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EMC Documentum

D2

Versin 4.5

Gua del usuario

EMC Corporation
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1-508-435-1000
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Tabla de Contenidos

Captulo 1 Introduccin .....................................................................................................7


Descripcin de D2 ..............................................................................................7
Captulo 2 Registro............................................................................................................9
Inicio de sesin ..................................................................................................9
Uso de D2 Client en un iPad de Apple .................................................................9
Configuracin de la primera rea de trabajo .......................................................10
Descripcin de los mens .................................................................................10
Captulo 3 Creacin de reas de trabajo..........................................................................13
Descripcin de las reas de trabajo y las vistas de rea de trabajo......................13
Descripcin de los widgets................................................................................14
Identificacin de los widgets internos que se deben utilizar .................................17
Captulo 4 Uso de los nodos de administracin D2.........................................................21
Descripcin de los widgets de administracin.....................................................21
Configuracin de perfiles de usuario..................................................................27
Configuracin de grupos de usuarios.................................................................29
Captulo 5 Desplazamiento por D2 y uso de la aplicacin ...............................................31
Agregar un nuevo usuario o rea de trabajo del repositorio.................................31
Configuracin de las preferencias de usuario .....................................................31
Identificacin de la bsqueda que se debe utilizar ..............................................33
Descripcin de las bsquedas simples y de texto completo.................................36
Configuracin de bsquedas avanzadas............................................................38
Optimizacin de la velocidad de procesamiento de bsqueda avanzada..............40
Uso del widget Bsquedas................................................................................41
Uso del widget Facetas.....................................................................................42
Descripcin de los resultados y la clasificacin de las bsquedas........................42
Captulo 6 Uso de contenido ...........................................................................................45
Descripcin del contenido .................................................................................46
Creacin de contenido......................................................................................52
Importacin de contenido..................................................................................53
Importacin de una estructura de carpetas.........................................................56
Copiar y pegar contenido entre repositorios .......................................................56
Descripcin de la accin Pegar como enlace en varios repositorios.....................57
Copiar y enlazar contenido entre repositorios .....................................................58

EMC Documentum D2 Versin 4.5 Gua del usuario 3


Tabla de Contenidos

Copiar contenido de D2 al escritorio mediante arrastrar y copiar .........................59


Importacin de contenido como una nueva versin.............................................59
Importacin de un correo electrnico y de los anexos .........................................60
Creacin de un archivo XML para rellenar las propiedades durante la
importacin ......................................................................................................62
Exportacin de contenido..................................................................................63
Registro de contenido.......................................................................................64
Descripcin de las propiedades.........................................................................64
Descripcin de los permisos .............................................................................65
Explicacin de por qu se ha cambiado el nombre del contenido o se ha
movido ............................................................................................................66
Descripcin de las relaciones............................................................................66
Creacin de una relacin ..................................................................................68
Descripcin de las copias .................................................................................68
Descripcin de los documentos virtuales............................................................69
Conversin de una estructura de carpetas en un documento virtual.....................72
Descripcin de las anotaciones de Microsoft Word .............................................73
Descripcin de las anotaciones en PDF.............................................................74
Anotacin del contenido en PDF .......................................................................74
Descripcin de los comentarios .........................................................................74
Uso compartido de carpetas mediante Syncplicity ..............................................75
Uso de direcciones URL inteligentes para interactuar con el contenido ................77
Captulo 7 Uso de ciclos de vida y flujos de trabajo...................................................... 101
Descripcin de ciclos de vida .......................................................................... 101
Descripcin de los flujos de trabajo ................................................................. 103
Descripcin de las diferencias entre los flujos de trabajo y los ciclos de
vida ............................................................................................................... 105
Ejemplo de un flujo de trabajo y un ciclo de vida............................................... 106
Envo de contenido a un flujo de trabajo .......................................................... 107
Uso del widget Delegaciones .......................................................................... 108
Descripcin de las distribuciones..................................................................... 109
Envo de contenido por correo electrnico desde D2 ........................................ 110
Captulo 8 Solucin de problemas ................................................................................ 113
Contrasea de usuario incorrecta al abrir PDF protegido por contrasea con
configuracin de vista de C2 ........................................................................... 113
El nombre de paquete de flujo de trabajo es nulo o est vaco .......................... 114
Error de JavaScript al intentar acceder ............................................................ 114
Problemas conocidos para acceder a D2 Client en iOS de Mac y Apple
Safari ............................................................................................................ 115

4 EMC Documentum D2 Versin 4.5 Gua del usuario


Prefacio

Documentum D2 de EMC consta de dos componentes:


D2 Configuration: aplicacin basada en web (de aqu en adelante denominada D2 Config) que los
administradores pueden utilizar para configurar ajustes como procesos automticos de gestin de
contenido y ajustes de segundo plano para D2 Client.
D2 Client: la aplicacin basada en web (de aqu en adelante denominada D2 Client) para los
usuarios que proporciona la capacidad para interactuar con contenido en uno o varios repositorios.
Cuando esta gua hace referencia a D2, se refiere al producto completo, no a los componentes
individuales.

Pblico previsto
La informacin de esta gua es para los usuarios finales que usan y acceden a D2 Client.

Historial de revisin
En la siguiente tabla se indican los cambios de esta gua.

Fecha de revisin Descripcin


Abril 2015 Publicacin inicial.

EMC Documentum D2 Versin 4.5 Gua del usuario 5


Captulo 1
Introduccin

Este captulo contiene los siguientes temas:


Descripcin de D2

Descripcin de D2
Documentum D2 de EMC consta de dos componentes:
D2 Configuration: aplicacin basada en web (de aqu en adelante denominada D2 Config) que los
administradores pueden utilizar para configurar ajustes como procesos automticos de gestin de
contenido y ajustes de segundo plano para D2 Client. Por ejemplo, los administradores utilizan D2
Config para configurar el cambio de nombre automtico y la ubicacin para contenido creado o
importado. Otros ajustes son los aplicables, por ejemplo, al ciclo de vida y el flujo de trabajo de
contenido, los diseos de rea de trabajo y los widgets disponibles. D2 Config tambin gestiona los
complementos y las comunicaciones con otras aplicaciones, como Documentum Retention Policy
Services (RPS) y Documentum PDF Annotation Services (PAS).
D2 Client: la aplicacin basada en web para los usuarios que proporciona la capacidad para
interactuar con contenido en uno o varios repositorios. Utilice D2 Client para configurar una
interfaz de usuario que simplifique los procesos de administracin de contenido precisos. Por
ejemplo, una interfaz muestra los widgets de las actividades de control de calidad. Normalmente,
esto significa que alguien que disea contenido puede encontrar dificultades al intentar utilizar
una interfaz de usuario no apropiada. D2 Client permite al diseador de contenido crear un rea
de trabajo especficamente indicada para el diseo que contiene solo la informacin y los widgets
necesarios para las tareas especficas del diseador.
Los administradores configuran el entorno de instalacin de D2 segn las necesidades empresariales.
Por consiguiente, puede haber diferencias entre las actividades que realice en comparacin con las
actividades que se describen en esta gua.
D2 Client le permite:
Personalizar la interfaz de usuario mediante los widgets y las reas de trabajo.
Realizar bsquedas en uno o varios repositorios.
Crear, importar, editar, modificar, exportar y eliminar contenido.
Organizar el contenido de forma manual y automtica utilizando las relaciones, metadatos, etc.
Utilizar el ciclo de vida del contenido y los procesos de flujo de trabajo tal y como se han generado
por los administradores.

EMC Documentum D2 Versin 4.5 Gua del usuario 7


Captulo 2
Registro

Este captulo contiene los siguientes temas:


Inicio de sesin
Uso de D2 Client en un iPad de Apple
Configuracin de la primera rea de trabajo
Descripcin de los mens

Inicio de sesin
1. Abra un explorador.
2. Desplcese a la interfaz de usuario en la siguiente URL: http://server_name:port/D2,
donde server_name y port corresponden a la ubicacin en la que se ha instalado D2.
3. Seleccione el Repositorio.
4. En el campo Inicio de sesin, escriba su nombre de usuario.
5. En el campo Contrasea, escriba su contrasea. No puede iniciar sesin sin una contrasea.
6. En el campo Ubicacin, seleccione la ubicacin de red. Es posible que se haya configurado el
sistema para que oculte este campo.
7. En el campo Dominio, escriba el dominio del repositorio. Es posible que se haya configurado el
sistema para que oculte este campo.
9. Haga clic en Aceptar.

Uso de D2 Client en un iPad de Apple


D2 permite acceder a D2 Client mediante un iPad de Apple y las siguientes interacciones de la pantalla
tctil:
Para abrir un men contextual de contenido, seleccione el contenido en un widget Lista y haga clic
en el tringulo que aparece junto al contenido.
Para abrir el cuadro de dilogo Bsqueda, haga clic en el icono de bsqueda. Puede hacer clic fuera
del cuadro de dilogo Bsqueda para ocultarlo.
No se pueden realizar las acciones siguientes:
Abrir instancias independientes de D2 en diferentes pestaas del explorador cuando accede a D2
mediante una zona activa de Wi-Fi.

EMC Documentum D2 Versin 4.5 Gua del usuario 9


Registro

Seleccionar varios elementos de una lista.


Arrastrar y soltar archivos.
Ocultar la barra de men.
Cambiar el tamao de los widgets.
D2 no:
Es compatible con el widget Visor de PDF en iOS.
Cambia automticamente la primera letra a mayscula al escribir en la pgina de inicio de sesin.
D2 oculta los siguientes elementos de men en el iPad de Apple:
Contenido > Editar
Contenido > Registrar
Contenido > Retirar
Contenido > Cancelar retirada
Contenido > Ver contenido nativo
Contenido > Ver con anotaciones nativas
Contenido > Editar con anotaciones nativas
Contenido > Anotaciones nativas
Contenido > Registrar anotaciones nativas

Configuracin de la primera rea de trabajo


1. Inicie sesin en el repositorio.
2. En el cuadro de dilogo Galera de reas de trabajo, seleccione una plantilla.
El sistema crea un rea de trabajo con una plantilla de pgina preconfigurada y un conjunto de
widgets. Puede:
Configurar el rea de trabajo.
Configurar otra rea de trabajo.
Empezar a utilizar las tareas de flujo de trabajo o la administracin de contenido.

Descripcin de los mens


Utilice los mens como se describe en la tabla siguiente:

Men Modo de acceso


rea de trabajo Haga clic en el botn de men situado junto al nombre
del espacio de trabajo activo.
Descripcin de las reas de trabajo, pgina 13
proporciona informacin adicional.

10 EMC Documentum D2 Versin 4.5 Gua del usuario


Registro

Men Modo de acceso


Widget Haga clic en el botn de men situado junto al ttulo
del widget.
Descripcin de los widgets, pgina 14 proporciona
informacin adicional.
Columna Haga clic en el botn de men situado junto a un
nombre de columna.
Descripcin de los widgets, pgina 14 proporciona
informacin adicional.
Barra de mens Si el men est oculto, site el ratn sobre el borde
superior del entorno de trabajo.
Utilice el PIN para ocultar o bloquear la barra de
mens.
Contexto Haga clic con el botn derecho dentro de los
lmites del widget. Los widgets presentan mens
contextuales que contienen opciones especficas del
widget seleccionado.

EMC Documentum D2 Versin 4.5 Gua del usuario 11


Captulo 3
Creacin de reas de trabajo

Este captulo contiene los siguientes temas:


Descripcin de las reas de trabajo y las vistas de rea de trabajo
Descripcin de los widgets
Identificacin de los widgets internos que se deben utilizar

Descripcin de las reas de trabajo y las vistas


de rea de trabajo
Un rea de trabajo es un contenedor de widgets que le permite personalizar las funciones de
disponibilidad y comodidad. El proceso de creacin de un rea de trabajo se resume del siguiente modo:
1. Cree una instancia de una plantilla de rea de trabajo.
2. Agregue widgets a las reas de trabajo segn sus necesidades.
D2 incluye plantillas de reas de trabajo preconfiguradas. Estas plantillas contienen el diseo y el
posicionamiento de las reas de widgets. Las plantillas incluyen tambin un conjunto predeterminado
de widgets.
Los administradores pueden configurar reas de trabajo para que contengan vistas de rea de trabajo.
Las vistas funcionan de la misma manera que las reas de trabajo pero proporcionan un mtodo
para organizar los widgets sin perder la interaccin widget con widget, tal y como se describe en la
siguiente tabla:
Si tiene un rea de trabajo para los widgets de Si tiene una vista para los widgets de bsqueda y
bsqueda y otra aparte para los widgets de ciclo otra para los widgets de ciclo de vida en la misma
de vida rea de trabajo
Si realiza una operacin de bsqueda en el rea de Si realiza una operacin de bsqueda en la vista
trabajo de bsqueda, los widgets del rea de trabajo Buscar, los widgets de la vista Ciclo de vida recuperan
de ciclo de vida no respondern a la consulta dado los resultados de la consulta dado que pertenecen a
que pertenecen a un rea de trabajo diferente. Deber la misma rea de trabajo.
agregar widgets de ciclo de vida al rea de trabajo de
bsqueda para realizar la operacin de bsqueda.

Puede acceder, agregar, cambiar y cerrar reas de trabajo tal y como se describe en la siguiente tabla:

Accin Para realizar esta accin


Acceder al men de rea de trabajo Haga clic en el botn de men de la pestaa del rea
de trabajo.

EMC Documentum D2 Versin 4.5 Gua del usuario 13


Creacin de reas de trabajo

Accin Para realizar esta accin


Agregar un rea de trabajo Haga clic en el botn Agregar rea de trabajo
situado junto a las pestaas de reas de trabajo.
Seleccione un rea de trabajo en Galera de reas
de trabajo.
Restaurar un rea de trabajo a su configuracin En el men del rea de trabajo, seleccione Restaurar
predeterminada rea de trabajo.
Cambiar la vista del rea de trabajo Seleccione una vista del rea de trabajo con los
botones al lado de las pestaas del rea de trabajo.
Cerrar el rea de trabajo actual En el men del rea de trabajo, seleccione Cerrar
rea de trabajo.
Cerrar todas las dems reas de trabajo En el men del rea de trabajo, seleccione Cerrar
todas las dems reas de trabajo.
Cambiar el diseo del rea de trabajo En el men del rea de trabajo, seleccione Cambiar
el rea de trabajo.
Seleccione un rea de trabajo en Galera de reas
de trabajo.
Cambiar el tema En el men del rea de trabajo, seleccione Cambiar
el tema.
Seleccione un tema en Galera de temas.
Cambiar de tamao una regin del rea de trabajo Seleccione el marcador (cualquier punto del espacio
entre las regiones) y arrstrelo hasta conseguir el
tamao deseado.
Contraer una regin del rea de trabajo Haga doble clic en el desencadenador grfico entre las
regiones abiertas. Un desencadenador grfico tiene
un tringulo.
NotaLa regin central no se puede contraer.
Mostrar una regin contrada Haga clic en la barra de una regin contrada.
La regin se muestra como un panel flotante por
encima de las dems regiones. Si hace clic de nuevo
en la barra de la regin, el panel flotante se oculta.
Expandir una regin del rea de trabajo Haga doble clic en el desencadenador grfico junto a
la barra de la regin cerrada.

Descripcin de los widgets


Un widget es un elemento de la interfaz grfica de usuario (GUI) que se utiliza para crear un espacio
de trabajo. Puede seleccionar y modificar los widgets para personalizar las plantillas de espacio de
trabajo en funcin de sus necesidades. Los widgets permiten buscar informacin y acceder a ella, as
como administrar los flujos de trabajo y los ciclos de vida del contenido. Los administradores pueden
configurar widgets para interactuar con el rea de trabajo actual, por ejemplo configurando un widget
para el estado activo o cambiando a otra vista del rea de trabajo.

14 EMC Documentum D2 Versin 4.5 Gua del usuario


Creacin de reas de trabajo

Por ejemplo, ha seleccionado un rea de trabajo de exploracin del repositorio predeterminado como
plantilla, pero desea volver a organizar el contenido, ya que el repositorio est desordenado. Puede
colocar el widget Relaciones en un rea visible y destacada. Cuando el widget Relaciones muestre la
informacin de conexiones del contenido, podr ver cmo se ordenan los documentos y optimizar la
reorganizacin.
Hay widgets internos y externos. Un widget interno presenta una funcionalidad principal en relacin
con la administracin de contenido y el flujo de trabajo. Un widget externo utiliza las aplicaciones
web de otros fabricantes; los administradores pueden configurarlos para que se comuniquen con las
propiedades del contenido.
Puede controlar los widgets tal como se describe en la tabla siguiente:

Accin Para realizar esta accin


Agregar un widget Haga clic en el botn +.
Quitar u ocultar un widget de un diseo de widget En el men del widget, seleccione Quitar widget.
con pestaas Si el widget:
Lo ha proporcionado el XML de diseo del rea de
trabajo, D2 coloca el widget en un estado oculto
y puede responder a comportamiento dependiente
del contexto. Por ejemplo, puede ocultar el widget
Lista de documentos y, a continuacin, realizar
una bsqueda. Si el administrador ha configurado
el comportamiento dependiente del contexto para
mostrar el widget Lista de documentos despus
de realizar una bsqueda, el widget Lista de
documentos vuelve a aparecer en el rea de trabajo
y muestra los resultados de la bsqueda.
Se ha agregado de forma manual al rea de
trabajo desde la Galera de widgets y no formaba
parte del diseo original del rea de trabajo, D2
elimina el widget y no responde al comportamiento
dependiente del contexto. Por ejemplo, si quita
el widget Lista de documentos y, a continuacin,
realiza una bsqueda, D2 busca otro widget
diferente que pueda mostrar los resultados de la
bsqueda. Si D2 no encuentra dicho widget, el
rea de trabajo no muestra los resultados de la
bsqueda. Para comenzar a utilizar el widget Lista
de documentos de nuevo, debe volver a agregar
manualmente el widget Lista de documentos al rea
de trabajo.
Cambiar widgets en un diseo independiente de En el men del widget, seleccione Cambiar widget
widgets y, a continuacin, seleccione un widget de la Galera
de widgets.

EMC Documentum D2 Versin 4.5 Gua del usuario 15


Creacin de reas de trabajo

Accin Para realizar esta accin


Mover widgets Arrastre y suelte un widget.
Si tiene un contenedor de widgets sin pestaas,
al arrastrar y soltar un widget diferente en ese
contenedor, el nuevo widget toma el lugar del widget
original y el widget original se mueve al contenedor
que antes contena el nuevo widget.
Por ejemplo, el rea de trabajo podra tener lo
siguiente: un contenedor de widgets con pestaas que
tenga tres widgets (como un widget Ubicaciones, un
widget Copias y un widget Versiones) y un contenedor
de widgets sin pestaas que tenga un widget (un
widget Lista de documentos). Al arrastrar y soltar el
widget Ubicaciones en el contenedor sin pestaas, el
widget Lista de documentos se mueve al contenedor
de widgets con pestaas.
Expandir al modo de pantalla completa 1. Haga doble clic en el nombre del widget.
2. Contraiga para regresar al modo de rea de trabajo.
3. Haga doble clic en el nombre del widget.

No puede agregar, quitar ocultar o mover widgets si el administrador ha bloqueado el rea de trabajo.
Puede exportar y reorganizar los widgets de la lista, as como acceder a ellos, como se describe en la
tabla siguiente:

Accin Para realizar esta accin


Exportar la lista a Excel En el men del widget, seleccione Exportar a
Excel, escriba el nombre del archivo y seleccione la
ubicacin en la que desea guardar el archivo.
Cambiar las columnas de la lista En el men del widget, seleccione Personalizar.
Para agregar una propiedad como una columna,
debe saber en qu tipo de objeto reside la propiedad.
El control de lista solo busca dentro del tipo
seleccionado.
NotaSi el administrador ha configurado el tamao
mximo de resultados para los widgets Usuario,
Grupo, Doclist, Miniaturas y Asistencia para listas,
D2 Client muestra un filtro en la parte superior del
widget.
Agrupar elementos por valor de propiedad En el men de la columna, seleccione o desactive
Agrupar por este campo para alternar la agrupacin
de elementos por el valor de la columna.
Por ejemplo, si selecciona esta opcin en la columna
Estado, D2 organiza el contenido por los estados del
ciclo de vida como Borrador y Aprobado.

16 EMC Documentum D2 Versin 4.5 Gua del usuario


Creacin de reas de trabajo

Accin Para realizar esta accin


Uso de filtros de columnas En el men de la columna, seleccione Filtros, elija
el campo y seleccione o escriba el filtro segn la
propiedad de la columna.
Deber borrar manualmente el filtro para quitar los
filtros.
Ordenar por columnas En el men de la columna, seleccione Orden
ascendente u Orden descendente.

Identificacin de los widgets internos que se


deben utilizar
Utilice los widgets internos de exploracin del repositorio, tal y como se describe en la tabla siguiente:

Widget Descripcin
Navegador Muestra los archivadores y las carpetas.
Permite la exploracin ordenada de un rbol del
repositorio.
Lista de documentos Muestra contenido y documentos virtuales.
Proporciona funciones de exploracin completa y
bsqueda de contenido.
Utilice este widget para acceder al men contextual
del contenido.
Muestra los resultados de los widgets Bsqueda
rpida y Bsqueda predefinida.
Proporciona una barra de herramientas de bsqueda
rpida (acoplada a la parte superior del widget) para
habilitar las capacidades de bsqueda rpida desde
el widget.Nota: El administrador puede controlar la
disponibilidad de la bsqueda rpida para los widgets
Lista de documentos.
Miniatura Permite las vistas previas en miniatura para examinar
el contenido.
Debe configurar un servidor de miniaturas para
mostrar y personalizar las miniaturas.
Proporciona una barra de herramientas de bsqueda
rpida (acoplada a la parte superior del widget) para
habilitar las capacidades de bsqueda rpida desde
el widget.Nota: El administrador puede controlar la
disponibilidad de la bsqueda rpida para los widgets
Miniatura.

EMC Documentum D2 Versin 4.5 Gua del usuario 17


Creacin de reas de trabajo

Widget Descripcin
Visor de PDF Muestra la copia en PDF del contenido seleccionado.
El widget muestra un mensaje si no ha encontrado una
copia en PDF del contenido seleccionado.
Favoritos Muestra una lista de contenido marcado como
favorito.
Retirar Muestra una lista de contenido retirado con el nombre
de usuario y la hora de la retirada.
Explorador de CenterStage Permite la exploracin de los espacios de CenterStage.
Solo se muestra la carpeta Colaboracin.
Comentarios Permite ver, crear, eliminar y responder a comentarios
sobre el contenido.
Papelera de reciclaje Permite gestionar y restaurar el contenido eliminado.
Si dispone de privilegios de administrador, puede
acceder a las papeleras de reciclaje de otros usuarios.

Utilice los widgets de bsqueda tal como se describe en la tabla siguiente:

Widget Descripcin
Bsqueda rpida Permite realizar bsquedas de texto completo.
Formulario de consulta de bsqueda Permite utilizar bsquedas de formularios de consulta
preconfigurados. Los administradores configuran una
instancia del widget de formulario de consulta de
bsqueda para cada opcin de formulario de consulta.
Seleccione la instancia de widget que coincida con
la bsqueda de formularios de consulta que desee
utilizar.
Bsquedas Permite ver, editar y ejecutar bsquedas anteriores y
guardadas.
Facetas Muestra categoras de facetas basadas en los
resultados de bsqueda junto con los valores de faceta
de cada categora.
La seleccin de facetas tambin se mostrar en la
breadbox Doclist. La breadbox muestra la seleccin
de facetas en el orden en que se agregaron o
modificaron.

Utilice los widgets internos de propiedades del contenido, tal y como se describe en la tabla siguiente:

Widget Descripcin
Propiedades Muestra las propiedades del contenido seleccionado.
Ubicaciones Muestra una lista de ubicaciones del directorio en las
que se encuentra el contenido seleccionado.
Versiones Muestra una lista de las versiones del contenido
seleccionado.

18 EMC Documentum D2 Versin 4.5 Gua del usuario


Creacin de reas de trabajo

Widget Descripcin
Copias Muestra una lista de las copias del contenido
seleccionado.
Relaciones Muestra una lista de los elementos enlazados al
contenido seleccionado. Este widget administra
la distribucin del contenido permitindole iniciar
distribuciones, editar la lista de destinatarios y generar
informes.
Distribucin Muestra una lista de distribuciones enviadas al
usuario. Este widget permite aceptar, rechazar y
detener tareas de distribucin.
Auditora Muestra una lista de las acciones auditadas para el
contenido seleccionado.
Vista previa Muestra el contenido seleccionado como una
presentacin.
Debe configurar un servidor de copias de ADTS para
procesar vistas previas y guiones grficos.
Documento virtual Muestra la estructura del documento virtual.
Instantneas Muestra una lista de instantneas de documentos
virtuales de un documento virtual seleccionado en un
widget Doclist o Documento virtual.
Retenciones Muestra las polticas de retencin aplicadas al
contenido seleccionado.
Marcas Muestra las directivas de revisin del contenido
seleccionado.

Utilice los widgets internos de flujo de trabajo, tal y como se describe en la tabla siguiente:

Widget Descripcin
Navegador de tareas Muestra una lista de las tareas que se le han asignado,
ordenadas por categora.
Utilice este widget para actualizar el widget .
Historial del flujo de trabajo Muestra una lista de eventos pasados y actuales para
mostrar el progreso del flujo de trabajo.
Debe tener al menos permiso de gestor de colas para
acceder a este widget.
Lista de tareas del flujo de trabajo Muestra una lista de las tareas que se le han asignado.
Utilice este widget para acceder al men contextual
del flujo de trabajo.
Detalles de tarea Muestra el asunto y el mensaje de la tarea
seleccionada.
Notas de tareas Muestra una lista de las notas agregadas al flujo de
trabajo seleccionado.

EMC Documentum D2 Versin 4.5 Gua del usuario 19


Creacin de reas de trabajo

Widget Descripcin
Anexo de tarea Muestra una lista del contenido anexo a la tarea
seleccionada.
Ejecutantes del flujo de trabajo Muestra una lista de usuarios asignados al flujo de
trabajo, organizados por grupos.
Vista previa del flujo de trabajo Muestra el esquema de la plantilla de flujo de trabajo
para la tarea seleccionada.
Delegaciones Permite ver, crear, editar y eliminar delegaciones y
administrar el estado de las delegaciones.

Utilice los widgets de administracin tal como se describe en la tabla siguiente:

Widget Descripcin
Usuario Muestra una lista de usuarios para el repositorio.
Utilice este widget para agregar, editar y quitar
cuentas de usuario y para cambiar pertenencias de
grupo.
Grupo Muestra una lista de grupos de usuarios para el
repositorio.
Utilice este widget para agregar, editar y eliminar
grupos de usuarios.
Diccionarios Muestra una lista de diccionarios del repositorio.
Utilice este widget para ver, exportar y configurar
diccionarios y valores.
Taxonomas Muestra una lista de taxonomas del repositorio.
Utilice este widget para ver, exportar y configurar
taxonomas y valores.

20 EMC Documentum D2 Versin 4.5 Gua del usuario


Captulo 4
Uso de los nodos de administracin D2

Este captulo contiene los siguientes temas:


Descripcin de los widgets de administracin
Configuracin de perfiles de usuario
Configuracin de grupos de usuarios

Descripcin de los widgets de administracin


Puede utilizar widgets de administracin en D2 Client para acceder a los componentes de usuario,
grupo, diccionario y taxonoma del repositorio y controlarlos. Para poder realizar cambios en estos
widgets, deber formar parte de un grupo designado con privilegios de administrador para widgets.
Los widgets tienen dos usos posibles:
Los administradores pueden configurar estos valores sin tener que abrir una instancia de D2 Config.
Los administradores pueden delegar el control a un grupo de usuarios sin proporcionar acceso a
D2 Config.
Cree y configure las cuentas de usuario para acceder a D2 Client con el widget Usuarios tal como se
describe en la tabla siguiente:

Accin Descripcin Para realizar esta accin


Agregar un nuevo usuario Agregar un nuevo perfil de usuario Desplcese a Nuevo > Usuario
para acceder al repositorio. desde la barra de mens.
Configuracin de perfiles de
usuario, pgina 27 contiene
instrucciones adicionales.
Editar las propiedades de usuario Editar un perfil de usuario En el widget Usuarios, haga
existente. clic con el botn derecho en un
usuario y seleccione Propiedades
para abrir el cuadro de dilogo
Propiedades del usuario.
Configuracin de perfiles de
usuario, pgina 27 contiene
instrucciones adicionales.

Cree y configure los grupos de usuarios con el widget Grupos tal como se describe en la tabla siguiente:

EMC Documentum D2 Versin 4.5 Gua del usuario 21


Uso de los nodos de administracin D2

Accin Descripcin Para realizar esta accin


Agregar un nuevo grupo Agregar un nuevo grupo para la Desplcese a Nuevo > Grupo
administracin de usuarios. desde la barra de mens.
Crear grupos y subgrupos
para reducir la sobrecarga del
rendimiento. Por ejemplo, realizar
una accin en un grupo con 100
subgrupos requiere menos recursos
que realizar la accin en los 100
subgrupos.
Ver miembros de un grupo Ver los usuarios que pertenecen al En el widget Grupos, haga clic con
grupo. el botn derecho en un grupo y
seleccione Mostrar los miembros
del grupo. El widget muestra una
lista de los usuarios en el grupo.
Editar propiedades del grupo Editar las propiedades de un grupo En el widget Grupos, haga clic con
existente. el botn derecho en un grupo y
seleccione Propiedades para abrir
el cuadro de dilogo Propiedades
del grupo.

D2 utiliza diccionarios para generar automticamente las selecciones en formularios. Por ejemplo,
un administrador puede configurar un cuadro de lista en una pgina de propiedades para utilizar un
diccionario. Las opciones que aparecen en el cuadro de lista son como se describen en el diccionario.
Si tiene acceso a los nodos de administrador en D2 Client, puede configurar y exportar los diccionarios.
Pero no se pueden crear diccionarios nuevos.
Realice acciones de administrador en los diccionarios utilizando el widget Diccionarios tal como se
describe en la tabla siguiente:

Accin Descripcin Para realizar esta accin


Importar datos en un diccionario Importar un archivo CSV, Excel 1. En el widget Diccionarios,
o XML con los datos a un haga clic con el botn
diccionario. derecho en un diccionario
y seleccione Importar datos
del diccionario.
2. Haga clic en Examinar y
seleccione el archivo de datos.
3. Si ha seleccionado un archivo
.csv, escriba el carcter
separador utilizado para la
tabla. Si introduce un separador
incorrecto, D2 muestra un
mensaje de error durante la
importacin de la tabla.
4. Seleccione Sobrescribir datos
del diccionario o Anexar
datos del diccionario.
5. Haga clic en Aceptar.

22 EMC Documentum D2 Versin 4.5 Gua del usuario


Uso de los nodos de administracin D2

Accin Descripcin Para realizar esta accin


Editar un valor de clave Editar los valores de un diccionario. 1. En el widget Diccionarios,
haga clic con el botn derecho
en un diccionario y seleccione
Propiedades.
2. Haga clic en las pestaas
Idiomas o Alias segn la clave
que desee editar.
3. Realice los cambios en las
celdas de la tabla.
4. Seleccione para activar la clave.
5. Haga clic en Aceptar.
Agregar un nuevo valor de clave Agregar un valor de diccionario. 1. En el widget Diccionarios,
haga clic con el botn derecho
en un diccionario y seleccione
Propiedades.
2. Haga clic en las pestaas
Idiomas o Alias segn la clave
que desee editar.
3. Realice los cambios en la fila de
tabla vaca en la parte inferior
de la tabla. Si no hay ninguna
fila vaca, haga clic con el
botn derecho en la ltima fila
del diccionario y seleccione
Insertar fila.
4. Seleccione para activar la clave.
5. Haga clic en Aceptar.
Eliminar un valor de clave Eliminar un valor de diccionario. En el widget Diccionarios, haga
clic con el botn derecho en una
fila y seleccione Eliminar fila.
Exportar datos de un diccionario Exportar un diccionario como 1. En el widget Diccionarios,
archivo CSV, Excel o XML. D2 haga clic con el botn
descarga el archivo exportado al derecho en un diccionario
directorio seleccionado y abre el y seleccione Exportar datos
archivo. del diccionario.
2. Seleccione un Formato de
archivo.
3. Escriba el carcter separador
para la tabla exportada si va a
exportar en formato CSV.
4. Haga clic en Modificar.
5. Seleccione la carpeta en la que
desea guardar el archivo y haga
clic en Aceptar.

EMC Documentum D2 Versin 4.5 Gua del usuario 23


Uso de los nodos de administracin D2

Accin Descripcin Para realizar esta accin


Ver datos de un diccionario en un Ver un diccionario como archivo 1. En el widget Diccionarios,
formato de archivo diferente CSV, Excel o XML. D2 descarga haga clic con el botn
el archivo exportado a su directorio derecho en un diccionario
temporal y abre el archivo en modo y seleccione Exportar datos
de solo lectura. del diccionario.
2. Seleccione un Formato de
archivo.
3. Escriba el carcter separador
para la tabla exportada si va a
verla en formato CSV.
4. Haga clic en Ver. El archivo se
guarda en la ruta de retirada.
Restaurar una versin Restaurar una versin anterior del 1. En el widget Diccionarios,
diccionario. Con este comando, la haga clic con el botn derecho
versin anterior se establece como en un diccionario y seleccione
versin actual. Debe restaurar la Restaurar diccionario.
ltima versin para volver a usarla.
2. Seleccione una versin en el
cuadro de lista Versin del
diccionario para restaurar.
3. Haga clic en Aceptar.
Guardar con control de versiones Guardar cambios en un diccionario 1. En el widget Diccionarios,
como una versin diferente. haga clic con el botn derecho
en un diccionario y seleccione
Guardar diccionario.
2. Elija entre guardar como la
misma versin, como una
actualizacin de versin menor
o como una actualizacin de
versin mayor.
3. Escriba una descripcin de los
cambios.
4. Haga clic en Aceptar.
Actualizar el repositorio Actualizar el repositorio para hacer En el widget Diccionarios, haga
que los cambios del diccionario clic con el botn derecho en el
surtan efecto. Si no actualiza widget y seleccione Solicitar
el repositorio, los cambios en el actualizacin del repositorio.
diccionario no tendrn lugar en
todo el repositorio.

D2 utiliza taxonomas para filtrar y organizar valores de uno o varios diccionarios. Por ejemplo, un
administrador puede configurar un cuadro de lista en una pgina de propiedades para utilizar una
taxonoma. Las opciones que aparecen en el cuadro de lista son un rango especfico de valores en la
taxonoma que se obtienen de diccionarios. Si tiene acceso a los nodos de administrador en D2 Client,
podr configurar y exportar taxonomas. Pero no se pueden crear taxonomas nuevas.
Realice acciones de administrador en las taxonomas utilizando el widget Taxonomas tal como se
describe en la tabla siguiente:

24 EMC Documentum D2 Versin 4.5 Gua del usuario


Uso de los nodos de administracin D2

Accin Descripcin Para realizar esta accin


Importar datos en una taxonoma Importar un archivo CSV, Excel o 1. En el widget Taxonomas,
XML con datos en una taxonoma. haga clic con el botn
derecho en una taxonoma
Antes de importar el archivo,
y seleccione Importar datos
asegrese de que la tabla tenga el
de la taxonoma.
formato adecuado:
2. Haga clic en Examinar y
Los ttulos de encabezado de seleccione el archivo de datos.
columna coinciden con los
nombres de los diccionarios en 3. Si ha seleccionado un archivo
el repositorio de D2. .csv, escriba el carcter
separador utilizado para la
El contenido de las celdas tabla. Si introduce un separador
coincide con un trmino del incorrecto, D2 muestra un
diccionario. mensaje de error durante la
importacin de la tabla.
4. Seleccione Sobrescribir datos
de la taxonoma o Anexar
datos de la taxonoma.
5. Haga clic en Aceptar.
Configurar valores de clave Agregar o quitar los valores de un 1. En el widget Taxonomas, haga
diccionario de la taxonoma. clic con el botn derecho en
una taxonoma y seleccione
No puede agregar ni quitar
Propiedades.
diccionarios de una taxonoma con
el widget. 2. En la seccin Valores y
estructuras disponibles utilice
controles de lista para agregar
o quitar claves del diccionario
en la taxonoma.
3. Haga clic en Aceptar.
Exportar datos de una taxonoma Exportar una taxonoma como 1. En el widget Taxonomas,
archivo CSV, Excel o XML. haga clic con el botn
derecho en una taxonoma
y seleccione Exportar datos
de la taxonoma.
2. Seleccione un Formato de
archivo.
3. Escriba el carcter separador
para la tabla exportada si va a
exportar en formato CSV.
4. Haga clic en Modificar.
5. Seleccione la carpeta en la que
desea guardar el archivo y haga
clic en Aceptar.

EMC Documentum D2 Versin 4.5 Gua del usuario 25


Uso de los nodos de administracin D2

Accin Descripcin Para realizar esta accin


Ver datos de una taxonoma en un Ver una taxonoma como archivo 1. En el widget Taxonomas,
formato de archivo diferente CSV, Excel o XML. haga clic con el botn
derecho en una taxonoma
y seleccione Exportar datos
de la taxonoma.
2. Seleccione un Formato de
archivo.
3. Escriba el carcter separador
para la tabla exportada si va a
verla en formato CSV.
4. Haga clic en Ver. El archivo se
guarda en la ruta de retirada.
Restaurar una versin Restaurar una versin anterior de la 1. En el widget Taxonomas, haga
taxonoma. Con este comando, la clic con el botn derecho en
versin anterior se establece como una taxonoma y seleccione
versin actual. Debe restaurar la Restaurar taxonoma.
ltima versin para volver a usarla.
2. Seleccione una versin en el
cuadro de lista Versin de
taxonoma para restaurar.
3. Haga clic en Aceptar.
Guardar con control de versiones Guardar cambios en una taxonoma 1. En el widget Taxonomas, haga
como una versin diferente. clic con el botn derecho en
una taxonoma y seleccione
Guardar taxonoma.
2. Elija entre guardar como la
misma versin, como una
actualizacin de versin menor
o como una actualizacin de
versin mayor.
3. Escriba una descripcin de los
cambios.
4. Haga clic en Aceptar.
Actualizar el repositorio Actualizar el repositorio para hacer En el widget Taxonomas, haga clic
que los cambios de la taxonoma con el botn derecho en el widget y
surtan efecto. Si no actualiza seleccione Solicitar actualizacin
el repositorio, los cambios en la del repositorio.
taxonoma no tendrn lugar en todo
el repositorio.

Si tiene D2-Bin instalado, puede gestionar las papeleras de reciclaje de otros usuarios de los que
disponga de derechos de administracin, como se describe en la tabla siguiente:

26 EMC Documentum D2 Versin 4.5 Gua del usuario


Uso de los nodos de administracin D2

Accin Descripcin
Ver una papelera de reciclaje que pertenece a otro 1. Seleccione Todas las papeleras de reciclaje
usuario desde el cuadro de lista.
2. Haga doble clic en el usuario a cuya papelera de
reciclaje desea acceder.
Restaurar el contenido de la papelera de reciclaje a la Haga clic con el botn derecho en la Papelera de
ubicacin original del repositorio reciclaje y seleccione Restaurar.
Quitar contenido de forma permanente del repositorio Haga clic con el botn derecho en la Papelera de
reciclaje y seleccione Eliminar.
Vaciar la papelera de reciclaje Haga clic en Vaciar la papelera de reciclaje.

Configuracin de perfiles de usuario


1. Para configurar la informacin de cuenta de usuario, haga clic en la pestaa Informacin y rellene
los campos tal como se describe en la tabla siguiente:
Campo Descripcin
Nombre de usuario Escriba un nombre de usuario.
El nombre de usuario es nico y no se puede
modificar, pero se puede volver a asignar a otro
usuario.
Descripcin Escriba una descripcin. Puede utilizar cualquier
carcter alfanumrico y smbolo de teclado estndar.
D2 muestra las etiquetas HTML como una cadena.
Direccin de correo electrnico Escriba una direccin de correo electrnico.
Nombre del grupo de usuarios Seleccione el grupo de usuarios predeterminado.
Carpeta predeterminada El campo muestra la carpeta predeterminada vista
por el usuario.
Deje el campo en blanco al crear un nuevo usuario.
Condicin Seleccione el estado de la cuenta.
EMC Documentum Content Server Administration
Guide (Gua de administracin de EMC
Documentum Content Server) contiene ms
informacin.

2. Para configurar el sistema de inicio de sesin del usuario, haga clic en la pestaa Sistema y rellene
los campos tal como se describe en la tabla siguiente:
Campo Descripcin
Origen de usuario Seleccione el sistema para autenticar el nombre de
inicio de sesin del usuario y la contrasea.
EMC Documentum Content Server Administration
Guide (Gua de administracin de EMC
Documentum Content Server) contiene ms
informacin.

EMC Documentum D2 Versin 4.5 Gua del usuario 27


Uso de los nodos de administracin D2

Campo Descripcin
Inicio de sesin del usuario Escriba un nombre de inicio de sesin.
Dominio del usuario Escriba la informacin del dominio que se muestra
en la pantalla de inicio de sesin.

3. Para configurar los privilegios de la cuenta, haga clic en la pestaa Perfil:


a. Seleccione los Privilegios del usuario predeterminados desde el cuadro de lista tal como
se describe en la tabla siguiente:
Privilegio Descripcin
Ninguno No se pueden recibir privilegios de creacin.
Puede recibir privilegios de auditora, pero no
tiene ninguno de forma predeterminada.
Crear Puede recibir privilegios de creacin pero no tiene
ninguno de forma predeterminada.
Puede recibir privilegios de auditora, pero no
tiene ninguno de forma predeterminada.
Administrador del sistema Siempre tiene privilegios de creacin.
Puede recibir privilegios de auditora, pero no
tiene ninguno de forma predeterminada.
Superusuario Siempre tiene privilegios de creacin.
Puede recibir privilegios de auditora, pero no
tiene ninguno de forma predeterminada.

b. Configure los privilegios de usuario especficos tal como se describe en la tabla siguiente:
Privilegio Descripcin
Tipo Puede crear un tipo de objeto.
Archivador Puede crear un archivador.
Grupo Puede crear un grupo de usuarios.
Configurar Puede configurar seguimientos de auditora.
Depurar Puede eliminar seguimientos de auditora.
Ver Puede visualizar seguimientos de auditora.

c. Puede seleccionar una capacidad de cliente en el cuadro de lista Capacidad de cliente.


Los productos de cliente de Documentum utilizan la configuracin de capacidad de cliente
para determinar la funcionalidad enviada al usuario. Content Server no reconoce ni utiliza la
configuracin de capacidad de cliente.
EMC Documentum Records Client Administration and User Guide (Gua del usuario y
administracin de EMC Documentum Records Client) contiene ms informacin sobre las
capacidades de cliente.
4. Para configurar la pertenencia a un grupo, haga clic en la pestaa Pertenencia a grupo:
a. Haga clic en Seleccionar grupos para abrir el cuadro de dilogo Grupos.
b. Utilice los controles de la lista para agregar y quitar grupos.
c. Haga clic en Aceptar.

28 EMC Documentum D2 Versin 4.5 Gua del usuario


Uso de los nodos de administracin D2

d. Seleccione un grupo y haga clic en Eliminar grupo para quitar el usuario del grupo.
5. Haga clic en Aceptar.

Configuracin de grupos de usuarios


1. Para configurar los detalles de grupo, haga clic en la pestaa Informacin y rellene los campos tal
como se describe en la tabla siguiente:

Campo Descripcin
Nombre de grupo Escriba un nombre.
No se puede editar este campo si va a editar un
grupo existente.
Grupo de administracin Seleccione un grupo que pueda modificar a este
grupo. Esta opcin no impide que los superusuarios
y el propietario del grupo mantengan los derechos
de administracin.
Descripcin Escriba una descripcin. Puede utilizar cualquier
carcter alfanumrico y smbolo de teclado estndar.
D2 muestra las etiquetas HTML como una cadena.

2. Para configurar los miembros del grupo, haga clic en la pestaa Usuarios:
a. Haga clic en Seleccionar usuarios para abrir el cuadro de dilogo Usuarios.
b. Utilice los controles de la lista para agregar y quitar usuarios.
c. Haga clic en Aceptar.
d. Seleccione un usuario y haga clic en Eliminar usuario para quitar el usuario del grupo.
3. Para configurar subgrupos, haga clic en la pestaa Grupos:
a. Haga clic en Seleccionar grupos para abrir el cuadro de dilogo Grupos.
b. Utilice los controles de la lista para agregar y quitar grupos.
c. Haga clic en Aceptar.
d. Seleccione un grupo y haga clic en Eliminar grupo para quitar el grupo.
4. Haga clic en Aceptar.

EMC Documentum D2 Versin 4.5 Gua del usuario 29


Captulo 5
Desplazamiento por D2 y uso de la
aplicacin

Este captulo contiene los siguientes temas:


Agregar un nuevo usuario o rea de trabajo del repositorio
Configuracin de las preferencias de usuario
Identificacin de la bsqueda que se debe utilizar
Descripcin de las bsquedas simples y de texto completo
Configuracin de bsquedas avanzadas
Optimizacin de la velocidad de procesamiento de bsqueda avanzada
Uso del widget Bsquedas
Uso del widget Facetas
Descripcin de los resultados y la clasificacin de las bsquedas

Agregar un nuevo usuario o rea de trabajo del


repositorio
1. Haga clic con el botn derecho en Agregar rea de trabajo.
2. En el cuadro de dilogo Autenticacin, en Repositorio, seleccione un repositorio.
3. En el campo Inicio de sesin, escriba su nombre de usuario.
4. En el campo Contrasea, escriba su contrasea.
5. Si tiene un campo Dominio, escriba el dominio del repositorio.
7. Haga clic en Aceptar.

Configuracin de las preferencias de usuario


1. Haga clic en Configuracin de usuario en la barra de mens para abrir el cuadro de dilogo
Configuracin de usuario.
2. Especifique las propiedades en la pestaa General tal como se describe en la tabla siguiente:

EMC Documentum D2 Versin 4.5 Gua del usuario 31


Desplazamiento por D2 y uso de la aplicacin

Campo Descripcin
Ruta temporal Seleccione el directorio en el que desea guardar los
archivos visualizados.
Los archivos visualizados no se retiran.
El sistema eliminar los archivos la prxima vez
que inicie sesin en el sistema.
Ruta de retirada Seleccione el directorio en el que desea guardar los
archivos registrados.
Formato de fecha Seleccione el formato de fecha utilizado para las
propiedades de contenido.
Formato de fecha y hora Seleccione el formato de fecha y hora utilizado
para las columnas del widget. Puede seleccionar
el formato dd/MM/aaaa HH:mm:ss o
MM/dd/aaaa HH:mm:ss.
Formato de fecha de entrada Especifica el formato de fecha para el selector de
fechas o los controles de entrada de fecha.
El formato de entrada de fecha predeterminado lo
determina la configuracin regional. Por ejemplo,
si la configuracin regional es EN, el formato de
entrada de fecha predeterminado es dd/MM/yyyy;
de lo contrario, el formato predeterminado es
MM/dd/yyyy.
Idioma predeterminado Seleccione el idioma predeterminado para la
interfaz de usuario de D2 Client. Esto anula la
configuracin de idioma del explorador web. Es
posible que se haya configurado el sistema para que
oculte este campo.
Restaurar sesin Seleccione la casilla de verificacin para restaurar
las reas de trabajo y las opciones de widget
anteriores para este repositorio. De forma
predeterminada, est seleccionada. Es posible que
se haya configurado el sistema para que oculte este
campo.

3. Rellene la pestaa Interfaz de usuario tal como se describe en la tabla siguiente:

Campo Descripcin
Contenido por pgina Seleccione el nmero de elementos que desea
mostrar en cada pgina de una lista.
Altura de fila de cuadrcula Seleccione la altura de una fila en una lista.
Posicin del men Seleccione para colocar el men a la izquierda o
en la parte superior de la posicin. Cierre sesin
y, a continuacin, inicie sesin de nuevo para ver
el cambio.

4. Rellene la pestaa Notificaciones tal como se describe en la tabla siguiente:

32 EMC Documentum D2 Versin 4.5 Gua del usuario


Desplazamiento por D2 y uso de la aplicacin

Campo Descripcin
Eventos de la suscripcin Utilice los controles de la lista para agregar o
eliminar los eventos de suscripciones para los que
D2 crea notificaciones.
Enviar correo electrnico para todos los eventos Seleccione para enviar notificaciones de correo
de suscripciones y otras notificaciones de correo electrnico.
electrnico
Desactivar correo electrnico. Usar el widget Seleccione para deshabilitar las notificaciones de
Notificaciones para revisar el mensaje. correo electrnico.
Mostrar alertas de notificacin Seleccione esta casilla de verificacin para mostrar
alertas de notificacin.
Comprobar si hay nuevas notificaciones cada Especifique la frecuencia de comprobacin de
nuevas notificaciones.

5. Haga clic en Aceptar.

Identificacin de la bsqueda que se debe


utilizar
Utilice la tabla siguiente para determinar la bsqueda que proporciona los resultados deseados:

Nombre Descripcin Procedimiento Ubicacin de salida


Bsqueda rpida Realiza una bsqueda en En el widget Bsqueda Widget Lista de
el repositorio del rea de rpida, escriba los documentos o Miniatura
trabajo actual usando los trminos de bsqueda
trminos de bsqueda. No puede arrastrar
en el campo.
contenido fuera del
Como alternativa, puede widget Lista de
realizar una bsqueda documentos para los
mediante la barra de resultados de bsqueda.
herramientas de bsqueda
rpida disponible en
los widgets Lista de
documentos y Miniatura.
Si los administradores
han configurado la
funcionalidad de
bsqueda para utilizar
el motor de bsqueda de
Documentum, haga clic
en Resaltar en la barra de
herramientas de bsqueda
para resaltar los trminos
de bsqueda mostrados
en los resultados de
bsqueda.

EMC Documentum D2 Versin 4.5 Gua del usuario 33


Desplazamiento por D2 y uso de la aplicacin

Nombre Descripcin Procedimiento Ubicacin de salida


Bsqueda avanzada Realiza una bsqueda en Cree, ejecute, guarde Widget Lista de
el repositorio del rea y cargue las bsquedas documentos o Miniatura
de trabajo actual usando avanzadas.
No puede arrastrar
criterios de bsqueda
Configuracin de contenido fuera del
complejos.
bsquedas avanzadas, widget Lista de
pgina 38 contiene documentos para los
informacin adicional resultados de bsqueda.
sobre cmo configurar Nota
y realizar bsquedas
avanzadas. Los usuarios con
rol de consumidor
pueden acceder a la
bsqueda avanzada
mediante los widgets
(Lista de documentos,
Miniatura, Bsqueda
rpida y Bsqueda
guardada) agregados
al rea de trabajo del
usuario.

Un administrador
del sistema puede
configurar grupos y
asignar privilegios
mediante D2 Config.
Formulario de bsqueda Realiza una bsqueda en Ejecute una instancia Widget Lista de
el repositorio del rea de del widget Formulario documentos o Miniatura
trabajo actual mediante de bsqueda, que est
un formulario de No puede arrastrar
configurado para un
bsqueda preconfigurado. contenido fuera del
formulario de consulta
widget Lista de
especfico.
documentos para los
resultados de bsqueda.

34 EMC Documentum D2 Versin 4.5 Gua del usuario


Desplazamiento por D2 y uso de la aplicacin

Nombre Descripcin Procedimiento Ubicacin de salida


Bsqueda predefinida Realiza una bsqueda en Uso del widget Widget Lista de
el repositorio del rea de Bsquedas, pgina 41 documentos o Miniatura
trabajo actual mediante contiene informacin
No puede arrastrar
una bsqueda guardada adicional sobre cmo
contenido fuera del
o una bsqueda definida realizar bsquedas en el
previamente. widget. widget Lista de
documentos para los
resultados de bsqueda.
Bsqueda en varios Realiza una bsqueda Para buscar en varios rea de varias bsquedas
repositorios en todos los repositorios
conectados. repositorios, haga lo
siguiente:

1. Inicie sesin en D2
Client y abra un rea
de trabajo.

2. Haga clic con el botn


derecho en el icono +
para mostrar el cuadro
de dilogo Nuevo
inicio de sesin.

3. Seleccione otro
repositorio y escriba
el nombre de usuario
y la contrasea. Se
mostrar la nueva
rea de trabajo para el
repositorio.

4. Haga clic en la lupa


disponible en el
rea de navegacin
del rea de trabajo
para abrir el rea de
varias bsquedas y
escriba los trminos
de bsqueda en el
campo.

EMC Documentum D2 Versin 4.5 Gua del usuario 35


Desplazamiento por D2 y uso de la aplicacin

Descripcin de las bsquedas simples y de


texto completo
En funcin del modo en que el administrador haya configurado la funcin de bsqueda, utilice el
widget Bsqueda rpida o el rea de varias bsquedas para realizar una bsqueda simple o de texto
completo. Si la bsqueda no est configurada, nada de lo que escriba devolver resultados. En la
siguiente tabla se describen las diferencias entre los dos tipos de bsquedas:

Tipo Descripcin
Bsqueda de texto completo Acepta varios trminos de bsqueda.
Busca los metadatos y el contenido de objetos del
repositorio. Los administradores pueden configurar el
servidor de indexacin para que incluya metadatos
personalizados en el mbito de bsqueda.
Bsqueda simple Solo acepta bsquedas de una sola palabra.
Busca la palabra en el nombre de contenido, el ttulo,
las palabras clave y el asunto.

Puede usar modificadores de trminos al utilizar una bsqueda de texto completo con cualquier widget
de bsqueda para especificar los criterios de bsqueda. Utilice la tabla siguiente, organizada en orden
de prioridad, para determinar los modificadores de trmino que pueden ayudar en la bsqueda:

Modificador Nombre del modificador Descripcin Ejemplo


" " Trminos exactos Busca una coincidencia EMC OR Japan busca
exacta de los trminos coincidencias de los
que se encuentran entre trminos EMC, Japan o
comillas. ambos.
"EMC OR Japan"
busca una coincidencia
compuesta por la frase
exacta EMC or Japan.
- NOT Excluye el contenido que Busca contenido que
contenga el trmino que incluya EMC, pero no
aparece tras el smbolo. Japan:
Coloque el signo menos
EMC Japan
(-) delante del segundo
trmino.

36 EMC Documentum D2 Versin 4.5 Gua del usuario


Desplazamiento por D2 y uso de la aplicacin

Modificador Nombre del modificador Descripcin Ejemplo


+ AND Devuelve el contenido Busca contenido que
en el que se encuentren incluya EMC y Japan:
ambos trminos. Coloque
el signo ms (+) delante EMC +Japan
del segundo trmino.
Sin smbolo OR Devuelve contenido Busca contenido que
en el que se haya incluya EMC o Japan:
encontrado uno de los dos
trminos. Los trminos EMC Japan
separados por espacios
usan automticamente el
modificador OR.

Puede modificar el alcance de las coincidencias de trminos mediante caracteres comodn. Para
habilitar la bsqueda con comodines, utilice iapi con el siguiente comando:
API>retrieve,c,dm_ftengine_config
...
08xxxxxx
API>append,c,l,param_name
fast_wildcard_compatible
...
OK
API>append,c,l,param_value
true
...
OK
API>save,c,l
...
OK

DQL utiliza los siguientes comodines:

Modificador Nombre del modificador Descripcin Ejemplo


% Comodn que sustituye a El signo de porcentaje "f%" equivale a f,
varios caracteres equivale a 0 o ms fo, foo.
caracteres.
_ Comodn que sustituye a El signo de subrayado "m_" equivale a me.
un solo carcter equivale exactamente a
un solo carcter.

xPlore utiliza los siguientes comodines:

EMC Documentum D2 Versin 4.5 Gua del usuario 37


Desplazamiento por D2 y uso de la aplicacin

Modificador Nombre del modificador Descripcin Ejemplo


* Comodn que sustituye a El signo de asterisco "f*" equivale a f,
varios caracteres equivale a 0 o ms fo, foo.
caracteres.
? Comodn que sustituye a El signo de interrogacin "appl?" equivale a
un solo carcter equivale a 0 o 1 carcter. apple, "apple?"
tambin equivale a
apple, pero "app?" no
equivale a apple.

Configuracin de bsquedas avanzadas


1. Abra el cuadro de dilogo Bsqueda avanzada:
Cree una nueva bsqueda avanzada desplazndose a Nuevo > Bsqueda avanzada desde la
barra de mens.
Edite una bsqueda avanzada existente haciendo clic con el botn derecho en una bsqueda
avanzada guardada en un widget de bsqueda predefinida y seleccionando Editar.
2. Para configurar los criterios de bsqueda avanzada, en la pestaa Criterios:
a. Seleccione los tipos de contenido para la bsqueda. La bsqueda avanzada le permite restringir
la bsqueda mediante la seleccin de propiedades de los tipos seleccionados.
Haga clic en Asistencia para abrir el cuadro de dilogo Asistencia para listas, utilice los
controles de la lista para agregar y quitar tipos de contenido y haga clic Aceptar.
b. Para quitar un tipo de contenido, seleccione un tipo y haga clic en Eliminar. Si quita un tipo,
D2 borra todos los campos de la propiedad.
c. Para agregar una fila para los criterios basados en propiedades, haga clic en +.
d. Para cada fila, seleccione una propiedad, una condicin y un valor.
Los tipos de contenido seleccionados ofrecen asistencia de valor para el cuadro de lista de
propiedades, y la propiedad seleccionada proporciona asistencia de valor para los campos de
condicin y de valor. Por ejemplo, si selecciona una propiedad de fecha, las condiciones se
convierten en las operaciones numricas y el valor se convierte en un selector de fechas. Si
selecciona una propiedad de cadena, las condiciones se convierten en las operaciones de cadena
y el valor se convierte en un cuadro de lista.
e. Para quitar una fila, haga clic en X.
f. Cree ecuaciones de bsqueda con los botones ( y ). Despus de hacer clic en ) para cerrar
un parntesis, podr seleccionar AND o OR.
3. Para configurar las opciones de bsqueda, en la pestaa Criterios active o desactive las casillas de
verificacin de Opciones tal como se describe en la tabla siguiente:
Tipo de bsqueda Descripcin
Todas las versiones Seleccione si desea buscar todas las versiones del
contenido. Si no selecciona esta opcin, solo se
busca la versin actual de contenido.
Mays/mins Seleccinelo para realizar una bsqueda que
distingue entre maysculas y minsculas.

38 EMC Documentum D2 Versin 4.5 Gua del usuario


Desplazamiento por D2 y uso de la aplicacin

4. Para agregar una bsqueda de contenido completo, en la pestaa Criterios y en la opcin de


texto completo:
a. Seleccione una opcin de bsqueda en el cuadro de lista.
b. Escriba los trminos de bsqueda que desea usar para la parte de texto completo de la bsqueda.
Si selecciona la opcin Que contenga cualquier palabra, utilice el modificador adecuado;
por ejemplo, el modificador + para representar la operacin AND. Si no especifica un
modificador, la operacin predeterminada ser OR. Las palabras AND y OR se tratan
de forma literal y no tienen un significado especial en este caso. Es la misma sintaxis que en
la bsqueda rpida.
Por ejemplo, si desea buscar un documento que contenga tanto la palabra manzana como la
palabra naranja, deber utilizar el smbolo ms (+) para indicar la operacin AND. No
hay espacio entre el + y la siguiente palabra; es decir, manzana +naranja. Si desea buscar
un documento que contenga las palabras manzana o naranja, debe utilizar la sintaxis;
es decir, manzana naranja.
Nota: Se desaconseja el uso de AND, OR, NOT como trminos de bsqueda de texto
completo a menos que se usen con la opcin de bsqueda Que contenga la frase exacta, ya
que tienen un significado especial en xQuery/DQL.
5. Para especificar las carpetas de bsqueda, haga clic en la pestaa Ubicacin(es):
a. Haga clic en Seleccionar ubicaciones, desplcese por el rbol de carpetas, seleccione las
carpetas donde desee buscar y haga clic Aceptar.
Puede mantener pulsada la tecla Ctrl para seleccionar ms de una carpeta a la vez.
b. Seleccione Incluir subcarpetas para incluir las subcarpetas de las carpetas seleccionadas.
Cuando esta opcin no est seleccionada, la bsqueda solo comprueba las carpetas
seleccionadas.
c. Seleccione una carpeta y haga clic en Eliminar ubicacin para quitar la carpeta de la lista.
6. Para configurar las opciones de visualizacin de los resultados, haga clic en la pestaa Columnas:
a. Haga clic en Seleccionar columnas y utilice los controles de lista para agregar y quitar
columnas de la propiedad.
Puede utilizar el campo de bsqueda para filtrar la lista.
b. Utilice Subir y Bajar para ordenar las columnas seleccionadas.
c. En los cuadros de lista Ordenar por, seleccione la propiedad e indique si desea que los
resultados se muestren en orden ascendente o descendente.
7. Para configurar los valores de faceta, haga clic en la pestaa Facetas:
a. Haga clic en Examinar para abrir el cuadro de dilogo Facetas.
b. Filtre la lista de facetas configurada por los administradores y utilice los controles de la lista
para agregar, quitar y cambiar el orden de la lista Seleccin.
c. Haga clic en Aceptar.
Las facetas representan una o ms caractersticas importantes de un objeto en el modelo de
objetos de Documentum. Configure las facetas para buscar grandes conjuntos de datos sin realizar
consultas explcitas y para evitar consultas que no devuelvan los resultados deseados.
8. Para guardar la bsqueda, haga clic en Guardar como:

EMC Documentum D2 Versin 4.5 Gua del usuario 39


Desplazamiento por D2 y uso de la aplicacin

Haga clic en Guardar para guardar los cambios en las bsquedas existentes. D2 desactiva el botn
si falta alguna informacin necesaria o si no ha realizado ningn cambio.
a. Escriba un nombre para la bsqueda en Nombre de la bsqueda.
b. Seleccione Bsqueda pblica para hacer que la bsqueda est disponible para otros usuarios.
c. Seleccione Mostrar criterios de bsqueda antes de ejecutarla para iniciar el cuadro de
dilogo de bsqueda avanzada cuando la bsqueda se ejecute utilizando el widget de bsqueda
predefinida.
d. Seleccione la ubicacin en el rbol de bsqueda para guardar la bsqueda utilizando la lista
Seleccionar dnde se guardar la bsqueda.
9. Para ejecutar la bsqueda, haga clic en Ejecutar.

Optimizacin de la velocidad de procesamiento


de bsqueda avanzada
Utilice las siguientes instrucciones para evitar que las velocidades de procesamiento de bsqueda se
ralenticen.

Distinguir entre maysculas y minsculas para bsqueda


de texto incompleto
Si D2 no est configurado para usar un motor de bsqueda de texto completo, puede que se vea afectado
por la distincin entre maysculas y minsculas cuando se intenta realizar una bsqueda. Cada vez que
cree una consulta, seleccione la opcin Mays/mins para habilitar la distincin entre maysculas y
minsculas. Si no se selecciona la opcin, de forma predeterminada, la bsqueda no distingue entre
maysculas y minsculas y puede impedir el uso de ndices no basados en funciones. Como resultado,
la bsqueda realiza una exploracin de toda la tabla y puede ralentizar la consulta de bsqueda.

Operadores de condicin
Los siguientes operadores ralentizan la consulta de bsqueda, ordenados desde los que tienen ms
efecto a menos efecto:
No contiene
Contiene
Termina con
Empieza con

Varios tipos de objetos


Puede buscar varios tipos de objetos con una sola consulta DQL, pero esto introduce ms sobrecarga
dado que la consulta utiliza las operaciones JOIN y UNION.

40 EMC Documentum D2 Versin 4.5 Gua del usuario


Desplazamiento por D2 y uso de la aplicacin

Uso del widget Bsquedas


Utilice el widget Bsquedas para ver, editar y ejecutar bsquedas predefinidas y guardadas. Puede
organizar las bsquedas al guardar una bsqueda avanzada o cuando un administrador configure una
bsqueda. El widget Bsquedas muestra cada bsqueda en las categoras respectivas. Modifique y
desplcese por las bsquedas tal como se describe en la tabla siguiente:

Nombre Descripcin
Nueva bsqueda avanzada Crear y configurar una bsqueda avanzada.
Editar bsqueda Cargar y configurar la bsqueda avanzada actual o la
ltima bsqueda avanzada que se ha ejecutado.
Mi ltima bsqueda Cargar la ltima ejecucin de bsqueda de la sesin
del usuario y mostrar las facetas de la ltima bsqueda
no guardada que se ha ejecutado.
Mis bsquedas Muestra los nodos secundarios de todas las bsquedas
que haya guardado.
Si las bsquedas se configuran con Facetas, al hacer
clic en un nombre de bsqueda se ejecuta la bsqueda
y se muestran los resultados de la bsqueda en el
widget de exploracin de facetas; de lo contrario, los
resultados de la bsqueda se muestran en el widget
DocList.
Bsquedas pblicas Muestra los nodos secundarios de todas las bsquedas
guardadas o configuradas como pblicas.
Si las bsquedas se configuran con Facetas, al hacer
clic en un nombre de bsqueda se ejecuta la bsqueda
y se muestran los resultados de la bsqueda en el
widget de exploracin de facetas; de lo contrario, los
resultados de la bsqueda se muestran en el widget
DocList.
Resaltar los trminos de bsqueda en los resultados Haga clic en el botn Resaltar situado en la barra de
de la bsqueda herramientas de bsqueda para activar o desactivar
el ajuste de resaltar.

Puede distinguir entre tres tipos de bsquedas mediante los iconos que aparecen en el widget tal
como se describe en la tabla siguiente:

Icono Nombre Descripcin


Opciones avanzadas Realiza una bsqueda muy
especfica que restringe los
resultados en funcin del tipo
de objeto, los atributos, las
ubicaciones y las opciones
avanzadas como, por ejemplo,
la distincin entre maysculas
y minsculas, y los elementos
asincrnicos. Los administradores
pueden configurar las opciones

EMC Documentum D2 Versin 4.5 Gua del usuario 41


Desplazamiento por D2 y uso de la aplicacin

Icono Nombre Descripcin


de visualizacin de la lista
de resultados y ordenar los
documentos por facetas para las
bsquedas avanzadas.
DQL Realiza una bsqueda tcnica
mediante DQL (Documentum
Query Language).
Formulario de consulta Realiza una bsqueda configurada
por los administradores con
un conjunto especificado de
propiedades de entrada. En las
bsquedas con formulario de
consulta se muestra una pgina de
propiedades del contenido para que
el usuario especifique la bsqueda.

Uso del widget Facetas


La exploracin con facetas incluye dos componentes: un widget Facetas y una breadbox en el widget
Doclist. El widget Facetas permite refinar la bsqueda en una lista de facetas dinmica. Las facetas
se agrupan por categora y se ordenan segn la configuracin o las opciones de bsqueda avanzada.
El widget Doclist contiene la breadbox para mostrar las selecciones de facetas en el mismo orden
utilizado para refinar la bsqueda. La breadbox se encuentra oculta si no se seleccionan valores de
faceta o si todos los valores se borran.
Las facetas se clasifican en facetas estndar y estructuradas. Las facetas estndar son facetas de una
sola seleccin. Las facetas estructuradas son jerrquicas y para definir su estructura se configuran en
D2 Config.
Cuando un usuario selecciona un valor de faceta en el widget Facetas, todas las facetas se actualizan, la
categora seleccionada refleja el valor de faceta seleccionado y elimina los dems valores de faceta. Se
muestra un nuevo conjunto de facetas disponibles para los nuevos resultados.

Descripcin de los resultados y la clasificacin


de las bsquedas
El sistema utiliza un sistema de puntuacin para clasificar las bsquedas con 1 a 5 estrellas. El sistema
punta los resultados de la consulta mediante los principios de clasificacin, como se describe en la
siguiente tabla:

Principio de clasificacin Ejemplo


Un resultado obtiene una puntuacin superior si el Un trmino que aparece 5 veces en un documento de
trmino de bsqueda aparece con mayor frecuencia en 2 pginas presenta un nivel de coincidencia superior
el contenido. La clasificacin se pondera adems en que un trmino que aparece 8 veces en un documento
funcin de la longitud del contenido. de 30 pginas.

42 EMC Documentum D2 Versin 4.5 Gua del usuario


Desplazamiento por D2 y uso de la aplicacin

Principio de clasificacin Ejemplo


Un resultado obtiene mayor puntuacin si el trmino El contenido con la etiqueta de metadatos
de bsqueda aparece en los metadatos en lugar de en guideline se considera que presenta un nivel de
el contenido. coincidencia superior que el contenido que incluye
esta palabra guideline en el texto.
Si el trmino de bsqueda utiliza una instruccin En una determinada consulta de bsqueda de dog
OR, el resultado obtiene mayor puntuacin si se OR cat, un artculo sobre animales que incluya
encuentran los dos trminos en lugar de solo uno. dog y cat presenta mayor nivel de coincidencia que
un artculo sobre perros, independientemente de las
veces que aparezca la palabra dog.
El contenido ms reciente recibe mayor puntacin. Una gua escrita hace un ao presenta un nivel de
coincidencia mayor que una escrita hace tres aos.

Segn las configuraciones, puede ver varias instancias del mismo archivo en los resultados.

EMC Documentum D2 Versin 4.5 Gua del usuario 43


Captulo 6
Uso de contenido

Este captulo contiene los siguientes temas:

Descripcin del contenido


Creacin de contenido
Importacin de contenido
Importacin de una estructura de carpetas
Copiar y pegar contenido entre repositorios
Descripcin de la accin Pegar como enlace en varios repositorios
Copiar y enlazar contenido entre repositorios
Copiar contenido de D2 al escritorio mediante arrastrar y copiar
Importacin de contenido como una nueva versin
Importacin de un correo electrnico y de los anexos
Creacin de un archivo XML para rellenar las propiedades durante la importacin
Exportacin de contenido
Registro de contenido
Descripcin de las propiedades
Descripcin de los permisos
Explicacin de por qu se ha cambiado el nombre del contenido o se ha movido
Descripcin de las relaciones
Creacin de una relacin
Descripcin de las copias
Descripcin de los documentos virtuales
Conversin de una estructura de carpetas en un documento virtual
Descripcin de las anotaciones de Microsoft Word
Descripcin de las anotaciones en PDF
Anotacin del contenido en PDF
Descripcin de los comentarios
Uso compartido de carpetas mediante Syncplicity
Uso de direcciones URL inteligentes para interactuar con el contenido

EMC Documentum D2 Versin 4.5 Gua del usuario 45


Uso de contenido

Descripcin del contenido


En la lista siguiente se describen los tres tipos de contenido que gestiona Documentum:
Los archivadores son carpetas que se encuentran en el nivel ms alto del repositorio.
Las carpetas son contenedores de contenido y organizan el repositorio.
Los archivos pueden ser de cualquier tipo de formato e incluir aplicaciones, scripts, archivos de
vdeo, archivos de audio y documentos.
Puede crear, importar, eliminar y manipular los permisos y propiedades del contenido, tal como se
describe en la tabla siguiente:

Accin Para realizar esta accin


Ver el contenido Haga doble clic en el contenido.
Si el complemento de C2 est instalado y configurado, D2 siempre
utiliza la configuracin predeterminada de C2 durante la visualizacin
de archivos PDF (Portable Document Format).
Creacin de contenido Desplcese a Nuevo > Contenido desde la barra de mens. Creacin
de contenido, pgina 52 contiene instrucciones adicionales.
Edicin de contenido Haga clic con el botn derecho en el contenido y seleccione Editar.
Importacin de contenido Puede importar el contenido del sistema de archivos al repositorio.
Importacin de contenido, pgina 53 contiene instrucciones adicionales.
Importacin de contenido como una Puede importar el contenido como una nueva versin de contenido
nueva versin existente. Haga clic con el botn derecho en el contenido de origen y
seleccione Importar como versin. Importacin de contenido como
una nueva versin, pgina 59 contiene instrucciones adicionales.
Exportacin de contenido Haga clic con el botn derecho en el contenido y seleccione Exportar.
Exportacin de contenido, pgina 63 contiene instrucciones adicionales.
Registrar y retirar contenido Haga clic con el botn derecho en el contenido y seleccione Registrar
o Retirar. Registrar contenido, pgina 64 contiene instrucciones
adicionales sobre las opciones de registro.
Eliminar contenido Haga clic con el botn derecho en el contenido y seleccione Eliminar.
Si D2-Bin est instalado, D2 mueve No puede eliminar contenido si el contenido es parte de un documento
el contenido a la papelera de virtual.
reciclaje
Si va a eliminar una versin de rama, D2 no mover el contenido a la
papelera de reciclaje porque D2-Bin no es compatible con versiones
de rama.
Cambiar el nombre de contenido Haga clic con el botn derecho en el contenido, seleccione
Propiedades, modifique el nombre del contenido en el campo Nombre
y haga clic en Aceptar.
Si cambia el nombre del contenido, no se muestra el nombre actualizado
en el widget Favoritos hasta que salga y vuelva a iniciar sesin.
Ver permisos de contenido Haga clic en el contenido y seleccione Permisos.

46 EMC Documentum D2 Versin 4.5 Gua del usuario


Uso de contenido

Accin Para realizar esta accin


Ver propiedades de contenido Haga clic con el botn derecho en el contenido y seleccione
Propiedades.
Si tiene instalado D2-Bin y ve las propiedades del contenido en la
papelera de reciclaje, D2 podra mostrar algunas propiedades con
valores incorrectos.
Copiar y pegar contenido Puede copiar y pegar el contenido dentro de un mismo repositorio o
entre varios repositorios.
1. Haga clic con el botn derecho en el contenido y seleccione Copiar.
2. Desplcese hasta la carpeta en la que desea pegar el contenido.
3. Haga clic con el botn derecho en la carpeta y seleccione Pegar.
No se puede utilizar copiar y pegar cuando est configurada una regla
de vinculacin automtica porque D2 utiliza la regla de vinculacin
automtica para mover el contenido a una ubicacin determinada.
D2 no copia y pega las anotaciones anexadas al contenido original.
Cortar y pegar contenido 1. Haga clic con el botn derecho en el contenido y seleccione Cortar.
2. Desplcese hasta la carpeta en la que desea pegar el contenido.
3. Haga clic con el botn derecho en la carpeta y seleccione Pegar.
No se puede utilizar cortar y pegar cuando est configurada una regla
de vinculacin automtica porque D2 utiliza la regla de vinculacin
automtica para mover el contenido a una ubicacin determinada.
Copiar y enlazar contenido 1. Haga clic con el botn derecho en el contenido y seleccione Copiar.
2. Desplcese hasta la carpeta en la que desea pegar el contenido.
3. Haga clic con el botn derecho en la carpeta y seleccione Pegar
como enlace.

Puede crear, eliminar y ver los permisos y las propiedades de las carpetas, as como cambiar su
nombre, tal como se describe en la tabla siguiente:

Accin Para realizar esta accin


Crear una carpeta Desplcese a Nuevo > Carpeta desde la barra de mens.
Importacin de una carpeta Arrastre y suelte una carpeta del directorio de archivos local a un widget
Lista y, a continuacin, rellene el cuadro de dilogo Importar archivo.
Los administradores pueden deshabilitar la importacin de una carpeta
en la implementacin de D2.
Exportacin de una carpeta y de su Haga clic con el botn derecho en la carpeta, seleccione Exportar
contenido carpeta y seleccione la ubicacin en el directorio de archivos local al
que desea exportar.
Eliminar una carpeta Haga clic con el botn derecho en la carpeta, seleccione Eliminar y
seleccione una de las opciones.

EMC Documentum D2 Versin 4.5 Gua del usuario 47


Uso de contenido

Accin Para realizar esta accin


Cambiar el nombre de una carpeta Haga clic con el botn derecho en la carpeta, seleccione Propiedades,
modifique el nombre de la carpeta en el campo Nombre y haga clic
en Aceptar.
Si cambia el nombre de una carpeta, no se muestra el nombre
actualizado en el widget Favoritos hasta que salga y vuelva a iniciar
sesin.
Ver los permisos de carpeta Haga clic con el botn derecho en la carpeta y seleccione Permisos.
Ver propiedades de carpeta Haga clic con el botn derecho en la carpeta y seleccione Propiedades.
Copiar una carpeta mediante Arrastre y suelte una carpeta en una carpeta seleccionada. D2 copia
arrastrar y soltar todo el contenido dentro de la carpeta, as como las subcarpetas.
Puede arrastrar y soltar una carpeta dentro de un mismo repositorio o
entre varios repositorios.

Si desea crear archivadores, desplcese a la raz del repositorio, como se describe en la tabla siguiente:

Accin Para realizar esta accin


Crear un archivador Desplcese a la raz del repositorio y haga clic en
Nuevo > Archivador.

Adems de usar widgets para examinar el contenido, tambin puede utilizar las acciones, como se
describe en la tabla siguiente:

Accin Descripcin
Convertir en documento virtual Haga clic con el botn derecho en el contenido
y seleccione Convertir en documento virtual.
Esta accin convierte el contenido seleccionado
en un documento virtual primario. Descripcin de
los documentos virtuales, pgina 69 contiene ms
informacin sobre cmo utilizar los documentos
virtuales.
Buscar Haga clic con el botn derecho en el contenido
y seleccione Buscar. La accin desplaza
automticamente el widget Lista de documentos a la
carpeta que contiene el contenido seleccionado.
Comentario Seleccione el contenido y abra una instancia del
widget Comentarios.
Favoritos Haga clic con el botn derecho en el contenido y
seleccione Agregar a favoritos. La accin activa y
desactiva la visibilidad del contenido en el widget
Favoritos.

48 EMC Documentum D2 Versin 4.5 Gua del usuario


Uso de contenido

Accin Descripcin
Suscribir 1. Haga clic con el botn derecho en el contenido
y seleccione Suscribir.
Si ha seleccionado varios contenidos, D2 podra
deshabilitar Suscribir dependiendo de las
configuraciones para impedir conflictos del evento
de suscripcin entre uno o ms contenidos.
2. Utilice la lista de controles para agregar o
quitar eventos de la suscripcin para recibir
notificaciones. Puede configurar la forma en la
que desea recibir notificaciones en las preferencias
de usuario.
Si ha seleccionado varios contenidos, el cuadro
de dilogo muestra una lista de eventos vaca,
incluso si haba agregado eventos anteriormente.
D2 aplica la lista de eventos a todo el contenido
seleccionado y reemplaza las configuraciones
anteriores.
3. Haga clic en Aceptar.
Enviar correo electrnico Haga clic con el botn derecho en el contenido y
seleccione Enviar correo electrnico, a continuacin,
rellene el formulario y haga clic en Enviar. Envo de
contenido por correo electrnico desde D2, pgina
110 contiene instrucciones adicionales para enviar
contenido por correo electrnico desde la interfaz de
D2.
Copiar enlace al Portapapeles Haga clic con el botn derecho en el contenido y
seleccione Copiar enlace al portapapeles.
Copiar un enlace o un archivo mediante arrastrar y Para copiar un enlace, mantenga pulsada la
soltar
tecla CTRL o ALT y arrastre, siempre y cuando
browser.plugin.activex est establecido en false
(predeterminado).
Si establece browser.plugin.activex en true;
para copiar un archivo, mantenga pulsada la tecla
CTRL y arrastre.
para copiar un enlace, mantenga pulsada la tecla
ALT y arrastre.

NotaPara establecer el valor de browser.plu-


gin.activex, desplcese hasta settings.properties en
D2\WEB-INF\Classes donde el archivo WAR de D2
est implementado en Tomcat/Weblogic/,....

EMC Documentum D2 Versin 4.5 Gua del usuario 49


Uso de contenido

Accin Descripcin
Crear un archivo vinculado de acceso directo en el Mantenga pulsada la tecla CTRL y arrastre y suelte el
directorio de archivos local contenido de los siguientes widgets al directorio de
archivos local:
Doclist
Galera de documentos
Versiones
Retirar
Favoritos
Tareas
Anexo de tarea
Solo puede arrastrar y soltar de uno en uno al realizar
esta accin.
NotaArrastrar y soltar no se admite con los siguientes
archivos del sistema:

Documentos XML

Documentos virtuales

Documentos compuestos OLE


Ciclo de vida Haga clic con el botn derecho en el contenido,
seleccione Ciclo de vida y, a continuacin, seleccione
la accin del ciclo de vida que desee realizar.
Descripcin de los ciclos de vida, pgina 101 contiene
ms informacin sobre cmo utilizar los ciclos de
vida.
Enviar a flujo de trabajo Haga clic con el botn derecho en el contenido,
seleccione Flujo de trabajo y, a continuacin,
seleccione el flujo de trabajo a travs del que desea
transferir el contenido. Descripcin de los flujos de
trabajo, pgina 103 contiene ms informacin sobre
cmo utilizar los flujos de trabajo.
Distribucin Haga clic con el botn derecho en el contenido,
seleccione Distribuciones y, a continuacin,
seleccione la distribucin a travs de la que desea
enviar el contenido. Descripcin de las distribuciones,
pgina 109 contiene ms informacin sobre cmo
utilizar las distribuciones.

50 EMC Documentum D2 Versin 4.5 Gua del usuario


Uso de contenido

Accin Descripcin
Actualizacin en masa 1. Haga clic con el botn derecho en el contenido,
seleccione Actualizacin en masa, a continuacin,
seleccione el proceso de actualizacin en masa
que desee configurar y ejectela.
2. Rellene el formulario de propiedades del proceso
de actualizacin en masa.
3. Haga clic en Aceptar.
Filtrar Filtre el contenido del widget Lista de documentos
mediante el cuadro de lista de filtro que hay al lado
del men.
Los filtros no afectan a los resultados de la bsqueda.

Si tiene C2 instalado, puede usar la funcionalidad especfica para el contenido de PDF, como se
describe en la tabla siguiente:

Accin Descripcin
Ver mediante C2 Haga clic con el botn derecho en el contenido,
seleccione Ver mediante C2 y seleccione una
configuracin de vista.
Exportar mediante C2 Haga clic con el botn derecho en el contenido,
seleccione Exportar mediante C2, seleccione una
ubicacin y haga clic en Aceptar.
Imprimir mediante C2 1. Haga clic con el botn derecho en el contenido,
desplcese a Imprimir mediante C2 y seleccione
una configuracin de impresin e impresora de C2.
2. Rellene el formulario y haga clic en Aceptar.
Recuperar una impresin controlada 1. Haga clic con el botn derecho en el contenido
y desplcese a Imprimir mediante C2 >
Recuperar impresin desde la barra de mens.
2. Seleccione el Destinatario, escriba el Motivo de
recuperacin y haga clic en Aceptar. La lista de
destinatarios refleja la lista de usuarios que se han
introducido en el cuadro de dilogo de impresin
controlada.

Si tiene D2-Bin instalado, el contenido se mueve a la papelera de reciclaje tras la eliminacin y


puede utilizar funcionalidades especficas del widget Papelera de reciclaje, como se describe en la
tabla siguiente:

Accin Descripcin
Restaurar el contenido de la papelera de reciclaje a la Haga clic con el botn derecho en la Papelera de
ubicacin original del repositorio reciclaje y seleccione Restaurar.
Quitar contenido de forma permanente del repositorio Haga clic con el botn derecho en la Papelera de
reciclaje y seleccione Eliminar.
Vaciar la papelera de reciclaje Haga clic en Vaciar la papelera de reciclaje.

EMC Documentum D2 Versin 4.5 Gua del usuario 51


Uso de contenido

Si tiene instalado Documentum Connector for Syncplicity y es miembro del grupo


dmc_sync_users, puede compartir las carpetas. Uso compartido de carpetas mediante Syncplicity,
pgina 75 contiene instrucciones adicionales.

Creacin de contenido
Si solo hay una opcin disponible para un paso, el asistente de creacin de contenido selecciona
automticamente la opcin y pasa al siguiente paso.
1. Desplcese a Nuevo > Contenido desde la barra de mens.
Nota: La opcin de men Nuevo est deshabilitada para los usuarios cuya capacidad de cliente
es Consumidor.
2. En la pgina Rellenar perfil de creacin:
a. Seleccione un Perfil de creacin desde el cuadro de lista.
b. Seleccione un Tipo de documento desde el cuadro de lista.
c. Si desea heredar propiedades, rellene el formulario Herencia tal como se describe en la tabla
siguiente:
Campo Descripcin
Fuente Si utiliza D2 Client 3.1, haga clic en Examinar,
seleccione el contenido desde el que desea heredar
y haga clic en Aceptar.
Propiedades Seleccione para heredar las propiedades.
Contenido Seleccione para heredar todo el contenido excepto
las propiedades.

d. Haga clic en Siguiente.


3. En la pgina Editar propiedades, rellene el formulario de propiedades y haga clic en Siguiente .
4. En la pgina Elegir plantilla, seleccione una plantilla para el contenido.
5. Determine si necesita crear un documento enlazado. La pgina de la plantilla contiene botones que
cambian segn la combinacin del perfil de creacin y las propiedades de contenido seleccionadas.
Puede:
Hacer clic en Crear documento enlazado o en Siguiente. Vaya al paso 6.
Hacer clic en Editar el contenido principal o en Editar el contenido para realizar cambios en
el contenido que se est creando antes de registrarlo en el repositorio. Vaya al paso 7.
Hacer clic en Registrar y finalizar para registrar el contenido sin realizar cambios. Vaya
al paso 8.
6. Crear un documento enlazado:
a. En la pgina Rellenar perfil de creacin, seleccione un Perfil de creacin y un Tipo de
documento.
b. En la pgina Editar propiedades, rellene las propiedades del documento enlazado.
c. En la pgina Elegir plantilla, seleccione una plantilla para el documento enlazado.
d. Haga clic en Siguiente.
7. Guarde el contenido despus de realizar los cambios, a continuacin, haga clic en Registrar y
finalizar.

52 EMC Documentum D2 Versin 4.5 Gua del usuario


Uso de contenido

8. Terminar de registrar contenido:


a. Seleccione la versin del contenido en la ficha General.
b. Rellene la ficha Opciones del modo que la configuran las administraciones tal como se describe
en la tabla siguiente:
Campo Descripcin
Establecer como versin actual Seleccinelo para establecer el contenido como
la versin actual.
Mantener bloqueo en el repositorio Deje este campo en blanco.
Registrar desde archivo Deje este campo en blanco.
Formato Seleccione el formato de archivo del contenido.

D2 realiza retiradas y registros automticamente segn las configuraciones.


c. Haga clic en Registrar y finalizar para confirmar el registro.
Segn la configuracin, D2 crea el archivo en una carpeta tal como se describe en la tabla
siguiente:
Si tiene El contenido se coloca
Una regla de vinculacin automtica establecida En una carpeta, tal como indique la regla de
para el contenido creado. vinculacin automtica. Razones para mover
contenido o cambiarle el nombre, pgina 66
contiene informacin adicional.
No tiene ninguna regla de vinculacin automtica En la carpeta seleccionada.
establecida y ha seleccionado o abierto una
carpeta en el widget activo.
No tiene ninguna regla de vinculacin automtica En el archivador inicial.
establecida y no ha seleccionado ni abierto una
carpeta en el widget activo.

Pngase en contacto con un administrador si recibe el mensaje de error No se permite


registrar desde archivo.

Importacin de contenido
Si solo hay una opcin disponible para un paso, el asistente de creacin de contenido selecciona
automticamente la opcin y pasa al siguiente paso.
1. Desplcese a Importar > Archivo desde la barra de mens.
Nota: La opcin de men Importar est deshabilitada para los usuarios cuya capacidad de cliente
es Consumidor.
Tambin puede arrastrar y soltar contenido desde el sistema de archivos a un widget activo.
2. En la pgina Seleccionar archivos:
a. Haga clic en Examinar y agregue uno o ms contenidos para importar. Si ha creado un archivo
XML para importar las propiedades, no necesita seleccionar el XML para importar porque D2
localiza y relaciona automticamente los archivos XML con el mismo nombre de archivo.
Creacin de un archivo XML para rellenar las propiedades durante la importacin, pgina 62
contiene informacin adicional sobre cmo crear y configurar los archivos XML.

EMC Documentum D2 Versin 4.5 Gua del usuario 53


Uso de contenido

b. Seleccione un formato de archivo para el contenido que se va a importar.


c. Seleccione Mismo perfil de creacin y propiedades para todos los archivos para utilizar el
mismo perfil de creacin y las propiedades para todos los archivos que se van a importar.
Cuando se selecciona esta opcin, solo el primer archivo que se est importando se registra
como un archivo XML aplicable para importar las propiedades.
Nota: Los documentos seleccionados no heredan las relaciones cuando la opcin Mismo perfil
de creacin y propiedades para todos los archivos est seleccionada.
3. En la pgina Rellenar perfil de creacin:
a. Seleccione un Perfil de creacin desde el cuadro de lista.
b. Seleccione un Tipo de documento desde el cuadro de lista.
c. Si desea heredar propiedades, rellene el formulario Herencia tal como se describe en la tabla
siguiente:

Campo Descripcin
Fuente Si utiliza D2 Client 3.1, haga clic en Examinar,
seleccione el contenido desde el que desea heredar
y haga clic en Aceptar.
Propiedades Seleccione para heredar las propiedades.
Nota: Los documentos seleccionados no heredan
las relaciones cuando la opcin Mismo perfil de
creacin y propiedades para todos los archivos
est seleccionada.
Si tiene el complemento O2 instalado y el
contenido importado tiene una configuracin de
O2 asociada, el contenido hereda automticamente
las propiedades tal como las han configurado
los administradores. Las propiedades heredadas
del contenido seleccionado en el Origen tienen
mayor prioridad de herencia que las propiedades
heredadas a travs de O2.
Contenido Seleccione para heredar todo el contenido excepto
las propiedades.

D2 asigna valores a las propiedades segn el siguiente orden de prioridades:


1. Entrada manual
2. Propiedades de un archivo XML
3. Valores de herencia
4. Valores predeterminados
d. Haga clic en Siguiente.
4. En la pgina Editar propiedades, rellene el formulario de propiedades.
5. Determine si necesita crear un documento enlazado. La pgina de la plantilla contiene botones que
cambian segn la combinacin del perfil de creacin y las propiedades de contenido seleccionadas.
Puede:
Hacer clic en Crear documento enlazado o en Siguiente. Vaya al paso 6.

54 EMC Documentum D2 Versin 4.5 Gua del usuario


Uso de contenido

Hacer clic en Editar el contenido principal o en Editar el contenido para realizar cambios en
el contenido que se est creando antes de registrarlo en el repositorio. Vaya al paso 7.
Si selecciona Editar contenido al importar contenido mltiple, D2 pasa automticamente a
registrar el contenido.
Hacer clic en Registrar y finalizar para registrar el contenido sin realizar cambios. Vaya
al paso 8.
6. Crear un documento enlazado:
a. En la pgina Rellenar perfil de creacin, seleccione un Perfil de creacin y un Tipo de
documento.
b. En la pgina Editar propiedades, rellene las propiedades del documento enlazado.
c. En la pgina Elegir plantilla, seleccione una plantilla para el documento enlazado.
d. Haga clic en Siguiente.
7. Guarde el contenido despus de realizar los cambios, a continuacin, haga clic en Registrar y
finalizar.
8. Terminar de registrar contenido:
a. Seleccione la versin del contenido en la ficha General.
b. Rellene la ficha Opciones del modo que la configuran las administraciones tal como se describe
en la tabla siguiente:

Campo Descripcin
Establecer como versin actual Seleccinelo para establecer el contenido como
la versin actual.
Mantener bloqueo en el repositorio Deje este campo en blanco.
Registrar desde archivo Deje este campo en blanco.
Formato Seleccione el formato de archivo del contenido.

D2 realiza retiradas y registros automticamente segn las configuraciones.


c. Haga clic en Registrar y finalizar para confirmar el registro.
Segn la configuracin, D2 crea el archivo en una carpeta tal como se describe en la tabla
siguiente:

Si tiene El contenido se coloca


Una regla de vinculacin automtica establecida En una carpeta, tal como indique la regla de
para el contenido creado. vinculacin automtica. Razones para mover
contenido o cambiarle el nombre, pgina 66
contiene informacin adicional.
No tiene ninguna regla de vinculacin automtica En la carpeta seleccionada.
establecida y ha seleccionado o abierto una
carpeta en el widget activo.
No tiene ninguna regla de vinculacin automtica En el archivador inicial.
establecida y no ha seleccionado ni abierto una
carpeta en el widget activo.

Pngase en contacto con un administrador si recibe el mensaje de error No se permite


registrar desde archivo.

EMC Documentum D2 Versin 4.5 Gua del usuario 55


Uso de contenido

Importacin de una estructura de carpetas


Puede importar una estructura de carpetas, incluido su contenido y sus subcarpetas, desde su unidad
de disco duro local hasta un Docbase. Adems, la estructura de carpetas recin importada puede
convertirse automticamente en un documento virtual. Para ello, la importacin de la estructura de
carpetas debe configurarse en D2-Config para los usuarios conectados.Nota:
Esta opcin no est disponible en el modo de cliente ligero.
Al importar una estructura de carpetas, los archivos siempre se cargan a travs del servidor de
aplicaciones D2, incluso si D2-BOCS est configurado para su uso.
1. Desplcese a Importar > Estructura de carpetas desde la barra de mens.
2. En la pgina Seleccionar carpeta:
a. Haga clic en Examinar y agregue uno o ms contenidos para importar.
b. Seleccione Importar estructura para el contenido que se va a importar.
Si la estructura de importacin seleccionada est configurada para incluir la opcin de convertir
la estructura de carpetas en un documento virtual automticamente tras la importacin, se
mostrar un texto para informar al usuario de que tambin se crear un documento virtual tras
importar la estructura de carpetas. El documento virtual se crear automticamente usando
como raz el primer objeto de la carpeta principal.
c. Haga clic en Siguiente.
3. En la pgina Rellenar perfil de creacin:
Nota: El Perfil de creacin se rellenar segn las opciones de configuracin del usuario.
a. Seleccione un Tipo de documento desde el cuadro de lista.
b. Si desea heredar propiedades, rellene el formulario Herencia tal como se describe en la tabla
siguiente:
Campo Descripcin
Contenido de origen Si utiliza D2 Client 3.1, haga clic en Examinar,
seleccione el contenido desde el que desea heredar
y haga clic en Aceptar.
Propiedades Seleccione para heredar las propiedades.

D2 asigna valores a las propiedades segn el siguiente orden de prioridades:


1. Entrada manual
2. Valores de herencia
3. Valores predeterminados
c. Haga clic en Siguiente.
4. En la pgina Editar propiedades, rellene el formulario de propiedades.
5. Haga clic en Registrar y finalizar para confirmar el registro.

Copiar y pegar contenido entre repositorios


Puede copiar y pegar uno o varios archivos o carpetas dentro de un mismo repositorio o entre varios
repositorios. Al copiar y pegar una carpeta, D2 copia todo el contenido de la carpeta, as como su

56 EMC Documentum D2 Versin 4.5 Gua del usuario


Uso de contenido

estructura de carpetas y subcarpetas, en el repositorio de destino. Si arrastra el contenido y lo suelta en


la pestaa de un repositorio de destino, la ubicacin donde se copia el contenido viene determinada
por la configuracin de vinculacin automtica. Si la vinculacin automtica no est configurada, el
contenido se copia en el archivador inicial del usuario.
1. En el widget Explorador del repositorio, desplcese a la carpeta que contiene el contenido.
2. Haga clic con el botn derecho en el contenido y seleccione Copiar.
3. En el widget Explorador del repositorio, seleccione el repositorio de destino y desplcese hasta la
carpeta donde desee pegar el contenido.
4. Haga clic con el botn derecho en la carpeta y seleccione Pegar.
Si el perfil de creacin no existe para un contenido durante la operacin de copiar y pegar en uno o
varios repositorios y el tipo de documento del objeto copiado existe en el repositorio de destino, el
objeto se copia tal cual sin ningn cambio. Si el tipo de documento del objeto copiado no existe,
aparecer el asistente para la importacin de contenido y deber seguir los mismos pasos que para
importar nuevo contenido.

Descripcin de la accin Pegar como enlace


en varios repositorios
Puede copiar el contenido de un repositorio y enlazarlo a otro repositorio mediante la opcin Pegar
como enlace. El objeto enlazado hace referencia al objeto maestro en el repositorio de origen y
cualquier actualizacin realizada en el objeto maestro se reflejar en el objeto enlazado. Del mismo
modo, cualquier actualizacin realizada en el objeto enlazado se reflejar en el objeto maestro.
El objeto enlazado tiene las siguientes caractersticas:
El objeto enlazado solo contiene los metadatos del objeto maestro, no el propio contenido.
El objeto enlazado utiliza la configuracin del repositorio de origen.
Si retira un objeto enlazado, tambin se retira el objeto maestro.
El objeto enlazado admite el control de versiones; el directorio enlazado abre la ltima versin del
contenido.
Las propiedades del objeto enlazado las controla el repositorio de origen al que est enlazado
el objeto.
Si las propiedades del objeto maestro se actualizan, las propiedades del objeto enlazado reflejarn
los cambios. Puede editar las propiedades de un objeto enlazado usando el widget Propiedades en
el repositorio de destino (donde reside el objeto enlazado) y las propiedades se actualizarn en
consecuencia en el objeto maestro.
Si el objeto maestro estaba adjunto a un ciclo de vida en el momento de la copia, el objeto enlazado
tambin aparecer como parte del ciclo de vida y podr avanzar por el ciclo de vida del repositorio
de origen.
Puede adjuntar un objeto enlazado a un ciclo de vida dentro del repositorio enlazado.
Puede enviar el objeto enlazado a un flujo de trabajo que se encuentre dentro del repositorio enlazado.
Todos los objetos enlazados tienen un icono que indica al usuario que son objetos enlazados.
Puede agregar un objeto enlazado al flujo de trabajo que se origina desde el repositorio enlazado
y no desde el repositorio de origen.

EMC Documentum D2 Versin 4.5 Gua del usuario 57


Uso de contenido

Puede hacer clic con el botn secundario en el objeto enlazado y seleccionar la opcin Ir al origen
para desplazarse hasta el objeto maestro en el repositorio de origen.
Puede hacer clic con el botn secundario en el objeto enlazado y seleccionar la opcin Actualizar
enlace para actualizar el enlace con cualquier cambio realizado en el objeto maestro.
Es posible suscribirse a un objeto enlazado o marcarlo como favorito.
Si elimina el objeto enlazado del repositorio enlazado, D2Bin no conserva ninguna informacin del
objeto eliminado, y la auditora tambin se elimina. Al eliminar objetos enlazados en el repositorio
enlazado, puede elegir entre eliminar solo el ltimo enlace o todos los enlaces.
Si selecciona una carpeta enlazada en el repositorio enlazado, se le redirigir al repositorio maestro
para ver el contenido de la carpeta.
Existen algunas limitaciones respecto al contenido enlazado:
Los documentos virtuales enlazados son de solo lectura en el repositorio enlazado. No puede agregar
ni quitar elementos secundarios de los documentos virtuales enlazados en el repositorio enlazado.
La actualizacin en masa no est permitida para los objetos enlazados.
Los enlaces automticos no se aplican al objeto enlazado.
No puede utilizar mens contextuales con varios objetos enlazados seleccionados ni con una
combinacin de objetos enlazados y maestros.
Puede agregar comentarios al objeto enlazado, pero no eliminarlos.
No puede arrastrar y soltar enlaces desde el widget Favoritos ni desde los resultados de bsqueda.

Copiar y enlazar contenido entre repositorios


Asegrese de que Content Server tenga ms de un repositorio y de que todos los repositorios tengan
los mismos usuarios creados con las mismas credenciales.
Para copiar y enlazar contenido de un repositorio a otro:
1. En el widget Explorador del repositorio, seleccione el repositorio de origen y desplcese hasta la
carpeta que contiene el contenido.
2. Haga clic con el botn secundario en el repositorio de origen y seleccione Copiar.
3. Haga clic con el botn secundario en el signo + en el nivel de la pestaa rea de trabajo.
4. Seleccione el repositorio de destino e inicie sesin usando las credenciales adecuadas.
Si el rea de trabajo an no se ha establecido, seleccione el rea de trabajo para el repositorio
y el inicio de sesin.
5. Desplcese hasta la carpeta a la que desee enlazar el contenido, haga clic con el botn secundario
en la carpeta y seleccione Pegar como enlace para crear el objeto enlazado.
Tambin puede utilizar la funcionalidad de arrastrar y soltar para copiar y enlazar el contenido entre
repositorios. Para ello, seleccione el objeto en el repositorio de origen, arrstrelo hasta el repositorio de
destino, pulse la tecla ALT y suelte el objeto en el repositorio de destino.
Nota: No es posible arrastrar y soltar enlaces desde el widget Favoritos ni desde los resultados de
bsqueda. Sin embargo, puede utilizar acciones del teclado para copiar y pegar contenido como
un enlace.

58 EMC Documentum D2 Versin 4.5 Gua del usuario


Uso de contenido

Copiar contenido de D2 al escritorio mediante


arrastrar y copiar
D2 permite copiar contenido desde D2 hasta su escritorio mediante la funcionalidad de arrastrar y soltar.
Puede arrastrar uno o varios documentos desde D2 hasta su escritorio local, siempre que el parmetro
browser.plugin.activex est establecido en TRUE en el archivo settings.properties.
El nico explorador compatible es Microsoft Internet Explorer y requiere un complemento ActiveX.
Utilice la tecla CTRL y arrastre para empezar a arrastrar y copiar el contenido en el escritorio. Utilice
la tecla ALT y arrastre para crear un enlace del contenido en el escritorio.
Para instalar el complemento ActiveX en su equipo:
1. En la pantalla de inicio de sesin de D2 Client, haga clic en Instalar para empezar a instalar el
complemento WdkPluginCab.CAB.
Nota: El usuario debe tener privilegios de administrador en el equipo para instalar el complemento
ActiveX.
2. Seleccione S en cualquier otro aviso.
El complemento se instalar en su equipo.
3. Para comprobar la instalacin del complemento, seleccione Herramientas > Administrar
complementos.
El complemento aparece como DmDragDrop Class.

Importacin de contenido como una nueva


versin
Puede importar el contenido como una nueva versin de contenido que ya existe en el repositorio.
Puede utilizar el contenido con otro nombre de archivo o un formato de archivo diferente.
1. En el widget Navegador de repositorio, desplcese a la carpeta que contiene el contenido para el
que desea importar una nueva versin.
2. Seleccione el contenido y desplcese a Importar > Nueva versin desde la barra de mens.
3. Desplcese a la nueva versin del contenido, seleccinela y haga clic en Aceptar.
4. En la pestaa General, seleccione la versin del contenido y agregue una descripcin.
5. D2 realiza retiradas y registros automticamente segn las configuraciones.
a. Rellene la ficha Opciones del modo que la configuran las administraciones tal como se describe
en la tabla siguiente:
Campo Descripcin
Establecer como versin actual Seleccinelo para establecer el contenido como
la versin actual.
Mantener bloqueo en el repositorio Seleccinelo para mantener el contenido retirado
despus del registro inicial.
Registrar desde archivo Seleccione un archivo para registrar. De manera
predeterminada, este campo se rellena con el
contenido seleccionado en el paso 3.
Formato Seleccione el formato de archivo del contenido.

EMC Documentum D2 Versin 4.5 Gua del usuario 59


Uso de contenido

b. Haga clic en Aceptar. Pngase en contacto con un administrador si recibe el mensaje de error
No se permite registrar desde archivo.

Importacin de un correo electrnico y de los


anexos
1. Exporte un archivo .eml usando su cliente de correo electrnico.
2. Arrastre y suelte el archivo .eml en un explorador o en una lista de widgets para abrir el cuadro de
dilogo Importar archivo.
D2 muestra una notificacin de error si intenta:
Arrastrar y soltar un correo electrnico y un archivo que no sea de correo electrnico a la vez.
Importar un correo electrnico con otro correo electrnico adjunto.
3. En la pgina Seleccionar archivos, confirme los archivos que desee importar y los formatos de
los archivos seleccionados.
4. En la pgina Rellenar perfil de creacin:
a. Seleccione un Perfil de creacin desde el cuadro de lista.
b. Seleccione un Tipo de documento desde el cuadro de lista.
c. Si desea heredar propiedades, rellene el formulario Herencia tal como se describe en la tabla
siguiente:

Campo Descripcin
Contenido de origen Si utiliza D2 Client 3.1, haga clic en Examinar,
seleccione el contenido desde el que desea heredar
y haga clic en Aceptar.
Propiedades Seleccione para heredar las propiedades.
Si tiene el complemento O2 instalado y el
contenido importado tiene una configuracin de
O2 asociada, el contenido hereda automticamente
las propiedades tal como las han configurado
los administradores. Las propiedades heredadas
del contenido seleccionado en el Origen tienen
mayor prioridad de herencia que las propiedades
heredadas a travs de O2.

D2 asigna valores a las propiedades segn el siguiente orden de prioridades:


1. Entrada manual
2. Propiedades de un archivo XML
3. Valores de herencia
4. Valores predeterminados
d. Haga clic en Siguiente.
5. En la pgina Editar propiedades, rellene el formulario de propiedades.

60 EMC Documentum D2 Versin 4.5 Gua del usuario


Uso de contenido

6. Determine si necesita crear un documento enlazado. La pgina de la plantilla contiene botones que
cambian segn la combinacin del perfil de creacin y las propiedades de contenido seleccionadas.
Puede:
Hacer clic en Crear documento enlazado o en Siguiente. Vaya al paso 7.
Hacer clic en Editar el contenido principal o en Editar el contenido para realizar cambios en
el contenido que se est creando antes de registrarlo en el repositorio. Vaya al paso 9.
Hacer clic en Registrar y finalizar para registrar el contenido sin realizar cambios. Vaya
al paso 10.
7. Crear un documento enlazado:
a. En la pgina Rellenar perfil de creacin, seleccione un Perfil de creacin y un Tipo de
documento.
b. En la pgina Editar propiedades, rellene las propiedades del documento enlazado.
c. En la pgina Elegir plantilla, seleccione una plantilla para el documento enlazado.
d. Haga clic en Siguiente.
8. Configure la importacin de anexos. En funcin de las configuraciones del administrador, D2
importa los anexos como un documento relacionado con el correo electrnico, como componentes
del correo electrnico como un documento virtual, o como ambos. No puede importar correo
electrnico con anexos.
a. En la pgina Anexos, seleccione la casilla de verificacin junto a los anexos que desea importar
y seleccione el tipo de archivo para cada anexo.
Seleccione Las mismas propiedades para todos los archivos si desea utilizar las mismas
propiedades para cada anexo.
b. En la pgina Rellenar perfil de creacin, seleccione un Perfil de creacin y un Tipo de
documento.
c. En la pgina Editar propiedades, rellene las propiedades del documento enlazado.
d. Haga clic en Registrar y finalizar para importar y registrar el correo electrnico y los anexos
sin realizar cambios. Vaya al paso 11.
e. Haga clic en Siguiente.
9. Guarde el correo electrnico despus de realizar los cambios, a continuacin, haga clic en
Registrar y finalizar.
10. Registre el correo electrnico:
a. Seleccione la versin del correo electrnico en la pestaa General.
b. Rellene la ficha Opciones del modo que la configuran las administraciones tal como se describe
en la tabla siguiente:
Campo Descripcin
Establecer como versin actual Seleccinelo para establecer el contenido como
la versin actual.
Mantener bloqueo en el repositorio Deje este campo en blanco.
Registrar desde archivo Deje este campo en blanco.
Formato Seleccione el formato de archivo del contenido.

D2 realiza retiradas y registros automticamente segn las configuraciones.


c. Haga clic en Registrar y finalizar para confirmar el registro.

EMC Documentum D2 Versin 4.5 Gua del usuario 61


Uso de contenido

Segn la configuracin, D2 crea el correo electrnico en una carpeta tal como se describe
en la tabla siguiente:
Si tiene El contenido se coloca
Una regla de vinculacin automtica establecida En una carpeta, tal como indique la regla de
para el contenido creado. vinculacin automtica. Razones para mover
contenido o cambiarle el nombre, pgina 66
contiene informacin adicional.
No tiene ninguna regla de vinculacin automtica En la carpeta seleccionada.
establecida y ha seleccionado o abierto una
carpeta en el widget activo.
No tiene ninguna regla de vinculacin automtica En el archivador inicial.
establecida y no ha seleccionado ni abierto una
carpeta en el widget activo.

Pngase en contacto con un administrador si recibe el mensaje de error No se permite


registrar desde archivo.

Creacin de un archivo XML para rellenar las


propiedades durante la importacin
Puede crear un archivo XML y colocarlo en la misma carpeta que el contenido importado para rellenar
las propiedades del contenido durante la importacin. El archivo XML debe seguir estas reglas:
Nombre de archivo: el nombre de archivo del XML debe ser idntico al del contenido importado,
excepto la extensin del archivo. D2 busca automticamente un archivo XML con el mismo
nombre de archivo durante la importacin de contenido. Por ejemplo, al importar content.ppt
se creara content.xml.
Si va a importar un archivo XML, utilice la extensin de archivo -meta.xml. Por ejemplo, al
importar presentation.xml se creara presentation-meta.xml.
<d2_import_xml>: coloque todas las etiquetas de propiedad dentro de la etiqueta
<d2_import_xml>.
<property name>: cree etiquetas que tengan un nombre segn el nombre de la propiedad y el
valor de la propiedad que contienen. Por ejemplo, <title>Content Title</title>.
No se pueden transferir las propiedades de solo lectura, con la excepcin de r_object_type,
desde un archivo XML.
A continuacin se muestra un ejemplo de archivo XML:

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>


<d2_import_xml> <!-- This is the Root node -->
<object_name>
MyDocument
</object_name>
<title>
Testing
</title>
<subject>
To demo automatic transfer

62 EMC Documentum D2 Versin 4.5 Gua del usuario


Uso de contenido

</subject>
<keywords> <!-- use the value tag within a repeating
property to set repeating property values -->
<value>
Testing1
</value>
<value>
Testing2
</value>
</keywords>
<r_modified_date format="DD/MM/YYYY HH:mm:ss">
21/05/2013 07:34:45
</r_modified_date> <!- use the format tag for date properties -->
</d2_import_xml>

Exportacin de contenido
1. En el widget Explorador del repositorio, desplcese a la carpeta que contiene el contenido.
2. Seleccione el contenido para exportar:

Accin Para realizar esta accin


Exportar contenido desde el repositorio Seleccione el widget Lista y haga clic en el
contenido.
Exportar contenido que est retirado Seleccione el widget Retirar y haga clic en el
contenido.
Exportar contenido de sus favoritos Seleccione el widget Favoritos y haga clic en el
contenido.
Exportar una versin de contenido Seleccione el contenido en el widget Lista y, a
continuacin, elija la versin de contenido en el
widget Versiones.
Exportar una copia de contenido Seleccione el contenido en el widget Lista y, a
continuacin, elija la copia del contenido en el
widget Copias.
Exportar una relacin de contenido Seleccione el contenido en el widget Lista y, a
continuacin, elija la relacin del contenido en el
widget Relaciones.
Exportar un documento virtual Seleccione el contenido en el widget Lista y,
a continuacin, elija el contenido en el widget
Documento virtual.

3. Haga clic en Contenido > Exportar.


4. Desplcese hasta la carpeta a la que desea exportar el archivo, escriba el nombre de archivo del
contenido exportado y haga clic en Abrir.

EMC Documentum D2 Versin 4.5 Gua del usuario 63


Uso de contenido

Registro de contenido
1. En el widget Explorador del repositorio, desplcese a la carpeta en la que desea registrar el
contenido.
2. Haga clic con el botn derecho en el contenido y seleccione Registrar.
3. En la pestaa General, seleccione la versin del contenido y agregue una descripcin.
4. D2 realiza retiradas y registros automticamente segn las configuraciones.
a. Rellene la ficha Opciones del modo que la configuran las administraciones tal como se describe
en la tabla siguiente:
Campo Descripcin
Establecer como versin actual Seleccinelo para establecer el contenido como
la versin actual.
Mantener bloqueo en el repositorio Seleccinelo para mantener el contenido retirado
despus del registro inicial.
Registrar desde archivo Seleccione un archivo para registrar. De manera
predeterminada, este campo se rellena con el
contenido seleccionado en el paso 3.
Formato Seleccione el formato de archivo del contenido.

b. Haga clic en Aceptar. Pngase en contacto con un administrador si recibe el mensaje de error
No se permite registrar desde archivo.

Descripcin de las propiedades


Puede ver y cambiar las propiedades del contenido para controlar las relaciones de contenido, el
comportamiento automatizado, la capacidad para encontrar contenido en una bsqueda, etc. Por
ejemplo, los administradores pueden configurar D2 de manera que el contenido con la palabra clave
documentacin se procesara automticamente como documentacin. Puede crear o importar el
contenido como un borrador y despus convertir el contenido para procesarlo como documentacin.
Para ello, puede editar las propiedades del contenido.
Los administradores configuran y crean plantillas de propiedades predeterminadas y pginas de
propiedades. Para asignar propiedades predeterminadas y campos de propiedades al contenido,
seleccione un perfil de creacin durante la importacin o la creacin de contenido.
Hay dos formas en las que se pueden ver las propiedades. Puede seleccionar el contenido en el widget
Lista de documentos con el widget Propiedades visible. Puede hacer clic con el botn derecho y
seleccionar Propiedades en el men contextual para mostrar el cuadro de dilogo Propiedades.
Puede editar una pgina de propiedades desde el cuadro de dilogo Propiedades o desde el widget
Propiedades.
Dependiendo de cmo se ha configurado la propiedad, es posible que tambin deba completar una
firma electrnica para guardar una propiedad.
Si filtra la lista de valores en un campo combinado editable y D2 no encuentra ningn valor
coincidente, el comportamiento del filtro depende del tipo de consulta DQL que hayan configurado
los administradores:

64 EMC Documentum D2 Versin 4.5 Gua del usuario


Uso de contenido

Si el campo combinado utiliza una consulta DQL sencilla, dicho campo mostrar todos los valores
de dicha consulta.
Si el campo combinado utiliza una consulta DQL dependiente, dicho campo solo mostrar el texto
que haya escrito.

Descripcin de los permisos


Los administradores configuran permisos para especificar el nivel de control que tienen los usuarios
a la hora de modificar contenido. Los administradores configuran D2 para establecer permisos
automticamente segn los parmetros de contenido, como el tipo, el estado, la fecha, la propiedad, la
solicitud de cambio, el estado de ciclo de vida, etc.
Puede ver los permisos del contenido seleccionndolo y haciendo clic en Contenido > Permisos en el
men. El cuadro de dilogo Permisos muestra cinco columnas:
La columna Usuario/Grupo muestra los usuarios y grupos que tienen permisos para este contenido.
La columna Permisos identifica los permisos bsicos para cada usuario o grupo.
La columna Permisos extendidos identifica los permisos extendidos para cada usuario o grupo.
La columna Permisos de aplicaciones identifica el nivel de permiso definido por el usuario que
reconocen las aplicaciones escritas por usuario.
Si IRM est instalado, puede usarlo para proteger el contenido. D2 mostrar el contenido con un
candado en el icono del formato de archivo.
La tabla siguiente describe los siete niveles de acceso que se proporcionan por permisos bsicos:

Permiso bsico Descripcin


Ninguno No se puede ver porque no aparece mediante la exploracin ni en los resultados
de bsqueda.
Examinar Puede ver los atributos del contenido pero no puede abrirlo.
Leer Puede ver los atributos y abrir el contenido pero no puede anotarlo, versionarlo ni
editarlo.
Relacionar Puede ver los atributos del contenido, abrirlo y anotar el mismo.

Versin Puede ver los atributos del contenido, abrirlo, anotarlo y crear nuevas versiones
del contenido.
Escribir Puede ver los atributos del contenido, abrirlo, anotarlo, versionarlo y sobrescribir
el contenido, pero no puede eliminarlo.
Eliminar Puede realizar todo lo anterior y eliminar el contenido. Este es el nivel ms
alto de acceso.

Los permisos extendidos proporcionan controles administrativos a usuarios y grupos especficos para
el contenido. La tabla siguiente describe los siete permisos extendidos:

Permiso extendido Descripcin


Cambiar estado Puede cambiar el estado del ciclo de vida del contenido.

EMC Documentum D2 Versin 4.5 Gua del usuario 65


Uso de contenido

Permiso extendido Descripcin


Cambiar propietario Puede cambiar el propietario del contenido incluso si no es el propietario del
contenido.
Cambiar permiso Puede cambiar los permisos bsicos del contenido incluso si no es el propietario
del contenido.
Eliminar objeto Puede eliminar el contenido, independientemente de su nivel de permisos bsicos.
Cambiar enlaces de carpeta Puede cambiar enlaces de carpeta para el contenido.
Cambiar ubicaciones Puede cambiar la ubicacin del contenido.
De manera predeterminada, los usuarios con el permiso Examinar o mayor
heredan este privilegio.
Ejecutar procedimiento Puede ejecutar procesos externos en el contenido, como crear una copia.
De manera predeterminada, los usuarios con el permiso Examinar o mayor
heredan este privilegio.

Explicacin de por qu se ha cambiado el


nombre del contenido o se ha movido
Cuando un usuario agrega contenido al repositorio o modifica propiedades de contenido, D2 ejecuta
dos procesos, la vinculacin automtica y la asignacin automtica de nombres. Estos procesos
minimizan la necesidad de organizar el contenido dentro del repositorio. Son el motivo de que el
contenido se mueva o cambie de nombre sin necesidad de ninguna accin directa por su parte.
La vinculacin automtica modifica la ubicacin del contenido en base a sus propiedades, como el
asunto, las palabras clave y el nombre. Por ejemplo, el administrador crea la regla de vinculacin
automtica para colocar todo el contenido cuyo nombre contenga el texto Control de calidad en la
carpeta Equipo de control de calidad. Si importa contenido denominado Informe semanal de control de
calidad 3.8.2012, la regla de vinculacin automtica se activa. El contenido se coloca automticamente
en la carpeta Equipo de control de calidad.
La asignacin automtica de nombres modifica el nombre del contenido en base a las propiedades
del contenido. Por ejemplo, el administrador crea la regla de asignacin automtica de nombres
para modificar todos los documentos de Microsoft PowerPoint para que su nombre empiece con
Presentacin. Si importa un documento de PowerPoint con el nombre Plan de negocio, la regla de
asignacin automtica de nombres se activa. El nombre del documento cambia automticamente a
Presentacin de plan de negocio.

Descripcin de las relaciones


Las relaciones ayudan a organizar y procesar el contenido del repositorio. Por ejemplo, la caracterstica
de anotaciones utiliza las relaciones para enlazar anotaciones de forma automtica al contenido de
origen. Despus podr acceder a todas las anotaciones mediante la visualizacin de las relaciones
del contenido original.

66 EMC Documentum D2 Versin 4.5 Gua del usuario


Uso de contenido

Los administradores configuran tipos de relaciones, como las relaciones de copias y relaciones entre
elementos principales y secundarios. Cada tipo de relacin se compone de:
El tipo (de uno a uno o de uno a varios) de relacin.
La capacidad de configuracin desde el cuadro de dilogo Propiedades.
El control de nuevas versiones del contenido secundario.
El estado que indica si la relacin est controlada o no. Modifique las relaciones controladas en la
pgina de propiedades de contenido.
D2 ofrece dos formas de modificacin de las relaciones de contenido. Puede crear, editar y quitar
relaciones tal como se describe en la tabla siguiente:

Accin Descripcin Para realizar esta accin


Crear una relacin Crear una relacin de un contenido Seleccione el contenido y
seleccionado a otro contenido en desplcese a Contenido > Crear
el repositorio mediante un tipo de relacin desde la barra de mens.
relacin existente. Creacin de una relacin, pgina 68
contiene instrucciones adicionales.
Eliminar una relacin Eliminar relaciones. Abra una instancia del widget
Relaciones y seleccione el
No puede eliminar relaciones
contenido en un widget Lista.
controladas mediante el widget
Relaciones. Elimine las relaciones Haga clic con el botn derecho
controladas quitando contenido de en una relacin y seleccione
la lista de relaciones en la pgina Eliminar relacin.
de propiedades.
Haga clic en Aceptar.
No puede eliminar varias relaciones
a la vez.

Tambin puede agregar y quitar contenido a travs de una lista de contenido en un tipo predeterminado
de relacin. Los administradores configuran las pginas de propiedades para que incluyan tipos
especficos de relacin. A continuacin podr controlar la lista de contenido mediante estas relaciones
tal como se describe en la tabla siguiente:

Accin Descripcin Para realizar esta accin


Agregar contenido a la relacin Agregar contenido para la relacin Haga clic con el botn derecho
con este contenido. en el contenido y seleccione
Propiedades.
Desplcese al conjunto de
relaciones que desee modificar.
Haga clic en Agregar relacin,
desplcese al contenido y
seleccinelo.
Haga clic en Aceptar.
Quitar contenido de la relacin Quitar contenido para que no use Haga clic con el botn derecho
este tipo de relacin. en el contenido y seleccione
Propiedades.
Desplcese al conjunto de
relaciones que desee modificar.

EMC Documentum D2 Versin 4.5 Gua del usuario 67


Uso de contenido

Accin Descripcin Para realizar esta accin

Haga clic con el botn derecho


en una relacin y seleccione
Eliminar esta relacin.
Haga clic en Aceptar.

Los procesos automatizados como la herencia de propiedades y las caractersticas como las anotaciones
tambin crean relaciones. Vea y modifique estas relaciones mediante el widget Relaciones.

Creacin de una relacin


1. Seleccione el contenido en un widget Lista de documentos, desplcese a Contenido > Crear
relacin para abrir el cuadro de dilogo Creacin de relacin nueva.
2. Rellene el formulario tal como se describe en la tabla siguiente:

Campo Descripcin
Destino de relacin Haga clic en Examinar y seleccione el contenido
para el que desea crear una relacin.
Tipo de relacin Seleccione un tipo de relacin.
Relacin inversa Seleccione invertir la relacin si va a seleccionar
una relacin unidireccional.
Por ejemplo, puede crear una relacin
Presentation template en
Presentation 2011 y seleccionar el
tipo de relacin Es una copia de. Esto establece
Presentation template como una copia
de Presentation 2011, pero la relacin se
debera invertir. Seleccione Relacin inversa para
establecer Presentation 2011 como copia de
Presentation template.
Descripcin Escriba una descripcin.

3. Haga clic en Aceptar.

Descripcin de las copias


Una copia es un duplicado alternativo del contenido o un contenido alternativo asociado a un contenido
original. Por ejemplo, si exporta un documento de Microsoft Word a formato PDF, el resultado es una
copia en PDF de un documento de Microsoft Word. Tambin puede tener una presentacin de un plan
de negocio asociado a un documento de plan de negocio. En funcin de la configuracin del sistema,
puede crear una copia durante el registro del contenido y a travs de un ciclo de vida. Las copias son
especficas de la versin y no se muestran en el widget Copias a menos que coincida la versin.
Realice las acciones relacionadas con las copias tal como se describe en la tabla siguiente:

68 EMC Documentum D2 Versin 4.5 Gua del usuario


Uso de contenido

Accin Descripcin Cmo realizar esta accin


Ver copias Ver todas las copias de contenido. Abra una instancia del widget
Copias y seleccione el contenido
en un widget Lista.
Solicitar copia Crear una copia de contenido. Seleccione el contenido, desplcese
a Contenido > Solicitar copia
Este comando enva una solicitud
desde la barra de mens y haga clic
de copia al servidor de copias
en Aceptar .
configurado.
La solicitud de copia puede tardar
un tiempo en procesarse. Si los
administradores han configurado
D2 para que se ejecute en modo de
cliente ligero, no ver el cuadro de
dilogo que explica que D2 est
procesando la solicitud de copia.
Importar una copia Importar el contenido como una Seleccione el contenido y
copia. desplcese a Importar > Copia
desde la barra de mens.
Desplcese a la nueva copia del
contenido y seleccinelo.
Haga clic en Aceptar.
Exportar una copia Exportar contenido en un Haga clic con el botn derecho
determinado formato de archivo. en el contenido y seleccione
Utilice el widget Copias para Exportar copia.
buscar y seleccionar copias
Seleccione el formato de archivo
diferentes.
que desea exportar.
Haga clic en Aceptar.

Descripcin de los documentos virtuales


Un documento virtual es una coleccin de archivos que se pueden utilizar para generar un documento
grande. Por ejemplo, puede crear un documento virtual para un libro y despus rellenar el documento
virtual con los archivos que conforman los captulos. El documento virtual del libro se denomina padre
y los archivos componentes se denominan hijos.
Puede crear un documento virtual con diferentes tipos de archivo, y puede utilizar los archivos en
ms de un documento virtual al mismo tiempo.
Realice acciones con documentos virtuales tal como se describe en la tabla siguiente:

Accin Para realizar esta accin


Ver un documento virtual en el widget Documento En el widget Lista de documentos, haga clic con el
virtual. botn derecho en el documento virtual y seleccione
Mostrar documento virtual.

EMC Documentum D2 Versin 4.5 Gua del usuario 69


Uso de contenido

Accin Para realizar esta accin


Convertir contenido en documento virtual En el widget Lista de documentos, seleccione todo el
contenido que desea que se convierta en un documento
virtual principal. Haga clic con el botn derecho en
un contenido resaltado y seleccione Convertir en
documento virtual.
Volver a convertir un documento virtual en contenido En el widget Documento virtual, Haga clic con el
botn derecho en el padre que desea convertir en
contenido simple y seleccione Convertir DV en
documento simple.
Solo puede convertir un documento virtual principal
en contenido simple si ste no contiene elementos
secundarios.
Agregar contenido como componente de un Arrastre y suelte contenido desde el widget Lista de
documento virtual documentos a un documento virtual abierto en el
widget Documento virtual.
Insertar un documento virtual con las propiedades 1. En el widget Documento virtual, Haga clic con
heredadas de una plantilla el botn derecho en el contenido en el que desea
agregar los componentes de un documento virtual
y seleccione Insertar un componente heredado.
2. Desplcese al documento virtual y seleccinelo.
3. Seleccione la plantilla de documento virtual para
aplicar sus propiedades y sus componentes.
4. Haga clic en Aceptar.
Quitar un componente de un documento virtual En el widget Documento virtual, haga clic con
el botn derecho en el componente y seleccione
Eliminar componente.
Convertir un componente en documento virtual hijo Arrastre y suelte contenido desde el widget Lista de
contenido o desde el widget Documento virtual hasta
un componente del widget Documento virtual.
D2 convierte el componente en documento virtual.
Editar un componente dentro de un documento virtual En el widget Documento virtual, haga clic con el
botn derecho en el componente y seleccione Editar.
Eliminar un documento virtual En el widget Lista de documentos, haga clic con el
botn derecho en el documento virtual y seleccione
Eliminar.
Si tiene instalado D2 Bin, puede restaurar la raz de
un documento virtual de la papelera de reciclaje.
D2 no restaura los componentes que se agregaron al
documento virtual.

70 EMC Documentum D2 Versin 4.5 Gua del usuario


Uso de contenido

Accin Para realizar esta accin


Establecer la versin de un componente para utilizar 1. En el widget Documento virtual, haga clic con
con el documento virtual el botn derecho en el componente y seleccione
Establecer versin de enlace.
2. Seleccione la versin del contenido que se va a
utilizar para el documento virtual.
3. Haga clic en Aceptar.
Ver un componente dentro de un documento virtual En el widget Documento virtual, haga clic con el
botn derecho en el componente y seleccione Ver.
NotaDesde el widget Documento virtual, la nica
forma de mostrar una instantnea es hacer clic con
el botn secundario en la instantnea en un widget
Doclist y, a continuacin, seleccionar Mostrar
instantnea.
Retirar y registrar un documento virtual Seleccione el documento virtual, desplcese a
Contenido > Registrar o Contenido > Retirar desde
la barra de men.
Al cancelar la retirada de un documento virtual sin
componentes secundarios mediante el desplazamiento
a Contenido > Cancelar retirada desde la barra
de mens, el documento virtual se revierte a un
documento simple.
Crear una instantnea del documento virtual 1. En el widget Documento virtual, haga clic en
Crear instantnea.
2. Escriba un Ttulo.
3. Haga clic en Aceptar.
Ver una instantnea del documento virtual En el widget Doclist, haga clic con el botn derecho
en la instantnea del documento virtual y seleccione
Mostrar instantnea.
Al ver la instantnea de un documento virtual en el
widget Documento virtual, aparece deshabilitada
porque no puede editarla.
NotaDesde el widget Documento virtual no se puede
mostrar una instantnea.
Si tiene instalado D2 Bin, puede eliminar instantneas
de documento virtual, pero no podr verlas en la
papelera de reciclaje.

EMC Documentum D2 Versin 4.5 Gua del usuario 71


Uso de contenido

Accin Para realizar esta accin


Eliminar una instantnea del documento virtual En el widget Lista de documentos, haga clic con
el botn derecho en una instantnea de documento
virtual y seleccione Eliminar.
Publicacin rpida Haga clic con el botn derecho en el contenido y
seleccione Publicacin rpida.
Esta opcin est disponible si tiene un entorno de
instalacin doble con D2 Client 3.1 SP1 P01 y
D2 Client 4.x y tiene instalados los servicios de
publicacin avanzada.

Puede controlar el contenido del documento virtual y cambiar la presentacin de informacin en el


widget mediante la barra de comandos:

Icono Nombre de botn Descripcin


Expandir todo Expandir todos los rboles del
documento virtual seleccionado.
Contraer todo Contraer todos los rboles en el
documento virtual seleccionado.
Subir Subir el componente seleccionado.
Tambin puede arrastrar y soltar el
componente para cambiar el orden.
Bajar Bajar el componente seleccionado.
Tambin puede arrastrar y soltar el
componente para cambiar el orden.
Mostrar el nmero de documento Cambiar entre una lista
virtual desordenada y una lista ordenada.
Mostrar nmero de versin de Mostrar u ocultar el nmero de
documento virtual versin de cada componente.
Crear instantnea Crear una instantnea del
documento virtual.

Conversin de una estructura de carpetas en


un documento virtual
Puede crear un documento virtual a partir de una carpeta existente junto con su contenido y su estructura
de subcarpetas. El documento virtual selecciona automticamente la carpeta principal como la carpeta
raz del documento virtual. El tipo de carpeta raz y sus propiedades se crean segn la configuracin
de conversin de la estructura de carpetas. Si la carpeta raz del documento virtual se incluye en la
conversin, su ubicacin se omite durante la conversin de carpeta actual.Nota: Esta caracterstica
solo est disponible si la conversin de la estructura de carpetas est configurada para el usuario.
1. Desplcese a Contenido > Convertir en documento virtual desde la barra de mens.
De forma alternativa, puede seleccionar Convertir en documento virtual desde el men
contextual de la carpeta o del archivador.

72 EMC Documentum D2 Versin 4.5 Gua del usuario


Uso de contenido

2. En la pgina Rellenar perfil de creacin:


Nota: El Perfil de creacin se rellenar segn las opciones de configuracin del usuario.
a. Seleccione un Tipo de objeto del cuadro de lista.
b. Haga clic en Siguiente.
3. En la pgina Editar propiedades, rellene el formulario de propiedades.
4. Haga clic en Convertir en documento virtual para convertir la carpeta seleccionada y su
contenido en el documento virtual.

Descripcin de las anotaciones de Microsoft


Word
Utilice la caracterstica de anotaciones de D2 para agregar anotaciones al contenido mediante
Microsoft Word. Las anotaciones son especficas de la versin. El contenido heredar las anotaciones,
pero no podr modificar las anotaciones. Seleccione la versin del contenido con la anotacin y, a
continuacin, edite o elimine la anotacin con el widget Relaciones.
Puede controlar anotaciones especficas tal como se describe en la tabla siguiente:

Accin Descripcin Para realizar esta accin


Agregar una anotacin D2 le permite agregar anotaciones En un widget Lista, seleccione
al contenido mediante Microsoft el contenido y desplcese a
Word. Contenido > Anotaciones nativas
desde la barra de mens.
Registrar una anotacin D2 trata cada anotacin como un En el widget Relaciones, seleccione
tipo de contenido. Si crea una la nueva anotacin, haga clic con
anotacin, registre la anotacin en el botn derecho para abrir el
el repositorio. men contextual y haga clic en
Registrar.
Editar una anotacin D2 permite editar anotaciones En el widget Relaciones, seleccione
especficas. la anotacin que desea editar, haga
clic con el botn derecho para abrir
el men contextual y haga clic en
Editar.
Ver una anotacin D2 le permite ver el contenido con En el widget Relaciones, seleccione
una anotacin especfica. la anotacin que desea ver, haga
clic con el botn derecho para abrir
el men contextual y haga clic en
Ver.
Eliminar una anotacin D2 le permite eliminar anotaciones En el widget Relaciones, seleccione
especficas. Solo puede eliminar la anotacin que desea eliminar,
anotaciones mediante este mtodo. haga clic con el botn derecho para
abrir el men contextual y haga
clic en Eliminar.

Puede controlar todas las anotaciones anexadas a la versin seleccionada de contenido tal como se
describe en la tabla siguiente:

EMC Documentum D2 Versin 4.5 Gua del usuario 73


Uso de contenido

Accin Descripcin Para realizar esta accin


Ver anotaciones D2 le permite ver contenido de En un widget Lista, seleccione el
origen y todas las anotaciones contenido, desplcese a Contenido
anexas. > Ver con anotaciones nativas
desde la barra de mens.
Editar contenido que contenga D2 permite editar el contenido de En un widget Lista, seleccione
anotaciones origen con todas las anotaciones el contenido y desplcese
anexas. Al guardar el contenido a Contenido > Editar con
editado mediante esta accin, se anotaciones nativas desde la barra
aplica el control de versiones. de mens.
Registrar anotacin nativa D2 le permite registrar contenido y En un widget Lista, seleccione el
todas las anotaciones anexas. contenido, desplcese a Contenido
> Registrar anotaciones nativas
desde la barra de mens.

Descripcin de las anotaciones en PDF


Si el administrador ha instalado y configurado PDF Annotation Services de Documentum, puede ver
los archivos PDF y agregarles comentarios. Por ejemplo, cuando se usa la caracterstica de comentarios
de Adobe Acrobat, los comentarios se adjuntan a la nica instancia local del archivo. Las anotaciones
realizadas mediante PDF Annotation Services se guardan en el repositorio independientemente del
archivo PDF. Cualquier usuario con capacidad para leer el archivo PDF y ver las anotaciones tiene
acceso a los comentarios.
Las anotaciones realizadas en el repositorio estn asociadas con la versin especfica. Por ejemplo, las
anotaciones en la versin 1.0 de un archivo PDF no migran a la versin 1.1.

Anotacin del contenido en PDF


1. Haga clic con el botn derecho en el contenido y seleccione Anotaciones.
2. Para agregar grficos, haga clic en Marcas de grficos.
3. Complete la revisin como se describe en la tabla siguiente:
Accin Para realizar esta accin
Guarde el contenido para realizar la revisin Haga clic en Guardar y trabajar sin conexin.
ms adelante
Cuando est listo para continuar con la revisin, haga clic
en Enviar y recibir comentarios.
Guardar sus comentarios en D2 Client Haga clic en Enviar y recibir comentarios.

Descripcin de los comentarios


Utilice el widget Comentarios para escribir los comentarios del contenido, para responder a
comentarios y para ver todos los comentarios sobre el contenido. El widget contrae los comentarios de
todas las versiones en un nico conjunto de comentarios para cada objeto.

74 EMC Documentum D2 Versin 4.5 Gua del usuario


Uso de contenido

Puede realizar acciones de comentarios tal como se describe en la tabla siguiente:

Accin Descripcin Para realizar esta accin


Agregar un comentario Crear un comentario 1. Haga clic en Agregar
independiente. Los comentarios comentario.
nuevos tienen una sangra de cero.
2. Escriba el comentario mediante
el editor de texto.
3. Haga clic en Enviar.
Responder a un comentario Responder a comentarios 1. Mueva el ratn sobre el
existentes. Los comentarios comentario al que desea
creados de esta manera tienen responder y haga clic en
un nivel adicional de sangra Respuesta.
para indicar la relacin con otro
2. Escriba el comentario mediante
comentario.
el editor de texto.
3. Haga clic en Enviar.
Eliminar un comentario Eliminar un comentario escrito por 1. Mueva el ratn sobre el
usted y todas las respuestas. comentario que desea eliminar
y haga clic en Eliminar.
2. Haga clic en Eliminar para
confirmar la eliminacin.

En el caso de los comentarios para varios repositorios, puede agregar o eliminar comentarios en el
repositorio de origen. En el repositorio de destino, puede agregar comentarios, pero no eliminarlos.

Uso compartido de carpetas mediante


Syncplicity
1. Haga clic con el botn derecho en una carpeta y seleccione Syncplicity.
2. Rellene los detalles en el cuadro de dilogo Syncplicity tal como se describe en la tabla siguiente:

Campo Descripcin
Carpeta de repositorio Campo de solo lectura, rellenado previamente con
la ruta de acceso a la carpeta del repositorio en base
a la carpeta seleccionada.
Nombre de carpeta de Syncplicity Escriba el nombre de la carpeta de Syncplicity.
De forma predeterminada, se muestra el nombre de
la carpeta seleccionada.
Propietario de carpeta de Syncplicity Campo de solo lectura, rellenado previamente con el
nombre y el nombre de inicio de sesin del usuario
conectado.
Frecuencia de sincronizacin Seleccione la frecuencia de sincronizacin. El valor
predeterminado es 1 minuto.

EMC Documentum D2 Versin 4.5 Gua del usuario 75


Uso de contenido

Campo Descripcin
Perfil Seleccione un perfil de la lista.
Haga clic en el enlace detalles para ver los detalles
del perfil. El enlace est deshabilitado si no hay
ningn perfil seleccionado.
El cuadro de dilogo Detalles de perfil muestra
informacin sobre un perfil, como su nombre,
descripcin, tipo, opciones de publicacin, opciones
de revisin, etc. Todos los detalles son de solo
lectura; editarlos no est permitido.
Compartir con Seleccione los usuarios o los grupos con los que
desee compartir la carpeta.
La columna Usuarios y grupos muestra la direccin
de correo electrnico de un usuario individual o un
nombre de grupo. La columna Permiso muestra
los permisos solo si el perfil seleccionado admite
la revisin.
Nota: Solo el administrador puede agregar usuarios
o grupos. El administrador debe seleccionar un
perfil para agregar usuarios o grupos para compartir.
Haga clic en el botn de usuarios para agregar
un usuario. Escriba una lista separada por comas
de las direcciones de correo electrnico de los
usuarios con los que desee compartir la carpeta.
Seleccione un permiso (Editor o Lector) y haga clic
en Aceptar. El permiso predeterminado es Editor.
Haga clic en el botn de grupos para agregar
grupos. Seleccione un grupo en la lista de grupos
disponibles. Puede seleccionar varios grupos.
Seleccione un permiso (Editor o Lector) y haga clic
en Aceptar.
Haga clic en el botn de eliminar para quitar los
usuarios o los grupos seleccionados.
NotaLa columna o men desplegable Permiso
solo estar disponible en el cuadro de dilogo
Syncplicity y en los cuadros de dilogo Agregar
usuarios o Agregar grupos, si el perfil seleccionado
es un perfil Publicar y revisar.
Nota personal Escriba el mensaje que va a incluir en el correo
electrnico de invitacin.

3. Haga clic en Compartir carpeta.

76 EMC Documentum D2 Versin 4.5 Gua del usuario


Uso de contenido

Uso de direcciones URL inteligentes para


interactuar con el contenido
Puede abrir el contenido y realizar bsquedas y otras acciones en el mismo mediante el uso de las
direcciones URL de contenido de D2. Agregue los parmetros descritos en la tabla siguiente a las
direcciones URL de D2. Por ejemplo:
http://<server>:<port>/D2?docbase=Repository1
&login=Admin&password=administrator
Un locateID requiere la presencia de un widget rbol del navegador en el rea de trabajo. Si el rea
de trabajo no contiene el widget necesario para la operacin, especificado mediante locateTarget
o mediante el widget predeterminado para la operacin, D2 abre la Galera de reas de trabajo para que
seleccione un rea de trabajo que contenga el widget.

Parmetro Descripcin
Repositorio Anexe ?docbase=<repository name>
Este parmetro es obligatorio en todas las direcciones URL inteligentes y
sigue a /D2
Inicio de sesin y contrasea Anexe &login=<username>
&password=<password>
Si no incluye la informacin de inicio de sesin en la URL, D2 muestra el
cuadro de dilogo de inicio de sesin.
Buscar contenido mediante Anexe &locateId=<r_object_id>
r_object_id
Buscar contenido mediante Anexe &chronicleId=<r_object_id>
chronicle_id
Buscar contenido por nombre Anexe &locateName=<content name>
Buscar contenido mediante Anexe &locateDql=<DQL query>
calificacin
Por ejemplo, http://<server>D2?docbase=<docbase>
&login=<userName>&password<password>
&locateDql=dm_document where object_name=<ob-
ject_name>
Para la versin actual del documento, i_chronicle_id es obligatorio.
Por ejemplo,
http://<server>D2?docbase=<docbase>&login=
<userName>&password<password>
&locateDql=dm_sysobject(all) where any
r_version_label=CURRENT and i_chronicle_id
=(select i_chronicle_id from dm_sysobject(all)
where r_object_id = <r_object_id>
Buscar contenido mediante Anexe &selectDql=<DQL query> para mostrar varios resultados si la
selectDql consulta devuelve ms de un resultado.
El parmetro commandEvent no se puede anexar a una direccin URL
que contenga el parmetro selectDql.

EMC Documentum D2 Versin 4.5 Gua del usuario 77


Uso de contenido

Parmetro Descripcin
Buscar por ruta de acceso Para buscar una carpeta, anexe &locatePath=<folder path>
Por ejemplo, http://<server>D2?docbase=<docbase>
&login=<userName>&password<password>
&locatePath=/abrun/Documents de tests/Folder4/3.1
Para buscar un documento por su ID de objeto, anexe &lo-
catePath=<folder path>&locateId=<r_object_id>
Por ejemplo,
http://<server>D2?docbase=<docbase>&login=
<userName>&password<password>
&locatePath=/abrun/
Documents de tests/Folder4/3.1
&locateId=0901ffc380038248
Para buscar un documento por su nombre de objeto, anexe
&locatePath=<folder path>
&locateName=<content name>
Por ejemplo,
http://<server>D2?docbase=<docbase>&login=
<userName>&password<password>
&locatePath=/abrun/
Documents de tests/Folder4/3.1
&locateName=QA_2012_num_059
Forzar un widget de destino Anexe &locateTarget=<widget type> para forzar a D2 para que
especfico en una operacin de realice la operacin de bsqueda en un widget especfico. El parmetro
bsqueda tambin enva un evento de inicializacin de widget. Puede utilizar los
siguientes tipos de widgets:
SearchWidget
TaskFoldersWidget
DoclistWidget (solo en modo de ruta de navegacin)
DocgalleryWidget (solo en modo breadcrumb)
BrowserWidget
Buscar contenido por versin Anexe &version=<content version>
Para buscar la ltima versin, utilice el valor CURRENT. Solo puede
anexar este parmetro a una direccin URL que contenga un parmetro de
bsqueda de contenido como locateId.
Puede anexar el parmetro de versin o un parmetro de calificacin
mediante una calificacin DQL al descargar un documento mediante una
direccin URL.
Ejemplo de uso de versin: http://myhost:8082/D2/
servlet/Download?
format=pdf&auth
=basic&event_name=d2_view&_docbase=dev_d2
&id=0901ffc380061697&version=0.4

78 EMC Documentum D2 Versin 4.5 Gua del usuario


Uso de contenido

Parmetro Descripcin

Ejemplo de uso de calificacin DQL: http://myhost:8082/D2/


servlet/Download?
format=pdf&auth=basic&event_name=d2_view
&_docbase=dev_d2&qualification=dm_document
where r_object_id=0901ffc380061697
Para buscar la ltima versin mediante el r_object_id del documento, anexe
&locateId=<r_object_id>
&version=<document_version>
Para buscar la ltima versin mediante el chronicle_id del documento,
anexe &chronicleId=<r_object_id>
&version=<document_version>
Realizar un evento o accin en Anexe &commandEvent=<action you want performed>.
el contenido
Anexe &commandParam=<value> para establecer el valor de los
parmetros como se describe en la lista de acciones.
Solo puede anexar este parmetro a una direccin URL que contenga un
parmetro de bsqueda de contenido como locateId. El parmetro
commandEvent no se puede anexar a una direccin URL que contenga
el parmetro selectDql.
Los eventos y las acciones que puede utilizar se describen en las secciones
siguientes. Si D2 muestra el mensaje de error Este comando no
est permitido, los administradores deben habilitar la accin.
Por ejemplo:
Para editar el contenido, anexe
&commandEvent=
D2_ACTION_CONTENT_EDIT
Para cancelar la retirada, anexe
&commandEvent=
D2_ACTION_CONTENT_CANCEL_CHECKOUT
Para destruir el contenido, anexe
&commandEvent=
D2_ACTION_OBJECT_DESTROY
Para iniciar el asistente de creacin, anexe
&commandEvent=
D2_ACTION_CONTENT_CREATE
&commandParam=parentId==<objectId de la carpeta
de destino>

Lista de eventos y acciones


Puede anexar un evento a la direccin URL para forzar a D2 a que realice acciones segn el evento.
Por ejemplo, si llama a D2_EVENT_SELECT_OBJECT, D2 realiza acciones automatizadas en el
contenido como si el usuario final hubiese seleccionado contenido en un widget. La lista de eventos se
describe en la tabla siguiente:

EMC Documentum D2 Versin 4.5 Gua del usuario 79


Uso de contenido

Nombre del canal Cuando un usuario final o D2 Parmetros y notas para eventos
de foco
D2_EVENT_CUSTOM Utiliza un widget externo. Los parmetros dependen del
evento personalizado.
D2_EVENT_DM_TICKET_GEN- Enva un mensaje ticket: ticket de Documentum.
ERATED utilizando D2_AC-
ticket_timeout: tiempo de
TION_DM_TICKET_GENERATE
espera del ticket de Documentum
en milisegundos.
ticket_time_generated:
tiempo de generacin del ticket en
tiempo posix.
ticket_time_expiration:
tiempo de caducidad del ticket en
tiempo posix.
D2_EVENT_SELECT_OBJECT Selecciona contenido. parentId: ID del objeto
principal.
parentType: tipo del objeto
principal.
D2_EVENT_SELECT_OBJECTS Selecciona varios contenidos. oam_id: lista de ID
de objeto separadas por
SEPARATOR_VALUE.
D2_EVENT_LOCATED_OB- Busca contenido. oam_id: ID del objeto.
JECT
locationType: tipo de
ubicacin, por ejemplo el tipo de
widget en el que se muestra el
contenido.
locateId: ID del objeto a
buscar.
locateName: nombre del objeto
a buscar.
version: versin del objeto a
buscar.
chronicleId: ChronicleID del
objeto a buscar.
collapseId: lista de ID de las
carpetas a recargar.
D2_EVENT_LO- Buscar una bsqueda. oam_id: ID del objeto.
CATED_SEARCH
D2_EVENT_LOCATED_TASK Buscar una tarea. oam_id: ID del objeto.
D2_EVENT_OBJECT_DE- Destruye contenido. oam_id: lista de ID
STROYED de objeto separadas por
SEPARATOR_VALUE.

80 EMC Documentum D2 Versin 4.5 Gua del usuario


Uso de contenido

Nombre del canal Cuando un usuario final o D2 Parmetros y notas para eventos
de foco
D2_EVENT_OBJECT_CRE- Crea contenido. El canal solo se aplica al widget
ATED Doclist.
oam_id: ID de la carpeta.
pathId: ID de ruta de acceso del
objeto. Por ejemplo, /repon-
ame/0c0d04e580000105/
0b0d04e580055dd8
D2_EVENT_COM- Crea un comentario. El canal solo se aplica al widget
MENT_ADDED Comentarios.
comment: ID del comentario.
D2_EVENT_FIL- Cambia el filtro global del rea de
TER_CHANGED trabajo.
D2_EVENT_CHECK- Cambia el estado de retirada del
OUT_STATE_CHANGED contenido.
D2_EVENT_PREFER- Cambia sus preferencias de
ENCES_CHANGED usuario.
D2_EVENT_PREFER- Carga sus preferencias de usuario.
ENCES_LOADED
D2_EVENT_WIDGET_GET_FO- Hace clic en un widget.
CUS
D2_EVENT_WIDGET_FOCUS D2 establece un widget como config: nombre de configuracin
activo. del widget.
widgetType: establezca el valor
en el tipo de widget.
Si desea establecer una instancia
especfica de un widget, utilice
config y establezca el valor en el
nombre del widget.
D2_EVENT_SEARCH_RUN Ejecuta una bsqueda. El canal solo se aplica al widget
Bsquedas y al widget Doclist.
oam_id: ID de la bsqueda.
searched_type: tipo de
bsqueda.
D2_EVENT_SEARCH_SAVED Guarda una bsqueda. El canal solo se aplica al widget
Bsquedas.
oam_id: ID de la bsqueda.
is_public: establezca en
true si la bsqueda es pblica o
compartida.
D2_EVENT_SEARCH_CATE- Crea una categora de bsqueda. El canal solo se aplica al widget
GORY_CREATED Bsquedas.

EMC Documentum D2 Versin 4.5 Gua del usuario 81


Uso de contenido

Nombre del canal Cuando un usuario final o D2 Parmetros y notas para eventos
de foco
D2_EVENT_WORK- Anula un flujo de trabajo. El canal solo se aplica al widget
FLOW_ABORTED Bsquedas.
oam_id: lista de ID
de objeto separadas por
SEPARATOR_VALUE.
widgetType: establezca el valor
en el tipo de widget asociado con
el evento.
D2_EVENT_SELECT_TASK Selecciona una tarea. oam_id: ID de la tarea.
D2_EVENT_SE- Selecciona una carpeta en el widget El canal activa detalles de tareas,
LECT_TASK_FOLDER Administrador de tareas. anexos de tareas y notas de tareas.
oam_id: ID de la carpeta de
tareas.
D2_EVENT_SE- Selecciona una nota en el widget El canal solo se aplica durante
LECT_TASK_NOTE Notas de tareas. la comunicacin entre el widget
Explorador de tareas y el widget
Lista de tareas.
oam_id: ID de la nota de tarea.
D2_EVENT_SE- Selecciona un ejecutor en el widget oam_id: ID de la tarea realizada.
LECT_TASK_PERFORMER Ejecutores de tareas.
La siguiente informacin se copia
del elemento seleccionado:
icon
id
locked
style
thumbnail
version
immutable: D2 establece este
valor en true si el elemento es
invariable.
D2_EVENT_TASK_READ_ Cambia el estado de lectura de una oam_id: ID de la tarea.
STATE_CHANGED tarea.
locateId: ID de la tarea a
buscar.
parentId: ID de la tarea
principal.
D2_EVENT_TASK_PRIOR- Cambia la prioridad de una tarea. oam_id: ID de la tarea.
ITY_CHANGED
parentId: ID de la tarea
principal.

82 EMC Documentum D2 Versin 4.5 Gua del usuario


Uso de contenido

Nombre del canal Cuando un usuario final o D2 Parmetros y notas para eventos
de foco
D2_EVENT_TASK_PRO- Reenva o rechaza una tarea. oam_id: ID de la tarea.
CESSED
D2_EVENT_WIDGET_INITIAL- Abre un widget.
IZED
D2_EVENT_WORKSPACE_ Cierra un rea de trabajo. oam_cuid: UID de la pestaa del
CLOSED rea de trabajo que se ha cerrado.
D2_EVENT_THEME_CHANGED Cambia el tema de un rea de oam_cuid: UID del contenedor.
trabajo.
La siguiente informacin se copia
del tema:
background_color
background_color_type
background_color_gradi-
ent_end
background_color_gradi-
ent_start
background_color_tex-
ture_name
header_color
label: etiqueta del tema.
name: nombre del tema.
selection_blur_color
selection_color
border_color
title_color
tab_active_color
tab_border_color
tab_inactive_color
dialog_background_white:
D2 establece este valor en true
si el fondo del cuadro de dilogo
es blanco.
tab_colored_text: valor
booleano para indicar si las
pestaas utilizan texto en color.
D2_EVENT_RENDI- Crea una copia de contenido El canal solo se aplica al widget
TION_ADDED diferente. Copias.
oam_id: ID del contenido.

EMC Documentum D2 Versin 4.5 Gua del usuario 83


Uso de contenido

Nombre del canal Cuando un usuario final o D2 Parmetros y notas para eventos
de foco
D2_EVENT_IFRAME_ACTIVE Activa un iframe. oam_value: booleano para
indicar si el iframe est activado o
desactivado.
D2_EVENT_IFRAME_INIT Abre un iframe. channels: lista de eventos.
D2_EVENT_THEME_CHANGED
contiene informacin acerca del
tema del iframe.
D2_EVENT_SELECT_TAXON- Selecciona una taxonoma. El canal solo se aplica al widget
OMY Propiedades.
oam_id: ID de la taxonoma.
El evento copia los atributos de
elementos de taxonoma.
D2_EVENT_SELECT_DICTIO- Selecciona un diccionario. El canal solo se aplica al widget
NARY Propiedades.
oam_id: ID del diccionario.
El evento copia los atributos de
elementos de diccionario.
D2_EVENT_SELECT_USER Selecciona un usuario. El canal solo se aplica al widget
Propiedades.
oam_id: ID del usuario.
El evento copia los atributos de
elementos de usuario.
D2_EVENT_USER_CREATED Crea un usuario. El canal solo se aplica al widget
Usuarios.
oam_id: ID del usuario.
D2_EVENT_SELECT_GROUP Selecciona un grupo. El canal solo se aplica al widget
Propiedades.
oam_id: ID del grupo.
El evento copia los atributos de
elementos de grupo.
D2_EVENT_GROUP_CREATED Crea un grupo. El canal solo se aplica al widget
Grupos.
oam_id: ID del grupo.
D2_EVENT_SELECT_RELA- Selecciona una relacin. El canal solo se aplica al widget
TION Relaciones.
oam_id: ID de la relacin.
El evento copia los atributos de
elementos de relacin.

84 EMC Documentum D2 Versin 4.5 Gua del usuario


Uso de contenido

Nombre del canal Cuando un usuario final o D2 Parmetros y notas para eventos
de foco
D2_EVENT_SELECT_RENDI- Selecciona una copia en el widget El canal solo se aplica al widget
TION Copias. Copias.
oam_id: ID de la copia.
El evento copia los atributos de
elementos de copia.
D2_EVENT_SELECT_RETEN- Selecciona una directiva de El canal solo se aplica al widget
TION retencin. Copias.
oam_id: ID de la directiva de
copia.
El evento copia los atributos de
elementos de directiva de copia.
D2_EVENT_SELECT_MARKUP Selecciona una directiva de marcas. oam_id: ID de la directiva de
marcas.
El evento copia los atributos de
elementos de directiva de marcas.
D2_EVENT_SELECT_SEARCH Selecciona una bsqueda guardada. El canal solo se aplica al widget
Doclist.
oam_id: ID de la bsqueda.
El evento copia los atributos de
elementos de bsqueda.
D2_EVENT_SELECT_FACET Selecciona una faceta. El canal solo se aplica al widget
Doclist.
oam_id: ID de la faceta.
El evento copia los atributos de
elementos de faceta.
D2_EVENT_SELECT_QUERY- Selecciona una bsqueda del El canal solo se aplica al widget
FORM formulario de consulta. Doclist.
oam_id: ID de la bsqueda de
formularios de consulta.
El evento copia los atributos
de elementos de bsqueda de
formularios de consulta.
D2_EVENT_SELECT_DISTRI- Selecciona una distribucin. oam_id: ID de la distribucin.
BUTION
El evento copia los atributos de
elementos de distribucin.
D2_EVENT_SELECT_WORK- Selecciona la informacin general oam_id: ID de la informacin
FLOWTRACKER de un flujo de trabajo. general del flujo de trabajo.
El evento copia los atributos de
elementos de informacin general
del flujo de trabajo.

EMC Documentum D2 Versin 4.5 Gua del usuario 85


Uso de contenido

Nombre del canal Cuando un usuario final o D2 Parmetros y notas para eventos
de foco
D2_EVENT_SELECT_WORK- Selecciona una actividad de flujo oam_id: ID de la actividad de
FLOW_ACTIVITY de trabajo. flujo de trabajo.
El evento copia los atributos de
elementos de actividad de flujo de
trabajo.
D2_EVENT_SELECT_AUDIT Selecciona un evento de auditora. oam_id: ID de la auditora.
El evento copia los atributos de
elementos de auditora.
D2_EVENT_SELECT_SNAP- Selecciona una instantnea de El canal solo se aplica al widget
SHOT documento virtual. Instantneas.
oam_id: ID de la instantnea de
documento virtual.
El evento copia los atributos
de elementos de instantnea de
documento virtual.
D2_EVENT_VD_TEM- Selecciona un formulario de El canal solo se aplica al widget
PLATE_SELECTED plantilla de documento virtual. Instantneas.
oam_id: ID de la plantilla de
documento virtual.
El evento copia los atributos
de elementos de plantilla de
documento virtual.
D2_EVENT_DRAG_DROP_ Comienza a arrastrar y soltar. oam_id: lista de ID de contenido.
STARTED
D2_EVENT_DRAG_DROP_ Deja de arrastrar y soltar. oam_id: lista de ID de contenido.
ENDED
D2_EVENT_VIEW_SWITCHED_ Cambia manualmente la vista del oam_id: posicin de vista (0 si no
MANUAL rea de trabajo. hay ninguna).
oam_value: nueva etiqueta de
vista.
oam_cuid: UID de la pestaa del
rea de trabajo.
D2_EVENT_VIEW_SWITCHED_ Cambia automticamente la vista oam_id: posicin de vista (0 si no
AUTO del rea de trabajo. hay ninguna).
oam_value: nueva etiqueta de
vista.
oam_cuid: UID de la pestaa del
rea de trabajo.

86 EMC Documentum D2 Versin 4.5 Gua del usuario


Uso de contenido

Nombre del canal Cuando un usuario final o D2 Parmetros y notas para eventos
de foco
D2_EVENT_IM- Importa contenido de una URL. oam_id: posicin de vista (0 si no
PORTED_FROM_URL hay ninguna).
cancelReason: razn de la
cancelacin si la operacin se
cancela.
result: contiene el resultado si
la operacin se completa.
error: contiene el error si la
operacin falla.
D2_EVENT_EX- Exporta contenido de una URL. oam_id: posicin de vista (0 si no
PORTED_FROM_URL hay ninguna).
cancelReason: razn de la
cancelacin si la operacin se
cancela.
result: contiene el resultado si
la operacin se completa.
error: contiene el error si la
operacin falla.
D2_EVENT_DOWN- Publica una accin D2_AC- urls: contiene una cadena
LOAD_URLS_RECEIVED TION_DOWNLOAD_URLS_RE- concatenada de direcciones URL.
QUEST.

Puede realizar una accin en el contenido como se describe en la siguiente tabla:

Nombre del canal Solicita que D2 Parmetros y notas para eventos


de foco
D2_ACTION_OPEN_FOLDER Abra una carpeta en el repositorio. El canal solo se aplica al widget
Doclist.
oam_id: ID de la carpeta.
collapseId: lista de ID de las
carpetas a recargar.
pathId: ID de ruta de acceso del
objeto. Por ejemplo, /repon-
ame/0c0d04e580000105/
0b0d04e580055dd8
D2_ACTION_OPEN_URL Abra una URL en una nueva url: la URL a abrir.
ventana de explorador.
D2_ACTION_OPEN_VD Abra un documento virtual en el El canal solo se aplica al widget
repositorio. Documentos virtuales.
oam_id: ID del documento
virtual.

EMC Documentum D2 Versin 4.5 Gua del usuario 87


Uso de contenido

Nombre del canal Solicita que D2 Parmetros y notas para eventos


de foco
D2_ACTION_OPEN_SNAP- Abra una instantnea de documento El canal solo se aplica al widget
SHOT virtual. Instantneas.
D2_ACTION_LOCATE_OBJECT Buscar contenido en el repositorio. El canal solo se aplica al widget
Ubicaciones.
oam_id: ID del contenido.
D2_ACTION_LOCATE_TASK Buscar una tarea. El canal solo se aplica al widget
Ubicaciones.
oam_id: ID de la tarea.
D2_ACTION_LO- Buscar una bsqueda guardada. El canal solo se aplica al widget
CATE_SEARCH Ubicaciones.
oam_id: ID de la tarea.
D2_ACTION_REFRESH_DOCU- Actualice el contenido. oam_id: ID del contenido.
MENT
import: existe si la actualizacin
est relacionada con la importacin.
D2_AC- Copie el enlace inteligente en el oam_id: ID del objeto que se va a
TION_COPY_LINK_IN_CLIP- contenido. buscar.
BOARD
D2_AC- Copie el enlace inteligente en el oam_id: ID del objeto que se va a
TION_COPY_LINK_IN_CLIP- portapapeles. buscar.
BOARD_LOCATE
D2_AC- Vea el documento. oam_id: ID del objeto que se va a
TION_COPY_LINK_IN_CLIP- buscar.
BOARD_VIEW
D2_AC- Vea el documento sin copias ni oam_id: ID del objeto que se va a
TION_COPY_LINK_IN_CLIP- metadatos. buscar.
BOARD_VIEW_NATIVE
D2_AC- Vea el documento con anotaciones oam_id: ID del objeto que se va a
TION_COPY_LINK_IN_CLIP- nativas. buscar.
BOARD_VIEW_WITH_NA-
TIVE_ANNOTATION
D2_AC- Vea el documento en la vista oam_id: ID del objeto que se va a
TION_COPY_LINK_IN_CLIP- servlet. buscar.
BOARD_SERVLET_VIEW NotaLa vista servlet abre el archivo
y realiza la accin sin iniciar sesin
en D2 ni pasar por la interfaz de
usuario de D2.
D2_AC- Vea el documento en la vista servlet oam_id: ID del objeto que se va a
TION_COPY_LINK_IN_CLIP- sin copias ni metadatos. buscar.
BOARD_SERVLET_VIEW_NA-
TIVE

88 EMC Documentum D2 Versin 4.5 Gua del usuario


Uso de contenido

Nombre del canal Solicita que D2 Parmetros y notas para eventos


de foco
D2_AC- Vea la versin actual del documento oam_id: ID del objeto que se va a
TION_COPY_LINK_IN_CLIP- en la vista servlet. buscar.
BOARD_SERVLET_VIEW_CUR-
RENT
D2_AC- Vea la versin actual del documento oam_id: ID del objeto que se va a
TION_COPY_LINK_IN_CLIP- con contenido nativo en la vista buscar.
BOARD_SERVLET_VIEW_NA- servlet.
TIVE_CURRENT
D2_ACTION_DUMP Muestre un volcado de memoria oam_id: ID del contenido.
del contenido.
D2_ACTION_CON- Registre el contenido. oam_id: ID del contenido.
TENT_CHECKIN
D2_ACTION_CONTENT_IM- Importe una nueva versin del oam_id: ID del contenido.
PORT_AS_VERSION contenido.
D2_ACTION_CON- Registre el contenido como una oam_id: ID del contenido.
TENT_CHECKIN_NATIVE_AN- anotacin nativa.
NOTATION
D2_ACTION_CONTENT_PRINT Imprima el contenido. oam_id: ID del contenido.
D2_ACTION_CONTENT_COM- Compare dos contenidos. oam_id: ID del contenido.
PARE
D2_ACTION_CONTENT_EX- Exporte el contenido. oam_id: ID del contenido.
PORT
DOWNLOAD_LOCATION:
ubicacin de descarga.
D2_ACTION_CONTENT_EX- Exporte contenido sin incluir oam_id: ID del contenido.
PORT_NATIVE copias ni metadatos.
DOWNLOAD_LOCATION:
ubicacin de descarga.
D2_ACTION_CONTENT_EX- Exporte contenido de carpetas. oam_id: ID del contenido.
PORT_FOLDER
DOWNLOAD_LOCATION:
ubicacin de descarga.
D2_ACTION_CONTENT_EX- Exporte contenido de carpetas sin oam_id: ID del contenido.
PORT_FOLDER_NATIVE incluir copias ni metadatos.
DOWNLOAD_LOCATION:
ubicacin de descarga.
D2_ACTION_CONTENT_VIEW Vea el contenido. oam_id: ID del contenido.
DOWNLOAD_LOCATION:
ubicacin de descarga.
D2_ACTION_CON- Vea contenido sin copias ni oam_id: ID del contenido.
TENT_VIEW_NATIVE metadatos.
DOWNLOAD_LOCATION:
ubicacin de descarga.

EMC Documentum D2 Versin 4.5 Gua del usuario 89


Uso de contenido

Nombre del canal Solicita que D2 Parmetros y notas para eventos


de foco
D2_ACTION_CONTENT_EDIT Edite el contenido. oam_id: ID del contenido.
DOWNLOAD_LOCATION:
ubicacin de descarga.
D2_ACTION_CON- Retire el contenido. El canal solo se aplica al widget
TENT_CHECKOUT Retirada.
oam_id: ID del contenido.
DOWNLOAD_LOCATION:
ubicacin de descarga.
D2_ACTION_CONTENT_CAN- Cancele la retirada de contenido. oam_id: ID del contenido.
CEL_CHECKOUT
locateAndRefresh: valor
booleano para determinar si la
bsqueda y la actualizacin han
tenido lugar.
refreshCheckoutState:
booleano para determinar si el
estado de retirada se ha actualizado.
D2_ACTION_CON- Edite el contenido con anotaciones oam_id: ID del contenido.
TENT_EDIT_WITH_NA- nativas.
TIVE_ANNOTATION
D2_ACTION_CON- Vea el contenido con anotaciones oam_id: ID del contenido.
TENT_VIEW_WITH_NA- nativas.
TIVE_ANNOTATION
D2_ACTION_CON- Edite una anotacin nativa. oam_id: ID del contenido.
TENT_EDIT_NATIVE_AN-
NOTATION
D2_ACTION_COMMENT Muestre el cuadro de dilogo de El canal solo se aplica al widget
creacin de comentarios. Comentarios.
Establezca parentCommentId oam_id: ID del contenido.
como el comentario primario.
parentCommendId: ID del
comentario principal.
id: ID del comentario.
editor: cuerpo de texto
enriquecido del comentario.
D2_ACTION_CONTENT_CRE- Muestre el cuadro de dilogo de oam_id: ID del contenido usado
ATE creacin de contenido. en la herencia de propiedades.
Establezca parentId como la parentId: ID de la carpeta
carpeta primaria de la ubicacin principal. D2 crea contenido
del contenido si no se ha definido dentro de la carpeta especificada
la vinculacin automtica. si no se ha definido un enlace
automtico.

90 EMC Documentum D2 Versin 4.5 Gua del usuario


Uso de contenido

Nombre del canal Solicita que D2 Parmetros y notas para eventos


de foco
D2_ACTION_CONTENT_IM- Muestre el cuadro de dilogo de oam_id: ID del contenido usado
PORT importacin de contenido. en la herencia de propiedades.
Establezca parentId como la parentId: ID de la carpeta
carpeta primaria de la ubicacin principal. D2 crea contenido
del contenido si no se ha definido dentro de la carpeta especificada
la vinculacin automtica. si no se ha definido un enlace
automtico.
files: lista de archivos en el
equipo cliente.
D2_ACTION_FOLDER_CRE- Muestre el cuadro de dilogo de oam_id: ID de la carpeta en la
ATE creacin de carpetas. que se crea la nueva carpeta.
Establezca root_object_type root_object: establezca en
como dm_folder o dm_folder o dm_cabinet
dm_cabinet. para especificar el tipo de carpeta.
D2_ACTION_OBJECT_DE- Muestre el cuadro de dilogo oam_id: ID del contenido.
STROY Destruccin del contenido.
Establezca parentCommentId
como el contenido primario.
D2_ACTION_PERMIS- Muestre el cuadro de dilogo oam_id: ID del contenido.
SIONS_SHOW Permisos.
D2_ACTION_RENDI- Muestre el cuadro de dilogo oam_id: ID del contenido.
TION_ADD Agregar copia.
D2_ACTION_RENDITION_RE- Solicite una copia. oam_id: ID del contenido.
QUEST
D2_ACTION_RELATION_CRE- Muestre el cuadro de dilogo oam_id: ID del contenido.
ATE Creacin de relaciones.
D2_ACTION_RELATION_DE- Muestre el cuadro de dilogo oam_id: ID del contenido.
STROY Destruccin de relaciones.
associate_id: ID de la
Establezca associate_id como relacin.
el id. de la relacin para destruir.
D2_ACTION_MASS_UPDATE Ejecute una configuracin de oam_id: ID del contenido.
actualizacin en masa.
config_name: nombre de la
Establezca config_name como configuracin de actualizacin en
el nombre de la configuracin de masa.
actualizacin en masa.
D2_ACTION_SYNCPLICITY Muestre el cuadro de dilogo oam_id: ID del contenido.
Syncplicity.
D2_ACTION_CUT Realice una operacin de corte. oam_id: ID del contenido.
parentId: ID del contenido
principal.

EMC Documentum D2 Versin 4.5 Gua del usuario 91


Uso de contenido

Nombre del canal Solicita que D2 Parmetros y notas para eventos


de foco
D2_ACTION_COPY Realice una operacin de copia. oam_id: ID del contenido.
parentId: ID del contenido
principal.
D2_ACTION_PASTE Realice una operacin de pegado. parentId: ID del contenido
principal.
D2_ACTION_PASTE_LINK Pegue un enlace del contenido del parentId: ID del contenido
portapapeles. principal.
D2_ACTION_CLIP- Recupere el contenido del portapa-
BOARD_GET peles. Esta accin activa D2_AC-
TION_CLIPBOARD_CONTENT.
D2_ACTION_CLIP- Realice una operacin en el clipboard-operation:
BOARD_CONTENT contenido del portapapeles. operacin realizada desde el
portapapeles.
clipboard-contentId: ID
del contenido del portapapeles.
clipboard-value: valor del
contenido del portapapeles.
D2_ACTION_DOWN- Solicite una lista de direcciones oam_id: ID del contenido.
LOAD_URLS_REQUEST URL de documento para el
format: formato del documento.
contenido.
pageModifier: modificador de
pgina.
pagenumber: nmero de pgina.
D2_ACTION_IM- Importa contenido de una URL. oam_id: ID del contenido.
PORT_FROM_URL
url: URL del contenido.
isModel: establezca en true
para crear el modelo de contenido.
D2_ACTION_EX- Exporta contenido de una URL. oam_id: ID del contenido.
PORT_FROM_URL
url: URL de la ubicacin de
exportacin.
useViewLocation: establezca
en true para utilizar la ubicacin
de la vista; de lo contrario,
la exportacin abre el cuadro
de dilogo de seleccin de la
aplicacin.
hasDataPost: booleano
para indicar si la operacin de
exportacin tiene informacin en
el parmetro dataPost.
dataPost: los valores a publicar.

92 EMC Documentum D2 Versin 4.5 Gua del usuario


Uso de contenido

Nombre del canal Solicita que D2 Parmetros y notas para eventos


de foco
D2_ACTION_SENDMAIL Enve correo. oam_id: ID para enviar. Si
ha utilizado id, no es necesario
utilizar oeam_id.
id: ID para enviar.
type: tipo de objeto.
parentType: tipo de contenido
principal. Opcional.
D2_ACTION_FAVORITE_ADD Agregue contenido a la lista de oam_id: ID del contenido.
favoritos.
D2_ACTION_FAVORITE_RE- Elimine contenido de la lista de oam_id: ID del contenido.
MOVE favoritos.
D2_ACTION_ACROBAT_AN- Abra una anotacin de Adobe oam_id: ID del contenido.
NOTATION_OPEN Acrobat.
D2_ACTION_TICKET_GENER- Genere un ticket de Documentum.
ATE

Puede realizar acciones de la interfaz, tal y como se describe en la siguiente tabla:

Nombre del canal Solicita que D2 Parmetros y notas para eventos


de foco
D2_ACTION_DISPLAY_DIA- Muestre un cuadro de dilogo. oam_id: ID del cuadro de
LOG dilogo.
raw: un booleano que recupera el
contenido sin formato de oam_id
cuando se establece en true.
Opcional.
DIALOG_NAME: nombre del
cuadro de dilogo.
MANAGER: nombre de clase de
administrador. Opcional.
parentType: tipo de objeto
principal. Opcional.
mode: modo de creacin, edicin o
importacin del cuadro de dilogo.
Opcional.

EMC Documentum D2 Versin 4.5 Gua del usuario 93


Uso de contenido

Nombre del canal Solicita que D2 Parmetros y notas para eventos


de foco
D2_ACTION_EXECUTE_MAN- Ejecute una clase de administrador oam_id: ID del cuadro de
AGER para un cuadro de dilogo. dilogo.
raw: un booleano que recupera el
contenido sin formato de oam_id
cuando se establece en true.
Opcional.
DIALOG_NAME: nombre del
cuadro de dilogo.
MANAGER: nombre de clase de
administrador.
D2_ACTION_EXECUTE Ejecute una accin. rId: ID devuelto. De forma
predeterminada, este valor se
establece en el ID de mensaje.
rType: tipo devuelto (JS,
NATIVE o EVENT). De forma
predeterminada, este valor no hace
nada.
rAction: accin devuelta
(Javascript alineado, nombre
de funcin nativa o nombre de
evento). De forma predeterminada,
este valor no hace nada.
eMode: modo de entrada
(establezca en SINGLE para llamar
a la accin para un ID, MONO
para llamar a la accin una vez por
cada ID, o MULTI para llamar a
la accin una vez con una lista de
todos los ID proporcionados). De
forma predeterminada, este valor
se establece en MULTI.
eCall: llamada de entrada cuando
eMode est establecido en MONO
(establezca en SEQUENTIAL
para llamar a las acciones de una
en una esperando el regreso de
cada llamada de servicio o en
PARALLEL para llamar a las
acciones al mismo tiempo). De
forma predeterminada, este valor
se establece en SEQUENTIAL.
eMethod: nombre del mtodo
de entrada. Este valor solo es
necesario para servicios D2FS en

94 EMC Documentum D2 Versin 4.5 Gua del usuario


Uso de contenido

Nombre del canal Solicita que D2 Parmetros y notas para eventos


de foco
combinacin con el parmetro
eService.
eService: nombre del servicio
de interfaz de complemento sin el
prefijo I y el sufijo Service.
D2_ACTION_REFRESH_WID- Actualice el widget. oam_id: ID del widget.
GET
target_type: tipo de widget.
D2_AC- Actualice el rea de trabajo activa. oam_id: ID del rea de trabajo.
TION_RELOAD_WORKSPACE
option_same_repository:
determina si el rea de trabajo se
encuentra en el mismo repositorio.
D2_ACTION_WID- Establezca el widget con vista de original_widget: ID de
GET_FULLSCREEN pantalla completa. widget original.
original_event: ID de evento
original.
original_cuid: CUID
original.
original_global: ID global
original.
url: URL del widget.

Puede realizar una accin de distribucin tal como se describe en la tabla siguiente:

Nombre del canal Solicita que D2 Parmetros y notas para eventos


de foco
D2_ACTION_DISTIBU- Acepte la distribucin. oam_id: ID del contenido.
TION_ACCEPT
Establezca config_name como config_name: nombre de la
el nombre de configuracin de la distribucin.
distribucin.
D2_ACTION_DISTRIBU- Rechace la distribucin. oam_id: ID del contenido.
TION_REJECT
Establezca config_name como config_name: nombre de la
el nombre de configuracin de la distribucin.
distribucin.
D2_ACTION_DISTRIBU- Prepare la distribucin. oam_id: ID del contenido.
TION_PREPARE
Establezca config_name como config_name: nombre de la
el nombre de configuracin de la distribucin.
distribucin.

EMC Documentum D2 Versin 4.5 Gua del usuario 95


Uso de contenido

Nombre del canal Solicita que D2 Parmetros y notas para eventos


de foco
D2_ACTION_DISTRIBU- Inicie la distribucin. oam_id: ID del contenido.
TION_LAUNCH
Establezca config_name como config_name: nombre de la
el nombre de configuracin de la distribucin.
distribucin.
D2_ACTION_DISTRIBU- Impida la distribucin. oam_id: ID del contenido.
TION_STOP
Establezca config_name como config_name: nombre de la
el nombre de configuracin de la distribucin.
distribucin.
D2_ACTION_DISTRIBU- Informe de la distribucin. oam_id: ID del contenido.
TION_REPORT
Establezca config_name como config_name: nombre de la
el nombre de configuracin de la distribucin.
distribucin.
D2_ACTION_SUBSCRIBE Suscriba una distribucin. oam_id: ID de la distribucin.

Puede realizar una accin de bsqueda tal como se describe en la tabla siguiente:

Nombre del canal Solicita que D2 Parmetros y notas para eventos


de foco
D2_ACTION_SEARCH_DOCU- Busque contenido en el repositorio. oam_id: ID de la bsqueda.
MENT
locateId: ID del objeto a
buscar.
searched_type: nombre del
tipo de bsqueda.
facet_attr_name: nombre
del atributo de faceta.
facet_attr_value: valor del
atributo de faceta.
reset_facet_attr_name:
restablece el nombre del atributo
de faceta.
D2_ACTION_SEARCH_HIGH- Resalta los trminos de bsqueda. oam_value: valor binario que
LIGHT_TERMS indica si resaltar los trminos de
bsqueda (0 o 1).
D2_ACTION_AD- Muestre el cuadro de dilogo de oam_id: ID de la bsqueda. Si
VANCED_SEARCH bsqueda avanzada. establece este valor en null, la
accin pide al usuario que cree una
nueva bsqueda avanzada.
D2_ACTION_SEARCH_CATE- Muestre el cuadro de dilogo de
GORY_DIALOG categora de bsqueda avanzada.
D2_ACTION_PREFER- Muestre el cuadro de dilogo
ENCES_SHOW Preferencias de usuario.

96 EMC Documentum D2 Versin 4.5 Gua del usuario


Uso de contenido

Nombre del canal Solicita que D2 Parmetros y notas para eventos


de foco
D2_ACTION_QUERY- Muestre el cuadro de dilogo oam_id: ID del contenido.
FORM_SHOW Bsqueda del formulario de
consulta
D2_ACTION_QUERY_CATE- Muestre el cuadro de dilogo
GORY_DIALOG de categora de bsqueda de
formulario de consulta.

Puede realizar una accin de documento virtual tal como se describe en la tabla siguiente:

Nombre del canal Solicita que D2 Parmetros y notas para eventos


de foco
D2_ACTION_CONVERT_VD Convierta un documento en un oam_id: ID del contenido.
documento virtual.
D2_ACTION_CONVERT_DOC Convierta un documento virtual en oam_id: ID del documento
un documento simple. virtual.
D2_ACTION_SNAPSHOT_CRE- Cree una instantnea de documento El canal solo se aplica al widget
ATE virtual. Instantneas.
oam_id: ID del documento
virtual.
D2_AC- Muestre el cuadro de dilogo
TION_VD_ADD_CHILD_SE- Agregar elemento secundario.
LECTED
D2_ACTION_VD_RE- Muestre el cuadro de dilogo
MOVED_CHILD_SELECTED Quitar elemento secundario.
D2_AC- Muestre el cuadro de dilogo
TION_VD_SET_CHILD_BIND- Versin de enlace.
ING_VERSION
D2_ACTION_VD_INSERT_IN- Muestre el cuadro de dilogo
HERITED_COMPONENT Insertar componente heredado.
D2_ACTION_VD_CLEAR_VD Borre elementos de un documento
virtual.

Puede realizar una accin de ciclo de vida o de flujo de trabajo tal como se describe en la tabla siguiente:

Nombre del canal Solicita que D2 Parmetros y notas para eventos


de foco
D2_ACTION_LIFECY- Ejecute una operacin de ciclo oam_id: ID del contenido.
CLE_DCTM de vida en un ciclo de vida de
operation: la operacin a
Documentum.
realizar.
policyId: la directiva a utilizar.

EMC Documentum D2 Versin 4.5 Gua del usuario 97


Uso de contenido

Nombre del canal Solicita que D2 Parmetros y notas para eventos


de foco
D2_ACTION_LIFECYCLE_D2 Ejecute una operacin de ciclo de oam_id: ID del contenido.
vida en un ciclo de vida de D2.
operation: la operacin a
realizar.
policyId: la directiva a utilizar.
D2_ACTION_WORK- Inicie un flujo de trabajo. oam_id: ID del contenido.
FLOW_LAUNCH
config: nombre de la
configuracin del flujo de trabajo.
D2_ACTION_WORK- Inicie un flujo de trabajo cuando oam_id: ID de queue_item.
FLOW_LAUNCH_SCHEDULED est programado.
D2_ACTION_WORKFLOW_UP- Muestre el cuadro de dilogo de oam_id: ID de queue_item.
DATE_PERFORMERS ejecutores de actualizaciones.
workflowTrackerId: ID del
rastreador de flujos de trabajo
utilizado si oam_id no es un
ID2cWorkfowTracker o un
IDfQueueItemworkflow.
Opcional.
D2_ACTION_WORK- Muestre el cuadro de dilogo oam_id: ID del rastreador de
FLOW_ABORT Anular flujo de trabajo. flujos de trabajo.
D2_ACTION_TASK_ACQUIRE Establezca la tarea como adquirida. oam_id: ID de la tarea.
parentId: ID de la tarea
principal.
forceAcquire: establezca en
true para forzar la adquisicin.
forceRead: establezca en true
para forzar la lectura.
D2_ACTION_TASK_READ Active o desactive el estado de oam_id: ID de la tarea.
lectura de la tarea.
parentId: ID de la tarea
principal.
read: establezca en true o
false.
D2_ACTION_TASK_PRIORITY Establezca la prioridad de tarea. oam_id: ID de la tarea.
parentId: ID de la tarea
principal.
priority: establezca en el
entero de la prioridad.
D2_ACTION_TASK_FORWARD Muestre el cuadro de dilogo oam_id: ID de la tarea.
Progresin de tarea.
D2_ACTION_TASK_REJECT Muestre el cuadro de dilogo oam_id: ID de la tarea.
Rechazo de tarea.

98 EMC Documentum D2 Versin 4.5 Gua del usuario


Uso de contenido

Nombre del canal Solicita que D2 Parmetros y notas para eventos


de foco
D2_ACTION_TASK_DELE- Muestre el cuadro de dilogo oam_id: ID de la tarea.
GATE Delegacin de tarea.
source: establezca en tracker
o task.
D2_ACTION_TASK_NOTE Muestre el cuadro de dilogo Nota El canal solo se aplica al widget
de tarea. Notas de tareas.
oam_id: ID de la tarea.
D2_ACTION_TASK_PROCESS Muestre el cuadro de dilogo oam_id: ID de la tarea.
Procesamiento de tarea.
operation: la operacin a
Establezca operation como la realizar.
operacin que desee realizar.

Puede realizar una taxonoma o una accin de un widget tal como se describe en la tabla siguiente:

Nombre del canal Solicita que D2 Parmetros y notas para eventos


de foco
D2_ACTION_TAXONOMY_EX- Muestre el cuadro de dilogo oam_id: ID de la taxonoma.
PORT Exportacin de taxonoma.
D2_ACTION_TAXONOMY_IM- Muestre el cuadro de dilogo oam_id: ID de la taxonoma.
PORT Importacin de taxonoma.
D2_ACTION_TAXON- Muestre el cuadro de dilogo oam_id: ID de la taxonoma.
OMY_CHECKIN Registro de taxonoma.
D2_ACTION_TAXON- Muestre el cuadro de dilogo oam_id: ID de la taxonoma.
OMY_SAVE Guardar taxonoma.
D2_ACTION_TAXON- Muestre el cuadro de dilogo oam_id: ID de la taxonoma.
OMY_PROPERTIES Propiedades de taxonoma.
D2_ACTION_TAXONOMY_LO- Busque la taxonoma. El canal solo se aplica al widget
CATE Buscar.
oam_id: ID de la taxonoma.
D2_ACTION_TAXONOMY_RE- Muestre el cuadro de dilogo oam_id: ID de la taxonoma.
STORE Restauracin de la taxonoma.
D2_ACTION_DICTIO- Muestre el cuadro de dilogo oam_id: ID del diccionario.
NARY_EXPORT Exportar diccionario.
D2_ACTION_DICTIO- Muestre el cuadro de dilogo oam_id: ID del diccionario.
NARY_IMPORT Importar diccionario.
D2_ACTION_DICTIO- Muestre el cuadro de dilogo oam_id: ID del diccionario.
NARY_SAVE Guardar diccionario.
D2_ACTION_DICTIO- Muestre el cuadro de dilogo oam_id: ID del diccionario.
NARY_RESTORE Restaurar diccionario.

EMC Documentum D2 Versin 4.5 Gua del usuario 99


Uso de contenido

Nombre del canal Solicita que D2 Parmetros y notas para eventos


de foco
D2_ACTION_DICTIO- Muestre el cuadro de dilogo oam_id: ID del diccionario.
NARY_UPDATE Actualizar diccionario.
D2_ACTION_DICTIO- Muestre el cuadro de dilogo de oam_id: ID del diccionario.
NARY_PROPERTIES propiedades de diccionario.

Puede realizar acciones de administracin de usuarios y grupos, tal y como se describe en la siguiente
tabla:

Nombre del canal Solicita que D2 Parmetros y notas para eventos


de foco
D2_ACTION_OPEN_GROUP Abra un grupo. oam_id: ID del grupo.
D2_ACTION_GROUP_CREATE Crea un grupo. El canal solo se aplica al widget
Grupos.
D2_ACTION_GROUP_PROPER- Establezca las propiedades de un El canal solo se aplica al widget
TIES grupo. Propiedades.
oam_id: ID del grupo.
D2_ACTION_USER_CREATE Crea un usuario. El canal solo se aplica al widget
Usuarios.
oam_id: ID del usuario.
D2_ACTION_USER_PROPER- Establezca las propiedades de un El canal solo se aplica al widget
TIES usuario. Propiedades.
oam_id: ID del usuario.

100 EMC Documentum D2 Versin 4.5 Gua del usuario


Captulo 7
Uso de ciclos de vida y flujos de trabajo

Este captulo contiene los siguientes temas:


Descripcin de ciclos de vida
Descripcin de los flujos de trabajo
Descripcin de las diferencias entre los flujos de trabajo y los ciclos de vida
Ejemplo de un flujo de trabajo y un ciclo de vida
Envo de contenido a un flujo de trabajo
Uso del widget Delegaciones
Descripcin de las distribuciones
Envo de contenido por correo electrnico desde D2

Descripcin de ciclos de vida


Un ciclo de vida es una secuencia de estados y se utiliza para:
Indicar el estado del contenido cuando pasa de un protocolo empresarial a otro.
Aplicar y cambiar las directivas de retencin y revisin del contenido.
Puede enviar contenido a un ciclo de vida en funcin de una copia especfica. Los usuarios con
privilegios de modificacin de contenido pueden realizar cambios en cualquier progresin del ciclo de
vida. No se pueden designar usuarios especficos para que realicen una progresin del ciclo de vida y
los administradores solo pueden conceder o denegar privilegios de ciclo de vida a grupos de usuarios.
Por lo tanto, las modificaciones del ciclo de vida presentan menos controles de administracin que un
flujo de trabajo. Utilice un ciclo de vida para procedimientos bsicos.
El progreso de los estados del ciclo de vida se realiza en orden secuencial mediante un conjunto
de condiciones y los siguientes estados. Tanto la promocin como la degradacin se consideran
secuenciales. Los administradores pueden configurar la progresin para que muestre un aviso que
solicite firmas electrnicas, la confirmacin, etc. El progreso del ciclo de vida no se realizar a menos
que se responda a estas solicitudes.
En la tabla siguiente se describe un ejemplo de ciclo de vida:

Condicin Condicin Siguiente estado


Borrador Ninguno Revisado

EMC Documentum D2 Versin 4.5 Gua del usuario 101


Uso de ciclos de vida y flujos de trabajo

Condicin Condicin Siguiente estado


Revisado El contenido presenta el estado Borrador
Borrador.
Aprobado: solicita la firma
electrnica.
Aprobado El contenido presenta el estado Ninguno
Revisado.
El contenido es un documento
PDF.

En este ejemplo:
El contenido puede pasar del estado Borrador a Revisado y, a continuacin, a Aprobado. El
contenido puede pasar de un estado a otro, cambiando repetidamente a Borrador tras Revisado.
Si se pasa del estado PDF revisado a Aprobado, el sistema confirma que se han cumplido las
condiciones. Si esta progresin solicita una firma electrnica, aparecer un aviso. Al firmar
electrnicamente la aprobacin, el sistema pasa al estado Aprobado.
Si intenta cambiar el estado de una hoja de clculo en lugar de un archivo PDF, el sistema rechaza la
solicitud de progresin porque no se ha cumplido una de las condiciones.
Los administradores pueden configurar lotes de ciclo de vida, que cambian automticamente las
propiedades del contenido en funcin de la frecuencia configurada y el estado de activacin. El
sistema admite modelos de ciclo de vida configurados por D2 y Documentum. Aunque el sistema
admite el uso tanto de modelos de ciclo de vida de D2 como de Documentum, debe seleccionar solo
uno para la aplicacin a un solo contenido. El uso de varios modelos conlleva complicaciones debido a
la sobrescritura de la propiedad de estado y la aplicacin de varias directivas de retencin y revisin.
Los estados inesperados pueden interrumpir un proceso de flujo de trabajo.
Dependiendo de cmo se ha configurado el ciclo de vida, es posible que tambin deba completar una
firma electrnica cuando progrese de un estado a otro.
En la siguiente tabla se describe cmo enviar y pasar contenido a travs de un ciclo de vida:

Nombre Descripcin Para realizar esta accin


Enviar contenido a un ciclo de vida Inicialice el proceso de ciclo de En el widget Lista de documentos,
de D2 vida del contenido. Para ello, haga clic con el botn derecho
establezca un estado basado en el para abrir un men contextual del
ciclo de vida de D2 que desee. contenido, seleccione Ciclo de
vida, Inicializar y, a continuacin,
seleccione un estado del ciclo de
vida.

102 EMC Documentum D2 Versin 4.5 Gua del usuario


Uso de ciclos de vida y flujos de trabajo

Nombre Descripcin Para realizar esta accin


Enviar contenido a un ciclo de vida Inicialice el proceso de ciclo de En el widget Lista de documentos,
de Documentum vida del contenido. Para ello, haga clic con el botn derecho
establezca un estado basado en el para abrir un men contextual del
ciclo de vida de Documentum que contenido, seleccione Ciclo de
desee. vida, Aplicar y, a continuacin,
seleccione un estado del ciclo de
vida.
Desplazar contenido a otro paso Establece el estado del contenido En el widget Lista de documentos,
del ciclo de vida (promocin y en el estado del ciclo de vida haga clic con el botn derecho
degradacin) seleccionado. para abrir un men contextual del
contenido, seleccione Ciclo de
vida y, a continuacin, seleccione
un estado del ciclo de vida.

Segn la configuracin del ciclo de vida, D2 podra solicitar una firma electrnica cuando cambie
el estado del ciclo de vida.

Descripcin de los flujos de trabajo


Un flujo de trabajo:
Es una versin formal de un proceso de negocio dividido en tareas individuales.
Aplica procesos de negocios al ciclo de vida de un contenido.
Admite comentarios, el seguimiento del progreso del flujo de trabajo, la administracin de diversos
participantes y la anexin de contenido complementario.
Los administradores configuran un flujo de trabajo mediante una plantilla. La configuracin incluye las
condiciones de entrada, la automatizacin de tareas y los grupos de participantes. La automatizacin
garantiza que los usuarios controlen solo los pasos que requieran entradas de usuario, lo que reduce
la necesidad de que una persona supervise de forma constante el progreso. La reduccin al mnimo
de la intervencin humana permite que el flujo de trabajo progrese rpidamente mediante tareas de
procedimiento. Una vez que un administrador ha configurado un flujo de trabajo, los usuarios con
privilegios de administracin del contenido pueden enviar contenido a un flujo de trabajo.
En cuanto se inicia un flujo de trabajo, las tareas se envan a los usuarios designados. El contenido
atraviesa el flujo de trabajo a medida que los usuarios adquieren, aceptan, rechazan y delegan las
tareas. Los usuarios y los administradores pueden designar a usuarios especficos para que realicen
determinadas tareas. La restriccin de modificacin del proceso proporciona ms seguridad y control
sobre el flujo de trabajo que un ciclo de vida. Por lo tanto, los usuarios pueden administrar el ciclo de
vida del contenido, incluso aunque varios usuarios se encarguen de la administracin del contenido.
A diferencia de un ciclo de vida, que debe pasar por los estados del contenido en orden secuencial, las
tareas del flujo de trabajo se configuran con estados de salida especficos. Un flujo de trabajo puede
incorporar un orden ms complejo de estados que un ciclo de vida. Utilice un flujo de trabajo en lugar
de un ciclo de vida para la mayora de procesos de negocio.
Para un usuario, el uso de un flujo de trabajo implica lo siguiente:

EMC Documentum D2 Versin 4.5 Gua del usuario 103


Uso de ciclos de vida y flujos de trabajo

Si es miembro de un grupo especfico de un flujo de trabajo, recibir una notificacin cuando se


necesite que el grupo realice una tarea.
Si se le ha asignado una tarea, esta aparece tanto en el widget Navegador de tareas como en el
widget Lista de tareas del flujo de trabajo. Puede realizar acciones de progresin en estas tareas.
Dependiendo de cmo se ha configurado el flujo de trabajo, es posible que tambin deba completar una
firma electrnica cuando progrese de un estado a otro.
Puede cambiar la prioridad y el estado de las tareas, as como realizar comentarios sobre estas, como se
describe en la siguiente tabla:

Accin Descripcin Para realizar esta accin


Adquirir una tarea Confirma que se ha ledo y recibido En el widget Lista de tareas
la tarea. del flujo de trabajo, abra el men
contextual de una tarea y seleccione
Adquirir tarea.
Aceptar una tarea Confirma que la tarea se ha En el widget Lista de tareas
completado y se ha aceptado su del flujo de trabajo, abra el
calidad. men contextual de una tarea
y seleccione Aceptar tarea, o
seleccione la etiqueta de accin de
tarea personalizada configurada
por el administrador.
Rechazar una tarea Confirma que la tarea se ha En el widget lista de tareas del flujo
completado o que su calidad no era de trabajo, abra el men contextual
aceptable. de una tarea y seleccione Rechazar
tarea, o seleccione la etiqueta de
accin de tarea personalizada
configurada por el administrador.
Delegar una tarea Enva la tarea al usuario En el widget Lista de tareas
especificado para que la adquiera, del flujo de trabajo, abra el men
acepte o rechace. contextual de una tarea y seleccione
Delegar tarea.
Agregar una nota al flujo de trabajo Agrega una nota que aparece en el En el widget Lista de tareas
o tarea widget Notas de tareas cuando se del flujo de trabajo, abra el
selecciona la tarea relacionada con men contextual de una tarea y
el flujo de trabajo. seleccione Agregar una nota al
flujo de trabajo.
Cambiar la prioridad de una tarea Cambia el nivel de prioridad de la En el widget Lista de tareas
tarea. del flujo de trabajo, abra el men
contextual de una tarea y seleccione
Las prioridades se utilizan
Cambiar prioridad y seleccione
principalmente para el filtrado o la
un nivel de prioridad.
clasificacin.
Cambiar el estado "leda" o "no Cambia el estado de lectura de la En el widget Lista de tareas
leda" de una tarea tarea. del flujo de trabajo, abra el men
contextual de una tarea y seleccione
Establecer tarea como no leda
(o leda).

104 EMC Documentum D2 Versin 4.5 Gua del usuario


Uso de ciclos de vida y flujos de trabajo

Accin Descripcin Para realizar esta accin


Actualizar ejecutores Segn las configuraciones del flujo En el widget Lista de tareas
de trabajo, se utiliza para cambiar del flujo de trabajo, abra el men
la lista de participantes de la tarea. contextual de una tarea y seleccione
Actualizar ejecutores.
Como alternativa, en el widget
Informacin general del flujo
de trabajo, seleccione un flujo
de trabajo en curso y seleccione
Actualizar (sus) ejecutores.
Administrar anexos del flujo de Permite al usuario agregar o quitar En el widget Lista de tareas
trabajo anexos. del flujo de trabajo, abra el men
contextual de una tarea y seleccione
Administrar anexos del flujo de
trabajo.
Si se envan varios documentos a
un flujo de trabajo, el concepto de
documento maestro no se aplica.
Por esa razn, las funcionalidades
que necesitan documentos
maestros, como las etiquetas de
tarea, la descripcin de tarea, la
categora de tarea, etc., no tendrn
marcadores de posicin especficos
del documento. Sin embargo, si
solo se selecciona un documento
en un flujo de trabajo, el concepto
de documento maestro funciona
como antes.

Puede anular un flujo de trabajo y actualizar la lista de tareas del flujo de trabajo asignadas, como se
describe en la siguiente tabla:

Accin Descripcin Para realizar esta accin


Actualizar el widget Lista de tareas Las notificaciones recientes no se En el widget Navegador de tareas,
del flujo de trabajo mostrarn hasta que se actualice la haga clic en una carpeta.
lista de tareas.
Anular un flujo de trabajo Cierra el flujo de trabajo. Los En el widget Lista de tareas del
administradores y el supervisor de flujo de trabajo, haga clic con el
un flujo de trabajo pueden realizar botn derecho para abrir el men
esta tarea. contextual de una tarea y seleccione
Anular flujo de trabajo.

Descripcin de las diferencias entre los flujos


de trabajo y los ciclos de vida
En la tabla siguiente se describen las diferencias clave entre un flujo de trabajo y un ciclo de vida:

EMC Documentum D2 Versin 4.5 Gua del usuario 105


Uso de ciclos de vida y flujos de trabajo

Flujo de trabajo Ciclo de vida


Compuesto de tareas de flujo de trabajo. Compuesto de estados del contenido.
El orden de progresin a travs de un ciclo de vida se Evoluciona en orden secuencial, tal y como indica
controla mediante el flujo de trabajo. Cada tarea puede cada estado.
definir un estado resultante, independientemente de la
secuencia de ciclo de vida prevista.
Pasa el contenido de un estado a otro mediante un Pasa el contenido de un estado a otro mediante un
proceso de aprobacin para cada tarea; las tareas se conjunto de criterios que deben cumplirse antes de
pueden adquirir, aceptar, rechazar o delegar. que el contenido se acepte para cambiar al nuevo
estado. Cada estado del ciclo de vida puede presentar
de forma opcional avisos.
Los controles de administrador pueden simplificar Cada nivel de la progresin de estado del ciclo de vida
el proceso de flujo de trabajo a travs de diversos requiere una entrada manual. Los administradores
mtodos como, por ejemplo, la automatizacin de pueden configurar los lotes del ciclo de vida para
tareas y la delegacin. automatizar la progresin del contenido.
Admite comentarios, un grado limitado de No realiza un seguimiento de los comentarios, los
seguimiento, varios participantes y el enlace a otro estados del ciclo de vida ni los anexos. Un ciclo de
contenido. Una tarea de flujo de trabajo se configura vida se asla en una nica instancia de contenido y, por
normalmente para que sea especfica del usuario. lo tanto, omite la asignacin a un usuario especfico.
No controla las directivas de retencin o revisin del Controla las directivas de retencin o revisin del
contenido. No puede crear copias. contenido. Se puede configurar para crear copias.

Ejemplo de un flujo de trabajo y un ciclo de vida


A continuacin se muestran ejemplos de un ciclo de vida de un proceso de revisin bsico y un flujo de
trabajo de un proceso de revisin complejo. En el ejemplo del flujo de trabajo, se utiliza el ciclo de
vida de revisin bsico y se agregan procesos de negocio para crear un proceso de revisin complejo.

Ejemplo de ciclo de vida: proceso de revisin bsico


En la siguiente figura se muestran tres estados de un ciclo de vida de revisin bsico y su orden
secuencial:

El proceso de revisin bsico presenta tres estados que indican el progreso del contenido: borrador, en
revisin y revisin completada. El ciclo de vida permite iterar entre los estados Borrador y Revisin
hasta que el revisor apruebe el borrador.
1. El contenido se ha inicializado como Borrador.
2. El contenido se promueve al estado Revisin.
3. El contenido puede:
Volver al estado Borrador anterior. Vaya al paso 1.
Promocionarse a Aprobado. El usuario debe rellenar el cuadro de dilogo de aprobacin.

106 EMC Documentum D2 Versin 4.5 Gua del usuario


Uso de ciclos de vida y flujos de trabajo

Ejemplo de flujo de trabajo: proceso de revisin complejo


En la siguiente figura se muestra cmo un flujo de trabajo puede usar el proceso de revisin bsico y
agregar procesos de negocio complejos para ampliar el proceso de revisin:

Por ejemplo, en caso de que tenga ms de un nivel de revisores, deber configurar un proceso de
negocio que conlleve al menos dos recorridos por el ciclo de vida de revisin. El flujo de trabajo
resultante utiliza los tres estados del ciclo de vida de ejemplo (Borrador, Revisado, Aprobado) para
llevar a cabo el proceso de negocio.
1. Al terminar el borrador, el flujo de trabajo establece el estado del contenido en Borrador y enva
este a los tres revisores designados.
2. Si los revisores:
a. No aprueban de forma unnime el borrador, el flujo de trabajo establece el estado en Borrador
y lo devuelve al principio.
b. Aprueban el borrador, el flujo de trabajo establece el estado del contenido en Aprobado y
enva el contenido al jefe del equipo.
3. Si el jefe del equipo ha aprobado el borrador, el flujo de trabajo establece el estado en Borrador.
El proceso de aprobacin se repite para que lo revisen el jefe del equipo y los directores del proyecto.
Como resultado, el contenido pasa dos veces por las mismas fases del ciclo de vida, aunque solo se
lleva a cabo un nico flujo de trabajo. En este caso, el contenido retrocede dos pasos al menos una
vez, del estado Aprobado a Borrador. En este modo, el flujo de trabajo aporta mayor complejidad y
control del ciclo de vida para llevar a cabo procesos de negocio complejos.
En cada paso se ofrece al ejecutante de la tarea la opcin de agregar comentarios. Estos comentarios
proporcionan a las personas que siguen el flujo de trabajo informacin sobre los eventos que se
producen durante el transcurso del mismo.

Envo de contenido a un flujo de trabajo


1. Haga clic con el botn derecho en el contenido para abrir el men contextual, seleccione Enviar a
flujo de trabajo y elija una plantilla de flujo de trabajo.
Puede seleccionar varios documentos e iniciar un flujo de trabajo. Si uno o varios documentos
seleccionados no cumplen las reglas del flujo de trabajo seleccionado, el flujo de trabajo no
se iniciar y se mostrar un mensaje de error. Puede hacer clic en Continuar para enviar los

EMC Documentum D2 Versin 4.5 Gua del usuario 107


Uso de ciclos de vida y flujos de trabajo

documentos calificados al flujo de trabajo, eliminando los documentos no calificados de la lista.


Tambin puede Cancelar la accin para cambiar las selecciones.
2. En la pestaa Destinatarios, escriba los nombres de usuario los campos del grupo de participantes.
3. En la pestaa Notificaciones, escriba una nota de flujo de trabajo en Notificacin para todos los
destinatarios. Este campo agrega una nota al widget Notas de tareas. Si el campo est en blanco,
el flujo de trabajo no enva una nota.
4. En la pestaa Anexos, agregue los Documentos del flujo de trabajo y los Anexos adicionales
necesarios para procesar las tareas del flujo de trabajo. Busque mediante el Explorador del
repositorio los documentos y seleccione uno o varios documentos o anexos para agregarlos al
flujo de trabajo.
5. En la pestaa Planificacin y seguimiento, especifique las propiedades de programacin, como se
describe en la tabla siguiente:
Campo Descripcin
Lanzamiento automtico el Si no desea que el flujo de trabajo se inicie
inmediatamente, seleccione una fecha de inicio para
este.
Enviar notificacin cuando se inicie el flujo de Seleccione si desea recibir por correo electrnico
trabajo una notificacin cuando se inicie el flujo de trabajo.
Enviar notificacin si el flujo de trabajo no se ha Seleccione una fecha para recibir por correo
finalizado el electrnico una notificacin en la que se indica
que el flujo de trabajo no ha finalizado en la fecha
seleccionada.

6. Haga clic en Aceptar.

Uso del widget Delegaciones


Utilice el widget Delegaciones para ver, crear, editar y eliminar delegaciones. Puede crear nuevas
delegaciones, ver y editar propiedades de las delegaciones seleccionadas y administrar el estado de las
delegaciones. Cada delegacin se muestra como una fila en el widget. Un icono al principio de cada
fila representa el estado de la delegacin. El icono cambia cuando el estado de la delegacin se vuelve
activo. En la siguiente tabla se describen los campos que se muestran en el widget:

Nombre Descripcin
Usuario Nombre del usuario que va a delegar el flujo de
trabajo.
Delegado Nombre del usuario que llevar a cabo el flujo de
trabajo.
Comienzo Fecha de inicio de la delegacin.
Fin Fecha de finalizacin de la delegacin.
Estado Estado actual de la delegacin. El estado puede ser
Pendiente, Activo o Inactivo.
Flujo de trabajo Etiquetas de flujo de trabajo de cada flujo de trabajo
seleccionado en las propiedades de delegacin.
Descripcin Detalles de la delegacin.

108 EMC Documentum D2 Versin 4.5 Gua del usuario


Uso de ciclos de vida y flujos de trabajo

Para que se muestren las columnas predeterminadas en el widget Delegaciones, las preferencias del
usuario (d2c_preferences) deben eliminarse. Por ejemplo, si la columna de estado no aparece en la
pantalla de un usuario, el administrador puede eliminar las d2c_preferences del usuario para que la
columna se muestre en el widget Delegaciones.
Puede crear nuevas delegaciones y ver o editar propiedades de delegaciones existentes mediante
el cuadro de dilogo Propiedades de delegacin. Puede usar los botones Nueva delegacin o
Propiedades para iniciar el cuadro de dilogo Propiedades de delegacin. No puede editar las
propiedades de una delegacin si la delegacin se encuentra en estado activo.
El men contextual de clic derecho permite realizar las acciones Deshacer o Eliminar para una
delegacin. Puede hacer clic en Deshacer para que la persona asignada originalmente recupere todas
las tareas que el delegado an no haya aceptado o completado. La accin Deshacer solo se puede
realizar en delegaciones activas. La delegacin se vuelve inactiva tras invocar la accin Deshacer.
Puede hacer clic en Eliminar para quitar la delegacin seleccionada de la lista.

Descripcin de las distribuciones


Puede utilizar la funcin de distribucin para enviar contenido a varios usuarios. Por ejemplo,
cuando el contenido alcanza la fase de revisin en un ciclo de vida o un flujo de trabajo, puede
enviar el contenido mediante una distribucin a un pblico ms amplio. D2 no requiere la revisin
y la aprobacin por parte de los ejecutores no designados, pero puede utilizar la distribucin para
recibir revisiones adicionales. Los administradores configuran distribuciones para definir una lista de
destinatarios, un asunto y cuerpo del correo electrnico, y un formulario de propiedad.
Dependiendo de cmo se ha configurado, tambin es posible que deba completar una firma electrnica
al enviar una distribucin.
Puede controlar las distribuciones tal como se describe en la tabla siguiente:

Accin Descripcin Para realizar esta accin


Enviar una distribucin Distribuir contenido a una lista En un widget Lista, haga clic con
predefinida de destinatarios. el botn derecho en el contexto
para abrir un men contextual,
seleccione Distribucin y
seleccione una distribucin.
Rellene la lista de participantes y
haga clic en Preparar.
Generar un informe de distribucin Generar un informe de distribucin En el widget Relaciones, haga
que crea una tabla de destinatarios clic con el botn derecho en una
y su respuesta a la distribucin distribucin y seleccione Generar
como Aceptar o Rechazar. informe de distribucin.
D2 genera la respuesta Sin permiso
de acceso si el usuario respectivo
no tiene privilegios de acceso al
contenido.
Editar la lista de participantes Editar la lista de destinatarios para En el widget Relaciones, haga
distribuciones. clic con el botn derecho en
una distribucin y seleccione
Propiedades de esta distribucin.

EMC Documentum D2 Versin 4.5 Gua del usuario 109


Uso de ciclos de vida y flujos de trabajo

Puede realizar las tareas de distribucin tal como se describe en la tabla siguiente:

Accin Descripcin Para realizar esta accin


Solicitar una distribucin Si aparece en la lista de En el widget Relaciones, haga
participantes de la distribucin, clic con el botn derecho en una
deber solicitar una distribucin distribucin y seleccione Solicitar
para aceptar las tareas de esta distribucin.
distribucin. Cuando solicite
una distribucin, la distribucin
aparece en el widget Distribucin
y podr realizar acciones de
aceptacin de la distribucin.
Actualizar la lista de distribuciones Actualizar el widget Distribuciones En el widget Distribucin, haga
para ver el contenido enviado para clic en el botn del men situado en
la revisin. la pestaa del widget y seleccione
Actualizar.
Aceptar o rechazar una distribucin Aceptar o rechazar distribuciones. En el widget Distribucin, haga
clic con el botn derecho en una
distribucin y seleccione Aceptar
o Rechazar.
Detener una distribucin La persona que ha solicitado una En el widget Relaciones, haga
distribucin puede detener una clic con el botn derecho en una
distribucin actualmente en curso. distribucin con la descripcin En
preparacin y seleccione Detener
esta distribucin.

Envo de contenido por correo electrnico


desde D2
1. Haga clic con el botn derecho en uno o ms contenidos y seleccione Enviar correo.
D2 Client no muestra la opcin de men si el contenido seleccionado no tiene un enlace inteligente
o si no hay ningn servidor de correo configurado.
2. Rellene el formulario de correo electrnico tal como se describe en la tabla siguiente:

Campo Descripcin
Para Utilice los controles de la lista para agregar o quitar
usuarios y grupos de la lista de destinatarios.
Si se lo permiten las configuraciones del
administrador, puede agregar manualmente
direcciones de correo electrnico haciendo clic en
Agregar direcciones de correo electrnico.

110 EMC Documentum D2 Versin 4.5 Gua del usuario


Uso de ciclos de vida y flujos de trabajo

Campo Descripcin
Asunto Escriba o edite el asunto del correo electrnico. Es
posible que los administradores hayan configurado
un asunto de plantilla.
Mensaje Escriba o edite el cuerpo del correo electrnico. Es
posible que los administradores hayan configurado
un cuerpo de plantilla.
D2 enumera automticamente las direcciones URL
inteligentes del contenido seleccionado en el campo
Mensaje. Si ha seleccionado varios contenidos, la
lista incluye el atributo object_name como una
etiqueta para cada enlace.
Si D2 se implementa en una direccin IP como
http//10.20.30.40:8080/D2 en lugar de
un dominio o nombre de host, Microsoft Outlook
puede indicar el mensaje de correo electrnico
resultante como intento de suplantacin de identidad
(phishing).

3. Seleccione Adjuntar archivo al correo electrnico para incluir el contenido seleccionado como
un archivo anexo. Al seleccionar esta opcin no se quita la lista de direcciones URL inteligentes
del cuerpo del correo electrnico. D2 oculta esta opcin si ha seleccionado una carpeta, si ha
seleccionado ms de un contenido o si los administradores han deshabilitado los anexos.
Si ha seleccionado Adjuntar archivo al correo electrnico, seleccione el Formato de copia
del contenido anexo.
4. Haga clic en Enviar.

EMC Documentum D2 Versin 4.5 Gua del usuario 111


Captulo 8
Solucin de problemas

Este captulo contiene los siguientes temas:

Contrasea de usuario incorrecta al abrir PDF protegido por contrasea con


configuracin de vista de C2
El nombre de paquete de flujo de trabajo es nulo o est vaco
Error de JavaScript al intentar acceder
Problemas conocidos para acceder a D2 Client en iOS de Mac y Apple Safari

Contrasea de usuario incorrecta al abrir PDF


protegido por contrasea con configuracin de
vista de C2
Problema
Configure una configuracin de vista con C2.
Importe un archivo PDF protegido mediante contrasea.
Haga clic con el botn derecho en el archivo importado y seleccione Ver.
D2Downloader muestra el error Contrasea de usuario incorrecta.

Causa
C2 no es compatible con archivos PDF protegidos mediante contrasea.

Resolucin
Utilice Ver contenido original para los archivos PDF protegidos mediante contrasea.

EMC Documentum D2 Versin 4.5 Gua del usuario 113


Solucin de problemas

El nombre de paquete de flujo de trabajo es


nulo o est vaco
Problema
El error El nombre del paquete es nulo o est vaco aparece al intentar enviar un
contenido a un flujo de trabajo sin anexar un paquete cuando se solicita.
Cuando se intenta enviar el contenido al flujo de trabajo de nuevo con un paquete anexado sigue
apareciendo el mensaje de error.

Causa
Se ha utilizado una plantilla de flujo de trabajo incorrecta para crear el flujo de trabajo.

Resolucin
Notifquelo a su administrador.

Error de JavaScript al intentar acceder


Problema
Un error de JavaScript le impide tener acceso a D2.

Causa
En Internet Explorer, la opcin Dejar que Internet Explorer decida aplicable a los elementos
emergentes no est seleccionada.

Resolucin
Vaya a Herramientas > Opciones de Internet y seleccione Dejar que Internet Explorer decida.
Si no tiene el privilegio para cambiar esta configuracin, agregue ?newWindow=false al final de
la URL de D2.
Por ejemplo, http://<direccin del servidor>/D2?newWindow=false

114 EMC Documentum D2 Versin 4.5 Gua del usuario


Solucin de problemas

Problemas conocidos para acceder a D2 Client


en iOS de Mac y Apple Safari
Debido a los problemas sobre el modo en el que Apple Safari gestiona los problemas de latencia de red,
se pueden producir los siguientes problemas al acceder a D2 Client en el iOS de Mac y Apple Safari:
Las galeras de reas de trabajo y de widget no aparecen y tocar en la ventana correspondiente solo
hace que la barra de ttulo parpadee rpidamente.
La expansin de una carpeta en el widget Explorador del repositorio puede tardar ms tiempo de lo
esperado y ocasionalmente puede dar como resultado un cuadro de dilogo de Error 0 de D2.
En ocasiones, esto impide la recuperacin de datos y le fuerza a borrar las memorias cach y las
cookies de Safari antes de volver a iniciar sesin en D2 Client.
Los elementos del men para agregar o quitar un widget de una pestaa o grupo de acorden pueden
desaparecer. Debe actualizar la pgina para restaurar los elementos del men.

EMC Documentum D2 Versin 4.5 Gua del usuario 115