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COMPRAS

a) Organigrama Del Departamento De Compras

b) Funciones Del Departamento

Uno de los papeles del departamento de compras es proporcionar todos los


materiales necesarios para la produccin o las operaciones diarias de la
compaa o de la organizacin gubernamental. Para una compaa
manufacturera esto podra incluir materias primas como el metal, el aluminio o
plsticos, pero tambin podra incluir herramientas, maquinaria o incluso
material de oficina necesario para los secretarios y el equipo de ventas.
c) Clasificacin De Productos
Hoy en da la forma de comprar es variada, ya que los avances del mercado
van marcando la pauta y el ritmo al cual comprar. Dentro de las principales
categoras para realizar las compras podemos encontrar:

Compras por el tipo de material Compras por la frecuencia del material


Compras para reabastecer stocks Compras por trayectoria Compras por la
naturaleza de los materiales Compras por el costo del material

Compras por el tipo de material

Es necesario diferenciar el tipo de materiales, principalmente entre aquellos


materiales directos a la produccin como son las materias primas y los
componentes y aquellos que son indirectos como los auxiliares y
herramentales. Si no se incurre en esta diferenciacin podran surgir grandes
problemticas en la produccin ya que se podra tener material no necesario en
excedente y lo ms grave que produccin no cubrira con los programas
establecidos. Es por ello que surge esta clasificacin de las compras para
enfocar a los disponentes de los materiales de compras en el material
prioritario como es el material directo de produccin.

Compras por la frecuencia del material

Esta segunda clasificacin consiste en llevar a cabo la compra del material


segn la frecuencia con la cual el material se utiliza. Por ejemplo las compras
de capital son muy poco frecuentes, mientras que la compra de materias
primas es repetitiva. Las compras de poca frecuencia se trabajan a travs de
ordenes directas y/o abiertas en las cuales no se requiere especificar una
cantidad constante a recibir, y quedan libres para poder generar otra compra en
el momento en que se requiera. A diferencia de las compras poco frecuentes,
las repetitivas requieren de un programa con cantidades y fechas especificas
para recibirse, con la finalidad de que el proveedor se encuentre preparado
para cualquier peticin de material en el momento que se requiera.

Compras para reabastecer stocks

Esta se concentra en el surtimiento de materiales y es utilizada para el control


de los materiales directos a la produccin, ya que por medio de esta
clasificacin se intenta cubrir las corridas mnimas de produccin, es decir se
compra ms material para tener una reserva en el almacn y esta puede ser
utilizada en el momento en que la requiera produccin sin provocar alarmar de
falta de existencias. La utilizacin de este tipo de clasificacin depende del
mtodo que la empresa utilice para la planificacin de requerimientos de
material.

Compras por trayectoria

Su finalidad es la minimizacin de los costos de transporte, incluyendo el costo


de traspaleo, aduana, recorrido, etc. Al seleccionar este tipo de clasificacin
debemos agrupar nuestros materiales por zonas geogrficas, de esta forma la
peticin de material se lleva a cabo en base a estos agrupamientos y la
recoleccin del material se concentra en una zona geogrfica con diferentes
puntos asociados para su recoleccin. Si se implementan estos grupos
adecuadamente es posible minimizar los costos, ya que se aprovecha el tiempo
y dinero invertidos en transporte al recolectar diversos materiales de diferentes
puntos. Para implementar esta clasificacin de compra se requiere una buena
negociacin con el proveedor.

Compras por la naturaleza de los materiales

Esta se basa en el aspecto de los materiales relacionada al tipo de embalaje en


el que se transporta. Por ello se debe identificar la naturaleza fsica del
material, la cual puede ser lquidos, slidos o gaseosos. Una vez que se cuenta
con las especificaciones fsicas del material y de su embalaje se puede
gestionar su compra para todos los materiales que se encuentren identificados
con el mismo estado.

Compras por el costo del material

Una clasificacin ms es por el costo de material, es decir se basa en el valor


monetario del material. Esta parte desde la solvencia que la empresa pueda
demostrar ante su proveedor hasta el valor mismo que representa la pieza en
su afectacin financiera. Al utilizar esta clasificacin es necesario asignarle a
los materiales el cdigo "A o B o C" segn corresponda identificando mediante
esta tcnica los materiales crticos financieramente. La asignacin de un
cdigo "A" representa material fuertemente critico financieramente, por lo tanto
nos indican hacer una compra de cantidades pequeas y marcan una alarma
para un monitoreo constante del material. Los tipos "B" tienen un nivel
intermedio en cuanto a trminos financieros se refiere, y estos no requieren de
un monitoreo constante y las cantidades de compra son normales segn el
requerimiento. En cuanto al tipo "C" su gestin es normal y no representan
ninguna alarma de nivel crtico financieramente.

d) Sistema De Informacin
Mediante el anlisis de los movimientos de rdenes, pedidos y artculos,
identificamos las causas a problemas que existen dentro del flujo de materiales
en la cadena de suministros. La unidad de negocio de logstica le brinda a su
empresa la informacin de su operacin logstica en el momento adecuado a
travs de reportes e indicadores de gestin, lo que le permitir tener una base
objetiva para la toma de decisiones.

Indicadores de Gestin.

Reportes.

Informacin detallada.

e) Flujo De Como Se Realizan Sus Compras (Centralizadas O


Descentralizadas)

1. Organizacin Centralizada:
Es aquella en que todas las compras de la empresa se concentran en el
departamento, seccin o encargado de compras.

Las ventajas de este sistema son:

Obtencin de mayores ventajas y descuentos de los proveedores por


compras en grandes cantidades.

Calidad uniforme de los materiales adquiridos.

Mayor especializacin de los compradores.

Organizacin de los procedimientos de compras.

Las desventajas de este sistema son:

Poca flexibilidad.

No siempre atiende a las necesidades locales, cuando los diferentes


organismos de la empresa se encuentran geogrficamente dispersos.

2. Organizacin Descentralizada:

Es aqulla en que cada unidad dispersa de la empresa tiene sus propios


encargados de compras para atender sus necesidades especficas y locales.

Las ventajas de este sistema son:

Mayor conocimiento de los proveedores locales.

Mejor atencin de las necesidades especficas de cada unidad de la Empresa.

Agilidad en las compras. Entre las desventajas ms importantes se destacan:

Permite un menor volumen de compra.

No permite aprovechar las ventajas y descuentos de los proveedores.

Falta de esquematizacin en los procedimientos de compra

Poca uniformidad en la calidad de los materiales comprados.

Ausencia de compradores especializados.

f) Seleccin De Proveedores
Consiste en comparar las propuestas o cotizaciones recibidas de los
proveedores y elegir cual es el que mejor atiende las conveniencias de la
empresa. Para una buena seleccin del proveedor se deben considerar
diversos criterios tales como: precio, calidad del material, condiciones de pago,
descuentos, plazos de entrega, confiabilidad en el cumplimiento de plazos, etc.

Debes tener presente que a pesar de los diversos criterios, generalmente el


"precio" es la referencia ms importante en la seleccin de los proveedores. La
investigacin de los proveedores bsicamente es una estadstica del mercado
que permite verificar cuales son las posibles fuentes de suministro de un
material requerido.

La tarea de seleccin y eleccin de proveedores la hace el organismo de


compras y tiene como base la comparacin entre los posibles proveedores.

El proveedor debe pasar por un proceso de homologacin basado en una


auditoria de planta
El gestor de compras debe realizar una clasificacin y actualizacin de sus
proveedores.
Revisin peridica, cuantitativa y cualitativa del funcionamiento de los
proveedores en cuanto a resultados de los indicadores crticos definidos
por la empresa.
Revisin con proveedores estratgicos.
Costo de materiales, servicios y transporte.
Calidad de materiales
Suministro en cantidad y tiempo.

g) Evaluacin De Proveedores

Al momento de establecer un mtodo para la evaluacin de proveedores,


resulta conveniente que adems de considerar los aspectos mencionados
anteriormente, se definan determinados criterios que favorezcan una
evaluacin adecuada del desempeo de los proveedores.
Ejemplo de tales criterios son:

Anlisis de los Plazos de Entregas: se verifica si el producto o servicio


comprado est disponible en el momento acordado, ni antes ni despus.
Cumplimiento de estndar de especificaciones tcnicas: se comprueba si el
producto o servicio comprado alcanza el estndar exigido.
Calidad del Servicio que presta: se analiza si la gestin del proveedor
ocasiona o no inconvenientes, cmo responde a reclamos o solicitudes, etc.
Confiabilidad: demostracin de que lo suministrado es confiable
repetitivamente.
Adems, las actividades de evaluacin de los proveedores se deben llevar a
cabo en forma continua, partiendo de una evaluacin inicial y continuando
con re-evaluaciones peridicas, para garantizar que estos continan
cumpliendo con los requisitos establecidos y que mejoran de acuerdo con las
expectativas de la organizacin.