacin, consolidacin y publicacin de informacin, segn los ciclos de vida
de la informacin y de los diferentes pblicos o audiencias de anlisis, de tal forma que, se
fomente la capacidad de anlisis tendiente a generar conocimiento tanto en la entidad como
en el sector.

El valor agregado a la entidad que genera este proceso, est enfocado principalmente en
la produccin y disposicin de informacin relevante a todos los usuarios en los momentos
oportunos. La participacin del equipo de TI es alta y la concertacin es esencial pues los
conocimientos, necesidades estratgicas y polticas surgen de las conversaciones con las
reas misionales. Es esencial que la entidad forme el equipo humano con las capacidades
para entender la gestin de la entidad y el nivel de informacin que permite que la gestin
y la gobernabilidad del sector, se apoye en una informacin de calidad y con valor
estratgico. Consultar la carta descriptiva Caracterizacin GTI_02_GI.

82
3.2.1.3 Desarrollo y mantenimiento de los sistemas de informacin

El objetivo de este proceso es implementar, normalizar y actualizar los sistemas de


informacin, para dar soluciones alineadas al modelo de negocio definido por la entidad a
travs del soporte de la operacin misional y de apoyo de la cadena de valor institucional.

Inicia con la definicin y actualizacin de la arquitectura de sistemas de informacin, sigue


con el desarrollo y mantenimiento de los sistemas de informacin, contina con la
implementacin de sistemas y finaliza con el soporte tcnico.

Los sistemas de informacin se alinean con los procesos y su finalidad es contribuir al


trabajo en equipo, y a construir un flujo permanente de informacin generada desde los
procesos mismos y desde las actividades que todos los actores realizan. Se requiere definir
acuerdos de desarrollo para priorizar y definir alcances.

En este proceso, la participacin de desarrolladores externos es crucial, no solo porque la


entidad o el sector no tiene como misin construir software, sino porque de esta manera se
accede a mejores prcticas de ingeniera de software, a travs de la incorporacin de
equipos de desarrollo profesionales. Las habilidades ms significativas que se requieren
para llevar a cabo en este proceso son: una capacidad efectiva de integracin de soluciones
de software, una gerencia de proyectos aplicada a la realidad del sector pblico y una
exigente pero eficaz actividad de interventora y de aseguramiento de calidad de software.
Consultar en el folder Anexo 2- Procesos,la carta descriptiva Caracterizacin
GTI_03_DMSI.

3.2.1.4 Gestin de servicios tecnolgicos (Gestionar la tecnologa como un servicio)

Este proceso tiene como objetivo la prestacin de servicios tecnolgicos para garantizar el
uso de los sistemas de informacin, a travs de operacin continua, dando soporte a los
usuarios realizando las labores de administracin y mantenimiento de la infraestructura
tecnolgica.

83
Inicia con el aseguramiento de la capacidad, el funcionamiento continuo y fiable de la
infraestructura, la conectividad, los servicios de administracin y operacin, los servicios de
soporte y mesa de ayuda, as como de la capacidad de restauracin, identificacin,
clasificacin, medicin y mitigacin de eventos e incidentes que se presenten o
potencialmente se den, y termina con el establecimiento y normalizacin de los
procedimientos de administracin y control sobre los requerimientos de cambio que surgen
a partir de las necesidades de mantenimiento y actualizacin de los servicios de TI.

Este proceso est orientado a proveer el mejor servicio tecnolgico para todos los usuarios,
a cumplir los requerimientos no funcionales del servicio, a definir y mantener la arquitectura
de componentes, de infraestructura y de niveles de calidad. Todos estos aspectos se
definen autnomamente, pero siempre vigilando la prestacin de un servicio de la mejor
calidad posible, segn la tecnologa y el presupuesto disponible.

La integracin de plataformas y de servicios de publicacin, procesamiento y


almacenamiento, as como de los servicios de gestin de infraestructura, de administracin
y de operacin, son cruciales para la prestacin de un servicio de calidad.

El servicio de soporte y mesa de ayuda, se basa en tener un punto nico de contacto que
propenda por resolver los incidentes reportados en el primer contacto y por lo tanto estar
en capacidad de resolver incidentes de tipo tcnico y funcional.

Por su naturaleza, esta actividad tiene una alta posibilidad de tercerizacin, por lo que el
equipo tcnico de la entidad que administra los procesos, debe tener competencias para
gerenciar el servicio prestado por terceros, tener alta capacidad de integracin, habilidades
de negociacin en la gerencia de proyectos de operaciones tecnolgicas y estar pendiente
de la revisin y cumplimiento de los acuerdos de niveles de servicio establecidos. Consultar
la carta descriptiva Caracterizacin GTSI_04_GST.

3.2.2 Implementacin

El plan de implementacin del macroproceso de gestin de TI se debe articular con el


proceso de implementacin de procesos de modelo integral de gestin de la entidad.

84
El rea de TI es la responsable de la implementacin y seguimiento al avance; deber
definir las cargas de trabajo, las responsabilidades, roles, mecanismos de seguimiento y
adelantar las capacitaciones y actividades de entrenamiento y divulgacin necesarias para
la apropiacin de los procesos al interior del rea y en la entidad. A continuacin se propone
un cuadro de mando para realizar este control.

Ilustracin 21: Cuadro de control de implementacin del macroproceso Gestin de Tecnologa y


sistemas de Informacin

3.2.3 Evaluacin

En virtud de lo establecido dentro del Modelo Integral de Gestin de la entidad, el rea de


TI realiza la evaluacin de desempeo de la gestin a partir de las mediciones de los
indicadores del macroproceso y a partir de ello determina el nivel de avance y cumplimiento
de los procesos y establece las oportunidades y acciones de mejoramiento necesarias. A
continuacin se presenta un ejemplo de una herramienta que sirve para monitorear el
avance en la ejecucin de la gestin de TI.

85
Ilustracin 22: Cuadro de control de evaluacin del macroproceso Gestin de Tecnologa y sistemas
de Informacin

3.2.4 Mejoramiento continuo

Como parte del ciclo de mejoramiento de la calidad del macroproceso, el rea de TI y en


virtud de lo establecido en el modelo integral de gestin de la entidad debe buscar el
mejoramiento en el cumplimiento de las metas y un mayor control de los indicadores de
proceso y de resultado y la gestin preventiva de los riesgos.

86
Ilustracin 23: Cuadro de control de mejoramiento continuo del macroproceso Gestin de Tecnologa
y sistemas de Informacin

3.3 Estructura organizacional de TI

3.3.1 Definicin de estructura

De acuerdo con la definicin de procesos de la cadena de valor de TI, se determina una


estructura organizacional que garantice la implementacin de los procesos, la
gobernabilidad y la gestin de TI con calidad y oportunidad. Para ello, el modelo de gestin
de TI IT4+, propone una estructura organizacional orientada al logro de la estrategia
definida y a mantener la operacin, con robustas competencias tcnicas complementadas
con conocimientos especializados en el funcionamiento de la entidad y el sector. A
continuacin se presenta una estructura de organizacin propuesta con base en las
mejores practica propuestas por el Marco de Referencia.

87
Ilustracin 24: Estructura de personal de TI

En primer lugar, se define como responsable de la gestin de TI un CIO (Chief Information


Officer) que debe estar en capacidad de proveer la visin tecnolgica y el liderazgo para
desarrollar e implementar iniciativas de TI capaces de crear, mantener y fortalecer la gestin
de la entidad y el sector dentro de un contexto altamente complejo y en constante cambio.
Por lo tanto debe tener profundo conocimiento de la entidad y del sector en el que labora;
debe conocer el funcionamiento del sector pblico con sus reglas y el arreglo institucional;
poseer habilidades gerenciales para liderar equipos, gerenciar proyectos y orientarse al
logro de resultados; debe tener habilidades de negociacin, resolucin de conflictos y
comunicacin para lograr acuerdos gana gana con los diferentes usuarios y reas.
Finalmente, debe tener suficientes y slidos conocimientos tcnicos para definir las
herramientas que apoyarn el cumplimiento de la estrategia misional y sectorial, pudiendo
elaborar una estrategia de TI ganadora.

En trminos de roles y responsabilidades el CIO es responsable de :

Definir el Plan Estratgico de Tecnologa y sistemas de informacin (PETI)


alineado con el plan sectorial y de acuerdo al modelo de gestin IT4+.

88
Liderar la implementacin de los sistemas de informacin de la entidad en todos
los niveles, entidades adscritas a nivel territorial e institucional.
Apoyar la toma de decisiones basada en informacin.
Liderar la construccin y adquisicin de tecnologa de informacin que apoye los
procesos y servicios para hacerlos ms eficientes y de calidad.
Definir lineamientos de: seguridad, compra de hardware y software y
tercerizacin de servicios.
Gerenciar la ejecucin de recursos financieros para la inversin en planes y
proyectos de TI en la entidad.
Garantizar el adecuado funcionamiento de las facilidades tecnolgicas y el
soporte a los usuarios, as como establecer un Plan de Continuidad de TI.

El CIO cuenta con un asesor de gestin de TI, que es el segundo a bordo, para que lo apoye
en los procesos de planear y dar lineamientos de TI y en la delegacin de algunas tareas
que requieran altas capacidades. El apoyo asistencial de una secretaria ejecutiva permite
que el CIO no se distraiga con labores secretariales.

Luego se define un grupo de sistemas de informacin y un grupo de servicios tecnolgicos.


En el primero, se cuenta con un coordinador de sistemas de informacin que se responder
por el proceso de desarrollo y mantenimiento de estos y del proceso de gestin de
informacin. Tambin se plantean lderes que se encarguen y especialicen en los sistemas
que componen la arquitectura de sistemas de informacin (apoyo, misional, Web o de
servicios digitales), cada uno de estos lderes contar con un equipo de apoyo conformado
por analistas e ingenieros de sistemas.

En el grupo de sistemas de informacin se define tambin el lder de anlisis de informacin


que cuenta con un equipo de analistas de informacin, y son los encargados del proceso
de gestin de informacin. La tercerizacin de actividades del grupo de sistemas de
informacin generalmente se relaciona con fbricas de software o firmas proveedoras de
soluciones de software ya implementadas y probadas.

En el segundo grupo, es decir, el de servicios tecnolgicos se requiere un coordinador de


servicios tecnolgicos que responde por el proceso de gestin de servicios tecnolgicos.
Cuenta con dos grupos claramente definidos que son: el de infraestructura y el de

89
operacin. El de infraestructura se encarga de la gestin de la infraestructura tecnolgica
disponible y el grupo de operacin que se encarga de garantizar la operacin. En el grupo
de servicios tecnolgicos, la tercerizacin normalmente se relaciona con la prestacin de
servicios de operacin y soporte.

Si se opta por tener un alto grado de tercerizacin, tanto en el proceso de desarrollo e


implementacin de sistemas de informacin como en el proceso de gestin de servicios
tecnolgicos, se debe contar con lderes que adems de los conocimientos funcionales y
tcnicos, tengan habilidades gerenciales orientadas a la gestin de proveedores y la gestin
de acuerdos de niveles de servicio.

Finalmente, la profundidad de la estructura organizacional o los grupos que tenga, depende


de muchos factores, entre ellos, la complejidad del sector y de su operacin, los volmenes
de informacin que se manejen y el nivel de madurez que se tenga en la informacin, los
sistemas de informacin y en los servicios tecnolgicos.

3.3.2 Definicin de perfiles

Para el desarrollo de proyectos de TI exitosos, el rea de TI debe contar en su equipo de


trabajo con personal idneo, con habilidades tcnicas especializadas y conocimientos
necesarios para gestionar y desarrollar los proyectos de TI , capaces de gestionar los
procesos de la cadena de valor de TI. Cada uno de los grupos: informacin, sistemas de
informacin y servicios tecnolgicos, debe estar conformado por profesionales con
competencias en los temas especficos que son responsabilidad de cada grupo.

La gestin humana en el sector pblico si bien no es responsabilidad de las reas de TI,


tienen la responsabilidad de definir los perfiles que se requieren para llevar a cabo la
implementacin del macroproceso de gestin de tecnologas y sistemas de informacin y
de la estrategia de TI. Consultar el Anexo 4 Perfiles, para complementar informacin al
respecto.

90
3.3.3 Seleccin y vinculacin del equipo humano

Se debe buscar seleccionar el equipo humano con criterios tcnicos teniendo en cuenta la
experiencia y los conocimientos tcnicos especficos, las competencias y habilidades
requeridas por el cargo a cubrir, para personal de planta, contratistas y en modalidad de
tercerizacin.

3.4 Esquema de Gobierno TI

3.4.1 Gestin de relaciones internas y externas

En el modelo de gobierno de TI se definen claramente los procedimientos, las instancias y


las personas que intervienen en la toma de decisiones de TI, al igual que las personas
encargadas de manejar las relaciones con las reas que se constituyen en lderes
funcionales o reas usuarias de los servicios de TI. Se recomienda Utilizar la carta
descriptiva llamada IT4+_FICHATOOL_01_Entrevista Estrategia.pdf para determinar el
nivel de Gobierno TI existente

3.4.2 Definicin de instancias y participar en toma de decisiones

Para fortalecer el gobierno de TI, se busca generar las instancias donde el rea de TI lidere
la toma de decisiones sobre los proyectos y la gestin de los recursos tecnolgicos; tambin
se debe contar con la participacin de las reas involucradas con el fin de lograr acuerdos
y establecer las responsabilidades de cada una de las partes.

Por ejemplo, crear comits de informacin o de sistemas de informacin con la participacin


de los directivos -o decisores- de la entidad para poder acordar -o definir- la informacin
que es clave para los procesos y estrategias de la entidad.

A continuacin se propone un esquema de comits y reuniones que permitirn fortalecer el


gobierno de TI, mediante la disposicin de instancias de toma de decisin con los actores

91
participantes en los procesos de gestin de TI, en los cuales se resuelven temas de
estrategia, proceso y de operacin.

Ilustracin 25: Gobernabilidad de TI

La gobernabilidad de los recursos tecnolgicos debera estar en su totalidad bajo la


administracin del rea de TI para mantener un nivel excelente en la prestacin de servicios
y de configuracin que facilite los procesos, la administracin y la efectividad de la
tecnologa, como agente potenciador del desempeo de la organizacin.

Es clave encontrar el equilibrio entre la centralizacin de la administracin de la tecnologa


y la descentralizacin de su uso, as como la bsqueda del equilibrio entre la mediacin del
rea de TI en el desarrollo de funcionalidades y el conocimiento funcional que tienen las
reas alrededor de los procesos.

3.4.3 Definicin de liderazgos y lneas de reporte

El modelo IT4+ plantea que el rea de TI sea responsable de liderar los proyectos y el
desarrollo de las iniciativas de TI en el sector o entidad, centralizar los recursos financieros,
tecnolgicos, humanos tcnicos y de informacin,y administrarlos buscando ofrecer el

92
mayor valor estratgico y la mejor calidad en los servicios de TI. El CIO es el lder del rea
de TI y le reporta directamente a la mxima autoridad de la entidad, a su vez el equipo
humano encargado de los procesos de gestin de TI debe pertenecer a esta rea y en
consecuencia reportar al CIO

3.4.4 Acuerdos de servicio y de desarrollo

Las necesidades de informacin y de sistematizacin de los procesos, adems de la


estrategia de la institucin, se formalizan mediante los acuerdos de servicio y desarrollo que
se establecen a alto nivel con las reas de la institucin. Con los acuerdos, desde el rea
de TI, se formaliza el compromiso y las responsabilidades de las reas involucradas en el
desarrollo de los proyectos de TI. De igual manera se establecen las prioridades de
desarrollo segn las necesidades de la institucin y los recursos disponibles. En el plan de
accin del rea de TI, en consecuencia, se incluyen los proyectos que se deriven de los
acuerdos realizados.

En los acuerdos, el enfoque de la responsabilidad de las reas debe ser el del mejoramiento
de los procesos y de la generacin del valor con el apoyo de las tecnologas y no el de la
gestin o control del proyecto -o desarrollo- de actividades que requieren algn
conocimiento y especialidad tcnica.

Se recomienda disponer de reuniones peridicas, trimestrales o semestrales, para


establecer los acuerdos o hacer seguimiento al desarrollo de acuerdos previos.

3.5 Alineacin de TI con los procesos y servicios de la institucin

3.5.1 Definicin de apoyo tecnolgico a los procesos

Los sistemas de informacin se crean para soportar los procesos de la institucin y en ese
sentido, la alineacin con los procesos de la entidad es vital. No obstante, si no hay una
definicin de procesos de gestin con estndares de calidad; se corre el riesgo de

93
sistematizar malas prcticas. Por ejemplo que los sistemas no estn adecuados a los
requerimientos de la institucin y que estn por debajo de los niveles de uso esperados.

Es frecuente encontrar que los sistemas de informacin no responden a los procesos o se


quedan cortos en sus funcionalidades o bien tienen mdulos que pudiendo ser tiles, no se
utilizan, a pesar de estar disponibles, todo esto a causa de: una desalineacin de los
sistemas con los procesos, - deficientes procesos de levantamiento de los requerimientos
y anlisis de necesidades. La inexistencia de procesos hace muy complejo desarrollar los
sistemas, pues su desarrollo requiere de unos fines comunes que sean adecuados a las
actividades diarias.

En un proceso de arquitectura empresarial o institucional, el xito de su implementacin


depende de la forma como se integran los procesos con el apoyo tecnolgico que requieren.
Los dos aspectos son abordados en paralelo para que se diseen de manera articulada y
se realicen los ajustes necesarios en cada uno de ellos durante los momentos clave del
proceso, tomando las decisiones oportunamente.

3.5.2 Apoyo en planes de mejoramiento de la organizacin con TI

En el compromiso de mejoramiento continuo de la administracin pblica, el rea de TI


debe incluir en su planeacin actividades que conduzcan al corregir, mejorar y controlar los
procesos que se hayan establecido en estado de no conformidad en el marco de las
auditorias de control internas y externas.

En la medida que la tecnologa apoye los procesos del sector y de la entidad, la


participacin del rea de TI en la implementacin y seguimiento a los planes de
mejoramiento de la entidad es mayor. Por tanto el liderazgo que ejerce el rea en estos
procesos tambin es necesario para el cumplimiento de los planes establecidos.

94
3.6 Gestin de proveedores

Los proveedores de TI se vinculan a la entidad mediante los procesos contractuales o a


travs de convenios de alianza. La gestin de los proveedores se rige por las polticas y los
procesos de contratacin definidos para la institucin. No obstante, los requerimientos y
especificaciones tcnicas y del servicio que prestan son definidos -y evaluados- por el rea
de TI. La seleccin de proveedores estar dada por las condiciones, la calidad de los
productos y servicios que ofrecen; la curva de aprendizaje obtenida en procesos anteriores;
la exclusividad y los servicios de valor agregado.

3.6.1 Definicin de lineamientos tcnicos para la contratacin

En el contrato de cada proveedor se establecen las instancias y los responsables


encargados de hacer seguimiento al avance de los proyectos; a los acuerdos de niveles de
servicio; con el fin de verificar el recibo a satisfaccin del desarrollo; as como los bienes y
servicios contratados.

Dentro de las instancias podran establecerse: el comit tcnico, a travs del cual se
verifican la actividades diarias o semanales; el comit ejecutivo, con la participacin de los
gerentes de proyecto e interventora, donde se verifican las actividades generales del
proyecto y se analizan los problemas que no pudieron ser resueltos en el nivel tcnico que
requieren un escalamiento jerrquico; el comit directivo, con la participacin de los
directivos de la entidad contratante y contratista, en el cual se analiza el logro de los
objetivos del proyecto y se resuelven los problemas de ndole contractual o financiero.

3.6.2 Definicin Metodologas de supervisin tcnica

Si bien las entidades establecen el mtodo de supervisin e interventora, se recomienda


definir e incluir un modelo para la supervisin tcnica de los proyectos de TI que contemplen
los requerimientos de medicin de indicadores y niveles de servicio establecidos en los
procesos de gestin de TI. Esto con el fin de que el seguimiento a los indicadores de cada

95
proyecto de TI que ejecute el rea contribuya con la medicin de indicadores de la gestin
de TI en general.

Se contempla la posibilidad de contar con una supervisin tcnica, que disponga personal
tcnico especializado en los temas especficos de los proyectos, la cual entrega el recibo a
satisfaccin desde el punto de vista tcnico de los productos al interventor o supervisor
contractual.

3.6.3 Control y seguimiento a obligaciones contractuales

El control y seguimiento a las obligaciones contractuales de los proyectos de TI se lleva a


cabo de acuerdo con los mtodos de supervisin e interventora de cada entidad.

3.6.4 Involucrarlos en el servicio

Una buena prctica que contribuye al logro de los objetivos estratgicos es involucrar a los
proveedores en el servicio , socializndoles las iniciativas de la estrategia de TI y
sensibilizando acerca de su participacin en la implementacin de la misma y de la
importancia de la calidad de los bienes y servicios contratados.

3.6.5 Definir criterios de aceptacin

El xito de los proyectos de TI que se desarrollan con el apoyo de proveedores o terceros


en parte se asegura con una buena definicin de los criterios de aceptacin de los
entregables. Aunque el mtodo de interventora y supervisin define los criterios generales,
los criterios en un segundo nivel de actividades deberan ser definidos y acordados entre
las partes.

96
3.7 Gestin de proyectos

3.7.1 Planeacin, ejecucin y seguimiento

La gestin de proyectos de TI debe realizarse teniendo en cuenta cinco procesos: Inicio,


Planeacin, Ejecucin, Control y Cierre. En todos los proyectos y en cada uno de estos
procesos deben tenerse en cuenta las siguientes dimensiones, las cuales deben ser
estructuradas y gerenciadas de manera integral: Alcance, Costos, Tiempo, Equipo Humano,
Compras, Calidad, Comunicacin, Manejo de Personas interesadas (Stakeholders) e
Integracin. Adicionalmente a los conocimientos bsicos de gerencia de proyectos, stos
se deben complementar con: Conocimientos y habilidades gerenciales, conocimientos en
normas y regulaciones del rea de aplicacin, habilidades interpersonales, comprensin
del entorno del proyecto, orientacin al logro, entre otras competencias.

3.7.2 Control de cambios

Una vez establecido el alcance inicial y teniendo en cuenta las condiciones de calidad, de
tiempo, costos y recursos; los cambios que surjan deben evaluarse a la luz de las
implicaciones en cada una de las dimensiones mencionadas. De ser necesario realizar un
cambio en el proyecto que afecte la calidad de los entregables, el tiempo de ejecucin, los
costos financieros o los recursos involucrados, el cambio debe revisarse y deber
documentarse y acordarse entre las partes y se formalice en la documentacin de los
proyectos y, si aplica, en las condiciones contractuales.

3.7.3 Indicadores de gestin de los proyectos

Para establecer el avance y la ejecucin normal de los proyectos se debe contar con un
conjunto de indicadores que permitan registrar y monitorear el estado del proyecto. Se
deben definir pocos indicadores que permitan medir el avance de los entregables, el gasto
que se ha causado, el valor ganado y los resultados obtenidos. De esta manera se

97
adelantar el proceso de control que permita medir la eficiencia, la eficacia y la efectividad
del proyecto. Estos indicadores se utilizarn para medir la gestin de los procesos de TI.

98
4 Modelo de Gestin de la Informacin

El modelo de Gestin de la Informacin, sigue un flujo de actividades que buscan obtener


la cadena de valor del flujo de informacin, cuyo origen es la comunicacin primaria de los
diferentes sistemas de informacin que van siendo trasladados por los diferentes eslabones
de la cadena de valor de la entidad hasta lograr un valor agregado en los procesos de toma
de decisiones.

Ilustracin 26: Modelo de gestin de la informacin

4.1 Principios para la produccin y gestin de informacin.

La Gestin de la Informacin debe tener en cuenta las siguientes premisas: que permita
que la informacin sea un agente transformador, ser confiable, de calidad, til y fluir desde
la fuente hacia todos los destinatarios todo el tiempo:

99
Ilustracin 27: principios de gestin de informacin.

4.1.1 Informacin desde la fuente nica

Uno de los principios bsicos de una buena administracin de la informacin, que


contribuye a la transparencia y a la buena toma de decisiones, es contar con fuentes nicas
de informacin.

Las fuentes de informacin ganan buena reputacin a partir de procesos sistemticos de


generacin de comunicacin consistente. La construccin de fuentes oficiales de
informacin debe constituirse como una de las polticas de calidad y dichas fuentes deben
gozar de alta reputacin, crebles y que permitan ser mejoradas continuamente.

Las fuentes nicas administran las categoras de datos principales en cada sector y se
toman como elementos fundamentales de los flujos de datos. La definicin de fuentes
nicas de datos tiene como principal ventaja, mantener la coherencia del dato en el flujo de
informacin, pero supone grandes retos de implementacin que se resuelven a nivel de
ingeniera de software, arquitectura de sistemas de informacin y de servicios tecnolgicos.

4.1.2 Informacin de calidad

En virtud que la informacin apoya la toma de decisiones a todo nivel, debe cumplir con los
siguientes criterios: oportunidad, confiabilidad, completitud, pertinencia y utilidad.

100
En un proceso de desarrollo continuo de las habilidades de gestin de informacin, cada
sector debe entender su dinmica y lograr la transformacin permanente, teniendo en
cuenta los diferentes niveles de madurez que se presentan en la siguiente ilustracin.

Ilustracin 28: Niveles de madurez de la informacin

En la ilustracin se muestra que inicialmente, las organizaciones trabajan con datos


recolectados a travs de diferentes procesos y mecanismos, como por ejemplo archivos
planos o consultas manuales que presentan indicadores simples tomados de datos sin
mayor procesamiento; lo cual permite contar con un conjunto bsico de indicadores y llevar
a cabo ciertas acciones de mejoramiento. En un segundo nivel, se presenta la informacin,
que permite su anlisis por parte de los especialistas (misionales, administrativos o
estratgicos) y ayuda a correlacionar variables que evidencian situaciones que no son
obvias y agregan valor a la gestin, pues se pueden llevar a cabo acciones por distintos
responsables en forma coordinada y coherente para el mejoramiento de la situacin actual.

Cuando una organizacin est en el nivel del conocimiento, la informacin le permite a los
decisores y ejecutores aprender sobre dinmicas o comportamientos, no de forma intuitiva
sino soportada en realidades complejas que no se podran evidenciar sin el conocimiento
organizacional o sectorial que provee la informacin. De esta forma, las decisiones y
acciones apuntarn a resolver problemas complejos que permitan impactos favorables en
la gestin.

101
Finalmente, en el nivel del entendimiento, se logra generar la transformacin organizacional
o sectorial, puesto que al entender completamente la realidad de la organizacin o del
sector, se emprenden acciones complejas y masivas de transformacin, logrando
eficiencias en su implementacin que no se lograran sin el entendimiento brindado por la
informacin.

Para lograr lo anterior, se deben tener en cuenta, entre muchos otros aspectos, los
lineamientos de poltica para el fortalecimiento de la calidad de la informacin que se emitan
y adopten. Estos lineamientos se ubican dentro de cuatro elementos mnimos a considerar:

Ilustracin 29: Polticas de fortalecimiento de la calidad de la informacin

Cmo complemento, se debe llevar un ciclo de planeacin, aseguramiento, control e


inspeccin de la calidad de la informacin. En la fase de planeacin se identifican los
estndares relevantes para el proceso de gestin de informacin y se determina cmo
satisfacerlos. En el aseguramiento se evala el desarrollo de cada proceso de gestin de
informacin, para garantizar que los productos generados logren satisfacer los estndares
de calidad. Durante la fase de control, se monitorean los resultados especficos del proceso
para determinar si cumplen con los estndares de calidad e identificar formas de eliminar
causas de baja calidad. Finalmente en la inspeccin, se llevan a cabo acciones de auditora
y se identifican los problemas/inconsistencias de informacin; adicionalmente, se identifican
problemas en la calidad de la informacin, los cuales se comunican a los responsables.

102
4.1.3 Informacin como bien pblico

El acceso a la informacin es un derecho, se busca garantizar que est disponible para


todos los actores cuando la requieran, en otras palabras, la informacin no es de nadie pero
es de todos y por lo tanto est disponible para que los pblicos definidos la utilicen.

La informacin y el conocimiento no existen como bien social si no circula y se distribuye,


por tanto los sistemas de informacin adems de ser contenedores de informacin,
propenden por su divulgacin de una forma objetiva.

Democratizar la informacin permite fortalecer la cultura del uso de la informacin y


fomentar la toma de decisiones objetivas.

4.1.4 Informacin con inmediatez

Dado que los sistemas de informacin son representaciones de la realidad, disponer de la


informacin con la inmediatez que se necesita, permite tener una representacin ms fiel
de lo que est sucediendo en un momento particular, de tal forma que se puedan tomar
decisiones y acciones (estratgicas y operativas) que tengan un mayor impacto.

Para lograr lo anterior, es fundamental definir adecuadamente los modelos transaccionales


a implementar, que estn basados en estndares, con posibilidad de contar con informacin
en tiempo real y que haya mecanismos para hacer seguimiento.

4.1.5 Informacin como servicio

La informacin es un servicio que los usuarios consumen directamente de los sistemas de


informacin al momento que lo necesitan, con unos niveles de calidad satisfactorios . Con
la gestin de TI se puede hacer la analoga con la gestin de servicios pblicos (agua, luz,
gas o telfono) pues se tienen unos reservorios, que se tratan para tener una calidad
satisfactoria, lneas de conduccin hacia los usuarios y unos dispositivos que permiten
consumir el servicio en el domicilio u oficina de los suscriptores.

103
En trminos de servicio, el acceso a la informacin es un derecho, se busca garantizar que
est disponible para todos los actores cuando lo requieran, con el compromiso de prestar
servicios de calidad. Para el caso del sector pblico, lo anterior permite implementar el
Gobierno para la ciudadana, implicando una forma de Gobierno moderna y cercana.
Finalmente, el servicio de informacin debe poseer un identificador que le permita
constituirse como una marca que el usuario identifique fcilmente.

4.2 Disear los servicios de informacin

4.2.1 Construccin de valor a partir de la informacin

La Informacin que se dispone para los diferentes pblicos debe orientarse a la generacin
de valor hacia la ciudadana y hacia los diferentes pblicos y usuarios. Los criterios a tener
en cuenta en el diseo de servicios de informacin deben estar enfocados a la produccin
con calidad de informacin relevante con el objetivo de que sea til para los usuarios, de
manera que stos pueden tomar la informacin producida e incorporarla como insumos en
su cadena de valor y en sus procesos; ya sean ciudadanos, empresas, o entidades
estatales.

4.3 Gestin de calidad de la informacin

La estrategia de fortalecimiento de calidad de la informacin es un proceso de mejoramiento


continuo, que debe cumplir con el ciclo esencial de calidad total:

Planear
o Definicin de estrategias de recoleccin, validacin y anlisis.
o Definicin del proceso de capacitacin y acompaamiento de los clientes y
usuarios.
o Definicin fechas de reporte de informacin desde las fuentes.
Ejecutar
o Desarrollo y capacitacin de las herramientas que apoyan el proceso de
recoleccin y anlisis de la informacin.

104
o Implementacin del proceso de acompaamiento a las entidades
territoriales.
o Seguimiento al proceso de recoleccin.
o Implementacin de herramientas de recoleccin y consolidacin de datos,
con validaciones.
Medir
o Indicadores misionales principales.
o Calidad de la informacin.
o Oportunidad en el reporte de la informacin.
o Usuarios que utilizan los sistemas de informacin en lnea.
Mejorar
o Procesos implementados.
o Estrategias de recoleccin.
o Ajustar las reglas de validacin que permitan mejorar la calidad de la
informacin.

Existen otras propiedades relacionadas con la calidad de la informacin y sus procesos,


como las siguientes:

Calidad intrnseca de la informacin: est determinada por las caractersticas


inherentes a la informacin y que se atribuyen por parte del productor o generador
de ella. Algunas dimensiones intrnsecas:
o Veraz: se cie a la realidad y es un fiel reflejo de la situacin representada.
o Completa: posee la totalidad de los elementos definidos.
o Consistente: las variables definidas son coherentes entre s mismas.
Calidad en el intercambio de la informacin: la oferta de informacin debe ir
acompaada de una metodologa que garantice que los atributos de calidad
intrnsecos no se pierdan en el ejercicio y adicionalmente que emerjan unos nuevos
atributos que se requieren durante el proceso de intercambio. Dichos atributos de la
informacin surgen en el momento en el que un productor determina que la
informacin puede ser puesta a disposicin de otros actores y son los siguientes:
o Creble: proviene de una fuente cuya confiabilidad es probada y aceptada
por todos.

105
o Segura: la informacin debe protegerse de alteraciones durante los
procesos de intercambio.
o Disponible: los usuarios debe tener fcil acceso a la informacin que
necesitan.
o Oportuna: la informacin debe obtenerse por los usuarios dentro de los
intervalos de tiempo definidos.
o Interpretable: la informacin debe poseer la capacidad de ser entendida por
los usuarios que la consumen.
Calidad en el uso de la informacin: aunque la informacin presente una
excelente calidad intrnseca y se distribuya usando mecanismos adecuados; es solo
en la fase de uso en la que se comprende la importancia de la calidad de la
informacin. De nada sirve contar con informacin de calidad que es intil para los
usuarios, pues estos demandan otro tipo de informacin. Aqu se presenta un gran
desafo para los actores que producen informacin y es el establecimiento de las
necesidades de los usuarios, en contraposicin, tambin se plantea un reto para los
usuarios y es el de establecer estas necesidades a los productores. Los atributos la
informacin que hacen parte de esta fase son los siguientes:

Pertinente: satisface las necesidades de los usuarios.


Benfica: aporta valor en la ejecucin de los procesos.
Actualizada: corresponde al periodo de tiempo que se necesita.

4.3.1 Planear la calidad

Definicin de estrategias de recoleccin, validacin y anlisis

Definicin del proceso de capacitacin y acompaamiento de los entidades


territoriales

Definicin fechas de reporte

106
4.3.2 Asegurar la calidad

Desarrollo y capacitacin de las herramientas que apoyan el proceso de recoleccin


y anlisis de la informacin.

Implementacin de proceso de acompaamiento a las entidades territoriales

Seguimiento al proceso de recoleccin

Implementacin de herramientas de recoleccin y consolidacin de datos, con


validaciones

4.3.3 Inspeccin de la calidad

Porcentaje de informacin reportada

Calidad de la informacin

Oportunidad en el reporte de la informacin

Procesos de implementados y sistemas en lnea.

4.3.4 Control de calidad

Procesos implementados en las entidades territoriales

Estrategias de recoleccin

Ajustar las reglas de validacin que permitan mejorar la calidad de la informacin

107
4.4 Gestin del ciclo de la informacin

La estrategia de informacin se fundamenta en el ciclo de vida de la informacin, que


desarrolla los siguientes procesos.

Ilustracin 30: Ciclo de vida de la informacin

4.4.1 Definir la informacin (Arquitectura de informacin)

Este eslabn es el primero de la cadena de valor y all se determina la estructura de la


informacin, las relaciones y su integridad. Dependiendo de los objetivos estratgicos de la
entidad se define la informacin por la que cada rea responde. As como la unin de todas
las reas forman un mecanismo productivo, su informacin en conjunto conforma el
universo de conocimiento estratgico de la entidad.

La definicin de las fuentes nicas de informacin es la actividad ms importante y sensible


de la cadena de valor. Esta no puede tener errores o ambigedades, dado que se

108
selecciona la fuente ms idnea para extraer esta informacin y asegurar que la fuente es
la propietaria, gobierna la integridad y veracidad de la informacin.

En muchas ocasiones la informacin se encuentra dispersa y redundante dentro de las


reas organizacionales, estratgicas y misionales del negocio, lo cual permite el
surgimiento y el mantenimiento de mltiples problemticas relacionadas con informacin
con dueos, diferentes formas de representar un mismo dato, incoherencia de los informes
y las cifras, incapacidad de conocer la situacin real, juegos de poder, entre otros.

4.4.2 Recolectar

En esta actividad se recolecta la informacin seleccionada en el primer eslabn de la


cadena de valor y para ello se utilizan los aplicativos o herramientas de software que
presentan a los usuarios las interfaces grficas o automticas necesarias para la captura y
recoleccin de la informacin. Se definen muy bien los mecanismos de recoleccin teniendo
en cuenta estndares de presentacin, navegacin y usabilidad que permitan una captura
fcil y rpida de los datos desde la fuente primaria que los genera.

En esta actividad tambin se contemplan elementos de validacin primaria de datos,


seguridad, perfilamiento de usuarios y canales de comunicacin.

4.4.3 Validacin y depuracin

La verificacin y validacin de la informacin recolectada proporciona un filtro para aceptar


y rechazar informacin que no cumpla con las condiciones de calidad definidos en la entidad
o el sector. Este resultado permite realizar un proceso de mejoramiento continuo que aporte
significativamente al resultado de la recoleccin y los resmenes ejecutivos que ms
adelante sern evaluados por los tomadores de decisiones de la organizacin. Este eslabn
es obligatorio porque proporciona la barrera que afecta directamente la calidad de la cadena
de valor; sin l, no habra un esquema de aseguramiento de la calidad y el resultado de las
actividades no sera correcto.

109
Es importante indicar que este proceso puede tener elementos transaccionales o
automticos incluidos en las reglas de negocio del software pero tambin pueden incluirse
puntos de control o aprobaciones que deban realizar diferentes instancias a las que
capturan los datos.

4.4.4 Consolidar

La organizacin de toda la informacin recolectada consiste en cargarla en las herramientas


tecnolgicas que cumplan los fines de repositorio de consulta. La mayora de estas
herramientas son almacenes de datos con caractersticas tcnicas que cumplan con el
rendimiento y tiempos de respuesta necesarios para consultar y resumir una gran cantidad
de informacin. La actividad de consolidacin es cclica y peridica lo que conlleva a que el
tamao y capacidad de almacenamiento puede ir incrementando y debe ser aprovisionado
por la organizacin de TI.

Complementariamente, la utilizacin de herramientas de extraccin desde los sistemas


transaccionales es indispensable en esta actividad, debido a que se requiere que sea
exacta y no debe sufrir alteraciones de ninguna ndole. Los medios de extraccin deben ser
seguros para evitar que la informacin sea interceptada por agentes no permitidos. Los
canales de extraccin posibilitan recolectar grandes volmenes de informacin y
transmitirlos al destino, para lo cual se asegura un alto desempeo que compromete la
disponibilidad de la informacin cuando se necesite.

Las bodegas de datos centralizan los datos desde los sistemas de informacin y almacenan
histricos de manera peridica. El diseo de las bodegas responde a una lgica del negocio,
ms que a la lgica de los sistemas de informacin, toda vez que las mismas se consolidan
como las herramientas que facilitan el anlisis con la mirada especializada del negocio. Por
otra parte, para generar los reportes de anlisis sobre los datos contenidos en las bodegas
de datos, se requiere implementar interfaces de usuario que faciliten la publicacin y el
manejo de la informacin.

110
4.4.5 Publicar

En este eslabn de la cadena de valor, se pone a disposicin de los usuarios finales la


informacin para ser consultada, previa autorizacin y en algunos casos la revisin de
editores o usuarios con las competencias para hacerlo. Para ver y utilizar la informacin
publicada, los usuarios utilizan herramientas para anlisis de datos o inteligencia de
negocio, las cuales, permiten manipular las variables de filtro, las funciones de resumen,
los reportes grficos y detalles de la informacin analizada, entre otros objetos. Estas
herramientas poseen la flexibilidad de ser utilizadas de manera concurrente por mltiples
usuarios sin degradar su desempeo general del sistema.

Las herramientas de anlisis de informacin se soportan sobre la capa de sistemas de


informacin por lo que el nivel de desarrollo y de confiabilidad de la informacin depender
de la madurez de cada sistema y de la calidad de la informacin que entregan.

Los servicios de publicacin de informacin analtica, surgen a partir de la integracin de


las herramientas de anlisis en soluciones tecnolgicas que se disponen para los diferentes
pblicos o audiencias de anlisis, dichas soluciones deben disearse para satisfacer las
necesidades de anlisis especficas o generales de estos pblicos.

Algunos usos que podran tener los sistemas de anlisis son: la publicacin de informacin
estadstica, informacin georeferenciada, indicadores de resultado y de proceso.

En algunos casos es necesario desarrollar modelos cuantitativos que permitan el anlisis


de aproximaciones que no se pueden modelar con herramientas convencionales. Por lo que
se requieren modelos matemticos hechos a la medida para resolver problemas especficos
de gran impacto en asignacin de recursos, modelamiento de la demanda, optimizacin,
entre otros.

Para cerrar el ciclo de vida de la informacin, despus de procesarla y analizarla, se lleva


a cabo el proceso de oficializacin y divulgacin de la informacin institucional o sectorial.
Esto requiere de una plataforma tecnolgica que permita en los diferentes niveles de la
entidad y del sector, la publicacin de las estadsticas sobre los servicios misionales. Las
estadsticas publicadas constituyen la fuente de informacin oficial y como el mecanismo

111
para informar a los pblicos de inters sobre los principales indicadores y cifras que reflejan
la dinmica de la entidad y del sector.

La siguiente imagen define el proceso que se lleva a cabo; teniendo cortes de informacin
definidos y los medios por los cuales se genera o se almacena la informacin en cada corte.

Ilustracin 31: Procesos del ciclo de vida de la informacin

Desde el punto de vista de la arquitectura de sistemas de informacin que se aborda en el


siguiente captulo, los sistemas de informacin de apoyo, que son las herramientas para
hacer la gestin interna de la entidad, generan cierta informacin (nmina, contratos,
recursos fsicos, parmetros generales, entre otros) que deben intercambiarse con los
sistemas de informacin misionales, los cuales, mediante procesos de corte y
consolidacin, envan los datos necesarios a los servicios de publicacin. Los sistemas de
seguimiento, las bodegas de datos, los sistemas de estadsticas sectoriales, los sistemas
de perfil institucional o sectorial as como los sistemas estratgicos de acciones de la
institucin, reciben esa informacin y cada uno publica las cifras, indicadores o informacin

112
a los pblicos definidos. En la siguiente ilustracin se representa lo expresado
anteriormente.

Ilustracin 32: Arquitectura sistemas de informacin para publicacin de informacin

113
5 Modelo de Gestin de Sistemas de Informacin

Para apoyar los procesos misionales y de apoyo en una organizacin, es importante contar
con sistemas de informacin que se conviertan en fuente nica de datos tiles para la toma
de decisiones en todos los aspectos; que garanticen la calidad de la informacin, dispongan
recursos de consulta a los pblicos de inters, permitan la generacin de transacciones
desde los procesos que generan la informacin y que sean fciles de mantener. Que sean
escalables, interoperables, seguros, funcionales y sostenibles, tanto en lo financiero como
en la parte tcnica.

Ilustracin 33: Modelo de gestin sistemas de informacin.

El diagrama anterior esquematiza los componentes que hacen parte del modelo de gestin
de sistemas de informacin dentro de los cuales se tienen: la arquitectura de los sistemas,
el desarrollo y mantenimiento, los procesos de implantacin y los servicios de soporte
funcional de tercer nivel.

Adicionalmente, el esquema incluye las relaciones del modelo con la Estrategia de TI y


Gobierno TI, toda vez que los sistemas de informacin deben desarrollarse en el marco de
la estrategia de TI definida y teniendo en cuenta los esquemas de gobernabilidad
establecidos para la gestin de TI en la entidad, la definicin de estndares y los

114
lineamientos para la gestin de los proyectos de desarrollo e implantacin de sistemas de
informacin.

A partir de la identificacin de necesidades de informacin y de sistematizacin que se


requieren para apoyar la estrategia de la organizacin y sus procesos, se establecen y
acuerdan los desarrollos de servicios y sistemas de informacin los cuales se priorizan y
consolidan el portafolio de proyectos que se incluyen en los planes de accin de mediano
y largo plazo.

Bajo este esquema, el rea de TI debe liderar los proyectos de desarrollo en todo el ciclo y
las reas o dependencias participan activamente como lderes funcionales.

Entre los proveedores del modelo, se cuenta con las firmas desarrolladoras y proveedoras
de soluciones de software requeridas para llevar a cabo los proyectos de desarrollo y
mantenimiento de sistemas. Tambin forman parte del modelo los consultores que apoyan
los procesos de anlisis y diseo de la arquitectura y sus aplicaciones.

Por ltimo, los beneficiarios o usuarios finales de los sistemas de informacin ofrecidos por
la organizacin.

5.1 Principios de los sistemas de informacin

Orientacin a una arquitectura basada en servicios: La entidad debe entregar


servicios en lnea que permiten la interoperabilidad de los mismos.

Independencia de la plataforma: La arquitectura debe ser independiente de


restricciones por implementaciones particulares de plataforma tecnolgica.

Soporte multicanal: El acceso a las aplicaciones para disponer servicios se hace


a travs de mltiples canales, incluyendo las tecnologas mviles.

Alineacin con la arquitectura: La construccin de las aplicaciones para la entrega


de servicios se realiza sobre los parmetros dictados por la arquitectura.

115
Usabilidad: La arquitectura debe garantizar la claridad y facilidad para que otras
entidades puedan utilizar los servicios y/o aplicaciones que sean publicadas.

Funcionales: El alcance del sistema est alineado con las necesidades propias de
cada proceso y de la misin de la entidad.

Mantenibles: Los componentes del sistema deben ser operativamente


gestionables tanto en la parte tcnica como financiera.

5.2 Arquitectura de sistemas de informacin

El modelo de gestin de sistemas de informacin inicia con la definicin de la arquitectura


a partir de la cual se organizan y se estructuran los sistemas de informacin segn los
criterios establecidos por las necesidades y los flujos de informacin de la organizacin.

El diseo de la arquitectura de sistemas de informacin se basa en la definicin del contexto


en el que se encuentra la organizacin y en las relaciones en trminos de informacin que
se entregan o reciben entre los diferentes actores que intervienen. A partir de esto, se
establecen las categoras de informacin y los flujos de comunicacin que se deben
garantizar para que estos sistemas gestionen y produzcan la informacin que requiere la
organizacin.

En el diseo de la arquitectura de sistemas de informacin, es necesario tener en cuenta


los principios definidos por el Ministerio de Tecnologas de la Informacin y las
Comunicaciones, para el dominio de sistemas de informacin , indicados por el Marco de
referencia de arquitectura empresarial del Estado colombiano, que son los siguientes.

No PRINCIPIO DESCRIPCIN

1 Orientacin a una La entidad entrega servicios en lnea que permiten la


arquitectura basada interoperabilidad con los mismos
en servicios

116
No PRINCIPIO DESCRIPCIN

2 Independencia de la La arquitectura debe ser independiente de restricciones


plataforma por implementaciones particulares de plataforma
tecnolgica
3 Soporte multicanal El acceso a las aplicaciones para disponer servicios se
hace a travs de mltiples canales
4 Alineada al referente La construccin de las aplicaciones para la entrega de
de arquitectura servicios se realiza sobre los parmetros dictados por la
arquitectura
5 Usabilidad La arquitectura debe garantizar la claridad y facilidad para
que otras entidades puedan utilizar los servicios y/o
aplicaciones que sean publicados
6 Funcionales Su alcance est alineado con las necesidades propias de
cada proceso y de la misin de la entidad
7 Mantenibles Los sistemas deben ser operativamente gestionados tanto
en la parte tcnica como financiera
Tabla 10: Principios de la Arquitectura para Sistemas de Informacin

5.2.1 Modelo contextual

En el diagrama del modelo de contexto se representan las relaciones entre la entidad u


organizacin y los grupos de inters involucrados con quienes se intercambia informacin.
En cada grupo de inters se identifican los actores que lo conforman.

117
Ilustracin 34: Diagrama del Modelo de Contexto

5.2.2 Modelo conceptual

5.2.2.1 Clasificacin

Una vez recolectada la informacin sobre la existencia, administracin y operacin de los


sistemas de informacin, y de la identificacin de necesidades de comunicacin de la
organizacin se disea la arquitectura de sistemas de informacin en la cual se pretende
organizar los sistemas de acuerdo a su carcter: misional, apoyo, direccionamiento y de
servicios de informacin, de tal manera que se garantice el flujo de informacin para la
gestin, control y toma de decisiones.

118
Ilustracin 35: Estructura general de la arquitectura de Sistemas de informacin

En un primer nivel de la arquitectura se agrupan los sistemas de informacin de apoyo


administrativo que constituyen el backoffice de la organizacin y usualmente contienen
sistemas de planificacin de recursos empresariales ERP tales como ( (presupuesto,
contabilidad, tesorera, caja, bancos, inventarios, activos fijos, entre otros), administracin
de recursos humanos, gestin de infraestructura y gestin de tecnologa. En este nivel se
realizan las tareas operativas y repetitivas de tipo administrativo.

El segundo nivel es el de los sistemas misionales los cuales apoyan directamente la misin
del negocio que desarrolla la organizacin. Estos sistemas dependen del tipo de misin que
tenga la organizacin, por ejemplo, para una entidad hospitalaria los sistemas misionales
son los que apoyan la prestacin del servicio de salud (historias clnicas, servicios mdicos,
urgencias, hospitalizacin, ciruga, atencin ambulatoria, entre otras).

El tercer nivel de la arquitectura de sistemas de informacin est formada por dos grandes
mundos: uno de los servicios informativos digitales y otro de los sistemas de
direccionamiento. Los servicios informativos digitales son todas aquellas herramientas que

119
le permiten a los diferentes actores del sistema de informacin interactuar entre s y con la
informacion de los sistemas misionales y los de apoyo administrativo, desde una
persepctiva de servicio y en un modelo organizado de portales de informacin.

Los sistemas de direccionamiento, por otra parte, son las facilidades que se le disponen a
las instancias directivas y de decision para hacer seguimiento oportuno a la ejecucin de la
estrategia definida, proporcionando informacin sobre el avance en el alcance de las metas
e informacin para la toma de decisiones estratgicas.

La arquitectura de sistemas de informacin adems implica que todos sus niveles y las
piezas que componen cada nivel estn lgica y adecuadamente interconectadas para
permitir el flujo de informacin definido por los procesos de la organizacin.

Adicionalmente, propicia que el sistema de informacion cumpla con las principales premisas
que hacen posible el anlisis de la informacin: fuentes nicas de datos, informacin de
calidad, informacin como servicio, informacin en tiempo real y la informacin como un
bien pblico.

Dentro de cada nivel de la arquitectura se agrupan los sistemas o subsistemas de acuerdo


con la categora de informacin que soportan. Un sistema de informacin a su vez se
compone de varios subsistemas o mdulos con propsitos especficos.

5.2.2.2 Caracterizacin

En un segundo nivel de detalle de la arquitectura de sistemas de informacin, se realiza la


caracterizacin; Se establecen las entradas de informacin, los procesos que realizan cada
sistema, las salidas que generan para los usuarios finales y para los otros sistemas y la
integracin entre ellos, las fortalezas, las debilidades y las iniciativas para su evolucin.

La caracterizacin se constituye en el inventario general de sistemas de informacin, de los


que cuentan o no con apoyo tecnolgico, a partir del cual se identifican las necesidades de
mantenimiento, mejoramiento, evolucin o creacin.

120
Segn la arquitectura de sistemas de informacin definida, se relaciona la informacin en
el documento de caracterizacin de sistemas de informacin, en donde para cada sistema
de informacin se registra lo siguiente:

Nombre del sistema: nombre segn la categora de informacin.


Diagrama de contexto general: relacin de entradas y salidas de informacin.

Ilustracin 36: Diagrama de contexto de sistema de informacin

Objetivo del sistema: propsito general para el que se concibe el sistema. Proceso
o estrategia de la organizacin que soporta.
Aplicativo: nombre del mdulo o software.
Fortalezas: identificacin de fortalezas con los usuarios lderes y finales del sistema.
Debilidades: identificacin de las debilidades con los usuarios lderes y finales del
sistema.
Lder funcional: rea o personas dentro de la organizacin que participa activamente
en la identificacin de necesidades y definicin de los requerimientos del sistema.
Integracin/Interoperabilidad: relacin de las interfaces con otros sistemas para
intercambio de informacin.
Plataforma: plataforma tecnolgica sobre la cual se encuentra desarrollado el
software del sistema a nivel de aplicaciones y persistencia de datos.

A partir del levantamiento de informacin del estado actual del sistema se establecen :

Evolucin: Cul es la evolucin que la organizacin tiene prevista para el sistema


en el mediano y largo plazo?

121
Recomendaciones: Acciones de mejora propuestas para superar las debilidades en
el corto plazo.
Iniciativas: Planteamiento de nuevas funcionalidades o nuevos proyectos para
atender necesidades no cubiertas o evolucionar el sistema.

Del anlisis de la informacin incluida en la caracterizacin de los sistemas de informacin


se plantea un listado de posibles iniciativas priorizadas que constituirn el portafolio de
proyectos a ejecutar en el mediano y largo plazo.

5.2.2.3 Relaciones entre sistemas de informacin

Una vez identificados los grupos de inters y los actores se determina cul es la
comunicacin que fluye entre estos y la entidad. El registro podra organizarse segn la
informacin que se entrega y se recibe as.

Grupo de Actores Entidad entrega Entidad recibe


inters informacin informacin

Tabla 11: Registro de informacin de dos vas

5.3 Desarrollo y mantenimiento

Las iniciativas y/o proyectos de desarrollo y mantenimiento de sistemas de informacin


inician con la identificacin de las necesidades de informacin y sistematizacin, su
priorizacin y definicin de alcance.

Para lograr la alineacin con los procesos y acordar los alcances se conforman los comits
de acuerdo al desarrollo de sistemas de informacin liderados por el rea de TI y en los que
participan los lderes de las reas misionales y de apoyo de la organizacin.

122
Ilustracin 37: Ciclo de desarrollo y mantenimiento de sistemas de informacin

El rea de TI establece los lineamientos para el desarrollo de las aplicaciones/software para


asegurar los niveles de calidad requeridos tcnica y funcionalmente. Dentro de los
lineamientos se tendr en cuenta: las metodologas, los estndares de desarrollo, los
estndares de interoperabilidad y de integracin tales como la CMMI (Capability Maturity
Model Integration), la arquitectura basada en servicios y metodologas de desarrollo gil o
extremo, etc.

Una clara definicin de lineamientos adems de garantizar desarrollos ptimos y la


unificacin de criterios tcnicos, facilita la supervisin y el seguimiento de los proyectos
desarrollados tanto con las firmas externas o con el recurso humano de TI. Se recomienda
que no todo se desarrolle con equipos internos pero tampoco que se dependa totalmente
de terceros, por lo tanto, es necesario contar con una capacidad mnima interna para hacer
desarrollos puntuales o coyunturales que permitan suplir necesidades rpidamente, las
cuales deben ser incluidas posteriormente como parte de los sistemas que componen la
arquitectura mediante la aplicacin de las metodologas definidas, evitando que se
fragmente la operacin y se generen impactos negativos a futuro en trminos de
sostenibilidad de la operacin, integracin y costos ocultos.

Las metodologas guiarn el ciclo de desarrollo desde la fase de anlisis de requerimientos


y diseos funcionales (por ejemplo, con casos de uso), la construccin del software e

123
incluye los protocolos para realizar los planes y ejecucin de pruebas que aseguren el
cumplimiento de los criterios de aceptacin establecidos y certifiquen los pasos a
produccin. De cualquier manera se trabajar en un esquema de planeacin y
aseguramiento del control de calidad.

Dado el grado de especializacin requerido para desarrollar soluciones de software de


calidad y buscando el xito de los proyectos de implantacin de los sistemas de informacin,
se requiere tanto de la participacin de firmas externas especializadas en el desarrollo del
software, como de la capacidad interna en el rea de TI para traducir las necesidades del
negocio en requerimientos y soluciones de software, y para realizar la gerencia de estos
proyectos, preferiblemente aplicando una metodologa de gerencia estandarizada y basada
en mejores prcticas.

En la medida que los proyectos de desarrollo se tercericen y dependiendo del nivel de


complejidad y tamao, es importante contar con equipos tcnicos con conocimientos
especializados para desarrollar la supervisin y auditoras tcnicas sobre los entregables
de cada proyecto. Adicionalmente se propende por realizar procesos de entrega a
produccin de los productos, velando la correcta insercin en el ambiente de produccin,
gestionando cambios, capacidad y minimizando el riesgo de impactar la operacin de la
tecnologa en funcionamiento.

Un esquema tercerizado de desarrollo de software (fbrica de software o esquema de


desarrollo, mantenimiento y evolucin de software) debe garantizar eficiencia en la gestin
desde la definicin de las necesidades hasta la entrega de productos, logrando
cumplimiento en los tiempos, costos acordes al esfuerzo realmente invertido. El esquema
tercerizado se posibilita si se tecnifica la produccin de software implementando lneas de
produccin con acuerdos de niveles de servicio previamente acordados y cuyo
incumplimiento implique ahorros o menores costos para la entidad.

Los terceros que se encarguen de implementar el modelo de fbrica de software sern


empresas que demuestren tener conocimiento y experiencia en anlisis, diseo, desarrollo,
parametrizacin, mantenimiento y evolucin de software, as como tener los equipos de
trabajo competentes para realizar su tarea en el marco de una metodologa de desarrollo
claramente definida. Los equipos de trabajo cuentan con los roles que se requieran para

124
llevar a cabo los proyectos, entre otros, los siguientes: gerentes de proyectos, ingenieros
de calidad, analistas de requerimientos, especialistas tcnicas, arquitectos de software,
desarrolladores, analistas de pruebas, diseadores grficos, documentadores,
capacitadores, ingenieros de infraestructura tecnolgicas, ingenieros de red, ingenieros de
seguridad, administradores de bases de datos.

En el esquema de fbrica de software es fundamental contar con la metodologa y las


herramientas adecuadas para determinar, anticipadamente y de la forma ms objetiva
posible, el nivel de esfuerzo que implica entregar productos de software, que se traduzca
en horas hombre de los diferentes roles que participan en las distintas fases de desarrollo
de software.

De otra parte es necesario pactar previamente con el tercero los costos de hora hombre de
cada rol, teniendo en cuenta que no sean precios de lista o de mercado, en virtud de
garantizar un nmero mnimo de horas a invertir. Finalmente, con las horas hombre
determinadas y las tarifas acordadas previamente, se determina el costo de un desarrollo,
ajuste o evolucin de software.

Es necesario implementar herramientas que permitan hacer seguimiento y control al


cumplimiento de la metodologa aplicada por el desarrollador y del cubrimiento de los
requerimientos solicitados, as como herramientas que permitan medir automticamente el
cumplimiento de los acuerdos de niveles de servicio pactados, que se debe traducir en
ahorros para la entidad. El seguimiento y control del cumplimiento de lo pactado y los
acuerdos de niveles de servicio pueden ser asumidos por el interventor de la fbrica, que
tambin puede ser un tercero.

5.4 Implantacin de sistemas

La implantacin de sistemas de informacin genera resultados en trminos de eficiencia,


transparencia, calidad y reduccin de riesgos. Para asegurar que la implantacin sea
exitosa, se requiere superar las brechas que generan obstculos en cada una de las fases
de implementacin de sistemas de informacin.

125
Ilustracin 38: Modelo de implantacin de sistemas de informacin

Para generar un valor en la organizacin, se gerencia todo el proceso desde la definicin


del alcance, la construccin de las herramientas, la implantacin para soportar los procesos
involucrados, pero principalmente buscando el uso efectivo de las soluciones por parte de
los usuarios finales.

El cierre de las brechas est vinculado a las restricciones que existen habitualmente en un
proceso de cambio, tales como: disponibilidad de informacin, recursos humanos y
financieros, capacidades y competencias y resistencia al cambio por parte de las personas.

Por lo tanto, la gerencia de proyectos de informacin debe extender una mirada integral y
sistemtica a los diferentes aspectos, para que se alcancen los objetivos de adopcin de
nuevas formas de trabajar y apropiacin efectiva de las herramientas.

5.4.1 Entrenamiento, Acompaamiento y Evaluacin

Uno de los factores crticos de xito en la implantacin de sistemas de informacin, es la


creacin de capacidades de uso y apropiacin en los usuarios, para el aprovechamiento de

126
las herramientas dispuestas, luego de un ciclo de desarrollo o de ajuste de un sistema de
informacin. Para crear estas capacidades, los proyectos de sistemas de informacin deben
incluir actividades claramente definidas para entrenamiento, acompaamiento y evaluacin.

Las actividades de entrenamiento son las que contemplan clases magistrales (presenciales
o virtuales) o talleres de capacitacin, ya sea presenciales o utilizando herramientas
digitales . En las actividades de entrenamiento se debe incluir la elaboracin y entrega de
documentacin y materiales de usuario funcional, que expliquen claramente cada
funcionalidad del sistema y su correcto uso. El entrenamiento no solamente se debe orientar
a los usuarios funcionales sino que debe tambin incluirse a los operadores tcnicos que
van a realizar labores de instalacin, operacin y mantenimiento de la plataforma sobre la
cual funciona el sistema de informacin a implantar; obviamente, este entrenamiento debe
apoyarse con documentacin y materiales de usuarios tcnicos.

El acompaamiento se debe planear teniendo en cuenta las funcionalidades que el sistema


apoye. Para funcionalidades simples o de bajo impacto en la operacin el entrenamiento
puede ser de nivel bsico, lo cual suficiente para que los usuarios las utilicen
adecuadamente. Para funcionalidades complejas o de alto impacto en la operacin, se
recomienda que se defina un periodo de acompaamiento a los usuarios, tanto funcionales
como tcnicos, de tal manera que un integrante del equipo de implantacin est
acompaando el da a da, disminuyendo riesgos por la utilizacin inadecuada de las
funcionalidades, errores en la operacin o disponibilidad de las herramientas. El
acompaamiento debera realizarse luego de que las herramientas desarrolladas estn
estabilizadas, luego de la fase de pruebas, de tal forma que no se corra el riesgo de que los
usuarios crean que el sistema no responde a sus necesidades ni est terminado por cuenta
de los errores que presenta, perdindose credibilidad en las herramientas.

Finalmente, durante el entrenamiento es necesario definir y aplicar instrumentos de


evaluacin tanto para las personas funcionales o tcnicas que toman los entrenamientos,
como para los instructores que los imparten. Los resultados de las evaluaciones deben
implicar consecuencias relacionadas con repetir las capacitaciones o aplicacin de ANS
(para los capacitadores) o la no entrega de certificados (a los alumnos), entre otras. Con
esto se busca que el entrenamiento y el acompaamiento sean efectivos y eficaces en el
procesos de apropiacin de los sistemas.

127
5.4.2 Gestin del cambio

La gestin del cambio para la exitosa implantacin de sistemas de informacin, es algo que
se debe tener en cuenta durante todo el ciclo de diseo y desarrollo de sistemas de
informacin, es decir, desde el levantamiento de necesidades hasta las actividades de
entrenamiento y acompaamiento.

La gestin del cambio se relaciona directamente con lo definido en el captulo 7 - Modelo


de uso y apropiacin de TI, pues la gestin del cambio es un elemento transversal de este
ltimo y se debe trabajar conjuntamente con las reas de Talento Humano de la Entidad
para llevar a cabo las actividades relacionadas con Acciones para Movilizar Grupos de
Inters, Formacin en Habilidades Bsicas, Formacin en capacidades de Mejoramiento y
Formacin en Desarrollo de Programas de Gestin del Cambio.

5.5 Servicios de soporte funcional

Una vez los sistemas de informacin se encuentran en su fase productiva y han sido
implantados con los usuarios finales, se inician los procesos de atencin a las solicitudes
de los usuarios en aspectos tcnicos o de uso. El grupo de sistemas de informacin al
interior del rea de TI, junto con los desarrolladores, estn encargados del tercer nivel de
escalamiento definido dentro del esquema de mesa de ayuda/mesa servicios del modelo
de gestin de servicios tecnolgicos.

El tercer nivel entonces, se encargar de resolver los incidentes provocados por errores en
el desarrollo o errores en las funcionalidades, atender requerimientos de mantenimiento y
de atender las consultas sobre el uso funcional de los aplicativos. Esto implica, tener
agentes especializados en la operacin tcnica y funcional de las herramientas.

128
6 Modelo de gestin de servicios tecnolgicos

Para disponer de los sistemas de informacin, es necesario desarrollar la estrategia de


servicios tecnolgicos que garantice su disponibilidad y operacin con un enfoque
orientado hacia la prestacin de servicios que busque garantizar el uso de los sistemas de
informacin mediante la implementacin de un modelo de servicios integral que use
tecnologas de informacin y comunicacin de vanguardia, que contemple la operacin
contina, soporte a los usuarios, la administracin y el mantenimiento, y que implemente
las mejores prcticas de gestin de tecnologa reconocidas internacionalmente.

Este modelo de servicios comprende el suministro y operacin ininterrumpida (7x24x365)


de la infraestructura tecnolgica, almacenamiento, copias de seguridad (backup),
datacenter, Web hosting dedicado, conectividad, seguridad fsica y lgica, monitoreo de
infraestructura, mesa de ayuda y servicios de operacin y mantenimiento entre los cuales
se tienen: la administracin de aplicaciones, administracin de infraestructura de
servidores, conectividad y seguridad.

Ilustracin 39: Modelo de gestin de servicios tecnolgicos

El diagrama esquematiza los componentes que hacen parte del modelo de gestin de
servicios tecnolgicos dentro de los cuales se tienen: la infraestructura, la conectividad, los

129
servicios de administracin y operacin, los servicios de soporte y mesa de ayuda, los
procesos de gestin de servicios y los procesos de seguimiento e interventoras.

Adicionalmente, el esquema incluye: las relaciones del modelo con la estrategia y gobierno
TI, toda vez que los servicios de tecnologa deben desarrollarse en el marco de la estrategia
de TI definida y teniendo en cuenta los esquemas de gobernabilidad establecidos para la
gestin de TI; las reas encargadas de sistemas de informacin y dems reas
involucradas en la prestacin de los servicios, las cuales entregan los sistemas de
informacin y aplicaciones que sern operadas por servicios tecnolgicos; los proveedores
de hardware, software y de telecomunicaciones que suministran los elementos y los
servicios necesarios para garantizar la operacin. Por ltimo, se encuentran los
beneficiarios o usuario finales de los servicios de TI ofrecidos por la organizacin.

6.1 Principios de los servicios tecnolgicos

En el diseo de la arquitectura de servicios tecnolgicos es necesario tener en cuenta los


principios definidos por el Ministerio de Tecnologas de la Informacin y las
Comunicaciones, para el dominio de servicios tecnolgicos para la arquitectura empresarial
del Estado colombiano y son los siguientes.

No PRINCIPIO DESCRIPCIN

1 Capacidad Este principio hace referencia a las previsiones sobre


necesidades futuras basadas en tendencias, previsiones de
negocio y acuerdos de niveles de servicios - ANS existentes,
los cambios necesarios para adaptar la tecnologa de TI a las
novedades tecnolgicas y a las necesidades emergentes de
las entidades
2 Disponibilidad Este principio es el responsable de optimizar y monitorizar los
servicios TI para que estos funcionen ininterrumpidamente y
de manera fiable, cumpliendo los ANS
3 Adaptabilidad Las implementaciones tecnolgicas deben ser adaptables a
las necesidades de redefiniciones en las funciones de negocio
de las entidades

130
No PRINCIPIO DESCRIPCIN

4 Cumplimiento de Toda institucin del Estado cumplir como mnimo con los
estndares estndares definidos por la arquitectura
5 Oportunidad en la Permitir prestar un soporte tcnico especializado de manera
prestacin de los oportuna y efectiva
servicios
Tabla 12: Principios de la Arquitectura para servicios tecnolgicos

6.2 Gestin de la capacidad de los servicios

6.2.1 Infraestructura tecnolgica

El componente de infraestructura dentro del modelo de gestin de servicios tecnolgicos,


comprende la definicin de la arquitectura de la plataforma tecnolgica y de los planes de
adquisicin a partir de los anlisis de capacidad, seguridad y de disponibilidad, los cuales
recogen las necesidades de infraestructura para soportar tanto los sistemas de informacin
cmo los servicios tecnolgicos.

Dentro de este componente se incluyen todos los elementos de infraestructura tecnolgica


requeridos para consolidar la plataforma que da soporte a los servicios:

Infraestructura tecnolgica: servidores, equipos de redes y comunicaciones,


sistemas de almacenamiento, seguridad y backup, licenciamiento de software de
datacenter.
Hardware y software de oficina: equipos de cmputo, impresoras, escneres,
televisores, telefona, software de productividad.

A continuacin se describen las caractersticas bsicas de los diferentes elementos que se


contemplan en la arquitectura de la plataforma tecnolgica. El suministro o adquisicin de
la infraestructura y de los servicios, dependiendo de las necesidades de la organizacin, se
dan en modalidad de compra para garantizar una capacidad local o en modalidad de

131
servicios de hosting o servicios en la nube. De cualquier forma el rea de TI de la
organizacin debe garantizar continuidad del servicio.

6.2.1.1 Datacenter

Teniendo en cuenta el criterio de alta disponibilidad y los beneficios de un modelo integral


de servicio, idealmente se debera integrar la prestacin de todos los servicios y contemplar
la implementacin de servicios distribuidos en dos datacenter ubicados geogrficamente en
sitios diferentes.

Cada uno de los datacenter debe cumplir con los estndares mundiales de datacenter (Tier
III) correspondiente a los Niveles de fiabilidad de un centro de datos y por tanto contar con
las condiciones fsicas y de operacin que garanticen la prestacin continua de los
servicios.

La infraestructura de cada datacenter debe contar con sistemas de control de acceso fsico
y seguridad perimetral, sistemas de deteccin y extincin de incendios, sistema elctrico
con autonoma (sistema de adecuacin elctrica independiente para la red de servidores,
sistema de redundancias N+1 para UPS y plantas elctricas), sistema de control de
condiciones ambientales y el cableado estructurado (por lo menos categora 6),
adicionalmente debe permitir que el servicio no se vea afectado debido a paradas por
operaciones de mantenimiento bsicas.

De acuerdo al nivel de criticidad de los servicios se pueden contemplar dos esquemas de


alta disponibilidad en dos datacenter o con niveles de redundancia en un solo datacenter.

Esquema de operacin distribuida en dos datacenter (Activo Activo): El


datacenter secundario es una rplica del datacenter primario y la conectividad
entre los dos datacenter y la configuracin de los servicios debe realizarse en
modalidad de clster en cada una de las capas y de cada uno de los servidores
(almacenamiento, integracin, transaccional, motor de procesos del negocio) de
los diferentes servicios de tal manera que la operacin se distribuye en los dos
datacenter. Bajo este esquema ante un evento de indisponibilidad en uno de los
dos datacenter, no ve afectado el servicio; es posible que la capacidad no sea
la misma pero no hay indisponibilidad.

132
Esquema de contingencia pasiva en datacenter secundario (Activo
Pasivo): el datacenter secundario es una rplica del datacenter primario pero no
tienen operacin distribuida. El datacenter secundario est en modo stand by y
sincroniza la informacin desde el primario en tiempo real; si hay una falla en el
datacenter primario el secundario retoma la operacin hasta que el primario se
restablezca. Bajo este esquema se tienen tiempos bajos de recuperacin del
servicio y por tanto indisponibilidad de los servicios. Se garantiza que se
recupera la operacin despus de un tiempo determinado ante fallas graves en
el datacenter primario. Este sistema permite hacer paradas sobre el datacenter
primario ya que el secundario tomar toda la carga.

Si solo se cuenta con un datacenter es importante definir los esquemas de contingencia o


redundancia para todos los elementos de infraestructura alojados en el mismo y
adicionalmente se debe tener un plan de recuperacin del sistema en caso de un siniestro
o una falla total en el datacenter.

Si en la organizacin no es posible contar con operacin 7x24x365 en todos los niveles, es


recomendable tercerizar los servicios de datacenter ya sea en modalidad de hosting o de
servicios en la nube, siempre y cuando desde la entidad se establezcan los ANS Acuerdos
de Niveles de Servicio y se realice la gerencia centralizada del servicio de tal manera que
se garantice la prestacin continua de los servicios. Para este modelo se deben establecer
los procesos de capacidad y disponibilidad los cuales deben ser garantizados por parte del
tercero y supervisados por parte del contratante.

6.2.1.2 Servidores

Ya sea en modalidad de hosting en un datacenter externo o en el datacenter interno los


servidores deben contar como mnimo con lo siguiente:

Equipamiento de hardware dependiendo del anlisis de capacidad y para cada


una de las necesidades especficas de estos dispositivos (persistencia,
almacenamiento, motor de procesos del negocio, integracin).

133
Licencias de software de sistema operativo y componentes propios de la versin
del sistema operativo.
Software de monitoreo de hardware.
Software de monitoreo y hardening de sistema operativo.
Agentes de software de backup.
Arreglo de discos dependiendo de su funcin (Raid 0, Raid 1, Raid 5).
Redundancia en tarjetas de red.
Tarjetas de red que permitan el control remoto de los servidores (RAC Remote
access card).

6.2.1.3 Sistemas de seguridad

Incluye la dotacin de todos los elementos necesarios para garantizar la seguridad


informtica del datacenter y de los canales de conectividad, entre otros: firewalls, IDS,
antivirus y antispam. Segn la criticidad de los servicios la arquitectura puede contemplar
la distribucin de los bastiones de seguridad en un esquema de por los menos dos capas
que busca reforzar la seguridad entre la capa de presentacin Web y la capa de aplicacin
y de base de datos.

6.2.1.4 Sistemas de almacenamiento

En un esquema de alta disponibilidad se recomienda tener una SAN (Storage Acces


Network) redundante con el software que permita la replicacin, este esquema debe
compartir los recursos de almacenamiento entre varios servidores en una red de rea local
o en una red de rea ancha (WAN), HBA redundantes para conexin a los servidores,
software de balanceo de cargas y recuperacin de cadas (failover) para los HBA, soporte
multiplataforma.

En caso de no tener una SAN sino otro sistema de almacenamiento (NAS, DAS, o
almacenamiento en diferentes dispositivos) se debe tener en cuenta que el sistema cuente
con arreglos de discos (RAID 0, RAID1, RAID 5, etc.), as como tambin que se tenga

134
acceso a la herramienta o sistema de backup y pueda aplicarse fcilmente la poltica de
backup.

6.2.1.5 Sistemas de backup

Para garantizar la recuperacin de la informacin en caso de desastres o prdida parcial,


la infraestructura tecnolgica debe incluir los elementos necesarios para respaldar de
manera peridica la informacin almacenada tanto en los sistemas de almacenamiento
(SAN) como la informacin de configuracin de todos los componentes de hardware que
hacen parte de la arquitectura.

El dimensionamiento del sistema y de las cintas requeridas para ejecutar las polticas
depender del crecimiento de los servicios, se tiene un procedimiento claro del manejo de
backup en donde se definan las polticas de backup (periodicidad y a que informacin se le
va a hacer backup, aplicaciones, datos, configuracin de los servidores, configuracin de
las aplicaciones, etc.), dentro de esta poltica se debe dejar de manera explcita la
realizacin de las pruebas de dichos backup (aplicaciones, datos, configuracin de los
servidores, configuracin de las aplicaciones, etc.).

6.2.1.6 Balanceo de balance de cargas HW

El servicio de balanceo de cargas HW, selecciona el servidor al cual direccionar las


peticiones de los usuarios, basado en criterios de carga de los servidores y tiempos de
respuestas de las aplicaciones as como de algoritmos tradicionales de balanceo de cargas.
Es importante contar con estos equipos para distribuir la operacin en las capas de
aplicacin y de base de datos en varios servidores cuando no es posible configurarlos en
modalidad de clster, este sistema de balanceo puede ser mediante un algoritmo alojado
en un servidor especfico para este fin o mediante un dispositivo propio como Citrix, H5, etc.

135
6.2.1.7 Arquitectura de hardware

La arquitectura planteada para un esquema de alta disponibilidad incluye:

Redundancia en los sistemas elctricos.


Redundancia en los equipos de red.
Canales de conectividad de backup preferiblemente en otro medio.
Redundancia en los appliances de seguridad (dedicados).
Doble bastin de seguridad para proteger aplicaciones y datos (si las
aplicaciones lo permiten).
Servidores para la capa de aplicacin y servidores para la capa de base de datos
independientes.
Servidores redundantes y en configuracin de clster en cada capa.
Sistemas de almacenamiento SAN redundantes.
Ambientes de desarrollo, pruebas y certificacin.
Posibilidad de servidores con la misma plataforma de capa media y compartidos
Separacin de infraestructura de acuerdo a los segmentos del negocio o segn
la clasificacin de los sistemas definida en la arquitectura de sistemas de
informacin.

La siguiente grfica esquematiza la arquitectura de servidores teniendo en cuenta los


anteriores criterios y la definicin de arquitectura de sistemas.

136
Ilustracin 40: Arquitectura de infraestructura tecnolgica

En el diagrama de arquitectura, se organiza la infraestructura tecnolgica que soporta los


sistemas y servicios de informacin segn la naturaleza de los sistemas en: sistemas de
apoyo, sistemas misionales, de direccionamiento, servicios informativos digitales. De esta
manera se independiza la operacin segn las caractersticas del negocio y se minimiza la
afectacin que puede tener un negocio sobre otro en momentos picos de operacin.

Para cada uno de estos tipos de sistemas se destina una infraestructura de servidores que
se compone de dos capas: la capa de aplicacin y la capa de base de datos. En cada capa
se configuran clsteres de por lo menos dos nodos con el fin de contar con un esquema de
redundancia y alta disponibilidad.

En la capa de aplicacin, se incluye por lo menos un servidor para cada negocio que debe
tener la misma configuracin de los servidores de produccin para llevar a cabo la
certificacin de los pasos a produccin. Adicionalmente se contempla infraestructura de
servidores para llevar a cabo desarrollo de software y pruebas de funcionalidad, en esta

137
capa se pueden hacer diferentes silos de aplicaciones o de funciones propias de los
servidores como por ejemplo los servidores de motor de procesos del negocio, servidores
de integracin, servidores de persistencia, etc.

En la capa de base de datos, se espera contar con infraestructura en configuracin clster


de por lo menos dos nodos por cada negocio o tipo de sistema de informacin. As como
tambin es deseable contar con una configuracin de clster para realizar la certificacin
de los pasos a produccin y las pruebas.

Los componentes de la arquitectura pueden ser fsicos o virtuales; dado que la tendencia
actual es la virtualizacin, esta arquitectura est orientada a los servicios (lgica) y no a la
disposicin fsica de los elementos que la conforman.

Para tener una claridad de la capacidad que se dispone para cada sistema de informacin
o servicio es recomendable generar los diagramas funcionales de arquitectura de
infraestructura por cada uno de los servicios.

6.2.1.8 Licenciamiento de software de datacenter

Comprende la adquisicin y administracin de licencias de software base y de capa media


de la infraestructura de datacenter, dentro de los cuales se tienen: sistemas operativos,
motores de base de datos, contenedores, software de backup, software de monitoreo, etc.

6.2.1.9 Hardware y software de oficina

Comprende toda la dotacin y administracin de inventarios de los equipos de cmputo,


impresoras, escneres, audiovisuales, as como el software requerido para su operacin,
necesarios para que la organizacin cuente con los recursos tecnolgicos para desarrollar
las actividades administrativas.

138
6.2.2 Servicios de conectividad

Dentro de este componente se relaciona toda la capacidad de conectividad que se debe


disponer para dar acceso a las redes LAN, WAN e Internet.

Ilustracin 41: Estructura de la arquitectura de redes

6.2.2.1 Red local

La red rea local se disea para ofrecer los servicios de red de la organizacin e
interconecta la sede principal con todas las dems sedes de la organizacin. Estas son
redes de alta velocidad, con tecnologa en fibra ptica y cableado que garanticen que los
equipos se conecten a velocidades medidas en trminos de gigabits por segundo. En un
esquema de alta disponibilidad se sitan canales de contingencia de similares
caractersticas a los principales. La red puede estar segmentada segn las necesidades de
seguridad de la entidad. Para ello se utilizan dispositivos de seguridad que aslen las redes
o configuracin de redes virtuales en los equipos activos de la red.

139
6.2.2.2 Red local inalmbrica

Hace parte de la red local, la disposicin de equipos inalmbricos que habilitan la movilidad
a los usuarios para conectarse a la red local y a Internet. Dependiendo de si la estrategia
de la organizacin es de ofrecer servicios de alta movilidad habr que dimensionar las redes
inalmbricas para dar la cobertura y acceso en un 100% de las instalaciones de la entidad.

Dentro de estas redes se debe dimensionar el acceso con dispositivos mviles como
celulares y/o tabletas, ya que estos disminuyen la capacidad de dichas redes debido a que
los usuarios estn conectados de manera alambica a la red mediante su computador y de
manera inalmbrica en su celular o su tableta.

Es recomendable crear redes inalmbricas para funcionarios y visitantes garantizando la


seguridad de la informacin de la entidad.

6.2.2.3 Internet

El servicio de Internet debe ser dimensionado para ofrecer trfico de salida y de entrada a
Internet para toda la organizacin y sus sedes. Dentro de los canales a contratar se
diferencian las capacidades para canales de datos, canales de navegacin y canales de
publicacin. En un esquema de alta disponibilidad se cuenta con un canal principal y un
canal de backup, en lo posible en otro medio o con otro operador, de tal manera que se
garantice la operacin continua del servicio. Adicionalmente los canales deben tener calidad
del servicio o QoS (Quality of Service) y facilidades para administrar la priorizacin de los
servicios.

Este servicio debe contar con un sistema de reportes que permita de manera fcil y rpida
la generacin de reportes para ver por usuarios las pginas visitadas y el peso de descargas
que hacen los usuarios. Se debe generar una poltica clara del uso de este recurso dentro
de cada una de las organizaciones.

140
6.3 Gestin de la operacin

En el numeral 6.2.1. sobre la infraestructura, se detallaron todos los elementos que se


deben suministrar para operar los sistemas y servicios, en este numeral se describe el
modelo de operacin para garantizar la administracin, el mantenimiento y soporte de estos
elementos, de las aplicaciones que conforman los sistemas de informacin y los servicios
informticos.

6.3.1 Administracin y operacin de Infraestructura tecnolgica

El modelo de operacin y administracin de infraestructura tecnolgica incluye todos los


elementos de operacin y servicios requeridos para garantizar la disponibilidad y operacin
de la plataforma tecnolgica.

Ilustracin 42: Modelo de operacin y administracin de infraestructura tecnolgica

El arquitecto de infraestructura asegura que los componentes de la infraestructura estn


acorde a los lineamientos de arquitectura definidos por el rea de TI, participa en la
definicin y actualizacin de la arquitectura, desarrolla los planes de capacidad para
proyectar los crecimientos de la infraestructura y genera y actualiza la documentacin o
base de datos de configuracin, desarrollar los planes de disponibilidad para garantizar las

141
necesidades de las diferentes entidades, teniendo en cuenta los planes de mantenimiento
preventivo que son necesarios en la infraestructura.

Es importante que todos los componentes de la infraestructura tecnolgica cuenten con


agentes y mecanismos de monitoreo que a travs de alertas informen sobre los umbrales
que alcance el hardware y/o incidentes, y que a su vez, registren la informacin de los
errores en archivos que posteriormente facilitarn el diagnstico y la solucin de las fallas.
El servicio de monitoreo debe ser permanente.

Adicionalmente, debe permitir medir el desempeo de la infraestructura y de esta manera


facilitar los anlisis de capacidad. Es recomendable contar con una red de backup y
monitoreo independiente para no congestionar la red de servicio.

Dentro de los servicios de administracin, se contar con recurso humano especializado


tcnicamente o con servicios contratados con un tercero para cada uno de los siguientes
temas: administracin de servidores (hardware y sistema operativo), administracin de
redes y comunicaciones, administracin de seguridad, administracin de sistemas de
almacenamiento y administracin de backup.

Con el servicio de administracin de backup, el cual puede ser contratado con un tercero,
se debe garantizar el respaldo, custodia y la recuperacin de la informacin de las bases
de datos y la configuracin de los diferentes componentes de infraestructura que lo permitan
(servidores, equipos activos, firewall, SAN). El servicio debe garantizar, a travs de la
implementacin de los procedimientos de respaldo y restauracin, la ejecucin de las
copias de seguridad segn las polticas de backup y retencin que defina el rea de TI. Es
importante contar con un servicio de custodia externa, con el suministro de cintas y con el
soporte de los fabricantes de las unidades automticas de backup.

La administracin de la seguridad informtica se har de acuerdo al procedimiento de


gestin de seguridad y las polticas de seguridad sern definidas por la direccin de TIC. El
personal encargado de la administracin de los firewalls en lo posible, debe ser certificado
por el fabricante del producto. Se recomienda contratar con un tercero servicios de ethical
hacking para realizar pruebas de penetracin peridicas que permitan detectar
vulnerabilidades de manera preventiva y que generen recomendaciones para aplicar los
correctivos necesarios.

142
Es importante que el arquitecto de infraestructura pueda gestionar los diferentes ANS
(Acuerdos de Niveles de Servicio) que se tengan con los terceros. Son muy importantes los
acuerdos en capacidad y disponibilidad de la infraestructura contratada y el alcance de los
mismos; dentro de la gestin de estos acuerdos, se espera que se realice la definicin
propia de los ANS, penalidades por incumplimientos, las mtricas y la forma como se
tomaran dichas mtricas.

Por ltimo, dentro del modelo se tienen en cuenta los servicios de mantenimiento preventivo
peridicos sobre toda la infraestructura tecnolgica: limpieza fsica interna y externa de los
equipos; revisin general del hardware y sistema operativo, afinamiento y correccin de
fallas; depuracin de archivos temporales; aplicacin de actualizaciones y parches;
chequeo de virus, de fragmentacin de discos, revisin de logs; reemplazo de partes en
caso de falla y estar al tanto de las vigencias de garantas, ya sea para causar la renovacin
o cambio de los equipos.

6.3.2 Administracin tcnica de las aplicaciones

Con el modelo de administracin tcnica de aplicaciones se garantiza la operacin de los


sistemas de informacin desde el punto de vista del software/aplicativo que los soporta.

Ilustracin 43: Modelo de administracin de aplicaciones.

143
El arquitecto de aplicaciones asegura que las aplicaciones o actualizaciones que se
desarrollarn y/o que pasarn a produccin, estn acorde a los lineamientos de
arquitectura, plataformas de capa media y de base de datos; participa en la definicin y
actualizacin de la arquitectura de aplicaciones, desarrolla los planes de capacidad para
proyectar los crecimientos en las aplicaciones que luego se traducen en crecimientos de
infraestructura, genera y mantiene la documentacin o base de datos de configuracin de
las aplicaciones: documentacin de instalacin, tcnica, interoperabilidad, etc.

Unas de las herramientas que apoya la administracin de las aplicaciones, son las
estadsticas de acceso y uso. Con la informacin de uso es posible realizar anlisis de
tendencias que permiten inferir el comportamiento de los usuarios en los diferentes periodos
del ao y con ello, planear con anticipacin las acciones a tomar en los picos de operacin.
Todas las aplicaciones deberan tener los registros de acceso y las herramientas de
estadsticas de uso configuradas.

Dentro de los servicios de administracin de aplicaciones, se espera contar con recursos


humanos especializados tcnicamente o servicios contratados con un tercero para cada
uno de los siguientes temas.

Administracin de capa media: administracin de los componentes de capa media que


soportan las aplicaciones entre los cuales se tienen: servidores Web (Apache, IIS),
servidores de aplicaciones (OAS, Tomcat, Jboss), PHP, Java, ASP, .NET, etc.

Comprende:

Instalacin, actualizacin y afinamiento.


Monitoreo del desempeo y generacin de reportes.
Identificacin de causas de fallas y solucin.
Ejecucin de los cambios.
Registrar los cambios de la configuracin en la base de configuracin.

Administracin de aplicativos: administracin de los paquetes de software que soportan


los sistemas de informacin. Comprende:

Monitoreo del desempeo de las aplicaciones.


Identificacin de causas de fallas y escalamiento de los incidentes tcnicos
funcionales.

144
Solucin a incidentes de carcter tcnico no funcional.
Monitoreo el uso de las aplicaciones y generar reportes de uso.
Preparacin y ejecucin de los cambios sobre las aplicaciones.
Seguimiento a la ejecucin de cambios y reinicios.
Registro de los cambios de configuracin de la aplicacin en la base de
configuracin.

Administracin de base de datos: administracin de todas las bases de datos que


conforman la plataforma tecnolgica: Oracle, Sql server, Postgres, Mysql, Bodegas.
Comprende:

Administracin de la estructura de la Base de Datos.


Administracin de la actividad de los datos.
Administracin el Sistema Manejador de Base de Datos.
Aseguramiento de la confiabilidad de la Base de Datos.
Confirmacin de la seguridad de la Base de Datos.
Generacin de reportes de desempeo.
Identificacin de causas de fallas, solucin o escalamiento al desarrollador.
Atencin de requerimientos de consultas.
Ejecucin de los cambios sobre las bases de datos.

6.4 Gestin de los servicios de soporte

Este servicio consiste en brindar, de una manera eficiente soluciones, asistencias


funcionales, y tcnicas a los requerimientos de los usuarios finales sobre la operacin y el
uso de los servicios, aplicativos y sistemas de informacin.

6.4.1 Modelo integral de servicio de soporte de primer y segundo nivel con


escalamiento a tercer nivel

El modelo de servicio comprende tres niveles de atencin con las siguientes caractersticas:

145
Ilustracin 44: Modelo de soporte y mesa de ayuda

La operacin de la mesa de servicio se basa en el procedimiento de gestin de incidentes.

Para llevar el registro de las solicitudes y hacer el seguimiento a la calidad del servicio, es
importante contar con una herramienta tecnolgica que facilite la gestin del servicio en
todos los niveles, incluso que permita administrar toda la cadena de valor de servicios
tecnolgicos. Estratgicamente, la herramienta de gestin debera ser propiedad de la
organizacin con el fin de controlar todo el ciclo de atencin y asegurar la informacin que
permite el clculo de los acuerdos de Niveles de Servicio (ANS) sobre todos los niveles de
escalamiento y a sus correspondientes responsables.

146
6.5 Criterios de calidad y procesos de gestin de servicios de TI

GESTIN DE TI
ALTA (ITIL, ISO 20000,
ESCALABILIDAD
DISPONIBILIDAD 27000)

Ilustracin 45: Criterios de calidad gestin TI

Dentro de la estrategia de prestacin de servicios es importante establecer los criterios de


calidad que son fundamentales para garantizar la operacin continua de toda la plataforma
tecnolgica y los servicios asociados. Estos criterios establecen por ejemplo, que la
plataforma tecnolgica debe estar concebida en un modelo de alta disponibilidad en la
medida que los sistemas de informacin y servicios se consideren de misin crtica; para
ello es necesario contar con sistemas redundantes en todas las capas a fin de minimizar
los riesgos de cadas del servicio causados por fallas en el hardware y/o en las
telecomunicaciones.

De igual manera es necesario establecer los procedimientos de contingencia o de


recuperacin ante desastres y contar con la capacidad de responder ante la interrupcin de
los servicios.

Otro criterio de calidad a tener en cuenta es la capacidad para responder de manera rpida
y controlada a las demandas de crecimiento de los servicios.

Como sugerencia final, toda la gestin de tecnologa debera realizarse implementando las
mejores prcticas internacionales incluyndolas en los procesos de las reas que
administran la tecnologa. En el diseo del modelo integral de gestin de tecnologa se
contemplar la reingeniera de procesos para su implementacin.

6.5.1 Servicios informticos

Los servicios informticos que se prestan desde el rea de infraestructura son:


administracin del correo electrnico, servicios de comunicaciones unificadas, servicios de

147
telefona (local, internacional, celulares), administracin de DNS, directorio activo, antivirus,
antispam, proxy, ISA server y servicios de impresin.

6.5.2 Procedimientos de gestin

La operacin de los servicios tecnolgicos de la entidad se debe realizar segn los


procedimientos de la cadena de valor de TI definida, los cuales se disearon teniendo en
cuenta mejores prcticas internacionales de gestin de TI como ITIL, ISO/IEC 20000 y
COBIT. La siguiente grfica esquematiza el flujo entre los procedimientos de gestin de TI.

Ilustracin 46: Procedimientos de Gestin de TI

6.5.2.1 Gestin de niveles de servicio

Objetivo: definir, acordar, registrar y gestionar los niveles de servicio, garantizando su


alineacin con los servicios institucionales, para cumplir con los acuerdos establecidos.

Alcance: inicia con la disposicin de la documentacin de los servicios TIC ofrecidos,


colaborando estrechamente con el cliente de acuerdo a sus necesidades, establecer los
indicadores clave de rendimiento de los servicios de TIC y monitoreando la calidad de los

148
servicios acordados; termina con la elaboracin de informes sobre la calidad del servicio y
los planes de mejora.

Las actividades principales que se llevan a cabo son las siguientes:

Definir y ajustar el catlogo de servicios.


Definir los requisitos del cliente.
Planear los niveles de servicio.
Negociar y documentar los Acuerdos de Niveles de Servicio - ANS.
Monitorear y realizar seguimiento de los ANS.
Mejorar el servicio.

6.5.2.2 Gestin de disponibilidad

Objetivo: asegurar que los servicios TIC estn activos cuando sean demandados,
determinando los requisitos de disponibilidad en estrecha relacin con acuerdos
establecidos, con el objeto de proponer mejoras y aumentar los niveles de disponibilidad.

Alcance: inicia con la determinacin de los requisitos de disponibilidad de los servicios TIC,
desarrollo del plan de disponibilidad a corto y mediano plazo, diseo del mantenimiento del
servicio en operacin y recuperacin del mismo en caso de fallo, elaboracin de informes
de seguimiento sobre disponibilidad y cumplimiento del servicio, hasta la evaluacin del
impacto de las polticas de disponibilidad de los servicios en la institucin.

Las actividades principales que se llevan a cabo son las siguientes:

Evaluar requisitos del negocio.


Planificar la disponibilidad.
Gestionar interrupciones del servicio.
Mantener / actualizar el plan.
Monitorear.
Comunicar niveles de disponibilidad.
Proyecciones de mejora

149
Realizar ajustes.

6.5.2.3 Gestin de capacidad

Objetivo: determinar que los servicios TIC cumplen con las necesidades de capacidad
tanto presentes como futuras, controlando su rendimiento y desarrollando planes de
capacidad asociados a los niveles definidos, con el nimo de gestionar y racionalizar la
demanda de los servicios TIC.

Alcance: inicia desde la identificacin del estado actual de los servicios TIC, los planes de
negocio y acuerdos de nivel de servicio, anlisis del rendimiento de la infraestructura para
monitorear el uso de la capacidad existente, dimensionamiento adecuado de los servicios
alineados con los procesos de la institucin, hasta la gestin de la demanda de los servicios
TIC.

Las actividades principales que se llevan a cabo son las siguientes:

Evaluar los requisitos del negocio.


Planear la capacidad.
Mantener / actualizar el plan.
Monitorea.
Comunicar.
Realizar ajustes para optimizar recursos.

6.5.2.4 Gestin de continuidad

Objetivo: garantizar la recuperacin de los servicios de TIC en el evento de presentarse


interrupciones. Se deben establecer polticas y procedimientos que eviten posibles
consecuencias de fuerza mayor en el negocio, para ofrecer unos niveles aceptables de
continuidad en el menor tiempo posible.

150
Alcance: inicia con el establecimiento de polticas de continuidad del servicio TIC, anlisis
de los impactos generados por la interrupcin de los servicios TIC, anlisis de los riesgos a
los que estn expuestos los servicios, adopcin de medidas de prevencin de riesgos en
los servicios TIC, diseo, pruebas y revisin de planes de contingencias, hasta la formacin
del personal para la recuperacin del servicio TIC.

Las actividades principales que se llevan a cabo son las siguientes:

Planificacin.
Anlisis del impacto del rea de TI o BIA (Business Impact Analysis).
Determinar estrategias de continuidad en el rea de TI.
Actualizar las Estrategias corporativas.
Actualizar o disear la estrategia de nivel de actividad.
Desarrollo e implantacin de respuesta a la gestin de la continuidad del rea
de TI.
Evaluacin de conciencia y formacin.
Monitorizacin de los cambios culturales.
Pruebas de los planes de accin.

6.5.2.5 Gestin de configuracin

Objetivo: conservar un registro actualizado con el nivel de detalle de todos los elementos
que integran la configuracin de los servicios TIC, proporcionando informacin relevante de
su conformacin, para garantizar al mximo, el aprovechamiento de los elementos y apoyar
efectivamente la gestin de cambios.

Alcance: inicia desde la planificacin de los objetivos de la gestin de la configuracin, la


clasificacin y registro del nivel de la configuracin al detalle de los servicios TIC, monitoreo
de los componentes autorizados en la configuracin, y termina con la elaboracin de
informes de la configuracin que sean requeridos.

151
Las actividades principales que se llevan a cabo son las siguientes:

Realizar la planificacin y gestin.


Identificar la configuracin.
Toma de inventario / Lnea base.
Clasificar los elementos de configuracin - CIs y descripcin de estados de
configuracin.
Determinar las relaciones entre CIs y servicios.
Actualizar la CMDB.
Notificar la disponibilidad / Modificaciones de la CMDB.
Verificar la CMDB.
Hacer auditoras a la CMDB.
Hacer auditoras y Verificacin peridica.

6.5.2.6 Gestin de entrega

Objetivo: controlar la calidad de los servicios TIC, que se encuentran en produccin,


estableciendo polticas de nuevas versiones hechas a los servicios, despus de las pruebas
correspondientes, con el fin de garantizar que las entregas no afecten la calidad y actividad
de los dems servicios en operacin.

Alcance: el subproceso inicia con el establecimiento de una poltica para la generacin e


implementacin de nuevas versiones de servicios TIC, retiro de servicios TIC que se
encuentren en produccin, actualizacin de registros de versiones de servicios TIC y
termina con la comunicacin formal a clientes y usuarios de la institucin sobre las
funcionalidades y beneficios de los nuevas versiones de servicios TIC.

Las actividades principales que se llevan a cabo son las siguientes:

Entrega del RFC aprobado.


Realizar la configuracin inicial.
Desarrollar el plan de liberacin.
Disear, construir y configurar la liberacin.

152
Disear el plan de back out.
Convocar comit de aprobacin.
Preparar los ambientes.
Realizar pruebas de aceptacin.
Coordinar las liberaciones.
Planificar capacitacin.
Capacitar.
Distribuir/instalar la liberacin.
El requerimiento inicia nuevamente.
Estabilizacin y pruebas en produccin.
Soporte oportuno o Early life support
Ejecutar plan de back out.

6.5.2.7 Gestin de seguridad

Objetivo: disear una poltica de seguridad de la informacin, alineada con las necesidades
de los clientes y usuarios, asegurando el cumplimiento de los estndares de seguridad,
para que la informacin conserve la confidencialidad, la integridad y la disponibilidad.

Alcance: inicia desde la definicin de la poltica de la seguridad de la informacin de los


servicios TIC prestados a los clientes y usuarios, estndares de seguridad y
confidencialidad firmados entre proveedores internos y externos, su monitoreo y evaluacin,
hasta la supervisin, anlisis y tratamiento adecuados de riesgos, vulnerabilidades e
impactos en los servicios TIC.

Las actividades principales que se llevan a cabo son las siguientes:

Requisitos de seguridad.
Identificacin de riesgos.
Planear.
Comunicar e implementar.
Evaluar.

153
Mantener.

6.5.2.8 Gestin de cambios

Objetivo: administrar eficazmente los diferentes cambios que se presentan en los servicios
TIC, garantizando el seguimiento de los procedimientos diseados, con el fin de asegurar
que los cambios se desarrollen en un entorno controlado minimizando el impacto que estos
puedan tener en los servicios TIC.

Alcance: inicia desde el registro, evaluacin y aceptacin de los cambios en el servicio TIC;
desarrollo de la implementacin de los cambios, aprobacin de las solicitudes recibidas, la
valoracin de los resultados obtenidos y termina con la generacin de informes de gestin
y monitoreo de los cambios en los servicios TIC.

Las actividades principales que se llevan a cabo son las siguientes:

Diligenciamiento y entrega del RFC.


Validar informacin y completitud del RFC.
Hacer registro y tipificacin del RFC.
Realizar evaluacin del cambio.
Implementar el cambio.
Hacer revisin del cambio.
Cerrar el registro del cambio.
Informar al solicitante.

6.5.2.9 Gestin de incidentes

Objetivo: Restaurar los servicios tan rpido como sea posible, gestionando las
interrupciones y degradaciones que se presenten en la prestacin de los servicios TIC, para
garantizar la prestacin de los servicios segn los acuerdos establecidos con los clientes

154
Alcance: inicia desde la clasificacin y registro de incidentes presentados en la prestacin
de los servicios TIC, catalogar la criticidad segn la prioridad dependiendo del impacto y la
urgencia presentada, la asignacin de los recursos y el personal necesario, monitoreo del
estado y tiempos de respuestas a los incidentes, hasta la resolucin y cierre de estos.

Las actividades principales que se llevan a cabo son las siguientes:

Diseo de alto nivel.


Identificacin y registro del incidente.
Bsqueda inicial de soluciones.
Investigacin y diagnstico.
Escalamiento si es necesario.
Resolucin y recuperacin.
Cierre de incidentes.
Registro Web.
Requerimientos.
Administracin de incidentes.
Seguimiento y comunicacin.

6.5.2.10 Gestin de problemas

Objetivo: identificar y eliminar la causa raz de los incidentes recurrentes, determinando las
posibles soluciones, que permitan garantizar los acuerdos de niveles de servicio.

Alcance: Inicia desde la clasificacin y registro de los problemas para determinar sus
causas y convertirlos en errores conocidos, identificacin y registro en un repositorio de
soluciones y acciones preventivas y correctivas hasta la revisin post implementacin de
las soluciones.

Las actividades principales que se llevan a cabo son las siguientes:

Identificar y registrar el problema.


Categorizar y priorizar.

155
Asignar recursos y programar tareas.
Ejecutar tcnica de diagnstico.
Recomendar solucin.
Cierre del problema.
Reportes.
Realizar seguimiento y comunicacin.

6.5.2.11 Gestin de eventos

Objetivo: Detectar, clasificar y dimensionar los eventos que se presenten en los servicios
TIC, a travs del monitoreo de las alarmas definidas, para escalar los eventos, evitando
interrupciones en la prestacin de los servicios TIC.

Alcance: inicia con el monitoreo y registro de los eventos y sucesos, contina con el
escalamiento de estos, hasta la generacin de las bitcoras de eventos.

Las actividades principales que se llevan a cabo son las siguientes:

Monitoreo de infraestructura.
Deteccin de Eventos.
Registro de Eventos.
Exanimacin y filtrado de eventos.
Ejecutar acciones resolucin del evento.
Documentacin y cierre de eventos.
Administracin del ciclo de vida de eventos.
Reporte de eventos.

156
7 Modelo de uso y apropiacin de TI

El componente de Uso y Apropiacin de TI es una gua que provee a las entidades


herramientas y estrategias encaminadas a concientizar a funcionarios y usuarios sobre las
oportunidades que presenta el uso de tecnologas de la informacin en su mbito personal
y profesional, mejorando su productividad y calidad de vida al hacer uso consciente de
sistemas de informacin, dispositivos, herramientas de comunicacin sincrnicas y
asincrnicas, buscadores Web, construccin de documentos en lnea, herramientas para
compartir o enviar archivos, acceso a la informacin, disponibilidad 24/7 y otros.

Entradas:

Necesidades de Apropiacin de los Componentes de TI


Nuevas soluciones a implementar
Necesidades de los Procesos
Competencias individuales y grupales requeridas
Planes de capacitacin organizacionales y por reas
Restricciones y paradigmas vigentes

Salidas:

Incorporacin del Cambio


Estrategia y acciones especficas de comunicacin y divulgacin
Personas entrenadas con habilidades desarrolladas
Cambio incorporado en los procesos
Gestin de mejoramiento continuo en la adopcin del cambio
Indicadores de uso
Herramientas de TI habilitadas para el gerenciamiento del cambio

157
Ilustracin 47: Modelo de uso y apropiacin de TI

Al dominar conceptos y funciones bsicas se convertirn estas en un apoyo para el


desarrollo de nuevas competencias clave para interactuar en el entorno actual, de forma
que estn en capacidad de buscar, clasificar, filtrar, seleccionar y evaluar la informacin y
los recursos que aporten conocimiento a sus disciplinas misionales y personales.

El estado en que se encuentra Colombia en trminos de introduccin de TI, es clave para


lograr que los funcionarios estatales pblicos tomen la opcin y el riesgo de participar del
Modelo IT4+, logrando convencer a los usuarios de los beneficios que alcanzarn
accediendo a servicios tradicionales por medio de nuevos canales sin detrimento de la
seguridad y la confidencialidad de la informacin.

En contraste con la multiplicidad de formas como la tecnologa ha transformado la vida de


los ciudadanos, dichos cambios se ven poco reflejados en el quehacer laboral del Estado,
cuyos procesos continan arraigados a prcticas tradicionales que dificultan el buen
desempeo y en ocasiones, generan gran desgaste a usuarios, decisores y funcionarios
dada la poca interaccin con el universo de posibilidades que genera el uso de TI.

158
Una de las caractersticas que define la sociedad actual es la conectividad, a tal punto que,
resulta socialmente insostenible la interaccin con el entorno sin recurrir a herramientas
como el correo electrnico, los celulares y las conexiones a Internet, ya que en cierta forma,
nuestro mbito social se ha transformado de tal manera, que las TIC se han convertido en
el centro de la comunicacin humana.

Durante determinados periodos de tiempo, dicha transformacin se tom como una


novedad pasajera que con recelo y negacin, algunos grupos sociales basados en
paradigmas pensaron que lograran evadir; sin embargo, el crecimiento y el alcance de las
TIC ha sido tal, que rpidamente los diferentes sectores comenzaron a percibir sus
bondades y antes que pudiesen percatarse, se encontraron inmersos en un mundo
rodeados de avances tecnolgicos que evolucionaban de forma ms rpida que su
velocidad de adaptacin.

Es por esto que, ms all de cuestionar sobre la pertinencia y factibilidad de adopcin de


nuevas habilidades tecnolgicas, hay que contemplar un cambio radical en la forma de
pensar y concebir la sociedad. Es un hecho que nos encontramos en la era de la
informacin y no hay opcin de esperar un cambio generacional, por lo tanto es importante
ser conscientes que dicho cambio no implica tener el ltimo Smartphone o abrir un perfil en
redes sociales como Facebook, por el contrario, esto supone replantear a fondo cada una
de nuestras costumbres y adaptarlas a los requerimientos actuales en trminos sociales y
laborales.

Tradicionalmente, la apropiacin de tecnologa ha sido abordada desde dos perspectivas:


Aprender de Tecnologa y Aprender con la Tecnologa la primera enfoca al individuo
desde un papel pasivo que mecaniza el uso de una herramienta para automatizar tareas.
La segunda, supone una concepcin activa donde el objetivo consiste en el logro de metas
apoyndose en herramientas tecnolgicas.

El Modelo de Gestin IT4+, va ms all de ambas perspectivas al tomar la tecnologa como


un elemento natural del entorno donde se desempea cada uno de sus individuos y crea
una serie de condiciones que soporta procesos en un ambiente tecnolgico natural. IT4+
es un modelo congruente con la realidad actual donde se asume el rol del empoderamiento

159
de la gestin de TI como eje transversal en todos los niveles de la organizacin y se
convierte en la base de operacin institucional como un servicio que soporta procesos,
generando valor mediante su aporte en el logro de las metas estratgicas.

Dado lo anterior, el componente de Uso y Apropiacin de TI debe enfocarse en alinear a


los funcionarios de la organizacin con la nueva estructura de soporte tecnolgico, logrando
que su uso, sea parte del comportamiento natural y trascienda los lmites fsicos de las
instalaciones mobiliarias. Dicho cambio establece enormes retos al propender generar
cambios culturales y sociales permitiendo la incorporacin de dichos cambios en una
estructura de prestacin de servicios tecnolgicos fusionados con la estructura
organizacional.

Tomando como referencia la velocidad propia de los avances tecnolgicos, no solo es


responsabilidad del Estado velar por el desarrollo tecnolgico de Colombia, sino tambin
nivelarse a s mismo en trminos de procesos, gestin e infraestructura tecnolgica, por lo
tanto, las entidades del Estado, deben comenzar a implementar estrategias de apropiacin
que faciliten dicha nivelacin, permitiendo que las personas que laboran en sus
instalaciones, entidades relacionadas y usuarios, puedan acceder fcilmente a la
tecnologa, tanto en los quehaceres misionales como actividades cotidianas, permitiendo
estrechar brechas en temas pertinentes a la organizacin y crecimiento personal.

Pese a lo anterior, las instituciones no deben caer en el boom de lo virtual y renovar su


infraestructura y equipos basados en una actualizacin per se. Por el contrario, debe ser un
crecimiento escalonado, planeado y sostenido que permita el incremento progresivo en
trminos de servicio, efectividad y eficiencia de sus procesos acompaado del buen uso de
la tecnologa, en aras de mejorar el nivel social, agilizar o facilitar procedimientos y permitir
que la informacin mejore las caractersticas de calidad, fuente nica, bien pblico,
disponibilidad en tiempo real y finalmente, que posea la concepcin de servicio.

No debemos olvidar que el acceso a las TIC en el lugar de trabajo tiene el potencial de
distraer a los miembros de la organizacin, hace an ms permeables las barreras entre la
vida personal y laboral y multiplica el riesgo de uso inapropiado de la informacin. Para que
la ejecucin del componente de Uso y Apropiacin sea exitoso, es necesario evaluar los

160
impactos negativos de la implementacin de TI y plantear estrategias de manejo para
orientar a las instituciones hacia un uso responsable de estos recursos.

Articulacin con los procesos de la entidad

Al igual que la estrategia y el Componente de Gestin de TI se alinean mediante los


procesos e iniciativas, para cada uno de los componentes estratgicos del Modelo IT4+
(Estrategia, Gobierno, Informacin, Sistemas de Informacin, Servicios Tecnolgicos y Uso
y Apropiacin) se especifica una actividad de gestin, definida en el numeral 4.1 Alineacin
de la estrategia, sin embargo, el componente de Uso y Apropiacin, genera una capa
adicional y transitoria, en la cual se hace presente en cada uno de sus componentes,
promoviendo su incorporacin y adopcin, preparando a cada uno de sus integrantes para
asumir su nuevo rol al interior de este modelo de gestin basado en TIC.

De forma transversal, el componente de Uso y Apropiacin en cada uno de los dems


componentes juega un papel primordial, especialmente en la dimensin social al ser el
responsable de derribar barreras de resistencia y conocimiento, por lo tanto, en cada uno
de ellas realiza actividades propias de cada uno pero con diferentes objetivos y alcance.

Acciones para Movilizar Grupos de Inters

Comunicacin del cambio - Divulgacin del cambio -


Retroalimentacin
Formacin en Habilidades Bsicas

Acceso a las facilidades tecnolgicas


Gestin uso de las facilidades tecnolgicas
Adopcin de buenas prcticas
Formacin en capacidades de Mejoramiento

Habilidades de mejoramiento continuo


Habilidades de trabajo en equipo
Habilidades de construccin conjunta
Formacin en Desarrollo de Programas de Gestin del Cambio

Planeacin del cambio


Estrategia de movilizacin para adoptar el cambio

161
Definicin de incentivos para la adopcin del cambio
Habilitacin de Herramientas para la Gestin del Cambio

Herramientas bsicas - Herramientas Analticas - Herramientas gerenciales -


Herramientas de aprendizaje

7.1 Gestin de Indicadores


Indicadores de Uso - Indicadores del Nivel de apropiacin - Indicadores de Resultado

7.1.1 Adecuacin tecnolgica

Indicador Frmula

Adecuacin Total de adecuaciones implementadas/Adecuaciones


planeadas

Acceso a dispositivos Personas con equipo o dispositivo/Personas con equipo o


dispositivos iniciales

Acceso a Internet Personas con acceso a Internet/Personas con acceso a


Internet iniciales

Personal sensibilizado Personas sensibilizadas /Personas sensibilizadas iniciales

Soporte Tecnolgicos # Total de Soporte Tecnolgicos


Generales

Desarrollo de contenidos Contenidos TIC - Catalogado por tipo de contenido (artculos,


manuales, guas pedaggicas, tutoriales, simuladores, etc.)

Tabla 13: Indicadores de adecuacin tecnolgica

7.1.2 Sensibilizacin TIC

Indicador Frmula

Poblacin Total beneficiada Personal total cubierto con acciones realizadas

Poblacin General Personal cubierto con las acciones de sensibilizacin


Sensibilizada

Poblacin capacitada Personal cubierto con las acciones de capacitacin

162
Indicador Frmula

Conocimientos de la # de personas que operan equipos o dispositivos conectados


poblacin a Internet / poblacin total

Tabla 14: Indicadores de sensibilizacin de TIC

7.1.3 Uso de TIC

Indicador Frmula

Uso de equipos # de personas que us Internet como apoyo en su labor en el


periodo de medicin

Uso de redes sociales # de personas que accedi a redes sociales en el periodo de


medicin

Cobertura # de personas que adquirieron equipo o dispositivo por medio


de los planes de difusin

Capacidad utilizada en # horas de uso / (# de PC disponibles X # horas servicio por


equipos dispuestos para das)
sensibilizar

Lderes fortalecidos en # de lderes que utilizan equipos o dispositivos conectados a


TIC Internet como apoyo a su labor / # total de lderes identificados

Tabla 15: Indicadores de uso de TIC

7.1.4 Apropiacin de TIC

Indicador Frmula

Habilidades en el uso de Alto: tengo experiencia con varias herramientas


equipos o dispositivos
Medio: mis conocimientos se limitan a unas cuantas
herramientas
Bajo: no puedo sin ayuda

Habilidades en el uso de Alta: Maneja Internet sin dificultad, haciendo uso de


Internet aplicaciones de comunicacin, publicacin, post, bsquedas,
etc.
Media: Entra a Internet buscando informacin simple
Baja: Su conocimiento del manejo de Internet es muy limitado

163
Indicador Frmula

Presencia en la Web Alto: Posee un perfil creado en, al menos un sitio de redes
sociales y accede con frecuencia
Medio: Posee correo electrnico como medio de comunicacin
Bajo: No tiene presencia en la Web

Actividades auto # de actividades auto gestionadas de acuerdo al instrumento


gestionadas creado para su medicin

Tabla 16: Indicadores de apropiacin de TIC

7.2 Formulacin de una poltica institucional

Promover la apropiacin e incentivar el uso de TIC es un elemento imprescindible para


asegurar el xito del proceso de transformacin y actualizacin de las instituciones del
Estado, y por ende, un elemento ineludible para alcanzar los resultados esperados con la
implementacin del Modelo IT4+, el componente de Uso y Apropiacin no puede ser
concebido como un tem individual que est desarticulado de las polticas y directrices
institucionales.

Pese a ser conscientes de los enormes beneficios que conlleva el uso de tecnologas
apropiadas, an subyacen paradigmas que limitan su adopcin; por lo tanto dicho
componente debe trascender las barreras que conllevan una sugerencia o recomendacin
y convertirse en parte de una poltica institucional que acompae los diferentes lineamientos
encaminando los quehaceres misionales de un adecuado uso de tecnologas que
propendan por el mejoramiento institucional y personal.

Siendo ms pragmticos y analizando de forma general el quehacer misional, procesos de


backoffice y estratgicos de cada institucin, se pueden observar cmo, todos ellos se
basan en la gestin de la informacin, dado que sin el correcto flujo de la misma, los
diferentes procesos careceran de sentido; es por esta razn que, la gestin TI toma un
papel protagonista en nuestra poca, pese a lo anterior, aunque dotemos las instituciones
de los ltimos avances en herramientas de gestin de la informacin, el componente
humano capacitado es preponderante en su gestin y por lo tanto la adopcin del uso de
TIC como componente cultural va ms all de una simple funcin laboral.

164
En esta misma lnea, es importante comprender que, de igual forma que en el Modelo IT4+,
la gestin TI es un eje transversal en sus cuatro componentes: Informacin, Sistemas de
informacin, Servicios tecnolgicos y Uso y Apropiacin. Este ltimo componente es en s
mismo, transversal a todas las instancias del modelo, es decir, su presencia es indiscutible
de forma transversal, al interior de cada momento. Es por ello que, para alcanzar el logro
de los objetivos, las actividades deben ser encaminadas a lograr una nivelacin de
funcionarios y usuarios por medio de tres ejes fundamentales:

Formacin.
Acceso a la tecnologa.
Procesos institucionales acordes.

Los cuales, deben soportarse con una base slida que d lineamientos claros y mantenga
las acciones en la misma direccin que dictan los sistemas de informacin, lo cual no sera
posible sin el apoyo y empoderamiento derivados de unas polticas institucionales claras
acordes con el contexto global.

La experiencia ha demostrado como los planes o estrategias que no se encuentren


definidas en el marco de polticas institucionales, no cuentan con el apoyo directivo o no
sean apoyadas por procesos institucionales, tienen una posibilidad muy alta de fracasar o
ser insostenibles en el tiempo, por lo tanto, es importante acompaar el componente de
Uso y Apropiacin de TI, con acciones que permitan empoderar sus operaciones y que sean
adoptadas dentro de un quehacer cotidiano, transformndose da tras da en una cultura
organizacional perdurable.

Para lograr este punto, es necesario considerar las siguientes acciones:

Redisear o ajustar la estructura institucional comprometiendo al gobierno de TI


en acciones de soporte permitiendo su participacin en la toma de decisiones y
compartir responsabilidades en la ejecucin de procesos institucionales,
acciones de gestin de conocimiento, interaccin interna, uso adecuado de
recursos tecnolgicos, calidad de prestacin del servicio TI y seguridad,
propendiendo por la migracin gradual al uso de TIC.

165
Poltica de programas de capacitacin, entrenamiento y sensibilizacin a la
incorporacin de TIC, en temas relacionados con uso de herramientas de
comunicacin, redes sociales, uso de dispositivos, conceptos de seguridad y
proteccin de la informacin, servicios Web 2.0, e-learning, e-commerce, e-
procurement, e-recruitment, y otros.
Incrementar la oferta de productos administrativos y funcionales basados en
tecnologa disminuyendo o agilizando trmites que requeran de firmas fsicas,
uso de papel, procesos complejos y demandantes de tiempo y espacio,
automatizacin de tareas, integracin de sistemas de informacin, disponibilidad
y accesibilidad a la informacin.
Mejorar canales de acceso en trminos de velocidad, servicio y disponibilidad
que garanticen la fluidez de la informacin, la disponibilidad de servicios, la
calidad de informacin, la conectividad y el acceso global.
Definir planes de accin para facilitar y agilizar el acceso a equipos que
involucren el uso de TIC, facilitando el uso de las mismas en su puesto de
trabajo, en sus quehaceres personales y su entorno social.
Migrar procesos tradicionales de papel y firmas con tinta a procesos digitales y
firmas electrnicas, disminuyendo tiempos de prestacin del servicio, mejorando
la calidad y accesibilidad de la informacin, garantizando su seguridad y
proteccin.
Involucrar nuevos canales de comunicacin que permitan la interaccin entre
funcionarios, funcionarios usuarios y usuarios servicios.
Implementar sesiones de trabajo o reuniones online a travs de diferentes
medios y dispositivos.
Utilizar salas de teleconferencia / telepresencia con canales dedicados que
permitan conectar sedes satlites, prestar servicios a usuarios que se
encuentren fuera del rango de accin o se encuentren con limitaciones fsicas
de asistir a una unidad de servicios.
Mejorar la usabilidad de los sistemas de informacin institucionales para que su
uso sea gil y natural disminuyendo la resistencia de uso y agilizando la
prestacin del servicio.

166
Normalizar bases de datos para facilitar el acceso e integracin de nuevos
sistemas que involucren la misma con un servicio o producto.
Crear plataformas de entrenamiento continuo de forma asncrona y dinmica
que permitan articular las tecnologas dentro del contexto global de la institucin
a travs de los cambios de personal.
Crear igualmente recursos de capacitacin para los usuarios de los nuevos
servicios basados en la TIC.

7.3 Articulacin de estrategias de Uso y Apropiacin con procesos institucionales

Transversalidad del componente de Uso y Apropiacin

Las acciones planteadas se estructuran como parte de procesos de gestin que hagan
parte del modelo operativo del componente de Uso y Apropiacin, de la misma forma como
en sistemas de informacin se cuenta con un modelo operativo que implican unos procesos
de arquitectura de sistemas de informacin, desarrollo y mantenimiento, implementacin de
sistemas y servicios de soporte.

Una vez definidas las tareas que se llevarn a cabo durante la ejecucin del componente
de Uso y Apropiacin, se identificar en qu lugares se cruzan con los procesos con el fin
de institucionalizarlos y establecer pasos clave en los puntos de control y medicin.

En la medida que los componentes de planeacin, desarrollo de sistemas de informacin,


gestin de la informacin, definan claramente su ventaja para dar soluciones reales a los
usuarios, el componente de Uso y Apropiacin tendr mayor probabilidad de xito.

7.4 Definicin de oferta para incentivar el Uso y Apropiacin de TIC

7.4.1 Preparacin

La oferta de productos definida en este tem corresponde a una serie de productos


relacionados con la preparacin de las personas que se encuentran relacionadas de

167
manera directa e indirecta con el soporte que debe darse a funcionarios, decisores y
usuarios en materia de TI.

7.4.2 Formacin

Este grupo de productos busca desarrollar competencias propias de un individuo


tecnolgico y social, que reflexiona, argumenta y es capaz de resolver problemas en un
entorno digital. Dichas competencias se clasifican en cinco grupos: tcnicas, tecnolgicas,
sociales, comunicativas y actitudinales.

Acceso a equipos y dispositivos


Tcnicas y Acceso a sistemas de informacin
Tecnolgicas

Navegacin
Conocimientos y Gestin de archivos
habilidades

Aprovechar las herramientas suministradas


Actitudinales

Ilustracin 48: Competencias a desarrollar en un individuo tecnolgico

168
7.4.3 Capacitacin

Se define una estructura de capacitacin en la cual se aborda la capacitacin en cuanto a


la informacin que se genera y su administracin, los sistemas de informacin y los servicios
tecnolgicos dispuestos para el uso de los diferentes usuarios

Ilustracin 49: Estructura de capacitacin

7.4.4 Sensibilizacin

Se deben llevar a cabo actividades de sensibilizacin para los diferentes grupos de inters,
en relacin con los siguientes temas:

Modelo IT4+.
Importancia de TIC.
Importancia de procesos basados en TI.
Nuevas formas de interaccin social.
Importancia de los SI.
Etiqueta.
IT como servicio.

169
7.4.5 Red de formadores de formadores

Con el fin de disminuir esfuerzos y costos se propone construir una red de formadores
de formadores que permitan el establecimiento y difusin de los siguientes temas:

Redes de conocimiento.
Crculos de conocimiento.
Gestin del conocimiento.
Pedagoga para no pedagogos.
Modelos educativos.
Diseo de contenidos para entornos virtuales.

170
8 Rupturas estratgicas

En el desarrollo de la estrategia de TI y como parte del anlisis de la situacin actual, es


importante identificar las rupturas estratgicas que contribuyen con la transformacin de la
gestin y el logro de resultados de impacto en el desarrollo de las actividades de la
organizacin. Utilizar la carta descriptiva llamada IT4+_FICHATOOL_02_Rupturas
Estratgicas.pdf para identificar las rupturas estratgica que se requieren en la entidad.

A continuacin se relacionan 10 posibles rupturas estratgicas que sistemticamente se


identifican en entidades del sector pblico.

1. La tecnologa ser considerada un factor de valor estratgico.


La informacin, los sistemas y la tecnologa estarn alineados con el desarrollo del
sector, con el plan sectorial y con la adopcin de una cultura digital en el pas.
Apoyar la gestin de la entidad y a su vez del sector.

2. La gestin de TI requiere una gerencia integral que d resultados.


Contar con una oficina de TI, que haga parte del comit directivo, que gerencie las
actividades, los recursos y que se enfoque hacia un servicio de la mejor calidad
posible, para los clientes internos y externos.
Existe la necesidad de integrar las acciones, los presupuestos y los proyectos para
generar economas de escala, crecimiento ordenado y especializacin.

3. La informacin ser ms oportuna, ms confiable y con mayor detalle.


Evaluar la necesidad de recolectar informacin con nuevos criterios:
Datos agregados vs. Microdatos.
Cierre mensual/trimestral vs. Tiempo real.
Recoleccin vs. Validacin y rechazo en lnea.
Evaluar la necesidad de hacer auditoras.
Definir incentivos y el retorno financiero de obtener informacin de calidad.
La informacin es un bien pblico.

4. Aumento en la capacidad de anlisis de informacin.


Impulsar el desarrollo de las capacidades analticas en cuanto a: herramientas,
gente, resultados y publicacin.

171
5. Contar con el liderazgo al interior de la entidad para la gestin de sistemas de
informacin.
Se requiere un lder que entienda el sector, con habilidades multidisciplinarias; con
pensamiento sistmico y sistemtico; facilitador y potenciador de la eficiencia en los
procesos y de la transparencia en la gestin; practicidad / Orientacin a resultados;
con experiencia en cargos de liderazgo y conocimiento del sector privado y pblico.

6. Necesidad de definir estndares de integracin e interoperabilidad.


Integracin entre las fuentes de datos y las herramientas de consolidacin.
Miradas holsticas.
Silos de informacin.

7. Resolver el dilema entre desarrollar en casa vs. Comprar software comercial:


la solucin, ser integradores.
Tomar lo mejor de ambos mundos.
Reducir la dependencia de terceros y mitigar este riesgo.
S apoyo Ms inclinacin a software comercial.
S misionales Ms inclinacin a software a la medida.
Presencia Web pensada en el cliente.
Tener capacidad mnima para integrar: ningn sistema se adquiere como se
necesita.
Desarrollar el know-how del negocio.
Integrar software libre con propietario.
Diferenciar software y sistema de informacin.
Hacer nfasis en gerencia de proyectos de ingeniera y no en adquisicin o
desarrollo.

8. Alinear las soluciones con los procesos, aprovechando las oportunidades de la


tecnologa, segn el costo/beneficio.
Apoyar todos los procesos clave, estableciendo prioridades estratgicas.
Evaluar la oportunidad de implantar una herramienta de flujo de trabajo o
workflow.
Construir un modelo de desarrollo organizacional en el tiempo con el apoyo de
TI.
Alcanzar victorias tempranas (quick wins) como agente de cambio.

9. La gestin de los servicios tecnolgicos debe ser: tercerizada especializada


gerenciada con tecnologa de punta sostenible escalable.

172
Evaluar compra de TI vs. arriendo de TI.
Fortalecer la capacidad de gerencia de proyectos de servicios.
Definir ANS medibles y razonables; para el servicio interno y tercerizado.
Orientacin hacia la alta disponibilidad.
TIC como un bien bsico en el puesto de trabajo.
Foco en la calidad de la experiencia en el servicio que recibe el cliente.

10. Fortalecer el equipo humano y desarrollar sus capacidades de Uso y Apropiacin


de TIC.

Contar con especialistas de TIC.


Aumentar la cantidad y las competencias tanto de personal de planta y de
contratistas.
Integrar a los proveedores en la generacin de valor.
Desarrollar una cultura digital al interior de la entidad.
Realizar una comunicacin interna intensa y creativa sobre la adopcin de TIC
en la gestin.
Adelantar una estrategia de Uso y Apropiacin sectorial hacia la comunidad.

173
9 Metodologa

Para la implementacin del Modelo Integrado de Gestin de TI, teniendo como referente
IT4+, se estableci una metodologa; la cual comprende actividades para cada uno de los
componentes del modelo, as como las herramientas que apoya su aplicacin. La primera
actividad es la de Evaluar que se hace a nivel de Gobierno de TI, de Estrategia de TI, de
Gestin de Informacin, de Sistemas de Informacin, de Servicios tecnolgicos, de Uso y
apropiacin e Integralmente.

Tabla 17: Metodologa de implantacin del modelo IT4+

A continuacin se exponen de forma general las actividades de la metodologa.

174
9.1 Actividades de la metodologa

9.1.1 Evaluar

En la actividad de evaluacin se resuelve la pregunta Cmo estamos?. Para ello se lleva


a cabo el entendimiento y el diagnstico de la situacin actual, partiendo de los anteriores
estudios disponibles, de los actuales planes estratgicos y de accin de TI. As como del
levantamiento de informacin a travs de revisiones documentales, entrevistas o talleres.
El anlisis de la situacin actual se realiza sobre la gestin de tecnologa y de sistemas de
informacin desde el punto de vista estratgico y su alineacin con la estrategia de la
organizacin. A partir del diagnstico de la situacin actual se establece el nivel de madurez
en el que se encuentra la organizacin con respecto a IT4+.

No se debe olvidar que la pregunta Cmo estamos? se resuelve para cada uno de los
componentes de IT4+.

9.1.2 Alinear

A partir de la informacin del diagnstico de la situacin actual (cmo resultado de la fase


de evaluacin), se resuelve la pregunta Qu debemos hacer?, mediante la identificacin
de oportunidades de mejora y las necesidades de informacin y de apoyo tecnolgico,
teniendo en cuenta la alineacin con la estrategia de la organizacin. Se define la
arquitectura conceptual de sistemas de informacin, de servicios tecnolgicos y se plantea
o ajusta la cadena de valor de procesos de gestin en TI.

Durante la ejecucin de esta fase se pueden introducir pequeos cambios para lograr
resultados tempranos que den la lnea de las oportunidades de mejora e identifiquen las
necesidades, puesto que no es necesario tener un conocimiento a profundidad para
cambiar la situacin actual, teniendo en cuenta el modelo de gestin de TI IT4+. Estas
transformaciones son realizables con inmediatez y a bajo costo, pues implicaran acciones
de reordenamiento o cambio del enfoque operativo de ciertas acciones, por ejemplo, el

175
afinamiento de la infraestructura, reorganizaciones presupuestales, cambios de imagen del
portal, entre otros.

9.1.3 Recomendar

En esta fase se identifican las rupturas estratgicas y se resuelve la pregunta Qu


paradigmas romper? para llevar a cabo la transformacin de la gestin de TI, el logro de
resultados de impacto y se genera el portafolio de posibles iniciativas o acciones
estratgicas a seguir.

Las rupturas estratgicas que la entidad realice se plantean con el fin de cambiar el enfoque
estratgico establecido, por un enfoque que le permita transformar, adoptar el modelo y
permitir que la tecnologa se vuelva un instrumento que genera valor.

Es fundamental trabajar con los funcionarios de la entidad con el fin de romper los
paradigmas existentes, concentrndose especialmente el grupo directivo del rea de TI y
en el grupo directivo de la entidad, lo cual debe hacerse en corto tiempo y con acciones que
generen impacto, de tal forma que se puedan abordar las dems etapas de la metodologa
de una forma segura.

Es importante tener en cuenta que si no se logra que el patrocinador del proyecto y el jefe
del rea de TI se convenzan de llevar a cabo las rupturas estratgicas que se plantean, en
las siguientes etapas habr dificultades para llevar a cabo la implementacin de IT4+ y la
transformacin que este provee, lo cual debe registrarse como un riesgo formal del
proyecto.

Durante la ejecucin de las iniciativas y proyectos, tambin se deber trabajar con los
diferentes clientes y usuarios de los servicios de TI con un plan de manejo de cambio
pensado a largo plazo.

176
9.1.4 Modelar

Esta actividad resuelve las preguntas Qu haremos?, Cmo lo haremos?, Cmo


escalarlo? y Qu debemos anticipar?. Comprende el diseo del modelo integral de
gestin de TI desde el cual se proponen las acciones que en el corto plazo, permitirn
obtener los resultados y las acciones que se deberan desarrollar a largo plazo en una fase
de maduracin.

En esta fase se construye el plan estratgico de TI en el cual, se establece el modelo de


operacin; las estrategias por cada uno de los componentes del modelo; el modelo de
planeacin con la definicin del portafolio de proyectos y la proyeccin de los recursos
financieros. Incluye tambin la definicin de las transiciones para alcanzar la madurez
segn las necesidades de la entidad y los grados de madurez se definen por cada uno de
los componentes del modelo y a nivel de la entidad como un todo.

El portafolio de proyectos se convertir en la hoja de ruta que definir tanto los planes de
accin se TI como los planes operativos de TI en los prximos aos; por lo tanto, deber
asegurarse que contemple todos los proyectos necesarios para lograr la transformacin que
se desea y que se incluyan los proyectos paralelos o complementarios que se llevan a cabo
para lograr que los grandes proyectos puedan ejecutarse con eficacia. Utilizar la carta
descriptiva llamada IT4+_FICHATOOL_08_Portafolio de proyectos.pdf para definir y
hacer seguimiento a los proyectos estratgicos de TI en su entidad.

Por ejemplo, la implementacin de un sistema de informacin misional podr implicar llevar


a cabo otros proyectos previos, en paralelo o posteriores como son: migracin,
digitalizacin, adecuacin de infraestructura, capacitacin de usuarios en conocimientos
funcionales y que por su complejidad temtica o de las reas de negocio responsables, no
puedan tratarse como actividades del proyecto principal.

9.1.5 Implementar

Cumplidas las actividades del diseo del modelo de gestin, ya sealadas, se procede con
la implementacin de las acciones y proyectos definidos en el plan estratgico y el portafolio

177
de proyectos. En esta etapa es determinante realizar acciones de acompaamiento para
garantizar que las rupturas estratgicas se den y que se inicie la ejecucin de los proyectos,
adems de las acciones tendientes a lograr la creacin de una cultura digital en la entidad
o en su sector. Incluye la ejecucin del plan de gestin de cambio enunciado en la actividad
de Recomendar.

Es fundamental asegurar que estn asignados y asegurados los recursos necesarios para
llevar a cabo las iniciativas y los proyectos definidos en las actividades anteriores, no
solamente en lo presupuestal, sino tambin en los equipos de trabajo y en la logstica.

9.2 Herramientas

En el Anexo 1 se relacionan las principales herramientas para ser aplicadas durante las
fases de implementacin del modelo. Algunas de ellas corresponden con entregables de la
implementacin del modelo, a saber: Caracterizacin de Sistemas de Informacin,
Formatos de entrevistas, Formatos del Plan Estratgico de TI, Formatos del portafolio de
proyectos, Presentacin de gestin de informacin y la Matriz de artefactos. En otras
palabras, estas herramientas se aplican durante la implementacin del modelo y una vez
diligenciadas, se convierten en parte de los entregables a suministrar a la entidad donde se
est aplicando.

En la siguiente tabla se indica la forma de aplicar las herramientas en cada una de las fases
de la metodologa de implantacin del modelo IT4+, as como su correspondiente
ubicacin e identificacin de archivo dentro del repositorio existente.

# Herramienta Descripcin general Proceso cadena de Etapa


valor asociado metodologa

1 Diagnstico de Analizar el estado actual del Planear y dar Diagnstico


la estrategia planteamiento estratgico de la lineamientos de TI
gestin de TI

178
# Herramienta Descripcin general Proceso cadena de Etapa
valor asociado metodologa

2 Rupturas Para cada momento en el Planear y dar Diagnstico


estratgicas camino de madurez, definir que lineamientos de TI
las acciones y rupturas
estratgicas a seguir

3 Modelo de Ubicar la entidad/sector en el Planear y dar Diagnstico


madurez de nivel de madurez definido por el lineamientos de TI
gestin de TI modelo.

4 Plan Maestro de Mostrar la iniciativas a un nivel Planear y dar Modelo de


TI estratgico y ejecutivo lineamientos de TI planeacin

5 Transformacion Mostrar las acciones de Planear y dar Modelo de


es clave del transformacin del sector lineamientos de TI planeacin
sector

6 Alineacin de Cmo TI apoya los objetivos Planear y dar Modelo de


objetivos estratgicos lineamientos de TI planeacin

7 Portafolio de Proyectos estratgicos y Planear y dar Modelo de


proyectos proyectos tcticos priorizados y lineamientos de TI planeacin
caracterizados

8 Plan de Definir actividades estratgicas Planear y dar Modelo de


inversin incluyendo costos por cada lineamientos de TI planeacin
componente del modelo IT4+

179
# Herramienta Descripcin general Proceso cadena de Etapa
valor asociado metodologa

9 Gestin Seguimiento a la ejecucin de Planear y dar Implementaci


Financiera los recursos financieros lineamientos de TI n del
(ejecucin) modelo

10 Tablero de Constar con un tablero que Planear y dar Implementaci


Indicadores de mida las principales indicadores lineamientos de TI n del
Seguimiento y de los proyectos estratgicos modelo
Evaluacin

Tabla 18: Aplicacin de las herramientas en la metodologa de implantacin del modelo IT4+

Por ejemplo las entrevistas permiten establecer el nivel de adopcin y de aceptacin de la


tecnologa en la entidad. Adems facilitan determinar si existe un modelo de gobierno de TI
en la entidad.

Con los talleres que se realizan con el equipo de tecnologa se infiere a qu se dedican y
con qu pensamiento estratgico cuentan.

A continuacin, se muestra la matriz de acciones o artefactos que se generan y/o aplican


en cada actividad de la metodologa y para cada uno de los componentes del modelo, de
tal manera que, se tenga una visin general y privilegiada de cada una de las actividades.

180
EVALUAR ALINEAR RECOMENDAR MODELAR
Componentes
Cmo estamos? Qu debemos hacer? Qu paradigmas romper? Qu haremos? Cmo lo haremos? Cmo escalarlo? Qu debemos anticipar?
* Plantear o ajustar la cadena de valor
* Estructura organizacional de TI de TI * Portafolio de * Definir el modelo de * Para cada uno se definen los
* Incluir por lo menos dos * Iniciativas que se
* Nivel de apoyo tecnolgico a los * Alinear estructura organizacional a proyectos madurez que se quiere factores crticos de xito o
Gobierno de TI paradigmas a romper en este deben abordar en este
procesos de la entidad la CV relacionados con este alcanzar en este fracaso relacionados con este
componente. componente
* Cadena de valor de TI * Estructurar las instancias de componente. componente. componente.
gobierno
* PETI existente
* Lineamientos y polticas
existentes * Portafolio de * Definir el modelo de * Para cada uno se definen los
* Incluir por lo menos dos * Iniciativas que se
* Seguimiento a la gestin de * Apoyos de TI a los planes proyectos madurez que se quiere factores crticos de xito o
Estrategia de TI paradigmas a romper en este deben abordar en este
recursos estratgicos de la entidad relacionados con este alcanzar en este fracaso relacionados con este
componente. componente
* Plan de continuidad de TI y su componente. componente. componente.
alineacin con el plan de
continuidad de la entidad
* Proceso de calidad de * Arquitectura conceptual de * Portafolio de * Definir el modelo de * Para cada uno se definen los
* Incluir por lo menos dos * Iniciativas que se
Anlisis de informacin informacin proyectos madurez que se quiere factores crticos de xito o
paradigmas a romper en este deben abordar en este
informacin * Herramientas de consolidacin, * Identificar necesidades de relacionados con este alcanzar en este fracaso relacionados con este
componente. componente
anlisis y publicacin informacin componente. componente. componente.
* Levantamiento de informacin * Arquitectura conceptual de sistemas * Portafolio de * Definir el modelo de * Para cada uno se definen los
* Incluir por lo menos dos * Iniciativas que se
Sistemas de de los sistemas existentes segn el modelo proyectos madurez que se quiere factores crticos de xito o
paradigmas a romper en este deben abordar en este
informacin * Arquitectura actual de Sistema * Caracterizacin de sistemas de relacionados con este alcanzar en este fracaso relacionados con este
componente. componente
de informacin informacin componente. componente. componente.
* Infraestructura
* Arquitectura conceptual de sistemas * Portafolio de * Definir el modelo de * Para cada uno se definen los
Gestin de * Inventario * Incluir por lo menos dos * Iniciativas que se
segn el modelo proyectos madurez que se quiere factores crticos de xito o
servicios * Esquemas de Operacin paradigmas a romper en este deben abordar en este
* Caracterizacin de servicios relacionados con este alcanzar en este fracaso relacionados con este
tecnolgicos * Arquitectura actual de Servicios componente. componente
tecnolgicos componente. componente. componente.
tecnolgicos
* Planes de implantacin y
* Portafolio de * Definir el modelo de * Para cada uno se definen los
capacitacin existentes * Incluir por lo menos dos * Iniciativas que se
proyectos madurez que se quiere factores crticos de xito o
Apropiacin y uso * Existencia de un modelo * Identificar oportunidades de mejora paradigmas a romper en este deben abordar en este
relacionados con este alcanzar en este fracaso relacionados con este
* Estrategia de gestin del componente. componente
componente. componente. componente.
cambio organizacional
* PETI - Plan estratgico de
* Identificar necesidades y * Incluir los paradigmas a * Iniciativas que se
* Diagnsticos anteriores * PETI -Plan sistemas
oportunidades de mejora que sean romper y que sean deben abordar y que * Factores crticos de xito del
Transversal * Entrevistas estratgico de * Definir el modelo de
transversales a todos los transversales a todos los son transversales a modelo en general
* Talleres sistemas madurez de TI toda la
componentes componentes. todo el modelo
entidad.

Tabla 19: Matriz de acciones y herramientas de la metodologa

181
ANEXO 1 HERRAMIENTAS DE LA METODOLOGA.

En este anexo encontrar la informacin relacionada con las herramientas de la metodologa y los mecanismos de acceso a las
mismas. A continuacin se muestra la especificacin de las herramientas indicando su descripcin, nombre del archivo de gua
descriptiva para su apropiacin y uso, nombre del archivo de la herramienta y para cada herramienta se indica la o las hoja(s) del
libro de Excel que contienen los formatos aplicar para cada herramienta.

Las guas de uso y los archivos de las herramientas se encuentran en la carpeta Herramientas del repositorio del modelo. Adems,
a cada gua y herramienta se le asoci un hipervnculo para utilizarlo durante la navegacin de este documento.

# Herramienta Descripcin Gua de uso Archivo herramienta Hojas de la


general herramienta

1 Diagnstico Analizar el IT4+_FICHATO IT4+_TOOL_01_Entrevista Formato


de la estado actual OL_01_Entrevis Estrategia.xlsx
estrategia del ta Estrategia.pdf
planteamiento
estratgico de la
gestin de TI

182
# Herramienta Descripcin Gua de uso Archivo herramienta Hojas de la
general herramienta

2 Rupturas Para cada IT4+_FICHATO IT4+_TOOL_02_ Rupturas Estrategia TI,


estratgicas momento en el OL_02_Ruptura Estrategicas.xlsx Gobierno TI,
camino de s Informacin,
madurez, definir Estrategicas.pdf Sistemas,
que las ServiciosTec,
acciones y Uso, Madurez
rupturas
estratgicas a
seguir

3 Modelo de Ubicar la IT4+_FICHATO IT4+_TOOL_03_ Madurez Encuesta,


madurez de entidad/sector OL_03_Madure de la Gestin CON TI.xlsx Madurez, Niveles
gestin de TI en el nivel de z de la Gestin de Madurez
madurez CON TI.pdf
definido por el
modelo.

183
# Herramienta Descripcin Gua de uso Archivo herramienta Hojas de la
general herramienta

4 Plan Maestro Mostrar la IT4+_FICHATO IT4+_TOOL_04-05- 4.Plan Maestro TI


de TI iniciativas a un OL_06_Plan 06_ALINEACIN_TRANSF
nivel estratgico Maestro TI.pdf ORMACIN_PLANMAEST
y ejecutivo RO.xlsx

5 Transformaci Mostrar las IT4+_FICHATO IT4+_TOOL_04-05- 2.Transformacion


ones clave acciones de OL_05_Transfor 06_ALINEACIN_TRANSF es con TI
del sector transformacin maciones de ORMACIN_PLANMAEST
3.Capacidades TI
del sector Negocio.pdf RO.xlsx

IT4+_FICHATO
OL_05A_Capaci
dades
Requeridas.pdf

6 Alineacin de Cmo TI apoya IT4+_FICHATO IT4+_TOOL_04-05- Datos Sector


objetivos los objetivos OL_04_Objetivo 06_ALINEACIN_TRANSF
1.Objetivos
estratgicos s ORMACIN_PLANMAEST
Estratgicos
Estratgicos.pdf RO.xlsx

184
# Herramienta Descripcin Gua de uso Archivo herramienta Hojas de la
general herramienta

7 Portafolio de Permite realizar IT4+_FICHATO IT4+_TOOL_07-08-09- PE-Variacin


proyectos el seguimiento OL_08_Portafoli 10__PROYECTOS presupuesto
gerencial o de _PLANINVERSION_SEGFI
PE-Def
peridico de los proyectos.pdf NANCIERO_INDICADORE
Proyectos
avances de los S.xlsx
Estratgicos
proyectos y
logro de los PE-Indicadores
objetivos de la
estrategia de TI. PT-Estado
Portafolio

PT-Portafolio

PT-Avance
proyectos

8 Plan de Definir IT4+_FICHATO IT4+_TOOL_07-08-09- - PC-Seguimiento


inversin actividades OL_07_Plan de 10__PROYECTOS plan de compras
estratgicas inversin.pdf _PLANINVERSION_SEGFI

185
# Herramienta Descripcin Gua de uso Archivo herramienta Hojas de la
general herramienta

incluyendo NANCIERO_INDICADORE
- PC-Plan de
costos por cada S.xlsx
compras
componente del
modelo IT4+

9 Gestin Seguimiento a IT4+_FICHATO IT4+_TOOL_07-08-09- - PC-Ejecucin


Financiera la ejecucin de OL_09_Seguimi 10__PROYECTOS financiera
(ejecucin) los recursos ento ejecucin _PLANINVERSION_SEGFI
financieros financiera.pdf NANCIERO_INDICADORE
S.xlsx

10 Tablero de Constar con un IT4+_FICHATO IT4+_TOOL_07-08-09- - PE-Indicadores


Indicadores tablero que OL_10_Indicado 10__PROYECTOS
de mida las res.pdf _PLANINVERSION_SEGFI
Seguimiento principales NANCIERO_INDICADORE
y Evaluacin indicadores de S.xlsx
los proyectos
estratgicos

Tabla 19: Herramientas en la metodologa de implantacin

186
ANEXO 2 PROCESOS DE LA CADENA DE VALOR DE TI.

En este anexo encontrar la informacin relacionada con los procesos de la cadena de valor de TI definidos por IT4+. A continuacin
se muestra la especificacin de los procesos indicando su nombre, descripcin, nombre del archivo que explica el proceso.

Cada proceso tiene asociado un hipervnculo para utilizarlo desde la navegacin de este documento.

Macro proceso/ Proceso/ sub Descripcin Archivo


proceso

Macroproceso Gestionar de manera integral las Caracterizacin GTSI.docx


tecnologas de la informacin en la
Gestin de Tecnologas de la organizacin, prestando servicios acordes
Informacin a las necesidades de la institucin y los
avances en la materia, para contribuir al
desarrollo de los procesos estratgicos,
misionales y de apoyo a travs de la
tecnologa

Proceso Desarrollar las polticas, planes, programas Caracterizacin GTI_01_PTI.docx


y proyectos de tecnologa y sistemas de
Planear y dar lineamientos de TI
informacin garantizando la alineacin con
la estrategia, plan de accin institucional y

187
Macro proceso/ Proceso/ sub Descripcin Archivo
proceso

los procesos misionales y de apoyo


promoviendo la generacin de valor
estratgico sobre la capacidad y las
inversiones realizadas

Subproceso Proveer un plan estratgico de tecnologas GTI_01_PTI_01 - Generar plan estratgico


de la informacin que apoye las PETI.vsd
Generar plan estratgico de TI
necesidades de informacin, de uso y
acceso a la tecnologa a corto, mediano y
largo plazo

Subproceso Establecer un conjunto de polticas que GTI_01_PTI_02 - Definir, expedir y evaluar


establezcan un marco normativo para la polticas de TI.vsd
Definir, expedir y evaluar polticas
implementacin
de TI

188
Macro proceso/ Proceso/ sub Descripcin Archivo
proceso

Subproceso Integrar el componente de tecnologas de GTI_01_PTI_03 -


la informacin a los diferentes planes, ConsolidarPlanesProyectosYProgramas.vsd
Consolidar planes, programas y
programas y proyectos de las reas a la
proyectos
gestin de tecnologa de la entidad

Subproceso Minimizar los riesgos asociados a las GTI_01_PTI_04 - Seguimiento al


desalineacin entre los tiempos y desarrollo.vsd
Seguimiento al desarrollo de
caractersticas de conformidad planeados
planes, programas y proyectos
de los planes, programas y proyectos.

Sub proceso Identificar tecnologas emergentes y GTI_01_PTI_05 - Evaluacin.vsd


evaluar la viabilidad para su adopcin en la
Evaluacin de tecnologas
entidad
emergentes

Proceso Gestionar la informacin institucional Caracterizacin GTI_02_GI.docx


almacenada en las bases de datos,
Gestin de Informacin
garantizando la confidencialidad,
integridad y disponibilidad de la misma, as

189
Macro proceso/ Proceso/ sub Descripcin Archivo
proceso

como el apoyo del proceso en la toma de


decisiones basado en la informacin que
se extrae desde las fuentes de informacin
habilitadas, fomentando la capacidad de
anlisis en lo definidores de poltica, de
estrategia, y de mecanismos de
seguimiento, evaluacin y control.

Subproceso Establecer los requerimientos de GTSI_02_GI_01 - identificacin de


informacin con el fin de tener claridad de informacin.vsd
Identificacin de la informacin
los mismos, para actualizar las bases de
datos y verificacin de estas para la
consolidacin de la informacin

Subproceso Garantizar la pertinencia de las bases de GTSI_02_GI_02 - consolidacin de


datos , as como la validacin de la informacin.vsd
Consolidacin de la informacin
consistencia de las consulta, reportes y
portales

190
Macro proceso/ Proceso/ sub Descripcin Archivo
proceso

Subproceso Garantizar el medio idneo para la GTSI_02_GI_03 - disposicin de


liberacin de las soluciones de informacin informacin.vsd
Disposicin y publicacin de la
y la alineacin con la estructura de
informacin
informacin de la entidad

Proceso Implementar, normalizar y actualizar Caracterizacin GTSI_03_DMSI.docx


sistemas de informacin, para dar
Desarrollo y mantenimiento de
soluciones alineada al modelo de negocio
sistemas de informacin
definido por la entidad, a travs del soporte
de la estrategia, la operacin misional y de
apoyo de la cadena de valor institucional.

Subproceso Priorizar y definir alcances de las GTI_03_DMSI_01 - definir acuerdos de


necesidades y requerimientos de los desarrollo.vsd
Definir acuerdos de desarrollo
clientes internos y externos de la entidad.

191
Macro proceso/ Proceso/ sub Descripcin Archivo
proceso

Subproceso Ofrecer e implementar la mejor alternativa GTI_03_DMSI_02 - desarrollo de sistemas


que solucione las necesidades y de informacion.vsd
Desarrollo de sistemas de
requerimientos de las reas solicitantes.
informacin

Subproceso Ofrecer e implementar la mejor alternativa GTI_03_DMSI_03 - Mantenimiento de


que solucione los ajustes requeridos por sistemas de informacion.vsd
Mantenimiento de sistemas de
las reas solicitantes
informacin

Subproceso Entrega y aceptacin de los sistemas de GTI_03_DMSI_04 - Implantacin de


informacin y realizacin de todas las sistemas de informacion.vsd
Implantacin de sistemas de
actividades necesarias para el paso a
informacin
produccin

Proceso Prestacin de servicios parar garantizar el Caracterizacin GTSI_04_GST.docx


uso de los sistemas de informacin a travs
Gestin de servicios tecnolgicos
de operacin contina, soporte a los

192
Macro proceso/ Proceso/ sub Descripcin Archivo
proceso

usuarios, administracin y mantenimiento


de la infraestructura tecnolgica.

Subproceso Asegurar que la capacidad de los servicios GTI_04_GST_01 - adm cap del servicio -
tecnolgicos est acorde con los requisitos Gestin de Capacidad.vsd
Administrar la capacidad del
de operacin de los sistemas y servicios de
servicio - Gestin de Capacidad
informacin

Subproceso Asegurar la operacin continua de GTI_04_GST_02 - adm cap del servicio -


servicios tecnolgicos, determinando los Gestin de disponibilidad.vsd
Administrar la capacidad del
requisitos de disponibilidad segn los
servicio - Gestin de
acuerdos de prestacin de servicios
disponibilidad
establecidos

Subproceso Asegurar la operacin continua y fiable de GTI_04_GST_03 - adm cap del servicio -
los servicios tecnolgicos, segn los Gestin de continuidad.vsd
Administrar la capacidad del
requisitos de continuidad segn los
servicio - Gestin de continuidad
acuerdos de prestacin de los servicios
establecidos

193
Macro proceso/ Proceso/ sub Descripcin Archivo
proceso

Subproceso Definir, acordar, registrar y gestionar los GTI_04_GST_04 - adm cap del servicio -
niveles de servicio Niveles de servicio.vsd
Gestin de niveles de servicio

Subproceso Controla la calidad de los pasos a GTI_04_GST_05 - puesta en produccin y


produccin de nuevos servicios o operacin - Gestin de entrega.vsd
Puesta en produccin y operacin
actualizaciones
- Gestin de entrega

Subproceso Controlar la configuracin de los elementos GTI_04_GST_06 - puesta en produccin y


tecnolgicos dispuestos para prestar los operacin - Gestin de configuracion.vsd
Puesta en produccin y operacin
servicios tecnolgicos
- Gestin de configuracin

Subproceso Garantizar la confidencialidad, integridad y GTI_04_GST_07 - puesta en produccin y


disponibilidad de la informacin operacin - Gestin de seguridad.vsd
Puesta en produccin y operacin
- Gestin de seguridad

194
Macro proceso/ Proceso/ sub Descripcin Archivo
proceso

Subproceso Establecer los procedimientos de GTI_04_GST_08 - control de cambios -


administracin y control sobre los cambios normales.vsd
Control de cambios - cambios
requerimientos de cambio que surgen a
normales.
partir de las necesidades de
mantenimiento y actualizacin de los
servicios de TI

Subproceso Establecer los procedimientos de GTI_04_GST_09 - control de cambios -


administracin y control sobre los cambios urgentes.vsd
Control de cambios - cambios
requerimientos de cambio que surgen a
urgentes
partir de fallas o indisponibilidad de los
servicios de TI

Subproceso Establecer los procedimientos de GTI_04_GST_10 - control de cambios -


administracin y control sobre los cambios estandar.vsd
Control de cambios - cambios
requerimientos de cambio que surgen a
estndar
partir de la actualizacin de las plataformas
de los servicios de TI

195
Macro proceso/ Proceso/ sub Descripcin Archivo
proceso

Subproceso Restaurar los servicios de TI tan rpido GTI_04_GST_11 - adm la operacin -


como sea posible gestin de incidentes y mesa de servicio.vsd
Administracin de la operacin -
Gestin de incidentes y mesa de
servicio

Subproceso Detectar, clasificar y dimensionar los GTI_04_GST_12 - adm la operacin- gestin


eventos que se presenten en los servicios de eventos.vsd
Administracin de la operacin -
TI
Gestin de eventos

Subproceso Identificar y eliminar la causa raz de los GTI_04_GST_13 - adm la operacion-gestion


incidentes recurrentes o cuya causa sea de problemas.vsd
Administracin de la operacin -
desconocida.
Gestin de problemas

Tabla 20: Procesos y subprocesos de la cadena de valor de TI

196
ANEXO 3 INDICADORES

En este anexo encontrar la informacin relacionada con los indicadores de gestin definidos por IT4+.
A continuacin se muestra la especificacin de los indicadores indicando su nombre, descripcin,
nombre del archivo del indicador.

Adems, a cada indicador se le asoci un hipervnculo para utilizarlo desde la navegacin de este documento
.

Nombre Descripcin Archivo de la hoja de vida del


indicador

Nivel de ejecucin del Medir en avance en la ejecucin Indicadores de Gestin IT4+.xlsx


Plan de Estratgico de TI de los proyectos y actividades
Hoja: Nivel ejecucin PETI
del plan estratgico de TI

197
Base de datos con Uso efectivo de los sistemas y Indicadores de Gestin IT4+.xlsx
aseguramiento servicios de informacin de la
Hoja: BD con aseguramiento
entidad, en funcin de que las
bases de datos cumplan los
requisitos de conformidad que
se desarrollan a travs de los
procesos de gestin de T.I.

Disponibilidad de Uso efectivo de los sistemas y Indicadores de Gestin IT4+.xlsx


informacin en medios de servicios de informacin de la
Hoja: Disp Info medios TI
T.I. entidad

Nivel de requerimientos Medir el avance en el desarrollo Indicadores de Gestin IT4+.xlsx


de desarrollo y de los requerimientos y el
Hoja: Requerimientos
mantenimiento mantenimiento de los sistemas
implementados de informacin con respecto a
las necesidades de la
arquitectura institucional.

198
Disponibilidad de las Medir el nivel de operacin para Indicadores de Gestin IT4+.xlsx
capacidades mantener el uso de los sistemas
Hoja: Interoperar
de informacin con base en la
plataforma tecnolgica

Oportunidad en la Medir la oportunidad en la Indicadores de Gestin IT4+.xlsx


solucin a novedades de solucin de novedades para
Hoja: Oportunidad
la plataforma tecnolgica mantener el uso de los sistemas
de informacin con base en la
plataforma tecnolgica

Tabla 21: Indicadores de gestin

199
ANEXO 4 PERFILES SUGERIDOS PARA EL REA DE TI

Los perfiles sugeridos para el personal que conforma el rea de TI de una entidad son los siguientes:

Perfil Descripcin Archivo

Director de Definir e implementar los planes, proyecto y DIRECTOR DE TECNOLOGIAS


tecnologas y programas relacionados con la gestin de la Y SISTEMAS DE
sistemas de Tecnologa y sistemas de informacin para INFORMACION .PDF
informacin garantizar una gestin, eficiente, eficaz y
transparente en el marco de la normatividad
vigente para la Entidad.

Asesor de TI Asesorar, asistir y emitir conceptos ASESOR DE TI.PDF


relacionados con la gestin de la Tecnologa
y sistemas de informacin en los temas que
son competencia de esta dependencia para
garantizar una gestin, eficiente, eficaz y

200
Perfil Descripcin Archivo

transparente en el marco de la normatividad


vigente para la entidad.

Coordinador de Liderar el diseo, formulacin, 1 COORDINADOR SISTEMAS


Sistemas de implementacin, seguimiento y evaluacin de DE INFORMACION.PDF
Informacin proyectos, procesos y procedimientos para
gestionar la informacin y los sistemas de
informacin la entidad.

Analista de Apoyar el diseo, formulacin, 2 ANALISTA SISTEMAS DE


sistemas de implementacin, seguimiento y evaluacin de INFORMACION DE
informacin de proyectos, procesos y procedimientos para APOYO.PDF
apoyo gestionar la informacin y los sistemas de
informacin de apoyo de la entidad.

Ingeniero de Liderar el diseo, formulacin, 2 INGENIERO SISTEMAS DE


sistemas de implementacin, seguimiento y evaluacin de INFORMACION MISIONAL.PDF
informacin proyectos, procesos y procedimientos para
misional gestionar los sistemas de informacin
misionales de la entidad.

201
Perfil Descripcin Archivo

Analista de Apoyar el diseo, formulacin, 3 ANALISTA SISTEMAS DE


sistemas de implementacin, seguimiento y evaluacin de INFORMACION MISIONAL.PDF
informacin proyectos, procesos y procedimientos para
misionales gestionar la informacin y los sistemas de
informacin misionales de la entidad.

Ingeniero de Liderar el diseo, formulacin, 3 INGENIERO SISTEMAS DE


sistemas de implementacin, seguimiento y evaluacin de INFORMACION DE
informacin de proyectos, procesos y procedimientos para APOYO.PDF
apoyo gestionar los sistemas de informacin de
apoyo de la entidad.

Arquitecto Liderar el diseo, formulacin, 4 ARQUITECTO WEB.PDF


WEB implementacin, seguimiento y evaluacin de
proyectos, procesos y procedimientos para
gestionar la informacin, los sistemas de
informacin y la implantacin de estos en web
de la entidad.

202
Perfil Descripcin Archivo

Ingeniero WEB Desarrollar actividades tcnicas, de 4 INGENIERO WEB.PDF


administracin y gestin tendientes a
fortalecer y garantizar el funcionamiento de la
plataforma tecnolgica de la entidad, con el fin
de garantizar la disponibilidad en los sistemas
de informacin.

Ingeniero de Liderar el diseo, formulacin, 5 INGENIERO DE


anlisis implementacin, seguimiento y evaluacin de ANALISIS.PDF
proyectos, procesos y procedimientos para
gestionar la informacin de la entidad.

Coordinador de Dirigir, gestionar, evaluar y controlar el COORDINADOR DE


servicios cumplimiento de los objetivos institucionales SERVICIOS
tecnolgicos en concordancia con, plan estratgico, TECNOLOGICOS.PDF
polticas, procesos y procedimientos de la
entidad, vigentes, garantizando el servicio y el
desarrollo de los planes, proyectos y
programas de infraestructura tecnolgica.

203
Perfil Descripcin Archivo

Ingeniero de Aplicar en concordancia con, plan estratgico, INGENIERO DE


infraestructura polticas, procesos y procedimientos de la INFRAESTRUCTURA.PDF
entidad, vigentes, garantizando el servicio y el
desarrollo de planes, proyectos y programas
de infraestructura tecnolgica.

Ingeniero de Ejecutar los procesos y procedimientos INGENIERO DE


operaciones realizados en los servidores de aplicacin y OPERACIONES.PDF
de red con el fin de supervisar
preventivamente las operaciones realizadas
en la infraestructura tecnolgica y el control
ambiental de las instalaciones, de acuerdo
con las polticas de seguridad vigentes para
solucionar o notificar las incidencias
acaecidas en la infraestructura tecnolgica de
la entidad

Tabla 22: Perfiles sugeridos para la gestin de TI

204
ANEXO 5 GLOSARIO.

El glosario aplicado a IT4+ se encuentra en A5 - GLOSARIO IT4+.pdf

205